高校学籍管理员的素质

高校学籍管理员的素质（精选10篇）

高校学籍管理员的素质 第1篇

一、学籍档案的本质属性

(一) 学籍档案的产生。自改革开放以来, 我国教育事业也蓬勃发展起来, 各高校争相进行招生扩招, 很多高中毕业生得以进入大学校园, 接受更高等的教育, 但是近几年高校毕业生大量涌入社会大环境, 导致我国就业压力巨大, 很多企业都十分看重学历信息, 包括学习成绩、毕业学校、有无学籍处分等。

而学籍档案是由学生自进入高校就形成的文件, 比如, 在刚进入高校就会产生新生入学登记表, 学生学籍信息卡, 在每年都要更新的学籍档案是登记每学期学习成绩的学生成绩总册, 在校学生健康登记表、在校学生思想品德考核表等。还有一些因发放优秀奖学金或者评定一些优秀称号而形成的奖励档案信息, 部分学生还会因为想要出国或因学习成绩不及格而导致留级、休学、退学等后果而产生学籍信息变更档案。这些学籍档案将会跟着高校学生一直到毕业, 进入工作岗位。

(二) 学籍档案的本质属性。学籍档案主要有三个本质属性:原始性、记录性、历史性。

1.原始性。学籍档案的原始性主要体现在学生在刚入学, 学籍档案就会随之产生, 而且不被修改。学籍档案记录的是教学管理部门在登记学生各种信息时, 都是最原始形成的, 没有经过任何应用。话句话说, 学籍档案所记录的信息完全是有关高校中新入学的学生基本信息的第一手资料, 不容许有任何错误, 防止给以后的检索、转接工作带来不必要的麻烦。在学籍档案中, 保留着学籍管理者、老师、学生的原始笔迹, 而正是因为学籍档案的原始性, 学籍档案才使学生在找工作时的个人信息更具证据性, 使企业更愿意相信个人信息的真实性。

2.记录性。学籍档案贯穿学生在高校的整个阶段。学籍档案是用定期采集和记录学生信息的方式来保存学生有用的信息。在学校最常见的记录功能是各学期的成绩记录。从入学到毕业的每个学期末, 都会形成一个学生成绩单, 而这个学生成绩单会自动由学籍信息管理者载入学籍信息中, 这个成绩单不仅包括了有几个学期、几门课。还记录了具体科目的成绩, 因此, 在考研中, 所报考的院校更愿意查看学生在学士阶段汇总的成绩单。而在企业招聘时, 企业也根据学籍信息中成绩单的优劣作为招聘的比较重要的评判标准。

3.历史性。学籍档案的历史性主要表现在学籍档案, 它反映的都是学生在过去的时间里所取得的一些称号或者成绩。学籍档案以时间为轴, 记录了一系列教育过程中的学习面貌, 比其他记录信息更加全面、系统。而学籍档案的历史性也满足了学校对学生的管理工作的需要。

二、学籍档案管理存在的问题

虽然现在互联网的发展带动了整个社会的发展, 同时对学籍档案管理也带来了很大的便利, 但是由于一些学籍档案的硬性要求, 需要只能使用纸质版的文件归档, 或者由于一些高校对于学籍档案管理的不重视, 导致现在学籍档案管理中还是存在一些问题有待解决。

(一) 学籍档案管理方式落后。由于学籍档案数量太多, 原始的纯手工记载和检索方式已经完全不能满足需求。大量的数据导致根本不能完全手工记录下所有的信息, 即便记录下来, 在以后的查找需要时, 也不能迅速的找到相应的档案信息。如果检索者不能把确切的学籍档案的信息, 仅凭手工查找, 会花费很多时间, 大大影响了学籍档案管理的效率。

(二) 学籍信息可参考性不高。在经历过大学阶段的学生, 都会记得老师给班级中所有人的评语几乎全是一样的。因为学籍档案关系到学生以后的就业问题, 招聘单位只能根据思想品德考核表的评语来判断应聘者的品质。如果大学老师评语给的太差, 会直接影响到学生就业。所以很多高校在毕业生信息登记表中选择内容空泛、不具有实际意义的评语。但是这样的学籍信息太缺少真实性, 不能够完整的反映出企业比较看重的社交能力、创新能力、实践动手能力等以后能够在工作中良好表现的综合素养。

(三) 学籍原始档案不易保存。有些高校由于对学籍档案的管理力度不够, 或者有些学籍信息必须要求纸质版而不能使用电子版, 导致大量的纸质版原始档案堆积起来, 不易整理和保存。正是由于纸质版, 导致书写格式不同, 书写的工具也不同, 有圆珠笔、钢笔、签字笔、还有铅笔等。时间久了, 有些学籍档案中的字迹就会出现模糊, 还有的因为采集学籍信息时的疏忽, 缺行少栏, 或没有依照采集的具体规定采集, 使纸质版的学籍档案信息出现问题。而纸质版由于受潮、见水等客观因素会产生损坏, 具有十分重要参考价值的学籍档案的质量在使用时大大降低。

三、如何加强学籍档案的管理

(一) 提高学籍档案管理者的工作能力。要想加强学籍档案的管理, 首先应提高学籍档案管理者的办事能力, 对学籍档案管理者提出更高、更严的要求。在高校内不断推行教育改革后, 高校内学生的学籍档案的管理工作越来越细化, 各大高校只有采取相应的培养措施, 进一步提高学籍档案管理者的管理能力, 才能满足学籍档案越来越复杂的需求, 才能使学籍档案管理具有高效、专业的水平。高校可以定期给学籍档案管理者进行技能培训, 通过技能培训的平台, 进行学籍档案管理的工作探讨活动, 不断补充学籍档案管理相关的技能和常识, 更深入地理解学籍档案管理的意义, 并能够全身心的投入到管理工作中去。

(二) 强化高校学籍管理的管理制度。学籍档案之所以会出现格式不统一、信息缺失的原因之一在于对高校学籍档案的管理制度不够严谨, 高校应该建立起更为严格的学籍管理制度, 搞好学籍档案的管理工作。

第一, 应建立起良好的学籍档案的登记制度, 学籍档案的管理者应该对学籍登记人进行真实的、具体的登记、核对、整理工作, 认真检查登记人所带的证件信息与档案材料是否一致, 保证登记人的登记信息没有虚假、伪造信息, 以减少以后的学籍档案管理过程中的不必要的麻烦。在进行学籍档案的登记工作完成后, 应该让登记人进行多次确认信息后签字, 保证自己登记工作的准确无误。因为很多时候, 由于学籍档案过多, 导致负责学籍档案的登记工作的管理者出现一些小的失误, 需要登记人自己去检查一遍。

第二, 在建立好良好的学籍档案登记制度外, 还应该建立起良好的档案材料的采集、查看的制度, 保证学籍档案的完整性。学籍档案管理者应该定期对学籍档案的所有人进行回访采集信息, 针对学籍档案的时间、内容进行重新确认, 保证档案时间的正确性和真实性, 以及档案内容的完整性, 实现学籍档案管理的完好保存。

(三) 现代化技术的引入与使用。在学籍档案管理改革中, 最重要的一点是网络技术的引入, 很多学籍档案由传统的纸质版变为电子版, 有效地节省了登录和检索时间。电子版学籍档案的引入, 可以使传统的静态的分散信息转变成可增减的动态信息, 是学籍档案管理工作与现代化技术接轨, 在不断探索中寻找进步, 互联网的使用切实地给学籍档案管理工作提供了便利, 推动了学籍档案管理的发展。但是在使用现代化技术的同时也应该注意学籍档案的原始性和记录性, 在填写电子学籍档案使, 应该让学生认真去对待, 因为电子版学籍档案可以反复修改, 导致网络资源的占用率十分高。所以高校应做好电子版学籍档案的填写期限的规定。在学籍档案填写的规定日期内, 必须完成对所有登记者的信息采集工作。对于延时或者填写信息失误的学生, 可以根据具体情况进行一定时间的延缓。在对学籍档案信息进行检索时, 购买专门的档案信息管理软件, 将学籍档案的目录条目录入到计算机存储器内, 统一交由学籍软件管理中心管理。使电子版学籍档案与纸质版学籍档案结合使用, 保证学籍档案高效、准确的登记、检索工作。

(四) 提高对保护学籍档案的重视。一方面, 学籍档案管理者应该提高对学籍档案的保护意识。管理工作的好坏, 直接影响到学籍档案质量的好坏, 管理者应该具有良好的学籍档案管理意识, 充分认识到学籍档案管理工作的重要性及紧迫性, 才能把登记、记录、检索工作认真完成, 保证学籍档案管理工作顺利高效进行。在开展学籍档案管理工作时还应和各部门及时沟通、合作, 完成各项管理任务。只有充分重视保护学籍档案, 才能保证纸质版学籍档案的完整性, 才能保证整个学籍档案管理流程安全可靠地实现。

另一方面, 学生对于学籍档案应该充分重视, 因为他们手中的学籍档案, 直接影响他们的就业。因此, 对于学籍档案应该树立良好的保护意识, 在填写电子档案时, 及时配合学籍档案管理处的工作。在核对成绩登记表时, 同学之间的成绩对比, 以及应聘时面临企业对成绩单的看重程度, 还能有效促进他们的上进心, 提高他们学习的动力和热情。让他们实际的看到各种学籍档案的作用, 才能提高他们对学籍档案的保护意识。

四、结束语

本文主要研究了学籍档案的本质属性, 并结合现在普通高校在学籍档案的管理中存在的普遍问题, 提出几种加强学籍档案管理的措施。充分做好学籍档案的管理, 使学籍信息保持完整和可用性, 满足毕业生和社会岗位的需要。

摘要：随着当代社会高校学生人数的增加, 学籍档案成为教学任务中较为关键的一部分。研究学籍档案的本质属性, 科学合理地管理学籍档案成为高校学籍档案管理者的一项十分艰巨的任务。

关键词：学籍档案,本质属性,高校

参考文献

[1]王莉萍.高校学籍档案的管理与开发利用[J].长江工程职业技术学院学报, 2012 (11) .

[2]陶碧云.论档案信息化内涵及其相互关系[J].档案学通讯, 2012 (10) .

浅谈独立学院学籍管理人员的素质 第2篇

【关键词】学籍管理人员素质

高校学籍管理工作是高校教务管理工作中的重要组成部分，学籍工作的好坏将直接影响学校的教学秩序、教学质量和校风、学风的建设。近年来，随着独立学院招生规模的不断扩大，学籍管理工作面临越来越大的难度与挑战，因此，对学籍管理人员的要求也就越来越高。本文在简要分析当前学院管理模式的基础上，就如何加强学籍管理，提高學籍管理人员的素质问题进行了简要剖析。

1 思想政治素质

学籍管理工作需要认真、严谨的对待，要求学籍管理人员要工作认真负责、一丝不苟，实事求是，坚持原则，严格按照有关政策办事，坚决抵制不良风气的影响。学院因此制定了学籍管理人员的四不准：“不准违反工作原则、不准违背工作程序、不准马虎从事、不准感情用事。”

2 工作素质

学籍管理工作是一项业务性很强的工作，因此，学籍管理人员必须了解国家的有关政策和学校的规章制度，熟悉学籍管理工作的整个流程，要有学习精神和创新精神，强化学籍管理意识，熟练使用计算机，力求达到学籍管理程序化、高效化和规范化，为教学管理提供有力保障。

2.1熟悉业务

要对本职工作做到了如指掌，心中有数，才能及时有效地做好工作。学籍管理工作关系到学生的切身利益，我们一个微小的错误，对学生来说可能是影响其一生的大错误。因此，学籍档案资料要力求做到及时、完整、真实、准确和规范，特别是学籍变动的档案，更要做到记载全面真实、及时准确。

2.2 要有学习精神和创新精神

2.2.1 加强宣传，强化意识

加大学籍管理工作的宣传力度，通过新生的学前教育、校园网、院报、张贴告示等多种途径宣传有关学籍管理的规章制度。通过宣传，使每个学生都能了解学籍学历管理规定以及学历证书内容，明确自己的正当权益和应该遵守的规章制度；通过宣传，使学院各级领导高度重视学籍管理工作，了解学籍管理在整个学院教学运行、学生管理等方面起到的重要作用。

2.2.2学习和创新精神

我院属于医学院校，虽然从事学籍管理的人员为医学专业出身，但缺乏教育基础理论知识和学籍管理的专业知识，因此，需要通过多层次、多渠道、多形式的继续教育方式，如高层次的正规学历教育、短期培训教育、到兄弟院校参观学习等方式不断加强科学理论和业务理论知识的学习，积极钻研业务，在工作中发现问题，解决问题，不断完善学籍管理理念，创新学籍管理方法，提高政治素质和业务水平，以观念创新带动工作创新。

2.3 熟练掌握电脑软件的使用方法

在当今网络信息化时代，计算机的使用已经越来越普及化。从学籍管理的流程来看，应该包括以下四个步骤，而每一个步骤都需要计算机的操作才能完成。

2.3.1新生学籍电子注册

当年省级招生办录取结束后，将各独立学院在本省录取的新生数据报教育部，由教育部在网上公布新生名单，各独立学院上网核对本校录取名单，网上有名的学生给予注册，取得学籍。

2.3.2在校生管理模块

2007年年初，学籍学历信息管理平台上的“在校生管理模块”正式开通，分为“有学籍在校生”、“取消学籍学生”和“无学籍在校生”的管理。“有学籍在校生”毕业后，将发给全国统一文凭，并将其学历档案信息输入全国毕业生文凭注册库中，可在网上查询到本人的学历信息。

2.3.3学籍学历的统一管理

实行学籍电子注册后，各独立学院学籍管理工作已不再是学校的一个内部问题，所有的学籍管理必须在教育部的数据库和管理平台上体现出来。学生毕业时所取得毕(结)业证书要报教育部进行电子注册并上网供社会查询。

2.3.4毕业生资格审查及图像信息采集工作

为了保证学生毕业信息准确无误，保证学历证书、学位证书的正常使用，每届学生在入学时核对本人信息的基础上，每年在进行学籍注册之前还要再次确认个人信息。毕业前最后一次进行确认，尤其是学历证书电子照片的信息确认。这是我们提倡不断更新服务理念的具体体现，自工作以来，没有一人因为信息错误而更换过学历证书。

3 服务意识

独立学院学籍管理工作是一项制度性、服务性很强的工作，为学校的教学工作和学生服务。这就要求管理人员要加强自身素质的建设，树立“以教学为中心，以学生为主体”的理念，增强服务意识，不摆架子，积极主动与有关部门和教研室联系，按照客观规律办事，踏踏实实地做好本职工作。做到“一切为了教学，一切为了学生”。

4 安全保密意识

由于学历证书的编号都是由学籍管理人员编排的，所以一定要加强安全保密意识，严防证书编号的外泄，以免被不法分子利用，扰乱正常的社会秩序。

5 结语

独立学院的学籍管理工作是一项责任重大而又具体繁杂的工作，它要求管理人员不但要有极大的工作热情和严谨的工作态度，而且要有坚定的服务意识和高度的责任心。面对高等教育改革的新形势，要不断加强学习，使学籍管理更加规范化、科学化。

参考文献:

[1]杨秀萍 独立学院学籍管理的几点认识［Ｊ］ 德州师专学报，2000，16(1)：70 71

[2]葛凤云 谈独立学院档案管理人员应有的素质［Ｊ］ 天津农学院学报，2000，7(4)：59 61

高校学籍管理员的素质 第3篇

1. 当前高校在学籍管理中存在的问题

(1) 学籍管理工作缺乏规范化。当前大多数高校在学籍管理工作中, 没有实现学籍管理的规范化, 有关学籍管理制度还不够完善, 管理措施实施力度不够, 管理手段相对滞后, 使得高校管理工作得不到提升, 成为了高校学籍管理工作发展的瓶颈。

(2) 领导对学籍管理工作的重视度不够。高校领导在管理高校的过程中, 一般都是注重对教学和科研上的管理, 从而忽略了高校学籍管理的内容, 学籍管理工作没有得到应有的重视。做好学籍管理工作, 要求学籍管理人员具备认真负责的工作态度和较强的人际沟通能力。因此, 学校领导应重视当前本校的学籍管理工作, 尤其重视学籍管理工作的人员配备和投入。

(3) 学籍管理手段有待提高。当前许多高校在学籍管理工作中, 并没有改进学籍管理方式, 还是采用传统的人工管理模式, 这种传统的人工管理模式具有较强的主观意识, 在信息登记、统计的过程中, 难免会发生错误造成信息不准确, 降低数据管理质量, 存在较大弊端。随着信息科学技术的发展, 当前高校已经普遍应用了学信网来统计学籍学历信息, 并建立了相应的学籍学历管理平台要求学生进行学籍学历注册。

2. 提高高校学籍管理水平的措施

(1) 明确工作流程。对于高校学籍信息管理工作, 可以采纳中华人民共和国教育部发布的第21号令《普通高等学校学生管理规定》的内容, 并结合高校的实际情况, 制订其适合本校学籍管理的工作流程, 让学籍管理工作有章可循。对学生退学、休学、转学等特殊情况的处理, 要按照相应的规定, 并明确其流程, 做到公平合理。

(2) 提高学籍管理的重要性。学籍管理是高校管理的重点工作内容, 高校领导在重视日常教学管理和科研管理的同时, 也要加强对学籍管理的重视。在学籍管理中, 要强调“以人为本”的管理理念, 加强和完善学籍管理制度、学籍业务处理流程, 使管理体现出标准化、人文化、系列化及程序化。高校的管理工作是靠严格的规章制度约束执行的, 不能用条条框框来硬性管理, 而在学籍管理制度的拟定和实施中, 应该融入“以学生为本”的管理观念, 对学生负责, 体现出管理的人性化。在制订好管理制度以后, 学校领导还要加强对学籍管理制度执行的监督力度, 确保制度的正确实施。

(3) 加强对先进技术手段的应用。随着信息科学技术的快速发展和时代的不断进步, 计算机技术和网络技术在社会各个方面都得到了普遍应用, 并越来越引起教育主管部门的重视。为了解决当前高校在学籍管理中的复杂问题, 各高校必须以教育主管部门电子注册的要求为导向, 以学籍学历管理网络平台为蓝本, 并结合高校自身的实际情况, 加强对现代信息技术的应用, 开通使用学信网中的学籍学历管理平台, 有效管理学籍信息数据, 并提高数据的准确性和及时性。

(4) 提高学籍管理人员的综合素质。学籍管理人员素质的高低, 对于学籍管理水平的高低有直接的影响。因此, 高校要选取综合素质较高的工作人员进入学籍管理部门, 并加强对学籍管理工作人员的培训, 要求其学会使用现代计算机信息技术, 并做好合理分工, 从而提高学籍管理工作的效率和质量。

3. 总结

总而言之, 学籍管理是高校管理工作的重点内容, 学籍学历信息平台是教育主管部门加强高校学籍管理工作的重要手段, 学籍管理工作水平的高低, 直接关系到高校整体工作水平的提高。因此, 高校要正视当前学籍管理中存在的问题, 加强对学籍工作的重视, 建立规范化的管理流程, 提高对现代信息技术的应用和学籍管理人员的综合素质提高, 从而提高学籍管理水平, 使学籍管理朝着科学化、人性化及规范化的方向发展。同时, 高校还要结合在学籍管理工作中遇到的各种问题, 善于分析, 总结原因, 并吸取经验教训, 不断改进学籍管理工作方式方法, 优化学籍管理流程, 全面提高学籍管理质量。

参考文献

[1]陈长林.关于提高高校学籍管理水平的探讨[J].贵阳学院学报 (社会科学版) , 2013 (05) :91—93.

高校学籍管理的信息化刍议 第4篇

关键词：高校;学籍管理;信息化

在各大高校中，学籍管理对学校的发展以及办学效率都有着深刻的影响意义。如果学籍管理工作出现问题，那么将会直接影响到高校的发展。因此，高校要重视对学籍管理的改进。随着信息化的发展，在目前的学籍管理中，高校逐渐将信息化引入其中，利用信息化对高校学籍管理工作进行改善，而现代信息化的应用使得高校学籍管理工作更加的全面和具体，对于学籍的保管也更加系统和规范，这极大的推动了高校学籍档案管理的发展和建设。

1.高校学籍信息化管理方面的问题

1.1体制机制不健全

信息化是时代发展的标志，其也是社会进步的重要体现。我国的各项管理工作为了能够与时代发展同步，与社会发展要求相一致，不但的将信息化引入到管理工作中，我国高校学籍管理也不例外，其利用现代信息化技术对高校学籍进行有效的管理。实践证明，传统的高校学籍管理已经无法适应社会发展的需求，而只有应用信息化技术对高校学籍管理工作进行改进，才能够有效推动高校的建设和发展，同时也可以在一定程度上提升高校的办学效率，使得学籍档案管理工作更加的系统化和科学化。

我国目前的高校学籍管理中，有部分的高校还在沿用传统的学籍管理方式，这种传统的学籍管理方式对工作效率的提升具有一定的阻碍作用，并且很多的高校学籍管理人员相对来说年龄较大，这些人员无法高效的对信息化技术进行吸收，使得信息化管理无法在高校学籍管理中得到广泛的应用。而在大部分的高校学籍管理中，并没有明确的建立相关的管理体制，在机制上不够健全，这就使得高校学籍管理工作存在诸多的问题，高校学籍信息化管理建设程度不高。

在学籍管理工作中，有的工作人员的责任心不是很强，不能够负责的完成自己的任务，导致了高校管理机制体制只有形式，没有实质。没有一套完善的管理体制机制，一定会出现各种各样的问题，比如信息的查找速度慢，不准确等。

1.2高校学籍管理人员素质低下

目前我国高校学籍管理人员在年龄上都相对偏大，这些人员无论是在思想上还是在管理技术上都具有落后性，这些人员的综合素质都不高，在相关的管理技术上不够全面。在工作中，很多高校的学籍管理人员都不具备较强的责任心，使得学籍管理工作常常出现漏洞，而且这些人员由于年龄较大，对于计算机的接受能力较差，无法在工作中有效的应用计算机来对学籍管理工作进行规范，这样就严重影响到了学籍管理工作的正常开展。

就我国目前高校学籍管理工作现状而言，很多的高校还在沿用传统的学籍管理模式，而相关的学籍管理人员也不具备较高的综合素质，这些人员甚至没有接受过系统的培训以及高等的教育，使得这些人员在接受新事物上具有明显的迟钝性，很多的学籍管理人员只会简单的计算机操作，如Word、Excel 等。由于这些人员缺乏对相关管理技能的掌握，很多的管理人员无法对有效的学籍信息进行收集、处理等，从而造成了学籍管理工作出现诸多的问题，严重影响到高校学籍管理工作的正常开展。

一般而言，高校的学籍管理工作相对来说比较复杂，工作量也相对较大，而且高校的学籍信息对于学生来说具有重要的影响意义，所以，学籍管理工作对于相关的管理工作有着较高的要求，不仅需要管理人员具有较强的责任心，而且还要求人员掌握必要的计算机应用技术，同时也能够高效的接受新知识和新技术，而在目前的高校学籍管理工作中，对于这些方面的内容还比较缺乏。

1.3对于学籍信息化管理重要性的认识不到位

现在许多高校不重视学籍的信息化管理，他们的思想仍然停留在教学工作重于一切，把更多的财力，人力，物力用在提升教学质量方面，轻视学籍的管理，尤其是学籍的信息化管理。

1.4高校学籍管理系统不能够完全满足管理工作的需要

一般来说，高校的学籍管理系统是到软件公司购买的，这有利于学校学籍信息化管理工作质量的提升，然而，这些软件不能够全面满足学籍管理工作的需要，还在某些方面存在一些不足，比如：（1）每个学校对于学籍的管理都不是完全一样的，这样就会导致对于某些特殊的问题不能解决，这是适应性不够造成的。（2）功能不足，有些学籍管理工作的环节没有在系统中体现。

2.高校学籍管理的信息化对策建议

2.1加强高校的学籍信息化管理体制机制的建设，可以促进高校的学籍管理信息化的完善。做好高校体制机制的完善，是完成高校建立学籍信息化管理的目标的前提，这也能够促使学籍信息化管理工作的步伐加快。

2.2加大学籍管理人员的培训力度，提升学籍管理人员的责任心，使学籍管理人员的综合素质得到提高。学籍管理对于人才的专业性要求是非常高的，也要求人员有很强的的操作能力，一个学籍管理人员具有综合素质是非常重要的，它直接对于管理工作的开展产生影响，同时影响到教学的质量，在日常工作中，应该有计划的组织学籍管理人员学习管理工作中的各项制度，强化他们的责任心，使管理人员能够用认真，积极的态度面对这项工作，为学校的学籍管理工作贡献自己的光和热。由此可见，对于培训学籍管理人员的专业技能，强化责任心，强化理论知识的学习是多么的重要。

2.3让学籍管理信息化的重要性的深入高校各个阶层的内心，只有这样，才会加速学籍管理信息化的推进工作。提升对于此项工作重要性的认识，应这样进行。首先，必须使思想统一，对于学籍信息化管理的宣传应该加大力度，进而使学校的各个层面认识到此项工作的重要性。铺设好建设学籍信息化管理的道路。

2.4面对系统软件功能的不足，高校可以利用自己学校的资源进行软件开发，每个学校都有大量的计算机老师，完全可以整合资源，开发出一套实用性强，功能足够的系统元件，这样，既合理的利用了高校的资源，也节省了高校向软件公司购买系统软件的资金，对于自己研发的系统软件，对于以后高校对于系统的维护，升级都是非常便利的，一旦系统出现问题，能够及时得到自己学校人员的解决，不必等软件公司派人解决问题。这样，对于学籍管理信息化的开展也起到了促进作用。

3.结语

学籍管理信息化的开展能够提升高校对于学籍管理工作的效率，节省人力资源，减少出现的数据错误，既降低了劳动成本，还提高了学籍管理工作的质量。通过信息化的开展，能够减轻学籍管理人员的工作任务，使他们不再被繁重的，复杂的工作困扰。同时，改变了传统的手工操作模式，也使对于学籍的管理工作质量更高，效率更好，统计出来的数据的可靠程度高，准确度高。对于信息的处理更加迅速，快捷，为学校及时了解学生的学籍信息提供了可靠的保证，使学校的学籍管理工作變的更加科学、规范。由此可见，合理的开展学籍信息化的管理是多么重要的。

参考文献：

[1]张前.高校学籍管理的信息化刍议.《价值工程》.2012年 10 期

[2]刘伟，李森.从迷失到观照：生命成长必须成为高校学籍管理的价值取向.《现代教育管理》.2011 年 2 期

[3]路华清.  信息化背景下高校学籍管理面临的挑战及未来展望[J]. 当代教育论坛（管理研究）. 2010（10）

高校学籍、档案网络管理系统的初探 第5篇

一、高校学籍档案网络化管理的动因

首先, 数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制, 在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑, 即可进入管理系统查阅自己需要的信息。网上利用的开展, 将会使学籍管理工作进入一个崭新的工作环境, 进入极好的良性循环之中。以往学籍管理人员的手工工作可以减少, 甚至平时查阅工作可取消, 工作人员有更多的时间用于电子数据整理工作。

其次, 使高校学籍档案管理工作变得方便、快捷、高效。网络化信息使各职能部门能及时获取学生各种异动信息, 尽快地提供利用。平时在网上各相关职能部门将学生学籍处理、缴费情况都输入到计算机中, 各级部门可根据自己的权限范围在网上查阅自己相关的信息, 并标注处理意见, 把数据通过网上按数据格式传输到管理系统数据库中即可, 从而协调各部门工作, 大大提高了各部门的工作效率。而通过网上计算机管理的数字化学籍管理能随时准确反映学生当前的情况, 为领导提供有力数据支撑。

二、网络化学籍管理系统的构想

根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势, 以及我院学籍管理的实际情况, 我们提出了建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间学籍管理到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。

1. 学籍信息管理模块的构成。

学籍信息管理模块不但可以批量录入数据, 而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料, 按不同系所、专业、学制编班编学号, 建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况, 并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。

利用现代管理手段, 将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联, 做到衔接紧密, 共享资源。这样有利于高校节省管理费用, 有利于各种信息的查询。

(1) 入学编号统一。不少高校学生基本信息在学生处电子档案有一套编号 (即学号) , 而教务处根据学生的入学情况和班级情况也有一套编号 (即考号) 。学生在填制各种表格及证件时有时要用学号, 有时要用考号。学生弄不清什么时候该用考号, 什么时候该用学号。在新生入学编班后, 学生处根据学生的年级、系别、专业和班级统一编制一年学号, 转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库通过与学生处的电子档案库建立相应的关联和数据转换, 使学生处的电子档案库与教务处的共享, 这样即使学生发生了学籍异动, 也可查出其异动的源目的的班级。这个学号还可与财务处、后勤管理等部门建立关联, 实行学生在校各编号的统一。

(2) 收费库资源共享。有些高校学生重修 (补考) 交费要到教务处查询后, 填制重修清单上财务处交费。学生输入各种手续要跑遍各相关管理部门, 既浪费了学生的时间又给管理部门工作人员增加了工作难度。对于上述烦琐的事务, 利用网络建立数据关联可以简洁、方便地解决。学生处的学生基本信息库通过网络与教务处、财务处建立关联, 实行资源共享。学生参加了重修成绩合格后, 重修数据库里就会自动删除信息。同样, 学生学籍异动等从信息库中直接更改, 与教务处信息库、财务处收费库建立网络关联。学生可以通过网络查询自己的欠费额, 使学生办理各种手续更加简洁, 也提高了各部门之间的工作效率。

2. 成绩管理模块的构成。

成绩管理模块把过去单机版的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库, 库里有学号、姓名、系所、培养层次、班级、专业等字段, 可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下, 可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名, 各种数据报表的统计、制作、打印等。

3. 成绩报送。

各科考试完毕, 相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”, 录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册, 同时将考试成绩从网上“提交”给教务处, 教务处审核后, 再将成绩“提交”到学校学生总成绩库, 有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。

4. 学籍信息资料查询。

各终端用户, 如不同系部、教研室及相关部门人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩;学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料, 查询各科学业成绩;学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来;各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。

学籍信息管理系统的应用, 可以避免数据录入过程的人为误差, 减少重复劳动, 提高工作效率。同时, 它与其他的教学管理系统实现资源共享, 实现教学管理规范化、信息化和科学化。

三、系统模式应用构想

1. 采用客户机/服务器 (Client/Server) 体系结构模式。

客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来, 系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比, 其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分, 如用户界面、商业逻缉和数据库, 并将这些部分交给多台机器 (包括工作站、一个或多个服务器) 分别执行, 共同实现整体应用。用户在工作站 (前台) 看到的通常是用户界面, 当前台需要调用某些数据时, 工作站向被称为后台的数据库服务器 (Server) 发出请求, 服务器即对此做出响应, 并把处理的结果返回给前台, 这样工作站就成了数据库服务器的客户 (Client) 。

C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式, 不是指工作站、服务器等硬件结构系统, 它必须依赖网络系统而存在, 并且充分利用了网络的资源优势, 但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在Windows NT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心, 硬件上选用市面上常见的高档微机即可。

1.学籍档案信息的管理离不开数据库系统。数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上, 也就是说, 选择数据库系统不仅要支持C/S体系结构, 还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力, 又要有较强的安全控制能力, 同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统, 并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校学籍部门使用的数据库管理系统多用DBase、Fox BASE、Fox Pro等编写, 这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸, 作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的, 但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统, 它们无论在功能上, 安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统, 多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行, 具有客户机/服务器结构的数据库管理系统, 如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点, 而且还提供数据库互连工具 (ODBC驱动程序) 、数据库———Web连接软件, 使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

四、网络化学籍管理系统的应用

1. 学生基本信息档案的建立。

学生基本信息档案的建立, 从招生库里将部分学生资料导入基本信息库外, 再由学生填写学籍表, 管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用, 不但可以简化这项工作的步骤, 而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外, 可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统, 查看、校对并按要求补齐自己的基本信息, 确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库 (只能提交一次) , 即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法, 在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下, 对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。

2. 学生学籍资料的查询、统计、上报达到资源共享。

网络版学生综合信息系统的信息统计查询模块可以实现资源共享, 让不同系部、有关部门及学生查询、打印有关学生的学籍资料。学籍管理部门每学期初将在校生人数一览表制作好放在系统的查询模块, 学校各有关部门即可登录该系统查询在校学生人数;学生学籍异动情况在该系统中也能及时处理并反馈在校园网上供政治辅导员、相关部门查询、了解, 以便他们掌握学生的最新资料。政治辅导员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩、毕业平均成绩及排名等, 不用像过去那样要到教务处才能得到学生的有关资料;学生可以上网查看自己的考试成绩、补考成绩、补考门次等。

该系统还设置了学生学历管理、学位管理等功能, 这些功能与上报省教育厅、国家教委的资料很好地链接起来, 可以快捷地统计在校学生的年龄、性别、毕业和结业生名单、学位授予名单等资料, 同时与上报省教育厅、学位办、国家教委的相关数据库资料实现资源共享, 使学籍管理信息化、科学化和规范化。

网络信息化学生学籍管理是学生管理现代化的重要环节, 也是高校发展壮大的基石, 利用网络信息化可以使高校更科学地管理学生, 使教育走向全面电子化、信息化管理的目标。

摘要：高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作, 随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加, 原单机版的学籍管理系统已不能适应高校发展的要求。结合目前高校学籍档案管理的现状, 提出网络版学籍管理系统的构想, 对利用校园网进行学籍档案信息化网络管理进行了初步探讨。

高校学籍管理的信息化刍议 第6篇

学籍管理是我国各大高校日常管理中的一个重要工作。随着信息技术的不断发展,我国各大高校也逐步实行信息化管理,而学籍的信息化管理正是适应了社会经济发展的需求。若是忽视学籍管理的信息化建设,则会对高校的各项工作的顺利发展产生影响。当前,我们应深入对学籍管理信息化发展的研究,寻求有效突进,促进高校学籍管理信息化的发展。

1 高校学籍信息化管理的内容

学籍指的是一个学生就读于某学校的身份或资格。学籍的管理工作较为复杂,并且具有一定的政策性,始终贯穿学生的入学至毕业的全过程学习。主要包括学籍注册、成绩记录、或者转学、休学、退学、学籍档案管理、取消学籍等等环节,学籍管理质量的好坏均会对学校的教学质量、学风建设等产生影响,因此,学籍管理工作十分重要,笔者结合本校的相关情况认为,学籍管理应包括如下几个方面的工作内容;(1)新生入学注册,即报名登记、学籍电子注册,取得学籍。(2)妥善管理学生的各项基本资料。例如学籍卡片、各学年度的成绩单,退学、休学或者复学等资料的存档、取消学籍等资料存档等。(3)学生在读期间的各项表现记载。(4)学生的奖惩情况,包括评优方面、获奖方面、处分方面等。(5)毕业的资格以及学位资格的审查。

2 高校学籍信息化管理存在的问题

2.1 缺乏完善的体制机制

随着社会经济发展的不断加快,电子信息技术业在不断发展,由于高校信息管理的新形势发展需要,对高校的学籍信息化管理提出越来越高的要求。以往,我国部分高校多是延续运用传统的学籍管理方法,导致管理工作的效率难以提高,而且部分高校的学籍管理人员存在老龄化问题,导致高校新生学籍的管理信息系统无法在工作中得到有效运用。在各项学籍的信息化管理中,存在责任心不强等现象,造成高校的管理体制机制流于形式。不完善的管理体系,必然会造成相关问题的出现,例如信息反馈速率低以及执行效率低等问题。

2.2 思想认识未及时转变

现价段,部分高校对学籍管理的信息化仍存在认识不足的问题,在思想观念上,未能及时转变过来,导致高校重教育轻管理、教师重教学轻管理、学生重学习轻管理等现象普遍,尤其不够重视学籍信息化管理方面。

2.3 高校学籍管理人员的信息化水平较低

因学籍管理人员的计算机的水平较低,信息化的水平不高以及信息处理的能力不高等,多数高校的学籍管理工作人员,仍是停留于word文字以及excel报表的操作处理上,缺乏信息收集、分类处理、传播等信息处理技能,仍沿用传统的信息传递方法。

2.4 未对高校管理信息系统做深入研究

当前,部分高校已引进数字化的校园信息系统,常见功能为:系统维护、考试管理、成绩管理、师资管理以及学籍管理等。可因系统研发人员并非专业的教育教学管理员,缺乏对实际教学管理的了解,导致引进管理系统逻辑时,有一定难度,进而造成操作更加繁琐复杂,此外,学籍管理员又未能熟练使用该系统,也未深入研究,导致管理信息系统形同虚设,无法发挥应有功能。

3 高校学籍信息化管理的对策

3.1 建立健全高校学籍信息化管理的体制机制

建立健全高校学籍信息化管理的体制机制,是促使学籍管理工作向科学化、信息化方向发展的主要依据。因而,唯有建立健全高校学籍信息化管理的体制机制,才可进一步的确立学籍信息化管理的发展目标,才可让高校学籍管理的信息化建设得到有序推进。

3.2 不断提高对高校学籍信息化管理重要性的认识

要促使高校学籍管理的信息化发展,应不断提高对高校学籍信息化管理重要性的认识。首先要树立统一的思想,加大对高校学籍信息化管理的宣传力度,促使学校领导、教师以及学生认识到学籍信息化管理的重要性,为推进学籍管理信息化的建设做好铺设。

3.3 加强学籍管理员的综合素质

学籍管理是一项较为繁琐的工作,需要专业性强与操作性强的人才。学籍管理员综合素质的高低会直接影响到学籍管理工作的开展,进而影响教育教学质量。因此,学籍管理员需认真学习学籍管理的各项制度,不断强化对管理理论知识以及计算机技能的学习,要始终保持高度的责任感及工作热情。

3.4 加强对高校管理信息系统的构建

首先,高校需要构建一个安全、稳定的信息网络环境,不断加强信息系统硬件设施的投入及建设,并展开集中式管理,以确保管理信息系统运行时的稳定性以及和数据的安全性。其次,高校管理信息系统应及时有效地将各教务岗位相关的需求反馈出来,并及时做好系统信息的更新,以在最大的限度内满足高校各个教务岗位的相关信息化需求,促使管理工作由手工模式转向信息化管理模式。最后,还应善于分析与总结学籍的管理工作,能够充分结合信息管理系统的相关操作使用,给出具体的系统性改革要求。

4 结束语

总而言之,学籍管理是我国各大高校管理工作中的一项重要内容,学籍管理工作的质量会对高校教育管理的质量产生直接影响,因此,必须加强对学籍的管理。在信息技术高速发展的今天,高校不仅要高度重视学籍管理的工作,还要高度重视学籍的信息化建设。只有及时发现管理过程中存在的各种问题,并提出行之有效的措施,不断优化管理,才能促进高校学籍管理的信息化建设,从而促进高校教育事业的和谐发展。

参考文献

[1]肖毅,刘敏,宗莲松,郭莉.对完全学分制下高等教育学籍管理改革创新的思考[J].教育与教学研究,2011,(02).

[2]梁渝佳.新形势下高校学籍管理工作的若干思考[J].中国科教创新导刊,2009,(17).

高校学籍档案管理的有效措施探讨 第7篇

关键词：高职院校,学籍档案管理

近年来, 随着我国职业教育的大力发展, 高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务, 必须加强和完善学生学籍管理工作, 因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为, 为加强高职院校学籍档案管理, 可采取以下有效措施:

1. 提高重视程度, 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天, 各个企业、各个部门的竞争, 更是各类专业人才之间的竞争, 而在激烈的人才竞争中, 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用, 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人, 都应提高对学籍档案的重视和认识, 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂, 学籍档案种类多、形式多样, 涉及的系、部、实训中心特别多, 学生成分复杂, 时间跨度大, 给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度, 因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作, 在人、财、物配备上给予支持, 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作, 改善办公、管理环境, 加强关于学籍档案工作的宣传, 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律, 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度, 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等, 使学籍档案管理做到有章可循, 有据可依, 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用, 做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展, 学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐, 改革不适应现代化管理要求的方法, 将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统, 集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体, 通过计算机网络信息系统, 建立一个学籍管理平台, 将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等, 由教务部门的总网站下辖各系的分网点, 随时检索所需的学籍档案材料, 从而实现资源共享, 提高工作效率, 使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设, 提高学籍档案管理人员的素质

加强档案管理队伍建设, 提高档案管理人员素质, 是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施, 重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训, 不断提高他们的管理水平和业务素质。首先, 在思想政治方面, 档案人员要努力学习党的路线、方针、政策, 树立正确的人生观和世界观, 热爱档案事业, 爱岗敬业, 认真学习档案法律法规, 维护学籍档案的真实面貌;其次, 在业务方面, 学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定, 还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能, 熟练使用计算机等现代化管理设备, 与时俱进, 优化知识结构, 在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手;另外, 还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定, 关心和激励学籍档案管理人员, 使其安心本职工作, 增强事业心和责任感。学校要努力创造条件, 充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性, 促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

总之, 高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作, 学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案, 只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段, 健全和完善学籍档案的管理, 加强学籍档案信息资源的开发和利用, 才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。

参考文献

[1]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院学报, 2008, 29 (17) .

[2]黄锦旺.谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策[J].广西大学学报:哲学社会科学版, 2008 (z2) .

[3]陶改兰.浅谈技工学校学籍档案管理[J].数字与缩微影像, 2008 (1) .

[4]苏兰英.论高职高专院校学籍管理的改革[J].漯河职业技术学院学报, 2008 (1) .

浅议高校学籍档案的科学管理 第8篇

关键词：高校学籍档案,科学管理

高校学籍档案是高校在招生录取到毕业分配等一系列活动中, 对在校学生在学校期间德、智、体等方面发展的原始记录。面对当今新时代的发展, 强化高校学籍档案的科学管理, 对深化教学改革, 提高教育质量和管理水平, 增进办学效益具有十分重要的意义。如何使学籍档案的信息资源更好的进行有力的科学管理, 这是我们档案人员目前所面临的主要问题。

一、高校学籍档案的特点及其科学管理的必要性

笔者经过总结分析认为, 高校学籍档案的特点主要有以下三点:首先, 学籍档案具有原始性和真实性。学籍档案是学校根据学生管理和学籍管理的规定, 对学生进行管理过程中直接形成的原始记载, 它能够为高校的教学管理、教学研究和用人单位选拔人才提供最原始、最真实的凭证;其次, 学籍档案是产生于教学管理活动当中, 具有管理的动态性;最后, 学籍档案具有多样性。随着我国高等教育教学改革的开展, 学校在培养方式、课程设置、课时安排上出现了多元化。而高等教育进入大众化, 高等学校不仅招收普通全日制的本专科在校生, 同时又增加了函授、委培、自考、夜大、远程教育等多种办学形式, 这就使学籍档案在归档形式上出现了多样化。由于种类的繁多及形式的复杂, 加上档案管理人员对档案的重要性缺乏足够的重视、档案人员整体素质和技术水平偏低等问题, 这就使得学籍档案若不妥善管理, 就会容易在工作中出现问题, 造成十分严重的后果。因此, 高度重视学籍档案科学管理就显得尤为的重要。

二、高校学籍档案的科学管理

(一) 高度重视学籍档案管理工作

在学校中, 唯一可以体现学生学习状况的就是学籍档案, 而且其准确性和可靠性极高, 在学校教学工作中发挥着及其重要的作用。学校想要得到更宽阔的发展空间, 就需要对学籍档案进行科学化的管理, 并且充分利用学籍档案, 只有这样, 学校才能有良好的发展前景, 学校里每个部门的相关档案人员在管理学籍档案时, 对于在资料的收集和整理、校对和保管的过程中, 除了要明确地认识到自身的职责所在, 更要充分地了解和掌握建档归档的重要性, 在此基础上, 将学籍档案的相关工作越做越好;在进行学籍档案移交和保存的过程中, 应该严格按照相关规章制度进行, 重视学籍档案的价值, 把档案管理工作落实到实处, 做到上交的档案内容准确无误、真实可信。与此同时, 还要使在校学生对相关的档案知识有充分地认识和了解, 从而使学生在填写个人学籍档案和涉及到自身档案问题的时候能引起足够的重视, 认真对待问题。

(二) 进一步加强学籍档案的基本规范

高校相关部门在填写各种学籍档案表格时, 要求采用基本相同的表格样式, 填写内容真实、客观和使用标准的用语, 这是学校各部门对学生基本信息采集、鉴定以及考核意见应该严格遵循的原则。在需要手工填写档案的时候, 应选择碳素墨水或者中性黑色的签字笔, 并要注重字迹的工整, 从而使档案内容真实可靠, 有更多的利用价值。

(三) 运用计算机技术实现档案管理现代化

学籍档案管理的数字化是我国高校学籍管理的必然趋势, 其建设在高校教学体制改革中占重要地位。面对当前我国高校学籍数字化管理中存在的问题, 进一步加强高校学生学籍档案数字化管理, 构建科学的管理平台, 提高学籍档案管理的效率势在必行, 高校必须建立完善的网络学籍管理系统, 在各部门、各单位中进行数据共享。因此, 高校可以在结合学校自身特点的前提下, 完善现有的软件系统功能, 从而满足学籍档案管理的要求。同时, 也可以采用引进先进学籍管理系统的方式, 在不断积累经验的过程中推动高校学籍档案管理数字化的进程。

(四) 提高学籍档案管理人员整体素质及信息技术水平

高校档案管理部门必须定期组织档案人员认真学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案类书籍和有关的政策法规, 让大家从思想上认识到档案的重要性, 增强档案管理人员的工作意识, 并通过各种有效的途径对档案管理工作人员进行业务技能培训, 更好的让工作人员在工作中不断学习, 以适应技术发展所带来的新要求。

高校学籍数字信息化管理是一项通过计算机网络运用学籍档案数字化管理系统进行的技术性工作, 对于学籍档案管理工作队伍的信息技术水平有着较高的要求。因此, 高校加强学籍档案数字化管理就必须提高管理队伍的信息技术水平, 这就要求必须对管理人员进行相应的技术培训, 同时大力引进高水平、高素质的复合型人才, 从整体上提高校学籍档案管理人员的信息技术水平, 实现档案工作的信息化、现代化。

三、结束语

随着我国教学体制的不断改革, 学籍档案管理作为高校教务管理的重要内容之一, 学籍档案人员应高度重视档案管理工作, 在实践工作中总结经验, 提高管理水平, 实现学籍档案的科学化管理, 发挥其在各项管理中的作用, 使学籍档案管理有效的为教学工作提供更好的服务。

参考文献

[1]刘建秋.简论高校学籍档案的科学管理[J].兰台世界.2005 (5) .

[2]郭小青.高校研究生学籍档案管理工作及探讨[J].内蒙古师范大学学报 (哲学社会科学版) .2006 (S2) .

[3]王德, 王一兵.对新建高校档案工作的几点思考[A].新时期高校档案工作改革与创新——甘肃省高校档案工作学术研讨会论文汇编[C].2007.

高校学籍档案网络化管理的有效尝试 第9篇

关键词：高校 学籍档案 档案网络化管理

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（a）-0223-01

高校学籍档案管理工作是一项综合性的工作，作为承载学生重要原始信息的资料，近几年来，高校办学规模普遍呈扩大的之态，招生数量日益增加，尤其是高等院校的广泛建立分校，学生的来源及数量呈几何级的增长，原来半手工式的完成学生信息管理的方式已不适合当前的工作任务，录入学生的基本信息、查询检索学生的有关资料、了解学生的基本情况要依靠更加科学化的手段来办理和完成。如此，网络化的学籍管理系统的设计与建立，已摆上高校档案管理工作者的议事日程。

1 高校学籍档案走向网络化管理的必然趋势

数字化档案信息的方便与快捷可极大地简化工作程序，方便每一位使用者。当档案利用者操作有关系统时，不受时空限制，只需掌握有关密码及权限，在个人方便的情况下，只要一台能够上网的计算机，就可以进入管理系统搜索自己想得到的信息。有效的利用档案网络系统，使学籍管理工作进入了全新的时期。同时，学籍管理人员的工作量大为减少，只要系统建立起来，日常工作多为维护，及时和定期地输入有关信息，一些重复性的繁琐手工劳动将停止。减少了工作人员的劳动量，有关人员可在工作期间进行学习业务，或进行电子数据整理。

通过高校网络化信息使各职能部门在第一时间获取学生的各种信息，并进行有效利用。学生学籍基本情况、缴费信息等都一目了然。各职能部门充分利用自己的权限范围上网查找所需信息，通过数据格式进行传输，从而协调工作，提高高校内部学管、教学、财务、行政、后勤管理等有关部门的工作效率。

2 学籍管理系统的设计思路

我校的网络学籍管理系统有以下几部分组成：（1）学籍信息；（2）成绩信息；（3）教研室成绩报送；（4）信息查询。学生一入学，学生本人的基本信息就进入管理系统，直至学生毕业。中间涵盖了学生在校期间的学习、生活、表彰奖励等方方面面的信息。

（1）学籍信息管理模块。对于这个模块的数据可以进行批量录入，并且还能够从招生网等数据库导入相关学生的资料，按照学生所在的系和所学专业及所在班级和学号等方面，建立全校范围内学生的基本信息数据库。根据需要，可以方便快捷的查找各年级、专业学生的情况，对于休学、退学等学生的学籍异动进行管理。

充分利用现代化管理手段，将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联，使之衔接紧密，共享资源。这样既节省费用又方便信息查询。一方面使学生入学时编号一致，方便有关部门的管理，也方便学生的自我管理。在新生入学后，进行统一编班，学生管理部门根据学生的年级、系别、专业统一编制一年学号，转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库与学生处的电子档案库、财务处的收费档案库、后勤管理处的后勤服务库建立相应的关联和数据转换，做到各个数据库的数据共享，统一了数据，使数据库做到动态化、常态化管理，学籍方面的数据一有变动，校内相关的数据也随之更新，不但统一了学生的学号，还做到了学生信息的唯一性和准确性。

另一方面的好处是与财务处的收费库存资源共享。高校在对学生收费中存在着手续多的问题，学生往往要跑多个部门，办好几个手续，才完成交费，这个过程既浪费时间，还引来学生的不满。而利用数据共享，则可以简洁、方便地解决这方面的问题。学生学籍异动的条目，会在第一时间得到有效处理，会在第一时间在各个库的网络中得到及时体现与利用。学生可在本人的信息中查询有关个人交费情况，学生办理手续更加简化，更加人性化。同时提高有关部门的工作效率。

（2）成绩管理模块。把单机版的成绩库、补考库、重修库等合并成作为网络版的成绩库，里面的主要内容要素：学号、姓名、系处、培养层次、班级、专业等字段。

（3）成绩报送模块。考试结束后，由各教研室校园公文网之“学生综合信息管理系统”，录入学生个人考试成绩，做出试题分析、打印学生成绩频数图和成绩图册。在网上将成绩汇报给教务处，教务处审核认定后，再将成绩交到学校学生总成绩库。如此，有关人员可在校园网各终端机上查阅学生的成绩。

（4）学籍信息资料查询。各终端用户可根据权限上网查询在校学生人数、学生的个人资料、考试成绩；学生个人可查阅、校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印；各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。

3 数字化学籍管理档案系统的应用

（1）创建学生基本信息档案。首先，从招生库里把学生资料放入基本信息库中；其次，让学生自行填写学籍表；再次，将学籍表中的其他信息补录进数据库中。最后，通知学生登录校园网的档案系统，核实有关个人信息，将资料提交到基本信息库中。这种操作方式，方便了学生，更方便了工作人员，并确保了质量。

（2）资源共享。在学校的学籍档案进行数字化处理后，基本实现了资源共享。有关部门及学生个人可查询、打印有关学生的学籍资料。如在校生人数、某生的个人学习考试成绩、班级交费情况等。各个部门和学生个人都达到一种需要上的最大化。

从学籍管理的角度谈高校学业预警 第10篇

由于高等教育规模的不断扩大、高考录取率的持续上升, 21世纪的中国高等教育已经由精英式教育逐步演变成大众化教育。这种演变固然提高了整体国民的教育素养, 但是造成部分生源质量明显下降的现象, 如部分学生因为学习成绩达不到高校规定的基本教学要求, 导致留级、跟班试读、退学、无法获得学位等严重后果, 不仅妨碍了学生自身的前途发展, 而且给其父母带来了思想上、经济上的双重负担, 更干扰了高校正常教学秩序, 降低了高校的教学质量。

针对这种情况, 江西理工大学于2006年在全校范围内首创性地推行“学业预警”制度, 取得了良好的效果。

自江西理工大学首创学业预警制度以来, 很多高校针对学生学业成绩不合格、毕业学分不达标等问题, 纷纷推出了相似的“学籍预警”措施, 这些高校预警措施都属于“学业预警”机制的范畴, 因为它们都有类似的提出背景、实施办法, 其最终目的都是帮助学生顺利完成学业, 而且这些预警措施的实施都大大降低了学校的退学率和留级率, 挽救了大批学生。

2007年8月, 教育部在《2006年中国语言生活状况报告》新闻发布会上列出了171条汉语新词语, 其中就包括“学业预警”。教育部就“学业预警”这一新词语做了解释:它是一种高等教育管理方式。最初实施者是江西理工大学推行的“学业预警”制度, 分为期初预警、期中预警和期末预警三个阶段。学校主要是通过在学习进度推进的不同阶段, 密切关注学生动态, 对缺课达到一定数目的学生采取提醒、教育等预先警示方式予以指出并责令改正。

至此, “学业预警”作为一种新型的高校管理形式和专门术语, 正式得到教育部和学界的认可。

目前学界对“学业预警”的定义为:学业预警是学校依据学生管理办法的有关规定和各专业人才培养方案的要求, 对学生每学期的学习情况进行统计, 针对学生已经发生的学习问题和学业困难, 及时警示、告知学生本人及其家长可能产生的不良后果, 通过学校、学生和家长之间的沟通与协作, 有针对性地采取相应的补救和防范措施, 帮助学生顺利完成学业的一种信息沟通和危机预警制度。

二、不良学籍异动与学业预警的内在关系

不良学籍异动特指因为成绩原因而造成的留级、跟班试读、退学等学籍异动现象。

由于学业预警是针对学生已经发生的学习问题和学业困难, 及时警示和告知学生本人及其家长可能产生的不良后果, 从而帮助学生顺利完成学业的一种信息沟通和危机预警制度, 因此从本质上说, 不良学籍异动与学业预警是一种内在的因果关系。因为为避免学生出现因成绩不佳而引起的留级、跟班试读、退学等不良学籍异动现象, 各大高校才大力推行具有主动性、超前性、互动性的学业预警, 所以成绩不佳而引起的留级、跟班试读、退学等不良学籍异动现象是“因”, 大力推行具有主动性、超前性、互动性的学业预警是“果”, 如果没有这些不良学籍异动现象, 学业预警就没有存在的必要。

三、学业预警的预警等级、工作流程、特点和成效

笔者以×大学为例, 详细论述×大学学业预警的预警等级、工作流程、特点及成效。

(一) 学业预警的预警等级

×大学学业预警分为学业警示、跟班试读预警、退学预警三个等级, 具体如下。

1.在校生有下列情形之一, 予以“学业警示”。

(1) 在校期间累计不及格达到15学分者;

(2) 一年级学生, 累计不及格达10学分者;

(3) 毕业班学生, 在校最后一个学期仍有不及格课程者;

(4) 毕业班学生, 在校最后一个学期公选课未达学校要求者;

(5) 毕业班学生, 计算机等级考试仍未通过者。

2.在校生连续两次因不及格学分而被“学业警示”者, 予以“跟班试读预警”。

3.在校生累计三次因不及格学分而被“学业警示”者, 予以“退学预警”。

(二) 学业预警工作流程

学业预警关系到学生的切身利益, 是以学生为本的教育教学思想的重要体现, 各学院分管教学工作和学生工作的领导、教学秘书、辅导员、班主任应明确分工、各司其职、密切配合, 及时掌握学生的学习状况和学业完成情况, 共同做好学业预警工作。学业预警工作流程如下。

1.教务处根据学生学习成绩情况统计学业预警学生名单, 并向相关学院下达学业预警学生名单。

2.各学院向学生提出书面预警, 根据警示情况及时有针对性地加强沟通, 做好学生的思想工作;同时向学生家长寄发《学业预警通知书》, 提醒家长及时对孩子进行教育, 配合学校督促学生努力完成学业。

3.各学院对预警学生安排面谈并做好记录, 以了解学习困难的具体原因。对于学习确有困难的学生, 所在学院应及时与任课教师联系, 共同制订提高学生学习成效的方案, 并做好有关辅导安排。对于有心理障碍、生理或其他问题的学生, 学院应及时与学校心理咨询 (医疗) 机构联系, 制订帮扶方案, 促进学生健康发展。

4.各学院建立学生学业预警档案, 及时做好以下学业预警材料的归档:

(1) 各学院对被预警学生的谈话记录;

(2) 《学业预警通知书》的邮寄存根;

(3) 家长寄回的反馈材料等。

(三) 学业预警的特点

×大学学业预警的特点如下:

1.以累计不及格学分为主要预警依据。

由于不及格学分是造成学生留级、跟班试读、退学的根源, 因此×大学把累计不及格学分作为学业预警的主要预警依据。事实证明, 只要学生能够有效降低或者消除不及格学分, 那么就不会出现留级、跟班试读、退学等严重后果。

2.重点突出毕业班的学业预警。

毕业班的学生能够正常毕业、能够顺利拿到毕业证和学位证是每个学生乃至整个家庭的期望;而且从某种程度上说, 衡量一个学生是否圆满地完成了大学学业, 就看其是否能够正常毕业、是否能够顺利拿到毕业证和学位证, 因此×大学重点突出毕业班的学业预警。

针对毕业班学生, 学业预警的要求非常严格, 不仅要求学生没有任何不及格课程, 而且公选课必须达到学校要求。此外, 学生还必须通过计算机等级考试, 因为计算机等级考试是否通过直接关系到×大学毕业生是否能拿到学位证。

3.提高大一学生预警门槛。

部分大一学生考进大学后, 由于没有高考的压力和家长的监督, 再加上高校对学生的管理相对于中学的管理宽松很多, 于是放松自己, 出现旷课、逃课、沉迷网络等荒废学业的现象, 进而导致留级、跟班试读甚至退学等严重后果。

如果学校能在学生大一的时候就做好预警工作, 那么不但能够在最早的时候以最快的速度帮助学生发现学业问题、解决学业问题, 而且能够对学生以后的学习生活产生深远的影响。

×大学的学业预警不仅从大一抓起, 而且提高大一学生预警门槛。除毕业班外, 其他年级学生累计15个不及格学分进行学业预警, 而大一学生累计10个不及格学分就进行学业预警。

(四) 学业预警的成效

现以×大学Y学院为例, 其各学期学业预警情况如下表所示:

从上表数据可以看出:自从实施学业预警以来, 每学期的预警人数直线下降, 从52人降至12人;预警学生人数在总人数中所占的百分比也随之直线下降, 从6.48%降至1.42%, 这充分说明学业预警取得了良好的成效。

由此可见, ×大学自2009年实施学业预警以来, 全校学生学习的主动性、积极性大大增强, 毕业班学生的正常毕业率和学位获得率显著提高, 全校学生的留级率、退学率有效降低, 全校学风焕然一新。此外, 通过学业预警, 也加强了学校和家长的有效互动和密切联系, 得到了全体家长的大力支持。

四、学业预警对学籍管理的意义

(一) 学业预警是学籍管理的大胆创新

以往的高校学籍管理多采取“事后处理型”。例如, 对于不及格学分累积到一定程度的学生, 学籍管理者一般生硬地参照《普通高等学校学生管理规定》和本校的《学籍管理规定》相关条款, 对成绩不佳的学生实行留级、跟班试读甚至退学等学籍处理措施。这种生硬的“事后处理型”管理模式, 不仅没有体现教育的“人文关怀”, 没有考虑到被处理的学生及其家长的感受, 而且从某种程度上而言, 有“守法待罚”之嫌, 根本不符合现阶段高校学籍管理的实际, 更不利于未来高校学籍管理的发展, 同时也容易引起学生及其家长与学校之间不必要的冲突和纠纷。

学业预警一改以往学籍管理被动的“事后处理”, 主动对有不及格学分的学生进行预警、监督和引导, 警示、帮助学生尽快处理好学业问题, 防止学业继续恶化, 将成绩问题消灭在萌芽状态。学业预警把以前事后被动、生硬的学籍管理转变成事前的预防管理和事中的积极管理, 从而大大减少了高校的不良学籍异动, 所以学业预警是学籍管理的大胆创新。

(二) 学业预警是学籍管理的有效补充

学业预警不属于处分, 其本质是一种信息沟通和危机预警制度, 也是一种新型的高校管理形式。它的本质决定了它是学籍管理的有效补充。原因如下:

1.学业预警首创性地增加了家长管理环节。

以往的学籍管理只是学校对学生的管理, 一般都是班主任、辅导员对学生进行管理和教育。然而几乎每个班主任、辅导员都工作繁忙, 要管理的学生也很多, 不可能对成绩有问题的学生做到时刻监督、时刻帮助, 所以效果不佳。

而学业预警首创性地增加了家长管理环节, 家长作为管理者积极参与到自己孩子的管理、监督当中, 以充分调动家长的积极性和能动性, 因为家长能够做到全天候、全身心地监督、帮助自己的孩子, 因此学业预警取得良好的效果。

2.学业预警填补了学籍管理的空白。

以往的学籍管理有空白, 那就是没有给有学业问题的学生一个缓冲期, 即学生一般被发现学业有问题了, 就直接面临着留级、跟班试读、退学等严厉处罚, 这中间没有任何缓冲期, 使得很多学生没有“浪子回头”的机会。

其实学业有问题的学生一般都有着明显的发展轨迹, 即“出现学业问题→发现学业问题→学业问题恶化→面临学籍管理处罚”, 如果早在学生“出现学业问题”时, 学籍管理者就及时对学生进行提醒, 那么将会给很多学生一个宝贵的缓冲期来解决问题, 从而避免留级、跟班试读、退学。学业预警则较好地做到了这一点, 从而填补了学籍管理的空白。

(三) 学业预警有利于学籍管理者改变管理理念

1.树立学籍管理者的危机意识。

一直以来, 学籍管理者在学籍管理中缺乏危机意识, 对学生学业没有防微杜渐的敏感度, 只有等学生学业出现严重问题了, 才会机械地参照学籍管理规定的相关条款, 对学生实行留级、跟班试读甚至退学等学籍处理措施。这种陈旧的管理模式早就不能适应新时期学生的变化, 很容易引起学生及其家长对管理者和学校的反感, 进而引起不必要的矛盾和冲突。

学业预警是一种事先主动积极的预防、警示措施, 这就需要管理者具备极强的危机意识, 同时非常敏感地捕捉到学生的成绩变化, 只有这样才能在学生学业刚出现问题时, 就及时对学生提出预警, 从而有效帮助学生。

2.树立学籍管理者“以学生为本”的管理理念。

学籍管理员应当树立“以学生为本”的人性化的学籍管理理念, 只有这样才能做好学籍管理工作, 尤其是做好不良学籍异动管理工作。在学籍管理工作中, 管理员应当对学生有足够的爱心和耐心, 给予学生人文关怀, 时刻关注学生的成绩变化和学籍异动情况, 在学生出现问题之前就进行学业预警, 从而有效地保障学生顺利完成学业。

例如, ×大学的《学籍管理规定》规定“一学期累计不及格学分达到20学分或者各学年累计达到30学分, 必须降级”, 而×大学的学籍管理者能做到急学生之所急、忧学生之所忧, 在学生累计不及格学分达到10学分或15学分时就进行学业预警, 提醒学生引起警惕并且立即改善学习, 这样既做到了与学生及其家长及时沟通, 又增强了学生努力学习的紧迫感和危机感, 从而帮助学生解决学业问题、顺利完成学业。

(四) 学业预警有利于提高学籍管理者的管理水平

学籍管理者的管理水平不仅体现在严格按照学籍管理相关规定照章办事, 不出差错;更体现在以敏锐的眼光和强烈的危机意识第一时间发现学生的问题, 进而及时提醒、警示学生, 同时采取一系列措施有效帮助学生解决问题, 将问题扼杀在萌芽状态。

学业预警不仅有利于提高学籍管理者的管理水平, 而且是学籍管理者的管理水平的体现。这是由学业预警的本质决定的:它是一种新型的高等教育管理方式, 学校主要是通过在学习进度推进的不同阶段, 密切关注学生动态, 对缺课达到一定数目的学生采取提醒、教育等预先警示方式予以指出并责令改正。这一切决定了学籍管理者必须拥有高超的管理水平才能胜任学业预警工作。

综上所述, 不良学籍异动和学业预警是内在的因果关系, 两者密切联系。学业预警是降低不良学籍异动必不可少的措施, 是学籍管理的大胆创新和有效补充。学业预警不但首创性地增加了家长管理环节, 而且填补了学籍管理的空白, 更有利于学籍管理者改变陈旧的管理理念, 提高管理水平。

摘要：本文以一名高校学籍管理者的身份, 从学籍管理的角度出发, 论述了学业预警与不良学籍异动的密切关系, 进而指出了建立学业预警制度的必要性, 并且以×大学为例阐述了学籍预警的预警等级、工作流程、特点及成效, 最后提出了学业预警对高校学籍管理的意义。

关键词：学籍管理,学业预警,学籍管理员

参考文献

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