查新档案范文（精选9篇）
查新档案 第1篇
1 查新档案的标准化、规范化管理
虽然查新机构不是专门的档案机构, 但在查新档案管理工作中也要注意标准化、规范化。查新机构应建立严格的查新档案管理体系, 设专门的岗位人员负责查新档案的归档、整理, 以保证查新档案的完整性、可藏性、可查性。有助于上级对各个查新机构的集中管理, 使资源共享成为可能。
1.1 查新档案内容包括: (1)
科技查新用户委托合同; (2) 用户提供有关课题的相应资料; (3) 查新过程使用的检索词、策略及数据库; (4) 检出相关文献的记录情况; (5) 查新报告的副本或复印件及报告的电子文档。
1.2 查新档案保密原则
1.2.1科技查新项目所提供的立项报告往往是在对现有科学技术的发展现状、技术方案、生产方法、工艺流程进行充分评估后提出的有价值的新技术、新方法、新工艺、新材料的创新思维, 属于知识产权的产生阶段。
1.2.2科技成果鉴定是查新委托用户通过研究、开发、试验, 对设想加以修改、充实, 获得的新技术、新工艺、新产品、新材料等科技成果, 属于知识产权的形成阶段, 通过鉴定、报奖获得国家或省、部级对于科研成果创造者的认定。但是这些新思维和科研成果在没有通过申请专利、形成商业秘密、通过发表论著获得著作权法保护以前, 其科技创新内容均得不到法律保护, 因此科技查新机构有义务为查新用户委托人保守科技查新内容的秘密, 为他们今后获得知识产权创造条件, 这也是考虑查新档案管理办法的出发点。由此, 查新档案一律不外借, 有关人员查阅五年前的档案资料, 须经查新工作负责人批准, 办理相关查阅手续后方能查阅。查阅后, 应及时归还。
1.3查新档案可以采取以下两种形式来保管。
1.3.1用户科技查新委托合同及相应资料、查新人员使用的检索词、策略及数据库、检出相关文献的记录情况及查新报告的副本或复印件按年度编号立卷装订成册, 专柜存放;
1.3.2查新档案以数据库文件的形式保存, 同时以光盘形式保存查新档案的原始记录、资料等, 电子文档保存在专用计算机, 并由专人负责管理。
1.4 查新档案的电子文本的上传:
通过网络向领导机关传递、汇报查新工作、上载到国家查新工作数据库, 必须采取一定的技术措施如加密、设置权限等, 以保守查新内容的秘密。
2 查新档案信息资源的开发与利用
科技查新项目涉及工业、农业等各个领域, 项目内容丰富, 从某种程度上反应了各行各业科研领域研究状况, 是一个特色科技信息资源。在这种新的形势下, 档案工作不能停留在以往的收集、整理、保管、查新人员借阅的一般工作上, 而是捕捉信息, 使档案由“死”转“活”, 由静态转为动态, 促进档案信息资源物化为现实生产力。因此开发查新档案信息资源是必要的。
在信息化工作背景下, 档案工作者应该改变观察扮演多种角色, 肩负多重责任, 既是证据的保管者, 也是中介者和知识的构建者。
2.1 查新档案数据库的建立对查新工作人员的影响。
查新档案信息是一个很重要的信息源, 是查新人员技术和经验的积累, 它是查新机构在为用户进行查新工作的整个管理和服务过程, 是反映出查新的全过程、最直接的原始材料, 是查新机构和查新人员成长的真实记录。通过这些材料, 管理人员可以对查新的工作质量进行监督和检查, 以便对其工作做出客观评价, 保证查新工作质量。还可在发生纠纷时起法律凭证的作用, 具有一定的法律意义。
查新工作是一个重要的工作, 查新人员必须通过学习培训, 持证上岗。这要求查新人员具有较高的专业知识和外语能力, 每个课题的检索词、检索策略的制定以及数据库的选择都是经过反复试验, 多次推敲才得出最佳方案。
不同查新人员对同一查新课题的内容理解有所不同, 在检索词、检索策略、检索技巧上有所不同, 这对报告的结果也会造成有差异, 所以查新人员遇到主题相近的课题时, 可查阅查新档案来继承和借鉴, 尽快提高查新人员对有关项目研究情况及发展动态了解的深度、广度、分析能力、综合能力和处理能力等均有裨益, 从而少走弯路。可见查新档案是查新人员最有效、最直接的教科书。
2.2 建立特色查新档案评价系统。
查新课题的档案进行系统化、有序化、规范化、科学化的管理, 是由科学技术发展的连续性和继承性所决定的。对于查新人员来说, 某一查新课题可能是一次性的工作, 但是对于用户来说就很可能是一个连续性、继承性的工作。由于科学研究工作上的连续性和继承性使得科学技术得到发展和进步。科学研究一般是一种深入的连续的研究活动, 有的甚至是几十年、几代人不懈的连续探索最终形成一种方法, 升华为理论或者技术上的发明。例如某公司的“一种防治咽喉口腔疾病的中药制剂及其制备方法”, 在检索过程中, 通过机检和手检, 追溯到上世纪六十年代末, 发现该课题的密切相关文献, 有其治疗该疾病中药配方的记载, 中药配方的味药名称与该课题的相同, 如不进行深入的分析, 该项课题就会被否定。经过深入的分析, 对比发现, 虽然该课题的配方药名相同, 但各味药的配比不同, 为此该公司申报了专利并获得第10届中国专利优秀奖。又例如:罗汉果甜甙、皂甙的提取, 有高校、研究所、生产企业先后申报该课题查新, 通过调出档案来分析, 了解到从上个世纪八十年代至本世纪初, 其提取工艺的演变过程由大孔树脂交换---微波---膜分离。从以上课题看出科研项目的连续性和继承性, 从而进一步完善已有的理论和技术。
查新档案管理人员针对有突出连续性、继承性研究的查新项目, 建立一个特色查新档案评价系统, 帮助查新人员对连续性、继承性研究课题的前期工作进行深刻的了解, 达到对项目的透彻理解和对查新咨询要点的准确分析, 确保从高水平限定密切相关文献的筛定, 做到对各项目要点进行国内外分别和综合情报对比分析, 有利于突出新颖性评价和完善课题。同时有利于企业的情报跟踪研究和信息咨询的高质量服务。
2.3 查新档案信息资源的清理和公开.
一般来说, 一个科技查新项目的查新内容有一个从秘密到公开的过程, 并且通过研究开发, 最后提出的新技术、新方法等与查新的结论会有所不同。因此, 科技立项的内容一经形成知识产权, 其作用和保密的要求会降低, 最后成为科研经历的一部分, 成为历史见证, 这一科研自身规律为档案清理提供了可能性。
由于每个查新机构的查新档案每年项目数有近几百到上千, 10年它所占的存贮空间会愈来愈大, 客观上提出需要清理的要求是必要的。查新档案可分两个五年各清理一次, 归档五年以后可只保留纸质文档中的合同和查新报告, 删去其他纸质材料, 因为合同和查新报告能反映查新和查新结论, 并有当事者的签名, 具有法律效应;而查新项目的附件资料、用户提供有关课题的相应资料、查新专家意见、查新员和审核员工作记录的电子文本可暂时不动。归档十年以后可保留纸质和电子文本中的合同和报告两个内容, 其他均删去, 除少部分的项目仍需保密外, 其它的可以对外公开, 供需要者查阅。
2.4 查新档案信息资源的深加工。
一项科研, 其真正的创新部分不到10%, 这10%是科研人员创造性思维的结晶。因此, 查新人员在充分利用查新档案的同时, 要保证查新档案的安全性。对提出了保密要求的查新项目, 要严格履行保密规定, 不得泄露有关材料的内容, 不使其失密、泄密, 是查新档案人员应当遵循的又一原则。正确处理好开发和保密的关系尤为重要。
在尚未完全公开的科研项目, 积极寻找科学的管理方法和模式, 正确地划定并且统一查新档案的保密范围和开发利用范围, 对档案二次开发时须根据档案的密级进行重新鉴定, 研究一个鉴定办法, 使二者协调一致, 做到既不影响充分的开发利用, 又有利于维护机密。首先根据一定的分类原则和方法对查新档案进行整序, 可先期将查新档案的科研项目名称或文摘, 建立联合目录数据库并上网。
对于密级为公开的成果推广类, 做到充分利用, 其档案内容可上网, 对有价值较大的档案信息资源进行深层次加工, 对档案信息进行编研。主要内容有:形成分类、编目、文摘、索引、汇编、编译、简介等一、二次查新档案信息。特种信息产品, 包括数据开发、专利开发、科技报告, 产品样品开发、标准情报开发。对查新档案信息资源进行三次开发, 使查新档案信息进一步系统化和优化, 提高信息密度, 加快信息传递速度, 为科研、生产、决策、管理提供依据。
2.5 为管理决策者提供依据。
查新档案作为直接的原始材料, 可以参照全国科技成果档案专业委员会针对各省编制的《科技管理项目档案分类方案》, 可对查新项目档案从学科类别、查新目的、课题来源等方面进行统计, 统计数据报送有关科研管理部门。通过信息资源共享, 为管理部门制定科研发展计划、确定科研重点发展领域以及科研成果的管理提供决策参考依据。
2.6 共享查新档案信息资源。
据统计, 我国科研项目重复率达40%, 而另外60%中部分重复又在20%以上, 同时与国外重复也约占30%左右, 其中大部分是国外已公开的技术, 造成了科研经费的严重浪费。
减少科研工作的低水平重复、保证科技成果质量起到了重要的作用, 立项查新已成为科技管理现代化的重要内容。目前, 每个查新机构的查新档案各自存放, 为了提高查新工作质量, 实现查新机构之间的交流, 打破地区性之间的界线, 形成网络化, 共享资源, 把查新档案信息资源进行整合, 以档案为基础联合建立查重数据库, 避免重复立项重复研究。同时通过资源共享, 有助于查新工作人员履行科技管理职能, 有助于我们对所受理的课题的项目内容进行透彻理解和准确分解, 作出新颖性的评价。
3 结论
科技查新档案管理工作是科技查新的最后工作环节, 是不可替代的重要环节;科技查新档案信息的开发利用, 并非静态控制的未端控制, 而是建立动态查新机构领导、档案管理人员以及全体查新人员参与机制, 来提高整个查新档案的管理与利用水平。
参考文献
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科技查新与查新报告的写法 第2篇
科研立题的项目查新或成果查新是通过科技文献情报检索、查证某项科技问题或成果是否已有文献报导,文献报导的内容和科技水平与所查证的科技问题或研究成果之间存在什么差距,从科技问题或研究成果之间存在什么差距,从而对所查证的科技问题或研究成果的新颖性和所达到的水平提供客观的事实依据。科技查新报告是评价科技成果,提请和评定科技成果奖励,申请技术发明专利权,申请科学技术基金项目等必须呈缴的文件。科技查新报告是否科学、客观、公正、严密直接关联着情报查新工作的质量、科研立题和成果批准问题,事关重大,必须严肃认真对待。撰写科技查新报告前要做的工作
1.1 索取原始文献
原始文献是获取与课题有关的事实、数据、结论的重要依据,找不到原始文献,会给写查新报告带来较大的麻烦和问题,应解决好这个问题。经过机检或手检或其它途径找到了与该课题相关的文献线索后,就应找到原始文献看一看,如果文献题录实在太多,就先挑选最为相关的那部分原始文献,再根据情况决定是否需要扩大查找文献范围,但往往由于不少原始文献一时找不到,就要通过各种途径尽可能获取有关的原始文献,以便能准确地作出报告。目前,全世界每年出版图书80万种,我国仅引进2.6万种,约占1/6。据统计,从美国医学索引(MI)题录中查到我国医学图书情报系统的原始文献只达42%,MEDLARS脱机检索查到的文献,能查到原文的仅达21%。索取原始文献虽然存在着不少困难,但对那些关系十分密切的原始文献又必须要索取到,这就需要有关单位的协助,通过到本地区收藏单位、国家或国际医学文献库复印或邮寄快件或传真等手段来满足需要。
1.2 阅读原文与整理分析
通过各种途径获取原文之后,要善于阅读。在阅读原文的过程中,可能会碰到不明白的问题,就需要多查阅有关工具书或向有关专家请教。要多动脑筋,仔细辨别资料的真伪和可信度,有些即使是发表在全国一流学术期刊上的文章,如果从统计学角度去评价,也会出现差异和错误。这就要求我们要认真地去甄别,尽可能地做到科学、客观。在阅读原文的同时,要将重点文章做成文摘卡片,以便进行整理归纳、对比分析。对比文献分析是指把对比文献和查新重点进行比较,以反映查新成果所处的研究或技术状态。对比文献分析是撰写查新报告的核心。在查全、查准的前提下,这是衡量查新质量的关键一步,它可用表格、文字、图表等形式。究竟采用何种形式,可根据用户提供的材料和检索的相关文献的情况而定。但有一个原则,就是要突出重点,让人一目了然。撰写科技查新报告的原则和内容
2.1 撰写查新报告的原则
撰写查新报告必须在较全面地掌握大量的第一手材料的基础上进行,如实反映检索情况、检索结果,报告的每一句话、每一个数据,都应以文献为依据,做到客观、公正、全面。写查新报告不能感情用事,在进行国内外对比时应以国内为主;省(市)内外对比以省(市)内为主;系统内外对比以系统内为主。同类课题之间的对比要突出其核心,找出最为成功和最有价值的部分,在众多的对比条件中,只要发现其中具有实质性的创新成分,我们都应该予以肯定,查新结果应做到实事求是,严肃认真,以科学为准则,不埋没一项真正的成果,也不使低水平的混为科研成果,不夸大,不歪曲,既不迎合讨好,也不主观臆断。
2.2 查新报告的内容
查新报告的内容一般包括以下几个方面:
(1)课题的名称
要求应有查新的课题项目名称。
(2)查新的目的和要求
一般包括这几个方面:国内外是否有同类或相似的研究;将与本项目有关技术的内容、指标进行文字或表格对比分析,对本项目的创造性、科学性、实用性的情报进行评价。
(3)检索文献范围
注明查阅的每种检索工具及其它文献资料的名称、卷、期、页,使用的手段,文档名称、检索词、分类号、检索策略、检索范围、年限等。
(4)查新报告的正文
正文为查新报告的主要内容,也是文献分析的主要依据。在编写正文时要运用科技语体、事实、数据,全面介绍与课题有关的问题及目前研究的状况,从而客观地判断该课题成果所达到的水平和意义。
(5)查新报告结论
应根据检索与查新课题的具体内容、特点进行对比分析,得到新的数据资料和结果,反映其研究成果的水平与价值。
对于书写查新结论应慎重和严谨,在填写查新报告时一般会出现三种情况:
①查到有完全相同的情报,在用户无可置疑的情况下,应给予明确的结论,予以否定申报的专利、成果或新产品。这几年随着查新工作的不断深入、扩大,出现这种情况的将会愈来愈少,但如果碰到此类情况时一定要有充足的理由去说服用户；
②未查到完全相同的情报时应找出相关情报作为背景材料,写出相关情报与申报项目的异同点,列出参考文献和拥有的相关专利、成果、产品的单位清单,并附原文,以供鉴定人员参考。我院在给“小儿内镜临床应用诊治系列研究”这一课题写结论时,就遇到了这种情况。该课题作者在他的“主要研究报告”中称他在国内外首创使用一镜多用且价格低廉、耐用的成人型纤维胃镜应用于小儿消化系统疾病的诊疗。由于小儿型胃肠镜制造精密,价格比较昂贵,该作者说他发明的这种方法将会有很大的经济效益和社会效益。后来经我们查新发现,国外已于1971年就开始使用成人型纤维内镜检查14岁以下的小儿(包括新生儿)；而国内也有人比该作者更早地应用成人型纤维胃镜检查小儿。所以该作者不是国内外首创使用成人型胃镜检查小儿,但在国内他是最早报道使用成人型纤维肠镜诊治小儿下消化道疾病的,这一点我们给予了肯定,如实地反映；
③通过检索,未发现有相似的文献报道时,就应写上“未查到”、“未发现”、“未见有”等语句会使查新报告显得比较科学和合理。这种情况我们在中医中药方面进行情报查新较为多见。例如,我们在检索“隔盐壮炙阙穴对机体免疫功能的研究”这一课题时,就未发现有单独采用隔盐壮炙阙穴的方法,对机体免疫功能影响进行了多项研究和多指标的对比分析的研究文献报道,研究报告中提到的该法能明显地增强正常小鼠脾NK细胞的活性;促进正常和荷瘤小鼠的腹腔巨噬功能,降低小鼠宫颈癌U14自发肺转移率和转移指数,延长艾氏腹水小鼠的存活期,提高肺癌患者细胞免疫功能,这几方面的研究在国内外文献中都没发现有相似的报道。
(6)参考文献目录
正文的内容取自于有关文献和其它情报线索,因此必须在正文后列出所引用的参考文献目录。撰写科技查新报告要注意的问题
(1)撰写查新报告不同于写综述性文章,不能加进个人的观点、意见和分析等。文献综述是作者将所获得的各种文献资料(包括作者自己的实验结果和经验总结)进行系统的整理、归纳、分析和比较后,就某一专题的历史背景、前人工作、研究现状、争论焦点和发展前景等方面贯穿着自己的观点而写出的具有综合性、总结性和评论性的一类文章。而查新报告则不能带进评论性的观点、意见等,在绝对忠实于原文的前提下,做到句句有依据,条条有出处。
(2)对评价性的词句要慎重。查新报告是否写上诸如“填补国内、省内空白”、“领先、达到、接近国内外同类研究的水平”等语句,目前尚有争议。有人认为,既然是以“报告”的形式又是情报人员调研的结果,从情报学的宏观角度写出评价是必要和应该的,否则就不成其报告。持不同意见者认为:国际首创、国内先进、接近国际先进、国内首创、国内先进等等级语句,这些等级之间的界面是模糊的,绝大多数情况下,并无明确一个或多个等级指标作为依据来划定其成果等级的水平;另一方面,在现阶段依靠专家集体进行评审或鉴定科技项目和成果是主要方式,因此,不同意对科技成果的水平作“国际或国内先进”这类等级的结论性评语这种观点的人占大多数。
(3)查新报告要详细具体,语句要确切。查新报告必须写明查新项目是否新颖、先进,国外、国内、省内有无同类项目或者按照查新的要求,查新人员要列出查新项目的新颖点,提出哪些指标是新的,哪些指标别人已完成或达到该水平,要用具体的语言写清楚,提供密切相关文献,必要时尽量提供原文。报告应尽量避免使用模棱两可的词句,使人一看到报告就认定其具有科学性和可信性。参考文献（略）（摘自：《图书馆论坛》2000.5，原文：“医学情报查新报告的撰写”作者: 陈励和）
科技查新项目档案网络化管理方法 第3篇
查新档案作为科技查新的重要组成部分，是科技查新机构在为委托人进行查新咨询工作的整个管理和服务过程中形成的具有保存价值的记录。查新档案的规范和完善，是科技查新工作向正规化、科学化发展的必备条件和有力保障。
一、科技查新档案分类
科技查新档案基本分为文书档案和项目档案两大类。文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的规定、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目文书登记，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。对于文书档案应当立卷保管，按年度归档，长期保存。查新项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见及查新人员的工作记录等。
相较于文书档案，项目档案的数量和质量更能体现查新机构的工作能力和业务水平。如今已是互联网广泛普及和应用的信息化时代，以更先进、更高效的方法来管理查新项目档案成为必然趋势。本文主要从北京理工大学图书馆科技查新项目档案的管理实例着手，对科技查新项目档案的网络化管理方法进行分析。
二、查新项目档案的网络化保存办法
1. 查新项目档案网络化保存的优势。
科技部2001年颁布的“科技查新规范”中规定“应当使用计算机进行档案管理”。事实上，现代化档案管理就是计算机管理，同时结合网络的便捷特点，构建查新工作网络平台。利用网络平台对科技查新项目档案进行管理有着显著的优势：（1）相比较纸质档案，电子档案所占用的空间很小；（2）通过网络平台对电子档案进行管理，界面简单、通俗易懂，实用性和直观性强；（3）查新档案的网络化管理，取代了手工整理汇总的查新档案信息，存档非常方便、迅捷，提高了工作效率和工作质量；（4）网络平台的功能更强大，可按照不同需求迅速完成科技查新项目的统计分析，为领导决策、科研人员的课题选择和部门工作总结提供有效信息。
2. 北京理工大学图书馆查新项目档案的网络化保存实例。
北京理工大学图书馆查新网络平台分两部分：其一为对外平台。此平台面向公众，委托人从教育网或者公共网络均可以登录此系统。它位于北京理工大学图书馆主页“图书馆服务”板块下，委托人可以点击科技查新进入查新站页面，进而了解查新简介、查新须知、查新委托、查新流程、通知公告、查新法规、联系方式等信息。同时，委托人可以通过此平台进行网上查新申请，也可以将反馈发送给查新工作人员。其二为对内平台，即查新项目档案网络管理平台。此平台仅仅面向查新管理人员，不对外开放。每一项查新课题都是委托人本人及其科研团队多年经验的积累和心血的结晶，代表本专业最前沿的发展方向，因此查新机构和查新人员必须对查新委托人负责，做好查新档案的保密工作。所以，北京理工大学图书馆查新项目档案网络管理平台只架设在局域网上，仅供内部查新管理人员使用。
(1）查新项目档案网络管理平台需求分析。设计查新项目档案网络管理平台的前提是进行需求分析。查新档案网络管理平台主要是通过计算机和网络实现对查新档案的系统化管理，结合北京理工大学图书馆查新工作的大量实践，对建立查新项目档案网络管理平台的具体需求总结如下：首先，此平台应具备查新项目档案的登记功能，可以对查新项目的详细信息进行登记，包括项目编号、项目中英文名称、委托人和联系人信息、委托和完成日期、查新员和审核员信息、查新类别、查新目的、学科专业、反馈信息、查新相关费用信息等。其次，此平台要具备对已登记信息的修改、查询和打印功能。查新管理人员能够方便地对已登记好的信息进行修改，同时，能够按照项目编号、项目名称、委托人和联系人名称、查新员和审核员名称、查新类别、查新目的、学科专业等字段对已登记的查新档案信息进行查询，提取非涉密查新项目的电子文档。对于已登记好的档案信息可以打印完整记录。最后，为了方便进行工作总结、为领导决策提供依据，或进行查新档案数据的再利用，此平台还需要实现一定的统计功能，可以按照委托人和联系人名称、查新员和审核员名称、查新类别、查新目的、学科专业等不同字段统计完成查新课题数目。除此之外，也能够对查新经费进行统计，以便于成本核算。
(2）查新项目档案网络管理平台组成。根据查新管理人员的具体需求，北京理工大学图书馆查新项目档案网络管理平台开发了以下几个功能模块： (1) 登录模块：出于对平台安全性考虑，为防止黑客入侵，进行了用户名、密码限制，同时对可登录IP进行了限制。 (2) 登记模块：该模块主要针对查新管理员登记查新项目档案而设计。查新管理员可在系统提示下, 根据不同字段进行录入。 (3) 修改、删除模块：该模块可让查新管理员对已登记的查新项目档案进行修改、删除等操作。 (4) 打印模块：该模块可打印已登记档案的完整信息。 (5) 存储模块：该模块用于存储非涉密查新项目的电子文档，包括委托合同、查新报告、附件等。 (6) 查询模块：该模块可对已登记查新项目按多字段进行检索，从而可调出所需项目档案的完整信息。 (7) 统计模块：该模块可对已登录查新项目按多字段进行检索, 并统计完成查新课题数目条数或者经费数目。
(3）系统环境和开发工具。目前，北京理工大学图书馆查新项目档案网络管理平台的开发采用基于web方式的B/S (Browser/Server) 结构，即浏览器和服务器体系结构，其优点是便于集中管理而且维护方便简单。根据北京理工大学图书馆的多年实践可以发现，查新项目档案网络管理平台的建立使得查新管理人员显著提高了工作效率，节省了大量的时间和精力。它不仅可以方便地进行维护，同时也能较容易地扩展为SCI、EI、ISTP检索项目的网络管理系统。
三、查新项目档案网络化保存的保密问题分析
1. 实现档案的专人管理，严格执行保密规定。
长久以来，不论从社会效益还是经济效益考虑，查新档案的管理工作远不如查新工作本身的影响面广，因此往往容易被忽视。而查新档案（尤其涉及国家机密的查新档案）的泄露更容易造成严重的后果。因此，北京理工大学图书馆首先建立了岗位责任制，实现科技查新档案的专人负责，统一管理。科技查新档案的管理工作与日常的查新业务比起来，工作量相对少一些，不像查新工作那样需要在约定好的时间内完成委托人的项目查新，也不像一般档案部门的档案那样种类繁多、数量庞杂、有严格的时间限制，因而查新档案的管理工作在一些查新机构可能是多人或者非责任人员在不同时间按照不同的程序进行整理归纳。这样势必会造成责任、分工不明确，查新档案的管理也十分混乱。因此，查新机构有必要设立专门人员来负责科技查新档案的管理工作，使职责明确到人。
2. 提高技术手段，从技术上防止信息泄露。
面对病毒和黑客的肆虐，网络化档案管理也需要从技术上提高防范能力。如北京理工大学图书馆查新项目档案网络管理平台（含FTP电子档案存储区，此存储区不得放入涉密查新电子档案，只可放入一般查新项目电子档案），其作为馆内系统，不对外公开网址，从物理上与外网隔离。同时，对于内部查新工作人员，也进行用户名和密码认证以及IP限制，不同级别的管理人员给予不同的权限，进一步提高安全性和可靠性。另外，加装杀毒软件和防火墙软件，及时修补系统漏洞。并且对杀毒软件和防火墙进行实时升级，以防止新的病毒和黑客的入侵。对于移动存储设备的使用，如优盘、移动硬盘等要求先杀毒、后使用，同时关闭计算机的自动运行功能以防止病毒自动运行。对查新档案电子文档进行加密处理，不论电子文档为何种格式，都先加密再传入FTP电子档案存储区。对于压缩文件，也需要在制作压缩文件时进行加密设置，再传入FTP电子档案存储区。
参考文献
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查新档案 第4篇
1．查新报告编号
查新报告编号由12位字符构成，1~3位为本查新站代号，统一为“Z08”；4~7位为该查新项目委托时的年代号，如“2007”；8~9位为东西校区区分代号，东区用“01”，西区用“02”；10~12位为委托顺序号，每年从“001”开始顺序编排。
2．查新报告存档
所有完成的查新报告保存打印版一份、电子版二份。
1）打印版存档
打印版与查新合同一起装订后，按编号顺序装入档案盒保存。档案盒逐次编号，每个档案盒上标明本盒中所存查新报告起讫编号、年代、盒号。
2）档案盒编号
档案盒由一位区分东西区的大写字母和若干位数字顺序号构成，东区用“D”表示，西区用“X”表示，如“D50”表示东区第50号档案盒。
3）电子版的保存
电子版查新报告由档案管理员在本人电脑上保存一份，保存时先在本人电脑上开辟专门空间并建立若干子文件夹，子文件夹名称与打印版档案盒号对应，如“D52”等。查新报告电子版按打印版顺序存入对应的子文件夹中。最后以同样方式在图书馆ftp服务器上开辟的专门空间中建立子文件夹，再另外保存一份电子版查新报告。
3．查新档案目录建立及维护
1）东西区完成的查新报告分别逐年建立独立的Excel格式目录表，目录表中应依次著录如下项目：a编号、b课题名称、c委托人、d委托单位、e查新范围、f查新类型、g查新员、h审核员、i委托日期、j完成日期、k盒号。
2）查新范围为国内、国外、国内外、专利四种之一；
3）查新类型为科研立项、成果鉴定、申报奖励、申请专利、技术引进、文章投稿、药物不良反应、其他八种之一；
4）委托日期和完成日期格式统一为yyyy.mm.dd。
查新档案 第5篇
1 科技查新档案的特点
1.1 原始性
科技查新档案是反映查新全过程的资料, 是最直接的原始材料, 通过这些材料, 管理人员可以对查新的质量进行监督和检查, 从而及时发现问题, 以便对今后工作给予指导。
1.2 知识性
科技查新档案凝聚了查新人员的丰富技术和经验, 可供查新人员继承和借鉴, 少走弯路。首先, 查新工作对查新人员的专业知识和外语水平以及情报分析等能力要求较高。其次, 在查新过程中, 检索策略的制定受查新人员知识水平影响较大, 不同查新人员对同一查新课题会有不同思路。每一课题的查新策略制定都是经过多次试验, 反复推敲才选出的最佳方案。因此, 经过归档的查新档案可为查新人员日后在检索相关课题时提供参考, 从而保证查新思路的一致性。
1.3 特色性
科技查新项目类别非常丰富, 涉及工业、农业、医学、交通、软科学等。这些查新课题从某种程度上反应了各行各业领域的研究状况, 是特色的科技信息资源。既可供查新人员借鉴和参考, 也可在特定的保密限定条件下供有关科技人员借鉴和参考。
1.4 可查重性
在不同客户委托查新的课题中, 曾发现重复委托相似或相近课题的现象。如果该课题确实具有新颖性, 则查新无法避免该类型课题的重复立项。而利用查新项目档案进行简单的查重, 就可避免该类型课题的重复研究, 查新档案作为查新前的查重依据, 与查新互补, 具有迅速、直接、简单、明确的特点。
2 科技查新档案的科学化管理
针对上述科技查新档案的特点, 科技查新档案的科学化管理工作应主要体现在管理数字化, 管理规范化、管理专业化三个方面。
2.1 科技查新档案工作管理的数字化
科技查新工作是一项复杂的工作, 其工作流程包括:查新委托、查新受理、签订查新合同、检索准备、选择检索工具、确定检索方法和途径、查找、完成查新检索、草拟查新报告、提交查新报告、审核查新报告、形成正式的查新报告、提交查新报告、文件归档和登陆到国家查新工作数据库。随着国家科技收入的增加和科研经费的递增, 查新业务发展突飞猛进, 查新课题数量越来越多, 而且查新工作在一年中还有时段集中的特点。查新课题的受理、分配、登记、统计、档案管理等工作若都由人工操作, 不仅费时费力, 工作效率较低, 不能适应业务发展的要求, 且不具规范性。随着查新项目数量的日益增多, 纸质查新档案在存储、检索和开发利用方面的不足也日渐显著。要想从根本上解决查新档案的这些管理要求, 为查新档案的有效利用提供先进手段, 需要通过查新档案数字化管理来实现。其数字化管理的优势主要体现在:
(1) 查新档案作为最初的原始纸质资料, 不仅占据大量的存储空间, 而且不利于长期的保存, 数字化将有利于克服这一缺点。
(2) 查新档案作为知识性材料, 起到给新的查新项目提示或示范的作用, 供查新人员借鉴和继承其中的检索经验和知识, 数字化有利于查新知识的学习、传播和应用。
(3) 查新档案的特色信息性, 从某种程度上反应了各行各业科研领域的研究状况, 数字化有利于信息的共享。
(4) 查新档案作为查新前的查重依据, 避免重复立项, 重复研究与查新互补, 具有迅速、直接、简单、明确的特点, 而数字化管理正好发挥了这一优点。
2.2 科技查新档案管理的规范化
科技查新档案管理工作与其他档案管理工作性质基本相同, 不能片面的认为科技查新站只是负责查新工作而忽略查新档案的管理工作, 这项工作必须得到领导的重视及支持。查新档案一经建立就要按照一定的标准进行, 使其管理达到规范化。
(1) 要把档案形成、积累、整理、立卷归档纳入到查新人员职责范围之中, 做到专人负责, 集中统一管理。
(2) 制定一套切实可行的档案管理工作细则、分类规则、岗位管理制度, 建立符合档案工作规律的标准化制度, 使各项档案管理工作环节都按一定的标准来进行, 并进行经常性督促检查, 确保把查新档案工作落实到实处。
(3) 注重查新档案的部分保密性, 一项科研, 其真正的创新部分不到10%, 这10%是科研人员创造性思维的结晶。因此, 查新人员在充分利用查新档案时, 要保证查新档案的安全性, 对提出保密要求的查新项目, 要严格履行保密规定, 不得泄漏有关材料的内容。对于已解密的查新档案要管理好, 做到以后的充分利用。
2.3 科技查新档案管理的专业化
档案管理工作是一项专业性很强的工作, 首先, 档案管理人员作为档案工作的主体, 人员素质的高低将直接影响到档案工作质量的好坏。因此, 对于查新档案工作的人员配备上, 应当采用具有档案管理相关知识与技能的人员或对指定的查新人员进行档案管理知识的培训和教育, 做到查新档案工作的人员专业化。其次, 查新档案本身的管理也需要专业化, 目前查新档案管理一般采用的是按年度归类, 还未按学科或者项目类别来分类。对于纸质类的资料按年度来分类确实便于查找, 但是在电子类档案的管理中却不尽然。电子类档案的管理可以采用不同类别的管理方式, 数字化后的查新档案从统一的检索平台上, 能够依据不同的检索方式快速的检索到所需的查新档案, 这将是在众多的查新档案中确定所要档案的一条便捷的途径。把对信息资源的专业化管理应用到档案的数字化管理中, 将会使档案管理工作更科学化, 更专业化。
3 科技查新档案的开发利用
实现查新档案信息资源共享是查新档案开发利用的前提, 也是查新档案科学化管理的目标。根据教育部部级科技查新工作站年检工作通报, 2006年1月至2007年3月底, 43所查新站, 共计完成查新11088件[2]。此数量还不包括社会上其他查新机构的查新量, 可见每年查新数量之多。因此, 查新档案的信息资源共享的实现将具有重大的意义。
(1) 充分发挥查新档案为科研立项提供依据的作用。
科研立项查新对指导科学研究具有现实意义。科研课题在论点、研究目标、技术路线、技术内容、技术指标、技术水平等方面是否具有新颖性, 查清该课题在国内外是否已有人研究开发过。如果实现查新档案的资源共享, 通过查新档案的检索可以了解该课题的研究情况, 从而可以防止重复研究开发而造成的人力、财力、物力的浪费和损失。
(2) 充分利用查新档案为管理者提供决策参考。
查新档案作为直接的原始材料, 可对查新项目档案从学科类别、查新目的、课题来源等方面进行统计, 将统计数据报送有关科研管理部门。据统计, 我国科研项目重复率达40%, 而另外60%中部分重复又在20%以上, 同时与国外重复也约占30%左右, 其中大部分是国外已公开的技术, 因而造成了人力、物力、财力的严重浪费[3]。如果实现查新档案信息资源的共享, 将会为管理部门制定科研发展计划、确定科研重点发展领域以及科研成果的管理提供决策参考依据。
(3) 建立查新档案统一检索平台, 实现最大范围的资源共享。
以查新档案为基础, 建立的查新档案数据库并使其网络化, 可在查新机构内部及全国各查新机构之间搭建共同平台, 使得查新档案作为直接的原始材料、积累的知识库、有特色的科技信息等特点, 实现资源的共享, 发挥更大的作用。
摘要：科技查新档案是科技查新的重要组成部分。依据《科技查新规范》中对查新档案管理工作的要求, 列出了科技查新档案具有的主要特点, 针对查新档案的特点提出了查新档案管理工作应进行数字化、规范化、专业化的科学管理以及查新档案的开发利用。
关键词：科技查新,查新档案,科学管理,开发利用
参考文献
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[2]教育部科技发展中心.教育部级科技查新工作站年检通报[EB/OL].成果查新网http://www.cutech.edu.cn/cn/kjcg/cgcx/2007/12/1194500839620258.htm.
[3]科技部科技成果办公室.科技查新概述[EB/OL].国家科技成果网, http://www.nast.org.cn/nastapp/Tech-Search/kjcxwendang/lgaishu_4.htm.
[4]周继明.高校科研档案管理及开发利用浅谈[J].档案时空, 2007 (4) :34-35.
[5]付云金.如何提高档案工作的现代化科学化管理水平[J].济宁师范专科学院学报, 2006 (6) :87-88.
科技查新中查新点的确认及案例 第6篇
1查新点的内容与数量
通常科技查新中查新点的内容有以下几方面:自主创新 (发现、发明) ;在已有 (别人) 研究的基础上进一步的改进、提高;对现有理论、方法、材料, 实验 (试验) 的应用范围的扩展。
查新点一般的文字表达形式为:通过……基于 (针对) ……结合……采用 (使用、利用) ……方法 (理论、手段) , 提出 (得到、完成) ……研发……开展…… (如下) 研究。
查新点的数量一般以二个以下为好, 最多不超过三个。一是时间太紧张, 因为查新点不同, 所要求的检索词及检索式就不同, 但都要在相关的数据库中检索一遍, 以提取不同的相关对比文献, 从而占用大量的时间, 即使有一站式检索平台, 所占用的时间也不少, 再加上对文献对比分析的时间, 将会影响查新报告的正常完成;二是没有必要, 只要确认的查新点确实可以得到“未见相同文献”的结论, 对课题本身的支持将是很大的, 并不在于查新点的多少。假设某查新项目中由用户给出四个查新点, 但查新机构通过文献的检索分析, 只对其中一个查新点做出了“未见相同文献”的结论, 就可以只考虑这一个查新点, 这样对项目的支撑会更好。
2与用户交流, 确立查新点
查新用户对查新课题技术创新点的正确表达, 并与查新员的密切配合是出产高质量查新报告的首要条件, 因此, 查新员在与查新用户交流的过程中, 应做到以下几点:
第一要引导用户认识查新的目的, 理解查新是要在公开发表的各类型文献中查证是否有与查新课题创新点的相同的内容, 而不是评价查新课题创新点的好坏或先进与否。
第二需要告知查新用户查新点的出处 (来源) 、数量及形式结构、查新报告完成时间及所需费用等等。
第三指导用户填写查新合同, 正确表达课题的科学技术要点 (创新点) 和相关的技术性能指标数据公式等, 其中应当包括查新点, 中英文的关键词、规范词、同义词、缩写词和表示课题学科属性的中图分类号等等的规范性描述, 同时要求用户应提供课题报告或课题申请书和同类科学技术和相关科学技术的背景材料、参考文献。
第四当查新用户递交合同后, 查新员根据查新点应具备新颖性、实用性、可推广性或科学性的基本性质和查新报告最终的“未见相同文献”结论能否成立, 应与用户就其科研课题的查新内容进行充分讨论, 并在交流过程中, 可针对查新点进行预检索, 以达到修改、确认查新点的目的。
3确认查新点时应该注意的一些问题
(1) 查新点的文字描述不能太简单, 也不能太繁琐, 太简单说明不了问题, 而太繁琐则不容易看清楚重点, 容易搅乱思路。
(2) 一个查新点当中应该只有一个“需要查证的内容要点 (创新点) ”, 其中所有的文字都是为这个内容要点“服务”的, 不应含有两个或两个以上, 而用户给出的查新点中有时会有这样的描述。
(3) 对于老用户, 注意力可集中于查新点的文字结构和语言措辞的完整性。
(4) 在指导用户填写查新合同的前后, 可提醒用户针对提出的查新点做一下自我预检索。
(5) 查新点的文字中一般不要出现行政区划性词汇。
(6) 查新点的文字描述中不能带有褒义或贬义性的词汇。
(7) 通常专利查新不做, 但应用专利的查新点可确认。
案例分析
案例1
查新项目名称:适应新农村建设的某省“十二五”农村公路发展推测研究。
原查新点 (用户给出)
(1) 新农村建设与农村公路发展适应性评价;
(2) 县域视角下的新农村建设和农村公路发展评价以及适应性评价;
(3) 区域差异化的农村公路发展对策。
修改后查新点
(1) 根据“适度超前”的原则制定公路发展适应性评价标准, 以县 (市) 为考查单位, 针对新农村建设现状, 用类比的方法进行农村公路发展适应性评价。
(2) 针对不同县 (市) 的新农村建设发展及农村公路适应性现状, 从发展重点、建设、管理养护、资金、城乡运输几方面提出差异化的农村公路发展对策。
分析
原查新点给的太简单, 以此取词可检出太多相关文献, 无法得到“未见报道”的结论。经过与用户的交流沟通, 得知该课题的主要研究内容是新农村建设与农村公路建设之间的发展适应性问题, 通过课题的开展研究, 得到农村公路建设的评价标准、评价结论和发展对策, 再经过进一步的仔细讨论和修改, 提出上述双方都认可的查新点。
案例2
查新项目名称:复式收费车道控制器研究
原查新点 (用户给出)
1) 智能数据投送, 复式车道收费存在多个收费亭共用同一检测设备, 检测设备数据经过复式收费车道控制器智能投送到正确的目标收费亭收费控制器, 完成正常的收费流程;
2) 扩展性、灵活性, 复式收费控制器可同时控制多个收费亭协调工作, 可根据实际交通流量, 灵活选择2个、3个…收费亭, 达到节约高速公路运营费用;
3) 多媒体智能诱导系统, 复式车道控制器可通过语音信号、灯光信号、机械指示, 诱导司乘人员将车辆行驶至指定的收费亭, 完成正常的收费流程, 方便、及时、快捷地通过收费广场;
4) 复式收费车道自动控制模型, 复式收费车道设备控制的逻辑判断、逻辑算法、逻辑控制模型设计, 以及控制软件流程设计, 实现无需额外辅助人员参与即可准确、顺利完成收费, 并有效遏制现有复式收费系统逃费现象;
5) 复式收费车道控制器具有系统自检、验证, 故障提示、告警功能。
修改后查新点
基于C++编程语言和集成电路技术, 通过逻辑判断和逻辑算法建立逻辑控制模型, 研发集车辆检测技术和声、光、电等多媒体诱导技术于一体的复式收费车道设备单板机控制器。
分析
用户给出的查新点太多, 且其中褒贬性的词汇也很多, 检索词的取舍相对困难。经过与用户的再三交流与讨论, 得知用户研发的是一种用于复式收费车道上多种检测控制设备的单板机形式的联动协调控制系统, 其中涉及计算机技术和逻辑运算方面的内容, 且无需改动原收费系统。据此提出上述双方都认可的查新点, 最终的查新结论也印证了修改后的查新点还是基本准确的, 用户也比较满意。
4 结语
科技查新作为一种信息咨询服务, 查新员作为查新活动的主体, 需要查新员不但要具有较高的文献检索能力, 还需要有一定的专业知识, 以及与查新用户的沟通交流能力, 这样才能在理解查新项目内容基础上, 确认查新点, 进而提取检索词、构建检索式, 从而撰写出清晰、简洁、准确的查新报告, 以期达到与查新用户的良性互动与更好的合作。
浅谈医学科技查新中对查新点的提炼 第7篇
医学科技查新包括立项查新和成果查新两个部分, 其中医学立项查新, 它是指在医学科研项目申报开题之前, 通过在一定范围内进行该课题的相关文献检索 (可以根据项目委托人的具体要求, 进行国内检索或者进行国外检索) , 然后根据检索结果, 再对准备申报研究项目的新颖性和必要性进行客观评价。在医学立项查新中, 查新点的提炼, 是做好一份医学科技查新报告的基础, 也是重中之重。这是因为提炼查新点的重要性体现在以下方面:它是制定检索策略、实施具体检索过程以及在后期进行文献的比对分析和给出查新结论的基础和提前。在医学查新工作中, 如若是查新点提炼不当, 则会致使查新人员在选择检索词以及制定检索策略的时侯出现偏差, 背离了项目的关键主旨, 从而直接影响到查新结论给出的针对性和真实性, 更加影响到查新报告的质量。
一、如何确立查新点
一份医学科技查新最初查新点的确立, 往往是课题委托人在与查新单位签订查新合同的时候, 依照课题内容对查新点的确立。但是在日常查新工作的接待中, 我们发现查新合同上查新点的书写, 总是和课题研究内容不尽相符。问题主要体现在以下3个方面:
(1) 于迫切希望课题得到认可, 所以会列举很多查新点, 将一些借鉴的点, 也作为查新点。这样就不能真正突出该课题的创新之处。 (2) 查新点所涵盖的内容过于泛泛, 缺乏该项目特有的创新之处, 或者是查新点所涵盖的概念范围过大, 超出了项目研究的本身内容。 (3) 将查新点与查新要求混为一谈。
因此我们查新工作者对于查新点的提炼确立, 不可以完全以委托人的提供为准, 其主要依据应是课题的主要研究内容, 即科学技术要点 (研究项目的思路及方案、措施和实现的方法) 。这也要求查新人员在确立查新点的时候, 要与课题委托人进行沟通, 并且还要深入分析课题的主要研究内容、研究方法、技术路线、以及所要达到的预定目标, 抓住研究课题的核心内容和创新之处, 反复推敲, 才能最终提炼出项目真正的查新点。
二、医学立项查新中提炼查新点时应注意的几个问题
科研工作本身就是一项具有探索性、需要花费大量时间以及精力投入的事业。而对于医学工作者来说, 医学科研立项又是一种有待完成的科研工作, 它不像医学科研成果那样有特定的结果和特定的技术指标, 医学立项课题往往只是一种构思或设想, 只有外部的框架, 它存在技术关键线路不明确、研究内容不够具体、研究方法或许过于简单、对预期目标判断不够准确等问题。
1、查新人员的对项目背景材料理解不够充分
医学科研立项通常是基于医学科研人员对本专业领域内比较新颖的研究内容进行计算机和手工检索, 对相关领域的情况有一定了解, 但是常常不是很全面。其原因或许是在不熟悉文献检索、或缺乏一定的检索工具、或对课题的背景材料掌握不够充分等, 以至于项目委托人所提供的关键词与科学技术要点也屡有变化。对待此种情况时, 查新人员应与委托人就课题初步检索的情况进行沟通, 弄清楚查新项目的实质, 才能够帮助课题委托人抓住课题研究内容的方向, 从而提炼出真正的查新点。
例如:委托课题名称“老年高血压综合康复治疗长期疗效观察”课题委托人列举的查新点为:综合康复治疗中老年高血压的效果观察。通过查新人员的初步检索发现, 国内已有关于针对此查新点的相关研究报道。经过与课题委托人的进一步沟通后了解到, 该课题针对综合康复治疗后的老年高血压患者的疗效观察, 康复治疗过程超过两年, 于是查新人员将查新点改成:综合康复治疗中老年高血压, 康复治疗过程超过2年。
2、所立项目的研究目标不明确。
在医学科研人员中往往存在一些人, 他们迫切期望自己的研究项目能够得到批准立项, 或者出于想争取到较充裕科研经费的考虑, 他们所设计项目预期要达到的目标就会比较多, 试图在各相关领域均取得科研成果, 于是在提交查新委托时, 就会罗列出很多个查新点, 从而混淆了真正的创新部分和借鉴模仿部分, 造成了项目研究目标不够明确。这就要求查新人员在查新时, 首先要通过预检索, 将所罗列的查新点的预期目标中已有文献报道的和属于借鉴模仿的部分予以否定删除, 同时找出课题中真正重要的、具有创新性的部分, 并以此来确定正在的查新点。
例如, 某课题委托名称“中药”祛栓汤”防治下肢深静脉血栓的基础试验与临床研究”。委托人列举的查新点为: (1) 系统研究中药在动物模型、临床诊疗的作用, 根据在预防、治疗、预后中的变化, 突显传统中医药在病程中各个环节治疗的效果。 (2) 临床研究中, 西医治疗 (抗凝+溶栓+祛聚) 和中西医 (祛栓汤+抗凝+溶栓+祛聚) 治疗, 在病变过程、疗效的变化, 显示出联合治疗的优势。 (3) 中药术前防治下肢深静脉血栓形成的优势。这三个查新点的列举总结不够精炼, 不能一目了然, 而且内容过于宽泛。经过查新人员与委托人的沟通及预检索后将查新点重新定为:建立下肢深静脉血栓形成的动物模型, 通过西医、中西医结合治疗下肢深静脉血栓效果对比分析, 显示出“祛栓汤”术前防治下肢深静脉血栓形成的优势。通过这样的改动, 就更容易使查新人员把握课题的确切研究方向, 从而查准、查全。
3、研究项目中出现研究人员自己创造的词汇。
在医学立项查新中, 我们常常会遇到委托人用一些自己创造的名词对技术的改良、器械、研究方法来重新命名。在这种情况下, 查新人员需要特别注意, 因为项目研究人员的自创词汇是不可以存在于查新点内的。
例如:某课题名称“Huear冷光美白牙齿的临床应用”。经过与委托人的沟通后得知Huear是委托人自己创造的词, 在进行预检索后发现其中的相关技术指标与Beyond冷光美白技术指标是相同的。如果以Huear作为检索词, 那么是检索不出结果的。所以在与委托人沟通后我们把查新点的内容与相关技术指标融合起来定为“将波长介于480—520nm的高强度蓝光照射到涂抹在牙齿表面的美白剂上来美白牙齿的临床应用”。
三、准确提炼查新点对查新人员的要求
1、文字表达能力的要求
文字表达能力, 是查新人员所必须要具备的功底之一。查新结果是以查新报告的形式交付给委托人的, 这就要求查新人员在查新报告的书写上要语言流畅、文字表达清晰、言简意赅、不产生歧意。从而确保查新工作的规范性与准确性。
2、医学相关专业背景的要求
医学课题的查新人员应该具备一定的医学相关专业背景, 这样才能更加透彻的理解到所查项目的各个相关科学技术要点, 从而帮助项目委托人提炼出较为准确的查新点和检索策略。基于此, 查新工作人员才能更好的围绕其创新点来进行相关文献的比对分析, 以此来确保查新报告的高质量完成。
3、对查新人员与项目委托人的沟通、交流能力的要求
随着科学技术信息的全球一体化, 以及各个学科领域不断地相互渗透交叉, 对查新人员的能力也是一种挑战。很多查新人员即便是在具备相关专业背景的前提下, 也不能做到对各个领域的知识都做到精通。因此, 在查新的过程中就要与委托人能够有效地进行沟通交流, 深入理解课题的研究项目以及相关技术指标。首先, 查新人员应与项目研究人员主动取得联系, 打消他们的顾虑, 使其能够畅所欲言, 同时尽可能地从沟通交流中捕捉查新项目的关键创新点所在;其次, 查新人员在交流过程中应抱有虚心求教的态度, 提出的问要有针对性, 促使项目研究人员把研究的关键技术指标及创新点详细表达出来;最后, 查新人员还要及时的将自己所领会到的项目查新点反馈给项目研究人员, 双方相互探讨、改进项目设计, 或者启发和帮助项目研究人员重新提炼创新点, 以保证双方对查新点能够达成共识。
总之, 医学科研立项查新点的提炼是要建立在正确理解项目研究的主题、准确把握项目的创新性以及新颖性。整个医学查新过程必须是紧密围绕查新员与项目研究人员所共同确定的查新点而展开查证。
摘要：查新点是指需要查证的内容要点, 即项目的创新点。本文介绍了在医学科技查新中查新点凝练方面的注意内容, 分析了查新点凝练中存在的问题, 以及相关解决方法。
关键词：医学,科技查新,查新点
参考文献
[1]俞平、苏炼、刘妍:《医学科研立项项目查新点的确立与提炼》, 《科技管理研究》, 2009, (1) :54-55。
[2]李凤玲:《如何确立中医药科技查新项目的查新点》, 《中国中医药信息杂志》, 2008, 15 (4) :107-108。
科技查新探讨 第8篇
1 概述
查新关系到项目能否立项、科研资金利用是否合理等问题, 作为一名查新工作者首先要认识到提供一份高质量的查新报告的重要性。而检索策略是为实现检索目标制订的方案。检索策略主要包括:正确选用数据库、准确选用检索词、合理选择检索字段、灵活组配检索式、快速比较创新点等。
2检索词的选择
检索词用于描述在数据库中要查找内容的特征和表达用户信息提问的专门语言的基本成分, 是检索过程中第一步要选择的词汇。检索词选择的恰当与否关系到查全率和查准率, 影响到查新的质量。因此, 正确选择检索词在查新中非常重要。
2.1 从课题中选取检索词
课题名是对文章研究内容的一个高度凝练, 从课题名中选取字词或者部分题名作为检索词, 检索结果也比较全面, 专业指向也较强, 与主题比较贴近。例如从课题“北京土壤二恶英污染及生物毒性评价技术系统研究”抽取“北京”、“土壤二恶英污染”和“评价技术系统”作为检索词利用逻辑与组成检索式进行检索, 则检索出的文章篇名中均带有这三个检索词, 其内容与课题是密切相关的。
2.2 选择有实际意义的检索词
查新员在选择检索词时, 需慎重选择那些对检索文献有实际意义的关键词。然而用户在委托查新书中有时提供的检索词不是具有检索意义的实词, 查新人员如果仅依靠查新用户在委托查新书中提供的检索词, 则将大大影响检索结果。仍以课题“北京土壤二恶英污染及生物毒性评价技术系统研究”为例, 其中“北京”、“土壤二恶英污染”、“生物毒性”和“评价技术系统”是具有实质意义的检索词, 而“研究”是无实质意义的词, 则不能作为检索词。再如课题“高掺量粉煤灰混凝土在高等级公路的研究和应用”, “高掺量粉煤灰混凝土”、“高等级公路”都非常适合作检索词, 而“研究”、“应用”则不能单独作为检索词。
2.3 用上、下位词作为检索词
为提高文献检索的查全率和检准率, 除从课题中选择恰当的主题词外, 还应寻找比主题词意义更广的上位词及更窄的下位词进行检索。以扩大检索范围, 更加准确地检索文献, 否则会漏文献或者检索出的文献过多。例如课题“基于混沌序列的彩色图像加密算法”用“混沌序列*彩色图像*加密”检索式查得文献有36篇, 如果以此来断定该课题不新颖, 那么就有失科学性和准确性了。通过分析查新委托书的“查新点与查新要求”得知, 该课题以像素值置乱矩阵的生成方法为创新点设计的一种加密方法。将“像素值置乱”作为检索词, 与之前检索式进行逻辑与组合检索, 检索到文献仅为两篇, 且其像素值置乱矩阵的生成方法不同。可见在文献检索中未发现以课题中像素值置乱矩阵对彩色图像的加密方法。以此类推, 可以用“力学”取代“工程力学”、“量子力学”、“流体力学”等词, 用“加密”取代“空间加密”、“频域加密”、“时域加密”等, 从而保证查准率和查全率。
3 制定正确的检索策略
检索策略是为实现查新目标而制定的检索方案, 是对检索过程的计划和指导。检索策略式的制定是检索工作的重要环节, 在把检索词确定后, 要编写合理正确的检索策略式进行检索。检索式的制定主要是灵活运用各种基本运算符将确定好的检索词进行合理搭配, 这些基本运算符有逻辑算符、位置算符、截词符等。
3.1 逻辑算符
检索课题时, 通常检索词不止一个, 它们之间的关系是靠逻辑算符来表达的。这种检索策略是机检系统中最常用的一种, 逻辑算符主要有AND/与、OR/或、NOT/非。
逻辑“与”运算符为AND或*。这种检索能增强检索的专指性, 使检索范围缩小, 提高查准率。此算符适于连接有限定关系或交叉关系的词。例如, 要检索“儿童多动症及其成因分析”的文献时, 可以运用逻辑“与”表达。其检索式为:儿童*多动症。
逻辑“或”运算符为OR或+。这种检索扩大了检索范围, 提高查全率。此算符适于连接有同义关系或相关关系的词。如“高校毕业生就业形势分析研究”这一课题, 其中“高校毕业生”的同义词有“大学毕业生”、“大专毕业生”。可以用“高校毕业生+大学毕业生+大专毕业生”检索式进行检索。
逻辑“非”运算符为NOT或-。逻辑“非”和逻辑“与”运算的作用类似, 可以缩小检索范围, 增强检索的准确性。此运算符适于排除那些含有某个指定检索词的记录。不过若使用不当, 将会排除有用文献, 从而导致漏检。如“加密-图像”组合检索就可以排除图像的加密。
3.2 位置检索
位置检索的出现弥补了逻辑检索未限定检索词之间位置关系的不足, 提高了某些课题的查准率。它是在检索词之间使用位置算符来规定算符两边的检索词出现在记录中的位置, 从而获得不仅包含有指定检索词而且这些词在记录中的位置也符合特定要求的记录。机检系统中常用的位置算符主要有f、s、n、w, 分述如下:
f算符:要求被连接的检索词出现在同一字段中, 字段类型和词序均不限。例如information (f) intellingence, 又如earthquake (f) prevent。
s算符:要求被连接的检索词出现在同一句子中, 词序不限。例如wine (s) drink、computer (s) crime。
n算符:要求被连接的检索词必须紧密相连, 词之间除允许有空格、标点、连字符外, 不得夹单词或字母, 词序不限; (Nn) 表示两个检索词之间最多可以夹N个词 (N为自然数1, 2, 3...) , 且词序任意。例如information (n) retrieval可以检出information retrieval和retrieval information。
w算符:要求检索词必须按指定顺序紧密相连, 词序不可变, 词之间除允许有空格、标点、连字符外, 不得夹单词或字母; (Nw) 表示连接的两个词之间最多可夹入N个词 (N为自然数) , 词序不得颠倒。例如solar (w) energy, 得到solar energy;control (1w) system, 可以得到control system、control of system、control in system等。
需要注意的是不同的机检系统, 位置检索的功能及算符不同, 上述为Dialog系统的位置算符。
3.3 截词检索
截词检索是指用给定的词干做检索词, 查找含有该词干的全部检索词的记录, 也称词干检索或字符屏蔽检索。它可以扩大检索范围、提高查全率、减少检索词的输入量、节省检索时间、降低检索费用等作用。检索时, 若遇到名词的单算数形式、词的不同拼写法、词的前缀或后缀变化时, 均可采用此方法。截词的方式有多种, 按截断部位可分为右截断、左截断、中间截断、复合截断等;按截断长度可以分为有限截断和无限截断。
这些运算符使用的合理与否直接关系到查新检索质量。在实际查新中, 经过一次检索就获得非常满意的结果几乎是不可能的, 查新员一般对所查的课题是陌生的, 因此需要对初步检索结果进行浏览获知一些知识后, 反复对检索式进行改进和提炼, 最终才能得到合适的结论。
4 结语
科技查新以信息数据库为平台, 以检索文献的方式, 对课题进行鉴定, 对科技的发展、科研水平的提高有很大的促进作用, 在国内外的科研工作中扮演越来越重要的角色。科技查新的质量在能否得到社会认可上十分重要。
查新档案 第9篇
随着农业科技市场的全面放开, 农业科技信息的需求量不断增加, 农业科技查新机构的查新任务日趋严重, 市场化经营的科技查新发展局面正在形成。在当前的科技查新市场中, 竞争主体有位于相同省份、相同行业的, 也有不同省份、不同行业的, 市场竞争已经打破了之前的省域区划的界限。因而, 今后还会有更多的科技查新机构进入到农业科技信息检索市场竞争中来, 对于该机构而言, 这既是千载难逢的市场机遇, 也是竞争压力陡增的发展挑战。因此, 对科技查新业务的盈利模式问题及市场推广策略进行研究, 具有一定的借鉴意义。
1 科技查新服务工作面临的困境
1.1 滞后的科技查新支撑体系
2003年至今的13a里, 国内的科技查新机构脱离了政府的审批和资质审查, 不再受行政公权力的干扰和制约, 开始遵循市场化的运行规律, 这就导致科技查新工作得不到高效的统一管理, 科技查新管理体系不够系统全面, 没有健全的质量监管机制, 质量考评各自为政, 不能形成完整的工作流程。因而, 热带农业科技查新支撑体系严重落后, 无论是文献资源、查新管理、查新质量管控, 还是查新人员素质提升、科技查新服务都跟不上市场经济的发展, 因前期投入的制约, 与国内其他地区的查新机构相比, 在文献数据库, 特别是外文全文数据库的使用中存在缺陷, 无法满足科技查新日益多元化的要求, 影响了科技查新质量的提升, 降低了科技查新报告的准确度和科技含量, 给科技查新业务的市场开拓造成了不利影响。
1.2 文献资源的制约
早在20世纪90年代, Dialog系统就已经在国外的科技查新机构中得到了全面的应用, 是当时西方国家文献检索的必选工具。因而, 鉴于Dialog系统丰富的文献资源, 灵活的检索设计以及快捷的反应速度, 包括热带农业科技查新机构在内的国内的众多科技查新机构都将其作为工作首选, 并沿用至今。但是近年来, 美国的《政府报告索引》, 日本的《科技文献速报》以及英国的《化学文摘》等权威数据资源陆续退出了dialog系统, 给特定领域的科技查新造成了障碍和困扰[4]。因而如果相关热带农业科技查新涉及到上述数据资源所在的领域, 就必须斥资购买相应的替代资源, 确保外文文献的重复率和覆盖率不受影响, 保障科技查新的质量, 这是一笔额外的投资, 增加了科技查新成本。或者就须停止特定领域科技查新业务的办理, 亦或是寻求其他科技查新机构的帮助, 又会影响到查新项目的连续性。
1.3 管理缺失
目前, 热带农业科技查新工作还不够规范, 缺乏完备的管理体制。早年颁布的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》是国内各大科技查新机构开展工作的依据和指导, 但是上述2个文件并不具备严肃的法律约束力, 特别是对于科技查新机构提供的查新报告, 并没有细化的标准要求和操作规范。管理的缺失导致没有一个职能部门或者一部管理规范能够有效的评价一份科技查新报告的质量。尤其是2003年以来, 随着经济社会的全面发展, 科技查新的业务不断增加, 查新范围不断扩大, 新的查新点不断增加, 不同资源条件的科技查新机构给出的查新报告质量相差很大;随着科技部取消对科技查新机构的资质管理, 没有一个权威部门对众多的科技查新进行权威的管理和审查, 间接导致了科技查新市场的混乱。
1.4 查新业务数量和质量的不稳定性
近年来, 随着科技兴国战略的实施, 科研领域的投资规模不断壮大, 科研项目的种类更加繁多, 数量更加庞大, 给当前的科技查新工作带来了严峻的挑战, 尽管业务量大幅增长了, 但受理时间比较集中, 时间要求更为紧迫, 有限的科技查新人员面对时间要求紧迫的、任务量巨大的科技查新任务, 要同时兼顾查新报告的质量和科技查新的速度, 很可能会出现工作安排忙闲不均的状态, 因而, 当前, 科技查新机构普遍面临着查新业务数量、质量不稳定的问题。
1.5 学科专家配备欠缺及不全面
农业科技查新机构的人员及图书情报专业信息管理及涉农专业为主, 但是近年来, 不同专业和学科的科技查新任务都有出现, 并且学科交叉带有一定的模糊性, 很难准确的判定科技查新的关键词和查新点, 对工作人员的专业技术要求不断提高。但是任何一个科技查新机构, 都不可能囊括全部学科的专业人才, 也不可能仅仅因为一笔两笔的科技查新业务, 专门聘请偏冷专业的查新人才。因而, 查新机构间的绝大部分业务都是通过查新员跨专业完成的。
2 科技查新赢利模式存在问题分析
2.1 查新资质认证与业务管理不规范
热带农业科技的查新资质源自农业部和所在省份的多重授权, 尤其不能跨越授权范围, 查新机构要严格确保科技查新在授权范围内进行, 自觉接受相关部委及所在地有关部门的年度审查、业务抽检。早在2003年, 中国入世之后, 科技部不再行使统一认证和全面管理查新机构资质的职责, 正是因为此, 很多查新机构误以为科技查新降低了门槛, 很多根本不具备查新能力的结构也进入了科技查新市场, 引发了科技查新市场的混乱, 这种现象也给热带农业科技查新机构开展正规的查新工作造成了困扰。这种困扰表现为:部分机构的查新报告出现不真实的栏目填报, 随意填写中国知网、中国专利信息网、万方数据库等国内的知名数据库, 随意填写人为扩大的检索数据库, 一些查新机构并没有购买规定数量和类别的中文科技期刊, 并未进行应有的手工检索, 也公然的填写对某某核心期刊进行了手工检索, 导致热带农业科技查新机构的专业性和科学性很难体现;随意的接受其他几个的查新委托, 随意跨越原有的资质认证的授权范围;对单位自有的科研项目进行自行查新, 这同样也是违反查新规范的;使用了少量不具备查新工作资质、未经过专业培训的工作人员。
上述问题的存在, 直接影响到了热带农业科技查新机构的专业信誉, 阻碍了科技查新市场的全面开拓。作为一项能够带来经济收益的公益性事业, 科技查新难免会因为费用收取、查新时限等问题引发混乱的市场竞争, 这对于热带农业科技查新工作的正常开展及业务扩张是极为不利的影响。
2.2 手工检索的重要价值没有得到体现
对于科技查新, 应当遵循微机检索为主、手工检索为辅, 二者高效结合的检索业务规范。近年来, 随着互联网技术的发展, 电子文献数量不断增加, 数据库规模不断扩大, 微机检索由于检索速度快、存储容量大等优势, 能够实现短时间内完成大范围的信息检索, 造成手工检索的重要作用被逐渐淡忘, 导致了科技查新的客观性和全面性难以保证。具体到热带农业科技查新机构而言, 对手工检索的忽视表现为:热带农业科研工作对早期文献的忽视, 该领域的科技期刊出现电子版本的历史较短, 早期的科技文献没有全部收录;相关汇报材料、工作通报及工作汇编中的科技信息被遗忘或忽视, 电子文献中并不包含这部分资料;产品信息被漏检, 鉴于科技期刊印刷版信息更新要超前于电子文献的更新, 刊登在印刷版科技期刊封面、插页上的产品信息、特别是新产品信息得不到及时收录。
综上所述, 只有通过手工检索才能够对完整的数据库进行查新检索, 尽管手工检索速度慢, 操作繁琐, 但是能够弥补微机检索的疏漏和缺陷, 是机检的重要补充。今后, 即使电子文献数据库会不断扩大和更新, 也依然不能减少必要的手工检索, 这是机检所不能取代的。热带农业科技查新要严格遵循查新的规范要求, 以高度负责的科学精神, 充分挖掘手工检索的重要价值, 只有这样, 才能确保科技查新的质量。
2.3 查新人员综合素质有待提高
该机构从事科技查新的工作人员的科技素质和从业态度直接决定了科技查新的质量。总的来说, 合格的科技查新工作人员应当具备以下素质:文献检索专业而娴熟, 能够熟练的运用现代化的检索设备和检索工具, 外语纯熟, 具备一定的综合分析能力, 文字材料写作能力过关, 具有高度的职业热情。具体到该机构, 从事科技查新的工作人员主要包括外语专业人才、热带农业人才, 教育背景不同, 综合素质各有不同, 部分人员知识结构老化, 检索观念落后, 客观上影响了科技查新工作的开展。事实上, 作为主攻热带农业科技查新的机构, 配备资质齐全的兼具专业知识和查新技能的工作人员团队并不现实, 甚至并非所有的查新人员都必须具备查新资质。因而, 开展科技查新工作时, 一旦面对其他门类的热带农业学科或者小众的查新课题, 检索词及检测手段的选择就可能出现偏差, 导致出现误检或者遗漏, 从而降低了科技查新的准确度。
随着科技查新市场化进程的推进, 查新机构的市场竞争不断激烈, 热带农业科技查新面临着容量剧增和学科交叉的挑战, 现有的科技查新人员结构已经不能满足全新的科技查新需求, 查新人员的技术层次、知识结构、专业类型都应当阶段性的提升和改造。
3 科技查新服务工作市场推广策略
3.1 搭建多元化的科技查新支撑平台
目前, 国内针对科技查新支撑平台的研究并不多, 仅有少数学者从查新报告的质量、文献数据库以及科技查新服务管理等角度探索了科技查新支撑平台的构建途径, 现有的研究成果缺乏应有的系统性, 但是对科技查新支撑平台的构成元素和筹建主体进行了全面的探索, 对于搭建多元化的科技查新支撑平台提供了有效的理论参考。搭建多元化的科技查新支撑平台, 要同步推进政府支撑、资源支撑、管理支撑和人才支撑, 要注重对多元化、个性化的科技查新需求的满足, 要提高规范化管理水平, 提升科技查新支撑平台的科学化和规范化运行水平, 从而帮助热带农业科技查新机构的工作上到一个更高的台阶。
3.2 牵头成立科技查新行业联盟
部分省份在这个领域已经做出了有益的尝试, 为了加强所在地 (区域) 的科技查新工作管理, 提升科技查新单位的工作效益, 促进科技查新工作质量的全面提升[5]。2014年, 浙江省多所高等院校和研究机构联合, 建立了国内首个省域内的快捷查新行业协会, 引进了内部竞争机制和行业规范机制。热带农业科技查新机构应当借鉴这一做法, 牵头筹建所在地的科技查新行业联盟组织, 加强所在地科技查新咨询的行业管理, 注重科技查新工作流程的规范与统一, 形成统一的科技查新培训体系, 进而全面提升本省的科技查新工作质量和从业人员素质。同时要向农业部等主管部门呼吁, 重视科技查新行业联盟建设, 以行业联盟和行业协会为载体, 加速科技查新管理质量的全面提升, 结束各自为政、分散管理的陈旧局面。
3.3 拓展查新服务的新领域, 开展多元化服务模式
3.3.1 开展嵌入式服务模式
当前, 国外的高校图书馆、科研院校等各类机构, 已经普遍的采用了嵌入式服务。当前, 信息所在对嵌入式服务的使用还刚刚起步, 要探索不同于图书馆嵌入式服务的“嵌入式信息服务”模式, 以此作为科技查新工作开展的技术保障, 以科技查新中心为平台, 向更多的科研机关、农业企业和种植户提供“嵌入式文献信息服务”, 提供很广泛的渗透式的科技查新衍生服务。热带农业科技查新机构要加强与热带农业产业及企业的科研合作力度, 共同选定和承担科研项目, 在项目立项调研、课题选择、研究过程以及成果检验的整个过程中提供全方位的文献检索服务。发挥信息过滤、文献分析及报告检测的作用, 发挥科技查新的技术优势, 针对具体的热带农业项目, 选择最恰当的文献数据库, 为科研工作提供全方位的信息支撑。同时还应当密切关注国外热带农业的行业技术发展、市场环境变化, 关注国外大中型热带农业企业的发展动向, 结合文献检索和科技查新工作, 把握热带农业技术的发展趋势, 帮助国内的热带农业产业调整科技攻关方向, 制订恰当的市场营销战略。
3.3.2 开展查新预检和查新后续跟踪相结合的服务模式
热带农业的查新项目经常过于集中, 并没有布设科技查新预检工序。所谓的科技查新审核只是针对查新的技术要素和查新点, 简单的审核之后即开始科技查新, 将查新任务配发给查新工作人员。完成科技查新后, 往往就不再关注之前的查新项目。也就是说, 科研项目结束立项查新后, 查新机构通常不会继续开展信息检索服务, 后续的跟踪服务到此为止。特别是查新报告给出之后, 查新机构更是和查新项目完成脱离关系, 很少继续跟踪项目的经济效益、社会效益以及科研成果转化情况。作为科技查新的重要环节, 科技查新预检的作用不可忽视, 工作人员要依据预检的结果判断项目的创新点, 形成系统的技术创新体系。因而, 科技查新服务, 预检工作要全面充分的开展, 只有这样, 才能确保查新的准确度和科学性, 才能确保查新报告的质量。
此外, 以热带农业信息服务为主的科技查新工作还要注重后续信息跟踪服务的开展, 要让科技研发人员全面充分的掌握查新信息, 进而把握科研项目的进度和技术创新点, 为后续的深入研究提供全面的信息支撑。可以说, 科技查新预检和后续跟踪是对传统的科技查新的补充, 之后实现了科技查新预检和后续跟踪服务的全面结合, 才能保持参与科技查新的科研项目的完整与独立, 提高科技查新的工作质量, 为开拓科技查新市场独辟蹊径。
3.3.3 搭建查新事实型数据平台, 提供增值型查新服务
为了规避市场上混乱无章的科技查新行为的影响, 热带农业科技查新机构应当积极搭建科技查新成果共享体系, 建立查新事实型数据库平台, 避免查新单位及个人跨区域的重复查新, 为其提供增值型的查新服务。所谓事实型查新数据平台, 指的是一个汇集了众多实践数据和理论指示的信息集合, 是用已经获得的科技信息搭建的特定的数据库[6]。事实型查新数据平台, 能够帮助查新单位更加便捷的获取已有信息, 对未知状态进行科学的判断。鉴于国内尚未建立起完备系统的事实型数据平台, 热带农业科技查新机构可以就此做出积极的探索, 构建基于事实型数据资源的科研机构与企业合作的科技查新工作平台, 凭借各类信息分析工具, 借助相关人才资源, 搭建能够提供科技查新增值服务的新型模型, 对要求科技查新的科研机构及企业的科技创新活动进行科学的评估和准确的衡量, 从而帮助热带农业科研事业建立科学完善的科技创新工作机制, 更好的占据科技查新的市场份额。
摘要：随着科技市场的全面放开, 信息的需求量不断增加, 市场化经营的科技查新发展局面正在形成。笔者以热带农业科技查新为基础, 对科技查新面临的困境、盈利模式进行了分析, 并结合具体的工作实际, 提出了科技查新业务市场推广的策略。
关键词：科技查新,困境,盈利模式,市场推广,热带农业
参考文献
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[5]孙慧明, 邓菊英, 王璇.我国跨系统区域图书馆联盟建设发展研究综述[J].图书馆工作与研究, 2016 (1) .