人事档案收集范文

人事档案收集范文（精选12篇）

人事档案收集 第1篇

关键词：人事档案,收集,现代化管理

1 人事档案的概况

人事档案是在人事管理活动中形成的, 记述和反映个人经历和德才表现, 以个人为单位组合起来, 以备查考的文件材料。具体地讲, 由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的, 记录干部、工人等个人经历、思想品德、业务能力、工作状况, 以及所受奖励、处罚等方面的原始档案, 是一个人真实面目的客观反映。其中的自传、履历表是个人经历、思想演变、家庭和社会关系的反映, 历年的鉴定, 记载着个人不同时期的表现和组织的评价;入党、入团、提职、升级等材料, 是个人在党的教育下成长的佐证;政治与工作情况的考核、考察、科研成果的登记、奖惩等方面的材料, 是个人政治表现、思想品德、工作能力、业务专长的展现。所以, 人事档案是个人情况的记载, 是本人面貌的如实反映。

2 人事档案的收集

人事档案收集工作是人事档案管理的基础和前提, 是指人事档案管理部门定期或不定期地将有关方面形成的人事档案材料进行集中的过程, 它是取得和积累人事档案材料的一种手段。经常地、有计划地收集和补充人事档案材料, 积极地开展收集工作, 是做好人事档案工作的关键环节, 好是保证人事档案完整、准确地反映员工全貌的重要一环, 收集工作是人事档案工作的起点。

2.1 收集内容

2.1.1 组织、人事、劳资及其他人员管理部门

形成的有关个人的履历表、登记表、自转以及鉴定、考核、培训、参加的工作时间、历史问题审查、工资调整、出国、晋升专业 (技术) 职务、调动、任免、离人、退休等方面的材料。

2.1.2 由党团组织、行政机关、企事业单位和

有关部门形成的入党、入团材料以及党风外奖励和党团员的登记表、思想工作总结等。

2.1.3 由纪律检查部门或公安司法机关形成

的违犯党纪国法而形成的处分材料内战人检查材料以及甄别复查结论和判决书等方面的材料。

2.1.4 由业务部门、学校和培训部门生成的反

映个人业务能力、技术成果鉴定方面的材料以及学历、考绩等方面的材料。

2.2 收集方法

由于人事档案的形成具有生成的连续性、来源的广泛性、形式的固定性、相互的联系性特点, 因此在收集方法方面也有多种多样的收集方法。

2.2.1 定期收集。

人事档案材料产生的连续性, 决定了一个人档案的建立并不是收集工作的结束, 而只是提供了一个新的起点, 还需要坚持做好人事档案的补充工作, 针对其形成的特点, 定期收集一定阶段形成的人事档案材料是完善人事档案材料的主要渠道。

2.2.2 定向收集。

人事档案材料来源广泛, 其形成相对分散。凡与人事发生联系的工作部门或单位都有可能产生人事档案材料, 然而对人事档案的利用却要求集中, 这就决定了人事档案工作者要在充分调查研究的基础上, 根据收集的多种渠道, 向有关单位和部门进行定向收集。

2.2.3 随时收集。

有一部分人事档案材料是按照一定的时间规律形成的, 当机构变动时, 也会进行人员的任免, 因此档案人员要及时了解信息, 随时收集。

2.2.4 跟踪收集。

人事档案材料不是孤立形成的, 它是围绕一定的工作、学习、事件、问题而形成的, 材料与材料之间有着密码的关系, 这种相互间的联系性, 为收集工作提供了一定的踪迹, 人事档案工作者可以根据已获取的材料, “按图索骥”地进行收集。

3 人事档案的管理

人事档案管理是人事档案利用的重要步骤, 随着计算机技术的不断应用, 人事档案管理如果仅仅停留在传统的手工操作过程就做不出大文章, 只有把发展的突破口放在计算机现代化管理上才会“天高任鸟飞, 海阔凭鱼跃”, 运用现代科学技术和管理手段对人事档案有效的管理是时代发展的需要, 也是档案工作者为人事管理提供更多信息所必须的。人事档案现代化管理的实现要以计算机等硬件为依托, 以计算机软件的智能管理为途径, 走录入、查询、打印一体化管理的新路子。这种方法打破了以传统手工操作的格局, 采用现代化管理的方法, 能迅速、准确地、主动提供翔实的人事档案信息, 真正实现查阅档案不进库房的质的飞跃。同时, 使利用者通过微机检索感到图文并茂、生动形象。具体说来:

3.1 系统环境

3.1.1 硬件配置。486DX型以上彩显微机、

4M以上内存, 200M以上的硬盘一个, 彩色扫描仪和彩色打印机各一台。

3.1.2 软件环境。WINDOWS 95/98, FOX-PRO FOR WINDOWS。

3.2 数据库结构

人事档案数据库的建立是人事档案现代化管理的前提, 数据库建立的合理与否直接影响到微机的检索。对于人事档案较少的档案室来说, 可以建立一个总数据库和几个索引数据库, 对于人事档案较多的档案室来说, 则应采取在建立一个总数据库的同时, 建立几个分数据库和几个索引数据库的方法。在建立总数据库时, 依据现有人事档案管理的规范和标准进行设置, 数据库的字段名分别设为全宗号、目录号、案卷号、姓名、单位、出生年月、毕业院校、是否党员、奖励、简历等字段。其字段的类型设置均为字符型。全宗号、案卷号和目录号长度设置为4个字节, 姓名长度设置为8个字节, 单位、毕业院校长度设置为40个字节, 是否党员长度设置为2个字节, 奖励和简历长度设置为200个字节。

3.3 系统软件

3.3.1 系统构成

软件系统由数据管理、数据处理、系统查询、系统打印四个子系统构成。

3.3.2 软件技术

软件开发以追求“响应快、效率高、性能可靠、系统安全”为程序设计的出发点, 兼顾“程序可读性强, 结构艺术以及人机界面友好”等方面。在系统设计和编程过程中, 采用二项拆分法进行检索和模块程序技术。

3.4 系统功能

3.4.1 数据管理子系统

增加数据;删除数据;修改数据;插入数据;数据装入;数据恢复;数据自检;数据核查;系统排错;错误报告;备份;重组数据库;不同格式的数据库转换;系统密码设置以及修改口令等子程序。

3.4.2 数据处理子系统

生成摄影者倒排档并统计摄影者频数;生成扫描照片的文件倒排档并统计文件频数

3.4.3 检索系统

标题检索;摄影者检索;拍摄时间检索;底片号检索;案卷号检索;照片号检索;组配检索。

3.4.4 系统打印

卷内目录打印;原件档案打印;自定义格式打印。

3.5 系统特点:

3.5.1操作简便。该软件人机界面友好, 自始至终采用中文对话方式, 使用者只需根据提示进行操作, 便可达到检索目的。3.5.2系统适宜性强。本软件采用流行的foxpro for windwos, 对硬件要求不高, 目前流行的各种型号计算机都能适合。3.5.3检索途径多。能够多角度、全方位进行模糊查询。3.5.4响应时间快。由于采用科学的算法生成倒排档, 冗余度较小, 查询响应时间较短。

3.5.5 系统安全性较高。

能有效地防止未授权的非法用户使用、严禁对数据的非法操作以及随时核对数据库密码, 促进了系统的正常运行。

总之, 人事档案的收集与管理是人事档案工作的重头戏, 也是提高人员管理的有效途径, 特别是采用计算机管理人事档案, 该过程的实现将打破计算机管理档案的“瓶颈”, 对于逐渐摆脱单纯依靠传统手工管理和增加档案工作的“含金量”以及缩短现代化管理的进程都将起到积极的促进作用, 同时也推动人事档案向规范化、标准化、数字化方向迈进。

参考文献

[1]何素芳.浅谈人事档案归档材料的鉴别[J].档案时空, 2005, 2:37-38.[1]何素芳.浅谈人事档案归档材料的鉴别[J].档案时空, 2005, 2:37-38.

[2]杨锦华.浅谈企业人事档案的管理[J].宁夏电力, 2003, 1:53-56.[2]杨锦华.浅谈企业人事档案的管理[J].宁夏电力, 2003, 1:53-56.

人事档案材料收集归档范围 第2篇

1.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

2.录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

3.办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

4.评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

5.员工更改姓名、民族、年龄、入党、参加工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

6.党团组织建设中形成的入党志愿书（1-2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

7.干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料：甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

8.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

9.各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

10.员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

11.体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

12.办理丧事活动中形成的掉词、补告；非正常死亡的调查报告。

13.高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

14.学生学籍变动记录材料。

15.学生在校期间每学年的思想品德评定表。16.毕业学生体检表。

浅谈人事档案材料的收集与整理 第3篇

1  人事档案材料收集中存在的突出问题

1.1  人档分离。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，弃档不用的人员越来越多。一些单位对档案管理不够重视，人档分离情况愈加严重。

1.2  材料在内容和形式上雷同。一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况，严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

2   人事档案材料收集

2.1  主动收集。作为档案员，应密切注意单位人事档案材料产生的信息，主动争得各部门（单位）的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。建立一定的上交制度，避免材料形成时间过长，未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。

2.2  重点收集。新时期人事档案材料收集的重点主要有：廉政材料、业绩材料、诚信材料，反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心理素质、身体状况等方面的材料。人事档案材料收集归档工作，要本着实事求是的原则，另外在干部人事档案里还应增加个人信用方面的内容，使干部人事档案不再“千人一面”，实际工作中，要着重收集反映干部思想政治、工作实绩、品德作风、业务能力、学识水平等材料充实档案，成为用人单位广纳贤才的依据。

2.3  追踪收集与经常收集。档案管理人员工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。要经常关注单位个人基本信息，经常对档案进行清查，随时掌握所有人员的变化情况。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，将缺少的材料进行认真登记，并下发《催交材料通知书》，限定时间，要求相关单位将所缺材料按工作制度及时补交，避免时间过长或人员流动造成档案材料无法收集归档。

3  整理档案材料

3.1  材料鉴定。材料形成要规范准确，真实有效。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。内容不实，字迹不清，不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能归入档案;如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系完善手续。

3.2  技术加工，分类准确，编排有序。高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，切实做到整齐划一，归档材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其他材料相等。特别情况，例如对折皱、破损的材料进行裱糊。如内容太多可折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细，装订整齐。通过以上整理，使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用，对应归档的材料，要进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。

3.3  及时、准确做好目录，录入计算机。要随时有效地保存有效档案。对于常规产生的档案材料，做好编排有序、分类准确、目录清楚、装订整齐。通过规范有效整理，每卷档案应达到完整、真实、实用。

4  档案员的职业素养

4.1  人事档案工作政策性强，档案人员要有较高的思想政治素养、用科学发展观来指引自己的工作，要作风正派、脚踏实地、责任心强。

4.2  档案管理工作人员要不断学习人事工作方面的新政策、新知识，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理等知识和技能。要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要有较好的协调能力、沟通能力，具有极强的工作责任心，保证工作顺利开展。必须掌握现代化管理技术，能熟练操作计算机并合理运用于实际工作中。

4.3  人事档案工作的保密性强，档案管理人员要切实加强自身职业道德的修养。遵守干部人事档案工作有关法律规定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。要切实做好防火和安全保密工作，加强对档案材料的管理。不得擅自处理或销毁档案材料。对按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后区别情况予以处理。做好人事档案借阅、借出、接转记录和整理档案记录。认真恪守职责及人事档案管理相关规定。

干部人事档案收集归档分析 第4篇

干部人事档案材料收集归档工作是指干部人事档案管理部门按照干部管理权限, 根据党和国家相关政策规定要求, 将分散在相关部门和个人手中的人事档案材料有组织、有计划地收集起来, 实行集中统一管理的工作。

干部人事档案工作是组织人事工作的重要凭证, 它记载了干部的学习经历、工作经历、考核情况、社会关系、政治思想表现、奖励和处分、提拔任用情况、专业技术职务及水平等, 是干部一生的完整记录, 也是组织人事部门坚持公道正派地选人用人的重要基础。因此, 确保干部人事档案内容的真实性、准确性、完整性对干部人事档案工作尤为重要。

二、干部人事档案管理过程中的现状

干部人事档案管理主要涉及收集干部的主要人生经历、社会关系、奖惩情况以及职务等情况, 对这些资料进行整理归纳, 审核录入, 并进行定期和非定期的维护工作, 以确保资料的真实性、时效性。

(一) 干部人事档案管理的成就。总体而言, 我国的干部人事档案管理工作取得了一定的进步, 大多数地区通过档案清查了干部的基本情况, 并做了等级划分;同时促使管理者对于干部人事档案管理意识的提高。此外, 相关部门还通过多层面、多渠道追踪干部档案的方式完善了资料, 基本满足收集“全”、鉴别“细”、分类“准”、装订“齐”的要求。

(二) 干部人事档案管理的问题。另一方面, 我们更需要看到干部人事档案管理中的不足。因为只有多审视不足之处, 我们才能更好地推进干部人事档案管理工作水平的提升, 更好地适应社会的变化和满足不断变化着的档案管理工作的要求。

目前最为突出的问题表现为干部人事档案管理的信息化水平低。相对于发达国家而言, 我国的信息化技术、数字技术和网络技术等发展比较滞后, 水平比较低下。所以, 目前我国的档案管理也仍是以传统的纸质档案为主, 其在收集、归档和维护的过程中, 由于受到时空的限制比较大, 导致档案管理工作效率极为低下。与此同时, 我国进入了信息大爆炸的时代, 干部人事信息涉及庞杂, 对于存储、归档和后期维护的要求也不断提高。因此, 传统的纸质档案管理完全不能适应社会发展需要, 急需开发新的管理模式, 减轻管理重负, 提高管理效率。

三、提高档案管理信息化水平的途径

显然, 电子档案相较于纸质档案, 具有接收和共享更加方便快捷, 储存量大而且更稳定, 更加节约空间和人力等成本等鲜明特点。所以, 将电子档案管理方式引入到干部人事档案管理中具有显著优越性, 具体的应用可以从以下几个方面进行。

(一) 建立电子档案综合管理系统。实现电子档案管理的有序化、规模化和稳定性就必须首先建立一个科学的电子档案综合管理系统。现代信息管理技术十分发达, 不同学者从不同角度提出了建立该系统的不同技术实现路径, 例如有人建议利用B/模式进行开发设计, 也有人建议建设OA办公自动化信息系统, 还有人提出通过PKI技术优化电子档案信息管理。笔者认为, 无论采用哪一种技术, 都要在自身技术和需求现实的基础上, 尽可能多地开发新功能, 例如信息发布和浏览的功能, 档案的录入、查询、统计、网络归档和系统维护等功能, 详细见图1。

(二) 扩大对资金、技术和人才等资源的投入。建立先进、综合高水平的电子档案综合管理系统的前提是, 学校必须具备一定的资金, 能够引入先进软件和硬件设备, 能够支撑该管理系统的研发或者购买和维护, 能够培育或引进专业的高素质管理人才。所以, 校方需要转变传统的纸质档案管理理念, 提高对电子档案综合管理系统的重视程度, 并扩大对资金、技术和人才等资源的投入力度, 以便更好地适应信息大爆炸时代的档案管理要求。

(三) 完善配套管理机制, 实现电子档案的安全、规范管理。虽然一方面电子档案具有传统纸质档案不可比拟的众多优越性, 另一方面, 档案管理方式成为未来档案管理的必然趋势, 但值得注意地是, 电子档案的管理不太成熟, 信息安全问题比较突出, 同时管理的过程也不够制度化、专业化。所以, 未来对电子档案的收集、归档和保护尤其需要注意安全机制和规范制度的确立。换言之, 就是除了要建设好主体的电子档案管理系统之外还要做好配套措施, 避免由于不规范操作和信息泄露导致出现更严重的管理问题。

四、结语

干部人事管理工作是一项涉及范围比较广泛、信息比较繁杂的工作。过去传统的纸质档案的管理模式已经不能很好地适应当下社会发展的需要。与此同时, 由于近年来, 我国的信息技术、数字技术和网络技术的突飞猛进, 电子档案管理的理念也获得了更多人的认可, 该项技术逐渐成熟并开始被普及到各行各业中来。因此, 干部人事档案管理人员也要实事求是、与时俱进, 加快建设信息化电子档案综合管理系统, 提高对档案各方面的处理效率, 包括档案的收集、档案的归类储存以及档案的保护等。

摘要：档案管理工作对于上级组织考察干部的表现情况以及选拔优秀干部成员具有十分重要的参考作用。档案资料的全面与否、信息真实与否都影响着上级组织对该干部的态度和评价, 某种程度上决定着组织最终对其录用与否。因此, 本文从干部人事档案的收集归档过程中出现的问题出发, 提出了针对性的改进策略和建议, 以期为我国的干部人事档案收集归档工作提供一些可行的借鉴。

关键词：干部人事档案,收集归档,问题分析,对策建议

参考文献

[1]魏薇.如何做好干部人事档案收集归档工作[J].黑龙江档案, 2014 (05) :90.

[2]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学, 2013.

附：干部人事档案材料的收集范围 第5篇

1、干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员的登记表等反映干部经历的材料。

2、自传和属于自传性质的材料。

3、考察、考核形成的材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料、鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

4、审计工作中形成的有关材料，主要针对干部个人具有审计结论性的材料。如：离任审计考核材料等。

5、国民教育，成人教育（大中专），学习、培训材料，党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

6、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职称职务中形成的有关材料：专业技术职称职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表、业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表等材料。

7、创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著、在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

8、政治审查工作中形成的有关材料。调查报告、审查结论、上级批复、检查交代或情况说明材料等等。

9、更改个人基本情况的有关材料：更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间、个人申请、组织审查报告等有关材料。

10、党、团组织建设工作中形成的材料

1）中国共产党入党志愿书（以批准转正的）、入党申请书（1-2份系统的、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明，党员登记表，民主评议党员中认定不合格党员；

2）中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料； 3）加入民主党派的材料。

11、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，有突出贡献的专家、国家、省、部级科技奖、国家、省、部级青年科技奖、先进事迹登记表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

12、纪检、监察、法院和行政管理等部门对干部个人进行调查、作出处分决定全过程中所形成的具有历史记录意义的有关材料。

13、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表授予军衔审批表，转业鉴定，退（离）休审批表等材料。

14、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

15、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正审批表，各种工资变动审批表、登记表，提升晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

16、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。

17、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议中形成的有关材料。

18、反映干部身体情况的健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。

19、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平简介、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。

高校照片档案的收集方法 第6篇

【关键词】高校照片 收集方法

高校照片是高校档案的重要组成部分，我们要把高校照片的收集工作作为工作的重中之重，通过多手段、多渠道的方式，尽量地收集多类别、多形式的照片。

一、新闻照片的收集方法

新闻照片是高校照片档案最重要的一部分，是新闻记者在新闻宣传报道采访过程中形成的。它包括学校在发展过程中的重大、重要事件；重要人物的来访、考察；一些具有特色的教学活动、实践活动；校领导参加重要会议的会议主题以及活动内容等等。这类照片，在高校主要由宣传部负责。宣传部记者在新闻采编过程中拍摄，并通过校园网站发布，具有形象性、纪实性、群众性等特点，是现实生活的真实反映，在一定时段内具有一定的新闻价值。

所以，这类新闻照片的收集必须由宣传部负责，宣传部新闻工作人员应以每月的大事记为主线，搜集整理相关的新闻照片，然后根据新闻主题进行分类整理，并配有相关的文字说明，以一个月为一小节，一年为一总结，最后将电子版与纸质版照片统一交于档案馆工作人员。这种收集方法，既能避免重要照片的丢失，又对校大事记的编纂提供重要的信息。但是，由于各高校宣传部记者不止一位，对新闻的采访也不是由专人负责，而是随时分工，所以，我们档案馆就要求宣传部固定一位兼职档案员，由他来专门负责向本单位记者收取自我承接的新闻采访活动，最后，由兼职档案员负责这类照片的整理、移交工作。

二、毕业生照片的收集方法

毕业生照片是学生毕业后留给学校最美好的人物写照，是高校照片档案数量最多的一类。以学年为单位，每学年形成一批。并且随着高校本科生和研究生的扩招，这类照片每年呈一上涨趋势。对于毕业生照片的收集，个人认为学校应统一摄像师，统一拍照，届时，档案馆只需向摄像师索要毕业生照片电子版进行备份保存，并统一翻洗一套照片即可。对于这种收集方法，既减少了之前向各学院兼职档案员收集的烦琐，也能保证照片数量的齐全，以及其规格和质量的统一。同时，便于分类整理，杜绝重复保存。

三、科研照片的收集方法

科研照片的收集应由科研处负责，分两类移交，一类是各种活动照片，另一类是科研项目照片。活动照片采取随时归档的方法。活动结束，参与人员就得及时将有价值的照片交于科研处档案工作人员。对于科研项目照片，由于许多科研课题时间都比较长，达3—5年，所以，在科研项目照片的收集过程中，都要求及时地对每一项科研项目的申报、结题按类存放，并写好时间与说明。为了保证每个课题能及时形成档案，每年检查纸质档案的同时要检查照片档案，发现问题及时补救。课题结束前，再进行检查、验收、鉴定，适当调整、编号，写好目录。最后，完成科研照片的归档工作。

四、工程照片的收集方法

工程档案再现了学校建设和发展的历史面貌，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及维护、改造的重要依据。工程照片是工程档案重要的一部分，是指在工程勘察、施工过程中直接形成的直观的历史记录。诸如工程中的“三通”照片，及通电、通气、通水的线路照片，在其日后的维护中有着极其重要的作用。还有部分拆迁重建工程照片，能真实反映一个学校的发展变化情况。

工程照片的收集，主要应由基建处负责。基建处与施工单位签订合同，要求在工程档案的移交过程中必须附有照片，并将此事责任到人，由专人负责工程照片的拍摄、整理和移交。同时，基建处兼职档案员要在工程照片的拍摄、整理过程进行业务指导，并加强检查，移交的工程照片要真实地反映工程面貌和建设情况。最后，一项工程竣工后，由基建处统一整理，并对每类照片附有简明扼要的文字说明。经检查、审核无误后，统一向档案部门移交。

五、其他照片的收集方法

其他照片主要指学校教师为了提升个人的学术水平，以个人名义参加各类学术交流和科研活动的照片，以及参加各类比赛所获得省级以上奖项的颁奖照片；学生参加实验教学和各项实践活动，以及竞技比赛的照片；教师晨练、学生出操，以及参加运动会、文艺活动的照片；历任领导的个人照；历届毕业生中在各自岗位上成绩突出的佼佼者的成果照、工作照、生活照等等。这类照片在反映学校历史发展状况和展示学校名人、名事中提供重要的信息资源。

由于这类照片的移交不作硬性规定，所以，这类照片的收集也不会责任到单位或者是个人。但我建议档案馆确定一位专门的档案工作人员负责此类照片的收集，每一季度，通过学校OA 办公系统向全校人员发布照片征集信息。或者是主动与各单位、各学院兼职档案员联系，了解各自单位名人、名事信息，然后主动与相关个人联系，通过捐赠、翻拍或者是电子扫描的方式将此类照片在档案馆备份保存。

综上所述，高校照片档案的收集应分类别、分形式，有选择的、有针对性的，并责任到部门、责任到人。同时，档案部门要做好指导工作与督促工作，只有这样，照片档案的收集才能做到及时与完整，才能充分发挥其在展现学校历史风貌与学校教学、科研发展成果方面的重要作用。

【参考文献】

[1]蒙海理.论高校照片档案的收、管、用[J].兰台世界，2005（12）.

[2]黄贵苏.略谈高等学校照片档案的收集[J].浙江档案，1998（2）.

加强人事档案收集工作的重要性 第7篇

人事档案不仅全面客观的反映个人的历史, 而且能客观的反映一个干部的德、能、勤、绩、廉等方面的现实表现, 它是考察干部具有法律依据的文件材料, 它的完整与否, 直接影响干部管理工作, 所以加强人事档案内容建设, 已是人事档案管理工作的一项重要工作。

一、首先, 要增强广大干部职工

的档案意识, 提高对档案工作重要性的认识, 树立起“文件材料”需归档保存的意识。其次, 要按照分级负责, 归口收集的原则, 建立一支以组织人事干部为主体的人事档案材料的工作信息员队伍, 时刻掌握档案材料的信息, 创造一个档案管理部门督促收集, 各有关部门主动收集送交的良好工作氛围, 确保干部档案材料全面及时归入档案管理部门。

二、建立健全必要的干部档案材料的收集工作制度, 是干部档案收集工作的可靠保证。

1、档案管理部门要与档案材料形

成单位搞好协调, 帮助建立完善的干部档案材料收集送交工作制度, 实行定人、定时、定要求地收集送交责任制, 做到准确、完整、齐全。

2、档案管理部门要建立切实可行

的收集档案材料工作责任制, 同时要严把档案材料收集这一关, 认真执行收集工作制度, 对不符合归档要求的干部档案材料要责成有关部门重制, 限期送交。

三、加强人事档案管理人员的自身建设, 强化档案意识和责任意识。

增强人事档案管理人员做好干部人事档案工作的责任感和使命感, 不断提高政治思想觉悟, 加强职业道德修养, 树立强烈的事业心和责任感, 树立新形势下档案超前意识和参与意识。在当今科技迅速发展的新形势下, 档案干部必须加强学习, 增强学习的自觉性, 通过不断的学习, 提高自身的素质和做好本职工作的本领。

1、在政治方面要努力学习马列主

义、马泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想, 时刻牢记胡锦涛总书记提出的“六个坚持”, 在思想上、行动上始终与党中央保持一致;自觉主动地践行“三个代表”重要思想, 贯彻执行好党和国家关于档案工作的方针、政策, 象胡锦涛总书记寄予档案部门所说的那样:忠于党和人民的崇高思想, 维护历史面貌的求实精神, 无私奉献的高尚情操, 艰苦拼搏的顽强作风。这是对新时期档案干部的鼓舞、鞭策和厚望。新时期档案干部, 必须站在对历史负责, 对事业负责的高度, 围绕中心工作, 在新领域中不断的拓展档案工作, 在实践中认真学习、探索和研究。

2、在业务方面不断提高人事档案

人员的业务能力。档案管理人员首先必须系统地掌握干部档案工作的理论知识、应用知识、管理方法和政策要求, 具有熟练的收集、鉴别、整理、保管、利用、转递的专业技能。

3、明确掌握干部档案材料收集的来源、范围、方法和要求, 确保干部档案材料全面及时、保质保量地收集归档。

4、干部档案收集工作是人事档案

管理工作的一项基础性工作, 也是一项普遍的长期的工作。做好收集工作, 档案工作人员要做有心人, 做到平时收集与定期收集相结合, 确保人事档案的完整。

四、通过档案的利用来促进收集工

作的开展。档案人员认真负责, 科学合理有条不紊地管理、热情周到地服务, 就会赢得同志们的依赖和支持。让利用者感到文件材料保存在档案室比保存在自己手中更安全、更可靠, 查阅更方便, 愿意将自己手中的材料主动交到档案部门来, 从而促进文件材料的收集、管理和利用。

政府人事档案收集归档工作的新思路 第8篇

一、把握档案形成与变动规律, 掌握政府人事档案收集归档的主动权

政府人事档案资料产生于不同时间的不同部门, 本身具有很大的复杂性, 但并非没有规律性可言。以往政府人事档案收集归档是一种“提交———受理式”的被动收集方式。而从政府人事档案收集的规律性出发, 认真调查档案资料, 洞悉档案材料的来源, 增强档案收集工作的主动性和预见性。实际工作中要善于利用如下变动规律:一是时间规律。特定时期内, 部分单位或部门会形成一些固定的政府人事档案材料, 如单位年终考核结果、季度先进个人表彰材料、单位作风检查月材料等。政府人事档案管理人员把握好这些档案材料的形成时间, 做到提前准备、及时收集, 能有效避免因时间拖延造成的档案遗失问题。二是档案变动规律。政府人事档案发生变化时, 常常要求相关人员或单位提供人员档案基本信息。三是信息规律。领导班子换届选举、团员和党员审批、人大会、政协会、党代会等都是重要的人事档案信息来源, 政府人事档案管理部门应与这些活动方取得联系, 以确保档案收集的完整性。四是普遍性规律。涉及到共性和全局性的问题时, 政府人事档案管理人员要及时向有关部门咨询, 以避免毫无头绪的工作, 提升档案收集与归档效率。

二、密切配合有关部门, 完善档案收集归档渠道

政府人事档案涉及部门或单位众多, 作为档案管理部门应与各个部门建立有机联系, 共同完善档案收集与归档工作。一是与党委组织和团委组织建立有机联系, 收集相关人员入团入党信息、参加党代会登记信息、先进事迹信息等;二是与党校、电大等学校建立联系, 收集政府工作人员在学习期间的表现材料、学习材料及学历变动材料;三是与公检法机关和纪检部门建立网络信息交互平台, 收集相关人员党内处分、通报、批评等公文材料;四是与相关人员工作过的人事部门取得联系, 调取各类表格, 如履历表、简历表、晋升审批表、工作调动审核表、任职期间基本情况表等;五是与科技文化部门密切配合, 收集并审核相关人员的学术贡献、职称评审资料;六是与人大常委会建立长效联系机制, 重点收集相关人员行政履职材料、参加人大会议材料等;七是与财政部门取得联系, 收集相关人员工资变动材料。

三、严把接收材料手续关及鉴别材料真伪关, 确保政府人事档案的真实性

严把5个方面的手续关:一是审查手续。政府人事档案材料必须经过相关部门的审核并提供审核手续, 如人事鉴定表、党员信息表、履职表等都会有审查手续;二是批准手续。政府人事档案材料中有相关部门单位或责任人的审批意见, 如任免呈报表、处分公文、入党志愿书等;三是签署手续。签署手续要符合既定操作流程, 而对调函类的证明材料, 要与借调者原单位取得联系, 并要求原单位出具行为人工作态度、履职时间等证明材料;四是盖章手续。政府人事档案材料要求加盖相关单位的公章, 如批准意见、证明材料、履职材料等;五是落款手续。落款手续包含日期签注、责任人签字、单位负责人签字等。当然, 政府人事档案除了有完备的手续之外, 还应符合真实性这一基本原则, 否则可能为后续人事管理工作带来不便。为此, 在收集归档时首先要求档案材料与客观事实一致。如, 某一干部在提拔时, 要求在担任职务栏里写出具体的职务, 而相关部门在审阅时首先要明确写明同意某人担任何种职务, 不能笼统地写“同意”二字代替。其次要确保档案材料的完整。政府人事档案的各部分材料是一个有机联系的整体, 单个材料很难构成档案主体。

四、创新档案收集归档机制, 促进政府人事档案管理规范化

一是要健全联系制度, 形成收集政府人事档案网络。与各个单位建立长效联系, 才能确保政府人事档案收集归档的全面深入展开;二是完善递交制度。政府人事档案管理部门制定确切的人事档案归档范围、材料、手续等相关规定, 确保政府人事档案材料归档顺畅, 严禁任何单位或个人积压应归档资料;三是建立索要制度。对于那些应当提交政府人事档案的单位或个人, 应当提前发布公函以示提醒, 并在公函中限制政府人事档案提交时间。在政府人事档案管理人员工作强度允许的范围内, 也可主动到相关部门收集相应的档案材料;四是建立材料归类整理制度。对已收集而未归档的政府人事档案材料要进行科学分类整理。

参考文献

[1].杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案, 2012.6

[2] .王志丽.如何做好新规定的人事档案收集归档工作[J].赤峰学院学报 (自然科学版) , 2013.1

人事档案收集 第9篇

企业人事档案管理工作, 存在管理意识薄弱、缺漏、失真、误鉴等方面的问题, 为了提高人事档案材料管理的水平, 需要对材料进行科学收集和鉴别, 使得材料真实反映每个人的德、能、勤、绩等情况, 为企业人力资源管理添砖加瓦, 关于人事档案材料收集与鉴别的重要性, 体现为以下几点:

1.1 人事档案管理工作的首要环节, 是档案资料的收集和鉴别。

人事档案并非凭空而生, 而是档案管理人员通过各种渠道, 将零散的材料逐项筛选, 最终汇集成较为完整的个人信息内容。人事档案的管理人员收集和鉴别材料, 需要将所有人员的信息材料统一收集起来, 然后组成案卷, 作为整个认识档案管理工作的基础材料保障, 贯穿于整个人事档案管理工作的始末。因此, 如果离开档案材料的收集和鉴别, 整个人事档案管理工作将搁浅。

1.2 人事档案的资料是企业全面了解和考察个人的重要依据,

因此需要全面、真实地反映出每位员工的历史工作成绩和现实的表现。为此, 要求人事档案材料的材料和鉴别工作必须及时, 以确保档案内容的完整。从人事档案整理的角度分析, 如果一份材料残缺不全、有头无尾, 那么将影响档案的查阅和利用, 会给公司的人事管理工作带来极大的难度, 甚至需要重新收集和鉴别材料, 增加了人事档案管理的成本。

1.3 为了适应社会发展的需求, 企业的人才竞争面临着机遇和挑战, 人事档案的管理工作, 其中不乏材料完整性和有效性的要求。

人事档案管理只有朝着全面和完整的方向发展, 才能够适应新时期人事档案工作的需求, 为企业人事工作提供依据。随着企业人才流动现象的加剧, 企业逐步实施了专业技术职务的聘任制度和人事代理制度, 使得档案材料出现了多元化和复杂化的特征, 因此对于人事档案材料的收集和鉴别工作, 提出了更高的要求, 旨在将企业员工各方面的新信息进行收集和鉴别, 提高人事档案管理的效率和管理的水平。

2 人事档案材料收集和鉴别的若干建议

2.1 人事档案材料的收集

人事档案材料的收集, 收集归档工作是人事档案各项业务工作的首要基础。应做到一是完整要将记载员工本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全, 二是真实是指档案材料由法定作者形成, 材料文字清楚、所指对象明确, 材料内容符合干部的客观实际。三是及时是指在各项工作过程中, 要有时间观念, 随时注意收集需要归档的材料, 做到随办、随收、随审、随归。四是规范是指要保证档案材料收集归档工作质量:关于人事档案材料的收集工作, 具体的措施包括:

2.1.1 人事档案材料收集范围的明确, 主要包括以下几种:

履历、自传、考察考核、审计、学历学位、培训、职称、政审、党团、表彰、处分、招工、任免、工资、体检等材料。

2.1.2 人事材料收集措施的强化, 健全工作机制, 促进日常收集归档工作的规范化。

(1) 建立档案材料收集归档工作网络。 (2) 建立单位内部档案材料移交机制。 (3) 建立健全材料形成部门送交档案材料的制度。 (4) 建立档案材料审核登记制度。 (5) 建立定期检查督促制度。

2.1.3 人事档案收集的方法, 分为三种:

第一是定时收集的方法, 严格按照人事档案管理制度的材料收集要求, 在固定的时间内, 走访各个部门或者要求各个部门提交应归档材料, 提高材料收集的集中性, 譬如公司一年一度的年终考核、奖励。职称等。第二是定向收集的方法, 由各个部门的主管人员, 对该部门形成的人事档案材料进行收集, 其实这种方法是定时收集的重要补充, 可以减少人事档案管理部门的工作量, 提高其工作的效率。第三是追踪收集的方法, 档案管理人员在整理档案的过程中, 如果发现档案的材料不齐全, 根据现有的档案材料, 对缺少的材料进行跟踪查询。笔者认为, 档案的收集工作环环相扣, 具体的收集方法选择, 需要结合企业档案实际管理需求, 方可确保收集材料的完整性和准确性。

2.2 人事档案材料的鉴别

人事档案材料鉴别的目的是确保档案质量, 要求档案管理人员按照实事求是的原则, 对每一份人事档案材料进行仔细鉴别, 防止不真实和不符合要求的材料夹杂在档案里面, 从而造成人事管理部门选才和用人的失误。关于人事档案材料的鉴别方法, 主要如下:

2.2.1 人事档案材料的鉴别, 需要以《干部档案工作条例》、《干

部人事档案材料收集归档规定》为依据, 以此作为鉴别工作的标准和原则。人事档案的鉴别是一项政策性、政治性特别强的工作, 我们在鉴别的过程中, 一定要有理有据, 因为每份材料都关系到该材料所指人员的"前途", 务必慎之又慎, 根据材料的内容、用途、价值等, 确定该材料是否可以归入档案。

2.2.2 人事档案材料鉴别的内容, 主要包括以下几个方面:

材料类别的判断, 如果不属于人事档案范畴, 则不予收集;确定所收集的材料是否属于该人的档案资料, 档案管理人员需要结合材料所指对象出生年月、性别、籍贯、民族、职务等, 对对象的身份进行判断, 确定这些材料是否属于这个人的档案资料;审查收集的材料是否重复;检查材料是否完整, 确保每份资料都完整成套;识别材料的真伪, 严厉查处那些提交假学历、假学位的行为, 以免降低档案材料的质量, 影响公司人事工作的正常开展;归入档案的材料, 要严格登记、审查和批准, 在确定材料真实性之后, 加盖印章确认, 对于不完备的材料手续, 要根据规定补交齐全之后, 才能够归入档案;甄别保存档案材料的价值, 对于那些不能够起到实际作用的档案材料, 不需要存入档案。

2.2.3 人事档案材料鉴别的方法。

首先, 人事档案都有具体的个人身份信息, 确定材料是否需要归入档案, 需要对材料所指的个人信息与档案的个人信息进行对照, 尤其是那些有曾用名或者同类姓名的材料。其次, 档案信息的真实性与否, 要进行判断, 针对分散的材料, 要逐项筛选, 不能够入档模棱两可的材料, 譬如词义含混、内容不实、观点不明确的材料, 如果发现这种材料, 要及时退回重新整理。最后是检查材料的完整程度, 不得出现时间不详细、没有签证、缺页重页的材料等。

3 结束语

综上所述, 企业人事档案管理工作, 存在管理意识薄弱、缺漏、失真、误鉴等方面的问题, 为了提高人事档案材料管理的水平, 需要对材料进行科学收集和鉴别, 做好人事档案的管理, 必须确保档案资料的完整性和真实性, 而人事档案材料的收集和鉴别是基础的工作, 因此需要提高档案材料收集和鉴别的及时性、准确性和完整性, 一方面要收集人事档案材料, 将各种分散于企业各个部门的个人材料文件集中起来, 另一方面鉴别人事档案材料, 防止不真实和不符合要求的材料夹杂在档案里面, 从而造成人事管理部门选才和用人的失误。

参考文献

[1]赵莉萍.浅谈人事档案工作中需要注意的若干问题[J].浙江人事, 2008年11期:25.[1]赵莉萍.浅谈人事档案工作中需要注意的若干问题[J].浙江人事, 2008年11期:25.

[2]邓美妍.浅谈如何确保人事档案的真实性[J].甘肃科技, 2012年01期:99-100.[2]邓美妍.浅谈如何确保人事档案的真实性[J].甘肃科技, 2012年01期:99-100.

[3]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务, 2011年10期:66.[3]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务, 2011年10期:66.

人事档案收集 第10篇

医院之间的竞争是人才的竞争, 利用好人才资源, 做好干部人事档案的管理为领导的决策提供可靠的依据, 是人力资源部最主要的职责。

一、医院干部人事档案的问题

(一) 干部人事档案的材料收集不完备

一方面, 学历材料不完备。随着社会的发展, 医院对学历的要求越来越高, 对各种培训也越来越重视, 很多医护人员通过各种形式的学习以提升文化水平与学历层次, 但是不同的学习方式等不同, 这就致使人事档案中的学历材料不够完备。有的医护人员把学历、培训等材料放在自己身边, 加之档案人员未及时清理收缴归档, 致使档案材料缺失严重。

(二) 干部人事档案的材料整理不规范

人事档案管理人员也经常发生变动, 工作交接时难免出现纰漏, 而一些档案管理人员工作熟练度不够, 这些原因都导致干部人事档案在整理的过程中极易发生档案材料分类错误、纸张大小不规整、装订不整齐的缺陷。

(三) 干部人事档案的保管方法不完备

目前医院人事档案的管理方法陈旧、滞后。因受客观条件的限制, 医院对人事档案管理工作经费投入不足, 档案用房狭小, 管理设备陈旧、现代化管理手段还没有引进人事档案管理系统, 人事档案的信息利用停留在最直接、最简单的程度, 缺乏深度开发和利用。管理人员一直采用手工编辑、检索, 方法繁琐, 不易操作, 反应较慢, 现代化管理水平不高, 致使人事档案材料不能及时归档整理, 存在档案资料不完整的情况。

(四) 干部人事档案的管理观念落后

由于人们对人事档案的开发利用认识不明确或对其重要性认识不足, 甚至存在重医疗档案轻人事档案的观念, 使得人事档案工作得不到应有的重视。目前医院人事档案的管理理念还相当保守, 局限于对档案实体的管理, “看堆式”的管理, 重管理, 轻服务, 没有了解档案

管理更重要的是通过管理反映出档案当事人的自然情况, 从而为挖掘人才、利用人才, 发挥其所长服务。人事档案服务开发意识差, 造成合理利用上的诸多障碍。

二、完善医院干部人事档案收集整理保管和利用的措施

(一) 规范档案材料收集、归档和鉴别

领导干部和管理人员要侧重于收集工作实绩、领导和决策能力、协调控制能力、突发事件的应变能力、书写语言表达能力、廉政和商业贿赂情况等。医务人员则应注意收集医德医风、廉洁行医、业务能力、理论水平等可以评价医务人员思想素质、道德品行及工作情况的材料。人事档案管理中几乎鲜见鉴别工作这一流程, 鉴别已收集完毕的档案材料, 应当考察其手续完备与否、表达是否准确、精炼, 观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别, 坚决剔除没有价值的材料、假材料、对于不符合要求的及时退回, 限期纠正再归档, 对于不属归档范围的材料, 及时发回相关单位, 尽量避免散失和积压, 净化并优化人事档案的内容。

(二) 规范档案的查、借、用、转等程序

对查、借、用、转等档案流转的程序加以规范, 坚持“五不查”“四不借”“三不转”的原则。现实工作之中, 坚持“档随人走”, 尽量避免出现档案转移不及时而导致的“有档无人, 有人无档”的问题, 避免出现假编和篡改档案的现象。为了避免档案发生泄漏和遗失, 必须定期或不定期的进行核查, 坚持人档相符。

(三) 加强管理信息化、实现档案动态管理

采用计算机管理的形式, 构建医院人事档案信息库, 并逐步向电子档案管理发展, 实现人事档案管理网络化, 不但可以快速准确地获取人员自然状况、简历、特长、业绩等方面的综合材料, 提高工作效率。医院人事档案应当进行动态的管理, 本人的学历材料、奖惩材料以及专业技术职称材料等在查、借之后应当及时归还存档, 由此才能做到实质意义上的动态化管理。

(四) 加强对医院人事档案管理队伍的建设

档案管理人员自身素质需要提高。要树立终身接受教育的学习观, 努力钻研业务、不断拓宽知识面、提高知识层次, 以利于工作的顺利开展。

在档案管理工作中运用竞争机制。通过制定倾向于人事档案管理人员的规定和政策, 以提升从业人员的经济待遇, 吸纳处自正规档案专业或在这方面希望有所建树的档案管理工作人员充实人事档案管理队伍。

三、总结

干部人事档案的作用在于为人事工作服务, 随着医疗卫生事业发展速度的加快, 医院干部人事档案工作的重要性不言自明, 要将这项工作落到实处, 就必须得到人事档案管理工作的大力支持。医院人事档案管理工作应当坚持与时俱进, 加强服务, 方能完全发挥出档案的应有价值, 方能让人事档案显示出勃勃生机与活力。

参考文献

[1]胡玉娥.对医院人事档案“弃档、扣档”现象的思考[J].中医药管理杂志, 2007, (3) :185—186.

人事档案收集 第11篇

关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.

人事档案收集 第12篇

一、人事档案收集管理工作中存在的主要问题

人事档案管理工作关系到人事制度改革的各个环节, 是各单位人事管理部门都非常重视的问题, 而档案的收集管理工作更是人事档案工作的重中之重, 同样也受到人事管理部门的关注和重视。目前我国人事档案收集管理工作中存在的主要问题有:

(一) 管理意识淡薄。

在众多的管理体制中, 档案管理是贯穿其中的一项重要内容, 关系到人事制度的完善与否, 是各单位值得重视的问题, 但是从目前情况看, 在人事档案收集工作中, 管理人员意识较为淡薄是人事档案收集工作的普遍问题。这是由于历史等方面的原因, 使管理者意识普遍淡薄, 尤其是“事不关己, 高高挂起”的思想非常严重, 导致档案收集工作人员的管理意识下降, 对档案收集工作的重要性认识不足, 以至于对人事档案收集过程中的各项工作不明晰。另外, 由于人事档案所有者对档案归档工作不重视、意识差, 疏忽了人事档案是当事人组织关系以及个人考核培训等活动的重要依据, 因而导致了档案管理工作人员的消极态度, 甚至使得有些个人档案长时间的脱档, 而最终影响了档案当事人的个人前途和职业发展, 也对人事档案信息的准确性和完整性造成了较大损害, 给我国人事档案管理工作的完善带来了不利影响。

(二) 存档材料缺失严重。

在人事档案的信息收集过程中, 档案收集人员应严格按照相关部门对档案管理的规定来进行档案收集, 不能遗漏或者缺失。但是在实际档案管理工作中发现, 人事档案管理工作是一个系统性的事情, 并非是分割开来的。换言之, 人事档案的信息内容上存在着连贯性和融合性, 并不是每个阶段独立存在的, 认识到该问题的重要性是档案管理工作人员的一个最基本要求。尽管如此, 情况仍不容乐观, 从档案信息所显示出来的内容可以看出, 我国人事档案管理存在着严重的缺失现象。如:一份档案中, 有的缺少学历材料, 有的缺少入党材料, 有的缺少工作经历等基本状况材料, 这对各个部门人事档案的入档管理都是有负面影响的。再加之目前档案收集工作基本处于被动收集状态, 单位的人事档案管理人员不能及时向其所在单位组织 (人事) 部门或者档案当事人收集材料, 一般都是等档案当事人主动把自己的档案上交单位;或者是单位不进行档案的定期监督和检查, 这些又为人事档案的遗失找到了借口。因此对以上发现情况应引起足够的重视, 因为这关系到档案管理工作的落实和质量的提升。

(三) 管理机制落实不到位。

我国人事档案管理有其自身的一套管理机制, 管理机制的体系化体现了我国人事从上到下的垂直管理, 为档案工作的顺利实施提供了有效保障。尽管如此, 但在这种体制的实践中仍体现了它不健全的一面, 尤其是在档案管理机构的设置和管理人员的配备上, 许多单位并没有设置严格且专门的档案管理部门, 而是由综合管理部门进行协管, 为人事档案缺失埋下了不安全隐患。而在人员的配备上也存在极其不足的现象, 按照档案管理的规定, 人事档案管理人员应是具有较高的政治素质和业务素质的, 但在实际中却往往出现无人管理的情况, 不仅没有设置专业的管理人员, 甚至基本的综合管理人员都没有设置, 这给人事档案收集管理工作带来了难度。可见档案收集管理机制的不健全是人事档案管理工作中的一大缺憾。

(四) 档案收集管理人员专业化程度有限。

人事档案收集管理工作是一项复杂而又专业性较强的工作, 但在实际中有些档案管理人员的工作状况并不到位, 工作人员工作落实不到位多半是由人员配备机制上的不健全而导致的。还有些在人员配备较为健全的部门, 工作人员的专业技术水准也存在着较大问题。通常情况下, 对人事档案的收集和管理应该是由具有一定专业的工作人员来采集, 但实际上这些管理人员却并非档案管理专业人员, 或者说是并没有上岗资格的人员, 这非常不利于实现档案管理的科学化与制度化。由此看来, 档案在整理、归档、装订方面都需要专业性强的工作人员来承担, 否则会给人事档案管理的收集工作带来较大的阻碍。

二、完善我国人事档案收集管理工作的基本措施

人事档案收集管理工作关系到部门单位人事制度的健全和完善, 为人事的日常管理提供个人信息资料, 如何使收集工作与人事管理能完美的衔接, 对此有以下几点建议:

(一) 要增强档案收集管理工作人员责任意识及档案当事人的归档意识。

人事档案管理是我国部门单位进行人事管理的一项基础性工作, 对于实践中所出现的问题, 经分析, 多半是工作人员的责任意识差的原因, 因此强化档案收集管理人员的档案意识是关键的环节, 使其认识到人事档案管理工作的重要性, 认识到档案管理工作对部门单位的人事档案的重要意义, 从根本上转变思想, 形成完善档案的管理意识, 为人事档案的管理工作提供先导。另外, 人事档案管理部门应注意对工作人员的教育和培养, 不断加强档案工作人员的责任意识, 充分认识档案工作的重要性, 加强本部门人事档案管理的宣传, 把人事档案和当事人的前途发展紧密的联系在一起, 并以此唤起档案当事人的归档意识, 让其认识到档案对其自身发展的重要价值, 使其能主动及时上交档案材料, 让档案管理工作成为当事人职业发展和个人成长的见证, 以体现人事档案对当事人自身发展的重要价值。

(二) 要多渠道收集完整的档案信息资料。

档案信息资料的收集工作是人事档案管理工作的基础。随着我国政治经济体制改革的不断深化, 部门单位对人事档案管理工作的越来越重视。各部门在聘用工作人员时对应聘人员的考察、考核、学历、学位、各种培训、专业技术晋升等信息的需要不断增多, 这给人事档案材料的收集工作带来更高的要求。再比如人才流动, 档案在未随着人员流动转移的情况下, 也给档案收集带来难度。因此, 建议人事档案管理人员在收集档案信息材料时, 应做到内部收集与外部收集相结合, 尤其是在收到外单位所调入人员的档案时, 应认真清查、核实, 一旦发现有缺漏材料现象, 应该千方百计与外部单位进行联系, 并及时的追补和补充新的资料。另外要把档案收集工作变被动为主动, 被动的收集档案信息往往会造成档案材料的不健全, 因而档案收集管理人员只有主动行动, 才能把收集工作做得更全、更细、更好, 以为人事档案的材料收集管理工作提供保障。

(三) 要提高管理人员的业务素质。

为保证人事档案管理工作能够与部门单位的发展相适宜, 应建立一支具有高素质高业务知识的档案管理队伍。强化和培训档案管理人员的管理意识和专业技能, 使工作人员的整体业务素质得到提高。并从各种渠道引进具有一定档案管理经验的人才。还要加强对本单位档案管理人员的继续学习和教育, 使其在做好日常管理工作的同时, 接受相关人事档案管理的专业素质教育, 使其不断适应新形势新要求, 只有如此才能更好地使人事档案管理工作人员成为专业人才, 既懂得档案管理的专业知识, 又能体现个人的修养和业务素质, 并能进一步提高人事档案管理工作的服务水平。

三、结语

综上所述, 人事档案收集管理工作是关系到人事制度改革的重要方面, 也是用人单位进行人事考核的重要内容, 因而加强人事档案信息的收集管理工作, 对保持我国档案信息管理的完善、单位人事制度改革和落实、档案当事人利益维护等方面有着重要的意义。

摘要：人事档案收集管理工作存在着许多问题亟待解决, 结合笔者工作实践对此提出建议和策略。