物资采购系统范文（精选11篇）
物资采购系统 第1篇
ERP思想的引入无疑极大地提高了现代企业的竞争力,在ERP模式下,采购管理系统是整个ERP系统的重要子系统,它改变了传统的采购业务的处理方式,优化了采购过程,提高了采购效率,降低了采购成本、改善了企业内部以及整个供应链各个环节的管理和调度、提升了企业经济效益。
文中以某高分子材料公司为实例,以采购的订单驱动为理念,提出了贴近企业现行采购管理模式的管理系统,满足企业的经营管理要求,为企业提供信息化决策依据。
1 系统需求分析
1.1 系统的业务数据流图
采购部门是企业物料的重要入口部门,是物流的主要部门,与各个部门有密切关系,与生产部门、财务部门和仓库部门的业务联系是根据生产计划和物料需求制定采购计划,并形成用款计划交财务部门,再发出采购订单,供应商按计划供应物料,仓库部门根据订单接受物料,安排检验,合格后办理入库,入库单据交财务,并形成应收款。如图1是采购系统的第一层数据流。
1.2 系统的功能简介
采购管理系统主要设计功能是依据物料需求计划,确定物料的采购日期、品种数量等,制定采购单;接货后根据订单进行验收,合格后入库。根据采购业务分析,采购业务的ERP管理分为五大子系统,具体功能设计如下:
1)采购基础信息管理
(1)物料清单(BOM)设置:此功能与生产部门相结合,维护每一种产品的物料清单树,确认产品所需的最终物料品种及数量;
(2)物料基础信息维护:维护物料的编号、名称、规格、单位、库存的上下限等信息;
(3)采购员信息维护:记录采购员的基本信息。
2)采购计划管理
(1)采购计划维护:采购计划文件当中的物料种类、型号、规格、数量、总价等信息的维护;
(2)采购计划生成:完成采购计划文件,经审核后向采购部门发出执行计划的命令;
(3)库存报警:实现对库存物料的自动统计,遇到需采购的物料库存低于库存下限时发出报警,并生成采购计划初步文件。
3)采购订单管理
(1)采购合同信息维护:包括交货方式、时间、地点,结算方式,验收方式等信息的维护;
(2)采购单生成:根据采购计划、采购合同等信息生成采购订单,交主管部分进行审核和批准。
(3)采购订单审核:此项功能由主管部门来进行操作;
(4)采购记录查询:查询指定一段时间内的采购记录,并提供打印功能。
4)收货管理:
(1)收货单管理:记录收货单一些基本信息;
(2)检验单管理:记录检验的结果、合格率等信息;
(3)采购成本核算:统计采购的所需的运费、购买款等。
5)供应商管理:
(1)供应商基础信息维护:记录供应商的基本信息;
(2)供应商评估:采购员根据供应商的供货情况、价钱等对供应商的进行打分,为下次采购提供依据。
2 系统方案设计与实施
采购管理系统是基于整个ERP环境下的一个子系统,系统的运行必须具有高性能的计算环境和管控一体化的系统环境。系统采用了C/S结构,在设计ERP系统结构时,IT部门必须考虑三个层次:应用层、表示层和数据库层。应用层是客户端运行界面,用以向表示层发出数据请求;表示层就是业务逻辑层,包含客户端请求的表示逻辑,表示层接受请求后,根据业务规则对请求作出响应,客户端由应用层显示请求后的应答。数据库层是现有应用与数据库结合,包含了安全性评价过程中数据信息的数据库系统。
2.1 系统的流程设计
采购活动是企业资金占用最多的活动,值得注意的是现在很多中小型企业都有采购流程,但流程多而冗长、烦琐,使得流程没有真正发挥效力。随着供应链模式和电子商务技术的发展,对于采购的冲击很大。流程规范是企业管理的根本。采购要尽量减少无效或者不增值的活动,将业务的审核和决策点定位于可执行的地方,缩短信息沟通渠道和时间,提高采购效率。
采购来自于销售部门根据销售定单向采购部门提出采购申请,写明物资名称、规格、型号、数量等信息,采购部门根据分析汇总再通过查询库存核实后制订相应的采购计划。然后根据供应商的指标信息记录选择合适供应商,签订合同之后生成采购订单。采购部门也可以根据仓库的库存报警信息,初步生成采购计划。采购的流程以采购单为核心展开,从图2的系统流程图可以看出,采购流程的大部分都涉及采购单,根据流程分析,设计系统时将采购单的状态分为7种:0创建完成;1审核通过;-1审核未通过;2待批准;-2未批准;3部分到货;4完全到货。
2.2 物料清单(BOM)设计
物料清单是ERP运行三个基础信息之一,由BOM表数据可以快速知道生产某产品所需要的物料的类型,数量。物料清单(BOM)表的设计属于ERP中的关键技术。BOM表达的是产品与物料之间的关系,其关系如图3所示。
多数中小型制造类企业的产品大多结构层次比较简单,对于需要进行二次加工的产品公司一般采用外发加工成半成品之后再拿回公司进行生产。因此该采购系统的BOM结构采用了简单的“单父-单子”的数据结构,一个父项编号下有多个子项编号,一个子项编号同时属于多个父项编号的情况。BOM表中相同的产品物料组合关系只记录1次。BOM以产品编号+物料编号为主关键字。其优点是适应性好,每一种父子结构关系只存储一次,存储数据量小;便于进行物料分解和材料汇总。构造BOM表时候主要考虑以下两个方面:
1)在BOM表中,每一种原料必须有一个唯一的编码。原料如果尺寸不同,则作为不同的编号。对于同一种材料,不管出现在哪个产品中,都使用同一编号;
2)一种产品编号可能对应几种物料编号,必须明确所需物料的数量;
2.3 数据库设计
ERP系统本质上是一个数据库应用系统,它以数据库系统为基础通过许多应用软件组成一个复杂的应用系统。采购管理系统是ERP系统的核心系统,本系统采用了功能强大的关系数据库管理系统MS SQL Server 2000,对系统功能建模之后就可以对系统进行系统建模。经过前期的需求分析、信息流程分析、数据收集,明确了采购管理子系统的数据字典,消除了一些冗余的联系,形成基本的E-R图。如图4所示。
3 系统实现
3.1 库存报警
在采购管理系统中设置库存报警这个功能,是充分考虑了生产实际过程中遇到的一些情况。采购一般是按照采购部门的采购申请进行的,但遇到大的产品订单时,库存的物料不够,而库存部门如果不能及时统计物料的数量,就会造成采购不及时,影响到生产,因此设置了报警功能。一般在两种情况下会发生库存警告:
第一种在下达生产定单之前:由生产订单中由产品数量(num),通过BOM表检索得到生产1单位产品所需要的物料型号及数量(MaterialAmount),可以得到所需的物料总量:MateTotal=MaterialAmount×Num,然后再获得该种物料的库存数量(Amount),同时查询物料基础信息表,获得该物料的库存上限(UpperLimit)与下限(LowLimit)。当Amount-Materialtotal<=LowLimit时发出该种物料的库存不足的警报,当Amount-Materialtotal>=UpperLimit时则发出库存超限的警报。将获得的四个数据进行相关计算,依此确定采购该物料的数量N应该控制在N下和N上之间,其中:
第二种情况是当仓库管理部门进行盘店时,每日报备时,获得企业所有的物料信息然后该种物料的库存数量Amount与库存下限LowLimit进行比较,如果Amount<=LowLimit,则发出库存不足的警报。并确定采购的数量,采购数量N上限和下限:
库存报警时将出现警告的物料名称、采购数量的上下限,用类似QQ弹出消息框提醒采购人员。
3.2 采购单生成
采购系统通过采购计划获得需要采购的物料名称、采购数量以及从采购合同中取得采购的单价、采购的方式等数据,形成采购单,如果是在库存报警下形成的采购数量是根据采购量的上下限的平均即(N下和N上)/2来确定。但是如果物料价格偏低时,可以多采购囤积,偏高时减少采购量。给予采购部门一定的弹性空间,可以减少企业的采购成本。采购单生成界面如图5所示。
采购单生成之后需要提交审核,通过审核的采购单才能执行。
3.3 供应商评估
采购部门确定供应商时,一般以得分高的为最先考虑对象。为了能够公正合理的评价供货商,避免采购中人为因素的弊端,需要对供应商进行量化计算,既需要通过多个指标来进行评价。供应商的综合评价体系指标包括应包括质量体系、生产能力、服务能力、发展能力四项核心能力,根据企业的情况,系统选用了“收货质量”、“价格水平”和“送货及时率”来评估供应商的能力。这3个指标分别由不同的工作部门进行打分:收货质量由库存部门进行打分;价格水平由采购部门进行打分;送货及时率由库存部门打分;同时将供应商的历史记录也纳入考虑范围,并对这4项指标均进行了量化,每个指标设定为5分制。
为了简单起见设定了四个指标:价格、质量、到货快慢以及一个历史记录的加权指数。每个指标设定为5分制,由各个部门分别进行打分。评估公式设定为:
获得该次供应商的评价结果作为历史记录的参考,如果是第一次采购的供应商则默认为3。通过这种算法可以将业务往来频繁的供应商作为优先采购的对象。
由于目前只是使用到了4个指标,但是为了日后评估指数增多方便改进,在界面上预先放置了10组checkbox控件,根据客户日后的需求可以增加新的指标。如图6所示。
4 结束语
采购管理系统主要面向采购经理以及采购业务员,通过应用计算机技术协调采购业务,优化采购流程,减少采购环节,提高采购效率,节省大量的时间和人力成本,提升企业竞争力。
摘要：采购系统是制造类企业ERP系统的主要子系统,设计符合企业采购模式的采购系统显得尤为重要。分析了某高分子制造类企业的功能结构,探讨了订单式企业采购业务流程,介绍了物料清单(BOM)设计方案,并且结合实例研究了ERP环境下采购管理系统的设计方案,对采购管理系统的主要功能模块的实现作了研究。
关键词：ERP,采购管理,BOM
参考文献
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物资管理系统简介 第2篇
物资管理是企业生产经营管理中不可缺少的组成部分。煤矿用物资与一般企业所用物资相比，具有品种多，价格昂贵等显著的特点，它涉及建筑材料、机械零件、设备、机电设备、火工品、木材等30多个大类，一万余种。各煤矿物资采购年费用一般均超过亿元，甚至几亿元。但目前大部分煤矿的物资管理还停留在原始手工管理阶段，即使有些煤矿应用了计算机管理，其软件系统也很落后，在网络信息时代的今天，是远不能满足煤矿建设与生产需要的。
山科物资管理系统内容涵盖物资需求计划制订、采购计划制作、物资出入库管理、项目管理、物资核算、物资分析等物资管理的全过程，通过填写日常出入库单，自动完成物资的库存管理，并提供多种口径进行物资统计，可自动生成所需的物资报表和统计分析表，进行有效物资控制。涵盖了物资使用人员、物资计划员、仓库管理人员、物资管理人员、财务人员、决策管理人员等各对象的使用要求，将物资应用架构在整个企业网络上，改变了以往物资系统只是为实现电子化库存的准确而管理的局限性，达到真正的电子化全面物资管理。煤矿物资管理系统作为煤矿综合信息管理平台的重要组成部分，它实现了物资管理工作的数字化、信息化和网络化，简化劳动，实现了以计算机为中心的自动化、网络化管理。物资查询更加正确、方便、快速、可靠，为上级领导、部门的管理提供准确、实在的数据与图形，真正实现全矿区各类物资信息的数字化和网络化。1．系统目标
通过物资供应管理系统建设与实施，保证整个物资供应活动按质、按量、按期、按计划地进行，确保企业的生产经营活动高效有序地进行，合理安排配套物资的搭配比例，科学降低库存资金占压，使企业获得更大的经济效益。
1)支撑物资供应管理的统购和自购的多元化采购模式，实现过程跟踪，优化采购成本；
2)支持包括计划价格、移动加权平均价、批次实际价、先进先出法等多种存货核算方法，实现材料消耗的实时核算；
3)强调计划管理：实现以生产计划拉动物资使用计划、物资需求计划、物资采购计划的三级计划管理模式，构建企业快速供应链体系，保证安全生产并降低物资消耗。
4)优化边际库存：建立统一垂直的库存体系，二级库存统一调配； 5)业务地点分布式管理，数据分析集中控制：系统支持多类型、多地点的仓库管理，通过对物资库房的科学管理和物资信息的动态跟踪，实现物资的合理配送与发放控制，最终实现对成本的控制。
6)通过建立供应商协作关系，实现“物资超市”的管理思路，节约采购成本，优化平衡库存资金。
7)通过统一物料编码标准化管理，计划体系控制，信息共享，环环相扣、简化流程，实现流程化管理的高效率和准确度。
8)加大职能部门依据计划进行业务活动的责任，高层管理者通过信息实时查询来监督业务的过程，不直接参与业务链活动。物资供应管理系统从统一采购管理的角度出发，以生产为龙头，合理地平衡、制定需求计划和采购计划，合理安排配套物资的搭配比例，科学降低库存资金占压，使企业获得更大的经济效益。运用信息化的平台，将分散的仓库物资管理信息通过联网集中及时传送，解决仓库多而散、管理难的问题，并以此为契机，帮助企业理顺内外部关系，强化管理，真正达到提高物资管理水平、控制成本和提升生产效率的目的。2.系统组成
物资管理系统，着眼于提高需求的计划性，达到业务流程的高效性，有机地整合了计划管理、合同管理、验收出入库管理、库存盈亏管理、付款管理、报表查询管理，最终形成了涵盖企业物资供应整个流程的管理系统。
系统提供了以下的功能： 2.1.供应基础数据维护: 实现目标：主要实现对物资编码、帐本初始化、材料库分类及细化、计量单位、特控物资控制、供应商管理等基础数据的增、删、改、查、打印等维护工作，实现物资管理的标准化。
功能模块：物资编码初始化、材料库初始化、帐本类别初始化、计量单位维护、特控物资维护、明细帐初始化、供货商管理。
2．2．系统用户管理：
实现目标：对使用人员分类授权，设置初始用户权限及密码，并为用户提供密码修改功能。功能模块：验收人员维护、领料人员维护、采购人员维护、用户密码修改。
2．3．计划管理：
实现目标：各使用单位根据自己的需要生成使用需求计划，经过采购部门询价，领用主管部门、采购部、财务部门等相关单位审批后，形成本次使用单位需求计划；采购部门经平衡库存后，形成本次实际采购计划，然后按采购计划进行采购。
功能模块：单位需求计划：需求计划制作、采购部填写价格、领用主管部门、采购部、财务部领导审批等功能。采购计划：采购计划形成、采购计划下达等功能。部门工作计划：部门年、月工作计划等模块。
2．4．采购合同管理：
实现目标：采购业务员根据采购计划单及采购计划价与供货商进行协商或采用招标形式来确定供货商，完成后形成供货合同，并按合同来管理有关供货事宜。
功能模块：制定采购合同、审核采购合同、查询采购合同、变更采购合同、审核合同变更。
2．5．物资验收、入库、出库管理 物资验收：
实现目标：根据采购合同，货物到货后，由采购部门和需求部门对采购物资联合验收，合格后，形成采购验收单，并经审批流程后做为付款依据之一。功能模块：采购人员填写验收单、需求部门与采购员联合验收、采购主管部门审批验收单、形成批量入库单。
物资入库：
实现目标：根据验收单及贷物分类表，自动形成入库准备单，经过库管、经手人、采购部门领导、财务稽核等审批后完成货物入库工作，并将入库单打印，作为报销凭证。、功能模块：批量入库、手工入库、采购部门领导审批、库管点贷审批、财务稽核。
出库管理：
实现目标：使用单位根据自己的需求计划填写领料单，经材料主管部门、生产技术部门、采购部门、库管等审批后，完成出库物资流程，将物资领出；最后经财务稽核后，月底写入物资明细帐。
功能模块：填写领料单、材料主管审批、生产管理部门审批、采购部门审批、库管审批出库、财务稽核入帐。
2．6．库存及盈亏管理：
实现目标：提供每月物资结转及明细帐自动形成功能，提供库存盘点与报损功能，库存盈亏管理功能，并根据盈亏单管理完成对库存的调正。
功能模块：设置结转时间、月结转、年结转、填写盈亏单、审批盈亏单。
2．7．应付帐款管理
实现目标：根据采购计划及合同规定形成付款初始台帐，然后按 合同要求进行支付，记录每次付款的情况，对已经付完的将不再显示或提示。
功能模块：形成付款台帐、付款情况增、删、改、统计未付单位报表、统计质保金报表、统计月、季、年付款报表
2．8．物资信息综合查询
实现目标：为用户提供报表的查询、统计、打印功能。功能模块：查询物资计划、查询物资合同、查询物资库存、查询物资入库明细、查询物资出库明细、查询库存资金储备、查询厂家付款情况。
本物资管理系统为用户提供了从计划、合同、验收、入库、出库、结转物资明细表、付款等一整套闭环管理，是各工厂、企业、公司的首选。
物资采购系统 第3篇
1 电力物资采购管理的重要性分析
电力能源是我国的重要能源, 对我国的经济发展和人民生活的维持起着不可替代的作用。正因为如此, 有效保证电力企业的供电活动的开展是非常有必要的。为了在日益加剧的市场竞争中很好地发展, 电力企业需要利用现代化的经营理念, 通过使用更为先进的技术手段来提升自身的管理水平。在管理过程中, 对物资采购进行有效管理是非常有必要的。通过加强对物资采购环节的管理, 可以为电力工程项目提供非常好的物质保障, 方便企业对物资的招标、采购以及结算工作的统一管理。正因为如此, 供电企业需要建立并完善物资采购管理跟踪系统, 从而提升电力企业对物资采购业务的集中化以及信息化管理。
2 电力物资采购概述
电力物资采购是电力企业的生产经营活动中非常重要的业务, 是电力系统开展相关项目的重要保障环节。电力企业为了对企业的采购进行有效的管理, 采取了将物资计划统一分配, 而基层单位则施行统一上报的方式。而本部的物资部门对物资进行统一分配, 并且生成相关的采购订单。而基层的物资公司来执行采购任务, 将采购订单生成环节全部都归到本部的物资部门。这样一来, 就可以有效提升对物资采购环节的管理, 具体的物资采购业务的组织管理形式如图1所示。通过对电力物资采购管理业务组织结构图进行分析可知, 电力物资采购工作涉及较多的部门, 是一项非常重要的业务。正因为如此, 只有建立必要的物资采购管理跟踪系统, 才能够保证该业务的有效开展。
3 物资采购管理跟踪系统的应用分析
建立一个有效的物资采购管理跟踪系统是非常有必要的, 其能够为电力企业提供有效的支持, 可以更好地加强对企业的采购业务管理。在实际应用过程中, 应该考虑以下两点问题:
3.1 加强对物资采购管理业务的计划管理。
电力企业在采购物资时应加强对物资采购管理业务的计划管理, 可以取消相应的采购计划, 这样就可以更好地简化操作, 可以有效优化系统的数据流程, 从而大大降低不确定性因素的影响。在完善采购管理跟踪系统时, 可以设置需求计划, 然后进一步优化管理的流程, 这样就可以有效凭借自动的综合平衡的结构。如图2所示。通过对上图进行分析可知, 重组后的采购计划管理流程更加科学、高效, 其是基于自动平衡的基础上的, 这样就可以更为有效地解决动态的需求计划问题。在对库存计划进行管理时, 一定要充分考虑库存的实际情况以及公司规定的最低储备定额。这样就可以有效提升库存量。当其他参与平衡的单位库存中存有货物时, 可以采取调剂的方式进行分配, 如果没有这种情况的话, 就需要生成补库计划。电力企业通过将采购计划的每个环节有效结合在一起, 能够减出中间那些不必要的环节, 从而大大提升物资管理的效率。对于业务人员来说, 在接到分配下来的业务计划时, 应该确定采购方式, 选取对公司有利的供货商, 形成一个明确的采购方案审批单, 然后报由领导审批, 从而保证物资采购管理的有效性。
3.2 对物资采购跟踪系统的数据库进行设计。
数据库的定义和结构化设计是系统设计成败的关键。一个好的MIS, 必然要有一个好的数据库。在数据库设计过程中我们既要遵循规范化理论, 重点突出原始单证的分析与规范、E-R图的绘制、基本表的设计, 又要提高数据的一致性和完整性, 减少数据冗余, 同时还要充分考虑到系统的时空效率。例如, 合同的到货次数可以是一次性到货, 也可以是一个月到货一次, 最多分十二次到货。如果把到货记录放在合同库中, 势必造成大量的数据冗余, 为此, 专门建了一个到货记录库, 主要有三个数据项:记录号、到货日期、到货数量。记录号存放的是合同库相应记录的记录号。到货记录库按记录号索引。查询时根据合同库当前记录的记录号就能在到货记录库中查到该合同的到货情况。
3.3 加强对供应链的采购管理。
电力企业想要完善自己的物资采购体系, 可以灵活应用JIT采购, 努力降低自己的库存, 削减物流的环节, 从而有效降低成本。为此, 企业可以创建临时性的采购团队, 为其制定相应的采购计划, 然后让其按照规定要求去实施, 制定完善、有效的采购策略。在这个过程中, 要与供应商一起商定即时化采购的目标和有关措施, 保持经常性的信息沟通, 精选少数供应商, 建立伙伴关系, 选择供应商应从产品质量、供货情况、应变能力、地理位置、企业规模、财务状况、技术能力、价格、与其他的供应商的可替代性等几个方面考虑。要对供应商进行教育培训, 使其对即时化采购的策略和运作方法有认识和理解, 才能获得供应商的支持和配合, 取得一致的目标, 相互之间就能够很好地协调, 共同做好采购的即时化工作.颁发供应商产品免检合格证书, 供应链即时化采购管理, 买方不需要对采购产品进行比较多的检验手续, 确认合格的供应商会提供百分之百的合格产品, 颁发免检证书可以建立互信、节省检查时间和手续。实现配合准时化生产的交货方式, 即时化采购的最终目标是实现企业生产准时化, 为此, 要实现从预测的交货方式向准时化适时交货方式转变。
4 结论
电力企业在面对越来越激烈的市场竞争时, 需要加强对自身业务的管理, 尤其是要对物资采购环节进行有效的管理, 建立有效、科学的管理跟踪系统, 让采购工作变得更为简洁、高效, 从而有效降低企业的成本, 提升经济效益, 促进自身的发展。
参考文献
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[3]高现昌.加强物资采购管理, 降低综合采购成本[J].企业开发技术, 2009 (10) :125.
物资管理信息系统开发 第4篇
5.1.1物资管理信息系统的详细调研
5.1.2数据流程图(DFD)
5.1.3数据字典(DD)
5.2系统设计
5.2.1系统总体结构设计
5.2.2数据库设计
5.2.3代码输入及输出设计
5.3系统的实施、运行及维护
5.3.1系统的实施、运行
5.3.2系统的维护
第六章预计成果
6.1软件的优点
6.2经济效益预测
第七章本系统的发展前景
参考文献
第一章：题目的意义
1.1绪论
当今社会是一个信息社会，一个知识经济时代。自世界上第一台计算机ENINC(Electronicnumericalintegratorandcalculator)于1946年在美国问世到现在，计算机业飞速发展，技术淘汰指标高的惊人，价格下降以及软件应用的快速扩展引发了以信息处理计算机化为标志的“微机革命”，随之而来的是以全球信息网络普及和全球信息共享为标志的“全球信息网络革命”的蓬勃兴起。可见，世界已进入在计算机信息管理领域中激烈竞争的时代，计算机已经变得普通的不能再普通的工具，如同我们离不开的自行车、汽车一样。我们应该承认，谁掌握的知识多，信息量大，信息处理速度快，批量大，谁的效率就高，谁就能在各种竞争中立于不败之地。
1.2管理信息系统概述
管理信息系统(MIS)的概念是1961年美国人J。D。GALLAGHER首先提出来的，是一门新兴的、集管理科学、信息科学、系统科学及计算机科学为一体的综合性学科，研究的是企业中信息管理活动的全过程，以便有效的管理信息，提供各类管理决策信息，辅助企业进行现代化管理。
管理信息系统是企业的信息系统，它具备数据处理、计划、控制、预测和辅助决策功能，具体作用如下：
(1)用统一标准处理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的数据。
(2)完整、及时提供在管理及决策中需要
的数据。
(3)利用指定的数据关系式分析数据，客
观预测未来。
(4)向各级管理机构提供不同详细程度的报告，缩短分析和解释时间。
秦山核电二期物资管理系统的建立 第5篇
摘 要:文章主要论述了秦山核电二期物资管理系统的主要功能,介绍了物资数据来源和物资管理系统的建立过程,同时对物资管理系统最初使用产生的问题作出总结,并就完善企业物资信息数据库提出改进措施。
关键词:物资管理系统;建立;秦山核电二期
中图分类号:F251 文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)20-0079-01
秦山核电二期同北京用友IFS公司共同开发了物资管理系统(简称CMS)。目前CMS系统主要包括了设备管理、物资管理、维修过程管理三大功能模块。通过建立CMS系统不仅能把这些信息有机结合起来,更重要的是能够充分体现我公司现代化管理理念。
1物资管理系统
①物资管理系统在CMS中的作用。物资管理管理系统是CMS信息系统的一个组成部分,但它本身又可自成一体,作为一个独立功能系统使用,它是秦山核电二期整个物流运转的体现,也是实现对整个供应链管理的必要手段。物资信息的建设不仅可以减少库存,减少库存积压资金,更重要的是能够依赖有效的信息系统,得到尽可能完整、准确的决策数据,从而实现企业物资管理过程中的事中控制和实时决策。②物资管理系统的组成部分及其关系。现CMS系统中物资管理系统主要包括以下四个功能模块:计划信息、采购信息、物资基准数据库、库存信息。这四个功能模块中,其中最最重要的是物资基准数据库这一功能模块,因为它是其它三个功能模块信息的基础和来源,并且它的准确性将成为整个物资信息管理的关键,从而直接影响了整个信息系统流程的运转。
2存在的问题及改进措施
2.1物资基准数据库存在的问题
CMS启动运行后我们发现目前物资基准数据库还存在着不少的问题,而这些问题的存在一定程度影响到了CMS中采购、计划、仓库接收各个流程,造成无效工作量大增,并且直接导致大修物资采购计划不准确等诸多问题,为正常生产埋下了隐患。
从系统运行以来,我们发现各种物资数据存在的问题都有其不同的特点:①对专业备件来说,很多数据是只有名称而无其它任何信息,目前对这些信息的判断只能靠在收集数据时,根据备件所在系统,临时给定的临时代码来解决,一旦临时代码不准确或不存在,就无法判定。②对通用备件来说,由于更新换代速度快及替代产品多,怎样即要保留原始数据,又要能反映新数据及它们的内在关系成为问题,给数据的管理造成难度。③对材料采购方面来说,主要出现信息不规范、名称不统一、库存单位与采购单位不统一,及怎样建立它们之间的换算关系等一系列问题。{4}物资数据“一物多码”现象普遍存在。从信息修改比率来看,物资基准数据库的整体质量较差,到货物资部分与系统信息不符,致使仓库接收不顺利,检验通过率较低,而并非到货物资本身质量不合格。基准数据及新增物资中名称及规格型号信息不规范、不完善,导致“一物多码”现象普遍存在,并且仍在不断产生。
2.2数据库完善的措施
①规范管理制度、明确管理责任。由于物资基准数据库的重要性, 建立完善的管理制度和明确管理责任是首要的工作。而CMS的操作主要是体现在流程上,所以对流程的规范,并制定一系列业务处理的标准化程序也是相当重要的。同时公司内应大力加强CMS系统的推广及培训工作,这样不仅使企业相关人员认识到此系统的重要性,并能够保证各信息产生的准确性,从而促使企业管理优化。②修正编码分类细则,提升数据标准化、规范化。目前靠CMS系统物资编码进行分类查询,意义不大,主要是编码的分类细则不全面、不科学,在许多物资给定编码时,由于划分类别不明确,造成同一类物资有不同的编码分类,所以我们还需对编码的分类细则进行修改,以适应现场物资编码的需求。另外物资信息不准确,所以在编码管理中必须建立标准化、规范化工作,尽早形成较稳定的数据规范细则,减少数据格式的随意性。③建立快速的信息反馈机制。物资信息的来源主要来于企业外部和内部两个方面,内部源产生于企业本身的活动,外部源涉及企业的外部环境。所以在整个数据库管理中建立快速信息反馈机制是非常重要的,在系统内部物资流是单向的,而信息流是双向的,信息可以反馈,保证编码信息与物资实物对应。对外部信息的反馈主要是了解市场产品信息的变化,并随时修正CMS系统中物资信息。只有把握住了内部源和外部源两方面的信息,才能最终使物资信息准确和完善。
3结 语
通过对现代信息技术的应用,不仅使我公司物资管理达到一个崭新的水平,也为将来取的良好经济效益打下基础。现代化手段与规范化管理,确实是提高物资管理水平实现科技进步的成功之路。
参考文献:
物资采购系统 第6篇
供应链管理的基本概念是建立在合作信念之上, 即它能够分享信息和共同计划, 使整体物流效率得到提高。在供应链管理中, 采购管理是重要一环, 也是全面改善和大力提升企业整体管理和实施供应链管理水平的重要环节和基础, 因此受到国内外学者的广泛重视。在传统制造业中, 采购成本占产品总成本的50%~70%[1], 因此, 通过采购供应管理降低采购成本是企业增加利润的一个极有潜力的途径。从物流角度看, 作为企业初始环节, 采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售的最终产品的价格情况和整个供应链的最终获利情况, 物流的采购和供应环节是否能够满足生产过程对物料柔性多样性和刚性质量的需求, 将直接决定整个经营过程的成败[2,3]。此外, 采购与库存之间有密切的关系, 采购管理不当, 会造成大量库存积压, 导致企业大量资金被占用, 相应的管理成本也会增加。采购管理信息系统的应用有利于降低采购成本, 优化采购管理。在全球信息化进程中, 企业极有必要通过加强采购信息化来提高企业的敏捷性和竞争力, 提高原材料性价比, 克服采购过程中的不确定性, 实现采购的数据集中化, 决策科学化[4]。
笔者参与了某矿业企业物资采购管理信息系统 (以下简称采购系统) 的设计工作。该信息系统设计时采用了供应链管理的思想, 利用网络数据库引擎技术, 并与Web技术结合, 可实现企业动态、交互的信息管理系统。使得企业各种信息交流更为及时, 经营成本将进一步降低。通过数据库的无缝连接技术, 企业内外部信息环境成为一个统一的平台, 实现企业内部与外部及内部各个业务部门之间的信息共享, 以提供组织、管理和决策的工具, 提高决策的科学性、可行性。
本文首先介绍该采购系统的设计目标和主要的功能模块, 然后结合供应链管理理论的知识, 分析了在信息系统的设计中实现三流合一的思想, 即现金流、物流和信息流的统一。
2 采购系统的必要性和设计目标
矿业企业的特点就是生产部门和生产使用的物资种类繁多, 采购系统中涉及的生产部门包括凹山车间、铁运车间、选矿车间、高采车间、尾矿车间、动力车间、检修车间、汽修车间、汽运车间、炸药车间、机修厂、工贸公司、物资供销、生活服务、物业管理、工会、双退办、经研室、生产科、技术科、机动科、财务科、企管科、工程科、保卫科、审计室等20多个部门, 使用的物资包括五金、电器、铁运、采掘、工程机械、选矿、轴承、电机、钢材、有色、模板、化工杂项、工具、橡胶、原料等种类的上千种物资, 这些物资的供应商也有几十家, 对这些信息的管理很显然不是一件很容易的事。另外, 各个部门对于日常单据处理的及时性及准确性的要求都比较高, 以往手工管理的方式不但灵活性上要差, 而且处理效率也较低, 产生的手工单据难以保存。手工管理方式主要弊端体现有:
其一, 采购成本高。企业各生产部门往往都是根据自身的特点及生产情况, 对所缺的物资申请采购计划, 每次采购量不大, 享受不到大批量采购的优惠价格, 同时由于采购员对供应商的比较不充分, 采购商品和服务的价格可能较高。
其二, 采购效率低。传统的采购过程中, 采购人员需要到众多的供应商产品目录里查询产品及其定价信息, 由于信息来源的多样性, 包括报纸、电视、熟人介绍, 了解这新信息需要花费很多时间, 以向3家供应商询价和选择商品为例, 一般要2~3天, 而且还要消耗不少的人力、物力。
其三, 手工操作费时。整个采购过程都是以手工方式进行的, 以大量纸质文件为基础, 采购人员必须花费大量的时间与精力做文本处理工作:询价、制作订单、回签确认书、修改订单等。这极大地影响了采购人员的工作效率, 转移了其工作重点, 造成企业资源的浪费。
其四, 采购周期冗余。一方面是由于采购提前期长, 另一方面因为采购过程要跨越工程部、采购部、财务部、仓库等部门以及外部供应商, 经历供应商认证、制订生产计划、制订采购计划、发送采购订单、收货、验收入库、入账付款等一系列活动, 每一步都需要手工记录、发送以及审批, 采购周期长是必然的。
其五, 采购管理上存在漏洞。随着市场经济的建立和买方市场的形成, 在相当一部分企业的采购环节中存在着大量的不规范行为。一方面由于企业缺乏严格的管理机制和约束制度, 而且在组建项目部时没有足够的专业人员, 临时抽调非专业人员从事材料采购管理工作, 工作效率低, 少数人思想不稳定, 短期行为严重;另一方面, 有些材料供应商为了推销其产品 (不一定是合格产品) , 采取给回扣、送红包、拉关系等方式贿赂采购人员或某些质量意识不强、私欲膨胀的基层单位领导, 这种收受回扣和贿赂的行为使得采购时舍贱求贵、舍近求远、舍好求次、损公肥私的现象普遍存在, 造成了企业资产的大量流失。
采购管理系统可以根据企业的实际业务需求和特点, 结合管理特点, 采用B/S模式通过网络、数据库技术和手段, 把矿业企业的采购各种核心业务, 通过Web方式有机地集成在一起, 最终的目的是提高企业的经营效率, 规范业务流程。采购系统总体设计目标是:
(1) 通过系统的实施, 能推动企业的信息化进程。
(2) 建立先进、规范的业务流程, 帮助公司提升核心竞争力。
(3) 建立规范的业务管理模式, 使业务人员从繁忙的手工开票、统计报表中解脱出来, 提高劳动效率, 减少人为的差错。
(4) 通过快速的多角度、全方位统计分析, 为经营决策提供准确的依据, 从而帮助公司领导人迅速做出经营决策, 赢得宝贵时间。
3 主要功能模块和功能流程
采购系统包括9大功能模块, 各功能模块既可以独立使用也可以协同使用。各功能模块的数据是共享的、集成的, 并且将各个层面的管理信息系统集成在一起, 实现内外部信息资源共享, 互连互通互动, 实现智能化决策支持的协同管理。系统的功能模块如图1所示。
采购系统的业务流程为:生产车间或某个部门如果有物资需求, 就把纸质的车间申请交给计划员, 计划员根据用户名和密码登录计划管理模块, 把车间的需求录入到系统中, 系统会对同类的物资进行汇总。然后, 计划员会对需要进行采购的物资申请制订采购计划, 制订采购计划的时候, 系统会自动列出需要采购物资的库存情况, 计划员根据库存的情况决定需要采购的数量, 既要降低库存又不能产生浪费, 最后生成采购计划, 采购计划需要经过主管部门物资科长或者具有相应权限的领导进行审核, 只有通过审核的采购计划才能交给采购员进行采购。采购员登录采购管理模块之后, 首先查看有没有通过审核的采购单需要执行, 如果有, 则需要根据数据库中存储的供应商信息与供应商联系, 根据物资提出报价, 把相应的报价和供应商信息录入系统, 然后进行比对, 选择最优的供应商, 录入合同, 提交审核, 根据审核的结果进行修改。如果通过审核, 就可以执行该合同, 进行入库和财务方面的业务。
4 采购系统功能模块实现三流合一
物流、资金流、信息流是反映企业信息化建设和生产运作的3个流, 三流合一才能完整、准确及时地反映企业的生产、销售、财务的运行状况, 提高企业的经营效率。从现代公司信息化建设的要求来说, 三流合一已成为迫切需要解决的问题, 也是把供应链管理思想应用于企业信息化建设的重要途径和方式。采购系统的设计的思路是指在整个物资采购管理的过程中做到三流合一, 即物流、资金流和信息流的三流合一。
物流是信息化建设中的重要的一个流, 它贯穿着整个生产过程, 并且与资金流、信息流紧密结合, 构成整个信息化建设体系。它的基本流程是:市场→原材料采购→原料入库→生产提料 (出库) 。为支持物流的信息管理, 需要系统的功能模块加以支撑, 系统模块和物流流程之间的关系如图2所示。
资金流是描述企业的资金流动情况, 它与物流、信息流紧密结合, 是企业领导决策的重要依据之一。它的基本流程为:市场→采购费用支出→生产过程支出。财务管理子系统为资金流提供了有力的支撑, 它们之间的关系如图3所示。
信息流是描述企业生产经营活动中的各方面信息流动和互动的过程。它包括支撑物资流的信息与支撑资金流的信息, 其具体流程如图4所示。
可见, 物流、信息流和资金流贯穿于企业整个采购业务流程中, 三者是相辅相成、相互协作的关系, 根据这“三流”的流程, 系统在设计时通过共同的模块进行了横向的集成, 实现了模块间的协同运行和信息的共享, 突出了企业物流、客户关系管理、采购等企业外部信息的敏捷反应及对整个系统的互动, 从根本上转变了以内部管理为中心来构建企业管理信息系统的方式。
5 总结
供应链管理是经济全球化背景下产生的企业管理模式, 在此条件下企业如何进行有效的采购管理以提高整个供应链的效率已成为企业管理者与相关工作者亟待解决的问题。本文总结了基于供应链的矿业企业采购管理信息系统开发的依据, 介绍了基于B/S运行模式的采购管理信息系统的功能模块, 在信息系统中实现了供应链管理中的“三流合一”, 从而保证了物资采购过程的电子化、对采购活动全过程的管理与控制以及对采购数据的高度共享, 促进了企业采购活动向电子化趋势发展, 为管理者进行科学决策提供信息平台支持。
参考文献
[1]张清, 杜扬.国际物流与货运代理[M].北京:机械工业出版社, 2003.
[2]辛玉军, 洪炳.采购绩效领先者的成功准则[J].TQM与采购, 2004 (12) .
[3][美]Robert M Monczka.采购与供应链管理[M].第2版.刘秉镰, 译.北京:中信出版社, 2003.
物资采购系统 第7篇
关键词：油田系统,物资采购,管理,经验
油田系统物资采购供应质量水平直接关系着企业的生产建设全局, 关系着油田企业降本增效目标的实现。同时, 也关系着物资采购供应单位的整体形象。近几年, 由于运用物资采购供应质量水平的新理论、新模式, 采用代储代销、网上采购、直达料配送供应等, 最大限度地发挥和利用了买方市场的优势。对于不合格产品, 生产厂家包退包换这种方式和方法, 从一定意义上讲, 保证了油田供料的及时性, 确保了油田生产的运行, 更重要的是质量水平有了一定的保证。但是, 我们必须看到油田基础材料的物资供应质量水平还不高, 质量稳定性仍然还比较差的问题依旧存在。长期以来, 仅依靠“货比三家、质比三家、价比三家”的采购方式已越来越不适应现今的物资采购需要, 其主要弊端是随意性大、人为因素多, 实施起来操作性差, 其质量水平很难得到保证。那么怎样控制和提高物资供应的整体质量水平, 实现物资采购供应的质量保证要求呢?笔者认为, 应从以下的方式方法上下功夫:
一、强化源头管理, 实施质量控制
源头管理就是从厂家到合同采购直至产品的验收这三个程序, 把好关口是提高物资采购质量水平的首要要求。
(一) 加强物资专业市场管理, 严格完善交易准入制度
通过对专业市场的生产厂家实行考评动态管理, 形成货源稳定、质量可行、价格合理的物资市场, 保证油田生产各类物资的需要和质量要求。
(二) 严格实行采购合同标准化, 建立和推行“合同制质量保证金”制度
长期以来, 油田系统物资采购因合同的条款不明确, 质量纠纷时有发生, 造成的损失索赔也相当困难, 最终导致企业经济损失。因此, 建立和实施“保证金”制度, 是提高和保证物资质量水平的好方法, 保证金应是合同价格的10%～20%较为合适。
(三) 严格推行质量验收制度, 强化对采购物资质量的监督
物资质量检验是进行质量控制的一个重要的方法, 对所有采购物资必须按合同要求进行100%批次验收, 除了对产品的外观和有关质量证件的验收, 还要对其内在质量进行检验, 尤其对油田所需的试压阀门、管线等重要物资, 更要实施严格检验制度, 才能确保产品质量。
二、加强监控力度, 创新“质量”管理方法
加强物资质量监控力度, 及时调查了解全油田对各类物资使用质量反映情况, 做好物资质量的跟踪记录, 对不合格产品实施责任追究制度。例如, 取消生产厂家的准入资格, 扣罚保证金等处罚措施, 是保证油田生产建设物资需要和提高物资质量水平的新方式和新方法。在当前市场经济和买方市场的条件下, 我们有优势做好这项工作。在操作中, 笔者认为从以下几个方面着手:
(一) 采用“请进来, 走出去”的方法, 进一步优化物资资源, 提高物资供应的整体质量价格水平。
“请进来”就是针对工程项目的实际, 对采购资金大, 质量要求特别的物资, 要实施招标采购, 由使用单位、采购部门、供货厂三方同时参加, 使用单位提出质量要求, 公平竞争, 择优录取。“走出去”就是由物资供应部门深入生产一线听取用户对物资质量等方面意见, 建立信息反馈制度, 对用户评判好、供货质量优的厂商实施等级管理。相反, 对那些产品质量不达标的厂家应使其退出油田市场, 维护油田的利益, 树立物资供应部门的良好形象。
(二) 严格贯彻和完善物资采购质量责任制, 从制度上落实“谁采购、谁负责”的原则。
实施严格考核, 兑现到人。这样, 增强内部采购人员的责任, 拒绝不合格产品流入油田。
(三) 加强标准化管理, 保证物资采购质量。
标准化是物资采购的质量依据, 按物资管理标准化程序制定各个环节工作岗位标准, 运用科学管理方法提高管理标准。
三、突出重点, 强化效能监察力度, 保证物资采购质量
效能监察是规范和提升物资采购质量水平的科学管理手段和方法, 在物资采购中, 我们要善于坚持用效能监察的管理方法, 树立“大效能、大监督”的工作理念, 不断提升物资采购质量水平。从物资质量控制流程到计划、采购;从质量监督检查到不合格产品的控制, 每个程序都要有明确要求和工作目标, 做到职责分明, 内容明确, 程序清楚。在石油企业, 针对目前料品繁多, 技术要求严格, 专业化程度高, 少数物资采购市场面相对较窄的特点, 在物资采购质量监控中, 其监察的工作方法是“全面实施, 突出重点”。对大额重要物资进行全面全过程监控, 从中发现问题, 制定相关措施, 切实达到物资采购供应的质量目标, 对一般性采购供应物资, 在质量监控中, 要根据质量的稳定情况, 做出重点监控对象分析, 严格把关, 一丝不苟, 在此基础上, 根据全面全过程的物资质量结果, 将生产厂商列入优胜劣汰机制, 以确保物资采购供应质量水平。
物资采购系统 第8篇
在石油系统工程项目中, 物资采购是工程项目得以顺利进行的重要保证。科学、合理的物资采购进程能够直接影响到工程项目的质量和进度。一般来说, 石油系统工程项目的投入中有40%要用于物资采购, 而利用招投标方式进行物资采购是我国石油系统工程项目物资采购的重要方式。
然而, 由于招投标方式在我国工程项目物资采购中的应用时间不长, 很多流程仍处于探索阶段, 加之我国石油系统工程项目的物资招标受传统模式限制, 没有真正实现分类招标, 不能满足精细化物资采购的需求, 因此, 石油系统工程项目中的物资招投标问题依旧很多。综上所述, 本课题的研究具有很强的实践意义。
2 我国石油系统工程项目物资采购招投标中存在的问题分析
物资采购招投标方式在我国石油系统工程项目中应用多年, 其中存在的问题多种多样。以下, 笔者将针对主要存在的问题进行分析。
2.1 招投标价格机制不完善
我国现阶段实施的石油系统工程项目物资采购招投标价格管理制度是在计划经济模式下建立的, 因此, 有着浓厚的计划经济影子。然而国家制定的价格常常都是社会平均水平的反映, 且存在严重的时滞性, 在实际的招投标工程案例中, 并不一定能够反映工程的实际价格水平。随着我国市场经济的不断发展, 该价格机制越来越不能适应新形势下的发展需要。
2.2 招投标过程中存在不公平竞争
招投标过程中的不公平竞争也是存在于我国石油系统工程项目物资采购招投标中的重要问题。它主要指招标者和投标者之间采取不正当手段, 事先对招标过程和招标结果进行安排, 将工程物资的承包权内定下来。这种方式严重损害了其他投标人的利益, 容易造成陪标现象, 同时也是一种严重浪费公共资源的行为。
2.3 招投标中腐败现象严重
物资采购招投标中的腐败是我国石油系统工程项目中存在的另一重要问题, 它主要表现在工程项目负责人与投标人相互勾结, 对工程项目物资采购承包的结果进行预定, 在这其中牵涉到投标人贿赂等违法违规行为。同时, 官员也会在招投标过程中以抬高物资价格或降低物资质量标准等形式, 为某一不符合竞标资格的企业量身定做竞标标准, 在谋取私利的过程中为国家工程项目物资采购的有效性带来不可挽回的损失。
2.4 评标委员会专家资质不足
在一些石油系统工程项目物资采购的招投标过程中, 存在评标委员会专家资质不足的现象。很多评标委员会成员都是从地方企事业单位中临时抽调的人员, 这些人员对石油系统工程项目物资采购招投标的过程、注意事项和具体规章制度并不了解, 在项目评分标准、评分方法和打分高低等方面都存在较大的随意性和主观性, 这种不科学的评标方式使一些石油系统工程项目物资采购的招标结果出现了不合理性, 从而严重影响到工程项目的施工质量。
2.5 招投标方式选择欠科学
目前, 我国大多数石油企业在物资供应管理中往往会进行分类, 然而在进行物资招投标的过程中却没有实施分类招投标。以通用物资的招投标为例, 我国石油企业规定招标人应在招标开始前公开招标方式, 然而, 在实际的招投标活动中, 由于石油系统工程项目供应的范围较为广泛, 企业很难、也不会完全公开物资的招标信息, 造成很多投标人无法全面了解石油通用物资的招标信息, 因此, 资格预审的难度被无形中加大, 邀请招标也成为了大多数石油系统工程项目物资招投标的主要形式。
3 规范我国石油系统工程项目物资采购招投标的建议
3.1 全面推行招投标担保制度建设
为了避免物资采购招投标中的不公平竞争现象, 应建立一种增强石油工程项目领域信用度的机制, 实行第三方担保制度对招投标行为进行规范化管理。
在具体的担保制度建设中, 应充分考虑到以下几点:
(1) 物资招投标担保的第三方必须是有良好社会信誉度和资质的企业或监管部门, 且该企业或监管部门在特定的石油系统工程项目行业应具有一定的权威性。
(2) 要从石油系统物资采购招投标过程的公平、公正、公开三个方面制定具体的工程担保制度, 体系的建设应充分考虑招投标和担保方的共赢。
3.2 加强招投标过程中的监管
对石油系统工程项目物资采购招投标的监管, 主要依赖政府的相关职能部门。在具体的监管过程中, 政府的监管职能部门应加强对招标方、投标方、中介服务机构三方面的管理, 充分利用法理依据, 对价格报建、项目资格审查中的各个环节进行严格把控, 尽一切可能杜绝标底泄密现象。同时, 对招投标过程中出现的违法行为应予以严厉惩罚, 认真贯彻相关的法律法规, 严格监督执法, 避免有法不依的现象。
3.3 保证评标专家队伍的资质
在整个招投标过程中, 评标和定标是关键环节。因此, 一定要聘请具有专业资质的专家组成评标队伍, 对物资采购招投标的科学性和结论进行评定。在专家评标队伍的建设中, 应保证人员知识结构合理、政治思想过硬、专业能力扎实, 从而对评标过程的科学性给予保障。同时, 要组织专门人员定期对评标专家进行综合考核, 考核的项目应涉及专业知识、政治素养、法律知识等方面的内容, 对考核通过的专家继续予以留用, 对考核不合格的专家予以解聘, 采用这种动态管理的方式对专家队伍实行优胜劣汰, 从而保证专家队伍的质量。
3.4 选择科学有效的招标方式
在石油系统工程项目物资采购招投标过程中, 一定要选取科学的招标方式, 这是保证招投标环节公平、公正的基础。笔者认为, 招标方一定要选用“公开招标”的形式进行招标活动。尤其在对通用物资进行招标时, 要将公开招标的方式充分融入, 保证招投标公平竞争的有效性, 同时, 也能为物资成本的控制和物资质量的提升奠定了扎实的基础。
4 结论
物资采购招投标关系着石油系统工程项目是否能够顺利推进, 有着重要的意义。因此, 在具体的操作过程中, 招标方和投标方都应严把各个环节, 全面了解项目物资的需求, 以动态、全面、科学管理的思想做好石油系统工程项目物资采购的招投标工作。
参考文献
物资采购系统 第9篇
然而随着门店的增多, 必然会有很多的问题产生。中国是一个地域非常广阔的国家, 各地的饮食及风俗文化有很大的差异, 对分布于各地的店铺的商品配置必然要求因地制宜, 以适应当地消费者的消费习惯, 因此采购架构的设置及采购策略的适应性调整如何有效服务于各门店便成为帮助连锁超市因地制宜, 进一步实现良性扩张的关键。
1 连锁超市的采购架构设置应考虑的因素
(1) 各地消费习惯及风俗文化的不同。各地的消费习惯及风俗文化存在明显差异, 如果所有商品都有总部实施全国统一采购, 势必造成超市所配置到的商品无法适应和满足当地的实际需求。因此连锁超市在全国实现扩张布点的同时, 如何及时调整每个地区的采购架构的设置和采购策略就尤为重要。
(2) 生鲜类商品的保鲜度要求高, 商品流通范围区域性强。
(3) 普通食品类商品的地区消费差异大。南北方由于气候差异, 饮食方面存在明显不同, 特别是一些地方性特色食品, 又是当地居民一日三餐中不可或缺的。因此, 对所有食品类商品实施全国统一采购, 统一配送难以让不同地区的分店适应当地的市场需求。
(4) 非食品类商品的地区消费差异偏小。非食品的商品多数属于家庭的日常用品, 全国范围商品的差异性相对比较小, 只是会因气候条件及地方生活习惯不同, 消费需求有所差异, 例如:蚊帐, 对北方来讲, 购买量相对较少, 但对于生活在南方的消费者来讲则是不可或缺的。
2 连锁超市的采购架构设置及采购策略分析
(1) 生鲜的商品。应根据商品本身的特性, 设置本地采购, 由当地熟悉商品的人来担任。可以分为果蔬、肉类、鱼类、熟食类、面包类采购, 要求有极强的地方采购能力, 对当地的市场与消费者的消费习惯有非常深的了解。连锁超市往往会通过对生鲜商品价格采取低利润策略, 每天选几款当地经常食用的生鲜商品做特价来吸引客流。
随着竞争日益加剧, 保持生鲜价格优势与品质优势以吸引更多客流越来越多地成为超市经营的策略重点, 其中价格战最为激烈。为了取得价格和品质的优势, 超市在采购的策略上也有了更多的探索, 主要途径就是缩短采购供应链和减少供应的环节, 目前在超市中已成功实践的有两种形式自采和全国项目统采。
(2) 普通食品类商品。与生鲜商品相比, 不存在保鲜的困难, 可以根据全国门店的布点和饮食特色的不同, 将全国划分为几个区域, 进行区域性的采购, 这样既克服了全国统一采购无法兼顾各地区饮食特点的缺憾, 又避免了生鲜本地化采购量较少的缺点, 体现出连锁批量采购的优势。食品是日常消费品, 也是吸引客流的关键, 是超市竞争的重点, 很多连锁超市都想在食品类商品中树立价格优势, 通常的做法是针对一些全国性品牌的食品进行全国统一采购。此外, 中国有很多传统节日, 如:中秋节、春节, 每个地方消费的商品大致相同, 且数量巨大, 针对这些商品, 由总部统一进行采购, 采用一次性买断的方法, 获得明显的批量优势。
(3) 非食品类的商品。与生鲜和食品类商品不同, 除南北方一些服装及家纺类有明显的差异, 其它的商品基本相同, 因此对于非食品的商品, 连锁超市多采用统一的中央采购, 以更好地实现统一采购、统一陈列、统一配送、统一促销策划、统一核算, 真正发挥连锁经营的优势。
每家连锁超市公司都非常重视非食品的经营。由于各零售商的竞争日益激烈, 各连锁超市通常都是通过生鲜和普通食品这类价格敏感性商品采取低价策略以吸引和稳定客流, 这样一来每家超市都面临利润越来越低的困扰, 因此如何通过非食品的经营, 充分体现各连锁超市不同的定位, 以实现差异化经营, 获取赢利对每个零售商来讲就越发重要。
在当今激烈的市场竞争环境中, 零售企业成败的关键在于形成比较竞争优势, 而比较竞争优势的有效形成取决于市场定位点的正确选择和形成。定位过程是指定位规划的程序和步骤, 菲利普·科特勒认为, “一系列营销活动都是以细分目标定位为基础的。”他把营销战略制定过程划分为细分市场、选择目标市场和进行市场定位三个阶段, 把市场定位过程归纳为三个步骤:第一, 识别可能的竞争优势, 列出与竞争者的差异点;第二, 选择合适的竞争优势, 这些优势必须具有独特性、感知性、营利性等特征;第三, 传播并送达选定的市场定位, 用相应的营销组合策略予以配合。李飞认为:市场定位的过程, 归纳为找位过程 (研究市场、细分市场和选择目标顾客群) 、选位过程 (细分目标顾客需求利益、确定满足目标顾客的利益点) 和到位过程 (产品、价格、分销和促销策略的组合) 。
连锁超市非食品的经营充分体现了各零售商不同的定位点。根据李飞的定位钻石模型, 在市场研究的基础上, 不同零售商首先找到自己的目标顾客群, 了解他们对非食品方面的需求特征, 然后细分目标顾客利益并选择满足目标顾客的利益点, 根据这个利益点确定属性定位和价值定位, 最后通过进行营销要素的组合实现其已经确定的定位。因此在非食品经营中正确选择和形成市场定位点, 建立自己的比较竞争优势是对各零售商经营成败的严峻考验。
根据对消费者购买行为的研究, 消费者对连锁超市售卖的不同种类商品的价格敏感度差异是很大的, 其中非食品价格多为消费者相对不敏感的。因此现在大型的连锁超市, 为了实现差异化经营, 使其更具市场竞争力, 已经开始在区域采购办公室增加非食品采购, 以增强地方特色。
家电在非食品中是非常特殊的一类商品, 随着专业家电超市的逐渐成熟, 其市场份额越来越大, 专业性和价格优势也越来越明显, 如国美、苏宁。为了获取价格优势, 突破销量, 与专业家电超市进行竞争, 连锁超市开始转变家电经营的策略:逐步减少对传统大家电的经营, 仅在一两个品牌上集中资源。
随着物质生活的不断提高, 人们对家用类商品提出更多、更高的需求。很多连锁超市都加强了对家用类商品的采购, 不仅将品类细化, 而且增加资源拓展采购, 专职寻找和引进特色商品, 以满足顾客的要求。
现在很多连锁超市还根据目标顾客的需求开发自有品牌商品, 以实现超市品牌定位的拓展, 并提高消费者对超市的忠诚度, 同时改善超市的毛利情况。自有品牌一般是超市选择一些商品由非品牌的生产厂家进行生产, 然后再贴超市的自有品牌, 由于节省了营销的成本, 价格往往比其他品牌商品至少低1 5%～20%。
3 连锁超市采购架构设置及采购策略的实例分析
沃尔玛作为零售业的国际巨头从1996年进入中国市场后, 一直没有停止扩展步伐, 现在在全国有一百多家店, 其采购架构的设置及采购策略也一直在调整, 以适应其在中国的发展战略。
沃尔玛的采购组织架构建立了总部、区域采购办公室、城市采购办公室相结合的体系, 具有中国特色, 不仅考虑了商品的统一采购, 又体现了采购的本地化。
总部采购部的架构设置是根据不同品类的特点进行设置。 (1) 生鲜类和食品类因商品的地方性特色, 商品采购主要以区域和城市采购办公室采购为主, 总部只对适合进行全国统一采购的品种进行全国项目统一采购。生鲜类的全国项目主要选择一些具备明显产地优势、且品质比较容易控制的品种, 如江西的脐橙、山东的苹果等, 克服区域采购量小, 缺乏价格和品质优势的缺点。食品类主要选择一些全国性的品牌, 如:金龙鱼调和油, 进行全国统一采购, 采购数量巨大, 价格优势明显。 (2) 非食品类以总部统一采购为主, 按照不同的商品大类设置不同的采购部门, 包括:服装与快速消费品类、家电、五金、玩具、汽车用品类、家用及季节性用品类。另外设置资源拓展部和自有品牌部, 资源拓展部主要负责全国新商品的寻找和引进, 自有品牌部负责自有品牌商品的开发。
根据全国门店的分布及业务拓展的需要, 沃尔玛采购部在全国有五个区域采购办公室, 分为东北区域采购办公室 (设在沈阳) 、北方区域采购办公室 (设在北京) 、东区区域采购办公室 (设在上海) 、东南区域采购办公室 (设在厦门) 、西南区域采购办公室 (设在成都) 。各区域采购办公室的架构设置包括:生鲜部、食品部、非食品部。其中生鲜与食品的采购设置按照不同的商品大类又设置了不同的采购部门, 生鲜部包括:果蔬、肉类、鱼类、熟食类、面包类, 食品部包括:冻品类、饮品类、粮油类、小吃类、酒类。非食品部, 以总部统一采购的商品为主, 其中由于家电类商品更新快, 与专业家电市场竞争激烈, 因此增设家电采购。此外还设置了服装和家用类商品的采购负责区域性商品的采购。同时为了进一步丰富区域商品资源, 特设资源拓展采购1～2名, 专职寻找和引进本区域内的特色商品, 如:参加专门的展览会或从网上搜索。
在没有区域采购办公室的省会城市, 设置城市采购办公室以满足以后市场拓展的需要, 有生鲜部、食品部和非食品部, 生鲜部与食品部的设置与区域采购办公室一致。非食品部, 只设家电的采购。非省会的城市仅设置生鲜采购2～3名, 进行本地的生鲜采购, 以适应当地的市场。
总之, 我国地域广阔, 各地区的消费能力及饮食习惯差异明显, 连锁超市在全国不断布点的同时, 如何及时调整采购系统的架构设置及采购策略, 使其不仅发挥连锁集中采购的优势, 又体现各区域的不同特色, 以适应超市进一步的拓展和正确选择市场定位形成比较竞争优势是非常紧迫和重要的。
摘要：连锁超市采购的架构设置与采购策略的制定如何有效服务于各门店对帮助连锁超市因地制宜, 进一步拓展有着非常重要的作用, 文章深入分析连锁超市的采购架构设置和采购策略, 以沃尔玛为实际案例, 旨在帮助国内连锁超市建立合适的采购架构和实施正确的采购策略, 使其不仅发挥连锁集中采购的优势, 又体现各区域的不同特色, 以适应超市进一步的拓展需要, 同时通过市场定位点的正确选择, 帮助连锁超市形成比较竞争优势, 使其在日益激烈的市场竞争中立于不败之地。
关键词：采购架构,采购策略,市场定位,比较竞争优势,扩张
参考文献
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分析医院医疗物资信息化管理系统 第10篇
【关键词】医疗物资；信息化管理系统；医疗设备
目前，现代化建设的背景下，医院这一医疗系统的主要载体应将信息化建设作为其未来发展的技术优势。这是因为在实际建设的过程中，随着物资管理内容及形式的多样化发展，使医院内部的相关管理部门很难对其进行合理控制。这就导致医院内部的管理出现物资领用随意性以及物资使用情况监督控制力度跟不上需求的问题。基于此，相关建设人员应利用科学技术手段来解决管理难的问题。具体来说，医院可通过构建医疗物资信息化管理系统来改善当前的管理现状。
一、医院构建医疗物资信息化管理系统的重要性
随着我国市场经济发展进程的不断加快，人们越来越关注自身的身体健康。而医疗需求的扩大给医院的经营管理带来了一定挑战。这些挑战主要体现在先进设备资源的管理上、科室增多的协调上、医疗物资领用的管理上、病患人数成倍增加上以及其他等各个细节方面。基于此，医院应构建医疗物资的信息化管理系统，这就将在提高医院整体管理水平的同时，还促进了各个科室之间的协作和协调能力。具体来说，就是通过将医疗设备、医疗资产以及材料消耗周期等内容实现信息化管理，来提高医院进行运营成本、绩效考核以及预算管理的能力。在这一系统应用背景下，医院的建设在一定程度上减少了资源浪费，从而优化医院进行物资管理的流程。
二、医院应用医疗物资信息化管理系统的效果
医院应用医疗物资信息化管理系统的效果主要体现在两方面，一方面医院可以建立起统一、集成以及灵活的经营管理平台。这就为医院提供了功能强大、应用灵活的接口模式来整合医院内部医疗物资的相关资源。在此背景下，医院建立的医疗物质信息化管理系统就满足了相关管理部门提出的管理要求。此外，系统的作用还使前台业务系统与后台经营信息系统实现了服务的一致性，这就提高了医院日后进行决策分析以及优化服务流程有效性；另一方面可以建立医院大后勤管理模式的物资管理体系、创建医疗物资生命周期全过程的质量保证体系及以提高医疗质量和服务质量为核心的新的医疗物资管理模式。这样一来，相关建设者就能够从医院医疗资产的生命周期的管理入手，努力发挥医疗物资的功能和利用率，减少资源浪费，降低医疗物资成本。事实证明，建立起医院物资管理与数据分析的规范标准后，能够为医院管理者与决策者提供强大的分析与决策功能。
三、医院医疗物资信息化管理系统的应用方法
1.系统设计流程
首先，医院在对相关的医疗物质进行信息化管理系统建设的过程中，应在明确库房物资存放上限的基础上，来实施相应的额度管理。其次，对于医院各个科室与库房之间的请领，要在系统的控制范围内进行。即各个科室在购置医疗物资的申请汇总后，才可在系统内生成相应的采购计划，并生成科室所需的物资请领单据。对于付款计划的制定，可通过合同管理的方式来实现物资的信息化管理。再次，请领单据在信息化管理系统中所需的流转费用，要进行与之对应的核算来保证系统设计的合理性。最后，医院物资的信息化管理系统的设计，还可涉及信息流、资金流以及供应链。这样以来，就能在很大程度上提高医院经营管理的质量水平。
2.模块内容的制作
（1）采购管理模块
首先，相关建设者要建立一条符合医院管理要求的标准采购流程，从购置申请到采购计划、采购合同到验收管理，每一个过程都能进行有效的跟踪管理。其次，通过对供应商的相关资质、产品生产成本以及服务质量情况进行汇总统计，进而选择那些具有一定市场口碑的企业。再次，系统在汇总医院各个科室的过程中，应将以往的医疗物资采用数据作为确定当下采购量的依据。最后，对于采购流程的整体运行，要将供应商、合同管理以及购置申请等进行真实性监督，以降低实际的采购成本以及提高采购医疗物资的质量和供货速度。
（2） 计划管理模块
医院医疗物资信息的计划管理模块要按照3个步骤要进行制作。首先，医院要对各临床部门的请领资产按分类进行预算金额设置，通过预先控制功能实现对各临床部门的预算管理。其次，各部门将常用的资产制作请领模板，方便请领人员制定请领申请单据。这就使管理模块具备了资产失效的到期报警功能，此外，还可以防止领用部门出现囤货问题。最后，控制临床部门向库房请领资产的时间，这就使医院内部的各个部门在进行资金请领工作过程中，具有一定的规范性、计划性以及有序性。
（3） 库房管理模块
首先，在资产生命周期跟踪的基础上，通过对前台业务系统的接口，固定资产的使用频率、使用人次以及使用效益回报进行统计分析。并且将其与物质设备购置申请中的效益估算进行对比分析，为后期大型设备采购论证提供有力依据。其次，实现大后勤管理模式下的库房管理体系。同时，还要对大型设备每个时间周期的使用情况进行统计，设备的使用高峰期分析可以帮助维护人员对PM计划中预防维护时间进行合理设定。再次，医院在保证日常业务的前提下，对库存上限进行管理。同时通过有效期提醒，加快库存物资的周转。汇总各部门的领用数量，将其作为预算管理和请领数量估算的有力依据。配合以质控为核心的保障体系，以卡片的方式对资产的生命周期进行全程监督管理。最后，库房资产存放位置的有效管理可以为资产清查提供帮助。如表1所示，为某医院医疗物资信息化管理系统的构架内容。
四、结束语
总而言之，医院将医疗物资信息化管理系统应用于实际建设，是我国医疗体系未来发展的主要方向。相关建设人员要在明确系统设计流程、管理系统的架构以及计划管理模块的基础上来实现医院运营管理的信息化建设。与此同时，建设人员还要充分结合医院内部运作的实际情况来进行信息化系统制作，这是提高医疗物资信息化管理系统应用效果的关键。事实证明，在应用医院物资信息化管理系统后，医院将从各个方面提高服务质量、加快服务速度。因而，医疗系统的建设人员应将其充分重视起来，只有这样才能使医院的运营管理充分满足人们的就医需求。
参考文献：
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如何设计采购管理系统 第11篇
而且采购管理是计划下达、采购管理采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程,对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督,实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。
采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理,为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划(如周、月度、季度、年度)、非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解,将企业的采购需求变为直接的采购任务,系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式,支持多种设置灵活的采购单生成流程。
采购订单管理以采购单为源头,对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪,实现全过程管理。通过流程配置,可进行多种采购流程选择,如订单直接入库,或经过到货质检环节后检验入库等,在整个过程中,可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商,进行在线采购。
发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估,劳务采购的处理,非库存的消耗性采购处理,直运采购业务,受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置,允许用户更改各种业务的处理规则,也可定义新的业务处理规则,以适应企业业务不断重组,流程不断优化的需要。
以上三部分比较清晰的包括在案例所设计的系统中了。
具体到采购系统功能应该包括:可随时进行采购计划查询,即可随时了解近期物料需求情况,解决了人工无法完成的物管难题;采购订单上允许采购多种物料,多个交货期;实现采购订单,执行,退货等业务管理,各种作业都采用在线实时更新方式,以备随时查询之需;对于采购尚未到货合同的物料提供实时查询或清单打印,以供采购人员预先催促,掌握交货期,避免延误;管理供货商资料,记录供货商档案信息及来往函件信息,并提供各种方式的查询和打印,以便掌握最新的供方信息,及时处理供货商反馈信息;管理供货商报价,实现采购询价;可以生产、库存系统接口。按生产计划,自动检测库存数量与需求数量对比,自动生成采购计划,按计划下达采购订单。可自动生成材料出入库单;支持非合同销售的业务;实现订单跟踪。这些功能在采购系统中不可或缺,设计系统人员之前一定要做好前期调研工作。
另外,建议公司采用策略性采购,其特征是:与供应商建立策略性伙伴关系;更加重视整个供应链的成本和效率管理;与供应商共同研发产品及其对消费者的影响;寻求新的技术和材料替代物,OEM方式的操作;充分利用诸如跨地区,跨国家的公司(工厂)的集团力量集中采购;更为复杂,广泛的应用投标手段。