数字档案室建设难题

数字档案室建设难题（精选11篇）

数字档案室建设难题 第1篇

关键词：数字档案馆问题

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生, 数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比, 有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点, 使传统的档案馆望尘莫及。然而, 它也不可避免地存在一些缺陷和不足, 有的甚至可能是致命的缺陷。

一、数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面, 凭证价值和参考价值, 而尤以凭证价值最为重要。虽然, 目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义, 然而, 由于一系列技术和立法问题还未解决, 数字化档案目前还不具备法律凭证效力, 这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此, 确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前, 主要存在以下问题:一是认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性, 必须依赖特定的计算机设备加以解读。二是技术上的问题。数字档案是高新技术的产物, 它给人们带来极大便利的同时, 也给人们留下了困惑与难题。三是管理制度上的问题。传统档案之所以具有凭证价值, 在一定程度上取决于严格的管理制度, 而目前从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理, 缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度, 一些标准、制度虽已制定, 但全面推行尚需时日, 而且也有一定的难度。

二、数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。数字档案信息长期存取所面临的主要问题有:一、存储的介质材料。现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题。一般磁盘的寿命是3—5年, 光盘也不过30年左右, 与能保存千年以上的纸质载体相比, 其寿命相差甚远。二、机读语言格式。计算机语言平均每三个月就会问世一种, 而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象, 若干年以后, 我们用现行的机器语言描述的数据, 还能百分之百的还原。三、对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出, 这个特征对其长期存取带来很多问题:“如设备发生故障、系统瘫痪, 电子文件就读不出来等等。

三、数字档案的失真问题

档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌。然而, 就目前的研究水平而言, 还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术, 其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点。数字化的主要方式是扫描加工, 在这一过程中造成数字档案失真的原因有:其一, 技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹, 有时需调整不同的技术参数, 如分辨率、明暗度、对比度等, 选择不当会直接影响扫描的质量, 造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息, 客观上造成档案原貌的改变。其二, 工作失误。档案扫描是大量的重复劳动, 难免有时失误。如扫错档案或打错顺序, 或存错, 或在建索引时链接错误等, 如不及时发现, 将直接导致数字化档案失真。其三, 转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时, 往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件, 如果格式选择不当, 同样会导致数据发生变化。

四、数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题, 也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”, 但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场, 给不法分子带来可乘之机, 主要表现:其一, 计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。国外有人估计, 现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。其二, 计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性, 使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击, 不仅仅是好奇和自我挑战, 程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三, 有窃取行为的间谍活动, 窥视其机密信息进行复制或扩散。其四, 有意破坏, 摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五, 人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等, 所有这些, 都使数字档案信息的安全变得十分脆弱。

五、数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物, 离开了高新技术的支撑, 就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点, 真是“成也萧何, 败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。数字化设备技术条件和技术难题。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽, 以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案, 以便实现多网互连、高速互访, 实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问, 足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

除此之外, 还有像数字档案馆建设的标准化;数字档案馆建设的投入与产出;数字档案中的经济;数字档案馆法律法规;数字档案馆的基础理论等方面的问题。

数字档案室建设调度会简报 第2篇

保证省林业厅数字档案室建设工作的顺利推进，2月21日，湖南省林业厅副厅长吴剑波主持召开数字档案室建设调度会，厅办公室、信息中心主要负责同志及厅数字档案室建设工作相关人员参加了会议。

会上，湖南省万象科技有限公司就省林业厅数字档案室建设项目启动、软硬件设施建设、项目进度以及安全保障等工作进行了详细汇报，与会人员围绕数字档案室建设的.国家标准、省厅实际、项目要求的融合对接进行了讨论。

吴剑波对省林业厅数字档案室项目建设前期工作和下一步计划给予了肯定，并就实施好项目建设确保顺利通过国家验收提出了三点要求：

一是提高思想重视。要把建设数字档案室作为提高我厅档案管理科学化水平和推进林业信息化的重要抓手，扎实有效推进;承建方也要组建强有力的工作团队，充分开展需求调研，瞄准数字档案室建设规范和信息技术前沿，精心组织设计施工。

二是严格履行合同。要做到速度服从质量，严格按照合同按时按质完成任务，全力打造出体现林业特色、符合国家示范标准的数字档案室。

三是加强交流沟通。承建方与我厅要相互加强联系，多层面、多方位地调研沟通了解，进一步细化建设实施方案，确保工作开展有的放矢、有条不紊。

数字档案资源建设研究 第3篇

关键字：数字档案；长期保存；数字档案共建

数字档案资源，是必须要借助电子计算机等信息设备进行管理和利用的档案资源的总和。数字档案资源馆藏主要由虚拟数字档案和实体数字档案两种。档案馆数字档案资源建设方案应该包含数字档案的收集、建设、长期保存和评价四个方面。

1 档案资源的收集

电子档案资源的类型主要包括电子文档、电子文件、图片、视频等类型的数据。数字档案资源库的建设主要有本地和镜像两种。建立本地数字档案资源库，这种模式就是将数字资源库安装到本地服务器，根据IP来限制局域网的访问范围。这种模式不需要认证，也没有人数限制。数据的更新方式一般是采用硬盘或者通讯的方式进行追加更新。这种模式的优点是：数据稳定，不限制用户使用，没有通讯费用，方便进行构建一站式检索。该模式的不足之处：硬件投入较大，对服务器的要求比较高，系统维护成本较高，需要专门的人员进行定期更新。第二种模式是采用数据档案资源共建共享的模式。这种模式是将数字资源库安装在某一个机构，其他的附属机构进行共同使用。这种模式有利于资源的共建共享，成本较低，维护方便，但由于档案资源的特殊性，决定了档案资源在上缴上面容易出现问题，如格式、档案隐秘性特征。

机构可以根据自己的实际情况，搭建属于自己的数字档案管理系统。系统的建设模式主要有自建、与公司联建、机构联盟共建三种模式。（1）独立建设。机构自己出人力物力进行构建，这种模式对技术要求较高，资金成本较低。（2）与公司联建。这种模式是机构提出构思与资源，软件公司进行系统的开发，这种方式资金成本较高，设计出来的数据库也比较先进。（3）联盟共建。建立档案机构联盟，各个成员机构共同建设数据库，技术与资源同时共享，建设成本均摊，这种模式主要考虑产权和数据库维护问题。

各个档案机构在建设数字档案库的时候，需要考虑以下几点影响因素：（1）本机构档案的资源整体情况。主要包含资源数量、用户数量、资源挖掘程度和档案机密性。（2）本机构的硬件与软件情况。硬件主要包括服务器、网络环境、存储情况等，软件情况包含数据库软件、操作系统、以及数字资源的技术维护力量等。（3）经费情况。当年或者未来几年在数字档案建设方面的经费预算。

2 数字档案长期保存方案研究

数字档案建设是一个资源积累的过程。数字档案资源不同于纸质档案之处在于其保存对实体空间占用比较少，所以不像纸质资源那样需要定期的保养。数字资源长期利用主要需要考虑的是资源的积累和长期保存方案。数字资源保存一般包含数字档案缴存制度、数字迁移和数字仿真技术。

2.1 数字资源缴存制度。这里主要是指机构或者机构联盟自建的数字档案库的缴存制度。应该从政策的层面上建立一定的制度来保证数字档案资源的长期积累和保存。笔者认为机构应该从以下几点来确保数字档案资源来源：（1）明确收缴的内容。如机构成员的论文、著作和专利等；没有经过正规出版的如研究报告、博客、学位论文等；机构和个人活动的记录，如会议文献、PPT课件等。（2）明确收缴主体。一个单位应该指派一名专门的人员负责上传或者上缴数字资源，责任到人，同时也有利于部门机构数字档案资源的收缴。（3）建立权益保障机制。对按时缴存的机构可以实行定量的积分制，然后分别赋予不等的权限，同时单位应该建立一套的奖励制度，来鼓励读者上传其数字档案资源。

2.2 数字档案长期保存技术。数字档案长期保存的技术主要包括：拷贝、仿真、迁移、数字图形输入板、计算机档案馆、封装技术、标准化技术、通用虚拟计算机技术、基于风干的保存策略、数据再造技术。这些技术是数字资源长期保存和使用的主要手段，各有优缺点：（1）拷贝。就是将原来的数据直接拷贝到新的服务器或者数据库中。这种方式执行方法简单，成本较低。但是这种模式对数字档案资源保护有限，不能解决硬件过时而引起的长期保存问题。（2）数据仿真。在新的数据系统中搭建一个兼容环境，可以运行原来的数据和设备，达到数据继续使用的目的。这种方式对软件的要求较高，多次的仿真可能会影响系统的兼容性。（3）数字迁移。是指将数字资源从一种技术环境转移到另外一种环境上。这是目前数字档案资源长期保存的主要手段。这种模式可以将信息从不稳定的系统迁移到稳定的系统中去，将多样的信息迁移到标准化的信息格式中。这种模式易于信息的组织，但是在迁移的过程中，容易将信息的格式信息丢失，尤其是多次迁移以后。（4）数字图形输入板。同时将软件和硬件进行保存，将所有的信息直接显示在显示屏上，并根据用户需求进行显示。这种模式适合数字资源的长期保存，但是研发成本比较高，但节约了迁移的成本，应用前景比较广。（5）建立数字资源档案馆。将过时的计算机软硬件进行保存，并读取数字资源。这种模式成本较低，同时维护和使用的成本较高，不适合采用。（6）封装技术。将数字档案资源以及其运行的软硬件系统进行打包保存，从而实现其他环境下该程序的运行。这种技术存在元数据提取困难的特征，使用在数字资源长期保存方面时需要进一步的讨论。（7）标准化技术。将数字档案资源转换成一种或几种特定的形式进行保存。维护成本较低，使用方便，但是降低了数据使用的灵活性，格式保存上容易存在失误。（8）虚拟计算机技术。IBM设计的一种数字资源保存方式，在不断革新的硬件和软件上设置一个层，方便进行数字资源的仿真和迁移的数字程序。技术水平要求较高，但是如果能够投入使用，应用范围较广。（9）基于风干的保存策略。就是在保存数字资源的同时，保存一个简单的，可以运行的、低质量的数字运行系统。这汇总模式主要是一种附加的数字资源长期保存的方式。（10）数据再造技术。从原始的数字资源中提取数字流，来恢复数字资源的原貌，可以保存数字档案资源的长期可持续性。这种模式的不足之处是技术要求高，无法评估再造的数据的恢复成果。

2.3 长期保存建议。机构应该根据自己的情况，立足现在、放眼未来来做数字档案资源长期保存的方案。主要有以下几点建议：（1）确定长期保存的类型。确定哪些类型的数字档案资源是需要长期保存的。（2）确定长期保存的技术手段。根据资源种类以及单位的实际情况来确定数字档案资源长期保存所需要采取的技术手段。（3）积极开展机构联盟之间的数字档案资源保存合作。一方面可以节约经费，另一方面可以提高长期保存的质量，也有利于标准的统一制定，避免长期保存的重复建设。（4）拓宽长期保存的资源类型。除了机构的日常工作和生活档案外，一些具有保存价值的学术性电子邮件、微博、博客，说说、朋友圈等数字资源也应该加入到数字档案资源保存的行列。（5）拓宽保存途径。积极与互联网商进行合作，能够将本机构工作人员的网络数字资源进行下载并进行长期保存。（6）确定数字档案的密级以及公开的期限。尽量早的将一些数字档案资源进行放开阅览权限。

3 数字档案资源的评价

数字档案资源的评价也是长期保存的一个重要环节，数字档案资源的评价结果对数字档案资源保存的类型，保存的方案等都有一定的指导意义。因此，对数字档案馆藏进行合理的评价有利于数字档案资源长期保存，同时也是数字档案资源长期保存的一部分。

制定数字档案资源评价指标的原则主要有以下两点：（1）通用性原则。指标体系的建立不可能只为一个机构服务，需要评价不同类型的数字档案资源，找出它们的共性，基于这些共性来建立指标体系。（2）定性与定量相结合的原则。定量是通过一定的数据、运算来对事务进行评价，定性分析是对事物本质也内在规律进行的抽象研究。将二者结合，可以将模糊的对象清晰化，方便用户进行分析。

对数字档案资源进行评价需要从以下几点进行：（1）数字档案的使用价值。需要考虑的是质量、成本和内容。（2）数字档案的社会价值。主要包含档案的密级、使用范围等。（3）数字档案资源的存贮。主要包含存贮设备和存贮技术。存贮设备包括兼容性、传输速度、数据保护能力等；存贮技术包含设备的稳定性、扩展性和维护难易程度等。

4 总结

数字档案室建设体系构架 第4篇

随着档案信息化工作逐步深入, 依托传统档案室进行的机关档案工作与机关办公自动化应用、数字档案馆建设, 以及用户多样化需求之间的矛盾日益突出。为应对这一严峻挑战, 推动机关档案工作及时转型和升级, 2013年8月2日, 国家档案局编制《数字档案室建设指南》征求意见稿 (以下简称《指南》) , 规范数字档案室建设, 开启了机关档案工作的新起点。《指南》围绕基础设施建设、应用系统建设、数字资源建设、保障体系建设展开。从作用上分析, 基础设施建设是基础, 包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统四方面内容;应用系统建设是关键, 要求系统既能与办公自动化系统相衔接, 能够实现电子文件归档与有效管理, 为电子文件的真实、完整、可靠与可用提供首要保障;数字资源建设是核心, 基础设施建设、应用系统建设和保障体系建设都是围绕档案信息资源建设展开, 并以最大限度保证信息资源建设质量为目标;保障体系建设是保证, 它既是开展其他建设的重要条件, 又与其他建设内容相辅相成、相互促进。

人事档案数字化建设工作思考 第5篇

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位為了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证;另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立国家级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起国家级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

人事档案的管理是组织人事工作的重要组成部分，面对新情况、新形势，如何做好人事档案数字化工作是目前组织人事部门面临的重要课题。人事档案的数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一蹴而就。因此，在工作中需要制定分步战略，求真务实，讲求实效，早日实现“纸质人事档案、数字化人事档案、人事信息库”三位一体的管理格局。

数字档案建设中高校实物档案研究 第6篇

1. 在数字化档案建设中的实物档案收集方式的改变

1.1 在高校中, 实物档案的种类有以下

几种, 有公章、奖状、奖牌、另外还有领导题词、纪念品。另外有高校特色的实物还有, 例如:学生证、毕业证、校徽等也都被列入实物档案中。在收集这些实物时, 应多挖掘具有学校特色的实物档案。

1.2 实物档案在收集时, 将这些实物

有电子版或已经实现数字化成果的也应一并归档案。相对于纸质档案来讲, 它一份文件就能实现自己的价值, 但实物档案若要发挥作用, 单纯地依靠实物自身有时并不能达到这一目的, 实物档案的说明文件在实物档案在利用过程中的作用不容小视, 在特定的时期, 说明文件有时不亚于实物档案本身。在拥有一份翔实的说明文件的时, 实物档案才能最大限度地发挥它的作用。对于高校来计。校标与校徽的设计都拥有特殊的含意, 而这些文件所承载的内容不仅反映了一所高校的办学理念, 更能体现一所高校的办学精神。在数字档案建设中, 对于实物档案进行文字说明的这些纸质文件也就归入实物档案中, 并不能将其与实物档案分离。另外, 还有一类实物档案, 就是外单位赠与本校的一些物品, 在收集这类档案时, 更值得注意的时, 档案部门的直接参与到接收过程中, 直接与捐赠人沟通与交流, 将口述材料与实物档案一起归档, 当物品接收到档案部门以后, 应将说明文字进行二次加工, 使每一件物品都有与相对应的说明文件, 并将捐赠人的信息也应记录在说明文件中, 并与捐赠物品一起存放。使这些捐赠品正式成为高校的实物档案, 充分实现了实物档案的价值。

2. 在数字档案建设中的实物档案整理方式的改变

2.1 实物档案在整理过程中最主要的一

个问题就是实物本身与说明文件的相对分离, 我们在数字档案建设过程中可以采用有效的方法避免这一问题的出现。参照照片档案的整理方法, 说明文件与数字照片在往数据系统进行挂接时建立一个新的文件夹, 或同时将几个文件并列挂接在一个录入条目下, 实现照片与说明文件同时查阅利用。而实物档案在数字化后, 通过数码照片的形式实现网上查阅, 它的说明文件也可一并实现查阅利用。其它的实物档案也可采用这个方式, 无论是照片形式, 还是其它的录像形式, 都可以实现实物档案的虚拟化利用。

2.2 实物档案在数字化后可以建立实

物的数字化管理模式。为实物档案建立一套独立的数据系统, 在原有的纸质档案的基础上, 实现实物档案与纸质档案相同的查询、利用数据库。实物档案与纸质档案一样, 最终的目的是查阅与利用。只有挖掘出档案的最大价值, 才能在利用时展现最大的价值。传统的实物档案采用借出的方式或以为展览的方式进行利用, 这些方式已不能适应当今时代发展的需要, 因此建立实物档案数字化管理模式是当下最基本的要求。实物档案与纸质档案数据录入的相关信息的条目有很大的差别, 因此, 需要将实物档案与纸质档案采用不同的数据系统进行分另管理。实现实物档案的静态管理为动态管理。通过数字化档案建设, 实现实物档案的网上查阅与利用, 发挥实物档案的最大作用。

2.3 实物档案在数字档案建设中保管方式的改变

目前, 许多高校将实物档案保管在综合档案库房内, 只有很少的一部分能够为实物档案成立专门档案库房, 而还有一些学校成立了校史馆, 其中一部分展品就是学校的实物档案, 这些情况使学校实物档案管理方式就变得多种多样, 造成了部分学校实物档案不能集中管理。以我校为例, 在校庆三十周年期间, 接受了一部分校友捐赠的物品, 在将这些物品全部门登记造册后发现, 由于一些物品较大, 或应校友的要求必需存放于特定的位置等众多原因, 造成实物档案的不能及时归档。在实行数字档案管理后, 我们虽然实物档案的实体分别保管在不同的地点, 但它的说明文件以及数字成果可以集中地保存在我们档案管理系统中, 而且在建立数字化实物档案系统中, 实现位置存放索引与实物相对应。

3. 在数字化档案建设中实物档案统计与利用方式的转变

3.1 实物档案的统计多以实物档案形成

的年度, 载体的不同性质进行统计, 在利用过程中非常不方便, 当利用者需要不同年度的不同载体档案时, 档案工作人员经常要将许多实物搬进搬出几次, 才能将要查阅的实物档案全部找齐。在数字档案建设中, 将数字化成果进行不同方式的统计, 以载体形式, 以同一事件的不同形式的载体, 只要是符合逻辑的分类方法, 做到便于查询, 使实物档案发挥在学校各项教学、科研活动中应有的价值。利用数字档案管理方法, 将实物档案直接在说明文件中以图片为背景的方式体现。用生动、直观的方式达到实物档案的利用功能, 实现时时利用这一目的。

3.2 在档案编研方面的改变, 实物档

案在未形成数字化成果之前, 基本的编研形式主要就是将每年的实物分门别类进行案卷目录或以分类目录这两种目录形式呈现出来, 这种形式单一, 内容简单的编研, 在一定程度上抵制了实物档案作用的发挥。学位的重大荣誉不能真正体现出它的作用。实物数字化成果以后, 可以进行档案信息的深层次加工, 多方位地开展档案编研, 如编辑《学校荣誉汇编》、《校友捐赠实物录》等纸质编研材料, 也可以制成电子书或电子相册, 以图片或录像的形式服务于学校的各方面工作, 也可以作为学校宣传形象的重要手段。

4. 重视数据的安全与备份工作, 加强档案工作人员的计算机操作能力与安全意识

4.1 一般的计算机系统操作对于档案

工作者来讲难度不大, 对于实物档案进行数据化后, 信息比较多, 在复杂实物档案的数据系统中, 能够及时, 有效地提供利用者更准确和及时的信息, 难度就比较大, 这样要求档案工作者的工作能力就较强, 信息的处理和加工能力, 数字技术的发展要求管理人员在处理实物档案的数字文件时, 不能简单地用处理纸质文件的工作方式和方法来进行。应根据实物档案的特征, 将所有信息进行归纳、整合工, 满足数字档案发展方向的要求, 提高档案管理水平。

4.2 在数据的安全与备份工作中, 必

须保证数据长期、有效的管理方式。在这方面, 我校就拥有双备份系统, 第一套系统是本校内网的自动备份系统, 一旦系统出现故障, 能实现即时备份。另外一套备份系统是在市档案局的数据备份中心, 发球档案管理规范中要求的异地备份。一旦学校内的自动备份系统出现问题, 档案局内还有另外一套数据可以进行数据的恢复, 保证档案数据的安全。并且校内的自动备份的数据每年都会导出计算机系统, 刻录成光盘或复制到移动硬盘中, 实现数据的脱机备份, 采用多种手段提高档案数据的安全性, 保证档案工作的顺利而有序的开展。

数字档案的发展是档案工作发展的必然趋势, 实物档案的管理也应随着数字技术的不断进步而发展和改变, 使实物档案的利用在原来被动利用方式变为主动的提供信息, 提高实物档案在高校档案中的比重, 提高实物档案的利用率和利用效果。在转变思维方式和工作方法的同时, 档案工作者还应加强自身建设, 提高计算机水平, 成为一名业务水平与技术水平都高超的档案从业人员。在提供优质的档案服务的前提下, 实现档案资源的有效利用, 保证档案资源的安全。

参考文献

[1]周彩英.数字网络环境下档案馆 (室) 实物收藏探究[J].兰台世界, 2009 (9)

[2]王立维, 陈武英.档案管理学简明教程[J].浙江大学出版社, 2004

数字档案室建设难题 第7篇

关键词：高校,档案馆,数字,建设,对策

新时期的高校教育发展中,档案管理工作方面,数字档案馆工作极其重要,其打破了档案利用方面的时空限制,相比以往的档案管理模式,这种管理理念显然有效提高了档案利用和管理效率,基于此,使其成为当前档案馆建设的重要发展方向,综合近几年的数字档案馆建设来看,仍然存在着诸多的问题和困境亟待解决,本人将结合自己多年的工作经验及对众多数字档案馆建设方面的研究经验,为当前的数字档案馆更完善建设进行了积极探讨。

一、数字档案馆内涵及特征

信息技术不断发展的大背景下,人们对数字档案馆的认识也进行了不断更新,而综合分析数字档案馆这一“新事物”来看,其最初被称为电子档案馆、虚拟档案馆等,后续发展中经历了无人档案馆及网上档案馆的发展历程,最后形成了当前较为完善的数字档案馆观念,很多学者将其视为一个技术模式,或一个数字化的信息系统,依本人看来,数字档案馆实现了现代化的档案馆和档案馆群体,完善了馆藏的数字化以及管理工作,借助于计算机互联网络有序集成和管理,确保这些数字信息资源的完整性、真实性及持久性,形成了一种信息资源跨库共享的数字信息系统,超大规模、可扩展及分布式等,究其特点方面看来,主要表现在以下三方面。

首先是信息资源存储数字化。具体而言,借助计算机,运用数据处理技术,进行对传统介质的档案资料的转化使其变为能存储起来的新型载体承载的二进制数字信息的过程,即为信息资源存储数字化,这一环节是数字化档案馆的基础,有效区分开了传统档案馆与数字档案馆,后者采用数字的方式处理了经过数字化后的信息,在此基础上通过网络运输,演变成为数字档案信息资源库,从而在网上借助数据、声音、图像的形式,用户可以获取所需要的信息。其次是服务对象扩大化和服务方式多样化。数字化档案馆与其他档案信息机构拉近了与用户之间的联系,使得这种关系广泛化和普遍化,并突破本局域网限制。近年发展中,日益扩大的用户范围,也促使相应的用户需求逐渐扩大化发展,对应产生需求类型多样化发展,涉及的内容更是广泛化发展。最后是档案信息传输平台数字化。以往人们查阅历史档案信息需要亲临档案馆,通过阅览摘录、复制或者拍照等形式来获取所需信息,如果实现数字化档案馆之后,档案资源以数字化形式存在,数字化网络平台为档案信息的快速获取提供便利条件。当前发展中,数字化档案信息在传递中,具备了多功能性,可以同时进行多项传递,形成传递网络,而且可以通过网络方便地进行远程协助,利用者能够突破时空的界限,能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息[1]17。

二、数字档案馆建设的困境分析

1. 数字档案加工和管理缺乏统一标准。

综合当前的相关建设状况看来,省级档案行政管理部门制定的地方标准是地方数字档案馆建设的依据,未有全国性统一的具体技术标准,这一现状导致档案的跨时间、跨范围传输和查询受到了限制,不具备全国统一有效的标准,当前的《数字档案室建设指南》等是数字档案馆建设和管理规范方面的规范和标准,过于少,且不具体等,存在局限性,缺乏完善的特殊载体档案数字化标准及对应的相关制度,这一系列现象的存在说明我国在整理、收集及鉴定等众多环节仍需完善,也是未来档案管理工作的重点所在。

相比于传统档案馆管理,新时期的数字档案馆管理具备了自身的特殊性,但是二者又不乏联系,在管理数字档案馆方面,若将传统的档案管理方法强行对其进行运用,势必会带来诸多的问题,致使管理效率下降,如数字档案管理中档案数字化的开始是实现档案目录信息检索的数字化。此外,涉及的档案库房中,管理、查询与使用档案仍旧是传统档案的内容,且数字档案馆的工作涉及了合理安排数字档案的排序、档案查询系统处理等,但当前做得不到位,亟待完善。

2. 档案数字化成本投入无底线。

结合档案数字化管理的发展历程来看,第三次工业革命的来临和发展阶段,各国对信息的争夺发展,表现为电子设备方面的精益求精及电子政务范围增多,人们的生活受电子商务的影响日趋加重,这众多的发展形势及现象无不在表明着信息化已经成为时代发展的趋势,将在未来人们的生活中占据举足轻重的作用。我国为建成数字资源前提下以远程利用为目标及安全管理为保障的新时期数字档案体系,初步的计划是用15年的时间去完成,这一规划的出现也使得各地出现了建立数字档案馆的热潮,许多的档案馆积极筹集资金,努力完善自身建设,逐步开展档案数字化工作,但基于档案数字化目标定位不清,管理中出现对档案不甄选、不鉴定及不分类等情况,加之对总量方面的估计不足等,使得后续在管理中出现了经费不足的问题,所拥有经费不足以支撑原计划的实施,这一现状也导致当前的众多数字档案馆后期建设粗糙,无法提供网上档案全文,仅仅提供一级目录和二级目录等[2]7。

3. 数字档案缺乏安全性保障。

当前发展中,基于数字档案馆建设方面的滞后性,档案的数字安全保护尚未到位,数字档案的数字安全保护,一般涉及两方面的内容,首先是保障载体或承载的内容不丢失,能形成长久的存储并被应用;其次是数字档案不被人为删改,实施管理工作中,一旦被盗取数字档案,势必会造成国家层面等重大损失,如结合以往的管理情况看来,曾出现过黑客侵入我国档案馆的事件报道,这从侧面反映出我国数字档案馆管理方面的不完善性,数据的授权访问控制仍待完善。

三、破解数字档案馆建设困境的对策

大数据背景下,剧增的数据量加之多样化的数据结构,同时也促使淹没一些有用数据现象的出现,这显然对积极利用可靠数据的需求造成了一些困扰,在数字档案馆建设过程中,面对管理、技术及法律等方面的众多困境,我们更应当从档案的数字化入手,结合当前对数字化档案的应用需求,运用最新的相关科学技术,不断去完善对数字档案馆的建设,本人认为应当从以下几个方面进行完善。

1. 树立档案数字化成本观念和效益观念。

综合而言,以往的传统档案管理中,主要形式有磁带、胶片和纸质形式,所以只要档案存储媒体完整,将保留下存储的内容,而数字档案无法全面覆盖档案信息,如会在数字化过程中遗漏传统档案的载体信息、微观信息等内容,且档案数字化尚不能做到全盘数字化,这也是需要解决的问题。我们以文本档案为例,新时期发展过程中虽然快速扫描技术发展迅速,但我们更应当注意到数字化处理的时间成本较为巨大,基于时间成本方面的考虑,显然不能实现档案的全盘数字化。针对当前数字档案建设中存在的建设经费有限的问题,在解决对策方面,应当投入大量人力、物力,将重点放在对成本的估算方面,新形势发展下,上级拨款仍是建设数字档案馆所需资金主要来源,为完善此方面的建设,长期的努力和坚持极为重要。依笔者看来,还应提倡档案数字化并不意味着要取代传统档案,其作用更凸显在提高检索效率、改变文档阅读方式方面,具体实施中,需要讲究成本和效益,并重新认识和明确档案数字化工作的目的,综合评估与权衡费用及效益,最大化减少不必要的浪费,分析其中的投入产出关系,使得档案信息向数字化、网络化方向发展,促使其能逐步实现,满足社会发展对此方面的档案需求,完善数字化档案馆的建设及运用。

2. 促进档案数字化与信息传播、利用的无缝对接。

当前发展的大形势下,思维模式的区别区分开了数字档案馆与传统档案馆,具体而言,后者从收集开始,后续有分类、整理等加工流程,而前者中的数字档案更需有标引等深加工处理,及后续的版本控制、数据备份等环节,这种管理及处理过程显然对IT专业知识和信息管理等技能有着更高的要求。当前档案数字化的前提是计算机存储、多媒体等技术,其发展、演进与网络、数据库等发展息息相关,为助推其发展,势必需要不断发展的IT技术作为支撑,将其应用于档案数字化工作实践中;此外,在数字档案的传播与利用方面,应当贯彻互联网思维,使公众更容易获取档案信息,让服务更贴近用户,并最终实现档案数字化与信息传播的无缝对接[3]53。

3. 建立数字档案加工和利用的全流程管理机制。

传统档案馆以前所面对的档案存储空间不够、信息资源开发不足等问题,针对此,笔者建议建立全流程管理机制,涵盖了数字档案加工和利用,其中的数字档案加工的主要工作流程用虚线表示,囊括了格式选择、转换、档案鉴定及数据入库等,对应的数字档案利用服务流程则为虚线框外的部分,此服务流程中,整个数字档案馆建设流程中最核心的部分无疑是,档案数字化具体工作,后续运用中,需各方在管理机制上做统一安排完善对其的实施。此外,作为数字档案加工的质量保障的档案产品和服务的反馈极其重要,会影响到档案内容增值,所以,需重视档案数字化,将基础确定为做好数字档案加工工作,避免档案管理上的紊乱,并实现对档案馆工作的拓展,完善其发展[4]21。

综上所述,新时期的档案工作发展中,随着数字技术的日新月异,非常有必要完善数字档案馆的建设,需正确认识档案数字化,在对其进行深入思考的基础上,对档案信息资源进行最大化的开发及利用,结合自身工作经验及对众多数字档案馆建设方面的研究经验,探讨了数字档案馆更完善建设的对策,以期能为数字档案馆建设提供有益的参考。

参考文献

[1]何亮坤,惠新宇.从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境[J].北京档案,2015(4).

[2]潘淑淳,张宁.大力推进全省档案数字化建设夯实河北区域数字档案馆基础[J].档案天地,2014(12).

[3]程靖.高校数字化档案馆建设构想[J].档案天地,2015(8).

数字档案室建设难题 第8篇

一、数字化档案室

数字化档案室是指以电子档案为对象, 以电子计算机等数字设备为手段, 基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式, 是网络技术、计算机技术、信息技术、通讯技术等现代高新技术与现代化档案技术的共同“牵手”。这种新型的档案管理和存储模式对于传统的档案管理模式是一个革命性的颠覆, 它彻底改变了传统档案占地面积大、工作繁重复杂的缺点。数字化档案室因其操作简单、方便管理等优势被水利工程广泛应用。

二、水利档案的特点

水利档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外, 还具有综合性强、地域性强、形成时机性强、原始数据价值永不衰减等固有的特点。在建设数字型水利档案室时, 只有正确把握和自觉遵循水利档案固有的特点和规律, 才能及时有效地为水利工程建设项目和科学决策提供信息服务, 真正地实现档案资源的科学化管理和利用。

三、数字化水利档案室建设的内容

数字化水利档案室因其相对于传统档案室独特的优点被水利部门广泛的应用, 一个符合要求的数字化水利档案室, 对于档案室的保管、利用和保密工作来说重要非凡。下面就在新形势下如何做好数字型水利档案室建设的规划、协调、管理等工作进行详细阐述。

(一) 数字化档案室建设前的规划

为实现数字化档案室建设的科学、有条理, 首先必须对数字化档案室进行建设前的规划。档案室设计者要充分考虑档案室的功能和作用, 对档案室的信息化功能考虑完善, 全面协调好档案室的资源。制定包括档案工作计算机管理系统软、硬件平台技术标准、分类和主题标引标准、系统数据录入标准以及档案室后续系统维护和升级的标准等。此外, 还要制定档案室管理方案和技术方案, 保证档案室有一个科学的管理系统, 做好档案室建设前的基础准备工作。

(二) 数字化档案室建设中的协调

按照数字化档案室建设的特定规律, 首先, 要做好数字化档案室软硬件的配置工作。档案室要根据现实需要进行合理的软硬件配置, 采购计算机、刻录机、扫描仪、摄像机、档案管理软件等软硬件设备, 保证基本的数字化档案的采集和存储。其次, 做好数字化对象的选择工作。在数字化过程中, 要遵循传统档案中利用率、重要性高的档案优先数字化, 优先入库, 对于那些有破损的实体档案要保证在数字化过程中的完整, 而对于那些一般的档案, 要对其中的精品部分优先数字化, 形成庞大的数字化档案信息资源数据库。再次, 做好档案数字化的加工、整理工作。对挑选出来优先入库的档案进行整理、分类建档存储, 并建立档案备份工作, 保证数字化档案的信息安全。在保证档案信息资源的基础上, 完成各个数字化档案室的对接, 实现水利档案资源的共享, 保证档案室的最大利用效率。最后, 做好数字化档案信息的安全与防护工作。水利档案具有一定的保密性, 在利用和管理水利档案信息资源时, 要严防出现档案信息泄露、丢失等安全问题。在管理过程中, 档案室工作人员必须按照《档案室数字化技术规范》、《数字化档案信息安全管理》等标准和制度对数字型水利档案室进行科学的管理。

(三) 数字化档案室建设后的管理

在数字化档案室建设完成后, 档案室的工作人员务必对档案室进行科学、有效的管理, 防止出现因管理不善造成档案受损的情况。与传统档案管理工作中档案人员无须过问归档前文件的形成过程不同, 管理电子档案要求档案人员必须了解其电子文件形成过程中使用的相应技术和设备, 因此人才成为建立数字档案室的关键。必须加大投入, 加强管理人员的专业技术的培训, 保证数字型水利档案室的信息资源安全, 保证数字化档案室在水利工程中发挥最大的功能。

四、结语

当今社会, 计算机和互联网已经深入到渗入各个领域中, 在档案室的建设中, 越来越多的部门都开始建设自己的数字化档案室, 数字化档案室的重要性越来越大, 因此, 水利部门一定要建设好数字化档案室, 积极汲取一些先进部门的数字化档案室建设技术, 改进档案室的管理措施, 让数字化档案室发挥出最大的作用。

摘要：随着改革开放形势的深入发展, 互联网技术的逐渐成熟, 人们对利用档案信息的要求发生了根本的转变, 建设数字型水利档案室成为大势所趋。比较分析水利档案和其他专业档案的不同, 探究在新形势下如何做好数字型水利档案室建设的规划、协调、管理工作, 对进一步提高水利档案的信息化管理水平, 逐步实现全国水利档案的资源共享有着重要的意义。

关键词：水利档案室,数字化,档案管理

参考文献

[1]杜敬民.基层档案室档案数字化建设研究[J].河南科技, 2009, (1) :24-27.

[2]吴琰华.档案室数字化建设的系统平台策略[J].发展研究, 2009, (7) :35-37.

数字档案室建设难题 第9篇

一、宏观《指引》和《指南》的宏观比较

对于电子文件管理整体构架来说, 档案信息系统建设是一项系统工程, 无论是数字档案室建设还是档案信息化建设的框架, 都是包括基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系建设四大块。从宏观来看, 国资委和国家档案局对电子文件的不同要求主要体现在研究视角、标准规范、管理思想和管理方式上。

(一) 研究视角不同。

《指南》是以资源的角度看待档案, 注重体现从传统的档案实体管理向现代的档案内容管理转变, 从建设原则到实际操作, 都体现以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点, 以机关各类档案信息资源 (包括业务电子数据) 的规范管理和有效利用为目标。在四大板块中, 数字资源建设是核心, 基础设施建设、应用系统建设和保障体系建设都是围绕档案信息资源建设展开, 并以最大限度保证信息资源建设质量为目标。而《指引》的出发点是为了解决电子文件的原始证据性留存问题, 现代新型档案载体使电子档案信息具有易操作、易修改、系统依赖性等特点, 为了保证档案信息的真实性、可靠性、完整性和可读性, 相应地提出对电子文件从生成到销毁全生命周期的管理和技术要求, 管理重于利用。

(二) 对标准要求不同。

两者都强调标准、规范的重要性, 但《指引》是意见指导性的, 在某些板块下给出可以参照的相关标准, 而《指南》数字档案室建设涉及了19项标准、规范, 并将标准、规范的相关要求贯穿在指南条文中, 便于贯彻执行。值得指出的是, 为和国际接轨, 国资委《指引》中引用了国际标准化组织颁布的ISO15489文件管理标准, 国家档案局《指南》引用了ISO14721:2003《空间数据与信息移交系统——开放档案信息系统 (OAIS) 参考模型》。对这两个标准的解读构成支撑两文的骨架。

(三) 两者体现的管理思想不同。

虽然两份文件都指出应对电子文件管理进行前端控制和全程管理, 但《指引》涉及到业务系统、文件管理系统、档案管理系统以及末端的迁移和转换, 其跨度包含文件整个生命周期, 力图实现电子文件全程管理。《指南》重点是以OAIS模型指导下的档案系统建设, 其目的是要建设一个输入、处理、输出的, 与外界进行资源交换的系统。与生命周期理论、连续体模型相比较而言, 虽然OAIS的视阈较小, 但具有更强的专指性, 它注重对于长久保存信息的管理, 更注重文件管理活动的后端。考虑到我国文档分开管理的体制, 从电子文件生成就开始控制目前来看尚未成熟, 现实的做法是档案部门在对电子文件归档时对于文件生成部门提出质量与控制要求, 在真实、完整接收电子文件后将其纳入到ERMS的管理范畴进行长久保存、提供利用。

(四) 对电子文件管理方式不同。

从管理方式来看, 《指南》和《指引》都主张采用集成管理原则, 《指南》中对实物档案和电子档案进行集成管理, 注重各类档案信息资源集成, 建设档案信息采集、加工、存储、管理, 并提供利用的集成管理平台。但《指引》对各个业务系统产生的电子文件集成管理, 注重以综合的、系统的、动态的手段和方法进行集成管理, 如对电子文件从产生到销毁或移交的各个环节进行全方位、多角度、多层次的动态管理。

二、电子文件管理业务流程微观比较

电子文件管理流程是电子文件管理的重点研究对象, 应理顺归档文件与档案管理流程, 实现文档一体化管理。这一节通过从电子文件来源、类型、流程控制、前端管理、归档鉴定、元数据管理等方面对国资委《指引》和国家档案局《指南》进行对比分析。

(一) 来源要求。

国资委《指引》中提出建立业务系统——档案管理系统的无缝集成系统体系, 接收各业务系统的电子文件。国家档案局《指南》要求, 除明确要求对电子文件的收集来源来自于办公自动化系统外, 对其他门类的数字资源收集采用挂接和上传等方式, 不是原生电子文件。

(二) 收集类型要求。

国家档案局《指南》要求, 收集文书类、科技类、声像类、照片类数字资源。如按照国资委《指引》要求, 则各个业务系统在业务流程分析的基础上, 分析每个业务环节必须产生并捕获的产生的电子文件类型, 确保归档文件的全面性。

(三) 电子文件管理流程控制。

国资委《指引》要求电子文件生命周期四阶段的管理目标都必须遵照电子文件的“真实性、完整性、可靠性、可用性”要求, 从文件产生源头开始, 对文件生成、文件捕获、归档管理、长期保存四大文件生命周期阶段分别进行有效控制, 与电子文件对应的元数据应伴随文件生命周期不断生成, 做到“齐全、完整”。国资委主张从业务系统开始管理, 国家档案局《指南》注重在电子文件接收时由档案机关人员把关文件质量。

(四) 对于前端控制要求。

国资委《指引》中建议, 将电子文件管理模块嵌入业务管理系统之中, 业务管理系统支持电子文件形成或办理部门、档案部门开展电子文件捕获、归档等业务活动, “具有对电子文件进行分类、鉴定、组卷、关联, 并赋予相关标识的功能”。这说明, 国资委《指引》采用全文件生命周期式的管理, 将相关档案业务活动进行集成, 如将捕获与分类进行集成。国家档案局《指南》的“4.2接收采集”, 规定了将电子文件分类和组织作划为数字档案室的职能。其要求参考的《电子文件管理系统通用功能要求》将文件登记、分类、划分保管期限放在ERMS的功能中, “登记进入ERMS的文件应根据既定的分类方案进行分类, 确保捕获的每一份文件都有类可归;分类可以在捕获之前或登记的同时完成。”可以看出, 国家档案局和国资委都要求对文件管理进行前端控制, 但国资委重点在业务系统进行前端控制, 而国家档案局重点在电子文件管理系统开始进行前端控制。

(五) 文件归档鉴定。

国家档案局要求参照的OAIS参考模型要求, 对文件的接收和技术鉴定集中在电子文件移交阶段。国资委对文件的鉴定则分散在各个业务环节, 从文件创建开始要历经多次价值鉴定和技术鉴定。国资委《指引》和档案局《指南》都要求将保管期限表嵌入到系统中, 并将其与档案分类方案相关连。

(六) 元数据采集和管理。

对于电子文件管理的元数据管理方面, 国资委《指引》建议, 应将元数据管理需求前移至业务系统设计阶段, 在业务系统中嵌入元数据的捕获要求, 规定在哪些业务流程阶段应形成相应元数据, 以系统自动捕获和业务人员人工添加的方式完善元数据。为了保证电子文件的真实、有效、可靠、可用, 对元数据的收集和管理跨越整个文件生命周期。

国家档案局《指南》对元数据的要求集中在档案室接收阶段对各种类型文件元数据的著录方面。在《指南》中, 对四大类接收文件的元数据类型进行分析, 可以发现, 对于文件形成阶段产生的元数据要求较少, 而且大部分元数据属于对文件接收后对内容和形式描述再著录的档案信息内容元数据类型。国家档案局《指南》要求参照的《电子文件管理系统通用功能要求》中指出, “ERMS应支持多个授权用户完成元数据的捕获, 如通过工作流机制分配元数据登录任务”。如果参照此方案, 业务系统在文件生成、流转的各个阶段应嵌入对文件进行档案化管理的元数据类型和著录表单, 采用系统捕获和手工著录的方式进行元数据采集。在文件流转结束后参照《基于XML的电子文件封装规范》, 将电子文件原文和相应的元数据封装。国家档案局要求参考的OAIS参考模型, 通常是指文件生成者准备好文件及其元数据后, 根据移交规范中的sip创建规范将其封装为sip后集中移交。电子档案室接收者对立档单位移交的sip按照质量要求 (国家档案局《指南》中列出的) 进行接收和检查。档案室不负责参与形成和管理文件形成和流转过程中的元数据。不管电子文件如何形成和管理, 在移交到档案室时, 档案人员的任务是按照之前提的要求对档案进行质量检查, 合格即入库。

(七) 检索和利用。

检索方面, 国资委《指引》指出, 档案管理系统应提供按类检索、多视图检索、全文检索等多种检索途径, 其中, 多视图检索属于新型检索方式。国家档案局《指南》提供的检索方式比较多, 但都属于常规检索方式, 包括简单检索、高级检索、模糊检索、精确检索、跨档案门类检索、全文检索等。利用方面, 国资委《指引》和国家档案局《指南》要求对电子文件利用者的权限进行严格控制, 都要求具有利用统计功能、利用追踪记录功能等。在此基础上, 国资委要求能够记录“利用者的利用信息”。国家档案局要求更细, 应对数字档案资源的下载添加数字水印, 应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。

(八) 对于电子文件 (数字资源) 备份和保存要求。

对于备份来说, 国资委规定, 应对电子文件实行容灾备份和离线备份。国家档案局规定应该进行近线备份和离线备份。要求基本相同。对于文件长久保存来说, 国资委要求, 应制定电子文件长久保存策略。国家档案局指定参考的OAIS参考模型一个重要的着力点在于对文件的长期保存。

国资委《指引》和国家档案局《指南》为今后企业档案工作指明了方向, 两份文件以管理统领信息技术, 以信息技术促进管理创新, 通过分析两份文件, 可以进一步对比公司档案信息化工作现状, 明确差距, 对标升级档案系统, 建立一套完整的企业数字档案收集、管理、存储和利用的档案管理体系, 推动企业档案工作再上新台阶。

参考文献

浅议企业数字档案馆建设 第10篇

关键词：数字档案馆；意义；构建；注意问题

中图分类号： G270 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）34-33-2

0 引言

随着信息技术的高速发展，企业办公模式发生了巨大变化，计算机信息系统已经成为企业运营的重要工具，企业生产活动的许多档案文件都以电子版的形式存在，一些企业已经实现了无纸化办公。企业信息载体呈多元化发展，不再局限于纸质资料，图像、视频以及声音等多媒体技术的应用，给企业的档案管理工作提出了新的要求。目前企业档案管理工作机遇与发展并存，深入利用信息技术，构建数字档案馆符合企业档案管理要求，对提升档案管理水平具有重要作用。

1 企业数字档案馆建设的必须性以及意义

数字档案馆从本质上来讲属于档案信息管理平台，包含档案资源库、档案信息资源处理中心、用户管理平台等。数字档案馆具有馆藏资源数字化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多优势。数字档案馆是信息技术在档案管理工作中的进一步发展，具有较大的应用价值。

对于企业而言，档案资料是其发展的历史记录，包含重要的技术以及商业资料等，具有独特性、独有性，在企业的发展过程中具有重要作用。企业数字档案馆建设集成了传统档案馆的各种职能，如档案保管、档案查询、市场服务等，利用先进的信息技术，整合企业的档案资源，使企业档案服务模式和体系能够得到优化。数字档案馆利用集成系统，将企业档案信息资源系统与档案馆的服务体系相连接，提高了企业档案馆的服务水平，使企业档案管理工作更加高效、便捷。

企业数字档案馆与企业的局域网平台相链接，构建只针对企业内部的档案资源库，并且依据局域网上的各类资源，形成数字档案馆的整个数据库，企业员工可以在局域网下查找自己局限内的资料，不受时间和空间的限制，最大限度地提升了企业档案资源的利用率，使其更好地为企业服务。数字档案馆实现了企业档案资料数字化、信息资源共享化以及数据传输网络化，提高了企业档案资料的利用率，充分发挥了档案资料的经济价值和社会价值。因此，构建企业数字化档案管理，符合档案管理发展趋势，为我国档案管理工作注入新的活力。

2 企业数字档案馆系统分析

2.1 企业数字档案馆总体构架

数字档案馆管理系统集成了传统档案馆的全部职能，利用先进的信息技术、智能技术、数据库等形成完整性的管理平台。企业数字档案馆依据企业资料的特殊性要求，合理设计其总体框架，应用较为普遍的如图1所示。

2.2 企业数字档案馆功能模块

依据数字档案系统的主要职能，可以将企业数字档案管理体系划分为两大子系统，即档案后台管理以及档案知识门户。档案后台管理主要指的是档案管理员以及系统维护人员对数字档案馆的日常管理和维护；档案门户是企业员工检索与借阅资料的窗口。企业数字档案馆包含的职能依据企业特色而决定，本文对列举的数字档案馆功能模块都是较为普遍的，企业数字档案馆的一般功能模块如图2所示。

2.3 企业数字档案馆系统性能需求

企业数字档案馆系统的构建是根据企业档案管理的具体需求所决定的，实用性是企业数字档案馆系统建设必须要遵循的原则。同时数字档案馆从本质上来讲属于信息化管理平台，其系统必须易于维护、操作简单，并且反应速度快，以便更好地服务于企业发展。根据以上系统要求，数字档案馆系统必须具备以下性能：

一是安全性能。企业的档案资料与社会公共档案资料相比具有明显的差异，其管理内容中涉及一些商业机密或是核心技术，因此数字档案馆系统必须具有较高的安全性，以满足档案资料保密性要求。系统的运行必须安全稳定，防止出现数据丢失或损害的情况。并且在系统中还要构架完善安全体系，依据身份认证和有限授权技术，实现数据传输、存储分析过程中的安全性。

二是数据完整性。为防止数据丢失及破坏应用软件与相关数据分离或共享，系统通过分配权限、设置权限级别、区别对待相关用户，保证数据库管理系统自身提供的安全性。系统平台的安全性主要是操作系统、计算机和网络体系的安全性等。

三是系统可扩充可维护性。体系结构设计、软硬件平台的确定需要考虑可扩充、可维护性来满足系统维护所占的比重大的特点。应用系统的设计及开发考虑标准化、模块化及灵活性和可扩充性，达到程序复用的目的，根据需要修改某个模块、增加新的功能以及重组系统的结构对数据库表的修改维护可以在很短时间内完成。

3 企业数字档案馆建设过程中注意问题的分析

企业数字档案馆的构建，有助于提高企业档案资料的利用率，使其更好地服务于企业发展。但是在企业数字档案馆建设的过程中，一定要遵循企业的实际需求以及企业的信息化水平，严禁盲目复制其他成功案例。企业在数字档案馆建设过程中一定要注意以下问题：

3.1 依据企业实际，科学建设

数字档案馆的构建是一项系统工程，包含的工作种类较多，其影响因素也较为广泛。当前数字档案馆系统主要受到企业资料种类、范围，企业信息化水平以及企业档案馆经济投入的制约，系统的构架不是想当然的，必须具有相当的技术条件、经济条件以及组织条件。因此在建设数字档案馆时一定要依据企业的发展实际，循序渐进地开展。企业必须做好数字档案管理系统建设规划，只有在保证规划的科学性、可行性以及可靠性的基础上才能正式开展建设工作。企业数字档案系统的实现不是一蹴而就的，需要在实际的管理中不断磨合和完善。

3.2 注重档案管理工作的实际需要

企业数字档案管理系统构建的根本目的就是要满足档案管理工作以及职能的要求，提高企业档案资料的利用率，使其更好地为企业发展提供服务。因此数字档案馆必须具有档案馆馆的基本职能，这也是数字档案系统构建的主要着手点，实现企业档案资源数据库与应用服务体系的完美结合。换言之，企业数字档案管理系统必须具备较高的实用性，这也是数字档案馆建设的根本原因。

4 结语

随着信息技术的不断发展，数字档案馆是档案管理信息化发展的必然结果。企业数字档案馆的构建，有助于提高企业档案管理水平，为企业发展提供更加完善、便捷的档案服务。企业在构建数字档案馆时应该根据自身发展水平以及行业特点，构建具有实用性的信息系统。

参 考 文 献

数字档案室建设难题 第11篇

近年来, 我局在市政府机关档案管理服务中心指导下, 按照档案储存数字化、档案管理自动化、档案利用网络化的总体部署, 认真贯彻《哈尔滨市档案信息化建设实施意见》精神, 以档案信息化建设为突破口, 加快了城乡规划档案管理现代化步伐, 努力为中心工作服务、为社会服务、为城市建设发展服务, 充分发挥了档案在服务大局中的独特作用。我们的做法是:

一、加强领导, 加大投入, 为档案信息化建设工作提供坚强保障

我局对档案信息化建设工作始终高度重视, 把它作为一项重要的基础性工作来抓, 并在强化组织领导, 加大资金投入, 注重队伍建设等方面狠下功夫。

一是强化组织领导, 为档案信息化建设提供组织保障。我们一直把工作落脚点和着力点放在加强组织领导上, 实行了一级抓一级, 层层抓落实的工作机制。成立了以常务副局长为组长, 局办公室主任为副组长, 局机关档案室负责人为成员的档案信息化建设工作领导小组, 并下设办公室负责具体工作落实。定期召开档案信息化建设工作会议, 明确任务、职责和方法步骤, 把档案信息化建设工作作为局重点工作来抓。局主管领导也经常听取档案数字化工作汇报, 多次召开针对数字化档案和档案管理会议, 研究具体措施帮助解决档案信息化、数字化和管理工作中急需解决的问题。

二是加大投入, 为档案信息化建设提供基础保障。局机关档案室实行三室分离, 分别设立档案室、档案阅览室、微机室。基础设施非常完善。目前, 档案室配置了复印机、扫描仪、计算机、刻录机、录像机、照相机等各种专业的档案设备、装具。这些为机关档案室的发展奠基了坚实的硬件基础。

三是注重队伍建设, 为档案信息化建设提供人才保障。人才是做好一切工作的基础, 没有专业人才, 档案信息化建设就缺少人才支撑, 因此我们十分注重人才队伍的建设。目前, 档案室配有工作人员6人, 并都具有大学以上学历, 这些人员都是从局机关各处室选调的政治素质好、能力强, 有一定计算机专业知识的同志, 为机关档案信息化建设工作提供了很好的人才保障。

二、严格规范, 夯实基础, 高标准完成机关档案室数据库建设工作

为确保档案数字化工作顺利开展, 达到档案数字化建设标准要求。我们认真组织档案人员学习市档案局下发的《哈尔滨市机关档案数字化规程 (试行) 》、《哈尔滨市纸质档案数字化技术规范》、《哈尔滨市文书档案机读目录格式》等有关文件精神, 参加市档案部门举办的有关档案数字化技术规范和规程学习班, 达到了应知应会, 学以致用。

几年来, 我局在市政府机关档案管理服务中心的精心指导下, 严格执行机关档案数字化技术规范和规程, 开展了档案信息化、数字化工作, 实现了传统翻阅纸质档案到网上查阅档案工作转变, 实现了档案的自动检索、快捷查档以及高效利用, 受到了局机关、社会查档利用者的一致好评与赞誉, 并为我局档案信息资源数据库的建设打下了坚实的基础。

三、强化监督, 加强指导, 局所属各单位数字档案在城乡规划建设中发挥了重要作用

我局十分重视局所属各单位档案管理工作, 把档案信息化建设工作的监督和指导纳入日程和规划, 每年都抽出时间到局所属各单位对档案数字化工作进行监督、指导和检查, 经过我们的努力, 使局所属各单位的档案信息化建设, 逐步形成了以计算机技术、网络技术、信息技术为手段, 以现代管理为理念, 以服务为宗旨的新型工作模式。

目前, 局所属各单位档案信息化建设工作呈现以下几个特点:一是硬件方面的建设。计算机配备达到了人均1台机器, 档案室除了配备计算机外, 还配备有磁盘阵列、数字化扫描仪、复印机、绘图仪、刻录机、照相机、摄像机、打印机、录音笔等设备。二是网络方面的建设。部分局所属各单位已建成局域网, 配有独立的机房和交换机、数据库等设施。建有内网和外网两个网站, 通过网络可以使信息技术得到发挥和利用。三是软件方面的开发建设。建立了档案管理信息系统;建立了办公自动化系统;建立了地理信息系统;建立了数据、编制、图书管理系统等十几项软件。由于运用信息技术, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架、方法, 大大提高了档案工作现代化水平, 局所属各单位服务群众、企业、社会的能力也进一步加强。