档案建设范文（精选12篇）
档案建设 第1篇
由于历史的体制的原因和我国国情的需要, 高校的保卫档案建设迫在眉睫, 下面从几方面论述这一点, 并且对高校保卫档案建设做一个浅析。
1 我国目前高校保卫制度的现状
1.1 组织建设不健全。
目前我国的高校安全保卫工作机构大致存在两种情况:第一种是规模较大的院校, 一般设立保卫处 (部) , 另一种是规模小的学校一般设立保卫科。从调查的情况看, 设立保卫处的高校中, 保卫处内设科室比较混乱, 科室设置有多有少, 少的只有二、三个科室, 多的高达十多个科室, 科室名称也各不相同, 职能作用发挥也不尽一致。高校体制改革滞后, 现行的高校保卫机构设置是二十世纪八十年代初确立的, 近二十年来一直未作调整, 内设科室处于五花八门、混乱无序的状态。
1.2 规章制度不完善。
规章制度覆盖不全面, 没有形成纵向到底、横向到边校园安全管理制度网络, 如“大型活动的安全管理”、“网络安全管理”等方面的工作都是无章可循;有关制度的规定要求不具体, 空话、套话多, 可操作性不强;有的制度制定后, 虽然安全管理工作的具体情况发生了很大的变化, 但制度规定却是固步自封, 长时间保持着一成不变的状态, 规章制度在具体落实过程中无法适应形势变化的要求。
1.3 保卫人员素质普遍偏低。
从调查的情况来看, 我国高校保卫人员构成包括保卫干部、工人 (校卫队) 和保安三个部分组成。多数高校存在着保卫干部年龄偏大, 知识老化, 职称偏低 (或无职称) , 非“科班”人员偏多等实际问题。高校保卫部门现有人员也不同程度存在专业知识缺乏的问题。保安人员构成复杂, 且流动频繁。
2 建立更加完善的高校保卫档案的重要性
高校保安系统所勉励的威胁与在威胁面前的不足。安全是实现高校发展和稳定的最底线, 稳定是高校改革和发展的基础和前提, 是全面建设和谐社会的最基本要求。高校安全保卫工作在高校工作中占有非常重要的地位, 关系到众多学生的生命财产安全。而上述弊端, 致使高校保卫工作凌乱, 人员之间的矛盾突出, 人员构成结构复杂, 流动频繁。这本身就是高校的安全隐患之一, 其本身也直接的威胁到了在校大学生的人身财产和生命安全。很难想象, 这样的一支队伍如果不加强人才的管理和安全建设, 如何去应对其肩上越来越重的任务。
而且随着高等教育管理体制改革的深入推进, 高校保卫工作的内涵和外延变化巨大, 高校安全保卫工作受到前所未有的挑战与考验。高校扩招, 在校生人数成倍增长, 而办学条件、教学设施、生活设施等严重滞后, 使高校安全保卫工作任务更加艰巨。此外, 跟贾复杂的环境对安全保卫工作规范化建设提出了更高的要求。学校中的各种外来务工人员和流动人口逐渐增多, 车辆剧增, 人员构成日趋复杂, 给学校安全带来了新问题。我国正处在体制转轨、社会转型的特殊历史时期, 各种社会矛盾和问题比较突出, 高校突发“群体性事件”数量迅速增长, 高校安全隐患普遍存在且比较严重, 由于部分高校在安全管理上的“沉疴积弊”, 导致各类事故总量居高不下。
面对如此繁重且越来越严峻的形式, 目前的高校保安队伍很明显无法完成但前和未来的任务, 那么就必须从人员的管理与调配上来达到我们的目的。那么只有设立更加完善的高校保卫档案才能在一定程度上杜绝隐患的发生。
3 高校保卫档案建设
高校保卫部门担负着高校的公共秩序、安全防范、消防和交通安全等工作, 其档案建设的效果, 直接影响到保卫部门对各种矛盾的处理。随着时代的发展, 高校保卫档案工作面临档案意识淡薄、制度不健全、人员素质低等诸多问题, 加强高校保卫档案工作势在必行。
保卫档案主要包括上级机关公安保卫部门、派出所和机关、团体、企业、事业单位的保卫组织在保卫工作的各项业务活动中所产生的档案资料。它具有不可替代性、真实性和实用性等特点。
其中业务档案主要包括上级机关各职能部门下发的各种文件及学校人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。专业档案是记录高校保卫工作着的简历, 工作水平、工作情况、家庭及就业情况、有无犯罪史的文件。
当前我国保卫干部地位低, 职务无法晋升, 从专业方面职级升迁无望, 缺乏良性机制, 保卫人员能进不能出, 敬业精神有待提高。保卫工作艰苦且具有危险性, 目前仍有很多高校未按有关规定给保卫干部发放风险津贴, 保卫干部经常处于24小时值班状态, 但加班费仍然是十多年前的标准, 保卫人员福利待遇也高校各部门人员中最底, 保卫干部队伍缺乏活力;校卫队工人普遍文化偏低, 有的人甚至小学都没有上过。
业务档案和专业档案的建立和完善有可能会极大地提升保卫工作的积极性, 并且去其糟粕取其精华, 从源头上解决保卫人员本身对在校大学生安全的威胁。
档案建设 第2篇
一、填空
1、档案作为一种宝贵的信息资源，对科学决策、资源利用、提高效率、产品开发等都有着 影响；档案作为一座丰富的知识宝库，在知识经济时代，对知识创新、科技创新和社会生产力的发展也将发挥巨大作用；档案作为一门科学，是一种潜在的生产力，通过对它的管理和利用，就可以转化为直接生产力，为社会创造财富。
2、直接形成的是城建档案最重要的特征，随着城市建设的进展和工程项目进度，要同步形成相应的文件材料或档案。
3、城建档案是以城市为单位，它产生的地域范围是城市的行政辖区，而不是规划区。
5、所有的文件材料，必须是规划、建设及其管理活动记录的第一手材料，而不是事后另行编写、复印、复制的间接的第二手、第三手文件材料。
6、明确规定了城建档案形成的地域范围是整个城市区域，不是城市的某一个范围。
8、分项工程产生的档案有施工技术交底记录、施工记录（施工员填写）、各种施工检查验收记录（包括隐检）、各种材料试验、检验记录、施工日记。
9、建设工程指：土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装过程及装修工程。
10、建设工程文件：指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文
件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件，也可简称为工程文件。
11、城建档案是指在城市规划，建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图标、声像等各种载体的文件材料（基础书2页）
14、城建档案是一切建（构）筑物维修改建、扩建的依据。
16、城建档案是城市科学研究的重要依据。
17、城建档案室进行城市规划的基础（选择）。
18、城建档案是城市建设和管理工作的重要依据。（选择）
19、城建档案监督包括对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定的监
督。
20、城建档案业务指导的范围：城建档案如何收集和归档，如何整理、分类和编号，如何鉴定、保管和统计。
二、判断：
1、城建档案形成的地域范围是整个城市区域。（√）
2、有些在特殊活动中形成的文件材料，虽然对今后使用有重要意义和作用但规定中没有要求归档，所以就不归档。(×)
3、城建档案行政主管部门只负责对城建档案进行业务指导，以及收集、保管城建档案，而不具有城建档案监督功能。(×)
3、分部工程系指单位工程中不可以独立组织施工的工程。(×)
三、单选
1、档案作为一门科学，是一种（C）。
A、学问B、技术C、潜在的生产力D、方法
2、（C）是城建档案最重要的特征。
A、间接形成 B、回忆形成 C、直接形成、E、其它方式形成。
3、城建档案归档的原则是（B）的文件材料。
A、无保存价值B、国家的社会具有保存价值
C、齐全完整D、真实准确
四、多选
1、建设项目的构成为：（ABCDE）
A建设项目B单项工程C单位工程
D分部工程E分项工程
2、建设工程文件包括：（ABCDE）
A工程准备阶段文件B监理文件C施工文件
D竣工图E竣工验收文件
3、城建档案具有（ABCDE）的特点。
A、综合性B、成套性C、专业性D、动态性E4、城建档案是（ACD）的重要法律依据。
A、征用土地B、城市规划C、房地产产权
档案信息化建设与工程档案管理 第3篇
一、档案信息化建设的基本内含
档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。
二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程
档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。
1.拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。
近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
2.提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。
档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
3.加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
数字档案建设中高校实物档案研究 第4篇
1. 在数字化档案建设中的实物档案收集方式的改变
1.1 在高校中, 实物档案的种类有以下
几种, 有公章、奖状、奖牌、另外还有领导题词、纪念品。另外有高校特色的实物还有, 例如:学生证、毕业证、校徽等也都被列入实物档案中。在收集这些实物时, 应多挖掘具有学校特色的实物档案。
1.2 实物档案在收集时, 将这些实物
有电子版或已经实现数字化成果的也应一并归档案。相对于纸质档案来讲, 它一份文件就能实现自己的价值, 但实物档案若要发挥作用, 单纯地依靠实物自身有时并不能达到这一目的, 实物档案的说明文件在实物档案在利用过程中的作用不容小视, 在特定的时期, 说明文件有时不亚于实物档案本身。在拥有一份翔实的说明文件的时, 实物档案才能最大限度地发挥它的作用。对于高校来计。校标与校徽的设计都拥有特殊的含意, 而这些文件所承载的内容不仅反映了一所高校的办学理念, 更能体现一所高校的办学精神。在数字档案建设中, 对于实物档案进行文字说明的这些纸质文件也就归入实物档案中, 并不能将其与实物档案分离。另外, 还有一类实物档案, 就是外单位赠与本校的一些物品, 在收集这类档案时, 更值得注意的时, 档案部门的直接参与到接收过程中, 直接与捐赠人沟通与交流, 将口述材料与实物档案一起归档, 当物品接收到档案部门以后, 应将说明文字进行二次加工, 使每一件物品都有与相对应的说明文件, 并将捐赠人的信息也应记录在说明文件中, 并与捐赠物品一起存放。使这些捐赠品正式成为高校的实物档案, 充分实现了实物档案的价值。
2. 在数字档案建设中的实物档案整理方式的改变
2.1 实物档案在整理过程中最主要的一
个问题就是实物本身与说明文件的相对分离, 我们在数字档案建设过程中可以采用有效的方法避免这一问题的出现。参照照片档案的整理方法, 说明文件与数字照片在往数据系统进行挂接时建立一个新的文件夹, 或同时将几个文件并列挂接在一个录入条目下, 实现照片与说明文件同时查阅利用。而实物档案在数字化后, 通过数码照片的形式实现网上查阅, 它的说明文件也可一并实现查阅利用。其它的实物档案也可采用这个方式, 无论是照片形式, 还是其它的录像形式, 都可以实现实物档案的虚拟化利用。
2.2 实物档案在数字化后可以建立实
物的数字化管理模式。为实物档案建立一套独立的数据系统, 在原有的纸质档案的基础上, 实现实物档案与纸质档案相同的查询、利用数据库。实物档案与纸质档案一样, 最终的目的是查阅与利用。只有挖掘出档案的最大价值, 才能在利用时展现最大的价值。传统的实物档案采用借出的方式或以为展览的方式进行利用, 这些方式已不能适应当今时代发展的需要, 因此建立实物档案数字化管理模式是当下最基本的要求。实物档案与纸质档案数据录入的相关信息的条目有很大的差别, 因此, 需要将实物档案与纸质档案采用不同的数据系统进行分另管理。实现实物档案的静态管理为动态管理。通过数字化档案建设, 实现实物档案的网上查阅与利用, 发挥实物档案的最大作用。
2.3 实物档案在数字档案建设中保管方式的改变
目前, 许多高校将实物档案保管在综合档案库房内, 只有很少的一部分能够为实物档案成立专门档案库房, 而还有一些学校成立了校史馆, 其中一部分展品就是学校的实物档案, 这些情况使学校实物档案管理方式就变得多种多样, 造成了部分学校实物档案不能集中管理。以我校为例, 在校庆三十周年期间, 接受了一部分校友捐赠的物品, 在将这些物品全部门登记造册后发现, 由于一些物品较大, 或应校友的要求必需存放于特定的位置等众多原因, 造成实物档案的不能及时归档。在实行数字档案管理后, 我们虽然实物档案的实体分别保管在不同的地点, 但它的说明文件以及数字成果可以集中地保存在我们档案管理系统中, 而且在建立数字化实物档案系统中, 实现位置存放索引与实物相对应。
3. 在数字化档案建设中实物档案统计与利用方式的转变
3.1 实物档案的统计多以实物档案形成
的年度, 载体的不同性质进行统计, 在利用过程中非常不方便, 当利用者需要不同年度的不同载体档案时, 档案工作人员经常要将许多实物搬进搬出几次, 才能将要查阅的实物档案全部找齐。在数字档案建设中, 将数字化成果进行不同方式的统计, 以载体形式, 以同一事件的不同形式的载体, 只要是符合逻辑的分类方法, 做到便于查询, 使实物档案发挥在学校各项教学、科研活动中应有的价值。利用数字档案管理方法, 将实物档案直接在说明文件中以图片为背景的方式体现。用生动、直观的方式达到实物档案的利用功能, 实现时时利用这一目的。
3.2 在档案编研方面的改变, 实物档
案在未形成数字化成果之前, 基本的编研形式主要就是将每年的实物分门别类进行案卷目录或以分类目录这两种目录形式呈现出来, 这种形式单一, 内容简单的编研, 在一定程度上抵制了实物档案作用的发挥。学位的重大荣誉不能真正体现出它的作用。实物数字化成果以后, 可以进行档案信息的深层次加工, 多方位地开展档案编研, 如编辑《学校荣誉汇编》、《校友捐赠实物录》等纸质编研材料, 也可以制成电子书或电子相册, 以图片或录像的形式服务于学校的各方面工作, 也可以作为学校宣传形象的重要手段。
4. 重视数据的安全与备份工作, 加强档案工作人员的计算机操作能力与安全意识
4.1 一般的计算机系统操作对于档案
工作者来讲难度不大, 对于实物档案进行数据化后, 信息比较多, 在复杂实物档案的数据系统中, 能够及时, 有效地提供利用者更准确和及时的信息, 难度就比较大, 这样要求档案工作者的工作能力就较强, 信息的处理和加工能力, 数字技术的发展要求管理人员在处理实物档案的数字文件时, 不能简单地用处理纸质文件的工作方式和方法来进行。应根据实物档案的特征, 将所有信息进行归纳、整合工, 满足数字档案发展方向的要求, 提高档案管理水平。
4.2 在数据的安全与备份工作中, 必
须保证数据长期、有效的管理方式。在这方面, 我校就拥有双备份系统, 第一套系统是本校内网的自动备份系统, 一旦系统出现故障, 能实现即时备份。另外一套备份系统是在市档案局的数据备份中心, 发球档案管理规范中要求的异地备份。一旦学校内的自动备份系统出现问题, 档案局内还有另外一套数据可以进行数据的恢复, 保证档案数据的安全。并且校内的自动备份的数据每年都会导出计算机系统, 刻录成光盘或复制到移动硬盘中, 实现数据的脱机备份, 采用多种手段提高档案数据的安全性, 保证档案工作的顺利而有序的开展。
数字档案的发展是档案工作发展的必然趋势, 实物档案的管理也应随着数字技术的不断进步而发展和改变, 使实物档案的利用在原来被动利用方式变为主动的提供信息, 提高实物档案在高校档案中的比重, 提高实物档案的利用率和利用效果。在转变思维方式和工作方法的同时, 档案工作者还应加强自身建设, 提高计算机水平, 成为一名业务水平与技术水平都高超的档案从业人员。在提供优质的档案服务的前提下, 实现档案资源的有效利用, 保证档案资源的安全。
参考文献
[1]周彩英.数字网络环境下档案馆 (室) 实物收藏探究[J].兰台世界, 2009 (9)
[2]王立维, 陈武英.档案管理学简明教程[J].浙江大学出版社, 2004
学校档案建设要求 第5篇
第一部分 苍溪县学校义务教育均衡发展档案建设要求 在迎检时，动态展示学校特色活动、兴趣活动、课外活动、大课间体育活动等；在学校会议室、校门口LED显示屏上播放各校制作的专题片；向评估验收专家提供“两本一页”静态资料。静态资料建设要求如下。
第一：单页彩色宣传单。具体包括学校提炼的精神文化建设内容、办学条件图片集、学校特色及发展成果等。
第二本：义务教育均衡发展材料汇编。推进义务教育发展汇报材料；推进义务教育发展自查报告；10项办学条件主要指标自查表（分为：序号、指标项目及分值、达标值、自查得分、备注）。
第三本：创建义务教育发展基本均衡县档案目录。档案目录按照如下要求呈现。
盒内资料
一、盒内资料。按照“从上向下，由近及远，总分有序”的原则存放。一是盒内所有资料排序务必按时间顺序由近及远，即先装2016年，再装2015、2014年资料（没有废止的政策性文件，可超越此时限）。二是统计性数据资料必须前有汇总表，后附分表、名册和佐证材料。三是盒内资料不得装订，使用1个大小适宜的长尾夹固定，方便补充、修正。
二、盒内目录。共分三部分：标题、序号、详细内容。
（一）标题：（学校简称）创建义务教育发展基本均衡县资料目录
（二）序号：A0－B0－01
（说明：编号为三部分，中间用居中短线连接，盒数为两位数，只有1盒的用01占位）。
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（三）详细内容（举例）
ⅩⅩⅩⅩ创建义务教育发展基本均衡县目录
A0－B0－01 学校简介、平面图、方位图、发展规划、管理制度 1．学校简介 2．校园平面图 3．学校方位图
4．学校十二五发展规划（2011－2015）5．学校十三五发展规划（2016－2020）6．学校管理制度汇编（2014－2016）
盒外封面
一、正面标签：尺寸为5cm×9cm，分四行。第一行：校名全称，隶书小二号字体。
第二行：创建义务教育发展基本均衡县档案，方正小标宋简体三号字体。
第三行：一级指标序号和名称，方正美黑小一号字体。第四行：档案序号，方正美黑小二号字体。
二、侧面标签：尺寸为18.5cm×2.2，一级指标名称纵向排列方正美黑初号字体；序号与正面第四行吻合，方正美黑小二号字体。
编制学校目录汇总册
一、目录汇总册封面。分三部分：
（一）封面左上角附学校校徽。紧邻右侧两行，上为校名全称，下为校名对应拼音。
（二）创建义务教育发展基本均衡县档案目录（“档案目录”纵列排列）
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（三）落款时间：2017年3月
二、目录汇总册内容
将盒内目录内容汇总，拉通排版，双面32开本尺寸，彩色封面印制即为学校目录汇总册，打印20册备用。
特别提醒：各盒内目录汇总后，仅保留首盒标题，并在每个A级指标首盒目录前按如下格式添加内容：
A0—综合类:学校简介，平面图，方位图，发展规划，均衡发展文件、方案、报告及申报表
第二部分 重要补充说明
一、建档时限和依据要清。经费数据涉及三个增长，因此时间段是2013.01.01－2016.12.31四个自然，其余文件资料、档案材料、记录等原则上为2014.09.01－2017.03.31。档案建设的依据是教育事业年报数。教科局计财股负责提供2014、2015、2016三年教育事业年报数，各教育督导站今天参会人员负责到计财股领取，分发到校。
二、抓细节求规范
例如：要强化语言文字规范化工作，校园内外用字符合法定要求，不规范的地方立即纠错。档案资料中排版（两端对齐）、标点（1.）、简称（“三操”）、序号（一、（一）1.（1））等要符合公文规范。
例如：课程名称。四川省2013、2015年都调整了课程计划表，每1次文件中对课时、课名都有微小变化，在相应年份资料中必须对应当年的文件，比如“体育与健康”不能简称“体育”，“劳动与技术教育”不能简称“劳技”，“思想品德”不能简称“思品”，“信息技术”不能简称“微机”“计算机”，更不允许无中生有乱安名。同时课时数必须执行当年文件要求，各校必须在教导处墙面上悬挂全校总课程表。
例如：实验、图书记录。实验课时间与课程表务必一致，记录中
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严禁出现周末或节假日时间，补记录的字迹不得一个人填写，更不准偷工减料打点点。
例如：运动场（馆）面积不达标的学校要主动作为，协调乡镇、县级部门，起草租用临近公共场所的合同书，找政府部门盖章，作为相应辅证资料。
三、学校准备工作
1.准备好档案资料、汇报材料、学校简介、学校各项报表（申报表、事业年报表、学籍报表、教师花名册及岗位设置等表册），各功能室仪器设备的配备目录、配备数量统计表等。
2.细化迎检方案，合理安排迎检线路，责任到人，分工合作。（校门指挥车辆的人员、发放学校简介人员、摄影人员、功能室保管员、组档人员等。校长要介绍学校的办学理念、办学思想和引领检查组参观，回答专家的提问；功能室管理员要主动介绍仪器设备的配备情况；组档人员要全程陪同，特别是检查档案的时候主动提供并接受专家的提问。注：校门要提前打开，学校校级班子要提前在校门口等候，设计的线路尽量不走回头路，功能室要提前打开，水电要畅通，管理员在功能室门口等候，门卫要着装持械在门口值守）。
3.加强功能室建设。数量要够、制度要齐，要有相应的功能室文化，管理员要加强培训，迎检时要灵活应对，主动介绍。
4.要严格规范办学行为、强化常规管理、着力校园文化建设，包括食堂和宿舍的文化建设，校园周边环境卫生和综合治理情况、注重学校安全管理，特别是安全设施设备的隐患排查等工作。
5.准备好教师、家长座谈会。做好两类人员的选拔和培训工作，特别是迎检当天的通知和协调工作。
另外，为了方便联系交流沟通，我们建立了“苍溪督导”QQ群，群号33298437，请各地各校添加入群。
特色档案资源建设 第6篇
关键词特色档案资源建设
档案资源作为国家信息资源的重要组成部分其价值与作用日益凸现，尤其是高校档案部门肩负着服务高校和服务社会的双重责任，更加突出档案资源的重要性。高校档案资源真实的记载了高校学生学籍、教学、科研、基建及党政管理等职能活动及高校发展的历史轨迹，是高校进行服务和改革的重要信息来源，而独具特色的档案资源建设则是档案资源建设的重中之重，是档案馆和高校生存发展的必要条件，是档案工作的物质基础和基本前提。
随着社会对高校利用需求的增长，高校档案部门在服务范围，服务的广度和深度不够方面的问题日益凸显。特色档案涉猎较少这也导致了高校档案资源门类与内容的相对单一，档案资源利用对象和类型也相对集中，服务面狭窄的现象。特色档案资源建设方面逐渐显现其不足和存在的问题。
首先体现在档案观念淡薄，依法治档意识不强。由于传统观念的影响，高校档案工作在校领导眼中一直属于边沿工作，重视度不够，这就造成了档案工作人员日常工作难以开展，经常会出现通知挂出，下面兼职档案员不配合或敷衍的局面产生，致使归档材料收集不全，种类单一，杂乱无章。其次，归档范围不合理。不少人把丰富馆藏资源理解为馆藏数量的增加，没有意识到质量的重要性，没有精品意识、特色意识。服务对象狭窄，档案部门的功能类型、建设目标没能显现。各个门类和载体的档案资源、入藏材料和馆藏档案比例有失调现象，致使资源收集的归档模式无法以用户为向导，档案服务的针对性和时效性不足。再次，档案资源建设征集渠道狭窄。特色档案资源是吸引用户的重要途径。高校档案部门大多没有根据实际事物的发展变化从动态中分析目标客户的需求，因此无法及时、主动收集材料，有效拓宽收集渠道。更别说有效搭建一个种类齐全、系统完整、馆藏丰富、网上网下相结合的有特色的档案资源体系，不能更好的为校内学生、教师、学校和校外社会服务。最后，档案信息化与数字化观念深入人心与其整体程度较低的现状共存。各高校购买信息化基础设施，建立档案资源数据库，纸质档案实现数字化，建设档案查询网页，在档案利用方面取得较大进步。但是单一的信息化工具的更新换代是不够的，档案资源建设信息化的整体布局缺陷众多，诸如，电子文件归档方式和数据标准多样，无法实现校与校之间资源共享，档案资源局域网大多无法与校园网、其他外部网络连通，全文数据库、多媒体数据库建设不够等问题突显，影响档案信息资源有效的开发和利用，阻碍了档案信息事业的发展。
“档案是人们在社会实践活动中形成的，具有保存备查的原始记录，是一种信息资源，影响着人类生活的方方面面。”高校特色档案资源是高校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成精华部分，是对学校和社会有保存价值的档案总和。他沉积这学校特色专业、人物和反应悠久的历史或现代文化，其为校内外的各项活动服务发挥着不可忽视的作用。所以建设特色档案资源对当今高校尤为重要。那我们建设特色档案资源的有效途径和方法是什么呢？
（一）建立相关高校档案管理办法和制度，加大档案宣传力度。
高校档案馆应经过调研、考察、学习建立相关，并行之有效的档案管理办法和制度。加大《档案法》及制度规章的宣传学习，逐步提高广大师生员工的档案意识，保管好并及时上交有特色的档案资源。利用校内报纸和校园网进行档案宣传，开设专栏专门刊登无涉密范围的有价值的档案信息或根据史料撰写的关于档案类的文章登载在校内报纸或校园网上。通过特色馆藏资源的展览，丰富史料的讲解，定期的讲座与培训，让广大师生真正了解档案的重要性，更好的利用特色档案。
（二）拓宽特色档案资源征集渠道。
高校要拓宽征集渠道，要加强收集和征集工作力度，开展史料档案、人物档案、事物档案的收集和征集工作。应从档案载体、内容、形式等方面拓宽收集门类，加强与各级各类档案馆、博物馆、文化馆及高校间的合作与交流，征集有关高校发展的特色档案史料；通过发布“征集公告”，扩展档案资源建设的视野，搜集、查找散落于社会、民间、个人手中的档案史料；积极开展“口述校史”、“学校记忆”工程，抢救濒临遗失的校史资源和历史记忆。主动采取各种方式和渠道，能动地、创造性地开展名人档案的收集、征集工作，将学校里有突出教学科研贡献的领军人物、专家、学者、教学名师和行政领导纳入征集范围，征集他们在在教学、科研及管理工作中所形成的档案材料，这是高校办学历程的真实记录，也是学校宝贵的独具特色的精神财富。建立校友人物档案，因为知名校友是学校的“品牌”与特色，这些学生毕业后在社会各种岗位上继续发扬学校精神，做出突出了贡献，我们要利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集与采访，利用各种信息技术，从各大报刊网络媒体中征集知名校友信息，收集他们的相关报道。加强基建活动档案资料的征集，校内从教学楼、办公楼、宿舍楼、餐厅、道路的命名，到各种人文景点、标语牌、校园广场设计创意、室内装饰布局，處处都是学校特色精神文化的物质体现；加强各种证件、书稿、小型仪器设备、纪念品、荣誉证书等，建立实物档案特藏室。
（三）改进和创新档案编研工作，打造文化精品。
“档案编研是通过对档案信息的搜集、选择、加工、整理并进行有效开发和整合，将档案信息资源转化为社会需要的文化产品的过程。”面向广大利用者，我们充分发挥馆藏资源优势，有选择并且目标明确的开展史料编纂和创造性的编研工作，将档案中有特色的文化价值挖掘出来。将编研工作与大众传媒相结合，利用现代技术，编撰图案文并茂的具有特定内容的专题汇编，并利用多媒体技术，举办各类有特色的专题性展览，宣传高校历史、名人、办学特色、办学理念。根据实施文化精品工程需要，积极发掘档案特色资源，为影视剧创作、专题片、美术作品创作等提供基础性材料，从而实现档案的文化价值开发与特色文化建设双赢的局面，扩大档案服务和以史育人的教育功能。
（四）优化馆藏资源，满足师生和社会的需求。
随着社会的不断进步，档案的社会化服务功能越来越明显，为了创造更好地为公众服务的特色档案资源。档案部门要从现在做起，不断丰富馆藏档案的特色馆藏资源。采取征集和捐赠相结合，与相关单位建立合作、交换关系，把馆藏中珍藏在个人和其他单位的反映本高校发展足迹的资源吸收进来，补充馆藏资源的不足。丰富知名学者，专家、校友、自然环境、重大活动的档案，作为爱校、爱国热情的鲜活教材，改变高校档案馆馆藏载体单一的局面。着重接收那些能否反映本校教学、科研、行政管理及重大活动状况的和能够突显办学特色的重点学科的档案资料，如教学安排、教学设计，教师学术科研成果、项目、著书等，展现高校教学办学风貌。扩大与师生民情密切相关的民生档案的收集，注重学生学籍、学生活动、学生荣誉、教职工晋升、教职工职称、工资、福利、党政文件的收集，不断丰富馆藏，合理改善结构，不断实现静态资源和动态需求的结合，整合出有特色的高校馆藏档案资源，满足师生和社会的利用要求。
（五）加强特色档案资源信息化建设力度，实现资源利用共享局面。
要以档案信息化建设为抓手，利用现代信息技术，整合档案资源，实现资源共享。整合档案馆与档案馆之间的档案资源，实现档案系统内部的跨地区资源共享。高校档案部门要尽快实现档案现代化管理与学校办公平台的衔接和电子文件的全文查询与规范归档，确保网上信息的采集和档案信息资源的社会利用更加方便、快捷，实现资源共享。要加强馆藏档案数字化与特色专题数据库的建立及增量档案数字化建设，建立完善的信息化馆藏特色资源服务体系，有效推动特色馆藏资源系统的建设，最大程度达到资源共享。
进一步建设和完善学校特色档案资源建设，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权，有利于扩大档案资源的服务广度和深度；有利于内接学校、外连社会的有效档案资源利用系统的形成；有利于更好的竖立高校的外部形象，更是当今高校档案资源建设的重要组成部分。
参考文献：
[1]朱伟文.高校档案资源建设新视角的探究[J].黑龙江史志，2014：23，186.
[2]魏超.浅析档案工作与文化建设[J].山东档案，2014：6，28.
企业档案工作与档案文化建设 第7篇
伴随着社会主义经济的不断发展和改革开放进一步深入, 很多企业都对企业文化和企业精神有了更加深刻的了解, 逐步认识到其社会价值和经济价值, 并且在企业的经营、生产、销售、管理过程中逐步形成具有自身特色的文化现象。企业在发展过程中的宝贵财富就是企业文化以及企业档案, 它不仅是企业的一种技术储备, 也是企业必不可少的文化储备。
一、企业档案工作与文化建设之间的关系
在长期的生产、科研、管理过程中企业会形成一定的企业文化, 这种文化往往具有自己的独特个性, 并且得到全体员工的普遍接受, 成为他们共同遵循的价值观念、理想信念、行为准则、思维方式。企业文化主要为:企业的道德观、价值观;企业形象、企业精神等。具体而言, 企业的道德观、价值观应作为企业的基础, 作为企业长远发展的目标和追求的主要方向;企业文化的核心组成和本质特征就是企业的精神, 是企业进行发展的灵魂。
总而言之, 我们需要在企业的管理过程中融入企业文化的建设, 这样能够确保企业发展的不竭动力, 在当前激烈的市场竞争中, 不断增添企业的发展动力、增加经营的活力、提高企业的整体实力、管理威力。企业档案是企业文化的重要表现, 文化内涵非常丰富, 能够真实的记录企业文化的发展过程, 对企业文化进行存储。在各项活动中企业所形成的相关档案的整体就是企业档案, 其涉及到企业的上级和下级、内部和外部、文化和物质、社会和经济之间的关系。企业的档案和企业的经营、生产、管理、销售、培训、技改都有着密切的关系, 不可忽略其中的任何一部分内容。有远见的企业家, 通常会充分认识到企业档案在企业发展中的重要意义, 高度重视企业的档案管理工作, 将其上升到企业的战略发展高度。
我们可以看出, 在某种意义上, 企业档案与档案文化建设之间有着相同的意义, 即能够有效的维护企业的生存和长远发展。为企业竞争力的提高提供保障。其中企业的档案主要是以物质的、具体的形态存在, 而企业的文化则主要是以外在的、精神的形式存在, 但二者之间存在着必然的联系。
(一) 存在于企业档案中的主要文化因素。
企业档案的主要作用是对原始资料进行记录, 但是文化性质是它的本质属性。档案作为人类文化的主要记载者, 其中包含着重要的历史以及文化知识, 能够为人类提供发展所需要的精神财富和文化营养, 推动人类的进步和发展。在档案领域, 企业档案只是一个分支、一个门类, 它在本质上也属于文化性质。
管理属于文化的范畴, 企业管理的基础性工作就是对企业进行科学的档案管理, 这也是管理的一种文化。企业销售的并不仅是单一的产品, 更多的是一种自身的文化。企业中最珍贵的档案资料就行名牌产品, 而在名牌产品中都有深刻的文化内涵。
(二) 存在于企业文化中的关键性档案。
通过对企业文化建设的实践进行分析, 我们可以发现, 在企业中能够对一切管理活动进行支配的就是企业文化, 在当今经济发展的大潮中, 企业文化有着独特的意义。目前这种管理文化已经形成了一种关于企业档案管理的新内容, 即档案的文化管理。
虽然说企业文化的概念已经兴起了很多年, 在企业中早就进行了企业文化的渗入。企业家是否优秀, 不仅要看其是否能够进行有效的企业管理和对专业技术进行精通, 还要看其是否对优秀的企业传统文化进行发扬光大。在现代企业管理中一个重要的部分就是企业文化, 企业在创立之初就应该对企业档案进行不断的积累, 在企业的档案中会将企业文化思想进行真实可靠的记载, 真实的反映出企业的产生以及整个发展过程。在企业文化的现代建设过程中, 我们不仅应对新的档案进行积累, 还要对企业历史档案中的重要资料进行发掘。现代企业文化的建设过程, 不能是空中楼阁, 应对一定的企业档案进行依托。
二、企业档案资源在企业文化建设中发挥积极作用的建议
(一) 创造积极健康的企业文化, 以促进企业进行改革和发展。
当今企业面临着深化改革中的很多问题, 如经济全球化、国际市场化等, 为了实现企业的可持续发展, 企业家们在进行了自己的努力, 可以说创造积极健康的企业文化能够有效促进企业的长远发展。
时代特色是企业文化的重要特征, 在企业文化的档案中有了充分的体现。伴随着当今科技的进步、时代的发展、人们在思想观念方面发生了很多的改变, 这就需要企业及时对其文化的内涵进行营养的补充。而这些营养需要从企业的文化档案中进行摄取。它能够促进企业文化的长远发展, 是企业发展和改革的不竭动力。
(二) 对研究主线进行把握, 使得企业特色文化得到提炼。
企业文化档案资源的开发, 需要企业具有“拼搏、献身、创新、求实”的精神和科学的发展战略。并且应在对企业文化档案进行建设的基础上, 以企业的服务对象、历史传统、地理环境、职工素质、社会环境、资源环境等为主要的内容, 将企业文化进行精心提炼, 使其具有一定的企业特色。
(三) 在企业文化的建设过程中应对以下重点内容进行着力的思考和研究。
第一, 企业的代表人物和重大事件。第二, 企业在各个发展阶段所制定的战略目标、战略目标的实施、相关的经验教训。第三, 企业在发展过程中所进行的各项标准、制度、规范的制定。第四, 新产品的技术改造和开发设计。第五, 对企业形象所进行的塑造。
在企业的发展过程中企业的形象具有至关重要的作用。其主要目的是对市场的供求关系进行研究、对客户的行为和心理需求进行分析, 在此基础上对企业的鲜明形象进行精心设计和策划, 使得企业能够不断扩大其综合影响力, 提高其竞争力, 不断提高企业的社会地位和经济地位。
企业档案对企业发展中的精神财富和物质财富进行了记载, 能够有利于企业文化的传承和发展, 具有一定的文化特性和内涵。充分研究企业档案和文化建设之间的关系, 可以对企业档案中存在的文化资源和信息进行充分挖掘, 然后通过企业文化的建设推动企业档案管理工作的进一步发展, 确保企业的档案内涵能够不断丰富, 创新档案管理的新职能。
三、结语
伴随着经济社会的快速发展, 在企业的档案管理工作中, 企业文化建设有了更高要求。不断创新的企业文化, 要求对企业中的生产技术、职工知识和技术、自动化水平都必须大力提高, 从而产生能够追求更好的、更高的精神文化和物质文化的动力。同时这要求企业不断提高其进行档案管理的水平, 在当前的形势下, 企业的档案管理工作必须及时进行全面的发展, 才可能从各方面满足企业的发展要求。因此, 从这个角度进行分析, 我们可以得出, 企业文化的建设对企业档案的管理而言既是一个机遇, 更是一种挑战, 需要企业充分认识到两者之间的关系, 并妥善进行处理。
参考文献
①朱玉媛.现代人事档案管理[J].北京:中国档案出版社, 2002.
②于秀芝.人力资源管理[M].北京:经济管理出版社, 2002.
③刘光明.企业文化[M].北京:经济管理出版社, 2002.
④张遭英.新经济时代的企业文化[M].上海:同济大学出版社。2003.
⑤罗长海.企业形象原理[M].北京:清华大学出版社, 2003.
浅析我国省级档案网站名人档案建设 第8篇
一、省级档案网站名人档案建设概况
我国名人档案发展起步晚,在调查的省级网站中发现,省级档案网站建设中对名人档案建设重视程度不高,省级档案网站中名人档案建设还不够完善。名人档案版块向公众提供的档案信息服务质量欠佳,其中名人档案版块设置不合理,名人档案分类不明确,名人档案中人物涉及领域有限,展现形式单一等是突出问题。从整体上讲名人档案开发和利用水平较低,档案网站中名人档案的建设亟待加强。
二、省级档案网站名人档案建设调查现状分析
笔者以中华人民共和国国家档案局网站上的“国内档案网站”为入口,访问了其所链接的省级档案馆网站,包括22个省(台湾省除外),5个自治区,4个直辖市;其中,陕西省、山西省和西藏自治区的档案网站无法浏览。
(一)名人档案标题。在调查的31个省级档案网站中仅天津、吉林、黑龙江、江苏省、浙江省、安徽省等14个省级档案馆设有该版块,其他的档案网站并没有设置专门的有关名人档案的栏目。其中名人档案版块在各个网站设置的位置和标题是不同的。仅有新疆维吾尔自治区的和海南省的档案网站将名人档案版块设置为一级标题,标题名称分别为“名人档案”和“琼崖人物”。上海省档案网站在“上海记忆”标题栏下设有“海上人物”、广东省在“南粤春秋”中有“广东名人”,这些网站均为二级标题,有的甚至为三级标题。例如安徽省的“安徽古今”标题下“古皖风韵”栏目设有下“安徽名人”。
(二)名人档案的内容。在调查的14个省级档案馆中,所涉及的名人档案记录数量多少不一,名人档案的内容90%都是当地的革命历史人物、文学作家等。黑龙江省档案网站中“人物春秋”一栏有十条记录,有赵一曼、赵尚志、杨靖宇等历史革命人物,还有萧红、金剑啸等文化名人。上海市档案信息网的海上名人中有278条记录,贵州省级档案网站中有91条记录,这两个省级档案网站其中涉及的名人所在领域比较广,包括革命历史人物、经济学家化学家、书法家等。
(三)名人档案的展现形式。名人档案的展现形式是将档案馆藏的名人档案转化为图片资料、纪念文集和有声资料三种形式。在这14个省级档案网站中,多数以图文的形式展示给公众的,有的甚至没有图片,单纯以文字介绍名人的伟绩,显得有些单薄。有极少数利用视频、音频和网上展览的形式。例如山东省的名人档案以网上展览的形式呈现给公众。天津市档案网站的视频专题片中名人档案以记录片《沉浮》的形式展现给公众,而且视频中不仅展示名人的事迹, 还有现代知名学者对其的评价。值得一提的是上海的名人档案还建立还有反馈机制,例如上海的每一个人物下栏有评论,读者可以发表读后感想。
三、省级档案网站名人档案建设优化建议
(一)提高名人档案意识,树立档案服务理念。名人档案蕴含着宝贵的精神财富,名人档案中的人物在政治、经济、文化等领域做出过突出的贡献。一方面,名人档案是激励和启迪当代人的生动教材,不仅能够使得名人的精神得以继承,还能增加当地公众的归属感、自豪感。另一方面,名人档案弘扬建立地方特色文化,扩大地方知名度从而吸引当地招商引资,带动旅游带来起到重要作用。每一个档案工作者应该清醒地认识到名人档案的作用,并树立主动服务的理念,为公众提供个性化档案信息服务,名人档案网站建设势在必行。
(二)加大名人档案的收集力度,丰富档案馆藏。档案馆应加强名人档案的收集力度,从而丰富馆藏,为档案的开发利用提供物质基础。首先确定征集对象范围,根据自身的不同特色, 确定征集对象的范围,尽可能使各个领域的名人均涉及。其次征集内容应以能全面、客观地反映该名人的历史原貌为基本要求, 范围尽可能广泛、内容尽可能丰富。最后,名人档案的收集可采取灵活的征集方式,征集途径可以多样。除此之外,充分利用网络通信的方便快捷特点,建立工作群、建立名人QQ群、微博或者微信等,加强沟通、联络感情,收集信息。
(三)提高档案工作者的综合素质,有效开发档案信息。 加强档案工作者队伍建设,提高档案工作人员的综合素质。一方面,培养档案工作者良好的信息素养。将档案资源中潜在的价值挖掘出来,以公众喜爱的方式提供给公众利用,这是考量档案工作者的重要标准。另一方面,提高档案工作者的创新能力,利用现代信息技术,不断打破传统,开拓出新的名人档案开发利用的内容与形式,将档案开发成果展示给公众,例如视频,采访类节目,或者讲座,或者展览,拉近名人与公众的关系,这些都能丰富档案网站中名人档案的信息服务。
参考文献
[1]罗学玲.关于名人档案建设若干问题的探讨[J].价值工程,2013(24).
[2]王玉平.浅谈高校名人档案网站建设[J].兰台世界,2007(21).
[3]高成嘉,韩振英.名人档案研究刍议[J].兰台世界,2013(26).
[4]徐锦.名人档案研究综述[J].档案,1993(1).
档案建设 第9篇
一、目前徽县档案网站建设中存在的问题
徽县档案网站共设11个栏目, 建成运行5年来共发表各类文章400余篇, 截止2010年1月底点击率为1571653次, 为社会各界查阅利用档案提供了快捷、高效、优质的服务。徽县档案网站的建成使全县档案事业上了一个新的台阶, 走上了新的起点, 但是目前网站建设还处于摸索阶段, 内容不够丰富, 技术含量不高, 网站质量还不能适应档案管理利用的需要, 网站建设还在低层次水平上徘徊。
㈠网站公布信息较少, 网络安全性较差政府文件不能被社会公开浏览, 达不到档案为社会共享利用的最佳效果。徽县档案网站自建设开通以来, 受各种主观和客观条件的影响, 网站管理水平提升不快。现有的纸质档案不能直接上网, 要通过技术处理才能在网上公布利用, 缺乏档案编研。按照《档案法》规定, 满30年以上的档案才能对外开放, 从客观上限制了可供上网的档案信息。我县档案信息数字化工作虽然起步较早, 但发展速度不快, 好多工作还在探索中延伸, 在低层次条件下发展。截止2009年底共输入案卷级目录8万多条, 文件级目录12万多条, 全文扫描7.1万幅, 档案查阅只能停留在提供很少部分目录查询的水平上, 在网上进行档案查阅还需做大量的工作, 并且档案输入都要在专用软件的环境下进行录入和扫描, 要在网上利用还需做技术处理, 工作量较大。
㈡档案网站建设缺乏相关知识的专业人才, 网站建设水平滞后, 档案信息不能及时传送徽县档案网站自2005年7月开通以来, 共发布各类信息文章300多篇, 由于缺乏专业技术人员, 目前档案网站建设还不能满足群众利用的需要, 管理手段有待改进, 档案网站制作技术含量低, 工作水平有待提高, 目前网页的制作、图片的处理、文章的撰写、信息的上传等都无专门工作人员, 更谈不上技术人员的参与指导, 缺乏技术支持, 无法实现高质量的服务。档案网站内容更新周期较长, 没有固定的、周期性的更新时间。网络档案信息媒体形式单一, 网站页面基本是静态的文字和图像, 大部分是文本信息, 只有少量照片、音频、视频。栏目比较单调, 缺乏可读性和趣味性的内容。
㈢县级档案局普遍经费紧张, 设备支持水平比较低, 相关的硬件配置不到位徽县档案网站由于经费不足, 没有专门的办公室及办公设备, 没有配置固定的计算机。徽县档案网站由于没有独立的服务器, 挂靠在其它公司的服务器上, 网络运行故障多, 处理速度慢, 工作被动。
㈣由于历史的原因, 人们对网站建设的重要性认识存在一定的距离对档案管理神秘化, 过多地强调档案的保密性, 因噎废食, 忽视档案的实用性, 档案失去了应有的利用价值。档案工作是一项清贫的工作, 是一项高投入、低产出、见效慢、周期长的工作, 不容易引起人们和社会的关注, 大家对档案网站更是陌生, 档案网站的作用不能得到充分的发挥。
㈤县级档案网络建设还不平衡, 县直一些部门至今没有自己的网站无法用局域网给县上领导传送信息, 只能依附互联网, 有些涉密文件无法在网上传送。网站之间不能实现及时勾通或链接, 不利于全方位、多角度、多层面地获取档案信息, 达不到档案资源共享的最佳效果。
二、搞好档案网站的几点想法和措施
㈠加强档案宣传工作, 强化广大群众档案意识, 创造良好的档案工作舆论环境一是要拓展档案的宣传渠道, 利用多种形式开展档案的宣传工作, 以多种形式为广大人民群众利用档案构建方便、快捷的信息平台, 把档案网站作为档案工作宣传的重要途径和宣传方式。二是利用档案网络信息, 丰富档案宣传的内容, 将政策性的文件、国家法律法规、党的政策在网站上发布, 通过互联网的宣传作用, 介绍徽县悠久的文化历史, 档案馆藏内容、徽县重大活动及重大事件、英雄人物和英雄事迹、档案专题、老照片、各行各业在不同时期取得的光辉业绩和科技成果、档案查阅利用办法和服务方式等, 通过网站的宣传, 最大范围地提高公民的档案意识, 增强档案工作的社会地位。同时公开现行文件目录, 提供信息服务和实现资源共享, 满足人民群众对档案信息资源的需求, 使徽县档案网站更好地为徽县经济发展服务, 成为宣传徽县的经济文化的桥梁和窗口。三是树立宗旨意识, 更好地为人民群众提供各种信息, 为全面建设小康社会服务。充分利用高科技手段加快档案信息化建设步伐, 把档案网站建设成为便民服务的“窗口”, 依托档案馆藏资源, 进行爱国主义教育、普法教育、公民道德教育、青少年素质教育。为人民群众和社会各界了解徽县风土人情、经济、历史、文化搭建平台, 从而进一步促进社会主义物质文明和精神文明建设。
㈡丰富档案网站内容, 满足群众利用需求要把群众最关心、最直接、最需要的热点问题及时在网上发布, 使网站内容丰富多彩。一是要加快档案数字化进度, 档案信息数字化是网站建设的基础性工作, 对纸质档案要通过扫描、翻拍等技术手段实现电子化管理, 以便随时在网上发布各种信息。二是加强档案编研工作。网站对档案信息的发布必须制成电子档案, 同时要进行必要的整理和编撰, 要有针对性地对原始档案信息进行专题编研, 形成内容精练、主题鲜明的二次文献, 为网站提供富有趣味性的文章。网站要依托档案馆丰富的馆藏资源, 将档案馆具有史料性、文献性、专题性的馆藏经过数字化处理, 建立网上档案阅览中心, 展示珍贵档案、重大历史事件等图片, 可定期将徽县大事记在网上公布。提高档案信息开发利用水平, 增强吸引力, 进一步充实网站的内容。三是网站内容应体现地方特色。要尽可能地将徽县政治、军事、历史文化、人文景观、社会发展史等通过网络展示于公众。四是要应用多媒体技术增加动态信息, 要根据日新月异的经济发展形式, 把人们在社会实践中的活动记录制成滚动新闻、照片、视频等档案信息, 通过档案数字化将各种载体的档案信息制作成多媒体的各类档案数据库, 通过档案网站进行发布和利用。五是建立网站维护、更新制度。要及时更新网站内容, 充实档案信息, 使网站更新制度化、规范化、程序化, 使网站内容不断地完善和发展。
㈢加强网络技术支持, 提高管理水平徽县档案网站的建立是在依赖于临时聘请社会上技术人员的支持下才得以建立起来的, 网站的维护、技术的更新、栏目设计等要独立完成都存在很大的困难。在目前没有服务器的情况下应尽可能的挂靠政府公众网, 从政府网工作人员中派业务骨干对县直机关网站统一进行技术指导, 网站内容的设计、栏目的安排、信息的组织、主页的制作应力求体现徽县地方风格。对网站分类、功能模块的制作以及网站的技术标准、数据格式、传输方式等进行系统的调整与完善, 实现信息资源共享利用的最大化。
㈣加强技术人员培训, 规范网站管理档案网站建设是信息化建设的重要内容, 需要具有信息化水平的人才。一是要通过岗位培训、继续教育、进修、引进人才等方式培养一批系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、档案信息化建设与管理的人才。二是造就一支既懂档案又懂计算机技术和网络技术, 掌握现代科技知识和专业技能, 胜任本职工作, 富有创新精神、热爱档案事业的高素质干部队伍。建立和营造有利于优秀人才培养的用人机制, 充分发挥人才在档案中的作用。进一步加强档案干部队伍的思想建设和作风建设, 不断提高档案工作人员的政治素质和业务能力, 不断提高网站建设水平。
㈤创新服务方式, 优化服务质量服务是档案工作永恒的主题, 网站建设必须以服务为宗旨, 以服务社会为目的, 使档案信息得到极大的发挥和利用。一是为党的中心工作服务, 为政府决策服务, 建立档案公共服务体系, 实现档案工作从机关向社会化服务的根本转变, 实现馆藏档案数字化与网上档案信息服务的联动效应, 把徽县经济社会发展的历史档案通过网络为领导决策提供依据。二是实现在线查档服务, 将开放档案目录数据上网, 把群众最关心、最直接的政策性文件和法律、法规在网上发布, 为社会提供快捷的档案查阅利用服务, 实现档案信息的有效利用。三是继续实行和完善档案查阅“约档服务”, 在档案网站设立服务窗口, 建立专门的邮箱, 指定专人负责, 按照档案利用者的需求, 继续实行免费查阅档案, 在线回复利用档案机制, 为社会各界提供高效、优质的服务。四是创建网站分层管理制度, 按照不同需求, 设置不同的访问权限, 按照档案的密级控制档案信息利用的程度, 按照工作需要把访问权分为系统管理用户、档案管理人员用户、公众查阅用户、领导查阅用户等四个层次, 使档案信息得到方便、快捷的利用, 同时又维护档案的安全与保密。
档案建设 第10篇
一、宏观《指引》和《指南》的宏观比较
对于电子文件管理整体构架来说, 档案信息系统建设是一项系统工程, 无论是数字档案室建设还是档案信息化建设的框架, 都是包括基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系建设四大块。从宏观来看, 国资委和国家档案局对电子文件的不同要求主要体现在研究视角、标准规范、管理思想和管理方式上。
(一) 研究视角不同。
《指南》是以资源的角度看待档案, 注重体现从传统的档案实体管理向现代的档案内容管理转变, 从建设原则到实际操作, 都体现以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点, 以机关各类档案信息资源 (包括业务电子数据) 的规范管理和有效利用为目标。在四大板块中, 数字资源建设是核心, 基础设施建设、应用系统建设和保障体系建设都是围绕档案信息资源建设展开, 并以最大限度保证信息资源建设质量为目标。而《指引》的出发点是为了解决电子文件的原始证据性留存问题, 现代新型档案载体使电子档案信息具有易操作、易修改、系统依赖性等特点, 为了保证档案信息的真实性、可靠性、完整性和可读性, 相应地提出对电子文件从生成到销毁全生命周期的管理和技术要求, 管理重于利用。
(二) 对标准要求不同。
两者都强调标准、规范的重要性, 但《指引》是意见指导性的, 在某些板块下给出可以参照的相关标准, 而《指南》数字档案室建设涉及了19项标准、规范, 并将标准、规范的相关要求贯穿在指南条文中, 便于贯彻执行。值得指出的是, 为和国际接轨, 国资委《指引》中引用了国际标准化组织颁布的ISO15489文件管理标准, 国家档案局《指南》引用了ISO14721:2003《空间数据与信息移交系统——开放档案信息系统 (OAIS) 参考模型》。对这两个标准的解读构成支撑两文的骨架。
(三) 两者体现的管理思想不同。
虽然两份文件都指出应对电子文件管理进行前端控制和全程管理, 但《指引》涉及到业务系统、文件管理系统、档案管理系统以及末端的迁移和转换, 其跨度包含文件整个生命周期, 力图实现电子文件全程管理。《指南》重点是以OAIS模型指导下的档案系统建设, 其目的是要建设一个输入、处理、输出的, 与外界进行资源交换的系统。与生命周期理论、连续体模型相比较而言, 虽然OAIS的视阈较小, 但具有更强的专指性, 它注重对于长久保存信息的管理, 更注重文件管理活动的后端。考虑到我国文档分开管理的体制, 从电子文件生成就开始控制目前来看尚未成熟, 现实的做法是档案部门在对电子文件归档时对于文件生成部门提出质量与控制要求, 在真实、完整接收电子文件后将其纳入到ERMS的管理范畴进行长久保存、提供利用。
(四) 对电子文件管理方式不同。
从管理方式来看, 《指南》和《指引》都主张采用集成管理原则, 《指南》中对实物档案和电子档案进行集成管理, 注重各类档案信息资源集成, 建设档案信息采集、加工、存储、管理, 并提供利用的集成管理平台。但《指引》对各个业务系统产生的电子文件集成管理, 注重以综合的、系统的、动态的手段和方法进行集成管理, 如对电子文件从产生到销毁或移交的各个环节进行全方位、多角度、多层次的动态管理。
二、电子文件管理业务流程微观比较
电子文件管理流程是电子文件管理的重点研究对象, 应理顺归档文件与档案管理流程, 实现文档一体化管理。这一节通过从电子文件来源、类型、流程控制、前端管理、归档鉴定、元数据管理等方面对国资委《指引》和国家档案局《指南》进行对比分析。
(一) 来源要求。
国资委《指引》中提出建立业务系统——档案管理系统的无缝集成系统体系, 接收各业务系统的电子文件。国家档案局《指南》要求, 除明确要求对电子文件的收集来源来自于办公自动化系统外, 对其他门类的数字资源收集采用挂接和上传等方式, 不是原生电子文件。
(二) 收集类型要求。
国家档案局《指南》要求, 收集文书类、科技类、声像类、照片类数字资源。如按照国资委《指引》要求, 则各个业务系统在业务流程分析的基础上, 分析每个业务环节必须产生并捕获的产生的电子文件类型, 确保归档文件的全面性。
(三) 电子文件管理流程控制。
国资委《指引》要求电子文件生命周期四阶段的管理目标都必须遵照电子文件的“真实性、完整性、可靠性、可用性”要求, 从文件产生源头开始, 对文件生成、文件捕获、归档管理、长期保存四大文件生命周期阶段分别进行有效控制, 与电子文件对应的元数据应伴随文件生命周期不断生成, 做到“齐全、完整”。国资委主张从业务系统开始管理, 国家档案局《指南》注重在电子文件接收时由档案机关人员把关文件质量。
(四) 对于前端控制要求。
国资委《指引》中建议, 将电子文件管理模块嵌入业务管理系统之中, 业务管理系统支持电子文件形成或办理部门、档案部门开展电子文件捕获、归档等业务活动, “具有对电子文件进行分类、鉴定、组卷、关联, 并赋予相关标识的功能”。这说明, 国资委《指引》采用全文件生命周期式的管理, 将相关档案业务活动进行集成, 如将捕获与分类进行集成。国家档案局《指南》的“4.2接收采集”, 规定了将电子文件分类和组织作划为数字档案室的职能。其要求参考的《电子文件管理系统通用功能要求》将文件登记、分类、划分保管期限放在ERMS的功能中, “登记进入ERMS的文件应根据既定的分类方案进行分类, 确保捕获的每一份文件都有类可归;分类可以在捕获之前或登记的同时完成。”可以看出, 国家档案局和国资委都要求对文件管理进行前端控制, 但国资委重点在业务系统进行前端控制, 而国家档案局重点在电子文件管理系统开始进行前端控制。
(五) 文件归档鉴定。
国家档案局要求参照的OAIS参考模型要求, 对文件的接收和技术鉴定集中在电子文件移交阶段。国资委对文件的鉴定则分散在各个业务环节, 从文件创建开始要历经多次价值鉴定和技术鉴定。国资委《指引》和档案局《指南》都要求将保管期限表嵌入到系统中, 并将其与档案分类方案相关连。
(六) 元数据采集和管理。
对于电子文件管理的元数据管理方面, 国资委《指引》建议, 应将元数据管理需求前移至业务系统设计阶段, 在业务系统中嵌入元数据的捕获要求, 规定在哪些业务流程阶段应形成相应元数据, 以系统自动捕获和业务人员人工添加的方式完善元数据。为了保证电子文件的真实、有效、可靠、可用, 对元数据的收集和管理跨越整个文件生命周期。
国家档案局《指南》对元数据的要求集中在档案室接收阶段对各种类型文件元数据的著录方面。在《指南》中, 对四大类接收文件的元数据类型进行分析, 可以发现, 对于文件形成阶段产生的元数据要求较少, 而且大部分元数据属于对文件接收后对内容和形式描述再著录的档案信息内容元数据类型。国家档案局《指南》要求参照的《电子文件管理系统通用功能要求》中指出, “ERMS应支持多个授权用户完成元数据的捕获, 如通过工作流机制分配元数据登录任务”。如果参照此方案, 业务系统在文件生成、流转的各个阶段应嵌入对文件进行档案化管理的元数据类型和著录表单, 采用系统捕获和手工著录的方式进行元数据采集。在文件流转结束后参照《基于XML的电子文件封装规范》, 将电子文件原文和相应的元数据封装。国家档案局要求参考的OAIS参考模型, 通常是指文件生成者准备好文件及其元数据后, 根据移交规范中的sip创建规范将其封装为sip后集中移交。电子档案室接收者对立档单位移交的sip按照质量要求 (国家档案局《指南》中列出的) 进行接收和检查。档案室不负责参与形成和管理文件形成和流转过程中的元数据。不管电子文件如何形成和管理, 在移交到档案室时, 档案人员的任务是按照之前提的要求对档案进行质量检查, 合格即入库。
(七) 检索和利用。
检索方面, 国资委《指引》指出, 档案管理系统应提供按类检索、多视图检索、全文检索等多种检索途径, 其中, 多视图检索属于新型检索方式。国家档案局《指南》提供的检索方式比较多, 但都属于常规检索方式, 包括简单检索、高级检索、模糊检索、精确检索、跨档案门类检索、全文检索等。利用方面, 国资委《指引》和国家档案局《指南》要求对电子文件利用者的权限进行严格控制, 都要求具有利用统计功能、利用追踪记录功能等。在此基础上, 国资委要求能够记录“利用者的利用信息”。国家档案局要求更细, 应对数字档案资源的下载添加数字水印, 应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。
(八) 对于电子文件 (数字资源) 备份和保存要求。
对于备份来说, 国资委规定, 应对电子文件实行容灾备份和离线备份。国家档案局规定应该进行近线备份和离线备份。要求基本相同。对于文件长久保存来说, 国资委要求, 应制定电子文件长久保存策略。国家档案局指定参考的OAIS参考模型一个重要的着力点在于对文件的长期保存。
国资委《指引》和国家档案局《指南》为今后企业档案工作指明了方向, 两份文件以管理统领信息技术, 以信息技术促进管理创新, 通过分析两份文件, 可以进一步对比公司档案信息化工作现状, 明确差距, 对标升级档案系统, 建立一套完整的企业数字档案收集、管理、存储和利用的档案管理体系, 推动企业档案工作再上新台阶。
参考文献
“两个体系”与档案建设 第11篇
关键词：两个体系；档案；服务
在2008年的全国档案工作会议上，国家档案局正式提出实现“两个转变”、建立“两个体系”，即“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系”；“转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”。这个提法是在新的历史时期，针对全国档案工作存在的问题提出来的。“两个体系”建设，是以人为本，针对档案工作提出的新要求，是科学发展的形势给档案工作提出的新任务，是对我国档案工作实践新趋势的新总结，也是对以往档案工作体系薄弱方面的新加强。
1.目前我国档案建设工作中存在的问题
1.1编制少经费缺硬件配备待解决
目前我国的档案馆的编制是按五天工作制配备的，很多档案的利用者则在档案馆开馆时没时间，双休日时才有时间，而档案馆却闭馆了，这在档案馆和利用者之间就造成冲突了，不仅档案的价值无法完全体现，也无法满足档案利用者的需求。“两个体系”提出要做到服务先行，编制、经费，乃至硬件配备都是亟待解决的问题。
1.2基层档案工作是薄弱点
农业农村档案、社区档案、街道档案工作更是薄弱环节。人民群众在基层，档案服务的重点对象也在基层，国家综合档案馆与基层档案馆建设相比，基层的工作更难、更不可忽视。基层是基础，基层更直接涉及民生。基层档案工作做得好坏，事关重大。
1.3档案资源在结构上普遍存在不够合理的问题。
由于种种的客观与主观原因．我们在涉及民生方面的档案收集不够、利用不够、资料面偏窄。许多档案馆的馆藏档案资源中，能直接为经济建设服务的资料显得明显不足。
1.4档案馆的人才队伍建设有待进一步提高。
人才队伍建设不仅仅是专业人才的引进，更要提高管理人员的服务意识，档案馆是为大众服务的，如何做到“服务先行”，不光是个理论问题，更是一个实践问题。在建立“两个体系”中，要始终坚持“服务先行”，这是国家档案局一再强调的、不容质疑的方针。“服务先行、以人为本、安全第一”是我国档案事业的发展战略，三者中“服务先行”放在首位。因此，必须围绕服务才能把各项工作带动起来。
2.建立“两个体系”，应从以下几个方面努力
2.1 制定和修订相关档案工作规章制度。
各级档案部门不仅要注意把以往工作的成功经验、做法、制度提升为保障档案工作科学发展的新机制，把对问题的检查分析提升为破解档案工作科学发展难题的新举措，还要把各个方面的意见建议提升为领导档案工作科学发展的新政策。制定相应的规章制度才能使档案管理工作有法可依，是档案工作开展的基础。
2.2要尽可能将关系广大市民切身利益和反映本单位职能的文件材料列入归档范围，并将其纳入进馆范围，使其成为各级各类档案馆馆藏的有机组成部分。
据悉，上海已从2002年开始对流动人员的工作变动及其工作业绩等进行及时跟踪、收集、记录，广受用人单位和存档人员的欢迎。国家档案局杨冬权局长说：“这里的人民群众，指的是所有的城乡居民，指的是最广大的人民群众，既包括了官，也包括了民；既包括了市民，也包括了村民；既包括了名人，也包括了凡人，是没有身份地位之别和高低贵贱之分的。”
2.3加强基层档案工作开展家庭建档服务。
基层档案工作与人民群众息息相关，各地档案部门一定要花工夫努力做好，力争做到整理科学、保管安全、检索准确、利用方便，确保档案应建尽建，应管尽管，以夯实基层档案工作基础。同时，为有建档需要和建档条件的家庭，提供建档指导。家庭建檔，不仅可以反映家庭生活等各方面的情况，还可从微观方面感受到社会发展变化。实践证明，普及和推广家庭建档，促进了社会文明和进步，受到了百姓欢迎。各级档案部门要从实际出发，争取各方面力量的支持，发挥居委会、村委会、学校等基层组织和单位的作用，将这项利国利民的工作做好。
2.4积极利用新技术，创新利用服务方式和手段。
各级档案部门要以科学发展观为指导，在创新利用服务上出实招、办实事，做到好办法要坚持、好经验要总结，好方式要落实。要在现有工作的基础上，充分利用现代信息技术，多学习、勤思考，帮助群众了解与自己有关档案的可查范围、查阅方法、查阅地点和时间等，使档案工作走进千家万户，真正建立起方便群众的档案利用体系。当今信息时代，档案亦属于信息活动的范畴，是千金难买的信息财富，应该不断开拓新的服务领域。
2.5建立方便人民群众的档案利用体系是提高公共服务能力、发挥公共档案馆功能的重要保障。
一是构建文档查阅平台、设立咨询辅导员，制定咨询辅导指南，以满足广泛的信息咨询服务。根据利用者的需要，还可以增加送档案文件下农村、进社区、法律援助、政务咨询热线等等新的服务内容，不断延伸服务的深度。
二是构建网络传播平台。作为开放的公共档案馆，在互联网中必须有自己的服务平台——网站。通过网络传播平台，档案馆架起了联系社会的重要桥梁，开辟了一条服务社会的新途径。
三是构建档案编研平台。首先是注重质量，多出精品，出版有价值的、有社会
影响的编研产品。其次是开阔视野，贴近需求，多选择一些既有史料价值，又有知识性、鉴赏性、趣味性的符合社会大众文化需求的编研产品。
四是构建档案宣传教育平台。档案作为历史的真实记录，本身就具有独特的宣传教育价值。五是构建公共文化休闲平台。档案馆应重视发挥学习和文化休闲功能，打造成学习型城市的主要的文化休闲场所之一。作为公共文化的载体，场馆的建设也很重要。
首先是选址。若档案馆深处机关大院内，对外又无公共服务窗口，“公共”、“休闲”是无从谈起的。
其次是环境。其宽阔的草坪、温馨的桌椅、新颖的布局等无一不蕴涵着休闲感和文化气息。
3.结语
“两个体系”的提出，是新形势下档案工作全面科学发展的体现，是与时俱进的体现，是档案工作新时期的战略思考。必将促使档案工作思维方式上的再转变，战略思考上的再明确，科学发展上的再跨越。
既是从国家档案局的领导到广大档案人践行科学发展观的理论升华，又是今后档案事业又好又快科学发展的指南。
参考文献
[1]范红.浅谈“两个体系”建设
[2]徐明君.建立“两个体系"推进公共档案馆建设
[3]实现“两个转变” 建立“两个体系”——苏州档案部门开展民生档案工作的做法和思考
论档案利用与档案队伍建设的关系 第12篇
关键词：档案利用,档案队伍
档案利用工作是档案工作的生命线, “是档案工作联系社会的一个窗口, 利用工作做得如何是衡量档案 (室) 业务开展的程度、工作好坏的主要标志。”[1]影响档案利用的因素有很多, 过去人们往往会把注意力集中在经济、政治、社会档案意识和读者文化程度等因素对档案利用工作的影响, 而忽略了档案队伍的结构对档案利用的作用力。其实, 考虑经济、政治等因素的作用固然重要, 但是档案队伍的建设问题也不容忽视。美国著名社会学家加纳德先生曾经说过:“物的现代化是表层的, 人的现代化才是深层的。现代化要先化人, 后化物。”从某种角度来说, 人是比经济、技术更重要的因素。因此, 我们要提高档案利用, 离不开一流的档案队伍的支持。
一、档案利用与档案队伍的关系
1. 高素质的档案队伍是进行档案编研的需要。
档案利用服务的方式多种多样, 但是“编研工作是档案馆 (室) 积极提供利用服务的一种有效方式, 其突出之点, 表现在工作成果的研究性, 提供方式的主动性, 材料的系统性, 以及作用的广泛性, 是档案的整理和利用工作的一种高级形式。”[1]档案编研是开发档案信息的主要手段, 是一项科学性、研究性的工作, 同时也是档案工作中最重要的一个环节, 被喻为最难的一项工作。随着社会公众实践活动的不断丰富, 档案的数量不断增加, 档案的利用也出现了专题需求、系统利用的特点, 这就对档案编研工作提出了更高的要求。档案编研水平的高低, 主要取决于档案人员综合素质, 档案人员自身知识储备和利用知识的能力大小对档案编研影响重大。面对大量的资料文本, 如何选择编研的课题, 如何使课题达到社会效益和经济效益的有机结合等问题, 都要求档案人员具备深厚的学养。也就是说, 只有不断提高档案人员的综合素质, 才能使档案编研工作更优质、更高效, 才能向社会提供更好的利用服务。
2. 高素质的档案队伍是提供信息化服务的需要。
信息化时代的到来, 不断刷新着人们旧的观念意识, 冲击着现存的一切, 深刻地改变着人们的生活方式, 这一数字化的社会生存和发展模式, 已开始向档案利用工作提出了全新的挑战。随着科学技术的发展, 信息化进程造成了文件和档案管理的对象和环境发生了巨大变化, 文件的内容、形式和数量到文件生成、运行和管理的方式都在不断地变化, 而随着网络技术、计算机和通讯技术为核心的信息技术不断取得新的突破, 它必将会使传统档案管理推向全球一体化、网络化的境地。档案馆无疑要改变传统管理方式, 向高科技、高技术、高自动化的方向前进。在这场技术变革中, 档案人员起着至关重要的作用, 他们必须担负起领导档案信息革命的重任, 必须加快档案利用服务工作的步伐, 提高现代化服务水平, 将我们手中“死”的档案转化为可开发利用的“活”资源, 全面推进档案工作的新局面。
3. 高素质的档案队伍是满足个性化信息服务的需要。
个性化信息服务, 既是一种个性化服务, 又是一种信息服务。个性化信息服务首先应该是能够满足用户的个体需求的一种服务, 即根据用户提出的明确要求提供信息服务, 或通过对用户个性、使用习惯的分析而主动地向用户提供其可能需要的信息服务;其次, 个性化信息服务应该是一种培养个性、引导需求的服务, 这样可以帮助个体培养个性, 发现个性, 引导需求, 促进社会的多样性和多元化发展。[2]概括地说, 档案馆的个性化服务就是档案馆在准确分析利用者特点的基础上, 主动地将档案馆内的档案信息资源针对不同利用者的个性分别进行传送的服务。当今社会是一个知识型的社会, 终身学习的理念促使更多的人走进档案馆, 当今社会又是一个强调个性的社会, 人们越来越清醒地认识到只有符合自己需要的信息的才是最好的, 利用者需求的侧重点正逐步从“量”向“质”转变, 他们希望获得的是符合自己发展需求特点的经过整合、提炼、加工的高质量档案信息。这就要求档案工作人员具备高度的统计、分析和预测能力, 能够通过认真分析档案利用者的个性特征、兴趣爱好、行为需求和使用信息的习惯, 来发现其潜在的需求, 积极主动的为利用者提供可能需求的档案信息服务, 以解决档案馆中信息海量存储的“无限性”与档案利用这信息需求的“特定性”之间的矛盾。
二、改善档案馆队伍素质的对策
档案馆人才资源是档案馆实现发展目标的重要因素之一, 又是决定档案馆服务质量与发展绩效的关键因素, 因此, 为提高档案利用水平, 采取有效措施, 大力加强人才队伍建设势在必行。
1. 加强档案馆立法, 保障档案馆专业队伍的建设和发展。
从本质上讲, 档案队伍的最佳结构应该是一个动态而又相对稳定的结构, 其中学历、专业、职称、年龄、性别都应达到和谐、统一的状态。法律是档案馆确立的法理基础, 然而目前我国尚未有档案馆法来约束档案馆的人员构成和对低学历标准, 难以形成和谐而又统一的队伍结构。1986年, 国家颁布了《档案专业人员职务试行条例》, 但诚如前面所述, 该条例并没有得到有效实施, 且该条例设置年代久远, 已远远不能适应新时代对档案人的要求。而作为我国最权威的一部档案法律———《中华人民共和国档案法》中, 又极少涉及档案馆队伍建设方面的问题。各级档案馆中自行制定的一些制度, 有的早已名存实亡, 有的是制度本身就存在有问题。从长远来看, 我国迫切需要制定一部档案馆法, 对档案馆队伍的建设作出刚性约束, 使各馆在任职条件和用人制度上有法可依。
2. 以绩效为依据, 优化档案馆专业队伍中的人员结构。
档案工作是一项业务性很强的工作, 要从浩如烟海的案卷资料中去粗取精, 去伪存真, 不是任何人都能够胜任的。新世纪的档案工作需要高学历、复合型信息管理人才。但是现实中, 档案馆历来就成为安排老弱病残, 解决夫妻分居, 照顾调动之地, 因此造成队伍年龄偏高, 学历偏低, 女同志偏多的现状。针对此种情况, 当前, 要结合机构改革, 优化档案队伍的人员结构, 建立一支高素质的档案队伍。一是要优化年龄结构, 实行老中青三结合, 档案工作是一项工作量很大、专业性很强的工作, 收集只是档案工作的基础性工作, 更主要的是科学管理和开发利用。必须培养年轻同志, 投入更多精力, 才能发挥档案的重要作用。二是要优化知识结构, 档案工作不只是收集、保存, 更主要的是开发利用, 要有效地开发利用档案信息资源, 必须开展编研工作, 这样才能主动为学校各项工作服务, 为社会提供良好服务。因此, 档案工作者必须具有丰富的专业知识和自然科学及会科学知识, 档案工作队伍不仅要有档案专业人员还要有相关专业的人员, 三是要优化能力结构, 要社交能力、管理能力、研究能力等不同能力的人有机结合起来, 形成一个合理的人才结构, 推进档案事的发展[3]。
3. 加强档案馆专业队伍继续教育, 提高馆员专业技能。
目前, 档案队伍更新知识的周期偏长, 普遍存在知识面狭窄、知识老化的现象, 面对新的形势, 必须加强档案工作队伍的继续教育, 提高专业技能, 否则档案工作者就会在新世纪的信息革命中落伍。档案工作人员的继续教育要以培养“智能型”、“全面型”为主要目标, 对档案工作队伍进行知识、技能等全方位的教育。对档案工作人员进行继续教育, 首先档案工作人员要加强学习档案工作的新理论、新技术和新经验, 帮助他们认识档案工作的基本规律, 探索为社会主义现代化建设服务的新途径。其次, 为适应档案学与其他学科相互交叉、渗透的特点, 档案工作者应主动拓宽自己的知识领域, 特别加强对管理学、历史学、图书馆学、情报学等相关学科的知识教育, 取百家之长为我所用, 促进档案工作又好又快地发展。最后, 档案工作者要学习掌握信息技术。随着信息化进程的深入, 档案的内容与载体都呈现出多样性的特点, 电子文件和电子档案的出现对传统档案工作方法提出了挑战。这就要求档案工作人员必须掌握信息技术, 实现档案管理工作的现代化。总之, 档案工作人员必须及时“充电”, 自我完善、自我发展, 才能适应新时期档案工作的需要。
4. 建立有效激励机制, 稳定现有档案队伍。
造就一支高素质的档案队伍, 不仅要引进、培养人才, 还必须建立、完善一系列用人政策和制度, 稳定人才。由于历史原因, 档案工作长期得不到社会的认可和领导的重视, 社会地位较低, 长此以往, 档案工作者必然会产生职业倦怠。因此, 要稳定人才, 必须争取社会和有关领导的关心。社会和有关领导的支持好比一个缓冲器, 它可以使档案工作者得到心灵的依托, 从而有效缓解档案工作者的情绪焦虑状态。首先, 要着力提高档案工作者的社会地位和经济地位, 使公众树立正确的档案工作观, 营造尊重档案工作者的气氛, 使档案工作者深切地感受到公众的理解与支持。其次, 通过档案事业改革, 增加档案工作者的社会认同, 确立对档案工作者的合理期待水平。再次, 领导也要对档案工作者进行人性化关怀, 尽力解决他们工作、生活中的困难, 以达到“拴心留人”的效果。然而, 仅仅是社会及领导的精神支持是不够的, 我们还应建立有效的激励机制, 充分发挥档案工作者的主观能动性。例如通过提供晋升、进修、加薪、提高福利奖金等方式, 增加档案工作者的自豪感、成就感和责任感。此外还应引入竞争意识, 增加增强他们的紧迫感、责任感、危机感和使命感, 以此调动他们的工作积极性和主观能动性。
参考文献
[1]陈兆祦.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社, 2003.
[2]朱芳.图书馆个性化信息服务刍议[J].福建图书馆理论与实践, 2006 (4) .