档案信息管理技术

档案信息管理技术（精选12篇）

档案信息管理技术 第1篇

信息集成检索技术主要是运用于跨库检索和多数据库检索, 是借助单一的检索接口, 利用统一的检索方法, 实现对分布式、异构信息资源的检索, 信息资源经集成检索系统发现、获取、整合、包装处理后, 形成统一的检索结果, 并按用户定制的方式呈现出来。集成检索的协议标准主要包括HTTP协议、可扩展标记语言XML、元数据标准、Z39·50信息检索协议、服务描述协议WSDL (Web Service Description Language) 、UDDI统一描述发现和集成 (Universal Discovery Description Integration) 、开放资源互操作协议OAI (Open Archive Initiative) 、分布目录信息存取协议LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) 、简单对象访问协议SOAP (Simple Object Access Protocol) 等;集成检索涉及的关键技术有动态数据交换技术、动态数据库访问技术、通用服务中间件技术、资源元数据获取技术、资源选择技术、检索式转换技术和结果整合技术等。

网格技术 (Grid) 是构筑在互联网上的一组新兴技术, 它将高速互联网、计算机、大型数据库、传感器、远程设备等融为一体, 为科技人员和普通老百姓提供更多的资源、功能和服务。互联网主要为人们提供电子邮件、网页浏览等通信功能, 而网格的功能则更多更强, 它能让人们共享计算、存储和其他资源。所谓其他资源包括通信资源、软件资源、信息资源、知识资源等。网格最早是以集成异构计算平台的身份出现, 接着跨入分布式海量数据处理领域, 将在信息集成领域一展身手。Globus组织在Globus Tookit 2.0的基础上, 结合Web Service技术提出了网格服务体系结构OGSA (Open grid services architecture) 规范。OGSA规范运用Web服务描述语言 (Web service description language, WSDL) 达到了服务的自我描述、可发现性、协议的互操作性。因此信息网格就是要通过统一的信息交换架构和大量的中间件协议, 向用户提供“信息随手可得”式的服务。服务的实质使得由单一的服务构造变为复杂的服务成为可能。

电厂档案管理信息技术研究论文 第2篇

一、电厂档案管理系统的现状

近年来，我国针对档案管理工作有了新的思想与管理体系，尤其是在改革开放之后，我国不断的学习西方国家在档案管理方面的相关体系，针对管理体系方面进行相应的改革与创新。在我国电厂档案管理中，信息化建设主要包含现代化档案管理与服务，其中包含分类系统、档案信息化检索系统等多个方面。我国电厂档案管理系统当中，通常运用的的是检索计算机信息。在计算机文件检索中可以被划分成为两个方面，文件信息储存与抽取，其中依照文件的检索要求对档案信息进行合理的储存是重点。因此，在电厂计算机档案管理过程当中，著录内容越详细，就会使著录的内容越全面，层次更加的鲜明。

二、信息系统在档案管理中的影响

信息技术主要是通过计算机进行信息获取、加工、传达、利用等技术进行整合。在档案管理过程当中，通过对各类信息的收集、储存、检索、传递、分析等多个方面进行相应分析与探索。因此，通过信息技术在档案管理当中的运用能够促进档案信息数字化的快速发展，通过新型储存设备的引用，可以在激光视屏播放技术基础之上，利用光盘机将信息进行高度的集中性储存，有效提高档案管理的可靠性，提升了档案管理的相关保护。使得档案管理更加系统化、全面化、准确化、高效化，使档案管理更加跟随时代的发展，营造出内部具有一定网络系统的档案管理氛围。

三、信息化档案管理在电厂中的应用

在计算机信息不断发展的过程当中，档案信息管理不断的融入计算机网络技术与通信技术，从而不断的提升管理系统的安全性与可靠性，因此促进档案管理的高效性与准确性。

（一）科技档案在电厂经营中的应用。科技档案是将生产技术、基本建设、科学研究等多个方面的活动的情况进行相应的统计，通过收集、整理、分类、保管、利用和统计，将档案进行完整、系统、准确、安全有效的进行利用。这是电力工业发展的必然需要，通过科技档案管理有利于实现科学技术的科学化与现代化。

（二）档案管理系统在电厂中的应用。计算机在档案管理中，可以通过以往的数据，预测未来的发展与决策。电厂通过引进先进的管理设备，通过相关的档案管理系统，为档案信息化管理提供良好的管理环境，并且对档案进行合理、快捷的录入与输出，有效确保了电厂档案管理过程当中的`科学化、体统化与规范化。尤其是管理系统作为一个服务性高、准确性高的信息化处理与筛选的引用系统，有效的利用信息化针对档案进行相应的归纳与整理，能够有效的对电厂档案进行相应的整合与归根。

四、电厂信息化档案的安全保护

伴随着信息技术与互联网技术的不断丰富，运用互联网能够多方面的搜索信息与查找信息、著录信息。运用计算机网络技术在档案管理系统进行相应的管理与建设，更好的服务与工作管理，利用信息技术针对电厂档案进行相应的管理与规整，能够有效的确保档案信息在运用过程当中能够方便查询、方便检索、方便统计，以此提高档案在管理的方便性与快捷性。在使用计算机网络进行档案管理中，由于计算机网络存在一定安全隐患，导致信息的泄露、消失等问题，电厂档案管理中同样会出现一些安全隐患问题，因此，必须重视信息化档案的安全管理。例如：电厂档案管理当中，通过利用FAT32文件系统与WindowsNTFS保护系统，通过可信的环境作为设计基础，有效的与传统安全保护手段进行相互协调，能够有效的运用到系统保护设计理论当中。以此有效的取保当场档案管理的完整性、系统性、保密性。如图1所示，利用信息技术进行档案管理是通过建立可信的环境监测机制，通过预测期决策与环境信息来验证环境是否具有一定的可信程度，通过安装相应的控制机制，针对客体进行相关性访问。

利用环境可信验证机制，有效的实效信息始终端的信息传输，保证了信息传输的安全可靠性。在以上具有一定环境可信度的基础上，档案保护系统通过FAT32文件系统与WindowsNTFS环境中进行运行，这样能够有效的完成档案访问相关管理与保存，并且能高水准的针对被用户带出使用的文件进行控制性管理，以此保证档案是在一个具有安全性的环境当中运行。利用管理服务器针对整个单位的关键性文件进行相应的授权，通过系统提高USBKEY的方式，有效的针对储存管理信息与用户的行权信息，通过管理人员进行修改与设置。如图2所示。

五、总结

伴随着科技的不断发展，档案作为一个行业发展的基础部分，有效的利用信息技术，针对档案进行相关的管理十分重要。因此，电厂档案管理中利用信息化技术，有效的提高电厂在档案管理过程当中的准确性，科学性与系统性。然而在利用信息技术的过程当中，由于网络技术中存在着一定的漏洞，因此电厂在应用信息技术的档案管理时，一定要做好网络保护意识，通过设置安全可靠性的系统程序，从而达到对档案信息管理的可靠性，避免因网络漏洞造成档案的遗失或泄露。

参考文献：

[1]游经波.信息技术在教师档案管理系统中的应用[J].信息通信,2015,(02):172+178.

[2]张君妍.信息化档案管理保护系统在电厂的应用[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2011,(05):283-284.

信息化档案管理技术的创新研究 第3篇

【关键词】信息化；档案管理；技术创新

可以说，信息化档案管理技术在我国档案事业发展过程中发挥了至关重要的作用，而由于该项技术发展时间较短，在很多方面还并不成熟，因此在实践应用过程中，常常会出现一些问题，这就需要对其进行更深入的改进创新，从而进一步提高我国信息化档案管理技术水平。为此，本文重点针对这一问题进行了探讨分析，并提出以下几点建议措施。

1.我国信息化档案管理技术发展现状

信息化技术指的是以电子计算机管理技术为主的管理技术，是提高我国信息化档案管理能力的一种表现，对于信息化档案管理技术的创新发展而言，我国无论是在计算机软件的开发与应用，还是计算机信息化管理专业知识的培训中，都开展了一定的基础发展模式，利用计算机的信息化档案管理技术提高了我国办公室信息档案管理的技术和能力，也改善了档案管理的技术，从技术性指标中提高了计算机应用能力和软件管理的效果，所谓的档案信息化管理，指的是在行政主管部门的指导下，在满足了我国的法律规章制度的前提要求下，依靠科学思想和先进的组织管理办法加强组织内部的信息管理能力，利用信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率。目前，我国国内的档案信息化管理方式因为内部的档案管理信息操作系统不同，导致了应用软件存在安全漏洞，外部的网络环境、应用环境、从业人员等的素质因素，都必须根据信息化档案管理系统的实时更新，追求更加稳定的发展。

2.我国现行档案信息化管理中主要存在的问题

2.1档案信息化管理模式存在着一定的滞后性

就我国当前信息化档案管理现状来看，其中暴露出了很多 的问题和不足，甚至部分企业和单位仍旧在采用传统的档案信息化管理方式，缺少创新性意识。并且，在实际的信息化档案管理工作中，有一些细节问题无法得到实质性的解决，很难充分体现出信息化档案管理的重要作用。现如今，现代信息化建设的高速发展，也为档案信息化管理打下了良好的基础条件，目前已经有很多行业领域开始对档案实施了信息化管理，但由于缺乏相关完善的管理体系和规章制度，再加之管理方式较为落后，使其无法很好的适应于现代社会发展需要。

2.2信息化档案管理网络技术中存在着不安全因素

实际上，所谓的信息化档案管理模式具备了潜在的网络风险，而档案信息化管理中主要存在的风险大多是在档案进行网络化管理的过程中，经常会产生一些不安全的风险因素，虽然这些风险因素在信息化档案管理中属于阶段性的问题，但随着网络信息技术的飞速发展，计算机的普及应用，一些非法人员为了谋取暴利，常常会对一些企业中重要的机密文件进行窥探和盗取，不仅造成企业产生巨大的经济损失，同时也对我国档案事业的长远发展造成了非常不利的影响、并且，我们知道，这种网络传输方式原本就具备了一定的危险性，在网络中所有的传输信息都是经过了一层一层的网站分段，最终传送到目的地。而在这一过程中，任何一个中介站点都可以对信息进行读取、拦截，甚至破坏。另外，由于网络应用技术发展速度十分快，越来越多新型技术不断涌现出来，而安全技术自身的防范攻击能力较差，一旦受到病毒侵入，就很容易使整个系统发生瘫痪。

3.档案信息化管理的安全防范对策

3.1加强建立完善的信息化档案管理体系

首先，在对信息化档案管理体系进行建立的过程中，档案管理人员需要重点从档案归档制度以及档案分类保管制度两方面入手，促使相关工作人员真正意识到信息化档案分类和管理的重要性。并且，档案人员在将档案信息化数据录入到计算机系统中时，应该对其进行备份储存，这样有利于提高档案信息化数据的安全性，促使档案资源的效能作用得以充分发挥。一般信息化档案制度需要切实结合国家档案局标准制定，应该优先选择良好的磁盘介质，并对重要的档案信息数据进行备份保管，而在这一过程中，档案人员需要特别注意一点问题，那就是要将储存盘和备用盘进行分别存放。

3.2提高信息化档案管理人员素质

目前，随着档案信息化管理的有效实施，对于档案管理人员素质能力方面也提出了更高层次的要求。因此，作为新时期的档案部门，必须加强对员工档案信息安全知识的培训教育，使其具备一定的安全防范意识，树立正确的职业道德观念，加大对高素质人才的进一步，这对于提高我国档案信息化管理水平有着重要的现实意义。尤其是对于信息化档案专业型管理人才来说，档案部门更好充分做好岗前培训工作，并对其各级人员职责范围进行明确的划分，尽最大限度的打造出一支优秀的信息化档案管理团队，从而促进建设在我国档案事业中的长远发展，使其自身的重要价值得以充分发挥。

3.3从管理上加强安全防范

安全防范的管理主要作用是加强档案管理的主要内容的安全性和保护性，加强信息化档案管理的作用从管理上加强安全防范功能的主要做法为：第一、建立可信可控的内部网络模式，利用科学化、合理化的内部网络模式管理好内部人员，杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接人外网，防止造成网络资源流失与档案管理的负面影响在档案管理中控制好软件资源，避免内部人员在计算机上安装和使用盗版软件而造成的信息丢失或者系统崩溃，防止计算机内存在潜在的安全漏洞。

4.结束语

经过以上的分析和介绍，对信息化档案管理技术自身存在的弊病以及可行的创新路径等几个方面的内容有了一定的了解，从中我们可以深刻地认识到，在如今档案重要性不断凸显，以及档案管理工作复杂度越来越高的大背景面前，如何將基于计算机网络技术与通信技术提出来的信息化档案管理技术的性能发挥到最大，进一步实现档案管理技术自身的创新。 [科]

【参考文献】

[1]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010（09）.

[2]温娜.落实科学发展观现代企业档案管理创新的探讨[J].中国科技信息，2009（22）.

让信息技术走进档案管理工作 第4篇

一、把实体管理变为信息管理

在传统档案管理当中, 档案存在形式一般是纸质、图片、录音、录像等, 在整理档案资料时都是利用手工操作完成, 由于管理过程涉及材料的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供使用等多个方面, 所以档案工作人员工作量巨大, 操作步骤非常复杂。由于需要对大量的档案资料进行保管, 所以档案管理部门不能对已经存在的档案资料进行提炼和加工, 导致大量的档案信息资源遭到浪费。随着在档案管理工作中引入大量的现代化管理技术和设备, 尤其是引入了计算机、光盘和多媒体技术, 促进了档案管理工作的现代化发展, 对传统档案管理模式形成了有力冲击。现阶段, 档案管理工作主要以信息为主, 运用现代化管理方法管理档案信息资源。经过信息处理的档案资源可以实现多平台使用, 只有使档案资源实现信息化, 档案资源才能充分发挥自身价值, 使档案管理工作在经济发展、科技进步和社会繁荣等方面提供优质服务;可以为人们带来一定的经济效益和社会效益, 在未来国民经济发展中一定会担当重要角色。

二、建立有效的信息系统, 充分、合理、安全地使用电子档案

实现档案的信息化管理, 要求必须建立文件档案管理计算机信息系统, 所以, 档案管理部门要做好下面这些工作:一合理设计在广泛应用计算机条件下的文件档案管理工作流程, 使其符合档案信息管理的要求;二根据文件处理方式, 设计档案信息化系统软件;三在信息系统中, 要根据工作需要, 建立完善的内部控制制度, 保证档案材料的安全。在利用电子档案时, 首先要考虑到电子档案的真实性。在实际操作时, 因为档案材料从电子文件到归档没有程序化管理系统, 系统间的直接链接无法实现, 所以在当前技术条件下, 还不能保证电子文件原数据的完整性, 很多电子档案与其对应的纸质档案并没有建立一致的管理办法;用来保存电子档案的载体不能长期使用等, 都对档案的真实性和安全性形成了影响。再有, 电子档案的安全性, 由于在档案管理工作中大量应用网络技术, 使电子档案的应用范围大量扩充, 并随之出现了数量的增长, 但存在的主要问题就是计算机病毒问题和黑客的攻击问题, 有效预防计算机病毒的入侵, 抵御黑客的攻击, 才能保证电子档案的安全。最后, 电子档案的法律效力问题, 电子档案的存在没有固定载体, 因此, 就不易制订相关的法律条文, 所以在当前的法律认定方面, 依然没有涉及光盘、磁带和磁盘等。

三、提高档案工作者的专业素质, 实现档案管理的科学化, 安全化

现代化的设备需要人来操作, 档案工作信息化需要人来实现。现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素, 同时, 也深刻地影响档案工作队伍的结构, 因此, 建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的:首先, 现代科学成果在档案管理中的大量运用, 迫使档案工作者要不断学习和掌握管理的有关知识, 其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识, 它们对档案管理实现信息化、现代化具有直接作用。其次, 全面掌握档案专业知识, 如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次, 从档案管理现代化发展趋势看, 档案工作者必须掌握档案管理现代化技术, 进行档案信息分析与研究, 提供高层次档案信息咨询与服务等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识, 上级档案管理部门要积极创造条件, 有计划的选送档案管理人员进行离岗培训, 进一步深造, 还可以采取以老带新、以强带弱的办法, 互帮互学等, 建立梯队型人才结构和复合型人才群体。

档案信息安全是现今档案管理工作的生命线, 信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。研究档案管理者的素质, 有利于拓宽档案管理保护领域, 发展档案管理学的理论研究, 完善档案信息安全管理体系。对档案管理事业的健康、有序、可持续发展和促进档案信息化建设都具有重要的现实意义。

总之, 在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门一定要转变观念, 改变传统的档案管理模式, 建立有效的文件档案管理计算机信息系统, 使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求, 为经济建设和社会发展服务。

参考文献

[1]李杰.浅谈网络信息时代的高校档案管理工作[J].科技资讯, 2009 (20) .

[2]彭云.新历史条件下高校档案管理的信息化与法制化[J].企业导报, 2010 (12) .

档案信息管理技术 第5篇

当前，档案信息化管理工作中呈现出软件工具种类繁多、标准不统一的问题，进而对整体系统水平的优化提升形成了负面影响。为此，应全面创新档案管理信息化工作意识，引入数字化技术，提升档案管理标准性。可创建一体化人事档案管理数据库系统，采用数字化技术提升人事档案管理自动化水平，使工作人员从复杂的手工操作任务中解脱出来，有精力从事更高层次的工作。当然，该过程之中应扩充数字化、信息化投入，以确保数字化技术持续不断更新与优化，以适应时代发展综合需要。

2.2有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统

人事档案管理信息化建设应将着眼点放在整体数据库系统建设中，构成系统的纵横节点均应符合一定水准，并利用网络系统进行联通，进而可激发数据库系统内在优势，提升人事档案管理数字化系统整体能力水平。一些节点甚至可以对其他重要节点形成阻碍影响，并导致系统梗阻。因此，要想确保节点装备功能水平同应用效果同步提升并不现实，无法实现齐步走的目标。为此，可本着鼓励推进的原则使一部分单位提升数字化管理水平，将这些机构作为试点单位，着重建设数据库系统进而获取到可全面推广应用的宝贵经验，这对于人事档案管理整体系统建设极为有利。当前，一些单位在人事档案信息化管理工作中，由整体层面来讲仍旧处在从处理文件向着数字化管理模式转变的过程，为实现这一阶段目标，应做好数据库系统建设，积极开发创新型数字化管理手段。数据库系统内涵在于借助现代化信息技术做好人事档案资料的科学化管理以及便利化应用。创建数据库体系始终为一项长久、艰巨的工作任务，应经历从低至高、从个体至群体逐步推进的过程。通过实践研究我们明确创建数据库系统的重要经验在于，领导决策层給予全面重视，树立统一认识，计算机专业技术人员则应給予人事档案管理业务人员积极的配合与支持。信息技术实践应用阶段中，应创建活库，通过应用频率检验数据库系统的总体活性，并制定重要的整改发展策略，促进数据库从单一形式向系统化形式全面发展。应积极促进综合性数据库的优化完善并创建形成各个机构人事档案管理目标库，利用网络平台连接构成分布式、开放化的数据库群，这样一来将令自动化数据库系统效率显著提升。

3结语

电子档案管理在信息时代的应用技术 第6篇

【关键词】档案管理；信息；应用技术

一、电子档案的特点及优越性

1.电子档案的特点

（一）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同時，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。

（三）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。

（四）档案管理的电子化更利于文档保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

二、应用技术

1.应做好电子档案使用中的控制与管理

（一）进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。

（二）做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。

（三）加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

2.建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。

（一）多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。

（二）对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。

3.建立统一的电子文件管理标准

（一）实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展。

（二）将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行.

（三）制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

4.严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。

三、总结

如何利用信息技术完善测绘档案管理 第7篇

一、强化现代化测绘档案信息资源管理的理念

测绘档案管理部门在自身发展的过程中, 应当吸取信息化档案管理的理念, 且在信息化、网络化时代下学习怎样更好、更灵活地运用测绘档案的成果, 对测绘档案予以科学的分析与二次开发利用, 以深入挖掘其潜在能力, 继而为社会发展做出更大的贡献。作为一种能够进行开发与利用的主体, 测绘档案其不但是纯粹的管理、投入以及建设对象, 同时还是经营对象。测绘档案部门把档案信息共享给各个部门, 形成了经济效益, 以往档案管理部门在这一过程当中并没有得到任何的利益。为了能够更好地推进档案管理工作的开展, 必须适度地对现行的分配政策进行调整, 以便让档案管理部门切实加入到测绘档案资源的增值中。经由这一变化, 保证档案管理部门及其员工的切身利益, 继而激发档案管理人员工作的积极性与主动性, 进而提高档案管理工作的质量, 从而推进测绘档案管理工作的进一步发展。

二、构建测绘档案信息化管理机制

要想通过信息技术完善测绘档案管理工作, 且实现测绘档案信息化管理的标准化与规范化, 那么就必须构建规范化的档案信息管理机制, 不但要依据国家相关信息化管理标准, 同时还必须依据测绘业务的需求及其特征, 制定出适合的档案管理标准体系, 且在不断的实践过程中加以改进。首先, 在测绘档案信息化建设之初, 需按照相关的档案法律法规与文件, 例如《电子文档归档与管理规范》, 联系测绘档案的具体状况, 对测绘电子档案管理标准的实行细则加以编订。其次, 在设计测绘档案信息化方案的过程中, 必须对其各个环节予以全面、系统的考量, 例如文件的形成、流转、办理以及档案的移交、接收、整理、录入、检索以及统计等等;尤其是测绘档案利用这一块, 可通过现代化的信息技术, 将图片信息转变成数字信息, 且于地籍图上将测绘数据反映出来, 从而保证测绘档案信息化建设方案不但满足国家相关标准, 同时还便于实践操作。另外, 针对不同立档单位的文件、档案的内容、数据库结构以及著录项目等各个方面, 应当予以统一的规定, 且对测绘档案数据库管理的软硬件的数据指标与文件格式, 进行规范化的管理。

三、建立测绘档案信息化建设的总体框架与规范化体系

为了进一步推进测绘档案管理的信息化建设, 当前国家测绘主管部门应当积极构建测绘档案管理信息化建设的整体规划与总体框架, 且站在宏观角度上, 对下级测绘档案管理部门进行合理的指导, 从而更好地开展档案信息化建设的工作。测绘档案管理的信息化建设, 这是一个较为复杂且系统的工程, 并非是一朝一夕就能完成的, 在档案管理信息化建设过程中, 包含了诸多内容, 例如基础设施与标准规范体系的构建, 档案信息服务系统的构建, 网络安全系统的建立, 等等, 这些工作各自之间是互相关联、互相约束的关系。因此, 在构建测绘档案管理信息化建设的整体规划与总体框架的过程中, 必须坚持前瞻性, 统筹全局。

四、具有空间检索功能的数字测绘模式的使用

由于数字化、信息化的测绘档案同样具备一般电子档案的特点, 在管理测绘档案时, 必须构建一个数字测绘档案管理信息系统, 以此来对档案管理中的各个环节、各个程序予以管理。此外, 测绘档案还有其本身特有的特点, 即空间性, 这就需要所构建的系统必须有比较强的图形处理能力, 不但要做到对有关档案信息的可视化, 并且还需要具备比较强的地理空间位置运算与处理水平。构建起来的测绘档案管理信息系统必须具有如下作用:第一, 对整个过程中的元数据加以管理的功能。文件自身、文件的版本号、创建文件的时间、创建文件的人以及图幅编号等, 这些都属于测绘档案的源对象。管理元数据, 其内容主要有:详实记录元数据的获取, 保证其中各个版本或地图的真实性与准确性;同时, 测绘档案在使用过程中的各个环节, 例如检查、更改、借阅、验收和归档等, 都必须实时体现在数据上。在管理元数据时, 还必须承担对不同阶段、不同版本地图的管理, 有关档案统计的管理, 档案安全性的管理, 等等。第二, 空间查询与检索的功能, 其中, 所谓的空间检索就是指可以依据地理空间位置, 快速对所需检索图幅加以定位, 且将其调出, 又或者是依据如河流、行政区域等一些带有标志性地物的地理位置, 通过各种办法, 例如逐层缩放, 缩小其范围, 继而找出检索的位置, 得到准确的图幅号与坐标。

参考文献

[1] .翁韶琼.浅谈测绘档案信息化管理[J].福建建设科技, 2012.4

运用信息技术改进学校档案管理工作 第8篇

档案管理工作和档案材料都是以各种材质的纸张为主, 并通过记录和书写的方式来进行信息的保留和存储, 但传统人工的方式进行档案管理存在很多不足:一是接触的人员较多, 保密性较差。二是容易出差错, 效率低。三是档案的查找、更新和维护困难。笔者认为, 针对传统档案管理方式所存在的不足, 学校应当建立起信息化学校档案管理体制——实现档案管理信息化。

信息化档案管理能否成功地应用在学校档案管理中, 关键在于学校领导的支持和各部门主管的积极参与, 尤其是领导思想认识的提高。要让学校领导充分认识档案信息化的重要性, 认识到档案信息化对学校各项事业创新与发展的重要性, 切实将档案信息化提高到学校发展与改革的高度来对待。将档案工作落实到实处, 切实将档案工作纳入学校主要领导的议事日程, 纳入部门的考核, 纳入档案人员的职责范围, 使档案管理有领导保证、人员保证、时间保证、经费保证。这是加快学校档案信息化的关键, 也是学校档案事业生存与发展的根本保证。

档案标准化、规范化是实现档案信息化管理的第一步。信息化档案管理要符合档案管理的各项标准, 包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面都要标准化和规范化。档案管理的各个环节、步骤, 从初步收集、整理到最后归档、存入计算机, 都要做到条理清晰、目的明确, 保证档案完整, 避免漏失档案的记载内容, 系统而正确无误地记录、存档。

信息化档案管理的前提是实现档案系统的办公自动化, 只有建立具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统, 才能够实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的信息化管理。目前, 档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。要实现档案信息化, 必须从文件材料产生开始就运用统一的计算机管理系统, 完成撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程, 使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来, 这样学校各部门就可以通过网络实现对这些档案信息资料的共享。

档案信息化建设依靠的主要是高素质的档案工作者。从目前学校实际情况来看, 大部分档案工作人员都是一兼多职, 对档案管理信息化十分不利。要改变这种状况, 最简捷的办法就是改变队伍素质结构, 适应新的工作需要, 要加大档案管理人员的业务培训, 使其领会现代化科学管理档案的内涵和特点, 使档案工作人员具备以下五种能力, 即档案信息真实性的维护能力、档案信息的获取能力、档案信息的鉴定和评估能力、档案信息的加工与提炼能力、档案信息的交流与传播能力, 从而提高档案管理效能。

加快档案信息化的建设, 就要舍得投入财力, 配置与档案管理现代化相适应的软硬件, 实现档案网络化管理。要制定档案管理信息化建设的中期规划和短期目标, 争取政府和上级部门的支持。计算机的存储量丰富而广泛, 由计算机编印出的文件分类、主题等目录, 依托安全可靠的检索系统, 无论是学校自身查找资料, 还是其他查阅档案的人都会快捷而准确地实现查找。所以, 学校应从实际情况出发, 力争全用计算机管理工具联成一体, 实现档案管理的信息化、网络化、自动化。

信息化时代, 对学校档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理模式和理念向信息化管理模式和理念转变, 要充分发挥信息技术在档案管理中的应用, 使学校档案管理工作发挥应有的效能。

应用信息技术加强医院电子档案管理 第9篇

关键词：强化电子文档管理,信息技术,改进方向

医院电子文档主要指的是在医院中发生或未发生的事件和重要的存储资料等, 进行电子版的记录, 并以载体的形式呈现出来。由于医疗技术的不断提升, 因此需要记录的档案也越来越多, 以往的电子文档管理方式已经无法满足当前医院对档案管理的需求。电子文档近几年给医院文档管理工作做出了很大的贡献, 也是医院现代化建设需要跨越的根本项目。只有加强医院电子文档的管理, 才能有效提高医院管理效率。

1 医院电子档案收集与管理方式

医院电子档案主要是医学的学术论文和各种报刊上发表的学术论文, 按照医院的程序一旦有即将要发表到期刊上的论文, 首先要由本科室同意并盖章, 然后向科室或者医院出示相关的证件, 最后才能进行投放。当论文成功发送到期刊或报刊之后, 会将论文分别送到相关部门, 科教的工作人员把所需数据进行输入, 存入档案。在论文档案中基本上是根据以下几个流程进行的, 第一, 按照期刊的具体内容进行分类;第二, 制定表格;根据作者论文数量、种类、时间进行分类;第三, 录入。

2 应用信息技术管理电子档案的弊端

2.1 残缺性

以往的纸质档案管理经常会出现字迹不公正、无法辨认等现象, 不过, 这种类似的问题通常不会对查阅结果造成较大的影响, 由于其涉及的层面较小, 因此所造成的后果也相对较小。但是, 在使用信息技术进行电子档案的管理上, 由于其操作原理等限制, 很多时候电子档案在整理时, 都采用批量处理的方式进行, 因为批量处理的文件内容较多、涵盖的方向也比较杂乱, 因此, 在这样的情况下, 可能一次小小的失误都会造成较大的后果。电子文件的另一个特性就是该程序正常情况下都是开放状态, 这就要求工作人员必须及时更新电子文件, 否则就会出现多种电子文件遗漏丢失的问题。电子文件本身的结构并不简单, 存储方式较乱, 形态各异, 因此, 当电子文件在进行多元化的转变时, 经常会受到外界不正常的因素影响使文档丢失, 造成不必要的损坏, 影响档案管理工作。

2.2 时间问题

电子档案的信息存储位置程序多样, 所以每个载体所承载的任务都是不相同的, 在进行信息存储的同时, 一定要设置位置, 且必须设定, 但是, 这就证明文件要想储存成功就必须依靠软硬件。目前, 我国的电子信息技术快速发展, 计算机更新换代的速度也越来越快, 因此, 计算机转换之间的兼容问题已经成为了电子档案的一大难题, 随着电子档案的数量不断增加, 医院的电子档案也不断增加, 一旦兼容器出现问题, 会直接影响电子档案的储存时间。

2.3 员工文化涵养

在信息化的今天, 当所有数据最后都会归终于电子档案时, 人们对电子信息技术已经非常依赖, 而强大的数据整理、管理工作难度也相对较大。电子档案主要蕴含的工作内容就是进行电子文件的归纳、录入等, 在利用软件对电子文件进行整理的同时, 经常会出现一些不常用的英文专业术语, 而这样的专业术语是传统的档案管理人员无法理解的。当然, 在管理电子文档的同时, 仅仅会电子信息技术的操作也是无法完全胜任的, 因为他们对档案的了解程度较小。在这样的背景下, 对电子文档的管理人员的工作提出了严峻的挑战, 加上现代化技术的不断更新, 就使电子文档的管理工作难上加难了。

2.4 病毒问题

医院的电子文档一般都是病人的病例、档案等文档, 是相对比较隐私且非常重要的, 所以对文档的安全性要求较高。不过目前的科技还没有办法完全避免计算机上的一些病毒侵害, 一旦有黑客或恶意网站攻击, 就会直接泄漏病人的隐私, 对文档造成损坏的现象。因此, 电子文档在安全上的隐患还是不小的, 值得引起广泛关注。

3 如何加强医院电子档案管理

3.1 设置数据库、备份数据

设置数据库在医院电子档案管理上是非常重要的一项, 也相对比较复杂, 不但要实现当下对电子档案的需求;还要留出一定的空间给以后的电子档案更新做出准备;不但对性能要求较高, 还需要方便反复修改。为了保证数据能够完整的保存下来, 不被兼容器问题所困扰, 在进行数据资源管理时, 系统要设置成自动备份保存模式进行存储。这样不但能够避免兼容器问题, 还能有效的防治黑客袭击, 及时减小损失, 避免大量的数据流失。

3.2 及时更新设备、技术

为了避免由于软件问题导致计算机数据有损, 在进行存储时, 一定要配备必要的刻录设备来归纳电子文件, 刻录完毕后将其保存在安全的地方。在应用计算机时一旦发现有异常或是病毒等损坏文件的恶性攻击, 要立刻升级防治病毒系统, 设置电子文档的访问权限。为了保证计算机设备能够正常供应电子文档的工作要求, 要随时检查计算机周围环境, 尽量保持周围环境通风、干净, 避免计算机受到周围环境的影响出现异常关机的现象, 造成文件损坏。几年前广州某家医院, 管理人员在进行电子文档录入时, 由于操作过当导致计算机机体过热, 造成计算机烧毁的现象, 管理人员由于躲闪及时, 没有受到伤害。但是, 计算机里面的电子档案全部都荡然无存了。经过此次事件后, 该家医院尤其重视电子档案的管理, 引进了多种新设备和新的信息技术, 经过几年的时间, 已经相对成熟。

3.3 增加管理人员综合素质

医院档案管理人员一般是退休的医务人员, 计算机水平达不到电子文档管理的需求。为了有效的改变这一现状, 医院应组织电子档案的管理人员外出学习, 通过考核后方可再次入职;其次, 医院还可以请专业的电子文档管理人员来院实际考察, 并根据医院的实际情况作出具体分析, 了解医院真正的需要, 并根据医院当前的状况制定出合理的培训计划。由于新设备的不断更新引进, 很多经过培训的电子文档管理人员也对新型的技术及设备掌握的也不是很完善, 这就要求医院要定期的对电子文档的管理人员进行培训, 让工作人员阶段性的接受讲座, 定期对其进行考核, 做好工作人员的思想工作。医院的医疗部门、护理和后勤等部门是分开来管理的, 要将这些部门的资料全部整合在一起, 并在计算机上有序的分离开来, 并不是一件简单的事情, 因此, 工作人员首先要熟悉医院的具体流程, 才能了解各个部门所需, 在最短时间内实现最高效建设管理工作。

3.4 制定管理体系

无论在任何项目中一项制度的建立都是管理上不可或缺的一道难关。将信息技术融合到医院电子档案管理中, 利用信息技术的优势, 强化电子信息技术管理, 不但要在技术和人员素质上有待提高, 制定一套优质可行的管理体制, 是应用信息技术强化电子文档的重要环节。将电子文件存档的整个流程加以规范, 采取责任制体系, 力争做到每个环节都能够有人、有条例可循。让档案管理的每一项都落实到个人, 将任务责任制。医院可根据员工的表现情况做出奖罚制度, 提高员工责任心的同时, 增强员工工作积极性, 更好的完善医院电子文档管理系统。

4 结语

综上所述, 在科学发展高速的今天, 受到信息化的影响, 电子文档管理日新月异, 想要完善医院电子文档管理必须从技术上、管理手段上、员工素质等方面齐头并进, 只有这样, 才能跟上时代的变化, 在学习中不断创新, 提高医院的工作效率, 为医院的长久发展做出一份贡献。

参考文献

[1]王丹.应用信息技术加强医院电子档案管理[J].黑龙江档案, 2013 (02) .

[2]许建伟.医院电子档案管理存在的问题与思考[J].社区医学杂志, 2013 (15) .

论档案管理创新与现代信息技术融合 第10篇

档案管理工作不仅要以管理为本,重要的是要以服务为重心。要让档案在市场环境下发挥其应有的作用,档案作为一项重要的信息资源,其作用和价值只有被利用了才能展现出来。档案工作除了求生存、求发展,还应搞创收,创收必须以基础工作为前提,重要的是搞好档案业务建设。

二、当前档案工作存在的问题:

1、档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则。

有的是为了应付检查,检查一过,不再管理,再由于部分干部对档案工作的重要作用的认识不足,造成了档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

2、档案工作缺乏制度化的管理程序。

一是对档案收集不规范,在收集过程中,制度不健全;二是档案整理不规范,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内资料漏失现象比较普遍,不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够,如现在有的某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。

3、缺乏办公自动化档案管理。

档案管理手段的落后,没有更新改造,给档案工作带来消极后果,档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。其次档案技术落后,最主要的原因是档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。

三、建立档案管理机制,引入现代信息技术

1、随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。

2、建立“电子文件(档案)数据管理中心”。

档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。

3、电子文件的自动上传收集。

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。

4、开展在线服务。

传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。

5、开展现行文件阅览服务。

随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多,尤其是我国加入WTO后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策和信息。

四、拓展服务领域,创新服务手段

1、对档案信息管理创新。

运用高新科技对档案工作进行改造、创新以适应档案信息化建设的新要求,对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,如在汇编专题信息方面:开发科技信息,帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,为企业维护合法权益服务;开发房地产信息,为城市改造和建设服务等,并大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新。

2、兴办服务实体,发展档案产业。

在知识经济时代,档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

3、加强横向联合,实现信息资源共享。

随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势,实现资源共享。

五、提高企业档案管理管理人员的素质

在现今时代,信息技术等高科技手段正广泛应用于档案管理工作中,档案管理是一门专业性很强的工作,档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,爱岗敬业,掌握一定的先进技术,对专业人员的要求不能只停留在能应付一般工作的水平,要制定人才培养发展规划和具体实施方案,根据档案管理发展对人才的要求,档案管理人员需要具备较高的科学文化素质,要适应业务领域不断拓展的需要,提升自己的业务水平,努力使自己的能力适应日新月异的科学技术。他要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,还要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能,并不断强化专业技能和优化知识结构,使之成为档案管理工作中的现代化信息技术人才。

六、结语

档案信息的开发利用是档案管理的一项重要内容,运用高新科技对档案工作进行创新、改造,适应档案信息化建设的新要求,从而实现档案信息资源共享。

参考文献

[1]、刘彦丽.关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化,2005,4:70-71

档案信息管理技术 第11篇

前言

RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别，常称为感应式电子晶片或感应卡、非接触卡、电子标签等。这种容编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的新兴信息技术以其独特的技术性能，广泛应用于各行各业，迅速地改变着人们的工作方式和生产作业管理，极大地提高了生产效率，在各种应用环境中得到了广泛应用。目前，此项技术在国内档案信息自动化管理领域开始使用。

档案管理的现状与问题

1.档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。

2.档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的档案筛选一遍，造成查找困难。 3.档案的盘点操作不科学

由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，每个档案盒内存放的檔案种类、数量均不相同，如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

电子标签（RFID）技术

1.RFID系统技术原理

RFID系统因应用不同其组成会有所不同，但基本的RFID系统主要由电子标签、天线、读写器和主机组成。电子标签放在需要被识别的物体上，由耦合元件和芯片组成，标签有内置天线，可以发送和接收信号；天线完成无线信号的发送和接收；读写器可以发送和接收命令，并与主机通信，执行主机命令；主机发送用户命令和显示接收数据。RFID系统根据工作频段和工作方式具有不同的性能，应用于不同场合。

RFID系统的工作原理(如图1)：读写器通过天线发送出一定频率的射频信号；当RFID标签进入读写器工作场时，其天线产生感应电流，从而RFID标签获得能量被激活并向读写器发送出自身编码等信息；读写器接收到来自标签的载波信号，对接收的信号进行解调和解码后送至计算机主机进行处理；计算机系统根据逻辑运算判断该标签的合法性，针对不同的设定做出相应的处理和控制，发出指令信号；RFID标签的数据解调部分从接收到的射频脉冲中解调出数据并送到控制逻辑，控制逻辑接收指令完成存储、发送数据或其他操作。

2. RFID技术特点

（1）快速扫描:条形码一次只能有一个受到扫描，而RFID辨识器可同时读取多个RFID标签。

（2）抗污染能力强、耐久性好:传统条形码的载

域网或无线局域网覆盖,以进行数据传输。将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接,从而可将RFID标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。

（4）天线安装

为确保档案标签数据的读取,需要根据档案室实际情况,包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置,确保最佳读写效果,天线需要定制。

5.基于 RFID技术的档案信息自动化管理流程

（1）入库

档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的数字标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。档案入库的流程如图3所示：

入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入库指令，然后读取要入库的档案盒信息，储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入库确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示点亮起，管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入库结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入库的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。

（2）盘点

由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

（3）查阅

档案的查阅流程如图4所示。在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

（4）安全管理

安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能，以防止档案被毁、被盗等。

（5）防毁管理

每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性, 并存入RFID数据管理系统, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

（6）防盗管理

所有库放档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

（7）销毁

档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。

虽然RFID系统在实际应用中有一定的缺陷，但随着技术的成熟，标签成本的降低，行业标准的制订，这种现代化的技术有很大的发展潜力，使其服务于档案信息自动化管理，将解决很多用传统技术难以解决的难题，为档案管理工作注入新的活力。

参考文献：

[1]游战清.无线射频识别技术(RFID)理论与应用[M].电子工业出版社2004

[2]罗海勇.新一代超高频RFID无线接口标准研究[J].电子技术应用,2006(5)

档案信息管理技术 第12篇

一、档案管理工作运用现代技术的必要性

档案管理在学校工作中具有极其重要的地位和不可磨灭的作用, 它记录学校的教育、改革、发展历史, 学校教师教育教学活动, 学校师生的成长历史。近年来, 随着现代信息技术的发展, 学校教研教育教学活动越来越多地引用现代信息技术, 形成了以现代信息技术为载体的档案资料, 档案管理要继续为学校提供有效的服务必须和现代信息技术相结合。

二、现代信息技术条件下的档案管理工作

(一) 现代信息技术的发展使计算机普遍应用于档案管理

现代信息技术条件下的学校档案管理普遍使用计算机管理档案, 节省了大量的空间、人力、物力。计算机是学校档案管理应用现代信息技术的物质基础和技术手段。它具有高效率的信息处理能力, 能以人工无法比拟的速度读入、存储和输出数据, 能进行逻辑推理和判断, 因而在档案管理中有很广泛的用途和明显的效果。

1. 计算机具有数据采集、加工作用。

学校档案来源广、形式多, 档案数据采集的方式也不一样, 然而计算机等先进技术可以对任意来源、任意形式、任意采集方法的档案数据进行加工处理, 达到数据的有效性。

2. 计算机具有信息储存、管理作用。

学校档案管理充分利用现代信息技术和计算机大容量、海量储存的能力, 使档案著录信息、档案全文信息能完全依赖于计算机技术得以保存。而计算机的事务管理能力和数据库管理技术的应用, 使档案管理达到全方位、多层次、高质量的管理水平。

3.计算机具有档案查询、传输功能。

通过计算机检索技术可以完成任意要求的档案查询, 并通过各种输出设备、通信设备传布查询结果。计算机档案管理查询不仅可以在本地, 也可以通过联机、联网等方式方便、快捷地完成异地、远程的查询搜索。

(二) 现代信息技术条件下如何做好档案管理工作

1.加强档案管理意识。

学校档案管理工作是做好学校工作的重要基础工作之一, 是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个标准, 是评估学校建设的重要标志, 所以无论是学校领导还是学校教学、管理工作人员都应对学校档案管理工作有足够的重视, 全员参与, 高效管理。

2. 引进先进设备。

现代信息技术条件下的档案管理需要有现代信息技术设备作载体。计算机管理档案会形成大量的数字化档案信息, 计算机档案管理的采集、加工、存储、管理、查询、传递和维护等环节都需要设备和相关的软件, 如描仪交换机、网路设备等。很多学校的档案馆不仅缺乏档案管理现代化的硬件设备, 而且也缺乏相应的配套的软件。现代信息技术条件下的档案管理不仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件, 还需要声像设备、通信传输设备、格式转换软件等。

3. 提高档案管理人员的职业素养。

档案管理人员需要有忠于事业、无私奉献、认真细致的职业素养, 任何工作需要的都是忠于岗位的工作管理人员, 档案管理的信息化方便了档案的采集、管理、查询等工作, 但是也加大了档案保密工作, 这就需要档案管理工作人员有良好的职业操守, 忠于事业、忠于岗位, 保证信息的安全。档案管理人员是幕后性的工作, 在背后为学校教育事业作贡献, 这就需要档案管理工作人员有乐于奉献的精神。另外, 档案管理工作大都是零散、琐碎的工作, 需要工作人员认真细致、高度负责。

4. 提高档案管理人员的专业技术水平。

目前很多高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才, 既熟悉档案管理工作, 又精通现代信息技术的人员少之又少, 档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。因此提高档案管理人员的业务水平是不可忽视的问题。

现代信息技术条件下的档案管理, 会涉及到计算机硬件和数据库的建设、管理和运用, 办公自动化的应用, 成熟的网络技术的使用, 以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存信息, 从起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档不再以手工抄写为主。领导要带头学习有关档案管理的新理论、新方法、新观念, 组织全体档案管理人员学习现代信息技术, 通过在职学习、脱产培训或者外出进修等各种方式来提升档案管理人员的专业技能。确定档案管理人员不断学习、继续教育的方针, 及时学习信息技术、计算机、科技软件的新技术;注重与档案管理相关的学科知识的补充, 如历史学、公共关系学、行为学等, 以便系统地做好档案管理工作。

5. 保证档案管理的安全性。

档案的安全性是档案管理工作中极其重要的部分。保证档案的安全应保证储存设备的安全, 定期对设备进行检测, 定期对档案文件进行备份, 计算机要设置网络防火墙、预防病毒, 保证档案的安全性和保密性。加强档案管理人员的职业道德培养, 加强专业技能的提升, 防止工作人员的泄密和因操作不当引起的档案破损。

随着现代信息技术的发展, 档案管理运用现代信息技术、和现代信息技术媒介进行结合已成为不可抵挡的趋势, 学校的领导和档案管理人员应积极适应时代的潮流, 做好在现代信息技术条件下的档案管理工作。树立档案管理的新理念, 及时引进档案管理所需的新设备, 加强档案管理人员的职业道德培养, 引导档案管理人员学习新技术、新知识, 不断提高专业技术水平, 以保证档案管理给学校工作提供全面、创新、便捷的服务。

参考文献

[1]毛安.计算机应用与档案管理[J].电脑知识与技术 (学术交流) , 2007, (05) .