Excel的应用技巧

Excel的应用技巧（精选12篇）

Excel的应用技巧 第1篇

学工部的刘老师在学期初遇到这样一个问题:在给学生上保险时, 保险公司要求把学生信息表中全体学生的出生年月一列全部变成中间带分隔符“-”形式的。假如出生列在E列, E2为19900103更改为1990-01-03, 如果单纯用设置单元格格式, 更改日期类型的话, 单元格会出现######这种错误;如果一个一个更改就太麻烦了, 我们用一个公式就可以解决这个问题, 先在E列后面插入一列, 在F2单元格中输入“=mid (e2, 1, 4) &-mid (e2, 5, 2) &-mid (e2, 7, 2) &”, 再敲击回车就变成了1990-01-03。最后拖动填充柄可使整列全部变为日期型。

2. 使用函数统计学生成绩

作为一名班主任, 每个学期末都要统计学生的成绩, 排出相应的名次。以下面的学生成绩表为例:

(1) 选中J3单元格, 输入公式“=SUM (C3:I3) ”, 用于计算第一位学生的总分, 拖动填充柄计算其他学生的总分

(2) 选中Q3单元格, 输入公式“=RANK (P3, P$3:P$35) ”, 用于计算第一位学生总成绩的名次, 拖动填充柄计算其他学生的名次。

3. 使用VLOOKUP查找函数匹配

在每年的助学贷款中, 有些同学的姓名和银行卡号在上交表格时都有, 但省里给的表格的姓名顺序和各系部统计的不一样, 要想填充上表中的数据就要用到一个VLOOKUP函数。假定各系部上交的工作表为SHEET1, A列为姓名, B列为银行卡号, 现要在省里给定表SHEET2表A列输入姓名, B列自动填充对应的银行卡号, 第一行为表头, B2单元格公式输入:=IF (A2="", "", IF (ISERROR (VLOOKUP (A2, SHEET1!A:B, 2, 0) ) , "查无此人", VLOOKUP (A2, SHEET1!A:B, 2, 0) ) ) , 公式可拖动填充柄向下复制。此处SHEET1=01, 01表为原始底。

另外有A1和A2两张EXCEL表, 两张表都有“姓名”一栏, 怎么显示出A2表中姓名与A1表姓名不同的部分呢?我们也可以用VLOOKUP这个函数。首先, 在A2表中插入一列空白列, 假设是B列, 又假设两张表的姓名都在第一栏, 那么在A2表的B2单元格中输入=VLOOKUP (A2, SHEET1!A:A, 1) , 然后按回车键, 只要是姓名不同的就会显示#N/A。

4. 统计某分数段的学生数

在期末考试后, 一般老师都要上交成绩分析表, 要统计出各分数段的学生人数, 像不及格人数有多少人, 60～70分数段有多少人, 70～80分数段有多少人, 80～90分数段有多少人以及90～100分数段有多少人。面对众多的数据, 我们在这里用DCOUNT函数轻松解决这一问题。如图所示, 在E9单元格中输入公式:=DCOUNT (A1:D11, "高数", E1:F2) , 确认后即可求出“高数”列中, 成绩大于等于70, 而小于80的数值单元格数目 (相当于此分数段人数) 。

5. 巧用合并功能

根据工作的需要, 有时想把B列的内容与C列的内容进行合并, 如果行数较少, 可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作, 但如果有几万行, 这样就太麻烦了。解决的办法是:在C行后插入一个空列 (如果D列没有内容, 就直接在D列操作) , 在D 1中输入“=B1&C1”, D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格, 用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”, 当光标变成"+"后, 按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处, 就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除, 先要把D列的结果复制一下, 再用“选择性粘贴”命令, 将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。

学生在用AutoCAD绘图时, 有人喜欢在EXCEL中存储坐标点, 在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x, y”的形式, 首先在Excel中输入坐标值, 将x坐标值放入A列, y坐标值放入到B列, 然后利用“&”将A列和B列合并成C列, 在C1中输入:=A1&", "&B1, 此时C1中的数据形式就符合要求了, 再用鼠标向下拖动C1单元格, 完成对A列和B列的所有内容的合并 (如图所示) 。

要合并不同单元格的内容, 还有一种方法就是利用CONCATENATE函数, 此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中, 具体操作为“=CONCATENATE (B1, C1) ”。比如, 假设在某一河流生态调查工作表中, B2包含“物种”、B3包含“河豚鱼”, B7包含总数52, 那么:输入“=CONCATENATE ("本次河流生态调查结果:", B2, "", B3, "为", B7, "条/公里。") ”计算结果为:本次河流生态调查结果:河豚鱼物种为52条/公里。

6. 绘制函数图像

教数学的周老师想在EXCEL中快速准确地绘制一条函数曲线, 这就要用到图表功能了。以绘制y=lg (6+x^3) 的曲线为例, 其方法如下:在某张空白的工作表中, 先输入函数的自变量:在A列的A1格输入"X=", 表明这是自变量, 再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候, 通常应用等差数列输入法, 先输入前二个值, 定出自变量中数与数之间的步长, 然后选中A2和A3两个单元格, 使这二项变成一个带黑色边框的矩形, 再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”, 当光标变成"+"后, 按住鼠标拖动光标到适当的位置, 就完成自变量的输入。在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式, y=lg (6+x^3) ;在B2格输入“=ABS (LOG10 (6+A2^3) ) ”, B2格内马上得出了计算的结果。这时, 再选中B2格, 让光标指向B2矩形右下角的“■”, 当光标变成"+"时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。然后再点击工具栏上的“图表向导”按钮, 选择“X, Y散点图”, 然后在出现的“X, Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;此时可察看即将绘制的函数图像, 发现并不是我们所要的函数曲线, 单击“下一步”按钮, 选中“数据产生在列”项, 给出数据区域, 这时曲线就在我们面前了

7. 生成成绩条

常有班主任在学期末时面临“如何打印成绩条”这样的问题, 有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现, 这对于一些非计算机专业的老师们来说有一定难度。出于此种考虑, 我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中, 其中第1行为标题, 第2行为学科名称。切换到Sheet2工作表中, 选中A1单元格, 输入公式:=IF (MOD (ROW () , 3) =0, ″″, IF (0MOD?ROW () , 3 (=1, sheet1!A1, INDEX (sheet1!$A:$G, INT ( ( (ROW () +4) /3) +1) , COLUMN () ) ) ) 。再次选中A1单元格, 用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后, 再同时选中A1至G1单元格区域, 用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。这样, 成绩条基本成型, 下面再简单修饰一下即可。

调整好行高和列宽后, 同时选中A1至G2单元格区域 (第1位学生的成绩条区域) , 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮, 在随后出现的边框列表中, 选中“所有框线”选项, 为选中的区域添加边框 (如果不需要边框, 可以不进行此步及下面的操作) 。

Excel的应用技巧 第2篇

一、学生成绩等级划分

作为老师，经常会遇到将学生成绩划分等级的问题。我们通常情况下会考虑使用条件格式或IF函数来解决。但是这两种情况下都会遇到某些限制，比如在较低版本中条件格式只能添加三个，而且IF函数嵌套层数也只能为7层。如果遇到划分等级较多的情况，那么这两种方法就无能为力了。下面的方法可以在这时候大显身手，助您一臂之力。

如我们需要根据位于H2:H92单元格区域的学生总分成绩划分成A+、A、A-等共九个等级，比如600分至700分之间的划分为A+级，而580至599分则划分为A级。我们可以先在工作表的空白位置O2:Q10单元格区域将划分等级的分数的下限、上限及相对应的等级列成表格，如图1所示。呆会儿我们就可以借助于它完成成绩等级的划分了。

图1 Excel中划分等级(点击看大图)

现在单击J2单元格，在编辑栏中输入如下公式“=INDEX($Q$2:$Q$10,MATCH(1,(H2>=$O$2:$O$10)*(H2<=$P$2:$P$10),0))”，完成后，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键完成数组公式的输入。完成后，就可以在J2单元格看到相应的成绩等级了，如图2所示。拖动J2单元格的填充句柄向下拖动至J92单元格，所有学生的成绩等级就划分完成了。

图2 Excel中输入公式(点击看大图)

二、快速输入姓名序列

作班主任，经常要建立各种本班学生的表格，每次都要依次输入学生姓名，非常麻烦，

即使是从原有的工作表中进行复制粘贴，也显得挺罗嗦。其实，我们可以让这个工作变得更简单的，只要借助自定义序列来帮忙就行了。

首先单击左上角“Office 按钮”，在打开的对话框中点击“Excel 选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。在左侧单击“常用”类别，然后在“使用 Excel 时采用的首选项”下，单击“编辑自定义列表”按钮。

在打开的“自定义序列”对话框中，单击“新序列”，然后在“输入序列”框中键入姓名。每键入一个姓名按一次回车键。创建序列完成后，单击“添加”按钮，如图3所示。将此姓名序列添加到“自定义序列”列表框中。

图3 Excel中自定义序列(点击看大图)

我们也可以事先选中某工作表中的姓名序列，然后打开此对话框，这样就可以在对话框的“从单元格中导入序列”右侧的输入框中看到我们所选的单元格区域了，点击右侧的“导入”按钮，也可以将它们添加到“自定义序列”列表框中。

以后只要我们输入第一个姓名，然后就可以拖动填充句柄向下自动添加其他的姓名了。只输入第一次就可以，这是不是也很方便呢？

Excel办公软件的几个应用技巧 第3篇

关键词 Excel 计算机 办公软件

中图分类号：G 文献标识码：A 文章编号：1002-7661（2015）15-0123-02

在教学工作中，我们会经常用到一些办公软件来处理日常事务，而在这些软件中Excel又是最为常用的软件之一。Excel的数据处理功能非常强大，而我们平时工作中用到的只是其中的一小部分，常用的功能大家都熟知，我就不必細说了。在这里，我结合自己在工作中的应用实际并根据自己多年的搜集整理，把Excel的一些不常见的但又非常实用的应用小技巧整理出来供大家参考。

一、巧用Excel轻松截图

第一种方法：如果我们想将Excel工作表中的一部分内容变成图片，其实并没有必要使用那些屏幕截图软件。直接在Excel工作表中先选中要截图的部分，然后按下“Ctrl+C”组合键，再到“附件-画图”工具中，进行粘贴即可，是不是很方便呢？

第二种方法：将工作表复复制为图像。要向另一个应用程序中粘贴Excel工作表中的单元格、图表或任何图形对象的图像信息，要先选中对象，然后在按住Shift键的同时，单击编辑菜单中的复制图片命令即可。

二、快速输入同一数据

在统计学生成绩时经常需要将某一数据输入到Excel中一系列非连续的单元格内。其实无需逐个输入，只要首先按住ctrl键，并用鼠标分别点出要输入的单元格，接着在最后一格中输入数据，最后按下“Ctrl+Enter”组合键，这样一来，所有被选中的单元格内就都输入了同一数据。

三、快速设置单元格文本属性及其它功能快捷键

在Excel工作表中，使用键盘快捷键可快速设置运用某些属性。首先选择单元格，然后按“Ctrl+B”可运用粗体；按“Ctrl+I”设置斜体；按“Ctrl+U”使用单下划线；按“Ctrl+5”（主键盘数字）运用删除线；按“Alt+Enter”在单元格中快速换行；“Ctrl+F”是快速查找；“Ctrl+H”是快速替换；“Ctrl+K”是插入超链接；“Ctrl+1”调用单元格格式。

四、快速输入特殊符号

在工作中经常会输入一些特殊符号，如角度90o，以前我们是切换到特殊符号然后再输入，每次切换很麻烦，其实我们可以在Excel 2003中按住“Alt”键时，然后从小键盘输入数字“186”，再松开“Alt”键时就出现了“度”的符号“o”。再如按下Alt键，再按“178”得到的是平方的上标2，而输入“179”则是立方的上标3，按下“Alt+137”松开则是千分号‰，按下“Alt+165”是货币符号￥，按下其它数字则出现其他一些特殊符号，大家不妨试试吧。

五、快速输入日期和时间

首先选取一个单元格，要输入当前日期，按“Ctrl+；”组合键；要输入当前时间，按“Ctrl+Shift+；”键；要输入当前日期和时间，可以先按“Ctrl+；”，再按空格键，然后按“Ctrl+Shift+；”组合键；要输入随系统自动更新的日期和时间，在单元格输入“=now（）”（不输引号）即可；要输入自动更新的日期，则输入“=today（）”。

六、快速打开选择性粘贴

在Excel中有一个非常实用的功能，那就是“选择性粘贴”，利用它就能实现很多格式粘贴以及简单运算操作，可是利用选取择性粘贴，每次都要点右键，然后选择“选择性粘贴”，对于次数少的操作还可以，如果要进行大量多次操作的话就显得极为不便，为此我们可以利用组合键来完成此项功能。即按下“Alt+E”键，然后再按下S键就可以了，虽然是按下两次按键但总比反复操作鼠标右键来得快。

七、行列互换

由于工作上的需要，有时我们需要将Excel工作表中的行和列的数据进行互换，这时该怎么办呢？首先我们选中要互换的单元格，并将它们复制，然后在另一单元格内依次点击鼠标右键-选择性粘贴，在弹出的对话框中，把“转置”项勾选上即可。

八、在Excel中删除多余数字

学生的学籍号位数很多，如2015003，要成批删去前面的2015四位数，手工删除会很麻烦，可以用“分列”的功能一步到位删除。方法是：选中“学籍号”这一列，依次单击“数据-分列”，弹出“文本分列向导”窗口，点击选中“固定宽度”后按“下一步”按钮，在需要分隔的地方单击鼠标左键，即出现分隔线，再单击“下一步”按钮，左边部分呈现黑色显示（如果要删除右边部分，单击分隔线右侧，右侧即呈现黑色）；再在“列数据格式”中点选“不导入此列（跳过）”，单击“完成”即可。

九、限制重复数据录入

在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、学生报考号等数据。为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域（这里假设为B1：B10），依次单击“数据”——“有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式”中输入“=countif（$B$1：$B$10，$B1）=1”（不含引号）。接着单击切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格中输入数据时，Excel会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。

以上只是简单介绍了Excel几个不常用的使用技巧，还有很多应用技巧需要我们在实际工作中去探索，去发现。

Excel的函数嵌套技巧 第4篇

1 Excel公式函数的特点

Excel作为一款日常办公用的表格处理软件,具有较强的使用实用性,集成了文字输入、数据整合、编辑处理和格式化等操作方式,以其强大的数据分析和处理能力为基础,将信息化处理、公式与函数的套用计算相协调处理。

Excel表格处理中的公式函数应用一般以“=”为开端,同时实现对单元格引用、运算符、数值、字符、函数等组成展开运算。Excel函数运算依据特定的函数式和特定的算法,通过预先设定的计算算法,将需要运算的相关参数进行代入处理,测算生成的数值不但为函数值,更作为较复杂数据分析的基础性依据。Excel函数运算能够应对复杂的数据处理,并将整个运算过程由繁到简进行处理。在一定的条件下,Excel公式函数还可以实现参数间的调换处理或是多数据混合运算,进一步减轻了使用者的工作量,最大程度上简化数据处理。

2 Excel的函数运用基础

Excel软件中包涵的公式种类较为繁杂,在此本文无法做到一一阐述,因而我们只针对其中较为重要的和较为常用的进行介绍。在Excel的课程教学中,函数讲解部分所占的比例较大,因此这一部分的介绍本文共分两个层次。

2.1 常用函数的应用

如图1所示,Excel中常用函数包括求和函数(SUM)、平均值(AVERAGE)、计数函数(COUNT)、最大值(MAX)、最小值(MIN)等。上述的函数类型在Excel的日常使用中频次高,且较为重要,因而同样也是教学工作的重点所在。当我们需要在Excel中对一个表格进行分析时,比如需要总结其中的最值时,需要首先选中对应单元格的数据,然后通过选中“fx”函数按钮,选择对应的函数公式,比如最大值(MAX)和最小值(MIN),这之后选择相应的数据区域,点击“确定”完成计算。

2.2 混合函数的应用

顾名思义,混合函数指的是通过对多种函数的参数及算法进行搭配使用,并通过“插入函数”的办法选择添加进而实现不同函数间的协调运算。例如,在一些单元格数据提取操作中,以身份证号码里的生日信息提取为例,身份证号码本身包涵18位数字,而我们需要的生日信息则包涵于7到14位数字,因而在提取中就需要使用MID函数。MID函数本身意为截取制定长度的字符,例如号码324001199801010120存放在C1单元格,则进行函数运算时我们就必须输入“=MID(C1,7,8)”,进而就能得到其中的日期值为19980101。另外,我们还需要使用DATE函数,将截取的数字值转化为日期的形式,此时组合函数的输入方法为“=DATE(MID(D1,7,4),MID(D1,11,2),MID(D1,13,2))”,将单元格格式改变为1998/01/01。

3 Excel的函数嵌套技巧

Excel表格中的函数嵌套技巧,本文的论述以IF逻辑函数为例,IF可以理解为考察参数值是否符合规定值,如果满足预先设定的条子,则会显示出一个数组。若不符合,则运算数值将返回另一个参数值之中。这一返回值可以是字符串,同时也可能是逻辑值(false&true)或是数值。例如根据学生的分数判断其成绩等级是属于优秀、良好、及格、差4种结果中的哪一种,90分以上为优秀,80分以上为良好,60分以上为合格,60分以下为差。若要判断的成绩在A2单元格,可以得到这样一个式子:“=IF(A2>=90,"优秀",IF(A2>=80,"良好",IF(A2>=60,"及格","差")))”,“A2>=90”是逻辑表达式,当满足条件是为优秀,不满足时为“IF(A2>=80,"良好",IF(A2>=60,"及格","差")))”这样一个表达式,又对这个表达式进行剖析,其实是一样的道理。注意每一个条件必须是互斥的,如最里面的表达式“IF(A2>=60,"及格","差")”这里A2>=60的意思是A2大于等于60并且小于80。

IF函数嵌套运用时使用者必须要注意公式录入时的引号与括号等符号是否使用到位,比如公式录入时双引号的使用必须要是英文状态,同时几重嵌套就需要几重括号。由于较多的符合公式和较为复杂的符号引用,在一部分的教学工作同样是十分重要的。另一方面,许多使用者在IF函数编写时同样需要避免死循环的现象出现。

4 结论

综上所述,Excel中的公式与函数应用具有十分积极的现实意义与教育教学意义,无论是日常办公处理或是院校教学中都占有十分重要的地位。因此相关教育教学工作中必须处理好函数嵌套使用,掌握必备的操作使用技巧,为日后的工作开展提供参考借鉴。

摘要：在Excel表格应用中,函数与公式是较为重要的环节,因此只有掌握一定的函数嵌套技巧,才能提升相应的工作学习效率。

关键词：Excel,公式与函数,嵌套技巧

参考文献

[1]胡雪峰.用Excel宏程序进行数据分类汇总[J].电脑编程技巧与维护,2014(22):85.

[2]刘升贵,黄敏,庄强兵.计算机应用基础[M].北京:机械工业出版社,2010.

EXCEL公式的应用 第5篇

1．熟悉公式的基本组成；

2．掌握公式的创建、修改、复制、删除等方法；

3．会灵活运用公式进行财务统计与分析运算；

4．培养学生在研究中学习、在学习中探索的意识。

教学重点：公式的创建与复制。

教学难点：相对地址与绝对地址的灵活运用。

教学设计的原则：贯穿启发式教学思想，注重培养学生自主学习的能力；考虑学生实际计算机操作能力，设计相应的达标练习。

教学模式：采用以“指导--参与”为基本形式的课堂主体教学模式，即教师仅粗线条地讲解知识，激发学生主动去参与、学习和实践，在遇到问题时能主动思考、大胆尝试和探索。教师起指导和引导的作用。

教学过程：

一、复习演示

目的是为本节课学生的自主学习作好铺垫。

二、新课导入

由成绩统计表入手，运用“任务驱动式”导入新课。

三、展示本课目标

四、达标导学

教师结合成绩统计表，指导学生掌握以下知识点，讲解过程注重学生的积极参与，培养学生自主学习的能力。

1． 公式的创建

教师结合教材中的例子，边讲边操作，理论与实践有机结合。

学生做练习，教师巡回指导，并请学生演示。

教师设题导入公式的修改必要性。

2． 公式的编辑修改

启发学生对照单元格内容的修改，自主学习公式的修改方法。

学生做练习并演示。

教师设题导入公式复制。

3． 公式的复制

（1）连续单元格的复制

方法：单击需复制公式所在的单元格，将鼠标指针移到所选单元格的右下角黑点上，待鼠标指针变为黑色加号形状时按住鼠标左键向下拖动到目标单元格，释放左键。

学生简单练习后演示。

（2）不连续单元格的复制

教师通过已学过的单元格复制方法相类比，启发学生自己思考，并请一名同学演示操作。（工具按钮法、菜单法）

由学生演示出现的问题，导入相对地址与绝对地址的问题：

使用相对地址时，当将公式复制后，公式中的相对地址随地址的变动自动修改，以保证原公式与原参数之间的相对位置和复制后的新公式与新参数之间的相对位置不变；若使用绝对地址时，当将公式复制后，公式中的绝对地址不随地址的变化而变化。

教师举例说明相对引用与绝对引用之间的区别，突破难点。

学生做练习，教师巡回指导后让个别学生向全班同学演示以检查学习效果。

4． 公式的删除

启发学生对照单元格内容的删除，自主学习公式的删除。

学生简单练习后演示。

五、小结

总结学生操作情况，再次明确本节课的重、难点。

【课堂练习】

(1) 计算电视机的年度销售总值。

(2) 只计算二、四季度电视机的销售值，仍放在销售合计列中。

(3) 分别求出各商品的年度销售合计及销售总额。

(4) 先求出空调的销售百分比，再公式复制法计算vcd的销售百分比。

(5) 删除所有计算出的数据，恢复原工作表。

【思考题】

Excel的应用技巧 第6篇

【关键词】成本统计 Excel 统计应用

一、企业成本概念及主要内容

企业成本主要是指企业在经营活动时，企业所拥有资产的消耗，通常被称之为成本费用总额或者总成本，包括狭义和广义两种。企业进行成本管理时，通常站在狭义的角度来进行成本费用管理。

而企业成本总额所包含的内容，从不同的分类方式有多种分类。从经济用途分类，总成本包括制造成本和费用成本。制造成本主要是指企业进行直接生产、人工、加工燃料和动力、制造费用等，费用成本则包括企业运营费用、财务报表费用以及销售费用。另外一种分类方式是以产品的成本和产量关系为分类标准，有固定成本和变动成本两类，通常固定成本主要是企业的固定资产在企业运营中出现的折旧费、劳保费、管理费用以及租赁费用等，这些成本费用不会受到企业产品总产量变动影响，而变动成本与产品总产量呈现正比例关系，会随着产量增加而增大。一般来说，生产的原材料、燃料动力、计件工资以及工艺损失等方面的费用都属于变动成本范围。

二、企业成本统计中Excel软件的应用实践

（一）Excel软件简介

Excel是Microsoft Office办公软件中的重要组件之一，是一种电子表格处理程序。利用Excel程序创建表格，来实现数据的处理、统计分析以及辅助决策等操作，在众多领域和企业都有广泛应用，例如财务、行政、金融等。

Excel软件不仅数据处理和管理能力强，还具有基础逻辑判断能力，报表格式定义灵活多变。目前很多的软件厂商利用Excel功能进行研究开发，以实现企业控制运用的简易操作化。在企业财务的成本统计中引用Excel程序不仅可以有效避免软件功能可能存在的缺陷，还能实现数据的共享和交换，满足不同的个性化信息需求。

（二）Excel在成本统计中的应用

企业进行成本统计需要采用比较集中化和专业化的统计模型工具，Excel程序的应用也就越来越广泛。在企业成本管理中，Excel对数据的多功能可以有效应用到企业成本的预测、决策、计划、分析和控制等方面中。

1.Excel在成本预测中的应用。企业进行成本项目的管理中，所包含的成本内容比较广，不仅有固定成本，还包括变动成本，因此在进行成本计算预测中会通过分解来实现。例如高低点法进行成本预测的基本程序中，取企业历史资料中某一时期的最高业务量A与另一时期的最低业务量B以及两者对应的成本X、Y，那么单位变动成本，一定时间某项总成本的计算表达方式是Q=G+bx，其中G代表了固定成本，x代表业务量，在Excel利用公式套入计算，可以起到一定时期的业务量成本的预测。

2.Excel在成本决策中的应用。企业要对企业产品的设计成本、质量成本以及目标成本进行成本决策。通过成本预测结果，可以给企业的成本决策起到指导性作用，通过多种对成本与效益调整的方案进行对比，选择最优方案进行成本决策，保证成本消耗最少，效益提升。Excel在进行成本预测时采用的是美国费根堡姆、朱兰等质量专家提出的质量成本模型，最佳单位质量成本的计算表达式是，其中F表示单位质量损失，K代表单位合格品负担的检验与预防费用，q表示最佳质量下产品合格率。

3.Excel在成本预算中的应用。企业进行经营活动前，要进行财务预算，对企业生产、原材料、人工、制造、管理、财务、销售以及主要单位成本等费用进行预算管理。Excel应用于成本预算中，固定成本和变动成本在程序自带的公式下可以计算得到，混合成本需要经过插入法进行综合计算，完成所有成本的计算。在弹性费用预算中，根据成本、质量与利益之间的数量规律关系，预算具有伸缩性，不过只要数量关系保持稳定，弹性预算具有较长的周期使用价值。具体进行弹性预算时需要对业务量单位、范围进行选择和确定，然后进行成本与业务量的数量关系确定，从而实现各项的成本预算。

4.Excel在成本分析中的应用。成本分析主要针对成本数据与业务量的完成状态进行分析，并对影响因素进行分析确定，主要包括成本报表分析与成本差异分析。其中成本差异分析需要确定价格差异和用量差异，通用的变动成本差异公式为：价格差=实际用量×（实际价格—标准价格）；数量差=（实际数量—标准数量）×实际价格。在Excel表格通过数据的输入、计算公式的套用，进行相应表格的选择实现计算。通过数据资料的编制与计算，制定报表，可以有效实现企业一定时期的运营状况，实现企业成本管理的优越性。

5.Excel在成本控制中的应用。在企业经营活动中，成本受到各方面因素的影响，成本预算与实际发生较大偏差会造成成本超标额现象，降低企业经济效益，因此需要进行合理的成本控制，及时的发现偏差并进行反馈，采取相应的措施进行解决，并且要实现成本的发生和形成合理的可控性。例如企业进行货品采购时，相关存货的总成本由进货成本、进货费用与储存成本三个部分组成，通过Excel表格的编制计算和分析，可以有助于实现总成本最小的进货经济批量。

三、结束语

综上所述，企业成本统计是对企业生产经营所产生的成本和费用进行统计，实现企业经营状况分析，利用Excel实现成本统计，有助于企业成本的预测、决策、计划、分析和控制，实现企业经营的效益提升。

参考文献

[1]杨哲.化工企业成本统计核算与控制探讨[J].中国外资（上半月），2013，（7）.

Excel在数据处理中的应用技巧 第7篇

Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件,很多企事业单位都是依靠Excel进行数据处理。然而目前很多人对于Excel函数的应用始终停留在求和、求平均值等简单问题上,而不注重对其应用技巧的探索。本文介绍了在日常数据处理中的几个实用的应用技巧。

2 几个实用的应用技巧

2.1 格式刷在合并单元格中的妙用

在一个工作表中,常常会遇到有很多单元格需要合并,但所合并的单元格并不统一,有两个合并、三个合并、四个合并等等。最普通的做法是合并单元格时一个一个的进行操作,但在每次合并时,都会有提示信息出现,大大影响操作速度。

更好的办法是:大概估计下在所有合并单元格中,最多的是几个合并(假设有M个),就先选中M个进行合并,然后双击格式刷,去刷小于M个的单元格。这种方法合并的好处是,想分开时,以前的数据照常存在。也没有相关的提示信息出现。

但要注意,合并后在用相关的统计函数时如count A等函数,要小心隐藏的数据。在合并前没有删除数据的单元格,在合并后对合并单元格进行相关的统计时,也会统计在内。

2.2 回车符在一个区域内从左向右的移动

在日常的应用中,常常需要在EXCEL的某个区域内实现数据先从左到右,再向下的顺序输入,如图1所示。

在EXCEL中,默认回车键后,向下移动,要实现如图2所示的输入方向,所要做如下修改即可。选择“工具”菜单中的“选项…”子菜单,在弹出的选项对话框中进行如图2所示的设置即可。

2.3 把竖向表格数据变成横向表格数据

在EXCEL中,虽然提供了转置功能,即把一个竖列转置成一个横行或把一个横行转置成一个竖列,但却无法实现以下功能:把一个竖列经转置后成为多个横行。

要实现一个竖列经转置后成为多个横行,只需借助Word的表格转换功能即可完成。操作步骤如下:

首先,在EXCEL可选中需要转换的列数据,复制;并在新建的Word文档中粘贴。

其次,在Word中,选中所有的列数据,单击“表格/转换/文字转换为表格…”。在“将文字转换成表格”的对话框中,填写转换后表格的列数,单击“确定”,即转换成了Word表格,如图3所示。

最后,复制转换后的整个Word表格的内容,在Excel中进行粘贴,即完成了竖向表格数据变成横向表格数据。

2.4 实现自定义数据的快速排序

在EXCEL中的排序,通常情况有按字母或按笔划排序,但在实际应用中,往往要求按特定的顺序进行排序。譬如,职称有:教授、副教授、讲师、助教,如果按照普通的排序,其升序为:副教授、讲师、教授、助教,降序为:助教、教授、讲师、副教授。但根据特定要求,需要按职称由高到低进行排序,即:教授、副教授、讲师、助教。

完成此功能,首先需要输入按特定要求的序列,即自定义序列。选择“工具”菜单中的“选项…”子菜单,在弹出的选项对话框中进行如图4所示的设置即可。

其次,在排序时,选择“工具”菜单中的“排序…”子菜单,在排序对话框中(如图5所示),单击“选项”按钮,在排序选项对话框中(如图6所示),自定义排序次序列表框中选择已经设置好的自定义序列。

最后,点击“确定”按钮,即可完成自定义数据的快速排序功能。

3 总结

以上所有操作均在Excel 2000及Excel 2003上运行通过。

摘要：伴随着信息化时代的到来,在日常的数据管理中,常常会对很多数据利用Excel进行处理,文中介绍了在日常数据处理中常用的几个实用应用技巧,以达到事半功倍的效果。

关键词：Excel,应用,单元格,数据,应用

参考文献

[1]教育部考试中心.全国计算机等级考试一级教程B[M].北京:高等教育出版社,2007.

基于工作过程的Excel审计应用 第8篇

注册会计师审计财务报表时,可使用Excel进行审计工作底稿的设计与编制,如图1所示。

[案例]京华会计师事务所对宏达实业有限责任公司2010年的长期待摊费用进行审计(2009年也由该事务所审计),情况如下:

1.宏达公司提供的资产负债表中,长期待摊费用项目年初数、年末数分别为36000元、81600元;与该公司总账核对无误。

2.经检查,长期待摊费用有2个明细账:(1)待摊低值易耗品:年初数36000元,还应摊销1年半,与上年工作底稿相符;2010年按每月2000元摊销12个月。(2)租入固定资产改良支出:2010年6月租入写字楼作办公用房,支付装潢费86400元;2010年按每月2400元摊销7个月：经审查租房合同(扫描为JPG格式的图像并保存为电子文档),写字楼租期为3年。

3.根据明细账抽查了3套记账凭证:(1)2010年1月31日记-163号凭证,摊销低值易耗品计入管理费用2000元。(2)2010年6月25日记-109号凭证,用存款支付写字楼装潢费86400元。③2010年12月31日记-172号凭证摊销装潢费计入管理费用2400元。

二、Excel审计工作底稿的设计

(一)建立审计工作簿

在Excel2010界面下部的“Sheet1”工作表标签上右击,插入一个新的工作表“Sheet4”;双击该标签将其名称修改为“程序表”。类似地,将“Sheet1”、“Sheet2”标签修改为“审定表”和“检查表”,如图1下部所示。

(二)设计审计程序表

审计程序表的核心内容是审计目标、审计程序和报表认定。说明注册会计师在审计该项目时,实施了哪些实质性程序,用这些审计程序能够验证被审计单位对财务报表的哪些认定,从而保证了哪些审计目标的实现。

1.设计第1行(表标题)的格式。单击“程序表”表标签,选择A1:G1这7个单元格区域,再分别单击功能区“开始”选项卡中的“合并居中”、字形“加粗”按钮,并调整行距。

键入第一行的所有文字(设计阶段只针对黄色填充部分,下同);将光标置于“所”与“长”字之间,同时按下键盘上的“Alt”和“Enter”键,文字被手动分为2行;再选定分行后的第2行文字,通过功能区“开始”选项卡,设置“黑体”字体、“20”字号。

2.设计第2～3行的格式。键入第2～3行有填充色的文字。设置字形“加粗”、字号“10”。合并F2:G2、F3:G3单元区域。

3.设计第4～11行格式。合并A4:I4、A5:B6、C5:G5、H5:H6、I5:I6、A7:B7、A8:B8、A9:B9、A10:B10、A11:B11这10个单元格区域。键入黄色填充区的相关文字;其中的交叉索引类似于网页中超链接的作用。

选定A4:I11单元格区域,通过功能区“开始/字体”组右边的“对话框启动器”进入“单元格格式”界面,设置水平对齐方式为“常规”、垂直对齐方式为“居中”,勾取“自动换行”选项;再设置字形“加粗”、字号“9”。在此可看出自动换行与手动换行的区别。

选定C5:I11,单击功能区“开始”中的“水平居中”按钮;选定C7:I11单元格区域,单击功能区的“加粗”按钮,以取消这些字体的加粗。

4.设置填充色。单击A1单元格,按下键盘上的“Ctrl”键,再单击有填充色的单元格,以选定这些不连续的单元格区域,通过功能区“开始/填充色”按钮边的下拉箭头选择“黄色”。

(三)设计审定表与检查表

所有的审计项目都应设计程序表、审定表和检查表。审定表用于记录某审计项目总账、明细账数,审计调整与重分类数,审定数以及审计说明与结论等,如图2所示。检查表用于记录审计某项目时,对会计凭证的抽查情况,对余额或发生额的测试情况,审计结论等,如图3所示。以下介绍与“程序表”不同设计技能。

1.设置表间取数公式。选定“审定表”的B2单元格,键入“=程序表!B2”的表间取数公式(英文“!”号且不能有空格),如图2上部所示;在B3单元格中键入“=程序表!B3”。

设计时,审定表B2单元格将显示为空值;但在程序表的B2单元格键入单位名称后,审定表B2单元格将显示如图2所示,且程序表B2单元格数值变化时,审定表B2单元格也将随之改变。

2.日期格式的设置。Excel中的日期一般显示为“2010-12-31”这种格式,若单击功能区“开始”选项卡中的“千位分隔符”按钮,将显示为“40,543.00”。Excel为了对日期进行加、减、乘、除等计算,将日期存储为序列号：默认情况下1900年1月1日的序列号是1,而2010年12月31日与之相差40543天。

为了正确显示日期,可进行如下设置:选定“审定表”中的B3单元格,单击功能区“开始/字体”组右边的“对话框启动器”进入“单元格格式”界面,在“数字”选项卡的“日期”分类中选择一种日期的显示类型。

3.设计金额显示方式。在“审定表”中选定C5:F14单元格区域,进入“单元格格式”界面,在“数字”选项卡的“自定义”分类中,设置一*#,##0.00_样式,含义是:负数和“0值”用“一”号、千位分隔、2位小数显示数值。

4.竖排文字的设置。选定“检查表”的H11单元格,在“单元格格式”界面的“对齐”选项卡中单击“方向组”中竖排的“文本”2字。

5.设计数据序列。在“检查表”中选定E7:E9单元格区域,单击功能区“数据/有效性”按钮进入“数据有效性”界面;在该界面的“设置”选项卡中,选择允许为“序列”,勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”两个复选框,在来源中键入“借,贷”(两选项之间使用英文逗号分隔);在“出错警告”选项卡中选择“停止”样式,键入“请选择而不是键入”的标题,和“只能选借或贷”的出错信息。

设置完成后,这些单元格中只能键入“借”或“贷”,或通过其提供的下拉箭头选择“借”或“贷”,也可以空置。若键入了其他数据,将弹出中止对话框,直至修改正确、或将单元格的值删除而保留空值为止。

类似地,设置审定表B17单元格、检查表C15单元格的序列值,在其来源中键入“未见异常,有重大未调事项,审计调整后可确认,报表重分类后可确认”等(不同选项之间用英文逗号分隔)。

6.设置提示信息。选定检查表的A10:L10单元格区域,合并单元格。再进入“数据有效性”界面,在该界面的“设置”选项卡中,选择允许为“文本长度”等于“0”;在“输入信息”选项卡中键入“请插入一行后再录入”;在“出错警告”中选择“停止”。

三、Excel审计工作底稿的编制

(一)键入表头信息

审计外勤工作中,首先应键入“程序表”的第2、3行的客户名称、截止日期等,如图1所示。由于设计底稿时进行了表间取数,所以,审定表、检查表的表头信息将自动显示出来,如图2、图3所示。

(二)编制检查表工作底稿

1.键入凭证检查信息。根据前述“案例”资料键入检查表第7～9行的数据。当选定E7单元格时,将出现如图3所示的下拉箭头,这是因为对这些单元格设置了数据序列值,应从其下拉菜单中选择“借”或“贷”。

2.键入审计说明信息。根据“案例”中检查凭证、明细账情况、期初或期末余额测试结果,键入检查表B11:B14单元区域的数据。

3.选择审计结论。通过检查表C15单元格下拉箭头,选择预先设置的审计结论选项。

(三)编制审定表工作底稿

1.表内引用。在审定表中键入B5:B7、B14:B16单元格的文字,键入B8单元格公式“=B5”;指向B8单元格右下角的填充柄(小方块),当光标变为“+”字状时按下鼠标向下拖动到B13单元格,自动填充B9:B13这5个单元格公式。

2.表内数值输入与计算。根据“案例”资料键入审定表中的未审数、审计调整数。

在审定表的C7单元格键入自动求和公式“=SUM(C5:C6)”;再指向C7单元格右下角的填充柄,待光标变为“+”字状时按下鼠标沿水平方向拖动至F7单元格,自动填充D7:F7单元格公式。在C10单元格中键入公式“=SUM(C8:C9)”;再自动填充D10:F10单元公式。

在C11单元格键入公式“=C5+C8”;通过C11单元格的填充柄,向下垂直拖动至C13单元格;释放鼠标后再指向C13单元格的填充柄,沿水平方向拖动至F13单元格。这样进行纵横自动填充后,将自动计算C11:F13这12个单元格的数值。

4.表间取数。键入G8、G9、G11和G12单元格的表间取数公式为“=检查表!L2”。

5.正确性检查。在H7单元格键入条件函数公式“=IF(C7+D7-E7=F7,“正确”,“有错”)”,其含义是:若C7+D7-E7=F7则显示为“正确”,否则显示为“错误”。类似地,键入H10、H13的条件函数公式。

6.键入审计说明与结论。其中,选定B17单元格后,应从下拉箭头中选择数据序列值。

(四)完成程序表的编制

1.表间取数与超链接。在程序表H7、I7单元格键入表间取数公式“=审定表!D2”、“=审定表!H2”。在17单元格右击选择“超链接”命令进入“插入超链接”界面,在该界面的“本文档中的位置”中选择“审定表”。设定后,当鼠标单击17单元格时,将自动进入“审定表”界面。

类似地,键入H8:I11的表间取数公式,设置I8:I11的超链接。

2.插入对象。将审计工作中通过扫描仪等方式获得的“租房合同”保存为“JPG”格式的图像文件。选定H1单元格,单击功能区“插入/对象”按钮进入“对象”界面,通过该界面的“由文件创建/浏览”按钮找到保存在电脑中的上述文件,再勾选“显示为图标”,即可将该图像文件插入Excel中,如图1所示。

Excel的应用技巧 第9篇

投资计算函数如表1所示。

1.1 求某项投资的未来值FV

该函数基于固定利率及等额分期付款方式, 返回某项投资的未来值。其中r为各期利率, 是一固定值, np为总投资 (或贷款) 期, 即该项投资 (或贷款) 的付款期总数, p为各期所应付给 (或得到) 的金额, 其数值在整个年金期间 (或投资期内) 保持不变, 通常P包括本金和利息, 但不包括其它费用及税款, pv为现值, 或一系列未来付款当前值的累积和, 也称为本金, 如果省略pv, 则假设其值为零, t为数字0或1, 用以指定各期的付款时间是在期初还是期末, 如果省略t, 则假设其值为零。

例如:FV (0.6%, 12, -200, -500, 1) 的计算结果为￥3, 032.90;FV (0.9%, 10, -1000) 的计算结果为￥10, 414.87;FV (11.5%/12, 30, -2000, , 1) 的计算结果为￥69, 796.52。

又如, 假设需要为一年后的一项工程预筹资金, 现在将￥2000以年利4.5%, 按月计息 (月利为4.5%/12) 存入储蓄存款帐户中, 并在以后十二个月的每个月初存入￥200。那么一年后该帐户的存款额为:FV (4.5%/12, 12, -200, -2000, 1) 计算结果为￥4, 551.19。

1.2 求投资的净现值NPV

例如, 某公司准备购置一台新设备, 价款为40000元, 以扩大生产规模, 项目周期为5年, 各年的净现金流量分别为15000、12000、13000、18000、8000, 若资金成本为16%, 计算达一投资项目的净现值并说明是否可行。

NPV (0.1-40000, 15000, 12000, 13000, 18000, 8000) =9620 (元) 净现值大于0, 所以项目可行。

1.3 求贷款分期偿还额PMT

该函数基于固定利率及等额分期付款方式, 返回投资或贷款的每期付款额。其中, r为各期利率, 是一固定值, np为总投资 (或贷款) 期, 即该项投资 (或贷款) 的付款期总数, pv为现值, 或一系列未来付款当前值的累积和, 也称为本金, fv为未来值, 或在最后一次付款后希望得到的现金余额, 如果省略fv, 则假设其值为零 (例如, 一笔贷款的未来值即为零) , t为0或1, 用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如果省略t, 则假设其值为零。

例如, 需要10个月付清的年利率为8%的￥10, 000贷款的月支额为:PMT (8%/12, 10, 10000) 计算结果为:-￥1, 037.03。

又如, 对于同一笔贷款, 如果支付期限在每期的期初, 支付额应为:PMT (8%/12, 10, 10000, 0, 1) 计算结果为:-￥1, 030.16。

再如:如果以12%的利率贷出￥5, 000, 并希望对方在5个月内还清, 那么每月所得款数为:PMT (12%/12, 5, -5000) 计算结果为:￥1, 030.20。

1.4 求某项投资的现值PV

复利现值与复利终值是一对对称的概念, 复利现值包括普通复利现值、普通年金现值和预付年金现值。

1) 普通复利现值的计算。例如, 某人拟在5年后获得本利和10000元, 投资报酬率为10%, 他现在应投入的金额为:

PV (10%, 5, 0, 10000, 0) =-6209 (元)

2) 普通年金现值的计算‘例如, 某人要购买一项养老保险, 购买成本为60000元, 该保险可以在20年内于每月末回报500元、投资报酬率为8%, 计算这笔投资是否值得。

PV (0.08/12, 12×20.500, 0, 0) =-59777 (元) 由于养老保险的现值 (59777元) 小于实际支付的现值 (60000元) , 因此, 这项投资不合算。

3) 预付年金现值的计算。例如, 用6年时间分期付款购物, 每年预付566元。设银行利率为10%, 该项分期付款相当于一次现金交付的购价是多少?

2 折旧计算函数

折旧计算函数如表2所示。

这些函数都是用来计算资产折旧的, 只是采用了不同的计算方法。这里, 对于具体的计算公式不再赘述, 具体选用哪种折旧方法, 则须视各单位情况而定。

3 偿还率计算函数

偿还率计算函数如表3所示。

3.1 返回内部收益率的函数——IRR

该函数返回由数值代表的一组现金流的内部收益率。这些现金流不一定必须为均衡的, 但作为年金, 它们必须按固定的间隔发生, 如按月或按年。内部收益率为投资的回收利率, 其中包含定期支付 (负值) 和收入 (正值) 。其中v为数组或单元格的引用, 包含用来计算内部收益率的数字, v必须包含至少一个正值和一个负值, 以计算内部收益率, 函数IRR根据数值的顺序来解释现金流的顺序, 故应确定按需要的顺序输入了支付和收入的数值, 如果数组或引用包含文本、逻辑值或空白单元格, 这些数值将被忽略;g为对函数IRR计算结果的估计值, excel使用迭代法计算函数IRR从g开始, 函数IRR不断修正收益率, 直至结果的精度达到0.00001%, 如果函数IRR经过20次迭代, 仍未找到结果, 则返回错误值#NUM!, 在大多数情况下, 并不需要为函数IRR的计算提供g值, 如果省略g, 假设它为0.1 (10%) 。如果函数IRR返回错误值#NUM!, 或结果没有靠近期望值, 可以给g换一个值再试一下。

例如表4所示, 如果要开办一家服装商店, 预计投资为￥110, 000, 并预期为今后五年的净收益为:￥15, 000、￥21, 000、￥28, 000、￥36, 000和￥45, 000。

4 债券及其他金融函数

债券及其他金融函数如表5所示。

4.1 DISC (s, m, pr, r, b)

该函数返回有价证券的贴现率。其中s为有价证券的成交日, 即在发行日之后, 有价证券卖给购买者的日期, m为有价证券的到日期, 到期日是有价证券有效期截止时的日期, pr为面值为“￥100”的有价证券的价格, r为面值为“￥100”的有价证券的清偿价格, b为日计数基准类型。

例如:某债券的交易情况如下:成交日为95年3月18日, 到期日为95年8月7日, 价格为￥45.834, 清偿价格为￥48, 日计数基准为实际天数/360。那么该债券的贴现率为:DISC ("95/3/18", "95/8/7", 45.834, 48, 2) 计算结果为:0.114401。

4.2 ACCRINTM (is, m, r, p, b)

该函数返回到期一次性付息有价证券的应计利息。其中i为有价证券的发行日, m为有价证券的到期日, r为有价证券的年息票利率, p为有价证券的票面价值, 如果省略p, 函数ACCRINTM就会自动将p为￥1000, b为日计数基准类型。

基于VBA的EXCEL管理应用 第10篇

子程序是指最小的、可用的计算机程序。子程序由一个或数个语句组成并可完成某个特殊的任务。而一个完整的应用程序,一般有一个或数个子程序组成。在VBA中子程序主要有:普通子程序、命令子程序、事件子程序和函数。

函数是以子程序名返回数值的子程序。函数的主要优点是可以在公式中像使用变量一样使用函数。函数分为内部函数和外部函数,同时VBA允许创建自定义函数。笔者主要是使用VBA的函数功能来进行Excel管理应用分析。

1 VBA软件的要求

由于VBA软件是嵌套在Office软件包中的,因此对软件没有特别要求,只要和相应的硬件配套就可以。本文以额Excel 2003为基础进行分析。

2 管理应用中的需求和解决办法

1)进行数据自动录入。在这里以电话费项目为例进行分析。我们可以根据电话号码自动进行电话号码所属部门的录入。

首先,建立一个电话号码和部门的对照表,并按照电话号码进行排序(见表1)。

其次,在电话费明细表中的部门列,可以使用函数lookup()完成部门的自动录入(见第101页表2)。

C是明细表对应的电话号码列;K是对照表对应的电话号码列;J是对照表对应的所属部门列;字母后的数字是对应区间。

表2电话费明细表

2)进行数据条件汇总。对上例中的电话费明细表中的费用按照部门和计费区间进行汇总统计。

首先,设计条件汇总表格格式(见第101页表3),行为计费区间,列为部门,统计费用。

其次,根据行列的条件,组合使用函数sum()和if()完成交叉区域的数据汇总。公式如下:=SUM(IF((电话费明细!$B$2:$B$1186=汇总表!B26)*(电话费明细!$E$2:$E$1186=汇总表!C$25),电话费明细!$D$2:$D$1186))

由于汇总表和明细表不在一张表格内,因此引用的过程中要进行工作表名的引用。

明细表中,B是对应的所属部门列;E是对应的计费区间列;D是对应的需统计费用的列。

汇总表中,B是对应的所属部门列;C是对应的计费区间列。

根据条件的不同,还可以进行不同的统计。例如组合使用函数count()和if()完成所属部门的学历人数条件汇总(见表4)。

这种二维的条件汇总在日常的管理应用中是非常广泛的,这也是在管理中满足个性化需求的一个重要方面。

3)进行数据分类汇总。首先,进行分类汇总的表格格式设计,行为分类的类别,列为发生费用的部门,统计费用(见表5)。

其次,对上例的电话费用及另外的文印费用进行一个自动分类汇总。公式如下:

(元)

4)进行数据自动累计。在上例中电话费用需要当月数、累计数。可是进行二维的函数设计来实现此目的。此外,还可以自定义简单的代码来实现。比函数的设计要方便快捷许多。代码如下:

在使用的过程中,只要将按钮和宏进行指定就可以方便地使用,极大的提高了工作效率。

3 结束语

当然在实际的应用中,还会有许多个性化的问题出现,但基于VBA的应用可以帮助我们解决许多看似复杂的应用问题。只要能熟练的掌握方法,就可以有许多的函数来帮助解决实际应用问题。上面的方法也不是唯一的,还可以使用其他的函数或子程序来解决。无论怎样提高工作效率和解决个性化的问题这是一个很好地解决途径。

摘要：Excel作为Office的重要组成部件之一,它的应用逐步成为管理人员尤其是综合办公人员必备的技能之一,同时它在表格方面的便捷和功能得到了广大使用者的认同。通过简单分析,基于VBA(Visual Basic for Applica-tions)的Excel管理应用,发挥更加个性化的作用。

关键词：VBA,子程序,函数

参考文献

Excel在绘图管理中的应用 第11篇

关键词：Excel绘图管理流程

中图分类号：G232文献标识码：A文章编号：1009－5853(2011)05－0041－05

由于新媒体技术的运用与发展，以及“读图时代”的到来，各类出版物中图片的数量大大增加。以图带文的少儿图书和图文并茂的大众读物自不必说，就连专著与教材也常利用图片形象直观的优势来说理论事，尤其是随着案例教学和应用型本科教学实践的发展，各科教材中的图片运用更加丰富。图片数量增加，使图书编辑过程中绘图工作的总量与日但增。由于绘图环节大多图文分离，容易导致图片文字与正文文字不致，使图片成为图书编校质量的重灾区。这在无形中增加了绘图工作的分量与责任，使绘图工作处于超负荷状态。如何在超负荷的绘图工作中保质保量地完成任务，并做到有案可查，有条不紊，成为摆在绘图管理人员面前的现实难题。笔者经过多年实践与摸索，将绘图工作流程与Exed的档案、随时添加或删除栏目或记录、自动筛选、自动计算、备注等功能相结合，形成了一套快速、高效、精细化管理的工作机制和方式。本文以高等教育出版社绘图管理工作为参照，阐述这种工作机制和方式。

1、接图审图，登记入档

绘图工作的特点是头绪杂，类别多，细碎而繁重。因此，管理人员应以高度负责的态度，把好入口关，并利用Exed形成接图登记入档的机制。将绘图流程中的重要节点在Excel中以栏目的形式体现出来，这是运用Exed辅助管理的基础，也是最为关键的步。接图审图环节的节点较多，主要包括两大方面。

1.1对常规图稿的要求

常规图稿在交稿时要做到“齐”和“清”。“齐”即要件齐，按高教社规定，编辑交图需要提供《插图任务单》、图盘和图样。由于书号申请常常滞后，约有30％的书稿交图时因书号未审批下来，不能打印《插图任务单》，这就要求管理人员尽可能详细地向编辑询问书稿的基本信息，如项目编号、书名、开本等，以便于日后在系统中查询和确定图片的大小。“清”即图片、文字及批注是否清晰。对于抓屏图或照片，彩色图片原大一般应不小于300像素／英寸，灰度图片原大应不小于500像素／英寸。对于颗粒太粗，模糊不清，经Photoshop修整后仍达不到出版要求的图片，应及时请编辑调换，以免耽误出版进度。对于线条图，需要检查图的结构、图中字迹及编辑的批注是否清楚。

1.2对特殊图稿的要求

(1)送审地图。国家测绘局规定凡有省界、国界和洲界的地图，属重大选题，需由国家测绘局审查、备案。送审周期通常较长，因此，在接图时就要与编辑达成共识，合理安排时间。为确保送审一次成功，送审之前，要请有资质的专业绘图人员绘制地图或核查，然后办理相关手续送审。

(2)再版书调图。如果再版书的图较多或较复杂，应提示编辑，是否需要调用上版书图稿(可减少工作量且节约成本)。如调用，编辑需提供上版书物料号(书号)，绘图人员负责在社内信息系统平台上调出上版书中之图。图调出后交给责任编辑核对无误后，再将所调上版书的图号在图稿打样中注明。

(3)专业图的特殊要求。一些理工类图书对图的大小、疏密等有特殊要求，例如，力学图中的支座、杆、力、力矩、力偶等线条的粗细全书要求一致，需做特别标注，并要求绘图人员在某项再次出现时律复制使用，以保证全书插图协调致。此外，对于双色或四色图。字或线条如何变色应标注清楚。

将接图审图的节点及《插图任务单》的重要信息在Excel中设置相应的栏目，即初步建立起图稿档案。需要注意的是，建立图稿档案应尽可能详细，如发现预设的栏目涵盖不了现有信息，应利用Excel的备注或插入栏目来处理。一般而言，接图审图环节设置的主要栏目包括项目编号、书名、书号、作者、开本、责任编辑等。

2、确定责任绘图，预算外绘图数和费用

出版社的绘图任务般比较重，尤其在发稿高峰期，每个月需要完成两三百种书稿的绘图和修改工作。这对于绘图人员编制普遍不多的出版社而言，仅靠社内人员几乎不可能完成任务，因此，出版社大多建立了一支稳定的外绘队伍。外绘人员虽然能够熟练运用计算机软件，但并不了解学科内容，或不重视学科内容的要求。为此，一方面，需要就某一学科重点培养两家外绘公司，并对其绘图人员进行必要的培训，使他们能在高峰期应对专业图的绘制压力。如机械专业的外绘人员需要掌握基本的点、线、面及视图对应关系，及时更新机械制图标准，掌握绘制复杂机械图的技巧等。另一方面，要综合考虑书稿重要程度，学科内容、图的难易程度，紧迫程度和特殊要求，以及外绘人员的专长、特点等，以决定是否外绘，由谁外绘。一般而言，重点书、精品书及再版书的图，应尽量安排内绘人员完成；相对简单，专业程度较低，不紧急的图则交给外绘人员承担。绘图任务的分配和责任绘图的确定直接决定图稿的绘制质量和进度，这就要求绘图管理人员做到心中有数，对各环节情况了如指掌。

鉴于以上情况，图稿Excel档案的建立通常以年为单位，分外绘和内绘两部分，这样做既便于外绘绘图费计算和内绘工作量统计，也便于监督管理。同时，对于外绘的图稿，一开始便要将图数和费用按照类别(新绘图、抓屏图和调用上版图的价位不同)分别做出预算，记入Excel，并在Excel备注栏中列出明细。此环节需要在Excel中添加图数、费用或工时等栏目。

3、计划时间，监控进度

目前出版物出版周期越来越短，这就要求绘图管理人员既要根据发稿和出版时间与编辑协商好图稿计划完成时间，并严格遵守，又要留有余地，确保编辑有充足时间核对图稿。要做到这些，管理人员需要在Excel中增加交图日期和回图日期栏目并据此加强监控力度，确保按时完成任务。

4、加強质检，改图刻盘

为保证图片质量，管理人员必须严把审核关。方面，管理人员需负总责，无论内绘还是外绘，发稿前均要进行质检。另一方面，绘图人员应积极配合编辑改图，为保证时间，二三审编辑的修改通常由内绘人员负责，管理人员最后审核。管理人员和编辑认定质量合格后，才能将电子文件刻入光盘(电子文件上缀有绘图室质检者姓名)发稿。

这环节是保证图片质量的关键点，管理人员在具体实施时既可通过书面签字的方式进行，必要时也可在Excel备注栏记录改图、质检等相关信息。

5、工作量计算和费用结算

对于绘图管理人员而言，还有一项重要任务是及时计算内绘工作量和外绘费用。以往，这一步最为烦琐，又容易出错或遗漏。Excel的自动筛选(第

行栏目名称后的下拉框即自动筛选框)和自动计算功能解决了这一难题，它使原来复杂烦琐的工作得以及时准确地完成，大大提高了工作效率。

计算时分为内绘和外绘两部分。对于内绘，以月为单位，在Excel内绘档案中按内绘人员姓名筛选记录，填写工作量认定单后，交由责任绘图自己保管，用于个人年终结算。

对于外绘，先由各绘图公司将每月绘图情况填在设定好的Excel中，再由管理人员核对。由于前期建立了详细的Excel外绘图稿档案，只需以绘图公司的名称来筛选条目，管理人员逐条核对后，即可在ERP信息管理平台上开具绘图费。

完成内绘工作量和外绘费用计算之后，绘图管理人员通过Excel中的项目编号来查找，筛选出相应数据，填好《审读任务单》，上交办公室，即将绘图费计入图书制作成本中，绘图工作即告结束。

Excel软件在水文方面的应用 第12篇

E xcel具有强大的绘图功能。可以套绘水位、流量过程线，断面套绘图，水位～流量关系曲线，高水报汛曲线，库容曲线，流速、含沙量在垂线或断面的分布图等。

1、图形的绘制

1）图形绘制操作

图形绘制操作较简单，先启动常用工具栏中的“图表向导”，按照“图表向导”的提示逐步进行选择操作即可。“图表向导”有“图表类型”、“图表数据源”、“图表选项”和“图表位置”四大步骤。每个步骤的选择方法介绍如下：

(1)图表类型。E xcel软件中有14种图型供选择，水文分析计算绘制图形用得最多的为“xy散点图”，也会用到“柱形图”(如年降水、径流直方图和淤积量分布图)。“xy散点图”中又有散点、无点折线、无点曲线、有点折线和有点曲线5种“子图表类型”。若绘制各种过程线图，则选择折线或曲线;若绘制相关关系图，则选择散点。

(2)图表数据源。图表数据源中有“数据区”和“系列”两个选项。若数据在表格中排列简单则有秩序，可选择“数据区”项直接框定数据区域，此时E xcel软件将第一列(行)作为x轴数据，第二列(行)作为第一个系列的y轴数据，第三列(行)作为第二个系列的y轴数据，以此类推。在水文水能分析计算绘制图形中，一般选择“系列”项，采用一个一个系列地添加，每添加一个系列，均有“数值(y轴值)”、“x值”和“名称”三项需进行数据区域框定。在数据区域框定时，只要用鼠标器单击该赞项对话框右侧的“折叠对话框”按纽，该选项便出现在编辑窗口上方，此时即可用鼠标器在数据表格中框定数据区域，框定数据区域范围将显示在该选项对话框中。数据区域框定后，再用鼠标器单击该选项右侧的红箭头，即可返回到图表向导步骤窗中，该选项操作完毕。

(3)图表选项。其中有“标题”、“坐标轴”、“图格线”、“图例”和“数据标志”5个选项。“标题”选项中有“图表标题”、“数值(x)轴”和“数值(y)轴”3个对话框，在这3个对话框中分别输入图名、数值(x)轴名称和数值(y)轴名称即可。“坐标轴”选项一般不选，由其自动产生。通过“网格线”选项，对x轴、y轴均可选取显示和不显示主要网格线和次要网格线。“图例”选项主要是对图例显示与否和其显示位置进行选择。“数据标志”选项是指定图中是否显示数据的x值和y值。

(4)图表位置。本步骤是选择该图表放在什么位置，是嵌入数据表格工作表中，还是作为新工作表进行存放。

2）图表的编辑与修改

创建好的图表，可以对其进行编辑和修改，如：对图形纵横比例、坐标刻度、字体、图名、线型等等均可按自己的意愿进行修改，也可以在图表中添加或删减点据和系列，还可以改变图表类型。

2、关系曲线的拟合

在水文计算中用到一些关系曲线，如库容曲线、泄流曲线、水位流量关系线、上下游洪峰相关图、洪峰洪量相关图、不同时段的洪量相关图等，这些图形均可通过E xcel软件的图表创建功能得到关系曲线(拟合的曲线)，并能给出相关关系式和表示相关关系程度的相关关系平方值(R2)。

1）图形绘制操作

图形绘制操作同前，所不同的只是在“图表向导”4步骤的第一步“图表类型”中选择“xy散点图”，并在“子图表类型”中选择“散点”。

2）曲线拟合

图表的创建过程完成以后，即可在关系图中添加关系线，拟合关系图中的点据。

在完成创建过程的图表中，将鼠标器箭头指向某一系列的点据，单击鼠标器右键，选择“添加趋势线”命令，即可弹出添加趋势线对话框，在“类型”选项中的“趋势预测/回归分析类型”中有“线性”、“对数”、“多项式”、“乘幂”、“指数”和“移动平均”等6种类型可选择，并在“选项”中选择是否显示公式和(R2)值。设a、b、c为常数，各种线型的相关关系式(公式)形式为：

移动平均无相关关系式，它是将系列按指定天数移动后求得其平均值再按时间顺序进行连接的过程线。其中多项式阶数的可变值2-6。

值得提醒的是，在关系曲线拟合时，同一系列的x值和y值量级要相当，若量级不相当，则需对x值和y进行扩大或缩小(整1 0倍)处理，否则，拟合的关系曲线精度将受到影响。

3）特殊点据的处理

在关系曲线的拟合过程中，有时会有个别点据偏离关系线较远，需对其进行处理。在E xcel软件的图表中该类点据有两种方法：第一种处理方法是将该点据剔除，不考虑该点据，此时只要将该点据数据在工作表中删除即可;第二种处理方法是在图表上将该点据移动到适当位置，使其不特殊。用二种方法处理特殊点据，该点据还存在于图中，对相关关系线和相关关系式及相关数仍有一定的影响。无论是采取第一种还是第二种处理方法，相关关系线、相关关系式及相关系数的平方值将自动作相应的调整。

二、用Excel对整编成果进行处理

在水文上计算机最早应用于水文资料整编。目前该程序虽然在W indows平台上运行，但计算生成的结果文件必须在D O S环境下输出?。这就要求我们将计算生成的各种成果表通过复制、粘贴或其它方式用E xcel打开，建立基本表格，对数据格式化：如设置文本的页面大小和页边距，设置字体的大小和颜色，设置数字、日期和时间的格式，设置对齐的方式，改变单元格列宽和行宽，设置表框线, 也可自动套用表格格式、使用样式或者模板等。通过这些编辑操作，即可得到清晰、漂亮的整编成果表。

三、用Excle进行数据运算

在水文整编工作中，有许多数据需进行计算，如：旬、月、年或某一时段径流量的计算，年降水量计算，洪水预报中方案合格率和确定性系数的计算，某一水文要素的均值、方差的计算，用E xcel打开数据库时，在数据库中抽去满足符合条件的一个记录，挑选特征值，预估数据库中选定项的标准偏差、样本的方差等等。

E xcel软件则为此提供了方便，只要计算者知道计算方法，在E xcel工作表的适当行、列位置，在适当单元格输入计算公式，进行计算。

直接调用E xcel软件中提供的函数等直接计算。E xcel环境中提供了1 1大类，共计400多个函数。利用这些函数，可以完成各种复杂的计算。

四、用Excel创建超级链接

超级链接是指用E xcel工作簿和外界工作簿或外部文件中的信息建立的链接。如果我们希望其他文件的数据出现在工作簿中，就可以创建对文件数据的链接。不管是在本地计算机或局域网中，还是在以接入的国际互连网中的数据库或其他站点，创建链接之后就可以直接在工作表上应用外部数据。这种链接不同与拷贝，当外界数据库中的数据发生变化是，工作表的数据也发生变化。

创建超级链接操作的步骤如下：

1、选择作为超级链接的单元格或者单元区域。

2、单击“插入超级链接”按钮。

3、在“链接到文件或U R L”输入框中，输入超级链接目标文件的地址或者网址。

4、如果希望超级链接跳转到目标文件的特定位置，请在“文件中有名称的位置”框中输入相应的位置信息。