人事档案利用范文（精选11篇）
人事档案利用 第1篇
一、目前人事档案管理面临的现状
1.对人事档案的认识不足。人们对人事档案工作缺乏正确的认识,对人事档案管理工作的定位不准确,认为人事档案管理仅仅是对个人档案材料进行收集、整理、装订、保管,是简单重复机械地完成规定动作,没有充分认识到人事档案的社会服务价值以及其在选人用人等工作的重要作用,忽视了人事档案管理工作的重要意义。
2.管理人员参差不齐。管理人员狭义上指直接从事人事档案管理的人员,广义上指人事档案管理中涉及到的各类管理人员。因地区、单位以及个体差异,管理人员之间也存在差距,参差不齐。管理人员的工作态度、业务能力和职业素养对人事档案的利用起着重要作用,材料的形成是否有效真实、形成的材料能否及时归档、归档材料能否妥善保管等都将决定人事档案提供信息的数量和质量。
3.人事档案管理制度不完善。随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的从“单位人”变成了“社会人”[1]206,人们对个人的了解越来越依赖于人事档案等材料提供的信息,但受干部档案管理有关规定的限制以及档案材料转递、归档不及时等人为因素的影响,人事档案提供的信息时常不完整、不准确,无法满足社会的需求。同时,由于制度不完善以及监督体系的缺失,人事档案涂改、造假以及遗失等现象屡见不鲜,也严重影响了人事档案信息的使用。
二、提升人事档案利用价值的几点建议
1.提高人们的思想认识。加强人事档案管理相关政策的宣传,通过宣传网页、政策小读本及专题讲座等方式提高人们对人事档案管理工作的认识,让更多的人了解人事档案工作,理解、支持人事档案工作,开创人人知档的良好局面,营造人人参与管档的良好氛围,让人事档案管理工作不再是人事档案管理人员一个人的事,变成每个人的事,这将更有利于档案材料的及时归档,确保档案的完整性。同时,可以充分发挥个人在人事档案管理工作的监督作用,鼓励个人对人事档案管理工作中存在的问题提出意见和建议,从而促进人事档案管理工作得以不断完善[2]42。
2.创新人事档案管理工作。最大限度地发掘和发挥人事档案的利益价值,积极探索推进档案信息化建设,提高人事档案信息资源利用程度,不断创新人事档案管理工作,将人事档案管理作为一项事业做,而不是局限于材料的收集、保管以及被动地提供服务。比如,作为一个事业单位或企业的档案管理人员,应定期对人事信息进行分析,并对历年的数据进行比较,提供给单位领导,作为单位优化人才队伍结构、强化人才队伍建设、选拔优秀人才以及出台一些规章制度的重要依据,真正发挥起人事档案应有的作用,从而促使单位更加重视人事档案材料的收集、管理和利用,为人事档案管理提供充足的人力、物力和财力支撑。
3. 组建专业化的管理队伍。人事档案管理工作是一项“技术活”,需要掌握一定的技能和业务知识才能履行好岗位职责,对于首次从事人事档案管理工作的人员建议实行先培训后上岗,并逐步实现持证上岗,对长期从事人事档案管理工作的人员也应定期开展培训和交流,及时更新知识储备,并通过单位之间轮岗交流等方式促进人事档案管理人员间的交流,但这需要政府的政策支持,人事档案管理人员的业务能力和水平的提升,将使得人事档案管理更加规范、专业,提供的信息更加准确。同时,人事档案管理工作是一项展示度不高的“涉密”岗位,因此在提升人事档案管理人员业务能力的同时还需要提升人事档案管理人员的思想道德修养,帮助他们树立正确岗位观、人生观、价值观,坚决防止和抵制利用人事档案谋取私利的不正之风。
4.完善档案收集制度。从提升人事档案的利用价值为出发点,适时根据社会的发展调整干部人事档案收集范围和要求,更加全面的反映出个人的德、才等有价值的信息,比如将信用记录等材料列为归档材料,从而使得人事档案提供的信息更加全面[3]54。
5.强化制度的执行。主管部门要加强对各项制度执行情况的监督,确保各项制度有效落实,对私自查阅、抽取、涂改、伪造人事档案材料或因未按规定管理导致人事档案遭到破损害的,一经发现,要及时查明,按规定严肃追究有关单位和人员的责任,产生一定的震慑作用,从而防止和杜绝各类违规行为的发生,从制度上保证人事档案提供的信息更全面、真实、可靠。
摘要：随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,人事档案的参考价值也随之凸显,人事档案信息不全面、不完整、不准确等问题已严重影响人事档案的参考价值,现针对人事档案管理面临的现状,现就提高人事档案利用价值提出几点建议。
关键词：人事档案,利用,价值
参考文献
[1]韩蔚跋.浅谈人事档案管理与利用[J].无线互联科技,2015(1).
[2]房云鹏.人事档案管理中存在的问题及对策[J].兰台内外,2009(1).
浅谈加强干部人事档案的管理与利用 第2篇
姓名：**单位：**市人事局
摘要:干部人事档案的管理与利用存在着思想观念滞后、归档不规范、功效发挥较差等问题，改进的策略一是更新工作理念，重视档案管理工作；二是规范档案资料归档，创新工作机制；三是创新档案利用方法，提高档案的有效利用率。
关键词:干部人事档案管理利用创新
一、引言
干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载，它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。随着社会的发展，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此，我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础性工作狠抓落实，作为提高干部人事管理水平的必备工作予以高度重视，紧紧围绕加强干部人事档案的管理与利用为目的，助推我国干部人事改革的不断深化。
二、干部人事档案的管理与利用存在的主要问题
1、部分单位领导对人事档案管理工作不够重视
这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工
作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。
2、部分单位在档案硬件设施上投入不足
档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
3、档案资料归档工作有待规范和创新
一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的真实性大打折扣；二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展，缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道；三是档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。
4、档案利用功效的发挥存在着局限性
（1）档案功能的发挥存在着局限性。一是档案内容过于单调、呆板，较难全面的反映干部的真实情况。干部人事档案的履历表过于简单，内容过于单调程式化，缺乏能全方位了解干部情况的个性化材料；二是干部人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和
执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；三是过分注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展的中作用没有很好的凸显出来。干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得到很好地体现。
（2）干部人事档案管理和利用的方式方法存在着局限性。一是现行的干部人事档案管理部门的工作方式方法比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，导致工作效率较低；三是干部人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。很多档案管理者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验，理论与实际想脱离，说起来轻而易举，做起来却费力不讨好，工作效果不佳。
三、加强干部人事档案管理与利用的相关策略
1、收集材料是基础
干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。
2、规范档案资料归档，创新工作机制
一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；三是完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。
3、人事档案管理机构实行许可证并年检制度
制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
4、创新档案利用方法，提高档案的有效利用率
（1）充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。一是丰富档案内涵。在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；二是提高干部人事档案在干部人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。
（2）创新干部人事档案管理的方式方法，提高工作效率。一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。
（3）构建面向社会的干部人事档案管理服务体系。构建适应时代发展要求的干部人事档案管理体系，需要从干部人事档案管理机构与干部人事档案管理模式上进行重新思考，使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等到部门工作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求，从而推进我国人事档案管理改革，促进和谐社会建设的全面发展。一是干部人事档案管理事务应统一领导，分级负责，统一制度，组织协调，指导和监督各单位的人事档案管理工作；二是国家组织人事部门参与制定有关的人事档案管理方针、政策和制度，并为档案行政管理机构开展人事档案管理工作创造方便条件，协助档案行政部门做好人事档案的管理工作；三是各级国家档案馆按统一的制度规定，设立区域性人事档案管理中心和行业性人事档案管理中心。
5、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化
对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用、记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前
提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
试论人事档案的管理与利用 第3篇
【关键词】 人事档案 内容 来源 鉴别 利用
人事档案是组织人事等部门按照党的有关政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。依据中组部的《干部档案工作条例》，人事档案管理包括：档案管理的体制、机构和职责；档案的内容和分类；档案的管理范围；档案材料和收集、鉴别与归档；档案的保管与保护；档案的提供利用；档案的转递等。
人事档案作为国家档案中的一种特殊的档案，依据中央组织部及国家档案局的要求，在档案管理中有其完整的管理模式和管理制度，对档案材料的收集、鉴定、整理、查阅、保管范围以及转递程序都有原则上的要求，确保了人事档案的完整与安全，从规章制度上杜绝了涂改、撤换、销毁、伪造等违法违规事件的发生，保障了档案材料自身的原始性和真实性，保障了人事档案的利用价值。
人事档案不仅是考察了解和选拔干部的重要依据，更多的利用于人事工作中。档案作为记录个人经历，政治面貌，品德作风等内容的重要材料，在现阶段仍发挥着凭证、依据和参考的作用。如调动工作、出国政审、评定职称、求学、公证、出具各类人事证明等，办理退休、缴纳社会养老保险金等问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、参保时间等都将成为主要依据。
1. 人事档案内容和分类
档案的内容分为十类：
第一类履历材料：履历表、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。
第二类 自传材料：自传及属于自传性质的材料。
第三类 鉴定（含自我鉴定）、考核、考察材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。
第四类 学历和评聘专业技术职务材料。学历、学位、学绩、报考高等学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习和培训结业成绩表、学历证明材料、选拔留学生审查登记表；培训和专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表等材料。
第五类 政治历史情况的审查材料。包括甄别、复查材料，审查结论、上级批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改民族、年龄、国籍、参加工作时间等的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
第七类 奖励材料。包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹、各种先进人物登记表、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类 处分材料。违犯党纪、政纪、国法等处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查；法院审判工作形成的判决书等。
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职等的登记表、呈报表、审批表、审批材料；各种代表会代表登记表。
第十类 其他可供组织上参考的材料。包括有残疾的体检表，残疾等级材料，因公受伤的证明材料；讣告、悼词；年度思想总结、小结，大中专毕业报到证等材料。
2. 档案材料的来源与收集
档案材料主要来源、收集及补充约有以下途径：
（1）通过组织、人事部门收集职工工作中形成的档案材料。
（2）通过教育院校、培训部门收集学生登记表、报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、学位审批材料、学历证明、培训结业成绩、鉴定等材料。
（3）通过所在单位收集在党、团组织建设中形成的入团材料、已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、个人总结、退党等组织意见材料。
（4）通过评定专业技术资格部门，收集评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、晋升专业职务（职称）审批表。
（5）通过有关部门收集表彰奖励活动中形成的先进工作者的登记表、先进模范事迹材料等。
（6）通过纪律检查、监察、司法及有关的行政部门，收集形成的处分决定、免予处分的处理意见、记过材料、查证核实报告、上级批复、个人对处分决定的意见、本人检查、交待材料、通报批评材料，法院判决书，复查甄别报告、决定、上级批复材料。
（7）通过审计部门收集形成的对经济工作中的评价材料，有关问题的处理意见等材料。
（8）通过科技部门、报刊等收集科研成果及重大影响的论文、著作、译著等的目录。
（9）通过卫生部门收集工作人员因病、工伤、意处事故、致残的体检表、鑒定等有关材料。
3. 档案材料的鉴别及归档要求
为保证档案材料的原始性、客观真实性，保证人事档案的安全与利用，严格控制进档材料的来源与收集是必要的，对档案材料的鉴别也是必不可少的：
鉴别归档材料，必须根据中央有关文件精神，以有关规定为依据，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及保存价值，确定材料是否归档。
对收集、补充的档案材料必须来源清楚，甄别材料的真伪及价值，确定材料是否归档。
属于归档的材料应真实客观，材料必须文字清楚，对象明确，手续完备，属于成套的材料必须完整齐全，有些材料需经组织审查盖章或本人签字后方能归入档案。
归档材料应是原件，一般不得使用复印件代替原件存档。
人事档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
材料转递、归档的过程要符合组织转递手续及程序。
4. 利用人事档案的有关查阅原则
查阅档案单位及查阅人，在其批准权限、职责范围内，因工作需要查阅和借用干部档案，须以《干部档案工作条例》中的查阅原则为依据，遵守档案的提供利用之规定。
查阅单位及查阅人应携带填写规范、经单位组织负责人批准并加盖公章的《查阅人事档案介绍信》，填写查阅《干部档案审批表》查阅档案，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。
凡查阅干部人事档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅，档案一般不外借，如必须借出使用，要说明理由，经主管部门负责人批准并严格履行登记手续，限期归还，妥善保管，严格保密，不得擅自转借，不准交给无关人员和本人翻阅。
查阅干部人事档案一般要求两人或两人以上，查阅档案人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
借用、查阅单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证的，须经档案主管部门同意后，方可办理。复制的档案材料，不得给无关人员观看或自行转递，用毕负责销毁。
查阅者不得假公济私，不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重，予以批评直至纪律处分。
参考文献：
[1] 杨俊平.《人事档案管理》.中国档案
2007年5月专刊.
[2] 中央组织部. 国家档案局《干部档案工作条例》. 1991年4月.
探讨人事档案的利用与改革 第4篇
一、分析当前人事档案管理中的主要问题
人事档案并不是一种简单的“控制”工具和手段, 而应该是组织合理发现人才、使用人才、发挥人才积极作用、增强人力资源合理使用价值的工具和手段。
1、部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。
这种情况由来已久, 这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作, 对人事档案管理的重要性认识不够, 在他们看来, 人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作, 人事档案管理工作只要做到不丢失, 不泄密, 同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下, 相当一部分单位忽视人事档案管理工作, 具体表现在实际工作中, 就会出现档案工作没计划, 档案工作没安排, 与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。
2、档案管理人员管理水平不高, 管理手段落后。
管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁, 新手占70%, 加之各级管档部门没有组织专业知识培训, 业务不熟, 对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事, 部门与管档单位协调不够, 各做各的, 需要用档案时, 为了各自方便, 不到管档单位查阅档案, 叫本人自己提, 造成在接转档案时不密封, 借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的, 个别人钻空子, 抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等, 为自己谋利, 严重影响了档案的真实性。1.4人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案, 就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格, 收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集归档的材料方面。就会发现要么材料不全面, 要么有些材料在内容和形式上是雷同的, 如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料, 套话多, 费话多, 不能准确反映每个人的真实情况, 人事档案管理形同虚设。
3、人事档案管理的信息化程度不高。
在科学技术飞速发展的今天, 计算机得到了普遍应用, 在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上, 我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥, 计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用, 这些不利于人事管理效率的提高, 并且造成一定的资源浪费。
二、人事档案合理利用与改革
1、合理开发利用人事档案有助于提升人力资源管理水
平, 开发利用人事档案是人力资源管理中档案工作的根本目的, 它是人力资源管理中档案工作的永恒主题。只有通过人事档案的开发利用, 其作用和价值才能得到充分体现。也只有通过开发利用, 人事档案管理工作才能充满生机和活力。通过多途径多渠道, 主动地将人事档案信息资源开发出来, 为公司领导决策、制定规划、总结经验教训、开展科学研究等各项工作服务。人事档案利用工作应以全面服务于党的人事工作为宗旨, 以满足广大利用者为目的。搞好人事档案信息利用工作, 对黄河的治理开发起着重要的作用。人事档案的发展方向是随着社会进步和科学技术飞跃发展而发展的, 传统的档案利用模式已不能适应我们目前合理配置人力资源、黄河开发与治理的新形势。面对科技飞跃发展的今天, 只有不断关注国家人事制度的变化, 运用治黄工作的方针、政策, 了解档案信息的需要与要求, 才能有效地为治黄事业服务, 增强服务的针对性, 适应时代和社会发展的需要。
2、加强人事档案的信息化建设工作。
在新的形势下, 从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发, 必须加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统, 实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术, 将人事档案资料整理输入微机, 通过相应的技术处理, 将文字图片甚至声像资料转变成数据资料, 实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案, 也应该将有关档案信息进行计算机处理, 以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用, 提高人事档案工作效率。但要注意使用权和管理权问题, 严防失密。
3、加快档案的规范化、现代化建设。
规范人事档案的内容、分类、档案用品标准, 对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求, 将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上;档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关, 从纸张规格到字体都要严格要求, 拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料:进一步落实人事档案的相关管理制度, 在查阅、流转等各个工作环节中, 严格按规章和程序办理。
4、完善人事档案管理的法律法规, 提高人事档案的利用效益。
试论干部人事档案利用的现状与对策 第5篇
(南医大二附院江苏南京210011)【摘要】干部人事档案为单位提供各类人才基础信息，为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。由于现今档案材料不能全面地反映干部的特征，又因档案管理的封闭性，致干部人事档案利用受限。随着体制改革的深入，民主意识的增强，更新人事档案管理理念，实现档案管理现代化、个性化，提高干部人事档案利用率尤为重要。【关键词】干部人事档案;利用;现状;对策【中图分类号】R271【文献标识码】A【文章编号】1004-5511（2012）04-0410-01 干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事部门及其他用户提供服务的一项专门性工作；是一套完整地反映每位职工的个人经历、思想品德、业务能力业绩的历史的真实凭证。干部人事档案利用现状：
1、干部人事档案内容简单、老套，缺乏个性。真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，不能准确地评价一个人，不能满足多样化的社会公共需求。2、干部人事档案管理模式封闭、僵化。实际工作中一直存在 “重藏轻用”的传统思维，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透。随着社会的进步，干部人事工作越来越民主、公开、透明，而干部人事档案管理却仍然处于传统的封闭式、单一式管理模式，这种模式严重制约着干部人事档案的利用。
3、干部人事档案使用的严格控制，致档案使用对象仅限于组织人事部门，这与公民的知情权不相适宜 。人事档案信息分散，系统间无法互联互通导致形成的信息孤岛等等，严重影响人事档案利用的频率和效率。4、干部人事档案材料收集的手段、办法老化，档案信息载体形式单一 ，仍以纸质为主。未能形成声像制品或数字化，使用价值低，不能远程传递，没有实现科学存贮和信息资源共享。人事档案管理流程的欠科学,人事档案管理成本与效益没有得到充分体现。5、我国干部人事档案利用服务政策体系的内容框架尚为形成，现有档案利用服务政策体系整体上“管理性”十分强势，“服务性”却相对弱势，而专门针对“利用服务”出台的专项政策较少，利用服务政策在档案政策系统中“独立性”较弱 。增加干部人事档案利用的对策：1、干部人事档案的利用性取决于齐全、完整、及时、准确、高质量的档案材料。材料的收集是干部档案工作的重点和难点，是人事档案利用的起点和重要基础。我们建立了信息收集网络，专人負责，定期收集，根据掌握的信息跟踪收集，通过查缺补充收集。对不符合要求的、不属归档范围的、内容不完整的、手续不齐全的、与实际情况不相符的材料不予接收。严把材料接收关，保证人事档案的权威性、及时性、准确性和真实性。除收集考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等常规材料外，尽力收集能反映干部经济审计、勤政廉政、科研教学、行风、信用等富有个性特征的、量化的材料。加强档案材料的鉴定，完善审核制度。档案整理的清晰化、有序化，为快速、准确、及时利用档案提供保障。重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地收集个性化材料。2、档案工作的宗旨是为用户提供服务。树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为开发式服务。根据干部人事工作的要求和社会生活其它领域的信息要求，进行干部人才信息的加工整理，提供专题信息、咨询意见、政策建议。建立内部局域网，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放 ，建立公开、透明的人事档案管理机制。加强档案信息的开发利用，不断扩大服务范围，深化服务内容，拓展利用渠道。随着社会主义市场经济的发展、人事制度的改革，我们应当适度、有效地借鉴国外人事档案管理的先进经验，促进我国人事档案管理的完善。按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,在确保档案安全的基础上，提高其利用率。3、人事档案管理过程中要坚持“以人为本”,储存、开发和利用公共人事档案信息资源,既要尊重档案主体的隐私权又要维护其知情权。人事档案不仅为政府机构、组织服务,还要为广大社会公众生活和公民参与社会经济、政治、文化活动提供服务,切实保障广大人民的根本利益。实现人事档案的共建共享，拓展人事档案服务职能。加强业务培训，提高档案管理工作人员素质。人事档案利用工作效率的高低、质量的好坏与档案工作者的素质息息相关。档案工作者必须具备一定的理论水平和政治素养，必须具有较强的服务意识，引导利用者合理、高效、准确的利用人事档案。4、领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；不断优化档案信息资源，建立高效、集成的电子文件数据收集交换系统，为归档材料进行实时在线归档，进档后的数据迁移、数据处理与共享，档案管理部门要进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，建立、完善综合数据库，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，提高人事档案信息的可用性、时效性。通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，充分利用新媒体来实现人事档案信息存在形态与传播模式的创新 ，提供优质高效的人事档案信息服务，确保方便快捷准确的利用人事档案信息，实现人事档案信息资源的有效利用。5、尽快建立和完善档案利用服务政策体系，明确人事档案管理的责任、义务、服务对象、方式与内容，制定开放范围和程序，将档案利用服务纳入社会公共服务范畴，增加机关档案室的公共服务责任，用理论指导实践，引导人事档案利用。加大宣传力度。通过各种媒体，广泛深入地宣传，让大众充分了解人事档案服务的功能，了解人事档案内容和用途，了解利用档案的法律法规及程序，消除档案的神秘感。强化利用档案意识，不断提高干部人事档案工作的社会认知度，增强档案信息的接受和利用能力，消除大众利用档案的障碍，从而更方便、快捷、更多地利用干部人事档案。参考文献 ［1］梁娜：《从知情权角度审视人事档案的利用制度》《兰台世界》2007年11月下半月33-34页 ［2］李扬新：《我国档案利用服务政策体系的构建与规划》，《浙江档案》2010年第10期23-26页［3］张慧敏：《人事档案信息资源开发策略探析》《黑龙江档案》2010年第2期31页［4］陈菲 李灵风：《大众化：新媒体环境下档案利用的发展路向》《山西档案》2011年第1期31页
人事档案信息资源开发利用解析 第6篇
伴随医院体制改革, 医院的人身管理工作也随之在不断的深化发展, 老的人事档案管理就是对人员档案的整理、保管等一些基本工作, 这已经无法满足医院发展需求。因此, 我们要充分利用现在医院改革的大好形式, 把医院的人事档案信息资源管理工作快速的引向正轨, 为医院各项工作的发展起到应有的推动作用。
一、存在的问题及影响因素
(一) 观念陈旧、管理落后
在医院人事档案信息资源开发利用工作中, 其深受老的传统管理影响, 工作中非常主观、传统、武断, 沿用老式的管理、习惯按部就班工作方式, 人员老化、观念陈旧、专业素质低、缺乏前瞻性等现象非常严重, 致使管理落后、停滞不前;没有建立完善的人事档案、基础工作相当薄弱。
(二) 管理制度不够完善
信息资源开放程度不高, 降低了当事人对人事档案工作的配合度。一些医院在对人身档案管理上存在缺陷, 受传统观念的影响, “保密保险, 利用危险”的保守思想或多或少地还存在, 以至归档的材料即成秘密。这样制度下档案就只有少数领导及上级组织才有权查阅, 而当事人却难得一见, 再有档案内容有时不能够真实、客观、公正的反应出对当事人的评价。
近年来一些“不实之词”、“缺乏事实根据的对当事人不利”的材料等被记入或被人为塞人人事档案的现象也时有发生, 由此也引发争端。此类事情的发生, 严重的伤害的医院职工的感情, 无法树立医院人事管理的良好形象, 结果使人事管理工作得不到职工的支持和配合, 无法进行更加深入的管理。
(三) 传统方式查询效率低
传统的保存人事材料保存比较分散, 一些表彰、晋级证书、资质证书等等大多都在具体的职能部门手里保管, 这样的情况在遇到归档及查询时, 其工作量、劳动强度都是非常大的, 档案管理员经常要往返穿梭于各个职能部门之间, 档案材料多时, 查阅前后都要进行页码、内容的核查, 确保准确以防出错或损坏丢失。
(四) 档案不能保证绝对安全性
在档案管理过程中, 由于直接对原始资料查阅, 为防止查询人员对原件的毁坏、涂改, 档案管理员要负责陪同, 即使这样有时也会发生档案损毁的情况。由于没有备份也无从查对, 无法保证档案的安全性, 损失往往是无法挽回的。
(五) 档案内容简单、空洞, 信息量少过于形式化
医院的人事档案在内容、格式、术语基本一直, 千人一面是我们档案管理的普遍现象。个人及领导所填写的内容及评语缺乏全面性, 大多是针对“德”方面的, 反映“能”、“勤”、“绩”的材料非常少, 真正反映个人思想品德、品质的内容更少, 不足以反映一个人的全面实际情况。“成绩”不真实, “缺点”不填写, 不能客观、全面、真实地反映一个人的全貌。这些既不利于个性化信息的采集和开发, 也不利于医院人事档案信息资源的深层次开发。
(六) 人事管理人员素质低, 限制发展
人事管理人员素质也是限制医院人事档案信息资源的开发和利用一个重要因素。医院领导不重视人事管理工作, 管理水平低、素质差、技能弱, 没有系统的培训, 使已经应用计算机系统管理没有真正实现人事档案信息的采集网络化, 都只是进行简单数字化显示及自动检索功能, 没有真正的进入自动化管理功能, 极大的限阻碍的我们医院人事档案信息资源的管理工作, 不利于其有效的开发和利用。
二、加强医院人事档案信息瓷源开发利用工作意见及措施
加强医院人事档案信息资源的开发和利用, 是医院日常管理及办公规范化、标准化、系统化、自动化得以实现的基础。通过档案信息化管理, 使人事档案管理从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子人事档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平台完成, 使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变。这样大大减轻档案工作人员的重复劳动, 节省大量人力和时间。提高档案的现代化管理水平, 人事档案的管理和利用方式这种质的改变是信息化的需要。
(一) 领导带头改变观念, 加快改革
医院的领导要起带头作用, 加快人事档案信息资源的开发利用工作的改革。首先要解放思想、转变传统观念, 重视人事部门的各项创新改革工作;再有要与时俱进的大力支持人事档案信息资源工作的开发;最后要带头提高自身素质, 强化信息管理意识, 不断总结经验, 不断创新管理。
工作中医院人事部门各级管理人员要积极主动、广泛收集、重点宣传, 通过多种信息渠道, 把具有开发价值的人事档案信息进行收集、整理、归档, 对知名的医生档案要重点宣传, (下转第69页) (上接第67页) 强化医院职工对自身档案的意识, 使他们能够积极配合和支持人事档案信息资源的开发利用工作。
(二) 建立完善的人事档案管理制度
制度是管理的基本, 要做到“有章可循、有法可依”, 只有好的制度才会有好的管理。对老的制度要进行删减补充, 加快新的人事档案制度的完善。
新的制度要注重“以人为本”的原则, 充分体现出对医院职工的人文关怀, 使职工理解人事档案管理与自身利益的关系。“知情权”是医院人事管理和当事人共同享有的权力, 所谓人事档案的知情权, 一方面是指当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等进行知晓的权利, 另一方面是用人单位合法拥有对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利。
医院的人事管理工作, 要真正做到档案管理高度透明, 体现出医院人事管理上的公正、公平原则, 这样让职工都可以明确自身存在哪些不足, 好加强学习、积极上进、快速提高。
(三) 加快医院计算机网络建设
人事档案信息化管理是必须通过计算机技术来实现的, 医院要加大资金的投入, 加快医院的计算机网络系统的建设, 积极采用现代化技术和设备, 应用计算机管理软件, 建立科学有效的人事档案存储和检索工具.更有效地实现人事档案资源的科学配置和利用。
针对国内同行管理中网络信息技术在医院人事档案管理中应用的现状, 医院领导深入的了解信息化管理对人事管理意义, 组织人事管理人员学习先进的、科学的信息化管理理念, 扩大人事档案信息管理的内涵, 建立科学的计算机网络管理系统, 系统的做好人事档案管理、信息收集、综合分析的工作。
(四) 强化档案信息技术管理人员职业素质和技能
档案管理人员业务素质和专业技能的好坏, 对医院人事档案管理工作的水平和质量有着非常直接的影响。针对目前档案管理人员对信息化管理和信息技术方面的不足, 我们应该通过聘请高水平的信息化管理讲师, 结合同行医院人事信息化管理事例对本医院的人事信息管理人员进行不定期的专业技术培训, 迅速的提高他们的职业素质、专业技能、实际经验。
三、结束语
人事信息资源管理是服务医院人事管理工作, 我们医院的领导要以医院的未来发展为目标, 改变传统观念, 加强人事档案管理工作, 加大资金的投入, 加强人事管理队伍的建设, 使医院的人事档案信息资源的开发利用早日走上正轨, 以点带面快速推动医院的整体改革, 为国家医疗事业的发展做出应有的贡献。
摘要：现在我们已经进入到信息高速发展的社会, 电子计算机和网络技术在各行各业里都得到了广泛的应用, 在医院的人事日常管理工作中, 人事档案信息资源的开发利用已经成为各级医院人事工作发展的重要方向。在国家医院体制改革的形式下, 医院的人事工作改革也正在逐步的深入, 但是目前在医院人事档案信息资源开发和利用工作中还是受到一些因素的影响而存在许多问题, 本文就真的这些问题进行分析、探究, 并提出了相应的意见和措施。
关键词：人事档案管理,信息资源,开发,利用
参考文献
[1]苏慧.牛玉兰医院人事档案管理工作的思考及对策[J].科技创新导报, 2010 (26) .
[2]周宝珍.医院人事档案资源管理现状与开发[J].人力资源管理, 2011 (04) .
人事档案的管理与利用解析 第7篇
一、人事档案的意义
人事档案作为员工在单位中的行为记录, 完整地记录了员工平时的工作表现等, 因此在很多方面都有着重要的意义。
(一) 为单位的干部考核提供资料
管理层可以利用单位内部的人事档案进行分析, 发现不同干部之间不同的特点优势, 可以有效地进行干部之间的优势整合;依照事业制定的发展战略方向, 事业现阶段的人才发展需求等, 不断调整对于现有干部的管理, 从而更好地促进事业的良性有序的发展。
(二) 增加归属感
完整完善的员工人事档案记录了员工的整个情况, 这样一来如果职工家庭或是其他有什么需要, 单位可以在第一时间知道, 并给与一定的帮助, 可以有效地增加职工的事业归属感;定期组织职工进行体检并认真记录再案, 以防出现一些不可预见的事情;另外还可以依照档案中的工作年限、工作效率等情况, 单位可以将福利的选择权交给职工, 让他们自己去选择。通过类似这种方式来对人事档案进行利用, 可以有效地增加职工的集体感和归属感, 减少关键岗位人员的流失。
(三) 员工的合理规划
人事档案, 使得单位能够为员工进行合理的岗位规划。人事档案完整的记录了员工在事业中的生活、取得的大大小小的工作业绩、也会有失败的记录, 这样一来档案就可以成为人事部门的管理人员在对职工的心理、生理、思想等诸多方面进行分析的主要依据, 可以较为准确地对员工进行定位, 合理地开展未来的规划, 使得员工可以充分发挥其作用。
二、现阶段人事档案管理有可能出现的不足
(一) 没有足够的重视
单位领导层的重视是人事档案管理与利用的基础前提;但是现如今还有一些单位管理人员没有看到人事档案管理的重要性, 还没有将人事档案的管理和应用放在较为重要的位置上, 对其关心程度较低;一般来说有以下几点表现:首先就是单位的人事部门对于档案的管理和利用不重视, 部门内部没有专项负责的管理人员, 相关的管理制度不完善, 人事部门对于人事档案的管理和利用标准不一。其次单位的人事部门并不是十分清楚相关的法律法规, 负责人事管理工作的同志对于相关的法律法规学习不够。再次是单位内部的人事部门人员构成不稳定, 参与人事档案管理的工作人员更迭较快, 不利于管理工作的持续。最后是单位对于人事档案管理预算较低, 相关的办公设备不齐全, 没办法很好地确保管理工作的开展。
(二) 人员构成, 专业技能仍需加强
事业单位内部都有人事部门, 但是负责人事的工作人员基本上没有经过专业的人事档案管理学习和专业培训, 有的工作人员的档案管理能力不强, 专业素质还有待提高。一般的人事工作人员对于档案管理的要求和范围等方面的内容并不清晰, 档案的分类归类不准确, 另外加之不是专门负责人事档案, 平时还有其他的人事工作使得其没有充分的时间进行管理和利用, 难以有效地保障人事档案在管理和利用方面的合理和规范。
另一方面, 随着单位的事业规模发展, 内部的人员越来越多, 人事档案也在不断地增加;还使用之前的纸质档案会在储存方面出现问题;然而使用现代化、数字化的档案管理, 人事部门工作人员对于这方面没有进行过专业培训, 也会对人事档案的管理和利用有一些影响。
三、如何进行解决和加强
要做到行之有效地解决人事档案所存在的不足等, 就要做到以下几点:
(一) 提高对于人事档案的重视
单位的管理人员, 尤其是中高层的领导层要提高对于人事档案的重视程度, 看到其多方面不同的重要作用, 把员工人事档案的管理工作提到一个新的高度上来, 定期检查档案管理工作, 听取并解决所存在的问题和不足;单位的管理层在指定发展战略和计划时, 要将人事档案管理工作也要考虑进去, 将档案管理工作转变成为计划性强、检查到位、工作成效高的管理, 促进人事档案管理和利用工作的积极发展。
(二) 设立专项部门和管理人员
单位的人事部门内部要按照国家的有关法律法规, 设立专项部门和管理人员, 可以有效地确保人事档案管理的持续性和稳定性;另外还要不断对于专项人员进行专业技能的培训和业务学习, 使得管理人员可以详细仔细地了解相关法律法规, 增加自身的专业素养, 将专业的理论与实践工作相结合, 提升工作的效率和效果。
四、结语
人事档案的管理和利用在单位事业中处于一个很重要的地位, 对于事业未来的发展, 人员的岗位规划等都不可小觑的作用, 因此针对于现阶段所存在的问题和不足, 一定要及时进行解决, 这样才能降低人员以及关键岗位人才的流失率, 行之有效地促进事业良性、积极向上地发展。
参考文献
地方高校人事档案利用实况统计解析 第8篇
一、概述
1. 单位库存基本情况。
湖南科技学院是一所地方性本科院校, 学校全体教职工人事档案都归口人事处统一管理。自2006年起, 全校人事档案管理已使用《干部人事档案管理软件》和《通用组织干部人事管理信息系统》进行日常业务管理。截至2010年6月30日, 我院库存人事档案总计为1328卷, 其中在职职工人事档案956卷, 离退休职工人事档案160卷, 死亡人员人事档案167卷, “无头档案”45卷。本文以下统计表中人事档案总数未计入死亡人员档案和“无头档案”卷数。
2. 统计资料来源。
我校2002年专升本以后, 建立了较为完善的人事档案管理工作制度, 其中也包括人事档案利用登记制度。在日常档案管理工作中, 建立了用于登记各类原始数据的Excel电子登记簿, 按年度对人事档案材料收集、整理、转递、库存数量及利用情况一一记录在相应的登记簿上。虽然电子登记簿不是专门为统计而设计, 但这些登记簿上的原始记录恰恰是统计的素材和基础。因此人事档案利用统计数据资料来源于我院人事档案室历年登记的“人事档案利用情况登记簿”, 属于原始数据, 数据真实、完整。
3. 统计内容。
(1) 人事档案利用卷次和利用率统计; (2) 人事档
4. 统计的方法。
统计表中数值来源于对人事档案利用登记簿上的记录 (利用单位、被利用者档案、利用时间、利用目的等) 进行分类、汇总, 最终得出结论。人事档案以“卷”为统计计量单位。
二、五年内人事档案利用实况统计
1. 五年内利用人事档案实体情况统计 (见表1) 。
因为人事档案是一人一卷, 在档案实体利用统计中, 利用者利用某人的人事档案, 不管他一次利用人事档案中的一类还是几类材料, 我们都按一卷登记, 也就是说, 在本文中, 人事档案利用卷数等于利用次数。从表1可以看出, 库存档案数量呈递增趋势, 由2005年的945卷上升到2009年的1039卷。五年来利用卷数和利用率均是2005年最低;2006年利用卷数暴涨, 其原因是2006年工资改革, 需要一一核查人事档案原件;2007-2009年呈下降趋势。五年来人事档案室共提供实体档案2498卷, 占库存档案总量的50.2%, 平均每年约利用500卷次。
2. 五年内人事档案利用方式情况统计 (见表2) 。
表2中总利用次数等于五种利用方式数值之和。在这里要特别指出的是, 查阅、借阅、复印、制发证明这四种利用方式数值之和等于表1中利用份数。由于2003年我校制作了个人档案信息采集卡, 使个人信息的获取变得越来越便捷。个人信息卡非常直观、全面、动态地再现了当事人全面档案信息, 是人事档案利用的常用方式之一, 因此表2中总利用次数较表1中的利用份数数值有所增加。2006年我院人事档案信息库建立起来以后, 利用档案信息资源就更加便利。虽然档案信息库的建立和使用大大减轻了工作强度, 提高了人事档案的利用效率, 但具体利用次数很难量化登记, 因此在表2利用方式中未能把检索人事档案信息库次数计入。
从表2中可以看出, 人事档案利用次数随着利用方式的增多而有所增加。利用方式以查阅、复印和利用信息卡为主, 借阅的方式最少, 这突出反映出人事档案保密性的特点。五年来从查阅方式次数递减可以看出, 人事档案实体利用次数减少, 主要原因在于我校人事信息库的建立与使用, 缩减了对实体档案的利用次数。利用复印件的主要集中在两个方面:一是教工考研、考博和出国留学需要复印以前的成绩表、论文评议等材料;二是一部分职工每年晋升职称时需要复印历年的年度考核。出具档案证明主要是为教职工个人、学校各机关系部和社会有关部门出具当事人的档案信息证明材料。
3. 五年内利用人事档案类别统计表 (见表3) 。
我校人事档案实体按行政管理人员、专任教师、工人和离退休等类别在库房内分区管理。由于我们按时间顺序把档案利用次数逐一登记在Excel工作表中, 从被利用者所在系部和人员性质可以判定人事档案的类别, 再凭借Excel快捷的数据筛选功能轻松实现了人事档案利用类别的统计。从表3中可以看出, 在四大类别人事档案的利用中, 专任教师的利用率要远远高于其他三类, 说明专任教师在高校人力资源建设中占主体地位。五年来专任教师人事档案共提供利用1538卷次, 占五年利用总量的55.5%, 管理人员人事档案共提供利用941卷次, 占利用总量的34%, 工人档案共提供利用177卷次, 占利用总量的6.4%, 离退休档案共提供利用114卷次, 占利用总量的4.1%。
三、解析
1. 加快人事档案信息化建设是提高人事档案利用效率的保障。
人事档案库存逐年增多, 但档案原件利用递减, 说明我院近年来非常重视师资队伍建设, 加大了人才引进力度。虽然利用者对实体档案的利用呈下降趋势, 但不能说明人事档案总利用效率下降, 也不能说明人事档案在高校地位降低。我院人事档案信息化建设达到了可观水平, 利用者普通的信息查询不需要调出人事档案原件, 只需从信息库中检索即可。同时我院人事档案利用率随着利用方式的增多而增长。2005年以前, 利用方式只能是查阅实体档案、复印和借阅等, 随着人事信息采集卡和人事信息库的建立, 人事档案的利用效果和效率大大提高了, 我院各职能部门核查教职工信息、师资配备、干部考察、报道宣传等一一来档案室采集数据。上述种种现象表明要想充分发挥人事档案在高校发展中的重要作用, 人事档案管理部门应该将信息化建设放在档案管理工作的首要位置。当然, 人事档案管理信息化不仅仅是要利用计算机进行对归档材料的记录登记、利用统计、办理档案的借阅和归还手续等, 还有更加深层次的内涵。
2. 做好科学的人事档案利用登记是做好档案统计的前提和基础。
档案利用者查阅、借阅、咨询档案, 档案工作人员将利用情况记录在档案利用登记簿或借阅登记簿上, 这虽是一项常规业务工作, 但这项业务工作既可以反映档案工作者的工作量, 也可以从登记簿中了解某一阶段人事档案提供利用的特点和规律, 以便发现问题和总结规律。然而, 许多单位往往忽视了登记工作, 殊不知, 人事统计工作的开展是建立在日常登记工作基础上的, 统计工作如果离开了积累的登记数据, 统计工作是无法进行的。因此, 登记工作是统计工作的前提和基础。随着人事档案信息化水平的提高, 人事信息的利用频率越来越大, 但由于电子档案信息的提供利用登记不同于实体档案, 又加上电子档案信息“一次提供, 多次利用”的特点使登记工作陷入僵局。如何科学地对此种利用方式进行登记是档案工作者面临的一个难题。
3. 关注人事档案信息利用产生的实际效益是档案利用工作的重心。
通常情况下, 利用者利用人事档案前, 往往要填写利用登记表。在登记表中除需填写利用单位、利用人姓名和被利用档案名称外, 还要填写利用目的这重要的一项, 但利用者在填写利用目的时都较笼统, 很不具体, 如“工作需要”、“领导决策”及“进修考研、考公”等。利用工作一般作法是, 利用登记表一填完, 档案实体一提取, 信息一查找, 利用工作也随之结束了, 人事档案管理部门基本上没有对所提供利用进行深层次地追踪了解, 也就无从了解利用者通过人事档案信息资源的利用而获得的实际效益。因此, 在平常的工作中, 对待利用工作不能只盯上利用人数、利用卷册、利用方式的统计, 而应该把利用工作的支点和重心放在所利用的资源是否在高校师资开发、人才预测和干部选拔任用等方面起到了应有的作用。
4. 创新人事档案利用服务方式是提升档案工作外界形象的关键。
长期以来, 人事档案提供服务方式往往都是他人需要什么, 我们就提供什么, 简单的“进进出出、翻翻摘摘”的被动服务方式。虽然这种被动服务方式是常有的和必要的, 但在现阶段, 仅仅满足于被动服务方式是不够的。因为, 人事档案利用者需求的侧重点正逐步从“量”向“质”转变, 他们希望从档案中获得的是符合自己需求特点的经过整合提炼、真实的、高质量的档案信息资源, 而这个资源恰恰是现在人事档案工作的瓶颈所在。这就要求我们档案管理者具备高度的统计、分析预测和编研的能力, 能够通过认真分析档案利用者的需求特点, 来发现人事档案潜在的价值, 积极主动地为利用者提供合乎要求的人事档案信息。如果能做到这一点, 一直被外界定位的档案人员的“保管员”角色, 也会因此得到重新认识。
摘要：本文结合湖南科技学院人事档案利用实况, 统计了反映地方高校人事档案利用服务的重要数据, 以期高校人事档案利用工作更加科学化、实效化。
关键词：人事档案利用,人事档案统计,解析
参考文献
[1]邓绍兴.人事档案教程[M].北京:中国传媒大学出版社, 2008.
[2]李伟明, 曾小军, 陈雪辉.某医院2004-2008年病历档案利用情况分析[J].黑龙江史志, 2009 (23) .
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人事档案信息资源开发利用的探讨 第9篇
关键词：人事档案,信息资源,开发与利用
一、人事档案信息资源开发和利用的意义
人事档案信息资源的开发和利用指的是把干部职工的档案信息作为基础, 再利用一定的方法、方式, 来提供档案或者档案内容的有关情况, 它是档案工作的目的和归宿。其具有的意义则是多方面的:
(一) 人事档案信息的开发和利用是达到人事档案管理工作的根本目的的主要途径
开发利用人事档案信息资源, 最大限度发挥人事档案的作用, 并且服务于本系统的中心工作和人事工作是作为人事档案工作的根本目的存在的。我所在的卫生系统中的干部职工因行业的特殊性极大部分是专业技术人员, 在职称评聘、学历提升、医学继续教育、科研成果的申报、干部任免等方面对人事档案信息资源的利用率较高, 为此我们人事档案管理部门通过及时收集和整理保存干部职工档案资料, 为系统内外开发利用档案信息资源的工作奠定了良好的基础。我认为只有我们人事档案部门及时、系统、有序的开发人事档案信息资源, 有效的满足各医疗卫生单位人事管理工作的需要, 才能真正的显示出人事档案的价值性, 充分发挥出人事档案管理的作用。
(二) 人事档案信息资源的开发和利用是衡量人事档案管理工作好坏的基本标尺
实现人事档案信息的有效利用是人事档案管理工作的最终目的, 而档案质量是与人事档案的利用效果密切相关的。多年来从事人事档案管理工作实践证明, 如果我们档案室管理的人事档案内容真实、资料完整, 能从各个方面展示干部职工的思想品德、业务水平, 能方便又高效的为各医疗卫生单位做好信息的有效利用, 那么我们的人事档案资料才发挥了应有的作用, 不然恰好相反。与此同时, 人事档案信息的利用工作虽是建立在基础工作之上, 但同时二者又是紧密相连的, 如果没有良好的基础工作做保障就不会有之后的利用工作, 若是基础工作处于薄弱水平, 那么利用工作就不会有效的开展。除此之外, 人事档案管理工作者要注意把人事档案资料作为重要的人才信息资源对待, 档案管理者要熟悉馆藏, 围绕本年度政府及本系统的中心工作, 做好人事档案管理工作。
(三) 人事档案信息资源的开发和利用是合理科学开发人才资源的必经之路
管理的宗旨是合理并充分的利用各种资源以获得最佳效益。人事工作本质是管理者的工作, 即是开发人才、使用人才、培养人才, 最大限度的调动干部职工积极性, 使有用的人才充分发挥其才能。所以, 每个医疗卫生单位要想高效利用人才, 就必须充分、全面的了解自己的干部职工, 包括其德、能、勤、绩等等方面。通过人事档案信息资源的开发利用, 就能达到知人善任的目标, 就能最大限度的为各种人才脱颖而出创造良好的平台。
二、人事档案信息资源开发和利用的对策
(一) 解放思想, 更新认识, 转变传统观念
要想更好的开发人事档案信息资源, 必须更新观念、解放思想, 要重视档案信息的开发和人事档案资料的收集, 在保证人事档案管理的保密性基本原则基础上, 我认为关键是要主动将档案信息开发利用工作做好。一是, 行动上要主动。要变被动型服务为主动型服务, 实现被动服务到主动服务的转变。不但要注重平时的人事档案的工作, 而且要根据本系统人事工作的不同时期如职称晋升、工资审批, 干部任免等, 要适时的提供一定的相关档案信息资源。二是方法上要改进。对于这个问题, 我的观点是要从根本上改变传统的人事档案资源的开发利用方式方法, 利用数字化手段把人事档案信息资源转变为各医疗卫生单位提高人事工作质量和效益, 成为让各级领导发现、使用、培养、选拔各类人才的依据库。三是措施要切实可行。要着重掌握了解人事档案信息的来源, 注重建立健全人事档案信息联系制度, 逐渐形成一个全系统人事档案收集的有效网络, 督促下属单位及时提供有价值的、真实的、全面的档案信息, 来提高人事档案信息的利用效率。
(二) 加强信息资源建设, 建立信息数据库
信息化建设是新时期人事档案信息资源的开发利用重要举措, 人事档案信息化建设的基础工作是建立人事档案信息数据库。做好这项工作关键是要保证人事档案信息数据库的数据内容做到详实、全面、准确, 而且要保证信息的随时更新和维护。首先信息数据库不仅要包括干部职工的基本信息, 还要有每个人的学习经历、工作经历、职称评聘、科研成果、论文专利、奖惩记录、工资变化、职务任免、主要社会关系以及家庭成员等等信息, 这样通过数据库可以方便地进行每个人的信息检索、统计、查询、分析, 进而生成各种相关的表格和名册, 以达到充分利用人事档案信息, 提高人事档案工作的利用质量和效率。其次为了尽量满足各医疗卫生单位利用工作的需要和保护人事档案实体的需求, 对于人事档案信息数据库没有办法提供干部职工的鉴定材料、考核材料、个性特点等情况的现状, 我建议可以采取在人事档案信息数据库的模板上建立起全文数据库, 用扫描仪将利用率高、利用价值高的档案资料扫描到电脑上, 以建立全文数据库, 就可以通过计算机完成人事档案信息的传输、查阅与摘录, 以进一步发掘人事档案信息以及各类专业技术人才的内在价值。
(三) 建立服务网站, 加强信息安全管理, 达到信息共享
随着信息化的发展, 我们应加强对数字档案信息的管理和收集, 并通过网络提供利用和连接, 为此需加强局域网、互联网和广域网的“三网”建设, 建立起功能完善、技术先进、内容齐全的人事档案信息服务网站。档案信息使用者在通过网络利用人事档案信息的时, 个人图像、声音以及相关文字等等各种信息一应俱全, 使信息使用者有与所调查者面对面交谈的感受, 逐渐实现人事档案信息资源的网络共享, 达到充分开发利用人事档案信息资源的效果。但建立健全人事档案信息服务网络, 首先要解决的问题是干部职工档案信息的安全性。对此, 我认为可以借鉴国外的人事档案信息管理制度, 把人事档案信息分成三个级别:第一级是允许自由查阅的人事档案信息部分;第二级是可以申请查阅的部分人事档案信息;第三级是需要严格保密的一部分人事档案信息。这样就可以根据不同的等级, 来进行不同的安全管理, 以保证档案信息资源的开放利用的安全性。
三、结束语
卫生系统人事档案工作的落脚点和出发点是高效、准确、及时的为本系统的中心工作和各医疗卫生单位的人事工作服务, 衡量和检验人事档案工作优劣的基本尺度是把保证高效利用作为工作中心, 做好优质服务。对此, 我们档案管理工作人员要进一步提高认识, 明确服务方向, 时时处处为信息使用者着想, 敢于开拓创新, 转变观念, 实现档案信息资源的最大限度的开发利用, 充分发挥出人事档案信息的作用。
参考文献
[1]叶晖.加强人事档案开发利用的探究[J].青春岁月, 2012, 18.
人事档案利用 第10篇
关键词:学生人事档案;问题;就业;作用;新思路
中图分类号:G641 文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)25—0250—02
发端于1999年我国普通高校的扩招,使中国高等教育在较短的时间内实现了历史性的跨越,迈入了高等教育大众化的门槛。同时,随着职业教育的大力发展,高等教育大众化进程的加快和终身教育体系的构建,入学机会逐渐增多,高校和考生的选择权在扩大,一座人才培养的“立交桥”已经架起。4年后,首批大学扩招毕业生走向社会,我国迎来了第一个毕业生就业高峰。从2003年起,大学生毕业人数年年递增,212万、280万、338万、413万,2007年全国普通高校毕业生人数达到495万人。随着毕业生数量增大,层次增多,在全社会劳动力供求矛盾突出、就业岗位增幅有限的情况下,毕业生就业工作面临着更大的困难和压力。短期内适合大学生的就业机会与毕业人数的平衡很难达到。“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制,使大学生人事档案的功能也发生了某些变化,造成了滞留在原学校的学生档案数量逐年上升。作为踏入工作岗位“准入证”的个人档案,今天却受到如此冷落,给大学生今后的人生道路造成的潜在危害不容忽视。
一、学生人事档案的作用分析
高校学生人事档案含有丰富的人才资源信息,是国家人事档案的重要组成部分,是学生成长过程中政治表现、道德修养、学业成绩、个人经历、经济状况、个人诚信及学校与社会奖惩等系列情况的汇集,体现了学生在校期间的生活、学习及各种社会实践活动的真实历史记录,是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。
(一)人事档案在人事管理和人才开发工作中的重要作用
人事档案在人事管理中主要有两项基本功能,一是职工个人信息的储存库,二是人事部门为职工提供人事服务的基础性资料。
(1)根据人事档案提供的信息,可以对本单位的各类人员知人善任,因人而异,因才而宜,使其学以致用,各尽所能,为每一个有专长有才能的人提供机遇或配置适宜的岗位;可以及时发现新人,避免埋没人才或浪费人才。(2)根据人事档案提供的信息,可以促进本单位内部之间人才合理流动、合理配置,避免人才闲置,协调各种人才之间的关系,形成优化的人才结构。(3)根据人事档案提供的信息,可以针对每个人的个性特点、个性成因,有的放矢地开展思想政治工作,避免空洞无物的说教,从而有效的调动人才干事创业的积极性。(4)人事档案可以为人才的培养和选拔提供数量、规模、程度等方面的动态信息,使培养和选拔工作具有可靠的依据,保持旺盛的活力,形成良好的持久的人才辈出的环境。
(二)人事档案对个人前途的作用
人事档案是一个人的“社会身份证明”,是学生人权的一部分,学生要像爱惜自己身体的一部分一样爱惜自己的人事档案。
(1)在国有企业、事业单位等体制内就业,毕业生要面对转正定级、评定职称等传统的晋升问题,档案是最有力的依据。(2)毕业生将来要面对工作流动,没有档案,不但在原单位的工龄不能计算进来,而且以前的经历、评价、身份等历史将不复存在,势必会造成一定损失。(3)毕业生在个人办理各种社会保险、继续深造、考公务员、婚育等事关个人切身利益的问题时,都要用到档案。
二、在大学生就业工作中发挥学生人事档案作用的新思路
1.提高大学生档案管理的制度化、规范化水平。高校学生档案内容丰富,形式多样,是学生各项活动的真实记录。规范学生档案管理,确保学生档案的真实性,是当前学生档案管理的首要任务。高校大学生档案管理的制度化,就是要有一套切实可行的大学生档案管理制度,同时还要对制度的执行情况进行严格的考核,做到奖罚分明。大学生档案管理的规范化,就是统一业务规范。档案分类应根据大学生学籍管理规定,做到大类基本一致,小类适当灵活,类目层次划分要明确。档案案卷形式要统一,填写项目要一致。要避免文件材料的重复归档和遗漏,确保各种文件材料的完整、准确和系统。学生档案管理部门要及时有效地反馈档案管理的情况和提供利用各种信息,为学校的人才培养服务。高校也可以对两年择业期满仍然未就业的毕业生实行人事代理,予以保留人事关系,负责档案管理,工龄可连续计算,劳动保险金可自愿缴纳。这样,即减轻了学校或用人单位的负担,又保护了毕业生的合法权益,同时也解决了毕业生档案只存不管的缺陷。
2.加强对高校学生人事档案信息资源的开发利用,实现大学生档案管理的信息化。大学生档案管理的信息化,就是指用现代技术对档案信息进行加工处理和传输。加强高校学生人事档案的信息化建设,科学系统地分析研究和利用学生档案资源,可以更好的发挥档案作用,为用人单位提供最捷径、最准确的毕业生档案信息,为解决学校“出口”难问题提供更准确的资料。首先要重视基础工作,抓好数据库建设,做好数据的采集、录入、审核、修改和补充等工作,保证数据库数据的真实完整。同时注意电子档案与原始档案要相互结合,互相补充。加强就业信息网建设,建立学生就业信息资源数据库,建立便捷的信息传输渠道,为学生和用人单位构建大容量、高效率、宽辐射的就业信息传输服务平台,实现政策查询、咨询指导、招聘信息发布和网上求职的服务功能。在信息化就业已经成为就业主渠道的今天,通过互联网求职率大大提高,在相对有形的人才市场容量饱和的状况下,用网络信息化手段提高就业率则显现出很大的发展空间。
3.加强毕业生档案意识的教育和指导。高校必须积极开展毕业生档案工作,特别是做好大学毕业生离校前后的政策咨询、职业指导、求职推荐、职业资格培训、劳动保障事务代理的各项就业服务工作,有针对性地做好毕业生的就业教育,引导学生把个人价值和社会需要相结合,树立“先就业、后择业、再创业”的思想。同时通过就业指导引导学生提高档案意识,重视档案价值。毕业未就业的大学生可以采取如下三种方法管理自己的档案:
(1)把档案转至生源地,由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。其优点是在生源地就业后办理手续简单方便,其缺点则是两年内如离开生源地就业,需要重新办理改派手续。(2)把档案留在学校。2002年国家下发文件,允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。待落实工作单位后,将户籍和档案迁至工作单位所在地。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生,其优点是学校诚信度较高,代为保管户口关系和档案不收取额外费用。其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期,与学校没有人事隶属关系,涉及人事关系的证明都不能出具。(3)把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,其优点是易于毕业生解决一些实际问题,其缺点则是由于毕业生与人才交流中心交流相对少,容易造成信息不畅。
4.用人单位有责任为毕业生解决包括人事档案在内的人事问题。毕业生档案是为用人单位提供毕业生在校基本情况的主要依据,毕业生进入人才市场参与“双向选择”,在被录用前,用人单位往往要通过调阅毕业生档案,了解毕业生的学业情况、专业特长、政治素质、社交能力以及存在的缺点和不足,做到人尽其才,择优录用。随着我国经济体制和劳动人事制度改革的不断深化,到合资企业、外资企业、私营企业工作的人越来越多。毕业生到非公有制单位就业,既大大改善了非公有制单位的人员结构,又缓解了毕业生就业的社会压力,特别是聘用制的实施使越来越多的“单位人”变为“社会人”。毕业生确定工作意向后,要与用人单位签定就业协议书,并经单位上级人事主管部门盖章后,再将协议书反馈到学校,学校才能将毕业生的人事档案、户口关系转到单位或其上级人事主管部门。单位无上级人事主管部门的可在当地人才交流中心办理“人事立户”。所谓人事立户即流动人员人事档案的存放是以单位集体委托的方式进行。这种集体委托的存档方式与传统意义上流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位既用人又管人,而管人主要是通过与人才交流中心合作管理档案来完成的。
“国以人兴,政以才治”,毕业生及时、充分就业是我国现代化建设事业的现实要求,也是中华民族生存发展的长远需要。科学发展观的本质和核心是“以人为本”,对就业工作来讲就是“以毕业生为本”。虽然人事档案的“决定性”作用在淡化,但是并不意味着对于个人就不重要了,尤其在我国现行的体制下,如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策,职称评定、各种政审等,仍然需要人事档案。高等学校应该加强学生人事档案的全程化管理,使学生档案工作不断朝着良性循环的方向发展,开创高等学校学生档案工作的新局面,为高等学校教育改革,特别是大学生就业工作做出应有的贡献。
参考文献:
[1]沈鸿银.提高高校毕业生就业证明材料的可信度[J].中国大学生就业,2004,(12).
[2]陈淑英.大学毕业生档案在就业中的媒介作用[J].档案,1996,(6).
[3]郭芳.毕业生档案不要自己带[J].行政人事管理,1998,(4).
[4]王更清.毕业生档案电子化与文凭打假[J].湖南档案,2001,(3).
地勘单位人事档案管理与开发利用 第11篇
一、人事档案管理与开发的重要性
人事档案是人才信息的重要载体, 是人才的主要信息源, 是知人善任、选贤举能的重要工具。主要反映每一位员工的工作经历、业务能力及工作所展现的品德、业绩、健康等重要信息, 这些信息均真实地记录了每一位员工所经历的每一步的实际情况以及他们最真实的成长信息。因此, 提高人事档案管理工作显得尤为重要。第一, 在加强人事档案管理工作中, 针对个人品德、能力、勤政以及业绩等方面的信息收集时, 应从多方收集整理, 而在展现个人专业技能方面以及行政变化上则需要拓宽资料整理渠道, 加强档案材料的丰富性, 重点保证所有资料材料的完整和真实。第二, 进行档案信息的开发过程中, 应对档案进行合理的利用。在档案材料中, 所展现的信息不仅具有每个阶段所展现的活动情况, 更展现了每一位员工的思想品德情况, 这些信息对正确选拔人才有着非常关键的作用。第三, 经常对各部门进行走访调查, 了解员工在品德、工作等方面的实际情况, 形成一份准确且真实的材料, 将“信息库”的作用充分地发挥出来, 使档案管理工作能够真正与信息开发接轨。
二、人事档案管理要注意维护使用与保密工作
档案管理人员要正确认识自己的岗位职责, 担负起保护档案机密的重责大任, 坚决将最真实的材料归入到个人档案中, 并注意对其进行保存管理。管理人员要意识到充实档案内容使其更加丰富是档案管理员的基本职责, 这不仅能够从不同阶段反应出个人的情况, 更加有利于确保档案管理各项工作连接有序。档案查阅应当按照相关规章制度, 经由负责人签字确认后再带领查阅人员到档案室查阅, 在未得到最高领导同意的情况下, 不可将档案外借或进行修正, 防止档案信息外泄或不真实;其次, 当地勘单位中的工作人员出现工作调动的情况时, 管理人员必须依照《档案法》及《干部档案整理工作细则》等相关法律规定, 将其个人档案进行整理, 确保其真实完整后, 再装订移交, 并在移交档案袋上加盖封口印章, 按照制定的方式进行移交传递, 避免在移交的过程中出现更改档案的情况;在接收档案时, 一定要按照相关规定对档案进行确认检查, 做到尽职尽责。
三、做好人事档案管理与利用的几点措施
档案管理工作涉及范围广且非常繁琐, 可以说这项工作不仅严谨、规范且需要工作人员相当细致, 为此, 管理人员要保持高度的责任心, 正确面对人事档案管理工作, 积极推进档案管理与开发利用。
(一) 建立健全科学合理的人事档案管理制度。
时代不停变化, 制度也应当随着新形势、新任务进行及时的调整改革, 并围绕人事档案管理工作进行逐步的完善, 使档案管理工作制度更加规范化、科学化。
(二) 建立科学的人事档案分类系统, 充实档案内容。
在我国相关法律条规中, 明确指出人事档案管理内容应当体现个人的思想品德、政治素质、专业技能等多方面的信息, 并且某些信息能够进入公共信息共享, 某些信息属于机密信息。在工作中, 针对不同的岗位不同个体要设计不同的管理制度, 并对档案的主要功能进行再次的定位管理。
(三) 建立人事档案的网络化管理模式, 增强人事档案的信息服务。
时代在不断进步, 档案管理需要结合时代的特色进一步扩充功能, 逐步引导其走向数字化、网络化的管理模式中, 形成一个开放式的人才信息服务平台, 为地勘单位的人事管理提供更加现代化的服务, 充分将人事档案管理工作的主要职能发挥出来, 使其能够更好地服务与地勘单位的发展。
摘要：随着地勘单位的不断发展, 人事档案工作所涉及的范围也越来越广, 人事档案管理工作也越来越重要。本文主要围绕地勘单位人事档案管理工作与开发利用进行了探讨。
关键词：地勘单位,人事档案管理,开发
参考文献
①窦玉侠.地勘单位人事档案管理与开发利用浅析[J].青海国土经略, 2009, 02.
②李姝.如何做好新时期地勘单位的档案管理工作[J].办公室业务, 2009, 07.