档案工作模式论文

档案工作模式论文（精选12篇）

档案工作模式论文 第1篇

1952年, 根据葡萄牙海外部立法条例第五号, 设立了澳门总档案馆。1979年, 拨归教育暨文化司管辖, 并命名为澳门历史档案馆, 1979—2000年, 澳门历史档案馆经过收集和整理, 已保存的文献总数约一百万份, 分属于各档案分库, 来自于本地区不同的公共和私有机构。澳门回归后, 中国和葡萄牙政府经过谈判, 葡方已将供历史研究之用的部分档案运回里斯本, 葡方承诺, 将上述档案的复制件留在澳门, 以确保澳门档案的完整。

澳门历史档案馆在运作的三十多年中, 形成了自己独特的工作模式, 这些模式中部分和大陆有相似性, 但是更多地具有自身的特点, 对大陆档案工作有着非常重要的启示, 中国人民大学信息资源管理学院在2011年2月17日和澳门历史档案馆建立战略合作关系, 由此看出澳门历史档案馆的经验是值得借鉴的。

一、图书档案兼容化

一般认为, 档案馆和图书馆、博物馆、校史馆存在一定的竞争关系, 在四者的交叉地带, 存在着一些空白遗漏的点。比如一些大学的图书馆、档案馆, 对本校教师发表的著作缺乏系统的收集、整理;在校史馆中虽然有所体现, 但是只限于展览, 不能提供系统的查询、借阅。澳门历史档案馆为了解决这一问题, 特别在档案馆内附设了一个专门的图书馆, 即除了档案室外, 还有缩微胶卷收藏利用室和高美士图书文献资料室。对于大陆的高校而言, 图书馆和档案馆是分离的。因此, 大批本校教师出版的著作、发表的文章以及由本校出版社出版的图书, 都应当是档案的收集对象, 而不应简单地只保管目录, 这一点恰恰是大陆的高校图书馆所不具备的。

二、来源多元化

澳门的历史档案散见于世界各地, 已经发现和有线索可寻的澳门历史档案, 无论从数量还是质量来看, 都是十分惊人的。澳门历史档案馆收集、整理、保存及提供利用澳门公共机关的档案, 并征集从外国档案馆和图书馆复制来的有关澳门历史的缩微胶卷, 其核心是反映澳门历史, 这一点与档案要反映机构活动面貌的思想是一致的。在这一点上, 要做到来源的多元化, 不限形式、语种、所有权, 实现搜集面向社会与私人领域, 不受语种、形式限制。为了丰富文献库存, 澳门历史档案馆广辟资料来源, 以促进对于来自图书和文件方面的资料进行调查研究。这些资料有用中文写的, 也有用欧洲各国文字写的, 有来自葡萄牙各档案馆和图书馆的;有来自梵帝冈机要档案馆的;有来自英国博物馆的;有来自马德里的国家档案馆、国家图书馆、历史科学院图书馆和文化科学院图书馆的;还有来自中国各地的档案馆和图书馆的等。大陆档案馆多数是从本辖区内搜集档案, 有固定的立档单位和兼职档案员, 并不太重视向校外、社会搜集。随着社会的发展, 人才的流动已经成为普遍的现象, 大批校友中保留着珍贵的历史档案资料却很容易被忽视。2010—2011年, 北京外国语大学档案馆从校友、《光明日报》报纸档案中搜集了大量的珍贵校史档案, 丰富了馆藏文献, 同时也使我们深深地感受到, 从社会, 私人手中征集资料是档案馆馆藏的重要来源, 是不可忽视的资源产地。

三、档案的国际多语化编研

一般认为, 档案保管应该贯彻历史主义, 尊重档案的原貌, 因此档案的编研大部分都是整理、归纳, 缺少形式的变更。实际上, 尊重档案原始面貌和多语种化编研是不矛盾的。澳门历史档案馆在澳门回归后, 集中研究并出版了五套有关历史档案与澳门史研究的编研著作, 澳门历史档案馆不限于此形式, 他们还在2000年将东印度公司的登记册系统地翻译成英文, 还计划将档案目录实现中文和葡萄牙文的双语化, 从而使查阅者扩展到国外研究者, 扩大档案的受益面, 实现信息在国际领域的交流和畅通。档案信息在保密期结束后被一定程度地公开是档案工作的必然发展趋势, 国内的大学普遍不重视档案馆目录索引语种的多样性, 忽视了国际化的发展趋势。北京外国语大学档案馆在校史展览的过程中, 根据学校领导的建议, 利用学校多语优势, 将展览的文字翻译成双语, 从而实现国际化, 这一点走在了各高校档案馆的前列。

四、档案形式的多样性:注意档案保管材料的办公原始面貌

长期以来大陆地区忽视教师的课件收集, 对于教师课件、PPT的收集处于空白状态。澳门档案馆不仅收藏了澳门政府的葡文档案及西方古籍, 还存有澳门文化司特别项目办公室提供的一套共5万张关于澳门的幻灯片。熟悉电子文件管理的人员都知道, 电子文件保管有非常强的脆弱性, 澳门档案馆虽有所涉及, 但并不专注于光盘等保管形式, 而是采取了将档案拍摄成缩微资料的方法以提供查用和咨询, 部分珍贵档案还采用了先进的GDOC储存。除了幻灯片、缩微资料以外, 澳门档案馆还保管了葡萄牙里斯本国家档案馆有关广东官员与澳门政府在1714—1885年间往来中文信函及民间通信的1500多件缩微片。对学校公函信件、著名学者个人信件的管理是大陆档案馆的弱项, 由于忽视对名人档案的收集整理, 大量学校的往来电子公共邮件以及带有名人字迹档案的珍贵书信处于严重流失状态。

五、档案提供利用的时效性

中国大陆的一些档案编辑有档案工作简报, 但是常常把简报变成本单位工作活动的展示, 而不是注意提供有价值的科研信息。澳门历史档案馆不仅向研究人员、学者提供缩微胶卷摄制的葡语、中文及其他文字的文献, 包括有关澳门历史及葡国与远东关系方面的珍贵著作, 而且澳门历史档案馆还非常具有时代感, 出版《档案简报》, 向研究澳门的学者提供最新的档案信息。21世纪, 《澳门历史档案馆季刊》在席尔瓦雷哥教授和贝娅特丝的努力下应运而生。该刊物每期大约有200—250页, 刊登一些有名的研究员的文章, 该刊物还通过刊登档案馆所藏文献的目录, 使对葡萄牙在东方的历史感兴趣的人能够了解在该馆保存的文献财富从而不断地让社会知晓澳门历史档案馆的最新收集的文献。

总之, 澳门历史档案馆值得大陆档案馆学习的地方还很多, 其根本原因是澳门历史档案馆是中西方文化交汇的产物, 必然能够吸取东西方文明中的优点进行再融合和再创造。这点和澳门档案人的现代化意识和民主意识也有着密切的关系。澳门的学者将这个过程称为现代化过程, 也是不断完善机制并靠近公众的过程。

摘要：澳门历史档案馆能够吸取东、西方文明, 实现图书档案兼容化, 搜集向社会与私人领域、多语种、多形式开放, 档案的国际多语化编研, 注意档案保管材料的原始面貌, 注意向社会提供跟踪型的档案信息, 都值得大陆档案馆学习和借鉴。

关键词：澳门历史档案馆,模式,大陆档案工作

参考文献

[1]黄莉, 景卫东.澳门历史档案[J].档案管理, 2000 (1) .

[2]刘国能.澳门的融合文化和档案[J].档案学通讯, 1999 (6) .

[3]刘维荣.散存世界各地的澳门历史档案[J].档案与建设, 1999 (11) .

[4]张曙光.澳门历史档案馆探微[J].中国档案, 1999 (2) .

档案管理工作内容与模式的转变探究 第2篇

档案管理工作内容与模式的转变探究

摘要：科技的飞速发展，让人们进入了信息时代，档案的形式也发生了显著的变化，由传统的纸质档案逐渐转变为电子档案，由此引出档案管理工作内容和模式的转变。档案管理者应该根据时代发展的要求，积极学习和研究，更好地完成档案管理工作。 关键词：档案管理 内容 模式 转变 随着信息技术的飞速发展，档案管理mf"F的内容与模式发生了翻天覆地的变化，档案管理工作必须跟上时代发展的脚步，及时改变思路，改变工作方式，做好档案管理工作。 一、工作内容的转变 1.档案的收集 传统的档案以纸质档案为主，档案管理人员只需要坐等档案的最后形成，然后进行归档即可，一般都是一项议案或一项工程最终的议案结果，缺少中间出现的有意义的创意和方法，也难以体现整个过程。但在信息化时代，人们可以将这些完整地记录下来，只是有时会分散地存放在个人的计算机中。档案人员如果坐等档案的最后形成，将会失掉这一部分档案，所以，信息时代的档案管理者比传统的档案管理者更具主动性，他们会在专业人员的指导下主动学习专门的档案信息接收管理平台，对电子档案进行有效收集和管理。 2.档案的保存 传统的档案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因为数量繁多，查阅起来相当费时费力，已经不能满足人类社会获取信息的飞速增长的要求。电子档案不但有利于收集完整的档案信息和对信息进行有效保存，传播起来也极为方便。传统的档案保存重点考虑的是档案库房和档案柜的设置，在设计档案馆时，电子文档的保存主要考虑档案的增长速度，电子存储量及更新换代的趋势。现代化的档案观，不但应该具有保存各种格式电子文档的能力，还应有能力将纸质文档转换成电子文档。以提高整体检索速度。 计算机网络有一定的不稳定性和不安全性，信息丢失或失真现象在所难免，这就要求档案管理工作者定期对电子文档进行数据备份，保证即使计算机出现问题，造成档案信息丢失或失真的情形，也可做到有备无患，只需使用备份对原来信息进行恢复即可。 3.工作新内容 （1）设备故障安全防范。网络计算机硬件等系统一旦出现故障，一般会导致计算机存储的数据完全丢失或者无法保持原有数据的存储状态。这就要求档案管理者在设计档案管理系统之初就充分考虑到这个问题，积极设置系统安全应急措施，进行数据的异地备份。当计算机发生故障时，积极采取应急措施，或采用操作简单、比较节约但容易造成最新数据丢失的冷备份机制，保护大部分数据，或采用保证系统应用程序和数据相对安全的双机热备份机制，这样，当一台服务器出现故障时，另一台服务器可以及时代替其工作，不至于因为系统维修耽误工作。 （2）权限控制。权限控制主要是防止对档案信息进行拷贝、恶意篡改或破坏，所以对用户可以访问的目录、子目录、文件和其他资源进行了一定的限定，并且对能执行的操作做了限制。防火墙控制，用于防止网络中的黑客。 （3）访问控制。访问控制技术的主要任务是保证档案信息不被非法访问和非法使用，具体措施包括：入网访问控制、权限控制和防火墙控制。入网访问控制，控制用户可以登录的类别及登录的时间和网站。 （4）病毒防治。如果档案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性将受到严重破坏，甚至完全毁坏。这就需要档案管理工作者安装最新的、比较有效的查毒、杀毒软件，避免将手机和U盘上的病毒携带到电脑上，同时密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒和杀毒。 二、档案管理模式的转变 传统档案对于保密级别，一般在案卷上呈现出来，档案管理人员可以根据卷宗上标记的保密级别进行分别管理。保密方式一般采用对档案实体进行控制，只要档案实体不被复制、拍摄或盗取，就算完成保密任务。对于当下的电子档案，其信息系统本身就具备较高的`安全性，可以根据档案的不同密级，确定向哪些人群开放。 传统的档案，如果有人需要观看，首先需要办理借阅手续，归还之时还要办理归还手续。借阅人借出去的这一段时间，档案就会暂时离馆，而且在借阅的过程中，借阅人可能会对档案造成一定的损害，难以保存其原始性。对于电子档案来说，原始文件和复制的文件毫无区别，无论进行多少次的阅读，都不会损害档案的原始性，也不会发生档案离馆一段时间的现象，更不需要进行归还，由此节省了一部分人力、物力和财力。 传统档案管理中，分类和检索紧密联系，不可分割，进行分类立卷的目的主要是更有效地检索档案。电子档案管理中，只要在计算机中要输入与所查档案相关的关键词，档案文件就可以顺利查出，基本不需要分类。但是人们为了更好地利用档案信息，还是对档案进行了详细分类。 总之，档案管理工作要根据时代发展的需要，不断进行调整、改革、完善和创新，提高档案管理工作的效率和质量，让档案为社会发挥应有的作用。 参考文献 [1]赵培青，杜俊瑞.对档案管理工作的研究与思考[J].山西科技在，（6） [2]王云鸥.档案管理的探索与实践[J].建材发展导向.（4）

论档案管理工作内容与模式的转变 第3篇

关键词：档案管理；内容；模式；转变

现阶段我国信息化与电子政务发展进程不断加快，传统实体档案的利用率越来越低，其管理方式已经难以满足现代档案管理新要求，而电子档案运用的越来越广泛并逐渐成熟，档案管理从内容到模式都朝着信息化、数字化方向转变，这一切都是档案管理新的发展方向，也是我们探索研究的重点。

一、工作内容的转变

（一）档案的收集

由于传统的档案主要是纸质档案，其收集过程中管理人员只需等待档案形成后再进行归档工作即可，议案的结果也是用文字形式来记录在纸上，这种情况下很容易导致档案因纸张破损和文字模糊而遗漏内容，特别是中间过程中一些有意义的创意与方法。而在信息化社会中，电子档案的广泛应用可以保证全过程的完整记录，记录结果存放于计算机中也更方便查找和保存。与传统的档案，管理者不同的是，电子档案管理者在专业人士的指导主动学习使用档案信息接收管理平台，电子档案因此得到更有效的收集和整理。

（二）档案的保存

当前时期，电子档案的使用使文档得到更加合理的归纳整理，档案管理工作加变得更加有效、稳定。传统纸质形式档案的保存不仅数量巨大，查阅起来耗时耗力，而且其管理过程也是十分复杂的，需要有库房来保存，还要防止鼠虫嗑咬。整个过程需要投入大量的人力、物力和财力，同时也要其存储与传播使用过程也要更加严格负责。随着人类社会对档案资料获取信息的高速增长的需求，传统档案管理方式越来越需要电子信息化建设以适应新的时代形势。与之相比，电子档案更为先进，既有利于收集完整的档案信息和对信息进行有效保存，传播起来也极为方便。将档案存入计算机中，输入检索就可以轻松查找想要的内容，大大提高了管理效率，节约了时间成本与人力成本。电子档案收集和保存过程方便、省事，信息传播快捷，满足了人们获取信息的要求。与传统档案管理相比，电子档案管理不用考虑档案库房与档案柜的设置，而是要重视计算机的更新换代来提高保存各种格式电子文档的能力和储存量。电子版的档案因为需要联网所以不易被更改，一定程度上保障了档案的真实有效性。不过，计算机网络也存在一定的不安全性和不稳定性，有可能会致使档案信息的丢失，这要求电子文档管理人员要随时备份，避免计算机出现问题后造成信息丢失。

（三）工作新内容

传统意义上的档案管理工作的主要内容侧重于具体的实体档案管理，而电子档案管理要更多的考虑管理档案的设备，做好设备故障安全防范工作，积极进行数据的异地备份并设计制定系统系统安全应急措施。另一方面，传统的档案管理大多是手工管理，所以不存在非法访问和信息篡改风险。而对电子档案来说，非法访问和使用档案资料却成为常态问题，所以要对档案资料的访问权限进行设置，防止对档案信息進行拷贝、恶意篡改或破坏，加强入网访问控制、权限控制和防火墙控制。此外电子档案管理还要做好病毒防治工作。病毒入侵会极大的破坏档案管理系统的完整性，将对档案管理工作造成巨大的损失，这就要求要档案管理工作者安装更新查毒、杀毒软件，避免将移动存储设备中的病毒被携带到计算机网络上，密切关注最新网络病毒动态，定期适时对服务器和客户端查毒和杀毒。

二、档案管理模式的转变

（一）转变管理观念，破除传统旧思路

信息化时代发展新形势下不断增长的需求对档案管理工作提出更多新要求，需要转变传统档案管理理念以对提高对电子档案资料的管理效率。长期以来，由于档案管理复杂工作内容与单调枯燥的管理方法，很多档案管理工作者都因此产生一些抵触或懈怠情绪，其工作思维多处于被动思维的影响之中这种情况实际上严重妨碍了档案管理工作的顺利开展，所以需要大力培养管理者创新的管理工作意识和新型管理理念，破除旧的工作思路，以有效提升管理效率和管理水平以及档案管理工作的科学化。

（二）适应转变，实行电子文件与电子档案一体化管理

当今社会，电子政务与办公自动化进程的进一步加快，各单位在各项工作及活动中产生了大量的电子文件和电子档案，要求我们实行电子文件电子档案的一体化管理，对工作中所产生的电子文件和电子档案全盘考量与超前控制，进行网上实时时归档，实现电子文档与电子文件的生成、处理、传递、存储、查阅、收集、利用、归档一体化，将二者进行无缝链接并保证其安全性，推动文档管理工作流程科学化、合理化。此外，电子文档一体化管理还应该推广到各单位职能部门所产生的不同类型的、不同载体的各种档案，以促使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口实现紧密结合，充分发挥一体化所带来的数据共享优势，为电子文件、电子档案的管理与归档奠定良好的基础。

（三）完善档案管理机制，建立健全新型档案管理制度

电子档案管理改变了传统纸质档案的模式和储存方式，档案资料和内容也呈现几何倍增长的趋势，因此其管理工作也要适时发生改变。做好档案管理工作要求不断完善档案管理机制，探寻研究新型档案管理形式，加快形式创新与内容改革，从而促进档案管理工作与发展相适应。此外，档案管理内容和模式的转变还需要我们创新工作思路，大力培养满足当前档案管理事业需要的专业人才，重视人才培养与人力资源的合理有效利用。

三、结语

会展业档案管理工作模式探讨 第4篇

一、会展业档案管理的特点及其管理现状

(一) 形成时间短, 信息量大, 收集整理困难。

一次会展活动从确定到实施, 往往只有一两个月时间, 而展期仅仅几天甚至几个小时。会展档案不可能象传统的文书档案、历史档案那样按部就班的归档。而是爆炸式产生, 轰然消失。由于参展单位几十家、上百家, 遍布全国或周边国家, 一旦展期结束, 人去楼空, 线索或联系难以保持, 极易产生收集难, 整理难, 衔接难的现象, 为有效利用档案带来很大困难。

(二) 会展档案管理人员多为兼职或兼管。

目前, 会展档案工作主要是部门立卷, 受人员编制、场地影响, 普遍没有专门的档案室, 少有专职档案管理人员。而兼管或兼职档案人员无论在时间分配和专业技能方面都不能满足立卷工作需要, 而专业档案人员又无法对其进行业务指导, 形成了收集归档立卷工作的薄弱环节。

(三) 条块分割, 自成体系。

改革开放以来, 随着市场经济的发展, 会展业发生了很大变化。各种会展中心、展馆、公司由于所有制不同, 隶属关系不同, 处于各自为战, 互不往来的状况。会展档案资源的缺失, 不规范、不流动、不共亨, 大大地制约了档案的服务作用, 降低了其应有的地位。

此外, 与其它业界一样, 存在着档案管理工作难以产生直接的经济回报, 造成少数当权者的认识误区, 闲时重要, 忙时无关紧要, 投资排不上号等等。

鉴于上述特点和管理现状, 笔者认为, 必须解放思想, 转变观念, 与时俱进, 探索出符合新时期的会展业档案管理模式, 使其社会效益和经济效益都得到充分发挥。

二、积极探索切合实际的会展业档案管理工作模式

(一) 提高认识, 更新观念

1. 坚持依法治档, 完善管理制度。

将会展业档案管理工作纳入法制化轨道是当前实现其规范化、标准化、制度化的前题。档案部门和从业人员要认真学习《档案法》和党、国家有关档案工作条例、文件, 在此基础上, 进一步完善档案管理的规章制度。对区域内规模较大, 办展较多的展览公司, 依据《档案法》和有关规定, 对其档案管理工作进行指导, 没建立的建立, 建立的进行规范。

2. 坚持宣传教育, 提高档案意识。

企事业单位主要负责人及相关人员的档案意识强弱, 直接影响着档案工作基本建设发展。很多事实证明, 领导是否重视及实实在在的支持, 是搞好档案工作的关键。为此, 档案部门应认真总结工作中直接关乎单位发展的档案利用效果和产生的效益, 举办汇报会, 成果展, 档案知识竞赛等方式, 制造影响, 搞好宣传。对兼职兼管人员, 积极组织培训日, 学习周或到标准化档案馆参观见学, 从上到下, 全面提高相关人员的档案意识和创新动力。

(二) 建立网络平台

立足于省市展览协会, 将各种类型的会展中心, 展览公司, 展览馆联系在一起, 形成区域内的档案信息网络平台。根据各自的展览优势和市场份额收集到的信息, 建立的档案进行无偿或微利的交流、利用和共享, 逐步形成会展业档案网, 使档案服务与区域经济发展的大局相结合, 相匹配, 产生应有的社会效益。

(三) 完善工作流程

首先, 全面系统地收集归档是一项既专业性强, 又细致、繁琐的工作, 要做好这个工作仅靠少数专业档案人员是难以胜任的。必须对办展的兼管人员进行培训, 提出具体要求, 明确具体的的收集范围, 材料的质量、内容、归档的时间等。掌握分类、立卷, 规范整理的起码要领。对音像、图表、照片、实物的选择, 储存、归类、上交的方式都必须具体明确, 扎扎实实做好前期准备工作。

其次, 加强对办展人员进行及时指导, 保持动态联系。最大限度地避免各参展单位个人因不了解档案部门的归档要求, 对归档材料进行毁损、处理, 遗弃的弊端。要不定期进行跟踪指导, 对缺失原件、涂改图表等问题进行检查纠正。

再次, 及时组织验收检查。要在撤展的同时, 从档案的真实性、完整性、规范性等方面严格检查, 及时进行拾遗补缺, 分类立卷, 争取符合归档要求。来不及收集的极个别材料, 撤展后要与相关参展单位建立联系, 要求其进行及时纠正、补充, 直至符合归档要求。

(四) 加强专职队伍建设, 提高综合素质

档案管理模式报告 第5篇

为确保我县档案管理模式改革工作顺利进行，根据省委办公厅、省政府办公厅《关于印发<安徽省档案管理模式改革实施方案>的通知》(皖办发[2006]2号)文件精神，结合我县实际，特制定本实施方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，坚持以科学发展观统领档案工作全局，按照档案工作全面融入、主动服务第一要务的原则和“四变”思路，整合档案信息资源，创新档案服务机制，破除经费国家投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起国家档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，促进我县档案事业与经济社会协调发展。

二、工作目标和主要任务

档案管理模式改革的工作目标是，用2年的时间，在全县范围内建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化，进一步增强档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为我县经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。其主要任务是：

1、整合资源，创新模式。全县所有经济、政治、科技、文化等领域的档案资源都属于此次档案资源整合范围。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机构的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交县档案馆。县档案馆做好进馆档案质量验收工作，及时接收。

2、建章立制，规范管理。加强制度建设，制定并发布有关专业档案管理制度，明确档案部门与各主管部门在专业档案形成、流转和管理工作中的关系与职责，建立流转新机制，确保各类专业档案及时、顺利、完整地移交到县档案馆。加强县档案馆内部管理，建立健全各项规章制度，提高人员素质，发挥档案专业管理优势，实现业务建设标准化，为综合开发档案信息资源打好基础。

3、科技兴档，强化服务。采用现代科学技术手段，建立馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。改进服务方式，实现信息共享，全面提升县档案馆现代化管理水平和整体服务能力。围绕县委、政府中心工作和人民群众利

用需求，加大综合开发力度，实行“一站式”服务，努力实现档案资源的最大效益。

三、实施时间和方法步骤

全县档案管理模式改革工作实施时间从2007年初开始，2008年底结束。分三个阶段进行：

第一阶段是调查研究、制定方案阶段，时间为2007年1-3月。一是开展调查研究，拟订实施方案（草案），报送省、市档案局审核和县委、县政府批准。二是建立组织，落实责任。三是做好整合档案的接收准备。

第二阶段是分类指导、实施整合阶段，时间为2007年5月-2008年6月。对分散在各部门的专业档案进行实体整合，分两批进行：第一批实施单位为县建委、国土资源局、交通局、水务局、林业局、民政局和财政局等7个单位，完成时间从2007年5月至12月底；其余单位列为第二批实施单位，在2008年6月底前全部完成。实体整合的方法是，按照建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门相配合的国家档案资源建设监管体制的要求，参照专业档案管理的相关规定，由县档案局分别与各主管部门联合制发各专业档案收集、整理、移交的具体规定，明确各自的职责，建立专业档案有序流转的正常机制。在此基础上，由县档案局派人指导，主管部门组织人员对专业档案进行规范整理，按规定及时将专业档案移交县档案馆集中统一管理。针对部分单位专业档

案较多，缺乏档案专业人员，来不及规范整理的问题，可以采取档案局聘用人员代为整理，所需费用由各单位自理。

第三阶段是完善整合、巩固提高阶段，时间为2008年7-12月。一是组织档案管理模式改革的自查工作，制定和落实整改措施，巩固改革成效。二是打造档案信息利用的平台，建设档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，开通档案信息网站，为党政机关和社会公众提供快捷、高效的档案信息利用服务，实现档案信息资源社会共享。

四、工作要求

1、提高思想认识，精心组织实施。全县各级各部门要充分认识开展档案管理模式改革的重要性和紧迫性，进一步增强责任感和使命感，切实把档案管理模式改革摆上重要工作日程，加强领导，精心组织，确保档案管理模式改革任务顺利完成。

2、加强组织领导，密切协调配合。成立县档案管理模式改革领导小组，负责全县档案管理模式改革工作的组织领导和协调指导，具体工作由县档案局负责办理。各专业档案主管部门的主要负责同志要负总责，自觉服从改革，支持改革，确定专人抓这项工作，积极完成改革任务。

3、做好舆论宣传，加强督促检查。要大力宣传档案管理模式改革的重要性和必要性，增强全社会档案改革意识，营造良好的改革氛围。为确保改革的扎实推进，由县委

高校学籍档案远程服务模式 第6篇

学籍档案和远程服务的意义

成千上万的青年学子在大学里度过了最宝贵的青春年华，也留下数量庞大的档案。根据数据统计，利用服务中需求量最大的是学籍档案，其中包括中英文成绩单、学历学位查证。传统的档案利用模式是利用者现场到档案馆提出查档申请，依照登记、检索、调档、缴费、阅档或者出具证明的流程办理。办理过程一般比较耗时，多数需要排队等待。档案远程服务则利用计算机网络，任何时间和地点都可以登录档案馆服务平台，提出查档申请并通过网络获取服务。国家档案局提出各级档案馆要以服务民生为重点，加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便。推动并开展“就地查询，跨馆出证”远程协同服务机制，就采用了远程服务，受到广大人民群众的欢迎。然而在高校档案服务系统中，采用远程技术服务的单位往往停留在理论阶段。

档案远程服务对象特征。高校服务对象遍布国内国外。最远的是已经留学或者移民国外的毕业生。对他们来说，亲自到母校办理学籍档案证明，需要请长假，花费高昂机票。办理学籍档案可能仅需一天，但是往返的时间成本和经济成本则太高。总的说来，路途越遥远，亲自来馆办理的成本高、难度大，对远程服务的需求越迫切，而且期望值和人数成反比。可以看出，远程服务涉及的地域广泛，系统设计时需要考虑得更加周到，也更加复杂。

远程服务的流程模式

开展远程服务是广大利用者的心声，然而在其具体实践设计中，依据服务涉及的递进性、扩展性，可分为远程预约登记服务模式、远程办理服务模式和全程远程服务模式。

远程服务预约登记环节是服务对象远程提交申请，档案馆检索发现没有相应库藏，则反馈不受理通知，如果能受理，则反馈预约时间来馆办理。这样可以避免无档可查的人员空跑，也能合理安排服务对象有序来馆办理业务。

远程服务登记、受理、办理环节是服务对象远程提交申请后，档案馆根据申请，直接查档或者出具证明，计算费用后，通知申请者来馆缴费。更加方便了服务对象，首先远程预约，档案馆即可开始办理业务，业务办理结束后反馈通知申请者来馆时间。这样服务对象只需来馆一次，缴费，当场核对取件。无需等待办理的时间。需要指出的是，当场核对环节既包括档案馆人员检查核对办理者的身份证件，也包括办理者亲自核对档案馆开具各类证明的正确性。

全程远程服务是远程服务的最高阶段。所有的环节，包括登记、办理、缴费、核对、传递文件全程都是远程服务。这也是服务对象最希望达到的程度，特别是国外的毕业生尤其盼望能实现这种模式下的远程服务。

远程服务流程的难点及解决方案

付费问题。远程业务申请提交成功、办理、费用计算完成，通知服务对象远程付费。国内用户可以采用邮局汇款等传统方法，也可以采用网上银行付费、支付宝等更加电子化的方式。跨国申请者可以采用Paypal账户、西联汇款等方式。虽然付费的方式多种多样并且很便捷，但是目前该方法的主要障碍来自高校内部。档案馆属于高校内部的下属机构，财务依赖于学校财务部。如果要实现上述种种远程付费接受，也需要对应开设账户，是个需要高校内部统一规划协调并进行监管的财务问题。

证明等文书的核对和传递问题。各类业务办理结束后，服务对象的成绩单、各类证明需要提交给申请者。传统的现场办理业务中，常常会有现场核对出内容的差错，例如身份证号错漏、毕业证号错漏或者学号差错等问题。远程服务中，无法现场纠错，如果直接快递出证明文书后再发现错谬，则对双方都造成事情延误和经济损失。解决办法是档案馆服务人员扫描全部预备提交的证明文书，远程传送给申请者，对方审核确认无误后，再进行快递。

身份验证问题。远程服务的优点是远距离沟通，远距离传输信息，便捷的同时带来的问题是如何防范个人隐私泄露，如何防范身份伪造。解决办法也是依靠远程技术。档案馆开通QQ在线客服系统。申请者需要通过QQ传递身份证、毕业证、学位证。通过比对档案材料中的照片和申请者本人QQ视频，核实过后才能通过申请。

远程网络服务平台的建立问题。以上3个问题的解决都需要统一嵌合在远程网络服务平台中综合解决。因此软件的设计和硬件的配套必不可少。远程网络服务平台中首先是服务优先，然后依照不同的远程服务模式设计网络页面。三种模式下都需要设立在线QQ客服。

网络安全问题。由于档案具有无可替代的凭证作用，具有高校签章的档案证明材料是很多用人单位或者海外高校审核申请者是否足够优秀的重要依据。因此防伪和避免个人隐私的泄露非常重要，特别是网络环境下信息的窃取和泄露变得更加隐蔽和不易察觉。因此要倍加重视和防范。当前主要采用VPN技术进行档案内部系统登录和管理。同时档案利用的申请者既需要进行身份照片比对，同时也需要设计问题验证。

对将来工作的建议

本文中讨论的是对已经形成的历史成绩单的利用，在本系统中，最困难的是已经毕业的学生散布世界各地，身份验证困难。如果要解决这个问题，最好的办法是学生从入学开始就拥有自己的账号和密码，当学生毕业离开后，该账号自动转入校友系统，成为校友账号。即使时间流逝，学生和母校始终保持着不可分割的联系，以后一旦申请出具成绩单或者其他档案证明，母校都可以很方便地给予支持。

可以看出，远程服务的实行既方便了广大档案利用者，同时也必将引起档案服务部门的内部变革。从远程预约登记服务模式到全程远程服务模式，是一个服务不断提升的过程，是一个应用远程工具更加广泛的过程，是一个对档案服务提出更高要求的过程，也是促进档案服务部门管理更加精细的过程。对于我们处于不同基础的高校档案馆，需要依据自己所处的实际水平，逐步提高远程服务的范围，最终实现全程远程服务的目标。

浅谈如何构建高校档案工作新模式 第7篇

我们必须贯彻党的十八大精神, 围绕高校发展总体部署, 以改革创新为动力, 以满足高校及社会档案利用需求为目标, 并在服务中确立地位。改革创新、科学发展, 是高校的任务, 也是高校档案工作的任务。高校档案工作可持续发展是硬道理, “发展”既是新一轮高校档案工作的突破点, 也是高校档案工作的增长点, 必须以创新的精神, 构建高校信息资源存储、整合、加工、开发、宣传、交流、教育、开放、利用的协调发展模式。这个模式需要以下方面的内涵和网络体系支撑。以“协调”“发展”的理念与视角, 突破常规和传统的档案管理理论模式, 为高校档案赋予生命与活力, 切实发挥为高校的“教学、科研、社会服务”三大任务的功能。

无论时代多么信息化, 依旧离不开人工服务, 高校档案工作亦是如此。要对高校档案工作人员进行任职前的培训, 只有达标后, 才可以任职。高校档案工作人员不仅需要过硬的职业技能, 还需要良好的道德素养。不仅要在工作中仔细认真, 兢兢业业, 及时对高校档案的数据进行检测与维护, 提高对高校档案工作的重视程度, 还要对工作及时进行反思与改正, 保证高校档案工作的水平与质量;除此之外, 还要掌握基本的现代化科技手段, 可以利用网络对高校档案工作进行一定的管理, 在一定程度上提高工作效率, 并且学会时时刻刻更新自己的知识, 关注高校档案工作的发展与创新, 让自己处于高校档案管理的前沿。

当今社会是一个信息化时代, 各项工作的管理都与计算机、网络相关联。同样, 高校档案工作的新模式探究也应该围绕着信息化开展, 换言之, 高校档案管理工作的信息化时代已经到来。互联网对各种工作的便捷性已经逐渐显现, 利用互联网管理档案已经成为高校档案管理工作势在必行的趋势之一。如今我们对高校档案管理工作的现代化, 就要借助各种现代管理手段, 计算机是必不可少的, 要求每一位高校档案工作人员都应该熟练掌握相应技能, 在网上处理高校档案事宜, 创新高校档案工作模式。一方面由于高校档案管理工作具有一定的保密性, 所以在构建高校档案管理工作信息化的同时, 需要加强保密的工作意识, 在工作中确保原始数据的准确性, 还要保证在计算机等现代化的工具上对高校档案进行一定的保密措施, 确保高校档案管理工作的安全性可靠性。

由于一直一来高校档案工作的管理分散化, 使得高校档案工作的开展冗杂并且无序, 所以亟需对高校档案工作开展统一化集中式的管理。所谓统一化, 就是将标准统一, 把高校档案工作的各项审核指标细化, 使得各大高等院校开展高校档案工作的同时, 做到交流无障碍, 高校档案可以随着人员的升迁调动而转调, 不需要每一处各备档案。所谓集中式就是把各类档案的分类细化明确, 使得档案归类放置, 不需要重复填写与备案, 减少工作量与工作难度。根据对调查数据的分析和研究, 现下的当务之急仍是需要为高校档案工作提供明确而又细化的管理制度, 建立健全高校档案工作的指导意见和建议, 需要相关部门加快补充与修改现行的高校档案工作管理制度, 为构建高校档案工作新模式提供制度上的参考和建议, 这样才可以更好地开展高校档案工作事宜。构建高校档案工作的新模式是档案工作部门长期关注的问题之一, 希望各个高校档案管理人员积极参与其中, 建言献策。构建高校档案工作的新模式章程不是一蹴而就的, 需要我们在高校档案工作中不断研究与探讨, 在改革旧模式的弊端的同时, 也应关注其他行业的档案管理工作, 汲取各家长处, 构建高校档案工作的新模式, 从而可以为高校档案工作提供高质高效的服务, 减少档案的出错之处。

2 可持续型管理模式

要坚持依法管理高校档案事业。学校领导要支持档案室依法行使管理职能, 加强对档案法律法规执行情况的监督、检查, 加大对违犯档案法律法规案件的查处力度。主动参与对重要会议、实事工程、重点建设项目、科研项目的前期介入建档指导, 严格执行重点建设项目、重大科研项目档案专项验收制度, 凡未经档案馆专项验收的项目, 不得通过整体验收。实行档案事业发展综合评估制度, 促进高校档案工作健康发展。

要加强高校档案制度体系和业务基础建设。加大二级院校档案工作的检查、指导力度, 按照国家档案法律法规, 根据学校发展的需要, 及时修订学校档案管理制度, 制定档案工作各项规章及规范性文件, 健全和完善档案规章制度。提高档案工作的标准化、规范化程度, 科学整合高校档案资源。加大对校内档案业务工作的指导, 关注成人教育及二级学院档案的管理与开发, 解决分散管理的弊端, 探索各类档案统分结合的管理新模式。

要加强档案资源源头建设和归档结尾验收督导。严格文件材料特别是电子文件材料的管理工作, 要前置与延伸, 实行跟进式的服务, 形成之始, 跟踪指导, 工作结束文件归档之时要适时参与验收, 确保文件材料完整、准确。任何人不得把职务范围内形成的档案资料据为己有或拒绝归档。

要加强档案的收集、征集工作。档案室要着眼学校发展和社会需求, 扩大档案收集范围, 改善档案馆藏封闭式的结构, 增加社会活动等方面的内容。要直接介入重点、重要档案资料的形成、收集、归档工作, 确保重点、重要档案资料完整安全。要加强对学校重大事件、重要活动以及调研、考察等形成的声像及特殊载体档案资料的收集和整理。做好知名校友、校内名师等社会公共活动等典型个体档案的收集工作, 做好实物档案的收集工作, 档案室还要面向社会开展重要档案资料的征集工作, 尤其要加大对散存在国内外、校内外属高校征集范围的重点档案征集工作;对散存在社会上的具有长远利用价值的档案, 档案室有优先征集权和收购权;鼓励集体和个人向档案馆捐赠或寄存档案。为确保高校档案机构成为学校出具档案证明的唯一机构奠定物质基础。

要切实加强高校档案干部队伍建设。学校要按照政治素质好、文化水平高、专业能力强、思想作风硬的标准, 配强档案机构的领导班子。随着档案室藏量的不断增加, 要按照《档案馆人员编制标准》的规定要求, 及时核定增加档案室的人员编制。要重视档案干部继续教育和专业技术培训工作, 努力培养造就一批复合型档案人才。要关心档案干部的工作和生活, 认真解决好他们在工作、生活等方面的实际问题。

3 多功能型服务模式

实践证明, 档案工作是随着社会的需求不断发展变化的。如何以改革、开放的视角, 拓展档案工作的服务领域, 构建多功能的档案工作的服务模式, 是高校档案工作面临的新任务。

要不断拓展档案馆服务的领域。档案服务工作领域具有丰富的内涵, 贯彻落实科学发展观, 需要进一步找准档案室服务的定位。高校档案服务一方面要面向校园, 服务教学、科研, 服务广大师生员工, 促进高校工作科学发展, 另一方面要面向社会需求, 加工、开发、开放、传播档案信息, 服务改革开放、经济社会发展。

要将各高校档案室建成校务信息服务中心, 承担党政管理、教学、科研等公开信息的发布, 同时也是各教育行政管理部门、本区域政府、教育信息、政务信息的宣传中介部门, 为党和国家大局及教育中心工作服务。

要把档案工作向教学、科研第一线延伸, 向热点延伸, 向增长点延伸, 向广大师生延伸。要重点加强信用档案、文化产业发展和文化体制改革档案等新兴领域档案, 要根据需要, 对馆藏档案信息资源进行深层次、全方位的开发和整合, 形成客观、准确、全面、真实的综合档案资料。要增强服务的主动性、预见性和前瞻性, 准确把握党和国家的大政方针和学校的工作重点, 把握社会档案需求, 使档案服务工作做到有计划、有重点, 为领导决策提供参考和依据, 成为学校科研教学的有价值的资源库。

要举办形式多样的档案展览, 创设爱国主义教育基地。档案展览是开展档案信息交流、宣传、教育、服务社会需要, 满足各方面人士对档案信息日益增长需求的好形式, 举办档案展览要同爱国主义教育基地结合起来, 可以选择以下几种形式:运用馆藏自办展览, 也可同校内其他部门共同举办展览;可常设陈列, 也可根据形势所需临时举办;可在固定场所展览, 也可巡回展览。展出载体要多样化, 采用现代科技手段, 要形象生动, 资料翔实, 适应现代人的视觉与听觉需要。既要有传统的校史展览, 又要根据学校发展, 增加立足现在, 面向未来的具有昭示和启迪意义的新信息, 赋予档案新的活力与生命力, 切实发挥爱国主义基地的作用。

参考文献

[1]陈海英.关于新时期高校档案工作的思考[J].兰台世界, 2007 (09) .

[2]李慧萍, 次仁卓玛.探讨做好档案工作的基本条件认真做好高校档案工作[J].西藏科技, 2008 (12) .

[3]李丽.围绕就业创业重点创新高校档案工作新思维[J].陕西档案, 2010 (03) .

关于构建高校档案工作新模式的探讨 第8篇

关键词：构建高校档案,工作新模式,探讨

一、构建高校档案工作新模式的重要性

根据国家的教育部门的相关要求, 高校要对自身存在价值和意义的方案进行集中地管理, 其中包括了文学、视频、图像等等形式档案的保存, 这就是高校档案保存的基本概念。人事管理、行政管理、学籍管理、教学仪器管理、财务管理等等的档案共同构成了高效复杂的档案管理系统。档案是学校固定资产的一种形式, 而保证档案管理的真实性和安全性是高校提高规范性的一种条件。学校历年来经历了大小活动和人事变动都会记录在档案之中。为响应国家的号召, 我国的大部分高校都上调了招生人数, 导致了生源的数量剧增, 这也导致了高校档案工作面临着新的挑战。

(一) 高校档案管理工作的现状。高校的档案大多产生在高校的经营、科研、管理、招生等等活动之中, 档案记录了学校的历史和发展历程, 这些档案使高校与社会活动更加协调。随着高校管理阶层的思想觉悟的提高, 大多数高校都在档案管理工作上投入大量精力, 使高校的档案管理模式更加规范。但是, 还存在着一部分高校不重视档案管理工作, 使学校处在松散的管理模式之下, 使学校档案管理不能科学地归档, 更有甚者, 随意放置高校档案, 这就使得部分有价值、非常重要的档案流失, 使高校在面临重大活动的时候, 需要的档案无处可查, 间接地导致了学校的经济损失, 部分个人甚至会利用此缺陷做出违法犯罪的行为, 这些因素都严重威胁了高校的发展。而现今, 高校档案管理问题主要有以下几点:

(二) 高校的档案管理制度问题。部分高校在管理上过于松散, 在档案管理上投入的精力过少, 配备的档案管理人员不够, 这就使得高校的档案管理工作如一盘散沙。与此同时, 也使高校需要某些档案的时候, 寻找的工作量太大, 同时, 还可能出现一些重要档案丢失的状况。除此之外, 档案管理部门在人员调动的时候, 工作交接得不妥当或者存在着疏忽, 使得档案管理出现问题, 现如今的高校档案管理中, 本部门的档案大多数都由本部门保管, 加大了档案查找时的难度。

(三) 档案保存的客观条件存在问题。部分高校的档案室环境比较差, 存在过于潮湿, 或者过于干燥的问题。使档案容易受到外部条件的破坏, 包括虫害、火灾、防霉、盗窃等诸多问题, 这些都会严重地影响高校档案管理的安全性和可靠性。另外, 高校在已知客观条件存在问题之后仍不加以改善, 也是使得档案管理工作得不到保证的原因。

二、构建高校档案工作新模式的方法

(一) 高校管理人员要加强档案管理的宣传制度。因为环境、时间、历史等多方面因素, 高校的档案管理存在许多问题, 一部分从事此行业的人员不能够认知高校档案管理的重要性, 使高校的档案工作的理论、方法以及相关的章程难以实现, 这时候就需要高校管理人员对档案管理的意义、作用等等进行大力地宣传, 让档案工作管理人员了解档案管理工作的重要性, 同时让所有人都了解档案管理工作, 加强群众对于档案管理工作的监督作用, 更加重要的意义是使高校管理人员意识到档案是学校内一种潜在价值比较高的事物, 然后引导他们把潜在价值直接转换为对高校发展有益的直接价值的事物。通过这种宣传方式, 提高高校领导对档案的重视程度, 使他们不经过别人的督促就能够投身到高校档案管理建设的工作中。与此同时, 高校要加大在此方面的精力投入, 积极学习档案管理的相关方法, 为学校的发展奠定基础。

(二) 在制度上进行档案管理工作的约束。制定强制性的高校档案管理工作的制度, 是提升高校档案管理水平的重要途径, 新模式的档案管理工作必须在严格制度下才可以正常地进行, 可以说高校档案管理新模式的构建, 离不开原有档案管理制度的硬性规定。创新是发展的灵魂, 但是在高校进行档案创新时一定要遵守学校制定的制度, 在档案管理工作创新的同时保证高校档案管理制度的硬性。在全校范围内实现档案管理的科学性, 在建立完善档案管理的同时, 还需要高校各部门的大力配合, 响应学校领导的号召。同时高校管理人员要使档案管理工作与考评机制结合起来, 提高档案管理工作在高校中的地位, 保证高校档案管理工作的正常运行。在对档案卷宗进行管理的时候, 要设置专人进行看管, 对于没有价值的档案进行及时地清除, 对不同的档案进行分类, 同时, 定期检查破损情况以及数量, 存在破损的及时修补, 提升高校档案管理的科学性。

(三) 选用科学措施, 实现档案规范性。为了进一步实现高校档案管理的规范性, 就要选用科学的措施对高校进行档案管理。高校档案的建立要遵从, 由少到多, 由易到难的原则, 教育部门要对档案管理制度健全完善的高校提出表扬, 并且开展交流会, 使其他档案管理不健全的高校吸取档案管理的先进经验, 实现高校档案管理工作的共同进步。同时, 档案管理部门要与高校主管部门进行联合工作, 实现档案管理工作与其他工作的结合, 共同促进高校档案管理的标准。

(四) 寻求符合本校特征的档案管理方案。因为不同高校的制度有所不同, 所以档案管理工作的制度也不能一味地照搬其他高校, 要合理地吸取其他高校档案管理制度的经验, 结合本高校的档案管理原则, 积极为高校各项工作的正常进行提供保证。同时, 在落实档案管理制度的时候, 要充分地了解其他高校与自身存在的差异, 例如, 规模、类型、发展前景等等。根据高校本身特征制定的档案管理制度往往会取得最大的成效, 实现高校制度和管理方式的进步, 提高高校本身的规范性。

(五) 提高高校档案管理人员的素质。档案人员的综合素质决定了档案管理工作的质量。随着教育体制的不断变革, 高校档案管理工作在不断面临着新的挑战, 档案管理工作的范围在不断地扩大、任务也比较多、内容也在变化、责任也越来越重, 所以提高档案管理工作的效率迫在眉睫。同时, 因为高校档案管理人员的素质普遍偏低, 高校的管理人员就要加强对档案管理人员素质的培训, 提高这部分人员的专业技能, 工作态度等等。

而随着科学技术的不断发展, 传统对于档案管理人员的要求已经不能满足现今高校对于档案管理人员的要求, 因此, 要提高档案管理人员高新技术的应用能力, 结合自学和专业的培训, 培养出能力过硬的档案管理人才, 同时还要提高他们对于本职业的工作积极性和职业操守。不仅仅如此, 还要使档案管理人员在实际的档案管理中具备熟练的管理技能, 提高档案管理工作在高校范围内的影响力度。

建立高校档案管理工作的新模式, 是新时期教育体制下必须实行的工作, 国家为此也颁布了相应的法律法规, 而且在此方面投入大量的人力和财力, 体现了国家对于高校档案管理工作的重视。高校档案管理工作也是当前高校工作的重中之重, 校领导要及时地发现档案管理中存在的问题, 并且寻求科学的办法进行解决, 同时为了进一步提高高校档案管理工作的质量, 必须要对构建高校档案管理工作的新模式进行探索。

参考文献

[1]何强.高校档案现代化管理与服务教学功能构建研究[J].神州 (上旬刊) , 2013 (2) .

[2]张倩.依托智能搜索引擎构建档案信息检索系统的策略研究[J].档案与建设, 2011 (6) .

浅析档案管理工作内容与模式的转变 第9篇

一、档案管理的状况

传统的档案管理方式就是纸质管理方式, 随着我国信息化建设的不断进步, 逐渐实行了全面的电子政务, 并将电子档案管理逐渐运用。和以往的实体档管理相比, 新型的电子档案管理方式具有高效率的特点, 而且随着我国经济的快速发展, 新时代的要求使得实体档案管理不能满足时代的需求。电子档案管理逐渐体现出本身快捷、及时的特点, 在进行电子信息传递的过程中, 还体现出迅速和准确的特点, 提高了信息管理的连续性和一致性, 实现了信息资源的共享。对档案进行管理的时候, 也逐渐改变了传统的管理方式, 并将管理模式逐渐转变为信息管理、知识管理和数字化管理。

二、工作内容的转变

1. 档案的收集

档案的收集作为档案管理的首要步骤, 是十分重要的。在进行传统的档案管理的时候, 管理员一般都是坐等档案形成, 然后进行归档并记录, 对于相应的议案都要使用文字进行记录, 然后通过纸质的方式, 进行保存。这种方式非常不便于查找, 想要进行长期保存的难度也较大, 毕竟纸张时间长了后就会发黄, 变脆甚至变碎, 字迹随着时间变长也会出现模糊的现象。这种几率方式往往仅仅对议案的结果进行记录, 并不能保持对全过程的记录, 甚至会遗漏掉一部分重要的创意和方法。新时代的档案管理方式, 主要是利用电子档案进行记录, 并确保整个记录过程的完整, 最后将资料存放在计算机中。电子档案本身就具有良好的便携性和长期保存性, 比传统的档案管理方式更加具有主动性和先进性。

2. 档案的保存

电子档案管理方式实现了对库房的节省, 并减轻了查阅时的复杂。传统的档案管理需要对档案进行全面的保存, 并确保不会经受鼠嗑、虫咬。电子档案管理方式本身就具有先进性, 而且通过这种方式, 可以全面实现高效率的档案管理, 减少了纸质的操作时间, 降低了库房的使用空间, 确保了档案管理查阅的简单便捷。但同时我们也应该注意电子档案管理的问题, 必将档案管理需要长时间的保存, 所以需要将档案存放在合适的地方, 并进行多次备份, 防止发生档案的丢失。

3. 工作新内容

在进行档案管理的时候, 要确保档案管理的规范, 并对所存的数据进行控制和分析, 并做好充分的备份, 防止一旦发生计算机硬件故障, 出现数据的丢失。对于重要的数据, 要做好全面的控制, 设置相应的防火墙, 并防止发生黑客的入侵。对于相关的工作制度, 要做好全面的管理, 确保制度的完善。

三、档案管理模式的转变

1. 打破传统管理的观念

对于档案的管理, 要做好多方面的全面资源的控制, 并确保档案管理的全面性, 将丰富的信息资源融入档案管理之中。档案管理必须要做好信息屏障, 这样可以方便后期的信息查找, 对于某些保密的信息资源, 也可以做好全面的控制, 防止出现信息的泄密。在电子档案管理的过程中, 要保障档案管理的科学性, 并全面提高工作效率, 就要逐渐实现档案管理的信息化, 并服务于社会各界。

2. 建立健全新型档案材料管理制度

传统的档案管理制度已经不能适应新型的电子档案管理方式, 所以需要对档案管理制度进行相应的改革。纸质档案的管理是比较简单的, 毕竟纸质档案想要窃取需要进行拍照或者盗取, 但电子档案可以通过拷贝实现窃取。如果做好了电子档案管理, 就可以实现档案的高级加密, 实现档案绝密等级的控制, 实现档案管理对不同人员的开放。针对档案的拷贝, 必须要做好全面的综合管理, 并制定相应的管理制度, 实现对档案管理的制度综合管理。

四、提高管理人员的素质

作为档案管理人员, 一定要熟悉业务, 并努力提高自身的业务水平, 通过对相关专业知识的学习, 掌握计算机和多媒体技术。在进行相关电子档案管理的时候, 通过不断的更新自身的知识, 实现对档案管理水平的提升。对于相关的部门, 也要注意多方面人才的引进, 逐渐对档案管理队伍进行人才充实, 最终实现整体管理人员素质的全面提升, 改变以往的管理人员仅仅只能进行管理的状况。

五、结束语

经济技术的不断发展促使档案管理工作的不断改革和转变, 传统的纸质档案管理方式已经不能适合现在的电子档案管理, 只有通过不断的改革创新, 通过对档案管理工作内容和模式的不断转变, 才能逐渐实现对新时代电子档案管理的全面掌控。当然作为档案管理人员, 也需要不断的提高自身的多方面素质, 根据时代的发展需求, 不断的学习相关的先进知识, 最终实现自身管理能力和素质的全面提升。对于电子档案的保存, 要做到保存的严密性, 并确保档案保存的长期性。电子档案在进行入档后, 就需要在第一时间进行档案绝密等级的管理, 并确保相关人员的查阅符合相关要求。

摘要：档案管理工作是一个复杂而又细致的工作, 传统的档案管理工作所要兼顾的内容很多, 所以工作十分繁重。科技的不断进步和发展, 使得计算机逐渐运用在日常的生活和工作中, 计算机技术在档案管理工作中的运用, 对档案的管理产生了一定的影响, 促使档案管理工作内容和模式的改变, 并逐渐将传统的纸质办公转变为电子办公, 提升了办公的效率。笔者根据纸质办公档案转变为电子档案的方法和效果, 进行了全面的分析并探讨了电子档案管理的综合措施, 希望这些措施能够对我国的档案管理工作产生一定的帮助。

关键词：档案管理,电子档案,内容,模式转变

参考文献

[1]徐和华.知识管理背景下企业档案管理模式[J].中小企业管理与科技 (中旬刊) , 2016, (2) :55.

[2]富铎.谈高速公路建设项目档案精细化管理[J].兰台内外, 2016, (1) :58-59.

[3]严永官.《社会主义新农村建设中的乡镇档案管理模式研究》课题通过评审[J].上海档案, 2009, (5) :25.

[4]杨爱丽.如何做好电子档案的管理与利用[J].民营科技, 2014, (11) :129.

档案工作模式论文 第10篇

一、公众参与档案收集工作模式现状

高效的收集工作是对档案信息资源进行科学管理和实现档案价值扩散与增值的重要前提。公众档案意识与实际行为相对脱节现象反映到档案收集工作中即为一些突出矛盾的展现,如:档案信息量海量递增与信息收集量偏少之矛盾;档案信息价值增值与价值实际发挥程度不佳之矛盾;信息产生速度增速与信息收集速度相对缓慢之矛盾等。根据公众档案意识的强弱及由此引发的档案收集行为结果来分析,当前存在着零参与式、旁观者式、服从者式及主人翁式四种公众参与模式。

零参与式参与模式。这是当前最为常见的一种参与状态,具有广泛性、普遍性特点。一方面,公众参与主体对档案的认识和认知基本上处于空白状态,不甚了解甚至不知所云,缺乏关心和参与档案收集工作的内在动力;另一方面,现有的档案工作体制和运行机制将相当多的一部分人隔离在参与范围之外,收集成为少部分人的“专利”。制度上的羁绊和权限上的制约强硬地割裂了公众与档案收集工作的互动纽带,公众与档案收集工作形成事实性的零接触在所难免。在大数据环境下,日益增长的档案数据散存于各个工作节点中,零参与后果之一就是档案收集与移交的矛盾日益尖锐,收集途径与文件产生渠道不对称、收集结果与文件源实际产生结果不对称,从而收集的未必全部有价值、有价值的未必全部被收集。

旁观者式参与模式。公众对档案有基本的认识和了解,但受各种因素影响并未参与到档案收集环节中去,公众参与行为呈现出主动性与被动性并存、积极性与消极性并存的特征。公众的参与态度和参与能力参差不齐,有些公众有参与档案收集工作的意向和渴望,但“投递无门”,出现不知该往哪交、不知交给谁、不知该怎么交等疑惑,同时,参与途径的不畅通及参与方式的不明确进一步阻碍了参与行为的产生,档案收集行为不了了之,“事不关己,高高挂起”。这种参与模式为馆(室)藏资源体系的构建留下诸多隐患,完整、系统的档案信息资源存在着应收未收、应交未交的风险。

服从者式参与模式。公众对档案的认识具有盲目性和模糊性,但在行动中却表现出明显的服从性、职业性、被动性和目的性。即其主观能动意识并不强烈,只是基于职业操守和工作程序来完成收集动作。公众主体在参与档案收集工作时多执行“发出指令-> 响应指令-> 验证指令”程序,即在档案管理部门或者档案管理员发出归档要求或者通知后,按照归档范围将有关的文件材料进行移交归档。在大数据环境下,同一个知识或智慧可以同时存在于不同类型的数据源中,也可能是每一种类型数据源分别支持同一个知识或智慧的某一个或几个侧面,数据处理和分析要以更快的反应速度做出回应,有些甚至必须实时或准实时分析,在动态变化的环境中瞬间完成分析过程,才能发挥其效用[3]19。程序化、单一化、定向化的参与模式很难适应复杂多变的数据环境,从而影响档案信息资源体系的完整性。

主人翁式参与模式。档案不为某个人私有,档案价值也不单独为某个人而实现。在对档案本身蕴含的信息内容进行抽取、挖掘和整合等一系列知识加工工作之后,档案不仅仅焕发出参考、凭证价值,更焕发出知识价值,档案价值升华。主人翁式参与模式下的公众主体多为与档案和档案工作有直接或间接联系的人,公众档案意识清晰明确,认识并认同档案和档案工作的地位与价值,公众档案意识与档案收集行为协同发展并良性互动,直接影响档案质量和档案工作成效,公众参与行为呈现出主动性、创新性、规范性和协同性等特征。

综合来看,当前我国公众参与档案收集工作的热情度不高、积极性不强、主观认识不深。公众参与过程呈现出零星化、分散化、被动化和程序化特征,参与行为相对滞后,参与方式简单划一。多元化、多维化、分散化的档案信息资源和档案机构之间缺乏信息互通共享机制及反馈渠道,公众参与模式有待于进一步调整和重构。

二、档案收集环节公众参与模式的重新构建

公众参与的实际效果,在很大程度上受制于参与方式,即公众以什么样的具体途径和具体方式参与档案工作[4]11。不同年龄、不同职业、不同教育背景的公众对档案的认知有着较大差异,这些水平各异的公众如何实现其差异化的参与行为既是参与模式重构的初衷也是参与模式构建的重点。有什么样的形式选择什么样的载体,不同的参与层次宜选用不同的参与模式。本文提倡各单位及各参与主体因情制宜、因人而异选择合适的参与模式,在全社会范围内构建层次分明、架构立体、横纵相连的大档案参与网络。

1.以工作流程为导向的参与模式。公众参与意识从无到有、从弱到强、从被动到主动、从自发到自觉的运动曲线反映了档案思想与各项实际工作的结合程度。档案材料并非档案员闭门制造出来的,而是来源于各项实际工作中,具体而言来自于从事各个层级各个岗位的“人”[5]95。而随着信息化及电子政务的普及,工作流程一体化已是大势所趋,人的行为不再是“天知、地知、你知、我知”,而是处于制度化流程的控制范围里。以工作流程为导向的参与模式打破制度束缚和权限壁垒,将档案工作嵌入到日常工作中去,直接实现公众与档案收集工作的有效对接,倡导以档案工作人员为主到以工作流程上的每个人为主的转变。其优势就在于一方面进一步促进公众参与建构档案工作世界和适应本职工作世界的能力;另一方面通过过程参与将档案管理权力下放,每个人都是档案信息的持有者、发现者、传播者和利用者,每个人都是档案收集链上的一环。让公众参与进来,给他们以自由发表意见的机会和平台,使其公众主人翁的意识得以发挥,公众对档案收集工作就会有更多的关注、理解和支持[6]11。在执行这种参与模式时要根据工作流程提前设定各工作节点的职责与义务,一方面可以监督文件生命周期运转情况,另一方面可以提示各个流程节点的人员注意文件材料的积累与收集,从而最大限度保障档案的齐全性、完整性和系统性。

2.以文件价值为导向的参与模式。文件价值是文件客体属性对人们主体需求的一种满足关系,或说是人们主体需求对文件客体属性的一种肯定关系[7]15。收集工作是将分散的有价值的文件材料集中到档案馆进行统一管理的工作,这是一个从外部向内部逐步积聚的过程[8]31。在大数据环境下,档案信息资源的分布在时间上和地域上的不确定性增强。从文件的最初形成、处理、流转到最后的消亡或者永久保存,人始终是文件生命过程的伴随者。基于此,作为一份文件的制定者、形成者、参与者或经历者,公众将文件置身于整体工作环境中和文件群中对文件价值加以判定和认定,可以更准确、客观、公正地打造文件链,实现文件集结,保障档案信息资源体系的齐全性和完整性。以文件价值为导向的参与模式,一方面利于引导参与者更加关注文件的“个性”价值,重视文件“单体”价值向“群体”价值的转变,重视文件价值链的形成和发展;另一方面,引导并促进公众身份角色转变。文件价值表现形式与公众的社会活动及其发展的需求息息相关,公众不再是档案收集工作的旁观者,其肩负的权利与义务等同。在参与过程中公众完成“为我”倾向向“为他”倾向、“自我”意识向“大我”意识的转变,实现个体分散性、任意性的参与行为向群体规范性、主动性参与行为的转变,激发参与热情和参与力度。

3.以重大事项为导向的参与模式。除常规工作外,各单位在不同的发展阶段或发展时期工作重点也会有所侧重,围绕核心工作或者重大事项各单位各部门均会有一系列文件产生和留存。重大事项或者核心工作的时间性、阶段性更加明显;参与者范围相对缩小,责、权、义更加清晰化、透明化和个性化;文件价值度更高、文件间的有机联系更加密切,文件时效性更加明显。因此,针对这样的工作局面,我们可以采用以重大事项为导向的参与模式,工作中牵涉到的所有相关人员均以重大事项为核心,构筑任务区域范围内的公众参与网络。在执行本模式时,公众参与者要努力做到:在工作(活动、项目)开展前做好参与预案或者说参与计划以使收集行为具有方向性和针对性;在工作(活动、项目)开展过程中注意“零存整取”以使收集行为更加及时、灵活、具体;在工作(活动、项目)结束后再次进行强化、完善和补充收集以使收集行为更加深入、固化。从而真正将档案的前端控制和全程管理落实到实处,拓展档案收集工作的广度与深度。

4.以单位组织机构为导向的参与模式。传统的以单位组织机构为导向的参与模式以内部组织机构为基础归档单位,其优势是能够有效地控制档案来源,劣势则是各内部组织机构参与行为狭隘化、固守化、僵硬化,缺乏统筹协调机制和部门联动机制,参与效果差强人意。机械的参与模式使大量档案数据存在着有价值的文件“被滞留”或无价值的文件“被档案”之危险。在大数据环境下,我们提倡对传统的以单位组织机构为导向的参与模式加以改进。档案管理部门不应只是各单位内部组织机构之一,更应该成为本单位核心机构构成部分,在档案工作领域构建以档案管理部门为圆心的各部门共同参与的共建共享模式。大数据环境下,档案工作改革趋势之一就是档案触角前伸和后延,档案工作不仅要渗透到各部门工作内容中去,更要引导和督促各项工作的开展和延伸。档案管理部门要及时进行角色转变和功能定位,从事后参与向全过程参与转变、从专家参与向多角色参与转变、从被动参与向主动参与转变、从程序参与向内容参与转变。档案管理部门要加强与单位内部各成员的联系,提高组织凝聚力,加强各部门的协调性和合作性,从而使档案集合在对外行使社会职能时可以获取最大的社会效益。

无论是哪一种参与模式,在公众参与过程中,我们都要注意考虑以下几方面问题:一要注意信息的对称性和对接性,要根据档案信息的运动轨迹(如档案信息的形成、档案信息的传播扩散、档案信息的接收等)来采取有力措施以保障信息的安全性和完整性;二要注意准确判断信息的可靠性和准确性,杜绝虚假信息和冗杂信息,力求做到多而不乱、杂而有序;三档案部门要充分借助现代信息技术和互联网技术,搭建档案信息资源共建共享渠道和公众参与平台,利用现代新媒体实现公众与档案部门的实时互动。四要注意上述几种参与模式不是相互抵触的,在档案收集工作中可以互为辅助、互为补充,从而开创档案收集工作与公众参与行为协同发展的新局面。

从纸质载体到特殊载体、从显性资源到隐性资源、从已知资源到潜在资源,大数据环境下的档案收集工作就是要对诸多信息资源实现快捷、有效收集。公众参与主体从被动工作到主动工作、从客位意识到主位意识、从被动沟通到主动互通;公众参与方式从独占资源到共享资源,参与途径从单一到多样,参与目标从盲目到清晰。这些都是大数据时代提出的要求,也是大数据时代下档案收集工作发展的必然趋势。因此,我们在档案收集工作中应该跳出档案做档案,继续扩大收集主体的范围,聚合各方面的信息和技术资源,充分利用全社会的资源和力量,建设大档案,实现大服务。

参考文献

[1]郭晓春.浅谈大数据对图书馆发展的影响[J].中国西部科技,2015(1).

[2]宁燕子.大数据对高校档案工作的影响分析及对策研究[J].科技视界,2015(1).

[3]曹欣.大数据时代图书馆面临的机遇与挑战[J].科技情报开发与经济,2014(24).

[4][6].朱宁.档案工作公众参与问题研究[J].浙江档案,2013(11).

[5]柴玉菲.“沟通”是做好档案收集工作的关键[J].兰台世界,2014(8)增刊.

[7]吴品才.完整准确地理解“文件横向运动”[J].档案学通讯,2015(1).

科技档案管理模式优化创新 第11篇

关键词：科技档案；创新；管理

一、科技档案管理的现状

（一）管理模式落后

目前许多的在档案的管理上还仅仅限于对于档案文本的收集、整理和应用上，忽略了现在科技所应该具有的数字化、图像化以及网络化的管理，以至于许多的科技管理部门所保存的档案根本起步高加快生产的作用，由于信息的缺失，这些档案不可能用做借鉴或是共享。没有认识到科技档案管理的重要性、必要性和紧迫性，这导致了这些在科技档案管理上的停止不前，传统的科技档案管理体制已经不能在试用了。

（二）科技档案的管理意识不强

许多的对于无法让他们看到既得利益的科技档案采取了忽视或是轻视的态度，认为科技档案及无法获得与其相关的管理费用、人员安排所相当的经济效益；而且由于科技档案种类以及数量上的庞大数字使得一些相对较小的根本就分不出人手来对科技档案进行有效的管理。

（三）服务方式落后

一些平时很难用到一些先进的电子网络数码设备，只能简简单单的编制档案的目录和标题，无法使用网络将自己的成果与他人一起交流，只等着客户上门，被动的等着有人将档案送来或是借阅。

（四）专职人员的缺少

许多的在发展壮大的时候都会为了节约成本而采取改革或是大幅减员，这个时候，档案管理员这样在外人看来整天只是坐在档案室里喝水看书的职业必然成为了首当其冲的人。大多数的档案管理人员相当的少，甚至只有一个人，还可能是其他办公室的人员调过来兼职的。这些人没有受过正规的档案管理的培训，应付一下日常的文件资料还是可以的，但面对科技档案的具体工作时，常常力不从心无法在对其进行精细的划分及加工。

二、科技档案管理的创新

在面对新的形势、新的任务、新的挑战面前，档案管理部门只有在思想观念上、组织机构上、管理模式及管理方法上、服务方式和手段上敢于创新勇于实践，才能将科技档案的管理工作做好。

（一）思想观念需要创新

科技档案部门一定要具备高瞻远瞩的创新型思维，与时俱进、转变观念、要有组织有规划的有条不紊地进行科技档案信息化建设，积极开发科技档案信息资源，及时并全面的为的科研项目出力。科技档案的资源开发首先就要研究和熟悉该所有的科技档案资料，包括科技档案的种类、时间、数量、载体、机密等级等等，甚至一些科技档案的内容和是否完整都要一一了解，特别是针对那些内容重要、利用价值高的档案，更是要做到了如指掌，如数家珍。

（二）组织机构的创新

在档案的管理机构上，应该设置专门的科技档案室，并且配备先进的设备以及专业的档案管理人员，建立并完善的档案管理工作规章制度，将科技档案的管理作为一项重要的内容紧抓落实。在科技档案管理人员的建设上，大力的引进档案信息化、计算机应用等专业的人才是必不可少的；同时对引进的人才进行再教育，加大专业知识的积累，开展培训加强计算机的实际应用，不断地提高科技档案管理人员的知识水平及业务能力，同时提高科技档案管理者的待遇及地位以增加人员的凝聚力。从而使得科技档案的管理向着技术创新型迈进。

（三）管理模式及方法上的创新

对于的科技档案而言，档案的安全及完整是其管理的一个重要工作，因此必须加强管理和保存工作。在传统的保管方式的基础上，可以采取一定程度上的管理模式的创新，如利用互联网信息技术建立资料数据库等。除了对于科技档案管理进行防治措施外，还要加强科技档案的保密工作，对其施行严格的保密措施，防止因为科技档案管理工作的疏忽导致重要科技档案出现泄密的情况，应对一些重要的档案资料进行加密，纸质性质的档案也应该存放到保险柜中，电子文档应存储在没有连接互联网的电脑中加密保管，防止网络黑客进行入侵。

（四）服务手段和方法上的创新

利用局域网，将科技档案的查询提供给各部门员工，在内部网络上建立相关主页，如科技档案资料信息等主页，主页内容应该包括部门机构、档案法规、档案查询、档案目录等，同时，内部人员通过档案查询服务功能可以根据所需档案的名称、目录编号或部分内容查询到所需的档案的全部内容。科技档案管理人员能赢切实做好内部网络用户的注册、核实和监督工作，用户身份核实后可以根据权限进入系统内部，查找科技档案相关内容和目录或查阅电子档案。

三、小结

由此可见，科技档案的管理创新，切实的管理好的科技档案对于的发展具有十分重要的意义，它不仅可以维护科技档案的安全性和保密性，切实保护机密和利益，对开发的生产潜力，增加的经济力量，加强的科技创新能力有着非常明显的提高，同时还能提高的现代化、科学化、创新化建设，提高整体的管理水平。因此，从长远的角度来看，科技档案管理模式的优化和创新，对于的持续、长远发展有着重要的现实意义和经济意义。

参考文献：

[1]王黎平.构建集团档案工作的网络化管理平台[J].中国档案，2005（11）.

[2]罗冠.透视档案信息化[J].中国档案，2003（12）.

[3]姜永常.论知识服务与信息服务[J].情报学报，2001（5）.

[4]胡晓霞.新形势下加强科技档案管理工作刍议[J].机电兵船档案，2008年第3期.

档案工作模式论文 第12篇

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。在国内, 人事档案体现了人员在社会实践之中的阅历、德才水准与业务表现, 以供机构集中备查、保留。国内人事档案要素包含:自传, 履历, 考核资料, 文凭资料, 政审资料, 党、团员资料, 奖励资料, 处罚资料, 薪资晋升, 职位任免, 出国资料, 以及其它资料。近年来, 伴随着经济的进一步发展, 人才市场服务的功能也在逐步改善, 以顺应逐日繁杂与多样化的人才流通的业务的需求。针对流通人员档案管制业务给予了越来越高的需求。怎样为人才流通服务, 使得不同区域、行业的人才能够顺利流动, 进而达成人才价值与社会权益的最优化, 已经作为了人才服务部门与人事档案运营机构急需引起关注并加以处理的显著问题。

一、当前流动人员档案管理服务工作存在的问题

1. 流动人员档案管理体制不完善。

1996年中央组织部、人事部发布的《流动人员档案管理暂行规定》明确规定:“流动人员档案管理机构为县级及以上党委组织部门和人事行政部门所属的人才流动服务机构, 其它机构不得擅自管理流动人员人事档案, 严禁个人保管他人人事档案”。但目前该政策落实的并不理想, 许多民营企业、私人企业擅自保管流动人员人事档案的案例比比皆是。这造成了流动人员档案管理秩序混乱, 又对流动人员人事档案的安全性、真实性构成严重威胁, 使档案管理缺乏严肃性, 又严重影响了人才流动。

2. 档案材料不规范。

人事档案是每个人形象的“缩影”, 档案材料是流动人员身份、工作经历、学历、人事关系等最真实、最直接的证明。档案收集整理工作直接关系到人事档案的安全和流动人员的切身利益。目前部分流动人员人事档案材料存在一些不规范的地方。一是材料规格不统一;二是字迹不耐久;三是部分材料的手续不完备、内容不完整;四是流动人员人事档案材料简单, 记载内容又少, 补充更新不及时, 缺乏系统性、连续性。

3. 档案管理水平落后。

中央组织部明文规定“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”, 但实际上人才流动服务机构一人管理数千甚至上万份档案的情况比比皆是。档案管理人员应付日常工作已需加班加点, 更无暇顾及钻研业务、探讨管理方法。大部分档案管理者对流动人员人事档案的管理还只限于装好袋子、锁好柜子的程度。由于材料收集范围和归档材料数量大, 利用频率大幅度提高, 工作任务重, 人手不足, 导致一部分流动人员在人事调动之际, 收集的相关档案材料尚未及时归入个人档案, 使档案价值大打折扣。流动人员人事档案管理的信息化程度不高, 用现代化手段管理流动人员人事档案等方面做得不够。

二、对流动人员档案管理服务工作模式的几点创新

1. 建立个人诚信档案。

因社会制度、经济发展、历史文化的不同, 各国的人事档案内容也存在差别, 美方人事档案的要素包含:国民自身履历状况, 诚信情况, 国民在录取、考核、培育、晋升、薪资福利、退休等等领域状况的记录及医疗、社会保险交付状况, 业务之中受奖状况的记录等等。信誉档案为美方人事档案的主要内容, 伴随市场经济的快速进步, 人才国外化, 流通人员团队更加宏大, 相对于封锁的人事档案运营格局, 弃档而不顾的问题更加明显, 人民档案观念更加淡化, 美方为国民构建个人信誉档案的看法启迪了我们, 须强化信誉档案的建立, 在人事档案之中添入自身信用状况的记载, 包含公共部门形成的自身信用记载与用人机构构建的职业信誉记载。经过供职的机构对职员的业绩及信用作出评价, 构建起职员详细的个人岗位信誉记载, 并且进行相应的存档, 使其作为自身岗位生涯的信用资金。在国内, 应当进一步构建起公共信用部门。美方信誉档案的管运营模式十分熟练, 国民的信誉档案由专门部门管制, 即信用局。美方是一个讲诚信的国家, 国民在进行商业以及社会实践之中, 信誉组织出具的信誉讯息, 为成功的必要因素。而国内信誉档案的构建刚刚崛起, 要求运用我国行政机构的权力来源, 税务、工商、司法、劳动、教育、纪检等等机关可以相应建立信誉档案内设部门, 行政当中受所在机构的党委协同引导, 工作上可以由当地的社会信誉监督部门垂直引导, 其形成的信用档案采取分级型管理的措施。确定信用管制体系的规章与法规。要想提升实际信用观念, 除进行道德培养外, 同时要有相应的法律条款来进行制约。因组建“信用档案”事务, 目前在国内尚未成熟, 不存在现有的法律、法规条款, 出台一套相对应的法律法规是创建“信用社会”的基础与保证。

2. 革新流动员工人事档案规章体制。