人事档案归档管理方法

人事档案归档管理方法（精选7篇）

人事档案归档管理方法 第1篇

人事档案归档工作是单位不可缺少的基础工作。随着信息时代的发展, 对人事档案的要求也逐渐提高, 大到对人事档案的分类管理, 小到纸张的书写都有严格的要求。不仅需要纸质的归档, 也需要相对应的电子档案。这种文件保存形态的变化, 不但为档案保管提供了保障, 也为今后档案文件利用提供了极大的便利。

人事档案管理工作存在的问题

第一, 人事档案工作不受重视。人事档案工作是人事部门的一项工作职能。人事档案大都放在档案室里, 单位也很少有专职负责人事档案工作的人员, 许多都是兼职, 一般都兼着人事其他工作, 精力也不放在人事档案工作上。认为这是一项默默无闻、领导不重视、无关紧要的工作。有的人认为像是一个管理员, 只是掌握档案室的钥匙, 开开门关关门, 再做一下档案室的卫生。有时因为工作需要到档案室里查阅个人档案, 为了开具证明, 一年中有几次需要归档的文件, 都放入了个人档案袋中。这都有违档案管理工作原则。

第二, 人事档案室设备陈旧, 硬件条件较落后, 没有专人维护。有些单位人事档案柜里没有统一的人事档案夹, 人事档案有虫蛀、发霉的情况, 造成人事档案资料有破损, 破坏了档案的完整性、美观性。

第三, 人事档案中的归档材料不齐全。有的档案中大量缺少后取学历的证明, 包括毕业证、学位证、入学登记表的相关材料。单位因为竞争上岗有些人变动岗位后没有及时出具归档文件。某些先进人物、先进事迹往往只重视结果, 归入档案的一般是证书、表彰表格等, 忽略了先进事迹的过程, 如多次义务献血的表彰、见义勇为的表彰等。对掌握高、精、尖的专业技术人才, 高级技术工人在档案中未清晰的体现出来;对破格提拨和越级提拔的干部, 存在没有归档文件、无法区分的等情况。

第四, 人事档案存在造假行为。有的人事档案未遵循公平公正的原则, 使得造假者从中获益。对档案中资料内容不一致的情况, 未坚持最先最早的原则, 未核查最早形成材料的时间和依据, 甚至有涂改行为。对档案中有涂改、空白的材料, 未能区分出真假, 也未到人员户籍地或原始材料形成地获取真实信息, 并记录归档。对查出有造假行为的当事人, 未进行严肃处理。

第五, 未充分发挥人事档案的优势。人事档案记载每一个人的历史轨迹, 详细、真实。目前, 大多数单位的人事档案室未配备电脑, 人事档案还都停留在纸质上, 从归档到整理都非常散乱, 查阅档案时需要一张张地翻阅, 没有简便的方法, 也从未考虑过向电子转化。纸质档案保存时间相对较短, 许多文件还有书写的要求, 还要考虑环境因素等, 档案的归纳、保管显得有些落后。

对人事档案工作的要求

第一, 从思想上要高度认识到档案工作的重要性, 严格遵守档案工作法规, 认真学习档案收集、归档方面的知识, 提高工作人员的工作水平。

第二, 要明确干部人事档案收集是人事档案工作的基础, 不断地充实人事档案, 做到档案材料完整。

第三, 要明确归档材料必须是办理完毕的材料, 材料对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备, 原件归档。有承办单位也要有形成材料的日期和鉴定。

第四, 干部人事档案要用16开的办公用纸, 字迹要清楚, 材料左边应留出2—2.5厘米装订边, 要使用原件而不能用复印件代替。

第五, 归档的时间要明确规定:符合归档要求的材料, 必须在接受之日起一个月内放入本人档案, 一年内整理归档, 杜绝延迟归档的情况。

第六, 人事档案工作人员要遵守的纪律:一是不准涂改、伪造档案材料;二是不准将归档的档案材料据为己有或推延归档;三是不准将归档范围外的材料擅自归档;四是不准将虚假材料归档;五是不准私自或允许他人抽取或销毁档案。对违反人事档案工作纪律的要进行严厉的惩处。

客观真实地做好归档搜集工作

人事档案是一个人的文件缩影, 记载着个人基本情况、政治面貌、家庭情况、学习经历、工作经历、获得的荣誉、职务晋升、职称晋升、工资待遇等多项材料, 是考察、提拔干部的重要凭据。例如, 个人的养老保险核算在档案中都有记载, 档案中每一张纸都是个人工作的凭证, 具有实用价值。

文件的形成是按照个人的成长轨迹, 在日常工作和生产中自然产生的, 是个人发展变迁的客观反映, 因此形成了自身的规律和特点。保持文件相互之间的联系, 有助于反映个人活动的历史面貌, 为今后查找档案了解历史提供了便利条件。

提高档案管理人员的综合水平

在实际工作中, 有由工作兼职造成的工作人员对档案工作不重视的情况。档案工作任务重、工作量大, 不设专人就不能做到及时归档, 或没有监督, 造成文件流失或混乱, 等到发现时补办就非常麻烦, 甚至无法挽回。

有的档案工作人员, 由于新老交替, 年轻人对历史问题不了解, 造成了许多档案中该有的文件没有, 需要当时核查的证明没有, 许多工作无法顺利进行。例如, 下乡知识青年的参加工作时间问题, 需要了解当时的历史情况, 以1985年下发的文件来进行认定, 文件中明确指出参加工作时间从下乡插队之日算起。比如未满16岁参加工作的时间, 违背了劳动法的规定, 怎样认定。需要工作者对文件充分的了解, 文件中规定了特殊岗位如运动员、文艺工作者在法定监护人的许可下, 是可以按实际参加工作时间予以认定的。再如, 对学历的认定, 如何区分是全日制教育还是在职教育。需要了解教学的体制问题, 对两者的基本原则和条件进行明确的区分。这些问题都是在工作中经常遇到的, 长期的工作经验加强对现有人事档案工作者的综合能力的培训格外重要。人事档案具有显著的时代特点, 许多人由于不了解当时的时代背景, 对文件的解释不同, 造成了归档的不准确。今后查档时许多资料查找不到, 给当事人带来了不便, 许多工作没有办法顺利开展。

加强人事档案培训工作, 对现执行的档案归档文件装订成册, 用人单位需要不断充实新鲜“血液”, 原来的老员工经验丰富, 政策的连贯性强, 熟悉本岗位业务, 也参加过系统的培训, 可作为师傅给新员工授课, 这样, 就解决了新老员工的对接问题。

建立电子、音频个人档案是未来人事档案工作的发展趋势

人事档案工作工作量大。例如, 每年员工进行年终考核, 每位员工需要填写一份考核表和专业技术考核表, 考核合格以上的员工第二年的工资薪级工资要滚动一级, 需要填写“薪级滚动表格”, 也就是说仅年终考核一项工作每位员工就有三份表格要归到个人档案中。个人归档效率低、费时又费力。人事档案归档应符合实时化、网络化的发展趋势, 建立“电子文件档案室”。档案室通过与单位信息系统部门的沟通, 帮助建立“电子文件档案室”。引入数据库的概念, 该数据库设在单位的档案室, 是单位人力资源信息库的重要组成部分。做到每个人的人事档案都通过电脑的扫描, 进行分类, 归档。数据扫描一次就可反复利用, 解决了在交接时不及时归档的问题, 避免了文件的疏漏, 也为以后查找文件时提供便捷条件, 检索查询起来就变得非常方便。既大大提高了工作效率, 又不受时间的限制, 只需要授权就可查看。传统的查询需要找到当时的归档记录, 查到是哪份人事档案, 然后“翻箱倒柜”地拿出档案, 每张翻阅查询, 非常繁琐, 这是传统的纸质归档所不能做到的。电子档案也为今后的统计工作提供详实的数据。建立电子人员库的优点是简捷方便, 利用率高, 覆盖面广, 资源丰富。

人事档案材料收集归档范围 第2篇

1.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

2.录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

3.办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

4.评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

5.员工更改姓名、民族、年龄、入党、参加工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

6.党团组织建设中形成的入党志愿书（1-2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

7.干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料：甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

8.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

9.各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

10.员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

11.体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

12.办理丧事活动中形成的掉词、补告；非正常死亡的调查报告。

13.高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

14.学生学籍变动记录材料。

15.学生在校期间每学年的思想品德评定表。16.毕业学生体检表。

人事档案归档管理方法 第3篇

关键词：高等学校;学生人事档案;归档范围

Abstract： This paper introduced the existing rules of filingscope of university students personnel archives in China， analyzed that the scope offiling of university students personnel archives lacks of authority、standardability、and guidance under existing rules， proposed principlesthat filing content of studentspersonnelarchives should link up with carders personnel archives、scope of filing of studentspersonnelarchives should be launched around students activities， etc， suggested that the scope of filing of university students personnel archives should be divided into five aspects， such as， admission materials、university materials、organization materials、abroad materials、and other materials.

Key words： Institution of higher education  ;Students personnel archives; Scope of filing

学生人事档案，记述和反映学生个人在成长过程中的经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。正确划分学生人事档案材料的归档范围，科学管理学生人事档案，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。学生人事档案是高校档案工作的重要组成部分，“在我国近代高等教育历史上，既有学生档案之名，也有学生档案之实”，^[1]同时也是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。因此，在高校档案管理中，学生人事档案应为高校档案管理中的重要内容之一。通过划分专门的高校学生人事档案的归档范围，指导全国性高校学生人事档案的管理工作。

1  高校学生人事档案材料归档范围的现行规定

1.1  教育部、国家档案局关于学生人事档案材料归档的规定。目前我国没有制定全国性的学生人事档案的管理办法，但教育部和国家档案局2008年制定的《高等学校档案管理办法》（第27号令）与国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教育委员会令第6号）相比，在原有归档范围的基础上增加了学生类档案。其第十五条关于高等学校文件材料的归档范围第3款专门设定了学生类档案的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。 ^[2]这也是目前唯一能体现全国性的关于学生人事档案归档范围的规定，但这一规定并没有说明是学生的人事档案，更没有说明学生类档案管理的最终去向。

1.2  省级政府部门关于学生人事档案材料归档的规定。全国31个省、自治区、直辖市中（不含港、澳、台），只有四川省教育厅于2007年颁布了《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）（川教[2007]26号），对高校学生档案的管理作出具体的规定，对全省高校的学生档案管理起了指导性作用。此外，有些省、自治区、直辖市根据《高等学校档案管理办法》制定了实施细则，关于学生档案的归档范围只是沿用了《高等学校档案管理办法》的规定，没有新意。也有个别省印发了高校毕业生档案管理的文件，如江苏省教育厅办公室2013年印发的《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》（苏教办指[2013]9号），但归档范围并不准确、完整。

《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）与《高等学校档案管理办法》相比，增加了出国留学材料和有工作经历的个人人事档案材料。其第三章第十条把学生档案的归档范围分成十大类，具体为“第一类 学生登记表、毕业生登记表;第二类 鉴定、考核、考察材料;第三类 学生成绩卡（表）、授予学位决定、学籍异动材料;第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;第五类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）;第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等）;第七类 出国留学材料;第八类 学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;第九类 有工作经历的个人人事档案材料;第十类 其他可供学校及社会录用人才时参考的材料”。^[3]

江苏省教育厅、江苏省档案局印发的《江苏省高等学校档案管理办法》（苏教规〔2012〕5号）关于高校学生人事档案材料的归档范围作了详细的规定，与《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）相比，学生人事档案的文件材料归档范围增加了高考档案材料，如体检表、高考报名登记表、志愿卡。此外，把学生人事细分为本专科生新生、本专科毕业生、硕士毕业生和博士毕业生。如“硕士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读硕士研究生登记表、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、硕士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。博士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读博士学位研究生登记表、专家推荐书、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位决定、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等”。^[4]

江苏省教育厅办公室2013年印发的《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》（苏教办指[2013]9号）规定高校毕业生归入档案的材料有八大类：（1）《毕业生登记表》;（2）学习成绩登记表;（3）奖惩情况;（4）学位授予证明;（5）入党（团）志愿书等;（6）毕业离校前体检结果;（7）《就业通知书》;（8）其他需要归档的材料。

1.3  校级关于学生人事档案材料归档的规定。据教育部统计资料表明，目前全国高等学校共计达到2845所，其中普通高校有2553所。这么多的高校中制定学生人事档案归档范围的高校不足1/10，部属院校中主要有武汉大学、浙江大学、北京师范大学、东南大学、中国农业大学等。许多高校把学生人事档案按照其形成阶段来划分为本科生、硕士研究生和博士研究生三个阶段，每一个阶段均包含三大方面：新生入学档案材料、在校期间形成的档案材料和毕业档案材料，如《北京师范大学学生人事档案管理办法》（试行）。也有高校按照学生人事档案的内容划分，如《浙江大学学生档案管理暂行办法》把学生人事档案归档范围细分为十六个大类：登记表、高考当前信息、各类鉴定（考核、考察）材料、学籍材料、党团材料、军训材料、奖励材料、处分材料、出国留学材料、体检材料、实习（社会实践）材料、资格证书材料、等级证书材料、就业通知书、助学贷款材料和其他可供学校及社会录用人才时参考的材料。

2  现有规定中归档范围存在的问题

2.1  缺少权威性。目前全国关于专门档案管理的文件并不缺少，如中共中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号），财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号），国家档案局、水利部、国家能源局印发的《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）等，但没有专门的学生档案管理规定。教育部、国家档案局印发的《办法》虽然增加了“学生类”档案，从其包含的内容来看，并没有完全反映学生在德、能、智、体等各种方面的活动。

2.2  缺少规范性。《高等学校档案管理办法》增加了学生类档案，有些省、自治区、直辖市制定了学生档案的管理办法或相关文件，许多高校也印发学生档案的管理文件，但并不规范。如《高等学校档案管理办法》中的学生类档案，其归档范围与教学类、科研类、党群类、行政类等类别的档案相比，显得不协调。因为其他类别的档案是由高校档案管理部门收集、保管和利用，而学生类档案是归档随人走，最终要转递到学生就业单位或人才市场。显然，学生类档案应该单独制定管理办法。《江苏省高等学校档案管理办法》中对学生类档案作了明确的划分，提出“学生类档案在实际操作中应当分为两种，一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料;另一种是由高校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。前者作为高校专门档案管理，后者纳入高校综合档案管理”。

2.3  缺少指导性。2015年全国高校应届毕业生总量为749万左右。这么多高校的学生档案管理没有一个统一的指导性文件，许多高校各自为政，学生人事档案材料的归档范围五花八门。而《高等学校档案管理办法》虽然增加了学生类档案，但归档范围并不全面，如学生实习（实践）材料、出国材料等都不在此列，尤其是毕业生重要的材料——《就业通知书》（或《就业报到证》）存根也明确在归档范围内。而《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》中的表述与此相比并不一致，对全省高校而言，缺少执行力，没有指导价值。

3  学生档案归档范围确定的原则

3.1  学生人事档案归档的内容应与干部人事档案衔接。高校学生档案作为干部人事档案的重要组成部分，其归档的内容应与干部人事档案归档的要求相吻合。中共中央组织部2009年印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）把干部人事档案归档的类别划分为25大类，其中与高校学生档案有关的有10大类，分别是履历材料、考察（考核、鉴定）材料、学历学位材料、职业（任职）资格材料、党团组织材料、表彰奖励材料、涉纪涉法材料、出国（境）材料、健康材料和其他材料（毕业生就业报到证）。高校学生档案的收集、整理应围绕这些类别展开。

3.2  学生人事档案归档的范围应围绕学生的各项活动而展开。高校学生人事档案反映的是学生在校期间参与各项活动的历史记录，不仅记录其学习成绩，而且也记录德育、体育、美育等方面的活动，全面而又真实地记录人才成长历程。高校学生人事档案的管理是一项系统性工程，高校各部门都有责任、有义务详尽记录学生在校期间的成长历程。现有的归档范围独自为政，不够系统，不够全面。既不能涵盖其全貌，也不能使用人单位对学生有全面准确的了解。所以，当前应根据大学生（研究生）学习、科研、生活、工作的特点，补充、扩大高校学生档案归档范围。通过这些档案材料真实反映其个性化发展特征，更好地为学生的成长成才服务，为高校的各项管理服务，为社会选拔优秀人才服务。

4  学生档案归档范围的建议

根据《干部人事档案材料收集归档规定》和《高等学校档案管理办法》等规章、文件的要求，建议高校学生人事档案材料的归档范围从五个方面考虑，入学材料和高考材料、大学（研究生）材料、组织材料、出国材料和其他材料。

4.1  入学材料。招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中（职中、中专）学籍卡、高中（职中、中专）毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩单等材料;招收入学的研究生除原有个人档案应有材料外，还应有报考攻读硕士学位研究生登记表（含录取为直接攻博生）、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士生提前攻读博士学位申请表、报考博士学位和单独考试的硕士学位研究生的专家推荐表等材料。

4.2  大学（研究生）材料。这一部分材料是整个归档范围的核心内容，主要有八个方面：一是学习成绩材料：大学、硕士、博士等各学习阶段各类课程的学习成绩登记表等材料。二是学籍材料：各大学、硕士、博士等学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料（注：有些高校这两类材料合为学籍卡）。三是鉴定材料：组织上对学生本人的各种鉴定表等材料。四是实习（实践）材料：大学、硕士、博士等各学习阶段实习（实践）报告、总结及成绩等材料。五是毕业材料：高校毕业生（毕业研究生）登记表、毕业生（毕业研究生）就业通知书（就业报到证）等材料。六是学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料（这部分材料有些高校与毕业生登记表合在一起，或者与学籍卡合二为一）。七是奖惩材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生（研究生）、优秀学生（研究生）干部、优秀共产党员、优秀团干部、优秀团员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料;处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）。八是体检材料：入学体检表、毕业体检表等材料。

4.3  组织材料。入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料。入团材料基本上在初中形成，也有少量学生的入团材料是在高中、大学阶段形成。入党材料最早在高中形成，大部分学生是在本科阶段或研究生阶段形成。

4.4  出国材料。因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

4.5  其他材料。入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料以及具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

总之，要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》和《高等学校档案管理办法》的要求，把高校学生人事档案作为一项重要的工作来抓，准确、科学划分其归档范围，全面收集高校学生人事档案材料，追补缺失的档案材料，切实把反映高校学生德、能、勤、绩等方面的材料，及时收集归档，提升高校学生人事档案的利用价值。

*本文为2014年度江苏省档案局科技项目《就业视角下高校学生档案服务体系建设研究》（项目编号：2014-12）、2013年江苏省高校档案研究会科研课题《加强高校学生档案服务功能的研究》（项目编号：JSGDF2013-21）阶段性研究成果。

参考文献：

[1]教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M] .北京：高等教育出版社，2010：49.

[2]教育部、国家档案局. 高等学校档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//www.china.com.cn/policy/txt/2008-09/12/content_16441222.htm

[3]四川省教育厅. 四川省普通高等学校学生档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//archives.scu.edu.cn/detail.asp？id=627

[4]江苏省教育厅、江苏省档案局. 江苏省高等学校档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html

谈人事档案归档材料的鉴别 第4篇

一、人事档案鉴别的标准

1. 坚持鉴别的原则。

坚持鉴别工作的原则是保证鉴别工作顺利完成的基础。鉴别人事档案的原则是,立足于党和国家的利益,用全面、发展的眼光考虑问题,来判断档案资料的价值。这个原则也符合人事档案的鉴定标准,因此鉴别人员应该按照我国的相关规定上的内容展开工作。同时,应该坚持辩证唯物主义与历史唯物主义观点,针对实际的问题采用不同的鉴别方式。也需要按照材料的形成背景、内容以及保存作用来决定材料是否应该归档;另外,在鉴别材料的过程中,工作人员应该逐件进行审核,应该重视从不同方面来仔细研究,包括材料的内容、可靠性等,不能单纯地按照材料的标题来做出决定。

2. 了解鉴别的主要内容。

首先,应该明确需要鉴别的材料是否属于人事档案。在人事、组织等活动中产生的档案,大多数在人事档案的范畴。有些则被划分到其他档案体系中。鉴别工作的首要前提是将人事档案与非人事相互区分,把不在人事档案范畴中的资料排除出来。尤其需要注意的几类材料包括入党入团档案、考核档案、奖励档案或者纪律检查档案等。其次,还需要注意鉴别材料是否是本人的档案。在管理人事档案的过程中,都会以干部员工的姓名作为特征,加以整理并储存。在归档之前,应该明确档案材料的归属者,切忌出现张冠李戴的现象,也不能出现一人多名的情况,导致档案资料的分散。如果在鉴别过程中犯了一个很小的错误,就很有可能将某一个人的资料放入另一个人的档案袋内。这不仅会打乱正常的工作流程,还会在很大程度上影响到员工的日常使用。避免产生误差的方法是,在归档过程中,应该仔细地核查,注重比对性别、出生时间、职务、工作单位、工作时间等信息,如果能够保证认真地审查,就能够区分出来。如果发现有相同姓名的档案,应该及时的取出,明确标注,以防混淆。另外,还需要考虑到同名异姓或者同音异名的情况。在鉴别归档材料过程中,经常会出现不仔细而混淆档案的现象。

3. 鉴别材料是否完成处理。

只有完成处理的档案资料,才能够真正划分到人事档案的范畴中。所有需要继续处理或者尚未决定的档案,都不能被划分到档案中。有些提出申请但是还没有得到批准的资料,应该退回到原单位中,等到处理完所有问题后,在进行归档。

4. 鉴别材料是否具有可靠性。

人事档案是充分了解并且使用干部的关键根据,可以说可靠性是人事档案的灵魂。如果在鉴别过程中,发现不符合实际的内容,或者观点模糊以及矛盾观点的内容,都应该返回到原单位,再进行核查工作,以此保证档案材料作用的有效发挥。

5. 鉴别材料是否全面。

在鉴别人事档案的过程中,应该认真判断材料的全面性。注意每份档案资料的完整与全面,保证成套的资料不缺份,单份材料页数完整。对于一些来源模糊、日期不明、头尾不全的档案,应该经过仔细调查后,才能归档。如果仍然有一些无法查清的资料,不能进行归档。对于缺少的材料,应该进行全面的记录,同时想办法进行弥补,尽快收集完整的资料。

6. 鉴别材料是否出现重复的现象。

在鉴别过程中,应该避免出现重复的内容。不管资料属于哪种类型,只需要将正本与副本分别保存一份即可。如果出现无法解释问题,或者没有多少价值的资料,也应该适当删减,这样可以保证人事档案的使用效率提高。

7. 鉴别材料的字迹是否具备耐久性。

在鉴别过程中,需要重视材料字迹的检查工作,观察其是否具有耐久性。根据相关规定,人事档案的资料需要长久的保存。如果材料是关于知名人士的,更应该永久保存。因此,需要格外重视字迹的耐久性。管理人员应该严格监督,如果发现不符合标准的材料,应该返回进行重新书写。

二、对于不归档材料的处理方式

可以借助鉴别的方式来排除不归档的材料,并且按照不同的要求来处理。通常情况下,包括以下几种方法:

1. 转出。

只要不是本人的档案,或者不属于人事档案范畴的材料,不应该随意处理。而应该转入有关单位保存或处理。转出时,还应填写转递材料单,以便查询。

2. 退回。

对属于个人保存的材料,应退回本人保管;对于手续不完备,或内容需要核实的材料,应提出具体意见,退回有关单位进行处理,待补充或完备手续后收回归档。

3. 销毁。

经鉴别后,对那些没有保存价值的材料,应该按照有关规定进行销毁处理。需要销毁的材料,也要认真审查,逐份登记,写明销毁理由,经主管领导批准后销毁。

结语

综上所述,人事档案是对有关人员经历的真实记录,而且也可以体现出时代的特点。在鉴别人事档案的过程中,应该坚持鉴别的原则,了解鉴别的主要内容,鉴别材料是否完成处理,鉴别材料是否具有可靠性,鉴别材料是否全面等。同时,按照相关的要求,采取科学的处理方法,以此保证人事档案的可靠性与准确性。

摘要：人事档案归档材料的鉴别工作是一项重要的工作,在档案管理过程中发挥着关键的作用,而且也会在很大程度上影响人事档案资料的使用效率。合理的材料鉴别工作有利于确保人事档案的质量。本文详细介绍了人事档案归档材料的鉴别标准与方法,仅供参考。

关键词：人事档案,归档材料,鉴别

参考文献

[1]李丹丹,杨帅.浅谈干部人事档案材料鉴别工作的几点体会[J].科技致富向导,2014(17).

干部人事档案材料鉴别归档制度 第5篇

1、干部人事档案管理部门，要根据干部人事工作有关文件的要求，对收集的干部人事档案材料进行认真仔细地鉴别审查，确保归档材料的真实、完整、齐全。

2、收集的材料经鉴别审查，对不属于归档范围的材料，或转有关部门，或退本人，或按规定程序作销毁处理；对材料不齐全、手续不完备或不规范的材料，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续，并作规范处理；发现伪造档案材料，涂改档案内容的，须清除伪造、涂改的档案材料，对当事人要严肃查处。

3、鉴别登记后的干部人事档案材料，要及时装入该干部人事档案袋（盒），内，一般每两年装订入卷一次。

政府人事档案收集归档工作的新思路 第6篇

一、把握档案形成与变动规律, 掌握政府人事档案收集归档的主动权

政府人事档案资料产生于不同时间的不同部门, 本身具有很大的复杂性, 但并非没有规律性可言。以往政府人事档案收集归档是一种“提交———受理式”的被动收集方式。而从政府人事档案收集的规律性出发, 认真调查档案资料, 洞悉档案材料的来源, 增强档案收集工作的主动性和预见性。实际工作中要善于利用如下变动规律:一是时间规律。特定时期内, 部分单位或部门会形成一些固定的政府人事档案材料, 如单位年终考核结果、季度先进个人表彰材料、单位作风检查月材料等。政府人事档案管理人员把握好这些档案材料的形成时间, 做到提前准备、及时收集, 能有效避免因时间拖延造成的档案遗失问题。二是档案变动规律。政府人事档案发生变化时, 常常要求相关人员或单位提供人员档案基本信息。三是信息规律。领导班子换届选举、团员和党员审批、人大会、政协会、党代会等都是重要的人事档案信息来源, 政府人事档案管理部门应与这些活动方取得联系, 以确保档案收集的完整性。四是普遍性规律。涉及到共性和全局性的问题时, 政府人事档案管理人员要及时向有关部门咨询, 以避免毫无头绪的工作, 提升档案收集与归档效率。

二、密切配合有关部门, 完善档案收集归档渠道

政府人事档案涉及部门或单位众多, 作为档案管理部门应与各个部门建立有机联系, 共同完善档案收集与归档工作。一是与党委组织和团委组织建立有机联系, 收集相关人员入团入党信息、参加党代会登记信息、先进事迹信息等;二是与党校、电大等学校建立联系, 收集政府工作人员在学习期间的表现材料、学习材料及学历变动材料;三是与公检法机关和纪检部门建立网络信息交互平台, 收集相关人员党内处分、通报、批评等公文材料;四是与相关人员工作过的人事部门取得联系, 调取各类表格, 如履历表、简历表、晋升审批表、工作调动审核表、任职期间基本情况表等;五是与科技文化部门密切配合, 收集并审核相关人员的学术贡献、职称评审资料;六是与人大常委会建立长效联系机制, 重点收集相关人员行政履职材料、参加人大会议材料等;七是与财政部门取得联系, 收集相关人员工资变动材料。

三、严把接收材料手续关及鉴别材料真伪关, 确保政府人事档案的真实性

严把5个方面的手续关:一是审查手续。政府人事档案材料必须经过相关部门的审核并提供审核手续, 如人事鉴定表、党员信息表、履职表等都会有审查手续;二是批准手续。政府人事档案材料中有相关部门单位或责任人的审批意见, 如任免呈报表、处分公文、入党志愿书等;三是签署手续。签署手续要符合既定操作流程, 而对调函类的证明材料, 要与借调者原单位取得联系, 并要求原单位出具行为人工作态度、履职时间等证明材料;四是盖章手续。政府人事档案材料要求加盖相关单位的公章, 如批准意见、证明材料、履职材料等;五是落款手续。落款手续包含日期签注、责任人签字、单位负责人签字等。当然, 政府人事档案除了有完备的手续之外, 还应符合真实性这一基本原则, 否则可能为后续人事管理工作带来不便。为此, 在收集归档时首先要求档案材料与客观事实一致。如, 某一干部在提拔时, 要求在担任职务栏里写出具体的职务, 而相关部门在审阅时首先要明确写明同意某人担任何种职务, 不能笼统地写“同意”二字代替。其次要确保档案材料的完整。政府人事档案的各部分材料是一个有机联系的整体, 单个材料很难构成档案主体。

四、创新档案收集归档机制, 促进政府人事档案管理规范化

一是要健全联系制度, 形成收集政府人事档案网络。与各个单位建立长效联系, 才能确保政府人事档案收集归档的全面深入展开;二是完善递交制度。政府人事档案管理部门制定确切的人事档案归档范围、材料、手续等相关规定, 确保政府人事档案材料归档顺畅, 严禁任何单位或个人积压应归档资料;三是建立索要制度。对于那些应当提交政府人事档案的单位或个人, 应当提前发布公函以示提醒, 并在公函中限制政府人事档案提交时间。在政府人事档案管理人员工作强度允许的范围内, 也可主动到相关部门收集相应的档案材料;四是建立材料归类整理制度。对已收集而未归档的政府人事档案材料要进行科学分类整理。

参考文献

[1].杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案, 2012.6

[2] .王志丽.如何做好新规定的人事档案收集归档工作[J].赤峰学院学报 (自然科学版) , 2013.1

高校人事档案整理中的编号与归档章 第7篇

一、现状

1991年3月中共中央组织部印发了《干部档案整理工作细则》, 1991年4月中共中央组织部和国家档案局联合印发了《干部档案工作条例》 (1990年修订) , 以法规的形式将干部档案工作纳入档案工作管理体系;2003年5月, 中央组织部在省区市党委组织部开展了省管干部档案审核工作;2006年2月, 中共中央组织部办公厅印发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》 (组厅字[2006]5号) , 同年4月, 教育部办公厅印发了《关于转发中组部办公厅〈关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知〉的通知》 (教人厅[2006]4号) ;2009年7月, 中共中央组织部印发了《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》 (中组发[2009]12号) ;2008年2月, 四川大学作为教育部直属高校的第一所接受了中共中央组织部检查验收组对该校干部人事档案审核工作的检查验收。至此, 全国各省属高校“干部人事档案审核工作”相继展开。

1991年3月中共中央组织部印发了《干部档案整理工作细则》后, 国家有关部门至今没有出台新的指导干部人事档案整理的法规性文献。高校人事档案至今仍然根据《干部档案整理工作细则》的要求, 沿用“十大类”划分、以形成时间 (或内容主次) 排序、成套装订的传统整理方法。随着中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》的深入实施, 我国高校档案管理在党群、行政类档案 (纸质) 中已基本实现了“取消案卷, 实行文件级管理”的“立卷”改革。同时“取消案卷, 实现文件管理”的“立卷”改革也极大地冲击着以纸质为最主要存储载体的高校人事传统整理方法。在计算机技术越来越深入地应用于档案信息管理的背景下, 制订一套科学而规范的分类、组合、排列、编号和基本编目方案, 是实现以“件”为单位整理高校人事档案的基本条件。

二、高校人事档案的编号

1. 档案的编号。

高校人事档案的编号等同于高校其他各类档案的档号, 其作用是存取档案的代号、排架的依据。编号必须反映高校人事档案的分类体系和物理位置。高校人事档案编号的编制原则与档号相同:必须满足唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性。即在同一高校的档案馆 (室) 内的档案不得重号;结构与馆藏档案的整理分类体系相适应;方便人事档案动态管理;避免大面积倒架与预留空架, 结合计算机管理的需要, 发挥排架、检索的双向功能。高校其他各类档号结构是由“年度号+分类号+案卷号”三个部分组成。高校人事档案的编号结构我们采用由分类号+案卷号+人事档案区分号组成。

2. 档案的分类与类目标识。

一级类目是高校档案实体分类的最高层, 与高校十大实体类档案相对应, 其标识采用与高校其他类别档案类目名称主题词的方法一样、用汉语拼音的第一个字母, 如:“RS”即“Ren Shi” (人事) 的简称。二级类目是对一级类目的细分, 其分类标准必须遵循科学性、逻辑性、统一性、伸缩性、实用性等原则。在我国人事制度改革不断深入和更注重优化人力资源的现代社会发展中, 随着个人的学习、进步、教学与科研活动的递增, 其身份、职位是不断变化的, 现在是讲师, 明年可能就是教授, 因此分类按人员在岗情况分更为科学与实用。即分为在岗人员人事档案、离退休人员人事档案、档案移出人员目录与已故人员人事档案等。二级类目的标识, 同样与高校其他类别实体档案一样采用“双位制”。如:“在职”为“12”, 其余二级类目依次层累为13、14……。“11”在其他类别实体档案中为“综合”, 我们在人事档案中把“11”留着特殊待用:作为学校的名人档案 (归入名人档案的标准由各校自定) 类。

根据以上所述, 高校人事档案的分类与类目标识如下:

RS人事 (教职员工) 档案

11名人档案

12在岗人员人事档案

13离退休人员人事档案

14档案移出人员目录

15代管人员 (含人走档留人员) 档案

16已故人员档案

分类号是人事档案编号的主体, 由一、二级类目代号组成。如:在岗人员人事档案由一级类目“RS”与二级类目“12”组成, 其分类号标识为“RS12”。

3. 档案的案卷号与区分号。

案卷号有特定的含义。它是按所在二级分类类号下的顺序编码。由于人事案卷数量各校不等, 案卷号不限级数从1至N。区分号是为了方便人事档案的动态管理而设置的。它可以通过计算机检索集中某些具有共同性质的人事档案, 而方便插“件”、调档等档案管理与利用工作。区分号的编号方法与标识各校可根据自身档案管理的实际情况而定。如:采用高校内部各单位作为区分号, 其标识可用汉语拼音第一个字母, 如:“JG”即“Ji Guan” (机关) 的简称。

4. 档案编号模式与排架。

高校人事档案编号的模式, 我们规定为:分类号+案卷号+区分号;各号之间用连接符号“—”连接。例如:机关在岗XXX教职工的人事档案在学校在岗人事档案管理中排列为101号, 其档案编号标为:RS12—101—JG。

高校人事档案的排架:上述规定的高校人事档案编号模式属分段开放型编号方法, 在首次编定编号前, 可先在分类号下集中相同“区分号”的人事档案, 再依次给出案卷号。编号排架时, 根据分类号—案卷号纵向排列。

三、高校归档人事档案材料的归档章

1. 归档章的项目。

人事档案材料归档章的作用有四:一是确定归档人事档案材料归属于具体某教职员工的人事档案;二是固定某个教职员工档案中每份归档人事档案材料在其人事档案中的固定位置与完整性;三是为后续递增归档人事档案材料插“件”、编目, 查找利用档案材料实体的存、调等管理工作提供条件;四是保持具体某个教职员工人事档案的归属地变动后, 其归档章内各项目的延续与稳定。基于归档章的作用, 可由以下部分组成: (1) 姓名:以某个教职员工个人信息而集中的个人档案材料的教职工的姓名;姓名实质上等同于一个全宗档案的全宗名。在整理归档人事档案材料时, 首先是按“全宗”—姓名集中, 即确定归档材料归入某个人的人事档案。 (2) 类号:根据中组部《干部档案整理工作细则》:十大类分类方案, 在“姓名”下, 将归档的人事档案材料归入具体的类别。 (3) 件号:归档个人档案材料的排列序号, 即材料归入某个教职员工档案下某一类号内的排列顺序号, 从1至N标识。需要指出的是同一事由的多件文件材料应分别编制件号, 既方便借助计算机检索, 又有利于档案材料统计。 (4) 页数:归档的每件个人档案材料的页数。页数表示每件材料的完整性。

2. 人事档案归档章填写方法与格式。

高校人事档案材料归档章所要填写项目包括上述的姓名、类号、件号与页数, 填写时应使用符合档案保护要求的字迹材料。高校人事档案材料归档章的格式我们参考中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》中5.3条归档章规格:长为45mm, 宽为16mm;平分成2行, 第二行平分成3列, 即分为4格, 括号内加注的提示文字, 用以说明各项目在归档章中的位置, 制作归档章时无须刻出, 以减小归档章的大小, 节省归档章占用空间。该份归档人事档案材料是XXX教职工人事档案中的第1类、第3件、材料为25页。

归档章所用材质和外形, 各高校以方便使用为原则自主选择。

3. 盖章位置。

归档章一般应加盖在归档人事档案材料首页上端靠右边 (左边留够装订的位置) 的空白位置;如果首页上方被文字或其他符号所占用, 可盖在首页的其他空白位置;首页确无盖章位置可以在首页前另附纸页加盖归档章。总之, 归档章尽量不要压住材料字迹, 以最大限度地保护材料的原始面貌为原则。

综上所述, 本文对高校人事档案整理中“编号”和“归档章”, 提出了具体的编制与修改建议方案, 其目的是为国家有关部门制定 (修订) 指导干部档案规范整理的法规性文献或标准, 提供实践经验的归纳与理论基础的铺垫, 改革当前高校人事档案成套装订的传统整理, 实现归档人事档案材料以“件”为单位的整理方法。

摘要：规范高校人事档案整理中的分类、编号、归档章, 是实现以“件”为单位整理高校归档人事档案材料的重要技术支撑和理论参考。分析与研究高校人事档案整理中的“编号”和“归档章”, 提出具体的编制与修改建议方案。

关键词：高校,人事档案,档案整理,编号,归档章

参考文献

[1][2][3]秦蓉.取消高校人事档案“成套装订”研究[J].兰台世界, 2011 (2) .

[4]国家教委办公厅编著.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[Z].成都:四川科学技术出版社, 1994.

[5]朱玉媛.现代人事管理[M].北京:中国档案出版社, 2002.