人事档案信息管理

人事档案信息管理（精选12篇）

人事档案信息管理 第1篇

关键词：人事档案,知情权,信息化,网络

档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标, 要衡量档案部门的工作实绩, 就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应。人事档案长期实行内向型封闭式管理模式, 形成了人事档案不向个人开放的制度。因而, 当事人无法接触到自己的人事档案, 无法了解本人的人事档案信息。随着社会的发展, 这种制度的问题越来越显现, 当事人无法了解人事档案信息, 这既不利于民主社会公民知情权的实现, 也不利于当事人对人事档案的监督。

一、加强人事档案信息化管理途径

基于网络的全面、实用的人事管理信息系统建设是人事管理信息化的重要目标。人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性, 在提高工作效率的同时, 使人事决策或相关决策更为科学。

1. 加强信息化建设, 实现人事档案管理手段现代化。

信息技术的迅猛发展和广泛应用, 为档案资源的开发利用创造了前所未有的契机, 我们应抓住这一机遇, 努力学习和运用当代先进的科学技术知识与科技手段, 加快组织人事档案的信息化建设, 建立干部人事档案信息管理系统。该系统应至少包含档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统等三大系统功能。其中信息综合开发系统要以符合选用干部工作的要求为标准设置, 而且对干部信息具有统计功能、分析功能、预测功能。同时, 要把突出人事信息质量作为人事管理信息化的主要量化评估要求, 一是基础性信息突出准确性, 严格信息的审查制度。二是动态性信息突出时效性, 对紧急、突发性事件产生的信息处理更要快速。三是经验性信息突出指导性, 而且要尽量具有探索性和超前性, 强化档案编研能力。四是政策性信息突出针对性, 保证信息为决策和执行服务。

2. 加快人事档案全文数据库建设, 满足利用需求。

通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析, 并能快速生成各种名册和表格, 但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容, 这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用, 提高人事档案利用工作的效率, 满足利用者的需求, 保护实体档案, 全文数据库的建设就显得尤为重要。通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中, 建立一个全文数据库, 利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络, 以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。为更好地适应人才流动的需求, 实现干部人事档案自动化管理, 今后逐步实现干部档案原件的网上查阅和共享积累经验, 努力提高新形势下干部档案和信息管理工作水平。

3. 加强人事档案信息动态化管理, 提升使用价值。

不断完善充实有价值的档案材料和信息, 添加反映本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料, 使人事档案不再是千人一面的模式。加快人事档案信息更新的速度, 使之与人员流转的速度相协调。据悉, 上海将开始尝试为所有流动人员建立新型的业绩档案, 并对流动人员的工作变动及其工作业绩等进行及时跟踪。为落实人力资源和社会保障部关于加强人事人才信息化建设的指示精神, 更好地为人事代理单位和存档人员提供方便快捷、及时周到的服务, 全国人才流动中心于2008年8月在中国国家人才网上开通了人事代理网上服务平台, 高校更要及时搭建网络平台。通过档案数据系统的建立, 不仅可以记录固定信息, 而且可以记录动态信息, 还可以随时准确地更新信息, 保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性, 为高校人才资源的动态管理打好基础, 主动为学校领导决策以至教职工本人提供方便、快捷、高效、超前的服务。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理和维护, 探索建立电子人事档案的新途径, 通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统, 不断提升人事档案的使用价值。今后, 人事档案电子化可以尝试IC卡形式, 用IC卡储存个人的基本资料, 可以由个人持有, 但数据库中的修改权限只有人事部门拥有, 转单位的时候立刻就可以输进电脑。而单位想要查询这个人的资料, 只要通过网络便可了解到此人过去的一切记录。

4. 加强网络建设, 构建信息平台, 实现资源共享。

建立干部人事档案网络化管理体系, 按管理权限, 逐层逐级建立干部人事档案局域网, 通过局域网之间的相互联结, 实行干部档案的网络化管理, 确保干部人事档案分级管理的高效性。实施人事档案现代化, 首先是在人事管理机构中设置信息中心, 履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章, 规范人事信息流动渠道, 使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖, 人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大, 建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把人事信息库的建设和人事档案的管理有机地结合起来, 把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要实现这一目标, 必须保证足够的技术人员储备, 既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员是首选。网络技术的应用是全面实现人事管理信息化的技术前提。要想实现人事管理的信息化, 信息共享必须解决。目前, 高校校园网建设速度很快, 网络技术支持基本到位。必须充分发挥网络优势, 以信息中心为枢纽, 对信息需求者实行授权和分等级开放, 实现信息服务的良性循环。

二、遵循安全性原则, 迎接网络环境新挑战

网络环境下, 信息在产生、处理及传输的过程中, 时刻处于一个开放的状态。任何人通过信息高速公路中任一节点、任一终端都可以查阅到相关人事档案信息。

1. 人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。

我们要采取有效措施和技术手段, 建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面, 应做到档案内部局域网通VYN与外网连接, 以保证安全。访问电子文件采取控制技术, 对单位的档案资源, 采用身份认证技术, 防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥, 另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时, 使用收方的公开密钥, 收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者, 在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全, 在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改, 防止档案的失真。

2. 人事档案利用是人事档案工作存在和发展的动力和源泉, 离开了人事档案利用, 人事档案工作就失去了存在的意义。

人事档案工作必须强化公众服务和以人为本的理念, 向社会敞开大门, 为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。让档案以各种形式真正从人事档案库房内“解放”出来, 积极融入老百姓的生活, 这样才能增强民众对人事档案的亲和力, 逐步改变社会对人事档案概念的认识偏差, 进而凸现人事档案的文化属性。

三、人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用

人事档案管理模式需要进行改革, 人事档案提供利用制度应与时俱进, 在遵守国家相关法律法规的同时, 把有利于广大人民群众作为管理工作的出发点和落脚点, 保护公民了解人事档案信息的知情权, 增加透明度, 放宽服务对象。首先, 应允许个人知道自己档案的目录内容, 知道自己的档案袋里究竟放了些什么。其次, 应允许向个人开放人事档案信息中的部分内容。查档人员利用计算机在不接触原始人事档案的条件下查阅档案, 不仅可以提高查阅档案速度, 还有利于保护人事档案实体本身的安全。人事档案管理工作应以人为本, 对人事档案信息数据库中的一些非保密信息, 如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等向个人开放。教职工在提出申请并得到人事档案管理部门批准并授权后, 可以在人事档案信息数据库查看自己所需要的信息。当然, 这些信息教职工只有查阅权, 没有修改权。人事档案信息部分向个人开放, 不仅能大大方便教职工, 而且可增强教职工的档案意识, 有利于对人事档案管理工作的监督, 使人事档案工作更好地为广大教职工服务。

档案是历史的记录, 经验的总结, 它源于实践, 并为实践服务。档案工作的根本目的就是为了充分发挥档案的作用, 满足社会经济发展的需要。干部人事档案管理体制和管理办法应随着干部人事制度改革的逐步深入、干部分类管理体制的建立和完善、干部管理由身份管理转向岗位管理而作出相应调整。只有严格遵守知情权的法律限度, 人事档案知情权才能真正受到法律的保护。

参考文献

[1]张丽娜.人事档案信息适度公开, 确保当事人知情权[J].法制与社会, 2009 (6) .

[2]杜炜.档案利用实效的统计[J].北京档案, 2009 (6) .

高职人事档案管理信息化论文 第2篇

人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性，但档案管理是一项系统和长期的工作，对档案管理工作的.重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此，提高对档案管理的工作重视，加大关注档案管理的重要性，必要性认识，提高教育单位内部有关人员的档案意识，提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化，硬件建设是必不可少的前提，而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革，设备的购置，人员的调整，无一不需要上级部门逐一进行审批，学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难，因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分，在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视，要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程，把档案工作的规划布置，研究考核与本部门其他工作同期开展，定期研究检查、布署、指导人事档案工作。

2.2建立制度基础，规范档案管理

为增强高职院校人事档案工作管理质量，提高档案工作效率，规范档案工作流程，科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据，是档案管理具体实施的标准，合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察，从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料，重视对当事人工作能力，性格特点、业务水平的记录，保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。

2.3建立完备的高职院校人事档案数据库系统

当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率，迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐，高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用，因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理，方便快捷地更新人事档案数据，使人事档案查阅，比对，传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上，循序渐进，分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容，采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据，保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

2.4实施人事档案网络化管理

高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换，使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享，加强档案信息的交流与传递，在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系，保障信息安全是前提，在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题，要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限，避免不必要的授权和重复授权，对于管理权限的分配要做到责任和权限对等，避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享，避免了人事档案操作程序上的反复录入，提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24小时在线，随时需要都可实时查询档案数据，方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计，这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术，遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则，把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑，建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作，大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。

3结语

为迎接信息时代的到来，高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念，运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进，努力挖掘人事档案信息资源，实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。

主要参考文献

[1]季瑶娴.新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J].文教资料,(7).

关于企业人事档案信息化管理 第3篇

[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施

[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。

随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。

（1）人力资源管理系统界面

一、企业人事档案信息化管理的必要性

在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。

（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。

（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。

（2）企业电子管理系统

二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施

上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。

（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。

（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企業秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。

（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。

（3）人事档案电子化案例（图3）

随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。

参考文献

[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）

[2]侯俊，刍议供电企业人力资源管理信息化[J]中国高新技术企业，2012（33）

人事档案信息化管理 第4篇

人事档案信息化管理是信息化的产物, 它随着信息化的发展而产生。总体看来, 信息化是在经济、科技和社会各个领域里广泛应用现代信息技术, 科学规划和建设信息基础设施, 有效地管理信息资源和提供信息服务, 通过技术、管理和服务的过程。

国家对于信息化的重视, 推动了各行各业的信息化, 并在信息化过程中得到了益处。

2 人事档案信息化管理的内容

从人事档案信息化的过程来看, 现代人事档案信息化管理的内容并不是一成不变的。随着时代的发展, 社会信息化的推进, 尤其是人事档案管理意识的提升和信息技术的提高, 现代人事档案信息化管理的内容在不断丰富。人事档案信息化的内容可以从微观和宏观两个层面进行考察。微观层面是针对各个人事档案管理机构而言的。从这个层面考察, 人事档案信息化侧重于采用信息化技术进行科学管理, 主要包括以下方面内容:

第一, 人事档案信息的收集。当事人及其代理机构所产生的各种信息, 无论是电子化信息还是纸质文件记录的信息, 都是收集的对象。人事档案信息收集过程中, 尤其是需要注意收集个人在社会活动中产生的、没有上交代理机构的档案信息, 如评奖、创造与发明专利等。在信息化过程中, 既需要注意收集办公信息化过程形成的人事档案电子公文, 也需要对已有的人事档案进行数字化处理后形成档案信息。

第二, 人事档案信息的整理。人事档案信息整理因为人事档案系统的设置不同而有所差异。一般地, 以人立卷过程中, 需要有序化整理各种各样的人事档案信息, 如个人履历材料、自传材料、鉴定材料、考察和考核材料、入团入党材料、奖惩材料、任免材料、晋升材料以及离退休材料等。其中, 有些信息是固定不变的, 有些信息则是变化的, 如考评、奖惩等材料, 往往随着时间的推移而逐渐丰富。

第三, 人事档案数据库建设。人事档案数据库建设包括人事档案目录数据库、全文数据库和特色数据库的建设。当前, 各个人事档案管理机构已经意识到了人事档案目录数据库建设的重要性, 因此建成了比较完善的人事档案目录数据库, 然而, 不少单位在领导干部数据库、职工数据库以及特色数据库的建设上有待加强。事实上, 各种数据库的建设, 不仅可以支持人事管理部门的管理, 例如计划、招聘、培训、考核等, 而且有利于挑选人才, 为管理决策提供科学的依据。

第四, 人事档案信息的存储。人事档案信息整理后, 需要定期或不定期地进行存储, 以保证信息存取的便利。当存储信息容量较大时, 有些单位也采取硬磁盘、数据磁带等载体进行存储。无论采取何种载体存储, 人事档案信息都需要采联备份制度进行存储, 且尽量采取两种不同质地的载体进行存储。

第五, 人事档案信息服务。通过网络发布人事档案信息, 从而为当事人服务。从服务地点看, 人事档案信息服务包括本地窗口服务和外地传递服务。从服务对象看, 包括为本人服务和为大众服务。现阶段, 人事档案信息服务以本地窗口服务、为本人服务为主导。对于人才中心而言, 随着人才流动的需要, 异地服务已经成为一项很重要的任务被提到议事日程中。

3 人事档案信息化管理的任务

第一, 人事档案管理信息系统的建立和完善。有些机构和单位采用独立的人事档案管理信息系统, 有些单位采取综合性的管理信息系统。

第二, 人事档案管理信息系统数据的录入与管理。根据人事档案管理的有关规定和《电子文件归档与管理规范》的基本规定, 对于人事档案基本信息进行系统录入, 对于人事档案文件进行系统管理, 尤其是归档的电子化人事档案进行系统整理, 这是人事档案管理的基础。人事档案信息系统的管理内容较多, 现阶段, 应抓紧电子文件的收集和数字化人事档案的系统整理, 加强人事档案资源建设, 建立领导干部数据库、职工数据库和特色数据库, 全面建设全文数据库与目录数据库, 为人事档案管理和利用提供基础。还应该看到, 人事档案信息系统作为证明个人身份与经历的权威信息数据库, 需要与个人信用体系联系起来。人事档案管理信息系统的任务之一, 是和社会广泛范围内管理信息系统进行有效衔接, 为和谐社会的建设和发展服务。

第三, 人事档案管理信息系统的维护。人事档案信息系统建设过程中, 从设计、管理到维护的各个阶段都需要注意到人事档案信息安全, 将人事档案信息安全保障体系作为人事档案信息化贯彻始终的关键环节, 加强维护人事档案信息安全, 尤其是网络信息安全。

4 人事档案信息管理系统功能需求分析与设计

4.1 人事档案管理信息系统功能需求分析

人事档案信息管理系统功能需求的分析可以从内容设置方面考察, 也可以从功能设置的角度进行考察。人事档案信息管理系统的功能需求可以分为基本功能和拓展功能两大部分。其中, 基本功能是指人事档案信息系统设计过程中必须具备的功能, 这些功能是人事档案管理的基本要求。拓展功能则是人事档案管理信息系统设计过程中, 根据实际需要添加的功能, 以辅助人事档案信息的管理, 例如网络照相功能、原文扫描功能等。

4.2 人事档案管理信息系统功能设计

按上述关于人事档案管理信息系统功能需求的分析, 在设计时, 就需要把握重点功能, 兼顾一般功能, 循序渐进, 从而实现人事档案管理系统的稳定性、层次性和开放性。

当前, 人事档案管理信息系统功能设计主要分两种情况:一是独立的人事档案管理信息系统或软件, 其专指性强, 比较适合大型企事业单位。二是将人事档案管理功能融入到其他软件, 尤其是人力资源管理系统之中, 比较适合中小型企事业单位。

无论是独立式的还是嵌入式的人事档案管理信息系统, 设计者在设计系统时都会存在着差异, 尤其是在人事档案管理信息系统拓展功能方面有所取舍, 但系统管理、人事档案信息管理、人事档案信息服务3 个功能是最基本的, 也是人事档案管理信息系统功能设计必须考虑的。

摘要：人事档案信息化管理的内容包括人事档案信息收集、信息整理、数据库建设、信息存储、信息服务、信息共享、信息安全的保障。人事档案信息化管理的任务是人事档案管理信息系统的建立和完善, 信息系统数据的录入与管理, 管理信息系统的维护。档案管理信息系统功能设计, 需要把握重点功能, 兼顾一般功能, 实现档案管理系统的稳定性。

关键词：人事档案,信息化,管理

参考文献

[1]李晓婷.人事档案管理实务[M].上海:复旦大学出版社, 2011:57.

医院人事档案管理信息化建设论文 第5篇

人事档案的信息真实，这是人事档案工作存在的前提和设置的目的，但是，很多档案材料中内容的失真。有的档案材料的信息出现前后矛盾的现象，员工的出身年月和其他资料上存在着不一致的现象。比如说，个人的简介叙述的很模糊，很多参加各种活动的`时间都在同一年，明显不符合逻辑，同一个事情，每次填写时时间都不一样，填写时随意性很强。上述现象的发生也就失去了档案管理的意义，给档案管理工作造成了很大的麻烦，这种人事档案严重失真的情况，其实降低了工作的效率。

1.2人事档案管理信息化程度低。

以上我们说过，由于医院人事档案管理不和医院的经济效益直接挂钩，导致医院对人事档案管理很不重视，也不会投入过多的资金和人员，这就造成了人事档案信息化管理水平较低，设备不能得到及时的更新，信息化程度不高，档案还是停留在纸质材料上，已经严重落后。以上这些现象造成了医院人事档案的管理质量低下，档案的保管缺乏严肃性，随意涂改现象严重。

1.3相关部门的从业人员业务水平落后。

我国人事档案信息的管理公开化 第6篇

当前人事档案管理是以1991年中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》为标准而进行工作的。该条例、规定虽然发布于已经改革开放的1991年和1996年，可依然保留了计划经济体制的遗风。因此，人事档案的管理现状就不可避免地表现出以下特点：

1．1统一的管理方式。无论党政机关工作人员，还是企事业单位的管理人员、技术人员，科研单位的研究人员，无论是军人、工人、学生，还是流动人员，所有人员的档案都用统一的方式、统一的格式、统一的分类、统一的保管来进行管理。

1．2档案终身制。传统人事档案制度以控制人、制约人为出发点，一人一生必须有一份人事档案，形成的人事档案是终身的，一生形影相随。

1．3管理制度初步建立，但不健全。我国国家档案行政主管部门和人事行政主管部门已初步建立了人事档案管理制度体系，下发了《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件。但其所管理权限已不能涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，依其规定建立的人事档案材料也无法满足市场经济下的人事管理工作的需要。

1．4所有人事档案管理都是封闭式、内向型管理模式。这种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理，人事档案主要供领导或组织上使用，一般不对外，特别是“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。

2人事档案信息管理工作现存问题

现行人事档案管理的混乱而且制度不适应市场经济的发展，主要表现为：

2．1分级管理变为多头管理。虽然《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》中已明确了人事档案管理的机构，但由于历史和体制的原因，很多部门都在擅自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理；国家企业在管，一些私人企业也在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至把保管档案当成了牟利的手段，并不择手段恶意竞争。众多部门管理档案，混淆了视听，令许多人茫然。人事档案“多头分散”管理的同时，又存在都不管的问题，所做的只是档案的收发手续，至于档案材料的收集鉴别与整理等重要环节，却又无人监督管理。有的管理部门进出的人事档案，连档案封口都不开。

2．2管理水平不高。其表现为：一是档案工作的硬件环境差。有的不具备保管档案最基本的条件，如。通风、防潮、防霉、防盗、防火等要求被忽略，造成了极大隐患。二是人事档案管理手段落后。现代化管理手段缺乏，虽然已有人事档案管理软件，但没有普及使用，多种软件版本标准不统一，数据无法汇总，建库软件虽几经更换，但信息资源不能共享，软件之间不能相互兼容，整个数据库工作无法形成合力，导致建库与业务结合不紧，不能相互促进。三是管理混乱，保管手续不严格。一些管理单位，尤其是那些私自保管档案的单位，档案材料随处散放，私自抽取、涂改、销毁有关凭证材料，使假学历、假经历、假身份合法化，违反规定出具假证明，使档案失去了信用和价值。

2．3管理人员少，素质低。人事档案工作是档案事业的重要组成部分，具有很强的专业性，应该由专业人员从事。可现实中一些管理人员未经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不掌握现代化管理手段，对档案工作缺乏责任感，甚至有的管理人员竟然分不清大专学历和本科学历的不同，更无法鉴定真假档案材料。

2．4管理法规内容滞后，制度不健全。“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定侵犯了个人知情权，违背现代民主法制精神。实行封闭式管理造成当个人对人事档案与组织有异议时没有针对性的法规依据去有效地处理。

2．5人事档案管理人员服务意识不强。目前人事档案管理人员大多不是从档案专业毕业的科班人员，而且工作超负荷，身兼数职，不以人事档案管理工作为主业，故在工作中仅仅满足“看好门、守好摊、不丟失”的现状，常常以“保密”为由拒绝利用者的要求，缺少主动开发利用人事档案信息的热情。

3人事档案信息公开的前提与保障

政务信息公开所产生的巨大冲击波必将打开人事档案信息禁锢的壁垒，“传统的人事档案正走向终结”正说明了人事档案管理工作的发展如同所有事物一样，在不断运动、变化，其中始终有某些东西在产生和发展，有某种东西在破坏、在衰退。新事物在不断产生，旧事物不断灭亡，新事物不断战胜旧事物。这正是人事档案信息公开可行性的原因所在。

3．1解决档案法律、法规与《条例》不一致的问题。法律、法规是人事档案信息公开的根本保障。现行的档案法律、法规中关于档案公开利用的条款大多是在上个世纪制定实施的，限于当时的社会环境和档案的社会意识，这些条款对于公民的知情权保障等方面考虑不多。例如中组部《干部档案工作条例》的第31条规定“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这样的规定与《条例》及现代社会发展趋势是相悖的。因此首先要解决《条例》与档案法律、法规相抵触问题。并树立全国“一盘棋”的思想，除了干部档案，各类各层次人员的档案工作都应在法律的有效范围之内。通过立法、执法。建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理，保证档案信息公开法律、法规的一致性和有效性。

3．2建立一种社会化的开放式人事档案管理模式。针对传统人事档案管理体制的种种弊端，学者们在思考着改革的出路：“如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行。那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。”这种新的管理模式是可行的。这种管理模式的建立，将促进人事档案事业的发展。

3．3加快人事档案管理现代化进程。计算机与网络已成为现代化技术的核心。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找，进而实现档案信息的网络化管理，是当前人事档案管理工作研究的重要课题。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作，是人事档案提供利用与开放的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行，人员逐步由“单位人”向“社会人”转变，人员流动日趋频繁。因此，建议建立全国通用可靠的人事档案信息网，为今后实现信息资源数字化、信息载体多样化、信息共享整体化打下坚实的基础。建立人事档案全文数据库，通过大型扫描仪把利用频率高、利用

价值高而易磨损的档案材料传输到计算机中，档案使用部门和个人可根据需要从全文数据库中调出有关内容，通过屏幕查阅并根据需要进行摘录、打印等。努力做到人事档案信息资源的共享，既方便了使用者，又大大提高人事档案利用工作的效率和质量，从而实现人事档案的信息公开化和现代化管理。

3．4完善人事档案信息，夯实人事档案信息公开的基础。要做好人事档案信息公开，需从人事档案的基础工作抓起。根据人事工作的发展，广泛、及时、准确、真实、完整地收集人事档案材料，开拓档案新形式，不断丰富档案信息，完整、客观、真实地反映档案当事人的情况。减少信息老化、避免信息失落，是档案信息公开的基础。优质的档案信息、先进的管理工作、高素质的档案工作者，是档案信息公开的重要保障。

3．5加强舆论宣传，增进社会档案意识。重视发布人事档案的开放信息。为利用者提供服务，重视信息利用，也赋予民众在档案利用中享有更大的自由，在全国上下创造一种利用档案的良好氛围，激发公民利用档案的热情。

4建立人事档案信息公开制的对策

4．1全面贯彻实施《中华人民共和国政府信息公开条例》，提高思想认识，明确创新观念。观念是行动的先导，提高全社会的档案意识和思想观念是实现人事档案信息公开制的基础。因此，要创建人事档案信息公开制就必须认真贯彻落实《条例》，让社会的档案意识和思想观念更新，确立人事档案信息公开原则。要对权利享有人——信息利用者进行宣传教育，提高他们的民主法制意识，提升他们参与管理以及维护自身合法权益的能力。

4．2立足公开、规范先行，努力完善人事档案管理制度，首先要立法，通过修改有关的人事档案管理规范、管理制度，删除以往的不合理规定。通过立法、执法、建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理。其次，明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式，查看本人的人事档案信息内容。变革传统的人事档案控制理念，给人事档案的相对人以必要的知情权，并要保护好个人隐私权。

4．3构建适应信息化要求的人事档案管理模式。为了改变现行人事档案管理体制的弊端，发挥人事档案在新时期的信息作用，就必须积极适应社会信息化发展要求，构建较为先进的人事档案管理模式。建议建立全国通用可靠的人事档案信息网和人事档案管理中心，采用各种现代的信息设施使人才信息共享，减少不必要的管理成本，让公民通过更便捷的途径获得高效满意的服务，从而提高人事档案存在的价值。要建立人事档案信息的快速互动回应机制，提高人事档案管理效率。

4．4建立违法责任追究制，对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人追究其相应的法律责任。通过主动接受公民的举报、投诉，向社会公布档案行政执法的监督电话，设立举报箱，建立各种监督检查组。杜绝侵犯个人隐私权，保护公民知情权，提高人事档案管理水平。

4．5培养建设复合型人事档案管理队伍，社会的迅猛发展、科技的不断更新，使人事档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式等都有了巨大的变化。人事档案工作与时俱进，离不开档案管理工作者的自身素质建设。目前人事档案的管理队伍专业化不强，学历层次和专业理论水平都有待提高。因此，培养建设复合型人事档案管理队伍，是加速人事工作和人事档案管理工作进步、推动档案事业发展的关键。

学校人事档案的信息化管理 第7篇

1 信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件, 是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础, 对学校考察和识别干部选拔优秀人才, 加强学校师资队伍建设, 促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术, 可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索, 发展为智能检索及网络检索, 实现档案信息传递网络化。另外, 人事档案通过计算机的管理, 对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工, 可以直接提高档案工作的效益。并且, 与传统档案资料相比, 数字档案更易于保存、查询、修改, 并且可以通过网络快速传递, 提高了档案的利用率, 降低了档案管理的成本。

2 如何搞好人事档案的信息化管理

2.1 提高档案管理的现代化意识

人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称, 封闭意识较强, 要改变这种局面, 不断更新观念、勇于进取, 努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论, 关注改革开放的新形势、新问题, 把学校人事档案工作与社会活动结合起来, 使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代, 强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识, 在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理在应用计算机技术时, 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来, 变“封闭型”为“开放型”, 主动面向知识经济主战场, 把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2 增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法, 但也给档案管理带来了安全隐患。目前, 一些单位在进行档案信息化建设时, 安全意识往往不够, 往往造成档案信息的丢失和泄密, 带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性, 存储材料及载体的易损毁问题的忽视, 往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中, 一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究, 在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上, 正确运用好计算机的加密功能, 对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密, 要正确处理好档案资料的保密与利用的关系, 既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念, 又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。

2.3 完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用, 但是工作人员素质仍然是决定的因素, 档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在, 这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来, 对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求, 管理人员要加强专业知识学习, 不断拓宽自己的知识面, 提高文字能力、综合分析能力, 并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习, 掌握现代信息管理技术, 努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识, 又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

2.4 强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题, 这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说, 依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。

3 建立和使用人事档案管理多媒体信息网络系统

应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一, 先建成系统的基本框架, 包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行, 其中信息资源的采集是重点, 也是基础, 干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化, 把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二, 进一步完善、改进和提高整个系统, 并将成熟的经验推广、普及, 不断提高整体应用水平。第三, 进一步加大投入, 使整个系统臻于完善, 最终满足组织工作的全面需要。要全员参与, 以应用为主线, 提高整体使用水平。干部信息系统的应用, 涉及到很多工作领域, 也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等信息内容, 与干部考核、考察等工作也有着密不可分的联系。因此在系统的建设上, 应该全员参与, 分清职能, 明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限, 最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命, 在系统的建设和应用过程当中, 要重视信息资源的采集、开发与利用, 不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线, 开发选用一些实用的应用程序, 充分利用现有信息资源。

人事档案管理信息化策略 第8篇

随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和计算机信息技术的普及应用, 人事档案作为人力资源管理的重要凭证和参考依据, 已经引起社会的广泛关注, 人事档案是人事档案管理部门按照党的方针政策, 真实的记载职工的个人经历、家庭背景、社会关系、政治面貌、品德作风、业务能力、工作表现、工作绩效、工资待遇等内容的文件材料, 是反映职工个人成长历史的凭证和依据, 是人力资源管理与开发的重要依据。目前, 由于多方面因素的影响, 我国大多数单位的人事档案只有纸质的文字材料, 人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在, 不利于企事业单位全面真实地掌握职工队伍情况, 给人力资源管理带来诸多的困难。为了提高人事档案管理人员的业务素质和服务能力;实现人事档案管理的标准化和规范化, 我们必须采取合理有效的措施, 加强人事档案管理人员的综合素质, 建立真实、详细的信息化人事档案, 全面提高人事档案管理水平, 为企事业单位合理选拔使用人才提供依据。本文就我国人事档案管理信息化建设的策略进行深入探讨。

2 人事档案管理信息化的必要性

2.1 降低人事档案管理人员的工作强度

由于人事档案是动态性的管理, 需要我们人事档案工作人员, 对于发生变动的人事信息及时进行记载, 这些繁琐的文字材料录入归档工作占用了人事档案管理工作人员的大量时间, 人事档案信息化管理实施后, 一旦有人事信息变动, 档案管理工作人员就可以运用档案管理系统软件在人事信息变更板块中轻松地变动人事信息, 快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度, 由于一个单位的员工较多, 哪些员工什么时候需要晋级职称、哪些员工什么时候可以退休, 仅凭我们的人事管理工作人员的头脑记忆是一件十分困难的事情。由于人事档案管理系统具有备忘提醒的功能, 可以提醒人事档案管理工作人员及时为晋级职称、退休人员办理相关手续, 防止因工作繁忙造成疏忽或延误, 使得人事信息记载更为全面和准确。

2.2 确保人事档案信息的更新速度

人事档案管理系统的数字处理功能可以及时地对新录入的人事档案信息进行调整归类, 保持人事档案信息的动态性与实时性。实时更新信息处理功能是人事档案管理系统的一个重要功能之一。人事档案信息化管理实施后, 大部分的人事信息数据更新处理都会自动完成, 确保人事档案信息的更新速度。

2.3 提高人事档案信息的利用率

相关数据表明, 由于以往的人事信息档案只有纸质化的文字材料, 档案较多, 不利于查找。很多企事业单位的领导在进行一些人事决策或者人事处理时, 想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息是一件非常困难的事。人事档案管理系统的信息搜索功能可以快速查询人事档案信息, 可以有效的解除这个烦恼, 无论是要想了解职工什么方面的信息, 只要进入信息搜索界面, 就可以及时查询到想要了解的信息, 为企事业单位拟定员工培训计划、实施绩效管理、考核工作指标、合理提拔人才等方面提供详实的依据。

2.4 推进人力资源管理法治化

大量事实表明, 很多企事业单位在员工违规对员工作出辞退处分后, 由于人事档案信息不全而带来的劳动纠纷屡见不鲜, 因而使本来很简单的事项复杂化, 双方都要花大量的精力去调查取证员工的工作信息。人事档案管理系统中的信息录入痕迹追踪功能可以为人事纠纷的处理提供有效的帮助。人事档案信息化管理实施后, 只要人事档案管理工作人员采集信息及时、准确, 就会减少因为人事信息不全而带来的矛盾和困难, 有效推进职工劳动合同管理的法治化。

2.5 强化人事档案信息的保密性

人事档案信息管理是一项保密性较强的工作。很多企事业单位担心, 人事档案信息化之后, 会不会带来安全保密性的隐患。其实, 人事档案信息管理系统的密码保护功能完全可以解决这个顾虑, 只要人事档案管理工作人员具备一定的信息技术基础知识, 加强密码保护功能的设置, 就不可能出现人事档案信息泄漏的现象。

3 提高人事档案管理信息化的策略

3.1 健全人事档案管理制度

人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大, 必须要认真贯彻党的十七大关于人事制度改革的要求, 坚持从实际出发, 根据人事档案管理工作需要, 以业务应用为导向, 逐步建设适应业务工作需要和发展的网络化应用系统, 不断提高信息化管理水平, 明确信息化工作人员和工作职责, 善于运用新思路、新办法研究解决信息化工作中遇到的新情况、新问题。完善保障机制, 在充分利用现有设施的基础上, 多渠道筹集资金, 保证信息化建设和系统运行所需经费。制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理办法和规定, 建立信息化工作自检自查制度, 做到有章可循、有规可依, 以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

3.2 完善人事档案管理设施

加强档案管理基础设施建设是实现档案管理标准化、规范化、信息化的技术保障。人事档案不可再生, 万一损毁就无法补救, 维护人事档案的完整性尤为重要。我们要严格按照《人事档案工作条例》和《人事档案工作目标管理考评标准》落实好档案库房、阅档室和办公室, 并符合"六防"设施要求, 并按规定配置铁质档案柜和新型档案夹等保管、整理档案的有关器械和物品, 以及档案管理信息化所需的打印机、扫描仪等办公设备。

3.3 提高人事档案管理信息化水平

充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用, 建立和完善人事档案数据库, 及时更新, 动态化管理人事档案信息, 使档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在较短时间内为相关部门提供快速全方位准确人事信息, 以便于领导及时获取员工的简历、个人素质、特长以及工作业绩等方面的综合信息, 根本上改变过去那种从纸面上静态了解员工的传统方式, 同时提高人事档案管理的劳动效率与工作质量。

3.4 注重人事档案信息的安全性

我们要高度重视人事档案的安全保密工作, 牢固树立安全保密意识, 严格遵照国家有关安全保密的规定和要求, 运用先进的安全保密技术, 全面强化安全管理。建立健全系统安全保密体系, 确保系统的安全性、可靠性和可控性, 保证档案管理信息化工作全面协调发展。

3.5 加强人事档案信息管理人员的素质

人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作, 建设一支高素质的档案管理队伍, 是提升档案管理水平的关键。人事档案管理人员要想更好地完成本职工作, 不仅要具备有深厚的专业知识, 而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的科技操作技术, 同时又要学习相关学科的知识。因此, 我们要加大对人事档案工作人员的培训力度, 组织档案管理工作人员学习《档案法》、《保密法》、《人事档案工作条例》等法律法规。同时, 要有针对性和计划性地举办培训班, 指导档案工作人员切实提高实际档案操作工作水平, 把政治素质好、责任心强、懂技术、会管理的员工选配到信息化工作岗位。

结束语

综上所述, 我们人事档案信息管理工作人员要切实转变观念, 自觉树立信息化意识, 积极学习信息技术, 合理利用信息平台, 充分发挥现代信息技术在人事档案管理方面的优势, 提高档案管理工作效率和质量。

摘要：随着我国企事业单位人事制度改革的不断深化, 人事档案管理管理工作将面临的新的机遇和挑战, 如何对人事档案管理信息化建设中遇到的新问题进行综合研究与分析成为我们档案管理部门迫切需要解决的问题。本文就我国人事档案管理信息化建设的策略进行深入探讨。

关键词：人事,档案管理,信息化,必要性,策略

参考文献

[1]夏冰.人事档案现代化建设进程中存在的问题及对策[J].人力资源开发, 2010, 7.

高校人事档案信息管理的思路探寻 第9篇

1. 人事档案管理模式的问题。

目前, 高校人事档案信息主要采用的是传统手工封闭式管理的模式, 由高校的人事部门负责对高校人员档案进行统一管理, 通常只是为高校领导或高校组织提供查阅使用服务, 但不对外公开。由于人事档案管理的制度比较落后, 人事档案管理的机制不够完善, 导致档案管理人员在收集人员档案信息方面不重视, 使得这些工作长期处于被动接收的阶段。随着信息化技术的不断普及, 这种被动式人事档案管理模式不能够为有档案查阅需求的人提供良好的服务。

2. 传统服务水平较低的问题。

随着科技的飞速发展和网络应用的日益普及, 传统手工封闭式的人事档案管理方式已经不再适用, 高校人事档案的利用方式逐渐发生了变化。因此, 只有加强高校信息化建设工作, 将计算机技术、通信技术、网络技术真正应用到高校人事档案管理工作中, 才能切实解决传统手工封闭式的人事档案管理模式存在的弊端和问题。高校领导层也要加强重视人事档案信息化建设工作, 加大资金投入力度, 为高校人事档案的信息化建设提供保障和支持, 还应该从本校实际需求出发, 开发设计一套实用性较强、安全性较好的数据库信息管理系统, 更要积极展开组织培训活动, 从根本上增强档案管理人员的服务意识。

3. 档案管理人员能力的问题。

高校人事档案信息化管理工作与档案管理人员有着密切联系, 档案管理人员不仅要具有现代科学管理的思想水平, 还要拥有一定的计算机应用水平, 并不只是简单对计算机进行操作就可以胜任的。但是, 目前我国高校大多数组织人事部门都严重缺乏专业的档案管理人员。目前, 高校人事档案方便快捷的查询、利用需求, 也对高校人事档案管理工作提出了新的要求, 只有通过科学技术手段加强高校人事档案管理建设工作, 才能真正解决传统高校人事档案管理模式存在的问题。由此, 大力加强对高校档案管理人员的业务培训, 也是高校信息化建设工作中不可缺失的一部分, 而且, 高校可以通过积极组织开展档案技能培训活动, 充分调动高校人事档案管理人员的积极性和主动性, 同时也增强了其责任感和使命感。

4. 传统管理方式落后的问题。

高校人事档案管理工作只有在制定了严格的工作规范标准, 不断提高自身服务能力, 加大新技术的研发力度, 才能够满足社会和用户的需求。高校人事档案管理工作应该基于本校实际需求的基础之上, 结合高校各院系之间的核心工作, 开发设计一套实用、方便、安全、稳定的人事档案管理系统。人事档案管理系统中个人档案内容的录入要包括个人的基本情况、学术水平、专业方向、工作中取得的成果等, 并且保证录入内容真实有效, 高校档案管理人员要对人事档案仔细分类、认真归档, 供广大用户的查询和使用, 以此提高高校人事档案管理人员工作的服务水平和业务能力。

二、高校人事档案信息化管理工作发展的思路

1. 高校人事档案管理模式的优化。

高校人事档案信息管理模式包括集中式管理和非集中式管理两种, 这两种管理模式应用于不同高校的人事档案管理工作中仍然存在一些问题。第一, 高校应该构建一套完整的人事档案管理工作体系, 成立以校级领导为主管的高校人事档案工作管理委员会, 同时为高校各个院系配备专业技术较强的档案管理人员, 建立校级人事档案管理工作体系, 加强明确高校人事档案工作管理委员会的工作职责, 由此, 无论高校人事档案管理工作采用的是集中式管理还是非集中式管理模式, 都能够保证信息沟通渠道畅通, 及时处理一些突发问题。第二, 高校人事档案信息化管理工作发展应该遵循循序渐进的原则, 即在某一段时间内应该完成一个目标的实现。例如:对于已故的高校工作人员、在职和离职的高校工作人员的可以公开的人事档案信息应该纳入到人事档案综合管理工作中, 对于这些高校工作人员人事档案中的隐私内容要做到绝对保密, 这些保密的人事档案信息需要由高校组织部门统一管理。对于聘用制的高校工作人员的人事档案信息, 也应该纳入到高校人事档案综合管理工作中, 而对于一些临时工作人员的档案信息则交由人才服务机构进行管理。第三, 高校人事档案信息中哪些部分可以应用综合管理模式、是否可以应用综合管理的模式应该根据每个高校的实际工作情况而定。

2. 不断推进现代科技管理的方法。

高校人事档案管理工作的重点就是要能够充分运用现代化管理技术, 高校人事档案管理工作不仅是一项专业技术工作, 还是一项具有一定学术水平的工作。高校人事档案管理工作会随着社会的不断发展建设, 以及各项相关政策的出台而发生变化, 因此, 高校档案管理人员不但要对档案专业业务非常熟悉, 还有根据形势的变化创新工作。随着国家教学改革的深入推进, 对高校教师、教务人员的教学理念和工作理念都提出了新的要求, 高校工作人员的培训进修材料、专业技术职称评定材料、行政部门职务聘任材料等大幅增加。

这些材料包括了高校教职工在教学工作方面、科研项目方面取得的成绩和成果, 包括学术论文、著作、专利等等, 能够准确反映某个高校工作人员的专业技术能力和水平, 这些都是高校人事档案管理中重要组成部分。档案工作人员需要对这些档案材料及时收集和分类整理, 使得人事档案内容更加充实完善, 也更具有一定的时效性。因此, 档案管理人员在对档案材料进行管理的时候需要做到分类准确、编号清晰、检索方便, 这就要求档案管理人员具备较强的专业技术知识, 以及一套完善的人事档案管理规章制度。同时, 档案管理人员还应该具有较强的观察能力和分析能力, 对于人事档案材料中不清晰的地方及时改正, 保证每个高校工作人员的人事档案明确清晰、装订整齐, 大力提高人事档案信息的利用价值, 提高档案工作人员的服务水平。

3. 提高档案管理人员的服务能力。

档案管理的本身决定了其是为了高校和社会提供专业性服务工作, 坚持高效服务是档案管理工作人员的根本职责。高校人事档案管理工作是为高校的人才选拔工作提供有力支持, 同时也要为自己的根本职责负责。因此, 负责高校人事档案管理的档案管理人员要具备实事求是、认真负责的工作态度, 具有较高的思想政治觉悟, 能够真正做到全心全意为人民服务, 对于有档案查阅需求的人员, 档案管理人员都要做到不分等级、一视同仁, 为其提供专业热情的服务, 在了解了查阅人的具体需求之后, 能够准确无误地将其所需的档案材料找出, 所以, 档案管理人员应该对人事档案存放的地点、特征等非常了解, 并且能够将个人的实际工作情况、学术科研成果向高校领导层反映, 为其科学决策提供有力依据。

4. 制定人事档案信息化管理标准。

高校人事档案与其他类型的档案一样, 也属于档案管理范畴之内。因此, 国家颁布的《档案法》和相关档案管理工作标准同样适用于高校人事档案管理工作。档案信息化管理标准规范包括电子材料的形成、存储、共享、利用和管理等等, 制订档案信息化管理的标准和规范能够保证电子档案的查询、传输和共享安全稳定, 具有非常重要的现实意义。

实现高校人事档案信息化管理的前提是要制定一套人事档案信息化管理规范, 规范中要对人事档案的分类、编号、标注等进行统一。由于人事档案信息化管理标准具有多个层次, 高校在制订其管理规范时应该采用以较高层次的标准为主, 这样才能够更利于高校人事档案管理的相互交流和资源共享。因此, 在高校信息化建设工作中, 应该加强完善制订人事档案信息化管理的标准规范。

目前, 我国高校人事档案信息化管理发展比较缓慢, 大多数高校人事档案管理的方式仍然采用传统的手工被动式管理模式。随着现代信息化建设的不断推进, 传统的人事档案管理模式将被先进的科技手段取代, 但高校同时面临着信息化建设带来的机遇与挑战, 因此, 本文提出的现代科技环境下高校人事档案信息管理思路具有一定的现实意义。

摘要：本文分析了现代科技环境为高校人事档案管理带来的机遇, 详细阐述了不利于高校人事档案信息化管理的因素, 最后, 提出了高校人事档案信息化管理工作科学发展的思路。

关键词：高校人事档案,信息化管理,思路探寻

参考文献

[1]乔新.高校人事管理信息化建设的探究[J].西安文理学院学报, 2011 (5) .

[2]赵庆昕.人事代理制度在高校人事管理中的实践[J].现代营销, 2012 (1) .

[3]李晨光.信息化建设在高校人事管理中的作用[J].中国城市经济, 2012 (3) .

高校人事档案信息化管理建设 第10篇

1 高校人事档案信息化管理建设重要意义

由于在过去较长的一段时间里, 高校人事档案管理工作受到多种方面的影响和制约, 使得人事档案相关重要作用没有能够真正的发挥出来, 对高校的整体发展起到了阻碍作用, 所以在这种情况下, 建设高校人事档案信息化管理体系对于高校的发展有着重要的意义[1]。

1.1 高校人事档案信息化建设是科技发展的要求

由于目前我国的信息科技发展速度较快, 计算机得到了大范围普及, 企事业单位的信息化速度也不断加快。而高校中处于重要位置的人事档案管理部门也受到信息科技发展的影响, 传统的工作方式已经不能适应目前时代发展需求, 取而代之的是计算机、网络等先进的办公模式, 各种电子化的人事档案管理资料被广泛运用。而高校承担着培养人才的重任, 在高校的人事档案管理相关部门, 应该顺应时代的发展模式, 积极主动的运用信息化管理模式, 促进高校人事档案信息化管理建设, 从而不断提高人事档案管理的服务水平, 使其能够更好的为学校各项工作提供支持。

1.2 是人事档案管理改革的内在需求和优化策略

在信息化发展大的环境下, 人事档案信息化管理是时代发展的内在需求, 也是相关改革的必然选择。由于在较长的一段时间里, 人事档案管理相关保护政策和信息传播的不便捷, 导致人事档案管理一直处在一个半封闭的管理状态中, 且这种管理方式已经不能与目前的人事档案管理要求相符合, 所以通过对高校人事档案进行信息化的管理建设, 不但是其内在需求, 同时也是对其进行优化的一项重要策略[2]。

2 高校人事档案信息化建设原则

高校人事档案的信息化建设作为一项复杂的系统, 在信息化建设的过程中, 会涉及到各方面的因素。由此要求在进行高校人事档案信息化管理建设的过程中应该以相应的原则为基础, 以保证高校人事档案信息化建设的正常运行。

2.1 可行性的相关原则

由于在目前的高校信息化建设过程中, 存在着很多不理想的情况, 例如, 高校在没有进行相关科学合理规划的前提下, 就进行人事档案信息化管理建设;或是在信息化建设的过程中, 功利政绩思想严重, 而忽视了基础方面的建设。所以为了避免以上状况, 我们在进行高校人事档案信息化管理的过程中, 必须坚持可行性原则, 根据自身的实际情况, 从人力、财力角度进行优化, 从而在稳中求进, 使高校人事档案信息化管理建设妥善进行下去[3]。

2.2经济效益性的相关原则

高校进行人事档案信息化管理建设, 最终的目的是为了便于工作, 提高工作的效率。但是由于高校人事档案管理信息化建设中会涉及到很多方面的因素, 如果将其全部进行信息化管理, 就需要较大的资金投入, 所以在进行高校人事档案信息化的管理建设的过程中, 应该对经济效益性进行重视, 按照计划步骤分批进行相关的建设工作。

2.3 规范性的的相关原则

在进行高校人事档案信息化管理建设的过程中, 需要有一个统一的原则, 从而便于进行相关的管理工作, 并且通过对规范性的相关原则运用, 能够提高相关的工作效率。由于在传统的工作模式中, 档案信息管理中数据的格式不一致, 导致相关工作无法顺利进行。如果在规范性的指导下, 将相关人事资料运用统一、规范的标准进行管理, 就会便于操作, 从而使得高校人事档案可以在高校的管理中发挥自身的作用。

3 加强高校人事档案信息化管理建设的重要措施

3.1 加强对复合型人才的建设

科技是第一生产力, 所以人才在高校人事档案信息化管理中处于重要的地位。由于人事档案信息化的管理建设是最近几年出现的模式, 所以在进行建设的过程中应该选用复合型的人才进行相关的基础工作[4]。在工作中更新传统的工作理念, 对工作人员的技能进行培训, 从而使他们综合素质和对信息技术应用的能力更加熟练, 具体来说可以通过以下步骤进行人才的建设工作:

首先, 在高校人事档案管理人员中选取善于接受新知识、年轻的工作人员进行信息化相关培训, 通过对其综合素质的提高, 以点带面, 从而促进整体信息化管理建设的实现。

其次, 高校应该广纳人才, 通过对信息化技术专业人才的引入, 可以加快高校的人事档案信息化管理建设。通过对专业人才的引用, 可以对相关工作起到带动作用。

最后, 在进行高校人事档案信息化管理建设的过程中, 应该通过聘请专家、举办讲座的方式, 加强对与相关信息化建设的技术支持。

3.2 提高对于高校人事档案相关网站的建设

进行高校人事档案信息化管理的最直接目的就是便于管理人员进行档案的检索工作, 所以在进行高校人事档案信息化管理的过程中, 应该根据实际情况, 对高校人事档案进行相关的网站建设, 从而可以实现信息的共享。并且要根据实际工作的需要, 决定相关信息开放的层次, 这样既可以保证信息的安全性, 又可以便于人们进行相关的查阅工作。高校人事档案管理部门应该在高校局域网内部进行相关的信息网站建设工作, 进而方便需要相关信息的高校管理者进行信息查阅。同时在进行建设的过程中也应该同其他高校的人事档案管理部门进行信息共享, 通过网络的传播, 可以加强多个部门的联动, 实现资源有效的共享。值得注意的是, 在进行高校人事档案网站的建设过程中, 应该注意网站的安全, 做好重要信息的保密工作, 避免发生信息泄露的事件发生。

4 结论

档案是重要的信息资源, 所以在高校的建设发展过程中, 如果想要将档案的作用充分发挥出来, 那么就应该将高校人事档案信息化管理落到实处, 通过信息化、网络化的平台, 能够全方位将档案资源的优势发挥出来。高校人事档案信息化管理的实现, 可以为高校的人事工作发展建设了新的途径, 同时也让相关工作朝着健康、有效的方向发展。

摘要：随着我国信息化程度的不断提高, 加强高校人事档案信息化管理建设显得尤为迫切。由于受主客观因素的影响, 目前高校人事档案信息化管理中依旧存在着众多问题, 笔者认为应该通过提升高校人事档案信息化建设的策略, 从而使信息化管理下的人事档案可以充分发挥出自身的作用。

关键词：人事档案,高校,信息化管理,建设

参考文献

[1]宋小红.高校人事档案信息化建设研究[J].办公室业务, 2013 (9) :133-134.

[2]陈茵.浅谈提高高校人事档案信息化管理队伍的素质[J].办公室业务, 2013 (5) :235.

[3]杨丽丽.高校人事档案信息化管理初探[J].太原城市职业技术学院学报, 2012 (6) :119-121.

浅析科研院所人事档案信息化管理 第11篇

[关键词]科研院所；人事档案管理；信息化；意义；功能；措施

人事档案是人事部门对个人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来，能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。

一、科研院所人事档案信息化管理的重要意义

（一）是当前社会网络信息化发展的必然要求

目前在我国日常的工作和生活中，信息技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时代发展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。

（二）解决科研院所人事档案管理不足的需要

长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以随时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。

（三）科研院所加快发展的现实需求

在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。

二、加强科研院所人事档案信息化管理的措施

（一）确保人事档案材料的真实性和有效性

目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础，通过对其进行扫描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。

（二）加强人事档案信息化数据的安全性和保密性

电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。

（三）增强人事档案管理人员的责任感和使命感

人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质，培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则，使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良，能不唯上、不唯书，实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实，能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性，进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用，人事档案管理人员责任重大，使命光荣，胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力，既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。

三、结束语

科研院所实施人事档案信息化管理，有效的将现代化先进的人力资源管理理念和信息技术结合起来，实现了科研院所人力资源信息的高度集中化管理，构建了适度开放和科学透明的人事档案信息交互平台，加快了科研院所人力资源管理工作的顺利开展。科研院所人事档案信息化管理的实现，其有效的将档案管理人员从繁重的日常事务中解放出来，使其有了更多的时间和精力来强化自身的专业知识和技能，这对推动科研院所人事档案管理工作的信息化、数字化、規范化的实现具有极为重要的意义，为科学技术研究事业的发展奠定了良好的基础。

参考文献

[1]刘英，杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界，2010（1）：57-58.

[2]卜禹华.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].改革与开放，2011-09-25.

高校人事档案的信息化管理 第12篇

关键词：高校档案信息化,档案信息化建设,信息反馈,文档一体化

计算机技术、数字技术和网络技术的发展, 标志着人类记录信息、传达信息及留存信息的方式发生了变革, 这场变革是纸张产生以来, 文书、档案工作领域发生的一次剧烈的变革, 同时随着近代档案学理论的诞生, 直接影响着档案工作的运作方式乃至思维观念。当前, 为了顺应时代的潮流, 各高校也正在进行人事档案信息化建设。

1 高校人事档案信息化建设的内涵及内容

“档案信息化建设”的第一次正式提出是在2000年全国档案工作会议上, 随后档案信息化建设便在全国蓬勃开展起来。也就是说, 各高校要在各级领导及相关部门的高度重视下, 统一组织和规划, 采取一切有效措施和途径, 充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术, 对潜在于高校人事档案中的信息资源 (非保密性的人事档案信息) 进行整理、开发、管理并提供利用服务, 实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化, 它具有整体性、动态性、条件性等基本特征。

2 高校人事档案信息化建设的意义

首先, 高校人事档案信息化建设是时代发展的需要。随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入, 政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的高校人事档案部门已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力, 传统的手工管理方式正逐步被计算机技术、网络技术所取代, 大量电子文档的出现使人事档案信息化建设具备利用现代化技术手段和管理方式的条件。因此, 作为人才培养、科学研究和社会服务的高校, 要顺应时代发展, 变被动为主动, 最大限度地开发与运用计算机技术, 积极推进高校人事档案信息化建设, 不断提高人事档案工作信息化水平, 更好地服务于学校的各项工作。

其次, 高校人事档案信息化建设是人事档案事业改革与发展的内在要求, 是人事档案管理现代化的需要。在社会、国家信息化的大环境下, 人事档案信息化是人事档案事业发展的优先战略选择, 是新时期人事档案事业发展的内在要求和根本动力。长期以来, 受人事档案保管与利用环境的制约, 人事档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态, 这种落后的管理方式已经不能适应信息社会对人事档案信息资源的要求。随着信息技术迅猛发展和广泛应用, 人事档案信息化的重要性日益凸现出来。

再次, 高校进行人事档案信息化建设实现了人事档案信息资源的共享, 有利于领导查阅相关信息, 根据不同的要求“用人选人”;能够推动人事档案管理部门提供准确、可靠的人事档案信息, 并对相关信息进行实时更新;可以大大提高人事档案管理工作的效率, 为相关工作人员节省大量的时间, 去钻研业务知识, 不断地学习专业知识和管理知识, 从而提高业务水平;更重要的是随着全国各高校人事档案信息化建设的不断深入, 需要聘用人才的高校可以直接从网络上查询个人基本信息, 有利于推动高校进行人事制度的改革。

3 高校人事档案信息化建设的对策

3.1 加大高校人事档案信息化建设的基础技术设施投入力度

要进行人事档案信息化建设, 首先就要对基础技术设施建设进行大力投入, 因为基础技术设施的建设是档案信息化建设的首要任务。个高校要采取一切积极有效的措施, 构建通信稳定、数据传输快、可靠性高的校园局域网, 建立准确的人事档案信息网络, 同时要保证计算机硬件和软件系统能够跟上时代的发展进行更新换代, 从而为实现人事档案信息化建设打下坚实的基础。

3.2 实施人事档案文档一体化管理的理论与实践

首先建立统一的文档一体化管理业务规范。人事档案管理信息系统的建设需要投入相当大的人力、物力、财力。鉴于系统建设是一项技术密集、资金密集、劳动密集的工作, 高校档案管理部门要建立信息系统并非易事, 因此在系统设计过程中, 要确保字段设定严格执行标准化和规范化, 这是文档一体化和资源共享的基础, 也是今后在网络上进行数据交换的根本保证。此外, 从文书处理用纸、文件传阅单, 到立卷的卷皮、卷盒及各种装具, 一律采用国家统一规格产品, 同时要统一编号。文书处理部门对文件进行分类编号时, 应严格执行中共中央办公厅和国务院办公厅关于文件编号的有关规定, 要考虑同档案部门分类立卷归档的一致性。要严格岗位培训, 通过岗位培训使大家充分认识文档一体化的必要性, 增强推行文档一体化的自觉性, 掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时还要注重抓好领导者的培训, 能否真正全面推行人事档案文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。

其次, 加强文档一体化软件的统筹规划。必须树立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各个阶段的管理要求放在文件设计阶段予以考虑。在文档一体化的软件系统设计中, 要推广使用兼容性强、应用性好、智能程度高的办公信息系统, 使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷, 形成一个满足现代化办公环境的文档一体化协调发展的技术保障体系。其次依据各部门的职能, 按照标准化、规范化的要求, 调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限, 并使之代码化, 对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。

3.3 依据信息反馈, 提高人事档案信息资源开发利用水平

档案利用效果的信息反馈, 是了解和掌握档案社会价值的客观依据, 也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息, 是档案信息资源为经济建设服务的重要组成部分, 档案信息资源的开发利用效果如何, 档案部门所提供的信息满足需求者的程度高低, 档案部门对经济建设提供服务的好坏, 利用者对档案部门有何意见和要求等, 这些都是档案信息资源的开发利用所必须了解和掌握的, 也是档案部门及时了解社会对档案信息的需求, 分析掌握档案信息利用动态, 不断改进与加强档案信息服务工作及时了解社会对档案信息的需求。人事档案工作人员要不断通过信息反馈了解人事档案信息资源的利用效果如何, 从而有针对性的改进工作, 提高工作水平和服务质量;同时了解和掌握人事档案信息需求的变化和发展趋势, 以便更好地收集、整理和研究新的档案资料, 为利用者储备更准确、更系统、更科学的信息资源;还要加大对人事档案利用者的宣传教育力度, 使其积极配合档案部门做好这一工作, 促使人事档案信息资源的开发利用取得更大的社会效益和经济效益。

总而言之, 人事档案信息化建设是适应新形势下档案工作发展的需要, 也是一项长期的、系统的工程, 需要不断研究, 不断投入。只要我们抓住机遇, 努力学习和运用当代先进的科学文化知识和技术手段, 推进高校人事档案信息化建设, 使其迅速融入到国家的档案信息化建设事业中, 就能加快档案工作融入信息社会的步伐, 实现档案事业的跨越式发展。

参考文献

[1]朱桂花.档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势[J].河南科技, 2006, (11) :40