办公室和谐管理

办公室和谐管理（精选7篇）

办公室和谐管理 第1篇

关键词：人本管理,民主管理,和谐管理,办公室

办公室是机关、企事业单位的运转枢纽。办公室的管理工作必须要坚持以人为本、和谐管理的理念, 正确处理好服务和管理之间的关系, 在创新中不断发展, 提高管理工作水平, 适应新形势新任务的要求。

一、加强管理创新, 落实民主管理

制度管理是办公室管理的基本方式, 也是实现管理效果的重要条件, 同时, 在现代开放性和多元化的经济环境作用下, 工作者独立性的思想意识大大提升, 因此在现代办公室管理中, 要将传统的制度管理与民主管理相结合, 实现两者的互动作用。

(一) 建立健全办公室制度, 强化民主下的约束

约束是自由的前提, 是实现自由的先天性保障, 办公室管理仍旧要落实制度的约束性和规范性作用, 建立健全基本性的制度与规定, 如办公条例、工作标准、岗位职责、请假制度等, 以促使每一位办公者具有良好的行为规范, 进而促使办公工作顺利进行。

(二) 加强民主化管理, 提升办公人员的主人翁意识

开放化、多元化的社会生活以及经济环境中, 人们的民主观念、自我意识不断提升, 尤其在办公室这样的严肃性场合中, 办公人员更需要民主空气的注入, 因此, 管理者要改变单一化的制度管理、强制管理的方式, 积极推行民主化的管理, 如在管理条例制定上听取工作者的意见, 组织基层代表大会, 总结基层工作经验后将其落实到具体工作措施上, 这就直接肯定了办公人员的个人价值, 进而刺激和谐化的上下级关系的形成, 这就实现了基础性的人际关系保证。再就是, 在民主化、主人翁型的管理环境中, 劳动者的职责性、集体主义精神、责任感等将会最大程度激发, 这就有利于基层人员参与到工作和管理中, 进而实现了民主下的和谐, 和谐下的共赢。

(三) 要强化创新意识

探索和谐企业的构建规律和构建方法。办公人员要善于更新自身知识结构, 夯实理论根基, 在实践中探索和谐企业的构建方法。在完成工作任务同时, 善于发现新问题, 观察新情况, 重点关注企业领导在一定时期内投放精力多、涉及面广的工作, 跟上领导思维创新的节奏。

二、坚持人本, 构建和谐

任何办公单位, 要实现和谐化内部环境的构建, 必须要面向人本化力量的调动, 尤其在知识化、科技化以及人文化的今天, 人力资源的力量, 不仅是实现办公室和谐构建的关键手段, 而且是促使办公单位整体性发展的最强力支撑。

(一) 树立人本观念, 坚持人本管理

人本观念是现代和谐社会下的要求, 具体到办公室管理小环境中, 更需要强化管理者的人本意识。在一些企业、学校以及事业单位中, 办公室人员往往是高层次人员, 其不仅具有较高的地位特征, 而且代表了其单位的形象, 掌握着单位持续化发展的命脉, 因此, 在管理中, 要全面认识到人的价值, 积极面向人员工作积极性的调动, 以及其情感的提升, 进而实现高能量工作下的和谐共处。

(二) 提升人本能量, 充实和谐因子

人本力量的发挥是实现和谐办公环境的基础性因素。一方面要提高办公室人员的政治理论素质, 加强各种政策法规的学习, 树立正确的政治方向、立场和观点。另一方面, 不断提高办公室人员的业务素质, 使其掌握公司信息与进展情况, 掌握公司发展规律, 能够从工作中挤出时间, 钻研业务, 做到一专多能, 融会贯通。此外, 还要充分运用各种机制, 促使员工全面发展。和谐的办公室环境, 需要办公人员和睦相处、荣辱共进、积极进取、团结互助等等, 因此, 在管理中, 不仅要面向办公者的绩效展开评价, 而且要实行多元化的评价和考核方式, 如对员工的人文素质、工作态度、单位精神、服装仪表等进行相关性考核, 这就促使员工在关注自身工作效能的同时, 关注到大环境的要求以及自身对大环境的影响, 创造和谐办公环境。

三、多方支持, 全面共进

办公室和谐管理的实现, 不仅需要管理者有效的管理策略, 而且要求各办公部门的互动与学习、单位人员的全员参与以及外部环境的支撑。

(一) 加强“室与室”之间的交流, 主动交流管理经验

由于岗位、职责的不同, 每个办公室的文化特征有一定的差异, 而从整体性的管理上来说, 要实现有效性管理, 必须强化各个办公室的交流, 以为本办公室注入活力因子。

(二) 要做好内外工作的协调

办公室人员既要全面掌握公司工作, 落实上级指示精神, 又要加强科室之间、班组之间的交流沟通。合理引导和协调各方面的关系, 促进各部门间密切合作。

四、总结

现代办公室管理更讲求和谐化管理, 这不仅是适应于外部开放性、和谐性大环境的要求, 也是实现单位、企业内部管理的要求, 在管理中, 管理者要树立科学性的管理思想, 转变传统的管理观念, 积极推行民主化、人本化、和谐化的管理方式, 以有效推动办公室和谐环境的创建, 进而实现本单位的持续化发展。

参考文献

[1]陆瑜芳.企业办公室运用和谐管理理论发挥协调作用分析[J].商场现代化, 2009 (05) .

[2]李妍.关于办公室管理工作的几点思考[J].福建教育学院学报, 2009 (01) .

办公室和谐管理 第2篇

企业办公室紧贴企业领导核心, 同时也是矛盾的中心。企业办公室运用和谐管理理论发挥协调作用意味着在领导的指挥和授权下, 办公室人员面对企业中人们的各种欲望、追求、利益的冲突, 承认矛盾, 通过协调使矛盾各方消除隔阂、彼此理解、求同存异, 并通过解决矛盾使目标、步调一致, 达到积极的和谐。从而, 企业内成员具有极强的凝聚力, 以不凡的形象出现在广大公众面前, 产生改造社会、创造物质财富和精神文明的巨大力量。

一、企业办公室运用和谐管理理论进行协调发挥的作用

1. 辅助领导, 缓解矛盾

企业内、外部存在着各种关系, 这些关系错综复杂, 有时友好、融洽、团结;更多时会失调、隔阂、矛盾甚至敌对。处理好这些关系, 缓解或解决矛盾的手段也各异:如行政手段, 使用权力、权威影响或行政命令去指挥、贯彻、控制或阻止, 通过一方命令, 另一方服从;法律手段, 如控告、诉讼、审理、判决、法院调解, 由法律来制裁一方或双方;经济手段, 如收买、交易、奖励或惩罚, 往往是一方收买或补偿另一方;甚至武力手段, 一方战胜另一方等等。归结起来, 其共同特点总是一方主动, 另一方被动;或一方趾高气扬, 另一方委曲求全;都是硬性的、强制的。而协调则是以沟通信息、疏导关系、说理讲情、反复磋商等方式方法促使一方或双方自觉地作出让步, 从而达到缓解矛盾的目的, 是软性的、自愿的。作为企业的领导者, 手中掌握着行政权力、经济权力和法人代表身份进行诉讼的法律权力 (这些权力当然不是时时事事都可动用的) , 大多数事情、场合也还是靠协调的方法去缓解矛盾。尤其是有些矛盾很难明确判断谁是谁非, 更不能以行政方法加以解决。企业办公室既没有行政权, 又没有经济权, 更没有法人权, 在领导的直接指挥或授权下要完成工作, 只能靠协调做工作。所以, 有人说办公室人员的工作方式是跑穿鞋底, 磨破嘴皮, 就是指办公室人员在矛盾的双方多次往返联络、沟通、反复协商, 才能达到调和、调解的目的。

2. 协调利益, 积极平衡

改革开放深入进展的今天, 如何促进企业的可持续发展, 构建和谐管理的长效机制和合理的利益协调机制是企业领导和管理者面临的主要任务。企业管理中会因计划、指挥或人力、财力、物力分配不当而造成工作、生产上的失调, 或因只顾局部利益或小团体利益而各自为政的局面。按照和谐社会“妥善协调各方面利益关系”的方针, 企业办公室人员辅助领导, 面对企业之间、部门之间、员工之间或不同层级之间的利益失调, 应积极地建言献策, 按照现代企业发展战略帮助制定科学的生产经营计划、工序流程, 构建合理的工资福利、考核及奖惩激励机制, 健全规范的劳资对话模式, 并辅之以思想教育和心理疏导等手段开展协调工作。通过协调, 可以调整计划, 调配人力、物力、财力, 调节节奏或完成任务的步骤和时间表, 达到目标一致、行动一致、步调一致, 达到新的积极的平衡。

3. 融洽关系, 消除误会

指挥, 是一种权威, 领导人以此命令或支配下级去行动, 下级往往只是服从, 是一种消极被动的统一;而协调却是上级以平等的态度、协商的方式去征求下级意见, 通过协商达到统一, 下级则是一种积极的配合, 因而协调更能融洽关系。企业部门、人员间由于目标、期望、价值观的不同, 因缺乏信息交流或误会、误解, 因主观固执、武断而造成的成见、矛盾或冲突不可避免。企业办公室应借助有效的矛盾与冲突疏导机制, 辅助领导健全处理矛盾的工作机制, 完善信访工作责任制, 综合运用政策、法律、经济、行政等手段和教育、协商、调解等方法, 及时合理地处理各种问题。对于人际关系中因冷漠、猜疑、妒忌、分歧等所造成的冲突、敌对, 应通过协调、沟通, 可使分歧一致, 误会消除, 态度改变, 关系融洽, 可以达到彼此理解或谅解, 重新团结一致。

二、企业办公室进行协调应遵循的原则

和谐管理观理论认为, 当企业处于和谐状态时, 管理绩效相对较高。企业办公室人员能够合理运用和谐法则, 遵守以下原则要求来辅助领导实现企业目标时, 就会形成和谐机制, 就可以维持理想的运行状态。

1. 政策指导原则

企业办公室进行协调, 必须以党的方针、政策为指导, 以国家的法律、法规为准绳。即无论协调过程怎样, 最终结果都要符合党的方针、政策, 都不能违反国家的法律和法规。有一家化工厂排出的污水危害了附近农村的蔬菜, 经厂方办公室人员协调, 采用“私了”方式, 给农家赔款了事。却未想到, 因三废乃是公害, 于是仍受到政府环卫部门的起诉。结果, 该化工厂被勒令迁至远郊, 还必须安装排污设备, 使排出的水质达到国家规定的标准。如果该厂办公室人员了解并重视此项政策, 及早提出采取污水净化措施, 也不至于如此兴师动众, 劳民伤财。

2. 公正无私原则

企业办公室协调, 应当公正无私, 思想上、行为上不可有意偏袒任何一方。在调查了解的过程中, 办公室人员不能“先入为主”, 偏听偏信;也不可仅从表面印象在感情上倾向于任何一方。只有公正无私, 才能取得当事人双方的信任, 才能了解到事实的真相, 才能发现矛盾、争执的焦点和症结, 从而公平合理地解决问题。办公室人员尤其不能在协调过程中捞取个人私利。

3. 平等、尊重原则

企业办公室协调, 无论是政策协调, 还是工作协调, 最终的协调对象仍是制订或执行该政策的人, 是负责或从事该工作的人。本质上都是对人的协调。所以必须以平等、友好、诚挚的态度对待当事人, 即使他们是下级, 也必须充分地尊重。应耐心听取对方的陈述, 虚心听取对方的意见, 然后引导各方在互相平等、互相尊重的基础上交换意见, 磋商解决的办法或方案。办公室人员切不可以上级自居, 企图以权压人、以势欺人, 这样的结果只能是适得其反。

4. 统筹兼顾原则

企业办公室进行协调必须有两个出发点:一个是以大局为重, 即统一筹划;另一个是必须兼顾到双方的利益, 既不能以“统一”迫使双方服从, 也不可让一方完全得利、另一方完全吃亏。办公室人员作为协调者, 应说服双方以服从大局利益为重, 为了企业全局利益牺牲一些局部利益;又要以双方利益兼顾为原则, 说服双方为了共同的长远利益, 而牺牲一些各自的眼前利益。古人云:鱼和熊掌不可兼得。凡事总有利有弊, 应该弃弊趋利;凡事又有小利和大利之矛盾, 应弃小利取大利。办公室人员自己首先应深明这个道理, 才能启发、说服别人懂得并遵循这个道理。

5. 随机应变原则

协调的一个特点是“灵活性”。世上没有一成不变的东西, 一切以时间、地点、条件为转移, 此原理尤其适用于企业办公室的协调工作。协调开始前, 办公室人员头脑中绝对不能带有任何框框和成见。一切看法、结论只能产生于调查研究之后, 而不能产生于此前。协调的结果是由当事人双方彼时彼地在特定条件下的想法、追求的目标和利害关系等复杂因素所决定的, 协调者、被协调者往往都无法事先预定, 最多只能是一种愿望和预测。因此, 办公室人员进行协调应从最好的愿望出发, 而作最坏结果的准备, 一切只能尽最大努力去争取。在过程中, 一定要灵活、机敏、随机应变。有重要情况或转折的契机时, 应随时向领导、上司汇报、请示, 及时取得指示, 这样才能获得协调的更多成功。

摘要：企业办公室紧贴企业领导核心, 在辅助领导过程中, 面对各种矛盾和冲突必须运用和谐管理理论, 遵循政策指导、公正无私等原则来发挥协调作用。

关键词：办公室人员,和谐管理,协调

参考文献

[1]席酉民王亚刚:和谐社会秩序形成机制的系统分析:和谐管理理论的启示和价值[J].系统工程理论与实践第, 2007 (3)

[2]程斌武谭力文:和谐的管理学阐释:协调管理观[J].科技进步与对策, 2005 (7)

[3]刘树信罗自刚:和谐管理:社会主义和谐社会的领导诉求[J].理论探讨, 2006 (1)

树立和谐理念做好办公室工作 第3篇

1 找准职责定位, 促进办公室理念和谐

思想理念决定着思维方式、价值取向和行为模式, 没有和谐的理念, 就不会有和谐的服务。时代在前进, 社会在发展, 环境在变化, 我们党的执政方式和领导水平也在不断创新。如何适应新形势, 更好地发挥办公室的参谋助手作用, 关键在于找准办公室工作的职责定位。我们要把办公室放在传统向现代转变的历史背景下去定位, 放在党委的中心工作中去定位, 放在企业经济发展大局中去定位, 放在全面构建社会主义和谐社会的历史进程中去定位。只有这样, 办公室工作才能立足新起点、适应新形势、创造新业绩、开创新局面。

办公室作为企业机关的重要组成部分, 不仅是党委的参谋助手, 协调各方的重要纽带, 更是保证企业机关正常运转的中枢。办公室不仅要当起草文稿的“高手”, 更要当领导的“高参”, 这既是形势发展的要求, 也是提高办公室工作水平的需要。办公室工作不能满足于办文办会、端茶送水、迎来送往, 必须突出发展第一要务, 一切服从服务于企业与经济协调发展。要发展首先要有好的思路。思路来源于领导, 来源于集思广益、科学决策。在党委做出重大决策前, 办公室要超前介入, 深入调查研究, 协调有关部门搞好分析论证, 广泛听取意见, 综合利用调研成果, 提出深思熟虑、推陈出新的参谋意见和初步解决方案, 提供领导决策前参考。要发展离不开好的环境。环境来自于大局, 来自于政通人和、同频共振, 这就需要办公室围绕中心工作和改革、稳定大局, 强化综合协调的职能。办公室还要为领导工作服务, 为同级机关服务, 为基层单位和人民群众服务。要强化和谐服务理念, 不断拓宽服务范围, 提高服务质量, 提升服务水平, 狠抓工作落实, 适应形势发展的新要求。

2 立足规范高效, 促进办公室工作和谐

2.1 突出政务服务的前瞻性。

政务服务是办公室工作的“重头戏”, 也是检验办公室工作水平的“试金石”。要坚持把优质服务贯穿于信息报送、综合调研和督促检查的全过程, 尽可能想领导之所想、急领导之所急、想领导之未想、急领导之未急, 以服务企业为平台提升办公室工作的整体水平, 逐步实现服务企业的前置化、高效化和精细化。同时, 要高度重视文稿起草工作, 在求精求新上下功夫。要吃透上情, 收集下情, 了解外情, 使起草的文稿符合企业党组的方针、政策;符合领导的观点、思路和风格, 增强文稿的思想性、针对性和指导性。

2.2 突出调研的主动性。

调查研究是成事之道、谋事之基、决策之本。只有紧紧围绕领导关注的大事、群众关切的难事、改革发展稳定的要事, 特别是在打造企业发展工作出现的新情况、新问题, 大力开展调查研究, 掌握第一手材料, 才能使参谋服务真正参到点子上、谋到关键处、用到实践中。要创新调研方法, 实现由事中、事后调查向超前调研转变, 由浅层次向深层次调研转变, 由知情调查向服务决策调研转变。不仅要做到及早发现出现的问题, 而且要善于揭示事物的本质;不仅做到把握事件的现状, 而且预测发展趋势, 为领导决策提供具有前瞻性的服务, 努力比领导想得更早一点、更细一点、更深一点, 同时注意做到到位而不越位、参与而不干预、献策而不决策。

2.3 突出信息的时效性。

信息是领导了解掌握各方面情况的窗口。在当前经济社会快速发展的今天, 信息工作抓得好不好、及时不及时、准确不准确、全面不全面, 将直接影响到领导的决策和对全局工作的领导。要深化思想认识, 加强信息工作制度建设, 建立起快速高效的信息收集和反馈机制。要强化办公室的信息主渠道作用, 及时、准确地为领导提供综合性、深层次、高质量的信息, 特别是重要情况、重大突发性事件、国内外发展态势等信息, 积极主动地为领导把握大局、制定政策、推动工作当好“耳目”。

2.4 突出督查的实效性。

决策的生命在于落实, 落实的关键在于督查, 督促检查是推动决策落实必不可少的重要环节和有效方法。办公室要从全局的高度、从讲政治的高度, 进一步强化督查意识, 在推动决策落实上发挥更大的作用。要明确督查重点, 抓牢“着力点” (就是抓决策落实) , 抓准“梗阻点” (就是抓落实过程中不落实的环节和问题) , 抓实“空白点” (就是抓领导未强调、未要求的工作点) 。要创新督查方法, 增强督查实效。对督查中发现的突出问题、群众反映十分强烈的问题, 要扭住不放、一查到底, 做到问题不解决不放过、责任不追究不放过、群众不满意不放过, 真正督出权威、督出效益, 达到“牵一发而动全身”的效果, 确保领导决策和各项工作部署落到实处。

2.5 突出协调的全局性。

搞好协调是保证机关工作正常运转的重要手段。要把握协调规律, 讲究协调艺术, 注重协调效果, 提高协调水平, 按照有利于团结的原则、有利于全局性的原则、严格按领导意图办事的原则、自身努力与发挥职能部门作用相结合的原则, 在协调上级领导和同级领导班子中发挥好沟通作用, 在协调省直部门和单位各部室中发挥好牵头作用, 在协调下属单位和基层单位中发挥好桥梁作用, 在处理各方面矛盾中发挥纽带作用。要注意发挥各方面的积极性, 善于对上加强联系, 及时了解上级意图, 争取获得更多的指导和帮助;善于对下搞好服务, 多为基层和群众解决实际困难和问题, 以实际行动取信于职工;善于对外搞好协调, 积极协助领导处理一些急事、难事、琐事, 为领导分忧;善于对内搞好协调, 注意多沟通、多配合、多商量、多补位, 互相提供方便, 从大局出发, 把分工与协作很好地结合起来, 确保重大部署、重大决策顺利实施。

2.6 突出管理的规范性。

办公室的日常运转工作非常重要, 做到高效、有序、规范、严密, 保证上级政策、领导意图和基层要求顺达、通畅, 是办公室工作的基本要求。办文工作要严格把好政策关、审批关、格式关、文字关、印发关, 确保不出差错;办会工作要认真细致, 严谨规范, 作好预案, 精心组织。值班工作要切实加强, 充分发挥办公室的枢纽作用, 抓好来访接待、来信处理和信息呈报, 保证上下联络畅通, 反应迅速, 处事及时;机要工作要按照确保安全、确保时效的要求, 切实提高核心机密传递的保障能力;保密工作要以加强保密要害部门、部位和重大涉密、涉外活动为重点, 深入开展保密宣传教育, 坚持依法治密, 狠抓各项保密措施的落实, 严防失、泄密事故的发生;信息技术工作要扎实推进信息网络建设, 确保网络畅通, 加强网络应用软件开发和技术培训, 提高办公自动化水平;后勤工作要立足于增强机关活力, 坚持社会化和市场化方向, 积极稳妥地推进后勤改革, 突破小而全的后勤服务保障模式, 逐步实现后勤管理科学化、服务社会化、保障法制化, 努力建立廉洁高效、运转协调、行为规范、保障有力的后勤管理机制和服务体系, 致力为领导和企业创造良好的工作、生活环境。

3 坚持以人为本, 促进办公室队伍和谐

营造激情氛围 构建和谐办公室 第4篇

关键词：激情,和谐,凝聚,修养

围绕中心开展办公室工作, 是每个办公室的应有工作职责, 本人认为可以从外抓氛围, 内抓管理, 提升素质等方面下功夫。

一、营造一个充满激情的办公室

所谓激情, 是人们对待事物的一种积极心态, 如果我们对工作也能充满激情, 必然能够以更加轻松愉快的心情面对工作且在工作中发挥出自己的主观能动性, 从而有效提高工作效率与工作质量。而如果能够在办公室内营造出充满激情的氛围, 则能够让办公室里的所有成员都充满活力、充满干劲。营造充满激情的办公室氛围对于规矩多、限制多且工作压力较大的传统办公室运作模式来说尤其值得提倡与鼓励。

(一) 激情在于责任。

激情不是凭空来的, 办公室里的激情氛围更需要源于对工作的责任感和主动意识。没有工作责任感的激情是瞎激动, 只会把工作越带越偏。有了责任感, 才能认真对待工作、努力负起责任, 也才能热爱自己所从事的工作, 从而引发对工作的无限激情。

(二) 激情在于能力。

前文我们说, 没有责任感的激情是瞎激动, 而如果只有激情却没有能力, 在这样“有心无力”的情况下, 工作也必然无法获得更好的成绩, 甚至因为某些人不得要领的“热心肠”而让工作陷入僵局。在营造办公室激情氛围的同时, 我们更需要重视自身能力的提升, 自身素质的养成。

(三) 激情在于激励。

激情是人类最原始的情绪, 而工作对一般人而言, 并不能总是充满愉悦情绪, 想要在办公室里营造激情氛围, 就应该让人们从工作中感受到更多快乐与鼓励。鼓励还应该体现在利益分配这个重要的问题上, 要为大家谋福利、维护合法权益, 积极为职工办实事办好事, 免除他们的后顾之忧, 为她们创造一个良好的生活环境与工作环境, 从而实现内部凝聚力的增强, 让大家对工作充满热情与激情。

(四) 激情在于制度。

激情不是有了冲劲就不管不顾, 要让激情气氛在办公室工作中体现其促进工作效率与质量的作用, 就离不开科学合理的制度建设与管理。所以, 激情需要有度, 这个度就是我们的制度。

所以, 我认为要围绕中心抓好工作, 激情是一种心态, 更应成为我们工作的常态, 办公室可以在这方面上下功夫。

二、构建一个和谐的办公室

构建一个和谐的办公室, 就是构建一个人事和谐的办公室, 构建一个让想干事、能干事的人干成事, 并且能好好共事的良好氛围。

(一) 抓好办公室素质建设, 提高参谋水平。

参谋工作是在办公室的一项重要职能。领导者决策是否科学、办公室工作质量高低以及其他工作能否顺利开展, 在很大程度上都取决于参谋工作的好坏。1.精明的谋略。面对千头万绪的办公室工作, 参谋应着重体现在“谋略”两个字上, 也就是方略与计谋, 就是如何解决问题、处理矛盾。而起草的文稿、选送的信息、拟定的预案以及提出的意见和建议都直观地体现了办公室“谋略”的优劣。好的谋略主要有五个方面的表现, 一是问题的针对性;二是分析的全面性;三是观点的正确性;四是措施的可行性;五是出台的适宜性。2.正确的参谋方法。想要进行正确有效的参谋, 首先就要掌握及时有效的信息, 要展开高层次、高水平、全方位的调查研究。信息的分析要坚持辩证唯物主义精神和观点, 要在变化中看问题, 把握问题的实质, 寻找正确的信息。此外, 为了提升参谋的可靠性与科学性, 还要打开思路, 寻求同一问题多种方案, 避免思维死角, 让领导能够获得更加可靠的参谋意见。3.具有良好的素质和修养。办公室参谋的素质建设, 应该从三个方面来抓。首先, 加强经济相关知识和理论的学习, 这样才能始终跟上市场及时代发展步伐, 始终掌握先进的理念。再次, 要积极锻炼书面与口头表达能力, 如组织征文、演讲等, 参谋工作重在沟通, 良好的沟通能够让工作事半功倍。在加强素质建设的同时, 还要积极开展丰富多彩的文化体育活动, 丰富办公室人员的业余生活, 活动开展要重视针对性与层次性特点, 争取利用任何理会锻炼大家的素质与技能, 从而为办公室新工作开展打下坚持基础。今年办公室提出开展了一篇论文、一堂讲课、一个形象的“三个一”活动, 就是在强素质方面下功夫。

(二) 抓好办公室作风建设。

办公室的思想风气对于构建和谐办公室及激发员工激情非常重要, 办公室思想风气应该以做好服务为根本出发点和落脚点, 有了服务意识, 才能够快速处理文书、积极调研信息、有效检查监督以及高效率的配合与协调, 只有服务意识上去了, 才能真正贯彻埋头苦干的精神, 避免形而上的形式主义作风, 从而如实客观地向领导反映, 协助领导反映, 协助领导将其很好地转化为工作思路、计划、方案等。

(三) 把务实重干作为转变作风的切入点。

真抓实干才能获得劳动成果, 也才能够从本质上转变工作作风。实事求是、解放思想, 才能把办公室工作做得好做得及时, 才能充分坚持“三个有利于” (有利于实际问题的解决、有利于现实问题的发现以及有利于问题的快速解决) 的工作理念, 才能从自身做起, 起到积极推进的作用, 从而让职工切身感受到工作作风的改进与加强。

(四) 加强监督, 搞好自律。

听取领导和兄弟部门的意见与建议对于搞好办公室工作非常重要, 要对这些意见高度重视并努力克服和及时纠正。比如, 我们株树桥水库管理办公室自2003年开始, 就经常召开“深度会谈”会, 开展批评与自我批评, 查找差距, 发现问题, 认真纠正, 把问题消灭在萌芽状态。

(五) 加强办公室人员的道德修养。

要采取灵活多样的机关学习等创建的形式, 在办公室全体成员中开展理想、信念教育, 开展社会公德、职业道德和家庭美德教育, 使办公室人员树立起正确的世界观、人生观和价值观, 以积极乐观的态度, 奋发向上的精神, 处理繁杂的日常工作, 体现良好的作风。

参考文献

[1]朱伟玲.人事档案管理的信息化建设探析[J].科技创新导报, 2012 (10) .

[2]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务, 2012 (15) .

办公室和谐管理 第5篇

1 影响人际关系的主要因素

影响人际关系的主要因素包括:

1.1 空间距离与频次因素

空间距离对人们彼此间相互接近、相互交往具有重要的作用,尤其在人际交往的初期,这种作用更加明显。由于距离邻近,相互接触和交往的机会就多,彼此就容易熟悉。因为距离近,双方间接触相对较多,彼此间的影响也就相对较大,更容易了解。此外,频繁的交往容易形成共同的话题、共同的感受、共同的态度、共同的兴趣和共同的经验,越容易具有共同的经验,因而越有可能建立密切的关系。

1.2 相似性因素

人们一般喜欢与自己在教育水平、经济收入、籍贯、职业、社会地位、社会价值、资历、政治观,宗教信仰,对社会现象的看法等方面相似的人交往。由于相似,容易产生共同语言、共同体验,共同理解、共同信念和价值观,就容易产生心灵的共鸣,从而相互吸引,在感情上更为融洽。研究表明[3],态度的相似性是人际吸引力的带有普遍性的决定因素。

1.3 个性品质因素

个性品质是一个人的处事态度和行为模式。诚实、正直、真诚、热情、豁达、宽容、善良、机智、幽默、乐于助人等优良个性品质本身就是一种吸引力,爱好广泛、大公无私、才华出众、乐于助人、真诚善良和热情开朗等会导致人际吸引,有利于建立融洽的人际关系。相反,虚伪、冷漠孤僻、不尊重他人、疑心病重、忌妒心强、固执专横、心胸狭窄等不良品格会严重妨碍良好人际关系的建立。

1.4 能力因素

有才能、有智慧、有成就的人比才疏学浅、不够聪明、没有成就的人更有吸引力。人们一般喜欢与能力强的人交往。有才能的人知识渊博,见多识广,观察分析事物相对准确,决策果断,有较强的预见性,这些能力都容易赢得信赖,使得人们非常愿意与其交往。

2 和谐的人际关系对高校办公室工作的作用

高校办公室具有领导的参谋与助手、学校的形象和窗口、学校的综合服务部、单位间的协调联络部、学校的机要部等特点[4]。人际关系是否和谐直接影响着办公室各项工作的正常开展,影响着学校整体目标的实现。因此,协调好高校办公室的人际关系,充分调动各方面的积极性、主动性和创造性,增强各项工作的针对性和有效性,是学校管理工作中的一个重要内容,也是实施服务育人职责[5]的迫切需要。

2.1 和谐的人际关系是实现学校发展目标的重要条件

高等院校的办学宗旨和中心任务是为国家和社会培养和输送大批高素质的社会主义建设者和接班人。高等院校要全面贯彻党的教育方针,实现自己的发展目标,除了需要有高水平的领导班子和高素质的教师队伍外,必须要有懂管理并善于服务的管理队伍。高校管理队伍的成员只有真诚合作,各负其责,关系和谐,才能保证学校发展目标全面实现。

2.2 和谐的人际关系是保证管理者正确决策的基础

良好和谐的人际关系能使上情及时下达,下情及时上达,有助于领导层从基层及时获得充分和准确的信息,并在此基础上作出正确的决策。因为决策信息来自基层,有利于与全体教职员工达成共识,既提高了领导在学校中的威信,又提高了全体教职员工执行决策的自觉性,从而实现了有效的管理,促进了学校事业的全面发展。

2.3 和谐的人际关系有利于促进办公室工作人员心理健康发展

办公室工作人员之间的有效交往和相互影响有利于彼此间交流思想和经验,形成相同的精神境界和价值观。和谐的人际关系不但能增加人际交往的频度,而且能促进彼此间在信任的基础上产生各种主动、自觉的行为[6],从而促进教职员工心理的健康发展。

2.4 和谐的人际关系是提高高校工作效率的前提

一个人的潜在能力只有在领导的精心组织和同事的密切配合下才能得到充分发挥。只有构建和谐的人际关系,才能促进高校的教职员工建立心情舒畅的工作环境,在工作中相互支持、密切合作,才能充分发挥每个教职员工的潜在能力,学校的各种组织计划和决策才能顺利落实,各种信息才能及时传递,上下级之间、各部门之间才能有效地沟通,才能有正常的工作秩序和较高的工作效率。

3 改善高校办公室工作中人际关系的有效途径

在高校办公室工作中构建团结协作的人际关系需要每一位工作人员正确认识良好的人际关系的重要作用,自觉遵循人际交往中的各种基本原则,努力探求调解和改善人际关系的有效途径。

3.1 用共同的工作目标团结全体成员

思想统一是组织成员有共同的努力方向和工作目标,这是保证全体成员在政治上、道义上、精神上一致, 克服一切困难, 争取胜利的强大思想武器。高校办公室必须使每位工作人员都能充分认识到教育是实现社会主义现代化的基础, 它担负着提高劳动者素质和培养专门人才的重要任务, 是一个民族发展和振兴的最根本的事业, 从而自觉地适应改革开放和社会主义现代化建设的需要, 树立热情服务的观念,为了共同的目标, 群策群力, 同舟共济,努力为培养有理想、有道德、有文化、有纪律的社会主义公民服务,为提高全民族的思想道德素质和教育科学文化素质勤奋工作。

3.2 促进工作人员之间的交往

交往是人际关系建立和发展的手段,频繁的交往是深化人际关系的条件。社会学专家就居住远近和接触次数等对人际关系的影响的研究结果表明[7]:接触频繁可以自然地增加彼此了解, 认识和态度容易趋向一致。因此,每一个高校管理工作者, 都要注意增加与同事的交往频数和深度,工作中相互尊重,彼此信任,充分理解,坦诚相见;生活上互相关心,互相帮助,团结友爱。努力促使新型健康人际关系的形成。

3.3 尊重每位同事的个性

由于每个人生长的家庭环境不同,所受的教育程度不同,在社会上的接触面不同,个人的体质、家庭遗传等也有所区别,每个人都有自己的个性。而社会主义事业需要大量具有鲜明个性的人才,这给人们个性的充分发展提供了广阔的空间。在高校办公室工作中,同事间既要注意人的个性特点的差异性,尊重别人的人格、兴趣和理想,也要关注个性倾向的一致性, 注意把握两者关系, 更好地协调人际关系。

3.4 从我做起

在高校办公室工作中构建和谐的人际关系需要每位工作人员共同努力,从我做起,从小事做起。1)要学会微笑。微笑能使人感到温暖,谦和,能表现对人和善、亲切,缩短与他人的距离.改善人与人的关系。微笑不仅是工作的需要,也是与人为善的表现。办公室工作人员真诚善良的微笑,会让师生员工感到“门好进、脸好看,事好办”;2)要注意倾听。与师生员工交流时,工作人员应静心倾听,让别人把话说完。这是对别人的一种尊重,也是全面了解情况,加强情感交流的途径;3)要积极主动。与人交谈或听别人讲话都要有积极的态度和热情,尊重对方的表现行为,这样才能达到好的效果。4)要正视分歧。工作中对于某些问题产生分歧是正常现象,办公室工作人员要正确认识,认真分析,求同存异,顾全大局,服从真理。

3.5 树立热情服务的意识

师生员工都是高校办公室工作人员的服务对象。工作人员要充分认识到容易与人合作共事是建立和谐的人际关系的重要条件,不断提高自身素质,增强服务意识和人际关系意识。工作中要主动、热情、周到、谦和、信赖;同事间要互相支持,密切配合,主动补台。

3.6 发挥领导的调节作用

办公室领导积极调节各个工作人员之间的关系是构建和谐的人际关系的关键。首先,领导要鼓励每个成员积极参与本单位发展目标的制定,让每项工作既与上级指示精神、工作任务相符,又与教职工的利益相联系;其次,领导要通过组织座谈会、联欢会、外出参观等活动创造条件使教职工之间、教职工与领导之间敞开心扉,增进相互交流和了解;此外,领导要注意平等待人,关心每位工作人员的学习、工作和生活,及时化解各种小矛盾,通过细致的思想工作促使健康、宽松、和谐的人际关系的形成。

4 结语

人际关系以人与人之间直接的感情交流为基础而形成,对人的身体素质、思想品德素质和心理素质都有一定的影响。只有调整好高校办公室工作人员之间的关系,形成一种团结协作的和谐关系,才能充分发挥每一个干部的积极性与创造性,提高办公室工作的效率。

参考文献

[1]曹立安,孙奎贞,丁青,尹钢等.现代人际心理学[M].北京:中国广播电视出版社,1990.

[2]叶奕乾.心理学[M].北京:中央广播电视大学出版社,1990.

[3]陆英.提高高校办公室工作质量的途径[J].肇庆学院学报,2005,26(1):78-79.

[4]刘晓新,毕爱萍.人际交往心理学[M].北京:首都师范大学出版社.2003.

[5]乔丰强.高校办公室人员树立服务意识的几个问题[J].安徽理工大学学报(社会科学版),2003,5(3):28-30.

[6]陆英.高校服务育人的作用及其实施途径[J].内蒙古电大学刊,2005(9):68-70.

办公室和谐管理 第6篇

办公室的工作繁杂, 面面俱到, 要想把工作做全面, 服务到位, 需要办公室的工作人员齐心协力, 团结一致, 营造一个良好和谐的工作氛围, 从而在工作中激发出一股活力和热情, 为实现办公室快捷、高效的工作目标而勤奋努力地工作。但是, 在目前新形势下, 许多单位的办公室只注重应付日常繁杂的工作, 而忽略了营造人与人之间和谐的工作氛围, 使得工作开展起来感到很棘手, 工作的执行力度明显缺乏。即使某些工作做了, 也只是简单地应付差事, 目的和出发点与达到的期望值存在着很大的差距。为了避免这种现象长期持久地存在于工作中, 避免影响到单位的工作效率和形象问题, 需要办公室的领导者高度重视, 想方设法在工作中营造和谐的工作氛围。

一、在工作上, 要处理好上下级之间的关系

办公室的工作每天都处于忙碌之中, 单位的领导在工作中不要用权利压制工作人员, 经常以命令式的语气安排工作, 会给工作人员一种居高临下、盛气凌人的感觉, 大家工作起来缩手缩脚, 甚至无信心做好职责范围内的工作, 长期处于一种压抑、紧张的工作状态, 极大地打消了工作人员的工作积极性。这样的结果往往是为了完成工作任务而不是心甘情愿地付出。因此, 在工作中尽量创造一种平等、友好、和善的工作氛围, 对处理好上下级之间的关系显得尤为重要。

二、工作人员之间要互相协作和沟通

办公室的工作千头万绪, 很难把工作职责划得很清楚, 有些工作可以说是交叉性的, 需要工作人员互相配合和积极协作, 才能把一项工作圆满完成。如果互相之间斤斤计较、互相推诿, 难免会产生误解和矛盾。这时, 就需要工作人员相互之间进行经常性的沟通和交流, 使各自在宽容、平和、愉悦的气氛中工作;做到互相支持、互相谅解、互相尊重;面对困难能共同承担压力, 树立积极向上、锐意进取的精神。使工作人员在人人参与、人人分担、人人享利、人人得酬的大环境下彰显出其存在的价值和意义。

三、建立办公室工作人员的奖惩机制

办公室的工作有时很难说清楚谁干得多、谁干得少, 忙碌时不分你我齐上阵, 这时有可能工作人员互相抱怨, 认为自己和别人比干得多多了, 显然觉得自己吃亏了, 于是就产生消极怠工的不满情绪, 该自己做的工作敷衍了事, 得过且过, 严然一副无所畏的态度。而那些认认真真、踏踏实实工作的人员可能就没想太多, 一门心思地扑在工作中, 并且为了更好地完成工作任务, 正绞尽脑汁、想方设法地酝酿着如何把眼前的工作抓紧时间做好, 能够尽快交上一份满意的答卷。这很显然就出现了忙闲不均的现象。在这种情况下, 作为办公室的领导就应该考虑建立一定的奖惩制度和采取一定的奖惩办法, 让工作人员树立信心, 消除怠慢工作情绪, 以饱满的工作热情投入到本职工作中去, 充分发挥自己的聪明才智, 尽职尽责, 脚踏实地做好本职工作, 更好地实现自身的价值。

四、组织办公室工作人员开展形式多样的文体娱乐活动

在办公室工作时间长了, 经常会让工作人员感到忙碌而疲乏, 在一定程度上会影响到工作质量和效率的提高。作为办公室的领导者, 这种情况下可以考虑选择适当的时机, 如组织开展户外郊游, 让工作人员走出工作圈, 走进生活和融入大自然, 尽情享受和沐浴大自然中的美好风光, 让平常紧张和压抑的情绪得到彻底的释放, 让一切不满和抱怨都烟消云散, 进而消除互相之间存在的矛盾和隔阂, 形成团结协作和互帮互助的和谐、融洽的工作氛围, 以奋发向上、热情饱满、不断进取的精神投入到工作中去。通过娱乐活动的开展, 既达到了增进互相之间友情、凝聚智慧, 又达到了提高工作质量和效率的目的。

五、为办公室工作人员提供外出培训的机会

办公室的工作一贯讲究工作质量和效率, 围绕这一问题, 作为领导者应该从考虑如何提高工作人员业务素质和工作能力入手, 为工作人员提供外出培训或进修的机会, 通过业务培训和学习以提高工作人员的素质和工作能力, 为工作人员创造一个能够充分展示和体现自己价值的平台。如此做法, 不仅让工作人员增长知识面和见识, 在不断的进取中对工作充满热情, 对自身的能力充满自信心, 还可进一步增强工作人员之间的凝聚力, 形成团结协作、和睦相处的工作氛围, 以优质、高效的服务完成工作任务, 从而达到提高办公室工作效率的目的。

办公室和谐管理 第7篇

关键词：和谐社会,高校二级学院,办公室,定位功能

随着新时期高等教育改革的推进, 校院二级管理体制已成为增强学校办学活力、适应学校转型和基层学术组织改革推进, 实现学校科学发展的发展趋势。二级学院对上向学校负责, 对下管理下属的系、部、中心、科室, 不仅是学校下属的内部办学实体, 而且是校园管理活动的中心, 更是院校联动发展的主体, 对于构建和谐校园发挥着举足轻重的作用。二级学院地位的变化, 必然对办公室这一学院核心部门的定位与功能产生影响。

一、促进和谐是二级学院办公室工作的本质要求

构建和谐校园是社会主义和谐社会的有机组成部分。在校院二级管理体制下, 二级学院的和谐发展是和谐校园的重要内容和基础。学院办公室开展一切工作的最终目的和本质要求就是维护和实现学院的和谐发展。

1. 办公室工作要促进人与人之间和谐。

人是二级学院工作的主体, 也是学院发展的关键。随着二级学院定位调整和职能扩大, 办公室作为沟通上下、协调左右、联系内外、办理本单位行政性事务的综合性职能部门, 所面临的人际关系更为复杂, 不仅要协调学院党政领导之间、领导和普通教师之间、专业教师和非专业教师之间、师生之间的关系, 还要协调各系部、科室之间的关系。要实现学院的和谐发展, 离不开上述各类主体之间相互信任、和谐融洽。因此, 办公室要成为学院党委和行政部门联系师生员工的纽带和桥梁, 对于师生中存在的思想认识问题、利益分配问题、工作实际问题, 办公室要加强沟通与疏导。

2. 办公室工作要促进人与制度之间和谐。

制度是和谐的基础, 也是创建和谐校园的有力保障。制度建设是落实校、院二级管理改革的重要举措, 是提高教育教学质量的前提。近年来, 二级学院纷纷加强制度建设, 建立和完善了一系列适应二级管理体制的规章制度, 如教代会制度、党政联席会制度、年度工作考核制度、考勤制度、奖惩制度、科研奖励制度等。学院办公室在制度制定过程中要充分发挥牵头作用, 广泛听取师生意见, 在制度执行过程中要加强督查与考核, 从而确保制度设计的科学性和施行的有效性, 通过一系列和谐制度的约束和控制, 使教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作、后勤保障等相互配合、有机统一, 实现各种教学管理要素资源之间的和谐、全面、协调、可持续发展。

3. 办公室工作要促进人与环境之间和谐。

二级学院的发展离不开良好的人文环境与自然环境, 内部环境和外部环境。既要大力弘扬以人为本的精神, 营造体现学院办学特色、文化内涵、精神底蕴的人文环境, 又要充分利用教学实验场所、办公场所、门厅、走廊、庭院等空间, 营造整洁优美、文化气息浓郁的自然环境。既要在学院内部营造和谐融洽的内部环境, 又要加强学院与上级主管部门、兄弟院校、新闻媒体和社会各界的沟通与联系, 为学院发展创造宽松的外部环境。要做好上述工作, 就要求学院办公室充分发挥职能, 促进人与环境之间相互支持, 协调一致。

二、当前二级学院办公室不适应和谐要求的若干表现

面对学院事业发展规划、学科建设管理、队伍建设和干部管理、教学和科研管理、学生管理、资产和财务管理、对外交流与合作等一系列具体而细微的管理工作, 二级学院办公室传统的定位与功能已不适应新形势下的新任务, 主要存在以下几个方面的问题。

1. 观念转变不到位。

一些办公室人员对二级学院办公室定位和功能的认识没有随学院办学定位的调整而发生变化, 仍受传统习惯做法、传统经验的影响, 将办公室片面的视作学院内设办事部门, 重办事, 轻参谋;重联系, 轻协调;重被动交办, 轻主动承办;工作普遍停留在交办型事务上, 缺乏协调全局、协调内外的积极性、主动性, 没有前瞻性工作的思想意识和工作举措, 不适应高校现代化管理的要求。

2. 人员素质不到位。

二级学院办公室日常事务多, 工作繁杂, 工作人员往往疲于应付日常事务, 很难抽出时间接受系统培训, 业务素质得不到提高。同时, 由于缺乏对办公室工作人员的激励机制, 导致办公室人员队伍素质结构存在缺陷, 人员流动性不够, 工作积极性不高, 服务意识不强。部分二级学院办公室的办公设备陈旧、办公效率低, 严重影响了工作质量、工作进度和工作效率。

3. 制度建设不到位。

二级学院办公室的工作内容繁多复杂, 看似琐碎, 但又很重要, 缺一不可。许多学院办公室缺乏一套与新形势相适应、健全完善、切实可行的规章制度, 没有形成办公室工作人员共同遵守的办事规则和行为准则, 缺乏一套行之有效的办公室工作约束机制、监督机制和激励机制, 存在“无章可循”或“有章不循”的问题。

三、充分发挥二级学院办公室促进和谐的“四项功能”

为此, 要按照建设和谐校园的内在要求, 以创新思路进一步明确二级学院办公室的定位, 关键是发挥以下四项功能。

1. 进一步发挥参谋助手功能。

办公室作为学院党委和行政的参谋助手, 承担着为学院领导集体的决策做好服务的重要职责。特别是在院校二级管理体制下, 学院在全校行政管理体系中的定位已发生变化, 二级学院办公室要充分认识到这一结构性调整的重大意义, 主动改变传统定位, 从繁杂的事务性服务中摆脱出来, 着力在以文辅政上下工夫。具体而言, 从办公室的工作特点和职能出发, 既要尽职尽责地做好具体的执行工作, 又要立足于校院二级管理的实际, 尽可能站在学校和学院的高度来思考和看待问题。要掌握校、院近期和远期发展规划, 了解校、院二级的教学、科研、人事、财务等相关政策, 熟知学校各有关部门、学院各系部科室的规章制度。要立足于学院发展的长远大计, 摸清领导意图、思路, 以及工作格局和操作模式, 加强信息收集和分析, 不断增强工作的科学性和预见性, 为领导及时提供具有可行性的决策依据和多种实施方案。要勇于打破行政与科研的分界, 在为科研部门做好服务的同时, 积极参与相关调研活动, 在学院发展规划编制、年度目标任务确定与分解落实、专业和学科建设等方面积极发挥作用。

2. 进一步强化综合协调功能。

统筹兼顾既是科学发展观的方法论, 又是二级学院办公室要强化的重要职能。要实现统筹兼顾, 就必须在人与人、事与事、部门与部门之间进行综合协调。一是要搞好学院内部各有关系部科室之间的横向协调。例如在筹备重要学术会议、召开教代会职代会、编制“十二五”发展规划、开展重大文体活动的过程中, 由于牵涉部门较多, 持续时间较长, 需要协调的事项较多, 要充分发挥办公室的牵头作用和主体作用, 主动加强与各相关部门的沟通和协调, 涉及几个部门的事情, 在研究分配任务、统筹安排工作时, 事先要做协调工作, 及时和有关科室系部协商通气, 达成共识后再提交领导审定, 付诸实施, 防止政出多门、各唱各调和“各自为政”、“单打一”。对于跨部门、综合性工作, 还可通过建立联席会议、领导小组、工作小组等形式加强协调。二是要搞好学院与学校、上级部门、下属单位等上下级的纵向协调, 及时将上级领导机关下达的决定、工作安排等事项部署下去, 将学院对学校政策的贯彻落实情况、上级领导机关的批示和工作部署贯彻落实情况、重要工作动态等学院信息及时、准确上报, 避免因工作协调不到位影响正常活动的开展, 同时能及时得到来自上、下级的理解和支持。此外还应加强二级学院与校内其他学院及外校兄弟院校之间的沟通联系。三是要加强对各类信息的处理和协调。学院办公室是来自上下左右各种信息的交汇点, 为了维护学院的和谐稳定, 就必须着力搞好上情下达、下情上达, 通过建立制度化的信息报送、信访接待等制度, 认真听取师生对学院工作的意见和建议, 热切关注师生反映强烈的问题, 随时掌握他们工作、生活中存在的难题并及时向学院相关领导反馈, 及时化解矛盾, 维护学院的和谐稳定。

3. 进一步彰显服务保障功能。

服务是二级学院办公室的基本职能。学院办公室不仅要为党政领导服务, 为教学科研服务, 为学科建设服务, 而且要为全体师生服务。为此, 必须牢固树立“以人为本”的理念, 一切从服务于人的角度出发, 尊重人、关心人、理解人、帮助人。为学院领导服务, 就是要贯彻好领导的决策和意图, 及时传达会议精神、落实领导指示, 安排好各项行政、教学工作, 完成领导交办的各项任务, 以确保政令畅通;为教学科研服务, 就是要从办公室职能出发, 积极配合教务、科研管理部门, 全力确保教学工作的顺利进行, 同时协调有关后勤部门, 做好水、电、教学设备和仪器的正常维护与保管, 搞好服务教学的硬件环境;为学科建设服务, 就是要积极做好人才引进、招聘面试、合同签订、相关科研会议筹备、组织申报职称等工作, 为学科和人才发展创造良好环境;为全院师生服务, 就是要在信息咨询与传递、出示证明材料、开具推荐信、介绍信、给相关材料盖章等日常事务中努力提供优质服务, 切实改变高校行政机构“衙门化”倾向。同时, 要增强后勤保障能力, 强化科学调配, 落实工作责任, 使人、财、物资源达到合理配置, 确保后勤保障工作的每个环节、每件事情都得到落实。

4. 进一步完善督办督查功能。

面对校院二级管理体制赋予二级学院较大自主权的实际, 学院办公室尤其要建立健全督办督查制度, 强化学院决策部署的执行力。重点针对上级领导批示件、校、院两级党委和行政布置的重要工作、重要决定等重要事项执行、落实情况;学院党政领导在重要大会上讲话决定事项的落实情况;重大来信、来访的处理情况;学院各系部和科室工作职责的执行情况;以及学院党政领导批办、交办的工作或事项的落实情况。通过督办督查, 及时了解情况, 反映问题, 协调关系, 提出建议, 维护政令畅通, 确保校院两级各项决策、工作措施得到贯彻落实, 为二级学院和谐稳定健康发展奠定坚实的基础。

四、切实落实二级学院办公室促进和谐的“三个保障”

二级学院办公室要充分发挥上述促进和谐的“参谋助手”、“综合协调”、“服务保障”、“督办督查”四大职能, 关键是落实人才、制度和思想三个方面的保障。

1. 加强队伍建设, 落实人员保障。

以人为本是科学发展观的核心, 也是和谐高校建设的本质要求。做好办公室工作, 关键在人, 基础也在人。二级学院办公室功能的调整决定了办公室人员既要通晓本学院的业务, 又要具备一定的写作能力、行政管理能力和综合协调能力。因此, 要加强办公室工作人员的队伍建设, 通过加强政治学习, 在思想深处解决为谁工作、为谁服务的问题。要加强业务培训, 熟悉各项工作流程, 熟练掌握现代化办公设备操作。要按照分工不分家的要求, 充分利用不同成员的个性特征、专业背景和能力素养协同工作, 善于化解矛盾, 避免冲突, 通力合作, 提高管理效能。要养成求真务实的作风, 围绕学院党委和行政的中心工作, 时时、处处、事事重实际、求实效。无论是办文、办会、办事, 还是综合协调、督查督办、后勤保障都应高标准、严要求, 做到精益求精、耐心细致。

2. 完善奖惩机制, 落实制度保障。

制度建设是抓好工作的根本保证。要按照“规范、精细、高效”的原则, 进一步完善和优化制度建设, 切实提高管理效益。将各种会议制度、岗位责任制、奖惩制度、考勤制度、办事流程、工作规范等以条文的形式确定下来, 对学院会议管理、公文处理、学术交流等接待管理、印章管理、保密安全、人事劳资、外事工作、离退休工作、党建工作等分别明确岗位、落实责任, 并赋予个人相应的工作要求和工作权限, 促进办公室人员各司其职, 各负其责。通过加强制度化、规范化建设, 形成职责明确、分工负责、规范有序、务实高效的内部运行机制, 实现管理的制度化和规范化。同时, 要加强对办公室工作的绩效考评, 建立一套操作性强、可量化、便于监督检查的考核机制, 对办公室各岗位完成任务情况进行全面、客观的考察, 着力改变办公室考核评价标准模糊, “做多做少一个样”、“做好做坏一个样”的局面。要及时更新办公设备, 积极改善办公环境与条件, 为学院办公室人员提供诸如考取研究生、转入教学岗位等更多的发展平台和机会, 进一步激发工作人员的工作荣誉感、责任感。

3. 坚持改革创新, 落实思想保障。

当前, 我国高等教育正处在内涵提升、统筹发展的关键阶段, 作为集行政、教学、科研工作于一身的组织机构, 二级学院在教学科研, 行政组织, 创新人才培养等方面都承担着大量改革创新任务。面对新形势、新任务对二级学院发展提出的新要求, 办公室工作要适应这一要求, 解放思想, 与时俱进, 努力在思维、服务、运行机制上创新, 善于在管理上、制度上、工作方式上创新, 在认真学习、深入钻研教育理论和国家教育方针、校院发展规划的基础上, 结合工作实践, 不断总结经验, 适时把一些经过探索实践已基本成熟的做法, 用制度的形式固定下来, 从而为学院的决策、实施、发展、进步提供创新思维的支撑。

参考文献

[1]荣丽春.科学发展观视野下的高校二级学院办公室建设思考[J].中国校外教育, 2009, (06) .

[2]杨映竹, 江珍策.新形势下高校二级学院办公室的科学管理探讨[J].长春理工大学学报, 2009, (09) .

[3]梁克东.创建学习型高校办公室初探[J].浙江师范大学学报, 2005, (3) .