提高档案质量范文

提高档案质量范文（精选12篇）

提高档案质量 第1篇

一、档案管理工作创新的重要意义

创新是事物发展的根本动力, 没有创新就没有进步, 因此无论在任何领域, 创新都是保持事物与时俱进, 兴旺发达的根本方法。在档案管理的工作中, 创新的重要意义更是不言而喻。在当前, 社会迅速发展, 信息资源更加丰富, 这些外在的条件都为档案管理工作带来了新的挑战, 因此, 档案管理工作者应当认识到当前创新档案管理工作的重要意义, 在管理工作中不断寻求创新的工作方式, 只有这样才能够保持档案管理工作的高效性, 体现档案管理工作的服务性, 并且与时俱进, 保持档案管理工作的活力, 更好地为社会服务。体现档案管理工作的价值和意义所在。

二、档案管理创新的方式

(一) 在管理方式上进行创新

当前档案的管理方式已经不能很好地满足社会的需要, 产生了一定的问题, 需要及时进行创新并加以改进, 就目前的档案管理状况来说, 大部分的档案馆虽然能够对各种方面的资料进行收藏, 但当前社会的需求和查阅者的需求越来越多样化, 在这样的情况下我们还是能够看到档案馆收藏资料的丰富程度, 以及管理方式方面还存在一些不足。因此, 针对这一问题, 档案管理者不仅需要对档案馆的收藏内容进行不断的丰富和扩充, 提升档案馆资源的持有量, 同时还应当针对不同群体的不同需要, 有重点, 有针对性的收集一些使用的资料。除此之外, 档案管理的工作上还应当不断进行管理方式的创新, 不断优化档案管理的组织性以及规范化, 从而方便用户的查阅, 也方便档案管理工作的进行。

除此之外, 在当前, 随着经济的发展, 电子信息技术也得到了巨大的进步, 电子信息技术应用在档案管理方面能够十分有效的提升档案管理的工作效率, 也能够方便用户的查阅, 在传统的档案管理工作中, 档案管理工作主要是依托纸质档案以及人力管理来进行的, 而电子信息管理系统能够顺应社会信息化的发展趋势, 可以储存电子档案以及声像档案, 为用户带来方便的同时也大大减轻了档案管理工作人员的工作量, 提高了工作效率, 保证了服务的质量。因此, 在档案管理工作的创新方面, 应当积极引进先进的电子信息管理技术, 建立档案的电子信息管理系统, 并且要对档案管理人员加强这种新技术的使用方法的培训, 让相关的管理人员都能够熟练地掌握和使用电子信息管理系统, 从而保证服务质量的提升。

(二) 管理观念上的创新

思想意识对人的行为有着指导的作用, 因此在思想意识和观念方面进行改进, 就能够帮助和促成行为的转变。而在档案馆管理的创新方面, 首先应当做好的就是创新思想认识的建立。在进行档案管理创新的过程中, 创新观念始终能够起到指导作用, 并且能够在不断的创新实践过程中产生新的创新思想, 从而进一步促进档案管理工作与创新工作的发展。在当前, 档案管理工作者应当顺应社会的发展趋势以及用户的个性化需求来进行管理方式上的创新和改进, 将档案管理的信息化, 知识化, 服务化作为当前档案管理工作创新的重点所在。要不断对过去传统的管理观念进行改进, 将重收藏轻使用, 轻服务的管理理念进行改变。

在当前的档案管理工作中, 应当时刻注重提升管理的效率, 改变传统的档案管理思想, 提升对于用户的服务质量, 从而更好地将档案管理工作做好, 帮助档案管理工作更好的适应社会的发展要求, 更好地发挥档案管理的价值, 让档案馆能够更好的为用户提供服务。

(三) 不断提高档案管理人员的素质

档案管理工作的创新从某种程度上来说也是一种围绕着管理人员进行的创新, 管理人员在档案管理创新工作中扮演着极为重要的角色, 与此同时, 档案管理工作的创新也能够帮助管理人员自身得到更好的发展。作为档案管理工作人员, 首先应当对档案管理工作有着正确的认识, 应当明确档案管理工作的重要意义以及工作的性质和目标。档案管理工作人员应当认识到档案管理工作是一项为社会服务的重要工作, 也是为社会提供服务的一种方式, 因此在工作的过程中应当做到爱岗敬业, 尽职尽责, 树立良好的服务意识。除此之外, 为了更好地进行档案管理工作, 应当对档案管理工作人员进行专业的培训, 提高管理人员的专业素质, 帮助档案管理工作人员熟练地掌握电子信息管理技术, 并且掌握各种创新的工作方式。作为档案管理工作人员, 较好的专业素质和职业素养是当前档案管理工作发展对档案管理工作人员提出的新要求, 在过去的档案管理工作中, 往往由于管理者的不够重视, 而导致档案管理人员的专业技能以及文化素养较低, 不能够很好的为用户服务, 并且也在工作中无法提高工作效率, 因此, 想要对这样的管理状况进行创新, 就需要从工作人员的专业知识以及职业道德培训做起。

(四) 实行标准化管理, 帮助档案管理工作的效率提升

在档案的管理工作中进行标准化管理, 是帮助档案管理实现现代化的前提之一, 在档案管理的工作中, 各个环节之间, 各种业务工作之间都是有着密切联系的, 因此在档案管理的工作中应当把各个环节联系在一起进行标准化的统一管理, 这样才能够保证各个环节的工作都能够高效有序的完成。而标准化的管理也是实现档案科学管理的重要前提, 而科学的档案管理方式就是指根据档案管理工作发展的规律, 以及档案资料产生的规律, 运用科学的管理方式来进行创新的档案工作管理, 为了达到这一目的就需要我们在档案管理的工作中建立合理的档案管理制度和管理标准, 这样一来就能够使各项档案管理工作都能够有所依据的有条不紊的进行, 标准化的档案管理能够帮助档案管理工作者提高工作的效率, 并且能够很好的将人力物力有效的结合起来, 也能够对档案管理人员的工作行为进行统一的规范, 减少在工作中出现错误的可能性。

三、结语

综上所述, 随着社会经济的共同进步, 我们应当主动在档案管理工作的各个方面进行创新, 只有这样才能够保障档案管理工作的效率, 帮助档案管理工作更好的发展。

参考文献

[1]王丽勇.高校档案管理质量保障体系建设探析[J].赤峰学院学报:自然科学版, 2013, (21) :280-281.

[2]史宇.创新档案管理方法提高档案管理质量[J].兰台内外, 2013, (5) :70.

[3]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界:中旬, 2013, (4) :73-74.

[4]杨海英.新形势下加强档案管理工作的思考[J].档案天地, 2013, (1) :50-51.

提高档案质量 第2篇

——****法院档案信息化工作调研报告

[论文提纲] 随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，人民法院的信息化进程也不断加快，如何利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案，最大限度地开发与运用计算机技术已经成为法院档案管理现代化的重要的内容。

[关 键 词] 法院档案 信息技术 规划

随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，人民法院的信息化进程也不断加快，如何利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案，最大限度地开发与运用计算机技术已经成为法院档案管理现代化的重要的内容。

一、加强档案信息化的动因

档案是各项工作的真实记录，作为审判机关的档案，它来源于社会、法院审判工作及其他司法行政管理的各个方面，是法院执法的真实写照，是法院工作的一个重要组成部分，它直接影响到党的路线、方针、政策的及时贯彻执行。在某些法院，大量卷宗的堆积导致档案资源无法实现共享，有时存在这个案子办着，那个案子等着的现象，严重阻碍了干警的办案效率和服务质量。针对这种情况，应当对现存档案进行了调查、摸底和整理，专门 成立档案信息化专项小组，对建立现代化的档案管理制度进行认真分析并提出了“大档案”工作理论，即凡经受理的案件及为本院档案，从案件的立案到审结归档形成卷宗，以及有关法律、法规的颁布、实施及党委、政府、人大及上级法院关于法院工作的文件、指示都属于本院档案的范畴，立即将其输入信息化档案管理数据库，为其充分利用做好准备，避免了抄写目录、移交表格等大量重复性工作。同时，对于可公开的档案资源（立案时间、案由、当事人资料、查解封时间等诉讼资源）向社会公开，对保密的档案资源实行密码级别保护，严格保密，体现了档案信息化的优越性。

二、档案信息化的经济效益和社会效益

（一）经济效益。通过加强档案信息化利用，档案为社会服务创造经济效益：j1=B-c=0.5×(30+70)-2=48万元，其中为档案作用系数0.5，B为社会提供档案凭证服务，避免、减少损失30万元，增加收入70万元，c为档案开发利用的经费2万元；节约诉讼成本创造的经济效益：j5=MD-C=0.5×3700×100=18.5万元。其中M为缩短的诉讼按数量，D为每件案件的节约的诉讼成本，、C同上；缩短办案周期所创经济效益：j6=TS-c=0.5×18-2=7万元。TS为缩短办案周期所创经济效益为18万元，、C同上；办案量增加所创经济效益：j7=QD-c=0.5×800×2.1=840万元；其中Q为受理案件增加数量800件，D为具有财产给付的案件平均每案所创的经济效益2.1万元，、C同上；j=j=j+j+j+j=48=18.5=7=840=913.5万元，取得巨ni1567大的经济效益。

（二）社会效益。作为科技强院战略的一部分，通过实施档案信息化管理，办案透明度进一步得到提高，办案效率、办案质量稳步提升，发改率、来信来访率持续下降，真正的实现办案的法律效果、经济效果与社会效果的有机统。

三、关于档案信息化工作的构想

（一）进一步加强档案信息化基础设施建设。在继续完善广域网的同时，要逐步添置档案数字化设备和软件，购置高清晰扫描仪、音视频数字转换设备、档案管理软件等，适应档案数字化实际需要。同时，将不断提高档案工作的智能化管理水平，加强对档案库房温湿度监测与控制系统，防火、防盗报警系统等信息化改造，提高档案保护、技术装备的自动化程度。

（二）进一步加强电子文件归档与管理。档案工作人员要学习贯彻《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》。开展电子文件的归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。

（三）进一步强化档案信息化标准和规范建设。一是加快推进档案信息化制度化建设。按照国家法律、法规及上级法院关于档案工作的规定，加快研究和制订我院电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与 管理等方面的规章制度，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。

四、档案信息化建设的保障措施

在信息化时代，档案信息将日益成为经济与社会发展不可缺少的重要组成部分，尽管拥有越来越现代化的手段，所处的技术环境也发生了巨大的变化，但面临的仍将是艰苦的工作，如档案信息资源的组织、整理、加工与建库等，在网络化、一体化过程中，还将会涉及资金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。因此，实现档案信息化需要强有力的保障措施。

（一）加大档案信息化建设的宣传力度。通过多种渠道，提高全院干警的档案意识和档案管理员的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对“实施信息化带动策略”的理解。全院要把档案信息化建设作为档案工作的一项重要内容来抓，融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。

（二）纳入发展规划，提供经费保障。我院将档案信息化工作纳入本院信息化建设总体格局，加大对档案信息化建设资金的投入力度，加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用，加强相关项目的前期研究和可行性论证。

（三）加强档案信息安全保障体系建设。分类采取必要的安全防范措施，加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理，构建局域网络安全保障系统，完善局域网络防火墙 建设，确保档案信息资料的安全稳定；加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全，所有上网信息的发布都必须按规定程序和要求进行审查。

（四）优化专业结构，抓好队伍建设。针对当前档案信息工作科技含量的不断提高，我院通过对档案管理人员进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育，特别是对档案管理人员进行有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训，更新档案管理人员的知识结构，以适应新技术发展的需要。同时，注意引进计算机、信息技术等方面的人才，优化人员结构，建立复合型多层次的专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。

提高人事档案管理质量的方法 第3篇

关键词：人事档案 管理 方法

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2014）07（c）-0181-01

人事档案问题是企事业单位在管理和发展的过程中一个十分重要的问题，它涉及到企事业单位内部所有人员信息的整理、积累和利用，对于人员的个人身份、学历、资历和工作成绩等工作生活轨迹进行记录和存档，对于整体的管理起到支撑性的作用。随着社会和科技的全面发展，目前在我国的各级企事业单位中，人事档案的管理已经呈现出了人员认识不深、档案资料不全和管理不规范和效率较低的问题。为了有效地解决这些问题，各企事业单位应该积极行动起来，通过提升人事档案管理人员对于本职工作的认识、引入新的管理方法和管理手段以及培养专业的人事档案管理人才入手，切实提升本单位的人事档案管理水平。

1 提升相关人员的档案管理意识

人事档案管理要想向着现代化、科学化和规范化发展，相关管理人员的档案管理意识必须得到强化。达到这一点的因素无外乎就是两个方面，第一是领导的重视，第二是员工的配合。作为决策层，各级领导应该充分认识和体会到档案管理对团队内人事升迁、新团队组建等重要问题提供的依据和理由。个人的发展都是站在自己往日工作和学习的基础之上，个人档案详细记录了每一个员工在过去工作学习过程中取得的成绩和经验，能够为一些重要的人事任命的决策提供依据。比如在一个企业中空缺出来一个销售部的副经理，这是我们需要从甲、乙、丙三个人中间选出一名进行升职。这时候先关的领导肯定要调出这三个人的档案进行对比，将前几个季度他们的工作成绩、工作态度以及在单位工作的年限等进行综合的考虑，最终形成自己决策的理由。以上这些是领导必须要重视人事档案管理的理由，促使领导们对于档案管理的工作应该全力进行支持。这样的支持可以表现在自己按时进行过问和关心，为下属做出榜样，另外也可以对人事档案管理系统的优秀员工进行经济和精神上的奖励等。第二个方面就是普通员工的支持。人事档案的管理工作关乎到单位中每一个人的发展和利益，需要每一个人能够充分的重视。不幸的是，从目前的情况来看，有相当一部分人员将自己的档案看做一种“可有可无”的东西，甚至出现了很多极端的“弃档族”，对于人事档案管理工作造成较大的影响。提高员工对于档案管理的认识，首先是要加强相关方面的宣传工作，是每一个员工他都能够正确认识档案的管理工作，能够对自己的档案进行充分地重视。档案是一个人工作轨迹和人生轨迹的刻画，对其工作和发展都有很重要的记录意义，在一定程度上能够起到激励员工的作用。其次是要让每一个员工都能够认识到档案管理工作的重要性和艰辛，只有他们认识到了档案管理人员工作的辛苦，才能对他们的劳动更加地尊重。

2 运用先进技术进行人事档案管理工作

电子信息的高速发展为人事档案管理工作带来了翻天覆地的变化，可以说，信息技术的引入对人事档案管理而言，意味着巨大的机遇和挑战。利用先进的计算机录入和检索系统，可以轻松的实现相关人员资料的录入和调取工作，实现了个人档案快速检索和查阅。从节约的角度来看，电子技术对于纸张的节省是显而易见的。目前，在很多的企事业单位已经完全实现了无纸化办公，这对档案管理而言也意味着很大的挑战。档案的严密性使得其本身必须使用纸张进行存档，这也是出于对安全的考虑，于是在效率和安全之间就出现了一个取舍和平衡的关系，这一点非常值得档案管理相关人员进行思考。另外，对于先进电子技术的运用，使得档案管理工作中必不可少地借阅、查阅、补充和整理工作变得异常的简单，大大提升了工作的效率。由于人事档案中涉及到的很多信息比如职称、学历、工资、职务等常常会发生变化，加上退休、招聘、医保、社保也会带来大量档案信息，人工填写较为繁琐。运用基于电子信息科技的现代管理系统，便可以随时将相关变动信息输入电脑，不仅操作方便、计算准确，而且便于分析统计相关数据。成熟的人事档案管理系统必然具有等级分明、操作简单并且安全可靠的特点，能够轻松地实现人员的升迁和流动，为整个社会效率的提升也起到积极的作用。

3 培养专业的人事档案管理人员

现代社会区别于传统社会的一个重要的特点就是在现代社会中个人的分工越来越细，由于这一点也使得每一个岗位或者工作都越来越专业起来。各行各业都是一样，人才是一切的基础。在人事档案管理的岗位上，我们需要引入更加专业的人才。首先，专业的人才能够建立起一整套科学完善的人事档案管理制度的，这一点是非专业人士所不能及的。一旦完善的制度建立起來并且能够得到认真地贯彻执行，人事档案的管理工作也就不如正轨，接下来的工作也就变得简单起来。其次，人事档案收集的完整性、科学性和规范性有赖于专业的管理人才才能够做到。优秀的人事档案管理人才一定要熟悉人事档案材料的制成规格，并且经常与组织秘书、人事干事等相关人员保持紧密的联系。对于人事档案的真伪一定要有能力进行把关，以便将不合格的非真实材料坚决拒之门外。最后，对于人事档案相关管理人员的监督一定要到位。在日常的工作中，建立健全岗位责任制，以制度来规范、检查、监察、指导工作，实行定期检查，发现问题，及时纠正。对人事管理相关人员的培训也是一个重要的问题，应该定期组织相关人员进行业务和思想的专业培训，在实践中切实提高管理的水平，总结和积累宝贵的经验。

人事档案的管理问题是各企事业单位整体的管理的一个重要问题，为了应对形势经济发展现实情况下遇到的各类问题，克服工作中的缺陷，我们应该从思想、技术和人才三个方面全面提升人事档案的管理水平，为企事业单位的人事管理做出自己的贡献。

参考文献

[1]吴正明.流动人员人事档案管理与改革研究[D].硕士学位论文.安徽大学，2013.

[2]刘海梅.关于人事档案管理工作的思考[J].青海师范大学学报，2013.

浅析如何提高科技档案的归档质量 第4篇

一、文件收集

档案收集工作作为归档工作的的基础和关键所在, 它直接决定着档案的完整性, 看似简单, 做起来却困难重重。表象工作的后面有着更深层次的问题, 既有理论上的问题也有实践中的问题。

(一) 档案工作是一项专业性极强的工作。收集档案资料时, 档案管理人员首先做得就是对文件进行收集鉴定, 这要求档案人员有较强的专业知识和职业素养。而恰恰站在第一关口的把关人员并非科班出身, 而来自各个部门, 没有经过专业的教育培训。理论上讲应掌握档案专业理论知识和方法, 才能胜任此项工作, 但现实问题是档案管理人员年龄结构偏大, 学历水平相对较低, 缺乏高素质档案专业人才;对档案工作必须要从头学起, 对档案管理的认识和理解并不深刻, 专业能力也不够强, 只能够将上交的材料文件按部就班地装订装盒。这种现实状况严重制约着档案管理工作的提升。

(二) 档案工作人员岗位流动性大和对工作的懈怠。档案人员的经济收入和社会地位较低, 而近年来改造工程不断, 加之先前的遗留问题导致科技档案的工作强度很大, 直接影响对工作的积极性和主动性, 从而不利于对档案工作的推进。突出表现在收集的图纸, 复印件等文件字迹模糊不清;应该归档的文件不全, 交来什么归什么的现象。

(三) 移交管理制度不健全。曾有某位领导找图纸急用, 却找不到文件在哪里, 而该领导印象十分深刻:当时是亲自派人来移交的资料, 可是费劲周折却没有找到。作为档案管理人员这是典型的失职。目前虽有移交资料清册, 办理移交手续, 但这种做法大多成了一种形式和流程, 并没有真正发挥其功能。

二、档案的整理、分类和归档

对收集的文件资料应该逐件整理, 剔除重份及无归档价值的文件, 补充缺页, 保证每卷内容的完整性。按照技术文件材料的自然形成规律, 保持文件之间的有机联系, 按照《DTL241-2012 火电建设项目文件收集及归档管理规范》《DAT28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《GBT11822-2008 科技技术档案案卷构成的一般要求》等相关标准进行归档。例如施工单位按照单位工程组卷的卷册中应在综合管理文件部分编制本单位工程中使用的原材料出厂试验报告及质量证明材料登记表, 在表的备注栏中应填入与登记文件相对应原件的所在卷册档号, 以便于原材料质量的追溯。设备与原材料证明, 计量器具文件, 立卷单位应按《电力建设施工质量验收及评价规程》 (DL/T5210) 系列标准规定等级表。

还有建筑材料出厂质量证明文件会出现非原件归档的情况。建筑原材料 (钢筋、水泥等) 出厂质量证明文件是原材料质量的重要凭证, 是工程创优质量检查的重点。施工单位一般是从供货商或代理商处采购原材料, 而供货商在购入同一批次货物时, 厂家提供的出厂质量证明文件原件只有一份, 在销售过程中提供给项目物资部门的原材料质量证明文件只能是复印件。所以为了保证原件的可追溯性, 应要求供货商在出厂质量证明文件上盖章确认, 物资部门在进货入库时应加盖验货章或入库章, 并应与物资台账相对应。

三、数字化档案管理

科技档案作为企业重要的生产力, 科技档案归档的质量直接关系到档案的价值。而便于查找利用, 提供服务是档案价值最基本的体现。

数字化档案管理真正实现足不出户就可以使生产技术人员查阅图纸, 核实参数, 使查阅资料变得简单高效。其次避免了反复印刷资料而造成的纸张和人工浪费, 将纸质档案转化为数字化电子档案后, 档案的使用更加安全, 尤其是对有历史价值的档案, 数字化处理无疑是对其进行更好地保护。另外, 通过数字化处理后防止了部分档案篡改的行为。

目前我们实行三种查阅模式:1.阅览室最原始的索引目录查档。2.档案人员利用紫光软件查档。3.将紫光与OA办公系统的集成接口连接, 实现数字化OA办公系统查档。

四、资料收集问题的解决对策

(一) 完善资料收集制度, 严格执行移交手续, 实行档案“三审”即初审、复审、终审。初审:由工程、设备的专责人员将其管辖范围内的文件资料进行初步审核, 整理、确认资料文件要整洁, 无破损, 字迹清晰, 尤其是承包商资质证书等复印文件。为强化专责人员的归档意识, 可将收集材料是否齐全、有效作为一项评分标准或将初审责任制纳入设备专工的工作职责中, 对工作良好者进行嘉奖。复审:档案兼职人员和专职档案员, 重点审核材料是否齐全, 譬如:单位改造工程的综合管理型文件, 施工记录, 质量验评资料是否齐全。各部分产生的文件图要符合要求, 合同协议要加盖骑缝章等一些专业要求。终审:主管领导及厂级领导根据初审, 复审情况进行最终核实检查, 做到注意鉴别, 严格审查。

(二) 移交资料清册进行规范完善处理。首先定期每周将本周所上交的资料进行统一汇总, 录入成电子文档, 充分利用EXCEL的筛选、排序、汇总功能。该电子文件可以实现两大功效:第一:避免异动通知单的重复。由于异动单的下达和执行流程导致多部门上交而造成的重复。既要保证资料齐全, 又要准确不重复, 档案人员克服外在的不利条件, 从自身着手真正避免归档冗余的现象。第二, 工程资料不全。近年来为适应社会的发展, 市场的需求和环保要求, 供热改造、脱硫、脱硝、干除灰改造等大小工程接连不断, 还有机组的大小检修造成需要归档的文件接踵而来。由于档案人员和设备部专业人员的不断更替, 工作发生断层。例如:一个工程的归档工作进行到尾声时, 突然又有资料补交, 只能进行返工重新立卷。

实行EXCEL电子版录入清册, 谁接收, 谁录入;录入紧随移交, 将清册时时更新同步, 放在共享文件夹中。尽管目前多人负责科技档案, 只要其中一人接手资料的移交, 其他人便可对移交情况一目了然。在电子文档中列出文件名称、专业、移交人、时间、接收人、资料份数、存放地点等详细信息。完整准确的信息为文件归档工作奠定了坚实的基础。

通过对移交清册的再加工, 使其转化成文件归档汇总表。全部的文件接收完毕后, 要清点总量, 对过程中发现的问题进行汇总, 整改情况的落实核实和清理, 由此形成一个闭环管理系统, 从而确保文件无缺漏, 问题无遗留。

(三) 注重宣贯全员归档意识。1.请上级单位或行业内专家宣讲, 把有关国家、行业的档案管理制度和要求向参与项目建设的各级管理人员灌输、渗透, 让大家知道档案管理与各专业之间的关系及重要性, 只有知行合一方能取得事半功倍的效果。2.树立“在平凡岗位创造不平凡业绩”的敬业和奉献精神。档案人员要真正拥有兰台人的胸襟, 主动去熟悉本部门, 本企业对口部门的工作, 关注企业发展动态的工作大局, 有计划合理安排归档工作。将工作由被动变主动, 积极主动去沟通收集资料, 由移交单位给多少归多少转变为需要归什么就收什么。这样主动, 周到, 准确地为他人提供指导和帮助, 能够更好地促进相关部门对档案工作的开展, 提高工作效率的同时, 更树立了良好的工作形象和职业素养。

参考文献

[1]覃兰花.广西档案开放鉴定工作的思考[J].中国档案, 2015 (08) .

[2]吴嘉燕.企业档案工作可持续发展的四大“内功”[J].中国档案, 2015 (08) .

[3]沃静.对档案的收集中若干问题的思考[J].科技致富导向, 2013 (08) .

[4]梁兵.关于档案收集若干问题的认识与思考[J].云南档案, 2010 (03) .

做好工程档案管理提高档案管理水平 第5篇

做好工程档案管理提高档案管理水平

改革开放以来,我国的建设事业发展迅速,以此同时,也形成了大量的业内资料即工程档案.如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的`需要,也是档案部门的要求.本文重点对建筑企业工程档案的分类、意义进行了阐述,同时也提出了加强建筑工程档案管理的看法.

作 者：刘宇平陈焱辉 作者单位：广东省第四建筑工程公司,广东,广州,510100刊 名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：建筑企业 工程档案 管理 建议

提高档案质量 第6篇

【摘 要】重大建设项目档案包括从重大建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件资料。 本文通过对重大建设项目档案在完整性、准确性、系统性三方面存在问题的分析,进一步提出了提高建设项目档案案卷质量的主要措施及对策,从而使工程档案在今后的工作中得到充分地开发和利用。

【关键词】建设项目 档案 案卷质量

【中途分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1673-8209(2009)11-0-01

1 引言

重大建设项目是国家和地方从国民经济和社会发展的全局出发,根据国家和地方财力情况以及基本建设的总体布局,合理确定进行重点建设的行业和骨干项目,在我国现代化建设中具有重要地位。重大建设项目档案质量是建设工程项目质量的重要组成部分,对工程项目建成使用后的管理、维护、改造具有非常重要的意义。

2 重大建设项目档案案卷质量在以下几个方面存在的问题及原因

2.1 完整性方面

建设工程项目档案在完整性方面存在着下列问题:一是工程质量保证材料不全,主材试验报告提供的内容及数量达不到要求。二是有的缺隐蔽工程记录、工程质量检查记录、产品出厂合格证等。三是签章手续不全,有的工程施工技术人员没签字,竣工图没盖章等,这些现象都会给工程竣工后的使用造成隐患。

2.2 准确性方面

在实际工作中,常常造成档案的不准确性有以下几点:有的工程试验报告前后日期对照不上,有的工程专业归类不准确。特别是由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更等,这些现象会给以后的利用造成很大的危害。

2.3 系统性方面

由于施工单位的资料人员未经过专业培训,又没有工程档案管理工作经验,在组卷时常发生以下现象:有的建设项目工程科技文件材料没有按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等顺序排列;有的管理性科技文件材料没有按问题、时间或重要程序排列等。这样必然造成档案组卷混乱,给以后利用查阅带来不便。

3 提高重大建设项目档案案卷质量的主要措施及对策

3.1 建立健全各项规章制度,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案案卷质量的基础

3.1.1 各施工、监理单位必须制定各项管理制度,将档案工作的各项要求以及施工、监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入各项管理制度和考核范围中。

项目档案的案卷质量应与有关工程技术人员的岗位职责挂钩,责任落实到人。

3.1.2 建立工地档案室,推进预立卷制度。文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后,既移送档案人员进行预立卷,并统一存放于工地档案室,以保证档案的完整与安全。

3.1.3 建立健全档案资料保证金制度。

为保证能够有效控制工程质量,不少建设单位采取收“质量保证金”的做法,即在招标合同文件中就明确将大约占工程款5%左右的费用作为“质保金”,工程质量(包括档案资料质量)不符合要求,则不予计量支付,并及时将招标合同文件下发到各职能部门和施工单位贯彻执行。

3.2 档案工作与工程进度同步进行,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案的案卷质量的关键

3.2.1 归档工作首先从项目工程的初期阶段抓起。

自工程立项开始,项目法人(建设单位)就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程,着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。

3.2.2 档案员提前介入,搞好宣传,实现档案与工程进度“三同步”。

档案员应在工程开工初期主动进入工地,向施工管理人员颁发《国家重大建设项目文件材料归档要求和档案整理规范》,对施工单位档案的编制提供实质性指导。与此同时,还要积极争取领导的支持,要求施工单位实行档案与工程进度“三同步”:一是在布置施工任务的同时布置档案的编制工作;二是档案形成积累和施工进度同步;三是工程验收交接和档案交接同步。

3.2.3 档案人员参加重要设备的开箱验收。

当设备运到工地后,档案人员接到工程管理部门的通知,应主动到现场参加设备开箱,和施工单位人员根据随机文件的装箱清单,一一对照设备验收归档,并填写《重大建设项目设备开箱验收记录》。

3.2.4 档案人员参加建设工程项目的竣工验收。

2006年国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发了《重大建设项目档案验收办法》明确规定建设项目必须要经过档案验收,才能进行通过竣工验收。

3.3 加强建设项目工程监理,实现档案现代化管理,提高档案队伍素质,是进一步提高项目档案的案卷质量的保障

3.3.1 项目工程监理严把技术审核关。为确保建设工程质量,通常重大项目建设单位实行的是“两级监理”、“三级质保”体系。工程监理在对工程投资、进度、质量进行重点控制的同时对工程档案实行严格的监督,是对档案工作进一步规范化管理的促进。

3.3.2 全面加强建设项目档案信息化建设工作。规范化、标准化管理是实施现代化管理的重要保证,建立统一规范、标准的组卷、著录、标引体系,是实现档案现代化管理的基础。

3.3.3 加强教育培训,培养复合型项目档案管理人才。新时代档案管理人才应是复合型的人才,档案人员要提高自身吸收消化和运用新知识的能力,以及结合本单位的实际情况研究对策,提高解决问题的能力,努力使自己成为懂工程,精业务,善协调,能指导的复合型项目档案管理人才,为项目档案管理提供智力支持。

参考文献

[1]李培建.基建工程档案验收问题探索.档案学通讯,1993.(5).

[2]王黎平.建设项目档案工作标准执行中问题与解决措施.中国档案,2006.(4).

[3]欧阳旭明.重大建设项目档案工作全过程管理. 中国档案,2007.(2).

[4]刘月华.工程项目管理中档案资料质量的控制.中国档案,2006.(12).

着力提高数字环境下档案工作质量 第7篇

一、信息化环境对档案工作带来的影响

电子技术正以强劲势头改变着人类的生产生活方式, 也由此引发档案工作发展出现质的飞跃。认清信息化环境对档案工作的深远影响, 是做好新时期档案工作的前提和基础。

(一) 档案工作重心发生转移。

传统档案信息工作重在档案的收藏和保存, 在使用上受到限制很多, 而数字化的档案信息可以通过网络技术实现异地远程传送, 为需求者提供方便快捷的服务途径, 提高档案利用率, 导致档案工作的重心由传统的收集保管向开发利用转移。

(二) 档案原件得到有效保护。

档案具有唯一性、原始性和凭证性的特点。原始档案的保护是档案管理工作的重要内容之一。信息化环境下, 档案的利用方式发生了变化, 开始大量调用数字化的档案信息, 有效保证了纸质类档案原件的保存, 提高了档案原件的保存年限。

(三) 数字信息可反复使用和转换。

信息化档案可将不同形式的档案经过信息化处理, 变成数字化数据, 可以多次查阅档案信息情况而不影响其保存的完整性, 使档案信息的利用时效性得到充分释放和体现, 最大限度地发挥档案的价值和作用。

二、信息化环境对档案工作带来的困难

任何先进手段都有自身的局限性, 数字档案在给我们带来便携的同时, 也带来一些不利因素, 主要体现在:

(一) 档案的原始性难以确认。

原始记录性是档案的基本属性, 原始档案才有保存价值和凭证作用, 这也是纸质档案最真实、最可靠、最珍贵的原因之一。电子档案信息和原始载体可以分离, 极易被复制、删除或修改, 载体与字迹材料没有特性, 真假难辨。

(二) 档案的真实性难以判断和检查。

纸质档案可以加注各种证明, 按制度规定加以标记, 而电子档案很难实现这些功能。电子档案从形成到交由档案部门保管, 需要文件拷贝、移交, 即使归档的电子文件被删改, 档案人员也难以考证和判断其真实性。

(三) 数字档案缺乏统一标准。

档案信息数字化的目标是实现资源共享, 而标准规范是有效共享的基础, 是数字化进程首先需要解决的问题, 数字档案信息资源存在的发散性造成不同单位的档案信息载体、内容、格式、信息内涵各有不同;各种不同管理系统开发应用缺乏统筹协调, 极大地限制档案管理利用。

(四) 存储维护难度增大。

数字化档案信息的储存载体多为计算机光盘、硬盘等介质, 容易受到热磁衰减影响, 存贮有效期在10年到20年左右;另外, 随着新材料和计算机技术发展, 若干年后, 现有存储介质和读取设备极可能被淘汰, 存储的信息资料将不能被读取。

(五) 网络安全威胁较大。

数字化档案在网络上传递和应用存在较大安全风险, 虽然网络安全已经有了包括软、硬件在内的多种防范措施, 如系统预设用户授权、防火墙技术、电子身份识别、数据加密等, 但都不能从根本上解决网络环境安全问题, 给档案信息安全留下隐患。

三、信息化环境下档案管理的对策措施

档案部门要充分认清信息技术带来的积极影响和不利因素, 抓住人才培养、技术建设、制度规范等环节, 着力提高信息化环境下档案工作的正规化水平。

(一) 加强人才培养。

通过办班辅导的方式, 定期邀请专业人员授课辅导, 刻录光盘下发留存, 并将专业知识摘编成册;通过业余自主学习的方法, 配套补充计算机、信息化等方面的教材, 在拓宽档案管理人员知识面的同时, 强化专业能力素质的学习提高;引进专业人才, 利用每年大学生毕业招聘会等时机, 有计划、有针对性的引进一些档案专业、管理专业的高层次人才, 特别是每年要按照一定的数量规模引进一批信息技术人员, 解决当前年龄结构老龄化, 学历层次水平稍显滞后等问题, 加速实现人员管理结构调整和技能升级。

(二) 用好信息技术。

要利用性能优良的载体存储档案信息, 确保电子存储介质安全可靠;要采用功能强大的软件系统管理档案, 确保能够智能检索文本、图像、视频等不同格式的信息内容;要能够使用信息导航等技术通过网络发布档案信息, 最大限度的方便利用;要采取访问控制和网络安全手段来实现文件传输的绝对安全可靠, 确保档案的真实性。

(三) 建立标准规范。

要根据数字档案特点, 加强统一规范, 确保档案信息在任何时间、地点都可读、可看、资源共享。要建立字符内部编码标准, 包括英文数据标准、中文文字编码标准、集外字符编码标准等;要规范数据格式, 包括文本数据格式、图像数据格式、音频数据格式、视频文件格式等;要规范信息输出方式, 确保信息的显示、打印、传递等, 能够直接面向网络用户的服务;要规范数据交换和网络通信协议, 确保不同的操作系统、不同类型的计算机、不同格式的数据都可以共享网络。

(四) 完善管理制度。

要建立完善收集 (获取) 、整理 (组织) 、著录和标引利用等各个环节中的制度规范, 确保档案使用管理有法可依。要细化归档的范围, 客观评价电子数据价值, 选择性地归档;要明确电子文档归档时机, 防止数据流失;要规范移交方式, 健全移交手续, 确保文档安全传递;要完善电子文档管理条件环境, 确保运行、贮存安全可靠;要规范文档使用管理、审批、阅办的程序方法, 防止秘密信息外泄。

摘要：电子技术正以强劲势头改变着人类的生产生活方式, 也由此引发档案工作发展出现质的飞跃。认清信息化环境对档案工作的深远影响, 是做好新时期档案工作的前提和基础。文章主要针对提高数字环境下档案工作质量进行研究, 以期为改善档案工作提供一定的借鉴与参考。

档案管理质量稳步提高的途径 第8篇

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段, 充分发挥科学管理和专业技术的作用, 建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平, 以保证档案的高质量。它具有以下几个特点:

全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员, 如各处 (室) 所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合, 严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立"档案质量, 人人有责"的观念。只有这样, 才能保证档案的完整性、统一性, 也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题, 不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2 建立检查档案管理制度

2.1 提高检查人员全员档案质量管理意识

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多, 一般包括:检查准备阶段资料:检查通知书、检查实施方案、检查提纲等;检查实施阶段资料:检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等;检查结论及总结资料:检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等;检查整改资料:入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的, 是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定, 检查方案的制定, 检查通知书的下发, 检查工作的开展, 到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等, 整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此, 提高检查人员全员档案质量管理意识, 是做好档案管理工作的前提。

2.2 全员参与、分工负责, 是保证档案质量的重要手段

检查档案质量与业务工作质量紧密相连, 统一档案整理、装订工作的规范要求, 更能够提高检查人员遵守检查规则的意识, 高质量地完成检查工作。实践证明, 建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度, 是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚, 掌握检查的整体情况, 能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作, 既保证检查资料的完整性, 又保证其相关性。

2.3 加强检查档案质量的事中控制与管理, 是提高档案质量的制度保障

检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求, 检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题, 加强检查档案质量的事中控制与管理, 不断发现、研究和解决新问题, 才能不断适应监督检查工作的发展要求, 保证检查档案的质量。

2.4 积极推进信息化进程, 是提高档案管理质量的必然要求

随着办公自动化技术的普及, 财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等, 不仅能减轻档案工作人员的劳动强度, 提高工作效率, 还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案, 则既可以使案卷整齐规范, 查找时一目了然, 又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式, 有利于提高档案工作质量。

3 完善档案管理自身制度

3.1 必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高, 与工作人员的质量意识有着密切关系。其中, 领导的档案质量意识最为关键, 领导通知必须提高认识, 转变观念, 认清档案管理的重要性, 认清档案数字化是大势所趋, 要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设, 因此要求从事档案工作的人员, 特别是各级领导, 要牢固树立档案质量意识, 用较高的工作质量来促进档案质量。

3.2 建立内部人员的制约机制

要不断提高档案人员素质, 加强管理, 完善规章制度, 建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说, 就是要有强烈的事业心和高度的责任感, 要有良好的服务意识, 要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作, 档案人员业务素质的高低, 对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会, 使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.3 运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能, 同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能, 利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高了工作效率, 是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域, 以磁性材料和光学材料为载体的电子档案, 将逐步替代传统的纸质档案载体, 在档案领域占主导地位, 给档案工作注入生机和活力。

总之, 档案工作者肩负着历史的职责, 提高档案管理人员的意识, 档案科学管理, 用丰富科技信息资源, 推动档案事业的发展。实践证明, 只有好工作思路和方法, 才能确保档案管理质量稳步提高。

摘要：面对档案事业建设与发展的新形势、新任务, 必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化, 建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程, 必须明确目标, 抓住机遇, 加强协调, 统一建设, 重视培养一支高素质的档案管理人员队伍, 每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想, 使档案质量不断提高。

关键词：档案,管理,质量

参考文献

[1]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案, 2008.1.

对提高医疗病历档案质量的粗浅看法 第9篇

一、从案例看病历档案在医疗纠纷中所起的作用

案例一:患者毛凯悦, 女, 10岁, 因间断性呕吐到医院就医。其亲属向医师说明了病情, 并要求详细检查。医师以做CT检查危险等为借口, 未予必要的检查, 错误诊断为急性胃炎, 10个小时以后, 女孩出现生命垂危现象。医院仍没有为其做必要的检查, 直至毛凯悦因脑部肿瘤得不到及时正常治疗而失去抢救生命的机会。

经司法鉴定中心鉴定认为:根据病历看到, 医院延误诊治, 特别是入院最初14小时内病情相对较轻的情况下未做颅脑CT检查, 与毛凯悦的死亡有相对直接的因果关系。还鉴定出院方用刀片刮掉原字迹篡改病历的事实。发生医疗纠纷时, 一旦发现医生篡改病历, 将直接定性为医疗事故。

案例二:患者田某诉称, 他在上电线杆抄表时, 由于脚扣滑脱, 从4至5米高处摔了下来, 事发后到胸科医院检查。医院诊断其为“胸椎12压缩性骨折, 胸腰段后突, 骨质增生”, 却没有诊断出其第12节胸椎骨折的实际病情。田某认为, 正是由于胸科医院的漏诊、误诊, 致使其病情没有及时治疗造成终生残疾。

海淀法院认为:由于田某没有在医院建立病历档案, 按《医疗事故处理条例》规定, 田某应自己负责提供病历资料, 同时承担举证不能的后果。因为在无病历资料的现状下, 鉴定机构无法进行鉴定, 仅凭其他医院证明及田某现在的状况, 法院无法确认胸科医院当时是否存在漏诊、误诊, 亦无法确定胸科医院行为在田某损害结果中的参与度。

以上两个案例可以说明医疗病历档案在医疗活动中的重要性, 医疗病历档案具有较高的证明效力, 是医疗纠纷中不可缺少的证据。由于诸多原因, 病历档案中存在的可能会导致医疗纠纷的隐患很多, 应加以识别和重视。

二、提高病历档案质量, 防范医疗纠纷发生

1. 加强医患沟通是提高病历档案质量的基础。

医患关系, 简单讲是以病人为中心, 加强医患沟通, 提高医疗服务质量, 减轻病人心身痛苦, 促进医患间理解与支持。医患沟通不够, 医院医务人员工作量增大, 客观上使诊治及交流时间缩短。医患沟通不够, 有的医护人员忽视患者的知情权, 选择权, 不注意与患者沟通的形式、内容、技巧和效果。有统计资料表明, 在已经发生的医疗纠纷中, 由于医患沟通不够, 医患关系不和谐导致的纠纷约占总量的三分之二。医务工作者对患者缺乏人文关怀;恩赐心理、权威心理;社会不良风气的影响, 导致个别医务人员重利轻义;红包、回扣等职业道德问题;胆小心理, 遇到病情复杂, 重危病人, 产生推诿思想等。而患者, 维权意识高涨, 认为医疗活动中“患者是上帝”;对医疗过程的参与意识加强, 患者要求更多地了解自己的治疗方案、用药及预后;病人对医院期望值太高, 一旦发生不良后果, 感情上难以接受;不良的求医行为, 有的患者缺乏求医道德, 不尊重医生及护士的人格, 怀疑医师的水平和能力;法律意识淡薄, 通常喜欢闹事采取“私了”的方式来解决问题。此外, 由于我国现行的医疗保障体系及其相关的法律、法规不完善, 加上媒体片面地炒作和误导, 导致在工作第一线的医师成了“替罪羊”。因此, 医务人员和病历档案管理人员要尽快转换观念, 尊重病人生命健康权和监督权, 保护患者的知情权和病历档案的利用权。牢固树立服务意识, 加强医德医风建设, 通过真诚的信任、热情的关怀、诚恳的语言感染患者。在履行告知义务时, 应从患者的角度出发, 让患者了解自己的权利和义务, 能够充分理解其中的利害关系, 从而能够作出恰当的判断。将医患之间的矛盾化解在共同的认识中, 化解在理解中。

2. 发挥凭证作用是提高病历档案质量的目的。

(1) 法令赋予病历档案的法律效应。医疗改革的日趋深入和广大就医群众的法律意识提高, 致使病历档案在医疗纠纷发挥的作用日趋增大。2002年4月14日, 国务院第351号令公布了《医疗事故处理条例》, 赋予其更加明确的法律效应。 (2) 从医院的角度讲, 在发生医疗纠纷时, 病历档案可以作为医疗举证来呈现, 病历档案必须具备逻辑性和真实性, 不能因为涂改和擅自修改导致病历档案信息失真;从广大就医群众的角度讲, 《医疗事故处理条例》第十条规定了患者有权复印或复制其病历的一切资料记录, 此充分体现了《条例》在医疗纠纷和医疗事故中赋予患者的合法权益和病历档案可以实现医院和患者之间的客观共享, 同时也为患者提供真实可靠的举证依据。

3. 提高医务工作者业务素质是提高病历档案质量的保证。

浅谈如何提高档案管理的质量 第10篇

一、档案信息化的概念探讨

档案信息化是指:在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务,加速实现档案管理现代化的进程。换句话说,档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程,在这一过程中,要不断地采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

从档案管理的发展历程来看,档案管理是逐步由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展着的。

一般而言,档案管理工作所要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。鉴于社会对档案的需求越来越大和标准越来越高,档案管理水平务必要适应不断增长的社会需求。

二、我国档案管理存在的问题

当今社会,档案的信息化建设已经成为毫无争议的共识,改革开放以来,我国在档案管理的信息化方面已经取得了诸多成就,但是面对此种不可阻挡的趋势,我国社会档案的信息化管理程度和水平依然有限。具体可以表现为以下几个方面:

(一)工作人员的信息化意识淡薄,以及相关技能的缺乏。俗话说,知识经济时代,科技是第一生产力,人才是第一竞争力。但是,当前我国档案管理人员缺乏积极的现代信息化的工作理念,依然停留于传统的档案管理概念之中,缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德,消极应对信息化的发展要求。缺于思,必然讷于行,以至于档案管理人员对相关技能的掌握极其有限,无法驾驭现代化的设备和技术,也无法适应先进的管理方法。档案管理专业人员的缺乏,这极大地影响了我国档案管理信息化的发展,并直接影响了我国经济现代化的高速高效发展。自改革开放以来,各行各业各领域都开始了档案信息化的进程,但时至今日,这一趋势仍未得到有效的深化和拓展。

(二)对硬件设施设备的投入不足。“工欲善其事,必先利其器”,档案管理工作信息化的推进必须依托一系列专业的设施设备来确保实现。现阶段,对计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备的配备不全以及系统软件的开发应用或完善不充分等,也阻碍了档案管理信息化的深入发展。

(三)管理机制的不健全。当前我国档案的信息化管理水平欠佳,最主要还是因为没有建立起规范化的管理机制。我国档案管理的信息化起步相对比较晚,缺乏一套行之有效的管理制度,造成了一定程度上档案管理工作的无序化和低级化。

三、提高档案管理质量的措施探讨

我国档案管理工作仍处于较初级的信息化阶段,档案管理的质量有较大的提升空间,但是毋庸置疑的是,信息化和数字化是今后的绝对趋势。电子信息化的档案管理能够极大地提高工作效率,最大程度地实现档案资源的共享,同时在档案的保存和安全性上也体现了无可比拟的优越性。针对我国档案管理工作当前的状况和出现的问题,有以下几个方面可以努力:

(一)着力培养专业人才,实现档案工作人员素质现代化。对从事档案管理工作的人员,不仅要加强对其进行专业技能和知识的培训,更要注重从理念上打造其现代化的工作思维和管理思路。要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念,建立符合时代发展要求的档案工作意识,从而切实地提高档案管理的质量。让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。

(二)加大对相关设施设备的建设力度。首先,要注重及时配备档案信息化管理所需的计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等现代化的办公硬件设备。其次,要加强对相关的管理软件的培训和推广。再次,在具体的操作中,要将档案中心目录及全文数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各类档案资料,要边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

(三)利用健全的管理机制实施全面的质量管理。要健全和完善档案管理的业务流程和技术规范,细化到档案管理的每一个环节和步骤。标准化的理念和管理是档案管理信息化的重要基础,要注重对标准化的执行,按照ISO9000《质量管理和质量保证》系列国际标准建立一套完善的质量体系,使档案管理有章有度,责任明晰,高效运转,从而有力提升管理效能和服务水平。

对档案质量的控制是一个系统工作,不仅要从文件材料的形成、积累、控制抓起,还要抓管理、分类、立卷、归档以及归档后档案的利用,档案的技术保护等等,所以,必须依靠标准化的管理机制来实施全面的质量管理。

比如,高校扩招以来,学校的学生和教职员工的人数呈献出惊人的增长幅度,这给档案的更新和维护等工作带来了巨大的挑战,而高校档案记载着学校的历史和中国教育发展的点滴,具有重要的价值,这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

一般而言,在高校中从事档案管理工作的人员普遍具有较高的文化水平和技能,是推广档案管理信息化的“先头部队”,因此,探讨高校档案管理中的情况为社会广泛推广档案管理信息化提供了十分具有参考价值的思考。

在高校档案管理中,尽管信息技术是高效信息处理的手段,但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介,电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段,管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用,从中可以看出,我国档案管理的现代化之路依然任重道远。

四、总结

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便,利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台,不仅能有效地实现工程档案的动态管理,提高档案管理效率,还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会发展,提供快捷有效的档案信息服务。继续采用传统的手工方式已经无法满足规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速公路的优越性,使档案管理更健全、更高效。

参考文献

[1]唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2007,(03).

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010,(03).

[3]赵鹏,李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案,2007,(05).

[4]纪军.推行ISO质量管理体系提高档案管理质量[J].企业科技与发展,2011,(14)

加强档案宣传工作提高全民档案意识 第11篇

档案宣传思想意识全民档案意识、社会档案意识、国民档案意识三者的意思比较相近，是指一个国家的全体公民对档案和档案工作的了解程度与认识水平的总和。全民档案意识的高低，直接关系到档案事业发展的兴衰，影响档案工作的成败。档案宣传是提高全民档案意识的基本途径。因此，各级档案部门和档案工作者要重视和加强档案宣传工作，通过档案宣传，让更多的人了解档案，认识档案，“走进档案”，从而提高整个社会的档案意识水平。

一、档案宣传是档案整体工作不可分割的一部分

档案宣传工作，是指向社会成员说明、讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案法规和档案业务知识的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。档案宣传是档案工作的舆论先导，是扩大档案工作影响、提高档案工作地位、促进档案事业发展的一项重要工作。档案宣传贯穿于档案工作的各个环节，是档案整体工作不可分割的一部分。首先，档案的收集与档案宣传紧密相连。档案收集是整个档案工作的起点和基础，要做好档案的收集工作，离不开档案宣传的舆论引导，离不开对《档案法》和《档案法实施办法》的宣传。收集档案，不仅要靠档案工作者的辛勤努力，更要靠人民群众的理解和支持。如果职工群众不上交应归档的文件材料，档案收集就成了无源之水，无本之木，档案收集工作就做不好。在现实生活中，经常遇到这样的人，他们外出开会回来，把会议文件材料往自己办公桌抽屉里一锁，以图自己以后使用方便，不上交秘书科或档案室，致使应归档的文件材料无法归档。消除这种现象，改变这种不良行为，要靠档案宣传，通过档案宣传，提高人们的档案观念，使大家自觉地将文件材料上交归档。其次，档案的管理和保护与档案宣传紧密相连。收集的文件材料如何整理、分类，如何归档、上架，管理制度如何制定、落实等，主要是档案管理人员的工作任务。要做好这些檔案专业工作，档案管理人员的业务素质至关重要。档案管理人员娴熟的业务素质不是天生的，是经过后天的培训、教育，在实践中逐渐形成的。而培训、教育本身就是一种档案宣传，是对《档案法》和《档案法实施办法》的具体解读。再次，档案利用服务也与档案宣传紧密相连。广大利用者最关心的是馆（室）藏档案资源有哪些，哪些内容和信息可以利用，这就需要档案馆（室）及时对外公布档案目录及相关内容简介。档案馆（室）公布档案目录及相关内容简介，就是一种档案宣传。所以，档案宣传工作是整个档案事业的有机组成部分，在扩大档案影响、推进档案工作规范化、现代化等方面起着重要作用。

二、国民档案意识有待提高

近年来，档案宣传战线的广大干部职工以党的十八大和十八届三中全会精神为指导，紧紧围绕党和国家中心工作，立足档案工作实际，面向社会，面向群众，采用多种形式，开展了卓有成效的档案宣传活动，在服务经济社会、服务档案事业等方面发挥了重要作用，取得了显著成绩。但是，我们也要清醒地看到，与新形势下档案事业发展的需要相比，与人民群众日益增长的公共文化服务需求相比，档案宣传工作还存在着明显的不足，有些地方还没有宣传到位，档案和档案工作的社会影响还不那么广泛、不那么深入，公众的档案意识还比较淡薄。前一段时间，我们做了一个随机调查，深刻感受到国民档案意识确实有待于提高、有待于加强。比如，知道国际档案日是每年的6月9日的人、知道今年国际档案日的主题是“走进档案”的人，少之又少。除档案工作者外，很多人还不是十分了解档案，认识不到档案工作的意义和价值，他们对档案工作还比较漠然，对档案工作还不大关注。2014年6月12日，我国政府将有关南京大屠杀及日军强征慰安妇的一些珍贵档案，向联合国教科文组织申报“世界记忆名录”，联合国教科文组织已受理中方申报，并按有关相应程序进行评审；2014年7月3日起，中央档案馆在其官方网站上开始陆续公布45名受审日本侵华战犯的亲笔供词。这两件事都上了央视新闻和其他新闻媒体。据了解，国民对公布的侵华日军的暴行比较关注，也相信这些累累罪行都是真实的，但多数人却忽视了这样一个事实，那就是记载这些侵华日军暴行的档案，背后是历代档案工作者默默的奉献。如果说一般人对档案工作认识水平不高，还容易理解，那么一些领导同志的档案意识差就不应该了。由于档案宣传不够等多种因素的影响，个别单位领导同志不大了解档案，对档案工作的重要性认识不足，这些单位档案机构不健全，档案管理人员减少，业务经费紧张，致使档案工作不能够正常顺利开展。要改变上述被动局面，就必须加强和改进档案宣传工作，灵活利用多种宣传形式，大力提高国民的档案意识。

三、加大宣传力度，提高全体公民的档案意识

1.加强档案宣传力量

档案宣传工作是一项政策性、专业性很强的工作，要搞好档案宣传，必须有一支素质过硬的档案宣传队伍，有一批精通业务的档案宣传人才。从档案部门目前的情况来看，档案宣传力量还比较薄弱，一是没有专门的档案宣传机构，二是档案宣传人员太少，三是档案宣传人员素质不高，多数没有经过专业的教育培训。要改进档案宣传工作，必须克服档案宣传力量不足的缺点，从两方面入手，下大力气加强档案宣传力量。一方面要建立健全档案宣传机构，成立相应的档案宣传部门（科室），配备专职档案宣传人员去抓宣传工作。另一方面要大力培养专门的档案宣传干部，把德才兼备、既有文字能力又熟悉档案业务工作的年轻干部选拔到宣传岗位上来，对他们加强培养和锻炼，使他们成为档案宣传的领军人物，成为档案宣传战线的行家里手。同时要创造人尽其才、才尽其用的良好氛围，支持和鼓励档案宣传工作者争先创优，尽最大能力做好档案宣传工作。

2.丰富和完善档案宣传内容

要搞好档案宣传工作，必须进一步丰富和完善档案宣传内容，提高档案宣传的吸引力、感召力和影响力。

首先，要突出主题宣传，即做好对档案政策法规、档案业务管理知识的宣传。要面向社会，贴近群众，深入浅出，通俗易懂，结合档案学基本知识，宣传档案里的故事、智慧、规律等，把枯燥的档案变成有趣的故事。其次，要做好典型宣传和成就宣传。要深入档案工作第一线，发现和宣传档案部门坚持科学发展、服务经济建设、服务构建和谐社会的新经验和好做法，宣传档案先进典型人物和职业精神，弘扬优秀档案文化，从而扩大档案在社会上的影响，提高档案工作在社会生活中的知名度。

3.创新档案宣传形式

随着计算机技术的广泛应用和现代通信技术的发展，人们的工作和生活进入了网络信息时代，信息传播手段日益多样便捷，这为档案宣传工作提供了有利条件。档案宣传要顺应新发展、新形势，在采取办报办刊、出版图书、举办展览、拍摄电视片、举办讲坛讲座、举办文艺汇演、举办诗歌比赛、开办夏令营、送档案下乡进社区等有效形式宣传的同时，要注重发挥新兴媒体的宣传作用，运用各种新的宣传形式，比如动漫的形式、网络视频的形式，手机短信的形式、户外电子屏信息的形式、电子书的形式、微博的形式等，进一步拓展和创新传播渠道，吸引更多的群众，取得更好的宣传效果。

4.抓业务促宣传

提高综合档案馆服务质量的策略探析 第12篇

1. 转变服务理念。

“以人为本”是创新个性化服务的指导思想。个性化服务是以满足利用者需求为导向的新型档案信息服务方式, 以个性化、专业化、针对性服务实现与“以人为本”理念的融合, 并始终坚持以“以人为本”理念为指导思想。档案服务不仅要关注利用者的共性需求, 更要针对利用者的不同需求, 为他们提供更专业、全面和周到的个性化档案信息服务。各级档案部门可通过各种措施激发档案工作人员的主动性、积极性和创造性, 使他们能够以愉快的心情专心工作, 从而在档案工作人员与利用者之间构建一种良性互动、平等和谐的服务关系, 更好地发挥档案的价值作用。

2. 加强资源建设。

为更好地服务社会公众, 综合档案馆应在接收管理党政机关文书档案的基础上, 进一步开展档案资源建设, 拓宽馆藏范围, 将与人民群众密切相关的民生档案纳入馆藏建设范围, 以更好地满足社会的长远利用需求。只有加强对非公务档案的选择和收藏, 我国的档案馆馆藏才能不再只是政府文件的汇集, 才能使普通公众也真正享受到利用档案资源的权利。建设丰富的馆藏资源, 目的在于服务利用。馆藏资源要发挥应有的作用, 真正服务于公众, 就需要加大对档案馆藏资源的宣传。反之, 如果不及时把馆藏特色和新开放的档案信息资源向社会公众公开, 就会导致信息不对称, 影响档案社会价值的实现。同时, 综合档案馆要注重综合档案馆特色资源建设。综合档案馆需要接收、征集具有地方特色的人文、人本档案, 如反映地方经济、政治、文化、宗教等方面的档案。要重视对特色档案的线索调查, 及时跟踪、研究这些档案资料, 以确保馆藏特色档案的完整性、系统性。对特色资源要进行科学管理, 深度挖掘, 通过编研、展览、数字化等形式, 使其带来较高的社会效益、经济效益。

3. 完善配套设施。

长期以来, 由于经费紧张, 档案管理部门的配套设施总是难以到位, 严重影响了服务质量的提升。因此必须加大投入, 现阶段来看, 主要应该做到以下几点:一是更新档案装具, 换成更易保存携带的铁制装具;二是加强档案馆基础设施建设, 努力完善档案馆各项基本功能;三是购置现代管理所需的计算机、复印机、碎纸机、空调机、去 (增) 湿机、扫描仪、数码相机和数码摄像机等设备。

4. 强化安全保障。

对综合档案馆而言, 档案实体安全及信息安全至关重要。第一, 要增强档案工作人员安全责任意识, 全面落实安全责任制, 从档案保管到利用, 各个环节的工作人员对自己职务范围的档案安全负责;第二, 将安全工作贯穿于档案管理的全过程, 从加强库房建设、设施设备配套到规章制度建设, 一体化保证档案的安全;第三, 保证电子档案安全, 严格按照《电子文件管理办法》的要求, 做好电子档案载体、信息的安全保护;第四, 通过网络、计算机存储的档案资源要有高标准的安全系统和服务平台, 要有权限限制体系或身份验证体系。

5. 改革服务模式。

档案馆应根据自身特点和能力, 挖掘新的服务领域, 积极主动地从利用者的角度开展多元化的公共服务。如开办现行文件阅览服务、文化休闲服务、档案主题展览服务、档案信息整合和咨询服务等公益性服务, 努力让档案和档案工作走向公众和社会。

参考文献

[1].刘家真.实现档案馆向公共档案馆的转化[J].档案学研究, 2007.1

[2].周林兴.公共文化服务体系建设进程中的公共档案馆职责研究[J].档案学研究, 2011.5

[3].李冰.基于信息公平的档案信息服务体系的构建策略[J].黑龙江档案, 2011.1