档案馆建设范文

档案馆建设范文（精选12篇）

档案馆建设 第1篇

一、档案信息的采集

1. 纸质档案信息的采集。

纸质档案信息采集的主导方式包括键盘录入和扫描两种。主要采用扫描仪、数码相机等仪器生成TIFF、JPG等格式的黑白和彩色影像文件进行存储管理。对于幅面较大、超出扫描仪扫描范围的档案, 应采用影像无缝拼接功能, 将大幅面档案分成几部分进行扫描, 最后使用软件进行拼接处理, 形成完整的图像。对扫描的图像进行检查和校正后, 对需要的部分进行OCR处理, 并生成相应的全文电子文档, 形成全文检索库, 为利用时实现全文检索提供条件。

2. 胶片和多媒体档案信息的采集。

胶片档案和多媒体档案都是现代科技的产物。从形成上看, 它们是数字化的, 能够直接借助网络技术和数据通信技术进行远程传递和共享利用。因而, 胶片和多媒体档案进行数字化处理可采用原件拆分、整理, 高速扫描, 图像处理 (裁边处理、去污、图像拼接、去噪点) 及质检, 索引录入, 索引校对, 图像上传, 光盘刻录等采集方式。完成多媒体档案的采集后, 建立相关媒体档案资料信息, 如全宗号、目录号、案卷号等和实物媒体进行匹配, 并对音频、视频档案进行分段处理, 表明档案中所有的分段内容, 完成多媒体档案的著录过程。

3. 电子文件的采集。

建立数据交换台, 实现办公自动化系统中电子文件及相关数据信息的定期导入、档案管理系统原有数据的一次性导入;实现与办公自动化系统的衔接, 通过该过程实现文件和档案的转换, 实现文档一体化;实现原有档案条目的转换, 利于电子化的文档数据的再利用, 降低对以往工作成果的损害, 减少重新电子化的工作量。

二、档案信息数据库的建设

1. 在数据结构方面。

数据库建设旨在提供丰富的信息资源, 实现资源共享, 因此, 数据库管理是管理数字档案的最佳方式。为了完善字段检索, 数据库应采用重复字段、子字段, 实现数据变长存储, 彻底解决档案馆业务中常见的变长字段和重复字段的定义问题, 实现对于变长字段、重复字段和子字段的定义、存储和管理, 允许数据项目有多值性和可包含字段。为了提供多途径检索, 应充分满足主题词、责任者、分类号等能实现各项相互间的“与”或“非”的逻辑组配检索, 以提高查全率和查准率。此外, 数据库还应根据用户的需求, 提供多种显示和输出方式, 以便用户根据自己的需要进行选择挑选。

2. 在数据著录格式方面。

网络条件下所录入的档案信息必须统一规范与标准, 实现与因特网上信息资源检索的接轨。所以, 数据库应支持国际标准 (ISO-2709, MARC, CCF) 和国内标准 (CCFC) 格式, 同时还应支持最新的XML格式, 具有可扩展性, 可以与其他元数据单元链接使用, 这不仅适合中文全文检索系统平台的应用, 也符合国际数字档案馆标准化的发展趋势, 便于与国际交流、接轨, 对于档案馆数据库标准化建设以及数据的交换与共享具有极其重要的作用。

3. 在数据处理对象和管理方法方面。

目录数据库的建设应选通用的数据格式, 所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。以XML技术为核心, 不仅可以处理TXT、DOC、EXCEL、PPT、PDF等类型的数据, 还可对图像、音频、视频、计算机程序以及网址资源进行编目数字化处理, 能支持各类非结构化数据 (文本、图像、视频、音频OLE对象等) 的存储, 真正实现海量数字信息的存储与管理, 为档案馆管理各种数字化信息资源提供强大的数据管理平台。

三、档案的管理利用

1. 纸质档案的查阅。

通过网络技术将各个分散的档案室连接起来, 建立以用户为中心的服务模式。用户可以通过网络与档案信息中心建立联系, 而不受地理位置和时间的限制;工作人员可直接在网上进行档案调阅操作, 不用调阅实体纸质档案, 只需要经过“接待人员登记利用者——利用者登录系统直接查阅影像”两个步骤, 即可基本满足利用者的查阅需求, 提高查全率、查准率。

2. 多媒体档案的查阅。

应根据需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索;提供强大的视频、音频查询服务;对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理;通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制, 利用者可以通过网络对电子文件资源进行远程查阅和调用, 并对档案存放情况、利用情况进行各种统计。同时, 工作人员可在自己的岗位上进行操作, 实际工作内容、成果都能及时反馈到领导手中;同事之间也可利用办公系统进行沟通交流。

3. Internet的应用。

数字档案馆的建设不仅方便各馆对所需档案的查阅, 还方便年检数据的网上递交和检查, 各档案室工作人员只要使用自己的公务员邮箱进行远程登录, 就拥有查阅档案的权限, 指定用户还可进行网上年检工作。

4. 将各种资源动态发布上网。

浅析促进档案馆功能建设 第2篇

还有很长一段路要走。

[关键词 ] 档案馆 功能 建设

加强档案馆功能建设，是一项新时期档案工作转型、创新、发展的系统工程；又是一项提升档案馆公共服务能力，打造档案服务大局、服务社会大众新品牌的系统工程；更是一项彰显档案信息存储之基，传承社会文明之韵，整合历史文化之源，实现馆藏信息共享的系统工程。2004年召开的全国档案局长馆长会议在认真总结实践经验的基础上，对档案馆的功能建设进行了进一步系统阐述，即“档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，把档案馆真正建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。”二○○六年三月一日，在全国档案馆拓展社会服务功能座谈会上，国家档案局长毛福民指出要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。随着档案馆整体功能的不断完善，档案馆的服务功能也在不断加强。从我国改革开放初期档案馆由封闭、半封闭向开放的初步转型，到目前将档案馆功能定位于“四位一体”，我国档案馆的服务功能建设取得了长足的进展。档案馆的服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众，服务方式、服务内容也发生了很大变化，服务工作取得了显著成效，档案工作在全面建设小康社会进程中的独特作用得到了较好的发挥。但是，目前，我国绝大多数综合档案馆基本上都是计划经济条件下形成的档案工作体制，有三大突出特征，一是档案资源分散，二是自我封闭，三是服务功能单一。存在五大弊端：一是档案人员不能充分发挥作用，造成人力浪费。二是投入分散，难以发挥效益，造成财力浪费。三是重复建设，造成物力浪费。四是管理非专业化，造成水平低下。五是档案资源分割，难以为群众提供“一站式服务”。要进一步加强档案馆功能建设，拓宽档案馆社会服务功能，对各级国家综合档案馆还有很长一段路要走，笔者认为目前在加强档案馆功能建设中应着重注意以下二点

一、要集中优势力量，加强综合档案馆的建设

我国各级国家综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。处于转型期的国家或地方，用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位，资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威胁，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。目前，国家综合档案馆，特别是市县以上的档案馆，无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平，还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。各级党委政府应该充分利用它的综合优势，集中力量建设好当地国家综合档案馆，发挥其中心馆的效应，以它们为龙头，带动其他各级各类档案馆的发展，从而赢得社会的认同，推动档案事业的向前发展。

二、要根据现代化档案馆功能的要求，推进综合档案馆基础设施建设

新馆建设事关档案馆事业发展全局，是档案馆“四位一体”功能建设的保障平台，由于历史原因，我国大多深处于党委、政府机关大院的档案馆，在人民群众的心目中曾长期与“保密”、“内部”等字眼相关联，很少把档案馆与自己的生活直接相联系。面对这种状况，各级档案馆把贴近群众作为拓展社会服务功能的重要突破口，积极开展新馆建设各项准备工作，打造档案馆服务新平台，以全新的服务理念全面打造档案馆的新形象，有效拉近了档案馆与人民群众的距离。贴近群众的服务理念，促使档案馆不仅考虑从建筑设计观念、服务设施方面满足普通百姓的需要，而且也从地域空间上贴近人民群众，提供更加便捷的服务。

测绘数字档案馆建设模式探讨 第3篇

关键词：测绘数字档案馆；数字档案信息资源；基础地理信息框架数据库；成果资料档案数据库

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0133-02

随着信息技术的高速发展，社会已迈入大数据时代，档案馆作为重要的资源信息基地，亦应跟上信息化发展的步伐。建立测绘数字档案馆对测绘地理信息行业从传统测绘到数字测绘一直到当今的信息化测绘所产生的各种成果档案及资料的管理、保护及开发利用起着至关重要的作用。选择适宜的数字档案馆建设模式，是成功数字档案建设的根本保障。

数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施连接和利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

1测绘数字档案馆应用需求

1.1满足测绘电子档案的收集

测绘电子档案的收集主要包括国家基础测绘项目、专项成果和档案、办公自动化系统产生的大量电子资源信息，开展基础测绘项目和专项任务收集的资料等。

1.2满足向公众提供电子成果和档案的服务

传统的服务方式在效率、便捷方面已经无法满足现代高速发展的社会经济建设的需要。及时发布测绘成果资料信息，建立测绘成果及时、安全、高效地为国民经济建设服务方式。

1.3满足电子成果档案资料管理的需求

除了电子文本文件、数据库文件之外，还有大量地理空间数据、数字卫星遥感和航空影像等结构复杂的数据，数字档案的种类和管理难度日益加大。制定合理的共享与利用方案，在可控范围内提供检索、借阅。

1.4满足电子成果档案资料的存储安全

一是纸质档案长期保存，使用频繁的档案、珍品、孤本保护，通过数字化转换便于使用和研究；

二是保障电子档案长期存储中的备份、迁移的完整性；

三是解决电子档案在收集、提供利用上可能产生的多种保密安全隐患。

数字档案馆的建设应以数字资源建设为基础，档案安全管理为保障，自动化、网络化服务利用为目标数字档案馆体系。

2测绘数字档案馆建设框架

根据测绘档案的上述需求，测绘数字档案馆建设框架搭建应包括四个方面内容。

①成果、档案、资料信息资源的建设，即数字档案信息资源建设；

②计算机设备和网络基础设施建设；

③档案收集、保管、利用、数据存储等一系列档案业务工作所依赖系统平台和信息资源数据库建设；

④标准规范及安全保障体系建设，建立统一规范标准。

标准化管理与制度管理结合形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。测绘数字档案馆建设框架，如图1所示。

2.1数字档案信息资源建设

数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心。数字档案信息资源的来源一方面是接收立档单位的归档的电子文件；通过OA系统对系统公文、业务过程中形成的电子文件，生产、科研项目应移交的进馆的电子档案，互联网上有价值信息进行收集，实现电子文件管理。另一方面就是 对现有馆藏传统档案资源进行数字转换。对馆藏测绘大地测量档案、地图档案、航空摄影测量档案、工程测量档案、航空摄影底片档案及各种技术文档等。特别是对馆藏中的珍贵的，利用频率高的、易受损的档案。通过扫描仪、计算机等信息处理设备将馆藏纸质、照片、图纸、音频视频档案等转换成数字档案信息，形成各类型信息资源数据库。

2.2计算机设备和网络基础设施建设

计算机设备和网络基础设施建设主要包括：①用于管理内外部用户使用设备。②用于成果档案资料发放服务及业务办公需要。③用于档案管理、利用、成果发布、输出服务、档案数字化设备、快速出图设备等服务支持。④用于数据库、磁盘阵列、磁带库等资源存储设备。⑤用于网络系统、服务器、备份设备、电源设备等。

2.3档案管理系统平台及数据库建设

2.3.1 建立档案收集、保管、利用、数据存储等系统软件平台，实现档案管理业务环节的自动化、网络化

①建立成果档案存储系统。数字介质存储管理主要包括数据的检验、归档、入库、维护、利用等。该系统是成果档案管理系统和分发服务系统的基础，并为分发服务系统的运行提供支持。

②成果档案管理系统。该系统实现对测绘成果档案的日常管理功能，包括对档案接收、著录、鉴定、编研、质量管理及馆藏成果档案扫描数字化功能和档案利用功能。成果档案管理系统还对业务办公系统的运行给予支持。

③分发服务系统。实现纸质测绘成果、数字成果的分发服务功能，外网系统实现基于用户的测绘成果档案查询检索功能和订单生成功能，内网系统实现客户自助式的业务办理功能。本系统基于测绘成果档案存储系统和成果数据管理系统运行，其中纸质测绘成果基于测绘成果档案存储系统，数字测绘成果基于成果数据管理系统。

④业务办公系统。主要实现项目单位各项日常业务办公功能，对库房管理、档案出入库的管理。该系统基于成果档案管理系统、分发服务系统、成果数据管理系统运行，其中成果档案管理系统、分发服务系统为本系统提供业务查询检索功能，成果数据管理系统为本系统提供成果数据查询和检索功能。

⑤安全保障系统。主要包括访问控制、用户身份认证、数据加密、数字水印技术的信息追踪，解决涉密成果档案提供利用过程中可能产生的安全隐患。为成果档案管理系统、分发服务系统、成果数据管理系统和业务办公系统提供存储安全和机房环境等方面的保障功能。

⑥网络系统。为保障性系统，为以上各系统提供局域网、政务网、广域网的快速、稳定地传输数据和INTERNET访问。

2.3.2 数字信息资源数据库建设

测绘成果档案资源信息数据库建设总体上分为基础地理信息框架数据库和成果资料档案数据库。基础地理信息框架数据库在逻辑上和物理上分为三个数据库，即基础地理信息数据库、历史数据库和产品库。

基础地理信息框架数据库用来管理经过无缝整合及相关处理的框架数据，形成基础地理信息平台，便于面向政府和社会各界的GIS应用。基础地理信息框架数据库由于更新等原因所形成的历史数据入库，建立历史数据库。通过对基础框架地理数据库中数据的加工处理所形成的成果数据及其他数字测绘产品，建立产品库，方便成果数据的提供和分发。

档案成果资料数据库建设是以现有的测绘档案成果资料管理模式为依据，以空间数据库、分布式数据库、GIS、MIS、WebGIS为技术手段，在网络环境下实现测绘档案成果资料的安全、高效管理和分发，实现测绘档案成果资料管理的信息化、电子化、网络化和高效化，为数字档案馆的实施打下坚实的基础。

测绘档案资源信息数据库总体结构，如图2所示。

2.4档案标准规范及安全保障体系建设

数字档案馆标准规范及安全保障体系建设是规范数字档案信息采集、管理与利用过程，确保数字档案信息安全的基本保障，其制订应遵守系统性、先进性、现实性、兼容性、权威性、为原则。应对档案业务实践具有较强的指导作用，包括管理性规范、业务性规范、绩效评价规范、制度性规范等。首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。面向计算机和网络及信息平台处理直接采用国际和国家标准。面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的材料以借鉴为主进行补充，由此形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。

3结 语

建设数字档案馆有较高的难度，是一个综合性的多领域技术研究的应用过程。通过对建立数字档案馆模式的探讨，可以理清在测绘档案馆局域网中建立数字档案馆技术思路，有利于进一步的具体技术研究，为开展数字档案馆建设奠定理论基础。

参考文献：

[1] 刘惠英.浅析新时期测绘档案管理[J].科技资讯，2011，（31）.

[2] 李瑞芳.测绘资料档案信息管理与应用分析[J].测绘与空间地理信息， 2011， （1）.

[3] 段文，李楠，袁向阳，等.科研院所数字档案馆建设技术方案探讨[J].陕西档案，2014，（4）.

[4] 霍玉仓，张磊.测绘档案数字化建设的思考工程[J].城市建设理论研究，2015，（7）.

[5] 黄俊山.数字化测绘资料档案管理系统的建立[J].科技创新导报，2011， （8）.

档案馆形象建设研究 第4篇

一、档案馆形象建设的重要意义

档案馆形象的好坏, 直接影响着档案馆在社会中的地位, 社会民众的支持和理解。因此, 我们要重视对档案馆形象的建设, 应具有以下三方面的意义:

1.档案馆形象建设有利于宣传档案馆, 提高公众对档案馆的信任度。

长期以来, 档案馆并没有注意对自身进行宣传, 因为认为档案馆保密工作是最重要的。但是随着时代的发展, 很多新鲜事物都非常注重广告的功效来宣传自己, 吸引人们的注意, 档案馆也要跟上时代的步伐, 通过电视、广播、报纸、杂志等宣传方式, 来吸引人们的注意力。只有社会公众对档案馆有了更深入的了解与认识, 才能提高公众对档案馆的信任度。

2.档案馆形象建设有利于提升档案馆文化品位, 促进档案馆文化发展。

档案馆的文化形象是人们对该档案馆的风貌、工作人员、馆藏等方面的总体评价。如果档案馆形象好, 给人带来有品位、有档次的印象, 才能让更多的人来到档案馆查找资料。

3.档案馆形象建设有利于获取社会支持, 优化办馆条件。

市场经济的到来, 给档案馆的发展带来了新的挑战。档案馆为人们的生产、生活、文化活动、科学研究提供详细有价值的资料, 只有得到全社会的认可, 国家才可能投入大量的资金改善办馆条件。

二、档案馆形象建设的方法

档案馆的形象不是一朝一夕就能形成的, 需要长时间的努力才能完成, 一旦形成, 便具有相对稳定性和社会影响力。因此, 档案馆的形象建设必须从长远的角度出发, 具体分析形象建设各个方面的内容, 制定出符合本馆实际情况的形象建设方案。档案馆的形象建设, 可从档案馆理念建设、视觉建设和行为建设三个方面进行考虑, 从整体出发。

1.档案馆理念建设。

理念是组织文化的组成部分, 它是组织的灵魂和精神支柱, 是档案馆形象的原动力, 是档案文化、馆风的浓缩。敬业、奉献、参与、协作、竞争、创新已成为新时期档案馆的精神追求, 以及新时期档案馆生存、发展的新理念。 (1) 设计并制定档案馆发展战略。档案馆要紧跟时代的步伐, 与时俱进, 吸收先进的理念, 作为档案馆的指导思想。如档案馆的发展观是可持续发展观, 管理理论是“保管财富、服务大众、造福社会”, 宣传理念是“人类失去记忆, 世界将会怎样”等。 (2) 树立档案精神, 培养档案意识。档案馆的发展战略以及档案意识的树立, 必须具有鲜明的档案馆个性, 从而使档案馆具有自己的独特性。 (3) 塑造档案馆建筑设计理念。时代的发展, 使档案馆从封闭的状态走向开放的状态, 因此, 对于档案馆的设计要考虑现实的情况。一是充分体现出档案馆是信息的保管、开发、利用的重要地方;二是扩展档案馆其他的社会服务功能, 使档案馆成为进行爱国主义教育活动的场所;三是强化空间和环境设计, 使来到档案馆查档的人们感觉明亮、整洁、方便。总之, 从理念方面来看, 档案馆的领导层应当结合本档案馆的馆藏、人员等情况与当地的实际情况等因素, 形成符合自身发展的经营与管理的理念。

2.档案馆视觉建设。

档案馆视觉建设的定位, 就是寻求一种具有鲜明档案馆个性、适应档案馆发展理念的档案馆外观, 汇聚丰富的内容。视觉建设包括档案馆标识、档案馆建设风格、档案馆空间、公众传播活动等方面。 (1) 档案馆标识。好的档案馆标识, 一方面能使档案馆在社会活动中更好地宣传自己;另一方面可以使全体成员能够时刻提醒自己是档案人, 并带有强烈的责任心去关心档案馆建设。因此, 档案馆标识的选择要新颖大方、富有现代感, 并能反映本馆的精神面貌。如南宁市城建档案馆就比较重视档案馆的视觉建设, 为了使本馆形象建设得更具有吸引力, 广泛地向社会征集设计方案, 如范围为logo标识及其应用于单位门户网站, 平面出版物, 视频片头, 信函、指示牌、名片、纪念品等的方案及效果;要求标识能反映本地区档案馆和档案的特色, 体现人文底蕴和内涵;图案形象简捷, 富于现代感, 色彩明快, 具有视觉吸引力和艺术感染力;易于辨识、制作。 (2) 档案馆建筑风格。档案馆是保管和利用馆藏档案的场所, 与图书馆建筑有相同之处, 属于文化建筑的范畴。但是档案是孤本, 不能丢失, 并有保密级别和保密年限的限制。另外, 档案馆建筑与图书馆建筑相比应多一份“严肃”与“庄重”, 少一份“活泼”与“开朗”。如广东省档案馆座落于广州市天河区龙口小区南部, 是广东省综合性档案建筑, 该馆的建筑风格引起了国内外档案界的关注, 国家档案局将其作为省级档案馆建筑的代表, 与明清两代皇家档案馆———皇史宬等一起, 作为中国近代5个最具特色的档案馆建筑之一, 国际档案理事会也表示将会在巴黎总部为该馆专设建筑案卷进行保存。 (3) 档案馆空间设计。即对档案馆创造出一种温暖舒适、宽松、简洁、高雅的环境, 使用户到档案馆可以得到文化的熏陶和美的感觉。档案馆作为特殊文化建筑的象征, 在办公空间的设计上要能体现出本馆的馆室文化特征;在查阅利用空间的设计上要考虑到利用者的需要, 桌椅的摆放、温馨而又不失庄重的小饰品的摆设、温馨提示语的设计等都有可能带来良好的效果。

3.档案馆行为建设。

“人是整个组织中最宝贵的资源和财富, 也是组织活动的中心和主旋律, 只有组织充分重视人的价值, 最大限度地尊重人、关心人、依靠人、理解人、凝聚人、培养人和造就人, 充分调动人的积极性, 发挥人的主观能动性, 努力提高组织全体成员的社会责任感和使命感, 使组织和成员成为真正的命运共同体和利益共同体, 这样才能不断增强组织的内在活力和实现组织的既定目的”。因此, 档案馆行为的建设一定要注重人的建设, 着重提高档案工作人员的素质, 充分发挥其主观能动性, 增强责任感、使命感, 使档案工作人员与档案馆未来的发展目标相一致。 (1) 培养档案工作人员的责任感。在工作中, 要让每一位档案工作人员深深地感觉到档案馆的发展与个人的前途是紧密相连的。只有档案馆的每一个成员有高度的责任感, 把全部的精力与热情都投入到档案馆的建设上去, 才能更好地提供服务。 (2) 转变服务方式, 丰富服务内容。新时期的档案馆要改变自己的服务模式, 走近社会、学校、企事业单位, 更加贴近民众生活。①开展咨询服务活动。档案馆的咨询服务, 通常以口头和书面两种形式解答利用者提出的问题, 并向利用者提供档案信息。这一活动的开展, 既方便了档案利用者, 又体现了档案馆为人民服务的宗旨。②开展网上信息咨询活动。在网络时代, 互联网使我们的生活更加方便快捷, 档案馆也要充分利用互联网的优势, 在网上对档案信息进行咨询与回复。这样既省时、省力, 又节约了开支, 同时还广泛地传播了档案信息, 起到了良好的宣传作用。 (3) 加强公众传播, 争取公众参与。在信息时代, 档案馆要跟上时代的步伐, 要和社会有充分的互动, 真正了解社会对档案的需求, 得到民众的认可。①可利用现代公众传播媒介如全天24小时的广播、电视、报纸、杂志向社会大力宣传档案馆, 使更多民众了解档案、认识档案, 从而更加关心档案工作。②大力开展公益活动、档案展览。通过这些活动, 深入最基层了解公众对档案的需求, 为公众提供优质的服务, 获得公众的认可与信任。此外, 还要加快档案信息化建设的速度, 逐渐形成面向公众的档案网站, 开展网上档案展览, 从而使档案的传播更广泛、便捷。 (4) 加强对档案工作人员的培训。随着知识竞争的日益激烈, 档案工作人员更加要跟上时代的脚步, 要做到这一点, 就要掌握新知识与新技术, 以解决档案工作中遇到的新问题。因此, 档案馆的首要任务就是要加强档案工作人员的培训, 一方面加强理论的学习, 可以聘请专业人才到档案馆来讲授知识, 并且每次课程结束, 学员都要写出学习总结和感受, 以此来强化对理论的认识;另一方面加强实践的学习, 我们可以实行“走出去、引进来”的实践方法, 到其他优秀的档案馆去参观学习, 学习人家先进、成熟的经验技术, 并且理论联系实践, 参照本馆的实际情况来引用别馆的成功经验, 培养工作人员的理论能力与实践能力。

档案馆形象建设是一项长期的系统工程, 需要长期的积累与沉淀, 需要档案工作者齐心协力。因此, 我们要从本馆的实际情况出发, 摸索出一条符合本馆形象建设的特色之路。

参考文献

[1].陈艳欢.论新时期档案馆形象设计[J].兰台世界, 2007.5

[2].韩忠立.档案馆形象建设的几点思考[J].云南档案, 1999.5

[3].曹金合.史强.浅谈档案馆形象的塑造[J].华章, 2009.1

[4].任园林.司保顺.论档案馆形象的塑造[J].湖北档案, 2002.10

[5].潘忠诚.魏刚.档案馆建筑设计新探索[J].华中建筑, 2002.3

[6].刘倩.小议档案馆形象建设[J].湖北档案, 2005.10

数字档案馆建设面临的难题 第5篇

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【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

数字档案馆建设中的档案鉴定 第6篇

一、档案数字化鉴定对数字档案馆建设的重要意义

数字档案馆并不等同于馆藏档案数字化，然而后者却是前者建设中兼具基础性和重要性的工作。首先，从目前我国综合性档案馆馆藏构成来看，由形成机关直接归档移交的电子档案仅仅占所有数字档案中极少的一部分，也就是说数字档案馆中的数字档案主要还是由对纸质档案数字化后形成的数字化档案构成。因此，未来很长一段时间内数字档案馆的管理、服务活动主要是针对上述数字档案展开的。其次，在数字环境下档案鉴定工作遇到了许多传统环境下不曾遇到的新问题。例如，在网络环境下由于数字档案的利用和服务具有一对多、批量性、传播速度快、共享性等特点，如何在提供数字化档案利用以促进公共利益的同时有效保护公民的隐私权、著作权？如何通过做好鉴定工作来有效规避数字档案利用可能给档案馆带来的法律风险？最后，档案鉴定从来都是档案管理活动中最具挑战性的环节，这种地位和特性在数字档案馆环境下不仅没有弱化，反而得到了增强。数字化背景下传统档案工作的一些环节可能弱化了，甚至某些环节为计算机管理所替代，而档案鉴定则不然。其较强的专业性和不可取代性充分体现了信息时代档案工作的价值和档案工作者的职业水准，可以说数字档案鉴定使得档案工作在信息时代更好地体现了其存在的必要性，同时也使得档案工作者将更显“英雄本色”。

一方面是档案数字化鉴定的重要性，另一方面是目前我国综合性档案馆馆藏数量庞大且质量“鱼龙混杂”，考虑到档案馆人力、财力、物力有限以及公众利用档案的特点，数字化全部档案不仅不现实而且没有必要。那么挑选什么样的档案数字化？哪些档案应当优先数字化？档案数字化鉴定已经成为数字档案馆建设中的瓶颈。

二、档案数字化鉴定的实践进展

目前我国数字档案馆建设基本遵循两种不同模式：第一种是数字档案馆建设齐头并进、大而全的模式，这种模式主要适用于经济发达的大型城市的综合性档案馆。在该模式中数字化策略基本采取馆藏逐步（部分）数字化，没有对全部馆藏档案进行系统的鉴定和筛选以确认数字化对象及其优先级，实际上这种数字化策略并不适用于我国大多数综合性档案馆。我国大多数城市可以投入档案馆信息化建设的资金极其有限，同时考虑到用户需求的不平衡性，馆藏档案不经系统鉴定就数字化不仅不切实际，而且也是不符合效益原则的。所以说，这种实践实际上并没有总结出一套可供大多数档案馆参考和借鉴的档案数字化鉴定成果（包括宏观的指导原则和具体的操作标准）。

第二种模式就是根据自身实际状况分步骤、有选择地建设、小而精的数字档案馆模式，这种模式主要适用于一般中小城市的综合性档案馆（严格说来它并不是真正意义上的数字档案馆，但是可以认为是一定经济、社会发展阶段中的一种数字档案馆形式）。目前长春市档案馆申请的国家档案局项目《馆藏档案鉴定、筛选、数字化后利用网络技术实现法律效力的应用研究》（已结项）和《档案数字化策略研究》就是对上述模式的有益探索。其中在档案数字化鉴定方面为其他档案馆提供了许多有价值的成果，如细化的档案保管期限及数字化对象参考表，档案先鉴定后数字化和直接全部数字化的经济、机会成本系统评估、比较研究，确立和完善档案鉴定的一系列原则、内容、标准等。然而由于项目仍在进行之中，现有的项目成果并没有完全形成一整套可供借鉴的数字化鉴定工作最终成果，同时存在着鉴定仍然受某些传统鉴定理论束缚、个案实践（经验）气息较浓重、某些鉴定理论有待抽象和深化等问题。

三、档案数字化鉴定的理论研究现状

与近几年来数字档案馆成为档案界研究热点形成鲜明对比的是，档案学者对档案数字化鉴定似乎关注不多。笔者在《中国期刊全文数据库》中对近5年有关数字档案馆的文章进行粗略搜索，其中关于数字档案馆的文章近百篇，而档案数字化鉴定的文章（以内容为准）仅有4篇，这4篇主要是从策略、目的、原则等宏观层面对档案数字化鉴定进行研究。

既然档案数字化鉴定如此之重要，那么为什么我们的档案学者和档案工作者却“熟视无睹”呢？现实的研究中又为什么会出现“亟需理论指导却得不到回应”的现象呢？笔者认为首先是与上文所述档案馆数字化鉴定实践严重滞后有着密切的关系，数字化鉴定本身就是实践性很强的一项工作，实践的滞后导致了理论研究缺乏素材。其次，这种现象恐怕与近年来档案界研究数字档案馆问题的误区有着密切的关系。纵观几年来专业期刊关于数字档案馆的研究论文，研究宏观、总体的较多，研究微观、具体的较少；研究务虚的较多，务实的较少；研究其他专业问题（技术、法律）较多，本专业问题较少。导致的结果就是，对于许多没有研究优势的问题过于关注，而需要研究且具有研究优势的专业问题却被忽视了。正所谓“种了别人的地，荒了自家的田”，由于缺乏相关的专业背景和知识积淀，其结果往往是丢了自己的地，也没有种好别人的田。档案数字化鉴定问题就是其中的一例。

因此，关注档案数字化鉴定实践，总结档案数字化鉴定实践，结合传统档案鉴定理论成果形成新环境下档案数字化鉴定理论及可供档案馆借鉴的档案数字化鉴定细化标准，不仅是理论研究对指导实践、解决实践中存在问题的回应，同时也是理论研究自身义不容辞的职责所在。

四、档案数字化鉴定的关键是处理好以下几对关系

首先，处理好档案数字化鉴定与传统鉴定的关系。一方面，在档案数字化鉴定中档案传统鉴定的一些原则、标准仍然具有一定的参考和借鉴意义；另一方面，在数字档案馆的新环境、新观念、新手段下，档案鉴定的内容、标准和原则必然相应地发生了变化，因此固守传统的档案鉴定技能和理论显然行不通。比如，传统档案价值鉴定内容是否需要拓展？针对一些知识产权不明确而具有社会利用需求的档案鉴定如何操作？根据现有的档案保管期限表是否可以确定哪些档案应数字化？如果不能，如何制定具有实际可操作性的档案数字化鉴定标准？有鉴于此，档案工作者需要将利用传统档案鉴定理论合理之处与充分考虑数字化档案的特性两者有机地结合起来，做到继承与创新并举。

其次，档案数字化鉴定应当处理好档案利用与保管的关系。从目前国际实践来看，档案数字化的目标不外乎两个——提供便捷利用服务和有效保存档案，然而在不同的数字化项目中侧重有所不同。因此，任何一个档案数字化项目都必须明确自己最根本的目标是利用还是保存，然后根据目标确定数字化策略，制定数字化的具体实施步骤。笔者认为，目前我国档案馆数字化目标应当以“利用为主，保存为辅”，即数字化档案应当最大限度地满足用户对于档案（信息）的需求，因此应当选择那些使用频繁、对用户使用价值较高的档案进行数字化，同时出于保存目的也可将少数珍贵或者受损档案数字化，但这应该被看作例外。如果说档案数字化鉴定与传统档案鉴定有什么不同的话，那么最大的莫过于前者更加凸现利用功能，而后者则是保存和利用并举。当然这里所说的利用者需求是普遍、一般的需求，并不包括个别、特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入，决定了其考虑能够满足利用者的需求只能是普遍的和一般的。

再次，档案数字化鉴定中应当充分考虑成本与效益的关系。档案数字化投入的成本一般来说比较清晰，而利用取得的效益一般比较难计算。在此，我们暂且将数字档案的利用频率看作衡量利用效益的重要指标之一。由于档案馆是国家的科学文化事业机构，数字档案馆建设主要靠政府的财政拨款进行，可以投入的资金十分有限，因此必须有效地采取成本控制和核算的策略，考虑投入与产出的关系。尤其是对一般城市的综合性档案馆，不应该千篇一律地追求“大而全”的档案数字化策略，而应当走档案数字化集约化发展之路。笔者认为，对数字化档案的数量应当从严控制，对全部馆藏、各类馆藏数字化数量应当有一个最高的比例限制，这样可以防止传统档案鉴定中“从宽处理”的思维惯性，同时也避免了数字化鉴定流于形式，从而切实提高单位数字化档案的效益。

最后，档案数字化鉴定中理论与实践的关系。笔者认为，数字化鉴定工作的成败取决于两个方面的因素：一是档案馆立足于自身状况（资金、馆藏、利用率等）的档案数字化鉴定实践，通过实践形成一系列可操作、较科学的鉴定实践指南，包括鉴定的方法、程序、细化档案数字化鉴定分类统计表等。二是理论对不同档案馆的经验进行校正和抽象化，形成数字化鉴定的整套理论，使数字化鉴定不再是各个档案馆的“各行其是”，不再是档案馆自己的经验体系。简言之，数字化鉴定应当在取得实践成果的同时力求理论上创新和突破。

数字档案馆建设是一个系统工程，它的建成必将经历一个漫长过程。尽管档案数字化鉴定只能说是数字档案馆建设中诸多环节中的一个，但其对数字档案馆建设成败却举足轻重。为此，数字档案馆建设必须要关注档案数字化鉴定工作。而作为档案数字化鉴定主体的档案馆更加应当明确档案数字化是档案馆的“瘦身”而非“增肥”计划，这里的“瘦身”不仅仅指档案馆在档案数字化中不应该不加鉴定就全面（部分）数字化，控制数字化档案的数量这一“量”上含义，更有通过“瘦身”这一契机提高档案馆的工作效率，改善服务，树立档案馆全新形象“质”上的含义，而事实上档案馆亲民、高效的形象完全可以始于档案数字化的“瘦身”计划。

参考文献：

1、章燕华：《种了别人的地，荒了自家的田——论数字档案馆建设中问题和难点研究的误区》，《北京档案》2004年第10期。

2、刘东斌：《数字档案馆建设面临的难题》，《档案管理》2003年第4期。

3、马长林：《综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨》，《上海档案》2003年第3期。

档案馆建设 第7篇

2010年6月, 国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》 (以下称《指南》) , 明确了数字档案馆建设是实现“十二五”期间档案事业发展的重要着力点和支撑点, 数字档案馆建设顺应了时代潮流和档案事业发展面临的新形势、新特点、新要求。信息化带动战略是国家战略, 数字档案的建设必将带动档案事业各项工作全面健康的发展。

《指南》进一步明确了数字档案馆的重点任务, 数字档案馆建设是一个复杂的系统工程, 是长期的建设任务, 不可一蹴而就。当前主要面临三项任务, 一为电子文件归档与管理, 关系到档案事业可持续推进发展, 是拓展档案事业生存空间的问题, 是我们的职责担当, 应该为重中之重;二为档案基础数据库建设, 关系到档案事业科学发展, 能显著提高档案工作的水平;三为数字档案馆服务平台建设, 此为曝光度最高, 社会效益最大的项目, 能彰显档案信息化建设的成效。

二、高校电子文件中心建设

在高校大力推进数字校园建设的背景下, 在电子校务及各种业务信息系统中形成的电子文件记录了学校在教务管理、科研管理、学生管理、财务管理等工作中形成的大量有保存价值的文字、图表、声像等信息。而电子文件易于提供利用的特点更是迫切的需要将这些有价值的电子文件保存起来并以方便的形式提供利用。

目前高校各个部门都保存着大量的有价值的电子文件, 或存放在相对独立的信息系统中, 没有统一的机构对这些电子文件的真实、完整、有效负责并考虑如何构建电子文件收集、管理、利用体系。因此高校电子文件中心的建设就显得非常的迫切。

三、《指南》对高校电子文件中心建设的启示

高校的电子文件中心是一个介于文件形成单位和档案馆之间的一个过渡性文件档案管理机构。电子文件中心并不是数字档案馆, 电子文件中心存储的电子文件也不是馆藏的数字档案。电子文件中心储存的电子文件的范围也往往大于归档材料的范围。各立档单位最后还要将各类电子文件整理好后提交给档案馆进行归档。但是电子文件中心作为一个保存, 管理, 提供利用服务的系统, 其在功能上与数字档案馆有很多的相似之处, 因此《指南》的发布对高校电子文件中心的建设也是有非常重要的启示作用。

(一) 《指南》对高校电子文件中心总体建设目标规划的启示

作为一个电子文件中心, 其基本功能就是对电子文件的“收集、管理、存储、利用”并实现各个业务环节的自动化和网络化。《指南》中对建设原则的要求, 建设内容的分解, 建设步骤的划分都给高校电子文件中心的建设提供了良好的借鉴。

(二) 《指南》对高校电子文件中心系统管理功能设计的启示

《指南》将数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”具体化为系统中的用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。这些数字档案馆的主要功能也同样适用于电子文件中心。电子文件中心之所以称为中心, 首先应该大量收集学校各个单位产生的有保存和利用价值的电子文件, 并提供各种文件的接收方式, 方便各单位将电子文件移交给电子文件中心。为保证电子文件的可用性和易用性, 在接收电子文件的同时还应该对电子文件进行著录、整理、分类、鉴定等操作。

(三) 《指南》对高校电子文件中心服务平台建设的启示

电子文件中心作为一个中心, 具有其天然的公共性、平台性, 其内容来源于广大师生, 并服务于广大师生, 因此其提供服务必然是依赖于校园网。其在软硬件及网络配置的选择上也首先应当考虑校园网的实际情况, 软件选择上应尽可能的兼容校园网已有的其他各类信息系统, 而在硬件选择上则应该考虑电子文件中心未来的吞吐量, 配置性能较高的服务器和容量较大的存储单位。在网络配置上考虑到未来可能有大容量的电子文件远程上传到电子文件中心, 因此应该尽量使用光纤网络及大型交换机来组网, 保证未来在线接收电子文件的速度。

(四) 《指南》对高校电子文件中心信息资源建设的启示

高校电子文件中心的信息资源建设首先要摸清学校各教学单位和职能部门形成了哪些电子文件, 明确学校已有的电子文件资源状况, 建立电子文件的目录体系, 最终目标是汇集、整合校内所有需要保管的数字资源, 向学校师生提供数字资源检索与利用服务。

在电子文件中心的软硬件设施建设完成后, 首先要做的事情就是抢救性收集已有的电子文件, 对那些面临“消亡”的电子文件进行抢救性的收集、整理、保管是高校电子文件中心进行信息资源建设的首要任务。目前, 在各高校的电子文件收集中, 除电子公文外, 其他各类电子文件的收集工作严重不足, 尤其是大量存在于各院系的教学与科研相关的电子文件基本都没有进行集中的管理, 因此在电子文件中心的信息资源建设工作中, 应该将针对教学单位的信息收集工作列为重点。虽然电子文件中心保存的电子文件类型可能比较杂乱, 但为了方便保管和提供利用, 对保存在电子文件中心的电子文件进行整理的时候, 也应当参照《DA/T46-20文书类电子文件元数据方案》进行整理, 便于信息用户对电子文件进行检索。

基于电子文件中心保存的电子文件易于提供利用的特点, 为进一步提高电子文件中心的服务水平, 也应当将部分馆藏档案数字化之后存储在电子文件中心, 为广大师生提供方便的服务。

(五) 《指南》对高校电子文件中心保障体系建设的启示

《指南》中提到“安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作, 数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。”。作为一个电子文件中心, 其安全保障体系的建设也同样包括这三个方面, 应当建立定期备份制度, 保证一旦出现系统受到灾害性毁灭, 数据仍然能恢复。在系统软硬件的安全防护方面要尽量杜绝数据窃听、电磁泄漏、载体损坏、电力中断、非法访问、病毒攻击、系统超负荷、假冒身份、权限扩散、数据篡改, 操作失误等, 同时要制定各类应急预案, 完善灾难恢复机制, 提高应急处置能力。

最后, 当然要想建设好一个高校的电子文件中心。首先应当围绕学校的中心工作和广大师生的需要。只有为领导、各部门和师生服务, 才能收到好的效果。其次应积极融入数字化校园建设, 并与之同步建设、同步发展。要依靠学校的数字化和信息化建设框架, 合理布局建设速度。最后应当抓好项目的规划、立项、论证、实施等环节, 向计算机专家、向档案管理学者请教, 帮助把关, 保证电子文件中心建设投入产出的科学性, 既快速高效推进, 又科学规范有序。

摘要：基于数字档案馆与高校电子文件中心的相似性, 《数字档案馆建设指南》的发布对高校电子文件中心建设的各个方面都具有相当的指导作用。

关键词：数字档案馆,电子文件中心,启示

参考文献

[1]肖秋惠.我国数字档案馆与电子文件中心建设述评[J].档案学通讯, 2008 (6) :11-15

浅谈公共档案馆建设 第8篇

一、公共档案馆要具备极其丰富的档案资源, 为社会提供全方位的服务

充实档案资源, 丰富馆藏内容, 将对国家和社会有价值的档案都及时接收进馆, 是加强公共档案馆建设的基础。档案资源建设要实施社会记忆工程, 将记录历史发展和社会管理的档案、民生档案、照片档案、多媒体档案、专门档案、实物档案等接收进馆, 强化对民生档案、专门档案、党政机关、企业以及科技事业单位档案的监督指导和接收进馆, 收集记录城市历史、重大活动、重要人物、社会风貌、社会生活变迁等方面的档案资料进馆, 制定档案门类规范, 明确档案接收工作安排, 确保应进馆的档案全部接收进馆, 并得到科学合理的保存和管理。对重点档案要积极使用先进的技术和设备, 全部实现数字化, 定期更新保存方式, 确保其长期使用价值。开展多种形式的档案征集和主动记录工作, 包括面向社会公开征集、加强合作交流、现场采访和拍摄、编研开发利用等方式, 抢救保存珍贵档案, 充分整合和优化档案资料, 为国家和人民留下宝贵的档案资源。

二、公共档案馆要建立健全安全防范机制, 确保档案信息资源的安全保密

按照安全保管、方便服务、设施先进和馆库管理智能化的要求, 公共档案馆应配备完整的设施设备, 实现档案资源的安全保管和防范防灾措施, 按照国家标准配备档案库房温湿度控制系统、安全防范系统、消防系统、馆库智能管理系统, 库房实现自动报警、自动灭火、温湿度调控、九防要求、技术识别等。应用先进的计算机加密、防入侵技术, 档案字迹保护和档案消毒技术, 电子信息恢复、计算机处理录音录像技术等, 设有专用网、局域网、政务网、互联网等相对独立的网络系统, 档案装具满足长久保管和安全保存的需要, 为档案安全提供坚实的技术保障。加强档案原件安全保管。实行档案原件封存保管, 对已缩微、复印、数字化扫描的档案原件全部封装保存, 一般不动用原件。要运用先进技术手段实现馆藏档案数字化, 对档案原件和数字化档案定期检查, 延长其保管时限。开展档案馆安全检查和风险评估, 编制档案安全防范手册, 建立安全防范和应急处置机制, 做好安全防御工作。

三、把公共档案馆建成爱国主义教育基地, 充分发挥档案馆的宣传教育功能

源, 充分利用档案资源进行爱国主义宣传教育, 把公共档案馆建成爱国主义教育基地, 是国家对档案馆建设提出的一项基本要求。公共档案馆应充分运用档案馆具备的各种形式、时期、载体的档案资源, 运用先进的多媒体技术和多样化的宣传手段, 向社会各界提供爱国主义教育。如每年组织举办大型图片展览, 或根据主题需要举办专题档案展览、专题资料宣传、专题档案播放等, 以充分发挥公共档案馆在爱国主义教育中的应有作用。

四、公共档案馆是政府信息公开的指定场所, 要提供优质的档案查阅利用服务

根据《政府信息公开条例》, 档案馆是政府公开信息查阅的指定场所, 每年收集整理政府公开信息, 通过制作汇编、发放光盘、网络在线等多种形式提供服务。档案馆符合开放规定的档案要全部对社会开放, 建立未开放档案依申请公开制度, 通过政务网建立起连接各级档案部门的政府公开信息“直通车”服务网络, 切实保障社会各界和广大群众依法获取政府公开信息的权利。打造以档案馆为核心、以社会管理机构为节点、以街道和社区为基点的民生档案体系, 严格规范民生档案的记录、管理和服务利用, 制作提供民生档案查阅指南并对社会公开。建立健全公民出生、学籍、婚姻档案等, 建设好职工档案、产品质量、社会保障、土地流转、林权改革、民营企业等多种类型的民生档案, 及时指导建档, 及时接收进馆。完善民生档案开放制度, 实现职工档案、学籍档案等各类民生档案依申请公开工作, 开展民生档案远程查阅系统服务, 提高档案检索和服务水平。广泛开展档案信息资源成果开发利用活动, 紧密结合生产生活实际和社会事业发展成果, 深入挖掘档案信息内涵, 充分发挥档案的经济效益和社会效益。

五、公共档案馆要实现网络资源共享, 推动档案信息化建设的不断发展

数字档案馆建设问题研究 第9篇

数字档案馆是随着现代信息网络技术发展应运而生的一种新型档案信息管理模式与组织形式, 是未来档案管理的发展方向, 是档案工作者值得研究的课题。

一、数字档案馆的概念界定

数字档案馆是以档案管理的基本原理为前提, 以信息网络基础设施为基础, 以数字化长期保存、资源共享与远程服务为目的, 通过信息管理系统与档案网站, 对由传统档案资源经过数字化转换、由电子文件归档形成的数字档案资源以及档案馆收藏的其他数字资料进行管理的新型档案管理方式, 其实质是一种序化的数字信息空间。它超越了传统单个实体档案馆的界限, 以数字档案馆联盟的形式和网络化服务为特征, 降低了档案信息获取的成本, 扩大了档案信息资源的利用范围, 提高了档案信息资源共享与开发利用的效率。

二、数字档案馆的建设内容

1. 管理自动化。

即对档案馆自身管理行为现代化的确定, 而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础之上的, 是基础性的, 具有普遍意义的。主要包括:档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。

2. 资源数字化。

数字档案信息资源最为重要的两大来源是, 传统载体档案的数字化和转换电子文件的归档。在数字档案馆建设初期, 传统载体档案的数字化是主要任务之一。档案数字化是指通过计算机录入、高速扫描技术、缩微与声像档案的数字转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数字存储技术等, 将传统载体档案的目录与内容转换成计算机可以识别的数字形式, 形成档案信息数据库的过程。

3. 传输网络化。

数字档案馆的存在和发展在很大程度上依赖于网络。以往信息存在于一次文献, 即档案原件, 或经过处理的二次文献范畴内。人们需要档案信息时, 往往需要亲临档案馆, 通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。在档案信息完成数字化后, 以数字形式存在时, 数字网络系统就将成为其主要的利用传输平台, 加快档案信息的快速流动。数字化的档案信息在传递过程中, 还可以同时进行多向传递, 形成传递网络, 并不受时间与空间的限制, 利用者不必亲临档案馆, 就可以在任何时间、任何地点, 通过联网计算机方便地利用档案信息。建立档案馆信息网络传输平台, 首先, 要构建档案馆局域网, 也可称为内网, 一般要求是在遵循统一的通信协议前提下, 通过网络连线, 将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器, 部门的个体计算机通过网络共享信息资源, 为档案馆核心数据库提供档案信息, 也可以得到权限范围内的档案信息。其次, 要构建外网、公众网等, 使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉———互联网, 实现档案资源的共享。

三、数字档案馆建设应注意的问题

1. 建立标准化的规范体系。

在数字档案馆建设中, 标准化规范体系的确立, 是数字档案馆建设高质量的坚实基础。在建立标准化的规范体系方面应遵循以下原则: (1) 标准化管理为主、制度化管理为辅。标准化, 适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 与管理体制的关系较为灵活, 因此, 在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度化, 通常以法规形式出现, 约束力强, 但管理范围有限, 因此, 在标准化管理的基础上, 配合制度化, 可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。 (2) 优先考虑国际标准、其次是国家和行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中, 因此, 即使在档案馆数字化阶段, 也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。数字档案馆建设中确定标准的原则是:面向计算机和网络及信息平台的处理, 直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理, 优先采用国家标准;面向档案信息的处理, 以借鉴为主进行补充。

2. 建设高质量的档案信息数据库。

数字档案馆建设的核心是档案信息数据库的建设, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案馆计算机数据库类型, 以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后, 以数据形式集合成数据库, 档案信息的组织形式也发生了本质的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式。索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系、组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化信息管理技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。因此, 一个高质量的数据库中的信息, 应需要达到以下质量标准:数据准确性;数据项目和内容完整性;数据规范性;数据稳定性。

3. 建立数字档案馆安全管理制度。

安全是数字档案馆建设不可忽视的一个重要方面。通常采取的措施是:信息安全制度的建设和信息安全技术的应用。安全技术只有通过制度建设才能真正发挥作用。数字档案安全管理制度的建设, 包括宏观和微观两个层面, 一是数字档案法律、法规与标准的建设;二是数字档案安全管理制度的建设。数字档案馆在建设中, 必须形成一套管理制度体系, 还要有相应的技术措施进行自动控制, 才能做到更加严密。

4. 加快相关人才的培养和使用。

人才问题是关系到数字档案馆建设成败的另一关键。数字档案馆建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的, 所以各类相关人才的培养和引进必须引起高度的重视。数字档案馆建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类:系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。目前, 我国的档案专业教育缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容, 缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合型人才, 阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。因此, 要加快相关人才的培养

参考文献

[1].王芳.数字档案馆学[M].北京:中国人民大学出版社, 2010

[2].刘耿生.档案开发与利用教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2010

论特色档案馆的建设 第10篇

从内涵上说,特色档案应该包括以下几个方面:

1. 特色档案是具有个别性与独特性的档案。

特色档案首先必须属于档案的范畴,但具有档案的特性并非就可以称为特色档案。特色档案应该是能突出反映一个国家或地区社会、政治、经济、军事、科学、文化的,最能体现其历史特征及特色的人、事物的档案。

2. 特色档案应该是优于同类档案、具有特殊意义的档案。

是否所有特别的、具有独到之处的档案都可以称为特色档案呢?那些虽然独特但毫无意义的档案不能归于特色档案。《辞海》对“特色”的解释是:事物表现出与众不同的优点和特点。由此我们可以认为,特色档案应该是优于同类档案的、具有特殊的经济价值或社会价值的档案。

3. 特色档案不是档案的一个种类。

档案界通常把档案分为公务档案与私人档案;历史档案与现行档案;文书档案、科技档案与专门档案。特色档案不是其中分类的结果。

从特色档案的外延上说,特色档案应该包括哪些方面呢?不同的视角有不同的理解,如从档案载体上分,包括甲骨、金石、竹简、照片等特色档案;从文种上可分藏文、满文、梵文、英文等单文种特色档案以及由两种以上文字组成的多文种特色档案。

笔者认为,应该从主题内容上来界定特色档案的外延,即将其分为:反映自然地理方面的特色档案,反映重大历史事件的特色档案,反映经济建设和经济产品方面的特色档案,反映政治、思想、文化方面的特色档案,反映民族、民俗方面的特色档案和著名人物档案等。

二、对特色档案馆的探讨

所谓特色档案馆,也有广义和狭义的理解。广义上的特色档案馆涵盖了档案馆工作的方方面面,涉及档案馆业务流程的各个环节,只要其中任何一方面有特色,即可称为特色档案馆。比如,档案文献资源建设方面的特色。档案文献资源建设亦称馆藏建设。这一类型的特色档案馆强调特色档案的收集和收藏。档案是档案馆的工作对象,同时也是档案馆建设的核心内容,特色档案的意义更为显著。又比如,在档案信息资源组织加工方面的特色。档案信息资源组织加工即档案文献编纂。这种类型的特色档案馆一方面有助于激发档案文献编纂工作者的潜能,发挥他们的主动性、创造性,避免一些档案馆因长期大量重复的劳动而产生的低效率;另一方面,对有特色的档案信息资源进行组织加工有助于探索对档案信息资源开发的新思路、新途径,同时也能凸显原来档案文献编纂中的矛盾和问题,迫使人们寻求解决问题的最佳办法和措施。再比如,档案馆管理上的特色。作为科学文化事业机构的档案馆,在社会主义物质文明和精神文明建设中的作用是毋庸置疑的,而科学的管理又是档案馆建设的重中之重。当然,广义上的特色档案馆还可以指档案馆建筑、设施上的特色等等。

狭义上的特色档案馆,是指以某个或某些主题的特色档案为中心开展收集、组织加工、提供利用等各项工作的档案馆。包括单主题特色档案馆和泛主题特色档案馆。单主题特色档案馆不同于专业档案馆。如即将在上海落成的国家极地档案馆是以自然地理中的一个具体范畴——极地作为主题的特色档案馆。“极地档案馆负责极地档案的管理和收集工作,是面向国内外极地研究机构的极地信息交流与合作的平台……极地档案馆将成为一个集档案资料、数据、样品、实物等为一体的权威性的特色档案馆。”[1]而专业档案馆是指国家为专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆,它是从行业系统的角度来设置档案馆。泛主题特色档案馆也可称为多主题特色档案馆,它是以收藏、开发多个具体主题特色档案为工作重心的综合性档案馆,这类特色档案馆往往冠以某一抽象的主题。如湖南芷江侗族自治县是抗日战争结束时接受日军投降签字仪式的纪念地,该县拟在“十一五”期间安排专项资金300万元,把县档案馆打造成展示“和平文化”的特色档案馆[2]。泛主题特色档案馆是建立在综合性档案馆的基础之上的,泛主题特色档案馆有很强的实践价值和推广意义。

三、特色档案馆的建设原则

1. 因地制宜原则。

特色档案馆拟定的主题要有一定量的特色档案作保障,缺乏一定数量的特色档案作基础的特色档案馆是名不副实的,同时特色档案的主题应贴近当地和档案馆的实际需要,其建设要尽量符合本地区的特殊需要,特色档案的内容应与本地区的实际情况及研究需要相一致。

2. 统筹规划、适当集中原则。

此原则一方面要求国家档案行政管理部门对特色档案馆的建设有一个宏观性的规划和指导意见,对特色档案的含义进行界定,对特色档案馆建立的条件、标准、业务规范以及如何认定等作出规定;另一方面,要求在一个地方或某个具体的档案馆内,在尽量保证全宗完整等基本原则的前提下,适度按主题内容集中档案信息资源,这样更符合人们利用档案信息资源的习惯。适当集中原则要求不能“画地为牢”,不要局限于本地、本馆,当某一主题内容的档案信息资源欠完备时,可以采用购买、交换等措施从他处集中。

3. 系统性原则。

此原则要求档案馆的特色档案不但要具有系统性、完整性,各门类之间比例合理,而且要与其他档案馆的主题定位、馆际档案信息资源交流等相协调。

4. 创新原则。

创新原则又可理解为发展原则。该原则要求档案部门不拘泥于当前,目光要有前瞻性,要勇于去挖掘档案信息资源。建立特色档案馆,不但要考虑本馆目前的实际情况,而且要考虑今后的发展趋势。

四、建设特色档案馆需要做好的几项具体工作

1. 做好调研是建设特色档案馆的前提。

调研包括探明资源、熟悉家底、了解需求,这些是做好特色档案开发利用的前提,也是建设和完善特色档案馆的第一步。探明资源是指对本地区的档案信息资源涵盖的主题和储量做“拉网式”的普查;熟悉家底是重新审核本馆资源,获取馆藏资源涵盖的具体主题和信息量;了解需求,即从公众利用的视角出发归纳哪些主题的档案信息资源能满足社会利用需求。

2. 提炼主题是建设特色档案馆的核心。

与传统档案馆不同,特色档案馆需要有鲜明的主题。如前所述,主题可以是一个或几个具体的主题,也可以抽象出一个主题。提炼主题是一项复杂的工作,需要高度的责任感和职业敏锐感、丰富的知识结构和精湛的专业素养。提炼主题简而言之是上述三方面调研结果的匹配过程,但根据我国的现行行政管理体制,档案馆宜设计多套方案,以供主管部门决策。

3. 能动地收集是建设特色档案馆的保障。

特色档案的收集途径包括接收、征集、交换和购买等。在收集过程中,工作人员要善于发现问题,及时反馈情况,要有创新精神,能够灵活利用各种渠道,多途径、多方式收集,将具有长远保存价值和潜在使用价值的档案收集进馆。在激烈的社会竞争环境下,档案部门要加大征集工作力度,不等不靠,扬长避短,广开门路,不拘年限、不拘地域开展工作。同时,要利用法律法规所赋予的权力,积极争取政策的扶持。

4. 科学的组织加工是建设特色档案馆的重要环节。

未经加工的档案信息处于杂乱无序的状态,既不便于保存又无法提供有效便捷的服务,同时社会对档案馆的数字化、网络化的要求也越来越高。有的档案馆网站栏目设置比较全面,但数字信息录入量不够;有的档案馆虽然有不少特色档案信息,但并没有真正实现电子计算机检索;更有些档案馆把电子计算机看做实现现代化的花架子,尚未建立有实质意义的计算机信息系统,工作效率不高,从而影响其社会功能的实现。特色档案的数字化应该与数字档案馆的建设、政府上网工程有机结合起来,既可以避免重复建设造成的浪费,又可以将有限的资金节约下来用于资源开发等环节。

5. 积极主动地开发特色档案是提升特色档案馆品位的有效手段。

档案部门要改变过去档案利用工作中的被动局面,解放思想、更新观念,主动开发挖掘特色档案资源,汇编地方特色档案史料,主动提供服务。编辑出版特色档案资料是开发这些档案信息资源的有效途径,对各级各类档案馆而言,当前尤其要为编研工作创造良好的内部条件和外部环境,保证编研工作的正常开展和编研工作水平的不断提高。

摘要：本文从特色档案的概念入手，在分析特色档案馆与普通档案馆的区别、特色档案馆的特色种类、单主题与泛主题特色档案馆的异同的基础上，提出了特色档案馆的建设原则及建设特色档案馆需要做好的几项具体工作。

关键词：特色档案,档案馆,建设

参考文献

[1]http://www.soa.gov.cn/soa/oceannews/hyb1378/24.htm,2006-7-28.

数字档案馆发展阶段和建设内容 第11篇

1 初步探索阶段

在人类刚跨入新世纪之时，面对信息化发展对档案工作的影响和要求，时任中央办公厅主任的王刚同志，在2000年全国档案局长馆长会议上对全国档案部门提出了档案信息化建设的工作任务。作为档案信息化建设的重要内容之一，深圳、青岛等省市档案馆率先提出了建设数字档案馆或数字化档案馆的设想，当时主要是借鉴国内外图书馆界关于数字图书馆建设的思路，建设内容是在建立文件级机读目录数据库以及馆藏档案数字化的基础上，通过因特网建立门户网站，为社会提供信息化档案利用服务（主要功能见图示1）。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出在总结深圳、青岛建设数字档案馆初步经验基础上，进一步在杭州、天津开发区、江苏省电力公司等档案馆开展数字档案馆建设试点工作。2002年底，国家档案局在深圳召开“数字档案馆建设现场演示会”，观摩数字档案馆系统的现场演示。2003年8月，青岛市档案馆宣布我国第一个数字档案馆开通。之后，江苏省电力公司档案馆、杭州市档案馆、天津开发区档案馆相继宣布建设完成和开通数字档案馆。从2001年到2006年是我国数字档案馆建设的初步探索阶段，其核心功能是计算机辅助实体档案管理，建设内容是建设档案机读目录数据库、传统载体档案数字化、建设档案门户网站。呈现规模和组织形式是个别地方和单位一个个点的试点探索。

图示1

2 普遍应用阶段

经过几年的理论研究和实践探索后，从2006年左右开始，到2010年《数字档案馆建设指南》发布前后，我国数字档案馆建设进入普遍应用阶段。建设内容从以目录数据库、数字化为主，到适应各级政府、各单位电子政务、办公自动化、业务工作信息化需要，接收电子文件、电子档案、重要数字信息资源为数字档案资源建设的重要内容。数字档案馆功能上从辅助实体档案管理到“收、管、存、用”并重，系统架构以“三网一库”为主要模型（主要功能见图示2）。各级政府和各单位对数字档案馆项目的支持，从以项目一次性经费支持到列入财政专项预算和运行维护经费开支。呈现规模和组织形式是以点带面，上海、江苏、浙江、山东等许多省市由省档案局进行统一规划、分步实施。

图示2

3 深化发展阶段

2012年以来，国家和社会信息化进入了一个新的发展阶段，正处在云计算、物联网、大数据等各项技术层出不穷和普遍应用的时代。国家特别是中央政府各部门按照国家电子政务相关规划的要求，逐步实施了“一站、两网、四库、十二金”等重点工程，“一站”是指中央门户网站，“两网”是指国家电子政务内网和外网，“四库”是指人口、法人、宏观经济和空间地理等基础信息库，“十二金”是指金关、金审、金保、金质、金土、金农、金财、金税、金盾、金宏等支撑国民经济发展的重要行业和领域的信息化建设工程。按照国家发展改革委关于印发“十二五”国家政务信息化工程建设规划通知的要求，到“十二五”期末，国家将形成统一完整的国家电子政务网络，基本满足政务应用需要；初步建成共享开放的国家基础信息资源体系，支撑面向国计民生的决策管理和公共服务，显著提高政务信息的公开程度；基本建成国家网络与信息安全基础设施，网络与信息安全保障作用明显增强；基本建成覆盖经济社会发展主要领域的重要政务信息系统，治国理政能力和依法行政水平得到进一步提升。为此，“十二五”期间，国家将构建国家电子政务内网、外网平台，深化人口、法人单位、空间地理、宏观经济、文化等基础信息资源的开发利用，完善国家网络与信息安全基础设施，推进全民健康保障、全民住房保障、全民社会保障、药品安全监管、食品安全监管、安全生产监管、市场价格监管、金融监管、能源安全保障、信用体系建设、生态环境保护、应急维稳保障、行政执法监督、民主法制建设、执政能力建设等国家重要信息系统建设。最近，国务院最新发布的《关于促进信息消费扩大内需的若干意见》，提出了信息消费这个新理念，对包括信息产业、信息资源、信息服务、信息安全等内容的信息化发展进行了新的战略部署。

以上这些新的形势发展对数字档案馆建设提出了新的建设要求。当前，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求（主要功能见图示3）。

图示3

4 建设内容

现阶段，数字档案馆的建设内容是，积极采用先进成熟的信息技术，充分利用国家和社会信息基础设施，满足各级各类档案馆信息化管理的需要；优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系；深度介入各类信息化系统，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用；努力促进信息化与档案馆各环节业务工作的高度融合，使信息化成为各级各类档案馆提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段（主要功能和架构见图示4）。

图示4

做好数字档案馆建设，网络建设是基础。在数字档案馆中，数字档案信息的传输、管理与利用主要依靠档案网络平台，应当按照一定时期内数字档案管理需要，建设好馆内局域网、链接政务网、接通因特网的三网平台。信息技术应用是主要手段。要通过数字化、数据库、网络、软件开发、信息安全、迁移、海量数据管理、数据挖掘、云计算等先进成熟技术的综合应用，实现数字档案馆的各项建设。应用系统开发是重点内容。开发应用符合功能要求的管理系统是数字档案馆建设的重点内容，是数字档案馆建设成功与否的重要体现。“收集、管理、保存、利用”这四项业务既是传统档案工作的基本业务环节，也是数字档案馆管理系统设计开发中应把握的基本功能需求。实现科学管理与共享利用是主要目标。数字档案馆是一个科学管理系统，它使得数字档案的“收集、管理、保存、利用”各项管理功能互相连接、相互作用、密不可分，每个功能管理环节都至为重要，只有通过数字档案馆建设与系统应用，综合提高管理水平，才能提高档案工作效率，实现档案馆各项业务的网络化、自动化的科学管理；随着信息公开政策的要求和信息技术手段的不断发展，不断满足人民群众日益增长的档案信息需要也逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点，档案资源的开发利用已不单纯是档案馆内利用或是被动的档案查阅利用服务，借助信息化的手段，不断扩大档案信息的公共服务与共享利用、实现档案信息资源的社会共享，已成为在新的历史条件下创新发展的新目标、新要求。

云数字档案馆建设探究 第12篇

一、数字档案馆建设现状

档案局2010 年6 月颁布的《数字档案馆建设指南》中对数字档案馆的定义:“各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”

数字档案馆(digital archives)又称电子档案馆或虚拟档案馆,以传统档案馆(室)为基础,利用计算机网络技术实现数字档案资源在网上的发布和传递,并对电子档案文件进行自动化管理、利用和控制,整合档案信息资源,实现档案资源的有效利用,使利用者可以通过网络对数字化档案系统进行查询访问的智能信息系统[1]16。

我国数字档案馆建设还处于初级阶段,但计算机通信技术的迅猛发展、国家对档案事业的高度重视、现已取得的数字化成果为数字档案馆创造了良好的条件。2004 年,深圳市建成了国内第一个数字档案馆,随之山东省青岛数字档案馆、天津开发区数字档案馆、江苏太仓市数字档案馆、江苏电力企业数字档案馆等陆续建立起来。

二、云计算

云计算是继分布式计算、网格计算、对等计算之后兴起的一种新型计算模式[2]1765。云计算以资源租用、应用托管、服务外包为核心,通过分布式计算将资源整合,构建对多种服务要求的计算环境,满足不同用户需求,通过互联网访问其相应的服务资源。

云计算的主要目的是通过租用服务商的云服务资源,摆脱纷杂的硬件管理和维护,实现资源的深度整合,有效提高资源的利用率,满足不同用户的个性化需求,根据云计算所提供的服务类别服务模式分为:软件即服务、平台即服务和基础设施即服务。

与传统信息技术相比,云计算具有三大突出特点:(1)高可靠性。云计算技术的文件系统容错机制、计算节点的同构互换等技术有效保障了服务的高可靠性。(2)按需服务。根据用户的实际需求,云计算服务商提供不同的服务资源模块,当用户不再需要相关服务时,云计算服务提供商收回相应的服务资源模块。(3)部署成本低。用户只需租用云服务商的软硬件资源和应用服务,无须承担设备购置、升级等维护费用。

三、云数字档案馆架构设计

国家档案局2010 年6 月颁布的《数字档案馆建设指南》提出:鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务[3]24。

云计算可以按需提供服务资源,云计算是一系列服务的集合。结合云计算技术和数字档案馆实际应用情况,云数字档案馆体系架构分三层:核心服务层、服务管理层、档案用户访问层。

1.档案用户访问层。档案用户访问层为终端档案用户提供档案提交、查询、打印、统计等信息端口服务。用户通过使用PC机、便携机、IMac或其他移动终端设备访问数字档案馆,同时为档案信息的查询、利用服务提供支持。档案馆(室)只需提供可以接入网络的终端设备,就可以通过网络办理相应的查档、归档、档案收集等业务。工作人员不需要进入库房查阅原始纸质等实体档案载体,直接下载电子文档打印即可,大大提高工作效率和档案利用率,同时对原始档案也是一种保护。

2.核心服务层。核心服务层为用户提供硬件和软件的基础服务,用户可以在此平台上安装和部署与档案相关的应用系统和服务。核心服务层分三个子层:软件即服务(Saa S)、平台即服务(Paa S)、基础设施即服务(Iaa S)。Saa S是基于云计算平台开发的基础应用程序,提供面向终端的各类应用系统。该层是建立在Paa S和Iaa S基础上的,是实现数字档案馆各功能需求的应用系统,可以安装部署数字化档案管理系统、成绩翻译系统、温湿度控制系统、网上归档系统、信息发布系统等。所有数字档案馆相关的应用程序均可安装部署在该层。Paa S是为云计算用户提供对数据处理模块和海量数据存储技术的封装,档案工作人员不需要了解底层技术,就可以使用高级的服务来构建和档案业务相关的各种应用系统。该层将电子档案数据由传统的本地数据库存储转移至网络云存储,而且该层也无须下载或安装,通过网络发送应用系统和相关的服务模式即可实现所需功能。Iaa S是为云计算用户提供硬件资源和软件服务,该层档案工作人员可以安装和部署与档案业务相关的应用系统。数据中心物理设备指云服务商存储数据的实际设备,虚拟化服务是云服务商通过应用软件将存在于不同地理位置的计算资源统一管理,统一分配资源。该层档案用户可以充分利用云计算资源而不需购置硬件资源。核心服务层由云计算服务商提供服务维护,档案工作人员只需和云计算服务商签订相应的租用合同、保密合同等合同条款通过法律的手段保证。档案工作人员无需对技术细节完全了解,降低对专业技术要求。

3.服务管理层。该层由云计算服务商对电子档案数据的服务质量保证、数据安全管理等。云计算服务商对档案用户进行身份认证与授权,设置不同用户不同的档案数据访问权限,对网络上传输的档案数据进行传输层加密管理,采用VPN技术保证档案数据的安全性,通过对档案数据的备份、镜像、分布式存储技术等保证档案数据的持久可能性,通过高升网络、数据缓存、CDN技术等保证档案数据的访问速度。

四、方案优势

云数字档案馆充分利用了云计算资源的超强计算能力、海量数据存储能力、云服务商对数据提供的安全保障、云计算为不同用户提供个性化应用服务、部署成本低、易扩展、支持多种终端设备接入的优势。

1.降低部署成本:建设数字档案馆所需资源都是租用云服务提供商的,其中包括价格昂贵的服务器、各种网络设备、专业的维护人员等。

2.节省办公经费:档案馆(室)可以把政府拨款的办公经费投入到馆藏档案建设、实物档案保管、库房建设等硬件基础设施上,而不是建立和维护IT基础设施。

3.提高利用效率:利用云计算的海量计算能力,云计算服务商提供更快的检索、存取速度,为档案用户提供更好更快的服务;同时云计算服务商专业的专家团队负责设备的维护,解决问题效率高,有效地保证和提高了档案的利用效率。

4.增强动态扩展性:档案馆可以根据自己的实际情况增加租用或者退租相应的资源,以最佳符合成本效益的支付方案支付费用。

云计算在各个领域得到了广泛的应用,将数字档案馆部署在云端是数字档案馆发展的必然趋势,本文论述了云数字档案馆的建设架构。与传统的数字档案馆部署在本地的方案相比,云数字档案馆在档案数据的部署、保管、存储、利用等方面均体现出明显的优势。

参考文献

[1]傅正.数字图书馆与数字档案馆之比较[J].大学图书情况学刊,2005(8).

[2]林闯,苏文博,孟坤,刘渠,刘卫东.云计算安全:架构、机制与模型评价[J].计算机学报,2013(9).