行政秘书的职业道德

行政秘书的职业道德（精选10篇）

行政秘书的职业道德 第1篇

高校院系行政秘书管理工作千头万绪且微不足道, 实际上却是高校维持正常工作的基本保障。由于职业定位的不准确及考核制度局限性等因素的存在, 目前, 许多高校院系行政秘书并没有发挥其最大的工作效能。高校院系行政秘书只有找准自身的职业定位、积极提升职业素养、端正心态, 努力克服管理体制的局限才能更好地履行工作职责, 也只有这样, 才能使今后的发展创造更为广阔的空间。

1 树立明确的职业角色定位

高校行政秘书首先必须树立起明确的角色意识, 要对本职业定位有一个理性、全面、恰如其分的认识, 要始终确立和符合秘书的身份、地位和职责。高校行政秘书除了要尽职尽责、细心周到和积极主动地为院系行政管理层领导当好助手和参谋外, 还得在院系行政管理层与师生员工间协调工作中的桥梁和纽带, 无论是在办公时的收发文件、师资建设管理、筹备会议、协调办事、接待来访还是谋划参谋, 这些都是有着强烈的服务角色意识。坚持“以人为本”的服务宗旨, 做好管理服务工作间还需配合学术群体的创造性和积极性。

高校行政人员是维持高校工作良性运作和协调各种关系的角色, 明确角色维持的手段及方式是应对行政人员完成事先预定目标而体现其存在价值的服务方式, 要加强预见性、增强主动性、提高服务的质量和效率, 这就从根本上决定了职业角色的服务性和辅助性。高校行政秘书应贯彻院系行政管理层决策精神, 沟通上下、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。高校行政秘书还必须树立强烈的奉献意识, 在千头万绪的工作面前, 要不厌其烦、任劳任怨、要有顾全大局的忍让精神。

2 高校行政秘书综合素质培养

2.1 思想政治素养的强化是应具备素质素养的基础

思想政治素养是作为高校行政秘书能力、水平的关键, 思想境界、理论水平、政治立场、政治观点、政治态度, 理想信念、人生追求、道德修养、作风养成的集体观。思想政治素养体现在高校行政秘书理论上的先进性、政治上的坚定性, 思想道德的纯洁性、坚持党的宗旨的自觉性、保持优良作风的主动性、拒腐防变的敏锐性。高校行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设必须从思想信念教育和为人民服务、责任观念教育增强高校行政秘书的政治责任感和道德责任感。高校行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家政治活动、掌握高校工作动态, 学习和研究有关领导的讲话及文章。其次, 高校行政秘书要具有良好的精神风貌和思想境界, 有强烈的事业心和高度的工作责任感, 将行政秘书的思想政治道德从理念上、观念上和实践中加强自身的提高。

2.2 知识能力素养的完善是应具备素质素养的关键

高校行政秘书是连接学校领导层、各职能部门和广大师生员工之间的纽带, 行政秘书必须在对党的基本路线、各项方针政策充分理解和准确把握的基础上, 履行自身的工作职责, 这既包括了对文书档案的整理、信息资源的整合、会务事项的协调、接待联络反馈等日常程序化事务, 也包括从全局角度观察和分析可能发生的问题, 及时解决偶发的非程序化事务行政秘书在工作实践中发现问题的敏感性, 并对所发现的问题进行深入理论性的研究, 从中寻找规律, 寻求行政工作管理措施的创新, 并要培养行政秘书在日常工作者灵活运用现有的教育资源, 创造符合现实发展的工作方式的能力, 在积极实践过程中, 不断提升和丰富基层行政管理工作的理论水平和教育内容。拥有创新意识, 具备创新能力, 实现高校行政秘书工作的创新, 是高校行政秘书工作价值最大化的表现, 是信息化时代高校行政秘书综合能力素质培养的重中之重。

我国教育系统在开展信息素养教育上也在竭力抢占先机, 近年来推出了一系列重大举措。江泽民同志说过:“育人是人才资源开发的基础工作, 是造就和选用高素质人才的前提。”早在1990年全国秘书长、办公厅主任座谈会上, 他就明确指出:“现在全国办公厅系统已经形成了一个传递迅速的信息网络, 这在前几年是不可思议的。从某种意义上说, 这是电子技术发展的结果。所以, 同志们还要懂点现代信息技术。”提高秘书人员的信息素养, 关键也在于培养教育。信息素养是“利用大量的信息工具及主要信息资源使问题得到解答时利用信息的技术和技能”。行政秘书对信息基本知识的了解, 对信息工具使用方法的掌握和运用信息资源的能力, 还包括在工作过程中根据行政管理所需要的信息环境和信息发展的要求所形成的对信息活动的态度, 自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力, 同时还包括了对信息道德伦理的了解和遵守。行政秘书还必须不断提高自身的思想政治素养和职业道德素养, 用科学专业知识充实提高自己, 积极拓宽自己的工作领域, 参与教学管理工作, 承担不同的职能责任, 加快自身的成长和成熟, 将坚持正确的政治方向和履行自身岗位职责结合起来, 实现自身能力的拓展和提升。

参考文献

[1]李萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料, 2006 (8) .

[2]魏琛.论信息化时代高校教学秘书的作用及素质要求[J].考试周刊, 2009 (40) .

[3]夏文.现代高校行政秘书信息素质[J].湖北师范学院学报, 2006 (2) .

论高职院校行政秘书的队伍建设 第2篇

【关键词】:高职院校 现状 行政秘书 能力

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0274-03

高职院校，是高等职业院校的简称，是高等学校的重要组成部分。从世界范围看，高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育，是以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育，是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格，学校的行政机构随之完善健全，分工明确细致，在推行院系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。

一、高职院校行政秘书队伍建设的现状

1．高职院校行政秘书角色定位不明确

一般而言，辅助性和服务性是秘书工作的显著特征，但是关于高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位，使得一些本属于秘书的工作由领导来做，或者秘书过分主动地承揽了领导的工作，从而影响领导作用的发挥。

2．高职院校行政秘书队伍整体素质偏低

从整体上讲，高职院校行政秘书队伍素质偏低，主要表现在两个方面。第一，业务素质偏低。首先表现在学历上，大多行政秘书都是从其它岗位调配上去的，本身并非本专业出身，有些甚至没有大学文凭，整体学历偏低。其次表现在实践业务上，秘书工作的范围较其它工作来说较广泛，而且讲求实效性，综合性，所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言，不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论和技能都严重不足。第二，心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿，因为大部分行政秘书的人员都是由领导调配的，有时并非是他本人的兴趣爱好，为了工作不得不担任，所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低，行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作无法开展。

二、高职院校行政秘书的岗位职责

行政秘书是院（系）行政工作的主要承担者，起着协助院（系）领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风；具备真才实学及良好的心理素质；具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要，行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。

1、会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。

2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。

3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。

4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。

三、强化行政秘书综合素质，完善队伍建设

完善行政秘书队伍建设，首要是强化行政秘书综合素质，这对促进和谐校园建设有着重要的意义，在新的时代背景下，还应提升以下几个方面的提升：

1．加强学习，提高个人的基本业务能力

行政秘书人员首要具备的基本业务能力是语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道，在起草各类文件时，既要简洁明白的传达领导的意图又要文字表述准确，还要注意各类文件的编排，这就要求秘书人员具有扎实的文字功底；其次要具备良好的表达能力，要做到口齿清楚，准确简洁，清楚明白；第三作为新时代的秘书最好能精通一门外语，来适应学校的发展需求。

2．开拓创新，完善知识体系

高职院校是人才荟萃，知识密集之地。如果行政秘书自身专业知识贫乏，对相关知识一无所知，在具体实践中就会有障碍。因此，高职院校行政秘书首先应该开拓视野，接触各类专业知识背景。其次要熟悉相关知识面，对于行政管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。

3．加强管理执行能力

行政秘书主要负责二级学院行政事务的管理，如教师的行政管理、设备管理、档案管理等等，所以对牵涉到的事物要进行有计划有条理的统筹管理。另外有时代替领导执行命令，坚决果断的执行，并且对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施，敢于承担责任。

4．提高信息的收集和处理能力

21世纪是信息的时代，高职院校行政秘书若能将信息能力与专业知识有机结合起来，就能更有效地履行自己的职能，发挥信息应有的作用与潜在的作用。行政秘书的信息能力包括以下三个方面：一是计算机操作能力，要熟练地运用OFFIC操作系统；二是信息处理能力，也就是能够对管理活动中的信息进行收集、整理、必要的加工；三是信息开发能力，包括就管理活动中的信息处理流程进行设计，结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善，对原始信息进行分析和相关处理，根据信息处理结果进行决策和评价等等。

5．强化服务意识

对于高职院校行政秘书而言，除了要尽职尽责、细心周到、做好“你交我办”的任务，积极主动地给领导当好助手和参谋外，更要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，做好对广大师生的管理服务工作，还要加强预见性，增强主动性，尊重学术群体的创造性和积极性，用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持，提高服务的质量和效率。

行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度，服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为学院服务。

6．最大限度地发挥个人协调能力

在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲力亲为，大量的协调工作一般由秘书完成，所以协调关系是行政秘书工作的一项重要职能和长期任务，是对外交流、协调关系的桥梁。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高单位的工作效能。因此，高职院校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，原则坚定而策略灵活，行动果断而又处事稳妥，才能辅助领导处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成有序的工作局面。

三、结语

总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。高职院校行政秘书队伍作为一支正在发展的队伍还有待提高与完善。学院应给予重视，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，行政秘书个人更应该加强学习，提高个人业务能力及信息素养、完善相关知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校殿堂成为一个和谐的人，行使一项和谐的任务，促进和谐校园的建设。

参考文献：

[1] 李 萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料,2006,(8).

[2] 刘 月.加强高校行政秘书队伍建设[J].秘书，2008,(6).

[3] 孙高峰.提高行政管理人员的几点思考[J].理论学习与探索,2005,(3)

高校行政秘书职业倦怠与对策分析 第3篇

关键词：高校行政秘书,职业倦怠,对策

高校行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的群体, 在高校日常管理工作中起着承上启下的作用。行政秘书的服务职能所决定的其岗位的琐碎性、繁杂性、程序性的特点使其在工作中不可避免地存在职业压力, 进而会产生职业倦怠, 工作效率明显降低, 这对高校行政工作的发展是不利的。因此怎样摆脱职业倦怠, 使高校行政秘书能够全身心地投入到本职工作, 是高校管理工作不容忽视的话题。

一、职业倦怠产生的原因

1、工作压力大, 心理负担重。

随着高等教育改革速度的加快, 高校办学规模日益扩大, 专业细化、学生数增加、各种形式的评估、示范校建设、教学质量提升工程项目的进行, 使得行政秘书的工作强度增加, 工作节奏紧张, 任务繁重, 再加上行政秘书的工作本身就带有不确定性和不能自主的特点, 导致工作压力加大。长时间的超负荷工作, 不仅导致身体的透支, 更带来很大的心理压力, 出现职业倦怠在所难免。

2、待遇偏低, 晋升困难。

由于在高校中存在着“重教学, 轻管理”的倾向, 行政秘书的工资待遇与教师相距甚远, 尤其是最近一段时间, 高校教师队伍在不断壮大, 大量的教师也被分配到了教学一线, 学历相同的教师和行政秘书的收入相差越来越多, 两积分化日益严重。此外, 和行政秘书对比来说, 教师有更多的自由支配时间, 可在工作的同时获得额外的收入, 客观条件造成了行政秘书的心理不平衡, 工作的积极性以及工作动力大受打击, 而且行政秘书评管理系列的职称, 晋升机会少, 上升空间严重受阻, 使得行政秘书倍感前途渺茫, 日常工作量大与价值体现低形成强烈反差, 职业倦怠也慢慢产生。

3、缺乏职业认同感

在当今高校中, 往往是以教师为主体, 教学科研是一个高校发展的生命线, 而行政秘书有教师的名没有教师的实。人们普遍认为行政秘书的工作就是上传下达和照章办事, 就是一些简单的事务性工作, 人人都能做, 人人都会做, 甚至认为只有无法胜任教学科研的人员才去做行政, 认为行政秘书是高校的附属品, 忽略了他们也有大量技术性的劳动。这种对行政秘书缺少一定的认可与尊重的状况, 挫伤了行政秘书的积极性和对工作的热情性, 职业倦怠感油然而生。

如何使高校行政秘书提升自我价值感, 提高工作效能, 消除职业倦怠, 是高校管理工作不容忽视的话题。职业倦怠既与客观环境有关, 又与个人主观条件有关, 现针对行政秘书如何消除职业倦怠提出几点对策:

1、培养良好的心理素质。

职业倦怠是职业过程中的一种正常现象, 而个体自我心理调节是降低职业倦怠、获得心理健康的关键。在高校管理实践中, 应树立“以人为本”的管理理念, 充分尊重行政秘书的人格、自尊, 应减轻行政秘书的工作负荷, 使行政秘书感受到学校的温暖, 从根本上调动他们的工作积极性和创造性, 重视他们的价值和尊严, 充分发挥他们的聪明才智, 最大限度地促进行政秘书自我实现。另外, 行政秘书要培养积极乐观的生活态度, 增强自我调适能力和心理免疫力, 当身心疲惫时, 做好心理调适和疏导, 增加与朋友、同事的交往, 主动向他人倾诉和沟通, 缓解工作带来的心理压力。

2、提高地位和待遇, 激发工作潜能

要提高行政秘书的地位和待遇, 在职务、评奖、学习、培训等方面提供与同等条件的教师相等的机会, 处理好其内心的心理健康问题和善后工作。不断地更新行政秘书的知识和提升其能力, 加大对行政秘书进行职业道德、管理技能、秘书业务知识等方面的教育培训, 鼓励学历教育再深造, 使其能够体会到团队的关怀, 拥有自信, 让工作的热情以及开拓精神促使他们身心健康的发展, 并且为教育事业做出贡献。

3、增强职业认同感。

高校应通过各种方式加深人们对管理岗位重要性的认识, 要给行政秘书充分的理解、尊重和认可, 使行政秘书有较高的工作热情, 提高对行政秘书的职业认同感和成就感, 同时把教学和管理工作提到同等重要的地位, 积极营造民主合作、宽松和谐的人际环境, 降低角色冲突带来的消极影响, 使行政秘书更加有信心有能力有魄力地投入到行政管理工作中去, 这样才能在工作中找到自我价值, 提高职业认同感和成就感。

总之, 在高校中行政秘书这个不可缺少的群体在管理教育以及服务教育上身兼重任。他们的心理健康会影响到行政效益。作为组织机构的高校方面, 应高度重视行政秘书的职业倦怠, 积极帮助行政秘书走出职业倦怠的不良状态, 使其在工作中能够拥有热情积极的心态以及健康向上的精神面貌。想要最大限度的发挥行政秘书的主动性和积极创造性, 就必须先使其在工作中找到自我价值, 提高工作兴趣, 保持良好健康的心理状态。

参考文献

[1]、单坚摆脱职业倦怠提升自我价值感《南京广播电视大学学报》2009年第1期

[2]、王娓娓高职院校行政管理人员职业倦怠的成因分析及消除对策《文教资料》2009年9月上旬刊

行政秘书的职业道德 第4篇

【关键词】独立院校 行政秘书 角色定位 专业化

一、行政秘书的概念界定

秘书的国际通用定义是联合国关于“秘书是单位主管的特殊助手，掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并且在所给予的权力范围内做出决定”这一定义。

我国于1998年颁布的《秘书职业国家职业标准》中对“秘书”一职做出如下规定：“秘书职业主要从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”随着社会对秘书服务需求的不断产生，秘书行业的分工也在不断地细化，分为行政秘书、外事秘书、机要秘书、私人秘书、商务秘书以及生活秘书等。其中，行政秘书的岗位规范主要体现在行政管理之中。

二、独立院校行政秘书的角色定位

经由秘书概念界定得知，行政秘书既具有承上启下沟通领导与群众之间关系的职责，也有处理日常行政事务的职责，还有为领导决策提供第一手调研资料的职责。其职业特点，决定行政秘书对自己的工作角色要有一个正确的定位。

（一）有为与有位的定位

如何正确对待有为与有位的关系，是行政秘书所必须面对的现实问题。以独立院校的行政秘书来说，身处知识圈内，行在领导之侧，看似风光无限，其实未必如此：与教学一线的老师们相比，人家有职称，有学术，有桃李满天下的风光；与后勤部门的同事相比，人家有实权，有待遇，有无责一身轻的潇洒。唯独这行政秘书：办会办事还得会办事，写文写字须得懂文字。年龄小，思想活跃，体会不到领导的沉稳与老道，领导不满意；年龄老，思想保守，体悟不到领导的开拓与探索，领导也不满意。曾有人对行政秘书的“为”与“位”有过精辟总结：干得好，领导舍不得你走，不提拔；干得不好，却因为是领导身边的人，一举一动容易被放大，领导想提拔也不好提拔。话虽调侃，却也道出了行政秘书的不易：外表风光与实际辛苦、个人付出与实际得到有时并不是成正比的。也正是如此，行政秘书对职业的认识就要有比别人更深刻的领悟，对于个人的得失就要有更清醒的认识。

（二）行为与规范的定位

从独立院校行政秘书的岗位规范来看，负有“参与政务、掌管事务、搞好服务”的职责。因此，到位而不越位，是行政秘书对自己角色的第二个正确定位。

所谓到位，指的是独立院校的行政秘书除快速准确地完成领导交办的事务之外，还要注意处理好为院校教职工服务的职责，既要保证工作效率，提升工作质量；也要深入教学一线，提高服务能力。

所谓不越位，指的是要遵守职业操守，做领导的“耳朵”，不做领导的“嘴巴”。做“耳朵”指的是深入到学院的教职员工之中，广纳贤言，及时掌握他们的意见和建议，为领导决策提供真实可信的第一手资料；不做“嘴巴”指的是不能以领导代言人的身份自居，口大气粗，颐指气使，口无遮拦，以避免陷入少知而大言、无知而乱言的困境。

（三）权力与操守的定位

在2015年12月29日召开的中央政治局主题民主生活会上，习近平总书记再次告诫：“要严管家属子女和身边的工作人员”，对他们要“严格教育、严格管理、严格监督，发现问题及时提醒、坚决纠正”。独立院校的行政秘书作为领导身边的工作人员，因有着与领导得天独厚的亲密关系，身处利益链之中，因此也易成为某些别有用心之人刻意接近、示好的对象。对此，独立院校的行政秘书要持有高度警戒之心，只有小心谨慎，沉着应对，抱定守一，防微杜渐，才能避免“针尖大的眼儿漏进斗大的风”，以良好的道德风尚和人格力量当好表率，以良好的行为品行和职业操守为领导服好务，做好领导身边建良言、行正事的合格秘书。

三、独立院校行政秘书的专业化途径

（一）行政秘书专业的发展趋势

从目前我国行政秘书专业化发展趋势来看，主要体现在以下三个方面：一是身份職业化；二是职能专门化；三是知识专业化。同时，随着信息化时代的到来，还需要充分利用计算机技术管理纵横交错、纷繁复杂的行政事务，从而不断优化和配套，形成清晰、完整、科学、数据化的工作管理体系。

（二）行政秘书专业化的实现途径

1.专业培训

专业培训分在校教育和在职培训两种。对独立院校行政秘书来说，主要采用的是在职培训。其具体培训手段分别为：一是依托独立院校自身的资源优势，自行组织适应性、实用性强的上岗培训；但本院校又不具备培训条件的，可采用委托培训的方式，委托专业培训机构进行岗外培训。

2.职业鉴定

我国目前秘书聘任准入条件较低，职业鉴定并没有纳入秘书评聘的必要条件之中，因此，有不少独立院校的行政秘书并非由具有专业秘书资格的人员所担任，而这种专业知识缺失所直接导致的就是系统化知识的缺失，在工作中，往往是先实践，再理论；先上岗，再学习。这种边干边学、边学边干，靠经验的逐渐积累提升掌握工作的方式，往往给工作质量和工作速度带来影响。因此，要严格规范行政秘书上岗制度，对新聘任的行政秘书执行执证上岗标准，对已经在工作岗位而没有专业资质的，按照《秘书职业资格鉴定工作方案》进行职业鉴定，通过职业鉴定这种方式倒逼其专业知识能力的强化。

综上所述，独立院校的行政秘书是我国教育体系中的一个重要职位，正确定位职业角色，努力提升专业知识，不仅对于提升行政秘书自身的工作能力极有裨益，对提升独立院校的整体工作水平也有着积极的现实意义。

【参考文献】

[1]成琳.浅析独立院校院系行政秘书工作[J].新西部（理论版），2014（14）：121-144.

[2]白泰华.浅谈如何做好院系行政秘书工作[J].职业教育，2014（24）：60-62.

浅议行政秘书应具备的素质 第5篇

关键词：行政秘书,素质,能力

秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务, 并为领导决策及其实施提供服务的人员。随着时代的发展及新形势的要求, 尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期, 对秘书的能力提出了更高的要求。因此, 研究行政秘书素质问题有着重要的现实意义。

1 思想素质

1.1 优良的思想政治素质

思想政治素质是指政治立场、思想意识、道德品质和工作作风, 它是行政管理的灵魂。1.1.1坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场, 对于行政秘书来说是十分重要的。不管在任何情况下, 秘书人员都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致, 自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。1.1.2较高的遵守纪律的自觉性。就秘书人员而言, 纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导, 辅助领导工作, 所以必须高度自觉的严格要求和约束自己。1.1.3务实的工作作风。行政秘书要具有良好的精神风貌和思想境界, 热爱工作努力钻研业务, 工作务实, 作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。

1.2 良好的职业道德

行政秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。1.2.1忠于职守, 自觉履行各项职责。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位, 自觉履行秘书的各项职责, 认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感, 不擅权越位, 不掺杂私念, 不渎职。1.2.2服从领导, 当好参谋。作为领导工作的参谋和助手, 应当严格按照领导的指示和意图办事, 离开领导自行其是, 别出心裁, 都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。当好参谋, 就是要发挥参谋作用, 为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天, 尤其要提高参谋意识和能力, 明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。1.2.3兢兢业业, 甘当无名英雄。秘书工作性质, 决定要围绕领导的工作来展开活动, 要求招之即来, 来之能干, 在具体而紧张的工作中, 脚踏实地, 密切联系实际和群众, 不计个人得失, 有着吃苦耐劳的精神。1.2.4谦虚谨慎, 办事公道, 热情服务。秘书人员不能自命不凡、自以为是, 在工作中要善于协调矛盾, 搞好合作。秘书人员办事要公道正派, 对任何人都要一视同仁, 平等对待, 秉公办事, 为大家热情服务。1.2.5遵纪守法, 廉洁奉公。遵纪守法、廉洁奉公, 是行政秘书职业活动能够正常进行的重要保证, 是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。1.2.6恪守信用, 严守机密。秘书人员恪守信用, 就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言, 言必信, 行必果。

2 能力素质

2.1 文化知识素质

优胜劣汰是社会发展的规律, 行政秘书应与时俱进, 不断提高自身文化知识素质。秘书由于长期从事文字工作, 这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。例如:管理科学、行政管理学知识;信息科学知识;档案学知识;其他知识, 包括马列主义基本理论, 毛泽东思想, 邓小平社会主义建设理论, 国际政治, 国内政策, 历史, 文化, 民族知识, 逻辑科学等。此外, 工作经验、社会阅历也是知识, 这些知识有利于拓展视野, 促进文化素养与科学素养的提高, 是对专业知识的辅助与补充。

2.2 业务素质

对于秘书人员来讲, 业务素质主要包括以下几方面:2.2.1认识事物的能力。具体讲, 需要培养以下几种能力:a.观察感知能力。秘书只有具备较强的观察感知能力, 时时、事事、处处做有心人, 善于观察, 善于发现容易忽略的“死角”, 扑捉政治经济生活中一切有价值的信息, 才能变被动服务为主动服务。b.辨别是非能力。秘书人员工作于领导身边, 又介于领导和群众之间, 在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面, 必须明辨是非, 处理得当。c.分析综合能力。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用, 很大程度上取决与分析综合能力的强弱。因此, 秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作, 提高思维能力, 善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物。d.随机应变能力。秘书承担大量事物性工作, 常会出现一些意想不到的情况, 这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力, 处理问题既要符合原则, 又要机动灵活。2.2.2语言文字运用能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽, 信息交汇的中心, 使秘书与语言文字结下了不解之缘, 秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面:a.阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料, 因此必须善于阅读。b.视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言, 并用清晰简明精练的语言加以复述。c.言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是:鲜明准确, 简练明晰, 口吃清楚, 语速适中, 措辞得体, 切合身份。d.写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作, 要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧, 迅速准确地撰写出各类应用文。2.2.3社交能力。随着社会的发展, 人与人之间的交往更加广泛、频繁, 处在机关中心机构的秘书人员必须具有很强的交际能力, 应善于在交际中获取信息, 同时进行工作。行政秘书要懂得社交礼仪, 具备协调能力, 营造出和谐融洽的工作环境。2.2.4技能操作能力。秘书人员要提高办文办事的效率就必须掌握现代化办公技术, 主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、照相摄像等现代办公手段。2.2.5自省能力。常常自省的人, 容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者, 多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务, 这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

3 心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说, 秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

3.1 坚定的意志。

秘书工作是一项繁重的脑力劳动, 因此秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力, 想方设法克服困难完成工作, 要任劳任怨。秘书应当具有较强的抗压性和心理承受能力。在复杂的情况下办文办事, 协助领导处理问题时, 有自信心, 当发现问题时要及时上报, 做错事勇于承担及时改正。

3.2 随和的性格。

热情坦率, 具有和谐的人际关系。行政秘书应时刻保持热情, 营造和谐的人际关系, 才能在工作中更主动更积极。热情坦率也可以使人兴趣广泛, 对周围环境及人际关系有良好的感知, 有利于开展工作。

3.3 高度的自制力。

优秀的秘书应自觉克制自己的情绪, 清醒把握自己的情绪状态, 保持稳定的心境, 能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。适度的情绪、高度的自制力有助于提高行政秘书的心理承受力及对复杂环境的适应能力, 有助于清醒地观察事物, 理智地解决问题。

3.4 自觉的创新意识。

浅析行政工作过程中秘书的辅助决策 第6篇

关键词：行政决策,秘书,辅助决策

1 秘书在现行的行政决策中的地位

1.1 秘书的含义

本文研究的主要是公共行政领域的秘书。行政秘书大致有以下几个特点:一是大多参照或依照公务员进行管理。二是所在机构大致为办公室或办公厅。三是其职能专业性要求不高, 注重上下级的信息沟通。四是兼有咨询和辅助决策的职能。

1.2 秘书的功能定位

作为行政秘书, 一定要克服那种以为秘书工作的天职仅是完成领导交办任务的片面认识, 改变秘书工作偏重于事务的倾向, 增强参政意识, 充分发挥自己的工作积极性、创造性, 从消极应付与忙乱繁杂的被动局面中解放出来。

2 行政工作中秘书辅助决策作用的发挥

2.1 秘书辅助决策的必要性

第一, 秘书辅助决策是领导决策的有益补充。

正确的决策有利于提高效率、少走弯路, 促进各项事业全面协调可持续发展;错误的决策则必然导致劳民伤财、事与愿违, 给工作和事业带来损害。为确保决策的科学性, 领导必须善于借助他人包括秘书的优势, 弥补自身的不足。

第二, 秘书辅助决策是转变秘书职能的现实需要。

中央早就明确提出秘书工作要实现“四个转变”, “四个转变”的核心是“从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策”。所谓“出谋献策”就是要求秘书人员在做好各项事务工作的基础上, 主动协调领导做好决策前、中、后的各项准备、控制和善后工作, 成为领导决策的有力助手。

第三, 秘书辅助决策是提高秘书综合素质的有效途径。

过去由于管理体制及传统思想文化的影响, “办文、办会、办事”等事务性工作成为秘书的主要职责, 占据了秘书工作的大部分时间和精力。事实证明, 通过辅助领导决策, 在参谋服务的实践过程中, 秘书可以进一步培养自身的大局观念和战略眼光, 提高自身的决策水平和工作能力, 这对于科学、有效地做好秘书工作以及今后自身发展都将起到重要的推进作用。

2.2 秘书辅助决策的思维模式

我国秘书界一些学者曾提出过秘书与领导“同层次思维”和“同步思维”的模式。这种思维模式的实质, 是要求秘书站在领导者的高度观察问题、分析问题, 寻求解决问题的办法。从这个意义上讲, “同层次思维”与“同步思维”的提法无疑是有益的。但是, 在实践中, 秘书并不是与领导者站在同层次的客观位置上, 而是站在领导与被领导, 决策与执行的中介位置, 因此, 秘书与领导者“同层次思维”缺乏客观基础。秘书为领导工作服务一般要求超前提供信息, 先期做好准备, 中期操办和辅助参与, 后期执行、总结和收集反馈。因此, 要求秘书与领导“同步思维”, 一是缺乏实践的基础条件, 二是不符合秘书本职工作的客观要求, 也不利于秘书发挥其主观优势。因此, 从秘书工作的职能特征来看, 在管理组织中, 秘书应建立层次移动、角色变换和与领导异步互补的思维模式。

所谓层次移动, 是指秘书在实际工作中既要了解和熟悉领导的思维方向、思考内容, 不同时期的思考重点以及对各种问题的思路, 又要了解各中间管理层次, 从执行层次思考问题的出发点和落脚点, 各层次有关利益的关节点和期望要求的关键点。只有在层次移动中思考问题, 才更有利于发挥秘书人员的职能优势, 对领导者提供全面的综合性辅助活动。这样思考问题, 比和领导者站在同一层次上思维的叠加和重合更有利于优化领导行为。所谓角色变换, 是指秘书在辅助领导贯彻执行上级的方针政策和制定本组织的决策方案时, 既要站在上级领导的角度看问题, 也要站在本组织领导的角度看问题, 还要站在组织内部各类公众的角度看问题。也就是说, 既要变换成各种角色看问题, 又要超然于某一角色之外看问题。这样, 既有利于思领导之所思, 急领导之所急, 又有利于客观冷静地从必要性与可行性, 上级需要与下级要求, 主观愿望和客观条件等不同的角度, 发挥其参谋助手作用。

行政秘书的职业道德 第7篇

首先是政治素养不够坚实, 不能从全局、大局、政治上、责任感上考虑问题。有些秘书人员因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是, 甚至假借领导名义以权谋私。

其次, 领导工作的要求和秘书工作实际水平无论在事务服务方面还是业务服务方面都存在差距, 表现为:在事务服务工作中存在“传声筒”现象, 工作被动;秘书工作偏重于办文办事, 收发、传递、整理信息, 凭经验办事, 被动服务较多;缺乏自身文字表达、组织协调、信息采集等业务能力, 不能使行政事务服务得到延伸和提升。

因此, 提高行政办公秘书自身的综合素质显得十分必要和重要。加强行政办公室秘书综合素质可从加强政治素养和业务素养两方面入手。

政治素养, 主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题, 在工作上具体体现为坚持政治立场和工作原则。行政办公秘书是领导的近身工作人员, 有时代表单位或领导撰文、谈话、处理问题, 要求其自身具有良好的政治素养, 这是行政办公秘书在工作中自觉坚持社会主义方向的基本保证, 是其应具备的基本要素。

业务素养可分为业务服务和事务服务, 其中事务服务是基础, 业务服务是为领导单纯的行政事务服务的延伸和提升, 二者是相辅相成的。秘书正是通过大量微细的事务服务, 不断适应环境、适应领导的工作特点并不断熟悉岗位的职责和流程, 才有可能做好业务服务, 从而也才能游刃有余地做好事务服务。因此, 行政办公秘书为单位或领导服务的重点是做好业务服务, 而重中之重应放在秘书自身文字表达、组织协调、信息采集等业务能力的培养和提高上, 秘书要通过文、会、事等事务工作, 发挥助手作用, 只有具备了这种全局在胸的意识和总结归纳的能力, 才能使重复琐碎的事务服务做起来事半功倍。

针对行政办公秘书工作中存在的问题, 笔者结合多年行政办公秘书工作的经验, 提出几点加强综合素质的建议以供大家参考:

一、自觉提高个人政治素养

在国际形势纷繁复杂, 国内改革逐步深化的今天, 秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题, 办事情。不管任何情况下, 都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致, 自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。按党的要求做好各项工作, 有利于在工作中分清是非、奉公守法, 有利于正确地对待改革开放中的新情况、新问题, 有利于寻找正确的研究和解决问题的方法。

二、遵纪守法、廉洁奉公

这是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现, 是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则, 不利用职务之便假借领导名义以权牟取私利, 不搞你给我一点“好处”, 我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重, 自觉奉献, 不为名利所动, 以自己的实际行动抵制不正之风。

三、忠于职守, 热爱本职

行政秘书必须诚实正直、心明步正, 谦虚谨慎、兢兢业业, 恪尽职责、严守机密, 互相补台、竞而不妒。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位, 无条件地服从单位的安排, 满腔热爱自己的岗位工作。忠于职守, 是秘书的责任和义务。

谦虚谨慎、办事公道、热情服务是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是, 要平等地同各职能部门商量工作, 虚心听取他们的意见, 在工作中要善于协调矛盾, 搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导、对群众都要一视同仁, 秉公办事, 平等相待。切忌因人而异, 亲疏有别。只有公道正派的秘书人员, 才能做到胸襟宽阔, 亲近基层, 在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务, 为本单位各职能部门服务当作自己的神圣职责, 要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

恪守信用, 严守机密。秘书人员恪守信用, 就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言, 言必信, 行必果。领导找秘书人员汇报工作, 秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈, 自己要事先到场, 并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言, 一经允诺的事情就要尽力办到, 遇到曲折变化, 要事先说明原因, 使人信服。秘书人员掌握的机密较多, 因此要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德, 自觉加强保密观念。

四、实事求是, 勇于创新

秘书人员要坚持实事求是的工作作风, 一切从实际出发, 理论联系实际, 坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际, 从客观存在的事实出发。秘书人员无论搜集信息、汇报情况, 还是提供意见、拟写文件, 都必须端正思想, 坚持实事求是的原则。在工作中, 切忌主观臆断、捕风捉影, 问题必须从客观实际出发, 既不惟领导是听, 也不惟“本本”是从。现在各行各业的劳动者, 都在破除旧的观念, 勇于开创新的工作局面。作为领导的助手, 秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新, 要求不空谈、重实干, 在思想上是先行者, 在实践上是实干家, 不断提出新问题, 研究新方法, 走出新路子。

五、刻苦学习, 努力提高思想、科学文化素质

各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员, 这种素质要求显得更严格、更全面, 甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质, 对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题, 也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此, 秘书人员必须刻苦学习, 努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广, 要求秘书人员有尽可能广博的知识, 以适应工作的需要。

六、钻研业务, 掌握秘书工作各项技能

从发展的角度看, 新时期的秘书人员, 必须了解掌握与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。办公室工作看似琐碎繁杂, 其实也有其内在规律、基本原则和万变不离其宗的要义。要勤于观察、勤于思考、勤于积累、勤于总结。

行政秘书的职业道德 第8篇

1 高校行政秘书的工作性质

高校行政秘书一般分为机关行政秘书和二级学院行政秘书,二者同属于综合性行政事务岗位,主要服务于教学、科研、教师和学生。高校行政秘书要充分认知到自己作为参谋和助手的角色,具有为广大师生、员工服务的意识,要明确工作的性质和特点,有角色定位意识,严格要求自我。综合来看,高校行政秘书工作性质可归纳如下:

一是政治性与参谋性。高校作为教书育人之地,是对学生进行思想政治教育的阵地,立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。作为高校的行政秘书,首先要严格要求自我,拥有坚定的政治信念和立场,坚持正确鲜明的政治导向;其次更要关心国家时事政治,了解国家教育改革发展的动向,熟悉高等教育的政策法规,自觉遵守学校的各项规章制度。用一个先进党员模范的标准要求自己,不做损害国家利益的事情,不做所有损害学校形象和利益的事情。第二,行政秘书具有很多政治性的工作内容,所以要坚决贯彻落实学校各项精神和指示,对外要熟悉政策背景及导向,时刻为高校决策、起草文件等做参考;对内既要学习和研究领导的讲话和文件精神,对相关政策了如指掌,并不断进行自我的学习和提升;更要通过各种途径深入教学科研和行政管理第一线,熟悉各个工作环节,实事求是向领导汇报,并善于发现新经验,提出中肯的意见和方案,为院系领导决策提供最原始的准确资料。另外,还要时刻注意言语谨慎,保证学校信息的安全性。所以,高校行政秘书的工作是集“政治性”和“参与性”于一身的。

二是事务性与专业性。①高校行政秘书的工作具有极强的事务性。事务性工作,即为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作。高校行政秘书事务性工作非常多,表现在:第一,服务于学校的文字工作,包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。第二,各种会议的保障性工作,如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。第三,领导的辅助性工作,如为领导出谋划策,落实任务,需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。

②繁杂的事务性工作中对高校行政秘书的专业性水平提出了严格的要求,如对公文写作的熟练掌握、对人事管理规章制度的熟悉、对各种活动的组织策划的能力等。这就要求他们一方面必须抽时间多学习秘书相关专业知识;另一方面,一定要用心本岗位工作的经验积累,虚心向有经验的前辈请教,保证在工作中不出现影响较大的工作失误。

三是被动性与主动性。就工作性质上而言,高校行政秘书工作是被动性的,表现在:按规定时间及时完成任务;必须严格执行学院领导的决策和意图,做好学校工作指令的传达;同时,要时刻注意隐藏个人情绪,维护学校形象,较好地处理应急突发事件。

众多被动性的工作,要求高校行政秘书必须具有主动性意识。高校的工作是有规律的,特别是院系的工作,以教学为主,相对具有周期性。因此,高校行政秘书完全可以发挥主动性,做好工作的预判,规范日常工作的流程,在细微处上创新,提升工作效率和服务水平。

四是服务性与管理性。相对于高校教学一线的专任老师,行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质,服务的对象既包括学校领导,也包括二级院系以及普通老师和学生。

繁杂的服务性工作和广泛的服务群体,决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作,同时更要跳出工作,站在更高的位置多去思考,不断优化办事流程,完善工作制度,规范内部管理,提高工作效率和服务水平。

2 高校行政秘书的能力与素质要求

高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。一般而言,对高校行政秘书的能力与素质主要体现在以下几个方面:

一是较高的思想政治素质。高校是教书育人的地方,思想政治素质是高校行政秘书最重要的素质,也是素质教育的灵魂,更是高校行政管理的灵魂。毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系是我党制定一系列方针、政策的理论基础,也是我们观察问题、分析问题和处理问题以及解决问题的有力思想武器。

高校机关行政秘书重要工作内容之一便是协助组织全校学习党的先进理论知识并贯彻执行,所以思想政治素质对于机关行政秘书而言至关重要。基于高校工作环境的特殊性,行政秘书日常工作在工作环节中可能会遇到各种问题,高校行政秘书必须具备较高的思想政治素质,谨言慎行,在不违反法律法规和学校规定的前提下,在维护党和学校的基础上,灵活处理问题。因此,高校行政秘书需要在繁忙的日常工作之余,积极学习党的理论知识,提升理论素养;并学习法律法规等知识,对存在的安全隐患及时处理上报,不断提高处理紧急事件和安全突发事件的能力。这样才能以良好的精神风貌、思想状态、事业心和工作责任感认真履行自身的工作职责,做到游刃有余,并能更好地充当领导的智囊,充当好“参谋者”的角色。

二是较好的业务知识能力。高校行政秘书要坚持与时俱进,努力提升个人知识水平。第一,扎实掌握秘书学类知识。如不断加强公文写作能力,保持对文字较高的敏感性;提高自己的理论水平,能够有效地协助领导制订工作计划;第二,努力学习管理学之类的知识。通过掌握先进的管理理念和技术、方法,促进管理工作科学高效规范化,拥有较高的管理能力与组织协调能力。第三,掌握必要的教育学和心理学知识。高校的发展目标是培养高水平和高专业层次人才的地方,在这个大的背景下,再结合高校行政秘书服务对象的多元化,决定了他们只有掌握较好的教育学和心理学知识,才能将工作做得游刃有余。第四,积极学习信息技术知识。近年来,高校行政管理的信息化程度不断提高,网络化程度快速加强。因此,高校行政秘书须加强办公室自动化(如投影仪、扫描仪、复印机、办公软件、电脑设备等)方面的使用及维护能力,主动掌握运用网络技术手段和方法,培养对信息敏锐的感受力、注意力和判断力,积极搜集和主动挖掘有助于领导决策管理和决策的信息,将自己打造成为“多面手”。第五,储备档案学等相关知识。档案管理是行政秘书的常规重要工作,因此,档案学的相关知识是行政秘书必须要熟练掌握的知识,要及时做好对日常材料的及时归档、分类保管和管理的规范化,保证和维护学校信息的安全。

三是较高的综合能力与素质。综合素质是指一个人的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。高校行政秘书的工作涉及方方面面,且都至关重要,所以需要较高的综合素质,除业务知识能力外,还集中体现在:第一,较高的人际交往能力。行政秘书负责行政事务的各项日常管理工作,服务对象众多,需要做好二级学院与学校各职能部门的交流与沟通,且在任何场合、任何情况下也都代表学校形象,因而要具备良好的表达能力、协调和交际能力、应变能力等,使自己处于一个和谐的人际关系中。第二,较好的抗压能力和学习能力。作为高校行政秘书,要面对多元化的服务群体,且工作时刻处于紧张的节奏和不容出错的状态中,加班加点更是工作常态,他们需要具有良好的抗压能力。不仅如此,还要在工作中保持较好的学习能力,时刻注意自我的修炼,让自己走在学校的前列,储备更多更新的知识,随机应对工作中的各种突发情况。第三,协同创新的能力。在信息化的今天,高校行政管理人员务必要走在时代的前列,需要开阔视野,多方学习和借鉴国内外优秀高校管理的先进技术和经验。并结合所处高校的实际情况,正视存在问题和不足,不断地创新实践,将高校管理朝着现代化、规范化目标不断前行。

四是优秀的心理素质。心理素质是个人整体素质的重要组成部分,是个体稳定性和倾向性的心理特征的综合。心理素质通过调整个体心理活动,从而达到影响个体的行为。高校行政秘书具有良好的心理素质十分重要,因为:一方面,高校行政秘书经常在紧张的时间内有条不紊地处理好各种繁杂紧急事务。每天面对不断增加的行政管理工作量,面对各种需要协调的人群,随时而来的紧急任务,繁重的工作压力下,高校行政秘书需要无条件承受,需要时刻保持微笑。他们只有具备优秀的心理素质,才能在千头万绪的秘书工作中,保持清醒的头脑,做到注重轻重缓急、务实灵活,做到不出位、不越位、不错位。另一方面,优秀的心理素质能够强化高校行政秘书的责任意识和保密意识。高校行政秘书只有具备了优秀的心理素质,才能对自我有更高的要求,不断在工作中进行自我的反思和总结,在各种的实践体验中不断地强化责任意识和保密意识,严格遵守学校的相关规章制度,最大地提高工作效能。

总之,高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点,要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等,需要他们在各方面不断提升自我,才能更好地胜任并完善工作。

参考文献

[1]陈天恩.当代秘书学教程[M].北京:中国政法大学出版社,1997.

[2]陆瑜芳.秘书学概论[M].上海:复旦大学出版社,2001.

[3]王从盛.关于高校行政秘书角色定位的探讨[J].淮阴师范学院教育科学论坛,2006(3):22-23.

行政秘书的职业道德 第9篇

关键词:案例教学;行政秘书学;行政管理

行政秘书学是高等教育行政管理本科专业基础课程。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法结合行政秘书学课堂教学过程中的相关问题,采用面向技能要求和学生实际进行教学,对于培养和提高学生行政文秘方面的自主学习能力、实践能力和创新能力具有重要意义。

一、行政管理专业开设行政秘书学课程的必要性

随着我国经济改革不断深入,经济不断发展,需要越来越多的行政管理专业人才。行政管理专业的培养目标是适应社会主义建设需要的,德、智、体全面发展的,具备行政管理专业所要求的知识和素养,能在党政机关、事业单位、社会团体等公共管理领域从事管理工作的复合应用型高级专门人才。行政管理专业培养的学生是直接在经济建设第一线工作的高素质的劳动者,显然各行各业高素质的劳动者也应具备行政管理的必要知识和能力。

高校应当按照经济建设和人才市场需求设置专业,开设课程,培养具有高等职业教育知识和技能的劳动者,具有综合素质和能力,直接在第一线工作的应用型人才。这其中包括良好的行政职业素养以及较好的行政写作能力、口头表达能力、公关能力和行政协调等行政文秘职业能力的专业人才。行政管理专业中,开设的课程要适应学校培养目标的需要,要按学校专业培养目标改革课程、教材、教学。行政秘书学课程作为行政管理专业的一门课程,致力于培养学生树立正确的服务观念,合理处理好秘书与领导的关系,培养秘书办文、办会、办事的各项职业能力和综合素质,对于行政管理专业学生知识技能的掌握具有重要的意义。

作为行政管理的专业教师应当努力使自己的学科成为学生最喜爱、最有兴趣的学科,案例教学法在行政秘书学课程中的运用就能很好地起到生动课堂氛围,增强课堂效果的目的。

二、案例教学法的意义

案例教学法是一种以案例为基础的教学法。案例本质上是提出一种教育的两难情境,没有特定的解决之道,教师于教学中扮演着设计者和激励者的角色,鼓励学生积极参与讨论。案例教学法强调以学习者为中心的合作学习,由真实案例所提供的问题,帮助学习者将所学的内容与真实的生活连结,希望引发学生的内在学习动机,强化学习者主动参与的学习行为,使学生能学以致用。案例教学法主要有以下特点:

第一,教师角色地位的转变。在案例教学活动中,教师不再是传统教学方法中的扮演者——一位很有学问,传授知识者的人。教师只是一位引导者、协助者。学生才是学习的主导者,老师的作用是在讨论过程中降低学生的困难度,避免学生因知识不足或缺乏人生经验而无法进行讨论。因此教师有两个最重要的工作,一是协助学生搜集数据,提供主要数据或至少要指出的资料方向;二是在学生讨论例题时,能引导学生回到案例的情境中。进行案例教学法重要的关键是希望学生能假想,当自己身处案例角色时会如何。

第二,学生学习方式的转变。传统的教育方法是老师讲、学生听,信息单向传递,最后通过考试来检验,学生的学习完全是被动灌输式,死记硬背,学到的知识僵化、教条。在案例教学中,学生要先熟悉案例,通过查阅各种他认为必要的理论知识和相关材料,加以思考消化,这是一种积极主动的学习,必然会加深对知识的理解。在学习和掌握相关理论知识后,还要经过缜密地思考,提出解决问题的方案,在教师的指导下,通过积极讨论,多向沟通,提高了自己独立思考问题、解决问题的能力。

因此,案例教学法不仅影响教师的教学,同时也影响学生的学习;不仅可以传播新信息,促进思想多向度交流、沟通,还可以培养学生高层次的思考能力、问题解决的能力。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法是一种必不可少的教学方法。

三、案例教学法的实践运用

行政秘书人员应当具备的行政能力可以分解为办事、办文、办会的能力。在给学生讲述秘书“办会”这一知识点时,为了让学生理解并掌握秘书办会的含义、会议举办的主要过程、各阶段基本特征等几个方面的内容,介绍完相关理论后,教师在课堂教学中穿插了“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个案例加以运用。

1.老师导入:秘书办会不仅是秘书日常工作的重要组成部分,也是秘书部门的一项经常性业务工作。秘书办会在程序上包括会前筹划和准备、会中组织和服务、会后善后和落实三个环节。会前筹划和准备主要包括拟定会议计划、安排会议议题、制定会议方案、进行会前检查等内容;会中进行阶段的工作主要包括组织签到、协助领导掌握会议情况,控制会议进程、处理会议特殊情况、编写会议简报、会议记录等内容。会议结束阶段的工作主要包括安排与会人员离会、清理会场、编写会议纪要等工作。下面将结合“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个具体案例中的情况加以学习。

2.案例陈述:案例一:简称“学代会”。上海政法学院第一次学生代表大会于2010年5月20日正式召开。学院各级学生会组织共同成立学代会筹备委员会,召开大会预备会议。院党委副书记、上海市学生联合会副秘书长、院学工办主任、各系党总支副书记、团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席开幕式。院学生会主席做大会工作报告,院团委书记致辞,上海市学生联合会副秘书长、院党委副书记发言。会议代表审议通过院学生会工作报告、《上海政法学院学生会章程》等一系列重大文件,选举产生院第一届学生会主席团成员。大会最后学生工作办公室主任讲话。

案例二:简称“领袖会议”。全球大学生领袖会议于2010年8月1日至7日在马来西亚举行,由联合国人道主义事务及联合国下属机构承办。届时将有来自30多个国家,近千名大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域400多项具有影响力的大学生活动。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学青年领袖组成中国代表团参加此次会议。本次会议特邀两位演讲者:前澳大利亚外交家GeraldineCox和诺贝尔奖候选人Tim Peters。与会者共同讨论全球性热点问题,提议、讨论、详细阐明各自国家的可持续发展项目,并与其他国家青年领袖进行对话以致力于改善世界贫困问题。除会议外还有学生联谊、旅游观光和领袖讲座等活动。会议结束后,全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函,并能与马来西亚总理合影。与会费用为650美元。

3.案例制作与讨论:任务提前一周布置,将全班同学分为十二个小组,六组参加“学代会”,六组参加“领袖会议”。“学代会”和“领袖会议”各自又分为两大组——制作组与评议组。制作组包括会前、会中、会后三个小组,分别准备会前、会中、会后三个阶段的相关工作,每一小组指定一名小组长,对组员进行分工,分别搜集有关材料,组长负责将材料汇总,统一制作会议PPT,一周后,小组指派一名代表在课堂上介绍,围绕要求掌握的知识点,陈述本组成员的结论和理解。评论组包括三个小组,分别对会前、会中、会后小组制作和陈述情况加以评议,指出值得肯定的地方,存在的问题,以及如何改进。

4.教师总结管理心得:在这两个案例中,上海政法学院第一次学代会是学校在一年前已经召开的会议,而全球大学生领袖会议将于2010年8月在马来西亚举行。通过一个对已经召开的会议的学习和一个尚未开过的会议的筹备来考核学生对会议制作的掌握情况。

从各小组制作情况来看,无论是制定会议议程,参与会议筹备,发送会议通知、请柬、邀请函,还是会议所需物品清单开列购买准备、会场布置、礼仪、迎来送往、签到、引领入座、茶水、到落实与会人员和相关资料、清理会场、会后撰写新闻稿、会议纪要等。每一个小组成员都能积极参与其中,分工明确,准备充分,制作过程完整而有特色。“上海政法学院第一次学代会”的三个制作小组想方设法找到了“学代会”曾经召开的有关资料和文献,对其加以整理,进行归纳和综合,在原有会议举办的基础上提出了自己的方案和建议。“全球大学生领袖会议”的三个制作小组则通过登录联合国人道主义事务以及全球大学生组织的全英文官方网站,获得了更为详实的资料,制作出了大会每一阶段的相关工作和注意事项。

从各小组评议情况来看,评议组虽然没有参与会议的制作,但在理论与实践上都对会议有比较清晰地了解和掌握。他们的评头论足也有的放矢,比较切中要害,提出的意见和建议涵括了会议组的内容准备、代表发言、ppt制作、技术改进等各个方面。

通过对以上两个案例的分析、讨论总结,加强了学生对所学理论的理解。通过学习,学生了解并掌握了会议召开的各项程序,提高了学生理解、分析问题的能力。在学习中,学生加强了团队合作,锻炼了自己的动手能力和独立思考能力,甚至提高了自己的英语学习能力,综合素质也得到了很大的提高。

四、结语

在行政秘书学教学中,以传授知识、培养学生能力为目标,采取生动活泼的案例教学法让学生轻松掌握课堂内容。教师应精简、重组、活用现用教材,抓住行政秘书学基本思想、基本原理、基本方法等最重要的基础性知识,灵活处理教材,将行政秘书学课程与学生现代秘书职业能力的培养相结合,针对学生的特点进行教学方法改革。在教学中精心备课,注重以事论理,采用国内外行政秘书综合素质与能力培养说服力强的案例由浅入深、通俗易懂地讲解、启发。并在教学中辅之以问答式、讲座式、练习式、参观考察、现场教学等教学方法。摒弃从理论到理论、从课本到课本的灌输式、填鸭式教法。

参考文献

[1]漆大鹏.对管理类专业案例教学的思考[J].管理科学文摘,2004,(3).

[2]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(上)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(6).

[3]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(下)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(7).

[4]张晓峰.行政管理案例教学中“冷场”局面的应对[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010,(4).

行政秘书的职业道德 第10篇

(一) 岗位职责。

高校的行政秘书除了需要承担日常的各类琐碎事务 (如:日常通知的传达;公章管理;学院固定资产及设备的具体协调管理;相关会议的组织和安排, 会议记录和考勤;各种行政文件、材料的归档, 数据的统计、上报;报纸、信件的征订与收发;教职工工作信息收集及整理;学院组织的各种活动的记录、资料采集等工作) 外, 还要协调和配合其他部门做好相关工作 (如:协助财务处做好本单位的相关财务工作、协助工会等部门做好相关公益活动等) 。同时, 在教学秘书不在时, 还要协助领导做好教学秘书岗位的应急工作, 为教职工提供能力范围内的各项帮助和服务工作。

(二) 工作特点。

1. 行政秘书的工作涉及学院的方方面面, 具有繁琐性。

2. 行政秘书的工作涉及的范围广, 工作对象包括领导、教

师和学生, 以及各个行政职能部门和其他对外合作单位, 具有协调性。

3. 行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策, 具有服务性。

4. 行政秘书的很多工作常有反复出现、反复办理的特点, 具有重复性。

(三) 重要性。

1. 高校的三要素包括行政管理、教学和科研, 高校行政秘

书作为高校管理队伍中的一支重要队伍, 承担大量的日常工作, 包括各方面事务的执行、联络、沟通、传达等。他们的工作是为教学和科研服务的, 并在一定程度上影响高校教学和科研水平, 关系着高校的发展水平和质量, 从而关系社会和经济的发展。

2. 伴随着高校改革的不断进行, 高校发展的自主性增强, 管理权限增强。

如何招揽学生, 如何培养人才, 如何保持永续发展, 不仅需要教学管理工作的运筹, 更需要行政管理工作的运作, 而行政秘书是行政管理工作的先行者和执行者, 起着不容忽视的作用。

二、高校行政秘书队伍的现状和存在的问题

(一) 现状。

不可否认, 当前秘书队伍的主流是好的, 有业务过硬的老手, 也有具备创新精神的新人, 虽然他们年龄不同、专业不同, 但有着共同的特点, 就是面对困难和挑战, 大多能将个人的苦乐荣辱与学院集体的利益紧密联系在一起, 把实现个人的价值与推进学院发展紧密结合起来。他们有爱岗敬业的精神, 有开拓创新的经验, 也有锲而不舍的实践。但是, 还是有部分员工在压力和困难面前, 信心不足, 等待观望, 安于现状, 或者因为岗位的工作特点, 产生了职业倦怠, 甚至有个别员工持有抱怨和消极的心态, 不能较好地履行岗位职责。

(二) 存在的问题。

1. 行政秘书的地位较低。

秘书的工作是最基层的工作, 常常不能受到应有的重视。在高校, 教师和科研被放到重要的地位, 而行政工作则被看成附属品, 被轻视。出现这种现象的本质原因是行政管理的重要性没有被深刻认识, 影响到了不少行政秘书的工作积极性。

2. 行政秘书的综合素质不高。

行政秘书队伍相对于专职教师队伍来说, 存在学历较低、管理水平较低、创新意识较弱等问题, 综合素质不高。在高校行政秘书队伍中, 还存在部分人员是在引进优秀教师时, 以安排家属的形式被安排在秘书岗位上的。学校对新进行政管理人员的培训重视不够或者缺乏系统培训, 都导致行政秘书的综合素质偏低。

3. 行政秘书的待遇普遍偏低。

与党和国家对教育的重视相适应, 高校教师的待遇问题得到重视, 但大多数高校都存在“重教学、轻管理”的现象, 教师的工资待遇远远超过管理人员。行政秘书是管理的基层人员, 即使工作出色、能力突出, 收入仍然处于最底层。正因为秘书待遇偏低, 很多有能力有想法的人员不愿从事行政秘书工作, 或者有些已经从事行政秘书工作的人员想方设法提高学历和评职称为转岗做准备。

上述三个问题, 造成了工作人员无法潜心研究工作, 创新方法, 扎实做好工作, 导致高校行政秘书的队伍很难稳定和进步。

三、高校行政秘书队伍稳定的对策

(一) 正确定位行政秘书工作。

学校要发展, 教学和科研固然重要, 但秘书人员的重要性也不容忽视。教师的办公会议召集、学校的活动组织、教师和教学各项数据的统计等都离不开行政秘书, 他们是维持学校正常运行的联络员、服务者和管理者, 不可或缺。

(二) 加强对行政秘书的培训, 提高行政秘书的综合素质。

1. 学校可尝试在培训前做好调研, 开展有针对性的系统培训。

可采取外请专家、名人来校做专题讲座等形式增强培训的吸引力, 强化培训效果, 也可考虑到同类学校考察交流, 学习先进的办公经验, 用多种形式强化秘书的工作能力。

2. 行政秘书一要加强自我学习, 提高业务能力;

二要加强创新精神, 与时俱进;三要充分利用办公自动化软件和设备, 提高工作效率;四是要强化服务意识, 在工作中坚持“以人为本”、“服务第一”;五要最大限度地发挥个人协调能力, 分析和处理各种错综复杂的问题, 为教学和科研打好基础。

(三) 提高行政秘书的待遇。

学院管理层应商讨建立公平的有竞争性的激励机制, 建立科学的绩效考核制度, 对全部教职员工实行统一的奖惩制度, 奖惩分明、重奖重罚, 同时将工作表现、工作能力和物质待遇、职称评定等待遇挂钩, 提供有竞争力的薪酬。当员工确定付出和回报成正比, 就会工作积极性高, 更努力工作。

综上所述, 高校应切实认识到行政秘书队伍的重要性, 通过加强培训、提升素质和提高待遇等手段, 打造一支稳定的行政秘书队伍, 从而谋求更好更广的发展前景。

摘要：高校行政秘书作为高校教育工作的基层人员, 以辅助决策、综合协调、沟通信息和提供日常各项服务等为主要职能, 对学院和领导、教师和学生肩负多重责任, 起着看似简单又独特的作用。他们是领导的参谋和助手, 也是维持高校正常工作的基本保障。基于各种原因, 高校的行政秘书岗位存在流动性大和难以稳定等问题, 作者对这些问题作思考, 提出对策。

关键词：高校行政秘书,队伍稳定,重要性,对策

参考文献

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察, 2008, (18) .

[2]徐霄侠.试论新时期高校行政管理的队伍建设[J].安徽电子信息职业技术学院学报, 2010 (4) :36.