高校的档案利用工作

高校的档案利用工作（精选11篇）

高校的档案利用工作 第1篇

一 档案利用工作变化的表现

1. 提供利用服务大幅度提高

从档案的利用规律来看, 社会越发展, 人们的档案意识越强, 档案管理工作愈规范, 档案工作愈受重视, 档案作用的发挥就愈好, 高校档案工作亦如此。近年来, 每年利用档案的数量和人次数都在增加。以昆明医学院学院档案室为例:2000年接待利用达244人次, 调阅档案524件次, 提供档案复印件共499页;2010年接待利用达990人次, 调阅档案1334件次, 提供档案复印件共3863页。该数据表明, 与10年前相比, 接待人次增长4倍, 提供档案件次增长2.5倍, 提供档案复印件增长7.7倍。

2. 查阅档案的种类进一步扩大

利用记录表明, 利用工作由单纯的日常性利用转变为日常性利用与专题性大规模利用并存, 档案利用的种类也由过去的文书档案、人事档案扩大到教学档案、教师业务档案、学籍档案、会计档案、科技档案等。每逢专题性大规模中心工作, 如:教学评估、学校更名 (专科升本科、本科升大学) 、专项检查等, 可以说是学校档案大规模全方位的利用。其中:职称、职务、课题、房产、学历、学位、成绩、录取名册、会计凭证等则是师生们经常利用的重点。

3. 服务对象中个人明显增多

在封建社会, 档案利用主体仅限于统治阶级;在20世纪80年代前, 档案利用主体多是单位的领导和组织人事部门, 借阅情况也是一人一事, 单份单卷;到了20世纪90年代, 随着改革开放的深入发展, 借阅数量不断加大, 利用主体范围也由单位领导发展到各职能部门;进入2l世纪, 利用主体范围又扩大到了广大的教师、在校生、毕业生。过去档案利用多是领导或秘书调阅, 他们通常到档案室阅览, 阅完即走, 一年最多来两三次。而现在的借阅者极大部分是普通的工作人员、教师和学生。由过去的单一为单位领导服务, 发展成为高校中心工作服务、为高校各职能部门服务、为全体教职工、学生及社会服务, 充分体现了高校档案的作用, 且查档对象中个人查证比例大幅度增加。据我校统计, 受理中个人查档人次占全年总人次的比例从2000年的8%提高到2010年的65%, 年增速为5.7%, 与此同时, 机构比例则慢慢降低, 据此反映出档案利用对象从机构利用为主变成个人利用为主, 普通的师生员工已成为档案利用的主体。

4. 服务形式不断拓宽

以往档案利用形式主要是以提供实体档案在阅览室查阅、制发档案证明为主。现在除了在阅览室提供实体档案查阅、电子查阅外, 还有电话咨询、传真、电子邮件、网上公开查询, 提供方式以复印档案原件为主。

二 档案利用工作存在的问题

1. 档案意识相对淡薄

表现在: (1) 在档案的收集、归档中存在重文件、轻普通材料;重教学科研材料、轻其他材料, 导致档案内容不齐全, 过于陈旧。 (2) 馆藏数字化程度不高, 大量的利用者需复印档案, 这使档案原件损坏严重, 寿命缩短, 工作效率低, 很难满足利用要求。

2. 管理规范陈旧

自1993年国家教委《高等学校档案实体分类法》颁布20年来, 高校改革在不断深入, 高校工作中新领域和新机构不断涌现, 档案的载体、形态和专业内容不断增加, 原有的制度、规范已不能适应高校的档案管理工作, 不利于覆盖学校工作的档案资源体系和利用体系的建设。目前许多高校虽然重新对管理规范、制度进行了修订, 但由于认识水平的差异、发展不平衡, 缺乏一个与时代要求相符的全国性的管理规范的指导。

3. 档案管理人员素质低

档案管理人员的水平决定了档案管理的整体水平。很多高校的档案管理人员配置较少或身兼多职, 对档案工作力不从心, 或是没有受过专门培训, 对工作不熟悉, 或是对档案工作缺乏积极主动性, 被动地收集档案材料, 忽视了学校档案的动态性规律。由于管理人员本身水平, 严重影响了档案管理工作的提高。

4. 档案管理方式落后

随着信息化发展, 利用计算机存储和管理档案大大提高了档案的利用效率。但目前仍有高校对档案工作不够重视, 有的还处于单机操作, 有的虽然建立了校园网, 但普遍存在软件不成熟、设备落后, 不利于档案的管理和利用。

三 高校档案利用工作的对策

档案工作之所以得以存在、发展, 是因为档案有用。以人为本, 服务广大民众是我党在新时期指导思想方面的一个重大转变。人是全社会关注的中心和重点, 是发展的中心目标和重点指向。高校档案工作必须适应这一转变, 把广大师生员工和社会大众的需要纳入档案工作的体系中, 并作为体系的中心, 围绕这个中心来确定档案工作的终极目标, 建立档案工作的各个体系, 调整档案工作的开展路径。实现档案馆资源建设、利用服务与保障工作的统筹协调发展, 建立大档案即覆盖人民群众的档案资源体系, 实现大服务即建立方便人民群众的档案利用体系, 以求得档案事业的大发展。因此, 要从以下几个方面做起:

1. 树立建大档案, 做大服务, 求大发展的管理理念

本着“以人为本, 服务至上”的服务理念, 把满足学校师生员工的需求作为档案管理工作的中心环节和价值取向, 以谋求发展、以创新理念和创新行为来加强档案管理, 并以此理念为指导, 调整或制订学校和部门档案管理工作的规划, 并配备必要的人、财、物以适应工作的需要。

2. 建立规范的管理制度

用“以人为本”的思想重新审视过去制定的有关档案工作法规制度, 修改那些重物轻人、重事轻人、重典型人物轻普通人物的相关规定, 修改那些轻视、忽略、排斥普通人档案和不利于普通人利用档案的不合理条款。要修改各立档单位的文件归档范围和保管期限表, 确保把涉及普通人、关系广大师生员工切身利益的材料, 列入归档范围, 并延长其保管期限。丰富的档案资源是档案工作的基石, 是档案事业可持续发展的动力和源泉, 也是提供社会服务的前提。要拓展工作思路, 建立多元化的馆藏档案体系。

3. 加大宣传工作的力度

高校档案工作应抓住每一个机会, 以多种形式向社会展示自己, 强化公众对档案工作的认识。一是利用各种现代传媒手段向公众宣传自己, 普及档案知识, 激发大众的档案收集、保护、利用意识, 扩大档案工作的社会知名度和影响力;二是把向教师和学生的服务作为推广公共服务的重点来抓, 利用会议、培训班、选修课等形式向学校各个部门的专兼职档案员及师生员工宣传档案工作, 培养和训练师生应用档案解决实际问题、开展学术研究的兴趣和能力。三是通过档案宣传专栏、展览, 将档案工作、馆藏内容定期向公众介绍, 让公众熟悉、了解档案工作, 吸引更多的师生来利用档案, 以此提高全校的档案意识, 使档案工作成为领导支持、师生拥护、大众喜爱的事业。

4. 主动出击, 做好档案收集、征集工作

档案收集要覆盖到学校的每一项工作、每一种载体、形态和专业内容, 要改变伸手要、坐等靠的工作方式, 深入及时地了解学校活动的内容和动向, 对各种档案的收集工作做到:事前主动介入, 事中参与, 事后收集的新理念。多宣传、多沟通, 积极争取归档部门的理解和支持。及时地、有针对性地把相关的资料进行收集, 丰富馆藏, 扩大档案信息资源。特别要重视民生档案、特色档案、珍品档案的收集、征集工作。使学校各种档案资源得到集中统一、安全有序和科学化、现代化管理。

5. 拓宽利用工作渠道

随着人们对档案信息价值认识的不断提高, 逐渐把利用档案信息视为日常生活中不可缺少的一部分, 高校要建立强大的档案利用体系, 提高公共服务能力, 对社会各方面发展发挥更强的影响力和更大的贡献率。因此, 要做到:一是热情接待来馆查阅者;二是档案开放力度需进一步加大, 依照《档案法》及有关法规, 认真筛选, 审慎鉴定, 选择符合开放条件的档案向社会开放, 最大限度地体现档案的价值, 发挥档案的作用。并且通过发布公告等方式, 向社会公众公布开放档案目录, 介绍开放档案内容, 以便社会公众知晓, 为开放档案创造条件;三是加强编研工作, 编出具有较高使用价值、实用性强、大众化的易于传播的资料。在对信息需求充分调查的基础上, 进行专题汇编, 或将专题信息制作成光盘, 形成信息产品。通过各种形式, 吸引更多的人走近档案, 熟悉档案, 利用档案, 多创效益。

6. 加强技术创新, 提供快捷服务

实现档案资源共享是档案工作的终结目标, 档案利用工作只有与社会现代化管理意识同步, 才能使高校档案管理走向知识化、网络化、社会化, 把知识和创新作为档案工作的管理目标。档案的利用从传统的馆内服务, 逐步到电话、信件, 网络自助。高校档案部门要适应时代的要求, 积极参与办公自动化系统的设计与建设, 实现校园文档一体化管理, 借助各种工作平台, 上载档案内容, 开发档案信息, 尽快建立起方便大众的档案利用体系, 推动高校档案工作走上新台阶。

参考文献

[1]申海棠.高校档案利用工作的新变化及应对策略[J].开封大学学报, 2005 (3)

[2]石黎俊.房产档案利用变化及发展趋势[J].浙江档案, 2008 (11)

高校的档案利用工作 第2篇

一、学院档案工作越来越受到各方面的重视

社会越发展，人们的档案意识也就越强，档案管理工作也就愈规范，那么档案工作也就愈受人重视，档案的作用也就发挥的愈好。这是档案工作的利用规律，在高校档案管理工作中，其表现有以下几个方面：

1.利用率逐年提高，利用量不断增长

高校在过去主要由校领导和职能部门利用档案，而现在各职能处室、系部在工作中都需要数量较大、且较系统的档案资料进行利用。近几年来，每年档案利用数量和次数都在增加。根据我院档案室2010年借阅统计，接待利用达563人次，调阅档案696卷，提供档案复印件共2973页。在档案服务对象上，由过去的为单位领导服务，发展成为学院中心工作服务、为校内各职能部门服务、为全体教职工服务、为毕业生就业服务的良好局面，充分地发挥了高校各种档案的作用。

2.提供利用方式的多样化

一是：在80年代，学校利用档案的多是领导和办公部门，借阅利用时也是一人一事，单份单卷；到了90年代，随着高校改革开放的深入和发展，档案借阅数量不断加大，其利用范围也由领导发展到各职能部门；进入21世纪，档案利用的范围又扩大到了学校的教师和全体学生。利用档案的种类也由过去的文书档案、人事档案扩大到同时利用文书档案、人事档案、会计档案、科技档案、教学档案、教师业务档案、学生管理档案等。

二是：在80年代，利用档案多数是领导个人调阅，由档案员送到领导办公室，阅完再拿走；有时是领导到档案室阅览，阅完即走，一个月最多来两三次；而现在的借阅者除领导之外还有处室系部的领导、教师和学生，特别是在各类评估活动中，各条目负责人是边看边研究与之有关的文件线索，及时发现与之有联系的档案或文件，不断扩大借阅范围，增加借阅数量，及时分析研究文件档案的内在联系，找出规律，达到全面借阅的目的。

三是：过去利用档案作为凭据时，多是手抄或摘录，然后加盖学校公章即可；而现在则要求大量的复印档案原件才能满足利用者的要求。

四是：以往利用档案多为纸质，复印也好，手抄也好，就这一种形式；而现在利用档案时，有些不但要利用纸质档案，同时还要利用电子文档、录音、录像等磁性档案。

二、提高档案管理人员的素质，应对档案利用工作的变化

随着形势的发展，在利用工作中出现了不容忽视的问题，如电子文档不断增加，给利用工作提出了现代化的要求。但因经费欠缺，设备不全，加上档案管理方法落后，对开展档案利用现代化服务还有一定的困难；作为档案管理人员，必须经常研究新形势，学习新知识，解决新问题，向领导多提合理化建议，改进提供利用的方法和手段。

1.加强收集工作，做到不遗漏文件

在高校内部，机构层次多，产生文件的机构也多。行政管理体制多是院系负责制，按档案管理要求，高校档案要实行集中统一管理，立卷方法实行的是“文书部门立卷”，年终统一移交到院校档案室。但在档案管理工作中时常会出现一些这样和那样的问题，如有的部门对一些需要立卷归档的重要文件，为了自己处室、院系利用方便，各自为政，往往不按要求归档移交，造成归档文件达不到齐全完整的要求；有的是在假期上报文件，打印完就报送，忘记归档；有的部门文书立卷人员身兼数职，对立卷工作不熟悉，要求不甚了解，也不重视，收集工作不到位，文件残缺不全；加上分类不合理，立卷质量达不到归档要求，只能重新返工，造成人力物力浪费。

由于以上原因，利用者在利用档案过程中难以满足利用要求。因此档案管理人员要按《档案法》的要求，建立健全《文书归档制度》、《档案移交制度》，平时主动指导各职能部门的文书立卷人员做好文件的平时归档工作，注重收集环节，确保案卷质量。同时与各职能部门保持良好的协作关系，形成文件后职能部门要主动送文件或发现新文件后档案员主动索要文件习惯。特别是对利用价值较高的文件，更要重点进行收集，确保归档文件的齐全完整，为提供利用打好坚实的基础。

2.重视档案阅览室工作，做好档案外借工作

1、档案阅览室是档案管理人员与利用者之间的桥梁与纽带，是开展利用工作的主要场所。因此，档案管理人员一定要熟悉业务，提高服务质量，改善阅览室环境，做好咨询服务，满足利用者的要求。

2、由于高校档案利用工作范围不断扩大，内容增多，借阅形式也在不断发生变化。如在职称评审过程中，需要展示参评人员的科技成果、论文、论著、各种证书等等，这些都需要使用原件，在教师业务档案中的这些资料就需要借出去进行展览；再如，在各种评估和各部门的年审工作中，既需要看档案原件，又需要留档案复印件，这就要求档案人员在确保档案原件安全的同时，把用户至上和周到服务作为利用工作的宗旨，以发挥档案作用为本，认真做好外借工作。

3.苦练内功，做好主动服务

在高校档案综合档案室（档案馆），档案管理人员是档案利用工作的主体，他们必须了解家底，熟悉室藏档案种类、内容、存放地点、完整程度，这些是做好档案工作的前提。因此，档案管理人员要经常学习档案工作的新知识、新方法，树立新观念，适应新形势，提高档案管理工作的技能和水平，同时还要学习有利于档案利用工作现代化的相关设备的管理和操作技术，如静电复印技术、电脑操作技术、扫描技术、打印技术、存储文档技术等等。此外还要有超前服务意识，能主动围绕学校中心工作，为学校领导、各职能部门、全体教工和学生提供各种档案借阅利用服务，充分发挥档案在学校各方面中的重要作用。

高校档案利用工作探析 第3篇

一、高校档案利用工作中存在的问题

1. 自我宣传力度不够。

目前, 高校档案部门在宣传高校档案价值和馆藏内容方面做得不够, 宣传的效果不明显。很多高校领导认为档案工作无足轻重, 人力、财力、物力资源投入有限, 形成档案工作不被理解、支持、重视的局面;部分师生不清楚档案部门究竟有哪些档案材料, 也不清楚这些档案的潜在社会价值和经济价值, 甚至将档案馆 (室) 看作是保管人事档案的部门, 工作中缺乏利用档案信息的意识。

2. 馆 (室) 藏档案不够丰富。

主要表现在:高校的馆 (室) 藏档案基本上是各部门在从事本职工作活动中形成的各类常规文书档案, 而反映学校办学特色、学科特色、师资特色、管理特色、竞争优势等档案材料相对较少;对过期或已失去利用价值的档案没有及时进行鉴定销毁, 影响了馆 (室) 藏档案利用率;只重视按传统观念收集、整理、加工档案, 不重视社会对档案需求变化的分析研究, 不能准确把握档案利用需求的发展规律。

3. 档案利用方式落后。

虽然多数高校的档案馆 (室) 已应用了计算机等现代化管理技术, 规模较大的档案馆 (室) 还在互联网上建立了自己的主页, 但就普遍意义而言, 我国高校在档案信息的加工、存储和开发利用上仍处于低效率的手工操作阶段, 网页内容单调, 信息贫乏且更新不及时, 院校之间馆 (室) 藏档案相对封闭, 没有很好地开展协作交流。

4. 档案编研工作滞后。

目前, 高校档案编研工作存在着重历史事件、轻经济科技发展现状, 重整编、轻研究深化的现象。一些编研材料只是档案材料的分类组合和简单罗列, 深层次的、紧跟社会经济发展、满足市场需求以及切合社会热点问题、适应社会形势的编研成果不多, 无法满足用户的利用需求。

5. 档案工作人员素质不高。

高校档案工作人员只有通过档案专业知识的学习和档案工作实践的锻炼, 逐步熟悉档案工作的内容, 掌握档案工作的规律和特点, 才能真正胜任档案工作。然而, 在实际工作中, 部分高校档案工作人员没有经过真正的档案专业教育, 对档案业务环节和馆 (室) 藏档案内容不够了解, 严重影响了高校档案的利用效率。

二、提高高校档案利用工作的有效对策

1. 增强服务意识, 全方位主动服务。

一要大力开发宣传馆 (室) 藏信息, 有针对性地开展档案陈列展览、咨询服务等。二要根据高校实际情况, 选好主动服务的突破口, 特别要围绕高校合并、科学发展、人才竞争、生源竞争、专业整合、学科方向等关系学校生存和发展的问题, 为领导决策、教育教学、招生就业等提供全方位的信息服务。三要面向基层教职工, 为其提供教学、科研所需信息, 让其及时了解校内外同行的好经验、好方法, 取人之长, 补己之短。高校档案工作者要有超前的服务意识, 深入基层, 了解信息需求, 主动进行档案信息的收集整理, 必要时还要进行现场办公, 解决基层工作中遇到的实际问题。

2. 加强馆 (室) 藏档案资源建设。

一要根据高校自身的性质和特点以及教学、科研、管理、服务等工作的需要, 调整归档范围, 对学校在各项活动中形成的保存价值较大的档案确保收集到位。二要着重收集反映本校办学、专业、学科和教学、科研、管理、服务等方面的特色档案。三要及时对保存年代久或失去利用价值的馆 (室) 藏档案进行鉴定销毁, 加工浓缩精品档案, 减轻馆 (室) 藏档案的保管压力。四要加强档案的整理、编目和研究工作, 为档案的开发利用创造有利条件。五要向社会广泛开展征集工作, 特别要收集散失在社会和个人手中的人物档案、特色档案、历史照片等, 以弥补馆 (室) 藏档案资源的不足。

3. 实现档案管理现代化。

高校档案馆 (室) 应逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的数据库, 开展档案计算机检索、档案信息网络传递、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导、实现网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用等业务, 为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作发挥更大作用。

4. 加大档案编研工作力度。

档案编研工作的质量对档案的利用有着重要的影响。做好高校档案编研工作, 一是档案人员要熟悉馆 (室) 藏, 做到心中有数。二是要根据信息社会的需要, 在充分调研的基础上, 选取急需、有价值的题目, 把潜在的档案信息资源挖掘出来。编研工作者必须要有超前意识, 预测市场动态, 了解利用者的需求, 及时推出系统、集中和超前的编研成果。三是要克服重编轻研的传统观念, 深化“编”字, 强化“研”字, 结合实际要求, 把分散在各个案卷中的档案信息进行开发整合, 从大量的档案材料中提炼出结论性、规律性的档案信息, 使之系统化和密集化, 形成新的文献形式和知识产品。四是要有开拓创新精神, 充分运用现代化通信技术, 走联合编研的新路子。

5. 提高档案管理队伍的整体素质。

高校的档案利用工作 第4篇

第一条 为了规范我市区档案馆档案利用工作，更好地为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的有关规定及相关法律、法规，制定本办法。

第二条 档案利用工作应遵循依法、便捷和规范的原则。第三条 各区档案馆对所有到开放期限的档案，应组织鉴定小组及时进行鉴定，凡按国家有关规定无需继续保密或控制使用的，均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放，必要者报本级政府审批。按国家有关规定需继续保密或控制使用的，需报北京市档案局进行审批。

第四条

各区档案馆馆藏档案必须经过系统整理，开放的档案应编有供利用者自行检索的案卷或文件级开放目录。破损或字迹褪变、扩散的档案，均应经过修复保护。

第五条 利用区档案馆馆藏档案，应优先提供档案数字化副本；古老、珍贵和重要档案应以复制件代替原件提供利用。

第六条 各区档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式，配备必要的阅览和复制设备，向社会提供已开放档案、文件查询服务。

第七条 各区档案馆应当向社会提供档案利用服务，并将档案利用服务的内容、时间、手续、方式等基本服务信息向社会公开。

第八条 除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他因涉及国家安全和利益按规定不予公开的档案外，各区档案馆应当向社会开放下列馆藏档案：

（一）中华人民共和国成立以前形成的档案；

（二）中华人民共和国成立以后形成的、时间已满30年的档案；

（三）经济、科学、技术、文化等类档案；

（四）属于已作为政府信息主动公开的档案；

各区档案馆开放个人捐赠、寄存的档案，应当征得捐赠人、寄存人同意。

第九条 公民和社会组织可以持身份证、工作证等合法证件，在区档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案、文件及其他相关信息资料。

第十条 各区档案馆开放档案的利用手续是：

（一）大陆公民持有身份证或工作证、介绍信，可直接到区档案馆利用。

（二）台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到区档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前三十天向区档案局（馆）提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

（三）外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

第十一条 各区档案馆未开放档案的利用手续是：

（一）婚姻登记类档案。1.当事人为内地居民的，持有本人居民身份证，可以查阅本人婚姻登记档案。

当事人为香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨、外国人的，持有《北京市婚姻登记工作规范》第三十四条至第三十八条规定的身份证件，可以查阅本人婚姻登记档案。

2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人身份证件及委托书，委托书应当经公证机关公证。委托书应当写明当事人目前及办理婚姻登记时的身份信息，登记日期和登记机关。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅婚姻登记档案。

4.律师在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料、本人律师执业证书及律师事务所证明，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

其他诉讼代理人在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料及本人身份证件，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

5.监护人持本人身份证件、被监护人身份证件及监护关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅被监护人的婚姻登记档案。

6.继承人持本人身份证件、被查询人身份证明、死亡证明及继承关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅死亡当事人的婚姻登记档案。7.其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案，利用目的合理的，经区档案馆馆长批准，持相关材料可以查阅婚姻登记档案。？？？？？

（二）土地登记资料类档案（农村宅基地、宅基地上建房档案）

1.土地权利人应当提交本人的身份证明、其权利凭证查询其土地权利范围内的原始登记资料。

2.取得土地权利人同意的单位和个人应当提交土地权利人同意查询的证明文件、土地权利人的权利凭证和土地权利人的身份证明及单位的证明文件、本人的身份证明查询土地权利人土地权利范围内的原始登记资料。

3.国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询土地原始登记资料。

4.土地登记代理机构应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询与其代理业务直接相关的原始登记资料。

（三）房产类档案

1.（农村宅基地上的房产）

（1）权利人提供身份证明材料可以查询、复制其全部的农村宅基地上的房产登记资料；委托查询的，应当提交授权委托书和代理人的身份证明材料，境外委托人的授权委托书还需经公证或者认证。（2）因不动产交易、继承、诉讼等涉及的利害关系人提供身份证明材料、存在利害关系的材料可以查询、复制农村宅基地上的房产的自然状况、权利人及其不动产查封、抵押、预告登记、异议登记等状况。

（3）人民法院、人民检察院、国家安全机关、监察机关以及其他因执行公务需要的国家机关应当提供本单位出具的协助查询材料和工作人员的工作证和执行公务的证明文件可以依法查询、复制与调查和处理事项有关的农村宅基地上的房产登记资料。

2.区档案馆只对房屋管理部门办理经租房及文革产、代管产、献产等档案的查阅业务。房屋管理部门查阅区档案馆馆藏经租房及文革产、代管产、献产等档案，须出具单位介绍信及本人工作证。

（四）公证档案

1.公证业务办理机构应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件可以查询本公证处办理过的原始公证资料。

2.司法行政机关的公证管理部门因工作需要查阅公证档案的，应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

3.人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经区档案馆馆长批准后办理查阅手续。

4.律师因诉讼代理的需要，向区档案馆提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经区档案馆馆长批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。

5.凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，报区司法行政机关批准。

（五）死亡干部档案

死亡干部档案不对个人提供利用。单位因工作需要查阅，利用单位应派中共党员干部持本单位党委或党组出具的介绍信及本人工作证，并经区委组织部门批准（出具介绍信），可查阅上述档案。

（六）知青、招工、干部派遣、学籍、调转、学生派遣等种类档案。

1.当事人持有本人居民身份证，可以查阅本人的上述档案。2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人和当事人双方的身份证件可以查阅上述档案。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的人事、劳动关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

4.相涉单位为确认当事人的人事关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

第十二条 各区档案馆保存的档案，其公布权属于档案馆以及国家授权的有关单位。利用者摘抄、复制的档案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中节引档案内容，均应注明档案的收藏单位和档号。档案馆鼓励利用者向其赠送利用档案撰写的著述或其它学术成果。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。

公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时，还须经有关的档案行政管理部门审查同意。未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。

第十四条 区档案馆馆藏档案原件原则上不得外借，确需外借的，必须经馆长批准，并严格办理出库和归还入库的相关手续。

第十五条 区档案馆提供档案利用服务不得收费。利用者如需复制，必须填写复制申请单，经馆长批准，并由档案馆负责办理。可复制档案的内容、数量，由各档案馆酌情决定。

第十六条 国家档案馆应当根据社会需要，加强档案信息资源开发利用，举办档案陈列展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案信息服务。

第十七条 区档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。

第十八条 利用者到区档案馆利用档案，须服从档案馆的安排，遵守有关的各项规定，违反者档案馆可视情况给予劝告或进行其它处置。利用中如损坏档案，档案馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿，或给予其它处理。

第十九条 公民、法人或者其他组织认为区档案馆不依法履行职责的，可以向国家档案馆提出质询，也可以向上一级档案行政管理部门或者本级监察、法制等部门投诉。

高校的档案利用工作 第5篇

关键词：高校档案信息开发档案利用

高校档案是高校在从事招生、教学、管理、科研、基础建设和对外交流等活动中形成的，对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]作为一个特定的社会组织，高校的运作具有特定的内容和规律性，它的活动主体和活动对象，也具有明确的界定性和指向性。因此，高校在开发档案信息资源，满足档案用户利用需求时，也应根据其自身特点，采取适宜的方法来满足档案利用群体的需求。

一、高校档案信息开发利用存在的困难和不足

（一）管理归口上的不清晰造成高校档案工作的尴尬

根据有关规定，国务院教育行政部门主管全国高校的档案工作，省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。同时，国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。可见，高校档案工作处于双重领导状态，一重是教育行政部门，他们直接领导和评价档案工作质量，但在档案专业业务技术上却不太在行；另一重是提供档案专业技术指导和监督的上级档案行政部门，但它却不直接领导高校和高校档案工作，没有对高校档案工作完全的领导权和指挥权。高校档案工作处于两者的“夹缝”中生存和发展着，这必然使高校档案工作遭遇两难的境地。

（二）档案工作在高校普遍缺乏应有的重视和地位

因档案工作不直接创造经济价值，在大部分高校，档案工作或档案部门基本处于边缘地带，领导重视不够。据了解，珠三角大部分高校，尤其是高职院校档案工作地位普遍低下，主要表现在档案机构行政级别低下、专职档案工作力量薄弱、档案办公和库房设备条件简陋等。例如，在广东的绝大部分高职院校，档案部门的地位都远远低于同属高校信息服务性质的图书馆。以副厅级普通高职院校为例，图书馆一般列为副处级，而档案部门只有科级或副科级，甚至部分高校根本不设独立的档案机构，而只是将档案工作列为学校办公室的一项内容。因此，高校档案工作开展起来困难重重，尤其是在收集档案信息资源方面，经常处于无人理睬的困难境地，致使高校档案信息资源内容单一、不能将应归档的信息“颗粒归仓”。

（三）观念和政策导向上重收藏轻开发利用

对于高校领导来说，虽然他们天天都在利用档案或档案衍生材料，但他们很难认识到档案和档案工作的重要性，对档案和档案工作也没有深入的了解，因为他们需要利用的档案材料，都是由秘书来档案室借阅完成。在大部分高校领导心里，档案部门的工作也就是保管好学校的文件材料，不让文件材料丢失而已。在这样的意识支配下，档案工作重收藏轻开发利用的观念就逐步形成了。另外，国家在制定相关政策方面，对馆藏数量的相关规定，也助长了重藏轻用意识。例如：在教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》第二章第六条规定，“已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校应当设立档案馆。”[2]

（四）档案信息开发利用服务手段落后

档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。目前，绝大部分档案馆都是以传统档案信息开发利用为主，例如提供查询目录、档案馆指南、专题索引等，即使有一部分档案馆开设了远程服务功能，那也只提供档案馆馆藏信息开放目录的网上检索服务，没有实现档案信息的全文数据下载阅览服务。高校档案工作也面临同样的问题。据笔者调查，绝大部分高校档案网站，仅停留在档案行政规章和档案管理方式方法等信息的开放服务上，仅有的档案信息服务功能也是停留在开放档案的目录检索上，无法像图书期刊那样实现全文下载和阅读。

二、高校档案信息特征

高校档案信息资源，在其内容、管理方法、利用服务对象、利用效果反馈等方面具有自己独有的特征。因此，高校档案工作者在开发利用档案信息资源时，应抓住这些特征，做到有的、有效、有度、有力，高质量地服务高校师生的需求，最大限度地发挥高校档案信息的独有价值。

（一）高校档案内容特征

高校档案信息内容具有明确的指向性，都是围绕高校业务活动内容而展开，主要包括高校在教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和行政党群管理活动中形成的文件材料，这明显区别于社会其他组织机构。因此，由它产生的档案内容也明显区别于其他社会组织所产生的档案内容。高校档案工作者只有抓住了高校档案的内容特征，明确了高校档案馆库藏信息的特有内容，才能做到有计划、有组织地开发档案信息。

（二）高校档案信息管理方法特征

高校档案，无论是在档案信息的收集和分类，还是档案信息的保管上，都与行政机关档案管理方法具有明显区别。高校档案应遵循《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》等标准和规范，高校档案在收集方法上，应建立遍及各教学系部和管理机构的兼职档案信息员网络，由各兼职档案信息员协助高校档案馆完成档案信息的收集工作；在分类方法上，《高等学校档案实体分类法》根据高校工作内容和分工，将档案信息分成若干类别，便于高校档案信息的管理和利用；在保管方法上，许多高校的专门档案往往因具有明显的专业性和独享性，在整理、管理和利用上，具有独立的对象和目标，因此，大多高校实行管理主体与利用主体的分离，由档案馆统筹和监督指导，由专业业务部门完成整理，由档案馆统一保管，由专业业务部门专门利用。高校档案工作者只有抓住了这些特征，才能做到快捷、高效地开发档案信息。

（三）高校档案信息服务对象特征endprint

高校档案服务对象是一个特定的人群，根据他们利用目的不同，可以将他们分为几类，然后可针对不同类的档案信息利用群来开发档案信息。根据高校档案信息利用目的，高校档案信息利用对象基本可分为因需解决本校行政事务管理过程中有关问题而来查阅档案的管理人员，因完成专业或实训基地申报而来查阅档案的教学人员，因解决个人待遇、身份和前途问题而来查阅档案的在校教师或学生个人，因解决工作中遇到学历、资历、课程成绩和出国等证明材料而来查阅档案的往届毕业学生。可见，高校档案信息服务对象具有明确的界定性，他们对档案信息的利用需求也具有可预见性，高校档案工作者抓住了这些特征，开发档案信息便可做到有的放矢。

（四）高校档案利用反馈特征

档案利用反馈，就是档案信息利用者将利用后的效果、意见和建议反映给档案工作者，由档案工作者根据这些反馈信息来改进档案工作的一个过程。由于高校档案利用群体的特定性和可预见性，在收集档案利用反馈信息时，高校档案部门具有独有的优势，除了被动地接收档案利用者的反馈信息外，还可根据事先预见和确定的几类档案利用群体有针对性的开展反馈信息收集工作，以便收集到精细、准确的反馈信息。

三、高校档案信息开发利用的新思路

（一）理顺高校档案工作管理归口

高校档案工作应有一个明确而权威的领导机构，让档案工作直接成为评价高校工作和高校领导工作的硬性指标。高校档案馆保存的是高校在招生、教学、科研、建设和管理活动中形成的有保存价值的文件和资料，这些资料，恰好说明了我国高等教育事业发展的历程，也是证明各高校在教育事业发展中存在的各种事实和问题的最好材料，它们是教育活动的重要组成部分。所以，高校档案工作，无论是机构隶属关系还是业务指导监督，应直接由教育行政机构实施领导，理顺领导关系，赋予档案工作在高校应有的地位。

（二）优化高校档案馆库藏档案信息

我们知道，档案馆档案信息收集工作的好坏，不在于库藏档案信息的多少，而在于数量和质量的辩证统一。库藏档案信息的查全率和查准率，是衡量库藏档案信息数量和质量辩证统一的两个重要指标。只有彻底改变重藏轻用的工作思路，不断优化高校档案馆库藏档案信息，提高库藏有用档案信息的“纯度”，才能充分开发利用有用的档案信息资源，使档案信息开发利用工作收到事半功倍的效果。严把档案归档入口关，将无保存价值的文件挡在归档入口之外；以档案的最低保管期限为周期，定期开展档案的鉴定工作，将无效无用的档案信息剔除，减少无效无用档案信息对档案检索的干扰；利用整理技巧维系档案信息的系统性、整体性，使相关的档案信息在“逻辑地址”上成为一个整体；剔除整合类高校库藏档案重复件，以免其降低有效信息的查准率，造成库存浪费；对于利用率高的优质档案信息，应进行有效重组或编研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通过这些措施和手段，可优化高校档案馆库藏信息资源，使高校档案信息开发利用工作更高效。

3.加强高校档案价值的宣传力度

只有那些利用过档案并为其解决重要难题的利用者，才真正体会到档案的重要性。没有利用过档案的人群，自然就感受不到档案的价值所在。所以，我们要加大宣传力度，宣传档案的价值。我们可以精选高校档案馆在开展档案利用中遇到的典型案例来进行宣传，让高校师生在一个个典型真实的案例中，认识到档案的价值和作用。当人人利用档案、人人重视档案的氛围已经形成时，档案信息开发利用也必将被提到新的高度。

（四）创新档案信息开发利用的思路

除了传统的档案信息开发利用方法外，高校档案馆还可根据其特殊的利用群体，利用现代信息技术和网络技术，尝试使用以下档案信息开发利用方法：

1.开展档案信息网上在线咨询服务。档案信息网上在线咨询服务，就是以网上互动的形式，根据档案利用者的利用需求，档案工作者为其提供档案信息与档案学科知识的一种方法。常用的在线咨询服务方法有：

电子邮件。档案馆可通过向全院师生公布电子邮件的形式，开展档案咨询服务。日前，电子邮件已经渗透到每个人的生活、工作中，查收和阅读电子邮件，已经成为大家的习惯。档案利用者可以通过电子邮件向档案馆发起咨询，以获得档案馆专业人士的帮助。

即时通软件。即时通软件，是指通过电脑或手机端安装即时通软件或者登录即时通在线网站来实现在线聊天、交流的软件，目前中国最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能开展在线服务外，QQ等即时通软件还能开展离线传输、绑定手机、手机QQ、QQ邮箱等多项拓展服务，让即时通软件开展信息咨询服务工作无所不能、得心应手。

BBS论坛。高校档案馆可以抓住高校网站这一重要平台，利用高校网站用户集中、专一的特点，在网站首页显著位置设置档案馆主页链接，并在档案馆主页显著位置设置BBS论坛链接。高校师生可以通过在论坛发帖的形式，向档案馆咨询有关档案问题，档案馆专业工作者以回帖或电话回复的形式回答发帖者的问题。

微博互动。目前，微博已经深入到每个人的生活和工作，“织围脖”已经成为时尚的代名词，它更新快，传播面广，立体式的互动交流等特点必将使档案馆在微博上发布的档案信息瞬间传遍世界，即使没有在线看到，还可以通过其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同时，高校档案馆还可针对高校档案利用群体的特殊性和稳定性，开展微群服务，使档案信息在同类型的档案利用群体中充分共享。

2.开展档案信息在线检索服务。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。其中，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。国外，档案信息联机检索技术发展较快，美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。[5]相比，在我国，这种技术应用还不多，与国外有较大差距。高校档案馆必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库，共享共用高校档案信息，这必将是今后高校档案信息开发利用的新方向。

3.开展档案信息网上展览服务。档案信息网上展览，就是档案馆将本馆可公开共享的档案信息在网上陈列出来，以便利用者阅览。高校档案馆可根据学校工作重点和热点开展档案信息网上展览，还可在校园文化建设、新生入学教育、爱国爱校专题教育等活动中，以图文并茂的形式开展档案网上展览，可以起到积淀校园文化、凝聚师生人心的作用。由于档案网上展览不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多样，目前已经在很多社会公共档案网站开始运用。但高校档案网站运用不多，这可成为今后高校开发利用档案信息的一个目标和方向。

参考文献：

[1][2]教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》.

[3]唐祖军.论基层档案保管单位库藏档案信息的优化[J].北京档案，2011（7）.

[4]百度百科：http：//baike.baidu.com/view/3335697. htm

[5]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案，2009（1）.

如何做好高校档案利用工作探讨 第6篇

一、高校档案利用的特点

档案利用是档案工作的一个重要环节。档案的收集、整理和保管, 其最终目的是为了利用, 通过利用体现档案的价值, 也体现档案工作的意义所在。档案利用工作直接为教育事业服务, 与高校师生有着密切联系, 为高校师生提供档案是高校档案工作的根本目的。

1、档案利用对象和利用领域呈多样性。

高校档案和社会上的其他门类档案的利用工作发展情况大体相同, 档案利用的主体由学校领导、办公部门扩大到高校毕业生、政府审计、法人税务、工商管理、城建规划、卫生医疗等。档案利用的种类也由过去的文书档案、人事档案扩大到教学档案、财会档案、基建档案、科研档案、外事档案、声像档案等等。

2、档案利用呈规模性、专题性。

一方面, 教育部分别于不同时期对各高校的办学水平进行评估, 在评估中要对档案的大规模、全方位的利用, 可谓是对高校档案的一次大规模利用和检阅。另一方面, 高校的工作是以教学为中心, 许多教学活动都需要档案部门提供专题性的档案资料, 而上级主管部门对本校进行检查评估时都需要利用与之相应的专题档案。

3、档案利用的周期性。

在档案利用中有的档案利用有周期性的特点。一是教学类档案每年的4或5月份, 这期间毕业生求职, 出国留学是办理有关手续的高峰期。二是基建类档案在每年的3或4月份, 基建项目维修都在这期间做预算, 需要查找基建维修项目的图纸资料来核算维修项目的用款数额。三是职称评审工作一般是在4或5月份进行, 职评中参评人员需要科研项目, 获奖材料, 考核材料等, 档案部门要提供原始依据。

二、做好档案利用工作的几点建议

1、提高全员的档案意识。

首先要加深对档案及档案工作性质、地位和作用的认识, 并以此影响人们的档案行为, 提高全员档案意识, 促进档案利用工作。要增强全员档案意识, 一方面要及时宣传党和国家关于档案工作的方针、政策, 提高人们对档案工作的重要性和必要性的认识;另一方面要采取多种形式, 宣传档案工作的实效, 揭示档案及档案工作与高校改革发展各工作环节乃至教职工个人切实利益的紧密关系。在这个过程中, 要注意宣传的及时、适当, 做到既不加重领导和教职员工的负担, 又能收到良好的效果。

2、拓宽档案利用主体和范围。

拓宽档案利用主体和范围, 首先要处理好利用和保密的关系。要认真做好档案的划控和划密工作, 区分开放使用和控制使用的界限。其次, 要重新制定一套档案利用的规章制度, 简化档案利用手续, 使之更加适应时代的要求。对于本单位的利用主体, 无论是教职员工, 还是学生, 只需出示有效证件;对于社会公众只需出示身份证即可, 应该充分发挥档案信息公众化的功能, 为广大师生员工、社会公众等不同层次的利用主体服务。总之, 高校档案馆要彻底激活档案信息资源, 围绕学校的教学、科研等中心工作开展服务, 最大限度地满足利用主体, 使档案的利用功能和价值得以充分体现。

3、转变传统的被动服务观念。

高校档案工作是高校管理的一项基础性工作, 随着时代的不断发展, 应转变传统的被动服务观念。档案管理人员是档案利用工作的主体, 首先要熟悉室藏档案种类、内容、存放地点、完整程度, 这是做好档案工作的前提。因此, 档案人员要经常学习档案工作的新知识、新方法, 提高档案管理工作的水平。其中就包括学习现代化设备的管理和操作技术, 同时还要有超前服务意识, 围绕学校中心工作, 主动为学校领导、各职能部门提供服务。另外, 档案工作者还要增强广大教职工生的档案意识, 以期在工作中得到理解、支持和配合, 不断提高案卷质量, 充分发挥档案在高校现代化建设中的作用。

4、利用现代化的管理手段。

以计算机管理为核心成为高校档案工作发展的必然趋势, 高校档案部门可以充分利用计算机技术和网络通讯技术, 通过校园网这个平台, 建立高校档案管理系统, 使得档案信息及时上网, 提供网络化的档案利用方式, 同时, 高校档案馆 (室) 应逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的数据库, 开展档案计算机检索、档案信息网络传递、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导、实现网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用等业务, 这样不仅可以全天候地为需求用户服务, 还可以打破空间和地域的限制, 拓展高校档案利用的范围, 实现真正意义上的档案资源共享, 为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作发挥更大作用。

5、提高档案管理队伍的整体素质。

档案管理队伍的整体素质直接影响着高校档案开发利用的效果。因此, 提高高校档案管理队伍的整体素质至关重要。首先, 要加强专业知识学习, 一个高素质的档案工作者必须具备一定的政治理论素养, 懂得党和国家关于档案管理方面的方针政策, 必须具有较强的全局意识、信息意识和服务意识。第二, 要掌握接待艺术, 树立良好的形象。作为高校档案利用工作的接待者, 要讲究接待艺术, 提高接待质量, 提升本馆 (室) 的对外服务能力和树立良好的对外形象。

综上所述, 随着形势的发展, 我国高校档案利用工作如何顺应时代的要求, 适时地进行发展和创新, 合理地丰富、开发和利用馆藏资源, 充分展现其自身价值, 更好地服务于学校、服务于社会, 已成为一项迫在眉睫的重要任务, 值得我们所有高校及档案工作人员的足够重视。

摘要：高校档案是与高校同时产生并一直与高校各项活动紧密相联的, 高校档案工作的根本目的和中心任务是档案利用, 高校档案是一种极为重要的信息资源, 其使用价值是客观存在的, 要使这种使用价值发挥出来, 则是当前高校档案工作的重点与难点。

关键词：高校档案,利用

参考文献

[1]何达多:《用大档案思想加大高校档案利用力度》, 《浙江档案》, 2000 (7) 。

[2]邹富联:《论高校档案信息资源的开发》, 《惠州学院学报》, 2003 (5) 。

高校的档案利用工作 第7篇

为了更好地开发和利用高校干部人事档案, 高校务必要首先从认识和观念上强化和提升全校各个部门和师生对干部人事档案工作的知晓和重视。

(一) 要提高各级领导的认识

随着《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》的深入贯彻执行, 学校各级领导对干部人事档案工作的重视与支持也在逐渐加强。那么如何重视, 在哪些方面支持, 是摆在各级领导面前的一项重要工作。

(1) 转变观念, 正确认识干部人事档案工作

当前高校干部人事档案的管理模式与方式, 管理理念已经随着时代的发展, 发生诸多的变化, 带来诸多新的诉求和挑战。这些都需要高校领导干部要主动了解高校干部人事档案的发展现状和存在的问题, 不断学习现代档案管理的专业知识和相关法律法规, 积极掌握现代化的档案信息化管理技能。

(2) 积极创造条件, 为干部人事档案部门创造良好的工作环境

高校干部人事档案工作事关学校全局发展, 关系到学校领导组织的发展, 因此, 学校主管领导应该从多视角多方面着手, 将学校干部人事档案的建设发展纳入学校日常工作应该重视的范畴;带头协调好学校干部人事档案部门与其它部门的关系, 积极争取学校各个部门对高校干部人事档案的重视和关心支持;从职称、待遇、工作条件等方面, 积极关心高校干部人事档案管理工作人员的成长发展。

(二) 全力提高干部人事档案管理工作人员的各种档案意识

鉴于高校现代化和国际化信息化发展, 高校服务社会的需要, 高校干部人事档案管理工作人员务必要从自身档案工作意识、工作能力和工作精神等方面全力提升自己。

(1) 强化政治意识, 把握好必要的政治性工作原则。这就要求高校干部人事档案管理工作人员应该抱着对党和人民负责的态度, 以社会主义核心价值观为引领, 构建自己科学的、健康的人生观、世界观、价值观, 依照干部人事档案管理法律法规和具体的政策要求, 调整好自己的工作心态, 以热情和饱满的精神投入到高校干部人事档案管理的各个环节, 提供工作绩效。

(2) 牢固树立责任意识, 力求实事求是与求真务实。这就要求高校干部人事档案工作人员树立要不断强化自己的责任意识和责任精神, 因为高校干部人事档案管理工作事关党的干部成长, 事关党的教育事业和组织的发展。为此, 高校干部人事档案工作务必要对历史要负责, 要对党和学校负责, 对高校干部负责。

(3) 强化法制意识, 依法管理高校干部人事档案。这就要求高校干部人事档案管理者认真学习和贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》, 切实增强依法治档的自觉性;同时, 高校干部人事档案工作人员还要坚持学习和把握干部档案的管理工作办法, 推动高校干部人事档案工作的各个环节制度化运行。

(4) 强化自身的大服务观念, 务必做到高校干部人事档案工作力求精益求精。这就要求高校干部人事档案工作者要甘于奉献和甘于寂寞, 及时更新自己的档案管理水平和不断丰富自己的档案专业知识, 不断学习现代化的档案管理知识, 提高自己服务的知识基础和能力基础;要拓展干部人事档案有效利用的范围;及时进行整理、编目, 方便单位领导和上级组织人事部门调阅。

(三) 要提高全体公民对干部人事档案工作的认识。

高校干部人事档案部门要充分利用新旧媒体, 大力开展干部人事档案管理工作的宣传, 在高校中努力营造一种大家都关心与支持高校干部人事档案管理工作部门的良好气氛和环境, 努力提升全校广大干部教职工对干部人事档案工作的认识;同时, 高校应通过举办一系列与干部人事档案相关的校园文化活动, 走近大众, 吸引大家参与, 引起全校干部和师生重视高校干部人事档案, 以此提高高校干部人事档案的知晓度和利用度。

2扎实做好高校干部人事档案的基础工作, 提供优质服务

高校除了在认识和观念上强化全校各个部门和各类人员对高校干部人事档案工作的知晓和重视, 更为重要的是要努力落实到高校干部人事档案工作运行的实际过程中, 具体应该做好以下工作:

(1) 材料收集上, 要做到及时、完整和有效。这就要求高校干部人事档案管理工作人员根据干部人事档案材料的源头, 采用多种方式做好全面的收集工作, 打好高校干部人事档案建设的基础工作。

(2) 在材料的归档上, 要做到科学鉴别与科学化归类整理。这就要求高校干部人事档案管理工作人员在既有的干部人事档案材料基础上, 及时整理新的干部人事档案资料, 利用现代信息技术手段, 做好编目和入库工作, 力求纲目分明, 便于准确查找。

(3) 档案管理上, 做到科学化和规范化, 推动服务优质化。这就要求干部人事档案的科学管理要有档案员的责任心和相应的物质条件保证, 建立科学管理的秩序及有关规章制度, 推行岗位责任制与实行目标管理, 使管理工作有科学的程式与依据。

3提升高校干部人事档案服务利用工作水平的途径

在提升认识和加强档案建设的基础工作上, 高校干部人事档案工作要不断根据时代的发展和档案的发展, 努力拓展干部人事档案利用开发的途径。

(一) 与时俱进, 更新观念。这就要求高校干部人事档案工作人员务必要及时把握大众对干部人事档案的需求, 为全社会提供档案信息的有效利用, 建构方便人民群众的档案利用体系;努力转变观念, 强化服务宗旨, 通过建立档案服务管理模式及强化人才培养等多种方式, 不断提高高校干部人事档案的服务水平。

(二) 面向社会与公民个人, 转变服务观念。这就要求高校干部人事档案工作人员始终牢记服务是自己工作的最终目的, 尽可能使用现代信息技术, 不断拓展服务领域和服务范围, 为各项工作服务。

(三) 充分利用现代信息技术, 不断推动高校干部人事档案管理自动化和信息化发展。

(1) 学校层面应该从经费上加大投入, 不断购买配备先进的档案管理技术设备, 引进国外先进档案管理技术和经验, 建立一套完整健全的网络信息管理系统, 提高人事档案信息化管理工作的效率。

(2) 从档案资源的标准化建设上, 不断推动干部人事档案信息资源的数字化和国际化建设。这就要求高校干部人事档案管理部门要积极学习西方发达的人事档案信息化系统, 建立全国范围的人事档案信息数据库, 实现人事档案信息资源的数据化, 力求档案信息共享化。

(3) 注重高校干部人事档案信息的安全。这就要求档案管理部门采取严密地安全保护措施, 做到严格执法, 确保人事档案信息的真实性;提高档案管理人员的政治素养、管理能力以及现代网络办公能力, 对人事档案信息进行及时备案, 明确档案信息数据库的使用权限, 严格按照规章制度办事。

(4) 全力提高高校干部人事档案管理工作的现代化服务水平。这就要求利用计算机技术将档案的文字、图像、声音、视频等信息资料进行数字化和标准化处理, 通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流, 从而提高高校干部人事档案管理工作的服务水平。

总之, 高校干部人事档案管理利用工作是一项非常重要而系统复杂的工作, 需要各个部门的协作和支持。目前最重要的是要高校要认识、宣传、制度建设、经费人员等上全力构建起高校干部人事档案开发利用的长效机制, 从而推动高校干部人事档案管理工作可持续发展。

摘要：高校干部人事档案管理是高校管理的一个分支, 也是人事工作的一个重要组成部分。高校干部人事档案是人事部门了解人、任用人的主要信息来源。人事档案较全面、公正、客观地反映每个人、每个阶段的德、才、勤、绩、查阅人事档案既能了解其长, 也能了解其短, 既能了解过去, 也能了解现在, 对合理选人用人具有可靠的依据参考。同时, 它具有很强的凭证价值, 能为落实政策、调整工资、考察任免、晋升、外调、培训、入党、出国和确定或更正有些同志参加工作时间提供详细可靠的依据。因此, 高校干部人事档案管理的最终目的就体现在对档案的利用上。

关键词：高校干部,人事档案

参考文献

[1]陈蕙兰.高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].江西技术师范学院学报, 2010 (5) .

浅谈如何做好高校档案利用工作 第8篇

高校档案是高校发展过程中对高校工作活动的记录, 其反映了高校发展各个时期的面貌, 是反映学校发展的重要历史文献。档案的利用工作对整个档案管理工作具有检验和推动作用, 所以做好档案利用服务工作是高校档案综合管理的最终目的, 是整个档案业务工作中最富有活力的一个环节, 必须予以充分重视。但是就目前我国高等院校档案开发利用的现状来看, 还远不能满足社会对档案信息的利用需求, 还存在着观念以及技术方面的缺陷, 因此加强高校档案利用工作已经成为高校档案管理工作中最为重要的内容。

一、高校档案利用中存在的问题

1. 利用意识薄弱。

随着社会发展对档案利用的需求不断加大, 档案利用服务工作逐渐成为了体现档案工作价值的核心要素。但是目前有些高校对档案管理以及开发利用的理念还没有及时更新, 仍受到传统档案管理重“藏”轻“用”观念的影响, 高校管理层各职能部门及其工作人员、甚至是档案管理人员的档案利用意识都存在欠缺, 管理人员对档案利用的重视程度不够。

2. 信息传递不畅。

高校的档案管理以及开发利用涉及较多的部门, 档案管理部门应及时与教学管理以及实践管理部门沟通, 获取相关的信息并及时记录在相应的管理系统中, 但由于我国高校管理组织一般都采用阶层化的管理结构, 使得档案管理和利用中的信息传递受阻。具体表现为各部门相互独立、沟通较少、信息不能够及时传递, 致使不同档案中包含的信息相互独立, 信息孤岛的现象客观存在。

3. 信息化有待完善。

现代档案管理利用中最主要的技术是信息技术。鉴于档案开发利用的重要性以及复杂性, 各高校应根据自身的特点, 在档案管理信息系统建设中将档案的开发利用作为单独的一部分进行管理, 只有这样才能更好地促进高等院校档案的开发利用工作, 真正实现高校档案的价值。目前, 我国很多高校建立了档案开发利用信息系统, 但是由于受到各种原因及技术方面的限制, 导致了信息系统的价值没有最大化, 因此如何建立可操作性较高的信息系统成为当前我国高校档案管理及利用中的主要难点之一。

4. 评估机制欠缺。

要做好高校档案的开发利用工作需要相应的利用后的评估反馈, 而目前我国高校档案利用普遍没有建立有效的评估机制, 这样的现状更无法激发档案管理人员的工作积极性, 使档案开发利用工作发展缓慢。另外, 虽然我国近年来加强了绩效考核机制, 但是在档案开发利用工作上面, 绩效考核机制并没有被很好地利用。

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二、做好高校档案利用工作的措施建议

1. 树立“以用为本”的管理理念。

档案管理要转变观念, 重视档案的开发利用。要做好档案的开发利用工作, 就必须树立“以用为本”的管理理念, 只有树立了这种理念, 才能够在实践中依据“以用为本”的指导方向去开展工作。如在实践中档案管理部门应加大宣传力度, 从利用者的角度出发积极宣传介绍馆藏内容以指导利用, 积极开展编研工作以及积极改进检索体系等方法方便利用者, 从坐等利用者上门到积极宣传开发利用, 变被动为主动, 扩展现有的档案服务内容, 真正发挥档案的重要价值。

2. 建立顺畅的信息流通机制。

首先, 建立平行的档案开发利用组织, 形成各部门之间平行的组织结构, 这样便于信息在各部门之间有效、快速地传递, 从而形成一个信息快速流通的档案管理开发利用组织。其次, 加强各部门的协调、沟通, 建立档案信息的流通机制。档案的建立、管理、利用等需要各部门之间信息共享, 要解决各部门“信息化孤岛”的现象。主动召开部门之间的协调会, 共同研究和解决档案管理和开发利用中存在的问题, 形成学校档案开发利用的无缝化管理。

3. 优化信息管理系统。

通过计算机网络信息系统和校园网, 建立档案管理和开发利用平台。从而实现资源共享, 提高高校档案管理和开发工作的效率。如可以通过管理部门授权各系、部管理员, 查看学生学籍档案信息。另外, 在建立档案管理和开发利用信息系统的基础上, 建立分模块的信息管理系统, 将属性相同的档案信息归为档案管理信息系统的一个子系统之下, 这样可以实现档案的模块化管理, 大大促进档案开发利用的效率。

4. 建立档案开发利用评估机制。

评估机制的建立能够及时总结档案开发利用工作中的经验, 及时发现问题, 进而针对问题提出解决措施, 对未来工作作出全面的指导。同时, 评估机制的建立能够实现对档案管理人员工作效率的评估, 实现对档案管理人员的绩效考核, 提高管理工作人员对档案开发利用的重视程度, 促使他们更加认真地做好档案利用工作。

参考文献

[1].贾爱琴.王银涛.浅谈如何做好档案的开发和利用工作[J].黑龙江交通科技, 2008.8

高校的档案利用工作 第9篇

关键词：档案利用,意识,知识结构

高校档案馆的利用接待部门除了承担普通档案馆利用接待部门的常规工作以外，其主要的服务对象是高校的师生员工，针对这一特殊服务群体，高校档案馆接待利用部门工作主要管理的是学生的教学档案（包括学生的录取清册、学籍材料、奖惩情况、毕业生资料、研究生、留学生的相关材料等）和教师档案（包括教师科研项目、奖惩、职称职务评定材料、出国材料、死亡档案、外籍教师等）的利用，这就注定了高校档案馆利用接待工作自身的特殊性。

一、大力提高高校档案利用的意识

高校档案的利用工作在一般的概念中就是对高校所收藏的档案资源信息的阅览、复制、摘录，然后通过各种渠道提供给广大师生的一项简单的服务性工作，长期以来在高校中得不到应有的重视，要提高档案的利用意识，笔者以为高校档案馆应采取主动出击的方式、方法，而不能坐、等、靠。譬如，高校档案馆可以主动提供馆藏档案信息、定期公布档案开放的消息、在校电视台、校报、学报上发表学术信息和论文、举办各种类别的校史展览，发行检索工具，提供文件汇编资料，通过各种宣传途径提高档案利用在广大师生中的认知度，更好地展示历史、联系现实、发挥作用、服务高校的各项工作。一些高校在这方面有所尝试并已取得成效，2002年7月19日，北京理工大学档案馆的工作人员分成两班：一班给学校各机关管理部门赠送《中国档案报》；一班深入各院系宣传《档案法》，通过和广大师生这种最直接、最深入的交流，进一步强化了档案利用在广大师生头脑中的概念、意识，使档案利用工作深入人心。2005年4月，台湾国民党主席连站访问大陆，北京大学档案馆把他母亲当年的学籍档案和照片作为礼物送给他。5月，台湾亲民党主席宋楚渝回到阔别60年的故乡湘潭，他曾就读的湘潭曙光小学把他当年读书时的成绩档案送给他，这两件事让两位老人在倍感唏嘘之余顿生感激之情，加速了两岸的交流和沟通。湖南大学档案馆就把这两件大事的相关材料收集起来，加以整理，举办了一次图片资料的展览，加深了台海之间的联系，同时也从另一个侧面强有力地宣传了档案的利用工作，并给档案的利用工作注入了更多的人性化、亲情化的因素。

二、踏实做好高校档案利用工作，展开多元化的利用方式

针对高校服务群体的特殊性，高校档案利用工作也有其特殊性，必须要踏实做好。比如，近年来伴随着人民生活水平的大幅度提高和国际交流的广泛开展，高校中有不少的学生毕业以后都选择出国进一步深造或工作，而他们在申请签证时，相关国家的大使馆需要其所在高校档案馆提供学生真实的学籍成绩和毕业证书、学位证书的翻译件，那么高校的档案接待利用部门就担负起了这一重任。一所普通的本科院校至少有四、五十个专业，每个专业所学具体科目也不尽相同，要把每一门课程翻译得恰到好处，翻译得地道，可不是一件容易的事，除了做到严复先生提倡的“信、达、雅”（即忠实、通顺）的标准以外，我以为在制作高校出国留学学籍档案的过程中还需强调“统一性”，因为学籍档案材料是高校学生在校学习、表现的最真实的记录，是高校对学生学习、表现的全面、客观、综合评价，无疑是最有说服力的东西，国外的大学和国外的用人单位也毫无疑问把它作为录取学生的最有利的凭证和参考资料，然而现在社会上有些造假者为了申请国外一所好的大学就读或申请一个好单位供职，铤而走险，做假学历、假文凭，从而对那些真正学有所成的学子形成了强大的冲击，严重地危害了竞争的公平性、公正性。因此，在这里有必要强调这个“统一性”，而笔者以为“统一性”又包含有两层意思，第一，格式、版式的统一性，即高校档案馆所出示的翻译件，尤其是毕业证书、学位证书版式务必一致，学生姓名、性别、年龄、专业、校长签章、成绩的评分标准、发证日期等相关因素的位置、顺序一致，所采用的字体、字形一致，从而不给社会上一些伪造学历的不法分子有可乘之机；第二，翻译内容的统一性。由于语言的多样性、灵活性特点，在翻译的过程中，尤其在翻译一些课程时，同样一门课程可以有多种翻译方法，并且每一种翻译意思都正确，例如：“工程数学”可以翻成“Engineering Mathematics”, 也可以翻成“Mathematics of Engineering”, “建筑设计”翻成“Architectural Design”不错，翻成“Building Design”也行，这样的情况还有很多，那么我们在翻译成绩的过程中就务必注意统一标准，至少在制作一份成绩中要保持一致性，以确保出国学籍档案的严谨性，有利于出国学籍档案识假辨假，去伪存真，从而提高高校制作的出国学籍档案的可信度。

高校档案利用工作还有一块重要阵地，那就是档案编研，档案编研是主动提供利用的方式之一，它所涵盖的专业性、知识性是开发、利用档案为高校服务高低的标准，高校档案编研是把高校历年来有关高校发展的各类信息进行选题、选材、加工、编排、发行一条龙的工作，具体讲来主要包括大学基本情况数据汇编、教学档案信息汇编、文件汇编、年鉴编写、名人档案的建立等，高校档案编研工作不能只求大而全，只求编研材料的数量，重“编”轻“研”，没有文化底蕴，更要对材料的内容、质量、利用情况制定相应的标准，增加档案信息开发利用的考评比例，要走“小而专、小而精”的路子，宁缺毋滥、去粗取精，从而最大限度地挖掘档案资源利用的价值，同时还要注意多角度、多层次的编研，切实解决现实需要，对馆藏档案进行开发研究，让高校的档案编研更大地发挥“资政、育人”的作用。例如，厦门大学档案馆就校史人物宣传定期在《福建日报》、《厦门日报》等媒体刊载厦门大学科研人员的采访报道，对厦门大学取得的科研成果进行了一系列系统而翔实的追踪报道，在社会上引起了强烈的反响，极大地提高了厦门大学的声誉。

三、改善高校档案利用部门从业者的知识结构

高校档案馆利用接待部门通常被称为高校的服务窗口，起着上传下达、里应外合的重要作用，每天这个岗位除了要接待大批量本校师生查档、补档的常规工作以外，还要接待为数不少的留学生、外教的交接、查阅档案工作、处理一部分国外查档的信函、电话、传真，以及有关校史、院系史（譬如：书院史）的古文献材料、那么高校档案馆接待利用部门的档案员除了要做到传统意义上的热情、诚信、人性化服务以外，还需不断地提高自身的知识水平和挖掘更深层次的服务意识，因此，从业者的知识结构的改善就提上了日程。笔者提出以下几点想法，以供大家商榷。

1. 博览群书、拓宽知识面，追加能力。

我们知道档案究其实是属于历史的范畴，是对过去一系列重大事件的记录和保存，那么档案所涉及的领域就非常之宽，有政治、法律、军事、经济、科学、文化、宗教、艺术等各行各业、各部门、各单位，作为高校接待利用部门的档案员虽然主管的是学校的教学档案的收集、整理、保管和利用，不直接和这些领域接触，但高校却有许多的相关专业，如：军事理论、政治经济学、西方经济学、法律、文学艺术和许多的工科专业，那么接待利用部门的档案员至少应该对这些领域的基本知识点有所了解，做起工作来才游刃有余，因此要养成长期阅读、终生学习的习惯，不断充实自己，更新知识做到对档案接待工作不但要肯干，还要会干；不但要苦干，还要巧干，把知识理论化成服务技能，做一个知识型、智慧型的档案员。

2. 至少掌握一门外语，能与国际交流，并能“洋为中用”。

前面提到高校接待利用部门档案员要经常性地接触国外友人，留学生、外教来交接档案、咨询情况，接听国外的电话，档案员要能流利的用口语交流，国外来查证学生学籍档案的信函要能用标准、地道的外语、格式，及时、准确地回复，还有每年学校外事处（办）送来的外籍师生的档案整理、归档工作都需要运用外语，所以作为一名高校档案馆接待利用部门的人员需掌握一门常用的外语，了解涉外礼仪基本规范，国外宗教、节日习俗，以便优化服务是很有必要的。

3. 掌握基本的古代文学、古代汉语知识，能够和古人对话，做到“古为今用”。

高校档案馆的接待利用部门经常要接一些关于古文献的档案资料和实物档案，并要对这些档案分类进行管理，在具体的分类过程中，经常会出现古汉字、古诗词、古文章，如果没有较扎实的古文基础知识，就有可能出错，而往往这种错误会酿成严重的后果，查阅起来比较困难，所以接待利用部门档案员对古汉语知识的了解也是非常有必要的。

综上所述，档案管理工作是一项创造性的劳动，而高校档案馆的接待利用工作又有其特殊性，从事这一工作的档案管理员的基本素质也有其特殊的要求，因此，高校接待利用部门的档案管理员要把能力和活力结合起来，效率和效益结合起来，这样才能实现档案信息资源的共享。

参考文献

[1]张培基.英汉翻译教程[M].上海外研社, 1983.

对高校档案利用情况的调查与思考 第10篇

关键词：高校；档案利用；数据统计；分析

山东科技大学档案馆是2010年4月在原校综合档案室的基础上成立的，隶属学校党委校长办公室。截止到2011年12月底，共收藏淮南矿业学院、泰安煤矿学校、山东矿业学院、山东煤炭教育学院、山东科技大学、山东省财政学校、泰山科技学院7个档案全宗档案94042卷。管理党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物、干部人事等13个档案门类，具有纸质、照片、录像带、录音带、磁盘、光盘等载体形式的档案。目前已建成门类较为齐全、馆藏较为丰富、管理较为规范的“省特级档案馆”。

档案利用作为档案工作的立身之本，日益受到重视。笔者以山东科技大学档案馆7个全宗档案为调查对象，对1998年～2011年十四年间的档案利用情况进行调查分析，以期探索利用工作规律，找出存在的问题，采取相应的对策，进一步提升档案工作水平。

1相关数据的调查与分析

1.1档案利用率调查。档案利用率，通常是档案界用以衡量档案利用工作成绩的标尺。利用率是个量化概念，指被利用档案的卷、件等的绝对数量占馆藏总量的百分比；或在某一时段利用者在特定人群范围内所占的比率，简言之，就是用数量来评价档案被利用的程度，通过利用人次和利用卷次两个指标来衡量。山东科技大学档案馆1998年～2011年档案利用情况如下表所示。

统计结果显示，1998年～2011年十四年间，档案馆共接待查档利用14397人次，平均每年1028人次；提供档案资料59781卷次，平均每年4270卷次，平均每年所调用的档案数量不到馆藏总量的10%。2005年、2006年、2007年和2011年档案利用卷次节节攀高，利用人次也有不同程度的增长。总体上看，档案利用水平呈逐年上升趋势，但利用率的高低与馆藏量的大小并不成正比关系[1]，利用人次与利用卷次之间也无特定关系。

1.2档案利用目的调查。档案统计年报表根据档案利用目的又分为以下几类：编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育和其他。1998年～2011年，山东科技大学档案馆提供利用档案资料卷次分类统计如下表所示。

经统计得知，编史修志利用档案9836卷次，占利用总量的16.5%；工作查考利用档案32324卷次，占利用总量的54.1%；学术研究利用档案394卷次，占利用总量的0.66%；经济建设利用档案1206卷次，占利用总量的2.02%；宣传教育利用档案522卷次，占利用总量的0.87%；其他类利用档案15499卷次，占利用总量的25.9%。十四年间，工作查考利用一直稳居利用榜首，尤以2005年、2006年、2007年和2011年为最。编史修志利用特点显著，利用的高峰与低谷转换突兀。十四年间，分别于2005年、2006年和2011年凸现三次利用高峰，致使这三年利用量统计数据总体偏高，呈现出较强的阶段性和时效性；经济建设类与编史修志类有相似之处，也具有较强的时效性，但波动幅度稍弱。其他类主要是对个人档案利用的统计，2009年前，学生学籍档案是该项的主体，利用量逐年稳步提升；2009年后，干部人事档案的利用计入此类，导致这一年其他类的数据有显著增长。以学术研究、宣传教育为目的的利用一直维持在较低水平。两者的年平均利用量在30卷左右，而且，分别有两年出现了利用的空白点。

1.3调查情况分析。统计数据表明，一定时期以来，高校档案就利用主体而言，主要是学校党政管理人员，目的多是“工作查考”，着重围绕学校中心工作展开，而师生等个体利用者较少，突出表现了传统档案利用工作的特点，这种状况延至2006年出现重要转折，广大师生及校友对档案信息的需求，逐渐成为档案利用工作的重要取向之一。

1998年～1999年，山东科技大学的前身山东矿业学院积极争取省市领导的支持，拟建设省属综合性重点大学。为组织申报和专家论证，调用了大量的依据性档案材料，致使这两年的利用率略高于2000年和2001年。2001年，学校在青岛建设新校区，济南、泰安两校校区改造，使得前后几年时间内，对财会类和基建类等档案的利用需求大增；2008年，学校大规模基础设施建设和改造基本完成，利用随之减少。2006年，学校举办庆祝建校55周年活动，校庆筹备组从2005年即开始部署工作，为编写校史、布置校史馆等工作，急需学校建校初期、前期的档案材料。校史编写组一行4人连续查档4个多月，调用档案馆库存各全宗各载体的大量档案。2011年，学校建校60周年大庆，档案利用再次提升。统计资料显示，2005年，利用档案3288卷次，2006年，4700卷次，2011年，1112卷次，分别占全年利用总数的47.5%、54.6%和18.2%，而2005年之前、2006年～2011年之间利用卷次较少，说明编史修志工作具有临时性特点。值得注意的是，2011年的利用量明显低于2005年和2006年，原因是刚刚过去的55周年校庆，已经做了大量基础性工作，无疑降低了这次档案的利用需求量。2007年，教育部对我校进行本科教学评估，为补充完善评估支撑材料，学校各部门尤其是教学管理部门在档案馆调阅、复印了大量材料，因而，2007年，档案利用总卷次和工作查考类利用均出现高峰。

2006年，个人档案的利用首次突破一千卷次，成为档案利用新的增长点。2008年实施的《高校档案管理办法》进一步明确，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构；加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。致使个人档案尤其是教师档案、学生档案的利用涉及面越来越广，利用率不断提高。教师档案广布在党群、行政、教学、科研、财会、出版、声像、实物、基建、人事等档案门类中，教师在深造、职务职称晋升、科研项目申报、结题、报奖、买房贷款、遗产继承等方面起着重要的凭证作用。学生档案主要集中于教学类档案中，包括新生录取名册、在校生名册、学生学籍表、登记表、奖惩、学籍异动等，其中，学籍档案是学生国内外求学求职、学历学位认证的重要依据[2]，在高等教育快速发展的今天尤其重要。2009年～2011年，个人档案利用已连续三年超过以工作查考为目的的利用，成为档案利用的“重头戏”。

以学术研究、宣传教育为目的的档案利用长期居低不上。山东科技大学是以理工为主的省属重点大学，科研工作活跃，科研成果丰硕，具有较高的科学研究查考价值。但由于科研档案一直属于未开放档案，利用者仅限于科研管理部门和档案形成者本人，他人利用必须由科研管理部门签字盖章或经档案形成者本人同意，严重制约着此类档案的开发利用。宣传教育类馆藏亦很丰富，山东科技大学有着60多年的建校历史，60多年筚路蓝缕，薪火相传，有文字、声像、图片、实物等多种载体形式的档案，集历史性、直观性、原始性和知识性为一体，富含进行宣传教育的生动素材，但宣传教育工作效益的隐蔽性和滞后性特点，成为此类档案不被重视的深层原因。据查询，十四年间，所提供的利用主要是配合学校55周年、60周年校庆和教育部本科教学评估活动进行的。

总之，档案利用率不论从人次还是卷次上看，总趋势具有逐年上升的特点。从利用目的看，利用情况并不均衡，不遵循统一的利用规律，而且不同利用目的的档案利用呈现出各自不同的特点，体现了高校档案利用工作既与学校中心工作的运行紧密相连，又具有明显的时代特点，与高等教育的发展同步。

2思考与建议

2.1主动做好超前利用服务工作。以工作查考为目的的档案利用，不论今后还是将来都是档案利用的主体；经济建设和编史修志的利用虽有较强的时效性，但其作为学校阶段性的中心工作也是不容忽视的，而且从本质上看，二者也具有工作查考的性质。如何在现有工作的基础上，继续保持和提高此类档案的利用水平？笔者认为，进一步强化超前服务意识是不二之选，如档案部门要紧紧围绕重大纪念活动，围绕党政工作大局和中心工作，分析档案潜在需求，提前整合档案信息资源，超前安排档案工作目标，主动做好档案信息利用服务工作。

2.2加大档案的开放和开发力度。针对档案利用效益总体过低，尤以学术研究和宣传教育为目的的档案利用远远滞后于馆藏建设的现状，加大档案的开放和开发力度。据有关资料统计，我国科研人员一半以上在高校，80%以上的科研成果由高校承担完成，科研水平已成为衡量高校科研人员实力和高校竞争力的重要指标之一，科研档案的重要性日益引起重视。今天，我国的知识产权保护、防抄袭剽窃手段更加完善，开放不涉密的科研档案（对确需保密或有产权归属的档案，档案馆应注明特殊标识，单独存放，严格遵守查借阅审批手续）进行学术研究、规范培养科技人员是完全可行和非常必要的。对宣传教育类档案，档案部门要转变“坐等服务”的传统观念，利用馆藏宣传教育资源优势，主动承担宣传教育重任，担当档案利用主体角色。开发资源，加强编研；引进“外智”，加强馆内外人才的相互合作，创建更多的宣传教育精品；借助电视台、校园网、报纸、档案网等媒介，推出有特色、有新意、有实效的档案宣传活动，更好地服务工作大局，将档案部门打造成宣传教育的阵地[3]，开创档案利用工作的新局面。

2.3加强对个人档案资源的科学整合和利用研究。档案部门要牢固树立“以人为本”的工作理念，以满足各方面尤其是广大师生员工利用需求为导向，密切追踪改善民生的重大举措，完善制度，组织力量，全力推进个人档案资源整合，科学配置档案资源体系。加强对个人档案利用研究，简化利用手续，创造利用条件。利用先进快捷的通信技术，拓展远程查阅档案利用服务。除学籍信息外，将更多民生档案纳入远程查阅服务范畴，避免利用者远途奔波查档，充分发挥档案服务广大师生和构建和谐校园方面的积极作用[4]。保持和进一步提升个人档案利用的广度和深度。

2.4细化统计报表中利用目的分类。档案统计年报表“利用档案的目的”栏目设计合理与否，直接影响到档案利用统计工作的准确性和完整性，以及对档案利用工作的宏观把握。现在通用的统计表，执行的是国家档案局1999年修订的《全国档案事业统计年报制度》规定，至今，已绵延使用十几年，利用分类一直未变。随着社会的发展和时代的进步，档案利用情况早已发生变化，这种分类方式的针对性和实用性明显不足[5]。应根据实际工作的发展不断修改，不断完善，如进一步细化档案利用目的分类，将“工作查考”类分为党群、行政、教学等分别进行统计；“其他类”过于笼统，可直接改为“个人利用”，再进一步细化为“教职工利用”、“学生利用”和“校友利用”三项。

3.总结

档案利用工作是一个系统工程，档案部门要坚持围绕工作大局开展档案利用工作，自觉为各级领导服务，为广大师生员工及校友服务，为社会各方服务。要善于捕捉档案利用信息的变化，根据不同利用目的，在不同时期采取不同的措施，统筹兼顾，努力提高档案利用工作的整体水平，使档案价值得到最大限度的体现。

参考文献

[1]孙大东.陕西师范大学档案馆十年（2000年～2009年）利用调查[J].档案管理，2011（1）：58.

[2]朱小怡.学籍档案的管理与利用[J].中国档案，1996（9）：20.

[3]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2011（1）：25.

[4]陈少毅.创新高校民生档案服务 促进和谐校园发展[J].档案管理，2010（4）：56.

[5]李小飞.浅议高校档案统计工作[J].云南档案，2011（1）：42～43.

高校的档案利用工作 第11篇

一、档案利用者的动机

动机也就是行为发动的原因, 它可以是有意识的, 也可以是无意识的。我们知道信息传递无时无处不在, 人们不仅选择性地接受信息, 还会主动地需求信息, 这是一条普遍规律, 随着人们档案意识的不断增强, 其需求动机有以下几种:

1. 个人查证:

档案的历史性和凭证价值, 记录一个人学习、科研、论文、社会活动等, 能帮助企事业单位更全面、更精准地判断员工的综合素质的高低, 以此降低企业招人、用人的风险。是一个人职业生涯中自身发展经常需要的提供的信息。

2. 社交需要:

通过从各种媒介获取的信息作为与别人交谈的话题, 因为档案具有社会性, 是社交活动的一种需要。社交成功与否与沟通内容的相关性、交流深度有关, 如果社交中某人或某事与高校有关, 那么高校档案信息将成为社交的需要。

3. 寻找情报:

为了消除疑虑、证实问题而寻找情报。如要写一篇综述, 需要查阅大量的文献资料;要做某一个课题, 先参阅他人的研究成果等。

4. 解决疑难:

当有疑难问题时, 除向他人请教外, 还可以求助于档案。如不了解某一个人 (或单位) 的时候去查他的档案, 遇到有些无法决策的事件的时候去查找档案循证。

5. 消遣, 填充时间:

如人们来院参观、师生在学校漫步、等待就餐等, 就可以通过听广播、听音乐、看校报、看壁报、看视频、看微信等, 多种形式了解和获取档案信息。

二、不同动机下的需求差异

1. 不同动机其查找档案的目的存在差异。

个人查证和解决疑难者的主要目的地是为了获得解决某一问题所需要的凭证, 其中主要是档案的凭证价值在发挥作用。而寻找情报者, 主要是为了获取可供研究使用的材料, 他们利用档案, 是希望通过更新颖、更丰富的材料开展更深入的研究。所以档案的凭证价值和情报价值都可能在其中发挥作用, 如果在无法获得所需要的某种档案材料的情况下, 研究者可能转而求取获得其他档案材料作为替代品。社交需要和消遣填充时间者, 对档案信息的需求比较广泛, 相对来说, 大人物或大事件、新事件是其需求的重点。

2. 不同动机其查询档案的目标明确性不同。

从档案利用的目标情况来看, 研究者对自已到底需要什么档案材料没有明确目标。大多数情况下, 他们是在确定研究课题后才来到档案馆查找材料的, 对在研究中需要什么材料并没有十分清楚的认识, 需要在实际工作中随时确定需要什么。但工作查考者和个人查证者只需要获得某一特定档案材料作为凭证, 所以他们的档案查找目标十分明确。

3. 档案检索工具的依赖性不同。

有无明确的档案查找目标和能否提供精确的档案案卷号含义有所不同。在多种利用人群中, 研究者适应和利用各种检索工具的能力最强, 工作查考者次之, 而个人查证者大多数要通过向工作人员咨询才能获得所需要的案卷号。

三、不同动机下的心理特点

1. 对查找信息的求全和求准。

利用者为了达到解决问题的目的而查找相关档案信息, 需要尽可能掌握这一问题的全部资料。同时, 无论是出于查证还是参考的需要, 利用者都希望所获得的档案信息是最具有针对性的, 是和利用目的最有相关性的, 这就是对查找信息的求准需求。

2. 对利用速度的求快。

档案利用者为了能够顺利地解决问题, 总是希望尽早地获得所需档案信息, 这种在最短的时间内找到最全面、最准确信息的实效性需求, 就是利用者对利用速度的求快需求。

3. 对利用途径的求易需求。

档案利用者对利用途径的求易需求在《档案管理学》中被称为“档案用户需求心理的求便规律”。表现为:档案利用者希望所要查找的档案管理机构离自己的家庭或工作单位距离较近, 希望在利用档案时所需要输入的手续相对简便, 希望能够更加容易地获取档案信息等等。

4. 对检索和咨询的求助需求。

对于综合档案馆来说, 即使是档案馆的内部人员也不可能完全掌握馆藏档案的全部信息。利用者通常是在信息不对称的情况下来档案馆查找自己所需的档案材料。对于第一次来档案馆的利用者来说, 可能他们连最基本的利用程序, 利用规定都不清楚。因此, 他们希望能够在档案馆所提供的检索工具以及工作人员的协助下进行档案利用。这就是档案利用者对检索和咨询的求助需求。

5. 对档案信息求新、求异的需求。

对于参观、漫步、等待等消遣人员来说, 如果有学校相关的新颖、新奇的档案信息填充时间, 是非常愉悦的享受。

四、满足档案利用服务需求的有效途径

1. 重视档案的收集和征集, 丰富馆藏, 满足利用者求全的心理需求。

一是将档案馆信息化纳入高校整体信息化建设, 即整个高校的信息一体化, 将各职能部门及学生团体的信息源源不断地输入档案馆, 避免条块分割、定期归档而造成的遗漏。二是检查档案馆藏有无断层, 如因历史原因某年档案空白或者声像档案不全或毁损, 应抓紧走进社会、走访老人、征集同时期报刊与图书资料, 及时整理修补声像资料, 由此填补档案馆藏的历史断层。

2. 加强检索工具体系建设, 满足利用者求快的心理需求。

档案检索工具分为3种类型, 一是馆藏性检索工具;二是查找性检索工具;三是指导性检索工具。当前各高校馆藏性检索工具基本统一规范, 但未做到或部分未做到机检, 为了满足利用者求快的心理, 馆藏性检索工具应尽快实施机检。同时, 需要在查找性检索工具和指导性检索工具方面增加人力, 加快编制步伐如专题目录、主题目录等, 以方便利用者快捷地达到利用目的。同时, 力求编制指导性检索工具, 如档案指南、全宗指南等, 以拓宽档案信息资源的渠道。

3. 加大档案信息三次加工力度, 满足利用者求准的心理需求。

从情报学角度看, 档案信息加工形成三次文献, 第一次文献是文件汇编, 第二次文献是档案目录, 第三次文献是综合参考。目前各高校第一、二次加工已较完善, 但第三次综合参考文献的加工尚缺乏, 如《历年校级领导干部职务任免一览表》、《历年学生会社团成员及获奖一览表》、《教师历年带课情况一览表》等, 能有效帮助利用者准确找到需求信息。

4. 建立独立的计算机工作站并与国院互联网络相联, 满足利用者求易的心理需求。

目前互联网已联通世界各国, 进入千家万户, 成为人们工作和生活的工具, 也为档案馆开展网络利用档案创造了良好的社会环境。在馆藏档案数字化的基础上, 建立独立的计算机工作站并与国院互联网络相联, 用户通过互联网络进入站点查询, 经注册登录后获得所需档案信息 (法定开放信息) 。与传统服务方式比较, 互联网服务方式显然对利用者更容易。

5. 提高档案馆人员的专业素质, 开通网络咨询平台, 满足利用者求助心理。

一是提高档案馆工作人员的政治素质, 掌握《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》等法律法规, 严格保证“密档”之密。二是提高档案馆人员的业务素质, 具备数字化技术、编研能力, 熟悉馆藏内容, 熟练掌握检索工具的使用。同时, 档案馆网站开通网络咨询平台, 为利用者提供求助咨询服务。

6. 及时开展多种形式的档案信息宣传, 满足利用者求新求异的心理需求。

首先馆藏档案分期分批上网的周期应缩短, 保证信息在时间上的新近性。其次是拓开信息传播途径, 除了口头咨询、文字传播外, 应增加如图画、标本、模型、照片等形象化传播途径。最后, 除了网络电子媒介以外, 还应利用微电影、广播、录音录像、幻灯、投影等电子媒介, 以及专题展览等形式, 加强档案信息宣传, 提高广大群众对档案信息利用的意识, 同时满足利用者求新求异的心理需求。

摘要：本文从档案利用者的不同需求动机出发, 分析了不同动机下的需求差异和心理特点, 并针对档案利用者的心理, 提出了重视档案的收集和征集, 丰富馆藏;加强检索工具体系建设;加大档案信息三次加工力度;建立独立的计算机工作站并与国院互联网络相联;提高档案馆人员的专业素质, 开通网络咨询平台;及时开展多种形式的档案信息宣传六项满足档案利用服务需求的有效途径, 为高校档案利用服务工作提供参考。