网上报账模式范文（精选7篇）
网上报账模式 第1篇
一、高校传统报账模式存在的问题
(一) 师生报账信息不对称
报账信息是指师生在报账过程必须依据和遵循的法律、法规以及高校财务部门内部有关报账的管理规定。由于高校的师生大多不是财务专业出身, 师生对报账信息了解有限, 甚至对一些规定不能理解。导致了师生在办理报账业务时往往不能一次办结, 需要多次往返财务处, 使师生对财务人员产生不满情绪, 有些甚至认为是财务部门在故意刁难。同时, 财务部门对财务信息告知宣传手段缺乏, 师生有关财务方面的疑问无法得到方便快捷的解答。
(二) 财务人员工作量大, 师生报销排队等候时间较长
2012年我国财政性教育经费支出占GDP比例首次实现4%, 国家对高等教育经费的投入不断增大, 而这些经费都必须通过学校财务统一核算管理。目前许多高校的报账流程复杂, 特别是实行国库集中支付后, 在报销窗口不变的情况下, 大大增加了财务人员的工作量, 报账排长队现象普遍存在。尽管高校采取“分段分部门报销”“不等候报销”等方式在一定程度上缓解了财务部门压力, 但师生普遍反映的“报账难”情况没有得到根本解决。
(三) 资金流量大, 现金支付滞后
在以往的高校报销方式下, 资金的支付受银行支付速度和高校报销流程的双方制约, 其常常滞后于高校的资金支付。同时, 大量的现金支付给财务人员带来巨大的工作量, 且容易出错, 存在安全隐患。
二、“网上财务报账”的报销流程
(一) 报销单申请
报销人进入网络平台登录界面, 通过验证进行登陆, 有效用户可以在登陆界面报销指南中查看使用说明。报销人在网上报销单上选择填写项目、类别、金额、支付方式等报账的基本信息后, 使用扫描仪或照相机将相关的附件扫描或拍照上传到系统。
(二) 报销单审批
报销人提交报销单后, 根据系统预置的授权流程, 发送给领导审批, 领导通过网络数字授权审批单据。
(三) 报销单预审
当师生在“网上财务报账”系统填写报销单、并预约时间后, 要通过院系委派会计 (部门经费管理员) 的审核才能真正提交财务核算系统, 并打印预约报账单;审核未通过的报销单会被退回, 显示失败状态。
(四) 财务账务处理
财务人员对报销人提交的报销单进行审核, 审核无误后自动生成待批记账凭证。对于审核通过后, 报账人员持单据按预约的时间到预约报账窗口报销, 财务人员审核原始凭证与上传的原始凭证是否一致, 如无误, 通过待批记账凭证, 报账完成。选择无现金结算方式的报销款将由无现金系统在每天设定的时间自动打到报销人结算卡上, 并通过短信方式告知报销人。
三、高校推行“网上财务报账”的优势
(一) 报账流程的程序化
从报销人网上填写报销单开始, 到授权领导网上审签, 再到部门委派会计预审, 财务人员接收单据进行审核生成记账凭证, 自动支付资金等一系列过程, 均实现了报账流程网上的程序化。
(二) 提升了财务服务质量
报销人将单据交至财务人员审核后即可离开, 减少了报销人员的等候时间。报销资金支付后, 短信提示信息发送到报销人手机中, 报销人可以随时了解报销资金的情况。
(三) 提高工作效率, 保障资金安全
首先, 授权领导在网上签批报销单, 极大节省了领导和师生的工作时间。财务报销环节由审核制单、复核、支付三个环节减少至审核、支付两个环节, 减少了制单工作量, 提高工作效率。其次, 报销资金转入个人银行卡或单位账户, 实现无现金支付, 减少现金流, 规避现金风险, 保障了学校资金安全。
四、顺利推行“网上财务报账”系统应注意的问题
(一) “网上财务报账”系统的安全性
“网上财务报账”系统的安全性是系统构建的首要前提, 确保信息和数据不被修改或毁损, 其存储的财务数据应严格保密, 由于系统的建立必须依托于互联网, 以网络作为信息传输和共享的基础, 因此在构建系统时必须充分考虑系统的安全性和保密性。
(二) 加大“网上财务报账”系统推广的宣传力度
“网上财务报账”系统的建立, 是对传统报账流程颠覆性的再造。为了顺利实施这项改革, 高校财务部门要事先广泛听取学校不同层面的师生意见, 根据学校的自身特点, 做好详细的实施方案, 争取学校师生对财务报销工作改革的理解、支持和配合。利用校园网络平台, 在学校或财务网站上及时发布“网上财务报账”系统的相关规定等信息知识, 积极宣传推广“网上财务报账”的优势及实施方案。
(三) 科学设计系统实施方案, 不断完善财务管理制度
在全面实施“网上财务报账”前, 可选取3-4个有代表性的二级学院和行政部门进行试运行, 在实施“网上财务报账”的过程中, 网上报账岗位人员在受理网上报账业务时, 要做好有关“网上财务报账”的解释、宣传工作。同时, 为配合“网上财务报账”系统推行的需要, 应及时修订和完善各项管理制度, 如:《“网上财务报销”业务流程》、《网上财务报销须知》、《“网上财务报销”系统操作规程》等制度。不断完善内部控制制度, 防范财务风险, 保障“网上财务报账”系统的顺利实施。
(四) 报销界面人性化的设计, “网上财务报账”流程科学设置
由于“网上财务报账”系统报销数据录入的前提是将原始票据进行分类汇总, 录入信息要按报销单类型分别填写, 如借款、交通费、差旅费等。因此, “网上财务报账”系统对报账人的财务知识水平要求相应较高。虽然高校师生属高知识分子, 但隔行如隔山, 许多师生对财务制度不甚了解, 况且过强的专业性财务知识, 使得很多师生在票据整理、报销单类型、项目选择等方面常常很困惑, 再加上对“网上财务报账”系统中的报销单填写、支付方式填写、报销单查询修改等操作等不熟悉, 往往容易出错。这就要求“网上财务报账”系统报销界面的设计需要根据高校的实际情况, 设计出既能符合财务制度要求又兼具自身特点的报销界面, 最好实现“傻瓜”操作界面。
在“网上财务报账”系统操作流程中增加院系委派会计 (部门报账员) 预审环节, 这样能避免众多不合格的报销单申请, 造成系统混乱, 浪费双方时间。
(五) 实现“无现金支付”系统自动结算
“网上财务报账”系统的终极目标是“无现金报销”, 目前, 许多高校已实现网银支付或公务卡支付来实现无现金结算, 但这些结算都需要二次录入金额、账号等支付信息, 这既增大了差错风险又增加了财务人员的工作量。而通过“无现金支付”平台系统, 达到高校财务系统与银行系统的无缝对接, 实现银行自动实时付款的全自动资金管理模式, 资金支付摘要和支付金额全部从账务凭证分录中自动提取, 无需出纳二次录入, 将差错率降低为零。并且可以实现银行账号自动对账, 极大的减轻了出纳人员的工作量, 保障了学校的资金安全。
“网上财务报账”系统是以网络化、信息化、自动化为手段, 改变了传统报账方式, 实现报销单填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化、资金支付的及时化, 全面提升财务服务质量和管理水平, 使财务工作更好的为高校管理工作服务。
参考文献
[1]孙思惟, 段宏勇.基于INTERNET的高校网上预约报账解决方案[J].教育财会研究, 2009, (5) .
[2]许志俊.高校网上预约报账实践的思考[J].会计之友, 2011, (33) .
网上报账模式 第2篇
1.1 人力资源高效化利用
众所周知,在传统的高校财务报账活动中,报账主体包括校园、教师、学生三部分。其中校园报账普遍囊括教材采买、基础设备建设及行政消耗等,这类经费比例超过报账的八成,且呈现集中性,财务人员管理较为方便。相反,教师、学生报账虽然占比不足两成,但其却存在频率大、数额小、杂项多等特点,财务人员若想将其整理、核审、归纳与入档需要耗费较大精力。对此,数字网络环境下的网上预约报账模式的应用,在一定程度上调动起每个报账人的积极性,让其参与到财务管理的填写、提交环节之中,节省了财务管理人员很多时间,从而提升了人力资源的使用效率。
1.2 财务信息对称性提升
分析传统的报账模式可以发现,报账人往往不能很好地追踪、了解自己报账内容的审批情况与审批进展,从而产生对报账系统的不满。此外,因为信息的不对称与不公开,传统报账结果的经费运用情况并不能及时反馈给报账人,并造成报账人在课题开展、活动筹划、办公用品及实验用品填充时产生超支、串位等情况。对此,利用网上预约报账模式打造的报账平台进行信息交互,财务报账人可第一时间了解报账进展力度,并对财务预算使用情况有所了解,最终实现报账体系的信息对称。
2 网上预约报账模式融入高校财务管理存在的问题
2.1 财务信息录入操作不规范,人员素质培养力度不足
当前,影响网上预约报账模式于高校财务管理中应用的重要问题之一是财务信息录入操作的不规范,而细致分析该问题产生的原因,则要追溯到人员素质培养的力度不足之上。可以说,从当前网上预约报账模式的应用情况来看,其操作不规范大体表现在固定录入人员及专业报账者的缺失,因此使报账填写部分信息不规范。众多的报账人员在进行报账中可能对网络操作不熟悉,对填写规范不了解,更喜欢当面沟通等心理与行为因素的影响,从而造成其在进行网络报账时填写不科学。对此,针对报账填写的培训不够规范,并未使报账填写项目规范在各科室之间普及,网上报账表格的应用与注意事项未列入报账培训中,造成报账人员报账素养不强,应用能力欠佳。
2.2 财务信息报账制度不健全,网络报账平台建设不到位
综合以上两点问题不难看出,现阶段网上预约报账模式应用于高校财务管理之中还存在不成熟之处,而其不成熟的基本原因除人员素养不高外,财务信息保障制度建立不完善,网络保障平台建设不到位也是重要的问题所在。从现阶段网上财务报账的工作环境来看,填写规范不完善,配套监督检查设施不全,以及数据备份、管理体制未建立,都严重影响了网上预约报账的安全性与稳定性。此外,网上预约报账平台打造对不同客户所提供的权限也有所不同,无论是财务信息、报账信息,还是个人资料,登录权限,以及登陆后的操作权限及信息更改权限都需要极为严格的机制划分与审核,但从目前网上预约报账发展来看,其相关平台建设还优待进一步完善,运营、管理、数据备份与信息质量保证仍需加强。
3 网上预约报账模式融入高校财务管理的优化方案
3.1 基于规范落实复合型人才培养
当前,为保证网上预约报账模式科学融入高校财务管理体系,贯彻与落实操作规范尤为必要。科学建立良好的规范培养体系,行之有效地将规范操作贯彻于高校内部人员心中,保证其在未来的报账工作中根据规范进行合理操作。对此,针对高校各组织部门及个人进行网上预约报账规范教育,并将开展定期抽查、定期培训,确保网上预约报账人可规范填写,降低因填写不规范导致的报账提交失败,报账核准时间长等情况。此外,为确保报账复核快速,及时高效的拨款给报账组织或个人,高校财务管理机构应针财务审核人员进行科学化的培训,配合“十三五”规划针对会计、审计人员的发展指导,培养具备审计素养、核查素养及信息化素养的现代化会计人员,以便其应对网上预约报账时可更快速、精准、高效地核准、审批报账项目,尽量减少报账耗时。
3.2 基于平台优化建立报账制度
科学培养人才,积极维护网络安全,将为网络平台优化奠定良好的基础环境,在此之上,利用监督管理思维,建立网络报账制度,从而加强对网上报账操作的有效监管,将可确保网络报账模式的发展科学。对此,根据网络报账的基本流程拟定网络保障的规范制度,将其通过建立完善的培养模式渗透于各校园组织及个人的报账行为中,确保网络报账填写规范。在此基础上,建立良好的监督管理体系,定期审核网络用户权限及其操作,对操作失误过多的用户进行行为规范再教育,以便其在今后的报账填写中可以注意不再重复犯相同的错误。此外,在建立网络报账平台过程中,应注重延伸制度的建立,将网上报账这一平台融入到校园网建设之中,借助互联网络扩大报账平台的应用场合。
综上所述,数字技术的日渐成熟令现代管理体系开拓出全新的管理模式,其中高校财务管理借助网上预约报账模式的应用可实现财务管理的优化发展。因此,应对网上预约报账开展存在的问题,从人员培训、安全监控、制度建设等角度出发,拟定科学的发展策略,优化高校财务管理体系。
摘要：数字技术高速发展促进现代社会稳步建设的同时,为诸多管理工作提供了良好的优化手段。其中,单就高校财务管理而言,数字网络便为其财务报账提供了全新的管理手段。可以说,以网上预约报账模式开展的财务报账正逐步取代传统报账模式,成为现代高校财务管理的重要组成部分。
关键词：网上预约报账,高校,财务,管理
参考文献
[1]叶萍茹.互联网+高校网上预约报账体系构建模式研究——以西北大学为例[J].西部财会,2016(2).
对提升高校网上报账效率的思考 第3篇
一、高校网上报账的基本流程
网上报账的基本流程是:项目经费负责人通过登录学校财务网上报账系统,将全部经费项目或某个经费项目授权给其他教职工、研究生进行网上报账操作;由经过授权的人员登录网上报账系统,选择报销功能选项,根据经济业务分类,在网上填写基础信息、业务类型和报销单等报账信息,系统自动生成预约报销单,打印预约报销单,项目负责人在预约单上签名确认,报账人员连同分类张贴好的原始票据装进网报袋,向财务部门指定投递点投递网报单。财务人员扫描预约报销单条形码或二维码,调出预约报销内容,审核后自动生成记账凭证;稽核通过后,由出纳人员将报销金额,通过网银转入报账人员指定的公务卡或工资卡,对公业务,通过网银或汇款转到对方账户,即完成报账业务。
二、高校网上报账的优点
实施网上报账后,报账人员不再受财务办公时间和空间的限制,只要有网络,可以在任何时间、任何地点进行网上填写报账信息和预约制单,大大节省了报账人员的时间。网上报账同时实现了报账录入工作的远程操作,财务人员扫描预约报销单后,只需对原始单据进行审核,在规定权限内对网上报账系统数据进行确认或修改,网报系统会根据预约单的内容自动生成记账凭证,这样既缩短了报账时间,又减轻了财务人员录入凭证的时间,缓解财务人员的工作压力,使财务人员更好地服务全校师生,提高报账效率和服务质量。
三、高校网上报账存在的现实问题
1.网上报账返工率高,报账效率不升反降。实施网上报账后,报账人员不用再到财务处,财务人员在审核过程中遇到不合规或不合法票据时,通过电话或短信与报账人员沟通,解释票据的合规性、 经费额度超支、审批手续不齐全、业务分类不符合要求等问题。电话或短信沟通明显没有面对面沟通效果好,许多问题在电话中沟通不畅,有的需要报账人员对有关票据进行情况补充说明,有的需要报账人员到财务取回报账单据,完善相关报账手续后,再次进行网上预约单填报投递。随着网上报账业务量的增加, 待退返工单据越来越多,财务人员耗费大量的时间精力进行电话或短信沟通,报账人员取回单据时,又要费时查找退回的单据,网上报账返工率高,报账效率不升反降的问题。
2.投递单据不规范,票据整理耗时低效。报账人员在网上报账时,对业务分类不清楚,票据分类张贴不规范,杂乱无序,特别是差旅费报销,计算出差天数及出差补贴时容易出现差错,甚至有的网报袋中塞满多份杂乱的原始凭证和预约单据,财务人员审核单据前,需要对预约单及原始单据重新进行整理分类张贴, 重新计算和修改报账金额,耗费大量的时间和精力,工作效率低下。
3.报账人员不固定,网报问题重复出现。报账的政策性和原则性强,相关手续繁琐,报账人员通常需要掌握一定的财务报销常识,才能顺畅地办理报销业务。 有的学院、部门报账人员不固定,报账单据投递后,一次性报账成功率往往不高, 特别是科研课题经费的报销,研究生替导师报账的情况较多,研究生流动性大, 财务人员反复沟通指正后,经常报账的研究生熟悉各项规章制度,报账规范熟练了,也差不多到了毕业的时间,随着新的一批研究生的到来,网报老问题重复出现,财务人员又得从头反复纠正。
4. 财务规章制度多,执行文件有偏差。报账人员面对诸多的财务规章制度, 网报时不一定及时了解详细信息和要求,大多凭感觉填报,在有的项目开支不确定的情况下,有的报账人员会将报销内容随便放在可以点击列支的项目下, 网上报账信息填写常常有误。近年来,许多财务新规定、新制度相继出台,每个财务人员审核单据时,执行文件难免会有出入,对于部分复杂的会计业务,不同的会计人员前后解释相异,要求报账人员补充提交的资料不同,出现审核报销尺度不一致的情况,导致报账人员在办理报账业务时多次往返财务处,增加了报账人员的时间成本,有的报账人员甚至从心理上觉得财务部门故意刁难,形成怕报账、报账难的局面。
5.网上报账系统维护不及时,工作效率受影响。网上报账主要依靠财务系统运行,一旦系统出现故障,网上填报信息和网上审核报销都会受到极大地影响, 甚至瘫痪。有的系统问题需要技术人员远程操作,有的问题需要现场解决。由于财务人员多以会计专业出身,专业系统维护人员缺乏,近年来全国高校大力推进网上报账,软件供应商售后服务人员有限,基本在全国各地飞来飞去,软件售后维护及响应速度慢,网上报账系统维护不及时,直接影响了网上报账的效率。
6.签字审批没有网络化,耗费大量的时间。不同类型的经济业务报销,需要相关经费审批人根据不同的权限签字审批,部分经费报销需要多个部门领导签字审批才能报销,只要其中哪一个环节的领导因出差、开会等原因不在岗,就可能延误报账时间,报账人员办理签字审批手续过程中耗费了大量的时间和精力。实行网上预约报账以后,网上报账和网上签字审批没有达到网络化对接,报账人员填报完网上报账预约单后,依然要拿着单据找有关领导签字审批,耗费了大量的时间精力,网上报账的优势没有充分发挥出来。
四、提高网上报账效率的对策
1.建立有效的沟通渠道,加强沟通联系。财务部门通过校园网或财务网站,将报账流程、常见问题处理、分类填制单据、张贴票据规范要求等,制作成视频或PPT演示在网上发布;及时更新网站上的财经法规、学校财务相关的规章制度及财务规定;建立财务报账QQ群、微信群等交流平台,专人负责收集意见及答疑网上报账问题;定期或不定期到各学院、部门走访调研,及时传递财务信息和要求;分析现有网上报账流程,进一步优化网上报账流程。通过有效的沟通渠道, 增强报账人员对财务人员的理解和支持,提高网上报账成功率。
2.分层次开展网上报账培训,提升财务信息质量。财务部门可以针对学校不同层次的人员,定期开展一些网上报账知识的宣传和培训,例如针对全校教职工,印发网上报账指南或手册,详细介绍报销的各种要求及规范;针对项目经费负责人开展如何网上授权审批,各类经费的使用规定,常用财务规章制度的讲解等培训;针对报账人员开展如何网上填报单据,如何将相同的经济业务进行合并操作,网上报账流程、常见问题处理、真假发票的辨认、发票的分类整理、 票据的规范粘贴等培训;针对财务人员开展业务交流座谈会、日常财务政策解读、业务工作手册指南、网上报账操作等培训。通过分层次培训,提升网上报账财务信息质量,减轻财务人员工作量,提升报账效率。
3.现场接收网上报账单据预审,减少返工率。对没有固定专、兼职报账人员的部门或学院,取消到投递点投递网上报账单据流程,财务处现场接收网上报账单据,收单员对项目经费开支范围、开支标准、签字审批手续、票据真假、票据张贴是否规范、报销单据是否齐全等简要预审,发现问题及时指出,由报账人员及时更正或进一步完善报账手续。通过现场收单预审,事前发现问题,及时沟通规范,提高网上报账单据的质量,避免事后财务人员大量的电话或短信沟通,减少返工率,提高网上报账效率。
4.部门或学院确定网上报账联系人, 架起沟通联系的桥梁。部门或学院确定报账联系人,财务部门定期召集这些人员进行培训和座谈,同时由联系人收集和反馈学院部门网上报账存在的问题建议。联系人在各自单位负责协助报账人员完成网上报账工作指导,宣传和解释财务规章制度。通过联系人这个桥梁,加强财务部门与报账人员之间的交流与沟通,有利于报账人员方便、快捷、规范的办理网上报账及投递单据业务,提高网上报账效率。
5.培养或引进系统管理员,确保网上报账系统高效运转。网上报账推行后,财务信息系统管理员的工作变得更加重要。高质量快速的软硬件维护工作,可以保障网上报账系统的高效运行。系统管理员需要具有计算机专业知识及财务管理知识的人才,能够解决一些日常的技术问题,精通财务系统的操作方法,保障设备的正常运行。财务部门可以在部门内培养或引进系统管理员,在系统出现故障时,及时处理,或联系软件公司通过远程操作解决问题,确保网上报账系统高效运转。
6.完善网上签字审批功能,实现经费审批网络化。高校可以在OA网络办公系统上,完善网上经费审批签字功能,使经费审批人无论在什么地方,只要有网络,登录系统,即可完成签字审批手续。 为了让经费审批人清楚审批内容,可以将原始凭证扫描上传,作为附件,方便审批人查阅。财务人员将项目经费负责人电子签名模板存入财务审核报销系统, 审核时比对签名,确保签名的真实性。通过网上经费审批功能,报账人员不用来回找领导签字,为报账人员提供高效便捷的服务。
摘要：随着国家教育经费投入比例的提高,科研经费量的激增,招生规模扩大带来的事业收入增加,新校区建设贷款投入等,高校财务呈现资金来源渠道多元化,经济活动多样化的特点。财务人员报账的难度和工作量日益加大,网上报账的出现得到了越来越多高校的推崇,但同时也出现了诸多的问题,如何提升高校网上报账效率,是亟待解决的问题。文章通过对高校网上报账的流程、优点及存在问题的思考,提出解决的对策,以期提高网上报账效率,促进财务管理。
高校网上预约报账系统的设计构想 第4篇
现在互联网已经广泛普及,数字化校园网建设也日趋完善,这为高校财务报账模式逐渐转向网络化、信息化、数字化提供了有力的支持,网上预约报账成为高校财务报账流程的变革方向。网上预约报账模式使传统电算化报账流程中部分耗时的整理与手工录入信息环节能在报销大厅以外的场所完成,减少报账人的等待时间,提高了财务部门的工作效率和服务水平,可以有效解决“报账难”问题。凡是预则立,高校网上预约报账系统在实施前要做好顶层设计,不能解决了报账难问题,又带来了其他问题。
一、设计原则
(一)前瞻性
高校网上预约报账系统是以目前的财务管理现状为基础进行设计的,不可避免地带有当下的管理水平烙印,所以必须在设计时就要充分考虑如何为日后管理模式的发展预留拓展空间,要有预见性、前瞻性。如涉及到政策性、规定性的因素(参数),在初始化设置时尽量可以由操作人员根据政策设定,提供政策接口。一定要尽量避免将现有管理模式以信息化的形式固化起来,从而带来新的僵化问题。
(二)适用性
网上预约报账系统的界面要友好,报账人员和会计人员都能方便上手,易于掌握。要将内部控制制度内嵌到流程中,在系统中实现各项规定的控制。报账人员使用的界面要随着操作流程的进行及时提供各项制度规定的链接查询功能,以便报账人员充分了解会计规定,从而更好地理解会计人员工作的难处,减少矛盾的发生。网上预约报账系统要达到双赢的目的,报账人员和会计人员都要能从中受益。报账人员没有受益,系统就难以推广,会计人员没有受益,会计就无法从繁重的报销业务中解放出来。
(三)安全性
系统信息化程度越高,各项工作对系统的依赖性就越强,系统出问题将直接影响到全校财务工作的运行,所以必须保证网上预约报账系统的安全可靠。安全性可从以下几个方面考虑,一是硬件,服务器必须质量可靠,定期强制更换,不能带病运行;二是数据,必须及时备份,有条件的要异地备份,多校区的学校可以校区间备份,兄弟高校可以互帮互助,对等异地备份;三是人员,系统管理员是负责系统维护、保证系统安全可靠运行的重要岗位,一个学校至少有两人能够胜任该项工作。
二、设计思路
首先,单一的特点突出的业务,可以单独设计模块,比如差旅费报销和购置固定资产报销,就可以分别设计差旅费报账模块和固定资产报账模块。
其次,一般性支出业务,按照基本支出和项目支出设置模块,在模块内采取层层分支选择操作模式,之所以采取这种模式,是为了方便自动生成凭证的设计。
基本支出模块,第一步,可以分成教学、教辅、行政、后勤、离退休和其他等部门;第二步细分到二级单位,即各学院部处。
项目支出模块,第一步,分成教学、科研、行政管理、后勤保障和其他等项目;第二步细分到每个具体项目。
三、界面设计
首先,差旅费模块界面,录入界面采用大家熟悉的差旅费报销单格式,利于掌握上手。重点是初始设计各项目参数时要考虑周全,系统管理员可以按照差旅费文件增减涉及的项目参数和项目间的关系规则,比如带车的不能发生车票机票,这种情况要能在初始设置里进行规则控制。录入结束后,自动计算报销金额,保存数据后可以生成并打印差旅费报销单。
其次,固定资产模块界面,重点是资产管理系统和财务管理系统通过网上预约报账系统可以无缝对接,在完成报账功能的同时,资产部门也完成了实物明细账的登记,保证了资产明细账和会计总账的一致性。
第三,项目支出模块界面,进入界面后先选择项目分类,如教学项目、科研项目和行政项目等,再选择部门名称,然后输入(或选择)具体项目编号,进入到录入数据界面。录入数据界面采取数据表格式,按照数据表的结构布局。第一行是按照会计明细科目设置的字段名称,如办公费、印刷费、邮电费、培训费、其他商品和服务支出等。在每个明细科目的下面(即第二行)注明具体的名目和限制,因为科研项目支出业务量巨大,所以下面以科研项目支出为例介绍下各科目的名目和限制。例如,印刷费可以报销的名目包括出版费、资料费、文献检索费、复印费;其他商品和服务支出可以报销的名目包括科研综合成本、管理费、税金、手续费、专利申请费,但纵向科研不能报销赞助费。如果实行预算控制,在明细科目下面的第三行显示相应的预算余额。报账人员按照具体要求将原始票据分类粘贴,依次将票据金额按列填写到相应费用项目,便于统计各项费用科目的金额和附件张数,当该项金额合计大于预算余额时系统将提示该项费用已经超出预算,有超出预算的情况是不能保存数据的。核对无误并保存数据后,就可以打印出本次预约报账的汇总表。
第四,基本支出模块界面,进入界面后先选择部门属性,再选择部门名称,然后进入数据录入界面。数据录入界面基本与项目支出模块的界面相同,只是会计明细科目名称是基本支出下的明细名称,第二行是列支名目的说明,第三行显示预算余额,报账人员按照说明将单据分类录入相应的费用项目即可,操作和流程同项目支出,不再累述。
各模块具有填写(或选择)汇款信息的功能,如收款人名称、银行账号、开户行等信息,便于银行出纳汇款。
界面要直白易懂、操作简单、交互友好,在体现各项规定的同时,要能够在当前的步骤时提供解释和依据。比如差旅费界面可以提供差旅费文件链接,科研报销界面提供财务最新规定的链接。
四、自动生成凭证设计
报账人员通过报账界面录入数据,打印出相应的预约报账汇总表,汇总表右上角有编号和条形码(或二维码),会计做账时通过编号查询或直接扫码调出系统自动生成凭证的底稿,经过适当修改即可完成凭证制作。所以,自动生成凭证底稿的设计是网上预约报账的重要环节。因为在界面设计环节就已经充分考虑到自动生成凭证的问题,所以现在反倒相对简单了。
差旅费和固定资产的账务处理比较单纯,凭证设置也较为简单,这里不再累述。下面以基本支出和项目支出为例谈下对自动生成凭证的设计。
基本支出,在界面录入环节中,报账人员已经依次选择了部门属性、部门名称,填写了明细科目表。例如依次选择了“教学部门”、“经济管理学院”,明细科目表里在“办公费”、“印刷费”、“邮电费”的对应列里按照原始单据填写了金额。这样,借方科目即被依次确定,贷方科目可以按照大概率发生几率设置,如零余额账户用款额度或常用的银行存款基本账户。形成的凭证分录(底稿)如下:
借:教学事业支出—办公费(部门:经济管理学院)
印刷费(部门:经济管理学院)
邮电费(部门:经济管理学院)
贷:零余额账户用款额度
银行存款———(基本账户)< 汇款信息>
项目支出,在界面录入环节,报账人员依次选择了项目分类、部门名称、项目编号,填写了明细科目表。例如依次选择了“科研项目”、“文学院”、科研项目编号“05N15020001”,明细科目表里在“印刷费”、“咨询费”、“专用材料”的对应列里填写了金额。借方科目即被依次确定,贷方科目设置办法同基本支出。形成的凭证分录(底稿)如下:
借:科研项目支出—印刷费(部门:文学院)(05N15020001)
咨询费(部门:文学院)(05N15020001)
专用材料(部门:文学院)(05N15020001)
贷:零余额账户用款额度
银行存款———(基本户)< 汇款信息>
上述凭证分录是凭证底稿,会计可以根据实际情况修改调整(如进一步区分财政补助支出或其他资金支出)即可生成正式凭证。
五、信息反馈设计
报账人员通过网上预约报账系统,还要能够实时查询单据处理流程的反馈信息,可以充分利用智能手机的便利,通过智能手机也可以网上预约报账、网上查询,单据处理流程信息可以像快递信息一样及时通知到报账负责人。
财务部门的工作涉及到学校的方方面面,牵一发而动全身,推广网上预约报账系统时,可以先易后难,先试点业务量大的,再试点业务量小的,步步推进。要加强宣传,可以采取开会动员、现场演示、网上发布操作指南和教学视频等方式,让报账人员充分了解该项工作的积极意义,从而充分理解财务部门采取的相关举措,进而积极配合网上预约报账工作的顺利开展。
参考文献
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[3]梁霁宁,罗俊强,沈哲.基于用户体验的高校无等候报账系统实践[J].教育财会研究,2014(2)
高等学校网上预约报账的利弊探讨 第5篇
网上预约报账,是指报账人员远程登录校内网上预约报账系统,按规定填写并提交预约报账单申请,通过网上预约系统、账务处理系统、网银支付系统的对接,实现对财务数据的自动处理。报账人员在系统上预约后,通过合适的方式将报销单据传递到财务部门,会计人员审核报销单据后办理报销,自动生成记账凭证,利用网银支付系统进行支付。
网上预约报账模式在高校财务部门的推行,避免了财务报账排长队的现象,减少了报账人员等候时间,提高了财务人员的工作效率,强化了财务管理水平。但也存在着一些实际问题,需要继续加以改进,保证网上预约报账系统的发展。
一、高等学校实行网上预约报账系统的优势
1.节约了报账人员的等候时间,提高了财务人员工作效率。传统的报账方式是报账人员在上班时间拿着报销单据到财务部门办理报销业务,会计人员的主要工作精力都集中在零星、小面值票据的归集、计算、录入、打印上。例如出租车票、过桥过路费等,这些票据面值不高,数量却很多,类似这类票据的报销加大了会计人员的工作量,使报销工作效率下降。网上预约报账的实施,让报账人员可以选择报账时间、报账地点,提交报销申请,根据自己的时间到财务部门办理业务,或由财务部门直接办理。这个过程中,报账人员参与到报销票据的整理、录入等过程中,承担了算账、记账、输入等基本工作,大大缩短了会计人员办理业务的时间,提高了工作效率,解决了报账大厅排长队等候的现象。
2.有利于宣传财务制度,促进财务关系和谐。由于高校财务人员数量欠缺,繁杂的工作使会计人员有压力,加之报账人员拥挤、排长队,有些报账人员甚至说报账需要花掉好几天的时间,报销使得两方关系恶化,师生怨声载道。网上预约报账实施后,报账人员自行对会计信息进行搜集、处理、输入等操作,逐步熟悉报销制度并掌握报账流程,从思想和心理上认知、理解财务工作,做好财务制度的宣传工作。在此过程中,报账人员的需求与会计人员的服务目标相互一致,构建了报账人员与会计人员之间和谐的关系。
3.加强预算管理力度,提升决策管理水平。网上预约报账系统与账务处理系统的数据具有对接功能,财务资源可以共享。各部门通过登陆网上预约报账系统,及时了解财务信息,根据各项经费的下达预算控制数实施报销,保证经费指标及额度的正确使用,满足预算管理的要求,提高资金的使用效益,进而为领导决策提供及时、有用的信息。
4.财务信息更具及时性、对称性。传统的报账方式下,报账人员对经费收支余额把握不准、不及时,有时出现项目串项、超支现象,特别是一些国家级、省部级项目的科研经费,项目负责人未能及时了解经费到账、使用额度等信息,造成未能及时结题等情况,给个人及学校造成了不良影响。网上预约报账实施后,财务服务与预算管理、财务核算、网上银行互通互联,将每笔业务进行清晰展示,使得相关责任人及时对业务的流通进度进行跟踪查询,实现了业务流、资金流、信息流的有效结合。
5.提高了财务管理精细化水平。网上预约报账对财务工作的流程进行再改进,实现了数据集中、远程动态、资源共享的财务管理新模式。会计人员也逐步由业务型向管理型转变,从单纯的报销业务中解脱出来,对财务活动进行事前、事中、事后的监督与分析,对收入、支出、项目需求、绩效评价等方面进行精细化管理,确保财务信息的有用性、全面性。
网上预约报账作为一种全新的报账模式有其独特的优点,但在实施过程中,还存在一些弊端,有待进一步的改进。
二、高等学校实行网上预约报账的弊端
1.网络信息不安全风险。网上预约报账系统的开放带来了网络风险,而财务数据对网络系统的安全性要求极高。由于网上预约报账系统通过高校财务平台,实行内部局域网,财务网络与外网实行物理分隔起到防火墙的作用,与外网的连接,使得垃圾邮件和病毒邮件肆意传播,黑客攻击、系统瘫痪、黑客程序时有发生,这些都将对财务安全性构成威胁。因此财务软件平台和网络系统,任何一个环节出现问题,都将影响网上预约报账顺利进行。
2.培训不到位,财务信息录入不规范。教职工忙于教学科研工作,认为报销实行预约程序麻烦,不如当面报销方便,不愿意花时间学习预约报销程序,而且要对一个完全没有财务知识的教职工,让他在短时间内成一个熟练工,有很大的难度和压力。由于培训不到位,加之在心理有抵触,使得预约在票据整理、分类汇总等录入时混淆,随意填写项目开支范围、内容,改变资金用途,不按规范进行填写,后期登录预约时发现数据录入不规范,造成部分丢失,或是预约的失败。增加了报销退单风险,重复递交,如此影响了报账的效率,也让报账人员对使用预约报账失去信心。
3.报账人员与会计人员沟通不及时,影响报账效率。传统报账模式下,报账人员和会计人员进行面对面沟通,有关报销单据真伪、合理性、合法性,经费使用范围,领导审批权限等问题可以及时得到解决。实行网上预约报账后,报账人员可以不用到现场办理,会计人员在审核单据过程中往往会有一些问题需要询问报账人员,这时只能采取电话沟通,如果电话沟通不顺利,或意见出现分歧,将直接影响报账效率。
4.原始单据在传递过程存在遗失风险。原始单据上面承载着大量的经济信息,是款项支付的依据。如果高校预约报销设置投递点不合理,则存在票据被盗,或遭遇恶意破坏的风险。在会计人员退回的不合理、不合法、无法报销的票据时,报账人员没有及时去财务部门将其取回,也存在丢失或找不着的现象,这样会引发财务部门和报账人员之间的矛盾。
5.预约报销制度建设不完善。由于开放式的网上预约报账系统,对财务人员权限及操作方面规程,网络财务等配套制度的建设与监督体系必不可少。预约报销制度不完善,报销过程产生的摩擦、矛盾将无法可依、无据可查,致使摩擦增加,矛盾激化,财务漏洞增加,降低工作效率,改变报销制度改革的初衷。
网上报账模式 第6篇
近几年来, 网上预约报账系统进入了理论界和实务界的研究视野, 他们都对网上预约报账系统做了大量的研究, 而且有多所高校如中国矿业大学、山东大学、浙江大学等已先后将理论付诸实践, 实施了网上预约报账系统。
1 网上预约报账系统要实现的功能
网上预约报账系统是要通过网络实现高校教职工在任意一台联网终端上进行报销业务的相关操作, 使高校教职工的报账摆脱时间和空间的限制。
鉴于此, 笔者认为网上预约报账系统主要实现3方面的功能:实现财务数据的预处理、网上签批和网上预约报销。其中, “财务数据预处理”指的是报销人远程登录学校财务预约报账系统, 根据相关要求将事先处理的报销信息录入系统;“网上签批”指报销人将录入系统的报销信息通过网络提交给各层次的相关负责人进行审批, 实现网上签批;“网上预约报销”指报销人获取已经签批通过的报账信息后, 将这些信息提交给财务部门, 根据预约核准的时间和地点到财务办公点办理报账手续等报销事宜。只有同时实现这3项功能, 网上预约报账系统的优势才能充分体现出来。
2 各高校实施网上预约报账系统的现状
虽然目前已有多所高校实施网上预约报账, 但就目前各个大学实施网上预约报账系统的情况来看, 仅仅是解决了“排队难”的问题, 而对于报账单据的签批仍延续了传统报账方式。
在传统的签批运行模式下, 由于高校严格的, 甚至是多层次的经费审批制度, 高校报销人不得不奔波于多个部门才能完成审批工作。尽管已经实施的网上预约报账系统在多个方面较传统的报账方式已经有了很大的改进, 节省了大量的报销审核时间, 但由于目前高校实施的网上预约报账系统尚未实现网上签批, 因此网上预约报账系统仍无法达到网上预约报销全过程的网络化, 系统优势尚未充分得以显现。
因此, 如果目前能找到解决“签批难”问题的有效方法, 高校在实施网上预约报账时就能将“报账难”问题解决得更彻底些。笔者认为, 目前电子商务和电子政务中应用比较成熟的技术———“数字签名”就是一个解决报账中“签批难”的有效方法。基于此, 高校在实施网上预约报账系统时应将其往前再推进一步, 从而真正解决高校“报账难”的问题。
3 高校实施网上预约报账系统应注意的问题
关于高校实施网上预约报账系统应注意的问题, 许多文献都做了研究, 主要集中在对网上预约报账系统的宣传力度、加强业务指导培训、完善财务管理制度以及系统实施的安全性和制度化等问题。笔者认为除了要注意这些问题以外, 仍有两个问题需特别注意:
(1) 几个容易被忽视的基本问题。 (1) 高校要认清自身当前财务管理现状, 判断是否满足实施该系统的条件, 不能盲目上系统。 (2) 选取若干个已经实施该系统的有代表性的高校进行调查、交流和学习, 在此过程中, 要特别注意发现和总结该系统在各个高校后期运行中出现的各类新问题, 比如福建农林大学在实施网上预约报账系统以后出现的几个问题:网上预约报销人的身份不确定、报账预约方式不规范、报账人缺乏报账相关知识、预约报销与非预约报销存在矛盾。实施该系统的高校要尽量将产生的新问题解决在系统正常运行之前。 (3) 要持续关注理论界和实务界的最新成果, 为新系统在本校实施提供更广阔的发展空间。这3方面的准备是系统能够得到有效实施的最基本保障。
(2) 与现有财务管理系统的兼容问题。网上预约报账系统的实施必须要注意与财务管理系统、无现金报账系统之间的对接问题, 实现对财务数据预处理、网上签批、网上预约报销和实时支付的一条龙管理, 从而使报账业务突破时间和空间的限制。更进一步, 由于高校的财务管理系统与学费管理系统是分立的, 因此还要考虑该系统与非税收入管理系统的兼容问题, 促进高校财务信息化管理的进一步发展。
4 结语
高校网上预约报账系统的有效实施不仅是解决高校“报账难”问题的一个有益尝试, 而且这将是高校财务管理信息化的又一次重要变革, 它必将推动高校财务实现从“核算型”向“管理型”的巨大转变。
参考文献
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网上报账模式 第7篇
在使用网上预约报账系统之前, 高校采用的是纯手工报账模式, 由财务部门集中进行账务处理。这种报销模式存在着以下问题:
(一) 报销人员排队等候时间较长
传统的报账系统流程繁琐, 且多是手工作业, 特别是国库集中支付在高校普遍实施后, 财务人员报账的工作量增加了许多, 财务人员账务处理速度难以满足报账人员的需要。究其原因是财务人员偏少, 在高校教育事业经费不断增长及多校区办学的情况下, 财务人员编制与需求数之间的矛盾日益突出。为了适应多校区办学的特点, 许多高校差不多在每一校区都设置财务办公点, 而每个办公点财务机构岗位设置齐全, 岗位分工明确, 各负其责, 在财务人员不增加的前提下, 导致的结果只能是减少前台审核人员。尽管电算化的财会系统在一定程度上提高了报账的效率, 销单排队系统的引入也维持了报账大厅的秩序, 然而“报账难”问题并没有得到根本解决。
(二) 财务工作量大
由于国家对高校教育经费的不断投入, 高校取得的学科建设、重大实验室建设、211工程等经费大幅度上升;科研协作经费更是渠道多, 经费节节攀升。而所有这些经费的使用, 必须通过财务进行支付, 特别是校外交流活动的增加, 如出租车、公交车费、过路费等小面额发票大大增加, 在服务窗口不变的情况下, 无形中加重了前台财务审核人员的工作量。
学校条目繁多的内部报销制度, 多种补助标准, 让人眼花缭乱;领取各类报销单据、申请表让师生往返来回奔波;报销人员将大量单据送至财务部门, 财务部门既要审核原始单据, 又要审核业务流程审批, 最后才能编制记账凭证, 输入会计信息系统。因此财务凭证录入工作量也加大。
(三) 资金支付滞后, 对账困难
在传统的银行支付手段下, 资金支付受报销流程和银行处理速度的双重制约, 滞后于业务发生。同时, 大量的资金支付带来了大量的银行对账工作。财务人员工作负荷大, 且出错率高, 导致各部门、各项目在编制预算时, 无法得到及时准确的支出数据, 严重影响了预算编制的进度和准确性, 导致预算执行的准确度差。预算管理整体存在“重编制, 轻执行”的状况。
二、网上财务预约报销系统的构建
(一) 结构设计
网上预约报销系统采用三层体系架构。在三层结构中, 由于中间软件和应用服务器的引入, 可以将表现逻辑放在客户端, 将业务逻辑放在应用服务器, 而数据逻辑则放在数据库服务器端。这样大量数据的访问只与中间层的应用服务器交互, 而不会影响到数据库服务器, 使得效率得到提升。教师对报销信息进行填写、查询、修改, 将数据提交至Web服务器中。系统管理员在Web服务器端进行权限控制、科目分配、用户管理、基础数据等操作。财务处人员对Web服务器中数据进行会计凭证的业务办理。财务数据库与预约系统数据库两者可以对基础数据以及已审核的预约单据信息进行传递。所有用户均可以通过Web服务器连接打印服务器对数据进行打印形成最后的报销单据。
(二) 功能设计
针对高校财务报销业务, 主要设计以下功能:1.借款管理模块, 完成借款单录入、借款信息查询、借款信息删除、借款金额校验等。2.报销单管理模块, 包括报销单录入、报销单查询、报销单删除、报销单据记录自动计算报销合计、报销金额核算等。3.固定资产管理模块, 包括固定资产信息填报、固定资产报销信息查询、资产核算、根据报销单据记录自动计算报销合计等。4.审核功能模块, 包括借款单审核、报销单审核、固定资产审核3大模块。5.角色权限管理 (角色权限涉及所有人员) , 包括普通员工、财务人员和资产人员。不同角色人员看到的信息不同。普通员工只负责录入信息并提交;资产人员负责审核固定资产科目并提交财务人员继续审核;财务人员负责审核所有单据。
三、网上预约报销流程的步骤
(一) 登录
当用户输入网上预约报销系统的网址后, 通过用户名、密码、验证码的方式验证用户是否有效, 对有效用户记录用户身份。报账老师登录系统后, 在报销指南查看中提供对所有报账类型及各类型的使用说明的查询, 以指导报销人正确填写报账单。
(二) 报账单申请
报账老师登录系统后, 在报销指南查看中提供对所有报账类型及各类型的使用说明的查询, 以指导报销人正确填写报账单。报账人员登录网上预约报账系统, 选择报账项目, 填写报账的基本信息, 如报账费用项目、支付方式项目、支付方式等。
(三) 报账单审核
报账人员在线填单后, 系统通过设置, 自动提交给主管部门领导审批, 审批领导可以不受时间、地方限制, 利用数字签名审批业务。同时, 安全的数字签名为网上报账系统提供安全保障措施。特殊业务需要相关职能部门审核、财务主管审核, 审核通过后方可进行预约。
(四) 预约报销时间
报账人员在预约报账系统上填写需要预约的报账清单, 对于相同费用项目的报账单, 可以选择多笔进行合并预约, 并执行预约操作, 打印预约报销单。
(五) 财务入账
报账人员凭生效的预约报销单, 按照预约的规定时间到预约的财务报账点报账, 完成报账任务。财务前台审核人员依据报账人所持的报账单的流水号, 从网上预约报账系统中调出其所提交的报销单, 会计人员对报账票据进行认真审核, 包括审核原始单据和网上单据是否一致、项目、报账类型是否正确等, 审核无误后将其转化为记账凭证, 如果报账数据有问题, 财务人员可以在制单界面直接修改凭证。报账单据报账完毕后, 根据预约的报销方式, 选择无现金结算方式, 将报销款项直接打到结算卡上, 并通过短信方式通知报账人。
四、网上财务预约报账系统的特点
(一) 报账过程的物流化
从报账人网上填写报账单开始, 到相关部门领导审核签字, 再到财务部门接收报账单, 审核入账等一系列过程, 报账人均可以随时查看到报账状态, 追踪报账过程。
(二) 项目经费安全化
报账人在网上填写报账单时, 只允许本人报支有权使用的项目经费, 消除项目经费被他人非法盗用的隐患。为保证系统的安全性, 对于不同用户的登录, 自动隐藏那些用户没有权限使用的功能菜单, 并且在用户调用各个系统模块时, 系统会检查该用户的权限, 没有权限的用户将无法打开对应的模块, 从而大大降低了系统的运行风险。
(三) 费用额度制度化
报账人在网上填写的报账金额严格控制在项目预算的范围之内, 杜绝超支。报账人填写的报账金额超出项目预算时, 系统将会显示预警信息, 且无法执行下一步的操作, 这就避免产生网上可以填写而实际不能报账的问题。
(四) 财务数据信息化
项目批准人或经费负责人在规定的权限内, 有权通过网上预约报账系统查询自己控制的各项经费的结余及使用情况;年末, 可以查询本年内的实际支出情况, 以便给来年的费用支出计划和上报预算数据提供依据。
五、高校网上报销系统构建中应注意的问题
(一) 安全性
网上报销系统所保存的数据属于机密信息, 要求其安全性、保密性必须处于高安全级别, 而系统依托于实时的网络环境, 以网络作为信息传递和共享的基础, 因此在开发软件时也应充分考虑软件的安全性和保密性, 避免黑客攻击以及病毒破坏。同时, 财务部门应有严格的权限制度, 对特定使用者进行不同层次的权限划分, 充分利用网络系统的安全性和保密性、防火墙、划分网段、专用网络等措施加强系统的安全性, 确保系统的正常运行以及安全操作。
(二) 制度化
网上报销是高校财务信息化建设的基础体系, 是实现财务管理信息化的重要步骤。一套完善的报销体系必须具备完善的制度约束。制度建设应坚持科学性、适用性和系统性原则, 通过科学的分析来制定网上报销制度。在网上报销的推行过程中, 由于用户的层次不同, 难免会出现抵触情绪, 有教职工习惯了原有的报销系统, 对使用新操作系统积极性不高, 因此必须要做好解释、宣传等工作, 让用户真正体会到网上实时报销的优点。同时充分维护制度的权威性, 并切实抓好制度的落实, 以真正发挥财务信息化的合力。
随着网络的普及, 以及数字化校园网建设的日趋完善, 高校财务报账模式逐渐转向网络化、信息化、数字化, 网上预约报销成为变革高校财务报账流程的热点。网上预约报销系统的应用, 极大地推动了高校财务管理工作, 实现了财务部门日常大量单据处理的简洁化、电子化、网络化, 减少财务人员低效、繁琐的劳动, 并尽可能地减少单据处理过程中出现的人为错误, 依靠网络优势及合理的管理流程, 实现高校财务管理的规范有序, 监督有力。Z
摘要：随着高等教育的不断发展, 高校规模的扩大, 高校逐渐呈现出部门众多、人员密集、活动频繁等特点, 这也导致财务管理人员编制少与财务工作量多之间的矛盾, 使得高校“报账难”问题日显突出。高校如何创新财务报账系统, 提高服务效率, 提升财务管理水平, 不断满足教职员工对财务报账的需求, 是值得探讨的新问题。本文针对高校财务报销的缺陷, 就高校网上预约财务报销体系的构建进行了探讨, 并提出应注意的问题。
关键词：高校财务,网上预约,报账系统
参考文献
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