学院办公室范文

学院办公室范文（精选12篇）

学院办公室 第1篇

1 独立学院办公室工作的特点

1.1 政治性强, 责任重大

独立学院作为一种从事公益性事业的单位, 其一举一动都关系到学生的成长、成才和其切身利益, 更牵动无数学生家长甚至一方社会安定。而处于独立学院 (及其各单位) 枢纽地位的办公室体现上述特点更为充分, 更应学会善于从政治上观察、分析和处理问题的本领。

1.2 内政外联, 任务繁重

随着近年来高等教育改革的深化、高校与社会交往日益频繁, 以及独立学院办学规模不断扩大, 办公室的职能进一步强化, 任务更加繁重, 主要包括参与政务、办理事务、对外交往、信息处理、督促检查、保障服务等。从这一点来说, 办公室既是学校决策层的“外脑”, 又是学校的“督促检查中心”;既是各项工作得以运转的枢纽, 又是实现对外联系和交流的公关窗口。

1.3 人员结构复杂, 工作技巧性强

独立学院实行民办机制, 人员稳定性较公立学校较弱, 也使得人员结构更加复杂化, 而工作的技巧性就显得尤为重要。办公室承担着协调内外、联系左右、沟通上下的重任。对领导已决定事项, 办公室必须及时归口落实到经办单位和经办人;对教职工的请示、报告、问题, 办公室也要及时反馈给领导, 并回复处理结果。由于领导风格不同、思路存在差异, 师生的价值观念呈现多元化, 办公室人员在上传下达过程中, 非常讲究技巧, 既要谦虚谨慎、站好位置, 在“下达”过程中维护领导的威信和声誉, 又要实事求是、角度准确, 在“上传”的过程中把师生的呼声真实地反映给领导。

2 独立学院办公室工作的重点

2.1 健全队伍, 抓队伍建设

工作越繁重, 条件越艰苦, 越是需要一支战斗力强的队伍。这支队伍应当有较好的政治理论水平, 能够科学地观察和思考独立学院的教育问题;对教育工作有高度的热情和扎实的理论与业务知识;有较高的文字和语言表达能力;有强烈的事业心和责任感;为政清廉, 不贪权、不贪财、不贪色, 乐于吃苦, 甘于奉献;有大局观念、团队合作能力和较强的协调能力。

为此, 要坚持不懈地对党的路线、方针、政策进行学习, 特别是要做好“三个代表”重要思想和科学发展观的学习, 使办公室工作人员树立正确的世界观、人生观和价值观, 树立忠诚于党的教育事业的思想和爱岗敬业、无私奉献的精神。同时还要注重办公室的业务学习, 特别是要加强文字写作、信息调研、综合协调、公文处理、机要保密、档案管理等基本知识的学习和基本功的训练。

2.2 分清主次, 抓中心工作

独立学院实行民办机制, 为提高效率、节约成本, 多有小行政体制。故而办公室工作更加繁忙冗杂, 容易被具体事务缠绕, 从而忽视大事和要事。因此, 办公室在安排和部署工作时, 要坚持抓住中心工作的原则。独立学院作为高等教育机构, 其重点和中心工作就是教书育人、培养人才, 独立学院内各部门、单位的中心工作也就是围绕培养人才而展开的教学、管理和服务工作。当然, 就某一具体时期而言, 相应的阶段性的重点工作和中心工作会略有不同。因此, 办公室的重点和中心工作也要随之而发生变化, 并且要积极主动适应变化, 抓好中心工作和重点工作。

2.3 统筹全局, 抓协调工作

前面分析到了独立学院办公室方面的工作责任重大、任务繁重、人员结构复杂和工作量大, 因而需要进行协调的工作面增加。如果不注意抓好协调工作, 就会影响工作的正常运转。但协调工作不像文秘、信息、保密、档案等工作那样实在和具体, 因而容易被忽视。这就需要我们有意识的重视这项工作, 自觉主动地抓好这项工作。做到平等协商、平等交换意见;坚持公平、公正、公开的办事原则;坚持原则, 对不违反原则的事情进行灵活处理;最后, 一切的工作要落实到维护稳定团结、促进教育教学上来。

2.4 健全制度, 保长久发展

办公室是一个机构的枢纽和“心脏”, 独立学院能否长久良好发展, 其内部机构能否保持健康的运转秩序, 关键在办公室是否有一个良好的启动力。这就是我们常说的制度、规章的力量。办公室是负责机关管理的, 机关管理方面的许多规章制度, 需要办公室起草拟定, 如各种议事规则、办事规则、处理制度、工作制度等等, 都是涉及全局工作且使其保持正常运转的制度。因此, 独立学院办公室工作很重要的一个方面, 在于根据独立学院工作的各种新形势、新情况、新问题, 不断地建立和完善各种规章制度, 使这些规章制度更全面、合理、科学, 更能调动工作人员的积极性, 从而促进独立学院的教育教学工作快速、健康、有序的发展, 使独立学院办学取得良好长足的进步。

摘要：近年来, 全国各地成立了为数不少的独立学院, 成为普通高等教育的一支重要力量, 大大改善了普通高等教育资源供不应求的现状。但独立学院作为一种新生事物, 还有诸多工作内容、方法值得研讨。

关键词：独立学院,办公室工作,特点,重点

参考文献

[1]陈合宜.秘书学 (增订本) [M].广州:暨南大学出版社, 2001.

[2]田义.如何做好新形势下高校办公室工作[J].辽宁行政学院学报, 2008, (9) .

学院办公室 第2篇

药学院团委学生会办公室管理制度（试行）

为加强对学生会的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立学生会良好形象，加强各部门之间的协调与合作，确保学生会工作、活动的顺利进行，特制定本制度:

一、办公室管理制度

（一）办公室用品管理

1.办公室内物品不得随意移动，使用完毕，各物品应放回原处。桌椅要摆放整齐，不准乱堆乱放，不得存放私人用品。

2.药学院学生会各部门如有向办公室借办公用品的需要时，必须提前一天向办公室申请，所借物品需在办公室登记并签名；所借办公室用品如有损坏丢失必须及时报告办公室。

3.如有非学生会人员借用物品，必须先报办公室，经办公室主任同意后，进行登记并要求限期后方可借出；如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿。

4.办公室内书刊以及其他相关物品为学生会财产，任何集体或个人不得私自挪为他用或带出室外。若需要借出财务时因联系办公室，并做好相关登记。

5.爱护办公室内公物及所有财产，值班人员负责管理。弄脏及损坏公物者视情节给予相应的处罚和赔偿并在办公室登记。

6.增置物品时需向办公室负责人上报，汇总后统一购买。

（二）办公室使用规则

1.学生会办公室用于学生会日常工作，各部门要使用办公室，其负责人应向办公室提出申请，办公室再依据实际情况进行调配。

2.除学生会例会外，要借用办公室必须经过老师或学生会办公室批准，借用人方可使用。使用办公室时，必须爱惜办公室内的财产，如有损坏，必须立即报告学生会办公室。

3.每次活动领取办公室物品时必须有负责人详细填写借出清单，并签名。活动完毕归还物品时必须及时清点物品并由办公室确认，如有损坏须如实报告。如有非学生会人员借用物品，必须先报办公室，经办公室同意后，进行登记并要求限期后方可借出。如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿。

4.自觉维护办公室内卫生环境，使用办公室后要将物品整理好，将地面打扫干净。离开时，必须将门锁好。

(三)办公室文件资料管理

1.办公室人员存档时，要做好记录，分类存档。档案袋和档案记录薄上均要写清楚档案的存档时间、内容、页数以及存档人。

2.办公室人员应按照学生会各部门的文件袋上注明的材料名称进行分类立卷，并且用专门的登记薄记录文件的问题特征、时间特征、部门特征，以方便查找和管理。

3.未经书记、主席、办公室主任的同意，任何人不得以私人借口调用档案。调档时，办公室人员须在场做好记录，注明调档人员姓名及调档时间。

4.办公室内文件资料需要定期进行整理核查。(四)财务管理

1.学生会内部经费由办公室主任保管，如有经费支出，须凭收据进行报销，并由办公室主任进行登记。

2.所有支出的收据及发票需交办公室存档。活动物品需要记账，都必须经过

老师及办公室的同意，记账本须由办公室主任签字。

3.学生会办公室应每月进行账目的整理与汇总，并向主席汇报。

药学院团委学生会办公室考勤制度及值班制度（试行）

1.招新结束后第一周由办公室制定值班表，并通知各部门，并于第二周按值班表开始值班。值班人员应严格按值班制度、考勤制度规范自己，严格按照办公室使用规则使用办公室。

2.值班人员须至少提前5分钟来到岗位，并在值班登记表上进行签到。3.值班人员值班人员应严格按照值班表值班不得无故缺席、迟到或早退，严格遵守办公室值班制度，若有特殊情况须先向办公室请假。

4.办公室值班人员因事不能值班时，必须履行书面请假手续，如遇特殊情况未能事先书面请假的，须先打电话口头请假，事后补写假条，但事后请假无效。

5.写了假条，须由老师或办公室批准。若未经批准就擅自离开的，按缺到处理。

6.在办公室期间因事离开的，需在替代班人员到来确保值班的正常进行后方可离开，私自翘班将对其进行相应处罚。

7.进入办公室值班必须注意仪表，着装整齐，不穿拖鞋、背心值班。在值班时间不得私自翻看档案，在值班期间不准使用电脑聊天或玩游戏，应认真对待工作，严守办公室机密。

8.爱护办公室公物，妥善保管办公用品、文档等。禁止乱挪乱用办公室用品。9.耐心接待来访人员并使用礼貌用语或记录各部门及广大同学通过各种形式反映上来的意见和建议时，要认真填写值班记录；若有急需解决的问题，值班人员应立即与有关人员和相应部门联系。

如何提高高校学院办公室工作效能 第3篇

以及鲜明的特点进行简单的论述，并针对如何提高高等院校二级学院办公室的工作效能问题提出相关建议。

关键词：学院办公室 职能 特点 工作效能

1 高校学院办公室所具备的职能

在整个学校的日常运作中学院办公室所处的地位是举足轻重的，它具有连接内外、传递信息以及辅助决策的作用，同时也具备协调左右、承上启下的职能，是组成高校基层体系的核心部分。高等院校二级学院办公室的工作要求随着社会的快速进步以及我国对高等教育事业的大力投入而日益提高。所以，提高办公室工作效能可以和谐工作氛围，最大限度的对资源进行利用，提高工作人员的工作热情，有效的推动高校教学事业以及科研的发展。

2 高校学院办公室目前所具有的特点

2.1 时间性较强

随着社会的不断进步，人们越来越注重工作的时效性，各部门在下达任务的同时也会对完成任务的时间进行强调。当多个职能部门同时下达任务且所规定的期限较短时，就会提高学院办公室的工作人员解决问题时的难度，对工作效果产生了不利的影响。

2.2 任务量较大

在目前的高校管理体系中，学生、科研、教学等诸多方面的工作都是通过学院办公室来进行传达以及落实的。与此同时，学校在科学发展过程中所遇到的各种困难，也是最终需要通过二级学院办公室进行协商办理的，所以，在高等院校的发展建设中，二级学院办公室具有“承上启下”的地位，同时也具有较大的工作量。

2.3 工作要求较高

在整个的高校发展过程中，学院办公室的工作效能起到了巨大的影响作用。学院领导总是对其怀着高度的重视，同时希望学院办公室工作人员在办公过程中可以充分展现出过人的业务能力以及职业素养，可以从根本上推动学校教育事业的发展。

2.4 突发事件较多

办公室与其他相对独立的工作部门不同，在其工作过程中存在较多的突发事件，被动性较强[1]。学院办公室在处理事务时既要满足相关的指标精神，又要符合领导的要求，处理事项的方式以及程序都无法擅自做主，较强的被动性给办公室工作人员在工作的开展过程中带来了不小的难度。

2.5 学院办公室工作人员管理技能专业化有待提高

在高等院校的日常工作中，一直存在着对二级学院办公室工作人员大力使用却疏于再教育的现象，使得二级学院办公室人员往往只是对日常工作中的毫末小事进行处理，这严重制约了二级学院办公室工作效能的发挥。学院办公室工作人员缺乏系统的教育学、现代管理以及心理学等方面的专业培训，直接导致了办公室工作人员缺乏对服务职能的认识，无法跟上形势发展的脚步。

3 针对如何提高高校学院办公室工作效能问题提出的相关建议

在高校中，学院办公室工作人员所面对的基本上都是具有高素质、高学历的人群，办公室工作人员自身如果不具备较高的素质，与服务对象就很难进行交流和沟通，严重影响了工作质量[2]。而随着我国现代化社会的不断进步，高等科技水平的快速发展，信息化网络技术日益普众化发展，传统的公文和消息的传递交流手段逐步被开放、迅速的校园网所取代，工作节奏的日益加快，信息量的暴增等等，在这各方面的综合影响下，二级学院办公室工作人员唯有不断的提高自身素质才能赶上发展节拍。首先，从理论知识入手，加强对理论的学习，提高对各方面问题的处理能力。二级学院办公室所处理的工作问题涉及面非常宽泛，这就要求其工作人员需要具备全面的综合业务素质[3]。所以，应该充分的认识到提高自身综合业务素质的本质重要性，与自身工作进行结合，增强对本专业知识的学习并熟练掌握，增强自己的理论知识水平和综合业务素质。其次，高等院校二级学院办公室工作人员同时也应该具备高政策水准以及优良的政治涵养。服务作为办公室重要的职能之一，为了能更好的履行服务职能，就必须提高每一位工作人员的工作积极性，这就需要使办公室工作人员提高使命感以及责任感。最后，高校学院办公室工作人员还需要提升自身的业务能力以及科学的管理水平。在一流的大学里就应该具备一流的管理，因此，学院办公室工作人员应该对科学管理、规范管理的意识进行强化，通过对管理制度进行健全，保障各项工作顺利的进行。

长久以来，在高校学院办公室管理中一直是刚性管理占据着主要地位[4]。但是所谓的刚性管理本质上是指根据已成型的规章条例，借助各部门职权进行程式化的业务工作管理，其主要的依靠就是职责权利以及组织制度。但是随着我國社会的不断进步，人们的创新意识以及自主意识得到了加强，因此，刚性管理作为传统的管理形式在新形势下已不再适应工作的发展。这时柔性管理将逐渐的取代传统的刚性管理。首先，需要对观念进行创新，对工作思路进行拓展。唯有对行政管理观念进行革新才能高效的引导各项创新工作的有序开展。因此，高校学院办公室工作人员应该解放思想，破除传统的思维模式，勇敢向前，通过实践寻找创新的成果[5]。其次，对工作的方法进行创新。借鉴合理的创新思维，对新的内在规律进行探究，积极归纳总结工作经验，合理且科学的创造出灵活多样、丰富多彩的工作方法，提高二级学院办公室工作的活力和生机。针对高等院校二级学院办公室的日常工作而言，创新就是指借用合理的思想观念，勇于标新立异，从本学校的实际出发，敢于研究，勇于探索。这样才能为我国高校学院办公室工作开创一个充满生机、活力的局面。

4 结语

随着我国社会经济的快速进步与高速发展以及高等教育事业的蓬勃发展，加大了高等院校二级学院办公室的工作责任，丰富了办公室工作实质，拓宽了办公室工作领域，加快了办公室人员工作节奏，同时也提高了办公室人员的工作标准。因此在这个形势下，高校学院办公室只能不断对工作效能进行提高，对自己进行严格的要求，才可以与快速发展的教育事业相适应。

参考文献：

[1]江瑞芳.克服职业倦怠 保持工作热情——关于高校学院办公室工作人员职业倦怠现象的探析[J].中国高等医学教育，2010，01：47-48.

[2]宋志刚.如何提高高校学院办公室管理的科学化程度[J].现代交际，2010，10：202.

[3]王慧珍.浅谈如何提高独立学院办公室工作的质量与效率[J]. 当代教育论坛（管理研究），2011，05：36-37.

[4]郑琦.高等学校学院办公室工作及考核评价体系研究[J].南昌教育学院学报，2012，06：92-93.

[5]陈虹.关于提高新形势下高校二级学院办公室工作水平的思考[J].国际医药卫生导报，2005，13：55-56.

浅谈学院办公室管理 第4篇

关键词：学院办公室,科学管理,措施

学院办公室在学院的组织体系中占有重要位置, 发挥着承上启下、协调左右、联系内外的重要功能, 承担着参谋助手、督促检查、综合协调等重要职能, 是展示学院管理水平和精神风貌的重要窗口, 是学院管理的中枢神经。在新的形势下, 如何提高学院办公室工作水平, 使高效、更好地发挥其职能作用, 都具有重要的意义。

一、学院办公室的工作

办公室工作管理科学化程度的高低, 直接关系到全院工作水平和层次的高低。

(一) 学院办公室是领导的好参谋

办公室人员要充分发挥主观能动性, 充分了解情况, 及时准确地提供决策所需的数字和资料, 抓住机会巧妙提醒, 积极为领导出谋划策。要把工作想在前面, 全身心的协助领导进行各项工作, 并在这一过程中, 学会学习, 善于总结, 不断提高自身水平, 在完成领导交办的各项任务的同时, 协助领导做好工作决策, 成为领导倚重的智囊。

(二) 学院办公室是一个综合部门

学院办公室是一个综合部门, 负责会务、秘书、办文、车辆、接待、档案、信访等工作, 承担者办理、沟通、协调、联系等诸多事务。贯彻执行学院和有关部门的文件、决定, 发挥承上启下、内外联系、协调关系等功能, 负责处理学院的日常工作, 其每一项工作都与全局有着密切的联系, 既要直接协调方方面面, 把工作落到实处, 及时解决工作中出现的各种问题, 协助领导理顺工作、化解矛盾。

(三) 学院办公室是提供后勤保障服务部门

为学院当好总管, 为师生员工服务、为领导服务、为学院的各部门服务, 千头万绪, 要正确处理好发展与社会需要, 与师生利益、与资源整合、与和谐稳定等各方面的关系, 促进学院建设和其他各项事业协调发展。

二、做好学院办公室工作的措施

学院办公室是学院的综合性办事机构, 管理实施各项工作;在学院管理中起着中枢的作用。

(一) 管理以人为本, 提高工作积极性

管理以人为本是指在学院办公室管理活动中, 充分发挥职工的工作积极性和创造性, 达到学院办公室工作效率等目的。在平时的办公室会议中, 注意加强交流工作人员的思想, 及时解决工作中的矛盾, 提出工作中的不足, 促进各院系人员之间协调统一, 创造一个和谐的工作环境。经常与办公室人员谈话, 了解其工作心态, 特别要注意其心理的“疙瘩”, 尽早地解决心理的不愉快, 调节其工作的心态, 形成良好的团队, 达到最佳的工作状态, 实现办公室工作的高效运转。

(二) 加强绩效考核, 完善工作制度

学院办公室工作制度化规范化是提高办公室工作水平的保障。作为学院领导的秘书机构, 是承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽, 承担的工作杂事多, 小事多, 需要处理大量的事务性工作, 千头万绪。只有完善学院办公室工作制度, 严格执行办公室有关日常管理的各项制度与规范, 对办公室工作中会遇到一些突发事情或制度未明确的工作建立统一协调处理机制, 加强绩效考核, 才能提高工作效率和管理水平, 才能工作的忙而不乱, 做好各项基础工作, 为年轻人提供学习机会和晋升渠道, 提高员工积极性, 确保学院办公室各项工作顺利完成。

(三) 提高学院办公室人员素质及工作能力

学院办公室人员要站在领导的角度, 善于抓大事, 谋全局, 创造性地为决策层献计献策, 因此其人员素质及工作能力决定着学院办公室工作效率和质量。只有提高学院办公室人员素质及工作能力, 打造一支高效履职的队伍, 才能切实提高学院办公室工作效率和质量。完善外出学习工作制度, 借交流学习机会, 开拓学院办公室工作人员的视野, 增强其服务工作能力, 实现学院办公室自身的协调、可持续发展。

(四) 采用现代化办公设备, 提高学院办公室的效率

学院办公室是工作面涉及很广的部门, 信息量非常大, 它的工作内容涉及学院的全部工作, 是学院信息的“汇总地”。学院办公室日常工作要办公自动化、信息化, 应用办公软件实现灵活运用系统工程、决策科学、行政管理等现代科学知识, 向事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化, 从而提高学院办公室的工作效率。收发文件并监督实施是学院办公室最重要的工作。学院档案管理和材料积累是越来越多, 利用好现成的电子文档格式是档案管理和材料积累应用现代科学技术做好分类管理, 是档案工作现代化的重要标志, 可以利用现代化的电子计算机网络技术、现代化的通信技术等实现档案工作的信息传递网络化、档案信息缩微化, 并且提高档案的保护水平等。

(五) 勤于调研, 创新观念

对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情要及时妥善的处理解决, 对一些超出办公室的责权范围内的, 或是难于决断的事情要及时向学院领导汇报, 并同当事人解释。对工作中重点难点问题加强调研, 积极主动进行调研、收集信息, 并根据领导工作的需要对信息进行筛选、深缩, 及时、准确、全面、真实地将信息传递给领导, 为领导出谋献策;在工作中尽可能想领导之所想, 参领导之所需, 谋领导之所求, 做到谋在点子上, 参在要害处。

参考文献

[1]吴昊.关于高校二级学院办公室工作的几点思考[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.3

[2]夏爽, 胡文兵.高校学院办公室管理之我见[J].科技信息, 2007.36

[3]张頔, 代冬芳.浅析新建本科院校二级学院办公室管理[J].北方文学, 2011.5

学院办公室 第5篇

办公软件培训总结

为使团总支成员对团总支的工作有所了解，加强对电脑软件运用的能力，提高各干事的工作能力,工作水平，我们办公室组织了此次培训。在培训过程中各部门都表现了自己的工作热情，相信大家都各有所得，为今后团总支的工作与发展而努力。

此次办公室培训有以下流程：

1．以PPT的形式介绍各软件及运用方式。

2．由主任对各软件进行具体介绍，并展现各种软件运用及操作作用。

3．各干事对电脑进行具体操作

4．办公室成员进行对各干事培训效果的检验。

5．主任对此培训的总结。

这五个流程不算多也不算少，不过对于我们团总支是很重要的，无论是对我们主任，还是对各成员都有很大影响。以下是此次活动的照片：

在这次活动中，各干事都对电脑运用有了一定的了解。我想此次活动不仅仅是一个培训，而且还包含了各干事的工作决心。以上是办公室此次活动的总结，这次活动过后最主要的还是个人的收获，相信通过这次活动后，每个人都能熟练地掌握各软件的运用，为团总支献计献力，共同做好团总支的各项工作。

提高高校二级学院办公室工作的思考 第6篇

关键词：高校二级学院；办公室；工作效率

随着高校的规模逐渐扩大，高等教育的普及化，学校的管理重心不断下移，作为基层的二级学院办公室，在高校管理体制中发挥着越来越大的作用。加强二级学院办公室建设，提高办公室的工作效率，是保障高校党务、教学、科研、人事、工勤等机关部门工作高效运转的基础。

一、提高二级学院办公室工作效率的重要性和迫切性

（一）提高二级学院办公室工作效率是新形势下高校发展的迫切要求

当前，高校发展日新月异，各种改革正有条不紊的进行，这促使高校的内部管理模式必须随发展改革进行变化。二级学院办公室在高校的管理体系中起着承上启下、协调左右的桥梁作用，是重要的综合服务部门。随着高校的扩招，新的专业陆续开办，办学规模的急剧扩大，办学层次的不断提升，使得二级学院办公室的工作任务日渐繁重和复杂，管理事务也不断增多，二级学院办公室的地位和作用更加突出。因此，二级学院办公室必须抓好自身建设，提高工作效率，这样才能保质保量的完成办公室的各项工作。

（二）提高二级学院办公室工作效率是发挥办公室综合职能作用的重要保证

二级学院办公室的综合职能包含服务、协调、参谋、检查督办和信息处理，是高校管理链中起着重要的作用。随着高校办学规模的扩大，新的二级学院不断设立，高校之间、各二级学院之间及学科之间的竞争日益激烈，各方面矛盾也日益突出，这使得二级学院办公室完全履行完成综合职能的难度增大，任务加重，要求也更高，管理事务的难度、内容、复杂性不断增加，二级学院办公室的工作效率的高低直接影响着所在部门及整个学校的发展。

（三）提高二级学院办公室工作效率是实现办公室管理信息化的必然结果

当今，随着信息化建设的推进，办公条件得到了质的飞跃。办公管理信息化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革。电脑和网络的结合显示出了它的巨大发展潜力，同时也彻底改变了传统的管理工作模式，工作节奏也日益加快，信息量越来越大。学院办公室人员要与时俱进，不断学习，熟练掌握现代化办公室技术，充分利用办公软件、网络、手机的快捷性，采用多种媒体形式，管理和传输信息、处理事务，实行无纸化办公，可极大地提高办室工作效率和工作质量。

二、提高二级学院办公室工作效率的主要途径

要提高管理工作效率就必须要对管理工作实现科学化管理。笔者以实际工作为经验，对实现二级学院办公室管理工作科学化管理，提高工作效率，提出以下几点实现途径。

（一）完善办公室人员设置，明确职责分工

多数高校的二级学院办公室人员设置为办公室主任加办公室工作人员，存在一人兼数岗位职责的情况，但随着高校发展的不断深入，办学规模的不断扩大，在校师生人数迅猛增加，这样的人员设置已不能适应发展的要求。当前，在高校正式管理编制人数有限的情况下，可以增加编外管理人员的聘用，对二级学院办公室人员设置，应设立办公室主任、行政秘书、科研秘书、档案管理员、研究生秘书。同时还应该对人员结构进行优化，这包括专业结构、年龄结构、性别结构等方面。专业结构优化，就是要改变原来大部分办公室人员为政治、文史专业的情况，调整增加公共管理类、计算机类专业以及本学院所在学科的对口专业的人员；年龄结构优化，就是要注重老中青相结合，开展好传帮带工作，使办公室工作能注入新鲜的年轻力量；性别比例优化，就是注意工作的男女搭配，根据不同工作岗位的特点，安排不同的人，以充分发挥男女性别优势。除此还要明确职责分工，理顺工作结构关系，分工不分家，相互配合，互相帮助，这样才能充分發挥办公室的整体效益。

（二）加强制度建设，实现管理规范化

办公室管理规范化是指把办公室的一些常规性工作，指定合理可执行的制度，办公室人员按既定的标准、程序开展工作。二级学院办公室工作繁杂、涉及面广，要避免管理上的杂乱和无序，就必须建立严格的办事程序和一整套切实可行、健全的规章制度。因此，要想让办公室工作规范化、科学化，就必须先加强制度建设，这是提高办公室工作水平和提高工作效率的有效途径。

然后，为进一步提高办公室工作效率，促使办公室管理规范化，这就要对一些常规性工作制定可操作的程序，即明确规定办事的次序、步骤及要求。把常规性工作程序化，可以有效避免开展工作时忙中出错的情况，还可以使刚从事这些常规工作的新手有章可循，以达到提高工作效率的目的。

（三）加强队伍建设，提高办公室人员素质

加强队伍建设，提高二级学院办公室人员素质可以从以下几个方面入手：（1）加强对办公室人员的思想政治教育。办公室人员要加强政治理论学习，以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”、“科学发展观”、“中国梦”等理论知识武装自己的思想，规范个人行为。（2）加强办公室人员的职业道德建设。通过职业道德教育，不断提高办公室人员的职业道德修养，使办公室人员甘于奉献，吃苦在前，享乐在后，爱岗敬业，增强责任感和使命感。（3）加强办公室人员的业务学习和培训。要建立健全的办公室人员的教育培训制度，通过邀请专家讲座、到兄弟院校考察学习、参加专业培训等方式，增强办公室人员的文字表达能力、组织协调能力、综合处理能力等。（4）加强办公室人员的心理保健。当遇到困难、受到委屈时，办公室人员自己善于调节情绪，事事以一颗平常心对待，要具备较强的抗挫折、承失败的能力。（作者单位：四川理工学院理学院）

参考文献

[1]徐帆.以人为本 提高高校院（系）办公室工作效率[J]. 科技创业月刊， 2006（9）

高校学院办公室人员素养提升初探 第7篇

关键词：高校,学院办公室,人员素养

高校学院办公室是保证学院正常运转的中枢机构,承担着辅助决策、调查研究、协调事务、督办检查、信息处理、来访接待等各项工作,为学院的教育教学、科学研究、学科建设、人才培养、对外交流、社会服务等方面工作提供非常中央的协调和服务作用。随着高校行政管理改革的不断发展,在行政管理服务工作中,重视提升师生、来访者的用户体验和满意度,成为办公室工作的一种新常态,并对办公室人员的素养提出了新的要求。在这样的背景下,提升高校学院办公室人员素养,对办公室工作的顺利开展和学院中心工作的有效推进,将起到非常重要的作用。

一、高校学院办公室工作的特点

1. 地位重要。

办公室工作与学院全局工作密切相关,是学院的窗口科室,工作涉及面广、影响面大。办公室对上与校部机关职能部门沟通,对外与兄弟院系单位联系,对内与学院师生交流,代表学院机关的形象,在日常工作中地位至关重要。

2. 事务繁杂。

办公室工作,在宏观上涉及学院发展规划、重大决策,在微观上包含办公用房维修、师生矛盾处理;上至接待院士外宾,下至关心离退休老教师;内至保密文件,外至师生舆情,什么都要参与了解。与其他职能科室没有明确相关的工作,都由办公室兜底负责,牵头予以落实。

3. 工作辛苦。

办公室工作任务量大、时间要求紧、质量要求高、突发事件多的特点,决定了办公室工作是非常辛苦的。与其他职能科室工作相对独立、职能明确相比较,办公室工作协调性要求高,突发情况应对能力要求强的特点,也决定了办公室人员需要具备“召之即来、来之能战、战之能胜”的能力,加班加点是办公室工作的必然现象。

4. 难度很大。

办公室工作是全方位、全过程、开放型的。在领导、同事、师生、访客等不同的服务对象的工作发生交叠时,甚至很难分出轻重缓急。不同领导对同一工作发出不同指示时,要妥善予以沟通协调,既统一领导意见又要注意不产生矛盾。后勤保障类工作顺利时,默默无闻,在遇到问题时,会成为矛盾焦点,甚至代人受过。

二、高校办公室工作人员的要求

1. 要有强烈的责任感。

办公室工作人员首先应该从思想上认同“一流管理、服务师生”的理念,以强烈的责任感服务教学、科研等中心工作,本着吃苦耐劳、脚踏实地、爱岗敬业的工作态度全心全意为师生服务。办公室工作人员要以强烈的责任感和主人翁精神,对工作中发现的缺失环节及时改善,协助学院领导再各项工作开展过程中查漏补缺,为学院的整个运行系统及时打补丁。

2. 要有较高的工作效率。

首先,要求要有清晰的语言表达能力和较强的领悟能力,提高沟通的效率;其次,要求要有较强的文字表达能力和材料撰写能力,提高行文的效率;再次要求熟悉现代化办公室设备、互联网通讯技术软件等,提高办事的效率。

3. 要有较强的协调能力。

学院办公室工作多、杂、乱、繁,日常工作量大,很多时候好几个上级机关部处同时下达工作任务,且要求在较短的时间内几乎同时完成,很多情况下还涉及到学院下属各科室、系所的协同配合。这就要求办公室工作人员具备很强的协调能力,不但要能够将工作按照“重要紧急、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要”的等级梳理排序,还需要办公室人员对工作有较强的预判,并且在平时多做准备,从而实现“多做防火工作,少做救火工作”的良性循环。

三、办公室人员素养提升途径

1. 要加强理论学习,提高政治素质。

可靠的政治素质是办公室人员的核心综合素质,作为办公室人员,随时随地都要加强学习,学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”等重要思想,学习党的路线、方针、政策,学习时事热点,牢固树立全心全意为人民服务、为师生服务的服务意识,坚定正确的政治立场,不断提高自己的理论水平和政治素质。

2. 要注重实践锻炼,提升业务素质。

较高的业务素质是办公室人员做好工作的必要条件,包括执行能力、协调能力、自我调控能力等方面。办公室人员要善于把学院领导的想法变成行动,把行动变成结果,确保各项任务按时顺利完成。要善于在纷繁复杂的工作关系中妥善协调梳理,从而实现领导满意、同事配合、师生支持的工作局面。

3. 要保持体育锻炼,增强身体素质。

良好的身体素质是开展一切工作的保障条件。办公室人员往往因为工作忙忽视了体育锻炼。在日常生活中,保证规律性的体育锻炼,对在日常工作中提高工作效率,在困难工作中拓宽思路、破解瓶颈,在高强度工作中保持清醒的头脑有着不可替代的作用。

4. 要强化主人翁精神,巩固责任意识。

办公室的日常工作中,几乎没有轰轰烈烈的大事,都是琐事和小事。所谓“大象无形、大音希声”,正是这种包揽琐事和小事的工作内容,决定了办公室工作的重要程度。因而也只有以主人翁的心态,巩固责任意识,才能做好这些虽繁琐,但极重要的工作,实现学院各项工作顺利发展的根本目标。

5. 要拓宽战略视野,培养大局意识。

办公室工作人员在日常工作中要注意学习,勤于思考,既能够脚踏实地的“低头拉车”,又善于耳聪目明的“抬头看路”,时刻注意拓宽自己的战略视野,围绕学院、学校的中心任务,既能做好眼前工作的计划和落实,又能做好长远工作的规划和安排。培养大局意识要从日常抓起,平时要注意学习党的方针政策、学校各职能部处的文件、工作要点,深入实际开展调查研究,不断提升对各项工作内在联系的洞察力和把握能力。

6. 要积极探索研究,强化创新意识。

办公室工作具有一定的重复性,这就要求办公室人员要善于“在不变中求变化”,积极探索研究,勇于开拓创新,强化创新意识,创新工作思路、方法,提高工作效率,保证工作质量;更要求办公室人员要善于“在变化中求不变”,认真总结经验,勤于思考,提炼概括不同工作的相通之处,形成属于自己的方法论。

7. 要坚持廉洁自律,加强廉政意识。

办公室工作涉及面广,打交道的人多,被身边形形色色的名、利、财、色等糖衣炮弹侵袭的概率也大。在建立完善的党风廉政规章制度的同时,更要坚持廉洁自律、克己奉公、加强廉政意识,时刻保持清醒的头脑,扛得住艰苦,耐得住寂寞,抵得住诱惑。

总而言之,学院办公室作为承上启下、联系内外,协调左右、沟通各方的枢纽机构,是践行“一流管理、服务师生”的关键科室,办公室人员只有正确认知自我价值与作用,科学找准自身定位,努力提高各方面素质和意识,重视个人素养的提升,才能在建设世界一流大学的道路上发挥更好的作用。

参考文献

[1]王德祥.浅谈高校学院办公室主任的素质培养.秘书之友,2007,(04).

[2]东方.高校学院办公室管理工作探讨.经营管理者,2013,(04).

[3]肖文辉.高校学院办公室队伍建设的探讨.管理观察,2009,(8).

[4]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心.1990.

[5]辛敏英.高校学院办公室人员素质要求浅谈.广东工业大学学报,2005,(09).

如何提高学院办公室人员的基本素质 第8篇

一、培养敬业意识，增强集体观念

素质是指人完成某类活动所必须具备的基本条件，敬业是指待人处事的态度，也是一种遇事执着的精神。敬业精神是一种高度的责任感和崇高的职业道德。责任感简要地说就是把份内的事做好，是一种内在的道德要求，它是个人对社会或他人所承担的道德责任，也是基本的道德准则和规范的体现，更是一种有意识的表达和自觉的体现。做好办公室工作首先要培养敬业爱岗的精神和良好的职业道德。

敬业精神和进取精神，是一种积极的品行，是一个人进步、向上的内在动力。只有具备强烈的进取精神，才能在主观上主动承担各项工作，并尽力把它做好。渴求进步，积极进取，献身事业，在职业上获得良好的社会评价，得到他人的尊重。因此，办公室工作人员必须有良好的敬业精神，安心、热爱本职工作，并把本岗位工作当作自己的事业来做。只有这样，才能积极奉献，任劳任怨，干一行，专一行，尽职尽责做好工作。

学院办公室工作的服务范围比较广，工作量大，涉及到教职员工和学生的教学、科研、学科建设等方方面面的工作，任何一个环节出了差错，都有可能影响到整个学院的工作。因此，在安排工作、考虑问题时，必须有全局观念和协作意识。办公室在安排具体工作时，要注重条理性和灵活性相结合，对于难以把握的事务要留有空间，提前准备。办公室要与各科室相互配合、相互协作、相互支持。同事之间也要配合默契，讲协作，讲团结，集体利益高于个人利益，绝不能相互之间挖墙角，遇到困难时更要相互帮助、密切配合协作，积极想办法解决问题。

办公室人员因工作上的需要，有时或经常与领导干部接触或交往，在向领导汇报工作或完成领导交办任务的过程中，有单独和领导接触的机会，这就需要办公室人员有着良好的个人素质和道德规范，给领导提供客观的、公正的信息和资料，便于领导正确地分析问题和解决问题。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从实际工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能单从感情出发，看人行事，不能有靠近谁、疏远谁的思想和行为。绝不能把带有个人倾向的信息传递给领导，以免影响领导分析研究和判断决策，最终把工作搞乱、搞砸。

办公室处于各种人情世故和各种矛盾的交汇处，每天来来往往的人很多，各种闲言碎语也不少。这就要求办公室人员要讲正气、讲原则、有头脑，一切工作从大局考虑。不利于团结、不利于工作的话，不要讲，更不能传，以免引起误解，造成负面影响，使同事之间的关系变得紧张复杂，最终影响工作。

办公室人员还要有吃得了苦和吃得了亏的心理准备，要理性面对各种利益和诱惑，绝不能打着领导的旗号谋取私利，对于该得到的可以得到，但不一定都要得到;不该得到的决不能去捞，要为构造和谐社会树立良好的风气。在处理问题时，要有冷静的头脑、谦诚的风度，对一些棘手的事情要有耐心，不能以烦对火，不要把事情弄僵。对于某些特殊工作的处理，还应注意语言艺术，运用应变能力，通过语言艺术来表达应变能力，尽可能做到既能办成事，又不违反规章制度和原则规定。

二、强化学习意识，提高管理水平

学习是发展的需要，创新是时代的精神，是现代化建设对于每一个办公室管理人员提出的基本要求。党的十六大报告在阐述全面建设小康社会目标时提出：“要形成全民学习，终身学习的学习型社会，促进人的全面发展。”在知识更新换代、岗位变化难测的新情况下，如果不树立学习的观念，一个人的知识结构、工作能力就会很快落后于时代和岗位的要求。院校办公室人员由于工作和服务对象均为具有很高学历层次的教授、博导及专业人才，因此必须具备一定的政治理论素养、科学文化知识和相应的实际工作能力，否则就不能适应工作的新要求，甚至有被淘汰的可能。

学习意识主要来源于个人的学习兴趣、态度和能力。有了一定的学习兴趣，就必然会分享学习成果所带来的快乐。办公室工作人员首先要掌握现阶段国家的政策法规和国内外重大时事。在学习中，要注意总结学习经验，改进学习方法，增强自学能力，提高学习效率。要努力拓宽学习的知识面，注重吸收人类社会的一切文明成果，把向书本学习、他人学习和实践学习有机地结合在一起，积极探索研究学习的新方法和新思路。要善于利用零散的时间进行学习，每一个办公室管理人员都要学习政治理论，文化知识和现代管理知识，以及所在岗位的专业技术和技能，努力使自己成为拥有熟练技能的岗位行家。

目前，高校的办公室管理工作已经向着现代化管理方向发展，由于受传统管理模式的影响较大，真正采用现代化管理手段和方式的不是很多，主要表现在管理的规范化程度不高，服务的管理性不强，距离真正的规范化管理和管理型服务还有很大的差距。因此，各级领导和办公室人员要高度重视，认真研究，深刻思考，积极改进，通过管理创新，逐步提高管理的规范化程度，从而有效提高管理水平。

在规范化管理方面，我们可以借鉴一些优秀企业的管理模式和理念，了解他们比较成功的经验和行之有效的管理方法。例如：美国沃尔玛公司在20世纪60年代只是国内一个小城镇的零售商，但经过40多年的奋斗不息，在2002年一举成为全球500强排名第一的公司，创造了全球企业界的一个神话。这就在于他们有一系列严格规范的制度、法规实施细则和检查实施细则，沃尔玛总裁山姆·沃尔顿说得好：“如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。”这句话说得很实在，也很有道理，它表明了一个优秀团队所具备的良好的个人素质、积极的敬业精神和强烈的责任感的巨大作用。虽然，企业单位与事业单位无法作直接的比较，但企业单位管理中的先进思想、先进理念和敬业精神非常值得我们去认真思考与研究。社会的发展要求我们每一个公民必须扎扎实实地提高自己的素质和修养。在现代化管理方面，只有进一步加强学习与思考，不断探索新问题，才能开创新局面。

三、注重工作技巧，增添岗位兴趣

办公室工作是十分繁忙的，也是比较寂寞的，怎样才能使办公室工作不厌倦，变得有趣呢?用传统的理论说教方式是不可取的，也是行不通的，只有通过观察、积累日常工作中的每一个细节，从细节中找出有趣的规律，加以分析、研究和思考，充分激发每一个人的创造性思维，用工作成果来冲淡厌烦和枯燥乏味的心理阴影，活跃办公气氛，才能使办公室人员真正感受到工作乐趣，从而有效提高效率。

办公室是接电话频率最高的场所，记住常用的办公电话号码，已成为办公室人员的基本工作技能。但对于众多的办公电话号码如何去记呢?死记硬背通常只能是暂时应付，时间长了也就记不住了。通过研究我们发现，用联想和对比的方式来记忆电话号码可以起到较好的效果。(如：表1电话号码对照表)

表中列举了河海大学三个内线电话号码与三个城市电话区号作对比的方式，找出了这六个四位数字的特殊关系，也就是六个数字的后三位完全相同，第一位也有笔画上的联系，即“0”与“6”存在着笔画上的关系。这是一个非常巧合的规律，通过这样的比较，我们在日常工作中就可以熟练记住这些电话号码，同时又记住了石家庄市、大连市和镇江市这三个城市的电话区号，这不仅给工作带来了许多方便，而且大大提高了办公室人员的工作兴趣。同样的规律还有许多，我们可以根据不同的需要进一步去观察和摸索。在日常工作中，注意观察和留心，处处做有心人，就可以找到更多更好的小窍门，也可以为枯燥的事务性工作增添一点色彩。

在提高办公室工作技能方面，有许多工作值得去研究和探讨。在电脑网络高速发达的当今，用电脑功能为办公室工作服务已成为一种新的管理模式。电脑技能较好的同志可自编一些办公软件，也可制作小程序，通过动态画面的效果来活跃办公室的工作气氛，达到理想的效果。电脑操作一般的同志，也可以制作一些简单的办公演示文稿，用图文并茂的形式来管理和汇总日常工作数据或表格，这样可大大提高办公室人员的计算机操作技能，增添办公室岗位兴趣，更好地适应办公室工作发展的需求。

提升岗位技能，增添岗位乐趣，提高工作效率，搞好办公室工作，这要靠全体办公室同志的共同努力，更要有各级领导的支持与关心。曾庆红同志在全国办公厅主任工作会议上强调：“办公室工作要以感情留人，以事业留人，以适当的待遇留人。”这充分表达了党和国家领导人对办公室工作的高度重视和极大关怀。办公室工作的确是千头万绪、复杂烦躁，既要把日常事务处理好，又要有参与政务的能力和水平。这确实给办公室人员提出了很高的要求。只有不断加强学习、研究与思考，努力提高个人的自身素质和修养，才能更好地适应办公室工作岗位的新要求。

摘要：学院办公室是一个综合性的办事机构, 是领导的参谋和助手。办公室工作执行领导决定, 为领导提供决策依据, 起着联系上下、沟通左右的纽带作用。办公室工作的性质要求从业人员具备良好的个人素质和品行。本文就如何提高学院办公室人员的基本素质提出一些思考。

关键词：学院办公室人员,办公室工作,基本素质

参考文献

[1]汪中求.细节决定成败[M].北京:新华出版社, 2004.

[2]杨锐, 张纯.高校学院办公室团队建设的实践与思考[J].河海大学学报 (社科版) , 2004, Vol.6.

[3]胡旭宇.加强改进办公室工作, 为本科教学创优服务[J].河海大学学报 (社科版) , 2004, Vol.6.

学院办公室 第9篇

关键词：高校,学院办公室,信息

1 正确认识学院办公室信息工作的重要作用

当今, 信息对于任何单位和个人都是非常重要的, 毫不夸张地说, 高校各项工作早已离不开对信息工作的依赖。结合学院的工作实际, 无论是师生员工的个人信息、教学科研信息、学术交流与人才培养引进、学科建设信息, 还是学院形象推广语宣传, 校园日常生活与师生思想动态信息等, 在服务领导决策, 服务教学科研、沟通交流与对外宣传工作等方面都发挥着巨大的作用。

1.1 为领导决策提供必须的信息资料

决策就是为实现特定的目标, 在占有一定信息和经验的基础上, 借助一定的工具、技巧和方法, 对影响目标实现的诸因素进行分析、计算和判断选优后, 对未来行动作出决定。在某种程度上, 领导决策的过程就是信息的输入、分析处理、输出的过程。决策需要掌握大量有用信息, 否则就是盲目决策, 易导致失误。因此, 学院的信息工作者, 必须收集掌握大量详实的基础信息, 为各类决定提供基础依据;掌握教职员工及学生的想法、意见和建议, 了解他们热切关注和反映的问题, 为师生和院领导搭起一座沟通的桥梁;反馈上级各项政策及院校两方面各项规章制度的执行情况, 以确保领导的决策切实可行, 具有操作性。

1.2 为学院的教学科研提供服务与保障

高校的实力主要看其教学科研能力的强弱。随着网络和计算机的普及, 使信息的获取更加便捷、丰富。可以说, 谁获取信息的渠道多、手段丰富、信息及时, 谁就在教学与科研的发展中具备了优势。学院作为培养人才的前沿阵地, 责无旁贷地要为师生提供各种教学信息资料。这就要求学院的信息工作者要全面、及时、准确地搜集相关信息, 积极探索, 分析研究, 为教育教学改革作出贡献。另外, 科研工作也同样离不开信息的支持, 为师生提供最新研究领域和某一领域内科研的最新动态, 以上均需要以敏锐的洞察力全方位地搜集最新的信息。

1.3 为学院对外宣传方面发挥积极作用

宣传本身就是相互学习和信息交流的过程。各学院及学科都有自己的特色和优势, 同时在各自的领域里也会取得相应的成果。通过对外宣传、报道, 可以大幅提高学院的形象和知名度, 扩大对外影响;可以招鸾引凤, 吸引优秀人才, 促进学院队伍建设;可以展示学院优势, 让企业更多地了解学院的特点与特长, 有利于加强横向合作;可以进一步激发全院师生的工作学习热情和积极性, 增强学院内部的活力;可以通过信息报送, 部分重要信息可以引起学校甚至教育部的关注, 特色信息所反映的学院工作也能够在整个学校内得到宣传, 有助于推动学院的各项工作。

除此之外, 信息工作在学院的安全、稳定及日常生活方面也发挥着很好的作用。

2 提高办公室信息工作质量的几个关键问题

笔者从自身工作实践出发, 结合对学习相关信息管理成果的借鉴, 认为高校学院办公室信息工作有几个关键的问题值得注意。

2.1 在信息收集方面要着重信息的完整性与准确性

要能真实全面体现学院的面貌, 注重数据的可用性。海量信息无异是大海捞针, 往往有无处下手的感觉, 注意从可信可靠的渠道收集信息, 并由分管人动态维护, 保障信息的有效性。这是办公室信息工作的基础, 收集的信息是否可靠、可信、可用, 能不能成为可信度较高、逻辑性较强、内容完整的决策依据和参考资料, 这直接体现了学院办公室信息工作的水平。

2.2 在信息处理方面要注意信息的及时性与实用性

学院办公室作为信息收集的集散地, 对收集的零星信息要及时分类、整合、加工、处理;对反映上来的初级信息要及时认真进行筛选、提炼、归纳, 形成典型性或规律性的信息, 为领导提供有分析、有建设性的高质量高层次信息。这是信息工作者的价值所在。

2.3 在信息传递方面处理好信息的保密性与共享性

尽量做到信息传递的快速流畅、并达成沟通和及时反馈。同时要注意避免在传递过程中的事实扭曲和失真现象, 可以通过在全校建立信息反馈机制, 形成系统, 确保对信息的准确理解。

2.4 在信息保管方面实现自动化提高信息工作效率

以建立信息档案为目标, 促进信息工作网络平台的建立, 彻底改变传统的以纸质文本传输为主的工作方式, 同时, 也对信息的安全和保密性可以起到强化的作用。

3 目前学院办公室信息工作存在的主要问题

与当前高等教育的发展形势相比, 目前学院信息工作存在着信息质量不高, 信息反馈滞后, 管理工作欠规范等诸多问题。

3.1 信息的深度、广度不够

高质量的信息应该是紧贴学院的中心工作, 围绕改革和发展中的难点和热点问题, 通过深入调查研究形成的, 对领导的决策具有较高的参考价值。但目前搜集和上报的动态的、单一的信息偏多, 高质量的、综合的、有特色有价值的信息偏少。很多信息内容只是反映学院日常的教学、科研、外事接待、学术交流等方面的信息或消息, 未能充分发挥信息的服务功能。

3.2 事后信息多, 超前信息少

参谋作用是信息工作的作用之一, 它对领导的决策以及决策方案的执行情况意义重大。信息在领导决策前起着参考依据的作用, 在决策方案择优时, 起着拟定和完善决策方案的作用, 在决策方案实施过程中, 起着反馈、跟踪的作用, 因此, 超前的信息在决策过程中, 起着举足轻重的作用。但是, 这种超前信息在实际工作中极少, 而上传下达、布置工作、日常统计及报道的时候信息却特别多。

3.3 信息搜集的方式单一

当前, 因受主客观条件的限制, 思想动态类信息的收集一般采用的方式都是座谈或访谈, 而问卷调查和网络收集方法运用较少, 在一定程度上影响了信息收集的广泛性、科学性, 降低了信息质量。因而也就出现了结果性信息多, 苗头性信息少的情况, 特别是对大学生有关社会热点和重大事件的反映掌握滞后, 有可能影响校园的和谐稳定。

3.4 信息反馈机制不完善

信息工作贯穿于决策的全过程。在决策前, 必须汇集各方面信息, 确保决策的科学性、针对性和可行性;在执行中, 要通过信息反馈对决策进行调整和修正;在执行后, 还要总结经验教训, 对决策的反响如何, 执行情况如何, 后续要求如何, 也要有及时的跟踪和反馈。但是目前由于主客观方面的原因, 办公室的信息工作尚未有完善的反馈机制, 信息反馈教为滞后, 信息传递基本以单向为主, 不能及时地双向互动使领导不能及时掌握决策的贯彻实施情况。

4 做好高校学院办公室信息工作的主要措施

4.1 提高对信息化工作的认识, 加强信息化队伍建设

首先是领导重视, 真正把信息工作当做日常工作的必要内容来抓, 为信息工作创造良好的外部环境。其次, 要加强信息队伍的建设。各部门都要配备能力强、作风硬、素质高、业务精并有一定文字功力的人员到信息工作队伍中来, 建立起精干称职的信息队伍。在学院内, 要营造“人人关心信息, 个个支持信息”的良好氛围, 着力建立兼职教师信息员和学生信息员, 两支基层队伍, 形成以学院办公室信息工作人员为主导, 以两支基层信息队伍为依托, 上下贯通、全面覆盖、运转畅通的学院信息工作网络。

4.2 建立信息工作责任制, 实现信息工作的规范化

信息工作是一项系统工程, 有收集、分析、传递、处理四个环节紧密衔接, 必须有严格的制度加以保障, 一定要建立信息的收集、整理、审批、报送、反馈、催办等制度, 特别要明确报送信息紧急信息的职责, 实现责任追究制度。二是要建立一个科学合理的信息处理流程, 大量零碎的信息只有通过去粗取精, 去伪存真的处理后, 才能达到为领导决策服务, 为部门开展工作服务, 为师生员工学习生活服务的目的。三是要制定信息工作的考核、奖惩规定, 激发信息工作人员的积极性和自觉性。四是要实行信息工作领导责任制, 推动信息工作深入开展, 保证信息工作正常有序高效地进行。

4.3 紧扣教学与科研中心工作, 提高信息含金量

高质量的信息, 应该是紧贴学校中心工作, 围绕学校改革, 发展中的难点和热点问题, 通过调查研究而形成, 对领导的决策具有较高的参考价值。这就对高校及学院两级办公室的信息工作提出了更高的要求, 特别作为一线的学院办公室, 信息工作必须做到五个“实”。一是反映情况要“求实”, 坚持实事求是的原则, 客观公正地反映事情的本质, 切记报喜不报忧。二是反映情况要“求准”, 对收集的信息必须认真核实, 力求准确, 既不能道听途说, 空穴来风, 也不能断章取义, 妄下结论。三是反映信息要“求快”, 体现出信息时效性强的显著特性。四是材料分析要“求深”, 要透过事物的表象, 把握事物的本质。五是撰写材料要“求精”, 做到主题鲜明, 观点求新, 论据确凿, 目的明确。

4.4 建立信息网络, 覆盖校院的方方面面不留死角

高校办公室应主动承担起全校信息工作的重担, 把信息工作当做非常重要的大事来抓, 组织并负责建立校、院、系三级信息网络, 确保信息的全面性和系统性。要组织负责各级信息工作人员的学习和培训既要学习政治理论, 提高对信息的把握能力, 也要学习业务知识, 提高工作水平, 还要建立健全有关信息管理的各项制度和组织纪律, 确保信息报送渠道的畅通和信息报送的质量, 并保证信息的安全保密。

实践证明, 在信息技术高速发展的今天, 信息工作对于高等学校的各项工作有着极为重要的意义。高校各管理层只有加强领导, 提高认识, 解放思想, 创新理念, 建立健全信息工作科学、规范、高效的运行机制, 才能为高校教育事业铺就步向前的基石, 使教育事业又快又好地进入信息时代快速发展。

参考文献

[1]谌君.浅议办公室信息工作[J].档案时空, 2007 (8) .

[2]方小玲.关于新形势下开展高校党务信息工作的思考[J].学校党建与思想教育, 2006 (12) .

浅谈如何加强高校学院办公室建设 第10篇

关键词：高校,学院办公室,建设

高校的学院办公室在整个学校工作中是按照专业性质设置的教学行政管理组织, 是院系联系的纽带, 是基层教学单位的工作枢纽和信息中心, 起着沟通上下、协调左右的中枢作用, 承担着参谋助手、综合协调和督促检查等职能。它对上是执行落实机构, 对下是布置督促机构, 对内是管理服务机构, 对外是接待外联机构。在当前教育改革不断深化的形势下, 如何准确把握办公室工作的特点和内在规律, 转变办公室管理职能, 加强办公室建设, 不断提升工作水平, 有着重要的意义。

一、转变思想观念, 增强服务意识

服务是办公室的宗旨, 办公室工作层次和水平的提升应在服务上加以具体体现。长期以来, 工作人员习惯墨守成规, 常常被繁杂琐事牵着鼻子转, 服务层次难以提高。长此以往, 极易养成谨小慎微、但求无过、被动从属的思维定式。随着高校体制机制改革的不断深化, 许多新情况、新问题不断涌现, 以往传统的思维方式和工作方法, 难以适应新形势发展的要求。因此, 办公室人员必须与时俱进, 及时转变思想观念, 增强创新服务意识, 创造性地开展工作。

办公室的作用主要体现在工作作风和态度以及办事效率和质量上。办公室工作无小事, 稍有不慎就会“捅娄子”, 影响学院整体形象。因而在日常服务中, 要树立全局意识, 凡事要从大局出发考虑问题。办公室工作事多而急, 既要讲程序、讲规矩, 又需要态度热情、诚恳友善, 同时需要说话办事讲效率, 能办的事情不拖沓, 一时不能办的事情想办法, 办不了的事情耐心解释清楚, 自己能办的事情勿候他人。对群众的意见和建议不回避, 并能及时准确地反馈给相关领导, 为领导决策提供参考。只有“重实际、说实话、办实事、讲实效”, 服务才能赢得广大师生员工的满意。

二、加强队伍建设, 提高人员素养

办公室作为学院对内对外的一个门面和窗口, 工作人员的说话办事、言行举止、待人接物等各种行为, 从某种意义上说, 都代表着本单位的形象。建设一支政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬的高素质的办公室人员队伍, 提高工作人员的整体素养, 是新时期做好办公室工作的前提条件。

高校是培养中国特色社会主义事业建设者和接班人的主要阵地。办公室工作政策性强、责任大等特点, 决定了办公室人员首先必须具备较高的思想政治水平, 方能在大是大非面前头脑清醒、立场坚定, 应对各种复杂局面, 抵御各种风险, 经受各种考验。因此, 办公室人员必须努力加强政治理论学习, 不断提高思想政治素质。

此外, 办公室工作人员须注意加强自身道德修养:一是坚持实事求是。实事求是是办公室人员必须具备的职业道德。处理任何工作, 都必须要做到全面准确, 不欺上瞒下, 不添枝加叶, 不谎报成绩、掩盖问题, 力求实事求是。二是做到爱岗敬业。爱岗敬业是做好各项工作的前提。工作人员要牢固树立为人民服务的宗旨, 怀着强烈的事业心和责任感, 诚实诚恳、廉洁自律、克已奉公、遵纪守法。三是甘于吃苦奉献。办公室工作十分繁杂而具体, 时间紧、任务重、要求高, 而且加班加点是家常便饭。这种工作的特殊性就要求我们要有吃苦奉献的精神, 重事业、轻得失, 有甘于奉献、淡泊名利, 甘当无名英雄的高尚思想境界。

三、强化工作能力, 提高人员水平

(一) 文字表达能力。

文字表达是办公室人员的一项基本功。办公室的基本职能之一就是上传下达, 这与文字的应用息息相关。因此, 掌握好文字表达的基本功, 对办公室人员来说, 是非常必要的。办公室人员应有意识地通过丰富自身写作知识, 积极调查研究, 掌握第一手资料, 勤学苦练, 进一步提高文字表达能力。

(二) 综合协调能力。

做好协调工作, 首先必须坚持立足全局、公平公正的原则, 从全局角度把握分析问题, 以整体利益为重, 同时尽量全面周到, 照顾好各方利益。其次, 要换位思考, 真诚待人, 以理服人, 以情动人。再次, 不拘泥于既有的工作方式, 根据不同问题积极探索新的协调方法和手段。

(三) 高效工作能力。

办公室工作千头万绪, 繁杂琐碎, 只有在工作中形成高效优质的作风, 才能更好地统筹和完成好手头的工作。提高工作效率, 首先必须明确工作职责, 熟知工作内容流程等多方面情况, 这样才能做到得心应手, 游刃有余。其次, 要学会管理时间, 工作有侧重、有计划, 并善于利用零碎时间。

(四) 管理创新能力。

办公室工作如果一味地遵循旧的工作思想和方式, 往往会使人原地踏步甚至落后。因此, 在办公室工作中保持创新意识, 强化管理创新能力, 是非常重要的。办公室人员应抱着积极学习的态度, 广泛涉猎, 拓宽知识面, 提高素质。同时又要不断在工作实践中总结经验教训。

四、加强制度建设, 规范各项工作

任何高水平的管理, 都必须以科学的制度为先导。办公室工作涉及面广、头绪多, 建立健全科学完善而又切实可行的规章制度, 是办公室高效运行的基本要求。因此, 加强办公室制度建设, 将办公室工作纳入管理规范之中, 使办公室工作实现规范化、程序化、科学化, 是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。

(一) 建立岗位责任制。

明确各个岗位职责权限, 并使每项工作任务都落实到专人身上。这样既可避免权责不清, 又可避免推诿、撞车等现象发生, 同时又能做到术业有专攻, 使办公室人员更高效率、更高质量地完成各自的任务。

(二) 建立操作性强、便于督查、切实可行的考核评价和奖励机制。

对各个岗位任务的完成情况, 进行全面客观的考查。对于完成好的, 给予鼓励和奖励;对于完成不好的, 给予警告和惩罚。这样才能充分调动办公室人员的积极性。

五、优化队伍结构, 充分发挥团队效能

团队是指愿意为共同目标而相互协作的个体所组成的工作团体。团队以任务为导向, 拥有共同的目标和有效的交流合作。学院办公室是高校系统中的一个子系统, 是一个有机联系的整体, 是一个紧密合作的团体, 各个岗位虽分工明确, 但又协同合作, 加强学院办公室团队建设关系到学校的整体办学质量, 具有十分重要的意义。

团队首先是一个组织, 组织就具有结构。团队建设的任务之一就是优化组织结构。学院办公室团队是人的组织, 其岗位结构、性别结构、学历结构、专业结构、个性结构等, 都可以根据学院办公室团队建设的目标加以优化, 随着事业发展、改革进程等因素进行必要的改变。

学院办公室团队建设一要本着以人为本原则。人的素质是团队建设的关键环节, 也是团队效率的基础因素。所以, 要重视人、培养人, 重视办公室人员的基本权利和需要, 培养提高办公室人员的综合素质。学院办公室团队建设二要本着从实际出发的原则。在提出总体建设的目标、任务的同时, 注重每名成员的各自特点, 区别各人的不同情况, 在对学院办公室成员各方面能力进行认真分析的基础上, 因人而异设置岗位, 既能保证履行学院办公室的职责, 又能发挥办公室人员各自的特长。

参考文献

[1]高红琴.提高高校办公室工作效率的若干对策[J].安微工业大学学报 (社会科学版) , 2003, 20 (4) :145~146.

[2]孙旭东, 赵映振.高校办公室管理工作的新特点与新举措[J].中国高等教育, 2003 (20) :38~39.

[3]赵小林.优化高校办公室管理的有效途径[J].武汉科技学院学报, 2004, 17 (8) :135~137.

[4]许硕.浅谈新形势下高校办公室工作[J].辽宁省交通高等专科学校学报, 2003, 5 (3) :78~79.

学院办公室 第11篇

关键词：研究型学院；办公室主任；工作

20世纪末，我国的高等教育逐渐从精英教育转变成大众化教育，顺应了国际教育发展的总趋势，原教育部部长周济在2005“亚洲教育北京论坛”上发表主题演讲时表示，我国将不断推进高等教育大众化水平，到2020年实现高等教育毛入学率40%的目标，这一目标在《国家中长期教育改革与发展规划纲要（2010-2020）》（以下简称《纲要》）中也得以进一步明确，这昭示出我国推进大众化教育的决心。但是，推进大众化教育不等于放弃高精尖人才的培养，更不能降低培养质量，《纲要》中“高等教育”部分就把全面提高高等教育质量和提高人才培养质量放在了首要位置。然而，在大众化教育探索发展的10余年里，虽然随着社会总体实力的不断进步，我国高等教育得到了长足发展，但当前仍存在高等教育改革与发展速度滞后于社会发展需要的现象，对高等教育质量和人才培养质量的质疑时有发生，“钱学森之问”更是将这一矛盾推到了风口浪尖。

当前，上至国务院总理，下至高校师生，都在思考并探索解决这一问题的方法，其中，建设研究型高校或研究型学院就是很重要的方式之一。

近年来，有关研究型学院运行机制、工会管理[1]、学生培养模式[2]、人才培养模式[3]、党建工作模式[4]等方面的研究均有报道，但未见专门针对研究型学院办公室主任工作的研究报道。

学院办公室是高校各学院的窗口，办公室主任肩负着对外联络和对内协调的重任，在学院各项事业发展和政策实施过程中起着重要的纽带作用。研究型学院因其特殊的定位和使命，注定不会有太大的办学规模，而且本科教育规模在全部教育形式中所占比例也远低于一般的培养单位，这就直接导致研究型学院师资力量只能求精而不易求多，进而，办公室工作人员也就不可能太多，所以，研究型学院办公室主任工作必定要比普通学院相同职位人员复杂地多，要具备的素质也应更全面。

1.增强服务意识、强调主动服务

学院办公室工作千头万绪，但核心内容主要是服务。要干好办公室主任工作，首先必须认清这一点，只有明确角色定位[5]，摆正自身位置，工作才能顺利开展，才能得到大家的认可。增强服务意识主要是增强对服务性质和服务内容的正确认识，并在此基础上潜心开展工作，主动发现并及时完成任务。

通常情况下，学院办公室服务的对象主要是学院领导、教职工、学生。

首先，要做好学院领导的“代言人”和“工程监理人”。

领导的声音往往需要办公室主任来传达，领导的决策要由办公室主任来督办；

其次，要做好全体教职工的勤务员。

主要为大家提供年度考核、职务晋升、工资福利、通知传达、签字报账、物品采购等相关服务工作；

同时，要做好学生的服务员。

协助辅导员安排好学生的学习、思想、生活等事务，并完成日常咨询、开具证明、后勤服务等相关工作。

由于事务繁杂，所以，往往在处理这些日常事务时会出现浮躁、逆反等心理，而解决这一问题的根本方法就是始终告诫自己，要明确服务员的角色，要把握好全心全意为师生服务的宗旨，明确了这一原则，工作就会更顺心，效率也就提上去了。

但是对于研究型学院的办公室主任而言，在完成上述基本任务的前提下，还特别要注意为科学研究服务。

不但要为学院教职工的科研工作服务，还要始终注意为参与科研的学生思考，经费上予以保障，时间上予以协调，这是研究型学院办公室主任工作的一大特殊之处。

此外，作为研究型学院的办公室主任，一定得更加注意主动工作，因为研究型学院的学术氛围很浓，师生的主要精力大都集中在科研上，经常会忽略一些事务性的东西，而有些例行事务看似微小，但关系重大，从小处看，可能影响相关老师个人的前途，但从大处看，或许会影响到科研后续工作的顺利进行，甚至关系到学院的名誉和整体形象，所以，在这种情况下，办公室主任就应该从全局出发，想领导之未想，思科研人员之未思，主动发现问题，及时解决问题，保证研究型学院的研究工作能够健康、顺利、可持续地发展下去。

2.增强管理意识、创新管理理念

管理，就是制定、执行、检查和改进。制定就是制定计划（或规定、规范、标准、法规等）；执行就是按照计划去做，即实施；检查就是将执行的过程或结果与计划进行对比，总结出经验，找出差距；改进首先是推广通过检查总结出的经验，将经验转变为长效机制或新的规定；再次是针对检查发现的问题进行纠正，制定纠正、预防措施，以持续改进[6]。

从管理角度而言，学院办公室工作实际上就是在院长、书记的领导下，对学院实施管理的过程。

作为学院办公室主任，在明确自身服务员角色的同时，也绝对不能忽略另外一个重要角色，那就是办公室领导角色。

一个出色的办公室主任，必须得充分认识这两个角色的关系，并要正确处理之，因为哪一个角色没做好，都会直接影响到工作的开展。服务没做好，就得不到大家的理解和拥护，管理不周全，就会影响到领导决策的执行力，并会出现办公室散漫、不团结、办事效率低下等问题。

研究型学院办公室人员通常不会太多，这直接造成每个人承担的任务明显要多于一般的办公室工作人员，所以，在管理难度上往往高于一般的办公室。

在这种情况下，继续采取传统的管理模式就会出现抱怨连连、消极怠工的现象。解决方法就是创新管理理念、改革管理模式、完善管理制度。要在制度管人的同时融入思想交流，要注重通过谈心、会议等多种方式让所有工作人员都能充分认识研究型学院的特殊性，主动接受服务的理念，主动承担任务。只有充分调动大家的力量，才能使办公室工作达到事半功倍的效果。

3.增强责任意识、锻炼决策能力

学院办公室主任是学院的“大管家”，大到学院的楼房、实验基地，小到办公桌椅、纸张笔墨，大到国际性学术会议的组织，小到学院日常例行会议，大事小事都要由办公室主任负责或统筹，有些事情看似很小，但不管哪一样出了纰漏都会影响到学院日常工作的正常开展，所以，办公室主任必须要有强烈地责任意识[7]。任何对待工作阴奉阳违、避重就轻、投机取巧的做法都是责任意识不强的表现；另外，办公室主任尤其注意不能有“事不关己高高挂起”的心态，因为这种心态往往是阻碍单位全局工作推进不力的隐性的重要因素。

如何培养责任意识呢？笔者认为首先应培养主人翁精神，这是最关键的一点。作为学院的“大管家”，首先要把学院当成自己的家，这样才能设身处地地为学院整体利益着想。只有真正把自身利益融入到学院整体利益之中，充分发挥主人翁精神，才能真正当好这个“大管家”。

在增强主人翁意识的同时，办公室主任还应注意锻炼自身决策能力。其实，有效地、适当地决策也是责任意识和主人翁精神的体现，这一点在研究型学院显得尤其重要。

以往人们往往认为，学院办公室主任处在兵头将尾的位置，其责任主要就是传达领导的决策，并按部就班地执行即可，但在研究型学院，院情院况发生了极大变化，学院领导在带领全院上下展开工作的同时，往往都会有很重的科研任务，这种情况下，如果仍然是大事小事三汇报，凡是要等领导定，那就会出现下情嫌拖沓、上情嫌啰嗦的“怪现象”。对待这种现象，作为单位的“大管家”，不能视而不见，更不能发几句牢骚以示敷衍，而应该灵活处理，凡事分个轻重缓急，如果不是必须由领导批的事情，该决策的就决策，这样会提高办事效率，也使上下更畅通。当然，这个决策不是信口开河的，必须要准确把握领导的决策原则，并要从全单位的整体利益出发，只有这样才能避免弄巧成拙。

4.增强学习意识、融入师生队伍

研究型学院的办公室主任，注定是“全能型”选手。文章开篇即提到，研究型学院办公室工作人员不可能太多，但是工作性质反而比一般学院更复杂，结果只能是办公室主任身兼数职，多方面发展。有的办公室主任几乎包揽了办公室全部工作，比如，财务、人事、党务、政务、工会、科研等方面的日常事务都会涉及。如何胜任如此繁杂的工作呢？唯有不断学习，不断进步[8]。

要想把学院的账目管好，最好学习一些会记或财经知识；要想做好党务工作，最好要经常关注时政动向，并不断学习党的新知识、新理论；但与一般的学院办公室相比，研究型学院办公室主任最重要的还是在科研上，因为要想和全院如此多的大教授或科研人员打交道，一点都不懂专业的话，那很难顺利开展工作，或者说很难与大家深入交流，所以，还要有意识地学习相关知识。只有不断学习，主动融入大家，才能和大家走在一起，才能有效地开展各项工作。

5.增强调查意识、起好纽带作用

学院办公室是学院的“窗口”，这个“窗口”既要对外，也要对内。学院的任何决策都离不开这个“窗口”，没有了一手资料，一切决策都是空谈，所以，学院办公室主任必须要做好学院领导的“眼睛”和“耳朵”，要做一个“信息中转站”，起好纽带作用。

那么如何完成这一使命呢？一个行之有效的方法就是调查。毛主席曾经说过，没有调查就没有发言权，作为研究型学院的办公室主任，必须要增强调查意识，起好纽带作用。调查的方式有很多，对于办公室主任来说，最重要的当属访谈性调查，偶尔配合问卷调查。要把调查放在日常工作当中，用心看，用心听，在日常聊天或会议交谈中获取第一手资料，及时记录、整理，形成有效信息，然后分条列项，找恰当的时机向领导反映，以供决策之用。对于研究型学院办公室而言，主要的区别仍然是在科研上，即在调查了解学院师生基本动态的同时，特别注意要定期收集科学研究相关进展，为学院研究型地位的巩固和持续不断发展服务。

6.加强作风修养、营造和谐环境

研究型学院的特殊性决定了，其办公室主任不能再仅仅是按部就班，完成日常基本工作就万事大吉，而是要具有极强的执行力和号召力，在领导的指导下，能够独立完成重要任务并能够将大家团结在一起，共同实现集体更高的目标。

要达到这样的目标，笔者认为，最重要的是加强作风修养，要坚持原则、尽职尽责、诚信、诚心、细心、耐心，凡事带头上阵，遇事冷静清醒，不断增强个人魅力。只有自己行得正、走得直，才能用高尚的品格感召大家，才能获得大家的信任和拥护。这样，逐渐营造一个团结、和谐、积极进取的环境，这样才能实现学院发展的良性循环。

参考文献

[1]研究型大学工会工作创新思考[J]. 工会理论研究. 2010（1）：39-41

[2]研究型学院学生管理工作模式研究[J]. 科技文汇. 2009（6）：52-53

[3] 研究型学院人才培养的思考与探索[J].计算机教育. 2009（2）：15-20

[4]张红春. 研究型学院党建工作有效模式的探索与实践--以重庆大学电气工程学院为例[J].中国电力教育.2009（148）：137-139

[5 高校院(系)办公室主任的角色定位及其职业素质要求[J]. 黑龙江教育学院学报. 2009,28（2）：41-42

[6]概念源于http://baike.baidu.com/view/18841.htm

[7]高校院(系)办公室主任需要增强的几种意识[J]. 辽宁行政学院学报. 2008,10（2）：34-34

学院办公室 第12篇

二级学院办公室是高校综合性办公机构,肩负着二级学院教学、科研和教职工管理等各项工作,其管理水平直接关系到学校的办事效率与整体风貌。随着高校改革的不断深人,学校为适应发展,都实行了校、院的二级管理,学校的权限不断下放,二级学院的发展面临很大的机遇和挑战。在新的形势下,二级学院办公室的工作也需要与时俱进,适应新时期的发展,优化管理模式,提升二级学院办公室的管理,促进二级学院的发展。

1 二级学院办公室管理面临的新挑战

1.1 办公室职能与目标方面的挑战

随着管理权限的下移,二级学院办公室正面临着认清职能和完成职能方面的挑战。一些看似与二级学院办公室无关的新的工作不断涌现出来,办公室工作人员还未及时理清工作思路,而一些看似归二级学院办公室管理的工作,实质上又不属其管辖范围之内,使得办公室工作人员又越俎代庖。办公室工作涉及范围不断增大,复杂性不断增强,二级学院办公室工作目前还处于被动状态,受限于高校二级管理体制改革前已有的老经验,办公室人员的思想观念还没能完全转变过来,还没有二级学院自主管理的意识,束缚在原有的管理思维之中,缺乏管理的主动性和积极性,管理思想、管理手段、管理方法落后,造成办公室角色定位不清晰,不适应新形势下二级学院的发展。

1.2 办公室管理制度不断完善的挑战

办公室各项制度还没有根据新时期的要求而作出相应调整,缺乏比较规范科学的管理体系。首先岗位职责还够不明确,办公室的工作要做什么,做到什么程度,办公室工作人员各自要完成什么目标,都缺少一定制度的规范,工作中存在拖拉推诿现象;其次日常管理制度也不够完善,各种日常工作缺少相应的制度规范,并且对突发事件预计不足,考核评价标准模糊,奖惩制度也尚未明确,都已不能满足当前实际工作需要。

1.3 工作任务不断增重的挑战

二级学院以往都是接受学校各职能部门下达的相应工作,权责较小,随着权责的加大,二级学院办公室不仅要做好为师生服务的工作,也统筹承担了人事、财务和后勤保障等各项管理工作,另一方面还要做好学校办公室和学校各职能部门下达的相应工作,成为全校各项任务下达的终端和基层各项信息的最初反馈部门,工作任务不断增多,人员编制逐显紧张,使二级学院在工作量上也面临极大挑战。

2 二级学院办公室管理效能的优化

2.1 树立正确的管理理念

二级学院要树立新的管理理念,转变原有校级职能部门为主的管理模式。二级学院办公室工作人员要在学校宏观政策的指导下,进一步明确职能部门与二级学院之间的权责关系,树立正确的校、院二级管理意识。通过相对的自主管理,强化沟通协调功能,做好师生的服务工作,有效地为学校领导的各项决策当好参谋,促进二级学院的发展。二级学院办公室作为管理的基层窗口,要科学定位办公室角色,界定办公室职能,转变观念,根据工作实际,改被动服务为主动服务,发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性,提高管理效率。在新形势下学院办公室工作人员要在工作的各方面、各环节都树立以人为本的观念,从教师、学生的角度出发分析和解决问题,为办公室管理工作走上良性循环建立一个良好的起点。

2.2 构建完善的管理制度

二级学院办公室要依据学校的规章制度,结合学院自身学特点,建立一套完善、详实、明确的日常管理制度,以此来规范学院各项工作,使办公室的工作有章可循,从而纳入科学化的轨道,既有利于确保工作件件落实,又能够为日后工作提供查询依据,以达到科学管理的目的。这其中包括公文收发、会议接待、信息管理、考勤奖惩、财务管理等二级学院办公室的日常基本工作,要严格执行管理制度,使学院的各项工作有一个强有力的保障。在明确权责的基础上,科学划分二级学院办公室各岗位的职责,把办公室人员的行为纳入管理规范之中,保证各项工作目标明确,量化工作标准,合理分配人员,使办公室人员都各司其职,各尽其能。在明确岗位责任并合理分工的同时,还应提倡团队协作精神,对办公室的整体工作进行归类分解,分级量化,办公室人员分工合作,互相支持,保持团队一致,提高工作效率。

2.3 优化人员配置

在人员的配置上要适应二级学院的发展,岗位的设置要合理,根据二级学院的师生人数和职能而定,编制既要精简,又要保障工作按照既定目标完成,既不能出现一人多岗,又不能人员超编,要在人员整合的基础上进行工作分工,对于二级学院办公室来说,教学是主体,办公室承担的工作量主要来自教学,行政各项事务的工作量相对较小,但又非常琐碎,与教学工作量大体相当。要对全体办公人员进行通盘考虑,进行合理分工职责细化。围绕每学年教学行政工作的主要内容,对办公室的工作进行梳理,设计工作流程,合理安排人员配置,什么人在什么时间做什么事情,如何操作,使办公室人员做到心中有数、忙而不乱。在遇到定期的常规性工作时,如每年的党员发展、考试安排等各项工作,都有一定的周期性和阶段性,时间的安排每年都较为固定,工作人员应对此类常规性工作提前做好准备,减缓与其他工作的冲突,避免因此项工作繁忙而带来其他工作的失误与差错,使办公室工作高效完成。

2.4 提高工作效率和质量

二级学院办公室要加大对工作人员的管理力度,加强绩效评估,提高工作效率和质量。根据二级学院办公室工作的实际,对各工作岗位制定出具体的考核目标,考查个人岗位职责的具体履行情况,一方面使办公室工作人员通过自我考核认识到自身工作的不足,强化意识;另一方面建立学院领导班子和师生代表组成的考核监督小组,及时发现管理工作中的一些问题,使办公室工作人员积极寻求改进措施。另外把这种绩效考核结果和评优、奖惩联系起来,更大程度的发挥考核的激励功能,强化办公室工作人员对绩效的认同感,不断提高办公室人员的积极性与工作质量。

3 加强二级学院办公室人员队伍建设

3.1 办公室工作人员要树立正确的思想理念

二级学院的办公室工作人员要树立正确的思想观念,从教师、学生的角度出发,分析问题解决问题,为办公室管理工作走上良性循环建立良好的起点。要增强服务意识,为教职员工服务,为学生服务,为领导服务,为学校及各职能部门服务;要增强统筹意识,必须把握工作的重点,要能够分清事情的轻重缓急,急事急办、特事特办,对于接到的工作要尽可能迅速开始办理,以免造成拖沓的状况,影响工作的进程;要增强组织协调意识,对外办公室工作人员要努力营造良好的人际关系,及时与学院各职能部门做好沟通工作,确保学院工作和学校的整体工作保持一致,对内办公室工作人员要在与其他同事的共处中,要讲究团队精神,在工作过程中,建立良好的人际关系和轻松愉快的氛围,形成互相信任、互相适应、互相促进的工作环境,从而提高工作效率。

3.2 办公室工作人员要提高业务素质

二级学院办公室工作人员必须熟练掌握自身业务知识,提高工作效率,高效率高质量地完成各项工作任务。首先要注重理论学习,提升思想素养。关心时事政治,不断提高理论政策水平,吃透国家、学校的政策和规章制度,研究新形势下的新问题,为学院领导传达实情、反映问题,为学院政策的制定提供原始资料;更要提高自身的语言表达能用,包括普通话水平、英语口语水平、言语措词等,做好对内对外的交流工作;要提高自身的文字处理能力,能够做好日常公文、计划、总结的撰写;要能够熟练的掌握计算机的使用和一定的网络知识,充分利用先进的办公设备开展日常工作,不仅为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度,提高工作效率,如日常的公文输入,表单的处理,OA办公化系统的使用等等。

3.3 加强对办公室工作人员的激励和培养

要肯定每位工作人员的能力,把文档撰写的任务交给学语言的人员,把电子文档管理的任务交给学计算机的人,尽可能发挥所有工作人员的长处,使工作人员都能够体验到工作带来的成就感,只要工作人员能力所及,都会尽力去做。虽然分工不同,但也并不妨碍办公室内各工作人员彼此的交流和协作,在交流的过程中,不仅能了解彼此各自领域的工作状态,也能借鉴他人的工作经验,掌握学院的整体运转情况,遇到疑难问题大家都能够帮助出谋划策,同时也为办公人员之间临时补位提供了一定的可能。还应定期组织培训,提高二级学院办公室工作人员的业务能力。针对二级学院办公室工作的综合性和繁杂性等特点,建立学习机制,定期为办公室人员开展各类培训,要结合办公室工作的特点召开培训、座谈会等交流经验,开展业务研究。并有计划地选派素质能力较高的办公室人员外出参加业务系统学习或专业培训,以此提高工作人员工作的积极性。

3.4 强化办公室工作人员的创新观念

高等教育的快速发展对高校工作给予了很大的挑战,二级学院办公室工作也不能墨守成规,创新意识尤为重要。可以借鉴管理学中的一些优秀案例和先进经验,将这些有机的结合到二级学院管理的实际情况中去。要善于在工作中总结经验,研究新的工作方法,在实践中得以应用,如大力提倡无纸化办公,利用各类办公系统等,有效提高工作的效率。要根据学院发展的实际情况,不仅要遵循学校的规章制度,又要能够推陈出新,摸索出二级学院管理的新举措。

二级学院办公室工作是高等教育发展的一项重要工作,办公室人员要在工作中积极总结经验,积极探索新时期二级学院办公室工作的新方法、新思路,实现办公室管理的科学化,全面提高二级学院办公室管理的科学化水平,真正推动学院的工作水平更上一个新的台阶。

参考文献

[1]杨晓梅,张晓杰.高校院系办公室管理模式的优化[J].辽宁教育行政学院学报,2007,(5).

[2]李丹,田志松.新时期加强和改进高校学院办公室工作的探索与实践[J].管理与财富,2008,(11).

[3]钟少华.地方高校二级学院办公室管理效能研究[J].文教资料,2011,(34).