电子文件的归档工作

电子文件的归档工作（精选12篇）

电子文件的归档工作 第1篇

电子文件是指在计算机及网络中生成的社会活动记录, 即以数码形式记录于磁盘、磁带或光盘等载体, 依赖计算机系统阅读、处理, 并可在通讯网络上传送的文件。随着信息技术的不断发展和办公自动化的日益普及, 电子信息和电子文件的数量呈几何级急剧增加, 如何加强对电子文件归档的有效管理, 已成为社会各界的当务之急。电子文件归档, 是将应归档的电子文件, 经过整理确定档案属性, 从电子计算机存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上, 以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即可完成归档任务。但以载体传递归档的电子文件, 就必须做一些辅助和认证工作, 要与相关的纸质文件结合归档。下面, 笔者着重就电子文件归档工作作以具体阐述。

1. 制定管理标准。

电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件, 不仅外形上不同, 在处理方法、管理内容上也相差甚远, 所以, 必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项标准的制定, 可参照文书档案的某些做法, 但不能硬性照搬。归档标准的制定决不只是档案部门的事, 而应联合技术部门和使用部门等共同协商制定。如电子文件在形成、积累、归档、保管过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 以保证电子文件的归档质量;生成电子文件与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文件的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性和完整性等。

2. 确定归档范围。

确定电子文件的归档范围, 是归档的首要任务, 也是保证电子文件质量的关键。笔者认为, 确定电子文件的归档范围应遵守以下原则:一是按现行公文、科技材料等文件的有关归档范围执行;二是考虑电子文件的特殊性, 根据电子文件的形成规律, 尽量具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合, 保证电子文件的完整性;三是电子计算机的软硬件环境, 表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。

3. 规范归档程序。

电子文件归档不能盲目地套用纸质文件归档做法, 必须按电子文件归档的工作程序制定归档程序, 主要有以下步骤:确定电子文件是经过审批的最终“版本”;收集;编制目录;整理归档的电子文件;鉴定归档的电子文件;检测归档的电子文件;编制归档说明;存入磁、光记录介质;复制备份、确定保存方法和地址;确定载体标识。

4. 明确归档路径。

逻辑归档和物理归档是电子文件的两种归档方式。逻辑归档是指在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和位置而实现的向档案部门移交的过程。也就是说, 文件形成部门将存储归档电子文件的地址通知档案部门, 使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。采用这种方式归档的机构, 一方面, 档案部门能掌握归档文件信息, 归档文件的著录信息及存储地址应自动保存在档案部门的数据库中, 以方便

勇

其他人员的查询;另一方面, 文件生成部门仍然可方便地使用该文件, 但不能修改和删除。这种方式有助于充分利用机构内部的网络资源, 实现信息共享。物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上, 向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可以区分以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门, 或加工后传输到档案部门规定的地址中, 并存在档案部门本地载体的过程, 也称在线式归档。介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门, 也称卸载式归档。鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确, 电子文件本身也存在技术缺陷的客观现实, 目前多采用电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”;一方面着手建立和运用计算机网络环境下的具有许多特征的电子文件;另一方面还要继续保管实体档案, 同时逐步建立数据副本, 实现档案信息资源在现代社会信息平台上的运转。这样既可解决归档文件的凭证依据问题, 又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题, 以达到互补的目的。

5. 明确归档要求。

对电子文件归档主要是真实、完整, 达到档案的功能价值。首先, 遵从归档各阶段的规定、标准, 如收集、整理、鉴定等环节的规定、标准;其次, 准确说明它的软硬件环境;再次, 归档电子文件格式应为工业标准, 在标准的用户界面下操作, 支持不同的平台, 与现有的设备兼容, 能以标准的数据库语言与数据库相连, 或者确定统一的标准在内部的电子计算机网络上使用, 以实现良好的转换状态。

6. 划定归档时间。

电子文件的归档时间一般有年度归档、阶段归档等, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件, 存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2~3个月为宜。

7. 选定操作方法。

一般应拷贝三套, 两套异地保存, 另一套提供借阅。电子文件从形成到归档, 跨越多个部门。这些部门通过电子计算机网络联成一个有机的整体, 有时工作互有交错, 职责界限难以区分清楚, 所以, 应当由单位的综合主管部门统一协调, 指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由电子文件形成部门负责, 档案部门予以指导监督, 并对保管方法提出意见和建议;对归档后形成电子文件的管理工作应由档案部门负责, 电子文件形成部门提供协助和支持。总之, 整个过程既要有统一领导, 明确分工, 严格管理, 还要有相互支持, 才能保证电子文件的原始性、真实性和完整性。笔者认为, 电子文件归档可选用以下方法: (1) 将应归档的电子文件最终版本确定保管期限等档案属性后, 录入在磁、光记录介质上, 脱机后可存放在另处。 (2) 压缩归档。采用数据压缩工具, 对电子计算机网络上应归档的电子文件, 经过一段时间积累后进行压缩操作, 录入到磁、光记录介质上。 (3) 备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用, 将归档的电子文件在网上进行一次备份操作。

电子文件的归档工作 第2篇

与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

电子文件的归档工作 第3篇

关键词:电子文件 归档工作

与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于立卷人不熟悉相关操作技术,容易产生畏难情绪。鉴于此,笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。

1.借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统,将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2.选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位之间的界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文档信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,是最佳归档途径之一。

二、整合相关部门职能,建立电子文件归档制度

与纸质文档相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文档形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定档案价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,共同形成质量较好的电子文檔。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明对应电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明对应纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能缓解库房紧张的状况。

对电子文件归档工作的思考 第4篇

一、电子文件归档方式和途径的选择

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

1. 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，这是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2. 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一的信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，是最佳归档途径之一。

二、实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。各部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

电子文件归档与电子档案管理 第5篇

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

电子文件的归档与管理探析 第6篇

关键词：电子文件 归档 管理

电子档案与以往传统的档案记录在意义上相同，都是为了能够对人们的社会活动进行真实的记录。但是电子档案比之传统的纸质文档记录更具优势，由于其在记录时能够保持着文件的原始和可靠性以及完整性，这些是文件管理最为重视的几个特性。现如今，电子文件的归档与管理对于各个行业来说都十分的重要，只有做好这两个方面的工作，才能够科学的进行档案工作。因此，本文主要对电子文件的归档与管理进行探析。

1 对电子文件的归档进行科学的分析

电子文件的归档主要分为两种形式，一是逻辑归档，二是物理归档。这两种归档形式都有其优势。但是电子文件的归档具有系统化的工作性质，因此，需要进行这方面工作的相关人员在工作态度上必须要细心和严谨。

1.1 在电子文件的收集中要将工作做好

电子文件的归档分为前期、中期和后期，在前期的工作中，最为重要的工作就是做好文件的收集，只有将文件收集工作做好，才能够充分的发挥出电子文件的作用及其利用价值，并且有用的信息必须在收集的范围之内。首先，收集时要先将重要的文件保留底案，若是要修改文件，需要将原文保留后再进行修改，这样累积多个版本号后，一起将草稿和定稿进行归档。其次，要充分的利用计算机的辅助设计技术，以及相关的检测和仿真实验技术，这样才能够保证数据文件具有价值性。例如，在进行电子文件的归档时，要结合图形文件和模型文件，以及数据库文件等，利用相关的计算机技术将这些文件进行合理的统一，形成一份科学有效的电子文件。再次，各类数据文件在内容上都有所不同，需要和机关制作各类的命令文件，例如一些难度较高的计算、控制和管理程序。这些命令文件一般都是相关的机关部门，结合自身的实际需要来进行编制的，但是还有一小部分难度较高的程序就需要依靠购进的方式，已具备命令文件的归档室是不需要再进行一次归档操作的。最后，不仅是文件需要进行归档，设备运行操作系统也需要进行归档。若是在档案室中，已经具有了完善的操作系统，那么就不需要再进行一次归档工作。此外，在归档工作中，除开电子文件，还有一些纸质文件也要进行合理的归档，这些文件主要包括相关的计算机硬件说明文件和产生电子文件过程中可能会出现的纸质文件。

1.2 对电子文件的归档要求，要不断的完善

由于电子文件的归档，要求要归档的电子文件具备完整性、真实性和有效性，所以有价值的电子文件和相关的支持软件都要进行统一的保存，在定稿时若是出现图形文件变化，也要将不同版本间同时进行归档保存。并且对电子文件的有效性进行确认需要相关的机关既有相应的技术条件，这样才能够在进行电子文件签署时利用相关技进行最后的确认。其次，要求电子文件的归档在载体形式和质量的要求上具有统一性，这样才能够保证相关的工作人员在进行电子文件归档时，保证文件的载体规格和形式，以及质量进行统一的集中标识，从而形成数据集，在拷贝两套同一形式的电子文件后，运用异地保存的模式来加强电子文件的耐久性。最后，要将归纳后的电子文件进行登记，这样才方便最后的全面检验，检查电子文件中是否有病毒的存在，以及相关的文件载体具体情况完整性等等。

1.3 对电子档案的鉴定工作，要不断的加强

电子档案的鉴定工作包括三个当面，其一是鉴定的对象，其二是鉴定的目的，其三是鉴定的内容。电子档案的鉴定主要要体现电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性，只有将这三个特性充分的体现，才能够发挥出电子档案的真正的价值。因此，电子档案在鉴定时需要三个步骤：①在归档之前要先确定归档文件后，再划分保管的期限；②在归档时，要先对归档的文件进行鉴定后才能接受归档文件到档案室内；③归档文件具有保管期，有些是永久保存，有些是暂时性保存文件，这些短期保存的文件要在失效前再一次进行鉴定，在确定没有保存价值后才能够做出相应的处理措施。

2 如何加强电子文件档案管理的有效性

2.1 保证电子档案保管工作的效率

電子档案在存储时，具有一些特质，这些特质主要是存储介质中具备的，其一是性能稳定，其二是检索方便，其三是显示还原性好。若是存储不在硬盘内，而是在软磁盘内，不能将其作为长期的电子档案保存载体。并且，电子档案在管理时也必须在合适的环境中，具有一定的条件，首先是库房的温度和湿度，只有保持这两个储存库的稳定，才能够实现科学的电子档案管理；其次，电子档案储存的库房必须保持通风，也要保证环境的整洁，确保没有腐蚀性的气体流通，从而保证电子档案的完整性；再次，储存电子档案的地面不能打蜡，也不需要铺地毯，避免滑到损坏电子档案；最后，装电子档案的器具要保持清洁没有灰尘，保证电子档案不受损。同时，在对电子档案进行统一的归档时，要进行分库保管，也要注意不能让电子档案出现划痕或者触摸等情况，在存放时也要注意不能横放，要直立存放，此外，也要杜绝非法软件的使用，避免电子文档交叉病毒感染。

2.2 对电子档案的检测工作和维护工作，要做到不断加强

电子档案的载体介质在稳定性的体现上还不够完备，因此，储存电子档案的硬盘内的磁信息会随着时间的增加而出现衰减情况，可能会出现信息都是或是在读出时，出现错误。因此，相关的工作人员要对电子档案进行定期和不定期的检测和维护，这样才能够在结合电子档案的特点的同时考虑到存放的环境以及设备技术问题，从而制定出更加完善的技术方案，提出相关的维护措施，增加电子档案的检测工作和维护工作的有效性。

2.3 在利用电子档案的过程中，需要注意的问题

工作人员利用电子档案时，要提高意识保护电子档案的信息安全。在电子档案的利用中，对系统的依赖性较强，并且具有重复利用的特性，也便于需要的人员传输，这些特性虽然方便了人们操作，但是却很难做到有效的控制，所以对档案进行管理的工作人员，必须具备良好的心态以及严谨的工作态度，这样才能够在面对突发状况时用最有利的方式来对电子档案的运用进行限制，防止信息的泄露和失真，规避病毒入侵的现象产生。同时也要完善利用制度，严格控制使用的权限和资格审查。

3 结语

本文主要对电子文件的归档与管理进行探析，找出其中可能存在的问题，并提出一些有效的解决措施，从而完善电子档案的相关管理机制，促进我国档案信息化的创新发展。

参考文献：

[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料，2011，04，15.

[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案， 2014，05，20

[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智，2012，12，05.

[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案，2013，03，15.

对当前电子文件归档工作的思考 第7篇

一、归档范围的明确

归档范围坚持“以我为主”的原则。传统的归档方式主要考虑文件之间的关联关系, 在这种情况下可以忽略文件的生成者, 将电子文件组合起来便于检索和利用。但在电子文件情况下, 这样归档容易使同一网络中或服务器上, 同一个电子文件大量重复存在, 无法很好的保证电子文件的原始性, 因此要尽可能地减少来文电子文件的归档。对于来文的归档, 可以采取承办单归档的方式进行, 即承办单位在办理过程中形成了与该电子文件密切相关的承办信息, 这些信息依附在来文电子文件上, 需要把来文电子文件的著录信息 (除正文外的基本信息) 与承办信息一同归档。

建立起适用于电子文件的归档范围和保管期限表。由于文件生成方式的不同, 电子文件在归档过程中必须“封装”所有的背景信息, 包括软、硬件信息、网络平台信息及开发者信息等等。因此要建立电子文件专用的归档范围和保管期限表, 将背景信息类、软硬件信息、元数据内容等作为必备内容归入归档范围, 标明保管期限, 原则上这些信息与电子文件的保管期限相同。

保管期限可以适当放宽。随着信息技术的发展, 特别是大数据技术的不断成熟, 海量信息的存储和检索利用技术的突破, 是电子文件归档后的保管和利用都有了全新的前景, 特别是电子文件对物理存储空间较纸质文件节省的多。因此在电子文件归档的过程中可以适当放宽保管期限。在保管期限的划分上, 文书档案已经开始推行标示年份的方法, 电子文件可以同样参照进行, 但原则上不在系统内设立自动删除功能, 防止对到期档案的误删除。

二、归档流程的明确

建立电子文件网络归档专用系统。电子文件伴随着计算机和信息技术发展而不断改变存在形态, 从最初电子化存贮的文件, 到目前基于网络系统的电子文件, 其内涵和外延都发生了根本性的改变。当前, 电子文件的归档必须利用计算机网络系统中具有自动标识、自动归档、划分保管期限、自动鉴定、数据恢复等功能专用子系统来完成。在系统建设过程中, 档案部门要及时提出需求, 使系统的开发满足文件和档案工作的实际, 确保具有保存价值的所有电子文件, 经过文件产生者立卷归档后, 通过专用系统传递给档案部门, 实行统一管理。

按照规定的时限完成归档工作。根据国家档案局的有关要求, 电子文件归档工作在每年6月底前完成, 主要是将上一年度形成的有价值的电子文件, 经鉴定、整理后交给本单位档案部门, 按照确定的保管期限进行保存, 并根据工作需要提供利用, 保存期限到期后移交档案馆。相对于电子文件网上归档工作来说, 收发文部门还应将电子文件进行备份, 同样移交单位档案部门作为电子档案进行管理保存。

严格做好归档文件的备份工作。电子文件的归档工作应当以数据备份工作的完成为结束标志。经过专用系统进行逻辑归档的文件, 经过网络传输到档案工作部门, 在确认归档无误后, 档案工作部门要对所有归档的电子文件进行备份, 备份载体按照其保存寿命等因素, 可以按照只读光盘, 一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬盘等顺序进行选择, 根据国家规定不允许采用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。脱机保存除了完成本地保存外, 还要根据要求及时完成异地备份, 确保电子文件的绝对安全。

三、归档注意事项的明确

首先, 档案工作者应当具有与电子文件管理相匹配的能力素质。电子文件归档是整个电子文件管理的一个重要的环节, 是档案事业当前和今后长期面对的新挑战。档案工作者要在掌握传统纸质文件归档的基础上, 加强对电子文件管理基础知识的学习, 不断提高档案信息化、数字化知识和计算机及信息应用技术, 为电子文件归档和管理工作顺利开展奠定基础。

其次, 文件形成部门、档案部门、信息技术部门共同协作完成电子文件的归档工作。从工作分工来看, 文件形成着熟悉文件产生的整个过程, 了解电子文件的背景信息, 能够较为全面和准确的判定电子文件的价值;档案部门熟悉电子文件管理的国家标准和制度规定, 能够从档案管理的角度提出意见建议, 是归档工作的管理者;网络部门是电子文件归档的护航者, 其设计的相关管理系统是确保电子文件归档的基础。

再次, 做好电子文件归档中的保密工作。在目前的办公系统内, 一般会对产生的电子文件进行技术加密, 确保文件的安全。在归档的时候, 必须对相关文件进行解密处理, 注明相关的检索信息, 进行脱机保存。对于标定了密级的电子文件, 归档时应将同一密级和保管期限的文件集中备份, 按照规定集中同一管理, 确保不发生失泄密事件。

摘要：本文根据笔者开展电子文件归档的实际工作经验, 提出电子文件应当重点明确归档范围和归档流程, 同时还指出要提升档案工作者能力素质、形成工作合力、确保安全保密等注意事项。

关键词：电子文件,归档,档案管理

参考文献

[1]郑凤久.如何推动电子文件的归档工作[J].城建档案, 2014, 02:48-49

[2]吴春明.“跨学科、跨领域、跨机构”科研项目电子文件归档探析[J].北京档案, 2014, 06:16-19.

浅谈电子文件归档工作 第8篇

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。

1. 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统, 将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2. 选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位之间的界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文档信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 是最佳归档途径之一。

二、整合相关部门职能, 建立电子文件归档制度

与纸质文档相比, 电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文档形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定档案价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明对应电子文件的编码及存址, 同时, 在电子文件归档目录“备注”项中注明对应纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 但从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以磁、光介质归档为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能缓解库房紧张的状况。

浅谈如何做好电子文件归档工作 第9篇

1 电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验, 利用磁盘, 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为了防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

1.1 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后, 要对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一性的, 应认可几种通用性较强的软件, 如:DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

1.2 选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位人界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 也是最佳归档途径之一。无论利用何种途径归档, 必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案部门, 不能由档案部门自行从网上下载, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘, 最好不用磁盘存贮。

2 重视电子文档的安全性

电子文档的载体不同于纸质文档, 信息从“有形”走向“无形”, 过去的“锁好柜、关好门、看好人”的保密措施已不能适应新的环境。由于电子文档在网络环境中传播和存储, 极易受到黑客的攻击, 造成文档失密、信息被盗、被删改等严重后果, 电子文档的安全性直接影响到电子文档的推广和使用。电子文档不安全因素主要包括:

2.1 非法访问

即非法网络用户进入政府网站, 从中窃取对其有用的文档信息, 造成文档泄密。

2.2 非授权访问

即合法网络用户未经单位网站同意, 擅自进入单位网站获取相关文档信息, 造成文档泄密。

2.3 篡改

合法网络用户经政府网站同意后, 将获取的文档信息进行篡改, 以供自己所需。

2.4 伪造

合法网络用户从政府网站上获取文档信息后, 根据自己的需要进行伪造, 然后再发送给网络上其他用户, 形成虚假信息。此外, 还有通过访问政府网站, 对文档信息进行修改、删除、插入, 使原有文档信息面目全非, 然后再发送给网络上其他用户, 以此损坏政府形象, 破坏政府声誉, 造成不良社会影响。由于我国没有掌握电子计算机关键的CPU等核心技术, 这项技术被国外所垄断, 所以立足国情我们主要以防御为主采取以下措施:

(1) 建立电子文档安全管理制度;

(2) 完善电子文档流程跟踪登录管理, 对随时变化的内容、背景、结构及相关数据进行严密管理和记录;

(3) 在电子文档管理系统中建立有效的操作权限管理体系;

(4) 设置自动启动的电子文档操作日志, 以备日后进行安全及真实性鉴定时作为依据;

(5) 适当选用加密技术, 保证电子文档传摘过程的安全性;

(6) 对电子文档及时建立可靠的数据备份, 并脱机、异地保存;

(7) 采用物理断开或防火墙技术将内部网与外部网进行可靠隔离。

3 建立电子文件归档制度

凡是归档范围内的文件要及时归档, 不能分散保存。由于电子文件与纸质文件的不同, 所以运用技术手段保障电子文件的真实性与凭证性这一点很重要, 要严格审定归档文件和版本。归档文件应由部门进行整理、编目, 并划分保管期限, 同一项目同一类别的电子文件应存贮在同种载体上。重要的是, 电子文件的载体磁盘、光盘的质量很重要, 要选择性能稳定、标准化程度高的优质盘, 并对所归档电子文件要在有关设备上演示检测, 确定无病毒, 文件内容完整、有效, 以确保文件的可读性。由于软磁盘不能长久保存, 盘上的电子档案应每4年转换一次。还要保证文件盘上要贴有标签, 以便工作人员查找。工作人员应对归档电子文件编制归档说明, 最后办理交接手续, 验收合格后, 填写《档案交接文据》, 一式二份, 各保存一份备查。

开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 专门承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员与档案部门多年合作, 建立了相对稳定地业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识, 所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 比以各单位计算机与信息管理员为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要, 要通过组织业务学习和技术培训, 尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

与纸质文件相比, 电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 共同形成质量较好的电子文档。

4 “两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现有技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质和磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案, 其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址, 以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存等问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 但从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以磁、光介质为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作的效率, 优化馆藏, 也能减少档案的体积, 缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一, 要经过审慎论证, 在万无一失的情况下实行, 最好以简报、情况报道类, 以及信息的实质内容已被其他档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

摘要：电子文件归档愈来愈受到重视, 与传统的纸质文档归档工作既相容又冲突, 本文试图就电子文件归档工作从归档方式和途径的选择、建立归档制度、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性进行探讨。

电子文件的归档工作 第10篇

目前, 基层央行电子文件资料归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 大多数电子文件形成者在观念上误认为电子文件不是文件而忽视其归档, 多数电子文件资料都是在承办人保管, 没有统一规范归档交档案管理部门管理, 使电子文件资料没有充分发挥其提供利用价值的作用, 同时, 也造成基层央行档案管理工作中的全面性、规范性有所欠缺。如何将如此之多的电子文件资料收集整理归档和规范保管, 将电子文件资料归档和管理工作纳入本单位的立卷归档制度, 使基层央行的档案管理工作更加全面、规范, 笔者认为从以下两个方面开展工作:

一、文书电子文件资料的整理归档

(一) 内部电子文件资料

以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件资料的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由各股室档案兼职人员在接收归档文件资料时集中完成, 组盘后, 兼职档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。

(二) 随着计算机信息管理网的建

立与发展, 基层央行越来越多的重要文件通过办公自动化传输, 大大提高工作效率

在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。现阶段基层央行上级通过办公自动化传来的电子文件大多数都是电子文件先到, 纸质文件随后到, 可选择由文书承办人员把重要的纸质文件录入《南天档案管理系统》, 通过扫描形成的影像文件, 确定密级和保管期限归档进入档案数据库。而一般的纸质文件按归档要求录入归档目录后, 按纸质文件的归档方法归档。通过扫描形成的影像电子文件, 由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。

(三) 对归档的电子文件提出格式的统一要求

对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 档案部门经与承办部门协商后, 对归档的电子文件提出格式要求, 一般认可几种通用性较强的软件, 如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件, 由电子文件形成部门编目整理, 再按要求移交档案管理部门统一保管。

二、科技电子文件资料归档

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。

电子文件归档方式和途径的选择纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验, 利用磁盘, 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 也增加了存贮磁盘的数量, 简便而安全的方式利用光盘存贮。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 基层央行现阶段在实际使用中大量电子文件资料还是用软磁盘和光盘保存。光盘比磁盘具有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件资料的长期保存, 因此, 应配备光盘刻录机, 将归档电子文件转储到光盘上。软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施。

(一) 软磁盘的保护

1. 把好软磁盘质量关。

软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到-年, 就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品, 所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

2. 统一软盘的规格, 使用3.

5寸高密盘保存。

3. 加强病毒防范。

要求各业务部门加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件资料的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。

4. 对加密盘的管理。

有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名, 如果密码或文件名被遗忘, 电子文件资料就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

5. 规范保管条件。

要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%~50%, 温度控制在14~24℃。

6. 在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

(二) 光盘的保护

1. 规范排放和使用。

光盘的存放应置于电子档案盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

2. 保持良好的温度、湿度环境。

高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃, 相对湿度40%~65%。

3. 注意避光。

光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘, 对长期、永久保管的, 定期复制是延长电子文件资料寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。

电子文件的归档工作 第11篇

关键词：流程管理；电子文件；电子档案；归档

1 流程管理概述

流程管理源于1993年美国麻省理工学院迈克尔·哈默（Michael Hammer）与CSC管理顾问公司的董事长詹姆斯·钱皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，其实质在于构造卓越的业务流程[1]。流程的类型分别是战略性流程、经营性流程和辅助性流程，并且所有组织的核心流程基本上是相同的，其数量及复杂程度与组织的规模无关[2]。

近几年来，流程管理不仅成为管理界学术研究的热点，更在国际企业界形成讨论和应用的热潮。美国、日本以及西欧一些国家的企业都争先恐后开始了这方面的实践。与传统管理方式比较，流程的管理方法在以下几个方面实现了突破[3]：（1）信息和交流更加通畅；（2）为员工授权；（3）新的领导方式；（4）新的协作方式；（5）更加重视知识要素资源的有效运用。

2 电子文件归档流程建模

归档作为档案管理的一个非常重要的环节，是文书工作的终结，档案工作的起点。在纸质文件管理过程中，一般要求业务或文书人员将处理完毕的文件整理好后，向档案人员移交归档，其工作方式与方法已经普遍为大家所接受[4]。而电子文件因其容易修改、难以区分原件和复制件。通过对电子文件归档过程进行流程分析，设计电子文件归档的标准流程，保证电子文件归档后的原始性，实现传统档案的凭证价值，对电子档案管理工作显得十分重要。

在实际工作中，电子文件归档主要采用的是前端控制模式，这主要是根据目前我国对文件连续体理论的运用，按照档案管理部门的要求，对电子文件的控制管理、创建以及设计都是在前端控制模式下进行的。电子文件归档使用前端控制模式可以实现文档一体化管理，从以前的电子档案后端控制的半程管理覆盖到电子文件归档的全程管理[5]。基于此，要完成电子文件归档工作，不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始，提取除电子文件内容本身以外的凭证信息，同时进行归档，这样才能在真正意义上实现从电子文件到电子档案的归档工作，使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力。

依据电子文件归档全程管理的要求，设计电子文件归档整体流程模型如图1所示：

首先从各业务系统采集接收电子文件及相关信息。这部分工作是一项比较复杂的工作，因为不同单位所使用的业务系统多种多样，所产生的电子文件格式同样五花八门，这就需要将不同格式电子文件按照分类进行标准化处理，为归档做好准备。

接着对业务系统文件及相关信息进行采集筛选，确定电子文件类型、范围等信息，然后按照档案管理要求进行电子文件鉴定工作，鉴定完成后确定资源清单并进行审核，审核通过就进行归档处理，否则要重新完成上面工作。

通过鉴定、审核的电子文件就可以归档了，首先，为了档案的利用、存储，要进行标准化处理，主要由档案管理人员著录标引元数据、对需要数字化的资源进行数字化处理。标准化处理完成的电子文件进行检测后没有问题就成为一份电子档案，可以加密后入库保存，到这里就完成了基本归档工作。

对归档后的电子文件，如果允许网络发布，可以解密、确定可公开的目录、添加水印后提供给用户进行检索、使用。

3 电子文件归档实现

通过对电子文件归档流程分析，我们发现，整个电子档案归档管理过程十分复杂，依据电子文件归档流程要求，采用面向方面和组件化的思想以降低业务逻辑各个部分耦合度，提高项目的可维护性，整个电子文件归档系统功能设计如图2：

整个电子文件归档系统整体分为应用功能模块和系统基础模块。下面对两个部分分别进行说明。

3.1 系统基础模块。系统基础模块主要实现电子文件归档流程中涉及系统安全管理、数据保存、访问控制、共用组件等基础性功能。这些功能在整个电子文件归档流程中会随时调用，且是整个系统健康、稳定运行的基础，对系统功能的实现起到支撑作用。这里将这些功能独立开发封装成各个基础模块，一方面可以提高代码的复用，另一方面又可以降低电子文件复杂归档流程处理难度，使得更加容易地开发出功能完善的系统。

这里共设计了8个基础模块，下面分别加以说明。

权限控制模块：以基于用户角色的权限控制模型为基础，结合电子文件归档中对用户访问控制的要求，加入时间、地点等环境要素，形成完善的访问控制模型，满足系统访问控制要求。

数据存储模块：用于完成电子文件、凭证信息，以及相关著录信息的保存工作。

数据加密模块：主要完成有保密要求的电子文件及其相关信息的加密、解密功能。这里采用公钥加密算法和对称加密算法相结合的方法完成该模块，在保证数据安全的同时，又照顾到系统的性能需求。

PKI认证模块：主要采用数字证书技术来完成电子文件凭证价值的功能。

持久层模块：是系统数据存储功能的底层实现，在实际系统开发实现中采用软件开发中的持久层框架实现，完成关系数据库和面向对象程序设计语言之间的转换。

水印生成模块：主要为电子文件利用提供方便，在电子文件发布检索时，对文档内容加上水印。

日志管理模块：完成系统日志的生成、查看等功能，通过该模块可以很好地查阅系统使用情况。

公共组件：主要放置系统开发中会大量重复使用的基础性功能代码，如字符串转换等。

3.2 应用功能模块。应用功能模块用于实现电子文件归档流程中具体的业务功能，在系统每个应用功能模块的实现都是按照MVC多层架构的思想，分为视图层、控制层和模式层，层与层之间采用标准化的接口实现耦合，为系统提供更好的可维护性和健壮性。从电子文件归档流程开始到最后的发布检索，共设计了资料接收、鉴定审核、档案标准化、档案著录、档案归档、档案发布、档案借阅、载体管理和数据维护9个功能模块。在流程建模部分对业务流程已经做了比较详细的说明，各个功能模块的业务逻辑已经比较清楚，限于篇幅，这里就不再一一说明。

4 总结

通过对电子文件归档流程的基本分析，依据档案管理工作的实际要求，完成了电子文件归档系统设计工作。

参考文献：

[1]黄艾舟，梅绍祖.流程管理原理及卓越流程建模方法研究[J].工业工程与管理，2003（2）：46～47.

[2]李明子.现代管理的新理念：流程管理[J].中华护理杂志，2005，40（12）：957.

[3]赵志，孙林岩，汪应洛.基于企业流程的管理方法探讨[J].西安交通大学学报（社会科学版），1999， 19（3）：18.

[4]赵屹，陈晓晖.电子公文流程与传统公文流程的比较研究[J].档案学通讯，2010（4）：35～38.

电子文件的特点与归档 第12篇

一、电子文件的特点

1. 非识读性。

随着计算机、多媒体和缩微技术在文件的加工、形成、管理、传递过程中的广泛应用, 使档案载体和管理手段发生根本性改变。以往的纸质档案将被电子文件、机读文件和机读数据所替代, 就是由计算机写入和读出信息, 它的记录形式是数字化序列, 将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码, 即用若干个0和1来表示, 这样就使人们不能用肉眼识读那些电子文件了。“载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理, 即使有设备, 如果不解密也不能读取其内容。”[1]电子文件与纸质档案的记录方式有着本质的区别。

2. 持久性。

由于在计算机上随时产生大量的电子文件和数据, 它本身就是一种原始形态, 能够取代纸质和胶质档案。但带给档案工作者新的课题就是收集难和这些机读形式的档案稳定性、持久性的问题。目前, 我们应特别注意电子载体和信息技术的不稳定性。磁盘、磁带的物理寿命大约10年左右。“电子档案的长期保存, 确实非常困难, 需要有不断更新的技术和设备作保障。电子文件归档及电子档案管理需要有技术和设备, 电子档案的生命周期的存在, 取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。”[2]

3. 信息与载体的易分离性。

根据各类需要电子文件和载体可以分离, 由磁盘上的电子文件, 可以转移成软盘上的电子文件, 由软盘上的电子文件, 也可以转移成光盘上的文件, 当然也可以相互转换, 或者从一方计算机传递到另一方计算机, 也可以转为纸质文件。即从一种载体转到另一种载体上且不留任何痕迹, 其内容信息不发生任何变化, 还可以通过“信息高速公路”流向异地。

4. 信息的可变性。

办公自动化后产生的大量的电子文件更改容易, 信息写入后即可抹去重写。就拿光盘 (指可重写光盘, 或叫可擦型光盘) 来说都可以随意删抹擦改, 不留任何痕迹, 具有磁带 (磁盘) 的特性。“只要技术方法得当, 就可以恢复到与原信号一样。例如, 在光盘被复制时, 如采取较完善的技术措施, 所出现的误码率能够做到不超过10的负14次方, 也就是说相当于传递200000份《人民日报》的信息量, 才能有一个汉字出错。所以可以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别。”[3]这就与档案的定义在社会实践中直接形成的具有保存价值的原始记录相矛盾。光盘与原件、缩微胶片等存在着很大的差异, 电子影像无法证实其真实性, 在当今世界绝大多数的法律事物中不接受光盘为凭证。

5. 高密度性。

办公自动化后, 越来越多的社会实践活动原始记录, 也不单纯采用传统的纸张形式, 而是以机读型 (诸如磁性材料, 光盘等载体存储的计算机可读文件) 等新型载体的记录方式存在。这些新型载体的电子档案信息具有体积小、存储量大等特点。可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间, 一张普通的只读光盘可存储3.4亿文字, 而一张高密度的只读光盘可存储量更为巨大。把一个档案馆的全部档案, 把一个机关的全部文件放在一张光盘里, 已不再是神话。

6. 多种信息载体的复合性。

由于多媒体技术的广泛应用, 不仅使文字进入计算机管理范围, 而且使数据、声音、图形、活动影像等信息完全由计算机集成化统一管理, 使目前新型载体的档案, 如磁盘、磁带、胶片、录像带等完全数据化, 档案进入完全的电子时代, 具有声像并茂真实再现当时的活动情况, 从而强化了文件对社会生活的记忆和再现功能等特点。

7. 传输和处理快捷性。

系统论告诉我们:一种事物, 离开了他和周围条件的相互关系, 就成为不可理解和毫无意义的东西。在现代科学技术飞跃发展的今天, 仅在某几个省市内搞信息交流、技术协作、资源共享总是有限的;广泛利用档案, 并且同国外进行档案信息交流, 即把档案信息驶向“信息高速公路”才能满足全社会多种信息的需求。大大拓展了人们选择利用信息资源的范围和内容。

二、如何控制电子文件的归档

1. 从软件系统设计方面控制。

档案主管部门应积极参与计算机应用系统的设计过程, 调查研究, 就电子文件的形成与归档问题, 依据或参照档案学理论、方法提出具体要求;软件设计人员把这些要求具体融入程序之中, 这样的操作系统, 在进行数据处理的同时也执行着电子文件归档的功能。这样将产生出可供归档的电子文件实体——磁盘文件、磁带文件或光盘文件等。

2. 从电子文件形成过程中控制。

计算机的操作系统和应用程序直接关系着电子文件的形成。而计算机软件设计的科学性, 常要求设计者有一定的档案意识, 将计算机运行过程及数据处理经过、结果有选择地记录、存查, 使电子文件归档在电子文件形成过程中得到控制。例如:计算机操作系统普遍实行的“备份”制度, 把有存查价值的电子文件, 存储在可脱机保存的外存储器内, 以备文件遭到意外损毁时使用。有的软件, 规定文件有若干种属性, 其中之一是“归档属性”, 即有些属性的文件必须经过备份后才允许修改。

3. 从信息介质转移上控制。

电子文件除保存在文件管理系统中外, 还应脱机备份保存。计算机工作人员从信息介质的转移上及时拷贝备份收集归档, 应选用质量优良符合标准的载体, 作为脱机保存的介质, 确保电子文件的永久保存。

4. 从建立健全电子文件归档制度上控制。

电子文件从形成到归档, 跨越了多个部门, 这样就应由形成或承办部门的相关责任人, 按照归档要求将形成的电子文件收集、积累下来, 进行整理归档, 向档案部门移交。网络移交方式是各部门通过局域网向档案部门移交电子文件, 因此, 有关主管机关颁布的计算机软件标准, 要有电子文件归档的要求。档案工作者应调查了解计算机在各领域应用过程中形成电子文件的实际情况, 将档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计与电子文件特点结合起来, 建立健全电子文件归档制度。使电子文件真实准确, 完整系统。

5. 从电子文件归档说明上控制。

为了保证电子文件内容日后能够顺利地读出, 要求归档时必须是电子文件形成部门编制归档说明, 同时需要分析其是否具备日后多次正常读出的技术描写, 并与电子文件共同存放。

摘要：本文阐明了电子文件的特点、电子文件转化为档案的障碍, 并就如何控制电子文件的归档提出解决方法。

关键词：电子文件,障碍,归档

参考文献

[1]电子文件的特性[OL].中国档案报, 1999-04-26.第2版.

[2]电子档案的产生[OL].中国档案报, 1999-04-19.第2版.