物资采购与付款

物资采购与付款（精选10篇）

物资采购与付款 第1篇

关键词：物资采购,付款控制,流程设计

物资采购与付款控制是内部控制制度的重要内容, 也是构成成本费用的主要组成部分。如果物资采购与付款控制制度设计与执行不力, 都会给企业带来诸如资金流失、成本加大、产品质量下降、营业业绩不佳等诸多问题, 因而, 物资采购与付款控制在一个企业的内控制度中占有极其重要的地位。

一、物资采购与付款控制概述

根据内控制度的要求, 物资采购与付款控制主要包括岗位分工控制、授权批准控制、请购控制、审批控制、采购控制、验收控制、付款控制、监督检查等, 其中最主要的方面是岗位分工控制。岗位分工控制又包括三方面的内容:第一, 建立物资采购与付款的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。第二, 采购与付款业务的不相容岗位包括请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审核、采购验收与相关会计记录、付款申请及审批与执行。第三, 严禁由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。物资采购与付款控制制度的设计与执行具有如下重要意义:

(一) 能防止企业资金流失, 提高资金使用效率

严格的物资采购与付款业务控制流程, 能使请购、询价、经办、审核、审批、验收、付款等环节相互牵制, 相互监督, 可以防止采购人员因各种原因而报销不真实的采购业务, 杜绝采购、生产、验收等部门串通捏造虚假的采购业务, 以套取资金, 造成资金流失;另外, 管理规范、信誉良好的采购活动, 还能起到延期付款的作用, 加快流动资金周转速度, 提高资金使用效率。

(二) 能提高采购材料的质量, 降低成本费用

有些采购人员主人翁意识较差, 专业素质较低, 可能会为了一己私利与客户串通, 甚至收受回扣, 高价购买质量低劣的材料, 造成企业成本费用加大, 产品质量不过关, 盈利水平降低, 给企业的声誉造成恶劣的影响。如果询价、经办、审核、验收等岗位能做到有效的分离, 就能采购到价廉物美的物资, 从而达到提高物资采购的质量、降低成本费用的目的。

(三) 能提升管理水平, 实现企业价值最大化, 促进企业健康发展

物资采购与付款控制是财务管理的主要内容, 也是企业整体管理的重要组成部分。物资采购与付款控制执行到位, 能促进内控制度进一步完善, 推动企业各部门共同发展, 并能形成强大的合力, 提升企业的总体管理水平, 促进企业积极健康发展。

二、物资采购与付款控制过程中常见的问题

(一) 人员配备不足, 不相容岗位未完全分离

许多企业为了节约人员开支, 组织机构设置比较简单, 采购部门、财务部门、行政部门人员编制较少, 大多是一个部门设置一个人, 甚至不设置采购部门, 而由别的部门人员来代替采购, 导致不相容岗位很难完全分离, 最常见的现象是当生产部门需要物料时, 仅向领导汇报后, 就由生产部门自己询价、确定供应商、签订采购合同, 而不是由专门的采购部门来负责采购业务。有的企业为了监督, 会派一名财务人员监督生产部门的采购, 但实质上也起不到很好的监督作用。这些做法会使询价与确定供应商、合同的订立与审核、付款申请、审批与执行不能完全分离, 导致诸多采购问题的发生, 例如采购责任人主观意识比较强, 考虑难免不周全;有的采购员私心比较重, 可能会钻空子, 甚至编造虚假的采购业务, 收受回扣, 高价采购或采购有质量问题的产品, 给企业造成不良的后果。

(二) 岗位职责混乱, 内控制度起不到应有的控制作用

由于企业领导不太了解内部控制制度的要求, 在给职工分配岗位职责时, 不太注重岗位分离制度, 导致分工混乱, 或者分工以后随意频繁变动原有的岗位设置, 不相容岗位分不开;某些企业人员编制少, 岗位设置有限, 没有充足的人员充分实施岗位分离制度, 会出现一个人同时负责几个岗位的现象, 不相容岗位的工作很可能都落在一个人身上;某些企业当采购业务比较紧急, 而又临时无适合的采购人员时, 会派遣无采购经验的人员负责采购, 也没有顾及不相容岗位相分离制度。上述现象都会导致岗位职责分配混乱, 不相容职位不分离, 违反了内控制度的要求, 使内控制度形同虚设, 起不到很好的控制作用。

(三) 物资采购流程不合理, 内部控制效果不理想

物资采购的程序一般是:请购→审批→询价→确定供应商→签订采购合同→审核→采购→验收→付款申请→付款审批→付款执行。可以看出, 完善的采购程序周期比较长, 涉及的内容也比较多, 可以起到相互牵制、相互控制的作用。但许多企业因为各种原因, 人为缩短、简化采购程序, 导致控制效果不理想。比如, 有的企业由生产部门根据需要直接询价→确定供应商→采购→报账, 省去了审批、签订合同、审核、验收等环节;有的企业由行政部门根据需要直接询价→确定供应商→签订合同→采购→付款;有的企业物资采购完成后, 不经过会计审核, 直接找出纳报账。上述做法都人为缩短、简化了采购程序, 虽然采购方法便捷, 速度快, 节省了时间和人力, 但长此以往, 采购中的弊端会不断出现, 造成的后果是不堪设想的。

(四) 采购人员素质较低, 出现人为不控制的现象

某些企业尽管其采购制度比较严格, 但有的采购人员专业素质较低、职业道德差、主人翁意识不强、自利心理比较重, 往往不顾及公司整体利益, 为了个人的私利, 降低采购要求、甚至高价购买低质产品, 从而出现了人为不控制的现象, 损害了本企业的利益, 给内控制度的有效执行人为设置了一道障碍。

三、物资采购与付款控制流程设计

(一) 物资采购与付款控制流程设计图

1. 物资采购流程图。

2. 付款流程图。

3. 监督检查流程图。

(二) 物资采购与付款控制流程设计特点

物资采购与付款内部控制流程设计虽然有多种多样, 但万变不离其宗, 根据内控制度的要求, 其关键的控制点大都一致。上述设计流程基本涵盖了所有关键的控制点, 各关键控制点都与上下环节分开执行, 将不相容岗位完全分离开来, 并有严格的监督检查控制, 设计思路清晰, 结构简单, 流程顺畅, 控制严格, 可操作性强, 能解决实际工作中经常出现的一些问题, 具有一定的现实意义。

(三) 物资采购与付款控制流程可以解决的问题

物资采购流程、付款流程及监督检查流程中的控制内容和可以解决的问题如表1所示。

从表1可以看出, 此控制流程包括物资采购流程、付款流程、监督检查流程, 各流程控制设置全面, 岗位分工合理, 使不相容岗位完全分离开来, 解决了日常工作中经常出现的岗位分离问题、授权批准问题、职责分工问题、采购流程问题、人员素质问题等, 是一个合理可行的采购与付款控制流程设计。

综上, 本文的研究以“内部控制———采购与付款控制”的理论为依据, 针对日常工作中经常出现的问题, 对采购与付款内部控制作了细致的研究, 得到了一个较为合理的设计方案。目前, 有关物资采购与付款的内控制度和流程的研究并不多, 本设计流程研究可以充实这方面的研究。本设计流程关键控制点比较多, 在实际执行当中岗位设置也会比较多, 因而能解决日常工作中出现的岗位少、职责分工不清、操作流程不合理等问题, 可以回避风险、减少损失, 避免舞弊行为的产生, 从而推动财务管理工作更上新台阶, 提升企业的总体管理水平, 实现企业价值最大化, 促进企业健康稳步向前发展。

度和流程的研究并不多, 本设计流程研究可以充实这方面的研究。本设计流程关键控制点比较多, 在实际执行当中岗位设置也会比较多, 因而能解决日常工作中出现的岗位少、职责分工不清、操作流程不合理等问题, 可以回避风险、减少损失, 避免舞弊行为的产生, 从而推动财务管理工作更上新台阶, 提升企业的总体管理水平, 实现企业价值最大化, 促进企业健康稳步

参考文献

[1].李峻.浅谈如何完善采购与付款的内部控制制度[J].广船科技, 2005, (2) :25-27.

[2].范莹.内控会计制度建立与实施中的问题研究[J].科技情报开发与经济, 2006, (12) :344-345.

采购与付款循环审计 第2篇

第二节 采购与付款循环的控制测试 第三节

采购与付款循环的实质性程序

第一节 采购与付款循环概述

一．采购与付款循环涉及的主要业务活动：

（一）请购商品和劳务：填写请购单，主管人员签字审批

（二）编制订购单：采购部门据经过批准的请购单发出订购单。订购单需正确填写并经过被授权的采购人员签名。正联送交供应商。副联送交企业内部验收部门，应付凭单部门和编制请购单部门。

（三）验收商品

（四）储存已验收的商品存货：可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。

（五）编制付款凭单：由应付凭单部门编制。这项功能的控制包括：

1.核对供应商发票内容与相关验收单，订购单是否一致，确定供应商发票的正确性;2.编制有预先编号的付款凭单，附上支持性凭证； 3.独立检查付款凭单计算的正确性；

4.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；

5.由被授权人员在凭单签字，所有未付凭单的副联保存在未付凭单档案中。

（六）付款

（七）会计记录

二．采购与付款循环涉及的主要凭证和会计记录：

（一）请购单

（二）订购单

（三）验收单

（四）购货发票

（五）付款凭单

（六）转账凭证

（七）付款凭证

（八）应付账款明细账

（九）库存现金日记账和银行存款日记账

（十）卖方对账单

第二节 采购与付款循环的控制测试

一．采购与付款循环的内部控制

（一）适当的职责分离：利于防止产生错误。单位应确保采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约，监督。这些岗位包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；货物的采购与货物的验收；采购，验收与相关会计记录;付款审批与付款执行；应付账款的记录与付款执行。

（二）请购控制：一般情况请购单由负责资金预算部门审批;临时物品购进，由使用者部门负责人审批，并由资金预算部门负责人同意。

（三）订货控制：

（四）验收控制：由独立于请购，采购和会计部门的人员担任，检验收到货物的数量和质量。

（五）应付账款控制：应付账款记录由独立于请购，采购，验收和付款的人员执行；应付账款的入账必须在取得和审核必要凭证后进行；每月月末核对应付账款总账和明细账余额是否一致；每月将应付账款明细账与客户的对账单进行核对。

（六）付款控制：

二．采购与付款循环的控制测试

（一）记录对内部控制的了解

（二）请购商品或劳务的内部控制测试

（三）订购商品或劳务的内部控制测试

（四）货物验收的内部控制测试

（五）应付账款的内部控制测试

（六）付款业务的内部控制测试

第三节 采购与付款循环的实质性程序 一．应付账款的实质性程序

（一）应付账款审计目标

1.确定资产负债表中记录的应收账款是否存在； 2.确定所有应当记录的应付账款是否均已记录；

3.确定资产负债表中记录的应付账款是被审计单位应当履行的现实义务； 4.确定应付账款期末余额是否正确；

5.确定应付账款已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报。

（二）应付账款的实质性程序

1.获取或编制应付账款明细表，并与其它有关账目核对 2.执行实质性分析程序 3.函证应付账款

4.查找未入账的应付账款 5.其它测试程序

6.检查应付账款在财务报表上的披露是否恰当 二．固定资产的实质性程序

固定资产定义：指企业为生产商品提供劳务出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个一个会计的有形资产。

固定资产确认条件：1.与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业

2.该固定资产的成本能够可靠地计量

（一）固定资产审计目标

1.确定资产负债表中记录的固定资产是否存在 2.确定所有应记录的固定资产是否均已记录

3.确定记录的固定资产是否由被审计单位所有或控制 4.确定固定资产的计价方法是否恰当 5.确定固定资产的增减变动记录是否完整 6.确定固定资产的期末余额是否正确

7.确定固定资产是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报

（二）固定资产的实质性程序

1.获取或编制固定资产和累计折旧分类汇总表

2.实施实质性分析程序：方法（1）计算固定资产原值与期末产品总产量的比率（2）计算累计折旧额与固定资产原值的比率，与以前同期水平比较；（3）计算本期计提折旧额与固定资产原值的比率，与以前同期水平比较；（4）比较本期各月的固定资产修理及维护费用，与以前同期水平比较；（5）比较本期与以前各期固定资产的减少和增加;(6)分析固定资产的构成及增减变动情况，与相关信息交叉核对； 3.实地检查固定资产

4.检查固定资产的所有权或控制权 5审查固定资产的增加 6.审查固定资产的减少

7.检查固定资产维修保养费的处理 8.检查固定资产的租赁

9.检查固定资产的抵押担保情况

10.检查固定资产是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报

三．累计折旧的实质性程序

（一）累计折旧的审计目标

1.确定折旧政策和方法是否符合企业会计准则的规定 2.确定累计折旧增减变动的记录是否完整

3.确定折旧方法的使用是否前后期一致，计算是否正确 4.确定累计折旧的期末余额是否正确

5.确定累计折旧在财务报表上的披露是否恰当

（二）累计折旧的实质性程序 1.获取或编制累计折旧分类汇总表

2.检查被审计单位制定的折旧政策和方法的恰当性 3.实施实质性分析程序：方法：

（1）对折旧计提的总体合理性进行复核。用应计提折旧的固定资产乘本期的折旧率（2）计算本期计提折旧额占固定资产原值的比率，与上期比较；

物资采购与付款 第3篇

摘要:随着公司经营规模不断扩大，管理上逐渐显示出部门间信息传递不畅,信息丢失数据失真及物资失控等问题，在很大程度上影响公司的发展策略。为了加强内部管理，促使企业稳健发展,企业迫切希望通过用友ERP-U8系统来加大对企业经营活动控制过程的监控力度，实现物流、资金流信息、数据的及时传递，最终达到生产、业务、财务一体化管理。本文拟以采购业务流程为线索，探讨ERP下采购、库存、付款业务流程的内控设计。

关键词:采购;付款;控制；ERP系统

辽渔船厂作为辽渔集团的骨干企业，凭借优越的地理位置和合理的产业结构，经过半个多世纪的发展和积累，已成为以各类船舶维修为主，集造船为一体的工业化修造船厂。主要承修俄罗斯船、日本船、台湾船及国内大小渔、货船。修船材料品种繁多，供应商也涉及全国各地。采购业务频繁。为适应本企业的经营要求，企业于2007年9月使用ERP-U8系统的采购、库存、存货管理模块。来探索加强采购与付款的规范化管理与控制。

采购业务包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求：(1)采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。(2)采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。(3)除零星采购外，采购业务均需签订合同。(4)采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。(5)采购货款除小额采购外必需通过银行结算。(6)采购的物资必须经过验收方可入库。(7)采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。(8)应付账款明细账与总账应定期核对。

企业根据实际情况，进一步完善了采购与付款的内部控制管理制度并严格执行。(1)岗位分工控制。建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督；不得由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。(2)审批控制。建立请购审批制度，明确审批权限，并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购事项进行审批。(3)采购控制。根据采购物品及采购情况确定相应的采购方式；制定例外紧急需求的特殊采购处理程序；经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。(4)验收制度。建立健全验收制度，根据制度规定验收所购货物的品种、规格、数量、质量等，并出具验收单据或验收报告；实行验收与入库责任追究制；验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。(5)付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务；建立预付账款和定金的授权制度。加强应付账款的管理，已到期的应付款项经批准后办理结算与支付；建立退货管理制度，发生采购退货的，及时收回货款。(6)监督检查。定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；定期检查采购与付款业务授权批准制度的执行情况；定期检查有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。

一、采购订单

企业由生产科制订修船计划,各修船车间根据修船计划手工填列材料请购单，采购部门在收到请购单后，对经批准的请购单填写订货单录入系统.，对审核完毕的采购订单打印两份，一份转交仓库保管部门，作为核收物品与发票核对的依据(验收货物的依据)；一份留作采购部门归档保存，以便对所有的存货和到货情况进行查对分析。采购订单是企业与供应商之间签订的合同，主要包括采购什么货物，采购多少，由谁供货，什么时间到货，到货地点，运输方式，价格与运费等，通过采购订单的管理，可以帮助企业采购业务进行事前预测，事中控制与监督。在ERP环境下，企业采用手工录入采购订单，系统内置严格的审核程序，确保订单所列内容的完整性和可接受性，信息的更新由专门授权的人员进行修改并附相应的文件，在采购订单录入部门归档保存。系统连续编号的订货单经授权人员审核确认后会自动传送至验收部门和应付凭单部门。

二、采购入库单

采购入库是通过采购到货、质量检验对合格到货的存货进行入库验收。企业验收人员由质检人员、生产科担当、采购人员和仓库保管员共同验收。对照销货单位的发票或到货清单和购货订单.对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确相符的情况下由仓库保管员录入入库单。采购入库单一式三份，一份送会计部门核算；一份库管员留存。并在系统中过账，财务部门可以查询到这笔材料的入库情况。严格的验收制度有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性和安全性，实现了收货员、验货员、采购员不相容职责分离，尽可能控制这一环节的风险。在ERP环境下；验收是采购业务的重要控制环节，在系统内设置了控制到货商品和采购订单内容的一致性。系统还启用对特殊商品的验收，预先在系统内设置授权。经授权人员检验方可确认验收，在ERP系统中对收货的每张单据点击确认形成验收单，作为验收和检验商品的依据。系统还会将生成的验收单传送至应付凭单部门，以被付款。

三、发票结算

是对采购入库单、采购发票进行勾兑的过程，记录采购入库单于采购发票的对应关系。采购结算单在“存货”模块进行制单生成凭证。企业采购核算员(材料会计)根据采购入库单、采购发票核算采购成本。发票结算的结果是采购结算单。当月发票未到或未经结算的入库单就形成暂估入库单，留待以后月份发票来时再进行采购结算处理。ERP系统具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，能联查到验收单、采购订单、入库单等，保证记录购货程序的完整性。系统内置的控制程序能更好的确认购货的真实性，购货记录的完整性和费用分摊的正确性。

四、付款

采购员编制付款申请。同时确认供应商发票的内容与传输过来的验收单、订货单一致，发票金额计算是否正确。在ERP环境下,为防止审批手续不全，账户信息错误带来不应有的损失，财务授权人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭证的总额是否一致，还要检查各种凭证之间是否内容一致，经授权财务人员审验签字后方可付款。责任明确，手续清楚，如发现问题应及时查明原因。

采购与付款业务的有效控制 第4篇

采购与付款业务需要由供应、采购、收货、财会各部门共同协作完成。将采购业务中的预算、采购、验收、付款等部门工作的授权审批分离开来, 预算员、采购员、验收员、保管员、记账员、出纳员在各自的授权范围内处理业务, 各负其责, 不得相互代替。对请购、审批、签约、采购、验收、审核、付款等环节建立标准化业务处理程序, 健全以采购申请、经济合同、结算凭证、入库单据为载体的控制系统, 增强请购、采购、验收、付款关键点的控制。

以上的这些控制要点都是建立在不相容职务相分离的基础上的。货物的采购人不能同时担任货物的验收工作, 以防止采购人员收受客户贿赂, 购买伪劣材料影响企业生产乃至整体利益;付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求代理商和索价业务。付款的审批通常经过验货或验单后执行 (预付款除外) , 以保证货物的价格、质量、规格等符合标准。

1.请购。 (1) 对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品, 所需部门可根据预算、即将签发的生产通知单或市场供应等合理情况正确填写请购单, 由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请, 审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份, 注明请购部门, 请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。经审批的请购单送交采购部门。对于重要物品的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。 (2) 对于临时需要的物品, 很难列入预算, 通常由使用者根据实际需要直接提出, 不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途, 请购单须经使用部门主管审批, 并经财务部门资金预算授权人签字后, 交采购部门办理采购。 (3) 对于紧急需求的特殊请购, 制定特殊审批程序。

2.采购。 (1) 控制订购数量。首先, 应由采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出, 请购数量、品种是否合理, 是否在控制限额的范围内;其次, 对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行各种采购数量对成本影响的分析, 分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类, 然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量;对请购数量不大或零星未购物品, 采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。 (2) 选定供货单位。采购部门在确定了采购数量之后, 签订购销合同之前, 必须遵循企业订货报价控制制度, 选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。根据与相应供应商确定的最优价格, 对采购所需资金做出估算, 并在请购单上签署采购意见后, 由采购部门授权人审批, 将签批后的请购单送资金预算部门, 由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标, 且在资金预算范围内, 审批后签注意见, 送交存货管理部门。 (3) 适时发出订货单。为了生产经营的正常进行, 避免存货资产的闲置, 存货管理部门人员在接到请购单后, 对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析, 决定什么时间请购最为合适, 并在请购单上签注意见, 由部门授权人审批。

采购部门根据签批后的请购单, 应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同, 在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容, 作为供销双方共同遵守的契约。对采购合同必须按照采购权限规定, 由各级授权人进行审核, 审核同意后, 才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前, 还必须由专人核查, 订货单是否授权审批, 以及是否有经批准的请购单作为支持凭证, 确保订货单的有效性。采购合同一般一式四份, 一份交供货商请求发货, 一份由采购部门专人保管, 负责合同的执行, 一份交会计部门以监督合同的执行, 一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。

对某些采购数量不多, 不经常采购的物品, 也可以不签订合同而直接购买, 以简化手续, 加快进货速度。

3.验收。为了达到控制目的, 验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。收货部门的控制是根据购货单及合同规定的质量、规格、数量以及有关质量鉴定书等技术资料核查收到的货物。收货部门的收货人员在货运单上签字之前, 应通过计数、过磅或测量等方法来证明货运单上所列的数量。收货部门还应在可能的范围内对物品的质量进行检验, 对有技术要求的物品应将部分样品送交专家和实验室对其质量进行检验, 出具验收单或检验报告单作为入库单的一项内容。发现问题应及时报告并按批准意见处理。对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对, 同时验收实物的数量和质量, 核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联, 注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后, 一联留存, 登记仓库台账;一联随有关凭证送交会计部门, 办理结算;一联退回采购部门, 与购销合同、请购单核对后归纳备案。

4.审核。对购货业务的各种凭证进行严格的审核, 是保证业务的合法性、合理性、内部控制制度的严密性的重要手段。会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前, 应对各有关部门送来的各种原始凭证, 包括发票、运费收据、代扣代收税款、入库单以及购销合同、请购单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性, 还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等, 如果发现问题, 应及时查明原因, 分清责任, 合理解决。

5.交付购货款。一般由会计部门根据审核后的发票、运费单、代扣代收税款凭据、质检部门出具的验收单、仓库开具的入库单以及其他有关凭证与合同规定的付款条件和发货情况进行核对, 核对无误后经企业授权人审批后向供应商办理结算, 并作相应的采购与付款的账务处理。

对于以现金支付的交易, 为了进一步强化内部控制, 还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即会计部门在接到发票等原始凭证后, 先由部门授权人审核批准, 再由会计人员据其编制付款凭证, 注明会计科目, 款项用途及金额等, 交给出纳员由其根据付款凭证列出的金额支付现金, 并登记现金日记账, 然后将付款凭证退交会计部门, 以便登记总账和明细账。这样, 出纳人员应付出多少现金, 会计部门已经记录在案, 更有利于形成控制关系。

对于企业采用赊账方式购买物品时, 必然形成债务, 由此而引发债务结算业务也必须对此加强控制。具体要求是: (1) 应付账款的入账必须在取得审核、企业授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方可入账。对于享有现金折扣的交易, 要用供应商发票金额扣去折扣金额的净额来入账;对于有预付货款的交易, 在收到供应商发票后应将预付金额冲抵部分金额来入账。 (2) 尽可能设置专人专职登记应付账款明细账, 充分发挥账簿控制的作用。 (3) 由稽核人员定期与供货商 (债权人) 核对账目, 如果对账中发现问题, 应及时查明原因, 分清责任, 按有关规定予以处理, 确保双方的账目相符。 (4) 按双方事先约定的条件, 及时清理债务, 支付欠款后, 应取得债权人的收款证明, 并以此依据编制记账凭证, 登记账簿。 (5) 强化总分类账对应付账款明细账的控制。保证账账相符。如果不符, 应查明原因及时处理。

采购与付款业务流程 第5篇

一、供应商的选择与管理

1、采购部门人员填写供应商基本信息表

供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。

2、采购、生产技术、财务部门评审供应商

采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。

3、单位负责人或其授权人评定供应商

分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。

二、材料采购

1、计划员填写申购单

计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。

2、复审申购单

分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名称、采购数量是否正确，复审无误在申购单/采购申请表上签名确认。

3、采购员与供应商拟订合同/订单

采购员根据审核的申购单从合格供应商名录挑选出进行供应商比质比价后，选择质优、价廉的供应商（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），同时拟订采购合同。

4、采购部经理审核合同/订单

采购部主管审核拟订的采购合同/订单，审核内容包括：所选供应商在合格供应商名录之内（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），采购的产品名称、规格、数量等是否与申购单相符，单价是否合理与市价相符等。

5、分管副总经理合同审核

为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，分管副总经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查，审核无误后报总经理审批。

6、总经理合同审批，董事长批准执行。

总经理对分管副总经理审核内容是否正确进行复核签字后报董事长批准执行。

7、采购经办人/经理与供应商签署合同/订单

采购经办人/经理依呈签结果，作为授权代表与供应商签署采购合同/订单，并进行采购，并提交一份财务备案，用作安排付款和会计核算。

三、固定资产采购

固定资产采购由需求部门根据工作需要提出申请，经与公司领导沟通同意后、采购过程参照材料采购 执行。

四、货物入库

1.收料员进行收料清点

仓库是原材料数量验收主管部门, 供应商送货到指定放置地点（如待检区）后，收料员将申购单和供应商提供的送货单进行核对，在确认申购单和供应商送货单品名、规格一致情况下清点数量，清点数量确认无误后在送货单上签字。

2.收料员通知检验员检验

对需要检验的原材料（指生产性原材料），收料员收料后，收料员通知检验员进行检验对

于不合格的，填写检验报告反馈采购部门，由采购部门与供应商协商处理方法以及要求供应商改进。

3.仓管员办理入库

验收合格的，仓管员填制入库单。入库单连续编号。入库单至少一式三联，仓管员（收料员）一联，交财务一联、，采购部一联，入库单需由仓管员（收料员）签名确认并据之办理材料入库并登记库存管理台账。采购部门收到物控部门库单需统一存放，并与日后供应商递来发票核对，确认无误后，送会计部门。

四、付款与应付账款管理

付款

采购与付款业务的内部控制 第6篇

1. 不相容职务岗位分工制度。

(1) 请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请, 并经分管采购工作的负责人进行审批; (2) 询价与确定供应商。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商; (3) 采购合同的订立与审计。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计; (4) 采购与验收。企业采购人员不能同时担任物品的验收工作; (5) 采购、验收与相关会计记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离, 以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性; (6) 付款的审批与付款执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。

2. 授权审批制度。

企业应明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施, 规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购与付款业务, 控制的审批要点主要包括: (1) 企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权; (2) 企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权, 只容许特定人员提出请购; (3) 企业对于重要和技术性较强的采购业务, 应当组织专家进行论证, 实行集体决策和审批, 防止出现决策失误而造成严重损失; (4) 采购合同的签订需经有关授权人员审批; (5) 采购款项的支付应经有关授权人员审批。

3. 业务记录控制制度。

为实现采购与付款业务内部会计控制目标, 企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录、签字盖章, 做到账证、账账、账表、账实相符, 并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理, 这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复, 并可检查是否存在舞弊现象。

二、采购与付款业务流程的内部控制要点

1. 编制需求计划和采购计划。

采购业务从计划 (或预算) 开始, 包括需求计划和采购计划。企业实务中, 需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划, 采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后, 统筹安排采购计划, 并按规定的权限和程序审批后执行。

主要管控措施: (1) 生产、经营、项目建设等部门, 应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时, 不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料, 经专业技术部门研讨后, 经具备相应审批权限的部门或人员审批; (2) 采购计划是企业年度生产经营计划的一部分, 在制定年度生产经营计划过程中, 企业应当根据发展目标实际需要, 结合库存和在途情况, 科学安排采购计划, 防止采购过高或过低; (3) 采购计划应纳入采购预算管理, 经相关负责人审批后, 作为企业刚性指令严格执行。

2. 请购。

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要, 提出的采购申请。主要管控措施:第一, 建立采购申请制度, 依据购买物资或接受劳务的类型, 确定归口管理部门, 授予相应的请购权, 明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门, 对需求部门提出的采购需求进行审核, 并进行归类汇总, 统筹安排企业的采购计划。第二, 具有请购权的部门对于预算内采购项目, 应当严格按照预算执行进度办理请购手续, 并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目, 应先履行预算调整程序, 由具备相应审批权限的部门或人员审批后, 再行办理请购手续。第三, 具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时, 应重点关注采购申请内容是否准确、完整, 是否符合生产经营需要, 是否符合采购计划, 是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请, 应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

3. 选择供应商。

选择供应商, 也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。主要管控措施:第一, 建立科学的供应商评估和准入制度, 对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查, 确定合格的供应商清单, 健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录, 都要由采购部门根据需要提出申请, 并按规定的权限和程序审核批准后, 纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第二, 采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则, 择优确定供应商, 在切实防范舞弊风险的基础上, 与供应商签订质量保证协议。第三, 建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度, 对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价, 根据考核评价结果, 提出供应商淘汰和更换名单, 经审批后对供应商进行合理选择和调整, 并在供应商管理系统中作出相应记录。

4. 确定采购价格。

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资, 是采购部门的永恒主题。主要管控措施:第一, 健全采购定价机制, 采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式, 科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资, 通过招标、联合谈判等公开竞争方式签订框架协议。第二, 采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势, 确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库, 定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

5. 订立框架协议或采购合同。

框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议, 该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定 (企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式, 供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格, 交付物资给采购方) 。主要管控措施:第一, 对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估;框架协议的签订应引入竞争制度, 确保供应商具备履约能力。第二, 根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况, 拟订采购合同, 准确描述合同条款, 明确双方权利、义务和违约责任, 按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同, 应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判, 必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三, 对重要物资验收量与合同量之间允许的差异, 应当作出统一规定。

6. 管理供应过程。

管理供应过程, 主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度, 科学评价供应商的供货情况, 并根据合理选择的运输工具和运输方式, 办理运输、投保等事宜, 实时掌握物资采购供应过程的情况。主要管控措施:第一, 依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况, 对有可能影响生产或工程进度的异常情况, 应出具书面报告并及时提出解决方案, 采取必要措施, 保证需求物资的及时供应。第二, 对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资, 择优确定监造单位, 签订监造合同, 落实监造责任人, 审核确认监造大纲, 审定监造报告, 并及时向技术等部门通报。第三, 根据生产建设进度和采购物资特性等因素, 选择合理的运输工具和运输方式, 办理运输、投保等事宜。第四, 实行全过程的采购登记制度或信息化管理, 确保采购过程的可追溯性。

7. 验收。

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收, 以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。主要管控措施:第一, 制定明确的采购验收标准, 结合物资特性确定必检物资目录, 规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二, 验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明, 重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资, 填制入库凭证, 加盖物资“收讫章”, 登记实物账, 及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前, 采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资, 还应进行专业测试, 必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三, 对于验收过程中发现的异常情况, 比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等, 验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告, 相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资, 采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的, 采购部门要按照合同约定索赔。

8. 付款。

论采购与付款业务内部会计控制 第7篇

采购与付款业务是指企业支付货币, 取得物品或劳务的过程, 是企业生产经营管理中的一个主要环节。企业应实施采购与付款业务内部控制, 对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序;健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统;加强请购、采购、验收、付款关键点的控制, 实施采购决策环节的相互制约和监督机制。通过有效地控制, 达到预定目标。

2 采购与付款业务流程与内部会计控制要点

2.1 采购与付款程序

完整的采购与付款程序涉及五个环节:业务流程如下图所示:

2.2 采购与付款业务内部会计控制常见错弊

盲目采购、收受回扣、虚开发票、验收不严、违规结算。

2.3 内部会计控制要点

2.3.1 请购 (制定采购计划)

(1) 单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目, 具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目, 具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

(2) 单位应当建立采购申请制度。依据购置物品或劳务等类型, 确定归口管理部门, 授予相应的请购权, 并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程度。

(3) 单位应当建立严格的请购审批制度。①企业采购的动因源于内部各个部门对各项货物 (商品) 或服务的需求, 同时对某些商品还要考虑适当的储存, 因此为避免盲目采购, 企业有必要制定采购计划, 而且应建立在企业采购预算基础上, 并进行合理授权。②对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品, 所需部门可根据预算正确填写请购单, 由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请, 审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份, 注明请购部门, 请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。经审批的请购单送交采购部门。对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。对于临时需要的物品, 很难列入预算, 通常由使用者根据实际需要直接提出, 不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途, 请购单须经使用部门主管审批, 并经财务部门资金预算授权人签字后, 交采购部门办理采购。对于紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。

2.3.2 订购与签订购货合同

无论何种需要的请购, 采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定:应订购多少;向谁发出订货单;什么时候发出订货单。

(1) 订购数量的控制。

(2) 向哪一家发出订货单。

(3) 何时发出订货单。

在上述三方面的决定做出之后, 将请购单一联退请购部门, 以示答复;一联退仓库准备验货;一联退财务部门筹备资金;一联采购部门作为签订购销合同的依据。采购部门根据签批后的请购单, 应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同, 在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容, 作为供销双方共同遵守的契约。对采购合同必须按照采购权限规定, 由各级授权人进行审核, 审核同意后, 才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前, 还必须由专人核查, 订货单是否授权审批, 以及是否有经批准的请购单作为支持凭证, 确保订货单的有效性。采购合同一般一式四份, 一份交供货商请求发货, 一份由采购部门专人保管, 负责合同的执行, 一份交会计部门以监督合同的执行, 一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。

2.3.3 货物验收

货物抵达或接受劳务后, 应对照订单或购货合同进行验收, 由独立的验收部门或人员对货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行核实, 并出具验收的证明资料.为了达到控制目的, 验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用, 既控制购买环节的经营活动, 也要控制存货的管理工作。

2.3.4 货款结算与付款控制

(1) 单位财会部门在办理付款业务时, 应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

(2) 单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度, 加强预付账款和定金的管理。

(3) 单位应当加强应付账款和应付票据的管理, 由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

(4) 单位应当建立退货管理制度, 对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定, 及时收回退货货款。

(5) 单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符, 应查明原因, 及时处理。

2.3.5 会计记录

以上每个环节, 会计人员应作必要的记录。

3 强化采购与付款内部会计控制的措施

3.1 规范采购付款业务授权批准制度

(1) 企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权。

(2) 企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权, 只容许特定人员提出请购。

(3) 采购合同的签订需经有关授权人员审批。

(4) 采购款项的支付应经有关授权人员审批。

3.2 分离不相容的岗位与职责

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位基本有:

(1) 请购与审批。由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需求提出, 经分管采购工作的负责人进行审批, 审批人不能超越权限审批, 由采购部门组织采购。

(2) 询价与确定供应商。采购部门和使用部门共同参与询价程序并确定供应商, 不能由采购部门单独完成。

(3) 采购合同的订立与审计。由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计。

(4) 采购与验收。采购部门不能进行货物验收, 验收工作由专职人员或质检人员进行。

(5) 采购、验收与相关会计记录。商品的采购、储存保管人员不能担任会计记录工作, 以减少误记的可能。

(6) 付款审批与付款执行。付款的审核人与付款的执行人职务应相分离.记录应付账款的会计人员不能同时担任付款职务 (出纳职务) , 例如:支票的签字和应付账款的记账应相互独立。

3.3 订货报价控制制度

(1) 定期审查供应商的基本资料, 为企业采购决策提供可靠信息。

(2) 对所有潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。

(3) 对于一般和重要物品或劳务采购, 应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系, 综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。

(4) 对一些特殊或重大的采购项目应获取一些有竞争性的书面报价单。

(5) 向供应商取得采购价、运费、运输工具折扣、折让、支付条款及税率等资料。

(6) 就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。

(7) 选取某一供应商时应提供相应证明文件, 包括报价汇总表以及不选取竞争性报价供应商的理由。

(8) 当协商的价格、质量、付款期订单范围发生变化时, 对变化的订单应及时予以审批, 授权执行。

3.4 充分的凭证和记录制度

为实现采购与付款业务内部会计控制目标, 企业应建立以采购申请、经济合同、验收、入库单和结算凭证为载体的控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录, 并且还要签字盖章, 做到账证、账账、账表、账实相符, 并且检查全部有编号签字的凭证与记录是否按标准化程序要求处理, 这是保证完整性的重要控制措施, 可以有效防止经济业务的遗漏和重复, 并可根据完整性检查是否存在舞弊现象。

3.5 加强会计监督机制

(1) 建立内部稽核制度。设置专职兼职稽核员, 负责采购与付款业务的凭证、账簿、报表、合同、预算等的稽查, 以及账证、账账、账表、账实之间的核对, 保证正确相符。及时发现已经发生但尚未造成影响或损失的错误和舞弊, 发挥内部控制的预警作用。

(2) 切实落实监督检查制度。单位应当对采购与付款内部控制的监督检查制度, 明确监督检查机构或人员的职责权限, 定期或不定期地进行检查。单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全, 各项规定是否得到有效执行。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括:

①采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

②采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全, 是否存在越权审批的行为。

③应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

浅谈医院采购与付款内部会计控制 第8篇

一、调置相应的机构，配备相应的人员

设立药剂科、设备科、总务科，各科配备了有良好业务素质和职业道德的采购人员分别从事药品、材料及设备的采购业务，并且定期轮换岗位，财务部门根据手续齐全的相关采购凭证办理付款业务，审计科定期监督检查采购与付款业务执行情况。

二、建立了采购与付款内部会计控制的基本制度

1. 岗位分工控制制度

建立了采购与付款的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务分别安排不同部门的人员办理，无一人办理此项业务全过程的现象。

2. 授权批准控制制度

(1)明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，审批人不得越权审批。

(2)明确经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务。

(3)对于重要和技术性较强的采购业务医院组织专家进行可行性论证, 并实行集体决策和审批。

(4)加强对请购手续、采购订单、验收证明、入库凭证、采购发票等的管理和相互核对工作。

3. 请购控制制度

(1）建立采购申请制度

根据物资类型确定药品采购由药剂科办理，专业设备和卫生材料采购由设备科办理，其他材料和家俱类固定资产由总务科办理，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

(2）加强采购业务的预算管理

每年底制定了次年采购业务的预算，次年在采购过程中对预算内采购，由具有请购权的部门严格按预算进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，由具有请购权的部门在对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

4. 审批控制制度

建立请购审批制度, 明确审批权限, 并由审批人根据其职责, 权限以及医院实际需要等对请购事项进行审批。

5. 采购控制制度

(1)建立了采购与验收环节的管理制度，对采购方式、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程阳光、透明。

(2)根据物资的性质以及供应情况等确定相应的采购方式，一般物资合同采购，小额物资直接购卖。制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。

(3)经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。

6. 验收控制制度

(1)医院建立健全了验收制度。根据制度规定验收所购物资的品种、规格、数量、质量和其他相关内容，并出具验收单据或验收报告。

(2)实行验收与入库责任追究制。验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。

7. 付款控制制度

(1）建立付款审核制度

严格核对发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务。我院根据合同及相关规定，对药品及材料3个月后付款，对设备按合同约定付款，确保资金良性循环。

(2）加强应付账款及应付票据管理

财务部门加强应付账款和应付票据的管理, 对已到期的应付款项经批准后办理结算与支付。

(3）建立退货管理制度, 对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作了明确规定，发生采购退货的, 及时收回货款。2.7.4建立定期核对往来款项的制度

在会计年度结束后的次年1月, 我院由药品会计负责对药品材料等采购产生的应付账款与供货商进行核对, 并且出具对账确认函, 双方签章, 确保往来款项的真实性。除此外，对某些业务较繁杂的供货商采取月对账或季对账的形式核对往来账款，如有差异，查明原因，及时处理。

2.8 监督检查制度

医院审计科定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况、采购与付款业务授权批准制度的执行情况、应付账款和预付账款的管理情况、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况，财务科不定期自查，对监督检查过程中发现的薄弱环节，我们及时采取措施，加以纠正和完善。

三、严格按照采购与付款业务的流程办理采购与付款事项

1. 请购

医院药品、材料、设备等物资的采购需由请购部门根据需要, 填写申购单, 申购单上应明确采购物资的品名、规格、数量、质量、相关要求和标准等。

2. 审批

审批人员依据其职责、权限对请购事项进行审批。大型设备、大宗物资、大宗材料的采购必须经院领导集体决策和审批。专业性较强的采购业务，医院组织专家论证并实行集体决策和审批。

3. 采购

采购部门在接到经审批的申购单后，按质优、价廉的原则进行采购。对于医疗器材的采购，凡属于政府集中采购目录以内或限额标准以上的仪器均按政府集中采购要求进行采购;对于药品的采购，按照药品招标采购的要求进行，药品集中采购及地方药品采购的比例均要达到相关规定;其余的药材按质优、价廉的原则进行采购。

4. 合同

采购部门应及时与供应商签订合同, 合同必须按采购权限规定由各级授权人审核同意。重大合同须提请财务部门会签。合同一经答订，必须及时送一份财务部门备案。对一些数量不大，不常采购的可不签合同，可按授权直接采购。例外紧急需求的采购按相关规定办理。

5. 验收

申购物资到医院后，验收人员应按申购单的要求，对所购物资的品种、规格、数量、质量和其他相关要求进行验收，并出具验收单据，专业性较强的设备等，应请专业人员到场验收并出具验收报告。

6. 付款审核及付款

(1）付款前审核

财务部门办理付款时应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、申购单和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

(2）付款前审核内容

1) 与采购有关的原始凭证(申购单、采购合同、验收单、发票等)是否齐全、是否合法。

2) 相关凭证(申购单、合同、验收单、发票)的内容是否一致，不一致要了解原因。

3)是否有公司负责人批准签定的付款通知单。

4)其他有关人员在单证上的签字是否齐全。

(3）付款

经审核符合付款条件后，财务部门按《现金管理条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范—货币资金(试行)》的规字办理采购付款业务。对于转账起点以下的货款用现金支付，超过转账起点的转账支付。

总之，医院应在采购与付款业务中实施内部会计控制。对请购、审批、签合同、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理流程。健全以采购申请、经济合同、验收入库单据为主体的控制系统。加强对请购、采购、验收、付款等环节的相互制约和监督。只有这样，才能有效的堵塞采购与付款业务过程中的漏洞，消除隐患，保护医院财产安全，防止舞弊行为的发生，促进市场经济的健康发展。在实际工作中，医院应根据采购与付款业务具本特点，不断完善、修订其内部会计控制制度，保证医院经营活动有效、高效运行。

摘要：采购与付款是医院经营管理中的一个重要环节, 采购与付款业务的规范, 能堵塞漏洞, 消除隐患, 防止并及时发现纠正错误及舞弊行为, 保护医院资产的安全、完整, 确保法律、法规和内部规章制度的贯彻执行。因此, 医院应重视采购与付款业务的内部会计控制制度, 健全业务记录控制系统, 加强其业务流程关键点的控制, 实施采购决策环节的相互制约和监督。

关键词：采购,付款,内控

参考文献

[1]刘应强, 方燕, 王岚, 等.高级会计师资格考评结合教材1.北京.企业管理出版社, 2007:272—273

浅谈采购与付款内部控制实施 第9篇

一、采购与付款控制的目标

采购与付款业务是指企业从外部购进商品或劳务以及由此产生的已付或未付货款的业务过程。该业务是企业生产经营管理中的一个主要环节, 是企业生存发展的基础。从财务角度讲, 采购与付款控制的目标是:保证采购与付款数据的真实性, 保证采购与付款过程中数据资料的完整性, 确保采购物料的所有权, 保证采购价格的合理性, 保证进仓物料、应付账款截止期的正确性, 保证财务报表相关披露的合理性。

二、传统观念的采购与付款内部控制

(一) 遵守内控原则

首先要遵守授权控制原则, 公司由上至下, 根据不同层级、不同事件, 编制不同的审批权限, 从而保证工作顺利、有序执行。其次要遵守不相容职务分离原则。如请购与审批分离, 询价与确定供应商分离, 采购、保管、验收、记账分离, 付款申请、审批与付款分离等等。再次要遵守权责发生制原则。在本期内采购与付款过程中物料进仓要做到当月物料当月进仓, 不得跨会计期间入账。

(二) 关注过程控制

请购控制:原材料请购、临时性物料请购、服务性物料请购、特殊项目采购。一般而言物料由生产部门根据生产计划填写领料单, 仓库将原材料保管卡上记录的库存数与生产部门需要的数量进行比较。当生产所需的材料和仓库所需的后备数量合计超过库存数量时, 提出请购。

订货控制:订货数量控制、供应商控制、订货时间控制。采购部审查请购单的请购数量是否在控制限额范围以内和审批手续是否合规。对于需求量大的原材料, 利用经济批量法测算成本。执行采购之前, 进行比价招标, 选择最有利于公司生产和成本最低、风险最小的供应商, 签订合同。仓库部门确认订购时间, 采购部行使建议权。

验收控制:货物验收由独立于请购、采购、会计部门的人员来担任, 其控制责任是检验收到货物的数量和质量。

实物控制:实物保管独立于验收、采购和会计部门, 加强对退货的实物控制, 限制非授权人接近各种记录和文件, 防止伪造和篡改会计资料。

应付账款控制:应付账款的记录独立于请购、采购、验收、付款的人员, 有预付货款的交易, 收到供应商发票后, 将预付金额冲抵部分发票金额来记录应付账款, 对享有折扣的交易, 按净额登记应付账款。财务部门设置应付账款总账和明细账, 每月进行对账。

审计与稽核控制:为了实现内部控制目标, 很多公司设立了审计部门或在财务部下设稽核组, 独立行使监督职能。

(三) 控制关键事件

控制盲目采购:通常各部门人员请购需求非常急切, 缺少计划性, 较少核对库存。多数人认为, 直接采购速度最快、最省时。采购部为了配合相关部门的工作, 也会在第一时间安排采购。于是导致库存积压, 原材料周转慢的情况发生。

控制行贿受贿等舞弊行为:舞弊行为是公司必须打击的行为, 不仅危害公司经济利益, 影响恶劣, 而且会冲击公司内部控制环境, 导致员工诚信和道德价值观念丧失, 公司用人机制不以胜任能力为基础, 人力资源政策无法执行等等。

控制验收不严:为了获取更高的经济利益, 以次充好、以假乱真是供应商经常使用的手段, 公司品质、工程验收应组织专业人员或小组验收, 必要时进行第三方鉴定验收。

控制虚开发票:虚开发票是采购时要注意的重要问题, 财务部收到发票时, 要对真假进行鉴定, 同时还要对借款过程、退货过程作相应控制, 防止多开、少开、错开发票, 利用发票贪污公款等。

控制违规结算:违规结算的本质是一种失职行为, 各岗位责任制文件是都注明本岗位有检查上游流程是否合理、合格的义务, 当发现上一流程存在问题时, 有权要求上流程补齐手续后再执行。

三、现代观念的采购与付款内部控制

内部控制经过发展, 现阶段发展成风险导向型的内部控制。作为财务部门, 必须与时代同步, 学习更先进的控制方法, 针对性地应对。

(一) 防范内部控制风险

内部控制风险是公司内部控制不健全或内部控制失效而产生的风险。防范采购与付款环节内控风险, 首先要优化控制环境。提高采购与付款活动中各部门人员的诚信与道德价值观念, 建立合理的组织结构、明晰的权责机制, 完善的制度化体系。其次, 对采购与付款各个环节作内控风险评估。再次, 加强控制活动的有效性检查。采购与付款过程中, 财务人员要从制度和流程上进行控制, 防范因制度不健全而造成的潜在损失, 防止内部控制失效。再次, 加强采购与付款环节的信息渠道建设, 保障沟通通畅。如每月召开供应链管理会议、建立授权机制、加强外部沟通等。与内部人员、供应商、投资者、债权人等输入、输出不同信息和价值理念。最后是有效监督, 防范风险。有条件的企业可以每年邀请审计部门做一次专项审计。

(二) 防范经营管理风险

经营管理风险是公司在经营管理过程中, 因某些经营因素的不确定性导致经营失误而遭受损失产生的风险。采购与付款过程中, 经常受公司生产能力、人员状况、部门间配合程度、供应商交货能力、货款支付条件的影响, 导致原材料过剩或不足、产品呆滞或报废、销售乏力等现象, 造成公司直接或间接经济损失。因此采购与付款环节首先应以公司战略为中心, 统一思想和目标。其次要内外比较, 客观评价采购与付款工作水平。建立原材料周转率、应付账款周转率、采购人均效率、采购人均费用率等考核指标, 搜集行业动态信息和招标, 进行内外比较相结合, 既看到同行业工作差距, 又看到在本企业中的地位。再次要关注汇率、国际经济状况、国内行业动态、国家会计政策等不确定性因素, 对采购与付款的影响。如当外汇汇率升值或贬值时, 采购与付款控制可以使用金融杠杆, 作套期保值方面的操作。

(三) 防范信息系统风险

信息系统风险是公司对系统安全管理不善而产生的风险。现代企业多数使用ERP软件管理供应链和财务系统, 为防止因ERP系统负荷过重或有隐患造成系统出现故障, 可以采用交叉部门上班时间, 平衡服务器工作负担;安装防病毒软件、木马软件, 使用备份域服务器, 防范数据安全风险;采用软件前后台分离管理, 记录操作日志, 防止和记录人员的操作过程。

(四) 防范信用风险

信用风险是公司为办理开展业务的经济实体或法律实体投资者的违约或其他业务失败、协议合同不严密导致实际损失或机会成本损失而产生的风险。在采购与付款环节, 金额较大的采购活动都必须签订合同, 把供求双方的权利义务关系以合同的形式确定下来。每月或每季度对供应商进行评级, 防范交货风险。协调本公司在供应商的信用额度, 保证及时供货。尤其是公司处于快速扩张期的时候, 资金制约因素较多, 采购与付款环节各部门要将公司的情况与供应商沟通, 保证生产供应。

四、采购与付款环节的控制效果

笔者负责公司内部控制方面工作, 按照现代内部控制观念进行工作布局, 结合传统观念的过程控制与关键事件控制, 组织实施采购与付款内部控制, 取得良好效果, 控制风险显著下降。

(一) 控制环境:采购与付款环境正在朝良性方向发展

主要表现在:在公司高层持续重视下, 采购与付款环节管理层内部控制意识快速加强。2012年公司高层决定推行内部控制文化, 在公司建立谦虚、诚信、务实、合作的价值观, 采购与付款环节各管理人员开始用开放的心态接受内部控制工作。采购与付款环节诚信和道德观念逐步增强。借助采购招标平台, 公司打破了独家采购、指定采购、垄断采购等不合理采购方式, 既促进了员工职业道德和个人素养的提高, 又提高了供应商合作信心, 同时也实现了采购成本下降。采购与付款环节的用人机制职业化。2012年公司确定了用人唯才的用人机制, 将业绩与工资挂钩, 人员与工作量挂钩, 进行绩效考核, 形成公开、透明、量化的人才管控机制。

(二) 风险评估:采购与付款风险呈下降趋势

通过现代采购与传统采购内控实施, 采购与付款制度化建设逐步健全, 制度流程向务实、清晰、简单方向发展。通过内控工作开展, 提出改善建议, 经理层组织实施, 采购与付款风险改善完成率达90%以上, 风险等级水平不断下降。

(三) 控制活动:采购与付款控制不断加强

通过对生产物料、仓库施行内控检查, 各级管理人员开始按“不相融岗位分离”的原则指导工作, 岗位分派职责划分越来越透明、清晰, 授权与批准更加严谨, 验收、计算、复核愈加严格。公司新建存货周转制度、存货预算控制制度, 改进了预测体系。通过内部控制检查, 对收受贿赂、敲诈客户损坏公司利益的舞弊行为, 进行了严厉打击, 同时宣布实施“阳光采购”政策。

(四) 信息与沟通:采购与付款环节沟通明显改善

在内部:采购与付款相关部门每月集体召开经营分析会议, 保障内部信息传递及时、有效;在外部:建立开放性的沟通平台, 与主要客户、供应商形成定期会晤机制。此外, 公司通过内控人员对ERP软件采购与付款模块测试, 报表生成的速度从30分钟下降到2秒以内, 极大地提高了沟通效果。

(五) 监督:内部控制的深度、广度正在扩展

通过采购与付款内部控制, 公司董事会、经理层及审计监督力度不断加强, 基础方面的问题得到有效改善。正是由于采购与付款环节内控的有效执行, 公司决定取消试点, 将内部控制范围扩展到公司 (含子公司) 各层级。

参考文献

物资采购与付款 第10篇

镇江DS铝业股份有限公司 (以下简称DS公司) 成立于2003年8月, 公司地处江苏省镇江市京口科技工业园, 占地1039亩, 总投资10.2亿元人民币, 建设周期2年, 全部建成投产后可形成10万吨铝板、带、箔材的综合生产加工能力, 2013年年销售52亿元人民币, 现有员工总数1187名, 成为国内超大型民营铝加工企业。公司的主导产品为铝板、带、箔及涂层材, 以及深加工产品氧化铝板、电缆箔、空调箔、装饰建材用铝箔、空调冰箱用蒸发器、冷凝器等多种系列铝产品, 广泛用于各类家电、电子通讯、交通运输、医药、食品包装、印刷、化工、建材、装饰等行业。

DS公司根据《企业内部控制基本规范》和公司规范化管理的要求, 结合本公司实际, 制定的内部控制制度包括财务资金预算与收支管理制度、筹资管理制度、担保管理制度及内部审计制度。可见, DS公司的内部控制制度还不全面。本文结合DS公司实际情况, 全面梳理采购业务流程, 就采购与付款这一业务环节的内部控制进行了设计, 以补充和完善DS公司的内部控制制度。

二、设计目标

(一) 完善公司内部控制制度

采购是企业生产经营活动过程中的首要环节, 是企业实现生产经营的基础。付款涉及货币资金的支出, 容易出现错误或舞弊现象。因此, 加强采购与付款环节的内部控制对于完善企业内部控制制度意义重大。

(二) 服务企业生产经营, 实现企业价值最大化

采购与付款是企业生产经营的重要环节, 因此加强采购与付款控制直接服务于企业的生产经营。DS公司以铝为原材料进行生产, 能否抓住采购时机直接关系到能否降低采购成本, 进而影响利润, 最终关系到企业价值最大化的实现。

三、设计原则

(一) 合法性原则

采购与付款流程内部控制的构建必须以遵守国家的法律法规为基本的衡量标准, 制定切实可行的管控制度。合法性原则是建立管控制度的基础。

(二) 针对性原则

采购与付款内部控制制度的建立要符合DS公司的实际情况, 针对公司采购付款环节中容易出错的细节和薄弱环节, 制定符合公司需求的有效管控体系。

(三) 整体性原则

DS公司的采购与付款控制关系到企业的整体利益, 要与公司的长期规划和短期目标相一致, 同时也要与公司的其他内部控制制度相协调。

四、设计内容

(一) 不相容岗位分离

DS公司首先要做到不相容岗位分离, 采购业务的不相容岗位主要有请购与审批, 供应商的选择与审批, 采购合同协议的拟定、审核与审批, 采购、验收与记录, 付款的申请、审批和执行。

(二) 采购预算的控制

采购预算是企业根据生产经营的需要, 参考各方面数据, 结合以往经验, 对采购的商品进行数量和金额的估计。采购预算业务流程见图1。

1. 参与预算的各部门权责划分要明确。

预算由各个部门配合完成, 坚持“谁需要谁申请的原则”, 由各个使用部门根据本部门情况向采购部提出申请, 然后由财务部负责整理汇总, 编制年度采购预算表。

2. 实物的采购计划与方案要具有合理性和可行性。

各个部门应结合市场需求状况和企业本身的经济条件制订生产计划, 确定物料需求情况。

3. 采购资金方面, 当预算金额低于实际需要的金额时, 采购人员应该向本部门和财务部门申请增加采购资金, 经过审核、审批后调拨资金。

当预算金额高于采购款项时, 采购人员要及时向上级反映, 说明资金盈余状况, 从而做出相应处理。

(三) 请购控制

企业应当根据购买物资或接受劳务的类型, 确定归口管理部门并授予相应请购权, 明确相关部门和人员的职责权限及请购和审批程序。请购审批业务流程见图2。

1. 购买申请程序控制。

采购需求应明确采购物的名称、数量、质量、等级、规格和到货时间等相关要求。预算内采购项目, 请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续, 填制请购单;由采购专员汇总、整理采购申请, 检查库存物资储存情况, 呈交“采购申请单”, 如果在采购和预算范围内, 则按照预算执行进度办理请购手续, 超预算和预算外采购项目, 应由审批人进行审批。

2. 请购授权审批控制。

审批人要根据规定的职责、权限和程序审批采购申请。对不符合规定的请购申请, 审批人应当说明情况, 然后要求请购人修改请购申请, 若修改后仍不合规或拒绝修改的可以拒绝批准。

(四) 供应商选择与评价控制

供应商的选择至关重要。DS公司可以将需求产品的名称、报价、规格、质量要求、数量及信用条件等信息以公开发布或招标传递等方式传递给供应商, 符合条件的供应商会主动与企业联系或应邀投标, 这样可以扩宽企业的选择范围。

建立科学的供应商评估和准入制度, 确定合格的供应商清单, 与入选供应商签订质量保证协议, 建立供应商管理信息系统, 对供应商进行综合评价, 根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。对供应商的评价主要包括以下四个方面。

1. 供货能力, 是指供应商提供物资或劳务的质量好坏、价格高低、交货及时性以及是否有良好的供货条件等。

2. 资质评价, 是指审查供应商是否有从事某行业的资格, 是否存在无照经营、超范围经营等情况。

3. 经营状况, 主要体现在供应商的财务状况、经营业绩、生产规模、生产制造能力、研发能力和生产销售的管理水平等方面。

4. 信用等级, 考察的指标主要有供应商的信誉情况、产品品质、管理人员素质及员工的道德素质等情况。

(五) 采购价格与采购方式控制

DS公司应当建立采购物资定价机制, 采取协议采购、招标采购、谈判采购、询价采购等多种方式合理确定采购价格, 最大限度地减少市场变化对采购价格的影响。

大宗采购应当采用招标方式, 合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则;一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议;小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

(六) 采购订单控制

采购部门应及时填制和发出采购订单, 交由专人保管和复核并由相关权利人按规定程序审批。审批通过的订单应及时下达供货单位, 及时传递给财务、仓管部门并进行相关记录。采购部门要监督采购实施情况, 保证产品及时供给;仓储部门要保证货物及时入库;财务部门要做好账面记录。另外, 采购订单应妥善保存, 以备内部审计或外部审计的需要。

(七) 采购发票控制

公司依据采购发票进行账面记录和抵扣税款, 所以要严格控制发票, 主要有审核发票的法律效力、主要要素是否齐全等。

(八) 采购执行控制

采购人员要及时掌握供应商的存货状况和生产情况, 根据采购订单确定的交货期、交货量, 通过电话、传真、信函等方式提醒催要货物, 以确保订购的产品能够及时如数入库。

(九) 验收货物控制

DS公司要建立严格的采购验收制度, 确定检验方式, 由专门专人验收采购项目的品质、规格、数量、质量等相关内容并出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的, 还应进行专业测试。

验收过程中如果发现异常情况, 应当立即向有关部门报告, 查明原因后应及时处理。

验收货物流程控制图见图3。

(十) 付款控制

DS公司要加强采购付款的管理, 完善付款流程, 明确付款审核人的责任和权限, 严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容, 审核无误后按照合同规定及时办理付款。在付款过程中要严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的, 应查明原因, 及时报告处理。重视采购付款的过程控制和跟踪管理, 发现异常情况的, 应当拒绝付款, 避免出现资金损失和信用受损。

加强对审批权的控制, 防止越权审批;为防范付款方式不当造成的法律风险、保证资金安全, 财务部门要选择合适的付款时间和付款方式, 如果有现金折扣要争取。做到及时付款, 及时通知供应商款项已支付, 树立良好的公司形象, 建立稳定的合作关系。

指定专人通过函证等方式, 定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

(十一) 退货与折让控制

DS公司要建立退货管理制度, 在合同中明确规定退货事宜, 包括退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等, 保证及时收回退货货款。

1. 编制退货通知单, 注明退货商品的名称、退货数量、价格、时间、金额、退货原因及供应商的名称, 交由财务部门建账。

2. 实行折让的, 确认折让金额, 编制相关凭证, 财务人员据以记账。

3. 无论是退货还是折让, 供应商均应提供红字发票, 作为税收调整的依据。

4. 符合索赔条件的退货, 应在索赔期内及时办理索赔。

参考文献

[1]胡志丽, 陈向阳.采购付款业务流程内部控制的研究[J].商业会计, 2012 (08) .

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[3]刘慧萍.企业内部控制体系的构建与实施[J].财会研究, 2010 (07) .

[4]张小朦.浅谈中小企业内部控制问题[J].经济视角, 2011 (08) .