项目文书档案范文（精选9篇）
项目文书档案 第1篇
一、开展项目化教学模式的必要性
(一) 传统的学科式教学模式与本课程的学习方式不相符合
《文书档案管理》课程是对秘书理论的深化和延展, 也是公文写作课的后续课程, 它的业务性、应用性、技能性的特点更加明显, 在秘书职业能力培养过程中具有特别重要的作用。传统的学科式教学模式注重教师的课堂讲授, 多以教师为中心、以传授知识为主, 而该课程的教学内容如果采取传统的教学模式讲, 则显得特别枯燥, 不易激发学生的学习兴趣。要将这样一门理论性很强的课程转变为以实际应用为主的理论与实践结合型课程, 就必须转变该课程的学习方式———强调以学生学习为中心, 以提高文书工作与档案管理综合运用能力为主线, 通过项目导向, 任务驱动, 加强实践性教学环节, 开展本课程的教学活动。
(二) 项目化教学模式能够较好地解决本专业工学结合难以实施的难题
当前国内高职院校在解决文科类专业工学结合的问题时, 大多采用实习实训的方式, 即学生在校学习两年的专业知识, 第三年在实习单位实习。但是根据对实习学生的跟踪调查反馈, 不难发现学生在实习时面对的最大困难就是在真实的工作环境中面对真实的工作任务无从下手, 还有一些实习单位不信任学生, 只将最单纯的文字录入工作教给学生做, 不能发挥实习生的价值。所以, 在解决本专业工学结合的问题时必须从源头出发, 即从《文书档案管理》课程教学出发、大胆改革。例如以课程实训作为该课程教学的主线, 教学过程可以按照实际工作项目的由低到高、由易到难、循序渐进的方式编排, 工作项目的设计以文书档案管理中的核心技能为载体, 采取模拟工作情景的形式, 让学生在学习过程中完成虚拟的工作任务, 通过实践带动知识与技能的学习、职业态度的培养。
(三) 项目化教学的内容能够较好适应缺乏实际工作经验的在校学生
在传统的文书、档案教学中, 由于学生没有实际工作经验, 很多实训项目无法进行, 只能以参观代实训。而本课程在“项目”或“任务”设置上, 采用虚拟企业和现实场景相结合的方式, 能够提供大量的情境材料和企业信息, 通过反复模仿、练习, 直到能够独立完成工作任务, 这样的教学过程对工作经验十分不足的在校学生来说, 有很强的针对性。
二、项目化教学模式在《文书档案管理》课程中的应用实践
(一) 项目化教学总体设计
《文书档案管理》课程的教学设计指向实际工作过程, 教学过程按工作项目布排, 项目的设计以文书工作与档案管理中的核心技能为载体。教学内容的选取主要来自基层企事业单位文书处理、档案管理的实际工作过程, 并以能够反映工作过程、工作步骤、工作方法的知识为主。
(二) 具体的教学内容
本课程的教学内容在讲授中应以秘书岗位的文书工作与档案处理能力分析为基础, 包括一个基层文秘工作者从事文书、档案工作所需的全部理论知识、实践能力、职业态度和情感等内容。在讲解的过程中与实际工作过程相对应, 以工作任务的形式加以串联和组合, 任务完成的过程既是一个学习的过程, 又是一个工作的过程。
(三) 实训项目的编排及准备工作
为了使学生在学习之初了解该课程的具体内容及工作任务, 应将《文书档案管理》这一个学期的实训任务制作成实训项目一览表, 供学生学习参考。根据能力分析, 确定工作项目, 并将项目分解为可操作的工作任务, 所有任务均为虚拟公司的文书工作或档案工作的内容。
为了保证每一项实训项目的正常开展, 教师在学期之初应该建立一个文书档案管理课程“项目学习包”, 如完成某一工作项目所需的教材、课件、参考资料、作业练习等, 并利用校园网络或者校内实训场所上传, 供学生学习参考。
(四) 实训项目的开展
1.虚拟特定企业
为了使教学内容与实际工作过程对应, 采用虚拟工作场景的方式, 创建“郑州市天鹰电器有限公司”, 学生根据教学需要扮演该公司相应的文秘角色。
2.分解工作任务
根据能力分析, 创设工作项目, 并将项目分解为可操作的具体工作任务, 所有任务均为虚拟公司的文书工作或档案工作的内容。在实训过程中, 要求学生分组合作完成每一项具体的工作任务。
3.配置教学资源
工作任务的实施要有相应的保证条件, 首先是硬件即校内实训场所, 应提供完成工作项目所需的设施、设备、用品等;其次要有软件即“项目学习包”, 应提供给学生必要的参考资料、图片、视频、课件等。
4.完成工作项目
学生根据自己分配到的工作任务, 利用教学资源、按照教师演示完成每一次项目实训。最终学生要形成一定的工作成果, 这个工作成果以有形的实物为主, 也可以是计算机模拟的电子文件。
5.教师实训指导
在过程性知识讲授的同时, 教师应根据实际的工作过程给予重点指导。例如“归档文件整理”一章, 学生在教师的带领下参观档案室及资料室, 教师边介绍归档文件的整理原则、分类、排序, 边让学生亲身动手参与到这一过程中, 以期取得最好的教学效果。
6.任务完成验收与总结
任务完成验收与总结是最后的关键环节, 具体方式为:首先, 教师通过各小组提交的项目—任务报告进行统一编号, 将每一份任务报告打乱顺序分发至其他小组成员的手中, 各小组成员根据手中的任务报告自行打分, 并指出不足之处并提出建议。其次, 教师针对各小组打分情况进行综合评定, 结合集体意见选出最优秀的一份报告, 给予所有参与组员加分奖励。最后, 教师针对此次项目—任务完成过程中出现的各种问题进行分析并提出处理意见, 总结本次所有小组的任务报告, 并给予最终成绩评定。
三、项目化教学模式在《文书档案管理》课程中取得的教学效果
(一) 学生动手能力得到加强
《文书档案管理》课程的设计指向实际工作过程, 每一个项目本身即是一个完整的工作过程。而学生学习的过程就是一个实际工作的过程, 这使得学生必须亲自动手完成每一个实训项目, 从每一次的实训结果来看, 很多学生并不满足于一次的课堂实训, 甚至要求教师安排时间让他们进行更多训练。
(二) 激发了学生对专业知识的兴趣
由于实施了项目化教学, 学生的学习方式发生了转变, 课堂上多以小组为单位进行实训项目训练, 学生边学习边动手实际操作, 不仅提高了自学能力, 而且提高了对专业知识的学习兴趣。
(三) 提高了教师的专业素质
在项目化教学中教师本人的专业素质得到了很大提高。每一次的实训项目, 教师不仅要做好实训前的各项准备工作, 还要在实训过程中对每一个学生进行技术把关, 如果教师本人的业务素质不强, 就不能正确指导学生, 所以教师本人也要不断更新专业知识, 提升专业水平。
四、项目化教学模式在《文书档案管理》课程凸显的问题及改进的方法
(一) 设备条件
设备条件的优劣决定了实训项目能否成功组织、实施、取得理想的实训效果。一个完整的文书档案管理实训室不仅要有必要的硬件设施, 如计算机、打印机、复印机、碎纸机、数码相机、传真机、扫描仪、档案柜 (架) 、档案盒等;还要有可以实现“文档一体化”的软件设备, 如常用办公软件、档案管理软件等。从近三年来学生实训的反馈意见来看, 对实训室设备的意见最多, 主要反映在实训室设备老化、实训设施不能跟上当前办公趋势、专业性软件均为试用版不能满足学生使用需求等方面。要解决这些问题, 必须更新现有实训室设备、购买专业软件, 满足学生实训需求。
(二) 师资力量
在实施项目化教学中, 具有“双师型”素质的指导教师是保证课程顺利进行的关键要素。“双师型”素质的教师不能简单认为是参加了相关部门组织的简单培训或者带学生顶岗实习一段时间, 或是已取得相关的职业资格证书就称之为“双师型”教师, 还必须深入企业或行业第一线参加工作至少半年。从近三年来学生实训的反馈意见来看, 对教师教学的意见集中反映在教师是否具有行业相关经历、教师本人对本学科的熟悉程度不够等方面。因此, 教师必须有深厚的理论基础、系统学习过本学科的知识、掌握本学科的最新研究动态、拥有良好的科研态度, 最重要的是具有良好的师德素养, 能够在项目化教学中用心、诚恳地指导学生学习。此外, 必须打造一支稳定的、专业素质强、有一线经验的“双师型”素质教师团队, 互相学习、带动本学科的教学与研究。
(三) 教学管理
教学管理贯穿于《文书档案管理》课程项目化教学始末, 是实现该课程教学目标和取得预期教学效果的重要组成部分。在实施项目化教学过程中, 教师不仅是教授者, 而且是管理者。教师首先要确保实训项目每一项的正常有序开展, 包括:制订符合文书档案管理当前发展情况的实训教学计划, 编写实训教学大纲, 明确每一次实训的教学目标、内容、方式、地点及考核管理办法。其次, 要确保实训过程中每一位学生都能按照教学目标准确完成教学任务, 教师要严格实训纪律、实训过程中按照实训步骤检查每一个学生的实训状况、及时解决实训过程中出现的各种问题。最后, 在《文书档案管理》课程项目化教学中宜分批、分组安排学生进行实践活动, 如专题性技能训练、综合性模拟实训、参观、实地调查、技术服务等, 突出强化学生的实践技能, 确保学生具有较强的实践能力和良好的职业素养。
参考文献
[1]陈海峰, 张俊青.以工作过程为导向的高职教育课程开发模式初探[J].职教论坛, 2011 (10) :97.
[2]张宗飞.试论项目教学法在高职教学中的应用[J].教育与职业, 2013 (03) :152.
[3]张连湖.浅谈项目教学法在实用语言艺术教学中的应用[J].教育研究, 2013 (01) :211.
文书档案管理(兼职档案员) 第2篇
一、档案的基本概述
1、档案的定义：
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。
文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
2、档案历史时期的划分。
（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。
（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。
（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。
3、档案全宗。
全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。
4、立档单位的概念。
立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。
5、档案工作的业务环节。
档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。
6、档案工作的基本原则。
档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
7、档案工作人员的基本要求。
一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。
二、名词解释（文件材料著录时需用）
1、全宗年度代号：同一全宗代号的年度流水号，例2002年的全宗年度代号1，2003年的全宗年度代号为2，以此类推。
2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司
3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。
4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）
5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号+年度+保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。
6、档案号：目录号+案卷流水号
7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。
8、年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
9、立卷部门：指文件的组卷部门。
10、承办部门：指文件的主要办理部门。
三、文书处理与平时立卷。
1、文书处理与档案工作的关系
文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。
2、文书处理及归档程序
（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。
（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。
3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。
4、平时立卷。
（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。
四、文件材料的归档范围及归档时间。
1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。
2、文件材料的归档时间。
（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。
（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。
（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。
五、文件材料归档要求。
1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。
2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。
3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。
4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。
5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。
6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。
7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。
8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。
9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。
11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。
六、文件材料的移交。
1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。
2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。
3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。
七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。
归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。
八、文书档案的借阅。
1、借阅本部门形成的档案无须批准。
2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。
3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。
4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。
文书档案与人事档案之比较 第3篇
关键词：文书档案,人事档案,流动性
文书档案和人事档案是档案管理中两个不同的档案分类, 他们都是国家档案的重要组成部分, 文书档案和人事档案无论从其文件材料来源、工作性质和工作程序来说, 都有很多相同之处。但是, 就其工作内容, 服务对象及工作要求和方法又有较大的差别。将这既有联系又有区别的二者进行比较, 区分二者的关系, 旨在将其二者正确归档, 既不重复归档, 延误工作, 又不遗漏归档, 达到各司其职, 各尽其能的目的。
一、文书档案和人事档案的关系
(一) 文书档案和人事档案的相同之处
文书档案和人事档案都是国家全部档案的组成部分, 都来源于机关、组织、个人在社会实践活动中保存起来供查阅的原始记录, 都是在文件材料基础上形成的, 因此他们都具有档案的共同特点:历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等。同时它们之间还有着一定的联系。如政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批材料等都应将形成的文件归入文书档案, 而另一部分的原件或复印件就应归入干部人事档案。因此, 它们之间是相依相成的关系。
(二) 文书档案和人事档案的不同之处
当然, 文书档案和人事档案因分类不同, 其定义、内容、方法和所起的作用也不同。
1. 定义不同。
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动, 如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成, 文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料, 起着凭证、依据和参考的作用, 个人转正定级、职称申报、办理养老保险及开具考研等相关证明时, 都需要使用人事档案。它是中国人事管理制度的一项特色, 是个人身份、学历、资历等方面的证据, 与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据。同时, 它也是人事部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。
2. 内容、方法和作用不同。
分类方法不同。整理文书档案时一般是以问题、名称、地区、时间、收发文机关等特征以件进行分类:而整理干部人事档案则是将所有文件、材料围绕个人来进行分类。
整理方法不同。在整理档案方面, 文书档案按照年度, 收发文机关、问题等分类方法分成不同类别后, 再按名称、作者等特征组成件, 根据价值划分为永久、三十年、十年三种保管期限, 一般按时间排序进行整理;而人事档案的整理是以个人为单位, 将收集起来的干部人事档案材料, 进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订成卷, 并在此基础上, 不断对档案内容进行补充的工作, 由履历、自传、鉴定、考察和考核、学历、培训和职称材料、政审、党团、奖励、违纪、任免和工资待遇等10类材料组合而成的。
管理方法不同。在管理档案方面, 文书档案在本单位文书档案室进行保管, 并按要求定期向上级档案馆移交, 对于到达保管期限的档案, 可以按照《档案销毁制度》定期进行销毁。而干部人事档案则由各级党委组织、干部人事部门所属干部人事档案管理部门长期保管, 直到死亡后按规定期限移交各级文书档案馆 (室) 进行保管。
保管流动性不同。文书档案的保管较固定, 它不会因为人员的变动而转递, 也不会因为单位的改革而销毁, 它记录的是已经发生的历史, 永远保存在每个单位的文书档案室或上交到上级档案馆;而干部人事档案要随着人员调动或流动而转递到调动或流动的新的单位。
真实性内涵不同。档案都具有真实性特点, 但文书档案的真实性反映的是一个历史事件全过程, 例如十年文化大革命中由于人们当时的认识水平错误和政治环境造就等复杂原因而形成许多不符合客观实际, 甚至是具有诬蔑性质的文件、材料, 也要保存下来, 因为它记载了当事人的意图, 留下了当事人行为的痕迹, 反映了当时的历史情况, 仍然为真实的历史记录, 对清查所涉及的人、事及事情的来龙去脉, 具有重要凭证和参考作用, 以便总结历史经验教训, 供前车之鉴;而干部人事档案的真实性, 则要求客观地、实事求是地反映干部本来的真实面貌, 凡经过组织审查, 确属诬蔑不实的材料, 必须从干部人事档案中清理出去。
作用不同。文书档案的作用面很广, 可作为行政工作的凭证, 生产建设的依据, 科学研究的资料, 法律的信证等, 便于党和国家各项事业所利用, 甚至可为社会个人利用, 但它不能起到考察干部的作用。中央有关文件明确规定, “文革”期间形成的文书档案凡涉及到个人问题材料, 不应作为考察干部的依据。考察干部历史应以干部人事档案中的结论材料为依据。
服务方向和保密性不同。文书档案除个别机密文件, 基本都服务大众, 所以它是面向社会的, 可以公开的内容很多;而干部人事档案则主要为党的组织、干部人事部门和工作服务, 为考察任免干部, 选拔优秀人才服务, 因此它不能向社会公开。
二、区分文书档案和人事档案的方法
掌握文书档案和人事档案的相同与不同之处, 是区分文书档案和人事档案的基础, 但要正确区分开来还要掌握一定的方法。
(一) 形成的材料是集体还是个人
如果以集体、组织为单位形成的材料, 尽管材料里涉及的是个人, 但材料的主要内容叙述的是单位的某件事, 就应归入文书档案;如是以个人为单位形成的材料, 并且涉及的内容专指某个人, 这样的材料大多应存入人事档案。
不是所有的文件材料不是归入文书档案, 就是归入人事档案;有些文件材料既可归入文书档案, 也可归入人事档案。例如前面所提到的政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批等材料都应归入文书档案的同时也应归入干部人事档案。
(二) 存档的内容对单位还是对个人更有意义
并不是所有的个人材料都要归入人事档案, 有些个人材料反映了单位当时的历史情况, 对个人并未起到凭证、依据和参考的作用, 这样的材料归入文书档案, 作为单位的原始资料保存, 更具一定的历史价值。
(三) 看是否保持了文件材料之间了联系
文书档案记录的不仅是文件材料的结果, 更加重视的是文件材料发生、发展的全过程, 因此文书档案清楚的记录了文件材料之间的联系, 可以通过查询材料, 了解到事情的来龙去脉。如单位在干部竞聘的过程中, 需要进行发通知、报名、开会、考察等一系列的工作, 这些工作中形成的文档材料需要归入文书档案, 而最终提拔出干部形成的干部任免审批表才需要归入人事档案中。
(四) 所起到的作用
文书档案就其作用来看主要用于参考作用, 因为只是反映历史过程, 所以正确不正确的结果都有, 而人事档案必须放入准确无误的结果, 并且一般都有文件所形成的时间、依据、签字和组织人事处的签章, 人事档案可以作为凭据使用。
三、结语
综上所述, 文书档案和人事档案之间既有联系, 又有区别。掌握了文书档案和人事档案的关系, 同时掌握区分二者的方法, 为正确归档和档案发挥尽可能大的作用奠定了基础。
参考文献
[1]褚英来.关于正确区分文书和人事档案材料的几点体会[J].档案管理, 1986 (1) .
[2]庞秀云.如何正确区分文书档案和人事档案材料[J].山东档案, 2002 (3) .
[3]张芷芙.浅谈人事档案与文书档案的联系与区别[J].兰台世界, 2012 (2) .
文书档案管理 第4篇
1、（）是公文办理过程中的中心环节。(2分)
拟办
批办
承办
催办
[单选]
2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。(2分)
2000年
2002年
2003年
2006年
[单选]
3、下面所列材料中属于归档范围的是()。(2分)
收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。
一般文件的历次修改稿。
对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
同级机关发来的不需贯彻执行的文件。
[单选]
4、以下哪个不是收文登记的形式？(2分)
簿册式登记
签印式登记
卡片式登记
[单选]
5、催办分为（）两个方面。(2分)
向上、向下
对内、对外
发函、电联
[单选]
6、以件为单位进行装订时，应在（）位置用不锈钢钉或线装订。(2分)
上侧
右上侧
左侧 [单选]
7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（）计算页数。(2分)
继续
合并
重新
[单选]
8、以下哪个不是文件的载体？(2分)
竹简
纸张
光盘
[单选]
9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容：(2分)
归档
保管期限
作者
[单选]
10、著录时应注意(2分)
题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；
文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；
“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。
[单选]
11、使用单件整理方法的单位必须使用（）。(2分)
档案管理软件
密集柜
专用库房
[单选]
12、单份文件归档中，装盒排架不包括：(2分)
装盒
填写备考表
编号
[单选]
13、《档案目录》封面项目不包括：(2分)
全宗名称
责任者
全宗号 [单选]
14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是：(2分)
按-保管期限
按-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是：(2分)
按-保管期限
按-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
16、跨形成的文件材料，统一放入（）。(2分)
开始
办结
归档 [单选]
17、采用（）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。(2分)
分类法
机构分类法
保管期限分类法
[单选]
18、立卷法按文件（）或内容针对作为归档。(2分)
成文日期
形成
办结
[单选]
19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法：(2分)
XX企业的会议纪要；
XX单位关于举办培训班经费的请示；
XX公司信息简报。[单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是：(2分)
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
[单选]
21、（）是对收文的执行、办理或撰文答复。(2分)
拟办
批办
承办
[单选]
22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？(2分)
XX局党组会议记录
XX企业关于2003年财务统计报表
XX地区来往信件
[单选]
23、立卷法中，案卷的装订要注意：(2分)
将文件上原有的金属物全部去掉；
文件上原有的金属物不用去掉；
装订方法是二孔一线，位于文件左侧。
[单选]
24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（），边距为（）。(2分)
6.5cm，7.5cm，3.5cm
8.5cm，4.5cm [单选]
25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。(2分)
全宗号
目录号
案卷号
[单选]
26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。(2分)14 [单选]
27、（）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。(2分)
规定
办法
条例
[单选]
28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有：(2分)
秘密等级
发文字号
公文标题
[单选]
29、（）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。(2分)
定稿
正本
稿本
[单选]30、（）是对发文进行最后审定的决策性环节。(2分)
签发
审核
缮印
[多选]
31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（）(2分)
内容组合法
文件名称组合法
工作活动组合法
问复文件组合法
[多选]
32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（）(2分)
—机构—保管期限
—问题—保管期限
—文号—保管期限
—保管期限 [多选]
33、同一的文件按件归档，装盒时（）(2分)
保管期限为永久的文件单独装盒
保管期限为30年的文件单独装盒
保管期限为10年的文件单独装盒
保管期限为定期的文件一起装盒
[多选]
34、文书档案保管期限表的基本内容包括：(2分)
类目
序号
归档范围
保管期限
[多选]
35、归档分类的类型有：(2分)
A.分文号
分
分机构
分保管期限
[多选]
36、单份文件归档中，必须著录的项目有：(2分)
文件题名
责任者
成文日期
归档
[多选]
37、单件整理方法常见的模式有：(2分)
部门整理
专人整理
个人整理
档案室整理
[多选]
38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写：(2分)
全称
简称
保管期限代码
不填
[多选]
39、单份文件归档中，著录时应注意：(2分)
有副题名的应录入；
文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；
页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；
著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。
[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有(2分)
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
综合排列法
[判断]
41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。(2分)
对
错 [判断]
42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。(2分)
对
错
[判断]
43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。(2分)
对
错
[判断]
44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。(2分)
对
错
[判断]
45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。(2分)
对
错 [判断]
46、文件形成也就是文件的成文。(2分)
对
错
[判断]
47、小于十六开纸的文件要托裱。(2分)
对
错
[判断]
48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。(2分)
对
错
[判断]
49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。(2分)
对
错
[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。(2分)
对
项目文书档案 第5篇
一、气象文书档案管理与文书处理工作中存在的问题
(一) 对文书档案管理和文书处理过分区分
目前气象文书档案和文书处理工作存在着与其他机关部门相似的问题, 就是工作人员将这两项工作区分的十分清楚, 面对庞杂的资料, 先区分哪些是档案部门的, 哪些是文书处理的, 是工作进行下去的前提, 这样细致的区分在浪费时间和精力的同时, 也增大了工作量。
(二) 重视档案管理而忽视文书处理
气象档案对追溯历史气象现象、记录基础性气候变化并寻找气候变化规律具有重要意义, 因此, 档案被借阅和使用的频率也比较高, 而相较之下的文书处理工作就显得琐碎和枯燥。重视对成熟文件的归档, 却忽视了文书处理工作, 这大大影响了档案工作的效率。
二、文书档案管理与文书处理的关系
(一) 概念上的一致性
文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌的工作, 档案管理工作则主要包含三个部分:收集资料作为历史回顾的依据;将收集来的资料进行分门别类的整理和存档, 并在日常工作中对档案进行安全维护和保养;提供档案服务, 即对档案借阅者提供相关的档案。从概念的表面上看, 档案管理工作和文书处理工作是不同的, 但二者仍然在概念的延展意义上显示出一致性:首先, 二者都是对历史资料的总结, 并且所总结的历史资料有着一定的联系性;其次, 二者都需要对历史资料进行整理和归类, 如文书处理要将一个地区的气候变化文件进行卷宗编制, 而档案管理则是将编制好的文件进行归类和保存;最后, 二者能够反映相同的事物, 对同一地区的气象基础资料进行文书处理和档案管理, 实际上都能够显示地区天气变化的历史过程。
(二) 工作过程的相似性
文书处理工作的具体过程是对庞杂的气象基础资料和与气候变化相关的文件如灾情通报和农牧业收入变化等文件进行分类和归纳的过程, 通常情况下, 一个地区一年的气候变化过程被记录后会形成一个单独的卷宗, 这是文件的纵向整理, 或者将某一种气象现象作为内容进行文件归纳, 如记录一年之内的暴雪天气, 这是文件的横向整理;档案管理工作的具体过程则包含了对档案的归类整理和保存两个部分, 其中对档案的归类整理实际上就是对文书处理工作的结果进行的再次整合, 如将某一地区记录的气象现象归为一档, 是对文件的纵向归档, 而对某一气象现象的归档就是对文件的横向归档。因此, 文书处理工作和档案管理工作在过程上是具有一致性的。
(三) 工作结果的互补性
档案和档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是形成档案的基础, 而档案又是文件的升华, 无论档案管理还是文书处理, 它们都以文件材料为对象, 是同属一个有机联系的整体, 是文件材料管理过程中的两个不同阶段的不同管理形式。档案是社会实践活动的历史记录, 是客观事物的真实反映, 也是人民进行社会实践活动中的自然产物。因此, 从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书处理工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。
三、对气象文书档案管理工作与文书处理工作的建议
(一) 用整体的眼光对待文书档案管理与文书处理
前文所述, 文书档案管理工作与文书处理工作在概念上显示出一致性, 二者的工作过程十分相似, 而工作结果又是互补的, 因此, 在气象工作中再把二者进行严格的区分就成为了不必要的行为, 这要求工作人员从整体的角度出发去进行档案管理和文书处理工作, 通过使二者紧密结合而保证文书处理和档案工作的相互支持。
(二) 使用高新技术增强文书档案管理与文书处理工作的效率
文书档案管理与文书处理工作的一致性使系统性的完成“文书处理——建立档案——档案管理”这一系列工作成为可能。因此, 工作者可以使用先进的文件管理软件将文书进行归类, 然后通过系统分类自动对其进行归档, 这样不仅使两项工作能够紧密结合, 也能够提高工作效率。
四、结语
综上所述, 气象档案管理和文书处理工作对气象部门发挥其社会职能的意义十分重大, 然而目前在气象部门中, 这两项工作的有机结合还有许多工作要做。通过对这两项工作的关系分析我们得到了“档案工作与文书处理工作相辅相成”的结论, 在这个结论的指导下, 笔者建议气象部门的管理人员能够改换视角、使用先进工具, 以便能够更妥善的完成这两项工作。
参考文献
[1]杜彦华.浅析文书档案管理与文书处理的关系[J].煤炭科技, 2004 (03) :118-120.
[2]王丽梅.谈文书档案管理与文书处理的关系[J].黑龙江信息科技, 2008 (02) :196-197.
项目文书档案 第6篇
(一) 文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的, 但是人员配置确实不是齐全的。目前, 许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂, 会出现未将档案及时归档, 或者是没有按照相应的管理标准等等, 这样情况下的档案管理, 不利于档案的综合利用, 档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实, 在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准, 也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿, 不利于管理。其次, 很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善, 对目前文书档案管理形成了层层阻碍。
(二) 文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作, 也就是说文书以及档案两者部分组成, 两者有区分也有联系, 在大多数企业当中, 文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了, 我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是, 在企业中的文书工作一般是兼职人员, 对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来, 让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书, 未能在今后的工作中充分发挥档案的作用, 档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。
(三) 缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中, 每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员, 对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱, 对于一般性的文件未能做到及时有效的处理, 特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作, 从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质, 缺少工作责任心, 未能认真记录或者是整理相关的档案文件, 这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说, 我们应该及时采取相应的解决措施, 加强企业文书档案的收集以及归档工作, 从而保证档案管理工作的顺利进行。
二、做好文书档案管理系统实现的措施
(一) 不断完善档案管理制度, 提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用, 所以说, 企业领导应该充分重视文书档案管理工作, 不断与时俱进, 完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行, 不断促进文书档案管理工作规范性和制度化, 从而不断提高文书管理水平。当然了, 要想提高档案管理工作的管理水平, 不仅仅需要稳定办公室人员, 配备专业文书从业人员。同时, 每一名员工要从思想上树立责任意识, 认真做好文件资料的收集以及整理, 有系统、有标准地进行收纳整理, 以便以后的查找和利用。
(二) 建立“自动化”管理系统, 实现档案管理工作的一体化管理。首先, 我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号, 都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟, 现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时, 需要将前期的文书资料进行整合, 将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中, 同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理, 从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并, 在这样自动化的管理模式下, 能够高效地将两者的工作联系起来, 从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。
(三) 加强档案管理人员的培训, 不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员, 不仅仅需要具备专业的档案管理知识, 同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外, 企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作, 不断强化从业人员的专业素质。同时, 也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作, 让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作, 从自身做起, 能够更加了解文书档案管理的有效性, 同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化, 有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程, 有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题, 档案管理的工作人员应及时反馈给各部门, 进行及时地解决, 避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员, 可以定期给予相应的培训, 从而确保档案管理工作的顺利开展, 这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现, 这样的档案管理工作更加的高效化。当然了, 文书档案管理工作的顺利开展, 也离不开各部门的支持与配合。
三、总结
文书档案管理工作是衡量一个企业档案管理水平的重要标准, 管理水平的高低也直接影响着资料的完整性以及今后的利用率。所以说, 档案管理工作应该让每一位工作人员予以重视, 能够从以及思想层面以及实际行动中去践行。加强文书档案的管理工作, 建立健全文书档案管理工作的标准, 从实际中不断建立新的标准和规范, 让企业文书档案管理能够更加适合企业实际的发展。不断提高文书档案利用率, 为企业的发展提供强有力的后盾。
如何做好文书档案工作 第7篇
关键词：文书档案,归档,编制
文书收集工作是一项很重要的基础工作, 想做好文书的收集工作首先要使文书收集人员的知识修养、基本素质和有丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识水平, 这样才能把文书档案做好。文书档案管理一般情况下都是由办公室内勤兼任的 (笔者就是一名文书档案工作人员) , 因而文书档案人员的自身修养直接影响着文档资料的质量和文档管理的水平。文档人员的修养决定文档资料价值, 集中于文档人员的基本素质。
文书档案一般反映行政事务管理活动的历史记录。它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、专门档案进行分类。所以专门讲讲文书档案的收集、整理方法。整理档案也和其他工作一样有其规律性, 也就是要掌握各类档案的归档范围, 保管期限, 分类组卷方法:
1 文书档案的归档范围和保管期限
上级文件要归档的主要有二部分文件材料:一是针对本单位发的文件, 如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、奖惩等方面的批复、通知、通报、批复等, 这是最重要的依据材料, 要永久保存。二是有关各部门发的法律、法规、政策规定, 以后要作为执行的依据, 要归档作为长期保存。本单位的文件材料基本上都要归档, 不仅仅是正式发文, 不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久, 一般的长期, 作用不大的短期。
2 文书档案的整理方法
一般可分以下几个步骤:
2.1 分类。
分类方法有多种, 常用是年度分类法和问题分类法。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。
2.2 组卷。
它是档案整理的最基本环节, 其实是将一组密切联系的文件材料组合在一起, 便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹, 为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前, 还必须对已归档文件进行最后的全面调整, 然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括:应归档的文件是否收集齐全完整;归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围;并确定保管期限;检查各卷夹内文件数量是否适当。
2.3 卷内文件材料排列。
2.4 根据排列结果, 对卷内文件材料有图文的页面逐页编号。
2.5 编制卷内目录和备考表。
2.6 按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内。
2.7 拟写案卷标题, 填写案卷封面。
案卷标题即案卷题名, 是案卷的名称, 是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切, 文字上要简练通顺, 标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成。
2.8 案卷排列与编号。
案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性, 一般可按先永久, 长期, 短期来进行排列, 然后按排列顺序每年编一个流水号。
2.9 编制档案案卷目录。
案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成, 案卷目录可以多年编成一本或多本。
档案文书副本制度考究 第8篇
档案文书副本是指同一档案文件的抄本或复制本, 是相对档案文书正本而言的。制作与保存档案文书副本, 是我国古代文档管理的一项重要制度, 从现存史料来看, 这一制度首创于我国的西周。西周王朝当时已十分重视档案副本的收藏, 在其文档管理的过程中, 档案文书在已有正本的同时推行副本制度, 凡重要文书都保存有副本以备查考, 特殊文书甚至存有多份副本, 足以见得当时统治者对副本制度的重视程度。《周礼》之《春官》及《秋官》记载:“天府, 掌祖庙之守藏与其禁令……凡官府乡州及都鄙之治中, 受而藏之。”“凡邦之大盟约, 淮其盟书, 而登之于天府。大史、内史、司会及六官皆受其贰而藏之。”“万民之数, 自生齿以上, 皆书于版。……登于天府、内史、司会、家宰贰之。”所谓“中”、“贰”, 即当时官方的档案文书, “中”指档案文书的正本;“贰”, 副本而已。可见, 西周的文档管理已经开始推行副本制度, 对以后发展文书副本制度奠定了基础。
“如秦王朝对法律档案有这样的规定:除正本之外, 还有副本多份, 其中一份收藏在中央禁室内, 平时不准私启, 由少府派遣尚书负责管理, 随时供皇帝审阅。保存在丞相、御史大夫和地方郡、县的法律副本, 设法官和法吏专门管理, 以备吏民的查询。西晋魏文帝在一份诏令中指出:‘其以此诏藏之宗庙。副在尚书、秘书三府’。唐朝对户籍的管理非常重视, 规定地方机关每一岁一造新账, 三年一造户籍, 一式三份, 逐级上报, 分别保存于县、州、尚书省。玄宗天宝年间又规定:天下户籍造四本, 京师、东京、尚书省、户部各贮一本'。”明朝洪武十七年 (1384) 二月所定的诸司文移纸式规定:“章奏有正有副, 正本御览, 副本启东宫者实封同进。”清初, “官僚进呈本章, 须随本备送‘呈文揭贴’三份。呈文揭贴是题本、奏本的抄本。随本揭贴一份留通政司存案, 一份知会各部院, 一份送六科备查。”雍正七年“内阁本章及衙门档案皆于正本外建立一副本另处收贮, 如本章正本系红字批发, 副本则墨笔存案, 其他档案副本或用铃记, 以分别之。不但公事有益。且可杜奸胥猾更改摸之弊。”内阁及中央各衙门建立了副本制度。“各省督、抚题奏事件, 例有副本送通政司, 嗣后应令一并送阁, 奉旨后, 内阁遵照红本, 用墨笔批录”现存的清代档案中, 有很大一部分是当时录存的副本和汇抄存查的簿册。清代形成了较为系统的副本管理的方法与制度, 其内容涉及档案文书副本的拟制、形成、收集、归档、保管与保护等多个环节。副本的保管已经由正、副本的简单分开保存发展到建立专门的副本库及副本管理机构集中保管档案副本。
二、档案文书副本制度特点
档案文书副本, 作为正本的抄本或复制本, 它们会有属于自己的特点, 尤其是在名称、外在形式等方面, 形成与正本的区分。 (1) 名称上, 档案文书副本通常泛以“贰”、“副”、“副贰”、“副本”及“抄 (写) 本”等来表示, 并籍此与正本相对。对于特定的档案文件, 副本又具有某种特定的称谓与叫法, 如明朝的户籍赋役档案文书, 其副本名叫“青册”, 正本则称“黄册”。清代的题本, 六科发抄后别录两份副本, 供史官记注之用的, 称“史书”;备编纂之用的, 另称“录书”。至于清代地方大臣随本备送的本章副本, 在当时更有专门的名称, 叫做“揭贴”。名称之外, 副本在外观形式上, 大都具备某些特殊标记或特征, 其主要表现为:颜色, 包括封面纸张颜色和有关字迹颜色两方面。如明朝户籍赋役档案文书, 以封面纸张颜色作为正本与副本的区分标记, 黄纸, 为正本, 而青纸为副本;清代则规定“本章正本系红字批发, 副本则批墨笔存案”。所谓本章副本、正本, 全在于批本所用笔墨颜色, 凡批红笔即成正本, 批墨笔成为副本。 (2) 特定的装饰。如清代的表笺, 属于庆典时由臣僚进呈的礼仪文书, 其副本要求折叠如本章式, 函以表匣, 裹以黄绢, 正本则卷而不折。 (3) 专门的印信。档案副本, 有一些以盖专门的副本印章作为身份标志, 以示与正本相分别。在清代, 自雍正七年开始, 除本章副本等之外, 各衙门“其他档案副本, 或用铃记以分别之。” (4) 相应的处理标注。以清代奏折副本为例奏折作为直达御前的机密文件, 皇帝亲自启封朱批后, 有关衙门按原折及所奉朱批抄录副本一份, 并且以此作为正式文件发抄执行。由于办理的需要, 奏折副本在封面和折尾往往加注奉朱批的日期、具奏人、录副时间、处理结果等内容, 其较原批奏折更具史料利用价值。
三、档案文书副本制度功能
1. 查询利用。
历朝历代的统治者, 对于允许或者要求查考的档案文件, 均通过建立副本, 以满足查询利用。以秦为例:秦实行依法治国, 以法教民政策, 颁布了大量的法令, “法令皆副”且多份, 分存相、御史大夫和地方郡、县, 并且设置法官和法吏专门负责管理与咨询, 从而为吏民查询、学习提供了良好的条件与便利。
2. 防止舞弊。
以信息内容安全副本作为正本的复制, 有可信度, 在副本面前, 对正本别有用心的伪造与篡改, 就会现出原形, 因而, 副本及副本制度对于舞文弄档以营私射利, 能够起到防范、抑制与威慑作用。清代雍正在颁布副本法令“不但于公事有益, 且可杜奸青猾吏隐藏改换之弊。”历朝历代的统治者无不为档案文书建立副本, 使之与正本相互印证。
3. 编史修志。
自西汉以来所形成的文书副本, 都有个共同点, 为编修典章而积累材料。如“史书”等, 肩负“供史官记注”及“备编纂”之功用。
4. 补阙备失。
由于保护技术低下, 各种灾害影响, 档案文书很容易遭到损毁, 存留与传世十分不易, 迫切需要借助副本的能量与介体, 以保护、维系档案的生命。 (1) 备失。借助副本, 以防患于未然。唐代, 德宗年间在原来将甲历分三库收藏的基础上, “更写一本”, 送交内库收贮, “纵三库断裂, 即检内库本”, 从而以确保万一。 (2) 修复。通过别录副本, 使受损的档案文书的保存得到处理。清代, 每历数年“另缮一份, 并原档一同存储”。 (3) 补阅。对已经损毁无存的档案文书, 通过交互补录副本, 形成替代, 以补缺失。
5. 典章制度。
档案文书副本制度是国家的法令、统治者的意志以及行政意图的副载体。因此, 投入适量的副本, 可以减免周转时间, 加快信息传递速度, 方便政务处理, 提高行政效率。如明代的户籍赋役档案, 在正本外尚编造有3份副本, 分存地方司、府、州、县, 从而使各地的赋役征派工作, 既有参考依据, 又能便利进行。所以, 各地对它们的保管格外重视, “自今稽户口之登耗者在是, 考垦田之多寡者在是, 辨兵民、验主客以令徒役者又在是, 其有资于治道岂浅也哉?”。清代隆重的诏书颁发仪式在紫禁城太和殿或天安门前举行。在颁诏仪式完成后, 将诏书的正本交与礼部进行刊科誊黄多份, 以确保诏书颁行下属, 发往全国各地, 使百姓了解国家大事。
档案副本制度是我国古代文档管理的一项重要制度, 它不仅丰富了古代文档管理的内涵, 为后世留存可靠的文档史料, 而且对促进当时档案文件的利用与文化事业建设以及编史修志等工作都发挥着极其重大的历史作用, 为后世的档案管理工作积累了宝贵的经验, 值得档案管理工作研究人员探究, 为当今档案工作作出更完备、更系统的指导, 促进我国档案事业的进一步发展。当今社会的各个领域及各项活动中, 对档案文书的处理方式, 大都仍是遵循着前人的模式。如党和政府召开的重要会议的文件, 记载我国发生的重要事件的文献等, 都会以文书档案正本和副本的形式, 分别存储在中央档案馆及相关机构的档案部门中。这项工作制度对文书档案工作具有积极意义, 在一定的程度上改善和加强了档案的管理, 促进了档案事业的发展, 也为后世提供借鉴。
随着科技的发展、新技术的应用, 各种新型档案的副本也被人们广泛地应用于各行各业。如缩微摄影技术也在档案部门得到广泛采用, 作为不同作用的副本收藏有着其不可替代的好处。电子档案也在各项公务活动中产生并具有参考和利用价值。其表现形式为电子文件, 即是在数字设备及环境中生成, 以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。如今, 电子文件呈几何速度增长, 正以其无可比拟的优越性突显在档案文件材料中, 在人们的工作以及学习的过程中发挥着巨大的作用。
摘要：档案文书副本是我国古代文档管理的一项重要制度。文章针对档案文书副本的内涵及演变进行逐一解剖, 探讨其特点、功能、作用, 以期促进现行公文和档案管理创新。
关键词：档案文书,档案文书副本,档案文书副本制度
参考文献
[1]杨小红.中国档案史[M].沈阳:辽宁大学出版社, 2002 (5) .
[2]张锡田.古代档案文书副本制度[J].中山大学学报, 2001 (4) .
[3]仇壮丽.副本制度与档案保护[J].文史博鉴, 2005 (8) .
[4]高换婷.清代文书档案副本制度初探[J].档案学通讯, 2004 (4) .
文书档案管理工作浅析 第9篇
一、文书档案管理工作存在的问题
(一) 领导对文书档案管理工作不够重视。
有些单位的领导对文书档案工作的认识不够不够, 没有充分重视文书档案工作。调查显示, 不少单位的领导认为文书档案管理工作是极为简单, 可有可无的工作, 尽管投入了大量人力物力, 但是难以见到效果, 档案管理中只需要相关工作人员保存好文件, 以备不时之需即可。由此可见, 文书档案管理工作没有落实到位, 没有纳入单位的正规管理日程中, 从而影响到文书档案管理人员的工作积极性, 降低了文书档案工作的质量。
(二) 文书工作和档案工作衔接的不够好。
文书工作与档案工作既有联系又有区别。在实际工作中, 文书工作和档案工作应该是相辅相成, 相互配合, 从而形成一个分体式的档案管理体系, 虽然这种管理体系是有效的、科学的, 但是由于这种体制, 在一定程度上拉大了文书工作与档案工作的距离。由于从事文书工作的人员档案意识比较薄弱, 而档案人员也未考虑到文秘工作, 导致两者之间衔接过程中出现了很多问题。不仅如此, 还有一些公文的格式和处理办法也存在很多不规范的现象, 如装订、附件、办理程序、编号不规范;文书用纸达不到标准;文种使用不恰当等。
(三) 检索效率不够高。
当前文书档案检索手段有手工检索和计算机检索两种形式, 但是手工检索依旧占据很大的比重。虽然有些单位的文书档案管理人员在进行手工检索方面做了很多努力, 也制定了多样化的检索工具, 但在检索形式不断增加的情况下, 检索效率却得不到提高。主要因为文书档案管理人员在进行档案管理时, 过分看重检索工具结合检索内容的数量, 却忽略了检索的质量方面的要求。
(四) 管理人员专业素质不够高。
目前有些单位的文书档案管理人员文化程度和专业素质与时代发展要求不相吻合。信息时代, 虽然计算机技术在档案行业行业得到广泛应用, 但文书档案管理人员不懂计算机技术、不懂相关知识的现象依旧存在, 在档案信息的利用和开发方面能深入研究的专业人才也不多, 严重影响了文书档案管理的工作质量。
二、做好文书档案管理工作的对策
(一) 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持。
领导的重视对于文书档案工作的发展至关重要, 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。因此, 要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持, 以切实提高文书档案管理工作水平。此外, 还要赢得各个相关部门的支持和协助。加强文书档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通, 主动了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证文书档案收集的及时、完整。
(二) 做好文书工作和档案工作的规范衔接。
在文书档案管理过程中, 文件是其基础, 一般情况下, 文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏, 没有高质量的文件作为基础, 档案质量就难以提升。因此, 文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的, 这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范性衔接, 切实做好文书材料的立卷归档工作。此外, 做好文书、档案工作一体化工作, 使整个文书档案管理工作处于规范、有序的状态中。
(三) 提高检索效率。
首先, 要对文书档案进行数字化管理。文书档案数字化管理的意义就是将传统的纸质记载的文书档案形式转变为信息数据库的形式储存, 对文书档案信息通过编号进行有效地管理, 既有利于文书档案的安全管理, 又方便文书档案信息资源的利用。其次, 传统文书档案管理工作人员负责管理文书档案工作的不同方面, 在文书档案检索时比较麻烦, 要针对这个情况, 可以对文书档案管理工作人员信息进行录入编号, 并与其工作内容相关联, 这样直接输入文书档案管理工作人员编号就可以调取相应档案内容。或者可以通过二维码、条形码等形式加快信息录入和检索速度, 进而提高文书档案管理工作效率。
(四) 提高档案管理人员的综合素质。
档案管理人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此必须提高文书档案管理人员的素质, 制定相应的培训计划。定期对文书档案管理人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取相应的教育、培训措施, 以不断提高文书档案管理人员的管理水平及工作能力, 增加文书档案管理人员业务知识的储备。同时, 积极引进复合型的文书档案管理人才, 为文书档案管理部门增加活力, 提高文书档案工作效率。
参考文献
[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.03