档案工作中的保密措施

档案工作中的保密措施（精选10篇）

档案工作中的保密措施 第1篇

关键词：人事档案,信息化,建设,安全保密

一、人事档案信息化建设现状及存在的安全保密问题

(一) 安全保密意识薄弱。目前, 一些单位认为人事档案工作不是高校工作的重中之重, 是一项辅助性工作, 在思想上还没有引起足够的重视, 安全意识往往不够。在进行档案信息化建设时, 对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性、存储材料及载体的易损毁等问题的忽视, 往往会造成宝贵档案信息资源的丢失, 导致档案信息的泄密。

(二) 管理不够规范, 规章制度不健全。人事档案记载的信息非常丰富, 时间跨度也大, 由于认识上淡薄, 在管理上相对滞后, 放松对人事档案工作的管理, 有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错, 数据前后不一, 甚至有时一种信息有几种不同的记录。这些问题使原始纸质档案与数字档案的衔接困难重重, 严重阻碍信息化建设, 直接威胁着人事档案的安全。

(三) 人事档案数据库系统存在安全隐患。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法, 但也给档案管理带来了安全隐患。一是档案工作人员的粗心而造成的贻误, 或是在微机管理的过程中由于技术原因, 档案信息在传递、加工、利用时造成的档案缺损失真。二是网络安全的问题。随着网络的发展, 档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题日益突出。当前电脑病毒的横行, 黑客的肆意攻击, 再加上软件自身的缺陷、电磁泄漏、剩磁效应等, 使得档案信息安全和保密受到严重威胁。

(四) 人事档案管理队伍建设落后。目前, 大部分高校人事档案管理人员以兼职为主, 接受档案管理专业知识培训的不多, 缺乏档案管理的基本理论知识, 基本技能的掌握也差。高校人事档案管理队伍, 十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才, 这样直接影响数字化、网络化, 接收、传递、存储、利用一体化等新技术、新方法在人事档案管理中的应用, 严重影响着人事档案信息化建设中的安全保密问题。

二、人事档案信息化建设的解决措施

(一) 强化安全与保密意识。首先, 重视档案管理工作人员养成保密意识并养成保密的习惯。进一步加强对保密法规的学习, 除了对《中华人民共和国保守秘密法》及《实施办法》等有关法规学习掌握外, 还要对有关行业保密法规熟悉了解, 以指导规范工作。其次, 根据保密人员的实际情况进行针对性的教育。应当突出保密工作的领导责任, 可以通过讲座、组织学习等形式来进行;涉密人员, 应讲清保密制度和法律责任, 突出保密法规, 保密人员的政治纪律、行为准则和工作习惯;新增档案保密人员及时进行保密知识技能培训, 掌握保密技能, 增强保密法制观念。只有切切实实地增强保密意识, 提高大家对保密工作重要性的认识, 才能保证档案保密工作取得成效。

(二) 加强管理与完善各项规章制度双管齐下。依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段, 高校党委、人事及组织部门领导, 要根据学校自身发展对人事档案工作的需求来制定人事档案工作发展规划, 建立健全人事档案管理工作的各项规章制度, 使人事档案工作有章可循。1.加强内部管理体制的建设。在信息化建设初期, 档案信息的安全与保密关键是管理问题。有保密要求的档案信息及信息网络的安全是动态的、发展的, 需要有完善的管理来适应。目前, 信息的安全涉及网络的安全、技术的安全、管理的安全、内容的安全、人的行为的安全等方面, 显示多层次、网络化, 因此, 管理也显得多层次、网络化。首先, 要成立档案信息化建设协调领导小组, 实行领导负责制, 进行宏观调控, 负责协调各个管理层次的工作。其次, 成立各专门技术小组, 具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等。制定岗位制度, 明确岗位职责, 切实把好档案信息内容的安全关, 确保人事档案信息的安全。2.完善各项规章制度。首先, 为确保系统安全运行, 将各项管理规章制度固化在应用程序之中, 将主观因素影响制度落实的可能性减少到最低限度。其次, 建立较全面的安全检查机制。用户进入系统进行各项操作, 系统应用程序都能如实记录, 并有较方便的查询功能。再次, 建立档案信息安全预警机制。根据档案信息系统自身特点, 建立档案安全预警机制。通过增强识别威胁对象的技术, 提高攻击防御能力, 改进防御系统, 完善监控技术手段, 定期对档案信息系统管理情况进行监控;并根据实际情况制定应急保密安全措施, 确保档案信息系统的安全。

(三) 应用信息安全技术, 确保人事档案数据库的安全。在实际运用中, 信息化档案是很容易受到破坏和攻击的, 要实现人事档案信息资源共享, 应当采用更严格的身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措施, 加强管理。1. 加强身份鉴别控制。对档案信息系统用户实施有效的身份鉴别控制, 确保档案信息系统及后台数据库的登录口令满足复杂性要求, 如采用大小写英文字母、数字与特殊字符相结合。此外, 还可对访问用户进行登录失败次数限制, 防止非法用户入侵。2. 加强网络访问的权限管理。在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上, 正确运用好计算机的加密功能, 做好权限管理。根据使用权限对通用数据库的数据进行系统的分类加密, 让不同用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者具有不同的使用权限。3. 加强审计跟踪。根据人事档案信息的安全性和保密性, 档案信息管理人员要加强对服务器日志的审查, 做好对越权操作的审计和控制, 以便及时发现问题, 采取相应的措施。4. 加强外部环境的维护和管理。电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高, 管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作, 认真搞好电子档案的及时备份与维护工作, 确保档案资料的安全完整。

(四) 加强队伍建设, 提高管理人员的专业素质和综合素质。人事档案信息进入“信息高速公路”, 要实现人事档案管理现代化, 保证人事档案信息的安全, 队伍建设刻不容缓, 必须建立一支适应信息化时代的智力化人事档案管理队伍。首先, 人事档案教育应及时调整专业格局, 从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新;同时, 还应该不断更新观念、勇于进取, 将社会中的新变化和新形势与高校人事档案工作结合起来, 向开放型的思想观念转变。其次, 对在职人员进行各种形式的再教育, 在具备从事档案管理工作的基本知识和经验的同时, 还要拥有利用计算机、网络进行信息采集、数据交换和软件管理等技能。第三, 引进多方面的专业人才, 建立复合型多层次的专业技术队伍, 以保证人事档案信息的安全, 适应信息化时代的挑战。总之, 档案部门应该培养一支高素质技术队伍, 这支队伍必须具备计算机、档案、保密多种技能, 熟练计算机、网络、安全防范等技术, 熟悉档案工作业务, 有良好的职业道德和较高的政治觉悟, 了解一定的保密工作业务, 严守国家秘密, 对国家档案财富的安全保管具有高度的责任感, 能够参与信息化建设的全过程。

参考文献

[1]安尔华.档案信息化保密安全问题应对措施初探[M].中国档案, 2010.6.

[2]郭淑月.档案保密工作面临的挑战与对策[J].山东档案, 2011 (3) .

浅谈档案工作中的保密 第2篇

1.1档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1.2绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

1.3做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

1.4档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

2.做好档案利用过程中的保密工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

2.1制度建设

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.2队伍建设

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

2.3监督措施

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

3.进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

3.1做好档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，進行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

3.2做好档案的解密工作

浅谈档案工作中的保密 第3篇

一、做好档案保管过程中的保密工作

(一) 档案库房管理中的保密工作。

档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应按照国家有关规定单独兴建, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室、阅览室分开, 指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。

(二) 绝密档案的管理和保密。

绝密档案是党和国家的核心秘密, 它关系到党和国家的安全, 关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败, 关系到四化建设的进程。因此, 为确保国家核心秘密的安全, 必须管理好绝密档案。

1. 绝密档案应与非绝密档案分别保管。

要设保险柜、保险锁、防盗器, 从保管条件上确保绝密档案的安全。

2. 提高绝密档案管理人员的素质。

档案保密工作好与坏, 档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 无论在什么场合, 都应做到守口如瓶, 万无一失, 把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3. 加强绝密档案的日常管理。

绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须经指定领导人审批, 认真履行登记、签字手续, 任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查, 发现失密、泄密问题, 应及时查明原因, 进行补救。

(三) 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。

全面确定档案的保存价值, 准确判定档案保管期限。保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露, 将对国家的安全和利益造成的危害来确定的。对规定为“长期”的国家秘密事项, 在授权机关作出解密前, 其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施, 不得擅自决定解密和随意对外提供。

(四) 档案管理人员的职责。

档案管理人员的职责就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。这是一项重要的基础工作, 档案保管人员要持之以恒, 时刻警惕, 确保档案的安全, 为档案工作提供物质基础。

(五) 档案涉密情况的变化。

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化, 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 为此立档单位废掉了此类文件, 密级自然消除了;三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件, 只标有密级而没有保密时限, 多数都是超期服役, 应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准, 严防密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。

(六) 做好档案密级的调整工作。

1.要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》精神。在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上, 重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准, 做到有法必依, 执法必严, 违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导, 齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限, 确定哪些档案能开放利用, 哪些限制在一定范围内利用, 哪些还不能提供利用, 为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。2.要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整, 不仅要立足于当前的实际工作, 还要着眼于长远。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要, 应建立以下三个制度:建立划定密期制度, 以便届满自行解密;建立调密通知单制度, 对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件, 要下发通知单告知档案馆室, 以便衔接工作, 及时掌握, 适时变动;建立涉密档案接收标准制度, 加强涉密档案的规范化建设。3.要加强涉密档案的科学管理。过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供, 造成了扩散机密的漏洞。对此可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻[国档发28号]文件实施馆室藏涉密档案解密划控工作为界, 对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动, 但在今后一般查档中只提供所查内容, 不提供含涉密文件的原卷;外供卷时, 可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存, 彻底解决密与非密的文件材料混卷问题, 堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞, 以及涉密档案文件分散不集中, 日后调密不便的问题。同时, 要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片, 建立涉密文件统计台账和存放地点索引, 为科学的管理, 准确的掌握, 有效的保密, 及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

(一) 做好档案利用中的监督工作。

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可以从以下几个方面实施:

1. 制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

2. 队伍建设。

担负利用服务工作的档案管理人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高的素质。一是政治素质, 要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案和档案事业;二是业务素质, 要具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是文化素质, 要有较高的文化知识, 能总结和分析利用工作中的经验与问题, 从中掌握利用工作的规律。此外, 还要有敏锐的工作能力和观察能力, 善于做利用者的工作, 能独立处理利用中出现的一般问题。

3. 监督措施。

在利用中, 要根据不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。要勤与利用者交谈, 掌握其利用目的与动机;勤于观察, 置每个利用者于视觉之中;勤分析利用者的情况和利用效果, 勤检查被利用的案卷, 勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

(二) 正确处理好档案保密与利用的关系。

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职。档案部门要改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

三、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。

(一) 做好档案的审查工作。

审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审, 档案馆室工作人员根据标准, 对开放期限内的档案逐件进行审查, 初步判定开放与控制使用范围。二是中审, 由具有较高政策水平和业务能力的同志, 重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案, 以确定其取舍。三是终审, 由有关领导, 根据初审和中审的情况, 权衡利弊, 进行综合分析、审查, 最终决定与批准档案的开放与否。

(二) 做好档案的解密工作。

保密档案是有等级的, 但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值。为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案必须先进行划密解密。对划密档案进行解密工作, 应当遵循《保密法》的有关规定, 即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的, 原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。” (《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条) 这也就是说, 解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

(三) 做好档案开放前的基础工作。

开放档案首先要做好档案开放的基础工作, 即: (1) 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。 (2) 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。 (3) 编制基础性检索工具、文字叙述性检索工具、骨干性检索工具等多种检索工具, 实现检索途径的多元化。

(四) 准备好副本。

试论档案管理中的保密工作 第4篇

【关键词】档案；保密；利用和监督

我国的档案信息化建设始于上世纪90年代，自建设初始便将档案管理的安全工作放在了首要位置上。在实现由纸质资料向数字化资料转变的过程中，对于档案管理的模式及技术应用都随之发生了变化，新技术的加入即要求管理制度体质的转变，又要求信息化软硬件的技术更新，这也为档案信息化的保密工作提升了难度。文章立足于在档案信息化建设中遇到的实际问题与难点，详细阐述了档案信息化对保密工作影响和解决策略等问题。

一、切实做好档案保管过程中的保密工作

1.档案库房管理中的保密工作。档案具有现实价值，档案是一种记录，记载社会的发展过程，人们根据档案中记载的内容，归纳历史的发展规律，总结经验。档案是社会财富，是国家历史文化的积累，我们一定要正确保管好档案，保存档案的完整性，使档案发挥更大的价值，而最合适保管档案的场所就是档案库房，档案库房是根据档案的而建设起来的，具有保存价值，也是按照机关单位的档案管理实际要求而设立的，具有现实作用。在保管档案的时候，首先，一定要清楚档案的内容、价值、和保存期限，我国现在存在的一些档案馆并不符合国家档案馆的标准，部分单位在保管档案的时候，随意的把档案库房设立在单位楼内，办公楼里的最底层就不应该设立档案馆，底层气候潮湿不利于保护档案；其次，还要注意档案库房合理规划，要与阅览室、办公室等非存放档案的地方分开，档案馆的建设要符合国家相关法律规定；然后，要设立防盗系统和报警机制，以防止档案被盗；最后，档案库房管理者制度要严格，各个岗位的管理人员要有一定的经验和相关知识，最好是经过具体的培训，在培训合格后才能上岗，档案管理人员更要清楚自己的工作性质以及工作的重要性，工作态度要严肃，管理档案库房的时候要科学合理，做好档案保密工作，维护档案的安全。

2.正确区分档案保密期限和档案保管期限。根据国家相关规定，档案保密和档案保管是两个不同的概念，在档案工作中，经常会遇到保管期限和保密期限相矛盾的情况，在两者相矛盾的情况下要明确区分档案保密期限和档案管理期限的原则，保密期限和保管期限的原则不同。保管期限的原则是区别档案内容的作用，档案内容是具有现实作用还是历史作用，档案是记载历史的发展进程，是国家的文化财富，具有历史作用，档案保存工作也是本单位的实际需要，具有现实意义，因此，要根据档案的内容确定档案的保存价值和保管期限。档案保密原则是国家秘密的重点，国家秘密在确定的期限内，是受国家法律保护，是具有法律效力的，国家有关规定，档案馆要按照相关规定来制定，有相应的保护技术以及保密标准，但是，在我国，在当前环境下，我国现有的法律法规有时限，产生的法律效力也有限，因此，我国会遇到档案保密日期和档案馆建设不符合的情况，所以，针对这种情况，同时具备档案文件保管与文件保密期的资质的相关单位，要对档案馆规划设计。

二、档案信息化保密工作的改进措施

档案信息化的安全保密工作是档案工作的重要内容。主要是保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免泄密问题的出现。档案信息化过程中应优先考虑保密工作的问题。

1.管理模式的变化。从传统保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性质发生了变化。档案信息化的保密工作主要将信息化数据的处理流程和读取存储权限进行严格监管，通过对电子信息设备的软硬件设置建立起安全操作流程，并对整个过程进行监管。其系统组成包括了：档案信息系统及设备使用的安全保密规章制度，数字化信息涉密人员的管理办法，數据存取的安全保密方案，信息化设备的管理方案，人员身份识别管理方案，访问控制规则方案，密码密钥的管理规定，保管维护及相关工作人员的管理职责等。

在实际工作中，对于信息化档案保密工作的规程管理要从上至下统一贯彻，依据保密管理工作中对人、物、环境因素的运动逻辑规律，找出漏洞并采取有效措施加以弥补，有效降低泄密事故的发生概率。

2.人员素质的转变。对于信息化档案保密管理人员的要求主要体现在以下几个方面：

（一）首先，作为专职的信息化档案保密管理人员必须具备较高的基础文化素质，具备计算机操作基础能力，能够独立完成作为档案信息化管理中对设备操作的基础要求，具备一定的计算机安全使用意识，能对信息化保密工作的基础常识有深入了解。

（二）在满足第一点的基础上，信息化档案保密管理人员还应具备极高的政治思想觉悟，还要具备很强的保密意识和相应的保密专业知识技能。涉密人员还应认清保密形势和敌情教育，保密工作方针、政策和法律法规教育，保密知识技能教育，岗位职责教育等。

（三）管理人员还应在实际工作中，根据接触的实际情况，提出合理化的整改意见和方案，通过查缺补漏的方式杜绝涉密问题的发生。

【参考文献】

[1]崔景婷.试论如何做好事业单位档案保密工作[J].理论观察，2013（4）

试论档案工作中的保密 第5篇

1 从组织保障, 观念转变, 制度规范上加强档案工作中的保密

1.1 加强领导, 健全组织

各单位、各部门应高度重视新形势下的保密工作, 确立“明确责任、健全制度、加强管理”的总体思路, 从组织建设入手, 根据工作需要成立保密工作领导小组, 并随时根据工作需要进行了扩充和调整。在坚持保密工作分工明确原则的基础上, 把保密工作纳入领导干部“一岗双责”的内容, 要求机关各科室负责人要对本部门的保密业务负责任, 为保密工作的有效开展提供了有力的组织保障。

1.2 开展教育, 增强观念

针对广大干部职工还不熟悉保密工作的实际情况, 应采取多种形式进行保密工作相关法律、法规的宣讲活动, 引导干部职工站在贯彻“三个代表”重要思想, 践行科学发展观, 维护党、国家和人民利益的高度来认识新形势下保密工作的重要性和紧迫性, 提高做好保密工作的自觉性, 使干部职工的保密意识得到不断提高, 政治责任感进一步增强, 牢固筑起一道严防泄密的思想屏障。

1.3 创新制度, 规范管理

健全保密工作各项制度, 完善和落实领导干部保密责任制, 继续加强对涉密文件、资料的管理。针对不断变化的实际情况和工作中存在的突出问题, 认真查找工作程序、方法、手段以及使用工具等方面可能出现的漏洞, 分析其存在的原因, 将制度的完善和创新作为保密工作的基础工作。同时, 进一步完善领导干部保密责任制。规范保密工作程序, 提高保密工作技术手段, 进一步加大装备投入, 在推动文化大发展大繁荣的过程中确保国家秘密的安全。

2 在互联网应用过程中加强档案工作中的保密

2.1 严格执行上网信息保密审查制度, 上网信息的保密管理坚持“谁上网, 谁负责”的原则。

凡向国际互联网的站点提供或发布工作信息, 必须经过保密审查批准。建立健全上网信息保密审批领导责任制, 健全信息保密制度, 坚持“涉密不上网, 上网不涉密”的指导思想, 在整体工作范围内进行统一管理。

2.2 在与互联网相连 (没有与互联网采取物理隔离措施) 的信息设备上不存储、处理和传递国家秘密信息和工作秘密信息。

不利用电子函件传递、转发或抄送国家秘密信息。一般传递或报送的文件材料如果以纸质文件为载体, 应采取专人送达或邮政特快专递的方式进行传递。杜绝在互联网上泄密的可能性。

3 在档案利用过程中加强档案工作中的保密

3.1 做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施。它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。在利用中, 要根据不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者, 要防止偷撕或涂改档案;做好利用监督, 还要做到三勤:一是嘴勤, 勤宣传利用档案的制度与规定, 勤与利用者交谈, 掌握其利用目的与动机;二是眼勤, 勤观察动态, 置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤, 勤分析利用者的情况和利用效果, 勤检查被利用的案卷, 勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

3.2 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明, 档案部门改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

3.3 进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。

一要做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

二要做好档案的解密工作。保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。向社会各界开放的档案, 必须是到了一定时限的档案, 要开放, 必须先进行划密解密, 把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密工作, 应当遵循保密法的有关规定, 即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的, 原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条。这也就是说, 解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

三要做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作, 即:提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求;建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求;编制检索工具。如基础性检索工具、骨干性检索工具、文字叙述性检索工具, 实现检索途径的多元化;准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

参考文献

[1]魏黎.公文与档案管理[M].哈尔滨:黑龙江人民出版社, 2007, 6.[1]魏黎.公文与档案管理[M].哈尔滨:黑龙江人民出版社, 2007, 6.

做好档案利用中的保密工作 第6篇

一、重新诠释保密观念, 正确理解保与用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端;大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明, 档案部门改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会推动保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

二、做好档案利用中的保密工作

(一) 做好档案的审查工作

审查工作是在档案开放前一项至关重要的工作, 是能够有效安全地利用档案的前提, 其主要内容为“科学准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。”审查工作基本分为3个步骤:1、初审, 即档案工作人员根据标准, 对开放期限内的档案逐件进行审查, 初步判定开放与控制使用范围;2、中审, 即由具有较高政策水平和业务能力的同志, 重点审查初审中没有判别定开放与控制使用的部分档案, 以确定其取舍;3、终审, 即由有关领导, 根据初审和中审的情况, 权衡利弊, 进行综合分析、审查, 最终决定与批准档案的开放与否。通过审查筛选出来可以开放和利用的档案, 以此来保证机密档案的不泄露和可开放档案充分利用。

(二) 进行合理的档案鉴别工作

事实上档案的鉴别工作属于档案审查工作, 把它单独列出来也是为了突出他的重要性, 往往常被忽视, 档案工作者应当具有高度责任心, 认真做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。1、保管期限。确定保管期限的原则“正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。”各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》, 以及有关的专门档案保管期限表, 结合本机关的实际情况, 编制本机关或本系统的档案保管期限表, 经本机关领导人审查批准后执行, 并报同级档案行政管理部门备案。2、保密期限。保密期限原则“该国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关保密法律、法规的保护, 具有产生法律效力的时限。国家秘密事项在一定时间内, 如被泄露, 将会对国家安全和利益造成危害。”

(三) 做好档案的调密工作

根据1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围暂时规定》, 1991年1月1日前形成的涉密档案, 由国家各级档案馆负责解密;对馆藏将满30年的涉密档案, 原档案形成者认为仍属国家机密的, 应当自该档案届满30年之日前6个月, 以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆;过期未通知的, 由档案馆进行处置;各级国家档案馆保存的1991年1月1日后形成的涉密档案, 未接到保密期限变更通知的, 自保密期限届满之日起, 即可自行解密国家档案馆保存的经济、科学、技术、文化类的涉密档案, 有必要提前向社会开放的, 应向档案形成机关发出要求提前解密的通知, 有关机关在接到通知的半年内应予以答复, 否则, 档案馆可根据有关规定办理;原档案形成机关、单位已被撤并的, 对其所形成的涉密档案文件的处置工作, 由承提其原职能的单位负责;如无相关的承提机关或单位, 则由档案馆负责处理。

(四) 做好档案利用中的监督工作

在利用中, 要根据不同利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。同时, 还要做到嘴勤、眼勤、手勤。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。

1、建立良好的制度

利用档案是一项严肃而细致的工作, 必须有严密的制度作保证。各级国家档案馆应根据档案法及其实施办法、档案馆开放档案办法的有关规定, 制定本馆的实施细则及其他规章制度, 具体规定开放档案的利用要求、利用方式、利用手续, 以及复制、公布等事项。根据国家有关文件规定, 大陆公民持有身份证材料, 可直接到国家档案馆利用开放档案;港、澳、台同胞及海外侨胞, 如查取本人及其亲属的历史证明, 可持本人回乡证或身份证等有效证件, 直接到档案馆利用, 但利用其他开放档案, 须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍, 提前向档案行政机关或档案馆提出申请, 说明身份、利用目的及范围等情况。档案利用者须服从档案馆安排, 遵守利用规定, 承提保护档案的义务, 如在利用中损坏档案, 应予赔偿或接受其他处理。利用者如需复制, 必须填写复制申请单, 经馆长批准后, 由档案馆负责办理。

2、进一步提高档案馆工作人员的素质

档案馆工作人员是否具备较高的素质是档案在利用中的保密基础。档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务, 开展深层次的研究工作, 树立严谨的工作态度, 发挥档案的价值, 为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。另外, 档案工作者应塑新时期的档案工作形象。现在的档案工作者已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。

3、建立安全的监督措施

在开放档案和利用档案的过程中, 要进行分类及重点监护, 并且可以安装一些硬件措施。如在档案馆内安装摄像监视器, 防止在档案室内做一违规事件。例如:涂改, 影印, 偷撕。身为档案开放的管理人员, 要有敏锐的观察力和较高的洞察力, 利用者能够在其掌握之中。手脑要快, 对档案有极深的了解。能够在利用者还回档案时及时审察, 并发现是否有问题。档案的利用也不是无声的, 管理人员要多了解利用者借阅的目的、动机、时间、去向和阅览者的情况。一旦有缺损一定要及时上报, 以免更大的不必要的损失和意外的发生, 做到早发现, 早上报, 早处理。

(五) 做好档案利用的宣传工作

档案保管和利用过程中的保密工作 第7篇

一、做好档案保管过程中的保密工作

1. 绝密档案的管理和保密。

绝密档案是党和国家的核心秘密, 它关系到党和国家的安全, 关系到国家的政治活动、军事活动和经济活动的成败。因此, 为确保国家核心秘密的安全, 必须管理好绝密档案。一是保证绝密档案的保密条件。要设保险柜、保险锁、防盗器、监控设备, 从保密条件上确保绝密档案的安全。二是加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须经指定领导人审批, 认真履行登记、签字手续, 任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查。发现失密、泄密问题, 应及时查明原因, 进行补救。三是提高绝密档案人员的素质。绝密档案人员具有特殊的地位和身份, 有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此, 绝密档案保密工作好与坏, 档案人员的素质是关键。绝密档案人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件有头有尾, 手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于绝密档案人员经常接触党和国家的大量秘密, 这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合, 往往一句话, 说者无意, 听者有心, 在不知不觉中泄露了秘密。所以绝密档案人员无论在什么场合, 都应做到守口如瓶, 万无一失, 把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

2. 做好档案保密期限的划定工作。

保密期限是根据国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关法律、法规的保护, 产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外, 绝密级事项不超过30年, 机密级事项不超过20年, 秘密级事项不超过10年。保密期限在1年及1年以上的以年计, 在1年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项, 在授权机关做出解密前, 其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施, 不得擅自决定解密和随意对外提供。

3. 档案涉密情况的变化。

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的, 基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因:一是保密范围的变化。二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 为此立档单位废掉了此类文件, 密级自然消除了。三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件, 只标有密级而没有保密时限, 多数都是超期服役, 需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做。因此, 应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准, 严防密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。

4. 做好档案密级的调整工作。

一是贯彻落实好有关保密法规, 应按照《保密法》以及国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神, 在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上, 重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准, 做到有法必依、执法必严、违法必纠。二要主动接受保密部门对调节工作的监督指导, 齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定, 严格划清密与非密的界限, 确定哪些档案能开发利用, 哪些限制在一定范围内利用, 哪些还不能提供利用, 为今后进一步搞好涉密建设奠定基础。二是建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整, 不仅要立足于当前的实际工作, 还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们, 以往关于档案保密的制度还不健全, 与《保密法》的要求还不相适应, 需要完善充实, 增加新的内容, 以适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要。

二、做好档案利用中的监督工作

1. 制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断补充和完善。

2. 队伍建设。

担负利用服务工作的档案人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高的素质。一是政治素质, 要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案和档案事业;二是业务素质, 要具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容及档案法规。

3. 监督措施。

如何做好档案管理中的保密工作 第8篇

一、加强对档案管理中保密工作的宣传

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是每个档案管理人员的神圣职责。加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求, 能让档案利用者受到教育, 知晓档案保密规则, 明确法律责任与违法行为界限。《档案法》虽然已颁布多年, 但其中对档案保密的规定还比较空泛, 对实际工作影响没有达到预期, 所以, 应加强对档案保密法规的深入学习与舆论宣传, 强化全员的保密意识, 增强保密法制观念, 做到依法治密。

二、健全档案管理中的保密制度

科学规范的档案保密制度是做好档案保密工作的前提, 机关企事业单位应根据国家政策的规定建立和完善保密制度, 制定严格规范的保密规章, 制度规章中的内容要涵盖涉密的库房管理制度、涉密的档案管理制度、涉密的档案归档管理制度、涉密的档案利用管理制度等, 用严格的规章制度约束工作人员的行为, 保证工作人员在档案的收集、整理、利用和销毁各环节中能够做到不出丝毫差错, 使工作有章可循, 杜绝秘密档案资料的泄露。同时, 还要建立专项专人保密管理制度, 明确管理人员的职责, 分工明确, 使管理的效果和个人的业绩挂钩, 激励工作人员做好档案管理中的保密工作, 对于违法违规行为彻底检查, 给予严厉的处罚, 从而达到提高管理、约束违法违规管理行为的目的。

三、重视档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲, 档案库房应按照国家有关规定单独兴建, 但是有一些不具备条件的单位, 往往将库房设在机关办公楼内。但应注意的是, 不是任何一间办公室都可以用作库房的从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。档案库房必须指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。实践证明, 档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

四、完善档案利用中的保密工作

档案管理不仅要做好档案资料的保密, 而且要做好档案资料的利用。档案资料的主要价值在于供单位利用, 因此使用档案资料是档案管理的根本目的。在现实工作中, 机密档案应该保密, 但保密的目的就是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会造成危害。所以, 对档案工作者来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏废。在严格做好档案保密工作的同时, 应正确处理好档案保密和利用的关系, 从而使档案资料在得到合理利用的同时, 避免负面作用的发生。在涉密档案的利用中, 一般存在重保轻用的问题, 工作人员对于档案资料的保密工作往往做得很好, 甚至有时为了防止档案资料的泄密而不提供档案资料的利用, 这就无法有效发挥出档案资料的使用价值, 这种工作方式是不可取的, 因此要在保密的基础上, 做好档案利用工作, 保而不用那么保密就失去了它应有的作用。所以在工作中要科学地制定档案利用制度、阅览制度、档案外借和复制制度、档案保密制度等, 严格履行利用审批手续, 一般情况下, 机密档案资料不允许带出复印, 如此才能有效保证档案资料的保密和安全。

五、提高档案管理人员的保密意识

对于档案管理人员来说, 因为身份和岗位的特殊性, 他们了解很多机密档案资料, 如果档案管理中的机密泄露, 很大程度上都与管理人员有关。机密档案资料关系到单位的前途, 涉及到单位、国家的利益, 因此, 要加强对保密工作的认识, 增强工作人员对档案管理的责任意识, 对管理人员进行专门的教育和培训, 树立强大的档案保密理念。档案管理人员不仅需要责任心, 还需要高度的事业心, 把档案管理作为自己的事, 而不是简单的一项工作, 不断充实有关档案管理和保密方面的知识, 遵守档案管理和保密中的各种规章制度, 不论何时何地都应该保守单位和国家的秘密, 不能为了一己之利损害单位和国家的利益。在管理中要及时发现问题, 解决潜在的隐患, 用严谨踏实的工作作风力保单位、国家机密档案资料不被泄露。

综上所述, 档案管理中的保密工作关系到机关、企事业单位的前途和整体利益, 要进一步加强管理人员的保密理念, 优化流程, 完善管理制度, 消除隐患, 防止涉密档案资料泄密事件的发生。

参考文献

[1] .马青.档案资料管理中的保密工作浅析[J].办公室业务, 2012.3

[2] .龚静.档案管理利用中的保密工作[J].办公室业务, 2010.11

试论档案保管过程中的保密问题 第9篇

关键词：档案保管；保密工作；职责；档案利用

对于包含着一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等的一些档案来说，档案保密工作显得十分重要，本文将就档案保管过程中的相关工作进行整理探讨。

一、档案保管中的保密工作

（一）科学管理档案库房

在档案保密的重点工作之一就是科学管理档案库房，同时也是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，应该按照国家规定修建单独的库房，对于库房门窗按照一定要求进行加固处理，力求使得档案库房远离办公区域和阅览室。应该安排专人负责管理档案库房，同时应该制定严格的规章制度，做到无关人员一律不得入内。

（二）绝密档案的处理方法

对于绝密文件来说，其提升了一个档次，相应的处理方法也应该更高级，这是因为绝密档案可能直接关系到党和国家的安危，也影响着党和国家的政治、经济和文化活动，关系搞整个社会主义现代化的进程。所以，应该把绝密文件和非绝密文件分开对待，要增设更为严密的保险柜、保险锁、防盗器，以求其保密的安全性。对于绝密档案管理人员来说，则应该有着更好的要求，具体来说，应该具备很高的责任心和事业心，有很高的保密意识。同时在工作中应该做到严谨而不忙乱，力争经手的每一件事情都井井有条，手续清楚。对于绝密档案的日常管理也应该注意，绝密档案的处理应该更加严格，指定领导人必须审批绝密档案的调阅、移出、销毁等工作，同时对于任何人无权擅自调阅。在使用完毕后应该及时检查核对，对于发现的泄密问题应该尽可能地快速处理，从而进行补救。

（三）档案密级调整中的保密

首先，应该注重建立保密制度，因为相关的档案保密的制度健全显得尤为重要，档案密级调整过程中的保密工作对于还适应不了《保密法》要求的一些地方，应该做到增添新的内容，以保证工作制度正规化，同时完善以下制度：建立划定密期制度；建立调密通知单制度和建立涉密档案接收标准制度。其次，应该在档案密级调整中做好工作。面对档案密级调整中应该注重广泛宣传，提高认识水平，其中解密划控的时间标准应该被严格执行，一些有关涉密内容标准及保密规范标准的内容也应该严格执行做好工作；另外，还应该注重调密工作的监督指导工作，对于保密文件的清查鉴定应该充分认识，重点加强工作，从而更好严格划清密与非密的界限，以便更加清楚地得知档案能开放利用的程度，限制在一定范围内利用的程度，哪些还不能提供利用，从而为下一步提高规范化、标准化的涉密档案建设奠定相关基础工作。再次，利用科学管理实现涉密档案管理。密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供是造成扩散机密的漏洞，所以在调密工作中应该做到：对于密级文件，特别是绝密文件应该淡粉保存，从而杜绝与非密材料的混卷问题的出现，从根源上解决因为混卷而出现的泄密扩散问题，同时也可以解决档案材料分散不集中方面的问题。另外，应该建立涉密文件统计台账和存放地点索引，编制文件的索引目录卡片，从而能够更科学和准确进行保密工作管理。

（四）档案涉密情况变化

如果在保密工作中出现密级变化的情况，首先应该明确基本的密级变化，即升密、降密、解密，明确密级随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的规律。总体来说，升密的情况比较少，时间是暂时的；反之大多数情况是降密的，直至解密。所以应该注意档案涉密情況变化的相关问题，从而应该按照档案涉密内容变化掌握化密标准，以便能够准确判定，从而防止密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

二、档案管理人员职责的思考

对于档案管理人员来说，最重要的职责就是维护档案的完整与安全，所以较强的责任心和事业心，以及高度保密意识就是其中的核心内容。由于档案管理人员的特殊地位，所以增强其自身的法制意识和保密意识十分关键，应该再多方面让他们具备知密早、知密多、知密深的特点，从内心深处体现出更大的责任感。因此，档案管理人员的自身素质是做好保密工作的基础，我们必须从档案管理人员的自身素质入手，提高档案管理水平。另外，严谨的工作作风则是对档案管理人员的另外一个要求，特别对于在档案利用过程中，应该高度负责地做好每一个环节的手续工作，力争防止无形储存在头脑中秘密的泄露。而在档案管理人员接触到的秘密文件中，很可能涉及到各个方面的未开放的信息，所以在档案管理人员参加一些较为复杂的场合时候，要特别注意，防止保密信息在不知不觉中泄密。所以，在保守档案信息的安全的思想应该始终在脑海中，把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。在工作中不断增强保密意识意味着，要不断熟悉国家相关法律法规以及国家各项相关的保密法规定，体现整个档案保密工作的法制化发展，同时也为档案法规发展起到一定监督作用。

三、档案保密与利用关系

档案管理十分重视档案保密，但保密重保轻用和利用不足等缺陷在传统观念的影响下显得比较突出，所以产生一些弊端点：大量的文件没有充分利用，对于一些非常有价值的文件早已经被束之高阁从而体现不出丝毫价值，这样就造成文件浪费；另外，领导也不能了解全面的情况，不能及时处理相关文件的有效使用情况；档案管理人员的价值也难以管理文件的使用效果反映出来。但是，同时需要注意的是，机密档案应该保密，但保密的目的之一是使用，反之则失去唯一的意义。

参考文献：

1、刘巨普.城建档案管理的理论与实践[M].档案出版社,1994．

2、阎朝科.搞好重点工程档案的管理[J].中国档案,2000(4).

浅谈档案管理中的保密工作 第10篇

1.1 档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲, 档案库房应按照国家有关规定单独兴建, 但是有一些不具备条件的单位, 往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是, 不是任何一间办公室都可以用作库房的, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。实践证明, 档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1.2 绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密, 它关系到党和国家的安全, 关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败, 关系到四化建设的进程。因此, 为确保国家核心秘密的安全, 必须管理好绝密档案。

1.3 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是, 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内, 如被泄露, 将对国家的安全和利益造成的危害来确定的, 它表示该国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关保密法律、法规的保护, 产生法律效力的时限。

1.4 档案管理人员的职责

档案管理人员的职责, 就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏, 就是使档案保管得完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 这是一项重要的基础工作, 档案保管人员要持之以恒, 时刻警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全, 为档案工作提供物质基础。

1.5 档案涉密情况的变化

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 为此立档单位废掉了此类文件, 密级自然消除了;三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件, 只标有密级而没有保密时限, 多数都是超期服役, 因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准, 严防密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。

2 做好的档案保密工作的有效措施

2.1 必须加强档案利用的监督力度

加强档案的利用监督能有效地发现、制止并纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可以从以下几个方面实施:

2.1.1 完善制度建设。

我国目前的《档案法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案信息的开放规范处于约束无力的状态, 公民利用机关档案室的档案没有明确的法律规定。这种状况一定程度上造成了机关对自己所保存的档案信息利用的随意性、垄断性, 可能使不应当公开的信息因利益驱动而过早流失于社会, 致使对整个国家的档案事业会造成不利的舆论环境, 也容易助长官僚作风乃至腐败行为的发生。因此, 在目前《档案法》对机关、团体、企事业单位档案机构档案利用规定尚未健全的情况下, 这些部门自身更要完善档案利用中的制度建设, 根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

2.1.2 执行监督措施。

在利用中, 管理人员要根据不同利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护, 防止利用者损毁、涂改、伪造档案。做好利用监督, 档案行政部门要加大利用档案的制度与规定的宣传, 档案管理人员可通过与利用者交谈, 掌握其利用目的与动机, 勤分析利用者的情况和利用效果, 勤检查被利用的案卷, 勤督促利用登记制度的落实。

2.2 必须加强档案管理人员的保密意识

档案管理人员的职责, 就是要维护档案的完整与安全, 因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。增强档案管理人员的法制意识和保密意识至关重要。档案管理人员的特殊地位和身份, 使其具备了知密早、知密多、知密深的特点, 他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任, 档案保密工作好与坏, 档案管理人员的素质是个关键。笔者认为, 档案管理人员要有严谨的工作作风, 特别是在档案利用过程中, 不仅要做到手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触到档案中涉及的一些未开放的信息 (包括国家机密、商业秘密及个人隐私等) , 这些信息随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合, 往往一句话, 说者无意, 听者有心, 在不知不觉中就可能就泄露了一些未公开的信息, 所以档案人员无论在什么场合, 都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。在档案工作中, 要对档案保密工作给予充分重视。

2.3 必须加强对档案保密工作的宣传

公民在享受公共档案信息的知情权、使用权的同时, 依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务, 在实际档案利用过程中, 如何处理好二者的关系, 是档案利用活动中“最关键、也是处理把握难度最大”的一个问题, 同时也是一个法律问题。加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求, 能让档案利用者受到教育, 知晓档案法规, 明确法律责任与违法行为界限等, 就可以少犯法、不犯法。我国的档案法制建设如何, 除了取决于自身系统要素外, 在很大程度上还受着社会环境的影响。《档案法》的颁布已将近二十个年头了, 但就目前的实际情况来看, 这部法律在实际工作中产生的影响力还很有限。产生这种现象的根源, 一是宣传不到位, 二是执行力度不够。有些地方、有些领域缺乏档案法制观念现象依然存在, 甚至形成了一定范围内的“盲点”、“盲区”, 一些利用者对《档案法》闻所未闻。从近年的各类档案工作实例中可以看到, 各地区出现的因档案利用引发的纠纷也有增多趋势, 多数情况下是因为工作人员在档案利用过程中, 未向利用者解释相关注意事项, 使利用者将还没有经档案管理部门公布的档案信息擅自公开或者在利用后将其从档案中摘抄的一些内容在其著述中以自己的语言表述出来。

档案利用和保密的关系, 在利用工作中表现得最为突出, 应特别注意解决好。国家保存档案的目的, 是为提供档案给社会各界使用, 但在开展利用工作时, 要坚持保密原则。在实际工作中, 对什么档案要保密, 什么档案不保密, 保密期限的长短等具体问题要妥善处理。既要反对“利用危险, 保密保险”的不正确观点, 也要澄清历史档案“无密可保”的错误思想, 把利用与保密全理结合。同时, 还要加强对档案法制的深入学习与舆论宣传, 充分发挥档案的价值。