照片档案的归档与管理

照片档案的归档与管理（精选9篇）

照片档案的归档与管理 第1篇

一、数码照片档案的特点

数码照片指用扫描仪、数码照相机等设备获得的, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统阅读、处理, 并可在通信网络上传送的静态图像文件。传统照片采用胶片拍摄, 产生纸质照片和底片。数码照片主要以数码相机拍摄与扫描仪数字化两种方式产生, 数据存储在磁性电子载体上, 没有底片。

1.数码照片的优点。

数码照片与传统照片相比, 具有许多的优势, 除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外, 还有以下特点:

(1) 存储久, 质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上, 就可以长期保存, 不褪色, 不变形。

(2) 连接快, 应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理, 还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输, 更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作, 通过网上发布, 从而大大扩展了应用范围。

2.数码照片的缺点。

但由于数码产品的特性, 数码照片往往存在以下几个方面的缺点。

(1) 对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作, 从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。同样, 计算机硬件损坏、数据误删等软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。

(2) 信息的易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易, 而且在一般情况下看不出痕迹。因此, 需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护, 维护其真实性。

(3) 缺乏数据标准, 导致数据不能兼容共享, 影响进一步地开发利用和移交进馆工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。专业设计的数码照片管理系统要求能够将数码照片及目录数据导出系统, 转换成标准格式保存。

(4) 数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置, 也不再对原载体从一而终。它可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间, 如果原本照片没有备份就很难辨其真伪。

当然, 传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等可转成数码照片, 方便管理和利用。对丢失底片的传统照片, 建议以扫描方式数字化, 既方便易行、成本低, 又可以最大限度地保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸质照片, 也可以生成底片。

二、数码照片档案管理的重要性

数码照片档案的管理主要是对在生产经营过程中产生的数码照片按照其保存和使用价值进行有序的管理。数码照片管理的完善化、规范化, 不但可以实现优化地提供查找利用, 而且可以促进数码照片管理水平和质量的不断提高, 促进企业经营生产的发展。因为数码照片档案真实记录了本单位或企业的重大活动和事件, 保存它是本单位为日后查考凭证和参考借鉴之用。

三、数码照片档案的收集

1.收集归档范围。

凡是在本单位活动中直接形成的, 反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收集范围, 至少包括以下几方面。

(1) 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的数码照片;

(2) 本单位组织或参加的重要外事活动的数码照片;

(3) 记录本单位重大事件及异常现象的数码照片;

(4) 与本单位其他载体档案有密切联系的数码照片;

(5) 本单位其他具有保存价值的数码照片。

以我校为例, 我在学校负责数码照片档案的拍摄和保管工作, 认为本校数码照片档案的归档范围整理为:

(一) 学校大事

1.校庆活动;

2.团代会、学代会、教代会、工代会等会议材料;

3.上级领导和知名人士来校指导工作或访问;

4.校际间交流、合作、互访活动;

5.校友会活动;

6.学校获得的表彰、授奖、奖状等;

7.校其它重大活动。

(二) 教学活动

1.开学、毕业典礼;

2.有代表性的课堂教学和实验;

3.有代表性的教学实习和社会实践活动;

4.重要的教育研究活动;

5.教学成果展览;

6.军训;

7.共青团、学生会等组织的有意义的活动。

(三) 科学研究活动

1.获奖科研项目奖状、证书;

2.本校主办的学术活动、会议;

3.本校主办或参加的省际学术会议活动;

4.科研成果及其展览;

5.其它科研重大活动。

(四) 外事活动

1.校际间往来、合作、签订协议;

2.外校或上级专家来访;

3.本校聘请的外籍教师、专家;

4.在本校任教的外籍教师、专家;

5.本校派遣老师到外地进修学习、参加会议;

6.其它重大外事活动。

(五) 人物肖像

1.历任校级领导人照片;

2.本校其他著名学者、专家、骨干老师、学科带头人;

3.本校著名校友;

4.本校历届毕业生合影;

5.本校各类专业函授班、短训班学员合影。

(六) 基建景物

1.学校规划图;

2.本校教学、生活区建筑物、校园风光、校容校貌景点;

3.本校各种教学场馆、实训室、会议室、教室等教学设施设备;

4.其它建筑物、景物。

(七) 其它

1.校运动会;

2.艺术节、文艺汇演、歌咏比赛等;

3.各种学生社团活动照片;

4.凡有保存、参考价值的照片, 均归入其它类。

2.收集归档方法及要求。

数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂, 应采取集中收集与捕捉信息随时收集、零散收集相结合, 定期收集与不定期收集相结合。在数码照片形成后, 档案管理人员要督促摄影者或承办部门及时整理, 向档案管理部门移交, 尽快归档。特别值得注意的是, 一定要确保数码照片档案有一个完整的文字说明, 准确概括出数码照片所反映的全部信息。数码照片档案由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后, 及时向档案室归档, 或随其他载体档案一起归档。

完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明三部分。数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。文字说明以EXCEL电子表格形式, 以张为单位, 写明照片题名、拍摄者、拍摄时间等。照片题名:简明扼要地反映每一张照片的具体内容, 包括地点、人物、事由、背景等要素。拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。拍摄时间:照片的拍摄时间, 用8位阿拉伯数字标识。如20070104。永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档, 纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行, 纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号。

四、数码照片档案的管理

1.完善数码照片档案收集制度, 实施前端控制。

数码照片的收集范围可以参照国家《照片档案管理规范》的要求, 凡是记录本单位重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

数码照片形成后, 由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求数码照片、纸质照片 (永久、长期保存的) 、文字说明三者齐全并做到内容相符。数码照片也可通过网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置 (对应数码照片存放文件夹和文件名) 四个项目, 移交时要求全部著录。归档时档案室要对数码照片的重要性、有效性和完整性进行审核。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数, 如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。

数码照片收集复制方便, 所以操作比较简单, 拷一份移交就可以。但由于来源不能控制, 不同的拍摄者会将数码照片导出到不同的计算机上, 不及时移交, 很容易散失。数码照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂, 难度也更大, 因此, 档案员要负责数码照片的收集, 并采用灵活的方式实行定时收集;强化各科室和人员的档案收集意识, 特别是要尽快建立数码照片归档制度并完善相关档案管理制度, 完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。

档案室要根据数码照片档案与传统照片档案的不同特点, 在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导, 确保这一新型载体档案的完整与安全。

2.数码照片整理方法, 实现数码照片档案管理的规范化。

数码照片档案整理、编目可以由档案室统一进行, 具体按以下步骤操作。

(1) 数码照片档案分类与编号。整理前首先要进行筛选。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集1—2张。对有重要保存价值的数码照片, 应同时加洗成纸质照片保存于档案室。归档的每一张数码照片都要确定保管期限, 保管期限的划分参照文书档案。

数码照片按其形成年度分类, 不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个名称该年度的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间 (或重要程度) 先后排列, 并按其排列顺序编号。一组联系密切 (如同一次会议、活动、事件的) 数码照片应排列在一起。编号的过程是对收集来的数码照片进行文件名更名, 也就是形成数码照片号 (同数码照片文件名) 的过程。数码照片号的结构是:全宗号+年度+件号。

(2) 编制照片档案文件级目录。永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后, 进行数码照片档案文件级目录的编制。照片档案文件及目录项目包括全宗号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、备注。

(3) 光盘刻录。光盘刻录一式两份, 一套档案室保管供查阅利用, 一套上交区档案局。光盘保管期限根据盘内数码照片的保管期限产生, 从长处理。

(4) 数码照片与纸质照片的有机衔接。永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档, 纸质照片档案管理参照国家标准《照片档案管理规范》执行。所有纸质照片、数码照片记录数据著录在同一个数据库中, 从而建成完整、统一的照片档案数据库, 实现照片档案的统一管理与检索, 达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中, 通过检索照片题名, 浏览检索结果。如果该照片档案有纸质目录号、案卷号、照片号表示该照片有纸质形式照片, 如果该照片有目录号、盘号、数码照片号, 表示该照片有数码形式照片, 如果两者都有, 则表示该照片既有纸质形式的照片又有数码形式的照片。

照片题名简明扼要地反映每一张照片的具体内容, 包括地点、人物、事由、背景等要素。纸质照片整理时, 仍可以说明反映照片内容, 在计算机著录和打印卷内目录时以照片题名反映照片内容。

五、数码照片的保存

为保证光盘刻录的质量, 并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去, 数码照片档案保管必须注意以下几点。

1.注意选用品牌较响光盘刻录, 并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录, 这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确。

2.光盘的标签应粘贴在光盘包装物上, 不能直接在光盘上写字或粘贴标记, 以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。墨水等书写材料可能存有损害光盘的溶剂, 铅笔里的石墨会影响光盘的阅读。

3.光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离, 环境温度应控制在17℃—25℃, 相对湿度应控制在35%—50%, 以减缓光盘退化, 并防止霉菌滋生。

4.注意操作规范化。如触摸光盘时应带棉质手套, 裸手手指不应触到光盘的反射面。

5.认真做好数码照片档案读取设备的维护和检查。光盘存储的数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读, 这就要求档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况、更新情况及时进行登记。如果读取设备或软件过时了, 光盘存贮的信息要及时复制和迁移。光盘一般每满5年转存一次, 原盘同时保留时间不少于5年, 从而保证数码照片档案信息长期、永久地保存下去。

参考文献

[1]腾春娥.对1984—2005年家庭档案研究论文的统计分析[J].兰台世界, 2006, (1) .

[2]沙菲.我国家庭建档实践与理论研究综述[J].档案管理, 2008, (3) .

[3]美国F.泰勒著, 韩放译.科学管理原理[M].团结出版社, 1999.1.

[4][8]付正刚, 刘治平.家庭档案之电子邮件管理策略[J].湖北档案, 2009, (1-2) .

[5]邓绍兴, 陈智为.新编档案管理学[M].档案出版社, 1994.

[6]特里.库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响.第十三届国际档案大会报告.

[7]世界上第一款数字水印数码相机亮相2005年第八届中国北京科技产业博览会, http://www.aigoresearch.com/kbh.htm.

电子文件归档与电子档案管理 第2篇

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

照片档案的归档与管理 第3篇

一、“规范”和“办法”的不同点比较

1.使用范围比较。“办法”中规定了数码照片收集、归档、整理、著录、存储、保管和利用的基本要求;“规范”中规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。从使用范围来看,两个标准都按照数码照片档案的生命周期进行了全过程的管理。“办法”中明确了数码照片档案的收集主体,“形成部门负责对应归档的数码照片进行收集”,即“谁形成、谁负责”数码照片档案的质量;“规范”中没有对照片档案的收集主体进行说明。“规范”中对数码照片档案的销毁增加了明确的规定。与传统纸质档案相同,数码照片档案也需要进行鉴定销毁,这样更符合数码照片档案全生命周期管理的要求。

2.适用范围比较。“办法”是结合北京市实际制定的地方标准,适用范围较为有限,即“适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位等”;“规范”是作为国家推荐性行业标准,适用范围较广泛:即“适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织”。

3.概念界定比较。与“办法”相比,“规范”中对数码照片档案的概念界定更为科学,即“国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值、归档后的数码照片”。加入了“归档后”的要求,就增加了档案人员和形成部门共同鉴定的过程,有效地保证了数码照片的原始性、完整性和可用性。

4.归档范围比较。“办法”中对收集范围和密级的确定“按照《照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》执行”,收集的范围较小;“规范”在此基础上进行了补充,对归档范围作了扩充,增加了四方面内容:(1)反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片;(2)本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片;(3) 本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片;(4)本单位历届领导班子成员的数码照片。有了明确的归档范围,对于各部门收集数码照片有很好的督促作用。

5.鉴定内容比较。“规范”与“办法”相比,归档时除了要求鉴定数码照片的真实、完整、可用性外,增加了对安全的鉴定和检测。数码照片的安全鉴定非常必要,现在计算机病毒防不胜防,对于各单位档案管理危害巨大。病毒不仅能损毁或窃取已存储的电子文件,还有可能占用系统资源,影响档案管理系统的正常工作。安全性检验还有利于防止黑客攻击和系统漏洞等问题。笔者认为可以借鉴电子文件信息内容安全性保障技术与方法,采用加密技术、数字签名、安全协议、数字水印、访问控制、特征固化、安全审计、数据备份等方法[1]93,来确保数码照片的安全。

6.保管期限比较。“办法”中对保管期限的划定,分为永久和定期两种,定期一般定为30 年;“规范”中对保管期限的划分更为仔细,即“按照数码照片的价值划定为永久或定期,其中定期一般为30 年或10 年”。“规范”强调数码照片的档案价值,也对十年后的鉴定销毁提出了更高要求。

7.格式命名比较。“办法”中规定数码照片文件采用“保管期限—年度—组号—张号”的格式命名;“规范”中规定数码照片文件采用“保管期限—年度—照片组号—照片号”的格式命名。在“规范”中“,照片组”的概念第一次被引入了数码照片的管理中,这是经过多年实践形成的经验总结。照片组是指有密切联系的若干张数码照片的集合。引入“照片组”这一归档层级,是符合数码照片自身特点的改进。

8.质量要求比较。与很多要求分辨率或像素的标准相比,“办法”和“规范”中对于数码照片的质量要求更为合理。随着数码技术的发展,相机的分辨率或像素都很高。“办法”和“规范”中对照片质量仅仅作出了定性的描述,“主题鲜明、影像清晰、画面完整”。

二、“办法”的创新点

1.明确管理方式。“办法”规定,数码照片档案属于全宗档案的组成部分,由本单位档案部门实行集中统一管理。在部门内实行集中统一管理,可以将分散在个人或部门的珍贵数码照片进行集合,有效规避人员变更、存储不当等外部风险造成的损失。

2.明确鉴定主体。“办法”中规定,数码照片归档时应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用性的鉴定和检测。形成部门和档案部门共同进行档案鉴定,可以从内容和形式两方面对数码照片的质量进行甄选。

3.规定各方职责。“办法”中规定,档案部门负责建立数码照片档案归档制度,对归档范围、时间、要求等作出明确规定,指导形成部门开展数码照片归档工作。形成部门负责对应归档的数码照片进行收集,按要求向档案部门移交,信息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。

档案部门负责业务指导,形成部门负责具体执行,信息化部门提供技术保障,这种分工和协作非常有利于归档业务的开展。尤其是信息化部门的参与,可以结合数码照片档案著录项目及说明和数码照片档案目录数据库结构及字段表,建立单位内部的数码照片数据库,用信息化的手段推进数码照片的管理工作。

三、“规范”的创新点

1.新增文字说明的存储方式。“规范”规定,数码照片文字说明可采用TXT文件形式或数据库的形式保存。单张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下,该组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中;组说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下,该年度文件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中。纸质照片的文字说明都附在照片旁边,但数码照片文字说明的存储方式各单位差别很大。“规范”中对数码照片文字说明的存储方式做了详细的描述,非常有利于档案人员执行。

2.新增存储载体的推荐顺序。“规范”中推荐采用的存储载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。从载体的可靠性和耐久性方面,给档案人员更多的选择。

3. 对后期处理方式进行限定。《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)中,要求归档照片“未加修饰剪裁”。与之相比,“办法”和“规范”都有了很大改进。允许对数码照片进行一些后期加工。“规定”中对后期处理的方式进行了限定,明确提出“除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果外的处理外,一般不能进行修改”。这样更便于档案人员开展归档前的鉴定工作。

四、对“规范”和“办法”的建议

1.建立集中统一的管理体制。这两个标准都没有对数码照片档案的管理单位或移交对象做明确规定。数码照片属于电子文件的范畴,笔者将从电子文件的角度进行阐述。我国的纸质档案一直采用集中统一管理的方式,但对于电子文件尚未系统地接收保管,电子文件分散于形成机关甚至个人手中保存[2]35。以下列举国外实行集中统一管理的案例:美国在电子文件的集中统一管理方面做了很多工作:在不改变或调整现有法律、组织机构的基础上,适度拓展国家档案馆的职能,从原来专注于后端档案馆的文件管理到加强前端政府机构提供文件管理指导[3]120。

20 世纪90 年代,澳大利亚国家档案馆在世界上第一次从国家层面上采取了电子文件“分布式”保管模式。近几年,澳大利亚电子文件管理体制进行了变革。将原先分布式的电子文件管理模式改为集中式的电子文件管理模式。它的回归不仅反映了澳大利亚独特电子文件管理实践,还体现了信息技术对管理机制的冲击、瓦解与重构作用,体现了当前国家层面电子文件集中保管的普遍需求[3]122。

加拿大为了集中统一管理电子文件,规定了进入加拿大图书与档案馆(LAC)的电子文件,与其他类别的电子文件信息一同被纳入统一的数字文化遗产管理体系。前端的电子文件管理则被纳入联邦政府的信息管理体系[3]130。在这种管理制度下,电子文件被作为文化遗产进行了管理。

笔者认为可以借鉴国外成功实践经验,建立电子文件在国家层面的集中统一管理体制。逐步形成自上而下的电子文件管理体系,实现对电子文件(含数码照片)的有效管理。

2.增加统计环节。这两个标准中都没有对数码照片档案的统计工作做明确规定。照片统计,可以把定性分析和定量分析结合起来,对数码照片的管理进行监督。笔者认为数码照片也属于电子文件,建议可以参考《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 中第9.9 条规定“,档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计”,对数码照片的管理环节进行完善。

摘要：文章详细比较《数码照片归档与管理规范》与《北京市数码照片归档与管理办法》的差别,分析两个标准的创新之处,并在此基础上提出对两个标准的补充意见,以期能帮助大家理解和掌握数码照片档案管理的标准。

关键词：数码照片,数码照片档案,电子文件

参考文献

[1]张健.电子文件信息安全管理研究[M].上海世界图书出版公司,2012.

[2]冯惠玲,赵国俊,等.中国电子文件管理:问题与对策[M].中国人民大学出版社,2009.

档案资料归档管理建筑工程的论文 第4篇

1建筑工程档案的内涵和特点

1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的`完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语

照片档案的归档与管理 第5篇

关键词：医院,科研档案,问题,对策

医院科研档案管理工作属于医院管理中的重要部分,是对医院工作的一个记录与总结。在医院科研档案管理中,对于科研档案的管理可以促进医院整体的科研水平。在科研档案管理的过程中,数据的整理还存在一些不科学的地方,在管理制度等方面还存在不足。医院应该逐步重视科研档案归档的管理问题,促进医院更好地发展。

1 医院科研档案的重要性

医院的科研材料和一些科研情报,主要是通过医院科研档案来了解的。主要是为了给后来的工作人员提供便利,能够避免他们对于科研方面研究的重复性减少在时间上的浪费。

医院与医院之间的科研交流,主要也是依靠对于医院本身的科研档案进行阐述。只有建立一些比较有说服力的理论依据,才能使科研交流中没有障碍。把医院的这些科研成果转化为医院科技的进步的动力,这样才能使医院有所发展。所以在管理过程中要加强对医院科研档案的管理。

科研档案在医院管理中起到很大的作用,对于医治病患提高医院的医疗水平有作用。科研资料能够使医生不断地自我学习,在学习过程中把理论应用到实践当中去。让医务工作者能够更好地去利用这些资源,对档案资源进行合理的规划。从小事开始,对于科研档案进行分化,意识到科研档案归档的重要性。

2 科研档案管理中存在的不足

2.1 归档管理制度不完善

医院科研档案的管理存在着一些问题,比如档案管理制度缺乏科学性和完整性。最主要的原因就是档案管理人员对于科研资料的不重视,缺乏对科研档案的管理。在医院档案管理中,由于制度不完善缺少一些检查的措施,会使档案管理人员缺少一种责任意识,造成科研档案归档的不全面。

医院的管理主要是依靠医院领导对于医院事物的处理,如果领导对于医院档案管理不重视,就会造成一个恶性循环。领导缺乏对档案管理的制度上建立,就会对归档过程中产生的事情不了解。当想要进行档案查询的时候,也就有可能出现工作人员对于档案不熟悉、档案资料的缺失等问题。

2.2 科研资料处理不当

在医院科研档案管理中,科研工作人员对档案管理的认识不够全面,对其中研究出来的一些成果不重视,会造成医院档案资料的丢失和不完整。在科研成果的申报方面也缺失这种维权意识,不熟悉整个归档的范围,造成科研档案归档的不完整。

科研档案在管理过程中在资料处理方面,医院的工作人员还是有所忽视的。科研资料对于一个医院很重要,是一个医院文化的象征。好的科研成果对于一个医院来说,也是一笔宝贵的精神财富。这些成果可以给病患带来希望,通过先进的理论能够提高医院的医疗水平。如果丢失了科研资料,那无疑是一种对于资源的浪费。

2.3 归档管理技术落后

在医院科研档案管理中,由于现代社会的迅猛发展,科技为第一生产力,就说明在未来用科技来管理已成为时代的主流,能够有效地提高医院档案管理的效率。但就目前而言,医院档案管理的技术还相对落后,工作人员对于技术应用的落伍,对以往的档案管理使用的方法会造成档案资料管理的混乱,阻碍医院档案管理的进程。

医院档案管理中会遇到很多事情,比如档案数量过大,而相应的工作人员人数比较少,这样处理起档案管理的时候就比较麻烦。人手不足无法对档案进行一些细化,只能是进行一些粗略的大致上的归档。而当医院工作人员要想根据不同资料的话题进行查阅的时候,会发现无从下手,给查阅的时候带来极大的不方便。还用以前的落后的手段进行人工整理,会给工作人员带来比较大的工作量,更别提要保证每份资料的合理规划。

3 归档管理的对策

3.1 提高科研人员归档意识

对科研人员档案意识要有所加强,积极提升档案管理人员的管理素质。提高档案管理的效率。对档案管理进行一定的宣传,从生活中灌输让科研人员认识到科研档案的重要性,调动档案管理人员的积极性。

科研人员对于自己研究出来的医学成果是比较重视的,但在成果做出来之后怎样更好地保存却没有好的想法。觉得这种成果既然已经研究出来,那么会进行使用就可以了,忽略了科研资料的重要性。只考虑到了当前的一些问题,对于后来的人员对资料进行查阅时候所会出现的问题没有多做考虑。正所谓“前人种树后人乘凉”,科研人员应该有认识有责任地去维护好档案管理的工作,为后代的医务工作人员谋福利。合理安排档案归档问题,并对工作人员进行相应的讲解,把自己的知识也传递给别人,正所谓“授人以鱼不如授人以渔”。

3.2 建立健全档案制度

建立健全档案管理制度,可以从以下几个方面来进行:一是建立一个档案管理的网络系统,不再是以前那种纸质的档案材料,纸质档案管理不慎会导致页面的丢失或者是搬迁、火灾等原因会使它保存不下来。有了网络档案管理系统,可以随时随地地进行阅读,医院的领导应该带头对医院档案管理负责,形成一种网络档案管理的新模式。二是建立医院档案管理部门人员岗位职责的制度,使档案管理部门和科研人员明确每个人自身的职能,不至于混淆职责。三是医院档案管理还应该建立档案借阅制度,对相应借阅档案的人员进行记录,并规定一些还档案的时间,使人们能够合理运用档案,并珍惜档案。四是要对档案管理进行奖惩措施,对于档案的管理进行整理表现好的工作人员进行一些适当的奖励,对于遗漏档案的人员要采取一定的惩罚。除此之外,还要建立严格的档案统计工作,对于手头上的档案要有具体的数量的认识,增强档案管理的规范性。

3.3 提高技术

随着时代的进步,科技逐渐成为第一生产力。科学水平的不断提高使医院档案管理有了新的认识,对于医院档案管理应该运用现代科技手段来提升档案管理水平。充分利用现代计算机技术、网络,将档案进行合理的分类,并通过计算的方式来进行资源的检索、阅读,使医院档案能够在电脑上随时查阅,起到医院档案资源的共享。运用现代科学技术来提升医院档案管理的水平,加大力度进行科学化。

在运用科技手段的同时,也不能忽略传统的归档方式,二者是存在一些联系的。电脑网络存取数据固然很方便,但是也会存在一些问题。比如当没电的时候,电脑死机的状况发生,相要及时的去取档案来查阅的时候就会遇到阻碍。而这个时候纸质的档案就会排上用场,它会解决一些突发状况的发生。所以在运用高新技术手段的同时也不要忽略原始资料的收集,对医院档案管理的工作多做一重保护。

4 结语

科研档案的管理对于一个医院的发展起着至关重要的作用,科研档案代表着一个医院的软实力。只有对科研档案妥善管理,才能够使医院更好地发展。所以,医院要提高档案管理的意识,对档案管理进行合理化安排,部署相应的人员对档案进行科学化、合理化管理。

参考文献

[1]陈颖.浅谈当前高校科研档案归档中存在的问题及对策[J].大学教育,2015(1):170-172.

[2]李悦,刘颖.医院科研档案管理的现状及对策[J].中国管理信息化,2015(18):174.

[3]杨毅.医院科研档案管理的关键点及完善对策探讨[J].中国管理信息化,2013(12):88-89.

照片档案的归档与管理 第6篇

一、声像档案归档与保存管理存在的问题

由于过去物质和技术条件所限, 产生的声像资料很少。随着社会的发展及办公条件的改善, 数码相机、摄像机的使用越来越广泛, 随之产生了大量的声像文件。如何对声像档案进行归档与保存, 是其有效管理与利用的首要问题。

1. 摄录人员对声像档案的归档意识薄弱。

或者对声像档案的性质并不了解, 导致未能得到妥善的归档保存;或者在数码、影音设备使用过程中, 因存储空间不够等原因, 将原有声像资料在没有备份的情况下进行覆盖、删除, 造成声像档案大量流失;或者部分声像档案未及时移交档案部门统一保存, 因无相应的记录和说明导致归档困难。另外, 档案人员的变动和机构调整, 也会造成声像档案的失控或流失。

2. 档案部门在声像档案收集上难以控制。

拍摄多为业务部门, 档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量没办法进行相应的控制措施, 声像档案的归档往往处于被动地位, 滞后于业务活动, 且多数情况下收集到的声像档案仅为不完整的一部分。因此, 不能全面完整反映当时业务活动的原貌, 失去了声像档案的历史意义。

3. 声像档案归档范围不明确。

目前多数单位在归档材料类别中均有声像档案的类别, 但对于哪些范围内的声像档案应该归档没有明确规定, 这在很大程度上影响了摄录人员将声像资料主动归档的积极性。

二、声像档案归档与保存中的数字化管理引入

如何保管好声像档案的完整性, 最大限度地延长声像档案的寿命, 是摆在档案人员面前的一项重要课题。随着计算机技术、网络技术与现代通信技术的快速发展, 声像档案的数字化管理, 是档案现代化建设的大势所趋, 有利于实现声像档案的应有价值, 也是人类社会发展的必然结果。

1. 照片档案归档的数字化管理创新。

对原有已归档的纸质照片档案, 如果数量较多, 可以用扫描仪分批进行扫描, 并标注说明, 包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片, 原则上不要进行处理, 照片上的原始数据, 不仅是拍摄时间与光线条件的记录, 还可以起到原始凭证作用。另外, 数码照相机拍摄的照片档案, 可以直接用数据线传输进电脑, 存储在硬盘盘上, 并可编写程序对其进行管理及利用。

以电子文档形式保存的照片档案, 电子文档即是照片也是底片, 可以根据用户的需要, 随时进行打印。同时, 对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片, 也可以使用Photoshop图形处理软件进行修复和处理, 以达到最佳效果。调看电子照片档案, 次数再多也不会对图像效果有任何损耗。

2. 磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新。

对于原有的磁带、录像带等, 可以通过计算机技术, 转换成数字化模式, 进行数字化处理, 并存储入硬盘, 可以长久保存。在归档的过程中, 可根据其所反映的内容或专题来进行, 使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。

声像档案的数字化管理形成了声像电子档案, 可以随时进行归档, 方便快捷。在接收到电子文档的同时, 就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号, 在归档的同时, 即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时, 还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具, 便于检索查询。用户查阅时, 只需给出文件号或主题词, 即可以检索出相应的文件, 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

声像档案资料转化为电子文档后, 利用计算机可对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理, 克服手工信息加工模式时间长的缺陷, 缩短信息整合加工的时间, 提高了档案信息利用的时效性;与纸质照片档案相比, 电子档案信息传递更快捷、更方便。

三、声像档案数字化归档与保存的风险控制

由于国内外至今没有声像档案归档、保存的规范和标准, 因此很多单位采取与纸质档案同样的存储方法来保存声像档案。声像档案归档时采取迁移或多次迁移声像档案来达到长期保存的目的, 在迁移过程中常常伴随着很多风险。同时, 存储硬件设备在归档过程中也存在着几个需注意的问题。

1. 数字化格式转换的迁移风险。

技术环境的变化主要体现在格式的转换方面, 格式的转换对数字声像档案来说具有至关重要的影响, 而通常的格式的转换就是将文件由一种格式 (多数为压缩格式) 压缩为另一种格式, 这里就需要先解压缩, 再进行压缩。数字声像档案格式的转换过程中, 对档案的真实性、完整性都可能造成严重的危害, 面对这样的风险, 《电子文件归档与管理规范 (GB/T18894-2002) 》做出规定:音频电子文件以WAV、MP3为通用格式, 视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

以WAV为例, 其属于声音文件的“源”, 上述《规范》的规定也是考虑到了避免经过有损压缩破坏文件的二进制数据流配置, 进而破坏声像档案内容信息。然而作为声音文件的“源”, WAV占用了极大的存储空间, 因此, 在保存档案时要综合考虑档案价值与存储空间, 根据不同情况做出不同选择。然而, 《规范》提出了声像档案的通用格式并不意味着档案工作人员在存储档案时要将档案全部转换成一种格式。目前并没有统一的格式规范, 也没有形成真正的国际标准, 这就导致了一旦格式规范由某个组织或个人所专有, 一旦这个组织或者个人消亡, 则所有的数字档案将成为不可解读的无用信息。因此, 采用专有格式存储声像档案面临数据丢失的巨大风险。

2. 数字化硬盘存储的设备风险。

在硬盘式管理模式下, 声像信息都存储在硬盘中, 如果硬盘发生老化, 就会导致声像档案数据的损失。一方面, 可以对存储声像档案的硬盘采用“自监测、分析及报告技术”, 监测磁头、磁盘、马达、电路等, 当监测对象出现安全值范围以外的情况时, 会自动发出警告, 自动降低硬盘的运行速度, 把重要数据文件转存到其他安全扇区, 甚至把文件备份到其他硬盘或存储设备。因此, 可以对硬盘潜在故障进行有效预测, 提高数据的安全性。另一方面, 可以采用驱动器健康检测技术, 让用户方便快捷地检测硬盘的运转状况, 通过读取伺服位置错误信号来计算出盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数, 并给出图形供用户或技术人员参考, 可以对硬盘式声像档案进行备份, 以移动硬盘的方式在合适条件下保存, 并定期在独立系统的计算机上进行检测, 确保档案安全。

四、声像档案数字化归档与保存的措施建议

1. 有计划、有步骤地开展数字化管理工作。

这是实现声像档案数字化的有效途径。首先, 对原有的声像档案材料进行数字化处理;其次, 把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网, 建立档案馆主页, 把数字化的声像档案放到局域网服务器上, 直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料, 设立相关声像档案资料库查询专栏, 方便检索;最后, 加强计算机的防毒措施, 对声像档案实行分级、分类管理。

2. 提高档案管理人员的业务素质。

这是实现声像档案数字化的组织保证。要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提。由于历史原因, 企业档案管理人员大多数不熟悉信息技术。为此, 必须突出做好以下两个方面的工作:首先, 通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式, 对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育;其次, 继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习, 使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求, 是当前乃至今后相当长一段时期内, 档案管理人员继续教育的重要内容。

摘要：声像档案的归档与保存, 是其有效管理与利用的首要问题。引入数字化管理模式, 可以提高声像档案归档、检索的效率, 有利于信息资源的整合利用和加工处理。有计划、有步骤地开展数字化工作, 控制其归档与保存过程中的可预见风险, 可使声像档案的数字化管理落到实处。

关键词：声像档案,归档,保存,数字化,管理创新

参考文献

[1]陈玲.创新声像档案的收集和归档模式[J].科技资讯, 2009, (33) .

[2]周晓健.声像档案管理存在的问题及其对策[J].科技档案, 2007, (3) .

[3]亢明宇.数字声像档案迁移风险的研究[J].消费导刊, 2008, (10) .

照片档案的归档与管理 第7篇

一、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的意义

文书档案的收集和管理在我国事业单位中属于最基础的工作, 同时也是最关键的工作, 是开展事业单位文书档案管理的首要内容。文书档案主要记载该事业单位的重要发展过程, 单位若需要做出重大决策时都会先参考相关的资料, 其中最重要和最关键的参考资料就是文书档案, 如会议记录情况、请示情况和审批情况, 以及其他决议等内容, 所以文书档案直接关系着公司的战略发展方向, 对公司的发展具重要意义。

二、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的现状

1.工作人员对文书档案的管理意识较差

过去, 人们对办公室文书档案的工作的重视度不够高, 导致人们在工作时注意力集中较差, 使得文书档案的收集和归档等工作不到位。大部分档案管理工作人员由于对文书档案的管理意识较差, 在工作中较为注重事业单位的一些红头文件, 往往忽略较为普通的编号文件, 大大降低了文书档案管理工作的质量和效率, 导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低, 增加了文书档案管理和查阅的难度, 从而使得文书档案无法为公司的决策发挥作用, 在一定程度上阻滞了公司的发展进程。

2.公司对文书档案的收集和归档力度不到位

当前, 由于档案人员对文书档案的收集及归档工作重视不够以及归档力度不到位, 导致出现许多文件资料丢失或缺损的情况。其具体原因有:归档模式不科学, 目前仍多以文字档案形式存档, 对电子文书档案缺乏收集及归档的意识与经验;文书档案的收集和归档流程不规范, 文件资料随意摆放, 混乱不堪, 无法及时归档;文书档案可靠性较差, 部分单位或相关档案部门通过模拟近几年数据以应付上级检查, 导致档案文件的真实性与历史性严重丧失;文书档案缺乏连续性与完整性, 如文件资料断章、断页、缺单位落款公章、缺时间等。

3.文书档案的收集及归档不全面

在进行办公室文书档案收集与归档管理工作过程中, 常出现文件收集不全面的情况。由于资料内容广泛且来源繁杂, 同时参考价值重要, 若出现文件材料遗留他人或他部门, 将会导致收集困难, 增加档案人员归档工作的难度。此外, 由于部分文书档案管理人员为兼职人员, 对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验, 或其他各种原因, 最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。

三、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的改进措施

1.强化培训以增强档案管理人员意识及知识

作为一名优秀的档案管理人员, 不仅要有强烈的档案管理意识, 还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训, 培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识, 这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员, 应进行有针对性的知识及技能强化培训, 并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育, 从而有效提升档案管理人员的整体素质, 进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度

进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题, 对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况, 并依照相关的法规及职责分工制度, 科学合理地明确文书档案的归档范围。其次, 进一步明确归档期限, 以便集中统一保管, 防止私留以做它用, 对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度, 以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。

3.创新文书档案收集及归档工作模式

传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此, 单位应对传统文书档案收集模式进行改进, 采取主动收集文书档案资料的创新工作模式。首先, 文书档案管理人员应加强与各事业单位的各部门的联系, 定期对档案资料进行收集与归档, 进一步了解资料的连续性及历史性, 以免出现档案资料收集不全面及不真实的情况。其次, 对档案管理中出现的问题应进行及时有效的处理。最后, 应主动利用现代信息技术进行档案的建立与完善, 以减少人工收集出现的失误, 从而提高办公室文书档案资源更好的服务效果。

四、结束语

文书档案作为反映行政管理活动的重要记录, 其收集及归档工作是办公室管理工作的关键, 对文书档案以后的使用具有重要作用。本文通过分析目前办公室文书档案管理工作现状, 提出了强化培训、完善文书档案收集和归档工作管理制度以及创新工作模式等改进措施。办公室文书档案的收集及归档工作具有重要意义, 应根据各单位及时代发展现状, 对文书档案管理工作进行不断的改进, 以促使其管理工作质量不断提升。

参考文献

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013, (23) :57-58.

[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2015, (22) :70.

照片档案的归档与管理 第8篇

一、办公室文书档案收集和归档工作的重要性

在我国事业单位中, 档案管理非常重要, 文书档案的收集、归档工作是最基础、最关键的环节, 是开展事业单位档案管理工作的首要工作。文书档案中记载了事业单位的发展过程, 是单位作决策的科学参考资料, 其包括会议记录、请示、审批情况、谈话、决议等文档资料。对这些文件进行收集、归档, 能够保证档案资源的完整和真实。当事业单位进行决策的时候, 文书档案是非常重要的参考资源, 其能够直接决定事业单位的战略发展方向。

二、现阶段办公室文书档案管理中存在的问题

(一) 文书档案管理意识差。在传统的办公室档案工作中, 对文书档案整理工作没有很高的重视程度, 这就直接造成文书档案收集、归档工作长期处于管理的薄弱环节, 很多档案管理人员对于文书管理工作意识差, 仅仅是重视事业单位的红头文件, 而一般性的编号文件并没有进行认真地管理, 这就使得文书档案管理工作整体的质量很差、整体的效率很低, 主要表现为档案失真、缺损、时间不连贯等。管理意识差导致文书档案管理人员工作中缺少责任感, 档案资料的失真、缺损也使得档案资料无法得到高效率的利用, 给档案资料的查阅、管理带来一定的难度。

(二) 档案收集、归档力度小。从现阶段事业单位文书档案管理上看, 在收集、归档方面主要存在着以下问题:首先是档案资料收集的模式过于落后, 很多工作人员仍然按照传统工作方式进行整理和分析。然而, 随着事业单位的发展, 档案资料变得复杂。首先, 整理上变得有难度, 采用传统手工、单一的管理方式很难进行及时、科学的归档。其次, 档案资料在收集中没有完整地对资料进行收集, 工作人员收集的档案资料存在着断章、缺页、时间不连贯等现象, 档案资源的不完整给归档和使用都增加了难度;此外, 在档案收集中无法保证档案的真实性, 这使得档案本身的可靠性无法保证, 一些档案资料有着非常重要的价值, 其涉及的内容比较广, 档案资料的不完整性也给文件归档工作增添了难度, 使得归档工作无法顺利地进行。

三、加强文书档案收集、归档工作管理的措施

(一) 积极地对管理人员开展培训工作。作为一名专业的档案管理人员, 要有很强的档案管理意识, 除了必备专业的管理知识和管理能力, 还需要在工作中有责任感, 保证工作的积极性。档案管理人员要对档案资料有着一定的敏感性, 对档案收集、归档工作有着高效率的方法, 从而保证档案资源的完整和真实。对于一些管理能力较差的人员, 必须要进行专业化的培训, 宣传工作的重要性, 提升其管理素质, 为文书档案管理工作奠定良好的基础。

(二) 完善文书档案管理制度。事业单位需要完善现阶段档案管理的制度, 比如档案收集范围、时间、注意事项等, 从而保证文书档案工作能够有秩序地开展。事业单位可以根据自身单位的发展情况、档案管理情况制定符合本单位管理的制度, 从而保证单位档案管理工作的顺利开展。

(三) 创新文档收集、归档工作模式。传统的档案收集工作过于被动, 档案管理人员仅仅是将送来的档案资料进行整理, 这使得很多资源被遗漏。因此, 要改变传统的收集方式, 主动地去收集档案资料。加强档案管理人员与事业单位各个部门的联系, 定期地对档案资料进行收集和归档, 了解档案资料的连续性、历史性, 避免出现档案资源收集不完整、失真等情况, 及时发现档案管理中出现的各项问题, 及时地进行处理。在信息时代发展的今天, 要主动利用信息技术建立档案管理系统, 减少人工收集的失误, 从而更好地保证档案资源的价值, 让办公室文书档案资源为事业单位的发展提供更优质的服务。

四、结语

文书档案管理在事业单位档案管理中占据了非常重要的位置, 因此要认真地进行办公室文书档案的收集、归档工作, 提升管理的意识, 针对现阶段存在的问题, 采取措施有效地避免, 改进现阶段管理方法, 保证文书档案的真实性、完整性, 从而让文书档案资源更好地发挥其价值。

参考文献

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013 (23) .

照片档案的归档与管理 第9篇

文书档案是社会发展历程的记载, 客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位, 文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。近年来, 随着时代的不断发展, 文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性, 不断提高档案立卷的质量, 才能更好的开发与利用档案信息的资源, 从而为社会提供更好的服务。

二、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性

文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分, 是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。此外, 文书档案也是对各单位发展历程的记载, 可为单位的经营发展与科学决策提供参考依据。例如, 我集团公司的每年产生的文件材料很多, 党委会议纪要、纪检要文、工会通知、计划任务书、审计报告、总工办会签、谈话记录、请示、批复、决定、决议、通知、工程申请、后勤简报、报表、发言稿、合作协议、日程安排、考核评定办法、制度规定等文件材料, 将它们积极有效的收集与归档, 不仅能确保各种文件材料的完整性与正确性, 而且还能将重要的文件材料进行详细记录和保存, 有利于决策者深刻了解单位自身的发展情况, 以便尽早的制定与调整科学的发展战略。对此, 加强办公室文书档案的收集与归档工作, 是相关管理部门和档案管理者应重点研究与探讨的问题。

三、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

(一) 归档文件材料的收集不全面

在办公室文书档案的管理过程中, 通常会见到归档文件收集不齐全的情况, 具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛, 来源渠道较多, 具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门, 无法完整的收集回来, 必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员, 缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料, 或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等, 这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。

(二) 档案文件材料的收集力度不够

当前, 由于多数档案人员没有高度重视档案文件的收集工作, 文件材料的收集力度不足, 最终造成大部分的文件资料丢失或者缺损。具体原因主要包括:1.各部门的档案管理流程不规范, 各种文件资料随意摆放, 混乱不堪, 不能及时归档;2.各单位的归档模式不科学, 主要存档文字档案较多, 对于电子文书档案的收集与归档意识淡薄;3.文书档案的连续性完整性不够好, 文件资料不完整, 普遍出现文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的情况, 或者有正文缺发文稿, 或有发文稿有正文但是缺定稿的情况, 遇到这些情况, 我们立即要求有关部门补交文件缺失部分才给予收集归档;4.文件材料的可靠性差。有些单位或档案部门为应付上级的检查, 通常模拟前几年的数据展开评估, 致使档案文件的历史性与真实性丧失。

(三) 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中, 由于部分档案人员的管理意识较为薄弱, 仅侧重于红头文件的管理, 忽略无编号或一般性的文件资料, 这间接影响了的归档工作, 致使归档文件材料质量不高, 加上少数档案人员的工作责任心不强, 没有认真记录与整理相关的档案文件, 造成档案文件的真伪性不明, 文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于:个别档案人员在处理文件资料时, 没有仔细鉴别档案文件的真实性, 不能区分档案文件的原件与复印件, 没有及时归档文件资料的原件, 无法确保它们的完整性与正确性, 这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低, 法律依据性不强。因此, 针对上述存在的管理问题, 我们必须及时采取相应的改进措施, 加强办公室文书档案的收集与归档工作, 保证档案管理工作的顺利进行。

四、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

(一) 强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员, 需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外, 还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训, 以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时, 也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训, 使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法, 以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题, 档案管理部门应及时向各部门反馈, 并要求其修改。对不熟悉的人员, 可给予相关的业务指导, 以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行, 减少档案收集完成后出现较多的返工情况, 确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合, 才能确保档案管理工作有序开展。

(二) 构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度

首先, 档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项, 保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况, 依照相关法规与职责分工的制度, 合理确定切合实际的档案文件材料归档范围, 同时给予相应的业务指导, 促进档案收集的工作顺利进行。另外, 还应明确规定档案的归档期限, 通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档, 集中统一进行保管, 不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限, 能显著提升其的收集效率, 激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度, 以满足不同阶段的档案管理需求。

(三) 加强临时性档案文件材料的收集

在各单位中因部分人员的调动或者离职, 往往会有少量的重要文件遗留在他们手中, 导致档案文件资料无法及时归档, 甚至丢失。对此, 负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案, 重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后, 应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时, 可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件, 作为档案文件提供给大家今后好查阅, 使其的意义和利用价值最大化;时档案管理部门的工作人员, 必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作, 及时将他们交来的文件材料给予对应交接, 将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份, 签上移交人和接收人的名字, 移交人和接收人双方各持一份备查, 保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。

(四) 更新文件材料的收集与整理方式

档案工作管理人员应不断增强自身的档案管理工作知识, 适时更新文书档案的收集与整理方式, 将坐等上门的收集归档工作转变为主动主动到各个部门去收集。各方面要紧密联系, 积极引导和教育有关部门的领导和同事, 根据档案工作的管理需要, 交出交好文件资料, 变被动交为主动交, 变不情愿交为自愿交、自愿提供。档案工作管理人员应全面了解和掌握其在不同时期的各种文件材料, 按照类别来收集, 完成相关档案文件的立卷归档工作。工作要善于多实践、多沟通、多摸索, 从而有利于档案人员熟悉和掌握文书档案管理工作, 并深刻了解文书档案的历史性、现实性、连续性。因此, 档案部门的工作人员应在具体实践中及时发现、了解及收集有关的归档文件材料, 确保文书档案的收集完整。

五、结束语

文书档案实质是反映各种行政管理活动的档案, 而档案文件的收集与归档工作则是办公室文书档案管理的关键, 它与文书档案的管理质量及其今后的开发使用密切相关。因此, 我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作, 全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因, 并采取有效的改善措施, 只有这样, 才能确保文书档案的收集完整与正确, 促进文书档案的归档工作顺利开展, 从而更好实现文书档案管理工作迈上新台阶。

参考文献

[1]何鸶鸥.如何做好企业文书档案的收集工作[J].办公室业务, 2011 (S1) :69-70.

[2]王雪纯.高校文书档案收集与归档工作探析[J].机电兵船档案, 2008 (04) :29-30.