企业文书档案管理

企业文书档案管理（精选12篇）

企业文书档案管理 第1篇

一、转变企业文书档案管理理念

当前部分企业领导人员过于重视企业的生产、经营及管理中的实际工作, 而忽视了企业内的文书档案管理。正是由于缺乏组织领导, 思想认识不强, 导致企业文书档案丢失现象严重, 不利于后期的开发利用。企业文书档案管理人员也要提高意识, 严格要求自己, 按照规定和要求及时归档, 并将档案材料进行及时地补充与完善。此外, 企业文书档案管理人员应转变管理意识, 摒弃传统管理理念, 将企业文书档案管理实现信息化网络化作为管理目标, 以达到资源共享的目的。同时, 加强组织领导, 将企业文书档案管理纳入到企业发展的重要工作中, 制定切实可行的企业文书档案管理方案, 并加以规划与建设。成立相应的企业文书档案管理组织, 明确各个组成人员的职责, 将企业文书档案管理工作切实落到实处。最后, 围绕企业文书档案实际发展情况, 制定创建计划, 建立举报投诉的信息管理平台, 并对所举报及投诉的信息加以集中管理, 避免重复管理。若遇突发事件时, 充分利用现有的摄像监控技术, 及时知会, 根据企业的用人守法诚信记录实施分类监管。

二、完善企业文书档案管理制度

制定规范的企业文书档案工作制度, 完善企业文书档案收集、转递流程, 核实档案等相关材料后, 填写《档案转出登记表》, 并对纸质和电子版查询目录进行修改, 注明转出的时间及单位, 同时结清档案管理费;密封档案, 并由经办人签字盖章。在企业文书档案查阅中, 必须严格遵守保密规定和阅档规定, 严禁对企业文书档案材料进行涂改、圈划、抽取、撤换;不得擅自抄录、拍摄、复制企业文书档案内容, 如发生特殊情况, 须经企业文书档案主管领导批准, 由企业文书档案管理工作人员进行复印, 填写意见并加盖公章后交与借阅者, 借阅者应尽快将档案材料送回档案室处理。

三、加强企业文书档案基础设施建设

要做好企业文书档案管理工作, 必须强化档案工作基础设施建设, 把其作为档案工作的重中之重。企业文书档案室的建设规划中需考虑到档案室设施的基本原则、档案室用房建筑、安全防范措施及设备配置和装具, 从企业文书档案管理工作的实际情况出发, 遵循“最大限度地维护档案的完整、安全、取舍便利”的原则, 充分考虑企业文书档案用房、密集架、温度及湿度控制、“六防”等因素;在企业文书档案室建设中, 应尽量做到三室分开 (存储室、管理室、阅览室) , 企业文书档案室需具有防潮、隔热等功能, 远离易燃、易爆场所及潮湿、有污染源的环境, 企业文书档案室地面应高于室外地面至少20cm, 以防止水溢入室内, 应当具有防火门、防盗门及空调、排气扇、抽湿机等相关设施, 地面、墙体及天花板应光洁平整, 且不易生尘;日常要做好企业文书档案室的卫生保洁、房间内温度湿度控制, 室内应有警示标牌, 如“严禁吸烟”等, 定期对企业文书档案室进行安全检查, 包括档案室的环境安全及密集架、密集柜等锁具的检查;选购符合国家标准, 且与本中心档案容量相适应的密集架, 设计密集架时应与常规文件盒的放置相适合, 密集柜的高度一般不应高于2.5m, 密集柜内分层数不应多于6层;重要档案应选择全封闭式档案密集柜, 安全性要求较低的档案可选择半封闭或普通档案密集架, 安装密集柜时注意预留空间, 通常开合间距应≥0.8m、密集架顶部距离房顶高度应≥0.2m。

四、加大企业文书档案信息管理力度

一方面, 实现企业文书档案信息加工、存储及利用一体化。企业文书档案数据库的建立, 主要目的就是实现企业文书档案信息加工、存储、传递以及利用的一体化管理。主要包括有3个方面, 一是文件的拟稿、签发、登记、打印、核对、收阅以及归档;二是档案材料的转出、查阅、接收、复制、统计、删除、收文以及发文等活动的执行以及登记。通过数据库, 管理人员就可以把企业文书档案的数据处理以及业务管理集合成为一个办公平台, 从而实现企业文书档案管理向现代化电子载体的逐渐拓展。另一方面, 实现企业文书档案的动态管理。企业不断发展, 文书信息不断更新, 应实现企业文书档案管理与企业信息的同步, 确保企业文书档案信息的准确性及完整性。这就需要企业文书档案管理部门对企业生产、销售、管理及与其他企业合作的全过程, 纳入到计算机系统管理系统。运用现代信息技术, 实现企业文书档案资料的收集、立卷、归档、接收、整编、利用、鉴定、统计等全过程标准化管理和控制, 从而加强企业文书档案的动态管理, 推动档案管理的现代化水平。在动态管理过程中应明确规定企业文书档案信息质量及保管方式、原则等, 最终形成科学及完整的企业文书档案动态管理体系, 提高企业文书档案管理效率。

参考文献

[1] .赵欲勤.谈企业文书档案分类体系简化的必要性[J].兰台世界, 2013.3

[2] .库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技, 2013.9

浅谈企业文书档案管理 第2篇

摘 要：文书档案是一个单位在运营过程中所产生的，它记录着一个单位的运行的情况。它反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个单位所从事的各类管理活动。本文主要介绍企业文书档案管理。

关键词：文书档案管理;问题;措施对策

一、文书档案管理中存在的问题

(一)档案工作人员的培训工作需要加强。在一些单位中，文书档案的管理人员没有经过档案专业培训就直接接手管理文书档案，这样的工作人员对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在很大的差距。在部分单位中，档案管理者虽然是有上岗证书，但是很少有人参加档案培训的深造教育，这些人只是对档案工作有着基本的认识和了解，并不能及时的更新档案管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位档案管理的水平。尤其是随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加的标准化和规范化。

(二)文书工作和档案工作直接的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的.操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。

二、提高文书档案管理工作水平的措施

做好文书档案工作的前提是领导者的重视，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式的活动向领导者和员工宣传档案的相关的法律法规，加强领导者和员工们对于档案管理的认识，并争取得到领导者和员工的理解、重视和支持，争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中，加大档案管理设备的投入，不断的提高档案管理的现代化水平，从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。在实际的单位工作中，要变被动的提供有关档案资料为主动的参与领导者决策需要，切实体现档案资料的主观能动性。除此之外，信息技术的飞速发展，对档案管理动作提出了更高的要求，档案管理者要不断的接受新知识，学习新业务，坚持终身学习的理念，不断的加强档案管理的现代化专业知识，积极主动的学习现代化的信息技术和管理理念，努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才，从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。

(一)做好文书工作和档案工作的规范衔接。文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张的大小、文字的格式等都需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确;收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时的收集和处理，保证文件材料的完整性。

(二)加强部门之间的合作，做好文书档案的收集工作。档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作;经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息;还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报。

(三)建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文。对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。

对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。

(四)做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构和内容。文书档案的物质基础和前提条件是资料的收集、鉴定以及保管和统计工作。因而，工作人员除了要善于收集单位和上下级之间的各种有用的文件和资料之外，还需要善于收集和整理单位在活动中形成的生动的能够有效的反应细节的档案资料，并认真的进行整合，对其进行综合的分析、筛选、研究和整理，促进档案信息功能的发挥，不断的丰富档案的资源，明确不同时期的单位的工作重点和任务，以服务全单位和单位大局来开展文书档案工作，从而形成服务大局的强大合力。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见

[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策

[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策

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如何做好企业文书档案工作 第3篇

【关键词】企业；文书档案；制度建设；管理现代化；归档

文书档案是企业发展过程中形成的具有保存价值的重文件，对于企业发展具有重要的参考作用。近年来，文书档案工作模式发生了较大的变化，因此需要重视文书档案管理，保证文书档案信息的有效性和及时性，使其能够更好的与企业的发展需求相适应，为企业的发展发挥出重要的作用。

一、争取领导重视是做好文书档案工作的前提

要想取得领导对文书档案的重视，需要文书档案管理人员要努力提高自身的专业素质，热爱本职工作，能够忠于职守，吃苦耐劳，在工作中充分的发挥主观能动性，从而让领导满意，为企业的发展提供优质的服务。同时还要加强文书档案的宣传，进一步增强企业领导的档案意识。在日常工作中，档案人员需要及时向领导汇报文书档案的各项工作，同时做好文书档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使其意识到文书档案工作的重要性。

二、加强档案制度建设

企业在文书档案工作中，需要进一步建立健全档案规章制度，遵循档案法及企业的实际情况来制定与企业档案工作相适应的规章制度，进一步对档案工作制度进行完善，确保各项制度的有效落实，为文书档案收集、整理和保管等工作制定一系列办法，及时对原始档案进插收集，并理顺归档程序，避免档案资料出现丢失和毁损的问题。

三、重视文书档案资料的收集工作

企业无论是专职档案人员还是兼职档案人人员都需要对档案资料收集工作给予充分的重视，扩大档案收集范围，特别是对于一些重要会议、重大事件、重要研究成果、科研项目等档案资料更要及时进行收集。同时还要增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力。在文书档案收集工作中，各部门之间还要加强协作，档案人员要做到嘴勤、脚勤和脑勤，确保档案收集信息渠道的通畅性，侧重于收集能够体现企业发展阶段的资料，从而为企业各项工作的顺利实施提供重要的参考，更好的发挥档案部门在企业经济发展中的重要参谋作用。

四、做好收发文的登记工作

在实际工作中，需要根据收发文件的不同种类来分别进行登记，单独使用一个收文登记本，对于红头文件，在收文时需要对收文日期、收文号、机密等级、来文单位及文件号、标题及数量等进行列明，最后还需要分别交各主管领导进行阅示，对于需要在企业内部进行宣传的文件，需要对承办单位、收件人及归档时间进行详细记录，为全程跟踪提供有效的便利。另外，还需要做好备案登记，备案可以在每季度或是半年做一次，并在年终时将备案表装订成册，使其形成一本档案明细账。

五、实施文档管理现代化

当前文书档案管理中已普遍运用计算机管理，而且文件形成、运行、积累及转换等各个环节都与自动化办公有效的实现了衔接，这就需要文书档案管理人员要有效的掌握现代化管理技术，并与自已的岗位工作有效的结合，确保业务素质的提升。一直以来纸质档案整理工作都较为繁琐，档案人员劳动强度较大，利用计算机技术来对文件进行整理，有效的提高了工作效率，而且计算机检索更为方便快捷，使文件归档工作中人为因素影响较小，实现了整理的真正简化，并进一步深化了检索的目的。

六、遵循归档原则

就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。

七、提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案工作的质量与文书档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，还应该全面提高文书档案管理人员的综合素质。所谓的综合素质，主要就是指文书档案管理人员不仅应该具有较强的专业素质，还应该具备积极向上的思想意识，较全面的前瞻意识等。另外，还需要加强对现有的工作人员的继续教育，也就是需要加强对现有文书档案管理人员进行培训，不仅培训档案管理人员的素质，还需要对档案管理人员的其他方面进行培养，像对工作的热情、责任意识等等。文书档案人员还应该不断地进行自我学习，进一步拓宽视野，并且全面了解文书档案管理工作的发展前景，根据文书档案管理工作的发展趋势，努力提高自身的专业素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。

八、结束语

目前文书档案管理工作加快向科学化和现代化的进程，这不仅有效的提高了文书档案工作的效率和准确性，而且进一步提升了文书档案管理的水平。在这种情况下，文书档案管理人员更需要不断充实自已的专业知识和专业素养，在工作中勇于奉献，提高档案服务意识，在文书档案工作中不断进行创新，从而使档案更好的服务于企业的发展。

参考文献

[1]刘云.大型企业文书档案管理要点分析[J].办公室业务，2013-07-05.

[2]袁艳云.新形势下企业文书档案的管理与发展[J].东方企业文化， 2015-02-23.

企业文书档案管理滞后性探讨 第4篇

一、企业文书档案管理现状

目前, 电子计算机技术在企业文书档案管理中的应用越来越多, 信息化逐渐成为现代企业发展不可或缺的一部分。然而, 总体上企业文书档案管理在制度化和规范化等方面都达不到现代企业发展的要求, 落后的发展水平不但使档案管理的质量无法得到有效提高, 更是减缓了企业现代化发展的速度。

企业文书档案的形成有以下几个环节:收集、整理、开发利用, 三个环节都需要消耗大量时间。在某种程度上, 企业文书档案管理的落后是必然的, 然而, 企业文书档案管理的落后还由于以下几个原因:部分单位和部门在妥善保管方面做得不够, 在专门的场所没有配置专门的除湿器和打印机等设备, 硬件无法保证文件的完整和安全。档案软件衔接不上其他业务管理系统, 档案软件的及时升级更新也存在问题。企业文书档案管理工作需求较少, 见效较慢, 日常工作相对复杂, 使得领导和档案管理人员对于工作不够重视, 工作态度不够积极。目前部分企业已经下发了档案管理的文件, 建立了一系列制度, 然而制度文件的实施细则和实际工作存在出入, 常常会发生脱节的情况, 这便导致制度文件无法科学指导企业开展各项档案管理工作, 此外, 在实际工作中缺乏明确的考核反馈方法, 使得部门之间互相扯皮推诿, 权责不明的现象比较严重。

二、企业文书档案管理落后成因

企业文书档案是企业文书档案管理工作的基础, 它的收集也是企业档案信息资源集中化和标准化管理的考核指标之一。然而, 文书档案资源的来源往往非常广泛, 分散于各个方面, 且不同业务部门对于档案材料的收集的标准也不统一, 这便造成文书档案收集出现材料不完整不全面的问题, 阻碍了日后企业查考编研工作的开展。

此外, 部分业务部门对于本部门所产生企业文书档案不够重视, 导致档案收集工作进程缓慢, 工作进度滞后, 档案无法及时归档。

企业文书档案的开发利用是企业档案工作的诉求, 也是企业档案工作开展的核心。目前存在的问题是, 有部分单位只是将过时的文件材料收集好, 将它们保存在档案室里, 并没有加以开发利用, 大量的信息资源被闲置。有部分单位即便开发了档案利用的相关系统软件, 但是对于档案系统的深度开发严重缺乏, 这便造成档案管理系统检索和纸质文书档案查询之间无法准确衔接。

任何企业都离不开组织结构发生变化、人员离职以及干部调动等事项, 因此, 企业档案管理队伍的人员也往往无法确定, 构成不够稳定。而且, 企业档案管理人员的素质往往良莠不齐, 部分新近的人员在档案系统管理的业务方面不够熟悉, 基本技能不足, 使得档案管理不够规范。一些成熟的管理人员则缺乏创新精神, 达不到现代化管理的要求。

目前的企业文书档案管理还停滞在闭门造车的阶段, 发展状态相对封闭, 然而新时期对于企业文书档案管理的要求不同, 不同时期对档案的归档和质量有更高的标准, 过于守旧的归档模式已经阻碍了发展, 加之企业领导对档案管理重视程度不足, 使得企业档案管理人员的整体水平不高, 仍然停留在缺乏现代化的高度, 若任其发展, 就会形成如今企业档案管理较差的局面。

目前企业档案管理在文书工作和文书档案管理交接的过程中还存在着比较严重的问题。在实际的工作中, 企业档案管理中的文书和档案是实行的分管制度, 所以, 在两者的交接过程中便会出现脱节、档案丢失的情况。造成此类问题的主要原因是工作人员的管理意义比较淡薄, 部分工作人员甚至缺乏专业的档案管理知识。档案管理工作者对于文书工作人员的监督也存在漏洞, 致使出现档案的收集范围不明确、档案的用纸不合格、装订不规范以及编号不正确等一系列问题的现象, 文书工作的质量会直接决定整个档案收集整理工作的进度。

如今很多企业的文书档案使用率较低, 对档案的利用效果还有待提高。究其原因, 一方面是因为很多企业还未将对档案的管理实行网络化的管理造成的, 其次, 部分工作人员的专业素质不高, 所以, 给文书档案管理利用造成了很多不便。

三、目前的企业单位文书档案管理

目前企业单位文书档案管理具有以下几个特点:

第一, 企业单位在进行各项活动时会产生一些具有保存价值的历史记录, 它们的形式各不相同, 主要包含了企业的生产、经营、管理活动等。这些具有保存价值的历史记录主要通过诸如合同、文书审计以及传媒类的纸质载体来实现, 它们可以将企业在生产经营发展整个过程中的每一个事件、相应的事件过程、重要成果以及重要文件等都一一记录下来。在企业文书工作当中, 其最为关键的环节便是文书和档案的收集、文书档案的管理、将文书及档案进行分类以及储存文书、档案的工作。

第二, 只有有了企业文书管理的基础, 才能够进行相应的档案管理工作, 这是因为企业的各类文书都需要经过综合整理, 才能够以其独有的形式而形成相应的企业档案, 档案管理的涉及面十分广, 渗透到企业的各个部门与环节之中, 可以说是整个企业发展历程的一种真实记录, 它对于任何一个企业来讲, 都具有重要的借鉴意义。企业行政工作、研究开发工作、固定资产与企业的会计业务都会与档案有所关联, 这也变相的说明档案管理工作在企业中的重要性。针对不同部门或者环节的档案, 其内容也各有不同, 因而其储存形式也有较大的差别。档案的形式有很多种, 常见的主要有以下几种:纸质文档、视频文件、图片文件以及音频文件, 这些都是档案的重要载体。

第三, 企业的文书管理与档案管理其实并不是孤立存在的, 而是紧密相连的。企业单位文书的整理、文书的立卷以及文书的归档等工作是文书管理工作的主要内容。而文书档案管理则包含了各类文书以及书写材料、文件格式的整理以及文件归档等方面的工作。可以说企业单位档案管理工作的重要基础和前提就是文书管理, 而文书管理的过程也是档案的形成过程。

四、企业办公室文书档案管理工作的优化途径

要做到企业办公室文书档案管理工作的优化, 首先就应当规范化企业单位的文书档案管理工作, 将责任落实到具体责任人身上。一体化管理对文书档案管理工作也十分必要, 从文书档案的纸张规格及标准, 到文书档案的储存格式和书写要求等细则都应当有全面而严格的统一规定。从资料的开始就必须层层把关, 对文档管理过程进行严格地把控, 同时对于整理完成后的文书要进行及时的存储工作, 这样能够大大降低文书档案的遗失现象。

第二, 专业技能对于相应从业人员的重要性不容忽视, 因此, 企业单位应当将强对他们的技能培训工作, 让企业员工能够在内心建立起对于文书档案管理的重要性认识, 不仅仅是一句口号。要做到这一点, 可以通过采取培训的方式来提升企业单位员工的专业技能并增强工作意识, 作为文书档案管理工作的人员, 自身也需要加强理论知识的学习, 提高业务技能和素质。此外, 随着科学技术的不断发展以及社会的快速前进, 企业单位也应当紧跟时代脚步, 学会多种现代化办公技能, 使自身办公流程得到不断的优化, 这样有利于企业办事效率以及专业性的提升。

文书工作和文书档案管理工作之间存在着紧密的联系, 文件是档案的形成基础, 档案是文件的最终形式。所以, 文书工作完成的好坏程度将对档案工管理工作完成的好坏起到决定性的影响。所以, 文书工作人员需要具备较强的档案意识, 除此之外, 还需要留意档案管理人员的培训工作, 只有通过培训, 才能够加强员工的管理意识和责任感, 增加员工的档案管理专业知识, 对其进行现代化信息技术基础培训, 员工能够自觉地现代化手段运用到档案管理工作中。需要在企业内部将档案宣传和教育工作视为重点, 开展广泛和各种形式的档案管理知识普及工作, 从而将企业员工对档案管理的了解、认识提高, 支持企业文书档案管理工作所营造的有序环境, 最终促进企业文书档案管理各项工作的有序进行。

同时, 企业单位还需要建立企业档案管理网络体系, 构建以企业档案部门为核心的, 各个职能部门为二级机构的全方位、全员、全覆盖的档案管理网络体系, 并明确由企业档案部门以及各个业务部门档案主管进行直接领导, 逐级开展落实文书档案管理的工作。作为企业发展的无形资产, 企业档案是如今激烈市场竞争的重要因素, 是企业能否占据一席之地的主要信息基础。为了保障企业档案信息的充足和有效, 企业就需要加大对企业档案的收集和整理力度。

最后, 企业单位应当建立健全相应的规章制度及监督机制, 明确责任, 同时建立起科学的奖惩机制来督促档案管理工作的改进与提升。此外, 要将归档制度明确到每一个部门, 避免权责不明的情况发生, 要做到真实、客观与具体, 包括归档的时间、范围以及归档的不同标准要求等等。

五、结语

企业文件档案管理的水平是衡量一个企业现代化水平高低的标准之一, 这主要体现在文书档案管理上, 它能够反映单位整体水平和综合水准。文书档案工作的质量能够有效促进企事业单位的可持续性发展, 这就要求我们将现代化的管理理念以及档案管理系统加入到文书档案工作之中, 这样才能够使单位在新时期进一步发展。文书是档案管理工作的基础, 文书档案管理充分体现了企业单位文书和档案的管理水平, 同时也是企业单位发展历程的真实记录, 充分利用文书档案能够为企业发展提供有力的支撑。想要做好该项工作, 必须建立在科学、严格的流程与规章制度的基础之上, 同时要不断强化相关人员的工作意识以及部门间的衔接, 这样才能够有效地保障文书档案管理的规范化, 使其更好的为企业发展服务。

摘要：企业文件档案管理的水平是衡量一个企业现代化水平高低的标准之一, 这主要体现在文书档案管理上, 它能够反映单位整体水平和综合水准。为了做好文书档案工作, 严格的工作流程和制度必不可少, 在此基础上, 文书档案管理工作之间的有机衔接和规范管理也非常重要, 只有通过不断努力, 加强各个职能部门的合作, 才能够使单位文书档案的管理工作更加完善。

关键词：企业文书档案管理,管理措施,落后

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展, 2012, 13 (1) :47-49.

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[4]张玮, 许辰弘.与时俱进, 更新观念, 做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力, 2012, (10) :46-47.

[5]尹峰.关于企业文书档案管理理论及科学体系研究的思考[J].情报杂志, 2010, (11) :145-149.

[6]黄静红.关于新时期文书档案工作的几点思考[J].中国科技信息, 2013, (1) :13-15.

企业文书档案管理 第5篇

产品文件材料归档范围 E1 计划决策阶段 E1．1 调查研究

E1．1．1 产品开发的请示与上级指示性文件。E1．1．2 项目任务书。

E1．1.3 市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告。

E1．1．4 技术、经济可行性研究报告。E1．2 决策

E1．2．1 发展建议书、技术建议书、计划任务书、技术任务书、设计研制任务书、协议书、委托书、合同、立项申请及批复。

E1．2．2 专题分析报告、专题会议纪要。E1．2．3 研制计划、方案、方案论证报告。E2 设计阶段 E2．1 初步设计

E2．1．1 产品研究，设计计划。E2.1．2 技术经济初步评价。E2．1．3 研究试验大纲、试验报告。E2．2 技术设计

E2．2．1 产品设计标准。

E2．2.2 设计任务书、计算书、计算程序、计算记录、计算报告。

E2.2．3 技术经济分析报告、成本核算情况。E2.2.4 技术攻关。

E2.2．5 特殊元件、外购件、材料表。E2．2．6 技术设计说明书。

E2．2．7 技术关键问题分析和处理报告 E2．3 工作图设计 E2.3．1 文件目录。E2．3．2 产品设计图样。E2．3．3 各种明细表、汇总表。E2．3．4 专题技术请示报告。E2.3.5 标准化初步审查报告。E2．3．6 设计评审报告。E3 试制阶段 E3．1 试制

E3.1.1 试制计划、方案、规程、报告。

E3．1．2 工艺研究报告、工艺总体方案论证报告。E3．1．3 试制工艺流程、工艺标准。E3．1．4 试制工艺文件和工艺装备文件。E3．1．5 工艺评审报告。

E3．1．6 试制运行记录、化验记录。E3.1．7 试制过程纪要。

E3．1．8 原材料与半成品、成品检验方法批准书。E3．1．9 理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式。

E3．1．10 技术标准协议。E3.1.11 试制质量分析报告。

E3．1．12 专题会议记录、纪要、决议及合理化建议。E3．1．13 重大故障分析和排除措施报告。E3．1．14 试制总结报告。E3．2 试验

E3．2．1 试验计划、方案、规程。E3．2．2 试验所需仪器与设备清单。E3．2．3 试验分项目记录。E3.2．4 试验原始数据与材料。E3．2．5 试验分析报告。E3．2．6 试验分项小结。E3．2．7 试验总结报告。E3.3 鉴定

E3.3．1 鉴定申请报告及批复。E3.3．2 试制、试验鉴定大纲。E3．3．3 成套设计文件。E3．3．4 标准化审查报告。E3．3．5 可靠性试验情况报告。

E3．3．6 产品质量和技术经济分析报告。

E3．3．7 技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）。

E3．3．8 设计定型报告、证书。E3．3．9 试用或试运行报告。E3.3．10 鉴定验收书。E4 生产阶段 E4．1 小批生产

E4．1．1 小批生产方案、计划。

E4．1．2 小批生产工序工程能力分析报告。

E4．1．3 关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告。

E4．1．4 原料鉴定卡片、配用设计表。

E4．1．5 历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单。

E4．1．6 小批生产鉴定书。E4．1．7 产品设计评审报告。E4．1．8 产品研制完成报告。E4.1．9 小批生产总结报告。E4．1．10 产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本。E4．2 批量生产

E4．2．1 申请正式生产投产报告、批复、通知。E4．2．2 生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范。

E4．2．3 技术标准（国际、国家、部、企、内标）。E4．2.4 企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知。

E4．2．5 生产定型（结构、配方）设计文件。E4．2．6 工艺文件

E4．2．6．1 工艺方案（工艺设计表与设计卡、配方卡）。E4．2．6．2 工艺规程(工艺过程卡、工艺卡、工序卡、调整卡、技术检查卡、毛坯图、工艺守则)。

E4.2．6.3 管理用工艺文件（路线图、明细表、主要材料工艺消耗定额、工时定额汇总表、工艺总结、工艺文件总目录）。

E4．2．7 工艺作业指导书、工艺说明书。

E4.2．8 工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书。

E4．2．9 产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果。E4.2．10 产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果。E4．2．11 重大质量事故分析、质量异议处理结果。E4．2．12 各种操作记录、产品检验报告单。E4.2．13 产品特性重要度分级。E4.2．14 技术条件。E4．2．15 明细表、汇总表。

E4．2．16 商标注册材料、产品目录。E5 评优阶段

E5．1 创优规划和措施。E5．2 创优工艺操作规程。E5．3 国内外对比材料

E5．4 上级检、抽结果和理化分析报告。E5．5 主要用户评价。E5．6 创优申请、审批表。E5．7 优质产品评定书。E5．8 获奖奖章、奖状、证书。E6 认证阶段

E6．1 认证申请书、信函。E6．2 跟踪服务材料。

E6．3 认证检测报告、检查报告。E6．4 原材料修改换页说明。E6．5 产品检验报告。E6．6 各类认证证书。

附录F（标准的附录）

科研课题文件材料归档范围 F1 研究准备阶段

F1．1 申报项目的报告、批复、通知。

F1．2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询材料、课题论证。

F1．3 科学基金、科研课题、经费申请报告及批件。F1．4 任务书、协议书、任务计划书、合同、委托书、会议记录及重要来往文函、课题报告及审批文件。中心课题说明书。

F1.5 科研课题研究计划、长远规划研究方案、上级指示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件。F1．6 实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程。

F2 研究试验阶段

F2．1 试验任务书、试验大纲。

F2．2 实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告。

F2．3 试制综合分析报告及总结。F2．4 计算文件。F2．5 计算机软件。F2．6 检验文件。

F2．7 设计文件、图样、技术说明、配方。F2．8 工艺文件。F3 总结鉴定验收阶段

F3．1 课题工作总结（含最终完成、阶段完成或中断）。F3．2 鉴定大纲。

F3．3 技术经济分析报告。

F3．4 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书、鉴定会议记录（参加人员名单）鉴定验收结论送审通知、函审原件。标准化审查报告。

F4 成果奖励申报阶段

F4．1 科技成果申报表、登记表、附件。F4．2 科技成果奖励申报及评审材料。F4．3 获奖证书及批文的原件或复制件。F5 推广应用阶段

F5．1 推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）。

F5．2 技术转让合同、协议书。

F5．3 论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料。F5．4 国内外同行业评价及用户反馈意见。F5．5 成果宣传报送文件。F6 与各阶段有关的文件 F6．1 专业会议文件。F6．2 标本、样品目录。

F6．3 照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等。

F7 双等项目材料、登记表、奖励鉴定等材料。F8 出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告。

F9 国外考察报告和对外技术交流材料等。

附录G（标准的附录）

基本建设项目文件材料归档范围

G1 项目立项阶段 G1．1 项目申报

G1．1．1 项目建议或项目申请及批复。G1．1.2 可行性研究报告。G1．1．3 可行性论证意见。G1．1．4 项目评估文件。G1.1．5 环境预测、调查报告。G1．1．6 计划任务书及批复。

G1．1．7 与项目有关的会议记录、领导讲话、信函、录音、录像、照片等。G1．1．8 涉外文件材料。G1．2 G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．3 G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3． 地质勘探 地质勘探委托书、合同书。2 地质勘探报告。3 钻探点平面配置图。4 地质剖面图。钻孔工程地质综合柱状图。6 水工实验材料。7 工程预算。

工程征地申照 征用土地、批准文件及红线图。2 拆迁、补偿协议书。定点报告、规划方案、建筑方案申批文件。4 建筑设计防火申批文件。5 环境保护三同时申批文件。6 卫生防疫申批文件。7 劳动保护三同时申批文件。通信、人防、供热、防盗申批文件。G1．3．9 建筑工程申请表及请照图 G1．3．10 建筑工程规划许可证。G1．4 招投标文件材料

G1．4．1 招投、投标、决标文件。G1．4．2 工程承发包合同、协议书。G1．5 工程质量监督和监理文件 G1．5．1 建筑工程质量监督委托书。G1．5．2 建筑工程质量监督员通知书。G1.5．3 工程质量目标管理责任书。G1．5．4 准予开工通知书。

G1．5．5 建筑工程监理合同、规划、实施细则。G1．5．6 建设监理工作总结、报表。G1．5．7 项目监理组织及监理人员通知书。G2 项目设计阶段 G2．1 设计合同。G2．2 初步设计。

G2．3 技术设计（扩大初步设计）。G2．4 设计计算书、说明书。G2．5 设计评价、鉴定及审批。G3 项目施工阶段 G3．1 土建工程 G3．1．1 开工报告。G3．1．2 图纸会审、技术交底。

G3．1．3 设计变更记录、工程更改洽商及技术联系核定文件。

G3．1．4 施工组织设计。G3．1．5 施工日志。

G3．1．6 原材料、半成品、成品准用证及出厂质量证明和试（检）验报告

G3．1．6．1 钢筋、型钢合格证及试（检）报告及准用证。G3．1．6．2 水泥合格证及试（检）验报告及准用证。G3．1．6．3 砖合格证及试（检）验报告及准用证。G3．1．6．4 防水材料合格证及试（检）验报告及准用证。G3．1．6．5 焊条（丝）和焊剂合格证。G3．1．6．6 各种构件合格证。G3．1．6．7 砂石试（检）验报告。

G3．1．6．8 外加剂合格证及性能检验文件及准用证。G3．1．6．9 门、窗、防火、保湿、防腐、装饰材料等成品、半成品、原材料准用证、出厂合格证。G3．1．7 施工试验记录 G3．1 ．7．1 土壤试验报告。

G3．1．7．2 砂浆试验报告及配合比通知单。

G3．1．7．3 混凝土试验报告、记录及配合比通知单。G3．1.7．4 焊接试验记录、报告。G3．1．7．5 现场预应力混凝土实验报告、记录 G3．1．8 施工记录 G3．1．8．1 地基处理。G3．1．3．2 地基钎探。G3．1．8．3 桩基施工记录。

G3．1．8．4 结构吊装、预制混凝土、楼板（屋面板）安装记录。

G3．1.8．5 现场预应力施工记录。G3．1.8．6 沉降观测记录。G3．1．8．7 施工测温记录。G3．1．8．8 施工放线测量记录。

G3．1．8．9 烟道、通风道、垃圾道畅通记录。G3．1．8．10 质量事故处理记录。G3．1．9 隐蔽工程验收记录 G3.1．9.1 地基验槽记录。G3．1．9．2 钢筋工程验收记录。G3．1．9．3 防护工程试验记录。G3．1．10 基础及主体结构验收记录。G3．2 建筑采暖卫生与煤气安装工程。

G3．2．1 主要材料、设备、配件、质量合格证、准用证。G3．2.2 管道设备隐蔽工程验收记录。G3．2.3 施工试验记录 G3．2．3．1 强度试验记录。G3．2．3．2 严密性试验记录。G3．2．3．3 灌水试验记录。G3．2．3．4 吹洗试验记录。G3．2．3．5 通水试验记录。G3．2．3．6 调试记录。G3．2．3．7 预拉伸记录。G3．2．3．8 锅炉烘煮记录。G3．2．3．9 设备试运转记录。G3．3 电气安装工程

G3．3．1 电气设备、材料说明书、合格证及产品检验记录、准用证。

G3．3．2 隐蔽工程验收记录（电气配管、电缆及电气接地装置隐蔽工程验收记录）。

G3．3．3 绝缘电阻、接地电阻测试记录。G3．3．4 电气设备安装调整试运转记录。G3．4 通风与空调工程

G3．4.1 通风材料、产品（阀门、衬垫、预制件等）、设备（空气处理、通风、制冷）合格证、说明书、装箱单。G3．4．2 进场检查、验收试验记录。G3．4．3 制冷及冷水系统管道试验记录。G3．4．4 隐蔽工程验收记录。G3．4．5 空调调试记录。G3．5 电梯安装工程

G3．5．1 电梯装箱单、合格证、说明书等随机文件。G3．5．2 设备检查记录。G3．5．3 设计变更。

G3．5．G3．5．G3．5．G3．5．G3．5．G3．5．G3．6 G3．6．G3．6．G3．6．G3.6．G3.6．G3．6．G3．6．G3．6．G3．6．G3．7 4 自检、互检、专检记录及隐蔽工作验收记录。5 绝缘、接地电阻测试记录。6 试运转记录。7 调整试验报告。电梯安装工程竣工验收证书。9 电梯安装工程保修证书。

工程质量检验评定 1 质量保证资料核查表。地基与基础工程质量评（核）定表。3 主体工程质量评（核）定表。4 单位工程质量综合评（核）定表。5 质量保证资料核查表。6 单位工程观感质量评定表。7 单位工程质量综合评定表。8 工程使用维护说明书。9 屋面保修协议书。

工业设备安装工程

G3．7．1 施工合同、协议。G3．7．2 开工、停工、复工报告。

G3．7．3 技术交底、图纸会审、技术核定文件。G3．7．4 工程联系、设计变更单。

G3．7．5 设备装箱单，合格证、说明书等随机文件。G3.7．6 通风设备设施安装工程施工记录。G3.7．7 管道工程施工记录。G3．7．8 电气工程施工调试记录。G3．7．9 容器工程施工记录。

G3．7．10 自动化仪表、安装施工调试记录。G3．7．11 筑炉工程施工记录。G3．7．12 通风工程施工记录。G3．7．13 焊接工程施工检测记录。

G3．7.14 整装（散装）锅炉安装施工记录。G3．7.15 自动化仪表调试记录。G3．7．16 质量事故报告及处理记录。G4 项目竣工验收阶段。G4．1 工程竣工验收申报文件。G4．2 全部竣工图。G4．3 工程决算。

G4．4 工程竣工验收会议文件。G4．5 工程质量评定材料。G4．6 工程竣工验收证明书。G4．7 工程有关的声像材料。G4．8 土地使用权证。G4．9 质量所有权证。

附录H（标准的附录）

设备仪器文件材料归档范围

H1 自制设备。

H1．1 技术任务书、申请立项报告、批复。H1．2 技术调查报告。H1．3 设计研制计划、方案。H1．4 计算书。H1．5 项目预决算。

H1．6 技术攻关记录、成果。H1．7 安装使用说明书。

H1．8 设备仪器安装竣工图纸、调试、试运行记录。安装、总结，验收材料。

H1．9 安全技术操作规程、维护保养制度、设备检修规程。H1．10 重大事故分析及处理报告。H1．11 大修计划、记录等。H1．12 设备仪器报废鉴定书，申请报废鉴定报告，批复及处理结果材料。H2 外购设备仪器。

H2．1 申请外购设备仪器请示、批复。H2．2 调研、考察材料。

H2．3 外购合同、协议与外方谈判洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料。H2．4 设备仪器开箱验收记录。

H2．5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料（原文和译文）。

H2．6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。

H2．7 运行记录及重大事故分析处理报告。H2．8 设备仪器保养和大修计划、记录。H2．9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表。H2．10 设备改造记录和总结材料。

企业文书档案管理 第6篇

这些问题不仅影响着企业行政管理效能的充分发挥和行政管理效率的持续提高， 而且由此间接地、客观地阻碍了企业经济的发展。那么， 现时企业文书工作中存在着哪些需要引起人们特别是企业决策层重视、思考和正确对待、及时改进的问题呢？ 笔者从自身工作实践出发， 认为主要存在以下几个问题。

一是收文环节上存在着多头收文， 且收而不交、收而不管的现象。这主要表现为企业有关人员外出公干后， 不按文件处理规定把带回的文件或其他材料交给企业秘书部门，文件随处乱扔， 有的则干脆让它躺在抽屉里睡大觉。造成这一现象的主要原因是企业整体管理水平较差， 各级领导特别是领导班子成员在处理企业各项工作时存在着重经济管理工作、轻行政管理工作的现象， 使得企业文书工作被摆在一个不起眼的角落里， 各种制度形同虚设， 人们普遍不重视它。这种现象造成的后果是显而易见的。

二是发文环节上存在着多头发文、随意撰拟文件和发文缺乏必要的审核程序等问题。这些问题的存在严重影响了企业文件的权威性、严肃性和规范性， 阻碍了企业行政管理效率的提高， 有时甚至会影响企业的社会声誉。它具体有以下几方面内容多头发文， 且缺乏必要的审核程序。一般而言， 企业秘书部门是企业中唯一主管文件处理的部门。但在实际工作中， 企业其他各部门不经秘书部门审核， 均在单独草拟文件并直报主管领导签发后就以企业行政部门名义对外发文， 从而造成了率实上的多头发文。这不仅引发了企业秘书部门和其他部门之间的矛盾， 而且扰乱了企业正常的工作扶序，影响了企业行政管理效能的充分发挥。

二、企业文书管理工作细则

在撰拟文件过程中， 混淆和滥用有关文种。如报告、请示、申请不分， 滥用通知随意地、经常地代替决定、函等文种。这就使企业文件缺乏规范性和严肃性， 从而影响了以企业文件为载体的各类信息的及时、准确沟通，请示类文件一文多样。这样做不仅给上级批复请示带来了麻烦， 而且容观上延误了对请示问题的解决。随意杜撰和运用非法定的或约定俗成的结构、格式和程式化用语。如在请示性文件的末尾生硬地用“ 望批准为荷” 的命令式结束语等。凡此种种都是不规范的和缺乏文书专业修养的表现。这些文件形成之后， 都不同程度地影响了它的办理效果， 有些文件甚至会因此迟迟得不到答复。三是立卷归档环节上， 存在着已办理完毕的文件材料无法及时归档或根本不能归档的现象。由于企业缺乏良好的管理氛围， 有关人员又缺少明确的归档意识， 文件材料在经办人员手上长期滞留， 久而久之就可能造成可怕的流失。这一现象既严重影响了企业档案的完整性，也给日后企业档案材料的开发利用带来了不便和缺憾。

三、企业文书管理工作解决措施

面对上述企业文书工作中存在的种种问题， 以及由此对企业发展造成的不良影响和后果， 企业决策层特别是主要决策者应该如何看待和处理呢？？ 具体来说， 笔者以为应该重视抓好以下儿方面工作首先， 要理顺文书工作管理思路， 明确主管部门、专兼职管理人员及其相应的责任和权利。企业决策层应按机构设置原则明确秘书部门为企业文书处理工作的主管部门， 企业文件的收、发、撰拟、审核、立卷归档必须交由秘书部门负责。当其他业务部门需要发文时， 其发文初稿须经秘书部门主管人员审核后再交企业主管领导把关签发， 否则不能擅自发文。无论经何渠道获得的文件材料必须全部地、及时地交由文书管理人员登记并送有关责任部门办理， 任何部门或者个人均不得把收到的文件材料私自保留， 或将办理完的文件材料不及时的归档。其次， 要加强对文书业务规范、知识的学习和运用， 以提高文件撰拟人员的业务素质和写作水平。企业秘书部门要定期组织秘书人员和其他部门有关人员学习研讨国家有关文件处理的规定、办法和企业应用公文写作方面的知识， 以逐渐杜绝企业中混用、乱用文种， 随意杜撰文件格式和结构， 沿用不合时宜的程式用语等现象， 从而增强企业文件的权威性、严肃性和规范性， 提高企业的办事效率， 为企业经济发展提供一流的行政管理保障。

四、结语

面对企业文书管理工作，工作人员不仅要耐心，细心，还需要专心。再次， 要制定切实可行的实施细则， 建立和加强对文书工作的严格考核。为了加强对文书工作的管理， 切实提高专兼职文书人员的业务素质， 必须加强对文书工作的考核。只有对实实在在的工作和实绩进行考核， 才能约束有关部门和人员的行为， 为文书工作逐步走入程式化、制度化、规范化的发展轨道奠定基础。最后， 就是要形成可操作性强的、成套的、行之有效的文书工作管理制度， 使文书工作减少随意性、盲目性， 从而真正走上制度化、规范化的发展轨道。国内外许多著名企业的成功经验告诉我们，企业靠管理， 管理靠制度。因此在企业中， 只有形成了自上而下都必须而且能够自觉遵守文书工作管理、学习、考核制度， 文书工作才能真正获得企业决策者们的重视， 才能在企业中得到应有的位呈，才能充分发挥其应有的管理效能， 并以此促进企业行政管理效率的不断提高， 进而为企业经济更好的发展提供有力的、必要的保证。真正的走上企业文书管理工作的平台，完成文书管理工作的任务，提高企业的行政管理效率，帮助企业稳定的发展。

（作者单位：国网安徽池州市贵池区供电有限责任公司）

企业文书档案管理的问题与改进方法 第7篇

一、企业文书档案管理中存在的主要问题

(一) 企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中, 档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为, 这是一份没有什么难度的工作, 而且通常会下意识的下调招聘的标准, 更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视, 难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时, 有些部门为了图方便, 在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档, 由于归档不及时, 因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中, 经常出现催还未果, 过期不换的问题, 加之档案部门没有及时采取处理措施, 因而导致这该岗位形同虚设。

(二) 文书档案与档案工作契合度低, 资料不全面。对某些机关单位而言, 文书档案管理是一份可有可无的工作, 而且存在“重经营、轻档案”的现象, 致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上, 这不但有碍工作人员能动性的发挥, 同时还会影响文书档案的可靠性, 导致其无法与档案工作衔接, 正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度, 加之当前的管理制度存在许多漏洞, 因而导致二者处于一种“各自为政”的状态, 经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。

(三) 企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来, 企业档案管理人员的任务就是保存好档案, 这种封闭式的管理模式, 使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求, 加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视, 而且管理人员水平普遍偏低, 档案部门又是一个可有可无的岗位, 也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度, 导致档案管理水平普遍偏低。

二、企业文书档案管理的改进方法

(一) 从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度, 才能形成上行下效的效果, 使全单位的工作人员都重视这项工作, 也才能获得其他部门的理解、支持和帮助, 从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候, 一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。

(二) 努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说, 档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑, 二者是相辅相成, 缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作;文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以, 文书工作人员必须具有一定的档案管理意识, 在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则, 这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系, 还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续, 做好档案的统计与保护工作。

(三) 落实文书档案的基础工作, 对工作进行全方位的沟通、协调和监督。文书档案管理人员应该清楚自己应该做什么, 不应该做什么, 最关键的就是要养成服务意识, 认真落实好档案的收集、鉴定、利用、保管、统计等文书档案管理工作, 这样才能最大限度地发挥档案部门的作用和价值。众所周知, 文书档案中的重要资料一般都来源于其它的部门。所以, 文书档案管理人员应该主动联系其它部门的工作人员, 随时了解他们的动向, 定期参与各业务部门的培训活动, 这样才能了解和学习其他部门的一些基础性知识, 以降低文书档案管理工作的难度, 除此以外, 还要对各部门的档案收集工作进行监督和指导, 丰富档案收集渠道, 充分发挥档案部门的价值。

三、结束语

总而言之, 要实现企业文书档案管理工作的现代化, 首先要想办法提升文书档案管理的规范性和标准性。当然, 在提升档案管理水平的过程中, 一方面, 企业领导要从意识上重视这项工作, 还要投入一定的人力、物力和财力, 同时, 企业档案部门还要定期开展档案管理知识的培训活动, 打造一支文书档案管理工作的人才队伍。另一方面, 文书档案管理工作人员要主动联系其它部门的人员, 这样才能提升档案管理工作的质量。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011 (03) :117-119.

如何做好企业文书档案的收集工作 第8篇

一、企业文书档案收集工作中存在的问题

社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用, 如通过企业OA软件的运用, 很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性, 但总体而言, 文书档案收集工作仍存在诸多突出问题。一是企业档案材料收集不齐全, 部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件, 对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会议记录、公司简报、各类非生产性合同、工作计划和工作总结、统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视, 致使许多重要文件材料逐渐丢失, 而这些文件材料对今后的查考编研工作起着不可替代的作用。二是企业档案收集内容不完整, 缺乏系统性, 部分兼职档案人员在收集过程中不注意文件材料的系统性, 将不同类别的文件材料交叉整理, 既破坏了文件材料的关联性, 又对后面的整理归档工作带来不必要的麻烦。三是企业档案收集工作推动较为困难, 工作进度缓慢, 往往不能按规定时间完成。

二、企业文书档案收集工作产生问题的主要原因

由于档案管理工作本身无法对企业产生直接的经济效益, 致使企业领导对档案工作缺乏应有的重视, 档案工作在企业各项管理工作中逐渐边缘化, 档案收集工作开展起来困难重重, 主要表现在以下几方面:一是企业工作人员普遍缺乏档案知识及归档意识, 对于文书档案往往狭义的理解为红头文件, 忽略了许多日常管理工作中形成的重要文件凭证, 加之档案意识淡薄, 久而久之便造成了文书档案收集不齐全、不完整以及重要文件逐渐丢失等问题。二是企业档案管理制度不健全, 科学的管理制度是有效开展相关工作的行动指南, 一些企业档案部门的制度陈旧, 不更新、不创新, 不能与时俱进, 对于归档范围、收集时间、注意事项等工作要求不明确, 从而给收集人员开展工作带来了一些困难。三是领导对档案收集工作缺乏重视和支持, 使档案收集工作开展速度缓慢。四是档案队伍建设有待加强, 由于档案工作人员普遍都是非档案专业人员, 没有系统地学习档案知识, 往往是延续以往的工作方法, 缺乏思考和创新, 对收集上来的文件质量把关不到位, 存在着大量的应归未归档案, 日积月累便造成了大量重要档案流失现象。

三、做好企业文书档案收集工作的措施

1. 大力宣传档案工作及相关的法律法规, 从而提高企业全员的档案意识。档案工作人员要大力加强档案宣传工作, 通过多种渠道、运用多种手段把宣传工作贯穿到企业管理的各个环节, 逐步提高企业全员的档案意识。在开展收集工作过程中, 宣传档案工作的必要性和重要性以及档案移交到档案室后保管的安全可靠性, 从而使个别不放心将文件移交至档案室的人员了解档案收集工作并予以配合。

2. 不断完善档案收集制度, 让收集工作有章可循。各企业应根据国家相关管理办法, 结合自身行业特点, 按企业内部机构设置或职责分工等制定出一个适用于本企业的切实可行的归档范围, 有效指导相关工作人员开展档案收集工作。此外, 对于归档时限也应做出明确的规定, 如文书档案一般规定应在档案形成的第二年第一季度收集整理完毕, 归档时限的规范可以有效提高档案收集工作效率, 增强相关人员的工作紧迫感。对于具体工作方法和注意事项也应在制度中逐一说明。此外, 档案管理制度应随着企业的发展进行修订和创新, 适应不同时期的企业档案管理需要, 如经常形成但尚未纳入归档范围的文件类目应及时增加到相关条目中。

3. 建立健全档案工作管理网络, 实现档案工作责任制管理。企业各部门是档案的形成部门, 对于文件的内容、形成背景及今后的查考价值等都有着深层次的理解和认知, 因此, 在企业范围内以档案室为中心、各部门为二级机构设立兼职档案人员并明确部门内主管档案工作的领导, 形成档案工作管理网络, 逐级开展工作。此外, 对于企业档案工作人员应实现档案收集工作责任制管理, 制定《兼职档案员岗位规范》, 结合档案收集工作制度中档案收集工作时限、质量要求、完整性等各方面内容明确其工作职责, 并制定切实可行的考核办法, 从而有效督促其工作完成情况。

4. 重点加强对一些临时性重要文件的收集工作。由于企业组织机构变更、干部调动、人员离职等因素, 往往会有部分文件资料散落在个人手中, 造成不能及时归档甚至遗失, 因此, 这就需要企业档案工作人员在每年年初收集上一年度档案的基础上, 着力加强日常临时性档案的收集整理工作, 如重大会议召开后, 及时告知相关部门人员收集整套的会议文件。企业档案部门在人员调动工作或离职时, 对个人手中的文件材料交接工作进行严格把关, 可以在工作交接表中加入档案部门人员签字栏, 确保调动或离职人员手中的文件资料不流失。

5. 实行纸质、电子文件双套收集制。随着信息技术日益深入到企业日常管理工作的各个环节当中, 电子文件逐渐同传统纸质文件一样具有归档的必要性, 因此, 在收集纸质文件的同时应要求企业各部门收集配套的电子文件, 档案部门应就电子文件收集工作注意事项, 如文件存放格式、文件大小等要求进行统一说明, 档案部门在接收电子文件时, 应对归档电子文件核查其技术状况, 验收合格后, 按规定办理移交手续。

企业文书档案数字化加工处理 第9篇

社会发展到今天, 各个企业都十分重视企业文化, 不管是生产型企业、销售型企业等等, 都将企业文化作为创办的立足基石, 并以此为出发点开拓经营模式。而在经营的过程中, 企业的文书档案就成为了企业文化的记载, 也将企业的发展记录在案, 是每项工作的真实记录, 是各项事业持续发展的重要依据, 既有利于指导现实工作, 又能为查考历史提供重要的凭据。但同时, 由于一些大型企业发展壮大后, 企业文书档案繁多, 查询起来比较不方便, 为了解决相应的问题, 也就出现了档案数字化的解决方式。

二、什么是档案数字化

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等高科技手段, 将纸质文件、声像文件、压缩胶卷文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案的数字化处理以后既可以节省存贮空间, 缓解库房压力, 也可以减少因对档案原件频繁使用而造成的磨损, 妥善解决珍贵档案文献的利用问题, 更有利于有利于保护档案原件, 尤其是珍贵档案的保存。

与之相比较的档案电子化, 数字化处理更具有保密性、安全性、可用性, 是一种更高端的档案管理模式。由于电子计算机技术、网络技术、云网络的发展, 电子化处理、储存的方式, 越来越不安全、严谨, 高端人才的侵入会不断造成企业的损失。与此同时, 就现在的电子计算机技术而言, 由于各种原因, 造成的文件丢失、档案损坏的现象屡屡发生, 既会影响企业对档案的利用, 也会产生重复劳动:补充相应文书档案的工作。再者, 数据化处理的档案在获得、读取、使用上都实现了方便、快捷、准确的工作要求。所以目前, 文书档案数据化处理, 形成数据库的模式, 是档案管理工作的发展趋势, 是未来档案管理发展的大方向。

三、数字化处理

(一) 扫描

目前, 将现有的纸质文件转化为数字换形式的手段, 主要采用的是利用专用扫描仪或高倍数码照相机进行处理转化为电子格式, 然后使用相应软件进行转化为数字化, 进行数据库储存。不过在实际操作中, 大多数企业是利用专用扫描仪进行工作。在转换的过程, 就是进行文件数据化压缩的过程。值得一提的是, 在扫面转化前, 需要将现有文件, 按照一定的顺序分编、归类, 这样在实际操作中, 才能节省时间, 加快工作效率, 提高工作质量。

国内目前主要的相应规范是《电子文件归档与管理规范》和《纸质档案数字化技术规范》。这些技术规范指出, “扫描应该根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台, 或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描, 也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。”另外, “纸张状况较差, 以及过薄、过软或超厚的档案, 应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。”同时还有, “页面为黑白两色, 并且字迹清晰、不带插图的档案, 可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色, 但字迹清晰度差或带有插图的档案, 以及页面为多色文字的档案, 可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案, 可视需要采用彩色模式进行扫描。”

根据这样的规定, 我们不难看出, 这项工作并不是简单的将纸质文件扫面后成像, 就是完成了工作, 而是要视情况解决很多相应问题, 这就要求在实际工作中, 操作员有过硬的相应技术知识外, 还要有极强的工作责任心, 因为这些数据一旦转换后进入数据库, 那么在事后发现有处理不妥的, 再想修改将是一个很繁琐的过程。所以就要求操作员在一次扫描后要反复检查是否有文字遗漏、图片色泽不清、字迹模糊的情况, 进行修改后在进行下一步工作, 否则, 在企业运用相应数据库时, 就会因相应的问题影响到数据库的运用, 也就是影响到企业的发展策略的规划。

根据实际情况可采取这样的几个做法:第一, 采取专业扫描仪、高倍数码相机并用的方式, 主要解决如果扫描仪处理不了的文件, 可有高倍数码相机拍摄的方式进行补充;第二, 在扫描仪的选择上, 一定要根据自身情况, 尽量选择可调整分辨率、色彩要求的扫描仪, 这样减少经费上的浪费;第三, 将所有文件不打乱原有顺序的情况下按色彩分类进行处理, 一般是先处理黑白二值的文件, 然后处理灰度文件, 最后处理全色文件, 这样的安排能让操作员在实际操作中减少对设备的调整, 从而加快文件的扫描时间;第三, 将一些问题文件, 如纸张破损、某些尺寸过大的图纸等, 就行保留, 等设备或者技术的更进后再进行处理。

就目前市场上的常用扫描仪看, 扫描技术的发展也是十分迅速的, 所以我们在选择设备的同时, 一定要根据自身情况进行选择, 并且要利于网络查询这一关键使用方式。目前, 企业的查询方式, 多是计算机网络查询的方式, 这也就是文书档案数据化形成数据库的存在根本。如果在工作中, 采用了低倍扫描分辨率, 很有可能会影响到在网络上的成像, 也就是说在网络上使用者无法使用相应数据, 这样虽然节省了容量和费用, 但这样的工作也就是没做一样;相反, 为了追求超高清晰, 采用过高的分辨率, 同样也是浪费了资源。所以在实际工作中, 一定要根据实际情况调整分辨率和色彩要求, 这样才是将这项工作圆满的完成。

(二) 图像处理与储存

扫描后的图像, 一般需要进行相应的图像处理后才能进行数据化处理, 储存数据库内。这项工作主要是将一些出现问题的图像进行筛选:将一部可以修改的图像运用相应软件进行调整、修改;将一些差、坏的图像进行标记, 然后统一重新扫描, 再利用;将一些分拆扫描的图片进行拼接, 形成完整图像后进行利用;采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理, 去除多余的白边, 以有效缩小图像文件的容量, 节省存储空间。

目前, 在实际操作中, 所使用的软件众多, 不过最终的目的就是将图像修成我们所需要的准确的图像。在修片中, 本着以原件为准、方便使用的最根本原则进行工作, 所以就要求操作员在实际操作时, 能熟练的使用软件, 并如实的按照原件进行比对, 发现问题及时解决。在《纸质档案数字化技术规范》规定了出现相应问题的处理方式、方法, 但同时我们还要注意, 其实规范中所规定的相应方法比较笼统, 并不是准确的处理方式, 只能作为处理意见。到了实际的企业, 需要按照规范进行“实际问题, 实际分析, 再总结处理方法”。不过总体上讲, 它标示的各种问题是常常出现的, 我们可以将其作为处理范本进行运用。

在进行软件处理后的图像, 就要进行储存工作, 这项工作有几个需要注意的地方:

1. 安全性。

选择格式上, 要注意所建立的数据库是为了提供网络查询的, 所以要选择网络可识别的格式储存, 并且在查询中, 利于阅览的同时, 还要避免数据内容被随意删改, 建议用PDF格式的存储格式。

2. 统一性。

所使用的文件名一定要和纸质档案的文件名相统一, 方便查询的同时, 也方便管理人员对原档和数据库的核对。

3. 唯一性。

要保证档号的唯一性, 不能几个文件用相同的文件名, 如果原件的名称相同, 一般情况下会按照日期、年份区分, 也需要在数据库中做适当的标注, 方便查询。

4. 顺序性。

在数据库排列中, 需要按照文件原件的排序进行统一排序, 不能混乱排序, 如果是多页文件, 要将相应的文件夹, 按原件顺序排列, 并在文件名中进行标注。

(三) 数据库的建立和连接

在文件转化为图像后, 最重要的工作就是进行数据库的建立和连接, 这是为提供网络查询做重要的准备工作, 建议由专门、专业的工作人员来建立、完善。

就目前的信息发展状况而言, 一个企业的档案数据库, 不仅仅要为本企业提供有效的信息资源, 还要为客户提供相应的信息资源。通过对这些资源的整合和分析, 本企业的经营者们可以进一步策划并制定出未来的发展方向, 而客户们将通过这些资源了解到这个企业的文化、经营理念、经营策略以及发展的状况, 并通过一定的辅助条件, 可以预测出相关企业是否具有远大的发展前途, 与之合作的风险等等。

既然这些资源这么重要, 就要求建库的工作人员在强化自身技术能的同时, 加强个人的职业道德, 并且还要注意锻炼整个团队的共进精神, 这样才能将企业的文书档案数字化工作做到尽善尽美, 才能将企业的信息资源做到最全面和具体, 并产生一定的经济利益。

(四) 数据库管理

数据库管理主要分为两个部分:一是人的管理;一是数据系统的管理。

人的管理, 说起来很简单, 做起来很难。所有的信息都是由电子系统进行转化、存储、上传的, 但从事这一切工作的却是人。这就要求在上岗前, 工作人员要学习并熟练相关的知识, 不仅仅要熟悉整个数据库的运用也就是电子系统的运用, 还要了解相关的档案管理知识, 这样在日常的工作中才能才能以全面的知识结构应对工作。同时, 还要加强工作人员的职业道德建设, 毕竟企业的文书档案数据库是一个企业发展的历史写照, 那不仅仅是记录了过去, 还可以通过这些材料遇见未来, 所以保密性、准确性、系统性都是必要的要求, 因此就要求从事数据库管理的工作人员要有良好的职业操守。

数据系统的管理, 主要是要注意所有信息流的运作, 注意数据的备份, 定期硬件、软件更新, 以应对不断发展的网络技术, 让企业的相关资源能顺畅的在网络中运用, 借此传递企业信息。

四、总结

通过对整个文书档案数字化的了解, 我们不难发现, 国家颁布的《纸质档案数字化技术规范》只是从大体上给出了档案数字化处理的方向, 并不能实际运动到工作中, 它是指范范的给出了一些指导性的意见, 在操作中, 各个企业、事业单位需要根据这个指导作出自己的工作计划、工作方案, 由此可见, 这个规范过于中庸, 甚至有一些过时, 它所能提供的已经不太切合实际的发展, 落伍了。

因此, 在实际工作中, 我们要根据自身的情况设计整个文书档案数字化的运作方案, 有自主性的工作, 在不浪费资源的同时, 还能将具体工作完成, 这样才能创造出适合企业自身发展的数据库。

摘要：通过实际工作中, 对企业文书档案数字化加工处理的过程的了解, 剖析目前国内执行的《纸质档案数字化技术规范》的可行性、实际运作效果。

关键词：档案,数字化,规范,比较

参考文献

[1]纸质档案数字化技术规范.DA/T31—2005.

[2]韦志国主编.文书与档案管理.中国劳动社会保障出版社, 2011.12.

[3]胡伟等主编.信息、文书与档案管理.科学出版社, 2010.6.

[4]张桂兰, 齐爱军.扫描仪实用指南.印刷工业出版社有限公司, 2007.

企业文书档案管理 第10篇

一、电力企业文书档案管理工作的应用现状

如今在大部分电力企业中, 文书档案处理系统已经初步建成, 但就现状来看, 仍存在较多不足。

(一) 档案机构设置不明确

在现在大多数的电力企业中, 企业对档案管理工作, 只停留在人事管理方面, 没有进行良好的分工, 档案管理部门混乱, 机构设置不清晰, 没有专业的人员对文书档案管理工作进行管理, 不能做到“在其位, 谋其政”。

(二) 文书档案标准化、规范化滞后, 应用软件多且乱

电力企业档案管理信息化建设的落后, 企业档案信息化建设标准化、规范化滞后, 企业硬件的功能没有得到充分发挥, 档案信息自动化系统仍还没有完成由文件处理向信息管理系统的过渡转变, 而要完成这一转变, 数据库建设势在必行。

(三) 电力企业档案管理人员素质有待提高

从事电力企业文书档案管理工作的人员不熟悉电算化环境, 不精通信息技术, 上岗前没有经过专业训练, 不具备文书档案管理工作的基础业务知识, 尤其在基层单位, 文书档案制度不健全, 从业人员对于资料的收集和存放不仔细, 使得各种文档的归类不合格, 标准不统一, 无法保证资料的准确性, 降低了文书档案的使用效率。

(四) 国家电网协同办公系统有待升级

由于国网新版协同办公系统中档案管理模块的使用最频繁, 文书档案在文件流转完毕后, 电子文件自动归入整编库, 所以在实际操作中, 在出现工作量增加的情况下, 比如纸质材料、电子材料均需组卷, 需要保存在光盘等载体上, 此时就容易出现不能直接导出的故障。

二、电力企业文书档案管理工作的优化方案

(一) 提高电力企业文书档案管理发展意识

领导首先要在态度上重视文书档案管理的建设工作, 认识到文书档案的重要价值, 积极参与科技档案管理工作, 加强对应用相关档案的电子计算机管理方法的管理, 提高电子计算机管理水平;提升文书档案管理工作在全部工作中的地位, 提高全体档案管理人员的工作积极性, 为企业营造良好的文书档案管理环境, 高效利用文书档案资料。

(二) 加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

企业分管领导者首先要提高自身的现代化意识管理水平, 大力支持这一工作, 想方设法加大资金投入, 经常询问此项工作, 定期听取档案工作汇报, 了解现状, 指导档案部门依法开展工作, 积极解决遇到的困难和问题, 应用宏观指导的总体思路, 实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。要加大对软硬件设施的投资, 配备先进的计算机设备, 加大对专业的文书档案管理人才的培养和引进, 建设现代化的计算机管理系统, 引进现代化先进的管理手段, 利用网络信息技术的便利, 高效利用文书档案资料。

(三) 加强电力企业文书档案管理队伍建设

提高从业人员水平, 对已经上岗的工作人员进行业务培训, 使他们熟练应用计算机技术, 充分掌握信息化文书档案管理的知识技能, 熟练运用现代化信息技术, 再招聘技术精进的高级人才。同时定期对文书档案管理人员进行培训, 让他们与时俱进, 掌握最前沿技术, 促进管理模式的转变与创新。最后加强档案管理人员的现代意识和服务思想, 开拓其创新意识, 在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管理队伍, 全面提高管理水平。

(四) 加快电力企业文书档案管理的现代化进程

实现档案管理现代化, 必须实现电力企业文书档案工作的规范化和标准化。电力企业信息管理的延伸和发展就是知识性管理档案, 并且这个知识不是一般的知识, 是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息, 所以, 满足信息管理要求就要把信息与信息, 信息与活动, 信息与人连接起来, 实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理深化为知识管理, 实现文书档案管理的自动化、信息化和现代化管理, 提高信息资料资源的利用率。

三、结语

电力企业档案是在企业的经济活动中产生的, 是企业经济活动的真实反映, 对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。只有充分认识到文书档案的使用价值, 实现文书档案管理工作的现代化, 提高档案系统整体功能的物质技术水平, 重视信息自动化系统的建设, 实现文书档案工作各个环节的计算机化, 才能帮助企业实现完成由传统的管理模式向先进的管理模式的转变, 促进电力企业文书档案管理工作的完善, 促进企业的发展。

摘要：随着信息化时代的发展, 电力企业档案管理工作的内涵进一步向外延伸。本文将简单概括电力企业文书档案管理的情况, 针对其存在问题提出促进电力企业档案管理更加优化的方案, 推进企业的发展。

关键词：电力企业,文书档案,信息化管理,优化方案

参考文献

[1]赵林峰.当前我国电力企业管理体制问题研究[J].华中师范大学, 2012.9.

[2]章浙贵.电力企业档案管理的现代化思考.[J]经营管理者, 2010 (13) :211.

企业文书档案管理 第11篇

关键词：企业文书档案；信息管理；措施

中图分类号：G275.2

文书档案管理的主要工作内容是整理、搜集以及保存文档资料。其通常会涉及多种文档，稍有不慎就会出现混乱。随着社会的发展，人们的生活节奏越来越快，传统的文档管理方式已不能满足人们的需要。在此背景下，我们有必要对企业的文书档案实行现代化信息管理。

1 企业文书档案现代化信息管理内容

企业文书档案实行现代化管理的内容包括对文书档案的数字化、网络化和安全化三方面的管理。首先是数字化管理指的是将纸质档案转为数字化档案，可以无限制的进行复制，方便存储与查阅。降低档案管理人员的劳动强度，节省了传统方式下存储档案所需的档案架、出轨和库房的空间；其次是网络化管理。数字化的文书档案需要通过联网才能在不同地域、不同类型、不同网络范围内和不同层次的用户间共享使用。网络化管理的功能有网络存储、获取、下载、上传、复制、隔离、交流、传送、检索、借阅、组卷、归档、分类等；最后是安全化管理。现代信息管理的安全问题很重要，在对企业文书档案实行信息管理的过程中要不断的升级管理系统、改进技术、加强保密措施来提高安全性。防止由于网络黑客攻击、计算机病毒、设备及网络故障、工作人员操作失误等原因造成文书档案的遗失和损毁。采取相应的保密措施对文书档案进行分级管理，分为完全保密、部分公开和完全公开三个方面。

2 企业文书档案实行现代化信息管理是必然趋势

2.1 可以保持文件历史原貌。在立卷时传统的文件管理工作注重案卷装订的整齐度和美观度。因此经常进行切边或街边工作，在此过程中往往会破坏文件的原貌。而采用现代化信息管理，将文书档案转化为数字档案，并对其按件随机存档，可以保持文件的历史原貌。只需要统一折叠图纸、报表等文件归档即可。

2.2 对于遗漏文件的补漏增缺有利。对于以后文件的补漏增缺，传统的方法必须拆卷重做，然后重新排列卷内文件，编张次、抄卷内目录，最后再进行装订以及修改填写案卷封面等。而对其实行现代化信息管理则可以十分方便的插入文件，只需对档案目标进行修改即可。省时省力，提高工作人员的业务水平。

2.3 检索准确率高，检索简便。对于档案的检索，传统的方式下查准率和查找的效率都不高。而现代化的信息管理将档案由案卷级转变为文件级，将手工立卷的过程改为了计算机自动管理，从而大大的提高了检索的准确率。

2.4 提高工作效率，降低工作人员劳动强度。对企业文书档案实行现代化信息管理可以改变传统的立卷难、管理工作难和查准率不高三大问题，这极大的降低了工作人员的劳动千古的，提高了工作效率。而且可以将工作人员从枯燥乏味的手工直接建档中解脱，实现由过去的集中立卷到现在的随机管档。避免文档的存积，提高管理水平。

2.5 有利于提高档案管理工作质量。对企业文书档案的管理工作实行现代化信息管理可以避免立卷人对标准的衡量尺度不同而造成的利用不便。而且传统的归档工作使档案人员的大部分时间都用于归档，没有时间提高其管理水平，制约档案管理工作质量的提高。而现代化信息管理使得档案人员有充裕的时间来进修，将时间精力放在二次信息开发利用和档案编研上来。这大大的提高了档案管理工作的质量。

3 企业文书档案实行现代化信息管理存在的一些问题

3.1 电子文件的保密性受限制。电子文件没有固定的形式，而且其内容易于变化，这就造成了对于文件的保密工作难度较大。由于电子文件易于修改且在修改的过程中不会留下任何操作上的痕迹，虽然有防止在原告上增加、删除和修改的技术以及防止伪造电子文件的技术，但是电子文件内容发生变化的可能性要比纸质文件的几率大得多，这使得人们感到把握文书档案内容原貌很困难。而且电子文件没有特定字迹，档案人员可以将其以不同的字号和字体录入电子文件，不能从字迹上分辨出文件的原始性，也不能亲自为每一份电子文件签名或盖印，从而丧失了依据签署的字迹和印章对一份电子文件是否为原件进行判断。而且随着网上窃密技术的不断发展，互联网上的电子文件都无法做到绝对的保密。

3.2 对档案管理人员的要求较高。在企业文书档案实行现代化信息管理的过程中，传统的纸质档案管理理论、方法、技术和原则对电子文件归档、电子文件以及电子文件归档后形成的管理方式不完全适用。而且在现代化信息管理的过程中，仅仅懂的数据通信技术或电子计算机技术的人员也不能够完全胜任此工作。这就对档案管理人员的要求更高，因此，要实现对企业文书档案的现代化信息管理，首先需要现代化的人，管理人员不仅要有较高的知识层次，还得有先进的技术水平，仅仅拥有计算机一般操作水平是不够的。目前，许多企业的档案部门对现代高技术人才都比较缺乏，尤其是处理档案信息的复合型人才，现有的档案人员的信息技术水平都比较低，尽管企业有能力购买先进的设备，也没有可以利用这些先进设备的人才，不能充分发挥现代化设备的作用，更无法实现档案管理的信息化。

4 企业文书档案实行现代化信息管理的应对措施

4.1 信息化系统通过内、外网隔离。针对企业文书档案实行现代化信息管理过程中存在的电子文件保密性差问题，我们提出通过内外网进行隔离。在信息网络的内部网络和外部网络之间设置两层物理隔离，从而实现保护信息化网络的安全目的。第一层是路由器，这样可以过滤掉被屏蔽的服务和IP地址。首先将所有的IP地址屏蔽掉，然后选择一些可靠的地址进入信息化网络。第二层是防火墙。因为防火墙大多都有认证机制，整体来看，防火墙都有五大功能：检测以及告警网络攻击；对通过防火墙的活动和信息内容进行记录；对进出网络的数据进行过滤；封堵禁止的业务；对进出网络的访问行为进行管理。通过这两层防护可以有效的提高档案信息管理的安全性。

4.2 提高档案管理人员综合素质。由于企业文书档案的现代化信息管理对管理人员的要求非常高，这就要求我们提高档案管理人员的综合素质。首先从硬件投入和建设入手，改善硬件环境，为其营造良好的办公环境，提高其业务技能。只有加大对硬件设备的投入，才能使档案管理人员了解这些设备，通过接触对其熟悉后才能慢慢的学习如何操作，直至熟练，最后会提高其业务技能和管理水平。其次，企业应该对档案管理人员通过自学为主，培训为辅的方式，为其建立终身教育机制和学习激励机制，将档案业务管理的学习成绩纳入业绩考核中，使其通过不断的学习提高自身素质，跟上时代的步伐。最后，要加大区域间和档案部门间的合作力度，通过交流学习其他单位和部门利用档案资源转化知识、创新知识的经验。运用现代通讯和网络等高科技的手段，增加档案人员和档案部门的信息源。进而逐步提升档案管理人员的综合素质，更好的管理企业的文书档案。

5 结束语

企业的文书档案作为企业活动的历史伴生物，以其真实性和原始性成为信息价值中的一员。随着科学技术的发展，传统的管理文书档案的方式已不能满足人们的查询和借阅需求。对企业的文书档案进行现代化信息管理是必然趋势，我们逐步提高档案管理人员综合素质和信息网络的安全性，从而提升文书档案的管理质量。

参考文献：

[1]孟磊.浅谈更新文书档案管理理念实现文书档案管理信息化[J].华章，2013，18（01）：319-321.

[2]方爱荣.文书档案的现代化管理探索[J].教育教学论坛，2012，21（01）：188-190.

[3]顾翔.强化文书档案现代化管理的有效方法分析[J].办公室业务，2004，21（01）：56-58.

作者简介：王鹂（1962.08-），女，河北饶阳人，综合管理处处长，馆员，研究方向：企业文书档案的现代化信息管理。

浅谈企业文书档案的保密工作 第12篇

文书档案主要是通过文字、声像及数字化等形式对企业的各项活动进行记录, 它以最原始的形式进行保管, 方便日后的查考。它是一种见证凭证, 具有极大的参考价值, 它涉及到企业经济利益, 也是关系企业能否进行正常的生产和管理活动的重要因素;文书档案的准确性影响了企业的决策问题;做好文书档案的保密工作, 将对企业档案事业的发展起着重要的意义。所以档案管理一旦出现问题, 必将给企业的管理与生产造成不可估量的损失。因此, 做好文书档案管理重要, 文书档案的保密工作尤为重要。文书档案其中有一部分是涉密文件, 这更是文书档案保密工作的重中之重, 它主要有机密档案、秘密档案以及内部资料等, 前三者的程度都涉及到国家利益, 而内部资料虽然不涉及到国家的秘密, 但是仅限企业或者单位内部使用, 一般不进行对外公开。在高速发展的信息时代, 现代通信技术大大提高, 办公室的设备都是自动化, 很多窃密行为都是通过高科技手段来进行, 而企业的一些文书档案除了纸质档案还有信息化存储, 这就对文书档案的保密工作提出了重大的挑战, 所以我们应该做好文书档案保密防范工作, 不断更新保密设备, 增强防范能力。为维护企业的根本利益, 保证文书档案保管与保密万无一失, 我们必须遵循“业务工作谁主管, 保密工作谁负责”的原则做好文书档案的保密工作。

二、企业文书档案的保密措施

(一) 严格履行密级文件的归档程序

单位的机要部门应定期对密级文件进行整理、清退、移交档案室归档, 机要人员与档案管理人员双方要清点核对, 并履行签字手续;档案人员必须按档案管理要求和保密规定分类整理、立卷归档。

(二) 加强库房管理

文书档案一般存放在库房中, 所以对库房的管理是文书档案保密工作的重要环节, 库房的选址极其重要。档案库房不宜设在办公楼的底层, 因底层通常较为潮湿不利档案保存, 而且人员往来较多嘈杂等不利因素较多, 最好设在高层, 高层较为安静, 通风采光好比较适宜存放档案。库房也不能紧邻办公室和阅览室, 防止人员进出错误。对库房的管理, 一方面防盗工作要做好, 库房的门和窗户都应该专门加固, 库房内部应安装监控设备, 全天监控, 应该安装设置远红外防盗系统, 库房内的消防设施要完备并定期由专业人员进行检查;并配有除湿机等设备, 以防档案受潮;另一方面库房的钥匙应该由档案专业管理人员保管, 实行严格的库房管理, 对哪些人发生了哪些事可以进入库房要有明确规定。

(三) 加强文书档案的借阅管理

借阅文件必须按审批借阅范围履行借阅登记手续, 包括查阅人和查阅了内容等基本信息;借阅涉密文件经审批流程后, 应在档案室指定位置完成查阅, 由工作人员在场监督。归还时应清点好数量和类别, 仔细检查, 如发现泄密和遗失等情况, 应立即采取措施进行补救。

涉密文档应与普通文档分开, 涉密文档应存放于保密柜中, 以确保文档的安全性和保密性。需要销毁的文件应由单位的保密机构统一办理, 销毁普通文档或涉密文档必须履行清点、登记、审批手续, 建立销毁清册备查。除此之外, 为防止文档丢失和泄密还应当建立完整的应急防范系统。

(四) 明确管理人员职责, 提高其素质

档案管理人员的职责是保证档案的实体和内容的安全和完整, 使其充分发挥档案的利用价值和作用。档案管理人员应对档案进行分门别类的存放, 并且记录在案, 方便查找, 同时要对档案室进行日常维护保持档案室内的整洁, 各种档案要完好无缺, 如有发生损坏应及时修复, 更不能造成失窃等情况。

文书档案管理人员保管着档案, 比较熟悉档案的内容, 因此, 档案管理人员的素质的高低直接关系到档案保密工作的严谨程度。文书档案管理人员首先要有高度的责任心, 认识自身工作的重要性, 并且有较强的保密意识, 因其经常出入与企业相关的各种场所, 因往往不经意的一句话就有可能造成档案内容泄露, 对企业造成危害, 所以不论在任何时候, 档案管理人员都应保持头脑的清醒, 谨言慎行。在挑选档案管理人员的人选时, 要考虑其性格特点, 尽量选择较内向可靠的人员, 或者从专门的机构引进保密人员, 保密人员一经确定, 尽量不要频繁更换, 这会对档案的保密工作造成很大的威胁。

(五) 及时调整档案的密级

随着时间的推移和相关文件的贯彻执行, 文书档案的密级也要随之变化, 有三种情况, 即解密、升密和降密, 大多数文件是降密和解密的情况。有些档案是有保密时限的, 超过了一定期限就进行解密, 所以对档案的保密时限也要详细记录。而有些档案是因为原指导文件的变化导致其保密性的变化。我国档案的保存都遵循《保密法》, 企业的文书档案也不例外, 随着档案保密制度日益健全, 我们要建立划定密匙制度、调密通知单制度和涉密档案接收标准制度。

三、小结

做好企业文书档案的保密工作是企业管理的不可或缺的组成部分, 应予以高度重视, 不论是对档案本身的管理还是对档案管理人员的管理都应严格按照相关规定进行, 将保密工作做好。

参考文献

[1]韩述红, 张美丽.浅论电力档案的保密工作[J].兰台世界, 2013 (03) .

[2]张璐.论新形势下企业文书档案保密工作[J].机电兵船档案, 2012 (04) .

[3]甘柏鄂.如何做好企业档案的保密工作[J].广西电业, 2007 (05) .