秘书专业教学范文（精选12篇）
秘书专业教学 第1篇
做好教学秘书工作, 要求有较强的责任心与政策水平, 能有效地组织教学, 以便了解实施。对从事教学秘书工作的同时来说, 首先要热爱、安心这项工作, 踏踏实实地发挥自己的主观能动作用, 在繁重而又看似平常的工作中兢兢业业, 不为名、不为利, 全心全意地为教学服务。
二、教学秘书的作用
教学秘书的主要作用是协助教务处和系部领导做好校、系部的教学管理和组织工作, 并负责处理系部内的有关教学事务, 保证本系各专业教学计划的正常执行, 完成学生的学籍管理, 负责管理信息的收集、综合、整理工作, 为部门和上级领导提供决策依据, 及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处, 使教务部门能按时解决和调整、既要起到教务处和系之间教学组织和管理的桥梁作用, 协调系领导、教师、学生之间的关系, 又要完成系内的教学管理和组织作用。教学秘书要重视教学档案的收集和管理工作, 使教学秘书工作科学有序地进行。教学秘书在教学质量管理中, 要求每位教师认真填写本学期的授课计划。
三、教学秘书的素质要求及队伍建设
(一) 教学秘书应具备的基本业务素质
1、统筹管理能力。学校的教学事务头绪繁多, 处于基层教学管理岗位的教学秘书应通晓各学年各学期各时段的常规性事务, 做到事前有计划, 计划有余地, 相应的处理措施和解决方案要合乎情理, 具有可行性和可操作性, 要考虑系与学校整体的关系, 从时间和空间上妥善安排, 分清事情的轻重缓急以及要达到的目标要求。
2、协作意识及能力。教学秘书在工作中应具有与他人协作共事的观念, 处理问题时要从多角度考虑, 力求恰到好处, 及时疏通异议, 妥善处理好交办和催办的事情。
3、沟通信息的能力。教学秘书经常要同上级部门和领导沟通信息, 接收学校有关教学方面的信息, 汇报本系的教学工作情况, 使得上下步调一致, 形成合力。要了解本系的教学状况及发展势态, 教学秘书要与教师和学生充分交流意见, 搜集传播相关信息。
4、借鉴与创新能力。各高校管理人员应该放开眼界, 勇于探索, 学习和借鉴发达国家和中国发达地区高校管理的先进经验和技术, 结合本校本单位的实际情况, 在各自岗位上创新实践, 朝着管理规范化、现代化目标努力。
5、现代化管理技能。教学秘书要掌握系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能, 会熟练使用字表处理、数据库、教务教学管理系统、网上办公系统等现代管理软件, 掌握信息搜索查询的技能, 能快速准确地处理办公事务, 为师生提供快捷优质的服务, 同时也减轻工作强度, 提高工作效率。
6、综合业务知识。这是指教学秘书要通过各种学习途径获取与在岗位所需要的知识与信息。秘书工作常识也要懂, 各类教学相关会议安排, 对外交流与合作等都要做到场合适宜, 程序正确, 策划周全。另外还要懂得教育教学知识, 熟悉高校教学管理规律, 主动吸收、掌握和运用先进的管理知识, 炼就准确的思考判断能力、科学新颖的预见力与创造力, 使得本职工作得心应手、游刃有余。
(二) 加强高水平教学秘书队伍建设的途径和方法
1、高度重视, 加强领导。首先要从教学秘书队伍着手, 合理地调整现有人员, 聘任新人, 所聘人员应经学校教学管理部门教务处、人事部门和院系领导三方面共同考核, 确保基本素质和业务能力达到一定水平。
2、适时开展业务培训或研讨交流会, 为提高和完善教学秘书业务水平创造机会。使他们知晓教育教学管理的现状和前沿动态, 更新知识, 习得先进的理念和技能, 为教学管理工作服务。学校教学管理部门还应多组织教学秘书及其他教学管理人员到其他院校参观访问, 进行业务考察和研讨, 交流经验, 取长补短, 这样既能出研讨成果, 又能出实践成果。
3、倡导学无止境的师范作风, 发挥教学秘书队伍自我完善的能力。学校党委宣传部、教务处、工会等部门要号召教职人员包括教学秘书“以身作则, 努力学习新知识、新技术, 不断更新和完善自我, 走牧实践中学习和在学习中实践”的成长道路。
4、强化管理, 建立目标激励机制。应当加强管理, 实行岗位责任聘任制, 制定岗位职责, 明确工作范围和任务。学校及系应采取相应的激励措施, 实行目标绩效管理, 奖优罚劣, 以奖为主, 给予先进工作者表彰和物质奖励, 对不能胜任岗位的人员要更换岗位直至解聘。
摘要：教学秘书工作是高校工作的一个重要环节, 是连接教务工作与教学工作的桥梁和纽带。同时, 教学秘书承担着本院系的教学管理和组织工作。因此, 必须建立一支高素质的教学秘书队伍, 提高工作效率。
关键词：高校,教学秘书,教学管理
参考文献
[1]黄南燕.高校系教学秘书素质浅探[J].泉州师范学院学报, 2006, (2) .[1]黄南燕.高校系教学秘书素质浅探[J].泉州师范学院学报, 2006, (2) .
秘书专业教学 第2篇
——专访文秘专业师兄师姐
随着日历一页一页翻过，我们文学院汉语言文学专业的同学们在大二下学期的时候都要面临选择分专业方向的问题，即“文学”方向和“文秘”方向。“文秘”作为其中所供我们选择的方向之一，和文学相比较，它的神秘面纱之下究竟又是何样一种的风景，它与文学方向的专业相较又有自己的哪些特色？文秘方向的专业所具体要学习的又有哪些什么内容，我们该如何去学好、掌握好这一门课程的知识？文秘这个职业在现今社会又是一种怎样的需求状况？„„带着这些问题，我们在收集部分资料的同时，对大三文秘专业的师兄师姐进行了一次专访；旨在通过了解文秘专业方向的相关情况，帮助有意选择或对此专业感兴趣的同学进一步的了解文秘方向的专业，从而更好的确定自己的专业方向，更准确的定位自己的未来。
一，秘书专业学什么
我们知道，文秘方向专业毕业的同学们将来可能从事些协助型的工作，这就在一定程度上决定了文秘知识的广泛性和文秘日常工作的繁琐性。在师兄师姐的介绍下，我们知道了文秘的专业的课程主要有以下一些内容：秘书学、档案管理学、公共关系学、商务英语、应用写作、管理科学、办公自动化及其它一些涉及应用文书、商务社交和管理学类方面的理论知识。
“秘书专业的同学也要学文学专业的课程。”
很多同学或许会认为选择文秘专业方向就不用再学习文学性的专业知识，但是这个观点在师兄师姐们的证实下，是错误的。
一个合格的秘书专业的学生，所要学习的知识就像师兄师姐们所说的一样，上至公文写作，下至经济管理。“因为秘书以后所要从事的工作都是一些协助型的工作，这就决定了假如你是在中小型企业工作的话，你不仅要做秘书的工作，还要做前台接待员、会计之类的工作，甚至连老板没有时间去接小孩你都要去帮他接小孩，说直白一点就是相当于你是老板的一个保姆。而如果在大型企业工作的话你可能才会做与秘书职业真正相适应的工作。因此，我们不仅要学习好本专业的知识，还要多花点时间去图书馆，广泛阅读其它一些相关的书籍或资料。”
“写作能力是一个合格的秘书必须具备的能力之一，”丽霞师姐如是告诉我们。而且“就算选了秘书方向的专业课程，文学班要上的课程我们也一样要学习，只是有一些会作为选修课来上，但实际上文秘专业同文学专业在所有课程的设置上并没有很大的差别，只是秘书学的专业课程比较讲究实用性。”
而其他诸如商务英语、管理科学、公共关系学、公共礼仪学等也是选择文秘专业的学生所必须学习的。这些课程的设置，都在相当程度上让学习文秘的同学更广泛的接触社会各方面的知识，从而提高自身的工作能力和职业道德素养。而这些，也都是我们学院培养文秘人才所必须进行的课程教育。
二，秘书学要怎么学？
“学好基础是前提，多广泛地阅览不同的专业知识，到图书馆多翻翻书。”对于如何学好这一课程，师兄师姐向我们分享了他们的学习心得。“最重要的是要做好笔记，笔记能让你更好的掌握好现代秘书学所需学的实质内容。”同时师兄师姐们也以他们的学习经验告诉我们，打好文学专业的基础是学习好秘书专业的前提。
“无论是学习文秘专业知识还是学习其他专业知识，基础都是最关键的。只有有了牢固的理论基础和学习实践，才能够在学习秘书学的时候更好的结合文秘专业所需求的多样性知 1
识结构，充分利用好学校图书馆里与自己专业有关的资源，比如经管类还有电子信息类之类的学习资料，从而不断扩宽自己的知识面和视野，逐步为自己毕业后所要从事的工作做好准备。”
在说到这个问题的时候，师兄师姐很认真的这样对我们说。而在我们问及“关于这方面的书籍资料有很多，我们该如何有选择的去阅读”这个问题的时候，师姐认为“我们文学院所开展的‘6613’工程就是一盏很好的指明灯。”的确，在有限的3年之内写出60篇不少于500字的作文、6篇不少于5000字的读书报告，看完100部大学生必读名著以及背完300首古诗，这个工程的浩大性是难以想象的，但却是我们每一个汉语言文学专业所出来的学生都必须完成的。“我就把那100本要阅读的名著都有选择性的在图书馆找了来看，收获还是蛮大的。”
同时，师兄师姐告诉我们学了知识还要学会运用到实际中去，应该努力去寻找给自己锻炼的每一个机会。据师兄师姐们说，他们也曾在我们学院的秘书处工作过，而在秘书处工作的过程中所做的工作都是与以后秘书所要做的工作有一定的相关性的；此外在学生会秘书处工作还要写一些应用文书如计划书、总结书、会议记录、会议纪要等。“院秘书处和校秘书处都是不错的选择，在那里可以锻炼到你的秘书工作能力特别是应用写作能力和人际沟通交际能力，能让我们所学的知识得以运用到实践中去。”
三，如何定位秘书学以后的职业？
对于文秘专业，很多人认为毕业后自己所从事的工作就是秘书或文员之类的工作。“其实这个专业的学生并不是一定从事秘书工作的，我们还可以去考公务员，去当教师或到新闻报社、广播电台等单位任职，而不是仅仅局限于秘书这个职业。”“秘书学的工作领域在相当程度上是比较广泛的。”
此外，当问到秘书学以后的发展趋势时，师兄师姐认为该专业无论是在知识还是在工作方面都会趋向专业化，因为社会的发展要求分工越来越细化和明确。“可能以后秘书不会再做一些不属于秘书专业的本职事情，比如会计之类的工作，秘书应该只做秘书的工作，比如公文写作、档案管理等。”
而在问及男秘书与女秘书相比较有哪些优势时，师兄谈及了学习文秘专业的男同学们在未来的一种需求状况及发展前景。他认为，在将来随着男女地位的平等，人们思想观念的更新，更多的企业家特别是女企业家会选择男秘书，而这些趋势也是社会的一种必然发展。而且师兄还强调，“其实我觉得男秘书从长远来看，他们在一定程度上比女秘书更能承担起琐屑繁重的工作。”
四，对选择文秘专业的师弟师妹们的建议
“无疑，如果单从学习到的知识内容方面来说，文秘专业因为需要多方位、多层次的知识结构及素养，所以对那些想要提升自己知识全面性的汉语言文学专业的学生来说，文秘专业是一个不错的选择。”可是，文秘专业一定就适合每一个同学吗？针对这项问题，我们询问了师兄师姐。
“不一定，最重要的是要想好自己以后要做什么，要根据自己将来所想的职业方向去选，要慎重对待„„”
“也要注意自己的兴趣，别强求自己去学自己不喜欢的东西，否则你会感觉自己的大学生活很糟糕。”
“最重要的一点就是，其实现代秘书学的实质就是人际关系学。因为你要跟很多人打交道，你在上级与下级之间起一个很重要的沟通桥梁作用。”
同时在问及师弟师妹参加社团活动该如何与学习兼顾的问题时，师兄师姐们认为大一的时候可以尽量去尝试，只要把自己的社团活动时间和学习时间协调好。“充分利用一小段一小段的小时间”是师姐协调两者平衡的“妙招”。而平时过度参加社团活动无法顾及学习，以致于到学期末才来努力的情况是师兄师姐所不提倡的。
并且值得注意的一点是，师兄师姐说，“或许你们会觉得现在学习的文学专业知识没有多大用处，但是到了出去社会以后，你们就会慢慢知道这些知识的作用了。这也是那些已经出去实习的大四的师兄师姐给我们的忠告。”
在与珠华师兄和丽霞师姐长达一个多小时的谈话里，我们了解到了秘书学所要学习的主要内容，秘书工作的性质以及他们对我们这些还站在起跑线上的孩子们的忠告。大学或许是我们人生最后的一个求学年代，也或许是我们人生中最后的一个自我塑造阶段。且让我们在走近秘书学的同时把握好自己的人生航向，充分了解自己的优势，全面把握自我，书写出自我诗意的人生。
相关背景情况：
文秘专业是培养具有扎实的文秘专业知识和良好的现代秘书素养，能胜任党政机关、企事业单位及其他行业、社会团体的文秘、公关和办公室管理等工作的应用型人才的大学教学专业。
而在学习文秘专业知识中，学生将会学习到的课程有：基础写作、应用写作、古代文学、现代文学、古代汉语、现代汉语、秘书学、商务英语、办公自动化、公关礼仪、档案管理学、行政管理学、管理科学等。
文秘专业的就业方向也是十分广泛的，从本专业毕业的学生走出社会找工做作，可以在党政机关、企事业、新闻出版单位从事文秘、宣传及办公室管理等方面任职。
秘书专业教学 第3篇
谭建民对气象学会2011年所做的工作给予了充分肯定，他指出，各级学会在学术交流、气象科普等方面取得了较好的成绩，特别是省气象学会受到了省科协和省人力资源社会保障厅的联合表彰，学会的工作越来越受到各级领导的重视，越来越受到社会的重视，越来越受到各部门的重视。他对学会今后的工作提出了更高的要求：一是要在新时期发挥学会工作的重要作用；二是要充分发挥学会在社会经济发展和气象现代化建设过程中不可替代的作用；三是要进一步加强学会自身建设，包括能力建设、实力建设和活力建设；四是要加强科技创新，各单位要通过学会出经验、出成绩、出人才，要充分发挥学会的桥梁、纽带、窗口作用，更好地为社会经济服务；五是要围绕防灾减灾和气候变化做好科学研究，为各级政府和有关部门的科学决策服务；六是要加大各级科普基地的投入，有“窗口”的单位要完善建设，没有“窗口”的单位要抓紧建设，切实为人民的安全福祉服务，为气象现代化建设
服务。
秘书长邱燕传达了全国气象学会秘书长会议精神和省科协第八次代表大会会议精神。会议还总结了2011年工作，并对2012年的重点工作进行了部署，各市（州）气象学会秘书长和各专业委员会秘书进行了工作交流。本次会议的召开得到了黄石市气象局、气象学会的大力支持。（刘林霞 编辑：马瑛）
秘书专业教学 第4篇
秘书工作是琐碎而又精确的, 办公室实务、接待实务、会议与谈判实务、信息与调研实务、信访实务、公文处理实务、人际交往实务、礼仪实务、语言运用实务等具体的工作环节对学生能力的要求不一而足。如何能够切实提高学生的理论能力, 实现相关实践技能的拓展是秘书专业教学的重要难题。只有基于秘书工作情景的全面认知的基础上, 我们才能更好的掌握秘书专业教学的方向。
办公室工作是最为贴近秘书工作过程的课程, 学习好这门课, 能实现学生对秘书办公室工作的整体化认知, 从这一点上讲, 《秘书与办公室工作》是秘书专业学生必须掌握的专业核心课程。另外, 更为重要的是要清楚地理解《秘书与办公室工作》是理论性与技能性结合地非常紧密的一门课程。这就要求教师在教学过程中不仅仅要提高学生的理论能力, 而且还要培养学生的实践技能。
基于对课程的理解, 以“工学结合”的高职教学理念和教学方法为指导, 在具体的教学过程中, 我们联系秘书工作的具体实际, 设置秘书工作情景, 引导学生进行代入式的学习。具体而言, 就是根据秘书办公室工作以具体业务操办流程为线索设置教学情境, 在对学生进行理论疏导的前提下, 模拟工作场景, 从而培养学生的实践工作技能。在教材选用上, 我们选用电子工业出版社2012年第二次出版、黄海主编的21世纪高等职业教育文秘类规划教材《办公室工作实务》。该教材将基层秘书在办公职能活动中涉及的工作项目和内容分解成为办公室工作概述、办公室日常事务、办公室接待工作、会议组织工作等九个不同的模块, 化整为零, 既符合高职类教学特点, 又便于学生在模块化的学习过程中进行针对性的学习。
二、培养化零为整的思维模式, 实现知识体系的有机整合
实际上, 在大多数的秘书实务的教材中, 都以不同的工作模块设置章节进行理论内容的讲解。这样的教材设置, 实际上给我们的教学工作提供了很大的便利, 教师根据不同的工作模块进行教学情境的设置, 有利于培养学生的角色感知, 有利于帮助学生了解秘书工作的具体环节。
但是, 不得不承认, 这样的教材也有一定的局限性, 也就是教师在教学过程中特别容易忽略的地方。即就是如何化零为整, 进而实现知识体系的有机整合。我们知道, 运用唯物辩证法, 整体和部分不可分割, 整体是由部分构成, 部分是整体的部分。这就要求我们要具备全局观念。具体到秘书办公室工作的教学方面, 要求教师既能讲好每一个工作模块, 又要具备整合各个工作模块的能力。在课堂教学过程的设计上, 一定要注意各个工作模块的独特性, 又要注意到它与其他工作模块之间的联系。只有认识到这一点, 我们才能真正帮助学生实现对秘书办公室工作的整体化认知。以《秘书与办公室工作》第四个模块“会议组织工作”教学为例, 在理论教学过程中, 一定要由点及面, 结合办公室工作概述、办公室日常事务、办公室接待工作前三个模块的相关内容, 进一步强化工作过程中投射的理论要点, 实现知识模块之间的有机整合。
从更广泛的层次上来讲, 要在教学过程中将基于具体工作业务操办流程的教学内容进行有机的整合。即就是在每个学期末进行课程总结的时候, 教师带领学生将本课程融入到之前学习过的课程体系中去, 引领学生融会贯通已经掌握的课程, 进而帮助学生形成点——线——面的学习反射弧, 从深度上增强学生的专业理论学习。比如, 在学习《秘书与办公室工作》这门课程的时候, 可以将它与之前学过的《秘书学概论》、《秘书口才》等课程的相关知识点联结起来, 让学生明确每门课程在专业学习中的地位, 进一步深度了解课程中每一个核心模块的理论要点, 进而实现文秘专业学习中每门课程知识点的融会贯通。
三、不断更新教学思维, 深层探索教学方法
从事秘书教学, 不能思维僵化, 在提高学生理论素养的基础之上能够培养出适应新时期秘书岗位的学生, 对于每一个从事秘书教学的教师来说任重道远。因此, 我们一定要根据新时期秘书职业的现状调整教学内容。基于对职业教育的整体认知我们在教材的选用上, 教学方式方法的选择上, 我们要将实践技能作为人才培养和课程建设的重中之重。根据职业院校学生的实际情况, 采用灵活机动的教学方式, 比如视频教学和工作过程模拟实训相结合的方式方法, 使学生在熟悉工作环境、了解工作流程的基础之上, 实现理论知识与实践技能的对接。以《秘书与办公室工作》模块七办公室信息工作的教学为例, 教学过程中可以选用学生熟悉的热门电视剧《北京爱情故事》中主人公伍媚利用宗教信仰这一信息赢得投资方的信任从而达到谈判目的的情节进行视频教学, 帮助学生理解信息工作在现代社会商务活动中的地位, 并进一步培养学生的信息意识。
参考文献
[1]金常德.《影视作品在高职秘书专业教学中的运用》[J].清远职业技术学院学报, 2014年01期.
[2]李丽.《高职商务秘书培养刍议》[J].秘书之友, 2014年02期.
[3]许宪国.《论秘书职业能力培养》[J].合作经济与科技, 2014年06期.
大学教学秘书职责 第5篇
二、协助业务副学院长贯彻执行学院有关教学管理规章制度、各专业教学计划及各门课程教学大纲。
三、协助业务副院长及教务主管部门做好本院各专业教学计划的修订及组织实施工作。
四、熟练掌握本学院各专业所开设的课程门类,协助教务主管部门排出各年级的课程表,与相关部门协调排出本学院需使用多媒体教室或计算机教室上课的课程日程表。
五、将经审核无误的课表送交有关班级和任课教师，并处理日常有关调课事宜。
六、协助业务副院长制定本学院教师培训提高计划，建立健全教师业务档案。按时准确地完成教师工作量的统计和计算工作。
七、协助业务副院长监督和检查实验课的开设及实验情况，协助做好实验室建设和教学设备的管理工作。
八、如期汇总本学院各专业课程所使用的统编教材的名目、数量，按时(征定时间)交教务处，同时协助业务副院长做好自编教材的建设工作。
九、做好期中、期末考试及缓考、补考和重修课的工作安排。负责试卷的印制、装订、发放，并按要求保管考核后的试卷。
十、每学期考试结束后，做好学生各门课程考核成绩的登记造册工作，并及时报送教务处。向考核成绩不及格的学生发出重修通知。并将重修学生名单通知有关教研室及班主任，学期结束后，向学生家长发出一学期的学生考试成绩单。
十一、掌握学院学生的学习情况(包括晚自习、上课情况)，及时反映并协助学院领导采取措施，保证教学工作正常进行。
十二、熟悉掌握学院各教研室和各专业教师(包括外请教师)的基本情况，了解其任课、教课及科研工作情况，协助业务副院长督促检查专业教师的“教学日志”、“教学进度表”。
十三、根据教学计划要求及教务主管部门的安排、配合做好教学检查、教学评估等工作。
十四、根据教学计划要求，做好学生的课程实习，教学实习、毕业实习等工作的项目经费预算。
十五、根据教学计划要求，协助学院领导组织好学生毕业论文的写作、答辩、评分等工作，作好毕业生的综合考评及毕业分配工作。
十六、协助学院领导及班主任做好学生的毕业资格及学士学位资格审查工作
十七、负责学院教学档案的归档工作，整理筛选并编目造册。
秘书实务课程教学方法初探 第6篇
【关键词】教学方法 中职院校 秘书实务
【中图分类号】G 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）05-0084-02
本文以《管理秘书实务》一书作为教学的研究对象，结合众多大家的教学研究及一点自己的见解，仅成此拙作。本文选择研究《管理秘书实务》的教学方法，分别从秘书实务的理论教学以及实践教学等几个方面进行初步的分析，试图系统全面地论述秘书实务的教学方法，以望在以后的教学中能够取其他人精华，弃其糟粕，能够让自己在教学中不断进步，这就是本文的意义之所在。
南宋时期的理学大师朱熹说过：“事必有法，然后可成，师舍是则无以教，弟子舍是则无认学。”由此可见，教学方法与教学质量、效益关系密不可分。笔者就自己在教学中的体会谈谈《秘书实务》这门课的教学：
一、案例教学法
案例教学是一种通过模拟或者重现现实生活中的一些场景，让学生把自己纳入案例场景，通过讨论或者研讨来进行学习的一种教学方法。案例教学的最大特点是形象、生动，容易激发学习兴趣，创造条件让学生独立思考、创造，使得枯燥乏味变得生动活泼。为使案例教学收到良好的效果，应选择一些新颖、生动、典型的、与现实生活和工作紧密联系的案例，这不但能启发学生思考，而且学生的主体性也被充分调动。例如，在《管理秘书实务》的第一章第一节关于秘书的职业认知中，笔者针对学生对“秘书是吃青春饭”的这一错误认识，在课堂上引用了比尔·盖茨的秘书露宝，一个42岁，四个孩子的母亲为例，在学生间引起强烈的反响。又如，讲到秘书的职业素养时，举例三国典型的秘书杨修的故事，生动活泼的例子激发了学习兴趣，学生自由讨论并结合相关的理论知识进行分析，让学生理解秘书应当具备的职业素养。在这个教学过程中要注意的是，教师应当把主动权让给学生，不是简单地罗列案例，而是让学生主动参与讨论，互相启发，教师对学生的观点加以升华，这也有助于培养学生分析解决问题的能力。
二、情景模拟法
情景模拟教学法就是由教师设计出特定的事件和特定的人物，让学生在模拟的工作情景中扮演秘书的角色，进行秘书工作技能的训练，完成典型的工作任务。例如，在第四章的《接待工作》中，笔者就采用此方法教学。模拟接待工作中出现的情景，由学生扮演秘书、领导、来访者等角色。教师先不做讲解，让学生凭经验办事，然后全班学生进行评议，指出错误的地方，最后经过讲解后由学生进行正确的模拟训练。在各种模拟情景中，学生尝试从秘书角色、立场与思维方式来思考和处理问题，在解决问题的过程中，逐渐将抽象、枯燥的理论转变为具体的、实在的操作技能。学生对这种教学方式很感兴趣，他们课堂表现活跃，积极参与其中，在活动中他们学会了接待工作的礼仪、介绍的礼仪，接打电话的技巧等。情景模拟教学的引入，缩短了课堂教学与实际应用之间的差距，理论结合实践，学生处理问题的能力、口头表达能力和沟通协调能力都等得到充分锻练，学生的秘书角色意识也得到了提升和强化。
三、实践操作法
实践操作法是职业教育的改革与发展强调构建在“以能力为本位”理念基础上的“以就业为目标”的教学导向。传统教学理念是以学科为中心强调职业知识和动手能力的完整性，现代教学理念是以能力为中心强调操作技能的实践性，以就业为目标教学理念赋予“能力”新内涵知识的理解能力、实践操作技能和解决问题的工作能力，强调能力的全面性。学校设立秘书实训室，学生可以在仿真办公室中操作完成一系列的秘书工作，从而提高职业技能。例如，在《事务管理》这一章节中，为让学生熟悉办公室日常事务的处理，该章节的教学组织可以在模拟办公室进行的。学生以小组为单位分别扮演不同的角色来进行收发文程序、印信管理、值班管理等操作，暂时没有任务的学生可在旁边观察和评价。有条件的学校还可以提供办公自动化设备的实践操作，如使用传真机、复印机、打印机等办公设备。经过实践操作和学生的观察与评价，能够很快的进入角色，在实际的岗位得到锻炼，可以获得更多的对办公室工作和秘书职业的感性认识。
四、自主探究法
自主探究法就是通过教师精心设疑，学生自主参与活动来延续和充分发展学生的好奇心，培养学生创新实践能力，在探究中学习基础知识、掌握学习方法的一种教学方法。在这种方法的指导下，教师只是学生学习的设计者、组织者、引导者，应从学生的心理特征出发.让学生自己去讨论、探究，教师只是在适时、适当的地方给予点拨，解决学生在自主探究过程中出现的问题，而且，这些问题是在教师的精心设计、组织与引导下学生自己发现提出，并让学生学会自己寻找解决的方法。例如，在《信息管理与调研》这一教学内容中，针对学生一直很关注的就业问题，教师可以布置给学生一个自主探究学习的任务，让学生自由组合小组，通过各种渠道收集就业的相关信息并进行加工整理。并结合课本内容，学生可以根据自己的需要确定自己要设计的调查问卷的形式。在整个探究活动中，充分体现出学生的自主探究过程，教师只起到引领、指导的作用。通过回忆、交流、总结、成品展示等，使学生对秘书工作中的调查工作得到深刻的认识，并在探究过程中轻松地掌握了制定调查问卷的基本要领，体现了综合实践活动的基本理念。
教学的过程是个探索的过程，同时也是一个教学相长的过程。教师在教学过程中应该根据课程的性质来安排不同的教学方法。在利用各种教学方式中，总结学生对所学知识的掌握程度，不定期的进行教学评估。
参考文献：
[1]林静，管理秘书实务，清华大学出版社，2010年9月
秘书专业教学 第7篇
就教学秘书的工作性质来说, 其工作具有多样性、繁杂性、例行性、时效性、责任性、服务性、管理性、协助性、参谋性、协调性和政策性[1], 多重的角色决定了教学秘书与高校专任教师相比较, 具有显著的焦虑心理和自卑心理[2]。
一、问卷调查基本情况
本文结合作者自身的工作经验和对激励理论的学习, 选取某具有代表性的教学型医药院校为个案进行了问卷调查。
问卷是基于假设影响教学秘书激励的因素包括了岗位吸引力、工作性质、晋升、薪酬、公平需求、培训、考核、情感激励等方面而进行的。
调查对象全面覆盖了该校8个二级学院的26位教学秘书, 发放问卷26份, 回收问卷26份, 其中有效问卷26份, 回收率100%, 有效率100%。
二、问卷调查结果分析
(一) 教学秘书队伍基本情况
在该校教学秘书队伍中, 女性占有很大比例, 占77%, 这跟教学秘书的工作性质有很大关系。教学秘书岗位多为烦琐的例行性事务, 而且要求执行者非常细心, 并具有耐心。从总体上来说, 女性比男性更具有这方面的优越性, 因而, 从事教学秘书工作的人员往往以女性居多。
从年龄方面来看, 35岁以下的年轻人居多, 共占了69%。结合学校实际, 这主要是因为, 学校近几年来发展非常迅速, 随着办学规模的急剧扩大, 教师数量每年翻倍, 所需的教辅工作人员也随之增加。于是学校在近年内连续招聘教辅工作人员, 新招聘来的人员大都年龄较小, 多数集中在35岁以下。
从学历方面来看, 教学秘书队伍的学历水平大多为本科, 高学历 (硕士研究生以上) 和较低学历 (大专) 所占比例不大。本科学历相对社会上大多数从事办公室事务的工作人员来说, 学历不算低, 但是在高校这样一个高学历人才聚集的地方, 本科学历则并不算高。
从行政职务上来看, 大部分教学秘书行政职务低, 科员以下占多数, 为69%。造成这种情况的原因有两个:其一, 教学秘书队伍多数为30岁以下的年轻人, 尚未达到晋升行政职务的年限。其二, 那些30岁以上、有一定资历的教学秘书, 要想在行政职务上晋升, 很难与庞大的行政机关的工作人员竞争。
从专业技术职称上来看, 教学秘书中没有正高级职称, 副高级职称的教学秘书仅有1人, 占总人数的4%, 其余96%的教学秘书都为中级或以下职称, 说明该队伍的专业技术水平较低。
从教学秘书的编制上来说, 大部分的教学秘书是正式职工的编制, 但也有19%的非正式职工编制。这主要是因为学校在前几年的招聘中仍有大量的正式职工编制, 所以那几年招聘来的教学秘书都有正式编制。近年来, 由于学校的编制逐渐趋于饱和, 加上学校认识到教学科研的重要性, 为新引进的教学科研高资历人员预留一定的编制, 从而将行政和教辅部门的一些岗位定为非正式编制。
(二) 教学秘书对本身工作的认识
问卷调查结果显示, 教学秘书对自身工作的认识呈现如下特点。
1. 教学秘书对本身工作的认识可以说还是十分到位的, 在问卷调查中显示“您认为教学秘书岗位应该是什么样的一个岗位”这个问题中, 选择回答“是维持教学秩序的重要岗位”的有22人, 占85%, 选择回答“是进行教学管理研究的专业技术岗位”的有20人, 占70%, 选择回答“是打杂的、服侍人的岗位”的有2人, 占8%。
2. 教学秘书虽然认识到了工作的重要性, 但并不打算为这个岗位长期奉献。在问及“您打算在教学秘书岗位上工作多久”时, 有10人选择了“只要一有机会就不打算在这个岗位工作”, 占了38%, 有10人选择了“工作5年以下”, 占38%, 只有6人选择了“长期工作”, 占23%, 说明大多数教学秘书只是将教学秘书当成了一个过渡的工作岗位, 或者说是获得工作机会的跳板。
教学秘书的工作性质决定了其成效产生缓慢和难以量化评估的特点。长年累月地从事机械而繁重的工作导致教学秘书产生厌倦的心理, 致使教学秘书漠视本质的意义。加上教学秘书岗位在高校来说是二线岗位, 难免导致各方对教学秘书工作的不重视。所以, 大多数教学秘书并不打算将教学秘书工作作为自己较长期的, 或者是终生的职业也就不足为奇了。
(三) 教学秘书所面临的困扰
跟高校中的其他群体一样, 教学秘书无论是在工作还是在生活中, 都存在很多困扰, 通过调查问卷反映如下。
从以上三个表格可以看出, 教学秘书在工作和生活上所面临的困难是多种多样的, 但他们在工作中面临的工作责任大、职务职称晋升困难和难以获得专任教师的理解与尊重成为三大困扰因素。
教学秘书工作是一个对责任心要求非常高、容易出责任事故却很难出成绩的岗位。在这个岗位上, 各项工作琐碎、繁杂。“教务无小事”, 工作中的任何疏漏都可能带来一些严重的后果。必须认真负责, 稍有不慎就会影响到教学秩序, 甚至造成教学事故, 工作责任非常大, 所以, 工作责任大成为教学秘书工作上的最大困扰也就不足为奇了。
在职称评定方面, 工作的时效性和繁杂性使得教学秘书不可能像专任教师一样上课之余可以进行科研活动, 为职称晋升打基础。可以说, 教学秘书工作中如果能形成固化的论文或者成果, 那都是教学秘书付出了比专任教师更多的时间和精力而得来的。在职务晋升方面, 教学秘书不可能产生机关行政人员那样明显的政绩, 与机关工作人员不是站在同一个起跑线上, 又不是同一领域, 是无法类比的, 处于相对劣势。因此, 职称职务晋升困难, 也成了教学秘书面临的重要困扰。
在高校中, 专任教师经常把对政策决策者的不满发泄到作为执行者的教学秘书身上, 并以不配合教学秘书工作的消极方式来对待教学秘书的工作, 造成教学秘书人际关系紧张, 工作压力增大。
教学秘书在生活方面面临的主要困扰则是经济收入和住房问题。这可能与教学秘书队伍主要是年轻人有关系, 他们刚走向社会, 薪酬水平相对较低, 又面临着结婚、成家、生子的压力。
教学秘书认为, 工作中存在的一些因素, 会影响到自身的工作效率。教学秘书认为, 影响其工作效率的首要因素是工作的时效性和繁杂性使教学秘书只能被动接受工作安排, 而无暇思考如何创新, 其次是缺少系统的教育学、管理学理论知识和缺少进修、外出学习的机会, 本身知识无法更新。这说明教学秘书认为培训和进修对提高工作效率作用也很大。
(四) 教学秘书的工作量与薪酬
在工作量与薪酬类问题方面, 本问卷设计了如下问题: (1) 与学校其他工作分工的人员相比, 您觉得教学秘书的工作量如何? (2) 为了完成本职工作, 您是否需要经常加班? (3) 在学校内部, 相对于您的工作量和工作分工的性质, 您对您的薪酬满意吗? (4) 按照您目前的工作量, 您觉得您办公室还需要增设教学秘书岗位吗?结果如表4所示。
从表4可以看出, 教学秘书普遍感觉工作量大, 需要加班才能完成工作, 而对与如此巨大的工作量不成正比的薪酬表示出不满意, 大部分的教学秘书希望通过增加教学秘书人员的数量来缓解自身工作量大的现状。
根据公平理论, 人们总是趋向于去纠正投入—结果不公平感。教学秘书若想获得公平感, 要么离开现有工作岗位, 要么用低投入来纠正。离开现有工作岗位意味着可能离开高校, 放弃相对高的收入, 一般人不会轻易作出这样的选择。所以, 在工作量和薪酬不成比例而又不愿意离开高校的情况下, 69%的教学秘书希望通过增加岗位设置的途径来减少自己的投入。
(五) 学校对教学秘书的考核
问卷调查结果显示, 只有12%的教学秘书认为考核会对其薪酬产生很大影响, 剩余88%的教学秘书则认为考核对其薪酬影响一般、很小或根本无影响。就考核对教学秘书的晋升产生的影响来看, 只有15%的教学秘书认为考核对其晋升影响很大, 剩余85%的教学秘书认为考核对其晋升影响一般、很小或根本无影响。可见, 现行的考核制度对教学秘书很少产生激励作用。
由于考核与薪酬和晋升联系很少, 考核结果优秀并不能帮助教学秘书获得额外的奖励或者表扬, 考核结果不合格也不会让教学秘书遭受解雇, 所以年度考核变成了大家轮流“坐庄”, 轮流拿优秀, 使考核流于形式。
(六) 培训、进修
问卷调查结果显示, 目前该校有专门针对教学秘书的培训, 但是只有54%的教学秘书能够参与, 培训内容也仅是部分人急需。教学秘书对学习和培训的需求很强烈, 92%的教学秘书有学习的需求。对培训内容的渴求集中在能使他们的职业生涯受益终生的知识:学历的提高、教学管理理论知识和行政管理理论知识。
而实际上, 由于教学管理岗位往往是“一个萝卜一个坑”, 并且教学秘书岗位具有特殊的实效性, 为了维持正常的教学秩序, 学校或者是各二级学院往往并不愿意将教学秘书派到校外参加学习、交流。
(七) 情感激励
对于问题“院系领导经常找您谈话吗”, 回答没有的有18人, 占了62%。院系领导能够经常性地关心教学秘书的工作与生活的仅占15%, 教学秘书明显缺少来自领导层的情感激励。教学秘书工作难以获得专任教师的理解与尊重选项占69%的高比例, 可以看出, 教学秘书同样得不到来自专任教师方面的情感激励。专任教师普遍认为, 在高校中, 只有学历和职称低下, 没有能力从事教学和科研的人才会被调配去做教学秘书, 或者只有需要照顾的高层领导或高资历人才的家属才会被安排到教学秘书岗位, 或者认为教学秘书是谁都能干的工作, 这些想法更加容易使教学秘书对自身的职业发展前景感到悲观和失望。
三、从问卷调查结果分析教学秘书激励因素
1.教学秘书大多能正确认识自己所处岗位的重要性, 即教学管理岗位本身的性质对教学秘书来说是一个良好的激励因素。但是由于各种原因, 使教学秘书的工作偏离了教学管理本身的工作性质, 使教学秘书岗位对教学秘书失去了吸引力, 有近80%的教学秘书不打算在教学秘书岗位上长期工作, 使得岗位吸引力反而变成了去激励因素。
2.工作责任大、职称职务晋升困难、难以获得专任教师的理解与尊重、工作负担重、管理体制不合理是影响激励效果的主要因素, 只有4%的教学秘书选择了工作环境差作为主要工作困扰。说明在现行条件下, 改变工作环境不至于产生很大的激励作用, 因此, 暂时不必将改善工作环境作为激励机制考虑的因素。
3.经济收入是大部分教学秘书生活中的困扰因素, 说明薪酬水平是一个重要的激励因素。
4.教学秘书认为因工作的时效性和繁杂性而导致教学秘书无暇思考创新是影响教学秘书教学管理水平的重要因素。教学秘书工作的时效性是无法避免的, 所以, 通过制度设置改变教学秘书工作的繁杂性对教学秘书是一个激励因素。
5.工作量与薪酬的关系实际上反映的是教学秘书的公平需求。根据期望理论, 人在工作中付出努力和劳动后, 希望有良好的工作绩效, 并能得到相应的奖励或回报, 除了希望付出的努力能够得到回报, 人们更加希望这种回报是建立在公平的基础之上的。所以, 是否公平也成为影响教学秘书需求内在动机的一个主要因素, 领导层如果想在生存需求方面满足教学秘书, 则一定不可忽视公平。否则, 将产生负面影响。
6.考核原本应该是人力资源管理中的重要内容, 是激励的重要因素。但是, 由于现行考核机制的缺陷, 导致考核没有发挥应有的激励作用, 所以, 考核也应是激励机制中应考虑的问题。
7.教学秘书对培训、进修具有强烈的需求, 因此, 培训是一个激励因素。要想发挥其激励作用, 就应该充分考虑到教学秘书的需要, 在培训内容上使其得到满足。
8.由于教学秘书得不到来自领导和同事的情感关怀, 缺少情感激励, 因而产生了较为强烈的情感需求。所以, 情感激励是一个重要的激励因素。
从问卷调查结果不难看出, 教学秘书队伍其实存在潜在的不稳定性。要保持这支队伍的稳定, 就必须保证对这支队伍进行充分的激励。激励也不能想当然, 只有对教学秘书的需求进行全面的分析, 针对其需求制定激励机制, 才能达到激励的目的。
摘要：本文通过问卷调查法, 对某教学型医药院校二级学院教学秘书的基本情况和可能影响教学秘书激励的岗位吸引力、工作性质、晋升、薪酬、公平需求、培训、考核、情感激励等激励因素进行了验证分析, 提示管理层在对教学秘书这一群体进行激励时所应考虑的因素, 从而有针对性地制定激励机制, 稳定教学秘书队伍。
关键词：教学型大学,教学秘书,激励因素
参考文献
[1]李文斌.高校教学秘书在教学管理中的定位与功能[J].陕西铁路工程职业技术学院学报, 2007, (1) .
秘书专业教学 第8篇
一、秘书职业化的基本背景
随着改革开放的深入推进, 及我国加入WTO后的国际环境, 国内各行业都发生了深刻的变革, 都存在如何与国际接轨、如何学习国际先进经验的课题。世界许多发达国家的秘书职业化已然完成, 而我们才刚刚起步, 所以在秘书的职业和教育发展上就面临着这一课题。目前, 国内对秘书职业化的研究也已不少, 笔者对研究成果进行了简单梳理, 大致呈现在秘书职业化的含义认识、功能作用及其建设三个大的层面。
总体而言, 我国秘书职业化的进程是在稳步推进的, 但略显缓慢。如, 秘书学专业本科独立设置 (1) 才刚刚完成, 而硕博士层次人才培养也在探索之中。另外, 我国教育体系中的职业教育只定位于本科层次以下, 即中、高职 (专) , 对日益发展的社会而言, 无法在人才质量上满足市场的高层次需求, 因而形成了“就业难、招人难”的相悖困境。究其原因, 固然有我国教育体系分类不健全, 没有独立的分层次职业教育体系;更主要的是, 学术型教育“蓬勃”发展, 但始终在培养“过剩”人才, 这类毕业生有学历欠能力, 难以满足用人单位的需求, 特别是现在用人单位“即招即用”的招聘规则, 几乎都没有完整的岗前培训, 这一“培训”只能前移到校内进行。在当前职业教育体系无法瞬时建成的情况下, 我们只能另辟蹊径, 在本科教育中做文章, 进行“适销对路”的人才教育。作为新跻身本科专业的秘书学, 其特点是应用文科, 重在应用上, 而这种“应用”正是针对社会和市场需求的。所以, 我们该如何改进秘书学本科教育, 使毕业生在走向社会时, 就能够实现“即刻上岗, 即刻发挥作用”的目标, 成为摆在本科秘书学教育教学一线的重要任务, 同时也是秘书职业化建设的重要组成部分。
二、秘书教学改进的思路
秘书职业化的特点主要表现在:工作内容职业化, 工作要求标准化, 工作技能专业化, 工作人员职业化 (2) 。高校秘书教学必须认真领会, 并将其贯穿在专业教学中。这就涉及秘书教学内容的优化, 教学方法的改进, 以及秘书市场需求的应对。
笔者认为, 秘书本科教育应属职业教育的范畴, 所以其人才培养的核心应该是“知识+技能+思维”。目前, 我国秘书职业等级主要是人社部的四级鉴定, 一般认为高职高专层次的秘书专业教育以五、四级培养为要, 重在“知识+技能”层次, 而挂靠其他本科专业的秘书方向和刚独立设置的本科秘书学专业教育则应是以三、二级培养为要, 在重视“知识+技能”的同时, 还要进行“思维”的培养, 即“知识+技能+思维”层次。这也是本专科教育的区别, 专科层次强调动手能力, 本科还要重视理论学习, 其实更重要的就是思维的训练与养成, 具体到秘书职业就是秘书思维的训练与养成。
高职高专的秘书专业教育在“知识+技能”的培养模式中, 探索出了许多有益的教学模式, 如项目驱动教学法、案例教学法、情景教学法等。这些都可以为本科秘书专业教育拿来借鉴和运用。同时为应对高层次秘书人才的需求, 本科秘书教育应更加注重“思维”教育, 即从秘书职业化的“工作人员职业化”的特点上推进。
三、秘书教学改进的应对
思路是前提, 是带动具体操作的引擎。因此, 在秘书职业化背景下, 本科秘书学教学需要有应对之策, 即具体操作的内容。
(一) 秘书专业知识的建构与夯实
知识是人类在社会实践和改造客观世界的过程中所获得的经验和认识。秘书知识就是秘书工作者在秘书岗位上从事实践活动所获得的经验和认识的总结与归纳。优秀秘书人才的培养, 首先要通过学习秘书专业知识的渠道来进行, 秘书知识的具体内容比较丰富多样, 不一定能在有限时间内全部做到, 因此, 在教学实践中要做好取舍, 笔者认为建构合理的秘书知识结构是知识学习的第一层次, 也是在校内教学的主要组成部分, 重点体现在课程设置和知识建构上。作为独立本科的秘书学要摆脱过去寄生于其他专业的现象, 首先是完善自身的课程设置, 这一点杨剑宇先生提出了“三三论”, 对课程的设置是一个有益的指导。
课程的设置与知识结构的搭建不能割裂, 有关知识结构, 常德林先生指出了“I、—、T、、米”的循序渐进的知识结构建构法, 这一过程体现了秘书知识的专业性、广阔性、主辅性、系统性、更新性等特点。这种逐步复杂、逐步深化的知识结构构建既是对课程设置、学生学习的指导, 又是对学生毕业后从事秘书工作并不断进行终身学习的指导。
一般而言, 可以进行秘书基础知识 (如公共课、中文类、语言类大课等) 、专业知识 (如秘书学、文档学、公关学、礼仪学等秘书核心类课程) 、拓展知识 (如经管类、财会类、法律类等) 、辅助知识 (如领导科学、信息科学、系统科学等) , 同时还要针对不同行业的秘书进行专门行业知识的补充。因此, 课程的设置、知识的传授与知识的掌握, 要求教师与学生努力配合, 尤其学生要注重夯实知识基础。
(二) 秘书专业技能的提取与训练
应用型文科的秘书专业在职业化的背景下要生存, 就要突出在“应用”、“职”的特点上, 使其能够有旺盛的生命力, 这就需提取出秘书的专业能力, 并针对性训练。这是应对秘书职业化的重要举措, 也是教学实践中难以持久贯彻的一项内容。
一般而言, 我们认为秘书的能力有:基础层次的操作技能, 如各种办公设备的使用, 这一点目前在高职高专中做得较好, 他们都有独立完备的实训室, 配有各种办公设备, 并在实践“能让学生用坏, 不让设备闲坏 (3) ”的实训理念;高阶层次的无形能力, 如公关沟通、组织协调、写作、判断、创新、应变、管理、调研等, 这些能力必须通过一定的项目操作来提升, 这就对秘书的教学提出了更高要求。知识的学习为一个层次, 能力的养成是更高一个层次, 它必须依托于知识的学习。目前现有的应对措施是各种实训教学法 (课程) 的安排, 由于社会现实与教学现状, 这种实训多是校内实训, 笔者认为虽有一定效果, 但未必理想。因为这种办法还停留在虚拟层次、以表演为主, 可喜的是, 有一批企业、社会组织已经意识到“招人难、招合适人更难”的窘境, 开始探索“校企合作”“订单培养”的教学实训模式, 这种方法为秘书人才的培养提供了实践平台, 同时, 也使用人单位不再为难以招到合适人才而发愁。这是一种良性的实训模式。但这种模式的问题与局限在于如何使更多的企业/用人单位愿意并且真正地与学校合作。目前的现状是企业在这个层面的意识还比较淡薄, 不愿进行这笔投入与合作。这需要用人单位的观念改进、学校的积极沟通、以及国家政策面的支持。只有这样才能使秘书职业化的“工作要求标准化、工作技能专业化”的特点与秘书人才的培养, 即学校的教育教学, 有益地结合起来, 提高教学成效, 服务社会。
(三) 秘书专业思维的培养与实践
一般认为, 秘书专业“知识+能力”的教育已能够为社会培养合格的秘书人才, 这是我们大多数人才培养单位形成的认识, 以“教知识”与“练能力”为方法与目的的培养形式。这种观念若放在五、四级秘书培养中可能还可以, 也能应付一些普通用人单位的需求, 但笔者认为, 不论是高职高专层次, 还是普通本科层次, 只进行“知识+能力”的培养只是一种权宜之计, 长远来看对秘书职业, 抑或是对秘书本人 (学生) 都是不利的, 因为这种观念下培养的“产品”基本是“照着办”的思维, 那么要提升秘书人员的自主性与自助性, 应合秘书职业化“工作人员职业化”的特点, 除“照着办”外, 还要学会“接着办”, 变“Work for the boss”为“Work with the boss”, 这样才能体现秘书职业的长远价值, 才能吸引更多的优秀生源加入秘书专业/职业队伍中来。这一方面可以解决就业压力, 另一方面可以促进职业教育的发展及其在社会上的认可度, 更能充分高效地利用教育资源, 而不是培养大量无法直接就业的“人才”, 徒增就业难、招人难的窘相。
因此, 笔者认为在这一层次要强化秘书专业思维的培养与实践。不完全归纳, 笔者认为秘书专业思维包括逻辑思维、全局思维、超越思维、效率思维、多向思维、创造思维、亲近思维等, 当然可以根据实际进行补充。若说秘书知识与能力是秘书人员的“器”的话, 笔者认为秘书思维是秘书人员的“魂”, 因为这种“魂”可以指导我们去解决未曾遇到过的难题, 它是一种创造性的工作, 也是对秘书人员价值的一种高度肯定。
这些秘书专业思维的培养与实践必须贯穿在秘书知识的讲授与秘书能力的实训过程中, 教师要做秘书思维的引导者、启发者, 不能离开知识与能力谈思维, 空谈思维就不能体现秘书职业的特点、秘书专业的要求。
秘书“知识+技能+思维”三者的结合, 可以通过完整的课程设计、实际的专业实训、现实的岗位实践来完成。如在项目驱动教学中要明确知识要点、能力目标、思维取向三项内容, 使学习者学有所获、获有所练、练有所思、思有所成、成有所值。这样的教学设计与完成是需要一个教学团队和时间单元的, 笔者建议秘书教学一线教师可以建立教学资源数据库, 将各自认为有意义有价值的视频、图片、文字等资料经过自行编辑, 留取最有教学价值的部分进行资源共享;教学时间可以打破传统的45/90分钟的限制, 采用弹性课时制, 这点在国内高校尤其是公办高校中可能困难较大, 因为牵涉到监督和工作评定的因素, 但只要教师争取和自身作则, 应该还是可以达到的。这样的设计与教学主要是想达成“知识-能力-思维”的统一的“教学—实训—总结”的专业教学目标, 形成应用文科的教学特色, 为我国职业教育体系的完善提供参考。
总之, 秘书职业化的特色在于“职”, 应用文科的生命在于“应用”, 应对秘书职业化的时代趋势, 秘书专业的教学必须融入职业化的特点, 在教学与育人的过程中体现“职”的特色。让秘书的职业教育在我国的高等教育体系中越走越宽, 越走越有魅力。
摘要：我国的秘书职业化仍处在探索发展中, 总体呈稳步推进、略显缓慢的态势。究其原因, 既有人们观念的束缚, 也有国家政策面和教育体系设计的制约。在全球化浪潮中, 学习、借鉴并发展我国秘书学和秘书职业, 培育适合社会与市场发展需求的秘书人才, 解决学校教育与实际需求的脱节状态, 必须认真思索职业教育体系的设计和教育教学实践的改革。以秘书教育为例, 在目前秘书职业化背景下, 高校秘书教育教学要进行“知识+技能+思维”的创造性教学实践。
关键词：秘书教学改革,秘书职业化,职业教育
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高校教学秘书问题分析 第9篇
关键词：高校,教学秘书,岗位
引言
高校教学秘书在高校日常教学管理中地位十分重要。但目前高校教学秘书的岗位存在一定问题, 这影响了他们的职业发展, 影响了工作积极性, 也在一定程度上影响了高等教育教学质量, 因此对这个问题进行研究从理论上可以丰富高等教育的相关理论, 在实践中可以为改革高校教学秘书岗位设置提供参考, 是有着一定理论和实践意义的。
学术界对高校教学秘书问题的研究较少, 这不利于高校教学秘书的职业发展, 本文从高校教学秘书的作用、要求、存在的问题及改革发展方向对高校教学秘书问题进行初步的探讨, 提出了相关建议, 希望能对高校教学秘书的研究提供些许贡献。
一、高校教学秘书在高校工作中主要作用
看似简单不起眼儿实则费时且重要的上传下达工作。教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定, 掌握了解并及时地、完整地传达给系部各教研室、各位教师以及系部学生, 使教学工作井然有序。比如, 学校教学任务落实, 学校调、听课的通知, 学校教学检查的通知, 学生选课通知, 英语四六级考试通知, 补考、重修学习考试通知, 期中、期末考试安排等, 都必须及时地通知到教师和学生。学校教务处与教师、学生更有一定的“距离”, 领导者与被领导者, 决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务, 就要由教学秘书来完成。比如, 教师对学校和学院各类通知的疑问, 学生对任课老师讲课的意见等, 教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理, 按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导, 以备各级领导采取有效的措施和相应的对策, 解决实际问题。而高校相对松散的上班形式及庞大的教师、学生人数给这一貌似简单的工作增加了不小的难度。
繁重的日常教学管理工作。教师方面:专业教学计划, 教学、实验大纲, 专业教学计划调整, 教学任务安排, 教师课表, 教学日历, 调、停课, 考试、考查安排, 教师各学期考试试卷收集, 教师工作量统计, 教师课堂教学质量评估, 教师教学奖申报与审批, 教师获取奖励与处分的材料等。学生方面:专业分流;选课组织;教材征订;学生各学期考试试卷整理、归档;补考、重修考试;学籍异动材料;学籍处理统计;学生获奖材料;学生处分材料;毕业生资格审查;毕业生电子学籍;毕业论文整理、归档;毕业重修统计;毕业生质量调查;实习教育等大量重要的工作需要高校教学秘书又好又快地完成;其完成质量的好坏紧密联系着高校教学质量的好坏。
教学档案资料的规整与建设。档案资料主要有五类。第一, 教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息, 可为学院领导搞好教学管理提供基本依据, 保证教学管理顺利进行。第二, 教学日历、教学进度表、教学课表等, 为学院领导提供日常教学信息, 便于安排听课等教学检查督导活动。第三, 学生名册、学生档案、学生成绩表等, 为学院领导和教师提供学生的全部资料, 以使教师在教学中全面地掌握学生的情况, 更有效地因材施教、教书育人。第四, 过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等等, 作为资料参考和本科教学评估的原始资料。第五, 学院各部门下发的文件及颁布的规章制度。针对这些种类繁多且数量庞大的教学行政档案资料要进行分类汇编, 并建立电子目录索引以提高查询效率, 从而确保教学运行中档案资料的支持保证。
做好细致入微的日常行政管理工作。包括:每日的信件报刊更新、整理、发放工作;每周系部党政联席会议、全体教师会议的会务准备及会议纪要工作;每月定期的工资单领取发放工作及系部考勤表汇总上报工作;系部的会计出纳工作;各类讲座、会议的会务及材料收集工作;分担系领导部分案头工作;代表系部形象接待各类人员等。
以上看似只针对某一人, 某一方面, 但要想做好每一件事, 都要从方方面面进行沟通、协调。
二、高校教学秘书岗位的要求
高校教学秘书的基本工作职责充分说明了教学秘书这一岗位的重要性。要使教学秘书能够保质保量完成好上述繁重的基本工作, 从事教学秘书岗位的人员必须达到以下要求。
教学秘书的工作态度必须积极主动。积极主动, 就是积极的工作态度下的一种工作愿望, 催发一种工作激情, 激荡一种工作热情, 延续一种工作感情, 是人生态度、价值观念等大脑干细胞中催生的一种良性品质, 是曾经长期受到外界环境的刺激和锤炼而滋生的由内而外的非自发而自觉的优良品质。想提高效率, 提升工作能力, 就要学会拓展自己的工作思路, 时时刻刻居安思危, 带着恐惧前行, 只有这样, 才能真正做好了教学秘书这份工作。其实, 谁都不可能全知全能, 要学着不断摸索着前进。教学秘书岗位的工作量大、工作面众多、工作压力重, 只有保持积极主动的工作态度才能保证不被拖垮, 才能做好教学秘书的工作。
教学秘书的工作作风必须严谨仔细, 工作方式需要条理清晰、层次分明。教学秘书的工作具有“杂”、“散”、“急”的特点:“杂”体现在工作内容众多, 这不是单纯的数量上的众多, 更是种类上的繁多;“散”体现在工作对象的多样性, 上有学校各职能部门, 下要面对系部各教研室、所有教师辅导员及所有学生;“急”体现在工作时效性强, 尤其在“杂”、“散”特点的影响下更是突出。针对这些工作特点, 教学秘书必须首先要具备把“杂”、“散”的工作进行有层次、有条理地分解安排的能力, 其次在“急”的特点进行各项工作时需要具备静心仔细地开展的素质, 只有这样, 才能把所有繁重的工作处理好, 达到事半功倍的效果, 对提升自身的工作积极性也起着重要的作用。
如今是信息社会, 信息处理越发重要, 随着计算机的普及, 信息技术得到飞速发展, 各高校已基本实现办公自动化、现代化。而教学改革的不断深入, 教学内容、教学方法、教学手段的改变要求教学管理也要随之改变, 对办公方式的要求也越来越高, 逐渐从原始的纸质作业、手工作业过渡到现代化办公。现代化办公设备和信息化的管理软件对教学秘书工作提出了更高的要求, 作为现代高校的教学秘书, 必须与时俱进, 具备操作现代化办公设备的能力与技术, 这是提高工作质量和效率的必要条件。只有不断学习信息科学知识, 不断提高计算机操作水平和网络技术, 不断提高管理水平才能跟上时代的步伐, 才能提高工作效率。
三、教学秘书岗位存在的问题
随着现代教育发展过程中, 高等学校教务管理工作越来越受到人们的重视。[1]而教学秘书与教务管理工作联系越发紧密, 教学秘书岗位发展过程中的问题对教务管理工作产生影响, 甚至影响到整个高校教学工作的质量。其具体表现如下:
教学秘书的整体素质有提升的空间。教学秘书工作人员的专业性不强, 大多非文秘专业科班出身, 80%~90%的教学秘书与原来所学习的专业或所从事的工作专业完全不一致, 这严重影响了教学秘书作用的发挥[2]。从业者的学历参差不齐, 有中专、大专、本科、研究生、还有部分年轻博士兼职着, 从而教学秘书整体学历在高校中处在一个较低的位置。教学秘书的知识更新不够, 加之每天忙于具体事务, 很少有机会进修、外出参观学习, 制约了管理能力的提高。高级职称所占比例少, 中级和初级职称占有相当大的比例, 职称偏低现象决定着教学秘书队伍很难更好地履行职责[3]。
教学秘书岗位的责权不分。教学秘书的主要职责是协助学校教务部门和院 (系) 主管教学的领导进行常规的教学管理工作。教学秘书是教学工作的执行者和管理者, 但大部分高校及教师只认为教学秘书是执行者, 尚未意识到现阶段的教学秘书更是管理者。教学秘书承担的责任大, 但没有相应的管理权力, 出现了权责分离的现象, 只是一味地工作而不能具体地管理, 使得一些工作难以到位。
与承担的工作和责任相比, 教学秘书岗位的各方面定位偏低。教学秘书鲜有机会被提升, 没有明确的晋升发展规划, 这是教学秘书的普遍状况, 导致了教学秘书的发展前景缺乏稳定性和确定性。在现代组织体制中, 每一个固定的职位都有确定的晋升途径是职位设定的必要条件, 而教学秘书职位仍然缺乏这种设定, 这是非常不合理的制度问题。教学秘书的收入及待遇难以和教师、科研人员相比, 和其他行政管理人员相比也不高, 是院系中待遇最低的人员。大部分高校没有确立教学秘书基层管理者的地位, 多数教师也忽略了基层管理的重要性。以上这些造成了许多教学秘书每天按部就班, 被动地执行上级的决策, 遵循“多一事不如少一事”的工作原则, 以完成任务、不出问题为最大满足, 从而抑制了教学管理向高效优质的管理与服务的发展。
四、高校教学秘书的改革方向
中国的高等教育已经进入大众化教育阶段, 随着学校招生人数的不断增加和办学规模的不断扩大, 高等院校普遍实行两级管理模式, 学校的教学管理重心下移, 原来由学校教务处承担的教学管理工作下移到各个二级院 (系) 。由此以来, 二级学院教学秘书承担的日常教学管理事务成倍增加, 且管理内容更加复杂, 促使高校教学秘书的工作更上一个层次, 对提高高校教学管理水平起着重要的作用, 必须对高校教学秘书现存的问题进行改革。
随着高校教学秘书工作量的成倍增长, 要想从容应对, 工作方法很重要。如何将工作分解而不是简单下放, 如何将责任分摊而不是简单推托, 如何使合作者工作便利、使自己工作方便, 如何使工作便于操作、简单易行, 一套有效、可行的管理办法必不可少。而更为重要的是需要完善高校教学秘书职能设定, 确定合理的职责范围。目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同, 造成高校教学秘书的工作职能缺乏清晰的定位。部分院校笼统地将教学秘书纳入行政人员之中, 使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而是杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大, 工作压力过重, 从而降低了实际的教学管理质量。为了保证教学管理的质量, 必须制定明确的教学秘书职能。现代专业分工的基本要求决定了, 要想提升教学秘书工作的质量, 必须保证其工作的职能的明确和合理性。
随着高校教学秘书工作范围的不断扩大决定了他要每时每刻与各部门打交道, 在与人相处的过程中, 沟通协调的能力就显得尤为重要, 要多站在对方的立场上考虑问题, 在工作中不但要处理好与上级的关系, 更要加强与教师、辅导员及其他众多部门同事的交流, 在理解中寻求支持, 从而不断地提高工作效率。在这过程中, 控制好情绪, 不断提高涵养、提高服务意识是值得推荐的有效方法。高校教学秘书必须努力做到这一项, 使工作事半功倍。
随着高校教学秘书的工作量几何级增长, 工作难度逐级提高, 相应的待遇也应该随着改善。目前高校教学秘书的待遇偏低, 与高校中其他岗位人员的待遇差距较大。与目前不断发展的工作要求不相符, 大大降低了高校教学秘书的工作热情, 不利于高校教学管理发展。首先要明确高校教学秘书的晋升方向, 为其指明努力的方向, 不至于使其产生工作倦怠感并且缺乏稳定性和确定性;其次, 建立合理的工作考核机制, 提高教学秘书的基本待遇。通过合理的工作考核机制, 反映出教学秘书工作的实际业绩, 并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起, 逐步提高教学秘书的实际待遇。
教学秘书要具备创新精神和改革意识, 寻找工作新的突破口, 将各个领域的新思路、新方法、新技术运用到教学管理中去。这不但是工作方法的创新, 更是工作思想的创新。只有不断的改革与创新, 不断的学习与进步, 才能跟上时代的发展;只有不断的创造性的开展工作、解决问题, 工作才能再上一个台阶, 才是真正的做好本职工作。
参考文献
[1]郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其基本素质[J].吉林工程技术师范学院学报:教育研究版, 2003, (4) :15-17.
[2]沈腊梅.中国高校教学秘书队伍存在的问题及对策分析[J].无锡商业职业技术学院学报, 2006, (4) :48-49.
浅析高校教学秘书工作 第10篇
关键词：教学秘书,素质,管理
一、教学秘书的重要作用
教学秘书是院 (系) 教学管理的基层管理者, 作为承担着学校教学管理重任的人员之一, 在学校的教学工作及教学改革工作中起着不可忽视的作用。教学秘书的工作繁杂, 头绪多, 时间紧, 要求高, 从协助主管领导组织有关人员制定各专业教学计划和各类课的教学大纲, 到根据教学计划编制学期的教学任务;协助主管领导统筹安排任课教师和排课;从课程安排到工作量统计;从开学到期末的日常教学检查;学生从入学到毕业的成绩、学籍档案、试卷、重修与补考、毕业设计 (论文) 等。教学的每个环节, 都有教学秘书的参与和实施。教学的日常工作, 无一不与教学秘书有关。其中任何一个环节出了差错, 都会影响教学活动。
二、提高教学秘书素质的必要性
学校的教学管理不同于其它的行政管理, 是一个多层次复杂的管理系统。学校的教学管理不仅需要高层管理干部制定教学方针、政策、规章制度, 而且需要基层教学管理人员配合, 具体地贯彻、落实。这就要求教学管理队伍不仅要有层次高、能力强的领导干部, 也要有高素质的具体工作人员, 高层次、高水平的教学管理干部是衡量一个学校教学管理水平高低的标志, 而一般教学管理人员尤其是作为在教务处、院 (系) 之间的纽带;作为领导、教师、学生之间的桥梁的教学秘书的素质高低、能力大小是学校教学管理工作如期进行, 出色完成、创造性开展工作的保证。作为基层教学管理者的教学秘书, 如果在管理环节中能有条不紊、合理安排每个环节的教学工作, 能科学的提高管理效率, 能在管理环节的过程中摸索出一套适合现代管理理念和管理方法, 这就要求教学管理人员具有强烈的学习意识、竞争意识、责任意识、服务意识, 以及质量意识和法律意识。因此, 在当今高校规模日益壮大, 教学改革进一步深化的形势下, 如何做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要, 提高教学秘书的素质是非常必要的, 也是必然的工作。
三、关于做好教学秘书的几点思考
1.提高政治素质
政治素质是教学秘书工作成绩的重要前提, 没有全面正确的政治素质, 教学秘书工作就会迷失方向。教学秘书的工作主要是服务性工作, 很多是琐碎的, 任务繁重, 头绪多, 牵涉面广。有时任务急, 不得不加班, 甚至连节假日也不能休息, 需要经常加班才能完成。因此, 教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神, 如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神, 是绝对做不好秘书工作的。作为教学管理具体执行者的教学秘书要把坚定正确的政治方向放在第一位, 要有高度的思想政治觉悟, 一丝不苟和分秒必争的工作作风, 具有现代价值观, 有追求社会效益的愿望和强烈的集体成就感, 从而出色地完成各项教务管理工作, 真正担负起管理育人、服务育人的重任。
2.提高业务素质
教学秘书要想成为一个得力的助手, 必须提高自己的业务素质, 做好教学管理后勤工作, 才能保证教学工作的顺利进行。
(1) 要有宽广的科学文化知识
教学秘书应具备秘书学、行政管理学、公共关系学、文学、心理学等人文社科基本知识, 它是承担教学管理的基础;还必须具备较为出色的专业能力:专业基础知识主要包括文秘知识、高等学校教育管理学基本原理、档案管理知识、教学计划的制定原理、课程表的合理编排等知识。教学秘书只有掌握了这些, 才能不断摸索和总结出教学管理工作的规律, 形成自己的管理经验、见解和思想, 才能提升教学管理水平, 从而更好地为教学服务, 实现其职能;专业技能知识主要是计算机多媒体和网络技术知识, 随着信息技术的快速发展, 基于计算机多媒体和网络的现代教育技术已普遍应用于高校管理, 教学秘书要与时俱进, 努力学习掌握现代化办公设备和手段, 适应管理工作现代化的客观要求, 提高工作效率和水平;教育评估知识即必须掌握各种评估体系, 如教育部本科教学水平的评估原则和方针, 教学秘书是教学评估的对象或要素之一, 所以要熟悉《普通高等学校本科教学工作水平评估的指标体系》, 熟悉评估程序和主要环节及基本要求, 成为“迎评”的业务骨干。
(2) 要有较强的工作能力
教学秘书要具有较强的组织能力、协调能力和解决问题的能力。要善于化解矛盾, 办事有条不紊, 有计划性, 追求效率, 忙而不乱。在日常的教学管理中, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾, 融洽关系, 统一认识和行动, 保持良好的教学秩序, 取得较好的教学效果。教学秘书要有一定的写作能力和表达能力。教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如教学通知、教学事务报告、申请、记录等, 所以就要有一定的写作能力。在调整课表、考试管理、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商, 贯彻领导的教学决策, 传达师生对教学的建议, 在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中, 做到简明扼要、语言得体、表达清楚, 应有良好的语言表达能力。能细致全面地考虑问题;能果断、及时地处理问题, 自信而不自持自傲。要有较强的观察能力、分析能力, 善于将高校管理实践中积累的经验升华到理论的高度, 去伪存真、去粗取精、由表及里, 找出规律, 在提高管理水平的同时, 提高自己的科研能力, 对有关问题进行研究和探索, 最大限度地调动和发挥自己的潜力, 以取得最佳的工作效果。
(3) 强化现代管理意识
创新是一个民族的灵魂, 也是学校的灵魂。创新是学校兴旺发达的不竭动力, 教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势。解放思想, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法, 不断创新, 与时俱进, 在工作中发挥主动性、积极性和创造性。只有具备较强的创新能力, 才能适应知识经济时代的发展需要, 才能推动教学管理工作。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者, 又是各项教学活动的组织者、安排者。因此, 教学秘书要具有创新精神, 能敏锐地接受新事物、发现新问题, 具有较强的判断力和洞察力, 有较强的应变能力和适应性。只有这样, 才能使我们的教学管理保持旺盛的生命力。教学秘书还要善于利用多渠道、高效率的接受信息、转换信息和利用信息, 建立从上到下的多种联系, 取得相互之间的支持、帮助与协作, 从而强化管理意识。
参考文献
[1]洪璋.高校教务管理队伍建设的探讨[J].福建农林大学学报, 2002, 5 (4) :85-87.
[2]朱烈.提高教学秘书的素质, 改善教学管理质量[J].教育研究, 2008, (2) .
浅析高校教学管理中的教学秘书 第11篇
[关键词]高校院系；教学秘书；工作职能
高校作为一个特殊的社会组织，逐步形成了具有特色的院系运行机制，是直接面向教学第一线的教学单位，而教学秘书恰是高校教学管理基层中的管理者和执行者，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。
一、高校教学秘书
教学秘书是系主任、副系主任教学管理工作的助手，是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。
二、高校教学秘书工作的特点
1.有政策指令和教学计划的执行性
教学秘书为高校最基层的教学管理者，工作的特点既具有政策指令的执行性，严格把握政策范围与尺度，落实传达好领导布置的各项工作及相关文件精神，确保教学目标能够得以顺利实施，同时兼顾维护教学秩序正常运转的职责。
2.有行政和教学管理的协调性
就院系发展的最初阶段，高校教学秘书既要做教学管理工作，上至学校的各个职能部门，下至教师和学生，都需要与他们沟通与之协调，可见其协调作用是多层面、全方位、综合性的。
3.奉献与服务性
教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，使教学秘书的服务对象有了特殊性，决定了教学秘书的工作必须建立在真心实意服务的基础上，全心全意为教师和学生服务。
4.时效性和繁杂性
教学秘书工作的时效性主要表现在很多的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，寻求效率，注重资源的整合，争取教学资源的有效配置和教学效应的最大程度的发挥。
教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大，又有一些突发性的教学情况要处理，工作重、责任大。且工作的内容范围涉及到学校教学管理工作的各个方面，既繁琐又复杂，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。
5.灵活性
教学秘书主要协助系领导管理全院教学工作，院系领导，在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，需根据当时的情况，在不违背原则的情况下做些灵活处理。
三、教学秘书工作职责
1.上令下达，要求及时准确
教学秘书要将学校有关部门的各类文件及通知，视情况，原原本本传达给系领导、教师或学生，促使教学工作井然有序进行。
2.下情上报，要求客观公正
院系领导基本上都是双肩挑，工作忙，教学、科研任务繁重， 教师与学生、领导与教师之间的信息传递与交流，更多的由教学秘书来完成。因此，教学秘书在汇报信息时，一定要客观公正，实事求是，切不可歪曲事实，胡乱捏造。
3.配合系领导处理日常工作，维护教学有序进行
开学初，做好开学前的一切准备工作，开学时，协助系领导检查教师出勤、教师的备课等，学期期中协助系领导及进行期中教学质量检查、调研，收集学生对教学方面的意见，供系领导决策。
4.教学常规管理
教学管理均是围绕着教学活动进行的，实在且繁杂，运行过程中不能出现遗漏和差错，常规教学管理主要有如下几个方面：教师教学：专业教学计划；教学、实验大纲；教学任务安排；教师课表；调、停课；考试、考查安排；各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师科研项目申报；教师获奖统计等。学生学习：新生名单；选修课组织；教材征订；学生课程表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试安排；等级考试；学生期末成绩；学籍异动；学籍处理；学籍档案，学籍复查；毕业生资格审查；毕业生电子学籍；实习安排；专升本考试等。其余方面：专业建设；精品课程建设；教学、实验改革项目；教学成果奖申报与审批；申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录；期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统等。
5.档案管理
档案管理可大致分为六类，第一，专业教学计划、课程授课计划、课程教学大纲、教师教学工作量等，保证教学管理顺利进行。第二，教学进度表、班级课程表、教师课程表等，有利于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生成绩、导师制学生分组等，方便教师在教学中掌握学生的实际情况，真正有效地搞好教学。第四，考过的试卷、实习材料、学生教材征订等，为本科教学评估的原始资料。第五，教师聘任协议书、教师岗位设置、课时统计、津贴发放等，为教师今后评职称及核对情况留底。第六，建立教师业务档案，内含教师基本情况，如毕业证书、职称证、教师资格证、科研项目、论文、获奖复印件等。
四、高校教学管理教学秘书应具有的能力
1.有专业知识素质
专业知识是教学秘书必须具备的素质。不仅要具有自己本职工作的专业知识，同时还要掌握服务对象，从中提取有用的信息加以处理，以适应工作需要。
2.有一定的组织能力
教务秘书经常要组织一些教学辅助活动，如组织各教学信息员座谈会，安排教师会议等，这就要求教务秘书要善于把握时机，按时按量的完成预期工作。
3.有一定的表达能力
教务秘书应具有良好的书面表达能力，如起草清晰、简明的通知，整理材料写出概括、严谨的报告等。
4.有一定的应变能力
教学管理不是一成不变的，时代在发展，社会在进步，就需要适时调整管理模式，不断更新管理方法，以求达到平衡，从中表现出较高的管理机智。
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五、教学秘书应具备的意识
1.学习意识
高校教学秘书，应具有学习意识，养成不断学习的习惯，这样才能使自身的综合素质得到不断提高，当今信息瞬息万变、知识更新快、竞争激烈，唯有不断地吸收新知识，才不会落伍，才能适应、生存于现代的知识社会，才能提高自身的业务水平。
2.责任意识
有人曾说过：“责任具有至高无上的价值，它是一种伟大的品格，在所有价值中它处于最高的位置。这就需要把岗位作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力践行“干一行，爱一行，精一行”认真做好每一项工作，真正担负起管理育人、服务育人的重任。
3.服务意识
教学秘书在教学管理中扮演着协调者与沟通者的角色，是各部门间开展教学活动的桥梁和纽带，总是以围绕为领导服务，为老师服务，为学生服务进行的，只有将服务作为基本职能，真正理解工作的意义，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去，才能真正做好此项工作。
4.质量意识
随着我国高等教育规模快速发展，师生规模越来越大，教学质量俨然已经成为学校的生命线，管理质量是保证教学质量的基础。只有将管理同服务水平有机结合起来，才能处理好教与学中遇到的问题，真正实现教学管理的职能。
5.法律意识
教学秘书在教学管理过程中承担着起草相关文件和方案的任务，所以需要有一定的法律常识，把强化法规观念的学习，变成工作渴求和自觉行动。教学秘书在教学管理中处于重要的位置，能接触到很多重要的文件，掌握着许多教师和学生的个人信息，若信息利用不当，就会给工作带来损失，甚至会产生法律纠纷。
六、教学秘书工作现状
1.工作职责范围不明确
教学秘书工作职责范围广，院系领导多，完成领导临时布置的工作的任务基本上落到了教学秘书身上。经常身处自己手头的工作还没完成，那边又要完成领导指派的其他工作的紧张局面之中。这样就导致教学秘书天天忙乱不堪。
2.工作地位不受重视
在很多教师和学生眼中，教学秘书的工作就是简单的、重复性的劳动。许多人普遍认为教学秘书工作就是“打个表，画个格，跑个腿，学个舌”。几句话只是概括了教学秘书工作的表象，表象背后所付出的劳动和辛苦却被许多同事和学生所忽视，所以教学秘书的工作地位也常常得不到重视。
3.学校扩招，工作强度大
近些年，随着高校的不断扩招，学生数量迅速增长，教学秘书的工作量也随之增加，各种资料的归档、考试安排、等一系列工作都相应地翻倍。教学秘书成了学院里面最忙的人，时常要加班才能完成工作任务。
4.教学管理知识欠缺
教学秘属于教学管理工作的组织者和执行者，要很好地履行自己的职责，顺利完成工作任务，而目新参加工作就来担任教学秘书的占很大比例，他们不熟悉本学院的专业和教学情况，对教学管理和组织工作缺乏经验和知识，使本来就繁重的工作面临更大的困难和挑战。
七、结语
高校教学秘书工作是高校教学管理工作的基础和关键，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。因此，无论是为谁服务，都应以诚相待，表现出良好的素养、优秀的品质、诚实的态度和干练的作风。
作者简介：陆玉发（1983-11），男，彝族，云南楚雄，物理学，本科，普洱学院理工学院。
教学秘书如何安排期末考试 第12篇
关键词：考试,安排,严谨,科学
考试是教学活动中的重要环节, 是评价学生学习成绩和考核教师教学效果的重要手段。期末考试工作牵扯到学校的很多部门以及授课教师和学生, 是一项综合性的工程。而处于这项工程枢纽位置的是学院的教学秘书, 他需要综合各种信息, 具体参与和实施期末考试工作的各项安排。那么教学秘书如何周密安排期末考试呢?
做好诚信教育, 提高学生的道德准则
考风建设是高等学校教风、学风建设的基础和关键。《礼记·大学》云:“大学之道, 在明明德, 在亲民, 在止于至善。”这就是说, 尽管我们今天通常把大学目标定位为培养专业技术人员, 比如说培养医生、律师、工程师, 但是在这之上其实还有一个更高目标, 就是大学作为一个文化和道德的源泉, 还有转移社会风气、承担社会责任, 培养未来社会的领袖人物这样一个目标, 就是高于具体实用人才的目标。在考试之前, 要广泛宣传考试的严肃性, 提倡诚信, 杜绝作弊。在考场内外张贴诚信宣传材料, 让学生了解到:诚信是人生财富的第一品质, 是做人的根本。在教育的同时, 还要加大处罚力度, 严格履行考试作弊处罚机制和考试事故责任追究机制。让想作弊的学生知道:损失人格最重要的因素———诚信来换取片刻虚伪的满足不值得!
建立期末考试工作机构, 强化责任意识
报请学院领导批准, 分别成立期末考试领导小组、考务组、纪检组、阅卷组等机构, 各小组分工明确, 责任到人, 对考试工作的各个环节静心组织、严格把关, 坚决按照学校的有关规定处理各项考试事宜, 让每个参与考试的工作人员明确理解“考试无小事”, 制定应急措施, 对外公布监督电话, 确保考试工作顺利完成。
收集、分析、处理各种与考试有关的信息
考试安排是一项复杂的工作, 牵扯到很多数据, 只有收集整理了准确的信息, 才有可能安排好以后的工作。一般需要收集的信息有:考试班级的学生人数、考试课程名称、授课教师的情况、可以安排考场的教室容量、重修学生名单等, 将这些信息分门别类的整理好, 为考场安排做好准备工作。
做好期末考试的考场安排
考场安排是一项复杂的工作, 是将考试班级信息、考试课程信息、教室容量信息和监场人员信息综合在一起形成的教学文件, 需要教学秘书具有清晰的工作思路, 严肃认真的工作态度和熟练的信息处理能力。按照学校教务处的统一部署, 首先做通识课的考试安排, 安排时一定注意考试课程、考试时间和全校同步, 否则会造成泄题事故。专业课考试一般按年级、课程分段安排。在安排时一定注意教室容量, 确保考生单人单桌。对于重修学生考场安排, 根据学生人数, 安插在有空余容量的教室里面。监考教师安排应该注意男女教师的搭配, 以便处理考场中出现的特殊情况。考场一般不要太大, 特别需要注意地点和时间是否冲突, 预留教室和监考老师, 以应对临时出现的情况。在编排好考场安排后, 一定要反复核对, 并在网站和公示栏公布, 让学生确认考试课程是否遗漏, 考试时间是否冲突, 确保万无一失。
做好试卷的保密工作
试卷安全保密管理是考试质量保证体系中的一个极其重要的环节。从授课教师命题开始, 到试卷批阅完毕, 这中间的每个环节都需要严格保密, 确保考试工作的严肃性。试题的电子版要加密, 然后存放在移动硬盘或刻录成光盘。试卷保存在有防盗措施的房间, 专人负责。试卷分发也要在保密的环境下进行, 无关人员一律拒绝入内。教学秘书设计好试卷交接的表格, 以便在考试过程中经办人填写试卷数量、签名等信息, 确保准确无误。
设立阅卷室
按学校统一布置, 安排统一时间和地点进行阅卷工作, 期间试卷不能离开阅卷室。每个阅卷室要指定专人负责, 为阅卷教师提供必要的服务和监督。阅卷室门上张贴禁止无关人员入内的提示, 使阅卷在安静的环境下进行。阅卷完毕后要及时将试卷归档, 避免试卷遗失, 尤其注意重修试卷单独装订。
态度决定一切, 只要教学秘书严肃认真地对待期末考试工作, 尽心尽职, 不辞劳苦, 精益求精, 相信一定可以圆满完成期末考试工作的。
参考文献
[1]陈静静.《考试作弊问题的网上讨论与评析》.《法制视野》.2009年第4期.第161页.