质量文档范文（精选9篇）
质量文档 第1篇
建立误差文档 (Error Profile) 是国外控制、改进调查过程质量与统计数据质量的重要方法之一。自从Brooks和Bailar提出误差文档思想以来, 美国、意大利、瑞典等国的统计调查中都有误差文档的应用, 国内已有学者进行理论研究借鉴 (傅德印, 2000a) 。然而, 误差文档有其局限性, 一项完善的误差文档不仅要罗列出全部潜在的调查误差来源, 而且能够区分每个调查阶段的误差影响, 其建立是一个长期的过程;但调查的时效性要求迅速了解质量信息, 这与建立误差文档的长期性形成矛盾。因此, 国外的研究由误差文档发展到在调查质量管理中建立相关质量文档。
调查质量文档是调查实践与经验的记录, 经提炼所形成的一系列质量文件统称, 可以在调查事前、事中或事后形成, 是统计调查质量的重要凭证。目前, 国外统计机构主要是有针对性地建立单项质量文档。作为调查质量管理的经验总结, 质量文档不失为预防调查质量缺陷、控制调查质量的新思路。
然而, 统计调查作为一项完整的数据生产过程, 就需要建立“统计调查质量管理体系 (傅德印, 2000b) ”, 对统计调查进行全面质量管理。因此, 以质量文档为要素, 进一步构建“统计调查质量文档体系”, 有利于向调查工作者及数据用户提供有关调查过程、调查方法与调查结果完整、全面的信息;为统计调查质量的控制、评估、保证与改进提供系统性依据。
目前, 关于质量文档体系的研究还不多见。因此, 本文根据统计调查质量短期与长期需要, 提出构建“统计调查质量文档体系”的思路。并借鉴国外统计数据质量管理经验, 对质量文档体系中的元素进行阐述。最后, 结合我国调查实践, 对构建我国统计调查质量文档体系提出思考。
二、调查质量文档体系的构建思路
(一) 调查质量文档体系的构建逻辑
调查质量文档形式多样, 零散存在于统计机构的统计调查质量研究报告中。以统计调查过程为导向, 对质量文档进行梳理, 可将其分为3个层次:
1. 就调查过程本身而言, 按照调查过程先后顺序, 形成调查过程文档。
包括调查计划文档、调查管理文档、质量报告文档。这些文档是对一项调查过程本身的描述和概括。
2. 在调查过程文档的基础上, 提炼调查过程经验, 形成调查指导性文档。
按照调查经验可靠程度, 分为当前最优实践文档、质量标准与指南、误差文档。这些文档是调查实践经验的归纳总结, 用以指导调查实践。
3. 对统计调查工作进一步提炼, 将质量上升为
统计工作规范、统计人员工作价值取向等统计工作技术因素以外的约束性文档。这里主要指统计机构道德规范。
将这些质量文档作为要素, 形成统计调查质量文档体系如图1所示。
图1所示的关系中, 调查质量文档体系中各个要素具有不同的作用与地位:首先, 调查过程文档是对调查过程的如实记录, 用以发现明显质量缺陷, 防止质量问题进一步蔓延;作为调查质量的重要凭证, 调查过程文档也是形成调查指导性文档的基础。其次, 调查指导性文档是调查过程的经验总结与认识升华, 用以指导调查执行过程, 调查过程质量的一般定义是“符合标准” (黄恒君、傅德印, 2009) 。因此, 调查指导性文档是统计机构调查质量的重要标志。最后, 将调查质量抽象为非技术因素, 作为调查外部约束条件。这些约束条件很多, 易于形成文件的是统计机构道德规范, 用以控制人为因素的非技术影响。
(二) 调查质量文档体系构建的意义
需要指出的是, 上述质量文档不是独立形成的, 也不是固定不变的, 它们相互制约, 循环改进, 形成“统计调查质量文档体系”, 并归入统计调查质量环, 有利于调查质量的保证和进一步提高。
首先, 对于调查过程而言, 依据调查质量文档体系可以建立一套完善的调查质量评估、控制程序: (1) 对调查过程的如实记录, 易于对调查质量问题做出迅速反应, 避免问题进一步蔓延, 也易于总结调查过程中的经验, 形成调查指导性文件。 (2) 调查指导性文件分为当前最优实践文档、质量标准与指南和误差文档, 根据经验的可靠性不同, 形成时间也有所差异, 分别对应于调查质量控制的短期、中期与长期需求。 (3) 统计机构道德规范的引入, 则在调查过程中减少了人为因素对调查质量的干扰。
其次, 对于调查参与主体而言, 调查质量文档体系对调查工作者以及数据用户都有益处: (1) 质量文档体系可以对调查过程存在的问题进行更清晰的分析, 便于修订及改进;也可以用于统计数据生产过程中的人员培训, 以及调查质量研究活动, 为调查质量的进一步研究、分析和改进提供基础。 (2) 通过质量文档体系形成有关的完整质量文件, 可以向用户指明误差的效果、质量问题以及对特定用户的影响, 有助于用户合理开发和利用数据, 并恰当评价调查质量。
三、基于国外经验审视的调查质量文档体系要素框架
上述关于调查质量文档体系要素构成的思考并非凭空构想。在国外统计数据质量管理实践中, 可以找到相关要素原型。为了充实调查质量文档体系内容, 按照本文的构建逻辑, 以统计调查过程为导向, 调查质量文档体系3个层次的要素构成如下:
(一) 调查过程文档
1. 调查计划文档。
调查计划文档是调查工作者的交流依据, 也是调查改进的比较依据, 其内容包括调查质量目标、调查技术方法、调查管理计划、调查发布及时间安排 (包括阶段性结果和最终结果发布) 、调查整体及阶段性预算 (陶然、金勇进, 2009) 。根据国外统计机构相关调查计划描述 (Statistics Canada, 2009;U.S.National Center for Education Statistics, 2002) , 归纳得到调查计划文档要素, 如表1所示。
调查一旦进入实施阶段, 调查计划的潜在缺陷可能会带来不可挽回的质量后果。因此, 调查计划文档应尽量详细, 以避免明显的设计缺陷。调查计划文档描述了调查过程各个阶段的活动及预期效果, 实际上规定了调查的质量等级。
2. 调查管理文档。
调查在实施过程中可能会调整调查计划:对原计划缺陷的改进, 或受资源限制被迫偏离原计划。但无论是调查开展中的经验成果还是执行缺陷, 都必需如实记录下来, 最终形成各阶段文件, 即调查管理文档。
调查管理文档也必需尽可能详细。一方面, 调查工作者与数据用户有充分了解调查过程 (包括成果与不足) 的需求, 即调查管理文档为调查质量提供依据;另一方面, 在对调查作出评估以前, 实际执行中的调查效应难以完全显现出来, 详细的调查管理文档记录, 对调查质量评估, 乃至整个调查过程的改进都有举足轻重的作用。
以抽样框及数据处理过程为例 (Statistics Canada, 2009) 构建的调查管理文档框架如表2所示:
在国外, 统计调查机构通常备有供调查工作者及数据用户使用的调查管理文档系统, 这种系统的完善程度是调查过程质量的重要标志。一般情况下, 详尽的文档限制在整个机构内部流通, 而强调主要设计特征摘要性文档, 则通过媒体发布供数据用户使用。
3. 质量报告文档。
质量报告文档是对调查过程及结果质量特征的描述。质量报告文档的目的是提供关于调查产品质量特征的信息, 使数据用户能够正确使用数据产品, 反馈质量信息, 促进调查的改进。目前, 质量报告往往超越了“准确性”。如欧盟统计局的质量报告提供了目的性、准确性、时效性、可获得性、可比较性、一致性以及完整性 (黄恒君、傅德印, 2009) 。
构建质量报告文档需在质量特征准确定义的基础上进行。调查实践中由于成本、时间及方法的限制, 或者某些产品特征信息难以获得, 详尽的报告是不现实的。因此, “模型报告 (model quality reports) ” (EuroStat, 2000) 的模式更为可取, 其思想如下:
(1) 如果调查的某项质量维度定义清晰, 这些质量的测量 (包括各种误差) 应定期报告。
(2) 在缺乏均方误差组成部分的估计时, 用调查质量生产指标代替。虽然这些指标不直接衡量质量, 但是作为调查过程的副产品, 通常与调查质量高度相关。这些指标包括:回答率, 数据编辑失效率等。
(3) 执行滚动评估, 对于连续调查, 可每年集中资源研究一个或数个质量问题, 例如, 第一年研究抽样框误差, 第二年研究回答误差, 第三年研究无回答误差, ……
(二) 调查指导性文档
1. 当前最优实践文档。
随着调查多次开展及经验的累积, 统计机构可组织内外部专家组对调查过程成功经验进行总结与筛选, 并形成指导未来调查计划与调查执行过程的系统文件, 这种做法在国外被称为当前最优方法 (CBMs) , 所形成的文档则称为当前最优实践文档。
CBMs在调查实践中有很重要的应用, 可用于调查计划、问卷测试、回答率的提高、无回答的估计和调整、以及调查质量的持续改进等。其中, 瑞典统计局回答率CBMs就是成功案例之一 (Biemer、Lyberg, 2003) 。
CBMs可由统计机构曾经组织过的调查形成, 也可根据其他统计机构的经验形成, 随调查经验的积累而不断改进。CBMs代表了统计机构在某一调查领域的当前最高水平, 依据CBMs方法执行调查, 是减少调查管理过程不稳定性的重要方法, 正如Morganstein、Marker (1997) 在调查质量改进应用的论述中指出, 调查质量波动的重要原因在于对同一调查工作任务中采用不同操作;CBMs同时也是统计机构持续获得调查高质量的重要工具, 它的目的是使得调查操作依照当前最优的策略进行, 以形成持续一致的高质量产品。
2. 质量准则与指南。
对“当前最优实践文档”的进一步提炼和标准化, 形成在统计调查机构的质量准则和指南。质量准则是调查过程中与调查质量相关, 根本的调查设计思路、管理策略、方法或导向。质量准则的具体化, 形成质量指南, 是调查设计与执行过程中公认的优良操作方法。质量准则与指南是调查过程中普遍接受的总则, 除非有明显的改进理由, 调查操作应严格遵照执行。以加拿大统计局数据准确性评估为例 (Statistics Canada, 2009) , 质量准则与指南的构造如下:
准则1:用户需要了解误差影响数据使用的程度, 但用户很难对准确性作出独立评估。因此, 需统计机构评估数据质量, 并向用户及时提供可靠结果。
指南A:确定数据质量被评估的深度, 影响因素有:数据及用户、误差危害、评估成本、质量改进需求等。
指南B:当数据质量难以定量测定时, 须提供专家意见或主观分析等定性评估。
指南C:在调查全过程中满足评估需求:在调查设计中制定评估计划, 在调查实施中收集评估信息, 并将评估报告随数据发布。
3. 误差文档。
误差文档及监测是对统计数据生产过程各方面、各阶段误差的影响因素、控制措施、控制结果的一种描述和反映, 旨在确认各种非抽样误差的主要来源、过程控制的实际水平以及尽可能地量化误差的组成部分, 检查和发现统计数据生产各方面、各环节中产生的误差、以及对统计数据最终结果的影响 (傅德印, 2000a) 。一方面, 误差文档及监测可以为调查工作者找出调查质量问题, 以便为进一步提高调查质量提供指南;另一方面, 有助于统计数据用户恰当地评价、认识统计数据的局限性, 以便更好地开发和利用统计数据资料。
正如引言所讲, 误差文档的建立需要长期性, 在实际工作中, 建立一种理想的误差文档及监测也是困难的, 因为还没有一个能够恰当反映不同来源的误差及其相互作用的数学模型。尽管如此, 建立误差文档及监测并使其不断完善, 趋于理想, 仍然是调查质量控制的重要措施之一。
(三) 调查机构道德规范。
调查质量的另一保障是调查机构的道德规范, “统计机构的声誉是数据用户满意度和对生产过程信任的关键” (Biemer、Lyberg, 2003) 。统计机构的道德规范对于加强统计工作者职业道德修养, 充分发挥统计的应有作用, 建设统计队伍, 推进统计发展是不可或缺的。因此, 一份合理的统计道德规范标准, 是调查质量的重要保证。
在国外, 许多统计机构或组织都出台了统计职业道德规范, 其中, 国际统计学会的《职业道德申明》 (International Statistical Institute, 2009) 是针对全世界的统计工作者的, 具有较广泛的适用性。摘选其中与调查质量有关的内容如下。
1. 统计工作者应避免对数据误报与误用。
2. 统计工作者应扩展调查使用的范围, 尽可能使最广泛的大众受益于调查结果。
3. 统计工作者不得参与产生误导结果的方法设计。
4. 统计工作者 (包括雇主、发起人和调查工作者) 对自己的义务有清醒的认识。
5. 统计工作者应该为调查方法的选择作出公平的评估。
6. 统计工作者不得为特定的调查结果作保证。
7. 调查使用的统计方法和程序应该公开。
8. 统计工作者应该允许公众评估其所使用的方法。
9. 信息的收集不得驾驭于社会道德规范之上。
1 0. 统计工作者应尽量减少对被调查者、相关人士及其所处环境的打扰。
1 1. 无论被调查者是否参与调查, 统计工作者应对其信息保密。
1 2. 数据发布中应当防止被调查者身份信息被泄露的可能。
四、构建我国政府统计调查质量文档体系的思考
根据上述调查质量文档体系构建思路的论述以及基于国外管理经验审视的要素框架论述, 构建调查质量文档体系对我国政府统计数据质量的管理实践具有重要的意义和作用。最新修订的《中华人民共和国统计法》主要涵盖了保障统计数据质量、统计调查项目管理、统计资料的管理和公布等内容 (马建堂, 2009) 。在统计数据质量日益受到重视的大背景下, 建立调查质量文档体系, 是提高统计数据质量的保证, 是对相关统计法律系统的补充, 也是相关统计法规顺利执行的重要保障。我们认为, 构建我国调查质量文档体系应遵循以下原则:
1.调查质量文档体系应建立在已有的调查质量记录和质量文件的基础上, 并不断进行系统化积累。在调查中建立相对完整的质量文档体系并非短期能够完成。首先, 需要事先对某项具体的政府统计调查过程进行全面、系统、综合的考虑, 按照与统计调查过程相一致或平行进行的原则来建立质量文档体系;其次, 需要该项调查经验的累积, 特别是对于一项新调查, 要如实记录调查过程的执行情况, 形成调查过程文档, 进而按照经验的可靠性形成指导性文件, 并最终形成调查质量文档体系。
2.调查质量文档体系应遵循边积累边建设边开发利用的原则。建立调查质量文档体系目的之一是为调查质量的控制和评估服务的, 对于调查工作者说, 质量文档实现了对调查方法知识与经验的累积, 有助于调查质量改进。调查过程可视为一个不断改进的质量环, 调查质量文档体系来源于调查过程, 其建立也是一个不断积累、完善、应用和改进的过程。据此通过调查项目的大量实践积累, 最终形成一个相对稳定和可靠的质量文档体系。
3.调查质量文档体系应作为统计数据的附属产品向数据用户开放。我国政府统计的主要职能是生产各种数据产品及提供相应的统计服务, 质量文档体系中的数据收集方法及数据使用限制能够使数据用户加强对调查质量的理解, 相关数据质量规范和说明更能体现数据质量的透明度, 从而避免用户对数据的误解和误用。因此, 为提高我国政府统计公信力和数据用户满意度, 必须让数据用户有了解调查质量的途径, 公布调查质量文档体系的摘要性版本, 为数据用户理解调查质量以及质量反馈提供了依据。
基于上述原则, 如果借助于调查质量文档, 按部就班形成质量文档体系与改进的循环;并将这种循环纳入统计调查质量管理体系, 能够为把我国的统计数据质量提高到一个新的水平提供有效保障。当然, 本文只是结合国外经验做法给出调查质量文档体系构建的思路和构成要素框架, 我国质量文档体系所包含的内容, 还有待依据调查实践的进一步具体化。
摘要：质量文档是控制调查质量的重要方法。基于国外质量管理实践的认识, 本文对调查质量文档体系构成要素进行探讨, 并对构建我国调查质量文档体系提出了思考。以调查过程质量为导向, 本文提出构建调查质量文档体系的思路:包括调查过程文档、调查指导性文档与统计机构道德规范3个层次;该体系的构建旨在为统计调查质量的控制、评估与改进提供系统性依据。
质量教学设计 文档 第2篇
一、【教学设计理念】
根据物理课程标准的要求，结合本节课的实际情况，改变过分强调知识传承的倾向，让学生经历科学探究过程，在探究过程中学习科学研究方法，培养学生的科学态度、探索精神、实践能力及创新意识。
“从生活走向物理，从物理走向社会”，力求贴近学生生活，激发学生的学习兴趣，通过探索物理现象，揭示其中的物理规律。
“注重科学探究，提倡教学方式多样化”，通过实验创设情境提出问题，激发学生的积极性。通过媒体展示，优化课堂教学，提高教效果。
二、【教学对象分析】
初三学生是初中的毕业年级，心智较为成熟，通过一年的物理学习，已经具备了一定的实验探究能力和空间想象能力，形象思维和抽象思维都有了不同程度的发展，分析问题、解决问题的能力也更加进步。但是初三的学生往往是不爱发言，不主动表现自我，课堂气氛比起初二的学生沉闷。需要教师的积极、灵活的调动。他们不喜欢枯燥的理论分析和教条式的计算，但乐于参与动手实验、观察现象、了解与物理规律有关的图片。在玩中学更能激发学生的情感。他们喜欢探索自己熟悉的或与所学知识有关的生活现象、科学事件。这样才更能激发和培养他们的创造性。
三、【教学内容分析】
质量是物理学中最基本、最重要的概念，因而“物体的质量”这节内容在教材中的地位尤为重要。学生对这节内容的学习情况对今后的物理学习有着直接的影响。本节教材结构清晰，三部分内容的组织非常紧凑。通过比较引出质量的概念，接着通过实际例子说明质量是物体的一个基本属性，最后介绍了质量的单位和测量质量的工具。本节的重点为质量的概念、单位及用天平测物体质量。难点为“质量是物体的基本属性”的探究，对这一知识的理解也比较重要，因在今后的教学中类似的知识比较多。这些重点、难点的解决是本堂课的关键，而教材中这些内容的叙述较为简单、明了，有些还比较抽象。所以本堂课的教学设计就围绕这些重点和难点来展开。
四、【教学目标】 1.知识与技能
● 初步认识质量的概念，知道质量的单位及其换算关系。
●知道质量是物体本身的一种性质，它不随物体的位置、状态、形状的变化而变化。●了解常见的测量质量的工具，会正确使用托盘天平称物体的质量。
2.过程与方法
●通过观察、动手、比较，形成对质量概念的初步认识。●通过观察和操作，让学生学会托盘天平的使用方法。
●在天平的使用过程中，让学生进一步体会使用测量工具的基本方法。
3、情感、态度与价值观
●通过对托盘天平的调节和使用，培养学生认真操作，自觉遵守操作规范的良好习惯和实事求是的科学态度。
●通过介绍杆秤等测量质量的工具，对学生进行爱国主义教育，激发学生的民族自豪感。
五、【教学重、难点】
●重点：①质量的概念及其单位换算
②托盘天平的使用方法
●难点：质量是物体本身的一种性质
六、【教法及教具】
●教具：常见的生活用品，如铁锤，铁钉，课桌，椅子等。托盘天平和砝码多套，●教学方法：1．讲解与示范结合，自学与讨论结合，合作与交流结合。
2．多媒体辅助教学
七、【教学过程设计】
●创设情境，引入新课
新课导入应用合理、得当，可引起学生的极大兴趣，为课堂教学创造良好的课堂气氛。本堂课一开始就列举生活中常见的各种的物体（如：一枚铁钉、一个铁锤，一张课桌，一把椅子等）引起学生的学习兴趣，引导学生分析、认识物体是由物质组成的，对物体和物质有一个初步的感性认识，在这个基础上，再通过各具体物体所含物质的多少不同，建立起质量的概念．
●新课教学 ①质量的概念
质量的概念比较抽象，学生难于理解。在质量概念建立的过程中，为了便于学生的理解，首先通过同种物质组成的两个不同物体所含物质多少不同得出质量的概念．但是这并不意味着只有同种物质组成的物体才能比较质量的大小，一定注意不要让学生形成这种错误认识，因而在教学过程中应适当向学生阐明这一点．
②质量是物体固有的属性
但是，教材内容中已涉及到这一点，质量不随物体形状、状态、温度以及所在位置的改变而改变．因此在教学中应明确质量是物体的基本属性、并通过实践予以说明，这样有利于后面密度的教学． ③质量的单位
学生在小学学习过质量的单位吨、千克、克等，在日常生活中也常接触质量的单位．教学中可先复习学生原有知识，使学生知道吨、千克、毫克之间的关系．然后说明千克这个单位是怎样规定的，1kg的质量有多大，使学生对千克形成具体观念．接着介绍吨、克、毫克，这些单位常用在什么情况下．利用课本中给出的“一些物体的质量”，可进一步使学生对质量的单位形成具体观念．
讲过质量的单位后，可以告诉学生，在生活和贸易中，人们习惯上把质量叫做重量，但是物理学中都统一叫质量． ④用天平测物体的质量
启发学生列举日常生活中用什么工具测量物体的质量。（引起他们学习的兴趣）
先向学生介绍几种秤，使学生知道它们都是用来称质量的．然后重点讲实验室里用的天平．天平是学生接触的第一个比较精密的测量仪器，教师应从1．认识天平2．调节天平3．使用天平。三个方面入手，为使学生学会正确使用天平，为下几节课打基础，教师应让学生充分参与，分层次讲授．
●课堂小结
1．利用多媒体课件练习、巩固所学知识。
2．组织学生进行小结，回顾本节学习内容。
八、【板书设计】
第二节
质量
一、质量
1、定义：物理学中，物体所含物质的知道多少叫做质量。
用字母m表示
2、质量是物体本身的性质，它不随形状、位置、状态的改变而改变。
3、质量的单位
国际单位：千克 符号Kg 常用单位：吨（t）克（g）毫克（mg）
换算关系
1kg=103g
1mg=10-3g=106kg
1t=103kg
二、质量的测量
生活中：秤（台秤、杆秤、电子秤等）试验室：天平（托盘天平、学生天平）
网页文档到Word文档的转变 第3篇
一、去掉表格和格式
网页文档是以表格的形式排列版面的, 表格的颜色一般被设为无色且宽度被设为0, 所以我们打开网页时看不到表格。再者, 网页文档中的换行是手动换行符, 还有对字体等格式的设置。所以, 当网页中的文字被直接粘贴到Word中时, 它们也都随之而来, 这就是给重新排版带来麻烦的主要原因。我们可以用下面的方法解决。
(1) 单击“编辑”菜单中“全选”命令, 再单击“剪切”, 然后单击“选择性粘贴”。在打开的“选择性粘贴”对话框中选择“无格式文本” (如图1) , 确定。这样表格和各种格式都没有了, 手动换行符也变成了回车符。
(2) 另外还可以利用“文件”菜单中的“另存为”命令, 把当前文档保存为纯文本文件, 再用Word打开, 效果和上面的相同, 但是如果你想保留有用的图片、数学公式或表格等却是不可能的了。
(3) 如果你觉得只需要去掉Word文档中的部分表格就行了, 那么可以把光标放在此段落中, 执行“表格”菜单中“转换”命令, 再点击下一级菜单中“表格转换成文本”, 即可去掉表格格式。
二、删除空格和空段
在Word文档中排版时也需要删除原来网页文档中的空段和空格, 并且要先删除空格, 再删除空段。原因很简单:有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格, 而有空格的段落并不是真正的空段。
首先, 从“编辑”菜单中打开“替换”对话框, 把光标定位到“查找内容”文本框中, 按空格键输入一个空格 (默认情况下是半角空格) , “替换为”文本框中不填 (如图2) 。单击“全部替换”, Word将删除所有的空格。
如此一番之后你可能发现还有空格, 这是因为文档中还有另外两种空格:全角空格和制表符空格, 所以刚才替换时半角空格对它们是置之不理的。
对症下药来进行变通:打开中文输入法, 按Shift+空格键, 切换到全角状态, 然后在“查找和替换”对话框中再进行一次如上重复操作, 所有的全角空格就都删除了。对于制表符空格的替换也很简单, 唯一的区别是在“查找和替换”对话框中输入“^t”符号 (^t即制表符) , “替换为”对话框依旧为空, 然后单击“全部替换”, 制表符空格也都没了。这时你的文档中保证再也见不到一个空格了。
下面可以删除空段了。
此时的Word文档中, 可能会有好多向下的箭头符号, 这就是软回车符号, 这些软回车扩大了页面的无用空间, 如果打印出来便会浪费纸张。如何才能删除他们呢?我们可以采取批量删除的方法。
打开“编辑”菜单中“查找和替换”对话框, 在“查找内容”里面输入“^l”, “替换为”里面不输入任何字符, 然后点“全部替换”, 就可以删除整个文档里面的软回车了。可是必要的段落换行还是需要的, 否则整篇文档就变成一个段落了, 所以更多时候是把软回车替换成常用硬回车, 打开刚才的“查找和替换”对话框, 在“查找内容”中输入“^l”, “替换为”里面输入“^p”, 再点“全部替换”就OK了 (如图3) 。
现在知道了软回车是“^l”, 硬回车是“^p”, 我们就可以灵活运用了。比如要打印一篇很长的文档, 中间有很多回车, 如果遇到段与段之间有两个回车我们就可以利用查找“^p^p”替换成“^p”的办法节省很多空间。如果有连续空段一次替换不完, 可以多按几次“全部替换”, 直到找不到替换的对象为止。
三、运用宏实现高级操作
如此利用对话框操作进行一一删除还是比较麻烦, 它要多次点击多次键盘输入, 特别是要输入“^”特殊符号。如果创建一个具有相关功能的按钮, 就达到“一点即可”的理想境界了, “工欲善其事, 必先利其器”, word中宏的存在为我们提供了实现的可能。通过执行word宏就可以一键删除word文档中的所有空格和空行了。
先启动word然后关闭默认打开的word文档, 单击菜单“工具-宏-visualbasic编辑器”命令, 在“visualbasic编辑器”窗口中, 右击“Normal”, 选择“插入-模块”命令, 插入一个模块, 在右边自动打开的窗口中输入以下代码
输入完毕后退出“visualbasic编辑器”, 输入的代码被自动保存了 (如图4) 。
右击工具栏的任意位置, 在弹出菜单中点击“自定义”命令, 切换到“命令”选项卡, 点击左边“类别”列表框下边的“宏”选项, 右边列表框下边就会出现一个名为“normal模块1.kongge”的选项, 左键选中这个选项并将其拖放到工具栏的适当位置。这时工具栏上出现一个名为“normal模块1.kongge”的命令按钮, 右击此按钮出现一个菜单, 在这个右键菜单中我们进行以下操作。
(1) 将“命令”后边文本框的内容改为“删除空格和空行”。
(2) 执行“更改按钮图像”命令, 在出现的子菜单中选一个较喜欢的图标。完成以上两个步骤的操作之后, 最后关闭“自定义”窗口。
质量信得过班组介绍 文档 第4篇
质量信得过班组（Trustworthy Group for Quality，简称TGQ）是指以组织行政班组为基本单位，围绕组织的质量方针和目标，运用质量管理的理论和方法，采取有效的控制手段，稳定提高产品、管理和服务质量，取得用户信任和满意的班组。
质量信得过班组是以不合格质量不转给用户(下道工序)为基本宗旨，着眼于班组内的质量保证活动，交付用户信得过的产品、服务、工作，赢得用户对班组的信任与信赖，确保实现组织的质量方针和目标。
核心思想与目的
创建质量信得过班组活动的核心思想是：
质量为用户创造价值。
其一，提高员工技能、素质，提升班组凝聚力、执行力；
其二，用科学的质量理念方法确保产品、服务质量信得过。
质量信得过班组活动的目的是：
质量最优，用户信赖。
通过班组员工技能、素质的提高，应用科学的质量理念、先进的质量工具方法，精益求精，使班组成为一个：为用户提供最优质、可信任的产品和服务，为用户创造价值，赢得用户的信任与信赖的基层组织。
二十世纪六十年代初是我国企业质量管理调整时期，很多行业、企业重新建立、整顿管理制度，特别是在“大跃进”中曾经被废除的一些质量管理制度。1963年，当时的一机部颁发了修订后的《技术检查工作条例》，明确实行专职检查与群众检查相结合、以专职检查为主的原则，专职检查人员实行定岗位、定任务、定检查标准，质量管理工作有了较新的发展。各企业发现不少“当好三员”（质量检查员、质量宣传员、技术指导员）、“把好三关”（关键产品、关键工序、关键人）、“做好三检”（零件检查、巡回检查、完好检查）的优秀检查员，涌现出很多工、检关系协调，优质高产的事迹。其中洛阳轴承厂滚子车间终磨小组，在加工中做到质量上自己信得过，检查员信得过，下道工序信得过，开创了产品质量“信得过”活动。1978年原一机部印发了《关于进一步开展班组“产品质量信得过”活动的决定》和《“产品质量信得过”班组验收条件(试行)》。在全国机械工业系统大力开展“产品质量信得过”活动，强调“产品质量信得过”班组对待产品质量要精益求精，做到“自己信得过，检验员信得过，用户信得过，国家信得过”。将“信得过”活动由单一的生产信得过的产品提升到创建一个可信赖的基层组织。从那时起在机械工业系统掀起了创建“产品质量信得过”班组活动的热潮，每年组织召开全国机械工业质量管理小组代表和质量信得过班组代表会议（双代会），树立先进，传播经验，使这一活动得到健康地发展。1993年起，由中国质协、中国科协、全国总工会、共青团中央联合召开的全国质量管理小组代表会议上，同时命名表彰“全国质量信得过班组”，质量信得过班组建设活动由此在全国范围内展开。
谈纸质文档与电子文档的融合发展 第5篇
一、纸质文档与电子文档的特性分析
1. 纸质文档。
纸质文档的载体和记录符号都是原始性的实物, 是能看得见、摸得着的物质形态, 纸质文档一旦形成, 其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者即永远结合。因此, 具有原始性、真实性的特点, 这是电子文档所无法相比的。但是纸质文档信息处理的时间性、灵活性和准确性却无法完全满足档案工作发展的需要, 档案信息处理的广度和深度不够、信息共享程度低、存放空间巨大, 对于空气、阳光、温度、湿度等保存环境的要求也较高。
2. 电子文档。
电子文档是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘、磁带和光盘等化学磁性材料为载体的文字、数据、图形、图像等材料, 能被计算机识别、处理, 并可在网络上传递的代码序列, 包括电子文书、信件、图纸、报表等。电子文档存储密度高、容量大、体积小, 通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅, 管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介, 对设备依存度较高, 而且由于电子文档易受非法侵入、病毒感染等威胁, 保证其原始性、真实性和凭证性的难度较大。
二、纸质文档与电子文档融合发展的可能性分析
一方面, 办公自动化技术使人们处理、传输信息的能力大大提高, 但是无论电子文档形成方式如何变化, 相应的纸质文档仍然有其存在的必要性。档案的基本属性是原始记录性, 归档文件必须存定稿原件, 纸质文件因其原始性、真实性而必须归档。而电子文档中的信息是可以流动的, 人们可以不留痕迹地对电子文档中的信息进行修改、复制甚至删除, 电子文档的原始性和合法性不易确认。因此, 目前法律界把纸质文档认定为最佳证据, 有着电子文档不能取代的法律凭证作用。纸质文件归档要求两份定稿、一份底稿一并归档, 文书处理程序一旦结束便可直接归档, 在提供利用时, 不需要依靠任何其他设备, 便可实现调卷、查阅功能;而电子文档则必须借助计算机才可以实现, 同时还要做好相关软件的管理。另一方面, 电子文档改变了传统的归档方式, 可以利用计算机进行文件登记, 达到一次录入、多次输出, 方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行, 对文件的修改、复制、粘贴、移动也相当便捷, 工作人员还可以在网络上开放有关文件、数据查询系统或提供远程报务。
三、纸质文档与电子文档融合发展的实现途径
纸质文档和电子文档的共存局面是文件介质转换时期不可避免的一种现象, 在短时间内不可能出现一种归档方式完全取代另一种的局面。因此, 在这样的形势下, 如何使纸质文件与电子文件归档更好地融合发展是迫切需要解决的问题。
1. 做好两种文档的转化工作。
在做好纸质文件传统归档工作的同时, 依靠计算机和网络技术, 将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补, 既可完好地保存纸质文件的原貌, 又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。要适时做好纸质文档向电子文档的转换工作, 并以此为契机, 对库存纸质文档进行全面清理和鉴定, 优化库存结构。此外, 还要将电子文档转换成纸质文档, 经正式签署后纸质文件归档保存, 相应的电子文件也应同时归档。这是目前我国大部分机关、企事业单位归档文件的主要类型, 是以计算机为中心的办公自动化应用对传统纸质文件归档带来的重大变革。这类文件可以通过计算机网络技术实现电子文件网络归档, 通过专用软件对文件信息进行分类排序、自动索引和数据统计。根据计算机的系统顺序号, 对相应的纸质文档标注相同的档案互见号。
2. 认真鉴别归档文件。
电子计算机在办公领域的大量应用产生了多种多样的纸质文件, 如果在归档前不认真鉴别, 相同文件以手工、机制等多种形式归档, 势必会增加工作负担和管理成本。我国《电子文件归档与档案管理规范》规定, 具有长期或永久保存价值的电子文件, 必须制成相应的纸质文件, 在归档时一并归档;当正式文件是纸质的, 如果保管部门已经进行向计算机全文件处理的转换工作时, 则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。因此, 无论电子文件形成如何变化, 相应的纸质文件都必须归档, 并应在两者之间建立准确、可靠的标识关系。
由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度, 电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题, 在这种欠成熟的技术环境下, 电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。档案管理工作者一方面要正视电子文件对纸质文件带来的影响, 让档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来;另一方面又要看到纸质文档自身的重要特点, 积极更新知识, 学习新的档案管理理论、原则、方法和技术, 使两类文档更好地融合发展, 满足社会的需要。
参考文献
[1].樊建平等.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象, 2006
[2].王戎.办公自动化中的文书档案归档[J].中国档案, 2000.12
质量文档 第6篇
当前, 计算机技术广泛应用于人类社会生产、生活的各个领域。以计算机为平台, 无数应用软件在各自所对应的行业内大展拳脚, 极大地提高了工作效率和工作质量。其中, 美国微软公司开发出版的office系列办公软件以其广泛的适用性、较高的使用性能, 操作简单等优点成为人们开展日常内务工作的重要辅助工具。office系列办公软件包括多个软件, 其中人们使用最多, 普及率最高的应该就是word了。Word作为文档编辑工具, 应用范围最为广泛, 也是大家工作中应用最多的工具软件。在进行文字工作时, 大家往往首先想到的就是使用word来编辑。在日常工作中, 许多时候大家会遇到编辑、撰写的文档篇幅很大、字数很多的情况, 比如论文、报告、小说等诸多文体, 字数往往以万计。通常而言, 这类文档由于篇幅很大, 出于方便阅读的考虑, 对于文章结构和文字格式都有着较为严格和清晰的要求。比如一篇大型报告, 往往包括封面、目录、正文等单元, 而正文又分为多个章节, 每页还要标注页码、页眉等。这些内容设置起来操作相对繁杂, 如果不是对word相关业务较为熟悉的化很难在短时间内做好。下面, 笔者就如何使用word进行常篇幅文档排版工作进行阐述与说明, 希望能够给大家一定帮助。
1 样式的设置
正文是文章的主体。对于篇幅很大的文档来说, 正文在整个文档中占据的比例更是远远高于一般大小文档中正文所在的比例。因此, 正文的设置是长篇文档排版的重点。在正文排版中, 样式的设置又是其中的关键。一篇篇幅很长的文章, 正文通常分为多个章节。一篇文章中所有章节的格式是一致的。所以采用样式的方法进行正文章节的设置, 可以同时对所有章节发生作用, 工作效率很高。文章正文样式的设置, 包括以下几个因素:各章标题、一级节标题、二级节标题、三级节标题以及章节中的正文内容。通常情况下文章结构分到三级标题就为止了, 极少遇到比三级标题更低的标题。工作中, 需要根据文章实际排版需求, 选择对应的的样式进行设置。
具体操作如下:首先从选项卡中选择“样式”栏, 调出样式任务菜单, 选择新建样式, 再根据文档排版的具体需求进行级别样式的预设, 然后把设置好的样式应用到对应的级别上。一般而言, 文档结构中的各个部分, 其文字格式也需要进行对应的设置, 比如字体种类、字形大小、段落等。这个设置操作需要在“样式”栏中的“格式”选项中完成。
2 多级符号的设置
关于多级符号的设置, 有两种情况。一种是文档录入已经完成的情况, 那么就没有必要进行多级符号的设置。如果文档正文尚未录入完成。这可以在样式设置完成后进行多级符号的设置。在进行多级符号设置时, 首先要在“级别链接到样式”栏中进行正确的设置, 确定链接。这种方法对于文章编辑, 调整章、节是非常有利的。设置好后, 可以根据章节的具体增减变化进行及时调整。而如果文档已经输入完成, 想要进行章、节修改、删除作业时, 只有通过手动修改的方法予以实现。
3 节的设置
文档分节是word文档编辑的又一常用设置。给长篇文章排版时, 文档结构中的不同组成单元, 往往会针对同一类对象有着不同的设置要求。比如正文以前的页码要用大写罗马数字 (Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ……) 单独编排, 正文开始要用阿拉伯数字 (1, 2, 3……) 连续编排等等。对于这种情况, 必须进行文档分节设置才能予以妥善解决。
具体操作方法如下:进入页面设置栏, 选择“分隔符”设置, 首先进行分节符的类型选择。此时光标应停留在分节符前的页面上, 然后通过在分节符类型下选择“下一页”达到分节的目的。分节操作主要是为了满足文章内部不同的格式设置需求而服务的。正文中存在多个格式不同一的区域时, 就需要在相邻区域间设置分节符。
4 页眉和页脚的设置
页眉和页脚是文档中常见要素, 对于文档的美观、结构的清晰和阅读的方便都有很大帮助。长篇文档排版时, 往往对于页眉和页脚的格式都有明确的要求。比如首页页眉不同、奇偶页页眉不同、不同章节设置不同的页眉等。这种复杂的设置要求使得页眉、页脚设置难度较高, 排版人员往往要经过一段时间的熟悉和实践才能有效的处理。下面就对不同情况下的页眉和页脚的设置进行一下说明。一是首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚设置。其具体操作如下:是进入页面布局栏, 调出页面设置, 在打开的菜单中进入版式选项卡, 根据需求在选项卡对应的首页不同“和”奇偶页不同选项前打勾即可。二是不同章节分别采用不一样法页眉和页脚设置的方法。具体操作方法如下:先依照前文关于章节分节的方法对文档进行分节处理, 在版式上将文档分为彼此独立的单元。然后调出“插入”栏的“页眉和页脚”对话框, 依次进行各节的页眉、页脚设置。需要注意的是, 设置时要取消“链接到前一条页眉”的勾选, 否者设置后的页眉、页脚就会和前面节的最后一页的页眉、页脚保持连续性。三是首页不同、奇偶页不同、不同章节不同页眉、页脚的设置。具体操作如下:第一步是按照首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚的设置方法进行设置, 第二步是依照具体要求设置各处的分节符, 将文档从版式上划分为彼此独立的多个单元。然后按照上文关于不同章节不同的页眉、页脚的设置方法进行设置。设置时同时要注意取消“链接到前一条页眉”的勾选, 以保证各节页眉、页脚彼此独立, 互不影响。
5 目录的设置
对于论文、报告、说明书等大型文档, 目录是必不可少的组成要素。Word中也提供了目录设置的功能。目录的设置要在文档格式大体排版完成后进行的。要充分发挥word的目录设置功能, 必须先对文档进行样式设置。否则目录设置功能不能发挥作用, 文字工作者就只能通过手动方式逐一设置目录, 这样一来, 不但工作量巨大, 而且不利于修改, 每次对文档正文主体章节的调整, 都有可能出现调整目录的需求, 考虑到这些操作都要手动需求, 无疑会给当事人造成很大的工作压力。如果在进行样式这种的基础上使用目录功能进行设置, 文档的目录就会自动生成, 效率非常高。具体操作方法如下:文档主体格式设定完成后, 依次点击“引用”栏、“目录”栏, 然后在调出的菜单中点击“插入目录”, 然后按照需要选择显示级别。如此一来, 文档的目录就会自动生成了。
6 结束语
综上所述, word具有较为丰富的文档排版功能。使用word进行长篇文档编辑, 操作步骤较多, 但总体上路线还是较为清晰、步骤还是较为简单的。只要使用者勤加练习, 是能够在短时间内掌握word排版的技巧的。
参考文献
[1]徐立新.计算机文化基础[M].北京:电子工业出版社, 2010.
质量文档 第7篇
核电文档管理作为核电项目管理的一项重要内容, 对整个项目的安全、质量、进度、投资、技术、环境六大控制有着直接影响。辽宁红沿河核电有限公司 (简称“红沿河核电”) 结合项目控制需求, 建立并实行将文档工作纳入计划管理、纳入合同管理、纳入项目管理、纳入质保管理及纳入绩效考核“五纳入”的管控机制, 对核电项目文档实行全过程管理, 提升企业的文档管理质量及水平。
本文就红沿河核电文档工作的“五纳入”进行了具体分析与总结。
一、纳入计划管理
作为红沿河核电文档管理的归口部门, 信息文档处负责公司文档管理体系的建立与运作, “文档一体化”的统筹安排和全过程管控。通过将文档工作纳入计划管理, 跟踪落实, 保证各项工作的有序开展和稳步推进。
(一) 制定并落实文档工作五年规划和年度工作计划。为了对文档工作进行全面部署, 制定了《红沿河核电文档工作五年发展规划》, 为文档管理工作提供依据和指导, 并将五年规划分别落实到每年的工作计划中;将文档工作纳入工程建设的生产准备大纲和生产准备年度计划, 定期进行跟踪、评估, 保证计划的落实。通过执行信息文档处的月报和周例会制度, 定期检查各项工作完成情况, 并对下阶段工作任务进行部署。
(二) 编制公司各部门归档计划。为确保公司各部门在工程建设、生产运营管理等活动中产生的文件和记录及时、完整归档, 信息文档处每年年初即制定并发布文件材料归档计划, 严密跟踪执行。
(三) 制定项目文档移交计划。由于红沿河核电一期工程项目建设由业主辽宁红沿河核电有限公司委托中广核工程有限公司进行专业化管理, 因此, 业主公司与工程公司根据双方签订的文档移交总体计划和归档细则, 制定专项文档移交审查流程、移交计划, 对文档移交进度和质量进行控制;通过业主公司与工程公司每双周召开的文档协调会, 及时协调解决项目文档管理工作中遇到的问题, 保证项目文档移交工作的顺利推进。
(四) 编制文档业务工作各专项计划。为使文档管理工作更加规范、有序, 信息文档处根据每年的重点工作, 结合实际情况, 编制文档业务工作的各专项计划, 如文档管理程序编制升版计划、文档培训计划、文档培训教材的编写计划、文档工作流程和各类文件整理细则编写计划等, 并组织落实, 提高文档业务水平。
二、纳入合同管理
由于合同是合同项目各项工作的法律依据, 合同双方按合同条款的规定履行各自的责任。文档部门将文档管理纳入合同管理, 通过文档条款的介入, 明确了各承包商单位的文档管理责任, 为项目文件的规范化、标准化管理提供了保障, 也为竣工文档的顺利移交奠定了基础。
(一) 将项目文档管理要求纳入总委托合同。在项目合同谈判前期, 文档部门已会同各业务部门就项目总委托范围内的文档工作范围、要求、工作内容、组织、质量及文档移交等进行了沟通、商定, 通过合同谈判, 在项目总委托合同中对工程公司的文档管理工作加以明确。同时, 在合同中通过专门章节、专门条款对相关内容加以细化, 切实做到有法可依、有据可查、责任落实。
(二) 将文档管理要求固化到合同中。对由业主公司签订并执行的合同, 通过编制并使用标准化的合同模板, 文档管理要求被固化到合同正文或技术附件固定章节。在合同准备阶段, 就将文件交付的范围及时间、文件的介质及数量、文件提交的途径及质量要求等内容列入合同文本或技术规范书, 使文件提交及相关要求有据可查;采购过程中文档部门参与技术规范书或合同文本会签;在合同执行期, 文档部门参与合同管理, 监督承包商是否按合同规定提交文件;在合同结束时, 文档部门介入合同支付流程, 对合同范围内文档移交情况进行审查, 审查合格后才出具验收证书, 确保承包商按合同规定提交完整的、符合合同要求的文件。
三、纳入项目管理
业主公司明确核电项目文档管理要求, 将文件、档案形成的进度、质量控制纳入工程参建部门职责, 确保项目文档管理与工程建设同步规划和落实;文档移交纳入每台机组的移交接产范畴, 作为签署机组临时验收证书 (PAC) 和最终验收证书 (FAC) 的先决条件, 并纳入“3T” (TOM-维修移交、TOB-隔离移交、TOTO-临时运行移交) 和BHO (厂房/建筑物移交) 管理流程, 确保文档移交与实体移交同步进行。
四、纳入质保管理
质量保证体系是保证核电工程各项工作包括文档管理工作符合法规、规范和标准要求的有效手段。 文档管理程序作为管控制度, 一般包含了国家相关法律法规和行业标准的相关要求, 是明确和规范公司各业务部门或外部各承包商开展文档管理的最直接依据。将文档管理纳入质保管理, 通过监督检查文档制度的落实, 对文档工作的质量起到规范和约束作用。
(一) 将项目文档管理纳入质保管理体系。文件控制、记录管理作为质量工作的一项重要内容, 在项目各阶段质保大纲中均提出相应的要求和措施, 并通过文档部门、质量保证部门的审查、检查、监督、监查和管理部门审查等方式进行验证和评价, 确保文档管理制度的有效性和适用性, 并得到持续改进。同时, 将项目文档监督检查纳入公司质保体系, 对承包商的文档管理进行质保监查, 保证项目文档管理质量。
(二) 将部门文档检查纳入质保检查范畴。建立文档管理工作检查制度, 定期开展检查工作。文档管理部门每年制定公司内部的部门文档检查指导计划, 对公司每个部门至少进行一次文档管理检查, 对部门文档业务进行监督和指导, 及时协调解决有关问题。
五、纳入绩效考核
结合企业档案工作规范要求, 将文档工作与公司各部门和相关人员的绩效考核挂钩, 以保证文档工作的顺利开展。
(一) 将文档管理纳入信息文档处的绩效考核。信息文档处每年与公司分管领导签订年度绩效合约, 并将文档管理各项任务分解到处内每位员工, 与员工签订个人绩效合约, 每季度进行评估、考核。
(二) 将文档管理纳入公司各业务部门的绩效考核。公司各业务部门将文档管理指标纳入部门的绩效考核指标, 每年对“年度归档计划按期完成时间、归档文件质量一次合格率、部门文档检查问题整改按期关闭率”等文档管理指标进行评估、考核;各部门的兼职文档管理员, 将部门文档管理工作纳入其个人的绩效合约, 每季度进行考评。
通过任务的层层分解, 工作完成情况与部门和个人的绩效考核结果紧密挂钩, 文档工作的质量与水平得到极大提升。
综上, 红沿河核电通过文档工作“五纳入”方式进行管控, 加强了文档的前端控制、过程管理及结果验收, 覆盖文档的全生命周期管理, 真正做到了“文档一体化”管控, 从而确保公司文档管理工作的有序进行和持续改进, 提升文档管理质量及水平, 并为核电站的安全稳定运行提供保障。
参考文献
质量文档 第8篇
一、电子文档与纸质文档在保护技术上的差异
(一) 载体寿命不同。
纸张之所以具有耐久性, 这主要是因为纸张中存在纤维素。纤维素是一种高温、高湿条件或者含有酸、酶、氧化剂等物质情况下发生水解反应或者氧化反应的物质。但是, 它在一般的自然环境中并不容易发生上述的反应, 所以只要我们正常的保存档案, 那就不会产生损坏的现象。也就是说, 在正常环境中纸质档案可以保存较久的时间。而不同的是, 电子文件是以磁性材料和光盘作为信息载体的。而磁盘和磁带的主要的支撑体是一种叫聚酯底基的化学物质。聚酯基易产生静电, 使灰尘沾聚集, 从而引起卷曲, 易与磁性颗粒分离, 不易恢复等等。底座和磁粉之间利用黏和剂来连接。黏和剂具有很多的缺点, 比如:易膨胀和收缩、磨损严重、与其他物质粘连、脱落、发霉等等, 这些都会对信息的再生产起到阻碍作用。在整个记录信息和使信息再现的过程中, 起到决定性作用的物质是磁粉中的一种具有剩磁感应功能的磁性氧化物颗粒。这种物质极易受到外部的影响, 产生消磁的现象。利用激光来存取信息的物质我们称为光盘, 它是一种圆形的盘状物质, 包含盘基、记录介质等部分组成。现在, 光盘的最常用的记录介质主要是硒和碳铝化合物, 除此之外, 还有一些在激光热效应的作用下易变性的材料。这些材料往往都具有相似的性能, 比如:不稳定, 易于氧化, 并与碱溶液反应。将两种不同形式的档案进行比较, 很显然, 电子文件载体材料的寿命比纸质文档的寿命要短很多。
(二) 环境条件影响。
经过长时间的实践观察, 在保护技术方面电子文档和纸质文档有些不同, 这一差异的形成和外部环境有很大的关系。有害气体、灰尘和温度等等都是外部环境条件的影响因素。档案文件的保存质量会受到任何因素的的影响, 无论是某些因素的改变, 还是保存环境不合适。
1. 温湿度影响。
无论是电子文档还是纸质文档, 温度都是影响他们保存的重要因素之一。首先, 温度不适宜会对光盘和磁性载体产生一定的影响, 从而影响数据的存储与管理。其次, 温度同样也会影响纸张的保存。在温度较高并且湿度较大的环境中, 纸张会发生一系列的化学反应, 从而影响纸张的质量, 使字迹变得不清, 从而影响纸质文档的保存。但是, 对于电子文档而言, 温度和湿度对其的影响方式与纸质档案有所不同。高温或低温的条件都会引起聚酯底基的膨胀或收缩, 从而变形, 除此之外, 所有的塑料、铝以及碳材料都会受到影响, 最终导致光盘中的数据无法准确地再现。根据实验结果分析, 14℃—24℃这个范围内的温度是纸质档案保存的最佳温度, 其对应的最佳湿度范围为45%—60%。同样的, 电子文档也存在最佳的保存温度和湿度, 最佳温度范围为16℃—20℃, 最佳湿度范围为40%±5%。由上述的结论我们可以知道, 电子文档和纸质档案对温度和湿度的要求是不一样的。
2. 灰尘影响。
粉尘会对纸张产生机械磨损, 从而影响纸张的正常使用, 比如:“档案砖”、纸张发霉等。而对于电子文件载体而言, 灰尘所带来的影响也很大, 主要有:化学、物理和生物这三个方面的损坏。其中物理损坏一般情况下会对光盘的外部产生影响, 从而使其保存的数据丢失。化学损伤是指化学成分腐蚀光盘的外部或者磁带等, 从而引起存储的信息无法再现。而生物损坏主要是指隐藏在粉尘中的生物分子, 比如:真菌孢子等, 在光盘上面寄生、繁殖, 从而使光盘腐蚀, 进而影响信息的储存及再现。
总而言之, 无论是纸质文档还是电子文档都会受到灰尘的影响。但是影响的程度却是不同的。灰尘对纸质文档的影响可以在一定的程度上进行补救, 比如:黏连的纸张可以进行修复, 这样可以挽回一部分的损失。而灰尘对电子文件的影响则是不可逆的, 一旦发生上述的影响, 那么记载在电子文件里的信息将全部丢失, 即使是再将其放在电脑设备上, 也无法是数据还原。可见, 灰尘对电子文件的影响比纸质文档的更大, 所以, 在使用电子文档时, 必须注意防尘, 否则, 可能会导致数据信息的丢失。
3. 外来磁场和机械震动影响。
对纸质文档而言, 磁场和机械振动不会产生任何的影响, 但对于电子文档而言, 磁场和机械振动则会对其产生非常重要的影响。外部的磁场可以使磁性载体磁化或者消磁。这对于光盘而言, 是非常严重的影响, 可能会直接导致光盘的损坏, 最终影响电子信息的保存。除此之外, 磁性载体材料同时也会受机械振动的影响, 当机械振动较大时, 可能会引起中磁分子的重新排序, 从而对记录的信号产生影响。所以, 对于电子文档而言, 必须防止将其置于外来磁场之中, 同时, 还要尽量避免强烈的震动电子文档。
4. 光线和有害气体影响。
对于纸质文档而言, 当光线和有害气体同时存在时, 可能会使纸张发生化学反应, 从而破坏纸张原有的性能, 最终造成信息的丢失。而这些光线和有害气体对纸质的影响一般是比较缓慢的, 当我们发现时, 可能已经造成了无法挽回的损失, 所以必须采取一定的预防措施。这些有害气体主要包含:硫的氧化物、碳的氧化物、氮的氧化物以及氯化物等等, 而有害光线一般是指紫外线。对于电子文档而言, 具有酸性或者氧化性的气体会腐蚀光盘和磁性的载体, 导致其发生损坏, 最终导致信息的丢失和损坏。而光线对电子文件也存在一定的影响, 它可以破坏磁的稳定性, 使信号变弱, 最终导致里边存储的信息不能被读出来。
二、结论
总之, 随着电子文件的发展, 对传统的纸质文档的存储形式造成了很大的冲击。这主要是电子文档具有很多优良的性能, 比如:记录比较方便、查阅简单、节约空间等等。除此之外, 在文件的保存方面, 电子文档的保存方式和纸质文档也存在很大的不同, 这些都造成了电子档案的快速发展。本文就电子文档和纸质文档在保存技术方面存在的差异进行了分析和讨论。希望对文档得到较好的保存起到一定的作用。
参考文献
[1]张一虹.电子文件与纸质档案保护技术的比较分析[J].中国新技术新产品, 2009 (4) .
[2]顾思荷.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].河南水利与南水北调, 2009 (8) .
[3]王叶.电子文件与纸质档案保护差异[J].山西档案, 2009 (3) .
[4]赵人骧, 等.水库移民工作手册 (中华人民共和国水利部编) [S].北京:新华出版社, 1992.
[5]中华人民共和国水利行业标准.水利水电工程建设征地移民设计规范[S].北京:中国水利水电出版社, 2003.
文档信息安全浅析 第9篇
1 信息安全问题
从信息的形态上看, 信息分为静态和动态两种, 与之相对应, 静态信息需要解决的问题是存储机制和存储方式上的安全, 而动态信息需要解决的问题则是传输和交流过程中的安全。对于静态信息, 存在的安全隐患包括: (1) 信息的载体如计算机、存储介质 (移动硬盘、光盘、U盘等) 一旦丢失或被非法第三方获得控制权, 则这些重要信息有可能失密; (2) 现代信息技术的发展, 使得存有重要信息的计算机, 在即便是没有与网络连接的情况下, 依然有可能被窃密, 如红外技术、无线上网技术等; (3) 存在信息所有者人为主动地将重要信息进行泄密的可能和隐患, 如随意将文件设成共享, 导致非相关人员获取资料等等。对于动态信息, 存在的安全隐患包括: (1) 信息在传输过程中, 如果以明文的方式流转, 则有可能在传输信道和传输过程中被非法第三方窃取, 如黑客窃取技术; (2) 传统的访问控制, 一旦受信者有权限访问, 则获得信息的全部使用权限, 这样一来自然会导致受信者的范围无法控制, 如果某一受信者将信息传递给非法第三方, 则存在泄密的威胁, 同时, 这种泄密途径和泄密渠道又是无法进行判断和追踪的。
2 信息安全实现的目标
网络信息安全与保密主要是指保护网络信息系统, 使其没有危险、不受威胁、不出事故。确保网络系统的信息安全是网络安全的目标, 对任何种类的网络系统而言, 就是要阻止前面所叙的威胁发生。从网络信息系统的安全指标的角度来说, 网络信息安全与保密的目标主要表现在保密性、完整性、真实性、可靠性、可用性、不可抵赖性等方面, 保护信息的安全, 即保护信息的存储安全和信息的传输安全等。
(1) 保护内容:Office文档、设计图档、源代码等。
(2) 功能目标要求:要防止外部人员恶意盗取信息;防止内部人员由于工作疏漏等造成的信息泄密;防止因笔记本、U盘、移动硬盘、手机等存储设备丢失或被窃造成的信息流失;实现重要电子类资源使用权限、使用范围、使用期限的灵活实时安全可控;实现操作记录、文件跟踪等。
(3) 适用性目标要求:新的技术方法、系统要兼容正在使用的工作管理系统和硬件设备;支持使用的所有应用程序;延展性强;确保单位内部之间和单位内部与外部之间重要电子类资源安全的交流;尽量不改变使用者对协同工作中的信息文件的使用操作习惯;不能过多的占用资源, 或降低工作效率。
(4) 管理目标要求:建立合理的用户角色体系, 不同角色的用户行使不同权利;确认合法的使用环境, 如指定的计算机或指定的计算机集群 (IP范围) ;建立信息安全等级, 并根据安全等级来限定信息的访问和使用。
3 信息安全解决方法
如何消除重要信息在存储和传输过程中的安全隐患呢?一是需要建立、健全完善的保密制度和严格的信息流转、传输流程;二是通过技术手段来保证制度的有效执行和流程的强制固化, 从而从源头上确保重要信息的安全存储和安全传输。
(1) 集中管理:只有集中以后才能够实现统一管理, 只有集中管理才能把复杂问题简单化, 分散是无法谈得上管理的, 文件集中管理是发展的必然趋势, 也是唯一的选择。
对于内部文件, 比如设计文档、图档, 可实现版本管理 (归档处理) 和分类管理。对于文件的管理, 可以采用树形结构, 分目录管理。管理员可依据文件类型、信息内容、组织结构等, 创建目录。使用者在保存信息文件时, 可依据相应的规则, 在不同的目录中保存信息。信息文件集中存储于服务器, 提高了安全性, 并能为信息在内部的共享和交流提供平台。
(2) 身份管理:根据有关资料统计, 对企业造成严重破坏的行为, 70%是来自于组织内部, 堡垒总是最容易从内部攻破的。在目前的应用环境下, 关键应用服务器都放在内部专用的私有网络中, 和互联网彼此不相通, 就算有接入的需要, 一般也会以专线或者VPN方式保证接入的安全。所以, 更重要的是, 如何监管来自内部的误操作和违规操作, 从而降低工作过程中的操作风险。
身份管理解决的是维护操作者的身份问题。身份是用来识别和确认操作者的, 因为所有的操作都是用户发起的, 如果我们连操作的用户身份都无法确认, 那么不管我们怎么控制, 怎么审计, 都无法准确的定位操作责任人。
(3) 访问控制:操作者身份确定后, 就要确认的是他能访问什么资源。如果操作者可以随心所欲地访问任何资源, 就等于没有控制, 所以需要通过访问控制去确保合法操作者合法地访问资源, 从而有效降低未授权访问所带来的风险。
由于要实现数据在网上的安全传输;就需要采用安全访问控制系统, 对数据进行高效的加密传输。
使用智能化动态加解密技术, 即动态加解密的信息文件类型是可自由设定的, 例如根据信息文件的密级 (普通、保密、机密) , 对于普通文件可不进行加密, 对于保密和机密级的信息文件必须加密, 而且加密所采用的密钥的长度可根据密级的增高而变长。对于安全等级较高的文件可以分权限向外界分发, 应用访问、使用权限控制技术可以实现对加密文件使用权限全面控制。
具体方法是在用户生成电子文档后进行保存操作时, 实施安全保护的软件系统自动将该文档以加密的方式存储在用户终端计算机的硬盘上, 无需用户做任何其他操作, 且文档的类型、属性等不发生任何改变, 唯一变化的是将过去的明文存储改变为密文存储。当用户在本地计算机上需要访问、编辑这篇文档时, 只要按照该文档原来使用的应用程序的操作方法来打开系统就会自动进行解密, 用户可自由进行浏览和编辑文档, 再次进行保存时, 该文档仍以加密的方式存储在本地计算机硬盘上。文档在整个加密和解密过程中都由操作系统自动完成, 对使用者是完全透明的, 且只在计算机内存中以明文方式存在, 不会在硬盘中留有任何临时文件, 防止利用突然断电等手段获取明文信息。当用户试图利用移动存储介质 (如U盘、移动硬盘、光盘等) 或红外、网络 (有线、无线) 等将文档拷贝带出, 由于文档是密文形式, 在未经许可的情况下无法进行解密, 非法第三方也将无法获得信息内容。
(4) 权限控制:权限控制是要从操作层面控制操作者的权限, 因为操作是最核心的风险因素, 只有真正控制住用户的操作权限, 才能有效的降低操作风险。
对外交流时, 需要对受信者进行使用权限管理。根据不同密级的信息, 可应用不同的权限。比如, 对于普通文件, 可以通过设定读、写、打印来限制受信者;对于保密文件, 在读、写、打印的基础上, 可以增加设定使用有效期或使用次数;对于机密文件, 可以增加设定机器绑定 (限制到指定计算机) 、USB锁 (限制使用指定的USB设备) 、IP范围限定 (限制到指定的计算机集群) 。同时, 系统具有实时管理权限的功能, 管理员在服务器中可随时修改或调整文件的授权, 并能够及时反映到受信者处。真正实现了发送出去的文件不再是“泼出去的水”, 无法回收;而是“放出去的风筝”, 可以任意控制。
(5) 操作审计:操作审计要保证在出了事故以后快速定位操作者和事故原因, 还原事故现场和举证。另外一个方面操作审计作为一种验证机制, 验证和保证集中管理、身份管理、访问控制、权限控制策略的有效性。
防火墙、防病毒、入侵检测设备等常规的安全产品, 可以解决一部分的安全问题, 但对于内部人员的违规操作却无能为力。目前应用程序都有相应的审计日志, 可以解决应用系统层的审计问题, 但是对于操作系统层和数据库层的违规操作 (非法修改系统和应用等) , 无从审计。
我们可以通过保存一系列的日志条目, 记录了一些系统事件、用户IP地址、用户操作、时间、异常等信息。根据日志信息的具体设置, 可以设定不同的日志内容。从庞大的日志数据中抽取有用的信息, 例如对用户的某些操作进行分类整理, 自动生成相应的审计报告。通过研究日志报告, 能够制止泄密事件的发生, 对于已发生的泄密事件可以回溯历史活动, 从而发现泄密渠道。
通过审计功能, 内部管理人员可以监督、跟踪所有用户的全部操作, 查看系统的使用情况, 实现最高的系统安全。
4 结论
要保障文档信息安全是一个综合的系统问题, 可以从制度建设、硬件防控、软件技术等多方面着手进行。除了要在内部进一步健全完善重要机密电子文档安全保密的制度和机制外, 合理的机密电子文档保护措施更加重要。在应用软件技术方面, 依据涉密电子文档的操作行为、操作权限、操作流程、处理机制、安全等级、涉密边界等关键要素, 基于终端系统对操作人员的各种操作行为设置相应的监管策略、对于各类 (涉密) 电子文档进行相应的安全保障。与此同时, 按照安全性、规范性、真实性等要求, 对 (涉密) 电子文档的操作进行客观、实时的监控与审计, 将各种违规操作、可疑操作及时主动阻断且报警审计, 从而达到我们保护信息的目的。
参考文献
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