OA协同论文范文

OA协同论文范文（精选9篇）

OA协同论文 第1篇

在一定程度上, 可以将协同软件 (含工具、平台和应用系统) 看作是嵌入了协同理念和技术方法的组织结构和流程设计, 在其中规则和规范通过技术方法而规制化了。在协同软件中协同及其相关因素的运转也实现了自动化、智能化。毋庸讳言, OA是组织协同的重要工具和平台, 而OA在企业及其他组织中的普及, 正说明了组织对协同的内生驱动因素是多么强烈。协同OA近几年几乎普遍地取代了OA, 更加突显了企业组织对与协同的需要的迫切与持久。

从企业协同的理念到功能设计取向

企业运转和管理对协同的需求说到底是人、资源、作业 (项目) 的协同, 根本上是人的协同。为什么这么说呢?这就要借助对协同的本质的分析才能说清楚。从根本上讲, 协同并不神秘, 也不复杂。协同本来是指的一个系统的要素 (元素) 的配置的主动优化行为, 核心是主动优化, 主动性来源于目的性。在物理系统中虽然也存在自组织、自寻优的现象, 但我们并不称其为目的性, 而认为是对某种规律的遵从。

在社会系统中情况就复杂多了, 自主性、开放性是其突出的特征。协同的本质就是打破资源 (人、财、物、信息、流程) 之间的各种壁垒和边界, 使它们为共同的目标而进行协调的运作, 通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

这是协同的一种定义, 也是协同软件厂商泛微的协同理念。泛微对协同的理解包括着三个与企业运作相关联的思想:“信息网状”“业务关联”和“随需而应”。“信息网状”思想在于建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境, 无论信息的来源、结构是什么, 都可以得到统一的管理;同时, 协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的“网状”关联通道, 从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点, 极大地方便企业获取完整的、真实的信息。“业务关联”则是提供对各个业务环节进行整合的方案, 使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求, 但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用, 并完成相关数据的更新, 使得企业无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。“随需而应”是将企业的“人”“财”“物”“信息”和“流程”进行充分的整合。

在协同平台中, 这些资源可以实现各种关联, 当企业由于某个目的触发一个应用的时候, 相关的资源可以随之被调动并被自动加入统一管理和协同工作的环境中, 从而进行紧密的协调和运作。泛微的理念显然是正确的, 但是似乎太宏观了, 不够具体。

熟悉企业管理运营和管理软件的人立刻就会意识到, 泛微在这里对协同的诠释绝非协同OA所能涵盖, 而是包括了企业运营和管理的每一个层面和环节。在这一点上, 几乎所有的协同软件厂商都统一于这个“口径”。大家明白, 协同在组织的每一个层次都存在, 每一个环节也都离不开。无论是财务管理、ERP、CRM、SCM、HRM, 还是竞争情报系统、知识管理系统, 没有不涉及和需要协同的。协同是组织运营管理处处都用得到的引擎和工具。问题是怎样把协同工具和引擎“装”进去、“构架”起来。

上述通过对泛微倡导的协同理念和功能设计的分析可以看出, 协同厂商向市场承诺的远非一个办公自动化 (OA) 工具和平台。协同厂商们的心思大着呢, 大到企业“人、财、物、信息、流程”的所有层面和环节。

可以这么讲, 那里有团队、哪里有运作与管理, 哪里就有协同。协同软件厂商们一定希望再进一步, 加上一句, “哪里就应该有协同软件, 至少应该有协同引擎嵌入其系统之中”。这话有些大, 但却并非不靠谱的大实话。从用友大幅度增资协同软件主流厂商用友致远的举措, 也应该能看出管理软件领导厂商对这种“协同”入主“管理”的认同。同是协同软件领导厂商的用友致远则非常注重工作流程管理, 并倡导具有独创优势的二元工作流技术。这就更可以看到协同软件厂商“进入”企业全程管理和运营的深远布局。

协同软件厂商的这种应用市场布局使得协同软件的功能设计面临尴尬。因为这种应用取向要求你的软件功能必须是企业中普适、通用的, 而产品能够进入企业“落地”的要求又必须是独特而具体的。如果不是如此的话, 协同就必须借助一个“车子”才能开进企业。协同OA软件的成功作为一个范例, 很好地说明了这个问题。

企业内生的协同驱动因素

协同是一种行为方式选择的趋向, 也是一种行为方式和过程。在企业组织内部, 天然地具有产生和实施协同行为的驱动因素。这种因素从两个方面来分析, 从组织成员个体的方面由于需要提高自己的作业效率、利用资源或者节省成本, 自然地希望和要求组织和其他成员配合和帮助, 这使他本能地对他人发出协同请求。这种请求不可能得到被请求者单向的持续性回应, 除非这种回应能得到同样的“协同”回报。在组织中不附加给予他人回报的自发协同请求, 严格意义上称不上是协同。

表面上看, 响应这种协同请求会使请求者的状况变好, 同时并不使得其他人的状况变坏, 似乎构成一种帕累托改进。但事实上, 协同请求的响应者却为此付出了精力和时间, 这在严格意义上就不是帕累托改进, 因此, 这种协同的响应就不会自然地发生。如果考虑到协同请求者为了获得他人的积极响应, 必然会对他人给予回报, 即响应他人的协同请求。

在一个组织中, 成员之间的互动属于连续多次性交互, 因而一定会形成一种均衡结构——一种互惠互利的协同互动状态。这种协同具有随机性, 协同程度较低且依赖于组织的结构性质、业务流程、人际关系状态和文化氛围。这就构成了组织内部的自发协同。自发协同的效率是非常有限的, 带有很大的随机性, 人们为这种协同所付出的时间和精力都非常有限, 并且常常会由于种种原因被削弱和阻断。这种自发协同的驱动因素是恒久存在、持续地发生作用的。这种作用其实是顽强的, 虽然作用和水平有限。

从组织整体的方面来讲, 协同的需求从来都是强劲且迫切的, 因为组织的目的之一就是为了能够更有效地协同工作 (运作、操作) 一件或者一些事情而构建的。从组织内部来考察, 组织提高效率的要求持续不断, 除技术创新之外, 组织效率的提高主要有两部分构成, 第一部分就是充分发挥组织的资源效率;第二部分是降低组织内部的运作 (交易) 成本。这两部分效率提高的有效工具就是协同。因此, 组织会持续不断地要求提高自身的协同能力和水平, 并把这种要求施加到所有成员的身上和行为中。

组织的这种协同需求可以以多种形式加以满足。比如以教育引导的方式, 培育成员的团队精神、协作精神。也可以通过组织纪律、规范来要求成员之间的协作。当然, 组织结构、流程设计本身就要求成员之间的协同工作, 这是规制化的, 不需要强调。组织会通过种种方式来改进结构调整流程, 其中重要的目的之一也是提高企业的协同程度和能力。结构和流程的改变对组织成员的协同优化要求是强制的, 这可以让我们了解一个事实:结构和流程对于人 (成员或员工) 而言, 可以视为协同的工具和平台。由此我们可以了解协同软件在企业组织中的意义和价值。

OA是协同, 协同远非OA

协同软件市场成功的范例实际上有两个, 一个是统一通讯, 另一个是协同OA。统一通讯实际上是广泛连接交互联通的要求, 这一层面的市场发展非常快, 是协同工具进入企业应用的成功范例, 互联网厂商、即时通讯、WEB2.0、通讯运营商, 甚至通讯设备厂商如思科都很好地进入了这个市场。但是人们似乎不把它归类于协同技术、协同软件、协同市场, 也许正是它的广泛应用, 反而使人们不觉得它是独特的协同工具, 或者人们不这样称呼它了。这一点我们将另文讨论。在本文中我们着重探讨协同OA软件对于协同软件市场的重要意义。

OA软件对协同软件而言可以说意义重大。虽然OA就是协同, 而协同远非OA, 但OA软件的确是给了协同软件一个在现实的企业和软件市场落地的机会和“壳”。就像股市中的“借壳上市”一样。在协同OA遍地开花之前, 点击科技就开发出了协同软件产品——竞开协同之星, 但是并没有在市场上开花。让王志东最郁闷的事情, 莫过于企业用户宁肯让OA落地生根, 就是不给协同软件着陆的机会。这里说的协同软件, 是指的所谓“纯协同”软件, 笔者觉得称为协同引擎或者中间件更好一些。

点击科技在开发出协同之星之后, 就开始了大规模的市场营销, 还力邀原北大方正富有渠道销售经验的副总冯沛然加盟, 从事协同软件的推广销售。王志东还亲自出马, 到处宣讲协同软件。要说可是真没有少跟企业客户们费嘴皮子, 以当时王志东的影响力推广一款价格并不太高的软件产品, 应该不会太困难的。无奈企业就是不买账, 到头来也没有卖出去多少套产品。倒是后来OA厂商纷纷“协同”了起来, 协同OA纷纷出笼, 市场很快就打开了, 几年来, 协同OA几乎把企业保有的OA软件系统给洗了一遍牌。在后来的几年时间里, 笔者对这个问题不断反思得出一个结论, 对于企业应用软件而言, 你的引擎再好, 也得装到一辆“车”里或者“飞机”上, 才能“开进”企业去, 除非这是一款个人工具。

协同OA实质上就是OA办公系统 第2篇

协同OA实质上就是OA办公系统

我们说“协同商务”是一种商业模式，支持这种商业模式的软件是“协同商务软件”。而前面提到的“协同软件”是一类软件，是实现多人异地协同工作的软件工具，“协同软件”不是“协同商务软件”，支持不了协同商务的商业模式。

还有一个与协同相关的很时髦的术语是“协同OA”，关于“协同OA”没有权威专业机构给出的定义，也没有业界达成共识的内涵，但它却是近几年软件市场上热炒的概念和产品。“协同OA”市场炒作的逻辑和给人们的印象是：OA发展到协同了，协同软件是比ERP更先进，协同是信息化的发展趋势。

这个逻辑混淆和借用了协同商务的概念，一方面具有很大的影响力和诱惑力，另一方面也给企业进行信息化建设造成了很大的困惑。“协同OA?还有不协同的OA吗?”，“我们的ERP、CRM系统本身就有协同企业相关资源的功能，上协同软件会不会功能重复?”，“协同和ERP有什么区别?能代替ERP吗?”。

浅析协同OA在现代企业的实施 第3篇

在当今的市场环境中, 企业之间存在着激烈的竞争, 现代企业要想立于不败之地, 必须降低企业管理成本, 提高工作效率, 实施与应用协同OA势在必行, 然而协同OA实施的成功率并不高, 为了帮助企业更有效地实施协同OA, 注意事项如下:

0、明确需求与目标

在定位需求与目标的时候, 要三忌:

0.1、忌过于简单

不少企业用户对协同OA系统了解不深入, 提出的要求过于简单, 导致实施后应用效果不明显, 有些大材小用。其实, 企业在上该系统前, 应该借鉴同行业的成功经验, 结合本企业实际情况, 与软件供应商共同完成需求的确定。

0.2、忌贪大求全

大多数企业的协同OA需求都是发调查问卷给应用部门, 由各部门提出自己的需求, 依照这种带以自我为中心的需求, 没有一套现成的软件能够100%满足。根据这种贪大求全的需求开发出的协同OA, 看上去功能非常丰富, 实际上却形成了一个个以部门为中心的应用孤岛, 并没有实现整个组织的高效协同, 所以要想真正高效协同, 企业必须从纷繁复杂的细节中走出来, 放下本位主义, 先找到一个组织共性的需求, 然后才是关键部门的需求, 最后才是重要角色的需求。

0.3、忌过度依赖软件供应商

有的企业项目负责人由于缺乏相关经验, 把需求全部交给软件供应商;有的则是软件供应商越俎代庖, 试图根据软件功能来确定企业需求与销售。

1、正确选择产品或者项目方案

正确选择产品或者项目方案是协同OA实施能否成功的关键, 选型时要特别注意的两方面是:

1.1、易用性

协同OA, 实质是组织行为模式的变革, 特别是协同模式的变革。过去无数的企业项目负责人殚精竭力地整理完整的需求, 在支付了大量的金钱与时间后, 通过项目开发得到了满足, 但实际上根本没人愿意用, 是什么导致需求的提供者拒绝使用系统呢?

这样的变革需要高层领导真正的重视并带头使用, 另外就是需要群众的高度参与。高层领导和普通群众最大共性是电脑水平不高, 因而易用性非常重要。如果选择的软件易用性差, 那么离失败就不远了。

1.2、实用性

协同OA是管理软件, 历经数十年的发展, 在软件技术和应用上日趋成熟, 和ERP、财务软件并列成为企业的三大管理软件。OA软件公司众多, 因产品的侧重点不同, 从实用性软件可以分为三类:

首先是产品型OA, 其成本投入低, 实施周期短, 能够很好的满足用户一般的办公需求, 但二次开发和扩展力有限, 对用户后续需求的满足及系统集成与整合能力差。

其次是项目型OA, 关注的重点主要是为企业提供个性化项目定制开发, 核心思思在于充分考虑企业的个性化需求, 为企业量身打造专门的OA办公系统, 这样能充分满足用户的个性化需求, 体现产品的差异性服务。做到这一步, 企业必须付出高昂的开发成本与维护费用, 大多数中小企业用户难以承受, 因此在大型的企事业单位比较常见。

再次是平台型OA, 这类OA出现更晚, 设计起点更高, 综合了产品型和项目型OA的优点, 具备了崭新的设计理念。平台型OA, 创造性地进行了产品的架构和设计, 做到了较好地协调和弥补了产品型OA和项目型OA的不足。它的核心在软件定制开发平台上, 将所有的应用构建在软件平台之上, 围绕平台进行相关功能模块的设计和开发, 不仅利于在日常的使用, 让OA的系统维护中更加简单, 更充分考虑到后续的二次开发和功能扩展, 同时使二次开发做到了技术难度低和节省成本, 企业用户的对OA应用的自主性和灵活性也得到大大增强。同时, 它所需要的投入成本也能够为绝大多数中小企业所承受, 既有OA产品全面而可靠的性能, 又能发挥平台优势做到充分考虑和体现不同用户的个性化需求。因此, 在可以预见的未来, 平台型OA系统必将成为承前启后的开创性的OA办公产品和综合的业务管理平台, 为越来越多的用户提供最为适合的OA办公服务。

2、统一规划循序渐进式实施

协同OA的实施是一个长期而艰巨的任务, 现代企业需要做好统一规划, 循序渐进式实施, 一般分为:共性应用、深化应用和整合应用三阶段。

共性应用阶段, 用一句很“哲学”的话来描述其特点:最大范围的最小应用, 意思是为了带动大家的协同积极性, 选择一些最为常用的、必要的、容易推广的功能, 如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布以及一些简单的流程等。这样的“自由协同”会快速地让所有人感受到电脑协同方式相较于传统协同的优势, 从而都爱上了协同。当你看到越来越多的人每天上线协同, 办事效率提高, 那么这一阶段就大功告成了。

深化应用阶段, 是针对不同部门管理水平不一样, 协同OA的应用深度也不一样, 流程繁杂的部门领导重视流程梳理和效率, 文档如山的注重文档管理, 知识变化快的注重知识管理, 高层领导重视的是结果, 因此这个阶段的实施, 是以部门为中心的管理深化, 通过协同OA把部门管理的难点、重点通过深度实施解决掉。

整合应用阶段, 是指协同OA与企业内容ERP等信息系统的整合。协同OA和ERP系统的功能模块和侧重点都不同, ERP系统主要面向实际工作, 而协同OA更注重这些工作之间的联系。ERP系统整合了企业内部的物流、资金流与信息流。实际上, 协同OA的功能全部在ERP系统的基础上发展而来, 完全实施一个协同OA就是实施ERP系统的功能加上协同OA中的知识管理、流程引擎等功能, 然后通过信息门户, 将内部和外部相对分散的资源组成一个统一的整体, 使得用户能通过统一的渠道和个性化的设置来访问所需的信息及进行协同工作。现代企业为了更好地发展, 就要注重协同OA与ERP系统的整合, 这也是集团型现代企业信息化的关键。

参考文献

[1]、http://www.chysoft.net

[2]、http://baike.baidu.com/view/1049260.htm

办公协同OA系统问题汇总 第4篇

问题：

新OA系统适用范围？ 回复：

新OA系统适用于公司内部及公司外部，只要可以上INTERNET（互联网）的地方均可以通过IE浏览器及移动设备（IPAD或者IPHONE）访问，其中移动设备仅支持APP模式访问，即不支持通过SAFARI访问，必须要到APP STORE中搜索“泛微”下载安装OA应用后才可以使用。

问题：

新OA支持哪些浏览器？ 回复：

新OA仅支持微软操作系统自带的浏览器（IE8，IE9，IE10），当前暂不支持IE11，也不支持SAFARI浏览器。

问题：

部分功能发现无法使用？ 回复：

采用IE10.0以上的浏览器需要进行兼容性视图的设置，如下图所示：

问题：

新OA系统使用哪一个账号登录？ 回复：

新OA系统使用的是集团新下发的AD账号及密码，AD账号及密码由账号管理员负责创建，事业部及产业公司均设置了账号管理员来负责创建、修改及重置工作，同时账号管理员还负责开通OA权限，对于未开通OA账号的员工则无法使用AD账号及密码登录OA系统，同样联系账号管理员进行开通申请。

问题：

访问新OA系统，我需要对浏览器做哪些配置呢？ 回复：

请在新OA系统的首页，下载使用手册，下载后请参阅文档中的说明完成配置，在完成配置后仍有访问问题，请联系账号管理员。

问题：

为什么在新OA系统中没有找到一些常用按钮，如在预订会议室时，没有找到“提交”按钮，在查询页时，没有找到“查询”按钮？ 回复：

新OA系统中，所有按钮可以在页面任何位置通过鼠标右键展示，如在预订会议室页中，如下图所示，点击右键后出现菜单，菜单中有“提交按钮”：

问题：

如何通过移动设备安装及使用OA的APP？ 回复：

请在新OA系统的首页，下载使用手册，下载后请参阅文档中的说明完成配置，在完成配置后仍有访问问题，请联系账号管理员。

问题：

我在新OA操作过程中有问题，可以联系谁获得帮助？ 回复：

在新OA操作过程中有问题，请优先下载使用手册，从使用手册中获得帮助，如使用手册中未提及到，则请联系账号管理员。

问题：

为什么在新OA系统首页上，无法查看到“集团发文”，“通讯录”等内容？ 回复：

OA协同论文 第5篇

协同办公系统是在办公自动化(O A)系统以公文处理为核心的基础上增加了工作中协同的理念发展而来的。业界没有对协同O A系统给出一个明确的定义，但这并不影响它的广泛应用。协同O A系统具有很高的灵活性，既可以作为大型E R P系统的一个模块，也可以自成体系融合其他应用功能形成一个小型E R P。作为一个企业所有员工在日常工作中使用频度最高的一个应用系统，协同O A系统产品及实施的成熟度都是很高的，甚至有的企业已经多次实施了该系统，但很少有企业标榜自己的协同O A系统应用非常成功，更多地看到的是不尽人意甚至是完全失败的案例。这里结合京能集团协同O A系统的应用实践对影响该系统应用成败的关键因素，从项目调研、招标、实施等几个阶段对协同O A系统的市场分类、技术趋势分析、功能模块要求、合同条款设置、实施团队管理等项目管理的全过程进行分析，探讨决定协同O A系统应用成败的关键因素，以期给出协同O A选型实施方向，提升项目管控能力。

1 项目调研阶段

“广泛撒网，重点捞鱼”，项目调研阶段的重点是准确把握协同办公系统的产品选型以及对项目实施能力的考察。

1.1 广泛的市场调研

从互联网、信息化杂志的评论，行业人士的推荐和自行考察，可以看到协同OA系统经过20多年的发展已经比较成熟，可选择的厂商多达数百家，协同软件市场销售额在2007年超过了16亿元人民币，这是一个具有发展前途而又充分竞争的市场。产品分类如下：

(1)基于LotusNotes的公文流转系统。LotusNotes具有强大的工作流设计能力，其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。2000年以前，LotusNotes在OA市场占有绝对统治地位，随着B/S架构、JAVA的兴起以及协同的理念，LotusNotes灵活性较差，外在表现形式单一，开发成本高等缺点导致其市场地位日渐萎缩。

(2)基于Windows.Net框架的公文流转系统。Windows.Net框架具有很强的灵活性和扩展性，开发难度和成本低，能够方便地使用各类中间件，但其专业性不强，在开发公文流转系统时需要进行复杂的重定义工作，同时在规模大的应用过程中稳定性一般。

(3)基于JAVA的公文流转系统。JAVA具有很强的数据处理功能和稳定性，在大规模数据处理和安全性方面占有优势，适合工作流性质软件的开发，有比较强的灵活性，符合技术发展趋势，是目前的协同OA市场的主导产品。

1.2 准确把握关键技术需求

协同办公系统最核心的功能依然是公文处理，其关键技术包括痕迹保留、身份验证技术、数字签名与传输加密技术、工作流定义技术、审批应用技术、电子签章和痕迹跟踪技术、公文交换中心等。

(1)身份验证技术。由于公文处理工作具有保密性、严肃性的特点，因而公文流转系统必须使用与之相适应的身份验证技术，并基于此形成完备的用户权限体系。目前的公文流转系统多采用直接的用户名和密码的身份控制机制，少量系统也使用智能卡的身份验证体系。

(2)数字签名与传输加密技术。公文流转过程中严格的保密性是系统的基本要求，所以一个成熟的公文流转系统必须使用数字签名技术，并在此基础上对数据传输进行加密，数字签名技术也是识别用户身份，确定公文责任的主要技术。

(3)公文流定义技术。公文流转的一个重要特征就是流程复杂，难以用标准的程序化语言解释，因而公文流转系统必须有与之相适应的工作流程定义系统，使操作人员能够自主地设定公文流转流程。有无灵活的工作流定义体系成为了影响公文流转系统成功与否的关键要素。

(4)审批应用技术。在公文处理过程中，发生着大量的审批修改行为，而且大部分操作者是领导人员，所以在公文流转系统中的审批技术是否适合领导的办公习惯就显得尤为重要。目前常用的审批技术是手写识别或利用手写板对公文进行全文批注，再以矢量图形的形式保存，接下来由具体的文书人员对审批后的公文进行处理。

(5)电子签章技术。传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，电子签章技术的发展趋势呈现以数字化的虚拟签章使公文在系统中生效，一旦需要出现纸介质公文时，在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证，并加盖传统的公章。

(6)痕迹保留技术。公文在处理的过程往往经过多个部门的多个工作人员，可能存在大量的修改行为，为了保证公文的原始信息，确定公文责任，需要对各种修改行为进行痕迹保留，目前的公文流转系统大多实现了这一功能。

(7)公文交换中心技术。在集团总部部署公文交换中心，解决厂商多套协同OA部署后公文上传下达的需要。提供数据接口标准，为不同厂商的OA能够在统一的平台上实现公文交换提供较好的解决方案。

1.3 产品应用实施考察

集团公司在考察协同OA产品和实施商时要考虑到在整个集团的推广应用，产品的可持续性、同行业的成功案例、大型项目实施能力的要求都会很高，会与厂商、实施商形成一个战略合作的关系，而不仅仅是简单地选择一个产品。

(1)产品的可持续发展能力。根据产品的市场占有率、产品的发展战略是否符合行业发展趋势、公司股东构成和组织架构、研发和市场的能力、销售收入等财务指标，以及销售、技术团队的稳定性，公司的企业文化等各方面的综合考察，确认该公司产品的持续发展能力。

(2)协同OA产品案例考察。协同OA系统项目的实际成功案例的考察是必不可少的，要尽可能摆脱产品供应商对案例客户可能的影响，既要听取总体汇报，也要了解实际使用人员的感受，真实了解产品存在的弱点和项目实施中的经验教训。

(3)项目实施能力的考察。“三分产品，七分实施”，可见选对了产品还不能保证项目的成功，规范的实施方法论、项目过程管控能力和高效的实施团队是项目成功的重要关键因素。尤其要把握常驻项目经理人选的选择，同时对项目实施团队要加强管理。

2 项目招标阶段

在京能集团的协同OA选型过程中，了解和考察了20多家协同OA产品，结合产品的技术选型和案例应用考察后，选择了6家产品进入初评范围，第一轮招标评出3家进入第二轮最终评选，经过2轮招标确定最终的产品及实施商。

2.1 项目招标组织

协同OA系统虽然金额不高，但项目的实施却比较复杂，涉及到集团上下所有办公人员。因此，我们采用了两级机构(项目小组、领导小组)进行了两轮招标。

(1)成立了协同OA项目小组，由办公室等协同OA系统的重点使用部门和信息部门共同组成。第一轮招标会邀请了集团所有相关部门参加，演示了各家的解决方案，项目小组认真听取了大家的意见，最终确定了入围最终招标的3家厂商。

(2)最终招标专家由集团信息化领导小组成员及2名外聘专家组成，信息化领导小组的组长是集团总经理，一把手亲自参与了协同OA的招标过程并决定了中标厂商。

这样，招标过程虽然比较繁琐，但是给了集团各部门参与的机会，减少了实施应用过程中的阻力。一把手的亲自参与表达了对这个项目的重视程度，集团上下对这个项目都会非常重视，对项目的实施非常有利。

2.2 招标技术要求

招标技术要求如表1所示。

2.3 合同签署

“合同签订前睁大双眼，签订合同后睁一只眼闭一只眼”是很多项目在实施过程中面临的一种无奈选择，签了合同，甲方的项目牵头部门就和实施方就是一条绳上的蚂蚱，项目出问题，谁都逃不了责任。如何保证甲方对项目的管控力度，明晰责任，关键是做好合同条款的把握。

(1)承诺保证条款。承诺保证条款的内容可以涉及双方在合同签订之前，已经进行的软件系统功能的初步演示，招标文件中提出的项目需求，实施方对软件系统运行稳定性的评价与保证，对该软件系统的成功实施的承诺。总之，是对实施方具有能够独立完成本合同项目实施能力的保证。

(2)约定合同目的。信息化项目实施是比较复杂的工作，用合同来约定全部行为准则是不可能的，合同目的的约定，可以弥补难以规范行为所形成的漏洞，合同目的也可以成为项目验收的重要依据和标准。合同目的一般包括使甲方获得协同OA软件平台、达到实际应用的技术操作能力和以此建立相应的管理规章制度等三方面的内容。

(3)约定的项目验收标准。功能性验收包括：双方确认的业务需求、模块功能、数据共享、数据安全与保密、二次开发、系统接口等。

阶段性验收包括：包括对实施文档的验收、软件系统安装调试的验收、培训的验收、系统及数据切换的验收、试运行的验收、项目最终验收等。

(4)实施行为规范。虽然在实施合同中约定每一个具体的实施行为准则是不现实的，但是如果在实施合同中不约定实施行为规范，也是不能有效控制项目风险的。从双方履行义务的角度上看，实施方(乙方)的基本义务就是进行管理诊断、系统安装与设置(包括二次开发)、培训、技术支持和维护、提供文档资料等五大类;而客户企业(甲方)的基本义务就是支付项目实施的各项费用、在项目实施过程中提供协助、辅助、配合性的工作、进行项目的验收、接受培训、按技术规范进行系统操作等五大类。那么，我们就可以在实施合同中对上述这十大类行为进行规范性约定。

(5)付款方式。付款期的划分标志日一般取自合同生效日、需求分析报告或实施计划等文档的签收日、系统上线日、试用期结束日、验收成功日、免费维护期结束日等等，协同OA系统项目金额不大，建议采用361方式，即首付30%，验收成功后付60%，一年质保后付10%。谈判中尽可能让付款方式对甲方有利，要不怕麻烦，随着款项的逐步付出，主动权也逐步由甲方转移到乙方。

3 项目实施阶段

要保障协同办公(OA)软件的成功实施和应用离不开实施方丰富的实施经验、严谨高效的项目管理、积极努力的态度;更离不开甲方对项目的主导，双方良好的配合以及甲方强有力的推行手段。

3.1 甲方的项目主导地位

甲方始终要树立“以我为主”的思想，积极主导项目的实施和应用，实施方再有能力经验也是协助配合的角色，签完合同后认为剩下的事交给实施方就行了的思想是极其错误的。

3.2 项目实施团队的管理

稳定的常驻项目经理，实施团队强大的客户沟通能力和丰富的实施经验将意味着项目极大的成功可能性，招标前要选好实施团队，进场实施后要注意充分发挥其积极性以及必要的监督。

3.3 项目的有效沟通

每周例会制度，保证信息的畅通及时，形成会议纪要，传达到甲乙双方的相关领导、部门，争取实施方公司能够给予更多的资源，甲方各级人员能够动态了解项目的实施动态，做好协同OA上线的前期宣传，减少实施阻力。

甲方项目负责人要熟悉业务，能够积极协调各方的需求，在动态实施中能够及时明确业务管理流程，以加快实施进度。

3.4 实施关键节点控制

确定好实施时间进度后，要严格把控，尤其是部分关键节点，要配合分段验收确定项目实施的可控性。主要节点有：需求分析报告确认、实施计划确认、系统上线验收、双轨试用期、正式上线验收等。

3.5 培训

培训有2个方面。一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。另外，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样，有助于用户更快地熟悉系统。

4 项目过程的细节处理

“细节决定成败”，在项目实施过程中的很多细节处理能够增加协同OA系统的易用性和亲和力，要先让大家习惯上系统再到离不开系统。

(1)给领导提供的应用功能，要尽可能地简洁、直观和易用。

(2)考虑为领导配备手写板，以完成公文手写批示等处理。

(3)给每位领导安排一名公文秘书，在日常工作中协助领导处理系统相关事宜，根据每个领导的实际情况，具体工作可能是培训，也可能是协办、代办。

(4)出台相关规章制度，要求一些公告、文件、政务必须从协同OA系统上进行流转，同时尽可能切断原有的、传统的纸质信息流转方式。

(5)抓住收文拟办、公文文号分发的关键节点的检查督促，确保系统的运转使用。

(6)充分利用督察督办系统促进各个部门、人员的使用。

(7)先集中精力保证公文收发的正常运行，再逐步加强全面应用。

(8)充分发挥消息提醒，包括桌面提醒、手机短信通知等。

(9)系统维护人员现场值守，及时响应、解决问题，可以将运行维护外包。

5 结语

OA协同论文 第6篇

1 高校OA协同办公系统设计原则

协同办公系统是提高内部管理能力、办公效率、信息化水平而建设的互联的协同办公系统, 基于“信息协同、业务系统、系统协同”原则, 建设统一的协同办公信息平台, 进而形成办公自动化的标准规范, 把单位领导层、业务人员、行政人员等员工以及合作单位有机地联系在一起, 形成一个真正体现“协同”协作办公平台。系统设计原则有以下几点:1.全局性和整体性原则;2.先进性和开放性原则;3.可维护性和扩展性原则;4.安全性和保密性原则。

2 OA协同办公系统安全解决方案

安全的协同办公系统涉及网络安全、数据库冗余备份、协同办公系统登陆安全, 确保协同办公系统在可依赖的网络环境中稳定运行, 确保系统数据的存储可靠性, 避免系统失效与数据泄露。

安全的协同办公系统涉及网络安全、数据库冗余备份、协同办公系统登陆安全, 确保协同办公系统在可依赖的网络环境中稳定运行, 确保系统数据的存储可靠性, 避免系统失效与数据泄露。

常用的解决方案有统一安全管理平台与用户管理机制的设置, 而身份认证策略解决方案更具有先进性

身份认证策略中的身份认证技术是指能够对信息收发方进行真实身份鉴别的技术, 主要用于阻止非授权用户对系统的入侵。现代的身份认证技术正向智能化、密码化、多因素、大容量和快速响应方向发展。目前在身份认证方面较有特色的是以生物识别技术为基础的指纹识别仪、视网膜识别仪和面像识别仪以及基于公开密钥体制的CA身份认证技术、动态认证令牌和基于计算机USB接口等技术。目前广泛采用三种的身份认证体系:传统的用户名/密码认证体系、USB钥匙卡认证体系、动态密码锁 (Activecard) 身份认证体系。

3 OA办公新应用

3.1 移动化办公应用

基于智能手机普遍化、大屏化、移动数据化的趋势, 移动终端的数据和计算机桌面端的数据是同步的和实时的, 使处于移动状态的工作人员可以随时随地通过移动终端保持与PC端办公系统的无缝衔接。可实现手机端组织机构数据和单位实际数据同步, 也可完成现场数据采集等工作。将协同OA上的公文、流程、通讯录、日程、文件管理、通知公告等应用扩展到手机移动终端, 为用户提供更方便更灵活的移动办公应用。

移动化办公应用, 融合3G移动技术、智能移动终端、VPN、数据库同步、身份认证及Webservice等多种移动通讯、信息处理和计算机网络技术, 主要依靠GPRS/EDGE/CDMA作为数据传输方式, 通过安全连接将客户应用服务器上的内容 (数据) 请求推送到客户手机端, 可独立部署, 也可以使用运营商平台部署方式, 具有安全性高、速度快、功能强大、界面美观的特点。

将协同OA上的公文、流程、通讯录、日程、文件管理、通知公告等应用扩展到手机移动终端, 为用户提供更方便更灵活的移动办公应用。单位, 对事务处理具有更高的紧迫性要求, 达到随时随地办公。

3.2 基于云计算的协同办公平台方案

随着云计算技术、社交网络迅速的发展, 协同办公平台正在发展为一个智能化、以人为本的、社交化的协同平台。"

云计算的本质是指将软件与硬件结合在一起的集中式的虚拟化服务, 能够大幅降低协同管理的成本, 为协同管理领域带来革命性的变化。

办公自动化不是简单的电子化、无纸化, 随着管理理念的不断更新, 新技术的应用, 协同办公的定义也在不断扩展, 而且适合自己单位的个性化OA协同系统的成功实施与应用, 需要精通行业管理的人员、精通项目管理的人员、精通技术的人员。

参考文献

[1]洪帆.基于角色访问控制的办公自动化系统.华中科技大学学报 (自然科学版) , 2002 (6) .

OA协同论文 第7篇

1 医院应用协同OA系统的必要性

国内二、三级医院均不同程度地开发使用了OA系统, 但多数OA系统使用仅局限于会议通知和电子邮件等传统应用, 管理和决策功能开发使用较少[3], 且缺乏与其他系统的关联, 在资源共享方面存在不足, 阻碍了医院管理能力的进一步提升。医院业务关联日益频繁, 沟通和协作愈显重要, 医院协同OA系统很好地满足医院“协同管理”的需求, 突破传统OA的局限性, 使得信息与信息、人与人、业务节点与业务节点等都进行了紧密的联结和充分的整合, 实现了对管理和业务各环节的掌控、调配和协作。建立医院协同OA系统是医院发展新形势的需要, 是医院现代化办公系统的发展方向[4]。

2 系统架构

基于.NET架构技术是当前主流的Web应用开发技术, 具有良好的开放性、扩展性、兼容性和易用性。面向组件的架构实现单点登录多系统, 多种业务有机融为一体;并继承B/S结构的优点, 使用操作系统自带的Web浏览器, 用户能快速适应系统界面, 系统升级只需在服务器端进行。

协同OA采用基于.NET的多层体系架构:应用接入层、业务逻辑层和数据访问层。应用接入层提供信息浏览、服务定位和数据接入。业务逻辑层是本系统的核心, 完成对系统操作的处理和业务逻辑的处理;实现业务逻辑处理、业务流程控制、消息通讯、智能采集处理、业务管理等功能。数据访问层主要功能是完成数据处理和设备及服务管理的逻辑封装, 以统一规范的接口形式为业务逻辑层提供访问和操作数据服务。

3 系统功能

基于.NET的协同OA系统的构成包含以下5 个部分:

3.1 公用信息

信息交流是OA的基本功能, 通过多种方式获取及发布信息, 包括通知公告、院内新闻、公用专栏、网上论坛、即时通讯、公共信息查询等。可自主开设专栏, 医院一般开设临床药学、预防感染、临床检验和纪律检查等专栏。公用信息模块实现了医院信息及时准确的上传下达功能, 促进了医院内部交流, 提高了工作效率。

3.2 公文管理

公文管理是协同OA的重要组成部分, 包括收文管理、发文管理、文档管理、流程管理。收文管理包括登录、拟办、跟踪、查询和批阅流转。发文管理包括拟稿、审稿、核稿、会签、签发和批阅流转。文档管理包括归档、查询、公文流转等实用功能;文档管理为医院提供规范的文档流转过程控制和资料管理与查询功能。流程管理是通过流程引擎、图形化界面设计符合医院实际情况的各种流程, 供公文流转、项目审批等业务模块调用, 使日常工作流程按照流程定义的步骤自动快速地进行。公文管理传输经过加密确保文档安全性, 在流程中需要确认的环节还可设置电子签名。公文管理对医院现有业务流程进行重新整合, 实现医院流程管控规范化和高效运作。

3.3 个人办公

个人办公可以获得与自己最相关及最感兴趣的信息, 是OA人性化设置的体现, 包括定制信息、待办事宜、电子邮件、日程安排、通讯录和工作日志等。

3.4 综合业务

综合业务是协同OA超越传统OA的具体体现, 几乎涉及医院办公的所有方面, 多种应用完全集成, 为院领导科学决策提供依据。协同OA系统可以根据需求灵活地构架自己的应用, 可与人事管理、科研教学平台、医院信息系统 (HIS) 、影像存储与传输系统 (PACS) 和实验室信息系统 (LIS) 等多种信息系统进行集成, 有效解决了“信息孤岛”的问题。统一多系统用户管理, 单点登录一次即可使用其他已经集成的应用系统, 方便用户快捷地全面了解相关信息。集成的协同办公系统还有效地整合了辅助决策平台的主体功能, 以表格或图片等方式提供给用户。以集成HIS接口为例, 提供院长查询、医疗经济、医疗动态和质量监测等统计分析功能。院长查询包括物资、药品、经济、疾控、质量等相关报表。医疗经济是按门诊、住院、医保、现金、分科、全院等分类汇总的多种费用报表。医疗动态分为门诊人次汇总、病人流动分析和病人分布等。医疗质量监测包含工作量统计、收费项目分析、抗菌药物送检和临床路径的完成情况等统计报表。

3.5 系统设置

将业务过程划分为任务和角色, 通过系统管理员对每个用户操作权限的分配和管理构筑整个集成系统。通过用户权限的管理, 不同身份的用户进入系统后, 使用的功能模块是不同的。协同OA利用权限控制机制, 结合多种安全技术, 为各应用模块提供多级权限控制、授权管理, 可严格控制用户只能对权限范围内的信息进行操作。

4 系统实施

4.1 应用环境

基于.NET医院协同OA系统的软件环境:Windows sever 2008 操作系统, SQL Server 2008 数据库, IIS7.0 web服务器, .NET framwork2.0 类库。硬件环境:至少1 台独立的服务器, 2.0GHz, 2GB内存, 500G硬盘。网络环境:已建成院内局域网, 服务器设置在DMZ网络安全区, 最好有无线局域网和Internet接入。

4.2 实施步骤

协同OA在医院的实施要做好统一规划, 循序渐进的实施, 一般分为共性应用、深化应用和整合应用3 阶段[5]。首先应用协同OA中最为常用、必要、易推广的传统OA的功能和一些简单的流程, 其次应用流程管理, 最后应用集成管理功能把医院的资源统一协同管理。

4.3 应用预期

协同OA在医院建立了内部通信、公共服务、专项业务、决策分析等多个平台, 树立了“协同办公”的理念, 增强了团队协作精神。系统的实施将有利于提高医院的综合管理水平, 促进医院管理走向现代化、规范化和制度化发展道路, 从而更好地为患者提供优质服务。

5 总结

医院协同OA系统有利于促进医院管理标准化、制度化、信息化和决策科学化[5], 将医院的办公资源、流程、信息有效整合起来, 为管理者提供信息分析、辅助决策, 为医院的便捷、高效的行政办公提供切实保障。医院协同OA系统由医院OA系统发展而来, 系统的建设仍是一项长期、综合性较强的系统工程[6], 将随着医院管理和信息技术发展而不断更新。

参考文献

[1]王非, 许同来.办公自动化系统在医院信息化中的应用[J].中国医疗设备, 2012, 27 (8) :111-112.

[2]龚震晔, 薛彦斌, 朱立峰.基于协同办公的医院办公自动化系统模式的研究[J].中国数字医学, 2010, 5 (8) :92-93.

[3]程雪, 周岚, 应向华, 等.上海市二、三级医疗机构OA系统应用情况探讨[J].中国医院, 2011, 15 (4) :27-28.

[4]李爱勤, 陈敏莲, 医院协同办公自动化系统的集成[J].实用预防医学, 2011, 18 (2) :377-378..

[5]杨霜英, 袁波, 张曙光.大型医院协同办公管理平台的设计和开发[J].医疗卫生装备, 2010, 31 (9) :79-80.

OA协同论文 第8篇

(一) 办公自动化。办公自动化, 即Office Automation (以下简称OA) , 是发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下, 发展起来的一门综合性技术。[1]办公自动化是科学技术发展和社会信息化发展的必然产物, 它以行为科学为主导, 以系统工程学为理论基础, 综合应用了计算机技术、网络技术和现代通信技术来完成各项办公业务, 以达到提高工作效率和质量的目的。[2]实现办公自动化, 必将提高日常办公事务的质量和效率, 必将有效地提高管理水平和提高劳动生产率。因此实现办公自动化, 对于提高生产力, 推动现代化建设具有重大的现实意义和深远的历史意义。

(二) 办公自动化系统。办公自动化系统, 即OA协同办公系统, 是指通过先进技术的应用, 将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备, 并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统, 可以形象地理解为, 办公人员运用现代科学技术, 如通过局域网或远程网络, 采用各种媒体形式, 管理和传输信息, 改变传统办公的面貌, 实现无纸办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展, OA管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化;到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统;再到21世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化;在2010年以后又进入了新的阶段, 把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台, 形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。办公自动化不再局限于办公领域, 行政办公和业务办公集成为了一体, 更加强了隐形知识的管理和对决策分析的支持。

二、高校行政管理的现状

(一) 金字塔式的组织结构, 不利于信息全方位传递。目前我国高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三级管理层次。一级管一级, 隶属关系清晰, 建构了一个金字塔式的组织结构。在这种金字塔组织结构下, 传递信息通常通过几种形式:层层下发文件或通知、召集开会、层层上报等。在这几种信息传递形式下往往会产生以下问题:一是公文流转效率低。传递公文主要还是通过人工传递, 有些紧急重要的文件经过党委书记、校长、分管领导、部门领导到具体工作人员等层层传递, 对文件要求开展工作所剩余的时间已经不多了, 有的甚至已超时了。同时流转程序的不规范也使得效率降低。二是不利于跟进督办。各项工作任务下发后, 信息反馈慢, 跟进督办较为耗时费力。三是文山会海。虽然中央下发了“八项规定”, 文山会海已经有所减少, 但是在信息传递单调的情况下, 发文开会依旧是一种较为常用的方式, 行政人员还是常常疲于应付各种会议, 影响了工作效率。

(二) 多校区办公, 机关人员精简。随着近十几年的发展, 全国各高校均在不断壮大, 往往会设立多个校区协同办学的情况, 而行政人员常常要在不同校区之间奔波办公。同时这几年机关人员精简, 一个人往往承担着多项分工任务, 一旦有人因出差或者生病等原因而不在岗位上, 将会使工作搁置不前。

(三) 事后处理多, 事前预测少。管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间, 没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题, 往往重心都是在事后处理上, 而不是事前预测上。

(四) 人员存在流动性, 知识不能固化。学校管理人员存在一定流动性, 使得很多工作经验未能保留, 没有使知识固化下来。

(五) 业务流程繁杂, 制度执行带有随意性。学校各种门类的业务流程复杂繁多, 如果第一次办理业务的师生不了解流程, 不熟悉各个职能部门的话, 从提交申请到最终完成往往需要往返多次才能完成。另外, 业务流程虽有一定的制度, 但是细节上仍然会因人的不同而有所变化, 带有一定的随意性。

(六) 数据统计工作多, 人工收集分析效率低。高校经常有各种调研问卷, 基本采用人工收集统计的方式, 无论对于被调研人员还是调研工作人员都是一件较为麻烦的事情。同时统计工作量大, 也比较容易出错。

三、OA协同办公系统应用的意义

(一) OA协同办公系统对于高校行政管理水平的意义。一是合理改善了金字塔式的组织结构模式。OA协同办公系统采用全方位且多层次的网络模式, 改变了传统单一垂直的信息传递方式, 拓宽了信息传递途径, 大大提升了信息传播速度。更使得高校行政组织结构朝扁平化发展, 各级成员尤其是基层人员, 有了合适渠道再去倾诉合理意见, 真正参与到校园事务中去, 打破了传统的层级限制, 淡化了层级区别。二是提高决策的科学性。在有着成千甚至上万规模的高校中使用传统的人工收集处理数据的传统决策方式显然是会影响到最终的决策时效和准确性的。随着高校办公自动化的发展, 高校各职能部门间实现了数据共享, 大大提升了高层决策的时效与科学性。三是深入促进高校行政管理科学化和透明化。传统的行政管理模式人工操作为主导, 有着一定的随意性和潜在的不合规的可能性, 而上级的监督也存在不及时性。随着OA办公系统的应用, 可使得高校行政管理更加透明并且科学。四是促进管理成本下降, 提升管理效率。OA办公系统的应用, 有效减少了人为负担, 大大提升了日常行政处理速度。

(二) OA协同办公系统对于高校提高教学管理的意义。除了行政管理外, 教学管理同样是所有高校的一项重点工作。教在日常教学管理中, 例如公文管理审批、会议管理、日程安排、公共信息查阅、甚至是高校学生的选课安排, 及学科成绩查询等, 均可通过办公系统紧密联系起来, 因此OA协同办公系统能有效平衡并分享教育管理信息资源, 从而对提高高校教学管理水平的工作效率具有重要意义。办公系统在高校中的应用程度, 更可作为一项评估指标来衡量高校的教学管理水平。

四、OA协同办公系统实施的对策建议

(一) 领导重视, 立项规划。高校各领导应该充分认识到OA协同办公系统与现代管理结合的重要意义, 重点立项并牵头规划, 并在建立和推广过程中给予坚定支持与监督, 如此方能确保该项目能按时合理实施。

(二) 技术支持。OA协同办公系统是现代科技的产物, 因此无论是建立和维护都离不开技术的支持。高校应当视OA协同办公系统的功能相结合, 统筹规划, 分步落实, 对高校硬件设备与应用软件进行淘汰与更新。

(三) 传统办公与办公自动化的衔接与过渡。随着OA协同办公系统的建立, 传统办公与办公自动化的衔接同样是需要高校考虑的问题。由于目前公文的法定效力只有在纸质文件呈现的基础上才能得到公认, 所以对于公文审批签署流程可以通过办公自动化来完成, 但最终的公文仍需要通过纸质形式来保存。因此在办公自动化系统和传统办公系统并行阶段, 需要做好传统文档管理工作, 以便顺利过渡。

(四) 办公人员综合素质提升。OA协同办公系统离不开办公人员的操作, 虽然高校中办公人员素质普遍较高, 但也不排除部分资历深但计算机技术不足的人员, 因此有效的专业技术培训和办公自动化意识宣导与灌输还是必不可少的。只有办公人员综合素质提升了, 才能有效推广高校办公自动化管理。

(五) 制度设立, 明确责任, 加强督查与反馈。在实行办公自动化时, 针对系统的安全性、信息可靠性、管理科学性和发文规范性制定一个完整的规章体系, 从而明确各岗位人员的职责, 并加强督查和反馈, 使得整个管理系统能有效、安全运营。

摘要：随着OA系统的不断发展, 协同办公系统已逐渐被深入应用到各行各业。本文对高校的管理现状进行了分析, 并阐述了建设OA系统对高校管理的重要意义, 最后对高校实施建设OA协同办公系统提出了建议。

关键词：OA协同办公系统,高等学校,行政管理

参考文献

[1]李民强.办公自动化设备与应用[M].北京:中国铁道出版社, 2007

[2]余慧, 王晓永.办公自动化 (OA) 系统设计浅析[J].今日科苑, 2010

OA协同论文 第9篇

上世纪70年代中期, 由于西方发达国家在办公方面的业务量迅猛增加, 企业的生产效率受到了巨大的影响, 在此背景下, 办公自动化 (OA) 作为一个新兴办公技术渐渐的发展起来。它以网络技术、计算机以及协同工作等技术作为基础和支撑, 包含了多种学科门类的渗透和重叠, 成为了一个完整的、系统的学科工程, 成为信息化社会的一个重要风向标。OA的基本任务是通过采用时下比较先进的开发技术, 借助网络和网络节点来处理企业的办公事务, 提高企业在办公方面的效率, 为管理层和决策者提供决策参考。

虽然, 近几年我国的网络化水平得到了长足的发展和进步, 为办公自动化系统的实施提供了前提条件, 各企事业单位也建立和部署了一些基本能满足日常需求的办公自动化系统。但总体上来说, 目前的办公自动化系统的通用性比较低, 没有普遍性, 即不同部门的系统之间在数据处理以及数据封装等方面都采用自己独立的方式和格式, 不同的部门之间无法实现数据方面的通信整合, 缺乏一个统一有效的数据流的格式。从而导致就算是同一个企业内部也可能要面临开发多种OA系统的局面。事实上, 这些不同的系统也只不过仅仅是在处理数据的方式上有所不同, 实际上它们完全能够合并在一个系统当中, 以提高企业的工作效率, 节省企业的开发成本, 真正意义上实现企业在办公过程中的完全自动化。

综上所述, 本文将工作流技术引入到办公自动化的设计当中, 作为过程建模和管理的核心技术, 结合OA系统的运行机制, 生成符合企业需求的办公自动化系统, 从而从根本上提高工作效率和质量, 提高企业的信息化应用水平。

1 工作流技术

工作流的概念来源于企业的生产组织和协同办公领域, 是针对企业在日常工作中具有固定流程的事务而给出的概念, 其目的是通过把事务拆解成预先定义好的模块和任务, 然后遵循特定的过程和步骤来执行并完成这些任务, 同时对其进行实时的监控, 以实现提高企业的工作效率、提升对用户的服务质量、更加有效的对流程进行控制、更好的对业务流程进行管理。工作流从产生至今虽然已经取得了长足的发展和应用, 但是, 到目前为止还没有一个统一的认识和明确的定义, 不同的厂商和专家从不同角度有不同的认识和定义。

工作流在实际的实施过程中, 通常需要经历三个步骤:首先是映射过程, 然后是建模过程, 最后是数据流的管理过程。映射的目的是确认企业当前的事务流程, 并把它们文档化;建模的目的是建立模型, 生成一个企业事务的流线型过程;数据流管理则是通过软件的架构和开发, 形成一个覆盖企业所有部门和所有业务种类的综合系统。为了保证所开发的工作流模型能够完整、无错地覆盖所有的部门和业务, 开发的过程必须完全遵循之前确定好的、有效的工作方式, 同时在所有的开发阶段当中, 都能够及时有效的对开发结果进行评估。

在企业实际的办公过程中, 涉及到的事务类别是非常丰富和复杂的, 比如公文的发送、公文的收取、公告信息的发布、重要文件的归档、会议的安排以及车辆的调度等等。这些事务都有个共同的特点, 那就是任意的两个事务之间都存在着千丝万缕的联系和制约, 这些关系就好比是文档在系统中的传递过程。同时, 对于不同的事务而言, 其所应具有的访问权限是不同的, 在系统中则表现为信息的不同状态, 比如可用还是不可用等等。

2 基于工作流的协同OA系统模型

2.1 系统框架设计

为了限制和规范用户的使用, 系统为功能模块和数据设置了相应的操作权限, 以实现企业对协同工作、公文流转以及信息共享等方面的要求。以桌面操作系统的方式将办公系统的会议管理、公文流转、人力资源管理等功能提供给用户, 满足企业在办公方面的需求和管理, 使企业的办公流程和模式更加的规范化, 从而极大的提高企业的工作效率。

系统的系统架构和总体框架如图1和图2所示:

2.2 系统中工作流的实现

为本系统所设计的工作流模型中涵盖了两种数据:文档属性的数据以及控制工作流的信息数据。文档的属性数据由用户来改变, 而流程的控制数据则由工作流程序来控制和改变。在公文实现流转的过程中, 每个功能模块首先要读出参与了这个流转过程的用户数据, 然后把他们签写阅读和批改信息写入数据库中, 之后在把文档传递给下一个步骤中的用户。

2.2.1 工作流程模板的定义

为了更好地控制和管理公文流转的过程, 系统中会定义和生成一个针对工作流程的模板库, 用来存放平时比较常用的工作流程的模式信息。当用户需要起草自己的一个公文的时候, 必须先从已有的模板库中选择一个适合自己模式的公文模板, 同时设定好自己的流程模板, 当公文被提交之后, OA系统将会自发的将用于流程控制的数据绑定到与文档有关的数据上面。公文在审查的过程中, 工作流根据之前设定的流程模型去计算目前工作流的流程步骤的数目, 同时给出相应的处理结果。

2.2.2 工作流程的定义

公文在被审核和被接收的时候, 系统需要对其流程进行定义。对于一个大型的协同OA系统来说, 工作在流转的过程会涉及到很多的用户, 而不同的用户在系统中的角色以及所拥有的权限是不同的, 而且, 就算对于同一个文档来说, 不同的业务处理请求, 也要求其流程应该有所区别。因此, 考虑到各种的因素和应用, 系统在发起一个流程的时候, 采用了两种不同的方式:一是把一个流程预先定义好, 公文按照预定的流程进行流转;另外一种方式则允许对预先定义好的流程进行调整和修改, 用动态的方式定义工作流程, 使得系统具有更大的灵活性。

3 结束语

将工作流技术引入到企业协同OA系统的开发和设计当中, 建立了适合企业协同办公需求的过程模型和组织模型, 并在此基础上设计了一个协同OA系统, 实现了公文流转、资产管理等方面的功能, 提升了系统所具有的完备性和实用性, 极大的减少了企业在办公事务处理方面的代价, 提高了企业的市场竞争力和生存能力。

参考文献

[1]张卫民.科学工作流技术研究综述.国防科技大学学报[J].2011, 33 (3) :56-65.

[2]张鑫旺.我国OA系统的发展及现状.河南职业技术师范学院学报[J].2004, 32 (2) :122-124.