网络档案用户范文

网络档案用户范文（精选10篇）

网络档案用户 第1篇

一、网络环境下的档案信息用户的特点

档案信息用户是指有档案信息利用需求的用户。档案信息用户有了信息需求, 并产生了信息意识才会去从网络上获取档案信息资源, 而与此同时, 档案信息用户的认知能力对于档案信息用户也是十分重要的。按照德尔文的意义建构理论:信息行为产生于某一个人不能理解的情景或背景。当他意识到某种空白存在的时候, 他就会寻求各种方式来填补。因此, 信息需要则是信息用户产生信息行为的前提条件。档案信息用户有了信息需求和信息动机以后, 如果具有很强的信息意识, 就可能产生信息行为。而认知能力, 它能够帮助用户明确信息行为的目标, 确定信息行为方式, 并排除信息行为过程中的干扰和障碍, 其强弱大小对于信息动机向信息行为的转化有加速或抑制作用。在档案信息用户构成方面, 信息需求、信息意识、对于信息的认知能力都是从档案信息用户自身所考虑的必不可少的因素。

1. 用户数量多, 需求复杂。

在网络环境下, 信息已经成为人类生存与发展的必不可少的重要资源, 对于档案信息的获取也日益受到人们的重视。这主要表现在档案信息用户的数量逐渐增多和利用档案信息的类型范围逐渐扩展等方面。此外, 档案信息用户的需求也千变万化, 它们已不同于传统环境下“重保管轻利用”, 在网络环境下, 有很多档案信息网站都会根据自身的特色提供一些特色需求服务。

2. 档案信息用户利用信息的针对性强。

随着网络的普及和利用技术的进步, 人们对于档案信息的获取程度也大大增加, 但在此背景下, 人们对于档案信息的针对性也进一步增强, 这源于检索的便捷性和简单化, 只要找到合适的档案信息网站, 用户就能够有针对性地查找到满足自身需要的档案信息。

3. 档案信息用户利用的实现方式多样。

随着信息技术的高速发展, 档案信息用户对于档案信息资源的要求更高, 在实现方式上要求更加便利化。一方面, 档案信息用户希望能便捷地接触和查找到自己所需要的档案信息资源, 减少利用障碍, 确保需求实现;另一方面, 档案信息用户还希望自己所查找的档案信息系统具有人性化特点。此外, 档案信息用户利用档案的方式也是多种多样的, 这些都是网络环境下能为其所提供的重要条件。同时, 档案信息用户对档案信息的利用会更多地依赖于现代化技术和设备, 他们要求档案信息的提技术并实现其集成化和智能化, 使其更方便于广大档案信息用户的利用。

二、分析档案信息用户存在的问题

在档案研究领域, 档案信息用户研究虽然取得了相当大的进展, 但仍还存在着一些不足。具体表现在: (1) 档案信息用户分析所研究的内容分散, 缺乏系统性。目前, 对于档案信息用户分析的研究内容是十分广泛的, 包括档案信息用户的类型划分、需求分析、用户的行为方法和规律的研究等, 但由于在网络环境下获取信息渠道的广泛性和多样性, 使得分析研究的过程中分析方法分散, 从而导致分析的内容比较凌乱, 缺乏逻辑上的有机统一。 (2) 档案信息用户分析的理论研究较少。时代的发展是一个渐进的过程, 对于档案信息用户的分析虽引起了社会各界的关注, 但与那些长期发展的基础学科相对比而言, 关于这方面的理论研究还是相对较少的。 (3) 档案信息用户分析的研究成果实用性不强。在档案信息用户分析的研究领域, 与资源建设和信息服务等实际工作的联系并不紧密, 大部分的理论研究则集中在综述和就理论理方面, 与网络环境的现实背景的结合力方面有一定的差距。

三、网络环境下针对档案信息用户的信息服务模式

根据对档案信息用户的分析, 在网络环境下, 面向档案信息用户的档案信息服务模式应有所转变。档案服务机构作为档案信息用户分析的重要部门, 理应积极地扩大开放档案的范围, 使服务更具针对性, 服务内容更为丰富、多样化。

1. 积极扩大档案的开放范围。

它是指在不涉及国家或企业的机密或商业秘密前提下, 开放档案的范围不仅包括开放档案数量的增加, 还应包括开放对象即档案信息用户的范围扩大, 使得档案信息的利用不仅仅是某些特定用户的专利, 只要有信息需求人人都可以利用档案, 并获取其档案信息。

2. 适当开展个性化服务。

档案服务机构可针对具体档案信息用户的研究内容, 在综合、分析、预测、判断的基础上, 提出独创性的见解和建议, 并利用现代信息技术把“量身订制”的专题信息或解决方案定期传送给用户, 同时也可根据用户的特殊需求来开展工作。

3. 合理开展专家或专业人员咨询服务。

网络档案用户 第2篇

关键词：档案用户；图书情报用户；信息需求长

长期以来，信息用户研究都没能够给予足够的重视，特别是档案学界关于档案用户的研究，一直都处于薄弱环节。加强档案用户研究，将档案用户需求与图书情报用户需求作对比研究，有促于更好地了解、认识档案用户，更好地服务于档案用户。

1用户需求心理的差异及原因剥析

1.1档案用户的“求实”心理与图书情报，用户的“求快”心理及其差异原因剥析

1.1.1档案用户的“求实”心理与图书情报用户的“求快”心理

档案用户在利用档案时，都希望所获取的档案信息是最真实、最准确的第一手信息。特别是有凭证性需求的档案用户，由于所需求的档案信息是被当作解决问题的凭证性依据，就更要强调其真实性。所以档案用户非常注重信息的真实性，有非常强烈的“求实”心理。

图书情报用户信息需求的过程一般是，先从自己已掌握的资料中查找。然后再转向方便快捷的非正式渠道，最后才求助于图书、情报机构等正式渠道。很明显，这体现了图书情报用户重“求快”的心理，“美国情报学家罗森瑞等人在调查的基础上发现：情报用户对情报源(渠道)的选择几乎都是建立在可获取性的基础上的。最便于获取的情报源(渠道)首先被选用，对质量的要求则是第二位的。”图书情报档案同属于信息家族，都具有一定的时效性，但是时效性各有强弱，人们在生活当中对图书情报信息的时效性要求明显强过对档案信息的时效性要求。

1.1.2差异的原因剥析

①档案的原始记录性(孤本性)和图书、情报的非原始记录性(可替代性)。档案是反映人们当时实践活动最原始的、最真实的信息记录。它具有唯一性和孤本性。档案用户出于查考事实、再现历史原貌的需要而利用档案，必定非常注重档案信息的原始性。图书、情报是建立在原始记录材料基础上的间接反映社会活动的信息记录形式，是用于传播、交流的信息知识。相关的、类似的图书情报信息可以相互替代地用于交流利用。图书情报用户利用图书情报信息主要是为了获取比较系统的知识或最新的科学信息，以解决生产、生活中的问题，没有必要牺牲大量的时间和精力寻求最原始的信息材料。因此，图书情报信息的可替代性为其用户的“求快”心理提供了实现条件。

②档案的保存备查性和图书、情报的即时利用性。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的原始记录。档案资料是通过保存来慢慢显现和实现其价值的。图书、情报的价值具有非常明显的时效性，特别是情报信息更加强调信息传播、利用的最新、最快等特性，有时候情报信息更是稍纵即逝。档案突出的是潜在价值，而图书情报强调的是现实价值。

1.2档案用户的神秘心理和图书情报用户的自然心理及其差异原因剥析

1.2.1档案用户的神秘心理和图书情报用户的自然心理

由于档案和档案部门的特殊性质，档案用户到档案机构查阅、利用档案都怀有神秘心理和畏惧感，对档案部门能够提供的档案信息，持有一定的怀疑态度，从而不能够完全、准确地表达自己的利用需求。而图书情报用户到图书馆等信息机构利用信息的心理却表现得非常的自然，毫无神秘感和畏惧感，进而避免了认识需求与表达需求的偏差。

1.2.2差异的原因剥析

①档案的政治性和图书、情报的亲民性。档案的政治性集中体现在具有浓厚政治色彩的档案工作上，档案及档案工作的机要性也就是其政治性的重要表现。档案资料中有相当一部分涉及党和国家的政治、军事、经济和商业秘密，因此维护档案信息的秘密安全显得尤其重要。相比之下，图书、情报本身没有被披上神秘的政治面纱。而是被当作为一种主要的社会信息源，得到广泛的、有效的传播和利用，成为一种文化的产物，深入民心。

②档案利用手续的繁琐性和图书、情报利用的普遍性。档案及档案工作具有浓厚的政治色彩，档案用户到档案部门进行查阅档案时需要出具一定的证明，查阅档案手续复杂、繁琐。档案用户一般不能将现实存在的认识需求直接转化为实际的查找行为，而必须通过档案人员来表达需求，才可以实现对档案信息的利用。图书情报信息作为一种知识传递和文化传播的主要社会信息源已经植根于社会，广泛深入人心，人们利用图书情报信息已相当普遍，利用手续也很简便、快捷。在图书馆，读者可以自行查阅读书，一般不需要借助第三者(图书馆人员)即可满足自己的利用需求。

2用户需求信息内容侧重点的差异及原因剥析

2.1档案用户需求重在信息的原始性、真实性和图书情报用户需求重在信息的全面性、系统性

档案用户利用档案信息大多是出于针对档案的真实、可靠性，去解决具体事务。档案信息由于自身的特性，能够为人们解决实际问题提供原始、真实的凭证，是处理日常事务、评判是非的依据材料。档案用户一般不会利用档案信息来满足其对科学文化知识的需求，而图书情报用户对信息的需求主要出于针对信息的知识性，通过获取知识性较强的信息，才便于更了解详尽的情况以科学地指导实践活动。针对图书情报用户对信息的需求特点，可以看出，只有全面的、系统的且知识性强的信息才能满足其用户的需求。

2.2差异的原因剥析

①档案信息与图书情报信息的特性各异。从信息内容上来看，档案本身承载的信息真实记录了当时当地人们从事社会活动的过程和结果。真实反映了活动主体所具有的思想和意图。图书、情报所包含的信息是经过加工的非第一手材料信息，是对某一领域的知识和材料进行加工而形成的内容比较成熟、论述比较系统全面的成果。利用客体(图情档)自身的特性决定了利用主体(用户)的需求取向。

②档案与图书、情报的价值和作用各异。档案具有凭证和情报参考双重价值，而且凭证价值是图书情报所不具有的，图书情报只有单一的价值——情报参考价值。档案与图书情报价值各异，其所发挥能作用也各不相同，档案的法律作用是其凭证价值的重要体现，而图书情报不具有法律作用。因此，用户对信息需求的一般规律是，用户为满足凭证需求倾向于到档案部门利用真实性、可靠性强的档案信息：用户为满足情报参考需求倾向于到图书情报等信息机构利用系统性、知识性强的图情信息。

3用户需求时段的差异及原因剥析

3.1档案用户需求的阶段性和图书情报用户需求的连续性

档案用户需求的阶段性是指，在某一时期、某一阶段，人们为完成某些特别的事务、解决某些特殊的问题，需要大规模利用档案资料，但它又不是持续不变，而是呈现出阶段性的利用高潮和低谷。建国后，我国曾出现过几次档案利用高潮。如1979年由于党

和国家开展平反冤假错案而出现了一次档案利用高潮，1985年、1986年出现了当年上山下乡的知识青年利用档案计算工龄的高潮，1985年一1988年国家开展编史修志工作，档案利用再次升温。图书情报用户需求的连续性恰恰与档案用户需求的阶段性相对，不会出现利用率的大起大落，而是呈现出相对平稳的、连续的利用。

3.2差异的原因剥析

①档案用户需求相对于图书情报用户需求较易于受环境因素的影响。档案用户需求会随着环境因素的变化而变化，会随着客观因素的变更而出现高潮与低谷的更替和大起大落的现象。回顾几次档案利用大高潮，档案用户需求都与党和国家出台的各项方针政策密切相关。图书情报用户受环境因素的影响相对有限些，受国家政治生活的干预相对小些，所以用户需求一直呈平稳状态。

②档案信息的专指性和图书情报信息的大众化。档案信息的专指性是指档案信息的知识性比较有限，发挥作用的领域相对比较狭窄，它只对特定用户或者在特定领域发挥出巨大作用。这正是档案用户需求呈阶段性变化的重要影响因素。图书情报信息本身有较强的知识性，是传播和交流知识、文化，承载人类文明的主要社会信息源，它直接面向的是广大人民群众，所以人们对它一直情有独钟。

4用户需求信息范围的差异及原因剥析

4.1用户需求存在权限上的差异

档案用户在需求档案时，特别是遇到涉密档案时都要在规定的开放时间和允许的利用范围内才可以正常利用。实现档案用户需求的必要前提就是要遵循如下原则：“维护党和国家的机密；维护有关组织和个人的利益：维护广大利用者的利益。”所以档案用户需求是有前提条件的，是存在权限的限制的，图书情报用户对其信息的需求相对于档案用户而言所受的限制较少，而且图书情报本身信息源广面宽，信息可获取性高，信息之间有很强的可替代性。图书情报用户针对解决某一问题而提出有关的信息需求，如果这一信息受到利用上的限制，也可以通过相关的信息来弥补，而不必吊死在一棵树上。

4.2差异的原因剥析

①档案的机要性和图书情报的共享性。由于有些档案涉及党和国家利益、个人的隐私等问题，所以档案有一个开放期限和利用范围。档案按照允许开放利用范围的大小可以分为：“开放档案、限制利用的档案、保密的档案。”档案的机要性在一定程度上限制了档案用户需求信息的范围。当然，图书情报信息的利用同样也会受到一些条件的制约，但是它的信息共享性高，通常可以有变通之法来摆脱条件的限制。图书情报的共享性也在一定程度上拓宽了图书情报用户需求信息的范围。

②档案工作的“以物为本”和图书情报工作的“以人为本”。长期以来，社会对充分开发利用档案信息资源的呼声一直未停息。而且呼声愈喊愈高，但是却没有能从根本上彻底改变档案工作“重保管轻利用”的现象。这种“以物为本，用户次之”观念在档案工作中根深蒂固。宗培岭教授认为“我不同意将档案馆的核心职能定为利用服务……档案是一个国家和民族的一种珍贵的历史文化遗产，具有承载文化、传承记忆的功能。”…他认为保存历史是档案馆的核心职能。图书情报工作从诞生之日起，就面向广大信息用户，以全心全意服务信息用户为己任。正因此，图书情报信息机构作为国家的科学文化事业单位，它的文化性和公益性已被广大信息用户所认可和接受。两者一对比，不难看出档案用户和图书情报用户信息需求范围的差异是现实存在的。

5用户需求影响因素的差异及原因剥析

5.1档案用户需求主要受外部因素影响和图书情报用户需求主要受用户内部因素影响

从信息需求的实现能力上来看，外部因素是决定档案用户需求有效实现与否的关键，诸如国家开放利用档案的程度。社会对档案信息需求的总体水平等等都制约着档案用户需求水平。“档案利用者需求分为客观需求、认识需求、表达需求三个层次。最佳的需求状态是三者完全一致，而实际上这只是一种无法达到的完美极致。”三个层次之间为什么很难趋于一致?之所以从客观需求到认识需求再到表达需求之间存在偏差，就是因为连接三者间的桥梁出了问题，比如利用受限制或者对馆藏不了解等，这些问题的出现归根结底都是由非用户本身的外部因素造成的。

而用户内部因素则是决定图书情报用户需求有效实现与否的关键，这种内部因素主要表现在图书情报用户本身的知识水平和文化素质的高低。“情报用户需求的内容变化规律将随着用户知识结构变化而改变，用户的知识结构是决定其情报需求量的主要依据，知识结构的变化不仅影响着用户情报需求量的改变，而且直接关系到用户情报需求的内容与性质。”

5.2差异的原因剥析

①社会意识的差异。社会对档案信息的总体认识水平还不够高，还处于不太成熟的状态。档案的面纱在人们心目中始终没能彻底揭开，总给人一种神秘感。而图书、情报走的是亲民战略，发展至今已经深入人心，人们的图书情报意识明显强过于档案意识。正因为如此，档案用户需求更容易受国家政治及社会文化等外部因素的影响，图书情报用户需求更容易受用户本身的知识水平及文化素质等内部因素的影响。

②工作原则及其管理制度的差异。档案工作基本原则是：全国档案工作实行统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全：便于社会各方面的利用。它的最终目的是便于社会各方面的利用。但在实际工作中却没有落到实处，工作的重点不在于利用而在于保管。在档案收集和利用制度上，突出“物”的重要性而轻视“人”的需求。所有这些因素都拉大了用户与档案的距离，加剧了外部因素对档案用户需求的影响。图书情报工作及其管理制度都是以用户的需求为中心，工作的出发点和归宿都是为了满足用户的需求。图书情报工作是以用户的需求为导向，在实际工作中，发现用户有新的需求或者需求上的不足，将会在工作中及时补充信息。以满足用户需求。因此，图书情报用户与图书情报部门的关系十分密切。对图书情报部门的信息结构也很熟悉。这就进一步消除了外部因素对用户需求的影响，用户自身的内部因素自然成了影响用户需求的主要因素。

总之，加强档案用户研究，掌握档案用户需求特点，有利于实现档案信息供求的平衡和良性循环。

参考文献：

[1]余彩霞，试析情报用户信息需求的变化[J]，现代情报，2002(2)。

[2][3]黄萃，档案利用者需求特征研究[J]，上海档案，2001(1)。

[4]1宗培岭，潘玉民，存史呼?利用呼?——档案馆核心职能论[J]，档案管理，2007(2)，。

[5]李扬新ab档案利用者需求与图书情报用户需求的差异[J]，档案管理，2000(6)。

档案用户回访网络系统构建 第3篇

档案用户回访网络系统主要是通过在档案馆网站中增加档案用户回访调查这一网络平台, 通过具体的指标让档案用户选择以及通过用户的总体评价及建议, 得出档案馆在提供利用档案服务工作方面的整体情况。从而了解用户对档案馆提供利用服务的满意程度和用户的需求情况以进行自我完善与提高。通过这一系统可以加强档案馆与档案用户的情感交流, 及时得到档案用户心理的反馈结果, 并和其进行情感互动, 不断交流。目前, 这一系统在档案网站中使用的并不多, 有些档案网站虽有“公众留言”的平台, 但是实际使用率并不高, 在档案网站中常常处于“角落”位置。另外, 通过具体指标构建档案用户回访网络系统的少之甚少。因此, 档案网站可以建立网络平台, 通过具体的服务信息的准确度、完整度、实用度以及服务的速度、态度、环境等各方面来权衡档案馆实体服务及档案网站服务的优劣, 通过用户的评价, 增进与档案用户的情感交流, 更好地改进档案服务工作。

《北京档案》2013年第6期

基于服务的图书馆用户档案问题研究 第4篇

为了更好地研究用户需求和特征，满足不同用户的信息需求，对用户的个人数字档案的研究就变得必不可少了。档案作为一种特有的信息来源，其中蕴含着巨大的社会价值和经济价值，其作用越来越受到社会各界的重视。而图书馆作为社会文化交流中心，更应注重对用户档案的研究利用，通过对图书馆读者档案的利用，以更好地服务于读者。

1 图书馆用户档案的基本内容

1.1 图书馆用户档案的发展概况。图书馆用户档案作为一种文献，是图书馆工作的重要组成部分，它的产生和发展应该是与图书馆机构发展同步的。我国图书馆事业历史悠久，其发展历程大概可以概括为官方藏书机构、私人藏书楼、书院藏书楼及近现代图书馆和数字图书馆几个阶段。

1.2建设图书馆用户档案的意义。 图书馆用户档案是图书馆日常工作的重要组成部分，它是对图书馆用户工作全面、系统、真实的记录，它不仅对图书馆读者工作的正常展开提供支持，而且对图书馆重大决策、文献资源建设等具有不可低估的参考和利用价值，对图书馆各个方面的业务工作都有着十分重要的意义。

1.2.1 对用户信息的统计功能。图书馆用户档案作为读者利用图书馆的原始记录，其存在的最直观的价值就是对用户信息数据的详细统计。如用户到馆时间、图书借阅和借阅数量等内容的统计。用户借阅统计是了解图书馆文献流通与读者需求变化的重要方法，通过用户借阅统计可以获得第一手资料，分析馆藏的被利用情况，了解读者的阅读倾向，掌握读者对图书馆工作的满意度等。这些统计信息在一定程度上反映出图书馆的服务效率和服务质量，同时还可以为图书采访反馈信息，为完善图书馆今后的馆藏建设提供参考依据。

1.2.2 对图书馆建设的指导作用。图书馆通过对用户档案的研究利用可以使其覆盖图书馆工作的各个层面，图书馆各业务部门可以在各自的模块中协同操作，在同一平台上实现用户资源的自由流动和应用，从而达到共建共享。图书馆还可以通过用户档案的统计了解本馆的用户层次；通过用户的造访统计来了解图书馆的被利用程度；通过研究用户的阅读倾向来调整图书馆的文献结构，使用户需求与文献信息提供趋于一致，更好地提升图书馆的绩效。

2 图书馆用户档案的现状和问题

2.1 缺乏合理的图书馆用户档案分类体系。目前我国的图书馆用户档案分类体系的问题主要表现在上级档案管理部门的监督失效和图书馆自身对档案管理工作的忽视两个方面，因此图书馆针对一些用户档案的管理没有重点进行保存，也没有按照相关的规定对其进行专业档案保存。同时，目前图书馆用户档案管理工作没有合理科学的分类管理体系，管理制度滞后，缺乏统一规划，很多文件和材料也没有科学的整理与归档，大部分用户的档案比较混乱，没有标引或者分类，缺乏整体性，而且同一用户的不同档案也没有统一进行整理，使得档案管理工作不成体系，不利于资料的有效查找。

2.2 图书馆用户档案资源闲置和浪费现象严重。用户档案对图书馆建设的服务很大程度上受制于图书馆用户档案资源的闲置状况，因此使得图书馆的用户档案资源存在极大的浪费。在目前的网络环境下，图书馆对信息的提供和社会学术研究的中心地位正在受到各方面的威胁和影响。图书馆用户的学术研究和服务工作的重要参考资料表现在其服务工作过程中产生的各种用户档案及其他有价值的材料，因此如何有效利用这些用户的档案是图书馆发展的重要基础。但目前我国的图书馆档案管理意识相对淡薄，大部分图书馆对用户的档案及资料管理只是进行简单的登记，缺乏有效利用与研究，因此，图书馆用户档案的价值并没有真正发挥出来，造成了用户资源的极大浪费。

2.3 图书馆用户档案管理工作不够重视。图书馆的管理工作主要表现在对用户档案的管理和归纳，因此一定程度上讲，用户档案管理是图书馆服务状态好坏的标准。但目前我国图书馆的用户档案管理工作都存在不同程度的忽视状况，大部分图书馆缺乏专用的档案室，同时专职的档案管理员也极度缺乏，造成图书馆的归档工作不成体系。现阶段，图书馆的档案管理工作人员中，很少有专业档案管理人才，大部分是从其他办公室人员的调动组成的，因此档案管理工作不可避免地会出现无人负责的现象，导致用户的材料残缺不完整。另外专用档案室的缺乏也使得档案无法进行集中的管理，使得用户档案及用户信息把握不准确，难以为客户提供个性化的有效服务。

3 完善图书馆用户档案管理策略

3.1 构建用户档案的方式。现阶段大多数数字图书馆只是通过网站的计数器进行用户访问统计，并不能真正掌握用户的信息需求和信息活动。这种网络统计工具没有将用户的信息行为与他们的阅读行为、检索方向等个人信息联系起来，图书馆无法依据其对用户档案进行整合改进，对用户进行个性化服务。各数字图书馆应根据自身特点，采用适合自己的方式方法。现有的数字图书馆大多在主页上提供个性化服务的注册入口。用户在进入页面时，只需输入简单的基本信息便可完成注册，如需要特殊服务的用户可输入特殊信息，如用户的专业背景、学科方向、阅读倾向及获取信息的方式和时间间隔、联系方式等，图书馆可以通过用户提供的信息选择对其提供一般服务或是特殊服务。另外还可以通过用户定制信息的方式进行信息收集。网络页面可以提供包括页面定制、资源定制、检索定制等在内的服务选项供用户选择，服务器根据用户的选择提炼出用户的阅读特征与信息需求。

3.2 对用户档案的挖掘。首先，用户行为分析，用户行为分析主要是指通过用户对数字图书馆网站访问内容进行分析。图书馆可以通过用户业务处理中的数据获得用户的兴趣和爱好。再通过用户对于数字图书馆网站访问内容进行分析。从中找到用户的浏览模式，确定网站中最频繁访问的路径。

其次，根据用户需求，根据网络相关信息，收集用户所需信息。为了确保信息的准确可靠，还应对收集到的信息进行相关性分析。可以根据用户提供的检索词，确定所检索到的信息与该检索词的相关度。目前最常用的有相关度分析，即通过限制域或词频进行控制。

最后，信息推送与信息反馈。数字图书馆可以通过信息推送技术将用户所需信息推送给用户。为了提高服务质量，服务器可以要求用户对所提供的信息做出反馈，并将用户的反馈信息机型再次分析，以调整完善用户档案信息库。

3.3 建用户档案分类表。为了更好地管理图书馆用户档案，完善档案管理体系，当务之急是建立一个完善的图书馆用户档案分类体系，笔者参考相关资料，并根据实际情况编制了图书馆用户档案的分类表，类目如下：

A 用户信息档案

A1 用户基本信息档案

A2 用户专业信息档案

A3 用户特征信息档案

A4 特殊用户信息档案

B 读者服务档案

B1 基本服务档案

B11 借阅服务档案

B12 网上服务档案

B13 馆际互借档案

B14 其他服务档案

B2 信息咨询服务档案

B21 信息咨询

B22 学科导航

B23 文献传送

B24 信息编译报道

B25 揭示报道（新书通报、数据库发布等）

B3 信息素质教育

B31 读者入门教育

B32 文献检索教育

B33 其他

B4 读者评价

C 用户各类统计档案

C1 用户借阅统计档案

C2 用户阅读统计档案

C3 馆际互借统计档案

该分类表从图书馆服务的角度将用户档案分成了用户信息档案、读者服务档案和用户各类统计档案三大类，其中用户信息档案包括用户的基本信息、专业信息、特征信息及特殊用户信息档案，它是图书馆用户的基础；读者服务档案又包括基本服务档案、信息咨询服务档案、信息素质教育和读者评价等几部分，这是图书馆用户档案的重点内容；用户各类统计档案包括用户借阅统计档案、用户阅读统计档案和馆际互借统计档案，它是对读者服务档案的延伸。

4 结语

网络档案用户 第5篇

一、高校档案馆用户档案的内涵

1. 高校档案馆用户档案的定义。

高校档案馆用户档案是指一定时期内档案馆保存的档案用户在接受档案服务过程中所产生的各种文字、图形、声像、网络文本等资料, 它是对档案用户及其档案利用活动的原始记录, 对高校档案馆具有查考、利用价值。这里的用户是指利用档案的个人和团体, 既包括过去和现在的用户, 也包括未来的潜在用户;既包括实际到馆用户, 也包括远程用户。

2. 高校档案馆用户档案的内容。

主要是指客观反映用户内外特征、基本情况及其档案信息活动的各种信息, 主要由以下几部分构成:⑴用户基本信息, 如个人用户的姓名、性别、年龄、学历、职业、身份、地址、邮编、传真、电话号码等;团体用户的名称、性质、类别、联系方式等。⑵用户咨询信息, 主要是指高校档案馆根据用户的具体提问所做的档案信息提供过程的记录, 如用户咨询的时间、内容、方式、地点, 了解档案及档案馆的途径等。⑶用户利用信息, 如所利用的档案, 利用档案的时间, 所采取的查找策略、途径和方法, 利用后的满意程度, 以及登陆档案网站的地点、浏览的内容、浏览网站的时间长短等。⑷用户需求信息, 如用户此时或将来可能对高校档案信息资源的需求状况。⑸用户个性信息, 如用户的利用目的、利用倾向、利用能力、利用范围、利用数量、利用效果, 个体的兴趣、爱好、习惯, 研究方向、特殊需求等。⑹用户资源信息, 如用户的知识资源、专业资源、技能资源等。⑺用户关联信息, 主要是影响用户利用档案的各种内、外在因素, 包括技术因素、环境因素、政策因素、法律因素、经济条件以及心理因素等。⑻用户反馈信息, 包括用户对高校档案馆管理的评价, 用户对高校档案馆服务的评估, 用户对高校档案馆档案信息资源的评价, 用户对高校档案馆各项工作的评价, 用户对高校档案的价值评估等。

二、高校档案馆建立用户档案的现实意义

用户档案的建立虽然不能给高校档案馆带来直接的经济效益, 但能影响其服务质量和效率, 是网络环境下的高校档案馆建设和发展的必由之路。高校档案馆建立和完善用户档案, 意义重大。

1. 有利于树立以用户为中心的理念。

在网络环境下, 高校档案馆的服务由封闭走向开放、由被动走向主动, 档案用户成为高校档案馆服务的参与者与合作者, 其权利意识、效益观念空前强化, 这就要求高校档案馆在服务的及时性、准确性、性价比等方面进行更大的提高。用户档案的建立与构造, 可以使高校档案馆时刻关注用户、聚焦用户, 将用户的信息需求放在第一位, 树立起“服务第一, 用户至上”的思想理念, 坚持以用户为中心开展档案服务, 建立起以用户为中心的现代档案服务模式。

2. 有利于提升高校档案馆的服务质量。

用户档案是对用户信息的高度综合和概括, 反映了用户的个性特征和需求特征。一个完整全面的用户档案系统能有效、动态地跟踪、提供用户信息, 准确反映用户档案利用和需求情况, 使档案馆能从中挖掘出差异化的需求信息。高校档案馆完全可以此为基础, 进行相应的客户细分, 实现差异化的档案服务, 满足用户的个性化需求, 为其提供准确、科学、及时、高效的档案服务。另外, 档案馆还可利用用户提供的反馈信息, 对档案服务及用户进行评价、预测, 适时调整服务内容重点和管理策略, 及时向用户推荐和提供新的服务, 从而增加服务内容和项目, 不断培养新的服务增长点, 推动档案服务的深入发展。

3. 有利于培养特定的用户群体。

随着信息技术及网络技术的发展, 档案用户日益分化多样, 呈现出层次化、群落化的特征, 用户对档案信息的需求越来越复杂、具体。高校档案馆通过建立用户档案, 不但可以明确用户分类, 建立以用户需求为导向的档案服务体系, 加强用户关系管理, 进而建立起与用户良好的互动关系, 帮助用户形成稳定的档案意识和行为模式, 还可以对不同的用户群体采取不同的服务策略, 促进馆藏资源的深入利用。如对于传统型的用户, 可重点引导其加强对网络化、数字化利用基础知识的了解与关注;对于混合型的用户则应引导其往深层次网络化档案信息检索、信息组织等方向提升。如此, 不但可以提供针对性、具体性的个性化服务, 也能培养起稳定可靠的特定用户群体。

三、高校档案馆用户档案构建的对策

尽管用户档案对高校档案馆意义重大, 但广大高校档案馆并没有认识到其重要价值, 在用户档案的建立与管理方面意识淡薄、行动迟缓, 要扭转这种局面, 必须采取有力措施:

1. 转变观念, 开展用户调研。

当前高校档案馆用户档案建立的一个重要障碍就是馆内部分工作人员甚至有的领导还未转变观念, 没有认识到用户档案对档案馆转型和发展的重大意义, 而用户调查是建立用户档案的前提和基础, 只有准确了解和掌握用户的基本情况, 明白用户的信息需求和档案信息活动特征, 才能针对其开展明确有效的档案服务。为此, 高校档案馆必须转变传统的重资源轻用户的理念, 树立“用户至上、服务第一”的宗旨, 把档案用户的需求及其情况的掌握纳入档案馆关注的视域, 深化对用户档案的认识并快速开展用户调查, 尽快掌握用户的各种情况。针对档案馆用户类型的复杂多样的特点, 应采取不同的收集方法。对于到馆用户, 应该在其进馆利用时, 就及时做好用户登记工作, 当场获取用户档案活动的第一手资料;对于远程用户, 则要综合运用电话、传真、电子邮件、MSN等先进手段, 让其进行服务反馈和评价。此外, 还应深入走进用户, 通过走访、座谈等方式, 定期收集不同用户的信息, 掌握其活动的变化态势。对用户信息的调查收集要尽可能的全面、完整, 对于收集到的初始信息, 要按期进行排列、整理、登记, 经过认真筛选、分类编排, 再立卷装册, 并建立规范的目录。

2. 利用信息技术, 构建用户数据库。

随着现代信息技术在高校档案馆的应用与发展, 用户档案的建立和管理向信息化发展将成为高校档案馆用户档案管理的必然。其中, 用户档案数据库是实现用户档案管理信息化的核心。用户档案信息数据库的建设主要包括数据库平台的选择、数据著录、数据备份与数据输出系统的建设等。⑴平台的选择, 目前存在的数据库按照不同的划分标准, 其类型也多种多样。考虑到高校档案馆用户及其信息的复杂性, 采用处理以记录类型为结点的网状数据模型的数据库 (即网状数据库) 为最佳。该类数据库能将全体用户档案信息分解成若干个模块, 在每个模块下, 又可划分出更小的模块, 如可根据用户所处地域将用户分成校内用户和校外用户, 在此基础上又可将校外用户分为团体用户和个人用户等。该型数据库建成后数据结构十分清晰, 便于查找和利用。⑵数据著录, 包括用户档案内容信息、档案目录和标引等的录入、修改、保存以及电子文件的上传等。录入的内容应尽可能涵盖前面提及的八个方面的信息, 并随时间的变化而不断扩展, 及时进行添加和修改, 以保持用户档案的完备、正确和系统。⑶数据备份系统建设的目的是提高数据的安全性。根据备份方案的不同, 可以采取在线备份、脱机备份两种方式。建设数据备份系统, 一要建立实施备份的软硬件支撑平台系统, 二要制定备份的策略和计划, 并在工作中实施和维护。三要对备份的数据实行全面的管理, 这三方面内容缺一不可。⑷数据输出主要是针对用户档案的利用而言, 在设计用户档案管理系统时应充分考虑对用户档案的检索和利用, 因此应建立多个检索入口, 包括用户的姓名、年龄、性别、利用时间、利用类别以及身份证号等, 以达到对用户信息的不同字段, 按任意组合条件检索的效果。

3. 科学操作, 建立保障机制。

在用户档案的建立工作中, 高校档案馆应制定相应的用户档案建立的措施与规则, 对用户档案建立与管理进行统一规划、整体部署, 并提出具体的施行方案和要求。具体而言, 要建立以下几个机制:⑴内部协调机制, 如明确档案馆内部各部门在用户档案建立上的责任与义务, 规定用户档案建立由哪个机构专门负责, 机构中各成员的具体工作任务及奖惩措施等, 以避免用户档案管理工作的重复建立及互相推诿等不良现象。⑵外部协调机制, 就是要定期采取各种方式向相关部门讲解、宣传用户档案, 争取其对高校档案馆用户档案建立工作的政策和物质支持, 并促使档案馆工作人员不断学习、借鉴图书馆、企业等组织的先进经验和有益成果, 为自身利用。⑶建立具体的用户信息建设措施, 从用户登记, 用户调研, 用户信息的收集、整理、归类、立卷、装册以及数据库的建立与完善, 要形成一套科学有效的操作规范与运行章程。⑷长期保证机制, 以制度的形式促使高校档案馆将构建用户档案纳入本馆绩效考核体系和长远规划, 促使用户档案建设工作持续有效地开展下去。

摘要：文章结合网络环境下高校档案馆服务的新特点, 分析了高校档案馆用户档案的内涵及建立用户档案的重要意义, 并就如何建立用户档案提出具体对策。

关键词：网络环境,高校档案馆,用户档案

参考文献

[1]胡声汉.档案管理与数据库建设[J].科技创新导报, 2008 (31) .

[2]姜明等.以顾客为对象构建医院顾客档案数据[J].医学与社会, 2005 (5) .

[3]张映娣.图书馆用户档案的建立、管理与应用评说[J].浙江档案, 2005 (3) .

网络档案用户 第6篇

一、网络环境下档案用户信息需求的特点

网络环境下的档案信息不再是传统的纯文字信息, 而是由文字、图像和声音等组成的综合信息。档案信息数据库也不再是单机环境下的关系型数据库, 而出现面向对象的数据库。同时, 档案用户个人的研究方向、知识水平和知识结构也决定着其对档案信息质量和数量要求。网络环境下, 档案用户既可能是档案信息的传播者, 也可能是档案信息的接受者。同传统环境相比, 网络环境下档案用户信息需求呈现出新的特点:一是档案用户信息需求的个性化与精品化。现在档案用户可以直接从网络中获得所需的档案信息资源, 但“信息污染”、“信息爆炸”却是网络环境下的消极产物。当档案用户对信息数量的要求得到满足后, 会转向对档案信息质量要求的提高。档案用户不再追求完全掌握与解决问题有关的一切信息, 只希望快速、准确地获得决策所需的关键信息, 因此希望获得有针对性的档案信息的心情更加迫切。二是档案用户信息需求的全方位与综合化。如今档案用户愈来愈需要为其提供内容全面、类型完整的信息, 这些信息又必须与档案用户所从事职业的各个方面相适应, 其内容和形式也必须随着工作需求的变化而变化, 其需求既是综合化的又是全方位的。并且档案用户的信息需求不再局限于某一工作的单一环节。三是档案用户信息需求的开放化与社会化。当下档案信息服务的传统模式已不能满足档案用户开放化的信息需求, 随着工作中社会交往范围的扩大, 信息交流日益频繁, 档案用户由面向部门向面向社会的信息需求转变。其中以休闲利用为目的的档案信息需求在网络环境下表现较为突出。

二、网络环境下档案用户信息需求的规律

规律是事物本身所固有的、深藏于现象后并决定或支配现象的因素, 是客观存在的, 不随人的意志改变而变化。信息需求规律同是如此, 网络环境下档案用户信息需求的规律同传统条件下档案用户信息需求规律相同:一是档案用户信息需求的省力原则。省力原则是美国学者齐夫在他的专著《人类行为与最小努力原则》中提出的。档案用户的信息需求也符合这一原则, 用户总是希望在解决问题的前提下获取和吸收信息的工作量最小。二是档案用户信息需求的“马太效应”。马太效应 (Matthew Effect) , 是指好的愈好, 坏的愈坏, 多的愈多, 少的愈少的一种现象。档案用户信息的马太效应是指对于为数不多的信息需求量较大的用户, 随着时间的推移, 信息需求量将愈来愈高于平均水平, 这部分用户在行为上表现为力图占有更多更新的信息资料, 这在信息资料来源不充分的情况下势必影响其他用户的需求。三是档案用户信息需求的阶段性。档案用户信息需求具有明显的阶段性特征, 并且会随着用户知识结构的变化而改变, 这主要是在国家相关政策影响下在时间纬度上所呈现的规律性。

三、网络环境下的档案信息服务对策

档案信息因其信息内涵的特殊性, 而与其他信息服务如图书馆信息服务存在着很大的差别, 因此不能完全照搬和套用其他信息服务模式和策略。笔者认为, 网络环境下应从以下几方面做好档案信息服务工作:

(一) 继续做好传统形式的档案信息服务。

目前我们所处的是纸质档案和电子档案并存的时代, 在今后相当长一段时间内, 纸质档案不可能完全被电子档案取代。传统文本型档案信息是提供电子档案数字化服务的基础, 离开传统型档案信息, 电子档案信息服务便成为无源之水、无本之木。

(二) 实现档案信息服务的网络化融合。

档案信息服务的网络化融合最终方向是实现档案信息服务网。档案部门在协作方面可共建目录中心, 联合编研, 可在自身档案网站建立的基础上通过网络互通所需, 逐渐为用户提供档案信息服务网络。但由于各档案部门在档案管理软硬件方面的差异, 网络化融合这一过程任重道远, 但却是档案事业发展的一个方向。

(三) 发挥网络技术优势, 展现档案原貌。

网络环境下的档案信息服务所要实现的是信息数字化、传递及利用的网络化、内容的专业化与系统化, 这使档案用户更难接触到档案原件。因此网络环境下如何解决档案用户对信息需求的广泛性与档案部门提供档案信息的单一性之间的矛盾是档案部门应主要考虑的问题。

抓好档案用户心理做好档案服务工作 第7篇

随着社会的发展,科学文化的繁荣,档案管理工作也出现了日新月异的变化。主要有以下几方面:一是利用者的要求高了,不仅要求多编制一些参考资料和史料汇编,而且还要求全面、系统地提供档案材料;二是服务内容由以服务于政治为主,转变到以服务经济建设、科学研究为主;三是查阅方式上由原先的零星查阅为主,转变为按专题和按专业大量系统的查阅为主。四是利用者查阅的档案范围广、时间长,不仅查建国后档案,还要查革命历史档案和旧政权档案;五是档案室查阅档案人数多,随着人数的逐年增长,调卷量也必然迅猛增长。

2 档案用户需求心理产生的必然性

档案用户对档案的需求,往往是用户在工作、学习、生活中由于主观能力的有限及客观环境所迫而产生的一种对档案需求的紧张心理状态,它是通过内心的心理状态不断反射而来的外界作用的反映。

显然,档案用户需求心理的产生有其内在必然性,这是由用档行为的主体———档案用户及客观环境所决定的。

档案用户作为人或人的组合体,就必然存在着心理、生理和机能上的某些不足或缺憾,在能力和认识上也不可避免地存在着某些局限性,使他们在工作、学习和生活中必然遇到许多要求助于外界才能解决的问题。同时,档案用户作为人,作为社会成员的一分子,必然存在于一个广阔的社会系统中,这个系统从宏观上讲包括政治系统、经济系统、文化系统等,它包罗万象,深奥无穷。作为生活于其中的档案用户是不可能通晓一切的。

3 档案服务职能的创新

目前,随着信息时代的到来,信息形式的层出不穷,信息量的不断加大,已经逐渐到达一个趋于饱和的阶段,档案在其社会发展进程中,呈现出新的特点:

3.1 内容及形式多样化

数字档案的出现为利用者提供直观的服务,它可以更真实的还原历史,更真实、原始的记录历史的状态。在数字环境下,档案的存在形式是多种多样的,传统档案一般只能提供文字类信息。而新型档案包括文字、声音、图形、影像等各种多媒体档案信息。

3.2 载体类型多样化

在数字环境下,多种载体形式将大量运用。包括磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等载体。传统的档案保管方式是以单一的纸稿形式提供利用的。这样,利用者只需对档案信息进行简单处理即可直接使用,使用档案信息时更加方便和快捷,从而加快了档案信息的传播速度。

3.3 服务多样化

在数字环境下,利用者面对的是一种档案信息资源环境,各档案馆将档案信息输送到网络上,所有的档案形成一个大的虚拟档案馆,计算机可以随身携带,档案利用者可以超越时空的限制,在任何时间、任何地点利用。上网工具通过网络方便快捷的得到各种档案信息。

4 提高档案管理人员信息素养问题探究

4.1 明确服务的方向,端正服务态度

档案工作是服务性的工作,它的服务性集中表现开展利用工作上。要想把利用工作做好,首先取决于服务方向的正确。这就要求各档案馆在加强收集、整理、保管等工作的基础上,把主要精力转移到利用工作方面,将服务的重点放在为生产建设、科学研究、技术发展和经济体制改革上来。只有明确树立为社会主义现代化建设和两个文明建设服务的思想,坚持为现阶段最在政治服务,才能保证档案工作有正确的政治方向。

在明确服务方向以后,还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度。由于档案利用工作代表整个档案工作的成果,为利用者直接服务,这就要求档案工作者必须具有高度的政治责任感,发挥主观能动精神,解放思想,开动机器,研究利用工作出现的新情况、新特点,解决利用工作中的新问题,千方百计为各项工作服务,时时处处为利用者着想,给他们以最大的方便。要有良好的服务态度,必须采取得力措施,要加强岗位责任制,有明确分工,还要建立定期的考核和奖惩制度,把权、责、利三者有机结合起来。

4.2 熟悉档案的内容,了解客观需求

在知已知彼的基础上,积极主动地做好这项工作,开展利用工作就要求档案人员熟悉所保存的档案和客观利用的需要。

熟悉馆藏的步骤和方法是:(1)只有在熟悉家底的基础上才能提高工作效率。我们要熟悉档案的内容与成分及其存放地点,在日常工作中注重编制检索工具和参考资料等工作,做好资料收集、整理、鉴定、统计、提供利用等工作,这样可以及时、准确地为利用者查找档案材料。(2)熟悉档案的具体内容的工作,要放在熟悉立档单位的历史和全宗档案的概况工作之前;(3)全面熟悉,重点研究。先熟悉重要全宗和全宗中的重要部分,后熟悉一般全宗和全宗中的一般部分;先熟悉年代近的档案,后熟悉年代远的;先熟悉经常利用的档案,然后熟悉利用较少的。

在实际工作对档案利用的需要是多方面的,而且在不同的时期,不同的任务对档案的需求也不同。因此,调查了解服务对象对档案的需要,是正确制定档案利用工作计划和开展工作的依据,是更好地为各项工作服务,发挥档案作用的重要方法。要了解客观需要,档案室应当学习党和国家与本机关主要职能有关的方针、政策,了解本机关的主要工作任务和长远规划,征求机关领导与业务部门的意见,研究和分析本机关对利用档案的需要。档案馆应当学习研究党和国有提出的总任务和规划,以及当前中心任务和工作方针,研究了解党政领导机关和各行各业在生产建设、科学研究等到工作,更好地发挥档案的作用。否则,被动地坐等利用者上门,不可能取得良好效果。

参考文献

[1]赵晖.论新形势下档案部门服务机制创新[J].兰台世界,2007,(22).

[2]肖静华.知识经济时代的档案信息服务新体系[J].机电兵船档案,2005,(03).

[3]侯海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究[D].黑龙江大学,2008,(03).

档案信息用户培训的含义 第8篇

“用户培训”是管理信息系统开发实施中的一个重要环节, 为了更好地应用系统, 需要对用户进行系统、有效的培训服务。而随着图书馆业务工作的开展和成熟, 用户培训成为图书馆的一项重要职能, 《图书情报词典》中就将用户培训定义为:为了使用户更有效地了解、利用期刊文献, 图书馆期刊工作者采取各种方式 (或发材料, 或开讲座等) 对读者进行的培训。延伸到档案工作中, 对于档案馆主体、档案馆的信息资源和档案馆服务对象的特殊性、层次性等特点, 档案馆的用户培训可以理解为:为帮助广大档案用户充分利用档案馆的各类资源、掌握查询资料的基本技能、扩大档案用户的范围, 根据档案信息用户的背景、利用范围、利用目的, 有计划、有目的地采用各种方法指导档案用户利用档案资源的教育活动。其包含三个要点: (1) 用户培训的目的、内容; (2) 用户培训的依据; (3) 用户培训的计划和途径, 不同类型的档案馆有所差别。

网络档案用户 第9篇

摘 要：为回应严永官对档案信息资源开发主体的商榷意见，我们对用户、档案信息资源、档案信息资源开发与档案信息资源开发主体等概念中存在的分歧进行说明，并以对比分析的形式，阐述我们对档案信息资源开发主体的认识。认为在档案信息资源开发中档案馆及其工作人员与用户是相互协作、共同促进的关系。指出为进一步强化档案馆及其工作人员在档案信息资源开发中的基础性地位，突出用户在档案信息资源开发中的主体地位，应从四个方面加以改善：树立档案馆及其工作人员与用户是档案信息资源开发共同体的观念；结合《中华人民共和国政府信息公开条例》，健全开放档案的利用管理制度；档案信息资源的建设要坚持以社会需求为导向，为社会利用提供便利；注重档案信息资源开发平台的规模化、体系化、便利化建设。

关键词：档案信息资源；信息资源开发；用户；档案馆；主体地位

Abstract： In response to Yan Yongguan's discussion on the subject of archival information resources development， we explain the differences between the users， the archives information resources， the archives information resources development and the archives information resources development main body. And in the form of comparative analysis， this paper expounds our understanding of the main body of the archival information resources development. We consider that the archives and their staff and users in the development of archives information resources are the relations of mutual cooperation and promotion. We should improve from four aspects to further strengthen the basic position of archives and their staff and to highlight the main body status of users in the development of archival information resources： setting up archives and their staff and users is the concept of archival information resources development community； Improving the management system of open archives in combination with the government information disclosure regulations of the people's Republic of China； Constructing the archival information resources adhere to the social demand as the guidance， and providing convenience for the social use； Focusing on the scale， systematization and convenience platform construction of archival information resources development.

Keywords： Archival information resource； Development of information resource； Users； Archives； Dominant position

严永官通过《论“档案信息资源开发中的主体”——与陈忠海、常大伟商榷》（下文简称《商榷》）一文，对《档案馆在档案信息资源开发中的主体地位质疑——兼论用户在档案信息资源开发中的主体地位》（下文简称《质疑》）一文中“用户在档案信息资源开发中居于主体地位”的观点进行了商榷，并从哲学、实践、相关法律法规等角度论证了该观点并不成立。为厘清档案馆及其工作人员和用户在档案信息资源开发中的各自地位、作用及其相互关系，以促进各开发主体作用的充分发挥，从而更好地实现档案信息资源的价值，有必要对档案信息资源开发各主体的地位问题作出进一步的说明和分析。同时，借助此文对《商榷》一文提出的有关疑问进行解释。

1 用户、档案信息资源、档案信息资源开发与档案信息资源开发主体

在对用户的认识上，我们认为既可作广义的理解，也可作狭义的理解。广义的用户概念，指包括档案馆及其工作人员和社会组织或个人的整体概念；狭义的用户概念，指除档案馆及其工作人员以外的社会组织或个人。而《商榷》一文认为档案馆及其工作人员与用户是完全对立的两种存在，这种理解相对狭隘，也是导致其否定用户在档案信息资源开发中居于主体地位的关键所在。相对来讲，我们更赞同将用户作广义的理解。而《质疑》一文之所以采用狭义的用户概念，主要是为了更清晰地认识档案馆及其工作人员与用户之间的关系，为两者的相互协作提供理论基础。这也是《质疑》一文的立意所在。

在对档案信息资源的认识上，《商榷》一文指出，“就档案这个概念的整体而言，其保管单位只能是各级各类国家档案馆，即只有进入各级各类国家档案馆保存的档案，才是真正意义上进入整个社会意识的档案，也才会得到《档案法》等法律、法规的保障”[1]。我们认为，这种观点人为地缩小了档案的范围。其实，并不是只有进入各级各类国家档案馆保存的档案，才是真正意义上进入整个社会意识的档案，只要能够清晰、确定地反映社会组织或个人以往的社会实践活动的原始固化信息，都应纳入档案的范围。如果按照《商榷》一文对档案范围的理解，档案信息资源开发必然限制在以各级各类国家档案馆为平台的框架内，但这与现实并不相符。随着信息技术的发展和用户信息意识的增强，存档行为不仅仅是一种档案机构行为，也表现为一种个人行为，档案信息资源开发平台也逐渐呈现出社会化趋向。

在对档案信息资源开发的理解上，我们仍然认为，“档案信息资源开发是指在保证档案信息资源的可获得性和获取便利性的基础上，因用户利用需求和利用行为而引发的对档案信息资源的获取、组织、加工和利用等行为，以及由此导致的新信息、新知识或新理论生产的一种过程”[2]。《商榷》一文对此提出质疑，指出“用户的‘自身资源如何来，或说来自何处？不管是馆藏档案实体，还是网上查到的已经开放档案的电子版，就目前政策或档案开放的实际来看，用户通常直接查找利用的档案还只能是我国档案中的极小一个部分，而恰恰又是公民个人所需要的那部分档案则因受到个人隐私的保护而不能公开上网”，并指出“‘新信息、新知识或新理论产生等，则主要是依靠‘档案管理部门及其工作人员来实施的”[3]。首先，我们所认为的“自身资源”不仅指个人存档积累的档案信息资源，还指个人的知识积累、技术储备等智力资源，而非《商榷》一文认为的馆藏档案实体或开放档案的电子版；其次，“新信息、新知识或新理论产生”不但由档案管理部门及其工作人员的具体工作来实现，也由用户利用档案信息资源来实现，如黄仁宇利用明代档案信息资源书写的《万历十五年》提出了“大历史观”的观点、冯友兰在梳理中国传统文献的基础上系统地分析和阐述中国哲学思想并形成了新的认识；最后，对档案信息资源开发作一般开发形式和高级开发形式[4]的划分，并不意味着档案信息资源开发的高级形式就一定比档案信息资源开发的一般形式重要，只是两者的侧重点有所区别。而两者体现更多的是一种相互支撑而非相互竞争的关系。此外，在对“档案信息资源开发”与“档案利用”关系的认识上，《商榷》一文简单地将 “档案信息资源开发”与“档案利用”划分为前后相继的两个部分，认为用户只是档案馆及其工作人员档案信息资源开发成果的纯粹受益者。我们认为，“档案利用”形式是多样的，在一定情况下也有“档案信息资源开发”的内容，即用户在已有开发工具、手段和成果不能满足自身需求的情况下，会根据其自身需要对档案信息资源进行再开发和个性化利用。

在对档案信息资源开发主体的认识上，我们认为档案信息资源开发的主体是多元的，既包括档案管理部门及其工作人员，也包括档案用户，只是他们所处的地位有所不同。可以认为，档案馆及其工作人员进行的是基本服务性开发工作，而用户，特别是高级用户进行的则是深度挖掘性和高级利用性开发工作。但这并不否定档案管理部门及其工作人员在档案信息资源开发中的重要作用，也不存在对档案管理部门及其工作人员有微词的想法。与此相反，对档案信息资源开发各主体地位的界定，不但肯定了档案管理部门及其工作人员的基础性工作，而且有助于减少社会和档案界对档案管理部门及其工作人员创造新信息、新知识或新理论的额外期望。

2 档案馆在档案信息资源开发中的地位与作用

档案馆在档案信息资源开发中有着重要的地位和作用，这是无可置疑的。正如《质疑》一文中指出的，“档案馆在档案信息资源开发中发挥的是档案价值转递平台的作用，档案馆在档案信息资源开发中处于基础性地位”[5]。《商榷》一文提到的例证——“上海等地开展的方便人民大众利用方法的创新，按照‘就近查阅、就地出证，馆际联网、全市通办的目标，建设市与区县档案馆、档案馆与档案室、档案馆与社区事务受理服务中心‘三联动的档案远程利用服务体系。逐步推行在各社区事务受理服务中心的便民服务中增加民生档案查询和出证项目，最终实现档案远程利用服务横向连通市和区县档案馆及市级机关档案室，纵向覆盖各街镇社区档案查阅点”[6]，也从实践层面证明，档案馆及其工作人员在档案信息资源开发中发挥的是基于档案信息资源开发一般形式上的利用服务工作。

当然，档案馆及其工作人员在档案信息资源开发过程中也进行高级形式的档案信息资源开发，如档案编研工作等。但从《档案法》和《档案法实施办法》对档案机构（主要是指各级各类档案馆）的职能定位来看，主要是强调档案机构的管理职能和服务职能，如《档案法》第八条指出，中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案；《档案法实施办法》第十条指出，中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依照《档案法》第八条的规定，承担下列工作任务：（一）收集和接收本馆管理范围内对国家和社会有保存价值的档案；（二）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；（三）采取各种形式开发档案信息资源，为社会利用档案资源提供服务[7]。所以，从法律层面来讲，过于强调档案馆及其工作人员在档案信息资源开发中的主体地位难免有些牵强。而从档案馆及其工作人员在档案信息资源开发中处于基础性地位的角度进行理解，更有助于档案馆管理职能的履行和服务职能的实现。

《商榷》一文在对用户不能在档案信息资源开发中发挥主体地位的观点进行论证时指出，“因为他们（原文指用户）还是需要接待点的档案兼职管理人员通过网络查询，检索到所需要的档案内容后向保管该档案的档案馆索取，随后出具打印文件并盖上印章才能作为办事的凭据”[8]。通过对该论述进行分析可以看到，档案馆及其工作人员其实是在整理、保管档案信息资源基础上进行的利用服务工作。这也正是对《质疑》一文认为的档案馆提供基础性服务、担任档案价值转递平台的印证。

3 用户在档案信息资源开发中的地位与作用

关于用户在档案信息资源开发中的主体地位及其作用，我们已经在《质疑》一文中从理论推导、范式分析、模型论证等三个方面进行了论证。现在主要针对《商榷》一文指出的，“对‘档案信息资源开发的主体是档案管理部门及其工作人员这一传统观点的颠覆，且这种颠覆在目前阶段并无实践基础”和“由此看来，‘长尾理论其实并不适用于档案信息资源开发领域的，即在档案信息资源开发领域不可能出现‘星星之火，可以燎原的现象”[9]，两个观点进行辩证。

关于第一个观点，我们认为“目前并无实践基础”并不代表在实践基础具备的情况下，用户不能够发挥主体地位的作用，更不能将“目前并无实践基础”作为否定理论探讨的依据。导致“目前并无实践基础”的原因是多方面的，如档案开放利用制度和相关政策的限制、档案信息资源组织程度和呈现形式的滞后等。正如《商榷》一文指出的，“从档案信息资源的拥有量上来看，只有档案管理部门及其工作人员手中才能掌握大量、系统和源源不断的档案信息资源”[10]。拥有资源和多角度、多层次开发利用资源不是同一问题，沈志华从俄罗斯大量收集、翻译、整理和使用解密档案，取得了丰富的研究成果就是一个很好的例证。[11]随着《中华人民共和国政府信息公开条例》的实施，用户获取相关档案信息资源的方式逐渐多样化，这将有助于用户在档案信息资源开发中主体地位的实现。

关于第二个观点，我们认为《商榷》一文的观点过于武断。“长尾理论”在信息生产领域同样适用，如维基百科条目的创立便是基于愿意为这部百科全书做出任何贡献的任何人，以各自的认识和需求为基础共同编辑修改的结果，条目的质量也在不断争论与完善中逐渐提高，而维基百科运作的基础也不外乎维基平台、用户参与和信息资源三个基本要素，并没有一个统一的信息生产管理机构 [12] 。自由、开放的在线百科全书也是知识社会条件下用户参与、大众创新、开放创新、协同创新的生动诠释[13]。档案信息资源作为信息资源的重要组成部分，档案用户参照维基百科的有益经验，在完善的档案信息资源开发平台和充足的档案信息资源支撑下，在档案信息资源开发中发挥主体地位也并非不可能。考虑到档案信息资源开发利用的特殊性，固然不能完全否认《商榷》一文认为的“档案信息资源开发领域不可能出现‘星星之火，可以燎原的现象”，但不能以此为依据消极地对待社会发展给档案馆带来的机遇，更不能据此确定在条件具备的情况下用户会对馆藏档案蕴含的巨大信息财富无动于衷。

4 档案馆与用户在档案信息资源开发中的相互关系

档案馆及其工作人员与用户从事的档案信息资源开发活动，均是围绕档案信息资源展开的。而档案馆及其工作人员与用户在档案信息资源开发中的关系也表现为相互协作、相互促进的关系。

《档案法》第八条和《档案法实施办法》第十条内容的落脚点均是为社会利用档案资源提供服务。在档案信息资源开发过程中，档案馆及其工作人员所处的基础性地位和进行的一般形式的档案信息资源开发，为用户利用档案信息资源和进行高级形式的档案信息资源开发提供了前提条件和资源基础。同时，用户通过对档案信息资源的开发利用，直接体现出现实的社会需求，实现和扩大了档案信息资源的价值，也以此种形式肯定了档案馆及其工作人员的社会价值。

特别需要指出的是，将档案馆及其工作人员和用户在档案信息资源开发中的地位划分为基础性地位和主体性地位，既不是为了区分谁在档案信息资源开发中更重要，也不是为了对档案馆及其工作人员的默默付出进行否定，而是为了理清档案信息资源开发各主体发挥作用的侧重点，从而形成合力共同促进档案价值的实现和档案馆及其工作人员倾注感情的档案事业的发展。

5 总结

根据当前我国档案信息资源开发实践中存在的问题，结合社会发展提供的机遇，我们认为，为进一步强化档案馆及其工作人员在档案信息资源开发中的基础性地位，突出用户在档案信息资源开发中的主体地位，应从以下几方面加以改善。

5.1 树立档案馆及其工作人员与用户是档案信息资源开发共同体的观念。档案信息资源价值的实现是档案馆及其工作人员和用户共同努力的结果，没有档案馆及其工作人员的基础性工作也就难以实现档案信息资源的聚合和优化，缺少用户的开发利用和在一定范围与不同形式的价值实现，更难以将档案馆及其工作人员的劳动成果转化为社会效益和经济效益。

5.2 结合《中华人民共和国政府信息公开条例》，健全开放档案的利用管理制度。做到开放档案利用管理制度与相关法律法规的有效衔接，防止出现在政府部门已经公开的信息在档案部门不予开放利用的情况，从而满足用户对档案信息资源利用的实效性要求。

5.3 档案信息资源的建设要坚持以社会需求为导向，为社会利用提供便利。这里的档案信息资源建设主要指非数字化档案信息资源的数字化工作和数字化档案信息资源的收集、整理、鉴定和开放利用。在非数字化档案信息资源的数字化过程中，应考虑到当前用户的应用习惯和主流的信息检索技术，方便用户检索利用；在数字化档案信息资源的收集、整理、鉴定和开放利用过程中，应综合考虑信息集合的丰饶度和关联度。

5.4 注重档案信息资源开发平台的规模化、体系化、便利化建设。针对当前不同省区、不同类型档案馆在档案信息资源服务平台建设中存在的相互独立、各自建设的状况，可先通过网站链接的形式将不同的信息服务平台关联起来，并逐渐向不同档案馆共同建设档案信息资源服务平台的方向发展。

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[7]中华人民共和国档案法，中华人民共和国档案法实施办法[EB/OL].[2016-01-06].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/node_1605.htm.

[11]沈志华：俄罗斯解密档案，解了多少中苏之谜？[EB/OL].（2015-12-30）[2016-01-06]. http：//www.danganj.net/bbs/redirect.php？tid=61079&goto=lastpost#lastpost.

[12]维基百科[EB/OL].[2016-01-06].https：//zh.wikipedia.org/.

高校档案用户信息需求研究 第10篇

一、高校档案用户信息需求研究的意义

高校档案用户信息需求研究, 是高校档案实体管理和档案信息开发利用的重要工作之一, 是高校档案确定收集范围, 划分保管期限, 进行档案信息加工的重要依据, 是提高高校档案管理理论研究水平不可缺少的重要因素, 是充分满足高校档案用户利用需求, 提高档案利用率的重要环节, 对高校档案工作系统科学管理具有重要意义。

(一) 促进高校档案管理水平不断提高

高校档案管理水平与档案用户利用需求之间的矛盾, 决定高校档案工作发展的全过程, 对高校档案工作起支配作用。档案用户的利用需求越高, 档案的管理水平就要与之相适应, 这样才能最大限度地满足用户档案信息需求。

(二) 不断丰富和完善高校档案的鉴定理论, 使其更加符合实际要求

在从用户档案信息需求的研究分析了哪些是档案用户利用所需要的, 哪些方面不能满足用户利用需求的, 哪些是用户永久或长期需求的, 哪些档案是静止不动的, 从这些方面掌握利用需求规律, 更加科学、合理地为档案的整理、鉴定、保管提供一个客观尺度。

(三) 为高校档案工作提供反馈信息

档案用户提供的反馈信息在高校档案管理工作中起着重要的作用。通过档案用户对档案馆 (室) 接待人员的服务态度, 检索工具的种类和质量, 调取档案的速度和准确性等进行适时的信息反馈, 可以发现档案管理工作中存在的问题, 使档案管理工作不断臻于完善, 更好地为档案用户提供高质量高效率的服务。

二、高校档案用户的基本概念、主要类型及特点

高校档案用户是指通过各种档案服务方式和渠道获取所需档案信息的团体或个人。主要包括:

1.党政管理工作人员, 包括党政领导, 各职能处室, 系部领导及工作人员。

2.教学单位及教学科研人员, 包括各系部教师, 科研管理人员等。

3.在校学生及已毕业的毕业生。

不同类型的档案用户对档案信息材料的需求各有不同, 各有侧重, 其表现如下:

1.党政管理人员是学校教学科研管理工作的决策者、执行者, 他们一般需要带有全局性、综合性的档案信息材料, 如在制定本学校的发展规划、各项规章制度、教学、科研决策时, 需参考上级及学校历年来的各项规章制度、政策、法规、规定, 有时还需档案室经过编研加工的“浓缩信息”。一般具有全局性、综合性、指导性和摘要性的特点。

2.教学单位人员肩负着教书育人的重任, 他们需要了解教学方针政策、教学计划大纲、教学经验交流及学生优秀论文等档案材料, 用以规范和指导教学工作, 他们获取档案信息具有真实性、可靠性、新颖性的特点。科研人员主要进行科学研究工作, 他们对已有的科研项目进行分析研究, 以便确定自己课题的研究方向, 他们利用档案信息具有理论性、专业性、前瞻性的特点。

3.在校学生及已毕业的毕业生利用档案信息主要是指导毕业实习和撰写毕业论文, 为用人单位辨别学生毕业证真伪提供学籍档案信息及学生成绩单、学历证明。他们利用档案具有及时性、准确性、目的性的特点。

三、高校档案用户信息需求的心理特点

研究档案用户需求的规律, 首先要了解档案用户的心理特点。一是急迫心理。档案利用者到档案馆 (室) 查阅档案信息, 都想尽快查到自己所需的档案信息, 在利用者心理上表现的比较迫切。二是求全求准心理。档案利用者提出档案需求, 要求档案人员提供全面、系统的档案信息, 特别是一些科研人员, 他们在查阅档案信息需要成套的科研课题材料, 还需查阅大量的科研档案, 具有求全、求快、求准的心理。三是求助心理。对于初次到档案馆 (室) 利用档案信息的利用者, 其利用需求表述不明确, 如何查阅到所需档案信息, 带有渴求帮助的迫切心情, 满足利用者的求助心理, 有助于提高人们的档案意识。

四、高校档案用户信息需求的规律

(一) 高校档案用户信息需求的针对性与全面性

高校档案信息服务的对象包括学校管理者、教师、科研人员及学生。他们在遇到问题需要档案材料解决时, 总是很有针对性地向档案馆 (室) 提出利用需求, 如学校管理者在制定本校决策时, 需查找党群、行政方面的档案材料, 在校园建设方面遇到问题时, 需查找基建档案材料, 而教师、科研人员、学生主要利用教学档案材料, 这些用户利用档案信息具有明显的针对性, 体现了档案用户信息需求的针对性的特点。而档案用户信息需求的全面性就是档案用户去档案馆 (室) 查找相关档案材料时, 希望能从档案部门那里获取翔实的档案信息, 最好将相关材料全部查到, 使自己的利用需求得到全面集中的满足。

(二) 高校档案用户信息需求的周期性与重复性

高校档案用户信息需求呈现出周期性与重复性的特点。这与国家的相关政策和学校的重大活动有关。如每年的3月份, 学生需要报考各类资格考试, 需要档案部门提供学生成绩单;如国家严历打击学历真伪, 需到学校档案部门查阅学生录取大表、成绩单, 毕业生资格审查表等档案信息材料来辨别毕业证真伪;如每年的校庆、教学评估等活动均需要利用大量档案信息, 当校庆筹备之初, 需要档案部门提供历史沿革、大事记、老照片、校友信息等档案材料, 当学校进行教学评估, 需要档案部门提供有关学校发展及教学、科研的档案信息材料;每年的教师职称评聘, 需为教师提供教学、科研方面的档案材料。这时均是档案提供利用的高峰期, 如此反复, 体现出档案用户信息需求的周期性与重复性的特点。

(三) 高校档案用户信息需求的预见性与服务性

在长期的档案工作实践中, 高校档案利用已经形成了相对稳定的用户群, 及早对档案用户信息进行分析预见, 有利于档案信息利用更加科学化、合理化、规范化。如每年的重大考试报名前夕, 一些本校在校生或毕业生需要利用大量的教学档案, 包括学籍卡、成绩单、招生录取大表等, 档案馆 (室) 把这些教学档案存放在方便调阅的地方, 用时可以快速取出, 这样可以节省大量的时间和精力, 在每年查阅档案的高峰期, 也可暂不开展档案的整理和编研工作, 把主要精力放在档案用户信息服务上, 更好地满足档案用户的利用需求。服务性是档案工作的基本属性之一, 也是档案工作赖以生存和发展的根本。档案用户到档案馆 (室) 查阅档案信息, 档案人员可以为利用者创造一个和谐、优美、安静和专心查阅的宽松环境, 使利用者身处一种整洁、明朗的环境中, 仿佛置身于文化殿堂的感觉。档案人员也应热情、和蔼地倾听档案信息需求者提出的疑问, 使他们对档案馆 (室) 产生一种信任感, 达到最满意的利用效果, 从而激起用户更多的档案信息需求, 使档案工作的效益最大化。

齐夫在他的著作《人类行为与最小努力原则》一书中指出:“每个人在日常生活中都必定要在他们所处的环境里进行一定程度的运动。”他认为:“每一个人在做任何事情时都希望他所付出的代价是最小的。”[1]通过对高校档案用户信息需求的研究, 可以科学、有效地指导档案工作者的实践工作, 吸引更多的档案用户, 使他们获得完整、可靠、先进、适用的档案信息, 提高档案信息的利用率, 充分发挥档案的价值, 更好地为学校各方面建设服务。

注释

1张宛玉, 法玉琦.确保高校档案用户需求的途径[J].南阳师范学院学报, 2024.8.

2陈泽渊.档案用户需求行为的规律及心理特点[J].档案学研究, 1996.2.