动态档案范文

动态档案范文（精选9篇）

动态档案 第1篇

美国国家档案和文件管理署将在近日开放在尼克松政府期间担任重要职务的四位官员的口述历史访谈 (其中包括尼克松的特殊顾问和当时美国首席检察官) 。这些回忆将丰富历史档案, 有助于更多人了解尼克松总统。整个口述历史汇集包括与前尼克松白宫成员的九次访谈。这些口述历史访谈将转录, 以提供研究之用。 (摘自落拓寒儒和讯博客)

美国国家档案局和文件署将降低文件被恐怖主义分子利用的可能性

由于9.11发生的恐怖主义事件, NARA将防止档案的非适度开放, 采取措施加强用于非研究目的的档案材料的监控, 以降低可能支持恐怖行为的档案材料利用的危险性。这些危险包括:a.通过利用姓名和社会保障号码盗窃他人的身份;b.计划或目标在公共场所进行恐怖袭击;c.获取关于可能的武器以及摧毁目的的信息。 (摘自落拓寒儒和讯博客)

美悬赏五万美金寻找克林顿硬盘线索

2009年5月, 美国国家档案局将一个存有克林顿时期含敏感信息的硬盘不慎丢失, 该移动硬盘的牌子为西部数据MY BOOK, 外观为6.9×4.1×6.3英寸, 重4.25磅, 内含有2TB的磁带记录的备份文件。

随后, 美国国家档案局监察长在国家保密部门的协助下对硬盘的去向展开了调查。根据手头掌握的线索, 该硬盘是于2009年5月24日在美国国家档案局马里兰大学帕克学院内的一栋大楼里面丢失的。据悉, 硬盘里存有大量克林顿时期的相关档案材料, 其中包括当时白宫工作人员以及来访参观者的姓名、社保号码等个人身份认证信息。目前, 美国国家档案局已向丢失硬盘中涉及个人的约15750人寄出了通知信, 提前告知他们的个人信息有可能外泄。同时, 国家档案局将向他们提供1年的免费信用监控。

在调查中, 目前还没有证据显示是某人蓄谋窃取该硬盘中的信息而将硬盘盗走的。尽管如此, 此次调查的主要目的是找回硬盘。该局表示, 如任何人提供能够找回硬盘的相关信息, 此人将获得5万美金的现金奖励。

(摘自《中国档案报》)

ICA发表声明:关切洪都拉斯档案馆

虽然洪都拉斯不是国际档案理事会的成员国, 但是ICA (国际档案理事会) 对洪都拉斯档案馆保存的珍贵档案在当地政变中受到的威胁表示相当关切。ICA会在适当的时机召开会议研究此问题, 并将研究结果公布。目前, ICA发表以下声明:ICA作为致力于发展全球档案事业的非政府组织, 获悉洪都拉斯档案馆已被武装力量占领, 馆藏档案受到威胁后ICA表示非常关切。ICA相信必须要适时提醒国际社会, 档案是保护公民基本权利最重要的依据, 是依法治国的基础保障。同时, 保护好档案也是任何文明社会应尽的义务, 档案是传承文明的重要载体, 一个国家没有档案, 它将没有历史、失去记忆和身份。 (摘自《中国档案报》)

美国国家档案馆开放已解密的卫星图

美国国家档案和文件管理署对公众开放来自于两颗重要监视卫星拍摄的4.8万幅图像。最新增加的近1.9万幅图像来自于KH-7监控系统, 这颗监视卫星拥有定位成像功能, 主要的监控目标包括苏联和中国核武器装备以及洲际弹道导弹的发射地点。这次美国国家档案馆还开放了2.9万幅来自于KH-9成像程序的照片。在美国国家档案馆3320展厅, 这些照片将提供给利用者利用。

(摘自落拓寒儒和讯博客)

美国史料和档案委员会获最高荣誉

2009年8月14日, 在美国奥斯汀召开的美国档案协会年会上, 美国史料和档案委员 (NHPRC) 因其为档案和历史文献项目提供资金奖励被授予了2009年杰出服务奖。

美国档案协会在年会上表示, 国家史料和档案委员会基金为国家档案和文献项目乃至整个档案行业的发展提供了大量的资金支持, 同时在支持战略实施、在历史文件的管理方面、还在加强档案部门的协调机制与标准化实践方面起到了推动作用。

国家史料和档案委员会的执行理事卡瑟琳·威廉姆斯说, 此次获奖无疑是对国家档案馆以及史料和档案委员会成立75周年的一次献礼。这个奖项不仅对NHPRC很重要, 对于整个档案界都很有影响, 因为它意味着, 文件属于全体人民, 联邦政府在保护历史文件遗产并让所有美国人以及后代了解这些历史方面起到了关键的促进作用。

1934年, 美国史料和档案委员会与国家档案局同时建立, 旨在出版历史文献、历史档案数字化、电子文件的研究和保护、档案馆战略发展、文献编纂工程、职业教育等提供有竞争性的资金支持。除了为约4600项与美国历史、文化、民主直接相关的研究项目提供资金外, 国家史料和档案委员会还与历史文件董事会以及美国国家档案馆合作开展工作。美国史料和档案委员会是联邦政府直接拨款的唯一机构。

动态档案 第2篇

1.改变人事档案的分类管理

结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。

2.规范人事档案入档材料的尺寸

从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照A4尺寸进行整理和规范。

3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理

供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和ERP系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。

（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和ERP系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。

（2）收集纸质档案和ERP系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，ERP系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认ERP系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。ERP系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。

（3）人事档案管理环节和ERP信息系统紧密联系。人事档案整理同ERP信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对ERP系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。

人事档案利用同ERP系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与ERP信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，ERP系统信息有据可查。

人事档案规章制度同ERP系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同ERP系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和ERP系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。

4.加强人事档案重要性的宣传

针对员工对人事档案重视程度不够的问题，供电企业要结合工作中出现的形形色色的问题，及时同员工进行沟通，广泛宣传人事档案和员工自身切身利益的关系。必要时可以结合一些个例，举办讲座或培训班，逐步扩大宣传面，使员工从自身的角度注重起人事档案建设的重要性，让员工树立只有人事档案有材料不算有，只有ERP系统有也不算有的观念，调动起员工监督积极性，促进人事档案和ERP系统同步规范。

人事档案的动态细化管理是一个结构庞大，运作细致的系统工程，随着供电企业人力资源集约化管理越来越高的要求，动态管理重要性日益凸显。越是加强基础管理工作，这种管理的回报就越大。人事档案管理同ERP系统管理做到同步，充分发挥档案信息的资源优势，恰似给传统的人力资源管理插上了翅膀，为飞速提高人力资源工作管理水平奠定坚实的基础，为企业人力资源的开发与管理发挥积极作用。

城市地下管线档案动态管理研究 第3篇

[关键词]地下管线；动态管理；档案；基础设施

一、城市地下管线管理的现状——以杭州市为例

1.地下管线等基础设施建设已进入新型城市化发展的加速推进期

据统计，杭州的城市化率逐步提高，在今年已接近四分之三。这意味着杭州正处于城市化水平中期加速阶段的后期，城市化发展迎来了新的拐点，城市社会在社会生活中的主导作用得到充分发挥。杭州政府相关部门对于城市化工作给予了高度重视，尤其是随着“十二五”规划的推进，杭州的“城乡一体化、城市国际化”有声有色地开展，新型城市化的建设，市域和市区综合交通网络体系的完善，城市供水、供电等基础设施、城乡公交、科教文卫等公共服务逐渐形成一体化布局，城市功能提升，公共服务均等化。而这些基础设施的完善，都需要依靠与之相配套的地下管线基础设施来作为支撑和辅助。地下管线的建设和管理也加快了发展的步伐。据统计，杭州地区每年新建、改建、扩建的道路总长度约800公里，累计新建地下管线总长度在3500公里以上，加上历史地下管线，杭州市地下管线总长度已经突破二万公里。

2.杭州城市地下管线信息数据海量，利用需求广泛

近年来，随着信息技术和网络科技的发展，地下管线管理部门将建立地下管线信息管理系统提上日程，通过先进的计算机技术，规范城市地下管线的海量信息管理，到目前为止，已纳入管理系统的城市地下管线已经超过10种，管线长度达18000余公里。但是随着城市化进程的不断加快，地下空间资源集约化程度不断提高，城市建设过程中的各个职能部门不断提高了对地下管线的利用，对于信息管理的快捷化、准确化提出了更高的要求，特别是在抢修维护工作中，需要全面综合的管线信息，对其进行精准判断，保证质量。

3.地下管线保密问题已经成为管线信息资源共享的最大障碍

就杭州市目前的情况来看，地下管线的信息来源包括管线工程档案、管线普查、竣工测量及产权交汇资料等。这些均是城市规划、建设和管理的重要资料，是实现城市科学发展的重要基础。为了不断迎合不同用户对地下管线信息的需要，在不断引入现代科技的同时，其保密问题也成为了主要的问题。为此，管线的保密特性使其在实现地下管线信息资源共享和成果推广应用困难重重。

二、城市地下管线档案动态管理的作用和意义

1.城市地下管线档案是城市规划中一个不容忽视的依据

城市规划是在某段时间里城市发展所要达到的定位，同时也作为城市建设管理的基准。城市规划的编制非常重要的一个依据就是对于城市不同阶段的发展状况和当下情况的了解。

2.城市地下管线档案是城市建设的基点

城市地下管线档案在地下管线的建设和维护中被看做是非常有力的凭据。无论哪一条地下管线出现问题，都将会使地下管网全局的输入输出产生阻碍，为使地下管网顺利运行，必须依据地下管理档案。将地下管线作为凭证，可以使建设有序进行，节约投资，大大提升效率，保证质量。

3.城市地下管线档案对于保障人民生活和城市险情的控制和处理有着不容忽视的作用

城市地下管线在维持社会稳定、提升人民生活质量方面有着巨大的关联。在我们国家，每一年都会发生非常多的地下管线事故，例如：煤气泄漏、排水管线断裂等问题，地下管线档案在此过程中为事故的处理提供重要凭据。

4.城市地下管线与城市的经济发展息息相关

在城市的经济建设中，城市地下管线是不可或缺的基础信息。现代化城市的功用越来越完善，规模也愈加扩大，地下管线档案的作用便越来越突显。城市地下管线档案的详实、系统和完善是现代化城市的客观要求。同时也是经济持续发展的战略性资源，是其重要的组成部分。

三、城市地下管线档案动态管理中存在的问题

1.地下管线档案管理体系的建立不够完善统一

地下管线档案管理体系的不够统一被看做是地下管线档案管理中最重要的问题。城市中需要在地下建设管线的部门之间各自为政。管线的设置毫无秩序。这使得各种事故频发，导致资源浪费。

2.城市地下管线档案管理者素质相对低下

地下管线档案管理者素质低下是地下管线档案管理在人力资源工作中出现的问题。我们国家没有给城市地下管线档案管理工作足够多的关注，对于档案管理者疏忽，也是导致地下管线档案管理无序的原因。地下管线档案管理者素质偏低是档案管理水平低下非常重要的原因。

3.城市地下管线档案管理技术不发达

城市地下管线档案管理另一个问题是技术欠缺。自动化程度偏低，阻碍了我们国家城市地下管线档案管理。对于城市地下管线档案管理的长远发展，应用计算机系统进行档案管理成为了管线档案管理者不能跨越的鸿沟。假如档案管理者不适应这种新形势，便没办法达到新的需要。

四、城市地下管线档案动态管理存在问题的解决措施

1.设立完善统一的城市地下管线动态管理系统

城市地下管线的动态管理囊括了众多部门，综合性强，信息繁多，大量投资，技术性强。最重要的是建设完善的动态管理系统。使各个部门和行业之间相互配合，共同对地下管线工作监督和管理，统一规划、设计、施工、竣工、验收归档，从而使技术、资金、工期安排更加合理。同时强化城市地下管线工程违规行为的惩罚力度。现在，动态管理必须要凭借现代化管理措施，使地下管线管理实现信息数字化。信息技术规范统一，实现地下管线信息动态更新，打造地下管线信息资源共享平台。

2.建立规范化的管理协调机制

地下管线管理囊括了许多部门和行业，能够建立协调机制，解决部分地下管线建立与管理问题。开展管网协调会，设置协调有序的运行机制。解决其中的各种问题。必须监督报批，签好责任书，完成竣工测量和归档资料，统一管理城市地下管线档案，保证完整详实。为了解决地下管线管理和建设技术的落后状态，既要考虑技术的先进性，又要充分考虑技术的实用性和经济性。作为建设的过渡模式，需要建立管网建设协调会制度，统一规划、综合设计、联合施工、动态管理、通过协调机制的建设，共同对地下管线进行监督和管理，解决管线建设中的问题。

3.建立安全的地下管线信息网络服务系统结构

采用以多层网络服务结构为核心、网络安全传输为基础、授权管理、监控审计和身份认证为辅助的全方位信息安全结构体系，用户通过应用服务器进行管线服务请求的提交以获得相应的服务。

结语

现在，城市地下档案的接收、应用等问题都有难度，并且各种问题日渐凸显，城市地下档案的动态管理出现了非常多的困难，迫切需要解决措施。当下主要的措施主要包括设立完善统一的城市地下管线动态管理系统、建立规范化的管理协调机制、城市地下管线保密工作等方面，希望能够对相关工作者有所启发。

参考文献

档案信息动态管理影响因子的辨析 第4篇

一、档案知识信息动态管理的基本内涵、特征及其宗旨

1. 档案知识信息动态管理的基本内涵。

知识管理从广义看包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理, 涉及知识组织、设备、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理。[1]档案知识信息动态管理是将档案信息资源作为动态管理对象进行管理, 是对档案资源的整个运动过程包括档案知识信息积累、收录存储、利用交流和挖掘、集成、提炼加工整合, 实现显、隐性知识之间的循环转化等环节的环环紧扣的档案知识信息动态管理活动链的管理组成。也就是说档案知识信息动态管理的内涵就是把档案知识信息作为一种重要的资源资本加以收储、挖掘完善利用, 通过对档案资源之中显、隐性知识之间的互动形成新的具有独特价值的信息资源产品, 并依靠档案资源资本挖掘整合显、隐性档案知识, 完善、吸收和利用信息整合成知识地图等, 将档案知识信息资源转化为行动的能力, 体现档案知识信息动态管理体系运行中档案知识资源资本独特的、无法替代的优势和效能。

2. 档案知识信息动态管理的基本特征。

档案管理部门是一个典型的具有社会公益性质的知识信息载体, 具有丰富的社会共同的显性知识和待挖掘的隐性知识, 是知识信息管理理论典型的应用领域。档案知识信息资源是以文字、图形、符号、声视频等各种形式的文献资源直接转化而成的知识和信息构成的, 记录于多种载体, 是一种显隐性化的知识信息资源, 无论在形式上还是在内容上与任何一种别的文献相比都更加丰富多彩。档案知识信息动态管理不能包揽人力资源、科研和档案资源挖掘完善等管理工作, 是服务于这些工作而不是越俎代庖;作为一种普遍适用的管理思想和理念, 需通过运用先进的现代科学技术与其他管理的有机整合来有效地管理与档案工作相关的重要知识信息, 是一种有力促进知识信息共享、知识信息创新和知识信息服务的管理。[2]

3. 档案知识信息动态管理的宗旨。

档案管理部门作为档案知识信息的记忆存储系统, 全面系统地存贮了社会成长发展的历史轨迹的知识信息, 档案知识信息动态管理整合了档案部门的档案知识资源和技术, 使档案知识信息得到了有序化存贮与积累, 完善了档案知识信息动态管理的沉淀, 避免了档案知识信息存在的散乱状态, 通过服务利用, 把隐性档案信息知识显性化, 通过现有的档案知识信息动态管理的运作, 使档案知识信息得到良好的组织、运用、循环, 从而使档案生成其他文献没有的知识和信息, 提供给用户满意的、有针对性的、有序化的档案信息资源。

二、知识信息管理对档案管理的影响

1. 知识信息管理促进了人们观念的更新。

顺应知识经济时代、知识信息化时代的要求, 充分发挥档案信息作为知识资源的作用, 实施档案知识信息资源管理新模式, 形成全面、可操作的档案知识信息动态管理模式, 利用档案知识信息动态管理方法对档案知识进行有效管理, 让档案知识信息沉淀、挖掘、利用和创新循环转动, 激发档案工作者的创造性思维, 提高档案知识信息自身的科技含量, 利用档案知识信息技术提供多渠道、多方式的档案知识信息媒介, 来丰富档案知识信息服务利用的传输途径, 使档案部门知识管理所需的社会环境条件、物质经济条件、技术条件和工作人员的整体素质条件得到不断改善, 更好地为用户服务, 有效地提高档案知识信息管理水平和工作效益, 集中体现出档案资源信息最具有特色价值的查考、历史凭证作用。

2. 知识信息管理使档案动态管理工作不断创新。

档案知识信息动态管理是专业管理工作, 以创新为导向的管理, 创新是一个国家民族进步和发展的灵魂。档案管理工作需要不断创新, 知识信息管理与档案资源管理相互促进和互动发展, 是一种互动的关系。知识信息管理对档案知识信息动态管理工作创新也有一定的促进作用, 随着网络信息技术的发展, 知识管理已将基于计算机的信息管理系统和基于人际网络的沟通系统结合起来, 形成具有认知能力和创新能力的知识网络或者智力网络, [3]档案知识信息的收储利用通过计算机网络等现代科技手段超前到档案知识信息的形成阶段乃至进馆后利用知识信息动态管理档案资源使隐性档案知识信息转化为显性档案知识信息的管理方式得到体现。

3. 知识信息管理促进档案信息需求增强。

随着信息知识经济的深入, 档案知识资源动态管理利用现代网络技术的强大的信息存贮能力和便捷的服务能力, 逐渐改变档案资源管理方式, 利用网络平台超越时空的从档案的形态、来源等众多源头进行档案知识信息动态管理工作, 使档案知识信息动态管理的方式方法更加完善, 收储能力有了很大提高, 形成一个庞大的信息资源体系;在利用服务的管理实践过程中, 通过知识资源交流、开发转化与共享, 将档案资源中所包含的信息资源除直接获得的显性资源外, 还将有待进行挖掘和加工才能够转化为用户需要的隐性信息资源进行整理、记录、存储, 让隐性档案知识显性化, 并进行档案知识信息创新汇总, 存入档案知识信息动态管理系统, 使档案信息知识数量、载体范围增加, 逐渐拓展档案信息知识管理范围, 使档案信息知识管理水平不断得到提高, 为档案部门开展信息资源知识共享、创新服务、服务方式的多样化创造了条件。

三、不断完善档案信息知识动态管理体系

针对档案信息资源知识含量、知识更新速度、隐性知识转化为显性知识和知识创新能力上的变化, 需对管理工作重心进行调整, 使其能够面对知识经济腾飞所带来的巨大挑战。

1. 基于知识编码的档案知识管理模式。

档案知识资源管理将理论转化为实践的过程中, 利用网络平台从档案的形成源头进行档案知识信息动态管理, 将隐性档案知识资源与显性档案知识资源应用到实际中, 被编码、贮存在档案知识信息资源网络数据库中, 利用计算机网络系统, 开发能速捷收储、传播利用档案知识信息的管理系统, 然后通过挖掘创新无限多次地重复利用这些档案知识资源的优势, 从而用以解决实际问题进而创造档案知识信息资源的实际价值, 提高档案部门的知识管理水平。

2. 基于目标锁定的档案知识管理模式。

目标锁定模式不光注重选择档案资源和用户的范围, 更主要的是考虑档案知识信息管理系统创造价值的所有要素。尤其要强调的是除了现有档案资源信息、工作人员、用户之外, 还要包括待挖掘创新的隐性档案资源知识信息。该管理模式的核心在于如何联合用户来锁定档案资源信息的目标, 并经过对档案知识信息资源组织系统与档案工作人员的优化整合, 对原有的档案知识信息资源知识进行创造性的挖掘转化完善与汇总, 实现档案知识信息在量上的增加与质上的改变, 从而获得档案部门最大的利用价值效益。

3. 基于知识分类的档案知识管理模式。

知识管理强调在新的管理思维及实务的基础上, 处理并转化组织知识, 使其能够促进组织发展及创新[4], 基于知识分类的档案知识管理模式是从知识管理的基本特征和一般过程分析着手, 将档案知识资源管理的基本过程与知识分类结合起来, 构建一种科学的档案知识信息动态管理模式, 按照档案知识信息资源不同类别载体的知识分类, 对档案知识信息资源不同类别载体提出不同管理策略、不同管理模式和平衡使用不同的方法管理工具进行管理, 从而为档案部门提供更系统、更完善的知识信息管理模式。

4. 基于知识转化利用共享的档案知识管理模式。

知识利用共享是指档案部门在不泄密的前提下, 尽可能公开大众所需的档案信息资源和知识, 使大众都能接触和使用, 使档案部门内的档案知识信息资源能够得到充分全面的利用, 以提高档案知识信息资源的生产率。档案知识信息资源不同于传统的资产, 充分而有效的档案知识信息资源挖掘、转化、服务利用是知识创新的基础, 只有在挖掘创新利用时才会不断地将隐性资源显性化, 档案知识信息资源才能被越来越多的人、部门利用, 因此, 充分利用档案管理部门自身的特征并准确定位档案知识信息资源动态管理的重点是选择知识管理模式的关键。

总之, 在知识成为其重要的战略性资源后, 档案部门作为从事档案信息知识资源收集、整理、存储和为用户提供服务利用的机构, 将肩负起更加重要的社会职责, 发挥自己在档案知识信息资源利用、知识创新等方面的积极作用, 最大程度的满足用户不断变化的信息与知识需求。

参考文献

[1]张新香.企业知识管理能力的模糊综合评价[J].科学学与科学技术管理, 2008 (2) .

[2]伍振华.档案馆知识管理研究[J].档案学通讯, 2004年第2期.

[3]李彦华.郭丕斌.基于知识管理的企业核心竞争力研究[J].中北大学学报 (社科版) , 2005, (2) .

大学生动态心理健康档案建设刍议 第5篇

一、现状分析

许多高校已经或正在建立大学生心理健康档案,但据笔者对一些高校的了解,目前许多高校的心理健康档案只是一个建档对象有限、建档方式陈旧、建档内容不全、形式与应付为重的心理健康档案。

1.建档对象有限。传统的大学生心理健康档案是以问题为导向建立的,建档对象有限,主要为两大类人群,一类是新生入学时心理测试分数异常的同学,经过约谈后发现心理问题确实存在,需要进一步关注和咨询治疗的学生;另一类是入学后,在学校心理健康咨询机构有过心理咨询或寻求过帮助的同学,事后就留下了咨询档案。除了这两类学生,普通同学基本不建心理健康档案。

2.建档方式陈旧。传统大学生心理健康档案建档方式陈旧,以手工操作,人工管理为主。工作任务繁重,查询利用麻烦复杂,分析研究运用稀缺,安全保密性能较差。近年来大学生心理健康档案虽说是在逐渐脱离手工操作,相关档案资料的存储分析依靠电脑完成,但也基本限于新生的心理普测后,对测试数据的简单统计。高校根据统计数据,查找需要关注的学生并进行约谈,约谈后,为部分有需要的同学建立心理健康档案,这个档案的建立好多又回归到手工建档模式上。

3.建档内容不全。目前,许多高校的做法是保存新生的人格问卷普测结果,并以此数据为内容建立大学生心理健康档案。但是大学生心理健康档案若以一次性的测试数据为依据,缺乏后续的收集和更新,建档内容就不够全面。其实大学生的心理问题不仅仅表现在新生入学阶段,大一学生有新生适应问题;大二学生有人际关系、恋爱和个人发展问题;大三学生有价值观教育和发展规划问题;大四学生有就业问题等[2]。心理健康问题是贯穿大学整个过程的,若只把新生的心理普测数据作为心理健康档案的内容,显然是片面的。

4.建档意识不强。目前,高校管理人员紧张,辅导员的编制不足,心理、档案等专业的老师缺乏,相应的业务经费有限,因此学校的关注点只放在个别问题学生身上,很少有人会对心理健康档案进行关注,也很少会引进或开发设计一整套完善的分析管理程序,更谈不上心理健康档案对学生的成长发展提供个性化的指导帮助。加上少数高校建立心理健康档案的目的只是为了应付检查,因此心理健康档案流于形式居多,等发现问题了才查找材料,寻求解决的方法或问题的根源,进行心理咨询或后期的心理治疗。

二、应对之策

1.加强制度保障。首先领导重视。高校要明确大学生心理健康档案工作的分管机构、具体专业工作人员,落实相应的工作经费,确保此项工作的专业性和实效性。其次程序明确。全面发展视角下的大学生动态心理健康档案工作牵涉到全体学生整个大学过程中的各个方面,既有共同的事件及时间节点,又有各式各样的个体差异,需要明确的工作流程和程序。最后制度保障。高校要综合考虑心理健康工作和档案管理工作的特点和专业性,制定一系列有针对性的规章制度,确保大学生心理健康档案工作有法可依、有章可询,保证工作的连续性、保密性及可操作性。

2.实施系统开发。全面发展视角下的大学生动态心理健康档案,是大学生全员全过程全时段的心理档案,不能单靠工作人员手工操作,必须借助计算机智能管理,因此高校可以开发或引进一个适合大学生的动态心理健康档案系统。系统的开发既要满足学校心理健康工作需要,还要重点关注学生端口需要,除了心理方面内容外,还要增加与学生全面发展息息相关的多项内容,比如学习、生活、工作、职业等,最好可以与学校的其他学生系统进行对接。通过动态心理健康档案,学校管理人员能及时准确地掌握学生的心理情况,为教学管理服务,同时学生能通过自己的个人门户准确地认识自己、积极调整状况,让身心朝着健康的方向发展,及时规划自己的人生和未来。

3.完善内容建设。全面发展视角下的大学生动态心理健康档案的内容,笔者认为应该包括以下几个方面:一是影响学生成长与心理发展的基本资料,包括家庭情况、个人情况、受教育程度等。二是反映学生心理健康状况的心理测试结果,包括90项症状自评量表、卡特尔16PF测试等各类常用心理量表的测试结果和测试分析等。三是体现心理动态变化的情况描述,包括经历的重大事件以及接受过心理咨询或心理治疗的情况等。四是需要通过主观判断来总结分析的材料,包括自己的心情日记,家长、老师、同学的看法及本人对事情处理的方式方法等。五是要引入一些分析测试系统,让大学生有兴趣对自己的性格、兴趣、技能、价值观进行测试,帮助他们更好地认识自我,完善自我、提升自我、规划未来。比如霍兰德测试、迈尔斯-布里格斯类型指标、MBTI职业性格测试等。

4.重视队伍建设。建立并完善全面发展视角下的大学生动态心理健康档案是一件工作量大、专业性强、意义重大的事情,对工作人员的要求很高,我们必须走专业化与常态化相结合的道路。高校可以借助已有的心理工作队伍和档案工作队伍,进行适当的调整和加强。首先要求有心理学和档案学专业背景的工作人员对整个动态心理健康档案进行管理、分析、维护、监控。其次还需要其他专业方面的老师参与管理和建设,比如就业指导师、学业指导师、创业指导师等。最后一定要借助学生团队的力量,要建设好朋辈心理队伍。

大学生心理健康档案应该是一个动态的、可持续发展的档案,因此要注意共性研究和个性研究相结合,加强内容的收集和对结果的监控解释,保证动态心理健康档案最大程度地为教学管理和学生的发展服务。这既是一件意义重大的工作,也是一项长期而艰巨的工作,它必将对大学生的成长与发展发挥意想不到的效果。

摘要：当前,许多高校建立了大学生心理健康档案,但是普遍存在建档对象有限、建档方式陈旧、建档内容不全、建档意识不强等现象。大学生心理健康档案的价值和管理成效有待提高。

内管人员动态工作档案管理系统初探 第6篇

1 开展内管人员动态工作档案管理系统研究的必要性

在国家局姜成康局长和张辉副局长的亲自部署下、亲自推动下，经过江西省局、人事司、专卖司的共同努力，江西省形成了“垂直管理、双重领导、相对独立”省、市、县三级专卖内管委派制监管体系。

内管机构改革后，特别是县级内管派驻组作为内部专卖管理监督的最基层的力量，能否有所作为在一定程度上直接关系到内部监管实效能否得到进一步发挥，直接关系到内管机构改革试点工作的效果。由于内管派驻人员分散在各地，客观上存在上级内管部门往往无法及时把握和掌控各内管派驻人员工作成效的问题。上级内管部门通过什么途径和方法及时掌握内管派驻人员的实际工作情况以及监管实效，如何强化对内管派驻人员的管理，已经成为了内管实行委派制后必须解决的问题。基于这一现实，从有利于增强内管机构改革试点工作效果，有利于长效机制作用的发挥，有利于增强监管实效等方面综合考虑，积极开展内管人员动态工作档案管理系统研究无疑是强化内管派驻人员管理的有效途径，是真正避免内管人员“三不一空”现象的有效手段，是确保内管委派制的各项制度、规定、流程等要求落到实处的有效保障。

2 开展内管人员动态工作档案管理系统研究的意义

大力开发利用人员动态档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业应当全力关注并思考的重要问题。开展内管人员动态档案管理系统的研究，既是专卖内管机构大力开发利用人员动态档案信息资源的一次有益探索，又是有效解决内管人员“不敢管、不愿管、不会管和机制空转”的“三不一空”难题的一种手段，有助于烟草专卖内管部门建立一套选人、育人、用人、激励人的科学规范的人力资源管理体系[2]，对推进内管机构改革试点工作的不断深入具有重要的现实意义。主要体现在以下几方面：

一是通过内管人员动态档案管理系统，上级内管部门可以及时掌握内管派驻人员的实际工作情况，为有效解决内管人员“三不一空”难题提供了一条行之有效的途径和方法。

二是内管人员动态档案管理系统较好地解决了上级内管部门对内管派驻人员实时工作评价的问题，达到了强化内管人员动态管理，促进内管派驻人员认真履行内部专卖管理监督的职责，提高监管实效的目的。

三是内管人员动态档案管理系统较好地解决了“垂直管理、双重领导、相对独立”内管委派制实际运行过程中的内管派驻人员的绩效考核评价问题，有助于内部专卖管理监督机构改革试点工作落到实处，有助于长效机制作用的发挥，促进各级内部专卖管理监督水平的不断提升。

四是利用内管人员动态档案管理系统，可以实现对全省内管人员统一分级管理、资源共享最大化的目标。

3 内管人员动态工作档案的主要内容以及管理维护

内管人员动态工作档案主要用于真实记录内管人员基本信息、学习培训、工作成效、考核结果等情况，是内管人员薪酬调整、选拔任用、淘汰的重要依据。为规范内管人员动态工作档案的管理，在充分调研的基础上，有必要形成《内管人员动态档案管理办法》，对动态档案的内容、档案管理、档案的利用、信息化管理等进行相应的规定。

为便于操作，内管人员动态档案采取表格和资料相结合的建档形式，由个人信息、考核评价、人员岗位变动、工作成效及相关资料五部分组成。主要内容如下： (1) 个人基本信息，主要内容为姓名、出生年月、籍贯、学历、政治面貌、技术职称、技能等级、工作简历、奖惩情况、学习培训、考试、学术交流、主要工作业绩等; (2) 考核评价，主要包括日常考核、定期考核、不定期考核、上级内管部门以及属地单位评价意见等; (3) 人事变动记录等; (4) 工作成效，主要包括在对“两烟”生产经营实施监管过程中，是否坚持原则，大胆监管，在线索发现，问题查找，调查核实等监管工作中的成效; (5) 相关的证书复印件、考核通报、奖惩文件、工作创新、合理化建议、学术论文等文本资料。

内管人员动态档案实行分级维护、专人负责的管理模式。省局内管处负责对本级内管人员及地市派驻办负责人动态档案的管理和维护;地市派驻办负责本级内管人员以及下属县局派驻组内管人员的管理和维护。

档案的查阅权限：省局内管处可以查阅全省内管人员的工作档案;地市派驻办负责人可以查阅全市内管人员的工作档案。其他部门因工作需要查看内管人员工作档案，必须得到派驻办主要负责人批准。内管人员如果需要查阅本人权限以外的内容，必须在征得内管部门主要负责人同意的情况下，方可查阅。

内管人员的考核评价由上级内管部门和派驻单位分别进行，工作业绩由上级内管部门负责考核评价，日常管理由派驻单位进行考核，采取百分制，前者占80%、后者占20%，充分体现了以上级管理为主的“垂直管理、双重领导、相对独立”的内管机构改革的基本原则。

4 内管人员动态工作档案的信息化支撑体系

信息技术是人类认识世界和改造世界最强大的武器[3]。为大力开发内管人员动态档案信息资源，提高管理效率，可以由软件公司提供技术支撑，通过升级现有的内管信息系统来加以实现。

软件系统主要由个人信息维护、档案管理、人员考核管理、综合查询四个模块组成 (档案管理、人员考核管理两个模块必须进行严格授权) 。

该系统上线之后，原有的纸质人员档案将转换成电子信息永久保存，借助信息化手段，可以实现对全省内管人员的统一分级管理、资源共享最大化的目标。极大地减轻了人员档案信息收集的工作量，缩短了人员档案信息传递时间和传递次数;既有效降低了数据保管和查找的难度，又能够极大地节约成本，提高工作效率。并且通过设置考核指标，上级内管部门可以对内管人员进行定期和不定期的考核，为正确评价员工的工作成效提供有效的信息化手段，能够实现内管人员考核评价的客观公平，提高人员工作积极性。

5 结语

以内管派驻人员动态工作档案为载体，以信息化管理为手段，通过对内管人员科学、合理的实时评价，较好地解决了上级内管部门对派驻人员的实时管理问题，为有效避免内管人员“三不一空”现象的发生提供了一条行之有效的途径和方法，从而达到强化内管人员动态管理，促进内管人员认真履行内部专卖管理监督的职责，不断提升“两烟”生产经营企业的规范经营水平，有助于实现全省内管人员的统一分级管理、资源共享最大化的目标，有助于深入推进内管委派制改革，促进“卷烟上水平”。

参考文献

[1]姜成康.全面推进“卷烟上水平”努力促进行业持续、协调、共同发展[J].中国烟草, 2012 (3) .

[2]毕长敏主编.烟草流通企业战略与管理[M].东北财经大学出版社, 2004.

与CRM相结合的动态客户档案管理 第7篇

CRM即客户关系管理 (custom relationship management, 简称CRM) 是一种基于Internet技术, 以客户为中心的新型管理理念。从整体上讲CRM是一种商务管理策略, 它利用当前先进的数据库和其他信息技术等手段获取客户数据, 分析客户行为, 积累客户知识, 通过使企业组织、各种流程、技术支持与客户服务都以客户为中心来协调和统一与客户之间的伙伴关系, 达到挖掘潜在客户, 保留有价值客户, 赢得客户忠诚, 并最终实现客户关系价值最大化的商务管理策略[1]。企业实施的CRM作为现代管理科学和信息技术的产物, 有着极其丰富的内涵:首先, 它是一种价值观和经营管理理念, 坚持以客户为中心, 实现了从“以产品为中心”到“以客户为中心”的转移;其次从技术上看, 它将数据挖掘、互联网、电子商务、多媒体等技术结合在一起, 是一整套管理软件及技术, 为企业与客户的互动提供了良好的平台[2]。

二、建立客户档案的重要性

解杜雷顿·勃德说:“当企业站在这个十字路口时, 一个精确的客户数据库将为企业指明前进的方向。”说明一个精确的数据库对企业的市场方向的指引起着关键性的作用。而客户档案便是这些数据的重要来源。精确、全面的客户档案包含了各种营销活动中所需的客户档案, 其中主要的数据有三个方面。

第一, 客户基本数据。主要是对客户做出的全面的描述性数据, 一般包含:客户基本联系资料, 如地址、邮编、电话、传真、邮箱等;主要客户的个人资料:生日、职业、职位爱好、购买力、消费习惯以及包括客户银行信息、信贷能力、个人信用等在内的客户信用信息。对企业客户而言, 还应包括:注册名称、地址、企业性质、业务情况、法人代表以及主要采购人员信息。

第二, 客户交易数据。主要是指描述客户与企业发生业务往来及其过程的相关信息, 这类信息包括客户购前信息, 客户购前沟通与对比行为, 议价能力以及谈判能力等;购买信息, 包括购买产品的信息与历史记录、购买频率、数量、付款与交货要求, 还应包括购买过程中的达成协议、合同等;购后信息, 包括售后服务的内容, 对产品的使用情况、问题与不满以及退货情况, 对本公司的评价等。

第三, 营销反馈数据。主要是指企业所进行的营销活动以及客户对相关活动的响应情况。包括了本企业所进行的营销活动的类型、时间、意图以及相关的营销成本, 还包括客户对各类营销活动的响应情况, 对不同的客户在不同时间达成不同营销意图所要进行的营销活动及其所需的营销成本。

三、传统保存原则的不足

传统上客户档案的管理主要遵循集中、分类、动态的原则, 这些原则在很大程度上指导了传统纸质档案的管理, 随着科技进步以及需求的变化这些原则在管理客户档案中的弊端也日渐暴露。

首先是集中管理, 这是相对于客户档案分散在企业的各个业务部门或者业务员个人手中的现象而言的。将客户档案作为企业的公有资源实现集中统一的管理。这种方法可以实现部门和业务员之间对客户资料的共享, 同时在部门解散或业务员流失时能够控制好企业客户资料不会随同流失, 保证了企业客户群体的稳定。但是这种集中的方式很容易造成部门及业务员间的“大锅饭思想”, 业务人员开拓新客户的主动性不强, 同时客户档案的管理者与使用者的分离也使得客户档案止步于某一阶段而无法更新。

其次是分类管理, 这种管理方法主要是指对客户档案进行分类管理, 主要是依据是客户价值的大小以及管理费用的限制, 将重要的客户资料优先、重点保存。然而客户价值是一个极其抽象的概念, 档案管理人员长期与市场脱节, 很难准确把握。绝大多数的企业档案管理者便将这种标准简单定位于与企业交易额的大小。且不说这种错误的观点忽视了对企业潜在的有价值客户的重视, 造成新利润源的流失, 更直观地讲这种观念对当前业务也是一个极大的伤害, 越来越多的企业发现“长尾理论”是一个无所不在的事实。面对全球化与生产力的极大发展, 对档案的分类管理方法, 会导致企业片面主攻与竞争激烈的利润亮点, 造成对企业客户中巨大“长尾”群体的忽视, 有极大的片面性。

最后是动态管理, 这是一种相对于传统的档案静态管理的僵化模式而言的, 指的是基于客户理论, 围绕客户档案建设, 不断地对其中的客户信息进行更新、修改以及基于它进行的销售目标制定、客户维护、业务行为管理、业绩考核销售指导等工作的一种管理概念[3]。动态管理能够较好地实现与客户的同步服务与营销活动的进行。但其在各个企业的实际运作中, 就显得尤为困难, 由于档案的管理权与使用权等问题不能明确化, 得到了最新的有价值客户信息的相关人员往往不能主动对其进行上交, 使得有价值的新信息的更新缺乏主动性。其次, 档案管理人员对客户价值判断的不准确使得众多无效信息得以涌入, 对管理效率是个极大的浪费。

传统的客户档案管理原则或多或少地存在着管理上的缺陷, 不能很好地解决企业管理档案中遇到的实际问题。此外, 这三种原则仅仅是企业档案的保管原则, 没有能够真正地涉及档案信息的开发利用, 使得客户档案重保存而轻利用, 也造成管理原则的片面性与长期以来开发利用上的盲点。

四、与CRM相结合的动态客户档案管理

全球化进程的加速与信息化的来临给企业带来了挑战也带来了机遇, 新的技术也随之引人。如前所述CRM作为一种现代管理科学与信息技术相结合的产物为企业的客户管理带来了全新面貌, 而作为CRM基础的客户档案如能在管理原则与方法上更明确地与CRM理念相结合必将为CRM的顺利推行做出贡献。与CRM相结合的动态客户档案管理便是一种将CRM所秉承的思想理念与技术应用引入后, 兼顾了集中、分类、动态三种管理原则优势的管理原则。它以动态管理原则为管理核心, 以新型CRM系统为辅助工具, 集中管理的前提下分类管理得以同时推行, 同时档案信息也能在系统的辅助下得以开发利用。

首先, CRM将以客户为中心的价值观和经营理念作为其整个体系的核心加以引入, 企业有了明确的思维加以引导, 在员工之间形成认同并将这种思想加以延续形成独特的企业文化。档案管理部门作为企业的重要部门也将在企业文化的引导下, 全心全意地服务于客户这个中心, 这也是与CRM相结合的动态客户档案管理的灵魂所在。

其次从技术上看, CRM本身所具有的管理系统是一套将数据挖掘、互联网、电子商务、多媒体等技术结合在一起的一整套管理软件及技术, 针对客户档案管理, 利用好这一整套系统成为与CRM相结合的动态客户档案管理的重要手段, 其优势不言而喻。

第一, 物理上对客户档案可以实现集中管理的原则, 在CRM系统的辅助下同时进行的“双轨制”。由于CRM系统的应用, 整理编录后的客户档案自然没有再次进行严格的分类管理的绝对必要, 可以在明确了其档案存放空间的前提下在CRM系统中实现虚拟的统一管理与分类管理两套模式。这种双轨制的管理方法, 既可以实现部门和业务员之间对客户资料的共享, 有利于提高整体效益, 在部门解散或业务员流失时能够确保企业客户资料不会随同流失, 又可以在另一套体系中及时分辨出主要客户和作为“长尾”的次要客户群体的效益对比, 从宏观上把握的灵活度大大加强。同时, 重要客户资源的信息可以进行部分加密, 由部门的少数核心人员进行查阅, 共同利用。这样既可以防止客户资料的流失又避免了“大锅饭”意识的产生。

第二, 动态的客户档案管理也在不知不觉中更好地推行。客户档案的物理化管理与信息化管理可以同步推行, 利用了CRM系统后, 档案与档案信息的使用与保管权明确化, 同时各部门更新信息与其开拓客户的成果可以得到明确记录与显示, 并作为其业绩考核的重要依据推行, 其更新信息的积极性提高。作为最新的档案部门可以收录的客户档案在系统中可以正常更新, 各个部门在利用CRM进行各自的资料更新的同时各种零碎的信息也不断地充实了整个CRM系统, 点滴之功可成江河, 久而久之档案部门收集的和不断更新的资源也不断汇集最终推动着动态管理的进行。

第三, 使用方便, 随时随地更新以及调用。在实现了传统档案管理原则各自的优势后, 这套管理模式还有其独特优势, 即利用其网络化的优势, 可以将档案信息进行远程调用与发送。业务员无需将各类客户信息随身携带, 客户中心只需要将各个业务人员所需的资料在其需要使用时进行分发, 这样既可以避免远途客户开发时造成的客户信息丢失, 又可以使得核心数据依然保存在企业内施行着保密的统一管理。

我们保存档案最根本的目的在于使用档案。将CRM系统与档案管理相结合, 是为了让网络与计算机技术的优势来填补传统的档案管理中的不足, 让档案真正成为企业客户管理与开发中的有效信息资源, 实现其管理的价值。同时, 我们认为将CRM系统与档案管理真正结合并运用好是一件需要长时间努力的事情, 其支撑技术, 管理理念, 操纵执行等每一步都需要进行严格把关, 才能让这项工作真正做到位, 产生效果。

摘要：实施CRM并据此开发好客户档案, 整合客户资源并在企业内部实现信息交流与共享, 能够在很大程度上做好“知彼”工作, 并可以对不断变化的客户需求随时做出反映, 为客户提供经济、快捷、周到的服务。

关键词：CRM,动态客户档案管理,客户关系管理

参考文献

[1]王铄.CRM在现代企业管理中的应用及发展趋势[J].中国商贸, 2010 (6) .

[2]聂丹.关于网上查档服务的新思考[J].山西档案, 2009 (1) .

动态档案 第8篇

中国烟草行业在坚持专卖体制下构建以市场为取向的适度竞争的格局, 经过一系列重大改革和调整, 促进了生产要素的合理流动, 行业资源配置得到优化。然而, 在进一步加强和完善烟草专卖市场管理的过程中信息化系统建设和信息化管理势在必行[1]。但当前烟草专卖行业中针对零售客户档案管理存在如下几个问题。

1. 目前零售客户档案属于静态分类管理。

首先, 伴随着工商企业的兼并、整合、重组以及结构调整, 全国人口健康水平的提高以及农村改革的发展等, 出现了新的社会群体:城市待业人员、城中村无地农民、老弱及企业退养人员、外地流入人口以及农村富余劳动力等。这些人员大多数生活水平较低, 为了生活, 他们中的一部分开始从事卷烟零售, 加上原来持有许可证的烟草零售客户, 形成了庞大的烟草零售客户人群, 因此对这些客户档案进行分类管理就成为一项庞大的工作。其次, 这些零售档案资料往往来源于烟草稽查和专卖人员对烟草零售客户的检查结果, 且这些档案资料为烟草专卖管理提供了执法依据。但相对于庞大的烟草零售客户而言, 目前烟草行业普遍存在烟草稽查和专卖人员严重不足, 因此导致烟草客户档案更新速度过慢, 从而未能动态反映不同类型零售户的状态, 给烟草执法工作带来极大的困难。

2. 目前零售客户档案属于手工管理状态, 当前烟草专卖行业中没有专门针对零售户档案分类和管理的信息化系统。

由于信息化建设脚步的滞后, 市场上无零售许可证经营以及不在当地烟草企业进烟和销售假烟等违法违规现象频繁出现。这些“现象”的频繁出现和屡禁不止很大程度上是没有完善的零售客户档案信息化系统和监控管理机制而产生的。由于当前在国内国际上, 针对烟草专卖零售客户档案管理的信息系统还处于空白阶段, 没有现成的可直接使用的IT解决方案, 而国内烟草行业内面对日益增多的各种档案内容还是停留在用纸质表单进行管理, 用手工记录、手工誊抄、手工输入记录和录入数据上, 其步骤多, 容易丢失数据[2]。

由于零售客户档案管理的静态化、手工化, 导致零售客户拜访和检查计划还是采用人工规划、领导跟车检查工作的办法, 耗费了大量的人力和物力, 给烟草管理档案工作带来严重的局限性和片面性, 因此需要应用信息化工具对我国烟草零售客户档案进行动态实时分析。

二、我国烟草零售客户档案动态分类信息系统构建

本文拟建立我国烟草零售户档案动态分类信息系统, 其可以对烟草零售户档案进行精确分类和评分的信息化体系, 是一个服务于稽查人员 (智能的生成对零售户的拜访计划) 、服务于管理烟草专卖工作 (为领导提供稽查工作历史数据, 作为检查稽查工作的可观依据) 的档案动态分类信息化系统。

1. 我国烟草零售客户档案动态分类信息系统需求分析。

一个系统的、科学的、规范的烟草零售户档案动态分类信息系统来对烟草零售户进行实时、客观公正的评分和分类。通过对烟草零售户档案动态分析可精确地找出当前哪些零售户是依法经营的、态度正面积极的、烟草专卖管理部门应该重点培养和扶持的;哪些零售户是违法违规的、态度负面消极的、烟草专卖管理部门应该严厉处罚和整改的;哪些是目前存在问题, 但是又积极改进的, 烟草专卖管理部门需要进行关怀和帮助的;哪些是有潜在违法违规趋势的, 烟草专卖管理部门应该及时说服教育和小惩大戒的, 以确保将合适的法律法规应用在合适的烟草零售户上。只有依靠动态分析零售户档案方可做到稽查程序的公平性和实时性, 零售户分类和评分标准公平才能做到让烟草零售户心服口服, 自主自愿地遵守和服从专卖制度。这也是实现保障烟草专卖制度、保障依法零售户利益、保障消费者权益的根本[3]。

2. 我国烟草零售客户档案动态分类信息系统设计。

为构建我国烟草零售客户档案动态分类信息系统, 稽查人员根据相应的评分要求记录并实时将市场监管信息反馈给零售户档案系统, 由计算机根据评分规则动态计算出各个烟草零售户档案分数, 再由“归类法”和“排名法”对零售户档案进行分类和排名。由于每次稽查结果的反馈都能产生新的归类和排名, 一来可以做到稽查人员对烟草零售户的动态监控;二来将这些归类和排名历史记录进行归档, 通过图表形式得出某个烟草零售户近期的诚信、守法情况曲线, 或辖区内全部零售户诚信、守法情况曲线。对考核和预测零售户经营行为作出依据。同时, 系统还能将某个分数段的烟草零售户按照地理位置推送给附近的稽查人员, 给稽查人员自由、灵活、高效机动的实施监管力量。

三、我国烟草零售客户档案动态分类信息系统实现

现有的烟草零售户档案动态分类监管办法是将零售户通过几个宏观的原则分为三类 (A、B、C) 。并且通过三个监管原则和四个管理理念进行区分监管和区分管理。稽查人员对烟草零售户进行检查, 并将结果用纸质文件进行档案记录。然后通过相应的评分标准对零售户进行打分和分类, 最后反馈给零售户档案。这样的零售户档案管理方式在这个制度建立之初是先进有效的, 但随着烟草业的不断发展, 烟草零售户队伍的数量不断增大。通过宏观原则判定零售户档案分类, 通过纸质表单记录档案有很多弊端。宏观的原则往往会使稽查人员在界定其违法违规行为时得到不精确的结果, 往往会因此产生误判。而通过纸质单表档案对检查结果进行记录, 也常常会因为文件丢失、字迹模糊等情况损失数据。误判和数据丢失是执行烟草零售户档案分类管理的不利因素。因此为实现对我国烟草零售客户档案动态分类信息化管理, 应从如下几个方面着手:

1. 在制度上为了做到烟草零售户档案分类管理的公平、公正、公开, 就必须对目前的档案分类规则和记录方法作出改进。

首先需要对当前的宏观原则进行细化, 细分成分类考核规则。并将这些细化后的分类考核规则赋予分值, 将规则和零售户的具体经营、销售和服务态度进行逐一核对。并通过一个合理的分类评分标准对分值进行核算, 做到更精确地将现有的烟草零售户档案分为不同的等级。这个档案动态分类结果将作为对其制订拜访计划的一个重要依据。

2. 细化零售户档案评分条例, 做到稽查人员对每一种情况的评分都有例可依, 实现程序公平。

新的评分分类标准是以原有的分类原则为基础和指导, 并将之进一步深化和贯彻。将原有的评分条例进行细化 (做到每一个子条例都能针对一种情况进行评分和判断, 同时可加入新的条例) , 并将细化过的条例与评分量紧密挂钩, 这是评分公平性和原则性的先决条件, 也是评分量化的一个基础。

3. 改进零售户档案的评分算法, 通过引入加权值的计算形式,

不但可以对某些性质的行为着重减分, 还可以根据本地烟草销售发展的实际情况合理地对加权值进行修改和调整, 做到对零售户档案合情合理地评分。评分算法作为零售户档案评分的计算准则, 是专卖管理信息系统构建和实施的重要环节。只有做到评分方法精确, 才能做到评分制度的公平。新的评分算法不是简单地对零售户做分值上的加减, 还需要对其行为作出合理的判断。比如加入“分值加权”这一概念。比如, 违法行为在评分中的加权值大, 零售户一旦违法, 在其档案中扣分程度会按数倍计算。同时还可以以时间段为单位, 对于时间段内的递增事件作出加权计分处理。比如零售户连续四周都贩卖走私烟, 虽然量小, 但是呈现上升趋势, 其档案扣分时也要按一个高比例进行扣分。

4. 系统实施方式和执行力度。

烟草零售户档案动态分类信息系统不但对评分标准和评分方法做到精细量化, 还对评分结果做到惩罚得当。将原有的A、B、C三类档案进一步根据分值高低进行排名 (比如在A类零售户档案中, 根据分数高低排列零售户) , 这样可以从排名位置走势上轻易看出当前有哪些零售户在不断改好, 哪些零售户正在接近违法违规的边缘。这些动态分类档案给烟草稽查人员提供了稽查预测的根据, 可在不良情况发生之前有效的派出人力物力进行说服教育, 有效地对违法违规事情做到防微杜渐。同时也能看到那些不断改善作风的零售户, 可以及时地进行鼓励和表扬[4]。此外, 在结果统计上为了做到档案数据的精确、完整和即时性, 就必须做到评分电子化和评分结果同步实时化。通过向手持智能移动设备上安装稽查客户端, 稽查人员可以通过移动客户对零售户进行考核, 考核结果和分类结果可以第一时间上传到档案动态分类信息系统, 并由智能档案管理后台对零售户进行分类和评分后, 将结果实时地发送给稽查人员。所有数据在第一时间都保存到了远端数据库上, 解决了因为人工记录产生的各种信息丢失情况。

四、我国烟草零售客户档案动态分类信息系统应用

1. 动态分类我国烟草零售客户档案。

该系统为每个烟草零售户档案建立一个评分账号, 这个账号与专卖证号码挂钩。后台在接收到稽查员上传的评分标准后, 先按照“归类法”判断出每个烟草零售户档案与应该属于哪个大分类 (A、B、C) 。然后用“排名法”将每个评分细则所关联的分值进行累加, 算出每个零售户档案的本次积分。这样在每个大分类中就都会出现一个排行榜, 这个档案排行榜顶端的就是该类中积分最高的零售户 (即该类中最好的零售户) ;档案排行榜底端的是积分最低的零售户 (即该类中最差的零售户) 。再将每个档案排行榜按照成绩分成3段, 第一段是成绩最好的零售户到成绩排在1/3处的零售户;第二段是成绩排名低于1/3但高于2/3的零售户;第三段是成绩低于2/3的其他零售户[5]。这三段档案的归类给当前的分类作出了更精细的定位, 例如在A类档案里第一段零售户就是表现最好的那一批守法诚信零售户;而在第三段底部的那些零售户就是游离在违规经营边缘的零售户;而B档案类第三段的零售户就是游离在违法经营边缘的零售户。所以这个档案分类细排的方法可以更精准地定位零售户当前的状态, 便于动态监管。

2. 根据档案动态分类结果动态分配监管资源。

根据上述档案动态分类结果, 其中A类客户为具有一定规模、销量大、诚信守法的零售户, 对其作为重点客户进行服务, 且在政策上给予重点倾斜或扶持。C类客户为不诚信经营、卷烟销量小或经常违法违规的零售户, 除增加拜访次数、进行服务公关外, 还要加强教育培训, 促使其向诚信户型转变。B类客户虽然有违法违规情况, 但是他们是卷烟零售户中的生力军, 在服务和管理方面主要体现亲情化服务和信任型管理。按照分类服务和分级管理的要求, 对A、B、C三类零售户在检查频次上不应相同。通过有针对性地对不法户进行查处, 对积极进货且守法经营户加大服务力度, 予以扶持, 从而既打击了不法经营者, 也使真正守法和有经营能力的经营户脱颖而出, 市场健康持续发展, 经营秩序更加规范。

参考文献

[1]徐路宁, 张和明, 谢汉东, 王辉, 赵海山.烟草行业新形势下卷烟企业营销综合化建设策略[J].CAD/CAM与制造业信息化, 2006 (6) .

[2]汪娟, 熊伟.我国烟草行业营销策略建设的回顾与展望[J].科技创业月刊, 2005 (7) .

[3]张晓森.烟草商业企业员工激励机制研究[D].山东大学, 2007.

[4]祝庆轩, 桑毓域, 方昀.基于云计算的档案信息资源共享模式研究[J].兰台世界, 2011.

动态档案 第9篇

医疗设备在医院医疗服务中的作用已经越来越重要,医疗设备本身的技术状况管理也越来越重要。同时由于医疗设备的数量众多,技术复杂,带来一系列管理的困难。每年由于医疗设备的质量安全而引起的医疗事故在医院的医疗事故中占有一定的比例,因此医疗设备的质量安全控制势必执行。医疗设备动态技术档案管理系统的建设与应用,为医疗设备管理、质量控制、安全运行提供基础保障。

1 医疗设备技术管理现状和困难

医疗设备的技术应用管理是一个复杂而庞大的系统工程,我国二甲以上医院一般都有几千万到几个亿的医疗设备固定资产,数量相当巨大且品种繁多,既有单体价格昂贵的百万元以上的如CT、MRI等医疗设备,也有单体价格1000元以下的医疗设备;有放射类、超声类等检查类设备,也有手术治疗类医疗设备。有的是直接与病人接触,直接用于病人;有的与病人非直接接触,间接用于临床诊断、检查等。由于上述的众多因素决定了医疗设备技术管理的复杂性与艰巨性,一般的医疗机构由于人力物力的因素只关心如何购置医疗设备而缺乏如何管理医疗设备,更是缺乏如何安全有效地进行医疗设备质量控制,一般情况下只能做到医疗设备的品种数量财产管理,或只有在使用过程中的维修和局部维护管理,更谈不上系统性的质量管理了。如何在现有形势与条件下实施高质量的医疗设备技术应用管理是医疗机构医疗设备管理部门一直面临和困扰的一个难题[1]。

众所周知,由于各医疗机构医疗设备数量较多,品种繁多,所以在管理的过程中会面临许多问题,如有的医院在购入设备时均是人工登记财产,或者有的医院已经有计算机信息管理系统,但绝大多数情况下都只是固定资产的电子化财产帐册管理,不具备技术管理的功能,不能为设备使用过程中的技术问题提供动态的技术数据,因此无法进行动态的设备安全状态、使用状态的技术评估[2,3]。

广大的医务工作者,甚至是医学工程师没有理解医疗设备的安全性,没有掌握如何控制和评估医疗设备安全性的具体含义,因此对于一台医疗设备缺乏足够的理解,客观上因为没有给每台设备设立动态档案,所以很难了解设备的运行状态,这可能会给医疗带来隐患。另一方面,无论是设备的直接使用者还是设备的维护保养管理部门,光凭分散零星的设备使用维修维护档案数据也不能客观全面地评价任一台设备的使用安全状态,同样也不能提供足够的安全评估数据。因此建立一套基于医疗安全质量管理的技术档案系统,才能解决目前医疗设备管理中的诸多问题与困难[4]。

2 动态档案管理系统的建设思路与涵盖的内容

(1)动态档案管理系统基于设备正常运行和日常使用的情况记录,区别于贵重设备使用科室的日常登记(使用记录),因为使用者登记的是每天设备的状态,主要是登记当日是否正常开机,做了什么检查,是否有故障等简单内容。本文所描述的技术档案记录的是设备验收使用开始后设备的故障状况、检测情况、计量情况、维修维护等更为详细的技术运行状态记录。是记录医疗设备“健康”状况的档案系统。主要为医疗设备安全评估,设备投入、医院决策提供支持,所涵盖的内容有初次验收状态,PM计划执行情况记录、故障维修情况记录、计量情况记录、检测情况记录,及相应的维修费用等情况的记录[5]。

(2)初次验收:医疗设备购入后,首先要进行初次的安装验收,作为一台设备的技术档案,首先要记录设备的购入日期(安装日期、售后服务机构、价格、使用科室等基本信息,这些基本信息可以通过系统录入,也可以从医疗设备管理部门财产登记信息共享而来)。初次验收需记录相关的设备技术指标参数,以备作将来设备安全评估的重要参考指标。

(3)PM计划:许多设备,尤其是贵重设备和抢救设备,在购入初期就应根据要求制定PM计划,以保证设备开启后的正常使用。由于目前医疗机构设备多而工程技术人员相对偏少的矛盾,我们认为可以根据具体情况制定符合实际的PM计划,根据我们的实际经验,采用局部试点、全面推开的模式较为妥当。

(4)计量检测:有些医疗设备按照相关管理的要求需作定期的检测与计量,如超声、放射、血压计等国家计量法规定的强制计量设备都必须进行相应的检测和计量,定期的检测和计量都必须纳入技术档案的记录范围,检测计量通过与否可直接决定该台医疗设备是否继续为医疗服务,同时可以为设备风险评估提供准确的依据。

(5)设备维修:设备维修在设备整个服务周期中是不可或缺的环节,在整个设备的服务周期中,每台设备都有可能出现故障,都需要适当维修,维修的质量、维修的次数可以体现设备的安全运行状况,因此实时记录维修情况很有必要,同时维修时产生的费用也有必要记录在技术档案中,为判断该台设备是否停止服务,是否引入同样设备或同类设备提供依据。

3 动态技术档案系统设计

3.1 应用模式

电子动态技术档案管理系统EDMS(Electronical Document Management System)采用C/S(客户机/服务器)结构的应用模式比较合适。服务器端安装有DBMS(Data Base Management System,数据库管理系统)软件,专门负责数据库的操作、维护;客户机端安装有技术档案管理系统前台软件,负责友好的界面与用户交互。实际上,通过网络传输的只有SQL(Structured Query Language,结构化查询语言)语句和结果数据,提高了系统的吞吐量和响应时间,C/S结构具有较好的联机事务能力、开放性、可扩充性以及安全性[6]。

3.2 网络连接

EDMS网络应当在医院总的规划下组建,既可以是医院网的一个域,也可以是域下面的一个工作组。由于我院的信息化程度较高,EDMS网络组网利用现有的资源已经足够,网络不设单独域控制器,只建立一个从属于HIS(医院信息管理系统)域的EDMS工作组。EDMS工作组有1个数据库服务器和多个工作站(客户机),工作站承担数据接收、管理、查询等任务。

3.3 主要硬件设备

EDMS网络中使用的硬件设备主要有数据库服务器、工作站、HUB(集线器)、NIC(网络接口卡)等。推荐EDMS按照快速以太网标准组网。

数据库服务器使用RAID(Redundant Array of Independent Disks,独立冗余磁盘阵列)技术的磁盘存储系统,能增强容错能力,提高传输速率。考虑EDMS数据增长量大但不必实时备份的特点,选择服务器硬盘备份数据库服务器中的数据较为合适。

4 动态技术档案管理系统应用与体会

(1)由于技术档案中已经具有了诸多的与设备相关的参数和数据,因此可以进行质量控制(QC)与质量保证(QA)控制。

医疗设备服务于医疗主要是为医疗提供检查、检测、测量所必需的医疗数据,根据档案所记录的信息,可以进行设备使用质量的评估,使用状态的评估,以及风险评估等等。

(2)动态技术档案系统的信息可以为决策提供依据。如档案中有重要的维修维护情况、维修次数、维修费用、计量值等信息,可以为设备是否继续服务还是中止服务提供参考。

如果综合维护、维修消耗费用高于设备投入运行所产生的价值,可以决策考虑是否需要更新;如果一台设备计量不合格,则强制中止服务;如果某公司的产品都存在相同的质量问题,则在将来购置设备时要注意避免风险。动态技术档案系统同样可以为医院节省不必要的费用开支,如有些使用科室因为局部利益需购新设备,而申请购置的理由是因为在用的设备故障率太高,而事实上该台在用设备应用情况良好,使用科室只想使用新设备,有了动态技术档案系统提供的准确而全面的信息,医院决策层可以很容易否决这种没有必要的投资。

(3)由于建立了动态技术档案管理系统,设备管理主管部门可以进行科学管理。对档案系统的各类数据作统计分析,如可以统计不同类型设备的服务寿命差别,比较同一类型不同生产厂家设备之间的差异性、故障率、完好率、价格成本等因素,一方面可以为再购设备提供决策支持,同时可以为设备管理部门如何制定设备维护方案、PM计划调整、解决故障提供快速有效的保证,从而为提高医学工程科的技术服务质量,开展相关研究提供第一手资料。例如,表1是我院2003~2009年医疗设备故障分类统计表,根据此统计数据结果,我们可以作出相应的临床工程分析结果和解决策略。

5 结果与讨论

(1)动态技术档案系统的建立很有积极意义,通过该系统使设备管理部门达到科学管理的要求,系统真正为设备质量控制和质量保证提供科学数据和有效方法,彻底改变了原先设备模糊管理的现状,使医疗设备技术管理上升到一个全新的高度。

(2)动态技术档案系统在建设过程中,需要循序渐进,从点到面,从局部到全部。设备管理部门的管理者及医院的临床工程师对设备管理要有新的认识,要站在医学工程的高度上来认识这个问题,用发展的思想来理解和掌握。通过应用与实践,本文所提供的医疗设备动态技术档案管理系统符合医院医疗设备的技术管理要求。

参考文献

[1]唐通军,黄良谋,罗韶辉.医疗设备管理面临的新挑战[J].中华医院管理杂志,2007,23(5):673-675.

[2]仝青英,李振华,范铁锤,等.对医疗设备安全管理的探讨[J].中华医院管理杂志,2007,23(6):678-679.

[3]种银保,齐悦国.医疗设备管理存在的问题和对策[J].中华医院管理杂志,2003,19(10):174-175.

[4]刘海峰,张强,杨鹏飞.医疗设备维修管理系统的研究与设计[J].医疗设备信息,2006,22(2):23-24.

[5]谢松城,徐伟伟.医疗设备管理与技术规范[M].杭州:浙江大学出版社,2004:116-169.