高校人事档案信息管理

高校人事档案信息管理（精选12篇）

高校人事档案信息管理 第1篇

人事档案就是国家机构、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的, 记录个人经历、学识水平以及品德作风等方面的内容, 并集中统一保存起来以备查考的人事材料。人事档案收存个人履历、自传材料、学历、政治面貌、社会关系、任免录用、职务情况、工资级别、社会福利、科研水平、学术成果、奖惩材料、考评鉴定等对组织有参考价值的一系列相关证明。它是个人信息储存仓库, 全面收录了员工个人成长、思想发展、家庭状况、专业技能等各方面信息, 是人事部门对个人考核、人才选调、干部提拔、福利分配等工作的原始依据。

人事档案管理工作是高校人事管理工作必不可少的组成部分, 直接影响高校人才的选拔和培养, 做好高校人事档案的管理工作, 对学校教学、科研水平的提升有很重要的现实意义。

1 高校人事档案信息化管理的涵义

人事档案信息化管理是将先进的计算机网络技术、现代管理理念和成熟的档案管理软件, 运用到人事档案的收集、整理、补充、保存、传递和服务过程中, 实现人事档案的综合管理, 提高人事档案的工作效率和管理水平。

2 高校人事档案信息化管理的内容

高校人事档案信息化管理基本内容主要是:①以院系为单位建立花名册, 形成一个简单的人事档案框架;②逐个录入员工个人信息, 信息内容包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、学历、参加工作时间、职称及评定时间、科研水平、学术成果、奖惩情况等;③档案信息的录入、修改、删除, 后期维护与管理进入系统直接进行修改, 如职务、工资变动以及学术成果变动修改等。

下面以鼎丰人事档案管理信息系统 (试用版本) 为例, 简单介绍高校人事档案管理系统应该具备的功能。管理系统中包括系统设置、人事管理、人事调动、合同管理、培训管理、奖惩管理、保险管理等模块, 每个模块能够实现的功能做如下介绍。

①人事管理模块:主要包括添加新员工、人事管理、职称评定、社会关系、工作经历、学习经历、奖励处分、人事统计分析、部门编制分析、人员流动分析、离职人员分析、人事信息查询、人事综合查询、生日查询等功能, 每一个功能模块下都有更详细、更具体的内容, 可以进行增加、修改、删除等操作, 保证全方面记录员工信息, 查询功能能够帮助管理人员准确、迅速的查询到所需要的详细信息, 人事管理模块是管理系统的核心。

②人事调动模块:主要包括员工调动、员工离职、员工复职、调动报表、离职报表、复职报表等功能。

③合同管理模块:主要包括员工转正、合同签订、合同续签、合同解除等功能, 在每个功能模块下又分别有不同类型合同的增加、修改、删除等操作。

④培训管理模块:主要包括培训计划, 员工参与内部培训、国内培训还是国外培训, 并对培训的课程和培训的类型做出详细的设置, 培训完成后做出相应的培训分析。

⑤奖惩管理模块:主要包括增加、修改、删除奖惩项目和奖惩类型, 并根据不同院系, 不同奖惩项目、不同月份做出详细的奖惩统计分析表。

⑥保险管理模块:主要记录员工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、住房公积金的缴纳与退出, 并作出高级统计分析, 管理人员可以直接按员工编号、院系或者身份证号进行查询、修改。

⑦系统设置模块:主要是设置密码, 设置每个管理员的权限, 限制不同级别管理员的操作范围, 确保管理系统的安全性。

完善的人事档案管理系统不仅能够实现上述功能, 更应该人性化的实现个人用户查询的功能, 但基于《干部档案工作条例》的保密性原则, 我国现阶段开发的人事档案管理系统中基本都没有个人用户查询功能。

3 高校人事档案信息化管理存在的问题

随着高等教育信息化程度的不断提高, 对人事档案信息内容的要求也越来越高, 但我国大部分高校的人事档案管理工作依然停留在纸质档案的保存与查找上, 主要问题表现在如下几个方面:

3.1 管理观念薄弱

在传统意识中, 高校的人事档案管理就是简单的档案保存与查询工作, 领导不能及时捕捉人事档案的深层价值, 对人事档案管理工作的重视程度不够, 认为档案管理工作只是一项辅助的重复性工作, 与高校的整体发展、教学科研没有联系。

由于领导观念的落后, 使得大部分高校缺乏对人事档案管理的设施投入及人员配置, 人事档案都是由高校人事处的工作人员兼管, 并没有专职人员负责。“巧妇难为无米之炊”, 先进设施和专业人才的匮乏, 严重制约了高校人事档案管理工作的正常开展。

3.2 管理模式封闭

目前, 大部分高校人事档案的管理模式还是传统的内向型、封闭式管理。档案的特殊性、不可泄密性, 都使得高校人事档案的使用仅局限于组织人事部门和领导, 个人材料进入档案之后, 就实行封闭式管理。

1991年颁发的《干部档案工作条例》规定:“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”个人无权查阅和借用自己的人事档案, 查阅、借用自己的档案反而成了违规行为。大多数人不知道自己的档案有哪些材料, 有什么样的评价, 无法确定材料评价是否公正, 档案管理规章制度的滞后性, 不仅无法保证公民的知情权, 更阻碍了高校人事档案制度化、规范化发展。

3.3 管理方式落后

受高校教学规模、经济实力和传统观念的影响, 大部分高校的人事档案管理工作还是传统的纸质档案管理, 档案内容也是传统的基本内容, 几乎都没有涉及到社保、医保、人员流动、工作绩效、学术研究、专业特长等方面的内容。

在人事档案管理过程中, 职称评定, 工资调整以及各种保险的变动, 都需要管理人员进入相应数据库, 查阅人事档案并且进行手工录入, 在数据录入过程中, 很难保证数据的完全准确。

纸质档案管理方式的低效率、低利用率, 使得人事档案的深层价值没有真正的得到发挥, 目前的管理方式已经无法适应现代人事运转带来的挑战, 无法满足用户提出的高标准需求, 影响了高校人事档案管理的创新性发展。

3.4 管理人员素质偏低

虽然高校档案管理的信息化工作不断发展, 但受学校领导管理理念和诸多历史因素的影响, 现代化管理设施和信息化管理人员比较匮乏。大部分高校为了节约经费, 购置设备较少或者没有购置, 加大了管理人员的工作强度。

目前大部分高校人事档案管理的兼职人员仅会一般的计算机操作, 计算机与互联网知识薄弱, 并且兼职人员是非专业出身, 缺乏信息化档案管理思想和理念。即便是购买了先进的管理设施, 这些管理人员对复杂的信息化技术也是力不从心, 现代化的设施形同虚设, 仅成为一种考核达标的摆设, 发挥不出其先进的管理功能, 造成人才资源与设施资源的极大浪费。

4 高校人事档案信息化管理的建设策略

我国高校人事档案信息化管理工作处于起步阶段, 管理理念与实际情况存在很大差距, 从实体到虚拟的飞跃不是短期可以完成的, 需要有步骤、分重点地进行。

4.1 提高信息化意识

就目前高校人事档案管理状况, 高校领导应该加强对人事档案管理的重视与支持, 深刻认识人事档案信息化管理的重要性, 不断增大人力、物力、财力投入, 同时根据高校自身实际情况和发展规划, 制定出有针对性的人事档案信息化管理策略, 同时在制度上给予充分保障。领导决策的前瞻性和准确性, 为人事档案管理工作的顺利进行提供了必备的物质基础, 只有这样才能使高校人事档案信息化管理工作按部就班的进行, 才能把当前传统的人事档案管理部门转变成综合服务能力较强的人事档案信息中心。

4.2 优化管理模式

1991年颁发的《干部档案工作条例》带有明显的计划经济烙印, 高校人事档案的管理不应该千篇一律, 完全照搬, 应该针对高校人事档案管理过程中出现的问题, 从本校的实际情况与发展策略出发, 围绕学校各项中心任务, 制定出适合本校的管理制度。在人事档案材料的收集、审核、鉴别、借阅、转递、保密等环节制定相应的制度规范, 人事档案管理人员与借阅者必须严格遵守本校制定的管理制度, 这些制度的制定与执行, 是高校人事档案管理模式优化的重要保障。

制度的规范既能真实全面的反映员工的个人信息, 又能提高档案管理人员的效率, 保证人事档案的安全, 用全新、开放的思维实现档案管理工作由封闭型向开放型的转变。

4.3 规范管理手段

高校人事档案管理工作有着充分的发展空间, 首先要开发或者选择购买适合本校的人事档案管理信息系统软件, 对学历、学位、资格认证、职称聘书等各类证书原件进行数字化。

在人事档案信息化过程中, 可以通过数据加密、管理员身份识别、终端识别等措施来加强人事档案管理信息系统的安全性。

在信息数字化和网络信息安全的前提下, 搭建信息查询系统运行平台, 对相关管理部门和管理员设置用户访问权限和密级保护, 实现人事档案信息公开与资源共享。

4.4 加强人才培养

要想实现人事档案管理的信息化关键在于加强管理人才队伍建设, 高校是人才汇集地, 对档案管理人员的素质要求也相对较高, 不但要求管理人员熟悉人事档案管理业务知识, 又要有掌握现代信息化管理技术的能力。高校提高管理人员素质的途径有以下三个方面:第一, 引进档案管理、网络技术和信息化应用等融合性复合型专业人才, 以其敏锐的分析力, 确保人事档案的真实性、有效性和完整性;第二, 要做好继续教育培训工作, 选拔年轻的管理人员参加各种培训班, 熟练使用新设施, 快速掌握现代信息技术, 不断更新知识观念, 切实提高业务水平;第三, 聘请社会专家、专业高层次人才、IT行业精英顾问提供专业技术支持和人才培养帮助。

培养一支科学管理、技术专业的综合管理队伍, 为提高人事档案管理水平、挖掘人事档案深层价值奠定了坚实的基础。

高校人事档案信息化管理无论是对于人事档案管理人员, 还是对于社会公众, 都是一个全新的课题。虽然建设和完善高校的信息化管理是一项艰巨而长期的任务, 需要不断摸索与实践, 但在广大人事档案管理人员的不懈努力下, 一定能实现高校人事档案管理的现代化, 为高校的信息化建设服务。

摘要：随着信息化程度的不断深入, 人事工作对人事档案的依赖性越来越强, 加快高校人事档案管理信息化建设迫在眉睫。本文阐述了高校人事档案信息化管理的涵义及基本内容, 深度分析了当前高校人事档案管理信息化存在的主要问题, 并提出了解决问题的相应对策。

关键词：高校,人事档案,信息化

参考文献

[1]于华.高校“非编合同制人员”人事档案的构建研究[J].兰台世界, 2013 (32) :59-60.

[2]胡燕.高校人事档案管理存在的问题及对策[J].档案与建设, 2013 (9) :65-66.

[3]赵红霞.高校人事档案信息管理的思路探寻[J].兰台世界, 2013 (20) :102-103.

[4]马丽.对高校人事档案管理若干问题的思考[J].北京档案, 2012 (03) :36-37.

[5]李玉海.高校人事档案信息化管理的障碍与对策[J].图书馆学研究, 2009 (10) :89-91.

高校人事档案管理思考论文 第2篇

[关键词]新形势;职业院校;人事档案管理

随着知识经济的不断兴起，教育事业也在不断发展，职业院校承担着为社会培养职业人才的重大责任。在新形势下职业院校的档案管理工作中，人事档案管理是十分重要的组成部分，也是管理其他档案的基础。本文就当前我国职业院校在人事档案管理工作中存在的主要问题进行阐述，并为此提出具有针对性的建议。

一、职业院校人事档案管理中的问题

(一)管理人员对人事档案不够重视

人事档案是个人信息的收集、整理、借阅等多种形式融为一体的档案管理工作，但是在职业院校中我们发现，档案管理工作却不受重视，忽略了档案管理的技术性以及专业性，认为人人都可以胜任档案管理的工作，并没有任何技术可言，所以没有安排专业的人员去管理，这直接造成了工作人员只是对档案进行了简单的保管，并没有施展它应有的作用。同时，信息化的档案管理形式并没有真正落实到职业院校中，一般是由手工完成，这种完成方式对于档案的管理是极其不利的。

(二)人事档案管理不够规范，档案内容不够完整

随着人事制度的不断改革与发展，很多职业院校开始引进一些高学历的人才，但是这类人才一般的档案资料都是残缺的，有的缺少学历学位证书，有的缺少专业职称材料，有的缺少年度考核资料等等。而部分单位因为人事的调动比较频繁，这就直接导致了档案没有进行及时管理，因此，人事档案工作残缺的现象十分严重。在过去的职业院校的档案收集纯属是被动的，一般人事部门会把聘用的人才通过邮寄的方式派送档案到学校，在派送的过程中就会出现执行不严格或是移送不到位的情况，这就使得档案的内容不够完整。

(三)人事档案管理与人事管理存在脱节问题

在职业院校中，人事档案管理与人事管理有着十分密切的关系。但是在当今高速发展的社会中，人才的流动十分频繁，擅自调离岗位的人才也越来越多。这些人员并没有清晰的档案资源和组织关系，这就使得转让工作变得异常烦琐，在实际情况中，很多人会选择直接建立新的档案，这就造成了档案的混乱。在职业院校的人事档案管理中这种情况很多，如果人事档案不能为师生提供一个良好的服务，那么档案管理也就变得没有任何价值。

二、新形势下职业院校人事档案管理发展的建议

(一)完善相关档案资料整理

在新形势下开展人事档案的管理工作需要的是规范人事档案的管理制度，将档案管理更为标准化，这就要求管理人员对人事档案实施更为简单、协调、有序化的管理，从而提高档案管理的效益。对于档案的收集以及整理的相关行为要明确规范，务必保证档案材料的真实性和有效性，并且要提高管理人员的岗位意识，对于所有的档案资料都要同等重视。

(二)提高档案管理者的水平、素质

新形势下的档案管理工作不断进行变革，要求全面提高管理者的管理水平以及综合素质。要求管理人员要与时俱进，改革创新，对于档案的管理工作重新进行全面的认识，要充分认识到正确管理方法的重要性。在实际的管理过程中，管理人员除了具备基本的专业知识外，还要具备很强的管理能力与整理资料的能力，并且要对计算机的使用有一定的能力。在做好最基本的收集与整理工作后，要对各个部门进行监督，这是职业院校对档案真实性的需要。

(三)利用现代信息技术收集整理档案

随着信息化技术在职业院校的不断使用，传统的纸质档案已经逐渐退出历史舞台。运用计算机技术对档案进行整理更加符合当今社会的需要与发展。使用信息化技术可以提高工作的效率以及减少失误，并且可以通过网络，公布一些非保密的档案信息，这样就可以提高档案的利用率。使用信息化技术收集整理档案，不仅是社会发展的需要，也是师生的共同需求。数字化技术所代表的是精细与精准，能够提高建设和完善人事档案的数据库效率，从而提高管理水平与效率。

(四)建立问题反馈机制

职业院校应该建立专业的工作小组来对档案进行整理，通过把管理过程中出现的问题进行详细的记录，可以通过讨论来提出具有针对性的建议，从而提高管理效率。在长期的管理过程中，要逐步地完善，从而形成一套完整的问题反馈机制。

综上所述，随着职业教育的不断深化与发展，人事档案越来越重要。加强对职业院校的.人事档案的管理工作是院校发展的必然要求，也是社会发展的需要。所以，我们必须不断地运用新型的技术对档案进行实时更新，采取最为合理的方式对人事档案进行管理，从而提高职业院校的人才队伍建设，也在一定程度上提升了学校的教育水平，推动学校的持续稳定发展。

参考文献：

[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，(6).

[2]朱莉,张麟.高校人事档案管理面临的新问题与改革路径探讨[J].人力资源管理，(7).

浅谈高校人事档案管理的信息化建设 第3篇

关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；必要性

随着时代的进步、科技的发展，信息化管理已成为当今世界发展的大趋势，对各行各业的发展起着举足轻重的影响。档案作为原生的信息资源，档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。随着高校教育改革的不断发展，高校的建设步伐迅速加快，干部人事档案数量急剧增长，大量的考核、考查、工作实绩、科研成果等材料源源不断地进入人事档案，高校人事档案管理面临管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。

一、高校人事档案管理的现状

目前，虽然大部分高校已配备了专门的人事档案管理系统，但受传统管理方式的影响，许多高校仍然使用单一的纸质档案管理方式，具体主要体现在使用传统的档案登记卡片。档案登记卡片局限于一些人员基本信息，如：参加工作的时间、学历的变更、职称的晋升等简单地查询工作，因此信息无法得到完整的反映。由于手工翻阅比较频繁，纸质卡片上面的内容变得模糊不清，工作人员为了避免在信息的读取上造成误导，需要重新调阅档案实体，有些早期材料纸质较差，翻阅次数多了，不仅容易破损，并且影响人事档案纸质材料的长久保存。另一方面，随着时间的推移，卡片夹变得松动，卡片容易丢失，不仅使个人档案信息外泄，也在档案管理的过程中带来很大的潜在风险性。

二、高校人事档案信息化建设的必要性

（一）高校人事档案信息化建设是高校档案工作发展的需要

档案信息化是指运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体的变化。一方面，与传统的人事档案管理相比，通过档案信息化建设，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理的内部进行数据共享，检索查询都变得非常方便，从而大大提高了高校档案工作质量和利用效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加准确地为决策机构提供依据。

（二）高校人事档案信息化建设是适应高校人事代理制度下档案信息管理的需要

随着国家人事制度的改革，高校用人制度也由“终身制”逐渐转变为“聘用制”，许多高校实行了“人事代理”制，由于高校人员的流动性也大大增加，人事档案材料大量增加，对人事信息的利用也在日益频繁，传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要，因此，加快人事档案信息化建设迫在眉睫。

（三）高校人事档案信息化建设是适应高校发展的需要

档案的价值在于更好的利用信息为学院工作、领导决策、教职工发展提供人事服务。随着高校的建设步伐迅速加快，运用现代化管理手段，对人事档案信息进行加工、提炼和深层开发，有效地开发和利用人事档案信息资源，为学校领导决策提供依据，实现人才资源优化配置，是高校把握市场先机和提高竞争力的必要前提和保证。

三、高校人事档案信息化建设应注意的问题

（一）档案信息网络安全化

随着高校档案信息化管理的发展，档案信息的安全问题是最为突出的问题。

1.防止档案信息的损毁和遗失

如：工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。因此，管理人员在管理过程中首先要提高自己的安全意识，努力提高自己的业务水平和计算机水平，避免因自己的安全意识不够而造成的信息丢失和泄密，从而带来巨大的损失。

2.严格做好档案信息的保密工作

档案信息中有的信息是公开的，有的则是保密的。保密信息分内部、秘密、机密和绝密等不同等级，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此，一方面，档案管理部门要制订合理严格的档案信息化安全保密制度，并不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略, 加强档案信息系统的防御性。

3.积极做好档案信息的备份工作

当档案信息由于计算机、黑客等原因丢失或不能使用时，备份的档案信息可以及时恢复档案信息系统的正常工作，减少工作人员的重复劳动，提高档案管理工作的有效性。

（二）档案管理人才的培养

1.加强专业业务能力的培养

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求：一方面，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，进一步提高自己的档案知识和业务能力；另一方面，要建立完善的档案人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培训，更新其知识结构、提高其业务水平，以适应人事档案工作环境的新要求。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的思想政治觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，建设高素质的人事档案管理人才队伍。

2.加强档案管理人员的通才培养

培养档案和计算机复合型人才是更好地推进高校信息化建设的必要条件，因此在加强管理人员专业知识培养的同时也要注重计算机能力的培养，要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，如：参加计算机应用知识培训、网络技术培训，掌握现代信息管理技术，方便档案信息化管理。

3.做好人事档案管理信息系统的维护与更新

第一，要加强软硬件维护和管理，加强计算机的安全措施，杜绝技术和设备问题，确保信息在录入、传输和处理等过程中保持真实、完整和安全。

第二，利用计算机相应的加密功能，做好权限管理，根据使用权限对通用数据库的数据进行系统的分类与加密。

参考文献：

［1］王志丽.浅谈高校人事档案信息化管理［J］.赤峰学院学报，2011，27（2）.

［2］吴白莉.试论高校人事档案信息化［J］.档案与建设，2009（9）.

［3］郭红.高校档案管理信息化建设略论［J］.兰台世界，2008（2）.

［4］占电群，孙涛.浅析高校人事档案管理的信息化建设［J］.科技广场，2010（12）.

（作者单位 江苏省南京铁道职业技术学院）

高校人事档案信息管理的思路探寻 第4篇

1. 人事档案管理模式的问题。

目前, 高校人事档案信息主要采用的是传统手工封闭式管理的模式, 由高校的人事部门负责对高校人员档案进行统一管理, 通常只是为高校领导或高校组织提供查阅使用服务, 但不对外公开。由于人事档案管理的制度比较落后, 人事档案管理的机制不够完善, 导致档案管理人员在收集人员档案信息方面不重视, 使得这些工作长期处于被动接收的阶段。随着信息化技术的不断普及, 这种被动式人事档案管理模式不能够为有档案查阅需求的人提供良好的服务。

2. 传统服务水平较低的问题。

随着科技的飞速发展和网络应用的日益普及, 传统手工封闭式的人事档案管理方式已经不再适用, 高校人事档案的利用方式逐渐发生了变化。因此, 只有加强高校信息化建设工作, 将计算机技术、通信技术、网络技术真正应用到高校人事档案管理工作中, 才能切实解决传统手工封闭式的人事档案管理模式存在的弊端和问题。高校领导层也要加强重视人事档案信息化建设工作, 加大资金投入力度, 为高校人事档案的信息化建设提供保障和支持, 还应该从本校实际需求出发, 开发设计一套实用性较强、安全性较好的数据库信息管理系统, 更要积极展开组织培训活动, 从根本上增强档案管理人员的服务意识。

3. 档案管理人员能力的问题。

高校人事档案信息化管理工作与档案管理人员有着密切联系, 档案管理人员不仅要具有现代科学管理的思想水平, 还要拥有一定的计算机应用水平, 并不只是简单对计算机进行操作就可以胜任的。但是, 目前我国高校大多数组织人事部门都严重缺乏专业的档案管理人员。目前, 高校人事档案方便快捷的查询、利用需求, 也对高校人事档案管理工作提出了新的要求, 只有通过科学技术手段加强高校人事档案管理建设工作, 才能真正解决传统高校人事档案管理模式存在的问题。由此, 大力加强对高校档案管理人员的业务培训, 也是高校信息化建设工作中不可缺失的一部分, 而且, 高校可以通过积极组织开展档案技能培训活动, 充分调动高校人事档案管理人员的积极性和主动性, 同时也增强了其责任感和使命感。

4. 传统管理方式落后的问题。

高校人事档案管理工作只有在制定了严格的工作规范标准, 不断提高自身服务能力, 加大新技术的研发力度, 才能够满足社会和用户的需求。高校人事档案管理工作应该基于本校实际需求的基础之上, 结合高校各院系之间的核心工作, 开发设计一套实用、方便、安全、稳定的人事档案管理系统。人事档案管理系统中个人档案内容的录入要包括个人的基本情况、学术水平、专业方向、工作中取得的成果等, 并且保证录入内容真实有效, 高校档案管理人员要对人事档案仔细分类、认真归档, 供广大用户的查询和使用, 以此提高高校人事档案管理人员工作的服务水平和业务能力。

二、高校人事档案信息化管理工作发展的思路

1. 高校人事档案管理模式的优化。

高校人事档案信息管理模式包括集中式管理和非集中式管理两种, 这两种管理模式应用于不同高校的人事档案管理工作中仍然存在一些问题。第一, 高校应该构建一套完整的人事档案管理工作体系, 成立以校级领导为主管的高校人事档案工作管理委员会, 同时为高校各个院系配备专业技术较强的档案管理人员, 建立校级人事档案管理工作体系, 加强明确高校人事档案工作管理委员会的工作职责, 由此, 无论高校人事档案管理工作采用的是集中式管理还是非集中式管理模式, 都能够保证信息沟通渠道畅通, 及时处理一些突发问题。第二, 高校人事档案信息化管理工作发展应该遵循循序渐进的原则, 即在某一段时间内应该完成一个目标的实现。例如:对于已故的高校工作人员、在职和离职的高校工作人员的可以公开的人事档案信息应该纳入到人事档案综合管理工作中, 对于这些高校工作人员人事档案中的隐私内容要做到绝对保密, 这些保密的人事档案信息需要由高校组织部门统一管理。对于聘用制的高校工作人员的人事档案信息, 也应该纳入到高校人事档案综合管理工作中, 而对于一些临时工作人员的档案信息则交由人才服务机构进行管理。第三, 高校人事档案信息中哪些部分可以应用综合管理模式、是否可以应用综合管理的模式应该根据每个高校的实际工作情况而定。

2. 不断推进现代科技管理的方法。

高校人事档案管理工作的重点就是要能够充分运用现代化管理技术, 高校人事档案管理工作不仅是一项专业技术工作, 还是一项具有一定学术水平的工作。高校人事档案管理工作会随着社会的不断发展建设, 以及各项相关政策的出台而发生变化, 因此, 高校档案管理人员不但要对档案专业业务非常熟悉, 还有根据形势的变化创新工作。随着国家教学改革的深入推进, 对高校教师、教务人员的教学理念和工作理念都提出了新的要求, 高校工作人员的培训进修材料、专业技术职称评定材料、行政部门职务聘任材料等大幅增加。

这些材料包括了高校教职工在教学工作方面、科研项目方面取得的成绩和成果, 包括学术论文、著作、专利等等, 能够准确反映某个高校工作人员的专业技术能力和水平, 这些都是高校人事档案管理中重要组成部分。档案工作人员需要对这些档案材料及时收集和分类整理, 使得人事档案内容更加充实完善, 也更具有一定的时效性。因此, 档案管理人员在对档案材料进行管理的时候需要做到分类准确、编号清晰、检索方便, 这就要求档案管理人员具备较强的专业技术知识, 以及一套完善的人事档案管理规章制度。同时, 档案管理人员还应该具有较强的观察能力和分析能力, 对于人事档案材料中不清晰的地方及时改正, 保证每个高校工作人员的人事档案明确清晰、装订整齐, 大力提高人事档案信息的利用价值, 提高档案工作人员的服务水平。

3. 提高档案管理人员的服务能力。

档案管理的本身决定了其是为了高校和社会提供专业性服务工作, 坚持高效服务是档案管理工作人员的根本职责。高校人事档案管理工作是为高校的人才选拔工作提供有力支持, 同时也要为自己的根本职责负责。因此, 负责高校人事档案管理的档案管理人员要具备实事求是、认真负责的工作态度, 具有较高的思想政治觉悟, 能够真正做到全心全意为人民服务, 对于有档案查阅需求的人员, 档案管理人员都要做到不分等级、一视同仁, 为其提供专业热情的服务, 在了解了查阅人的具体需求之后, 能够准确无误地将其所需的档案材料找出, 所以, 档案管理人员应该对人事档案存放的地点、特征等非常了解, 并且能够将个人的实际工作情况、学术科研成果向高校领导层反映, 为其科学决策提供有力依据。

4. 制定人事档案信息化管理标准。

高校人事档案与其他类型的档案一样, 也属于档案管理范畴之内。因此, 国家颁布的《档案法》和相关档案管理工作标准同样适用于高校人事档案管理工作。档案信息化管理标准规范包括电子材料的形成、存储、共享、利用和管理等等, 制订档案信息化管理的标准和规范能够保证电子档案的查询、传输和共享安全稳定, 具有非常重要的现实意义。

实现高校人事档案信息化管理的前提是要制定一套人事档案信息化管理规范, 规范中要对人事档案的分类、编号、标注等进行统一。由于人事档案信息化管理标准具有多个层次, 高校在制订其管理规范时应该采用以较高层次的标准为主, 这样才能够更利于高校人事档案管理的相互交流和资源共享。因此, 在高校信息化建设工作中, 应该加强完善制订人事档案信息化管理的标准规范。

目前, 我国高校人事档案信息化管理发展比较缓慢, 大多数高校人事档案管理的方式仍然采用传统的手工被动式管理模式。随着现代信息化建设的不断推进, 传统的人事档案管理模式将被先进的科技手段取代, 但高校同时面临着信息化建设带来的机遇与挑战, 因此, 本文提出的现代科技环境下高校人事档案信息管理思路具有一定的现实意义。

摘要：本文分析了现代科技环境为高校人事档案管理带来的机遇, 详细阐述了不利于高校人事档案信息化管理的因素, 最后, 提出了高校人事档案信息化管理工作科学发展的思路。

关键词：高校人事档案,信息化管理,思路探寻

参考文献

[1]乔新.高校人事管理信息化建设的探究[J].西安文理学院学报, 2011 (5) .

[2]赵庆昕.人事代理制度在高校人事管理中的实践[J].现代营销, 2012 (1) .

[3]李晨光.信息化建设在高校人事管理中的作用[J].中国城市经济, 2012 (3) .

高校人事档案管理工作建议分析论文 第5篇

［关键词］高校人事档案管理；管理意识；提升管理素质；宣传教育

0引言

高校人事档案管理工作看似简单，工作任务较少，实际其管理意义重大，但是结合当下实际情况来看，很多档案管理工作未能真正体现其价值，只是将档案资料单纯地保存起来，并没有投入到实际应用中，未能发挥这些原始资料的额外价值，信息不能够流动，使得管理档案终归是废纸一张。随着大数据时代的来临，这种传统单一的数据存储模式终将会被淘汰，如今我们需要的是能提供额外服务的信息整合。本文先从高校人事档案管理工作现存的几点问题开始分析，然后对具体的改善建议进行说明。

1当前高校人事档案管理中的问题

我们都知道高校的人事档案管理工作主要包括对在校师生的个人档案管理，据当前统计和调查结果表明，有百分之八十的高校在基本的人事档案管理工作上都完成了既定任务，但是只是停留在基本的档案存储等表面工作上，并没有去深入挖掘资料的额外价值。且档案管理的制度往往不健全，在实际的档案查询工作中很难做到快速和精准，且管理人员的管理意识薄弱，对管理的实际用途未能真正了解，管理技术的现代化、网络化都达不到要求，相关的配套设备和基础设施也没能满足基本条件，人事档案管理的基础库房不够充足，很多较大或者系列性的档案归类都难以顺利进行。下面就几点存在问题进行相关说明。

1．1相关机构及人员的人事档案意识薄弱，对高校人事档案管理的重要性认识不够

很多高校档案管理人员还停留在最基本的档案存放这种单一工作中，认为人事档案无非就是装订、归档、分类、标记等这一系列事务性工作，未能将档案管理与科研教学联系起来，也没想过档案信息能为学校创造何种价值，只要不泄露档案内容，不丢失档案信息就等于做好了这份工作，然而档案管理是能够为学校创造一定经济效益的，当然也有很多人对档案管理这份工作不以为然，也很少过问，管理人员的态度不端正，缺乏对管理工作重要性的认识。

1．2人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位

很多人事档案管理资料在归档和分类中信息不够完全，比如说有些学校就缺少了对高校内在职员工岗位的说明，还有一部分学生档案有的放在档案室，有的存放于学生会档案部，这种交叉的归档方式很容易引起查询过程中的混乱，降低档案管理效率，给档案管理带来很多不便。还有的只记录了查阅、借出状态，但是没有归还的情况反映，这很容易造成档案资料的丢失。因此要制定健全的体制并严格管理，规范制度。

1．3人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强

随着高校的不断发展壮大，教职员工、学生数量也在不断增多，人事档案管理的内容也越来越大，但是由于上级各部门都未能对人事档案管理工作有所重视，很少会花精力在档案管理方面，也不会为其投入过多的人力物力，导致高校内人事档案管理工作还停留在最基础的状态，不能够深入地展开其他工作。人员的限制很难推动工作效率的增强。同时往往管理档案的工作人员大部分都是兼职人员，没有专职人员从事，这在人才基础上就不占优势，也造成了档案管理工作停滞不前的这一尴尬局面。

1．4人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求

很多高校中的人事档案管理位置都是办公普通用房，还有的将楼顶、办公室底层、地下室等地方选址为档案库房，这些位置大多阴暗、潮湿，十分不利于档案文件的存放，还有库房的门窗都是普通门窗，起不到任何防盗防抢作用，这与档案室管理要达到的安全要求还相差很大。这种配套的硬件设施没有准备到位很难确保之后的档案管理工作加强。因此，在改进方案中，要选址合适，并加强安全保卫工作，对计算机等网络配套设备也要一并处理到位。

1．5人事档案信息化、现代化水平不高

受传统档案管理观念影响，当下很少有人能够注重其对档案管理额外价值的挖掘，很多高校也都还停留在纸质档案的存储和管理上，管理的重心还放在实体管理方面，没有将信息化技术充分应用起来，对档案资料的处理还不能实现其动态化，也没有随着科学技术的进步将纸质文件数字化，表现最接近电子化的就是在档案室中的电脑，多半就是用来打印文件而已，也无法进行对人事档案资料的查询和检索，这极大地限制了整体档案管理工作的运行开展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力资源的浪费，无疑也增加了劳动成本，为了有效确保在之后的管理工作中提高其效率，降低其难度，加强现代化建设也显得尤为关键和重要了。

2如何加强人事档案管理

针对上述所提到的几点问题，总结这些问题产生的原因，主要有三个方面，第一是管理体制不够健全，存在漏洞，导致管理工作紊乱。第二是管理人员意识薄弱，不能领会到管理的实际价值，使得专业素质和专业工作体现不够，第三是缺少有关技术和设备，导致了管理工作的现代化水平难以提高。所以我们在加强其工作有效性的同时就要从这三个方面着手，完善管理机制，提升从业人员素质、注重现代化建设，从而打造出更加完整合理的档案管理工作。下面就这几个方面进行详细说明。

2．1建立起完善的档案管理机制

没有规矩不成方圆，我们要加强落实人事档案管理各个方面的规章制度，要确保整个管理工作能够有章可循，有据可依，并将管理工作向着制度化、规范化的方向发展，有关的体制建立，可以参照《干部档案工作条例》，根据该条例内要求并结合高校人事档案管理的实际情况打造一个可行性较高的制度方案，对档案管理的每个环节都提出相应要求，如档案的接收、传递、查阅、使用、核查、审核、归档等都要有详细的流程记录，防止因环节疏忽而导致档案原始资料遭到破坏等情况发生。档案工作者也要不断加强自身的管理专业素养，不断结合实际情况去反映问题，从而进一步规范管理体制内容，以此保证体制能够持久稳定运行。当然制度的建设也不是一成不变的，要不断地修正，才能使得其更加科学有效，结合各个高校自身独特性和个性化弥补其中的不足，从而打造出适合本校自身发展的档案管理流程。

2．2提升档案管理人员整体素质

高校人事档案管理部门要大力宣传和推广管理优化的工作方式，要切实提高各个管理人员的档案管理意识，上级领导要时刻关注档案管理现存问题和工作任务进展情况，并在组织上和制度上给予支持和肯定，对投入人力、物力也不吝啬，大力支持档案管理工作的进行。同样人事档案管理人员要端正对档案管理的工作认识，时刻关注人事档案内容资料，积极主动地开发和利用人事信息，在高校内人事制度改革、人才评聘等重要活动中提供人事档案采集的参考信息，以此发挥档案管理工作的最大效用，让档案资料能够切实作用于校内人事建设并表现出其前瞻性的作用。档案管理人员要多去参加档案管理方面的学习活动，从实践中汲取经验教训，不断提升自身的管理水平，强化自身的专业素质，并具有基本的服务意识，做好档案的归档存储和总结调研。为高校发展提供更人性化的档案管理服务。档案管理工作人员还要严守工作纪律，注意不断提高自身的政治素养、职业道德素养、工作操守等，不向外泄露档案资料里的秘密，做到业务技能和综合修养全面进步。

2．3注重现代化管理建设

现代化管理也是加强其档案管理工作建设的一大要点。现代化建设除了基本的现代化信息技术和网络技术的水平提高外，还有人事档案管理的人员配备、档案管理的设备设施匹配等。有关部门要设立专门的管理人员去做好这些基础设施的准备工作，保证有充足的人员去管理每一项档案归档工作，还要建立单独的档案室存放档案。当下的大数据云计算的计算机网络设备也要对应匹配，给予管理人员良好的办事环境，从而保证其工作顺利展开。还有管理软件的安装等，各个部门都能有一定的访问权限，并对档案内的资料进行设密处理，从而做到对档案资料的公开化处理，将资料信息更好地服务于大众。当然档案中的信息要设定访问人员权限，涉及隐私的内容要慎重处理。通过现代化网络技术和信息技术的融合，将传统的档案管理局限性打破，提供给档案管理更多的发挥渠道，为其创造更多的可能条件。将档案管理者转变成信息管理者，从而使得档案管理向着信息化靠拢，以此也能更加容易应对这个信息数据日新月异的时代。

3结语

综上所述，在有关加强高校人事档案管理工作的建议探讨中，建立起较为健全的机制是确保整个管理体系稳定持久运行的基础，端正相关工作人员的管理思想，使其具备正确的管理理念，能够在基于挖掘资料额外价值的基础上保存信息，这也是体现管理工作用处的一大要点。注重现代化建设，并将现代化技术运用到实际管理模式中，打破传统守旧的管理方式，并融合进新时代下的信息技术处理模式，提升档案管理工作的技术水准，对相关工作人员展开培训和教育，打造出既知晓基本的管理原则，又能使用计算机网络技术的复合型人才，从而壮大现代化档案管理技术人员的队伍，提高人员的专业素质，完善管理工作机制构建。今后，为了确保在高校各个单位中人事档案管理工作能够顺利展开，其工作效率能够得到稳定提升，加强宣传和指导工作也是我们主打的研究方向，为提高高校档案查询更好的服务水平，我们还将不断努力，进而为档案管理开创新纪元。

主要参考文献

高校人事档案信息管理 第6篇

[关键词] 人事档案 管理 人员素质

一、高校人事档案管理人员应具备的素质

目前,我国高校的人事档案都是依赖人员去进行收集,整理与编辑等工作,人员的素质将直接影响到档案管理工作的实际效率,在探讨员工素质还存在哪些问题以及怎么去提高之前,就要先明确作为高校的人事档案管理人员,应当具备哪些方面的素质与技能:

(一)政治素质是基本要求

在众多的管理人员素质中,政治素质应当是前提。作为高校人事档案的管理人员,应具有高度的政治责任感和政治敏锐性以及坚定的政治立场,要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论和“三个代表”重要思想,努力践行科学发展观,秉承“全心全意为人民服务”的思想,树立正确的人生观与价值观,立志将个人全部精力和智慧奉献给档案管理事业,努力做到作风正派,坚持原则多做实事,少说空话,认真贯彻执行《档案法》、遵守保密制度,据实立档,维护档案的完整与真实性。

(二)文化素质是时代需要

由于人事档案是一个庞大的信息和数据系统,涵盖的范围也比较广,作为整理和编辑这些信息的人员一定要有文化的积累作为支撑。档案管理人员应从档案工作涉及的单位和各类工作的方方面面,适应各方面需要的特点出发,尽可能地涉猎其他相关学科的学习,争取成为既精于档案业务,又能适应各方面需要,具有较为广博的知识的多面手。随着信息社会的到来,人事档案现代化管理要求的提高,不断地学习和应用信息化技术来管理人事档案并提供相关的网络化服务,已成为了新时代对高校人事档案管理人员提出的又一新要求。

(三)专业素质是必备技能

人事档案的管理是一门专业性很强的工作,管理人员必须熟悉其工作内容,工作的程序和注意的事项,对档案管理学、档案文献编撰学,档案保护技术等专业理论知识要有专门的研究。此外,现代化技术的开发要求人事档案管理人员必须熟练掌握计算机的应用知识和一些档案软件的使用方法以及档案网络化管理技术的开发和应用,这些现代化的技术手段的采用,将为人事档案材料的收集、处理、传递,提供更加快捷、准确、完整的服务,所以,管理人员要在工作中不断学习先进的管理技术,掌握新的管理手段,适应工作的需要。

二、高校档案管理人员素质中存在的问题

由于各方面的因素影响,我国高校人事档案管理人员队伍还不是一个较成熟的团队,其存在的问题主要是:

(一)管理人员职业心不强

人事档案管理包含的信息量非常庞大,由于其特殊的工作性质,很多管理人员将档案管理看作是一个枯燥和繁琐的任务,没有意识到其重要的意义,一味地厌烦与抱怨,导致缺乏对工作的责任心与职业心,对待工作常常敷衍了事,不做反复的核对与验证,导致很多信息资源失真的现象。还有部分的领导与人事档案的工作也缺乏重视,认为它只是信息的收集,没有创造实际的利益,所以对工作人员也不做过多的要求,在硬件和软件上都没有给予人事档案管理支持,不重视其发展,这也间接造成了管理人员对待工作的热情不高,对信息的开发部分缺少积极性,久而久之,对工作产生倦怠情绪,最终影响了高校人事档案管理工作的发展。

(二)管理人员业务素质偏低

作为高校人事档案的管理者,有责任保证人事档案的各项工作顺利的开展,其对管理者最基本的要求就是掌握好各方面的档案管理技能,并且不断去学习新的管理方法,提高自身管理素质。不过,就目前的形式来看,高校人事档案的管理人员素质总体上来讲不符合工作的要求,素质偏低,主要体现在几个方面:第一,很多高校聘用临退休或者是已经退休的老干部来做人事档案管理的工作,认为他们可以胜任,但是由于年龄的关系,许多管理人员不熟悉计算机用法或者对海量的信息核查容易疏忽,在工作上无法取得更多的突破。第二,在管理人员上岗前,并没有严格的系统化的培训与测试,很多人员都是工作后再去慢慢熟悉业务内容,并且在工作中学校也没有对其进行一个定期的专业的考核,导致管理人员的业务能力不精,而且缺少不断学习的观念和态度。尤其是对于人事档案信息化的管理技术,很多档案管理人员至今都还没有掌握,甚至是知之甚少。第三,在高校中管理人事档案的人员有相当一部分是兼职人员,这就造成人员的流动频繁,很多时候,新的人事档案管理人员还没有完全熟悉自己的岗位职责便已调离岗位,这会给总体工作带来诸多不便。

(三)管理人员缺少竞争意识

随着信息技术的飞速发展,也推动了高校人事档案信息化建设的步伐,人事档案管理工作的模式也在无形中发生着转变,这种转变也对高校人事档案的管理者素质提出了新的要求。但是很多人事档案管理人员习惯了以往的工作模式,缺少进取意识,观念僵化保守,停留在传统的工作方式与管理方法中,对于人事档案管理新的方式不去认真学习,一部分人还不懂得怎样运用计算机和网络实现信息的收集与传递,一味地逃避新时代下对档案管理工作的挑战,将自己放在原有的模式中固步自封。因为不积极去应对时代的压力与竞争意识,导致其工作没有创新价值,在提升自身业务和文化素质上以及转变管理手段上缺少动力,对待工作失去了事业心和积极性,这样只会让自己在竞争的大环境下落在后面,最终被淘汰,更会让人事档案的管理工作止步不前,带来负面的影响。

三、提高高校人事档案管理人员素质的策略

为了确保高校人事档案管理工作的顺利开展,就要不断提高管理人员各方面的素质,以便他们能更好的应对工作上的挑战,具体策略有:

(一)增强竞争意识,强化职业道德,全面提高人事档案管理人员政治素质

高校人事档案管理者应尽快转变观念,积极应对高校人事档案管理的新模式,增强竞争意识,在管理工作当中积极引入竞争机制,不断开拓进取,并树立起正确的人生观与价值观,培养正确的对待工作的态度,适时宣传爱岗敬业,无私奉献的精神,提高其职业道德,因为只有对工作充满热情,才能在岗位中,充分发挥出自己的才能,认识到人事档案管理的重要性,才能够更加认真的对待,注重信息开发的每个环节,带动工作情绪,从而实现其政治素质的提高。

(二)推行持证上岗,重视业务培训,多方提高人事档案管理人员业务素质

1、对高校职工人事档案管理人员实行认证上岗制,目前高校人事档案管理人员队伍中,专职的档案员很少,具有档案专业技术资格的专职档案管理人员更是凤毛麟角。所以,笔者认为高校人事档案管理人员亟需采取认证制度,一方面避免管理人员队伍良莠不齐;另一方面认证上岗,有助于高校人事档案管理工作更加有序化的进行。

2、将岗前培训与针对性培训、定期培训与拓宽性培训相结合,突出针对性和实用性,一方面系统的将高校人事档案的工作内容与范围等传达给管理人员,另一方面通过党史、形式逻辑、古代汉语、文书档案管理等多个相关学科的学习,将有助于开拓管理人员的视野,扩大其知識面,使其能更好的适应人事档案管理工作发展的需要。同时,对业务技能不熟练的人员给予特殊的指导,帮助其掌握新技术和新方法,从各个方面提升高校人事档案管理人员的业务素质。

(三)掌握现代化管理方法、树立终身学习的意识,进一步提高人事档案管理人员文化素质

1、运用现代化的手段管理档案是实现人事档案管理标准化、规范化、现代化的重要标志,也是提高管理水平和效率的重要因素。因此,要求人事档案管理工作必须适应新时期的需要,要努力学习新的管理知识和技术,做到求实创新。管理人员要掌握计算机的检索编目、统计、应用等功能,积极开展人事档案的数字化和网络化建设,实现档案材料网上公开,便于查阅利用、配合人事制度改革工作。

2、在知识爆炸的现代信息社会,知识老化速度呈几何级数增长,这就要求人事档案管理人员紧跟时代潮流,及时调整自己的知识结构,树立终身学习的意识和能力,除了参加学校组织的培训之外,还要自觉抓紧业余时间不断学习、借鉴、汲取其它新学科的成果,掌握新技能,丰富自己的内涵,使自己始终成为一个具有较高思想政治素质和良好的职业道德修养,有较强的专业知识和技能,以及具备一定的科学研究能力的高素质档案管理人才。

人事档案管理人员作为高校人事档案管理工作的主体,其各方面的素质能力对于提升档案管理工作是至关重要的,虽然我国高校人事档案的管理人员自身素质还处于偏低的形式,职业心不强,业务素质不够,竞争意识薄弱等现象存在,但是作为高校档案管理者应当积极制定对策,通过组织培训,鼓励创新等多种途径来以此帮助提高管理人员的素质。

参考文献:

[1] 刘翠松.论新时期我国高校档案队伍建设[J].湘潭师范学院学报,2006

[2] 李桂芳.浅谈档案人员素质现状及对策[J].科技信息,2007

[3] 焦东华.信息时代档案人员的素质培养刍议[J].办公室业务,2004

[4] 李伟时、罗红秋,关于提高人事档案管理人员素质的思考.[J]黑龙江科技信息,2008

[5] 张玉琴.对提高基层档案人员管理水平的几点思考.[J]档案,2008

高校人事档案的信息化管理 第7篇

关键词：高校档案信息化,档案信息化建设,信息反馈,文档一体化

计算机技术、数字技术和网络技术的发展, 标志着人类记录信息、传达信息及留存信息的方式发生了变革, 这场变革是纸张产生以来, 文书、档案工作领域发生的一次剧烈的变革, 同时随着近代档案学理论的诞生, 直接影响着档案工作的运作方式乃至思维观念。当前, 为了顺应时代的潮流, 各高校也正在进行人事档案信息化建设。

1 高校人事档案信息化建设的内涵及内容

“档案信息化建设”的第一次正式提出是在2000年全国档案工作会议上, 随后档案信息化建设便在全国蓬勃开展起来。也就是说, 各高校要在各级领导及相关部门的高度重视下, 统一组织和规划, 采取一切有效措施和途径, 充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术, 对潜在于高校人事档案中的信息资源 (非保密性的人事档案信息) 进行整理、开发、管理并提供利用服务, 实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化, 它具有整体性、动态性、条件性等基本特征。

2 高校人事档案信息化建设的意义

首先, 高校人事档案信息化建设是时代发展的需要。随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入, 政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的高校人事档案部门已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力, 传统的手工管理方式正逐步被计算机技术、网络技术所取代, 大量电子文档的出现使人事档案信息化建设具备利用现代化技术手段和管理方式的条件。因此, 作为人才培养、科学研究和社会服务的高校, 要顺应时代发展, 变被动为主动, 最大限度地开发与运用计算机技术, 积极推进高校人事档案信息化建设, 不断提高人事档案工作信息化水平, 更好地服务于学校的各项工作。

其次, 高校人事档案信息化建设是人事档案事业改革与发展的内在要求, 是人事档案管理现代化的需要。在社会、国家信息化的大环境下, 人事档案信息化是人事档案事业发展的优先战略选择, 是新时期人事档案事业发展的内在要求和根本动力。长期以来, 受人事档案保管与利用环境的制约, 人事档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态, 这种落后的管理方式已经不能适应信息社会对人事档案信息资源的要求。随着信息技术迅猛发展和广泛应用, 人事档案信息化的重要性日益凸现出来。

再次, 高校进行人事档案信息化建设实现了人事档案信息资源的共享, 有利于领导查阅相关信息, 根据不同的要求“用人选人”;能够推动人事档案管理部门提供准确、可靠的人事档案信息, 并对相关信息进行实时更新;可以大大提高人事档案管理工作的效率, 为相关工作人员节省大量的时间, 去钻研业务知识, 不断地学习专业知识和管理知识, 从而提高业务水平;更重要的是随着全国各高校人事档案信息化建设的不断深入, 需要聘用人才的高校可以直接从网络上查询个人基本信息, 有利于推动高校进行人事制度的改革。

3 高校人事档案信息化建设的对策

3.1 加大高校人事档案信息化建设的基础技术设施投入力度

要进行人事档案信息化建设, 首先就要对基础技术设施建设进行大力投入, 因为基础技术设施的建设是档案信息化建设的首要任务。个高校要采取一切积极有效的措施, 构建通信稳定、数据传输快、可靠性高的校园局域网, 建立准确的人事档案信息网络, 同时要保证计算机硬件和软件系统能够跟上时代的发展进行更新换代, 从而为实现人事档案信息化建设打下坚实的基础。

3.2 实施人事档案文档一体化管理的理论与实践

首先建立统一的文档一体化管理业务规范。人事档案管理信息系统的建设需要投入相当大的人力、物力、财力。鉴于系统建设是一项技术密集、资金密集、劳动密集的工作, 高校档案管理部门要建立信息系统并非易事, 因此在系统设计过程中, 要确保字段设定严格执行标准化和规范化, 这是文档一体化和资源共享的基础, 也是今后在网络上进行数据交换的根本保证。此外, 从文书处理用纸、文件传阅单, 到立卷的卷皮、卷盒及各种装具, 一律采用国家统一规格产品, 同时要统一编号。文书处理部门对文件进行分类编号时, 应严格执行中共中央办公厅和国务院办公厅关于文件编号的有关规定, 要考虑同档案部门分类立卷归档的一致性。要严格岗位培训, 通过岗位培训使大家充分认识文档一体化的必要性, 增强推行文档一体化的自觉性, 掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时还要注重抓好领导者的培训, 能否真正全面推行人事档案文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。

其次, 加强文档一体化软件的统筹规划。必须树立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各个阶段的管理要求放在文件设计阶段予以考虑。在文档一体化的软件系统设计中, 要推广使用兼容性强、应用性好、智能程度高的办公信息系统, 使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷, 形成一个满足现代化办公环境的文档一体化协调发展的技术保障体系。其次依据各部门的职能, 按照标准化、规范化的要求, 调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限, 并使之代码化, 对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。

3.3 依据信息反馈, 提高人事档案信息资源开发利用水平

档案利用效果的信息反馈, 是了解和掌握档案社会价值的客观依据, 也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息, 是档案信息资源为经济建设服务的重要组成部分, 档案信息资源的开发利用效果如何, 档案部门所提供的信息满足需求者的程度高低, 档案部门对经济建设提供服务的好坏, 利用者对档案部门有何意见和要求等, 这些都是档案信息资源的开发利用所必须了解和掌握的, 也是档案部门及时了解社会对档案信息的需求, 分析掌握档案信息利用动态, 不断改进与加强档案信息服务工作及时了解社会对档案信息的需求。人事档案工作人员要不断通过信息反馈了解人事档案信息资源的利用效果如何, 从而有针对性的改进工作, 提高工作水平和服务质量;同时了解和掌握人事档案信息需求的变化和发展趋势, 以便更好地收集、整理和研究新的档案资料, 为利用者储备更准确、更系统、更科学的信息资源;还要加大对人事档案利用者的宣传教育力度, 使其积极配合档案部门做好这一工作, 促使人事档案信息资源的开发利用取得更大的社会效益和经济效益。

总而言之, 人事档案信息化建设是适应新形势下档案工作发展的需要, 也是一项长期的、系统的工程, 需要不断研究, 不断投入。只要我们抓住机遇, 努力学习和运用当代先进的科学文化知识和技术手段, 推进高校人事档案信息化建设, 使其迅速融入到国家的档案信息化建设事业中, 就能加快档案工作融入信息社会的步伐, 实现档案事业的跨越式发展。

参考文献

[1]朱桂花.档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势[J].河南科技, 2006, (11) :40

高校人事档案信息化管理探索 第8篇

一、信息化时代为高校人事档案管理带来机遇

(一) 加速了高校人事制度改革步伐。当前, 我国高校的用人制度逐渐从“终生制”向“聘用制”迈进, “铁饭碗”的时代在高校用人历史中终将退去。在这个转变过程中, 高校人事档案管理部门会通过运用信息化工具, 帮助其更快速地完成人才流动, 保证高校在人事管理上的工作效率。具体来说, 高校人事管理部门通过网络等信息手段, 能够更方便地查询到更多可用人才, 在进行人才的筛选上更加快捷, 然后从人才服务相关网站将人才信息下载保存, 在人才使用过程中不断将其信息通过网络进行完善, 在整个过程中, 高校人事管理部门不仅能够更有效率地完成任务, 对于人才的监管更加有保障, 这种信息化管理无形中加速了高校人事制度改革步伐, 推动了“聘用制”时代的来临。

(二) 提高了工作人员业务水平与工作效率。高校中传统的人事档案管理工作主要是进行实体档案管理, 工作人员要花费许多时间来将各类档案分门别类整编, 在档案信息的检索方面, 工作人员需要将所需资料先通过分类目录找到记录, 再根据记录去档案库房内找到其实体档案, 这一系列工作使得工作人员耗费的人力物力众多, 工作效率却比较低。如果我们将信息化管理的思路与相关技术引进高校人事档案管理工作中, 那么工作人员的工作效率将大大提高。我们运用校园网将所有档案通过网络进行录入, 这一次的录入可以反复进行资源共享, 工作人员在进行各种查阅、完善工作时将不会耗费任何体力和脑力, 在进行各项数据统计时, 利用网络信息就可以迅速产生结果, 无需人工操作, 省时省力。除此之外, 人事档案信息化管理能够帮助工作人员节省出更多的时间, 利用这些时间可以去进行业务能力的提高和专业知识的再学习, 信息化的技术和管理将工作人员解放出来, 让他们的能力得以进一步提高。

(三) 便于纸质档案的维护。纸质档案具有易被破坏、不易保存的缺点, 高校许多评议活动中需要对各种档案反复拆装、翻阅, 所以, 在人事档案发展的过程中, 怎样能将这些宝贵信息资源更好地保护起来也是一个难点。信息化时代的来临使得人与这些纸质档案的接触变少了, 通过无纸化操作能够让这些纸质档案更长久地得以保存。

二、当前高校人事档案信息化管理存在的问题

我们看到, 将高校人事档案管理工作进行信息化管理具备多重优势, 但根据目前各高校对于信息化管理人事档案的现状来看, 仍存在一些问题。

(一) 服务观念的缺乏。对于一项新技术的引入, 通常由于认识上的不足被首先否认。当前, 我国各高校在利用信息化管理模式上仍不能打破传统思维, 高校人事档案管理工作仍处在“轻利用, 重保管”的旧有模式, 而一些档案管理工作人员对于怎样能够更好地提高工作效率服务大众的意识较为缺乏, 他们不能够克服自身在档案管理工作中的惰性, 过分追求安逸, 不符合信息化时代的服务要求。

(二) 管理人员素质有待提高。信息化时代下的各项管理工作, 均需要对其技术有很高的驾驭能力。传统高校人事管理工作者主要是依靠自身手工劳动对档案进行管理, 但在今天, 信息化时代各项技术日新月异, 档案管理工作者不仅需要对固有知识的了解, 对于各项新技术的快速掌握也是对其素质的极大考验, 例如计算机网络操作、自动化技术等, 都需要在岗位上不断学习, 对于高校人事管理工作中所引进的先进设备和先进技术, 当前许多管理人员不能够很好地进行操作, 阻碍了人事档案信息化管理的推动进程。

(三) 制度化管理的不足。高校人事档案管理需要进行制度化的管理, 而在信息时代条件下, 我们尚未能很好地根据当前信息化管理的相关特性来完善更新相关制度, 各项信息化操作仍处在不规范、不协调状态, 相关制度维持在原有的传统模式下, 不能够更好地推动高校人事档案管理信息化发展。

三、高校人事档案信息化管理未来发展

信息化时代的来临使得未来高校在进行人事档案管理工作中采取信息化管理成为必然趋势, 面对这样的趋势, 近些年高校在进行人事档案管理工作时取得一定成效, 但与理想状态中的信息化管理仍存在不小差距。在未来的发展过程中, 应采取各种有效措施, 帮助高校在进行人事档案管理工作中不断向信息化方向发展, 使各种信息化技术、资源得以充分利用, 这样才能更好地为高校档案管理工作服务。

(一) 树立正确的管理理念。当前信息时代下的信息交换、流通, 已不是过去时代中的那么封闭保守, 我们对于信息的流通应抱有积极对待的理念。当今市场竞争激烈, 谁能够有效抓住可利用信息, 成为一个企业或者个人成功的有利因素, 所以, 我们应该转变思想观念, 对信息管理树立正确的态度。在当前社会中应一分为二地看待人事档案保密性强这个固有观念, 对于一些具有保密特性的信息当然继续将其处在保密状态, 但是对于一些可以利用的信息资源就要主动开发利用, 对这类信息的管理采取积极开放的理念。在当前, 高校人才相互流动频繁, 固有的人事管理制度显然不能满足人才与用人单位的双向需求。

(二) 提高高校人事档案管理规范标准。信息化时代中的各项操作需要具有严格的标准和严谨的态度, 所以在信息化管理的当前, 需要不断提高管理规范的标准。人事档案规范化管理即根据人事、组织、劳动等部门的具体要求, 系统、科学、动态地管理人事档案, 高校人事档案管理同样符合这样的要求, 我们不仅要在进行信息化管理过程中符合相关法律规定及标准, 更要根据具体情况, 在发展过程中提高人事档案管理工作的标准。

(三) 提高管理人员的综合素质。作为高校人事档案信息化管理的操作者, 工作人员的综合素质对于其建设具有举足轻重的作用, 在未来发展的目标就是要建成一支综合素质较高的专业团队, 为日后的更好工作打下坚实基础。一是要对从事高校人事档案管理工作的工作团队进行专业技术素质的培训, 使其能够不断掌握最新的技术, 并能很好地应用于现实工作中。二是要提高其服务意识, 让他们在工作中更积极主动, 更好地为学校人事工作开展服务。三是高校人事管理工作人员也要具备良好的思想道德水准。人事档案管理是一项严肃的保密性工作, 对其工作质量有着很高的要求, 因此, 管理人员需要在岗位中自觉用道德行为规范约束自身行为, 不断提高自身思想道德水准。

我国高校人事档案管理工作正在向信息化迈进, 但通过观察不难发现, 我们仍处于较为落后的阶段, 随着科技的不断发展, 各种信息化手段终将代替传统模式, 面对信息化时代来临给高校人事档案管理带来的机遇与挑战, 我们有理由相信, 只要不断在实践中探索, 找到更符合我国高校人事档案发展的规律, 就必然会将该事业带向新的发展境界, 使高校在人事档案管理中不断提高效率, 更好地推动高校人事档案管理事业向前迈进。

参考文献

[1]张小怡.论我国高校人事档案工作存在的问题及对策[J].大学图书情报学刊, 2008, 6

信息化背景下高校人事档案管理策略 第9篇

一、健全规章制度, 实现高校人事档案管理规范化

国家组织、国家档案部门、人事部门、教育部门应结合高校和社会人才培养需要, 并根据高校人事档案的特殊性、高校人才集中的具体情况等制定专门的、统一的政策法规, 健全高校人事档案管理制度, 明确相关工作人员职责范围, 赋予其必要管理权限, 使高校人事档案管理工作有章可循, 科学规范。根据保密性和安全性要求, 建立信息化管理制度, 从制度上防止高校人事档案信息数据丢失或泄露;建立分级管理制度, 对高校人事档案信息资料进行分级, 根据用户、数据、单位、部门的不同, 设置不同使用权限, 信息利用者在获得权限后, 方可查看信息, 实现高校内部、高校之间、上下级部门之间人事档案信息资源的共享, 在此基础上, 定期进行数据备份, 及时维护数据库, 从技术层面确保档案信息数据完整性和保密性;建立联系、移交、登记制度等, 及时、全面地收集各种高校人事档案材料, 将接收到的信息录入数据库, 并设置专人核对录入信息, 使高校人事档案管理更加规范有序;高校领导牵头, 与各个职能部门、档案管理部门形成组织, 建立并贯彻落实网络式责任制, 进一步强化对高校人事档案管理工作的监管力度, 在高校内部、高校与外部管理部门之间建立一种和谐关系, 增强高校人事档案管理规范性。

二、重视档案收集工作, 增加高校人事信息化档案的信息量

高校人事档案管理工作首要任务就是充实档案材料, 增加信息量。可根据高校特点, 以新型人才标准为指标, 全面收集能够综合反映个人综合素质的信息, 充实高校人事档案内容, 提高高校人事档案的真实性、客观性和实用性。对于人事档案的收集, 除了要按制度办事外, 还应遵循以下原则:一是高校人事档案管理部门应及时加强与各个档案形成部门的沟通和联系, 及时将能够反映当事人各项情况比如工作业绩情况、学习情况、进行情况、业务水平情况、在工作期间形成的合同、解聘等有关资料收集起来, 精心筛选, 去粗取精, 去伪存真, 保证档案材料多样性, 确保其实用性和真实性。二是注重收集“活”的信息和特色材料, 比如收集电子文本、图形、图片、影音等, 动态跟踪, 充实高校人事档案材料, 使高校人事档案能够实事求是地将一个人的情况反映出来。三是高校人事档案是录用人才、职务晋升、出国政审、干部提拔等的重要依据, 在材料收集过程中, 必须加强材料审查, 严把材料转入和档案转递关, 杜绝虚假信息入档, 保证高校人事档案的真实性。

三、建立一套设置合理、管理科学的信息化系统, 实现高校人事档案管理信息化

在现代信息技术普及的今天, 各个高校都已实现计算机作业, 并建立了校园网, 网络管理和维护也都逐步落实, 这些都为高校人事档案信息化系统的建立提供了强有力的物质支撑。为此, 高校应增加投入, 完善信息化管理装备, 根据人事档案信息各项需求, 从保护当事人档案原件、提高人才信息资源利用率的角度出发, 建立数据库管理系统, 根据本校实际和上级档案管理部门的要求, 结合现代信息技术, 将文字信息、相关图片等资料逐步转化为数据信息, 集人事档案材料的收集、归档、转出、借用、查询、复制、统计、移交等功能于一体, 实现纸质档案与电子档案共存, 方便检索、整理、更新和利用, 实现高校人事档案信息化管理。

四、建立安全保障体系, 确保数据库运行安全性和档案信息保密性

高校人事档案有着较强的机密性和保密性, 所以在信息化建设和管理过程中, 安全保障体系的建立和安全保密机制的设计非常关键。首先, 高校人事档案管理人员应增强安全意识和法律意识, 会运用安全防范技术, 能处理好高校人事档案信息安全与利用之间的关系。其次, 高校人事档案管理信息化后, 根据信息保密程度设置不同密集, 加强权限管理, 根据不同权限对相应使用者进行信息开放, 保证数据库访问安全性。再次, 积极采取防火墙技术、认证技术、密匙管理技术等加大系统监控力度, 比如加装防毒软件, 将高校内部局域网与外部网隔离起来, 及时备份信息数据, 按照规定将重要数据保存到脱机载体上, 确保数据库运行安全性和档案信息保密性。

参考文献

[1] .于鹏涛.高校人事档案信息化建设对策思考[J].科技资讯, 2014.12

[2] .高小丽.信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2013.10

高校人事档案信息管理 第10篇

关键词：人事档案,信息化,管理

在信息技术与网络技术高速发展的今天, 实现档案管理信息化, 是社会主义市场经济发展的必然要求, 是时代发展的需要, 是新时期转变和提高档案工作质量和效率的必然趋势。

1 高校人事档案信息化管理的意义

实现高校人事档案管理信息化是高校人事档案工作的方向和目标, 是进行信息化建设的必然要求, 具有重要的现实意义。主要体现在以下几个方面:

1.1 顺应高校人事制度改革的步伐

高校人事制度改革是高校管理体制改革的核心, 改革目的在于建设一支高素质、社会化的专业技术人员队伍, 推动经济发展和社会进步, 通过人事制度改革来发现人才, 并且合理地利用人才。高校人事管理信息化, 可以实现对人事信息的完整保存和人事信息的随时更新, 以及对部分人事信息的开放式管理, 方便组织人事部门对人才信息的检索, 有利于高校人才的合理使用, 真正地做到人尽其才。同时, 人事管理信息系统也会给高校人事改革提供充分的信息资源与技术支持, 为高校改革中的正确决策奠定坚实基础, 从而推动高校改革快速向前发展。

1.2 有利于档案保存完整, 实现信息共享

纸质档案的管理方式, 不利于纸质档案的长期保存。传统的干部人事档案管理, 每次查询都要翻阅纸质档案, 无形中加速了纸质档案的损坏。人事档案信息化的实现, 检索、查询档案都可以通过计算机完成, 大大减少了纸质档案的利用次数, 为长久保存纸质档案提供有利的条件和保障。同时, 可以根据检索和查询的权限, 实现内部信息资源共享, 实现自动化、网络化。

1.3 有利于提高档案管理人员的工作效率

目前, 大部分高校干部人事档案管理仍处于纸质保管阶段, 管理方法、管理模式已经跟不上时代发展的步伐, 无法适应干部人事制度改革的需要。实现高校人事档案管理信息化, 是把人事档案管理人员从繁琐的裁剪、装订、归档等手工劳动中解脱出来, 由以体力劳动为主向以脑力劳动为主转变。同时, 可以使人事档案管理人员把更多的精力和时间用在人事档案的信息收集、开发和利用上, 用在钻研档案业务知识上, 从而进一步提高档案业务水平。

2 实现高校人事档案信息化建设的措施

2.1 加大高校人事档案信息化建设投入

实现高效人事档案管理信息化, 先要对基础设施建设进行大力投入, 采取一切积极有力的措施, 加大信息技术的扶持, 建立数据传输快、网络稳定、可靠性强的校园网络, 建立安全的人事档案信息网络。同时, 保证档案管理计算机硬件和软件系统能够及时地进行更新换代, 跟上时代发展的步伐, 为人事档案信息化建设提供技术支持和保障。

2.2 建立高校人事档案电子信息系统

建立高校干部人事档案信息系统, 是对传统档案管理工作的一次创新, 它既方便检索、修改、更新, 又能提供即时、动态的统计和结构分析功能。建立高校干部人事档案管理系统应由学校组织人事部门牵头, 抽调部分素质高的人员队伍经过专门的业务培训之后, 统一组织, 共同完成。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术, 将干部现存档案资料逐条录入、认真准确地核实, 保证人事管理系统中人事信息的准确性和完整性, 并通过相应的技术处理, 将文字图片等资料转变成数据资料, 形成电子信息档案, 以便于人事信息的查阅浏览。

2.3 建立高校人事档案数据库系统

高校人事档案信息化建设, 先要建立一个成熟、优化的分类数据库管理系统, 包括对人事档案材料的借用、查阅、接收、转出等活动都有翔实的记录过程。人事档案系统管理员可以通过计算机管理系统对数据进行日常的维护、管理和更新, 将人事档案的日常管理通过计算机来完成。数据库还可与计算机中心联网, 实行资源共享、信息互联。

2.4 建立高校人事档案信息化安全机制

人事档案涉及个人的机密信息, 安全保密设计是人事档案管理信息化中最为重要的环节。就安全性来讲, 人事档案网络化以后必须要保证信息的真实性、访问控制安全性和信息通讯保密性。加强计算机网络管理系统的监控工作, 要采取强制身份认证、加密和防密码偷窃等技术手段, 对每一类信息设置不同的密级。在使用数据库时, 可以根据利用者不同的访问权限开放部分人事档案信息。要安装有效的防毒软件, 校园局域网要与一切外部网实行隔离, 各种数据要及时进行更新、备份, 确保人事档案信息的安全保密和系统安全可靠的运行, 在使用安全上应坚持利用和保密并重的原则。

2.5 培养一支高素质的档案信息化管理队伍

高校是培养高素质信息人才的重要场所之一。高校应当充分利用自身的优势, 加强对人事档案管理人员的信息化建设。一方面, 要加快对人事档案管理人员的新旧更替, 要把政治素质好、责任心强、具有较高计算机软件使用能力和分析能力的管理人员选配到信息化工作岗位, 替代那些不熟悉信息化操作的档案管理工作人员。另一方面, 要加强对现有人事档案管理人员的培训教育。参加上级主管部门组织的档案管理信息化的培训, 提供各种学习机会, 让他们能积极学习信息技术, 在不断学习中, 熟练地掌握档案信息化管理模式, 并充分利用信息平台, 提高人事档案管理工作效率和质量。

随着时代的发展, 网络化、信息化必将在高校的档案管理中占据主导地位。高校人事档案的信息化管理是国家人事制度改革和社会发展的必然趋势, 必须更新思想观念, 提高思想认识, 加快其发展的步伐, 以适应人事档案管理现代化的发展需要。

参考文献

[1]戴潭棋.高效人事档案信息化建设中的安全性保障[J].湘潭师范学院学报 (自然科学版) , 2009, (01) :35-37.

高校人事档案的管理艺术发微 第11篇

高校人事档案档案改革管理中心改革开放以来，各行各业都有了根本性的变化，档案界也不例外。高校档案实行了各类档案统一管理，而且haod制订了各类档案的管理规范，从收集、分类、整理、编号等各个环节进行了改革，既便于管理，又方便利用。

可是人事档案作为档案中的一个重要门类，长期以来一直由人事部门管理，在档案管理的重大改革中，人事档案管理还没有受到任何冲击，造成了人事档案管理相对滞后的状况。

一、现阶段高校人事档案管理的现状及弊端

人事档案是综合记录和反映个人经历、品德、业绩才学和工作表现，并以个人为单位组织起来的文件材料，是党政组织、企事业单位了解、选拔和使用人才的重要信息源。现阶段我国高校人事档案管理模式是在计划经济体制下建立起来的、既陈旧又不健全的管理模式。现行的人事档案管理制度是可行的，但是随着改革开放和社会主义市场经济体制的建立发展，社会有关各高校事业单位关、停、并、转和整改等，使大量的失业、择业人员涌入市场，流动人口增大，人事档案调动频繁，再加上一些用人单位和个人对人事档案的作用认识不够，造成无档或死档。

现阶段我国人事档案管理存在的弊端主要表现以下几方面：人事档案隶属混乱；人事档案管理极其分散；人事档案管理不规范；没有建立平时立卷的制度；人事档案管理人员素质及业务水平低下；人事档案管理条例不健全，即原有的人事档案内容陈旧贫乏，不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况等。

以上人事档案存在的问题，将严重地阻碍我国高校人事档案事业的发展，妨碍了我国人才的合理配置，极大地影响人事档案的真实性和权威性，对全面建立社会主义市场经济体制是极为不利的。鉴于我国现阶段人事档案存在的种种问题，在电子时代的今天应思索出一条人事档案管理的新路子，使我国人事档案的管理更加标准化、规范化、统一化、完善化、法制法。

二、高校人事档案的整理

随着改革开放的深入，许多档案都不同程度地对社会开放，起到了极大的作用，取得了社会效益和经济效益。而人事档案历来不对档案的本人开放，这是不正常的。人事档案中有许多内容是由本人产生或与本人切身利益关系密切的材料。除了需要保密的部分外（不过这类材料将会越来越少），应对本人开放，增加透明度。这样有利于一些矛盾的解决和社会的安定，以前为了政治运动的需要在人事档案中装入不符合事实的材料而产生的冤假错案的教训是深刻的。如果仍然按照原来的整理装订方法，就不利于人事档案的查阅、利用与开放。

人事档案的整理、装订也要进行必要的改革。最好是按每份材料装订，而按类别排列的方法组卷。这样，谁需要哪份材料或哪类材料都可以灵活提取，使用很方便。同时也能更好地针对查阅人员和控制使用范围，起到保密作用。但由于材料按份装订而不是按卷装订，所以每份材料除了填写卷内目录外，还应编排档号、分类号及序号。这样可以避免材料排列的混乱和遗失，也方便借阅的登记，同时也便于按份输入计算机进行管理。

三、构建高校人事档案管理中心的优越性

高校构建人事档案管理中心是我国档案界专家为重组人事档案管理又一个新的理念。从国外经验看，随着电子化工业向信息化社会发展，许多国家也先后设立了高校人事档案管理中心，其优越性体现在以下方面：第一，构建高校人事档案管理中心可以集中管理各地区的人事档案，有利于科学地管理人事档案。通过利用人事档案信息资源进行人力资源的整体配置和合理开发，在“人档分离”为主要特征的人事代理制度的基础上可以随时做到“档随人走”，使人事档案随人员有序流动，有利于保障人事档案的完整性与安全性。第二，构建高校人事档案管理中心可以缩小我国人事档案管理的外延，丰富人事档案管理的内涵，便于推广人事档案科技管理水平。第三，建立高校人事档案中心可以科学的、系统的管理档案，让专职专业技术人员科学地管理人事档案，使人事档案能真实客观地反映个人经历、品德、才学和工作表现，是树立人事档案权威性及管理水平的又一新举措。第四，我国正从一个法制不太完善的国家走向一个全新的、法制健全的国家，而建立高校人事档案中心来管理人事档案，可防止别有用心的人篡改人事档案，也可以防止一些不法分子上网破坏人事档案，这样便于维护高校人事档案的安全。第五，建立高校人事档案管理中心，有助于国家人事信息网的建设。各级各地可严格按照国家制定的统一标准和规划，对高校人事档案进行开发，建立各种人事档案信息数据库，人们据此上网查阅高校人事档案，这样可以避免人事档案在各单位之间的流动，减少人事档案传递失误的可能性。

四、高校人事档案发展的趋势

建立高校人事档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天，构建国家人事档案中心是一种适应发展需要的新理念。电子上网是社会进步的标志，人们可以通过触摸屏幕或拖动鼠标来查询网上信息，这不仅操作简单，利用方便，而且能够实现资源共享。利用网络服务传输档案信息，不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务，同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐，与现代科学技术同步发展，使其适应经济社会发展的需要。网络在发达国家档案领域中应用相当广泛，人们通过网络查询资料是国外电影中常见的镜头，如某死者不知其姓名、住址，通过死者照片上网查询，便可知该死者的一切信息资材。网络以其快捷、便利的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段。建立了我国各级各地高校人事档案管理中心后，可以对各种高校人事档案信息数据进行开发、编研，并利用现代化的手段在全国构建一个统一的人事档案信息管理网络，为人才市场提供更加公开、公平、公正的竞争环境，促进社会主义市场经济体制更加完善。利用者通过互联网进入人事档案网页后，经登录办理相关手续后，允许进入网站的相关数据库检索，阅读所需的人事档案信息或通过留言、电话、电子邮件等与人事档案中心联系，高校人事档案中心可以通过邮政传递为利用者提供档案复印件或档案证明，以达到利用人事档案的目的。由此可见，网络查询高校人事档案以其快捷、便利等特点全方位的为用户服务，它是人事档案为社会服务的必然结果，也是高校人事档案管理今后的发展方向。

总之，通过互联网络开展人事档案利用服务是高校人事档案工作实现产业化的途径之一，也是高校人事档案工作走向现代化管理艺术的必由之路。

参考文献：

试论高校人事档案管理的信息化建设 第12篇

一、高校人事档案管理信息化建设的必要性

(一) 人事档案管理信息化是适应高校发展的必然趋势

当今教育制度的改革, 促使学校人才流动较为频繁, 信息载体的复杂性也在逐步提高, 传统的人事档案管理方式已不能满足目前高校对档案工作的要求。高校人事管理信息化能够提高人事管理的工作质量和工作效率, 实现信息资源的共享, 使人事档案信息资源发挥出尽可能大的作用, 促进高校各项事业的持续发展。

(二) 高校人事档案管理信息化是当今时代发展的要求

当今社会已进入信息时代, 计算机和网络对各行各业的影响力越来越大, 高校作为科学技术的前沿阵地, 以计算机网络为核心的信息化技术发展较为迅速。高校人事档案管理工作与学校各项活动息息相关, 不能独立存在于学校活动之外。学校的信息化建设要求人事档案管理工作也必须与时俱进, 进行现代信息化建设, 信息化是人事档案管理的必然趋势。

二、高校人事档案管理信息化建设的主要内容

高校人事档案信息化管理主要是指充分利用现代信息技术, 对高校人事档案信息资源进行有序整理、建设人事档案信息数据库、建设安全稳定的人事档案信息网络、建设信息化人才队伍, 实现档案信息资源的数字化和档案管理的网络化, 使人事档案的储存、统计、传输、查询更加安全、方便、高效, 为高校活动提供更加优质高效的服务。

(一) 对现有人事档案进行有序整理, 建设目录数据库

一般高校都有较长的建校历史, 短则几十年, 长则上百年。人事档案资料数量大、种类多, 无论是保存、管理还是使用都不方便, 需要加快对资料的梳理, 加强信息化建设, 将现有实体资料转化成数据, 形成完整的目录数据库。

(二) 建设安全稳定的人事档案信息网络

高校人事档案关系到学校教职工考勤记录、工作业绩评定、晋级、评职称等各方面, 与教职工的切身利益密切相关, 其使用频率较高、信息量大。人事档案管理的网络建设可实现信息储存、查询的一体化, 实现档案信息的共享, 使用更方便, 提高人事档案管理的可利用性。人事档案信息是学校的重要机密信息, 档案管理的网络化过程中应当注重保密工作和网络安全, 保证信息的安全性。

(三) 建设信息化人才队伍

在高校人事档案管理的信息化建设过程中, 无论是数据库的建立还是网络的管理和使用, 都需要工作人员有相应的专业知识。各高校可根据学校实际情况或对原有档案管理人员进行培训, 或引进外来专业技术人员, 建设一支素质能力高、专业技术强的人才队伍。

三、高校人事档案管理信息化建设中存在的问题以及解决方法

(一) 高校人事档案管理信息化建设中存在的问题

1. 对人事档案管理信息化不够重视, 缺乏人事档案管理信息化建设意识。

高校人事档案管理信息化建设是一项需要领导重视、各部门配合才能完成的工作。但是目前高校普遍存在对人事档案管理信息化建设认识不到位、不够重视的现象。认为人事档案管理工作是高校各项工作中微不足道的一种, 只是简单的记录教职工的各项工作活动, 档案管理工作的质量和效率如何都无碍大局。在这种意识下, 因为学校资金不足、人力不够等各方面的因素, 高校人事档案管理信息化建设往往不能开展实施。

2. 人事档案管理信息化建设中缺乏完整、统一的信息管理体系。

高校人事档案信息时间跨度长、信息量多而复杂, 各个部门信息不流通, 导致人事档案信息分散, 影响信息的完整性和准确度。而各个部门使用不同的技术和不同应用模式的数据库软件, 信息交流沟通起来较为麻烦, 很难实现信息资源的共享。信息数据管理缺乏完整统一的管理体系, 为人事档案管理信息化建设带来困难。

3. 人事档案管理信息化建设中缺乏高素质、高水平的专业人才。

目前高校内的人事档案管理人员存在年龄偏大、信息化技术能力不足的现象, 人才是档案信息化建设的中坚力量, 没有相应的技术人才, 高校人事档案管理信息化建设将难以进行。

(二) 高校人事档案管理信息化建设对策建议

1. 提高对人事档案管理信息化建设重要性的认识。

加强和领导的交流沟通, 转化领导对人事档案管理部门工作的理解和认识, 将人事档案管理工作的信息化建设纳入领导议事范畴。另外, 加大人事档案管理信息化建设的宣传力度, 通过会议、广播、校园网络宣传等方式扩大宣传范围、增强宣传力度。增强领导和教职工对人事档案管理的重视, 正确认识人事档案管理的重要作用, 为档案管理的信息化建设打下基础。

2. 建设完整、统一的信息管理体系。

高校部门较多, 人事档案管理信息化建设应为多层次、多方位的数据系统, 联合学校教务处、科技处等各个部门, 促进各部门提供相关档案信息, 形成资源共享, 对各部门数据进行整合, 形成完整统一的数据资源。学校根据具体情况研发或者引进统一的人事档案管理软件, 建设统一档案信息数据库和网络系统, 避免各部门因技术和数据库软件的不同而影响档案信息的共享。

在建设统一完整的信息资源的基础上, 建设安全有保障、功能完备、技术先进的网络系统, 保证人事档案信息保存、查询、实用的安全性和保密性。对人事档案信息进行分级保密处理, 不同的用户级使用权限不同, 可查询的信息范围也不同。

3. 加大投入为人事档案信息化建设提供有力保障。

随着我国高等教育事业的迅猛发展, 目前我国高校都达到了现代高科技程度, 学校的管理、教学、科研、学习都实现了现代信息化, 这些为人事档案管理的信息化建设提高了物质基础和平台。人事档案管理的信息化建设需要有专门的硬件、软件等基础设施, 应当在条件允许的情况下加大资金投入, 建设完整的、可满足使用的设备设施。

4. 建立完备的管理制度。

人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务, 因此, 以前传统管理阶段的制度已不适合新时期的要求, 需要根据信息化管理的特点和学校实际情况制定合适的工作流程和规章制度, 使人事档案信息化管理工作规范化、制度化、合理化发展和进行。特别是人事档案, 直接涉及到个人隐私和学校的人才管理核心内容, 更应该制定完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。

5. 建设高素质、高水平的专业人才队伍。

加强对原有工作人员的技术培训, 使其掌握现代化技术知识;引进高素质、高专业的人才, 不断提高人事档案部门人员的政治素质、业务素质和职业道德修养;不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能, 充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。

四、总结

高校人事档案管理的信息化建设是档案管理体制、管理方法、管理技术、管理理念适应新形势的改革要求, 做好高校人事档案管理的信息化建设, 对促进高校人事制度改革、高校人事管理创新乃至高等教育事业又好又快发展具有重要作用, 也是适应当今年社会进步和科技快速发展的时代要求。

参考文献

[1]田奕娟.论科学发展观指导下的高校人事档案信息化管理[J].湖南科技学院学报, 2009 (05) .