电子文件导入范文

电子文件导入范文（精选3篇）

电子文件导入 第1篇

利用现代计算机办公,文档、图片及其他资料非常多,保存在计算机的硬盘中没有一个详细的分类,查找起来很困难,同时也容易导致文件资料的泄密、中病毒。而数据库管理系统功能非常强大,可以很好地实现文件资料归档、分类、查询、备份等,并能确保其安全保密。要实现这样的功能,最基础也是最根本的还是如何把文件资料能保存到数据库中,并能在需要时可以从数据库中“还原”这些资料。在此介绍文件资料的导入数据库并从数据库读取的方法步骤。

2 原理方法

流式数据,其实也就是二进制数据,Delphi提供了TStream来支持对流式数据的操作,这是一个抽象类,它的继承类TFileStream和TBlobStream类分别对文件和数据库的特定字段进行流处理。向数据库导入文件资料时,先定义一个文件流MyFileStream,PChar类型的缓冲区MyBuffer,定义一个Blob流MyBlobStream。接下来创建文件流(TFilestream.create),然后用TFileStream.read读入MyBuffer,创建数据库的Blob流(TBlobstream.create),再用MyBlobStream.write将MyBuffer中内容入库。导出文件过程正好相反,具体见后面的实现代码。

Delphi7自带的桌面数据库“Database Desktop”来建立数据库,最重要的是“OLE”类型的字段(名称为“DATA”),用Blob数据流的形式把文件资料写入到这个字段,同时可以把这个字段中的数据流“缓存”到内存并还原成原来的文件存到硬盘中。为了实现“还原”,把文件资料导入数据库时还要记录文件的名称和格式。

3 实现步骤

3.1 建立数据库

用Delphi代码来创建一个Paradox数据库,数据库名称为Database.db,保存到“C:Data”目录下。数据库的字段和类型如表1所示。

为了简单起见,先手动在C盘下建立一个“Data”文件夹,这里就不用代码来实现了。建库前先要做个判断,如果数据库存在,就不能再次建库了。代码如下:

3.2 把文件数据导入数据库

创建一个函数AddToDatabase,这个函数带两个String类型的参数,FileAddressAndName为要导入的文件数据的完整路径和文件名(包括扩展名),AuthorStr为文件数据的作者或录入者。函数代码如下:

3.3 从数据库中导出并打开文件数据

读取数据的过程正好相反,先从数据库中的读出Blob数据流,通过缓存MyBuffer转换为File数据流,再以文件的形式保存在本地磁盘(手动在C盘下创建一个Temp目录),并调用相应的程序打开此文件。因为主要介绍导出数据的方法,简单起见,直接用Table来作为参数(注意:调用此过程时,MyTable参数为连接好数据库的Table控件),读取这个表中的第一条数据。但在实际应用中,一般都先做查询,然后再导出符合条件的数据,可以参照此方法,这里就不在赘述了。代码如下:

同时还要注意,上面的代码实现的是把文件“缓存”在“c:temp”下,对于一个用这种方法实现的数据库管理系统软件来讲,使用一段时间后,“c:temp”下的文件会越来越多,所以每次退出软件时要清空临时目录。函数代码如下:

4 结语

对于一个完整的“文件资料数据库管理系统”,文件的导入和导出数据库只是其中的一项关键步骤,但绝不是全部,要完善此功能的软件还有很多工作要做。在此只是起个抛砖引玉的作用,有兴趣的读者可以丰富软件功能,使用其他数据库如Access、Oracle等做一个完整的文件数据管理系统。

摘要：介绍了把DOC、PPT、JPG等多种格式的文件资料转换为数据流并保存到数据库中的方法,同时也提供了从数据库中导出这些资料,并给出了调用相应程序打开文件。

电子文件导入 第2篇

关键词：纸质文件；电子文件；归档管理

电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。

一、电子文件难以归档的原因

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。

二、归档电子文件的整理

归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）等进行分类。归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。

其形式以及填写方法如下：

把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。

文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；

图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；

图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；

影像文件：用视频设备获得的视频文件；

声音文件：用音频设备获得的声音文件；

三、纸质、电子档案双重管理的优点

（一）提高工作效率

按《规则》整理文件的方法，是以计算机管理档案为轴心运转的，计算机强大的检索功能，使我们的调卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、归档、保管的目的是便于查找，为各部门提供利用，为企业生产经营服务。在时间就是金钱，时间就是效率的今天，提高档案调卷速度、效率，就是为企业生产、企业各方面的建设赢得宝贵的时间。所以，大大提高工作效率是《规则》的最大优点。

（二）实现网络管理

按《规则》进行管理，充分地发挥了计算机管理档案的优势。实现纸质文件和电子文件双重管理，也就是说任何一份纸质文件的标题下都附有相对应的电子文件，任何一个部门，只要向档案室发送档案借阅申请，档案管理员就可以把电子文件通过网络发送到需求者手中，避免了反复使用对纸质档案造成的无形损伤，保证了档案原件的安全，同时方便了各业务部门，提高了档案利用效率。档案实现网络管理，并不是说网络中的任何一个成员都可以随心所欲的调出档案室档案库里的任何一份电子文件，在档案网络管理系统中，不同的部门被授予了不同的权限，对于档案室，被授予了一项特殊的权力，可以通过电脑查看到各个部门到期应归档而没归档的电子文件，档案管理人员可以让这部分电子文件强行归档；保证了应归档文件的及时归档。网络授予档案室的权限是特殊的、多向性的，它让档案管理员能及时了解公司各部门档案归档情况，督促各部门档案及时归档。对于其他的部门，不可能查看到档案室电子档案库里的任何一份电子文件，除非他向档案室发出的申请被批准，他向档案室借的这份文件仅限于他本人的电脑阅览，其他电脑是根本无法看到的。档案管理网络授予各部门的权限是单向性的，这保证了档案借阅过程中的保密性。

（三）便于做档案专题和档案统计

档案专题和档案统计工作是档案管理不可缺少的工作环节。档案专题可以是职称认定、机构设置、重大决定事项、干部职务任免等多个专题；文书档案统计台账、科技档案统计台账、会计档案统计台账、档案利用情况统计台账，都是档案工作人员必须花大量时间、大量精力去做的工作。用计算机管理档案，计算机强大的检索功能可以在几分钟内完成所有专题的检索工作，各类档案的保管、利用情况，计算机会自动统计，也就是说，几年甚至几十年以来，档案工作人员必须花费大量的时间、精力才能完成的工作，利用电脑，有可能在几分钟之内就完成了。

（四）简化工作环节

在《规则》发布实施以前，传统的档案整理程序是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。从环节上，按《规则》来整理文件就比传统的方法省去了填写案卷封面、抄写案卷目录等环节。

（五）便于保管、利用

比起传统的以“卷”为管理单位组卷的管理方式，按《规则》的要求，以“件”为单位整理、保管的档案管理方式.有便于保管、利用的优点。以“件”为单位整理的文件，每件文件的右上角必须加盖件号章，件号章的内容包括室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）。对于企业档案室，室编件号、年度、保管期限、机构（问题）等四项是必须填写的项目，它是辨识其在档案库房位置的四个主要特征，所以，一份被借出的文件，我们根据其件号章的内容，就可以难确的判断出它所存放的位置。按“件”整理档案，比按“卷”整理档案便于保密。如果借阅者确实需借用档案原件，以“卷”为单位保管的档案，提供给档案借用者的档案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。这就产生了借一份文件却把大量文件带出档案室的现象，不利于保密。以“件”为单位管理档案，从根本上解决了这个问题。每个文件都是单独保管，档案室只对借用者（部门）提供他们需要的单份文件就可以了。如果，借用者需要的是复印件，以“件”为单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。

四、结束语

《归档文件整理规则》的发布，是档案管理工作一次重大改革，是告别传统的档案管理方式的一次创新，它对进一步提高档案管理工作效率起到了决定性的作用，随着档案利用效率的提高，档案在企业生产经营过程中的重要地位、重要作用将越来越被人们所认识。按《规则》以“件”为单位整理档案、电子档案保管纳入企业档案管理范畴、档案管理现代化，对档案工作者提出了更高的要求。时代的发展要求档案工作者对档案这项默默无闻的“兰台”事业要有无私的奉献精神、认真细致的工作态度、能大能小的工作能力和业务技术，能大，就是能熟练地运用现代化设备进行档案管理，能熟练地运用现代化管理网络对各业务部门提供优质、快速的服务；能小，就是即使是编一个流水号，也能事无巨细，认真对待，做到最好。

参考文献：

[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界，2005（01）.

[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004（04）.

批量导入文件名功能模块设计与实现 第3篇

随着计算机硬件技术的飞速发展, 电脑管理各种不同类型的文件是五花八门、类型多、数量大、利用Windows系统的搜索功能查找往往花费较长时间，当不能满足用户查找文件需求时，对文件的日常管理便提上了日程;另外，在进行软件开发时，导入文件是程序员经常遇到的需要实现的功能之一;据此，实现批量导入文件名的功能，显得较为重要，通过用户提出的需求，即(1)导入的文件名在数据库查询时要具有唯一性;(2)不能重复导入文件名，出现重复导入到数据表的文件名，需要给出重复记录的提示。针对用户的需求，提出了解决方案，并通过利用VS2005 (Microsoft Visual Studio 2005) 开发工具C#语言实现了此功能。

2 数据库系统数据表

本系统采用SQL Server2000作为后台数据库，数据库名称为CMS，其中主要有4张表，分别为User_tab (用户信息表) ，filename (工艺卡片文件名信息表) ，cad_table (工程图文件名信息表) ，other_table (其他文件名信息表) ，以下给出这几张表的数据表结构。

2.1 用户信息表User＿tab

主要包括合法登录用户的基本信息内容.数据表设计如表1所示。

2.2 工艺卡片文件名信息表filename

工艺卡片在企业中属于技术文件资料, 它是编制作业计划和组织生产的依据。对于电子版的工艺卡片文件命名在公司具有相关的标准进行规定。如公司要导入PDM的工艺卡片的命名规则为：工件代号+LK+尾注号.ppm, 其中尾注号是大写的英文字母，ppm是文件的扩展名.举个例子，如工件代号为8EB050.430，尾注号为AM的这样一张电子版的工艺卡片，文件名则是：8EB.050.430LKAM.ppm.所以，在进行批量导入文件名时, 必须对工艺卡片的文件名进行合法性检查。获取工艺卡片文件名相关信息数据表设计如表2所示。

2.3 工程图文件名信息表cad＿table

工程设计图纸在企业中也属于技术文件资料，在PDM系统中属于数据的源头信息内容，电子版设计工程图文件命名的规则为：工件代号.dwg，其中dwg是文件的扩展名。因工艺部门对电子版设计工程图导入文件名未有严格要求，故本系统对导入的工程图文件名未做合法性检查。获取工程图文件名相关信息数据表设计如表3所示。

2.4 其他文件名信息表other＿table

因在本系统中可能导入其他类型的文件名, 故在数据库系统中增加了获取其他文件名的相关信息的数据表。获取其他文件名相关信息数据表设计如表4所示。

3 公共类

进行项目开发时，通过编写公共类以封装常用的事件和方法，这样提高了代码的重用率，方便了程序人员开发和代码的管理。本系统创建了公共类文件：Base.cs.Base类是数据库操作类，主要用来访问SQL Server2000数据库, 并对数据库表进行操作。在编写方法之前, 需要首先添加名称空间:using Sys-

tem.Data;using System.Data.SqlClient;以便访问和操作SQL Server2000数据库。Base类设计源代码如下:

3.1 公共类私有变量

3.2 方法1

返回SQLServer数据库连接对象。

3.3 方法2

查询数据表, 返回数据集。

3.4 方法3

数据表中插入数据记录。

3.5 方法4

更新数据表记录。

3.6 方法5

判断数据表中是否有其值。

3.7 方法6：获取当前时间

4 窗体代码

主操作界面效果如图1所示。

4.1 主界面基本控件属性

如下列表所示。

4.2 Click事件

单击主菜单“操作”->“导入文件名”菜单选项发生Click事件，listBox控件批量获取选中的文件名，同时，程序保证获取的文件名是不重复的，具有唯一性，Click事件源代码如下:

操作界面效果如图2所示。

4.3 检查列表框listBox1文件名

主要对导入的文件类型为ppm的文件名进行检查, 以保证电子版工艺卡片 (工艺卡片文件类型为.ppm) 文件名命名的规范性。检查按钮控件 (jianCha_btn) Click事件源代码如下所示：

操作界面效果如图3所示。

4.4 添加按钮控件

检查通过的合法文件名，系统才允许添加至列表框listBox2中。添加按钮控件 (chaRu_btn) Click事件源代码如下所示：

操作界面效果如图4所示。

4.5 impdata＿btn＿Click事件

列表框控件listBox2中的文件名具有合法性, 则可通过导入按钮控件 (impdata_btn) Click事件，把合法的文件名导入到数据库相应的数据表中，同时，导入数据记录过程以进度条显示，并且系统保证导入的文件名在数据表中是不重复的，具有唯一性，如果导入的文件名重复，则系统给出提示，并把重复的文件名以文本文档格式输出保存在本地硬盘上。impdata_btn_Click事件及自定义方法原代码如下：

操作界面效果如图5所示。

重复的文件名以文本文档格式保存在本地硬盘中, 如图6所示。

4.6 其他按钮控件Click事件

(1)移除按钮Click事件：移除listBox2控件选中的项内容。

(2)清空添加数据按钮Click事件:清空listBox2控件内容。

5 结语

系统讲述了利用C#语言实现批量导入文件名至数据库相应数据表的全过程, 通过对此重要功能模块的设计与实现, 保证了获取文件名数据信息的准确性和唯一性, 大大提高了公司工艺人员查找已录入工艺卡片的效率, 同时, 有力保证了工艺卡片电子版文件命名的规范性, 为公司更好的运行使用PDM提供了有力保障。

参考文献

[1]张跃廷, 许文武, 等.C#数据库系统开发完全手册.人民邮电出版社, 2006.

[2]佛格森 (Ferguso, J.) , 等, 盖江南, 朱海绫, 王勇.C#宝典.电子工业出版社, 2002.