电子商务文书范文

电子商务文书范文（精选11篇）

电子商务文书 第1篇

一、商务电子邮件

电子邮件(electronic mail简称E-mail),它是一种用电子手段提供信息交换的通信方式。是Internet应用最广的服务,它以快速便捷的方式与世界上任何一个角落的网络用户联系,这些电子邮件可以是文字、图像、声音等,形式多种多样。正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉或零收费,易于保存、全球畅通无阻,使得电子邮件被广大商家在商务贸易中使用,商务电子邮件因此而成为商函传递第一选择。商务电子邮件的特点是:

1.发送快速便捷,便于商务信息交互

以往商务信息传递受地域、时间影响很大,而电子邮件通常在数秒内即可送达各类商函至全球任意位置的收信人信箱中,这无疑为商务人士架起了更加便捷的桥梁。

2.商务电子邮件信息形式多样化

一般来说,传统商函形式很多,如:建立商务贸易函、产品推销函、交易磋商函、有关履行合同的往返函、索赔函、理赔函等。电子邮件的发展,使商函在传递过程中更加便捷,也使传统商函升级为电子商函。商务电子邮件中除图表外,报价函一般采用Excel附件、Word附件形式进行传递。

3.使用商务电子邮件,成本低廉

以往的商函往来,受地域限制,商洽所需时间很长,传真、电报的价格又比较高,此时电子邮件呈现出的优点就是低廉的通信价格,用户花费极少的互联网费用和电费即可将重要的信息发送到接收者手中。

4.商务电子邮件更安全可靠

电子邮件有高效可靠的特点,这促使商务从业人员更乐意采用此方式交互信息。商务电子邮件可选择比普通邮箱更加稳定可靠的商务电子邮箱,目前我国263、万网的商务邮箱已经达到比较成熟的水平,是商务人士的首选。

此外,商务从业人员在使用电子邮件对外进行联络时,仍应遵守商函的礼仪规范。

首先,电子邮件应当认真撰写。商务电子邮件,一定要精心构思,不可随想随写,一般需要商务原材料辅佐。在撰写电子邮件时,还要注意以下三点:

一是主题要明确。一个电子邮件,大都只有一个主题,并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当,收件人见到它便对整个电子邮件一目了然,大大提高商务工作的效率。

二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读,就要以语言流畅为要。尽量勿写生僻字、异体字。引用商务数据、资料时,最好标明出处,以便收件人核对。

三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵,所以电子邮件的内容应当简明扼要,愈短愈好。

其次,商务电子邮件应当避免滥用。在信息社会中,任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲,这一点就显得更加重要了。所以有人才会说;“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。”有鉴于此,若无必要,轻易不要向他人乱发商务电子邮件,造成商务工作者的额外负担。

最后,商务电子邮件应当注意编码。编码的问题是每一位电子邮件使用者均应予以注意的大事。由于中国文字自身的特点加上一些其他原因,我国的内地、台湾省、港澳地区,以及世界上其他国家里的华人,目前使用着互不相同的中文编码系统。因此,当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一些国家和地区里的中国人发出电子邮件时,由于双方所采用的中文编码系统有所不同,对方便很有可能只会收到一封由乱码所组成的天书。因此,商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自己的邮件。

二、网络广告文案

网络广告是利用互联网,通过图文或多媒体方式发布的赢利性的商业广告。它具有传播范围广,交互性强、适时、灵活、成本低等优势,受到商家的普遍欢迎。网络广告文案是已定稿的广告作品中用以表达主题和创意的全部语言文字。

网络广告的形式多样,但基本分为两大类,即网页广告和电子邮件广告。而网页广告又分为9种类型:

1.横幅广告。使用语言文字较少,字数控制严格,在横幅广告中一句话广告语使用广泛。如:2009年11月24日新浪网横幅广告则为“新浪游戏期待榜,游戏品质由你定”。

2.按钮广告。因为是某一具体广告的缩影,它一般只留广告名,一为节约空间,二为广告网页开拓新页。

3.全屏广告。浏览者打开新网页时随即产生不可不浏览的网页广告,虽然只逗留数秒(普通网页全屏广告播放时间为3秒),但由于此类广告可占用空间面积较大,能承载广告文字、图片、有声媒体也多,因而被商家所推崇。

4.弹出广告。浏览者打开网页或浏览某网页时弹出的一个包含广告内容的新窗口,它能承载的广告文字较多,是最常见的网页广告形式。

5.浮动广告。浮动广告文字较少,在网页上有轨迹漂浮,最引人注目,也是商家首选的网页广告形式,但因受承载文字数束缚,有不尽其言的特点。

6.游戏广告或互动游戏式广告。广告文字的作用仅仅在于说明、介绍,受商品品种束缚,不具有广泛使用性。

7.视频广告。视频广告的文案产生于平台后方,类似于电视广告文案。

8.编辑式广告即文字式广告。此类广告是指放置在网页上的广告文字。它经常作为网络杂志的中心插入发布。尽管编辑式广告经常与网络出版物的内容分开,但由于二者看起来很相似,因此受众很难加以区分。尤其是近年来,论坛帖子软广告的流行,让一些产品信息夹杂在一般文章中以论坛帖子的形式发表出来,更难使受众得以分辨。

9.竞赛和推广式广告。所采用的文字说明配以产品信息以有奖推广的形式来吸引受众。

虽然9种网页广告都不同程度的吸引受众,但存在着不规范、有欠道德等问题。现在,网页广告文案的写作,除第8种外,均处于止步不前的状态。

电子邮件广告是指通过互联网将广告发到用户电子邮箱的网络广告形式,它针对性强,传播面广,信息量大,其形式类似于直邮广告。电子邮件广告可以直接发送,但有时也有搭载发送的形式。比如,通过用户订阅的电子刊物、新闻邮件和免费软件以及软件升级等其他资料一起附带发送的情况。也有的网站使用注册会员制,收集忠实读者(网上浏览者)群,将客户广告连同网站提供的每日更新的信息一起准确送到该网站注册会员的电子信箱中。这种形式的邮件广告容易被接受,具有直接的宣传效应。实例来说,当你向新浪网站申请一个免费信箱成功时,在你的信箱里,除了一封确认信外,还有一封新浪自己的电子邮件广告。

虽然网络广告文案发展还不成熟,但网络广告文案写作时要注意如下原则:一是标题选用要醒目独特,在网页广告满天飞的网页上,一个醒目、独特、蕴含丰富的标题会更加吸引受众的猎奇心;二是广告内容要简明扼要,直奔主题,否则受众没有耐心看下去;三是文字与画面协调一致,相得益彰;四是联系方式可靠快捷,一般是电子邮件地址,为避免麻烦不要留下自己的全名,留下自己的姓氏或者企业地址就可以了;五是发布频率需要注意,一般公告栏均以发布时间先后排列信息,为了突出你的信息,要多次发布时频率不宜过高,而且每次发布的广告标题、内容最好略有调整。

三、网页文案

网页文案是利用互联网网页的形式承载商务信息和其他各种资料,发布消息、传递文字的交互方式。网页文案受限于企业网站的种类,根据网站宣传、应用、电子商务、网络集成办公等特点选择使用恰当的文字材料和文案形式。网页文案写作时要注意:

一是使用小标题,页面信息文案写作要非常简洁扼要,逻辑结构清晰,列出小标题有助于浏览者大致浏览之后抓住内容重点;

二是忌信息内容空洞,信息是网站的生命,信息文案要做到内容具体、数据准确、语言精练、通俗易懂,向受众提供有用信息;

三是忌网页文字内容过长过杂,在同一页面显示的信息文案一般不会超过3屏;

四是个性化风格,页面信息文案要尽量体现独特的企业文化特色;

五是忌网页文字内容长期不更换,只有更新速度快,网页浏览者人数才会增加。

此外,在进行网页文案写作的时候,通常应该考虑到搜索引擎优化的效果,这还需要注意如下几点:

1.整个网站的文章针对不同却相关的大量关键词的展开,有助于搜索引擎提炼网站主题;

2.每一篇文章的写作以主关键词为目标,但需要其他相关词汇的支持;

3.文章还必须符合读者的逻辑语法习惯,不能为增加关键词而强加关键词。举个例子,用搜索引擎优化培训这个帖子做实验,在写作的时候就进行了一些考虑。通常绝大部分帖子没考虑这么多,特殊需要的时候才考虑,这样就很繁琐。要想优化“搜索引擎优化培训”这个词组,从整个网站的主题来说,“搜索引擎优化”无疑是文案的主题,不用特殊考虑。“培训”这个词基本上和其他帖子无关,也不可能在其他帖子中强加这个词。所以在这一篇帖子里面就要特殊考虑怎样加强“培训”这个词的相关度。这种加强并不是多提几次“培训”,而是提出其他相关词汇,比如:老师,学生,理论,技巧,师父,徒弟,考试,实践,学校,师资,教育等。在搜索引擎眼里,由于语义分析的因素,上述词汇应该是比较相关的。那么在写网页文案的时候,就要把这些词符合逻辑语法的词汇融进去。其实,网页文案的后半部分主要针对和搜索引擎优化沾边的词,而从整个网页文案来看,“搜索引擎优化培训”出现的频率也不算很高,但是有其他支持词汇的帮助,搜索引擎优化的效果颇佳。

作为结尾,笔者还需说明一点,避免误解。文案的网页搜索考虑毕竟还是次要的,最重要的还是言之有物,跟其他任何文书写作一样。

摘要：电子商务文书是伴随信息技术发展而日益活跃在当今社会生活中的一种新的文体,其社会功效日益显现。本文对电子商务文书中的商务电子邮件、网络广告文案、网页文案等进行了系统的梳理,目的是对其本质有个理性的认识,便于发挥其更大的功效。

日语商务文书 第2篇

陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。いつも格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。

さて、先日お話申し上げました通り、弊社は目下、新製品「デュクロン」の拡販のため 適当な提携先を求めておりますが、あいにく日本の市場には不慣れなため、どこが適当か判断がつきかねております。

つきましては、貴社の幅広いご交際先の中から日本地区における店とし優良な企業をご紹介いただけよう、ぜひお願い申し上げます。

ご紹介につきましては、ご一報いただければ、お伺いいたしまして細部のお話しまして細部のお話を承りたく存じます。

ご多用のところ、誠に勝手なお願いを申し上げまして恐縮ですが、何分ともよろしくお願いいたします。

また、ご参考までに、弊社のパンフレットのソほかの資料を同封させていたきしまし。

まずは書中ご依頼申し上げます。

敬具

新規取引先のご紹介につきご依頼の件 拝啓

時下いよいよご清祥のことと大慶に存じます。

平素は格別のお引き立てをいただきまして、ありがたく御礼申し上げます。さて、先日は貴社をお訪ねいたしまして、5年ぶりに貴台のお元気なご様子に接し、懐かしく、また心強く存じました。今後とも公私にわたりご厚情のほど、改めてお願い申し上げます。

その節お話し申し上げましたが、弊社はインテリア、特にカーペットの新製品「デュクロン」の極東の販売拡大を当面の全社的目標としております。

この間、調査や検討の結果、現在弊社としては、有力な新規取引先として吉田物産とカーペットの取引を望んで参りました。実は、吉田物産の山田営業部長は、貴社のシスコのパーティの席上で名刺交換をしたことがあります。ただ、あまり深いお付き合いはありませんでした。

そこで、この際、貴台のお力添えにより、山田部長に対し弊社をご紹介願えば、まことに幸いに存じます。

ご参考までに、弊社の会社案内など同封ご送付させていただきました。

なお、よろしければ、ご紹介のご名刺をいただきに参上いたしますので、ご連絡くださいますよう重ねてお願い申し上げます。

敬具

以上

紹介状

ハワード スミス氏ご紹介の件

拝啓平素は格段のご愛顧をいただきありがとうございます。

さて、ＳA社は、カーペットの製造、販売で著名な会社で、最近新しいカーペットの製造、販売で著名な会社で、最近新しいカーペットを日本市場で拡販するにあたり、東京に直轄の支社を設けることになりました。しかし、先日、スミス氏より、日本での知名度が低いため、提携先を求めたいとの相談を受けました。そこで、支店網も充実し実力のある貴社を紹介させていただきました。

いずれ、本人より連絡があると思いますので、その節はなにとぞよろしくお願いいたします。

敬具

浅谈事业单位文书档案电子化趋势 第3篇

【关键词】事业单位；文书档案；电子化

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。以计算机为核心的现代技术和设备，迅速、准确地处理各信息，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面需求，是文书档案管理工作遇到的新挑战，从而也为文书档案电子化工作提供了窗口和平台。

1.文书档案管理特点

事业单位文书档案指事业单位在事业单位日常工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。例如，国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式与制作材料多样等特点，内容涉及国家、政党、民族和社会生活的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史沿革的基本依据。

2.事业单位文书档案管理现状

2.1分类混乱，收集不完整

事业单位文书档案来源广泛，分类应遵循必要的逻辑规则。一般可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等方法对本单位现有文书档案分类。现有文书档案管理工作随意性很强，往往采用以往既有的方式管理文书档案。由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案目录不清晰，很难确保收集完整。要实现标准、规范的电子化工作，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。

2.2检索不便，准确度低

各行政机关事业单位内部的业务与其整个企业内的人员有着相当紧密的联系，不仅需要履行上传下达的各种任务，为上级汇报各种信息和材料，还需要将上级的各种意图等如实的传达给下级。传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力、容易出错。档案管理电子化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

2.3易丢失损坏，不易于保管

事业档案文书档案保管期限是根据鉴定档案价值的原则，对文书档案所应保存年限的规定。通常，档案的重要程度越高、发挥的作用越大，它的保管期限就越长。列为永久保存的档案主要包括本机关指定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的有关文件，召开重要会议的主要文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免等文件以及在房屋买卖、征用土地、资产登记工作中形成的重要合同、协议等法律凭证性文件。传统的纸质载体不仅要防止虫蛀、防潮，而且不节能、环保，使用寿命短，在高温、湿度大的环境下已发生氧化或者被腐蚀。传统纸质档案占用空间大，不易管理。

2.4文件传输费时费力，安全性低

在文件传输过程中，现有纸质文书档案往往采用原始的人工传递方式，不但要设置专人负责，甚至要购置专用交通工具，并且不能保证文件传输的安全性和保密性。文件交流效率极低，会出现在传输过程中资料丢失、损坏，安全性也随之降低。

3.文书档案电子化建议

3.1增强档案管理意识，制定文书档案电子化管理制度

文书档案电子化工作需要领导的大力支持，把文书档案电子化工作列入到事业单位发展规划，列入到年度工作日程，纳入工作目标责任制是关键。文书档案电子化管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到档案电子化的各项管理标准、法规、制度的建立，制定出本单位的档案电子化的管理规章和制度。首先，应规定一个统一的文书档案电子化收集、归纳标准，让每一个档案管理工作人员有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对电子档案进行整理、分类，尤其要制作关键词、文件生成日期等因素目录，便于查询利用。

3.2加强档案保管稳定性，确保档案信息安全

电子化的文书档案具有一定的特殊性，部分档案具有公开性，部分档案具有保密性，就要求电子软件查看特定档案附有权限，只能给相关人员查看。针对保密文件，为确保其安全性，还需对其作加密处理，并限定加密的时间，保密期后相关人员才可对其进行解密查看。为保证文书档案电子化的安全性，要妥善保管光盘、移动硬盘等保存档案的载体，同时在数据备份方面，主要采取两种方式：一是通过服务器存储及本机备份。两台服务器运用RAID5磁盘阵列技术，储存全部档案数据及数字化影像。PC机每天进行本机数据备份，每半月所有PC机数据库进行数据同步，保持各数据库数据一致，防止由硬盘损坏无法恢复导致数据丢失现象的发生。二是通过实物介质存储备份。将全部档案数据及数字化影像刻录成DVD光盘一式两份保存到防磁柜中，另将全部档案数据及数字化影像储存在移动硬盘中。

3.3充分利用先进设备，不断提高档案人员业务素质

文书档案电子化工作不但要求工作人员有较高的档案专业知识和能力，具备优秀的专业素养，懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法，而且必須熟练掌握计算机应用知识、数据传输知识，需充分利用扫描仪、打印机、刻录机等现代办公设备，文书档案电子化工作具有很强的专业性，档案管理人员的素质直接影响档案电子化工作水平，自学、培训、内部交流等形式保障档案人员素质不断提高。作为新时期的档案工作者，需不断适应日益增加的现代化硬件设施学习需要，只有通过对这些设备的了解、学习、掌握才能达到增加业务技能、提高管理水平的效果。

4.结论

试论商务文书的规范性 第4篇

一、商务文书的概念与特点

古往今来, 人们通过书写、制作、传递文书来记录和交流发布信息, 文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的重要工具。如今, 虽然信息存储、传递的形式多种多样, 但书面文字材料仍然是最重要、最正式的一种形式。

通俗地说, 一切书面文字材料, 都可以称之为文书。“文书”一词, 在《辞海》中的第一义项是“各种文件的统称”。《现代汉语词典》的解释是“指公文、书信、契约等”。根据制发者和对象的不同, 文书“有公务文书和私人文书之分”。公务文书简称“公文”, 但现实生活中“公文”常常被理解为“国家党政机关公文”, 这一狭义的理解没有把企事业单位、群众团体等社会组织制发的公文涵盖进去。“商务文书”作为企业之间及企业与其他社会组织之间传递信息的文件, 一般不代表个人, 也理应归为“公务文书”一类。

规范性是公务文书的应有之意和重要特点。主要体现在以下几个方面:

(一) 作者的法定性。公务文书是由法定的作者制成和发布的。党政机关的文秘人员、企业和公司的办公室文员等, 尽管经常负责公文的草拟、印制, 但仅仅是作为特定机构的特定岗位而承担的工作职责, 不能作为公文的作者。其他未经授权许可的个人假托机构和组织名义制作公文均属于伪造公文。公文的作者是法定的, 即公文代表的主体一定是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织, 包括行政机关、群众团体、企事业单位等等。即使是国家领导人或机关首长的名义发布的公文, 也是领导人基于其法定职务而行使职权的一种表现, 他们也是法定的作者, 并不是以个人身份发布公文。

(二) 效用的正式性。国家党政机关公文, 或是传达党的路线、方针和政策, 作为各条战线工作的依据和准绳, 或是代表各级人民政府的职权和意图, 一般都是通过一定的立法程序产生的, 其效用的正式性不言而喻。除国家党政机关之外, 企事业单位、群众团体等社会组织制发的公文, 同样明确代表特定组织的意图, 例如公司印发的规章制度、签订的合同、发出的标书, 其效用的正式性也同样明显。

(三) 体式的程式性。相对于私人文书、文学作品等来说, 公文体式的程式性和规范性十分鲜明。公文因公众性、法定性和正式性的特点, 同时也为提高公文办理效率和公文实际效果, 决定其体式不能过于随意, 在长期使用、约定俗成的基础上, 有些体式已上升到法定的高度。《国家党政机关公文处理条例》就是由权威机关制定的, 对党政机关公文的种类、格式、行文规则、办理流程等进行严格规范。其他公文虽然没有严格和明确的程式要求, 但实际工作中一般均参照《国家党政机关公文处理条例》办理。

(四) 办理的程序性。公文从撰写到制发、流转、管理等一般都有约定俗成的程序。这一点与其体式的程式性类似, 不同类别的公文对程序性的要求严谨度不同, 或法定, 或约定俗成。

二、商务文书规范性的重要意义

企业在社会经济发展中发挥着重要的支柱作用。商务文书作为企业单位日常频繁使用的书面材料, 对企业在商业活动中协调各种关系、处理各类事务有着重要意义。商务文书与党政机关公文一样属于“公务文书”, 在作者的法定性、效用的正式性、体式的程式性、处理的程序性等方面具有相同的特点。因此, 重视商务文书的规范性问题也具有重要意义。

(一) 有利于提高商务文书的处理效率。《国家党政机关公文处理条例》 (以下简称《条例》) 对党政机关公文的种类、格式、行文规则、办理流程等进行了规范。按照条例规定, 公文在制发、流转和管理上都能有章可循, 大大提高了公文处理的效率。例如在公文格式方面, 由国家质检局、国家标准委发布了《党政机关公文格式》 (GB/T 9704-2012) 国家标准, 使得公文制发人员在公文用纸、排版和印制上都可以做到模式化, 提高公文印制效率的同时, 也提升了公文的视觉效果, 利于公文的阅读和传递。就商业企业来说, 发展越是成熟的行业, 其商务文书的规范性也越高, 例如银行、中介等均已形成了程式化合同。

(二) 有利于提升商务沟通的实际效果。规范商务文书的种类、格式、行文规则和办理流程, 既能突出商务文书的正式性, 也能促进企业间商务文书往来有章可循、按照办理。例如:一份是政府机关发出的正式文件, 有鲜明的发文机关标识 (俗成“红头”) , 主送机关标注明确, 排版印制规范严谨;而另一份是某单位发来的传真, 发文机关标识不突出, 主送单位不明确, 字体大小不一 (小字体近乎看不清) 。两者的实际效果高下立现, 前者让接收者油然而生庄重感, 后者给人感觉非常随意 (可能会被误当做广告传单而随手抛弃) 。

(三) 有利于解决商务活动中各类纠纷。随着企业的发展壮大和对规范管理要求的提升, 也都会越来越重视商务文书的规范性, 一般会制定内部的公文处理办法。遵照规范化的公文处理要求, 能保证商务公文在格式上各要素齐全, 在文本上减少歧义, 在处理上流程清晰, 在管理上减少疏漏, 使得公文传达的意图更加明确, 客观地减少商务纠纷。

三、关于商务文书规范性的几点建议

制定商务文书处理的规范对企业发展有重要意义。既要制定规范, 让企业公文办理有章可循、日趋规范, 提升效率和效果;又要考虑企业的种类繁杂、大小不同, 给予足够的自由度。

(一) 关于商务文书的种类, 要借鉴经验, 有取舍和增添。根据2012 年4 月6 日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》) , 党政机关公文种类主要有15 种, 其中除命令 (令) 、议案两种为党政机关所特有之外, 其他13 种在企业的公务活动中均可使用, 应借鉴吸收进商务文书种类。这13 种公文分别是:决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

在《条例》规定的公文种类之外, “合同”“标书”这两种公文为一般企业所常用。从概念上看, 二者属于“契约”, 符合公文的定义。同时二者使用频率高, 正式性突出 (有法律效应) , 纳入商务文书的常用种类并制定规范, 既有必要性, 也具可行性。

(二) 关于商务文书的格式, 要坚持一般标准和行业标准相结合。《条例》中指出, “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”, 这些要素在商务文书中也都十分必要。商务文书应该按照这一规范来执行, 保证要素的完整性。同时, 公文版式参照《党政机关公文格式》 (GB/T 9704-2012) 国家标准, 公文用纸幅面采用国际标准A4 型, 公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等按照有关国家标准执行, 这些《条例》中的规范也应成为商务文书的规范要求。

对于合同、标书等商业性较强的文中, 在制定统一标准的基础上, 发展较为成熟的行业可另行制定行业标准, 例如的银行金融、中介服务、建筑工程行业等。

(三) 关于行文规则和公文管理, 应结合法律规定制定规范。当前, 企业之间的行文较为随意。即有该行文而不行文、该回复不回复的情况, 不利于业务沟通;也有乱行文、滥行文的现象, 严重者甚至构成“骚扰”而影响到收文单位的日常工作。部分企业公文管理也十分粗放, 不利于自身工作的同时, 也有造成相关企业和组织泄漏商业机密等情形。凡此种种, 除极其严重的诉诸法律之外, 其他并无适用的规范制度。为此, 建议政府部门进一步发挥服务市场主体、协调经济发展的职能, 在充分调研和征求意见的基础上, 逐步推进商务公文规范性制度的形成。

摘要：文书往来是社会主体之间的信息沟通、传递的重要形式。作为国家党政机关, 有《党政机关公文处理工作条例》以资遵循。而作为非国家党政机关的企事业单位等社会组织, 在文书往来处理上没有可供遵照的规范和标准, 一定程度上影响了文书处理工作的效率和效果。本文从“商务文书”的概率与特点、规范性的意义入手, 对商务文书的种类、格式、行文规则及管理等问题提出了若干规范性建议。

商务文书写作 第5篇

《商务文书写作》课程标准

一、课程定位

电子商务专业培养牢固掌握电子商务职业岗位（群）所需的基础理论知识和专业技能，以计算机和计算机网络为工具，具备管理、贸易、营销、电子商务基本技术知识，面向各类工商企业（高新技术、信息产业）管理和服务第一线，能从事电子商务活动和电子商务管理等方面工作，德、智、体全面发展，职业能力较强的电子商务领域的高技能应用型专门人才。

《商务文书写作》的学习可以加强学生在应用文方面的认识，提高其应用文写作能力的作用，培养与形成学生网络营销、电子交易岗位所需任职能力的课程。它对学生表达、沟通和交际等能力的提高起到非常重要的作用。

本课程的前导课程《思想品德修养与法律基础》、《中特概论》、《形势与政策(含国防教育)》、《中国语文》、《广告理论与实务》、《电子商务实务》等。

二、课程目标

1、能力目标

(1)能够根据要求撰写市场调查报告

（2）能够为自己写作简历与求职信，能够为参加竞选写作竞选计划；

（3）能根据洽谈结果写作规范的合同书；

（4）能应对工作中各种交际礼仪事务；能根据交际礼仪需求写出相应的文书；

（5）能够写好实验报告和产品说明书，能够写作与专业有关的论文；

（6）能根据所学专业写一份营销策划书和活动策划书；

（7）了解宣传工作中常用的高职应用文写作体，能够根据工作需要写作相关文体；

（8）能够熟练写作解说词和广告词。

2、知识目标

（1）掌握调研、可行性分析报告和社会实践报告的格式和写作要求；

（2）掌握求职信、述职报告的格式和写作要求；

（3）掌握经济合同的格式和写作要求；

（4）掌握礼仪文书的写作格式及要求；

（5）掌握科研论文的写作格式及要求；

（6）掌握策划书的写作格式及要求；

(7)掌握传播文书的写作格式及要求；

(8)掌握产品说明书、旅游解说词、广告词的写作格式及要求。

3.态度目标

（1）具有良好的职业道德和较强的工作责任心，在工作中用心观察多思考；

（2）具有良好的沟通能力和协作精神，能认真的与客户沟通，能在文本中清晰表达客户的需求；

（3）具有比较高的政治思想水平和政策理论水平，能写出思想内容深刻、符合方针政策的应用文。

三、课程设计

1、设计思想

本课程是培养与形成学生网络营销、电子交易岗位所需任职能力的课程，将按照岗位群的需要，层层分解，确定从事行业所应具备的能力，明确培养目标。高职高专《商务文书写作》课程的能力体现在具体工作项目中的任务所对应的应用写作文种，强调以能力作为教学的基础，工学结合是将学习与工作结合在一起的教育模式，主体包括学生、企业、学校。它以职业为导向，充分利用学校内、外不同的教育环境和资源，把以课堂教学为主的学校教育和直接获取实际经验的校外工作有机结合，贯穿于学生的培养过程之中，使学生能够完成与电子商务过程相关的各种文书的撰写。

教学方法采用自主学习法、案例导入法、情景教学法、模拟训练法、小组讨论法、角色扮演法、提问法、激励法、启发引导法、同学互评法、教师点评法、瑕疵文案分析法、改错法等方法。

3、课程单元描述

四、课程考核

1、平时出勤

本课程共56学时，每次课进行考勤，出勤分数占总成绩的15%，缺勤超过一半学时的，按照教务处有关规定，该课程学业成绩为不及格。

2、期末闭卷考试

闭卷考试采取百分制，占总成绩的50%，考试内容分理论知识与写作实践两大部分，以文字表述为主，兼涉应用文写作的基本理论知识。

3、实践考核（采取过程性考核）

（1）实践考核内容

实践考核共35分，占总成绩的35%，具体包括如下几项：

②礼仪（5分）

考核方式：筹办一次社交礼仪活动，提交一份礼仪文书。通过本次训练，使学生了解礼仪文书的使用环境，掌握礼仪文书的写作技巧。

③就业（5分）

考核方式：举行一次模拟招聘会，提交一份简历和求职书。通过本次训练，使学生掌握简历和求职书的写作格式和技巧

④科研（5分）

考核方式：撰写一份实验报告。通过具体的实验撰写实验报告，掌握实验报告写作的要素及写作格式。

⑤事务（5分）

考核方式：模拟举办一次XX单位年终总结大会，提交一份述职报告。通过本次训练，使学生了解述职报告的使用环境，学会写作述职报告，并在实践中体会丰富多彩的述职形式。

⑥商务（10分）

考核方式：对本校学生消费情况作一次调研，写出一份调查报告。通过本次训练，使学生熟悉调查研究的流程，探索调研的方法，并掌握调查报告的写作格式和技巧。

⑦会议（5分）

考核方式：模拟组织一次学代会设计，制作一份会议简报。通过本次训练，使学生熟悉组织会议的一般流程，并掌握各种会议文书的写作

五、教材及其它教学资源

（1）《应用写作教程》 赵华 张宇主编 高等教育出版社2009年1月第二版

（2）《经济写作》俞纪东 上海财大出版社 2006年8月第三版

（3）《经济应用文写作》王桂清 等 机械工业出版社

（4）《应用写作》 霍唤民主编,任鹰副主编 中央广播电视大学出版社 2002年1月第一版.六 编制说明

编 制 人：党安静

编制单位：襄樊职业技术学院经济管理学院电子商务研究室

编制日期：2010年10月20日

专业建设委员会主任审批：

从文书的作用看文书工作的原则 第6篇

【关键字】文书；文书作用；文书工作；文书工作原则

文书，是使用某些特定的技术手段在某种载体上的信息记载，所以信息记载是文书的基本功能。文书因为其所记载的内容、使用的场所以及在其生命周期所处阶段的不同而具有许多不同的作用。这些作用的立足点都是信息记载这个基本功能，是信息记载功能在不同方面的不同体现。

文书工作，是社会组织中的文书工作机构及其工作人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列前后相继、环环相扣的环节，完成文书的制作、办理和管理，最后为组织工作服务的工作。文书工作的原则是社会组织进行办文工作时必须遵守的规定和准则，是使文书工作科学高效、井然有序的运行的基础。需要注意的是，这里的文书工作中所指的文书，仅仅是指公务文书，文书工作实际上是“公文处理工作”，或者在机关中被称为“办文”、“办文工作”。私人文书的办理比起公务文书要更加灵活，并没有硬性的程序和要求，也没有系統的理论概括，因此不在本文讨论范围之内。

文书的第一个作用是规范作用。文书的内容是由文书作者决定的，是作者意志的体现。当国家或代表国家的机构作为文书作者时，文书就是法律法规；当组织或组织领导作为文书作者时，文书就是一份指令或者规章。上述这两点就是文书的规范作用的体现。国家或国家机构（主要是立法部门或权力部门）制定的具有法规性质的公文，是对一定社会组织的管理范围甚至全国范围都有强制性的。以组织或者组织领导者的名义发布的公文，是其权力的象征，组织的下级及成员必须接受和遵守。可以明显看出来，作者的意志通过文书的内容表现出来，然后用文书的形式加以规范和约束。至于当文书作者为个人时，其体现的规范作用并不是很明显。在文书工作的原则中与之相对应的，是准确原则。公文的准确原则与规范作用的结合表现在以下几个方面：一是公文内容要准确体现发文机关意图，并且符合客观实际。二是公文的文字表达要准确无误，避免歧义。也正是因为文书实际上具有十分严肃的规范作用，所以要求公文办理必须做到精准正确，避免错误的发生。

文书的第二个作用是指导作用，主要以公文的下行文的方式体现。“下行文是上级组织对下级组织或人民群众给予指挥、命令、指导和指示时使用的公文。”这一点和规范作用里提到的作者为组织或组织领导时的文书很像，但是实际上，指导作用里的文书缩小了范围，主要指公文里的下行文，体现的是在组织管理中的“领导”和“计划”的这一过程。与指导作用相对应的，也是准确原则。既然要具有指导意义，那么也就意味着需要用正确的思想意志进行指导。

第三个作用是联络作用，这里首先体现的是，文书的基本功能——信息记载，同时，文书的定义里最基本的一条就是：文书的作者是从事社会活动的人。要求文书作者是从事社会活动的人这一点是在文书的强调社会活动。处在社会组织里的人离不开与他人和外界的沟通交流，这就要求文书具有联络作用，其实就是传递信息、沟通交流、联络组织和个人的作用，无论是公务文书还是私人文书，这个作用都很重要。基于联络作用中文书传递信息的作用，文书工作具有很强的时效性，要求文书工作遵循及时原则，让组织之间以及组织内部机构之间的信息及时传递及时沟通及时办理。同时，文书工作还应当遵循精简原则，要求控制文书的数量，简化公文处理程序，提高公文办理效率。只有将及时原则和精简原则相结合，才能及时迅速的传递信息，确保社会组织之间和组织内部机构之间提高工作效率，及时办理事务，在信息传递顺畅的基础上减少工作失误。

文书的第四个作用是凭证作用，无论是公务文书还是私人文书，无论是现行的文书还是办理完毕的档案，都具有凭证作用。公文是社会组织各种公务活动的真实完整的记录，是其发展的见证，可以在日后进行查考或者证实某些事实。文书的另一个用途是可以用于政治斗争，作为攻击、揭露敌人的武器，将敌人的丑恶历史公之于众，打击敌人。但是一定要避免重要的档案落入敌人之手，反过来被敌人威胁。这也就要求公文办理过程中要遵循安全原则，或者说保密原则，保证公文中涉及政治、国防、军事、科技、经济等方面的机密内容不被泄露，避免对国家、机关或个人造成损失。

文书还有两个作用分别是参考作用与教育作用，这两个作用也要求了文书工作中必须遵循准确原则。后人可以利用保留下来的文书进行参考和借鉴，也可以将文书作为宣传教育的直观有效的生动教材。也就要求了参考和教育作用都必须基于真实全面的文书记载，如果文书内容不真实准确，那么也就不再具有真正的参考价值和教育意义。

电子办公环境下文书档案的管理 第7篇

一、电子办公环境下文书档案管理存在的问题

(一) 观念的束缚

在信息时代, 人们逐渐认识到信息的重要性, 认识到要高效地进行信息的开发, 但是在实践中, 由于我国电子文书档案的管理起步晚, 长期以来档案处于封闭半封闭的状态, 管理人员对电子文书档案的管理缺乏认识和实践的经验。首先, 由于经费的有限性, 文书档案管理不被重视。其次, 许多档案工作人员缺乏对文书档案的管理进行创新的精神, 缺乏对档案信息资源进行开发的服务意识。

(二) 技术的障碍

电子办公环境下文书档案的管理需要有严格、系统、专业的技术保证, 它涉及计算机网络领域的很多知识, 技术密集, 发展和更新的速度快给系统的掌握带来一定的困难。首先, 信息安全技术对于维护电子文件的真实性至关重要, 保证电子文件信息安全的技术措施还需要相关法律的支持。但是目前电子文件的安全性难以保证, 电子文件的法律地位还未确立。其次, 电子文书档案涉及到个人隐私如何与互联网等公共信息网实行物理隔离。最后, 数据存储和压缩技术、网上信息管理技术、检索技术等都应用还不普遍。这些问题都是文书档案管理中遇到的技术障碍。

(三) 电子文书档案管理标准落后

电子文书档案管理的前提是档案信息的规范化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。我国到目前为止颁布了很多的档案工作标准, 但是对电子文书档案的数字化规定却很少。这就需要从电子文书档案的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来引导实践。首先, 缺乏统一的电子文书档案管理制度标准。在电子办公环境下, 文书档案收集、保管、利用各个工作环节的具体标准要进行准确地界定。要根据实际情况, 按照科学、有序、高效地工作要求, 制定电子文书档案管理的标准。其次, 缺乏统一的电子文书档案管理的计算机软件标准。目前开发的软件技术水平和功能参差不齐, 标准不统一, 给文书档案的信息资源共享带来了问题。

(四) 设备落后, 资金不足

电子办公环境下, 文书档案的管理需要相关的设别作为支撑, 如档案管理系统、文字扫描系统、网络系统、计算机硬件系统等, 虽然电子办公环境下, 一般档案馆都配置了计算机, 但是由于资金的不足, 文书档案管理的其他设备得不到很好地配备, 技术得不到及时的更新, 致使文书档案的管理得不到发展, 影响了工作效率的提高。

二、电子办公环境下实现文书档案高效管理的措施

“档案信息化建设的发展将以办公自动化、网络体系化、馆藏档案数字化、多媒体全文信息一体化及馆际交流规模化为蓝图。” (1) 在电子办公环境下, 实现以上的目标需要从以下几个方面加以努力:

(一) 树立新的数字化的文书档案管理观念

传统的观念认为, 档案即是纸质的档案, 整理档案就是简单地手工整理的过程。随着信息化社会的到来, 文书档案的管理也逐渐向信息化、数字化, 出现了大量的图片、多媒体、数据库等数字档案。这就要求我们充分认识信息的重要性, 树立数字化的文书档案管理的观念, 将档案管理与计算机技术、网络技术结合在一起, 实现文书档案管理的创新。

(二) 建设信息网络实现文书档案信息共享

必须克服已有的技术缺陷, 统一数据和软件, 为文书档案的信息化奠定基础。实现文书档案的管理必须要在统一规划的基础上, 实现统一数据格式、统一软件程序、统一技术标准。首先, 打破档案部门各自为政的局面, 建立统一标准的文书档案信息网络, 实现文书档案的信息共享, 充分发挥网络的作用。实现文书档案的快速异地传输, 使文书档案得到高效地利用, 使使用者更方便地获取信息。其次, 要使文书档案的管理具有自己的特色、有所侧重, 形成一个有特色、有重点的网络档案管理体系, 充分、有效地利用网络信息资源, 满足社会多方面的需求。

(三) 制定文书档案管理的标准和制度

电子办公环境下, 文书档案的管理已经引起了国家的重视, 相关的法律、法规正在出台和完善。在网络技术不断发展的今天, 档案的载体也逐渐多样化。应根据法律法规, 结合档案管理的实际情况, 制定相关的标准和制度。首先, 电子档案的鉴定及电子档案建立的全过程都要规范化、标准化;其次, 对修订文书档案的过程进行规范化, 促进文书档案信息开发的制度化建设。通过相关制度的建设, 来保证档案工作的制度化、程序化、规范化。

(四) 加强文书档案管理的软件基础设施和信息系统的建设

文书档案管理部门可以借鉴已有的经验, 与办公自动化、政府上网工程、互联网站等系统进行沟通和联系, 以文书档案管理的局域网为基础, 完善文书档案的基础设施建设。完善的软件基础设施还需要有完善的应用系统作为支撑, 应用系统的建设在档案信息化管理化过程中发挥着重要的作用, 电子文书档案的高效管理应加强档案管理应用系统的建设。

注释

电子商务文书 第8篇

一、实现电子文书档案收集工作前移的作用

由于计算机技术的普及应用, 这种科技的触角已经延伸到社会生活的众多领域之中, 文书档案管理工作, 也有幸在这种科技进步发展的大潮中成为直接受益者。目前, 无论是文字文书, 还是图、像文书, 甚至是图文并茂的文书, 都可以通过计算机这种科技手段展现在世人眼前或者是体现在纸面上。为此, 电子文档就将是今后文书资料存档的主要方式之一。那么, 针对这种情况, 我们应当在借助这种便捷方式的同时改变思维方式, 让文书档案资料的收集工作前移到资料提供方, 由文书档案资料提供方按照一定的收集办法, 将最为基础性的文书档案资料提供于档案管理部门。这样既可以解决由于档案管理部门对某项专业性工作不熟悉, 而可能在形成文书档案中因误解而导致档案资料缺憾的问题, 又可以形成“化整为零”后所带来的工作快节奏的实际效果。如此这样, 就形成了电子文书档案应当给人们创造的准确、及时、便捷的利好效应, 更为历史的形成贡献出准确的文献资料。

二、实现电子文书档案收集工作前移的办法

(一) 要提高认识站位高远

我们的各级领导同志, 要本着对现实负责和对历史负责的正确态度来关爱文书档案管理工作。

1.要摆脱因界限划分所带来的本位主义束缚

历史不仅是让我们来回顾的, 更应当是通过我们的智慧和双手来创造的。在回顾历史的过程中, 我们能够感受到历史的真实, 聆听历史的声音、了解历史的故事、总结历史的经验和教训, 这是因为先哲们给后人留下了一个个鲜明的历史标志、一本本文献瑰宝, 档案的以史鉴今作用正在发挥。现实的我们, 也在承担这样的使命。因此, 无论是国家机关还是社会团体乃至于其他组织的领导们, 都应当打破条条框框的束缚, 拿出实际行动来支持文书档案管理工作建设。即使我们不是专职部门, 但由于我们与这项工作有着不可分割的关联性, 也要真心实意来支持文书档案管理工作的长远发展。

2.要在相互支撑中形成工作的合力

相关部门和职能部门之间, 应当建立协作关系。相关方应当把业务能力强、文字水平高、电子技术应用能力过硬、有政治觉悟的人员安排到文书档案资料收集岗位, 而档案管理部门要对相关部门的岗位人员形成定期的有规律性的业务指导和培训。以此, 通过双方的共同努力, 为文书档案管理工作打造坚强有力的“协勤”人员队伍。

(二) 采取行之有效的措施, 明确归档的标准

如果我们将电子文书档案基本资料的形成前移到提供方, 那么, 作为档案管理的职能部门就需要为此制定详细的标准, 以便于具体操作人员能够据此开展实际工作。而且档案管理部门在拿到第一手资料时不至于因为收集人员不明要领, 致使档案资料不符合标准而导致二次返工的窝工费时问题发生。比如说, 将原始的文书资料如何做分类、如何做索引的问题, 应当提供什么规格的移动磁盘或光盘的问题, 特别是要使具体工作人员明确知道什么是应当归档的资料, 什么资料不应当入档, 等等。对诸如此类的问题明确规定下来, 使具体工作人员能够“按图索骥”, 提高工作效率。

(三) 强化专业人才建设

一方面需要相关部门在安排岗位人员时, 就需要做全面的考虑, 要把确实能够担当起此项工作的人员安排到岗位之上, 同时, 在职能部门开展必要性的培训时, 不要人为设置障碍, 要给予岗位工作人员以足够的参训时间, 利于工作水平的提高。另一方面是档案管理职能部门要建立科学有效的培训机制。对相关部门的岗位人员开展专业化的全要素、全流程的技术培训, 使相关部门的岗位工作人员在文书材料撰写、档案管理知识、科技应用水平、保密意识形成等方面获取综合性的整体提升, 使他们的整体能力素质足以支撑电子文书档案资料收集工作的高标准完成。

(四) 强化安全防范

电子商务文书 第9篇

1 资料与方法

1.1 一般资料

我院产科一区床位36张, 护士15人, 床护比为1∶0.4。2012年上半年收治患者1 080人, 下半年收治患者1 123人, 从2012年6月起我院采用表格式电子护理记录。

1.2 观察方法

先设计产科表格式护理记录格式, 分为产前、产后护理记录及新生儿护理记录。表格项目栏有生命体征、产科专科检查、出入量记录、病情变化及健康教育栏等, 打开患者的电子病历, 表格式护理记录单楣栏上自动显示患者姓名、床号、住院号、诊断等。将2012年上半年随机选出100份病历为手写护理记录组, 下半年随机选出100份病历为电子护理记录组, 安排专人统计责任护士平均每天书写护理记录时间, 出院病历检查及书写时间, 出院发现错误率。收集资料后进行汇总比对。

1.3 统计学方法

计数资料采用t检验, P<0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 2组记录时间比较

电子护理记录组在书写时间及出院检查书写时间显著低于手写护理记录组, 差异有统计学意义 (P<0.05) 。见表1。

2.2

2组记录均选择100份, 出院检查标点符号不规范, 错别字, 涂改等内容相比较, 具有显著性差异 (P<0.05) 。见表2。

3 讨论

3.1 有利于减少书写错误, 提高护理工作效率

电子病历是电子化的医疗记录, 是用电子设备保存、管理、传输和重现的数字化患者医疗记录[4]。表格式电子护理记录通过自行设计运用, 可随时调整书写模板, 一目了然, 有助于低年资护理人员在短时间内了解患者病情, 使整个护理工作更加方便快捷。大大缩短了护士书写时间, 真正解放护士人力, 体现了把护士的时间还给患者。

3.2 体现产科护理要点

将产科常用观察及护理措施内容制作成下拉框或模板, 并且随着医疗护理新技术的开展可不断更新。可涵盖护理措施、常用手术方式、常用治疗方法、健康教育等内容, 杜绝了低年资护士经验不足对疾病观察及护理措施的遗漏, 对低年资护士的工作起到良好的引导作用。

3.3 提高了护理记录的书写质量

解决了措辞不当、字迹不整、随意涂改、内容不全、书写不及时等护理病历书写中的常见问题。

参考文献

[1]宋锦平, 成翼娟, 向代群, 等.从举证责任倒置看护理书写现状和对策[J].护士进修杂志, 2003, 18 (6) :511-513.

[2]潘绍山, 孙芳敏, 黄始振.现代护理管理学[M].北京:科学技术文献出版社, 2000:117.

[3]王晓玲, 林少虹, 邵秀娇, 等.电子护理病历在临床护理工作中的应用[J].当代护士, 2008, 5 (12) :94.

电子商务文书 第10篇

关键词：电子表格护理文书,手工护理文书,应用体会

医院电子病历,也叫计算机化的病案系统,它是用电子设备保存、管理、传输和重现的数字化的患者的医疗护理记录,取代手写纸张病历[1]。它是医院信息系统的重要组成部分,是以患者为中心的信息集成与相关服务。护理文书作为对患者病情过程的观察记录,是医疗护理文书重要组成部分,是医疗机构护理质量乃至管理水平的重要体现,也是医疗诉讼中举证责任倒置的重要证据之一。本院自2010年3月应用电子表格护理文书以来取得了很好的效果,现将具体情况汇报如下:

1资料与方法

1.1 一般资料

整理我院2009年全年临床护理工作中使用的手工护理文书相关情况,总结我院2010年3月至2010年10月间临床护理工作中使用电子表格护理文书的相关情况。

1.2 方法

将2009年全年使用手工护理文书的相关情况作为对照组,将2010年3月至2010年10月间使用电子表格护理文书的相关情况作为电子表格组,将两组使用情况进行对比;对比分为工作时间、操作情况、格式规范以及清晰程度方面进行。统计结果以均数±标准差$(\overline{x}\pm s)$表示,操作情况以简便为5分、繁琐为0分,格式规范以规范为5分、繁琐为0分,清晰度以清晰为5分,不易辨认为0分。

1.3 统计学方法

两组数据进行t检验,以使用SPSS18.0进行统计学数据处理。

2结果

电子表格组与对照组相比,工时明显少于对照组、操作简便程度高于对照组、格式规范化程度显著高于对照组、书面清晰程度显著优于对照组。

3讨论

3.1 电子护理文书的应用优势

电子表格护理文书内容涵盖了患者的生命体征、用药具体情况、食物的具体摄入情况,病情的记录护理具体措施等各个护理环节。包括了描绘体温单、执行和转抄医嘱、病情记录等项目。所有的文字输入都完全支持字典方式的输入法,体征录入的支持整个时间数据点复制录入,用药的情况等各项治疗项目直接从医师站可以提取,不需要护士站再次录入信息,实现和医院H IS系统无缝连接。电子表格护理文书可全面代手工护理文书的书写,取得了非常好的管理效果,节约了文书书写时间与查阅时间。

电子护理文书应用给护理工作带来了方便快捷、减少差错、提高工作效率等显著优势。从上述数据对比可以看出,电子护理文书在实际操作、格式规范以及清晰程度均显著优于手工文书,在工作时间方面则明显少于手工文书。以前手工操作需要2名护士来进行文书工作,使用了电子护理文书后可以节约至少1名护士的人力资源,使护士可以有更多的时间为患者服务。规范化的电子表格可以规范护士行为,使护理文书达到标准化、规范化管理。对于文书的修改也具有方便简单的优势,同时可以储存修改记录,设置相应权限,对于护士与患者双方均具有保护作用。对于文书内容方面具有提高质量的作用,数据库字典包含了各种病例的临床表现、要点观察、护理计划以及护理措施等内容,给护士提供了规范的、标准的、科学的理论支持,同时也避免了从前书写中专业术语使用不规范、描述欠缺准确、措施不够充分、重点不太突出等。我院应用了电子表格护理文书后,受到广大医护人员和患者的欢迎,取得了良好的经济效益和社会效益,具有很好的应用前景。

3.2 应用电子护理文书的要点

应提高思想认识,重视电子表格护理文书的书写。加强护理人员法制教育,强调自我保护的意识,进行文书规范书写的培训,客观的真实、连贯准确的书写记录,“纪录你所做的,做你所写出的”[2]。 结合典型的案例,让护士体会到了自我保护的必要性,从而自主地去学习。增强专业与技术的体现。制定相应的电子表格护理文书管理办法和实施细则。同时,提供了有效地精简的疾病模板,也使同类疾病文书病历突出疾病共性也加强了个案特色记录,体现了以人为本的观念。随着医院地信息化建设深入,电子表格护理文书系统是医院地信息化发展的必然方向[3]。这在提升电子表格护理病历质量,减少了护士书写时间方面有明显的成效,是贯彻并落实卫生部关于护士每天书写量时间<30 min要求的有效途径。优化工作流程,日间文书的录入由办公护士来主要负责,使得日间文书得书写相对集中,保证责任护士能够更多的时间直接护理患者,为临床护理质量提供奠定了坚实可靠的基础。也避免了从前手工书写字迹潦草、涂改较多、格式不一致、重复抄写等缺点[4]。

3.3 应用电子文书的体会

虽然电子文书具有较明显的优势,但是,在具体的应用过程中也发现了一些问题,并采取了一些应对措施,取得了较好的效果:

3.3.1 携带的便利性较低

电子文书是以计算机电子表格文档为记录载体的,因此在应用过程不便于携带,无法随时随地的将患者情况记录下来;为此我院设置了录入卡将患者的情况随时记录在卡片上,记录时使用通用的简称不需长篇幅记录只要概述患者的基本情况即可,在录入时根据卡片内容进行补充完善,即提高了文书的书写速度又提高了便利性,同时我院规定卡片于下班前完成录入,这样避免了间隔时间过长造成的遗忘等问题。

3.3.2 录入速度问题

针对有些护士录入速度过慢的问题,我院组织护理人员利用业余时间练习录入速度,经过3个月的录入全体护理人员均达到了基本录入速度要求。

3.3.3 存储路径问题

电子文书存储在计算机的存储器内,可以方便的读取、查询,但通过我应用后发现由于没有统一要求,护理人员录入后存放的路径不统一,1位护士录入的电子文书,另1位护士往往要找半天。针对这一情况,本院统一设立了存储路径并将电子文书的文件名进行了统一规定,很好的解决了这一问题,由于电子文书的文件名进行统一,极大的提高了电子文书查阅时的便利性,通过文件名称就可以找到相应的文书。

参考文献

[1]唐秀花,刘蕾,蒋秋萍,等.持续质量改进在护理文书书写管理中的应用.解放军护理杂志,2008,25(11B):60-61.

[2]郭忠蓉.1272份护理文书中存在的问题分析及对策.中国护理管理,2009,9(5):61-64.

[3]陈树荣.172份死亡病案护理文书缺陷分析与干预对策.中华现代临床护理学杂志,2008,3(4):321-324.

浅析文书档案管理信息的电子化应用 第11篇

一、文书档案管理信息的电子化的优点

首先, 使用方便, 便于检索, 办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体, 将信息存储在上面。计算机的运算速度极高, 具有强大的信息处理能力, 这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整, 出现漏抄, 字迹不工整等问题, 节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候, 按照资料的分类进行收集、统计和查阅, 时间大大缩短。因此, 电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式, 最明显的就是方便, 检索效率高。

第二, 信息易于保管。与纸质载体相比, 电子档案使用高科技材料制成, 不仅能够防止虫蛀、防潮, 而且可以重复使用, 节能、环保、使用寿命长, 解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小, 操作简单, 不需要占用大量的人、财、物力。所以, 它的特点是存储时间长, 不易受损, 节省资源, 稳定性好, 易于保管。

第三, 电子传输, 实现资源的共享。在传统的手工操作中, 各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享, 大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展, 方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流, 利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递, 适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输, 它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围, 人们以网络为载体进行资料的传输, 并且相关资料存放在相应的资料库内, 人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享, 查找、利用更加便捷。

档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理, 并且实现了信息系统的工联, 人们可以交流共享同级部门之间的信息, 也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输, 资源共享, 提高了部门之间的了解, 增强了业务联系。

第四, 提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力, 不免会出现在传输过程中资料的丢失, 并且通过邮递极高费时费力, 安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题, 不仅保证文书档案的及时传输, 而且能够确保其安全性, 不会造成档案的延误或者丢失现象。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先, 档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性, 人们可以对电子档案进行反复的输入和修改, 并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式, 人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性, 并且电子档案没有印章和亲笔签名, 相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

其次, 网络化的发展, 电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生, 网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容, 病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失, 假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三, 文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机, 懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平, 但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限, 不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四, 电子文件兼容问题。随着信息化得普及, 电子文件的问题凸显, 其中电子文件不兼容的现象尤为明显, 电脑软件开发的通用性差, 不同的系统生成的不同的电子文件, 他们之间不能识别, 或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换, 这些问题丞待解决。

三、改革措施和解决办法探讨