教师档案信息化管理

教师档案信息化管理（精选12篇）

教师档案信息化管理 第1篇

1 存在问题

随着经济的全面发展, 许多的事业单位应运设立, 或是扩大了规模, 然而人事档案管理滞后, 还存在诸多问题。

1.1 管理制度滞后

目前, 多数高校所采用的人事档案管理工作仍然停留在原始的管理方式上, 还是纸质化管理, 还是靠人工管理, 手工检索, 既不利于提高工作效率, 也不利于档案信息资源的社会共享。“保管型”的管理方式在教师人事档案管理中占主要地位, 在一定程度上制约着教师档案管理工作的发展, 导致没能很好的利用现代化的管理技术, 使教师人事档案服务和工作常常处于被动状态。人事档案管理系统计算机信息软件没有统一的人事档案管理软件系统, 在高校所发挥的作用比较低。

1.2 封闭式管理模式过于传统化

传统的人事档案管理模式限制人员合理流动, 当人事档案需要利用的时候, 大部分需要上级的审批, 有时侯甚至需要多级领导的准许, 这样就会阻碍了整个社会的人力资源的合理配置与使用。这种“看堆守堆式”是单一人事档案管理服务模式, 在实际需要人事档案的时候, 不仅落后被动又浪费人力资源, 严重制约了我国人事工作改革的前进的步伐, 也和现在的市场经济发展的客观需要存在着越来越明显的冲突。

1.3 档案室软硬件投入不足, 基础设施差

档案室给人印象应该是管理规范、环境良好的地方, 然而在现实中, 档案管理工作资金的投入严重不足, 导致档案管理的设备和技术工作落后, 部分单位没有专门的档案室, 档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生。部分档案工作者满足于自己已掌握的知识, 或者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足, 导致在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中, 不愿花费精力来整合提高新的技能。没能把档案人员的培训教育纳入计划、也没能给予足够的支持。

1.4 纸质档案所存在的弊端

许多高校仍然使用传统单一的纸质档案管理方式———使用传统的档案登记卡片。这种档案登记卡片仅局限于人员的基本信息, 如:参加职称的晋升、学历的变更、工作的时间等简单的查询工作, 因此信息无法得到完整的反映。随着时间的慢慢推移, 卡片夹就会出现松动的现象, 容易造成卡片丢失, 这不仅会使个人档案信息外泄, 也会在档案管理工作的过程带来很大的潜在风险。另一方面, 由于手工翻阅比较频繁, 纸质档案上面的内容会变得模糊不清。为了避免在信息的读取上造成误导, 工作人员需要重新调阅档案实体, 有些早期材料纸质较差的, 会因为翻阅次数的增加, 造成破损, 因而影响人事档案纸质材料的长久保存。

1.5 档案管理人员不足, 专业水平不高

目前, 在许多档案工作人员队伍, 不少人缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识, 还停留在传统的专业观念和知识上, 不能运用现代高新技术工具, 这一现状大大的制约了档案管理工作的发展与创新。

主要表现在:首先是部分人员知识面较窄, 文化程度较低, 专业知识老化, 外语水平及计算机水平不高, 管理水平和思想观念跟不上如今时代的发展。其次是有些档案工作者职业情感淡薄, 事业心不强, 敬业精神与奉献意识欠缺, 业务上做不到精益求精, 不注重职业道德修养, 缺乏知识更新的自觉性与主动性。最后是工作人员对人事档案工作不重视。某些高校上级的领导对档案意识比较薄弱。将教师人事档案管理工作看成是单纯的事务性工作, 对教师档案管理工作的重要性认识不足, 对档案工作还没有给予足够的重视。在他们看来, 教师的人事档案管理工作只是附属性工作而不是主要工作, 只要做到能查档、能应付外调, 不丢失、不泄密就可以了。在这种错误意识影响下, 如果表现在实际工作中, 就会出现工作没计划, 无法落实等情况, 档案工作的开展也会因技术不精和人员支撑不足而不告而终。

2 改进措施

2.1 加强人事档案管理的信息化程度

2.1.1 信息化建设符合人事档案管理的特点。

教师人事档案管理的主要特点就是动态性, 因而需要随时随地地更新内容。实现教师人事档案管理信息化, 才能使传统的人事档案管理模式向现代化的技术过渡, 从而推动教师人事档案管理向规范化、数字化、标准化的方向转换。

2.1.2 信息化建设是教师人事档案管理的必然发展趋势。

人事档案的信息化指的是采用现代化的信息技术来加强档案信息资源的整理、利用、收集和开发。人事档案的信息化建设就是一种信息检索、存贮、管理模式与载体转变的全过程, 同样也是信息数字化的过程, 在《全国档案信息化建设实施纲要》中也明确指出了国内档案实现信息化的主要目标和任务。所以, 实现管理信息化是教师人事档案管理的必经之路, 是信息时代人事档案管理建设发展的必然趋势。

2.1.3 聘请适量电脑工作人员, 尽早实现人事档案的电子化, 切实做到政策性、服务性、专业性、科学性和机密性。

总的来说, 就是要使用各种终端设备, 根据利用者种种需要给予相对应的权限, 提供各种自动化服务。最后, 利用网络技术等及时向人事档案相对人提供一些临时需要的信息。在技术和时机成熟时, 可以提供更多远程数字化服务。这样不仅可以提高其工作效率, 方便档案管理人员的工作, 更是可以方便相关人员的借阅工作, 使教师人事档案在更多地方发挥更大作用。

2.1.4 采用先进手段提供利用服务。

人事档案管理工作者应学会应用先进手段进行提供服务———利用计算机提供服务, 这不仅可以节省时间, 大大减少工作量, 而且也延长了人事档案的使用寿命。每翻阅一次档案, 都会给档案带来不同程度的损伤, 我们可以将人员的基本情况存入计算机, 当有人员调进、调出及其他情况变动时也能及时将信息输入计算机存储。这就可以使人人事档案管理工作者方便的按照一定的要求得到所需的材料。

2.2 提高人事档案管理人员素质

2.2.1 档案管理人员素质的高低决定了高校人事档案工作的水平、质量和效率。国家对人事档案管理工作要求实现科学发展, 加强人才战略的实施, 务必建设一支甘为人梯、政治可靠、遵纪守法、业务精通、开拓创新的档案管理人员队伍。作为档案管理人员必须具备良好的政治素质, 才能保证工作上的可靠和自觉。加强马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想的理念学习, 这样才能提高自身的思想素质。

2.2.2 主管人事部门在选配人事档案管理人员时, 应严格把关, 除应注重政治思想素质、专业业务素质外, 还应注重选配具有强烈事业心和责任心, 能严守机密, 默默无闻地工作, 有奉献精神和胸襟开阔的人员。

(1) 加大资金投入, 加强硬件设施建设。信息技术在高校人事, 需要创建信息交流平台。要大力倡导基于信息平台的知识共享文化, 使员工在信息平台上交流、学习、工作成为一种自然过程, 在潜移默化中形成交流与学习的企业文化是导入知识管理系统的基础。全国绝大多数高校基本上都已达到现代高科技程度, 都已实现计算机作业, 并且都建立了校园网、设有专人管理, 这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础, 为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此, 在人事档案信息化建设中, 一是加大科技开发人员的投入, 充分、合理的利用现有科技人才, 做好人事档案信息网络化的研究和开发工作。二是加大资金投入, 有条件的高校应配全档案所需的设备设施, 提高档案信息资源开发利用的密度。

(2) 增强档案信息化管理的安全意识。目前, 一些单位在进行档案信息化建设时, 往往忽视安全问题, 容易在上网过程, 或是软件更新及硬件维修中造成档案信息泄密和丢失, 给学校各项工作带来无法估计的损失。在管理中, 在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上, 正确运用好计算机的加密功能, 要对人事档案管理相关规定进行认真的分析研究, 要正确处理好保密和利用之间的关系, 对通用数据库的数据根据使用权限进行系统分类加密, 既要保证人事档案信息的安全, 保证利用者的权益, 又不能因噎废食, 阻碍人事档案资料的利用。另外, 电子档案对保存方式手段和保存环境的要求都很高, 档案工作人员要注意防高温、防潮、防病毒、防辐射工作, 切实加强人事档案资料的安全研究, 认真对待电子档案管理工作的同时, 也不能忽视纸质档案在目前大形势的作用, 正确处理好两者之间的关系, 确保档案资料的安全完整。

3 结语

可以说, 信息化的人事信息管理模式及人事档案现代化建设对实现教师人事档案信息管理工作的社会化服务有十分突出的现实意义。因此, 人事档案管理工作者要积极创造条件, 尽快实现人事档案管理的信息化, 实现教师人事档案管理的根本变革。

参考文献

[1]赵嘉庆.档案管理[M].档案管理出版社, 1991.

关于完善教师业务档案信息的通知 第2篇

各院部：

为提升教学管理信息化水平，深入推动教师成长工程实施，进一步规范教师成长信息和教学业务档案，方便检索、查询和使用，教务处对教师成长工程网络管理平台进行了升级，将教师业务档案信息纳入系统。教师每学年按要求录入个人教学信息，即可直接生成教师业务档案并在线打印。目前系统已经升级测试完毕，自3月27日正式启用，现将有关事宜通知如下。

一、本次升级在保持已录入的教师成长信息不不变的基础上，增加了教师业务档案相关项目，对原有个别项目进行了调整和细化，新增的项目及相关说明见附件。

二、教师成长信息是反映教师工作和成长情况的重要基础性数据，也是下一步开展教师工作考核和职称评聘的重要依据。请各院部高度重视信息录入和审核工作，动员、指导本院部老师尽快完善相关信息，重点完善2011-2012学年以来的个人成长和教学业务信息，4月17日前完成。自2013年开始，每年6月底前完成上学年信息录入、审核工作，并及时做好教师业务档案打印存档等相关工作。

教务处

2013年3月26日

附件：

教师成长网络管理系统更新说明

一、“院部管理”更新内容

（一）新增教研室管理功能。在“基本信息维护”栏目中，新增“教研室添加”、“教研室管理”两项功能，可以增加、编辑、删除教研室。院部管理员应在第一时间完善教研室信息。

（二）在教师账号添加、编辑中增加了“所属教研室”选项。院部管理员应通过账号编辑功能，将系统中原有教师账号所属的教研室统一设置完善。

（三）在“获奖及社会影响”大类中，新增“为社会提供技术服务”项目，用于审核教师提交的此类信息。

（四）在“综合信息汇总”大类中，新增“教师业务档案浏览打印”项目，供查阅、打印本院部教师业务档案。

二、“教师管理”更新内容

（一）“基本信息维护”栏目中，新增政治面貌、民族、籍贯等12项详细信息，请教师及时填写完善。

（二）“教科研成果管理”栏目中，对“成果类型”选项进行了细化，新增“编著教材”类型，供录入教材类成果；新增“经费数额”项目。

（三）“指导新教师”栏目中，新增“指导内容”项目，简要录入指导内容和效果。

（四）“讲座（报告）公开课”栏目中，新增 “举办地点”、“专业领域”两个项目。在“类型”中新增“观摩课”类型。

（五）在“教学工作”大类中，新增“学年教学工作完成情况”、“学年个人教学工作总结”两个新栏目，由教师个人以学年为单位填写。

（六）“获得奖项”栏目中，新增“获奖类型”项目，分为综合获奖、科研获奖、教学成果获奖和指导学生获奖4类。

（七）“获奖及社会影响”大类中，新增“为社会提供技术服务”项目。

（八）“综合信息汇总”大类中，新增“教师个人业务档案”项目，供教师本人查阅、打印业务档案。

三、其他说明

教师档案信息化管理 第3篇

关键词：档案管理；创新理念；管理信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）03-0000-01

引言

随着科技的发展和时代的进步，传统的档案管理方式一般依靠手工记录，速度慢并且查阅不方便，这显然已经满足不了数字化时代对档案管理的新的要求，因此实现档案管理的创新刻不容缓。新的档案管理方式具有高效、持久、安全等的优势，在当今世界越来越多地采用。创新档案管理方式首先要创新管理理念，其次要提高技术创新，最后将这些运用于实践。同时，还要档案管理创新引起社会的广泛关注，从建立制度、利用新型技术到实际管理的理念和运用，为我国档案管理事业的发展提供经验。

一、档案管理信息化的优点

（一）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机在输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。

（二）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。

（三）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（四）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

二、档案管理信息化带来的挑战

（一）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理认为的信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，以及黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大的挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（二）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（三）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使我们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。

三、实现档案管理理念创新的方式

（一）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。

（二）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现的了许多档案管理的问题。因此档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（三）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（四）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。

结语

综上所述，档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

参考文献

[1]王焱. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息，2013，01：115.

[2]张莹. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息，2013，08：107.

[3]马俊英，沙洁. 现代企业档案管理信息化创新研究[J]. 邯郸职业技术学院学报，2014，01：94-96.

[4]蔡杜娟. 现阶段档案管理条件及实现档案信息化建设与管理[J]. 办公室业务，2012，13：110-111+114.

[5]刁晓方. 创新档案管理理念 实现档案管理信息化[J]. 人力资源管理，2012，11：194.

教师档案信息化管理 第4篇

1 档案信息化管理的优点

科学技术的提高, 在很多事情的处理上就更加方便与快捷了, 在信息档案管理这方面, 已经不需要人工调卷和手工检索了, 这样不仅在速度跟不上, 效率也很低, 人事档案管理是一件十分复杂繁琐的工作, 手工无法满足社会的这个需求, 所以需要动用高科技技术。现在档案管理上普及高度超大容量的档案影像管理这一方法, 所以对于专业的文书档案管理人才还是比较缺失的。在关于档案管理上, 要保证档案的快速查询、高效管理和长期保存, 实现档案管理的科学化和信息化。以下是关于档案管理的几个优点。

1.1 使办公效率得到提高。

我们都知道, 每一项技术的革新必然有其必要性, 在工作中, 技术的革新大多有一个共同的优点, 就是可以让办公效率得到提高, 让工作人员得以更加省时省力的完成工作。在传统的档案管理中, 工作人员基本上是依靠手工操作完成记录的过程, 这样的方法耗时巨大, 而且非常容易出现纰漏, 出现误笔是难以避免的事情, 但是这样的错误却会给工作带来很恶劣的影响。现在通过在档案管理中引进计算机软件, 为文件资料的查阅、统计、分类、储存和收集提供了便捷的条件, 这样一来, 无论是传递文件, 还是对文件进行办理和起草, 都简单方便, 使档案管理的办公效率得到进一步提高。

1.2 实现资源共享。

在档案管理的过程中, 工作人员很难充分利用文件柜的空间, 所以文件柜中会闲置大量的信息, 原始的手工操作无法实现信息的共享, 不但浪费了资源和资金, 还会为信息和文件的查找造成不便。随着科学技术的发展, 人们开始采用档案信息化管理的方式, 利用这项管理技术, 可以将档案管理由单途径发展为体系, 由案卷宗深入到文件级, 将档案的目录和内容合并管理, 并通过将档案信息和其他信息建立互联, 实现了档案信息和载体的分离利用, 使档案管理的效率和质量得到进一步提高。这样做同时还解决了资源无法共享的问题, 工作人员可以利用网络服务的平台, 跨部门的了解工作情况, 对其他档案工作部门的重点工作、部门概况等动态的档案信息管理有所了解, 真正达到一种信息资源的共享。

1.3 提高传递的速度和安全性。

在日常工作中, 经常会发生在传递过程中文件的丢失和延误的情况, 给档案人员的管理带来了不便。文件一旦损坏, 就很难得到恢复, 如果是非常重要的文件, 那就会造成非常大的损失, 还会耽误接下来工作的进行。所以采用档案信息化管理措施对文件的安全性得以保障。同时, 这种管理措施使得文件传输的速度大大加快, 这对提高工作效率有很大的意义, 更快的传递文件使得员工能够减少等待的时间, 而档案管理的微机化, 能够使文件传递的及时性和安全性得到提高。

2 实施档案信息化的措施

2.1 增强管理意识。

管理意识是管理人员必备的工作素养, 但是在工作中, 由于很多单位人事档案管理人员并非是专业出身, 所以档案管理意识淡薄, 对人员的备案和资料管理不认真, 很少对档案进行非常系统的归类和整理。久而久之, 档案就会乱作一团, 这就给其他部门对人员的安排和调度带了不便, 一旦有突发事件发生, 也不能及时地对有经验的技术员工进行派遣和选择, 这样就会导致工作进程的延误。为了避免这种情况的发生, 在工作中就要求人事档案管理人员提高工作能力和责任意识, 在工作中严格把关, 保证记录的档案材料准确真实。对新形成的档案资料, 要细致认真地进行鉴别, 防止与陈旧档案相混淆, 进行严格执行登记制度, 并做好档案的转递工作。档案人员在接到调档函时, 应认真地装订、编号、分类和收集, 不能马虎对待。档案人事管理人员, 应该培养自身的管理意识, 转变过去不认真的思想态度, 把自己的工作落到实处, 为单位人力资源管理做好支撑工作。

2.2 健全的管理机制。

人事档案在工作中有着非常重要的地位, 它关乎着每个工作人员的过去记录和未来的发展前途, 如果没有一个健全的管理机制, 就难以保证人事档案管理工作的有序进行。在档案管理中, 人事档案的有效利用和合理管理, 是最重要的因素之一。否则, 负责档案管理的相关人员不认真对待, 就会对人事档案管理带来很大的消极影响, 势必会造成工作上的阻碍和纰漏。所以, 企事业单位必须建立相应的管理机制, 来实现对信息的利用和采集, 能够有条不紊进行对人事的撤销、调度和录用等管理。在采集员工信息时尽量做到清晰、准确和完整, 并对人员档案进行科学化和标准化的归类, 保证每一个环节的细致和认真, 以实现人事档案的有效利用和科学管理。

2.3 建立规范的档案体系。

对于档案能够更好的管理, 就需要有完整的管理制度, 尤其是在管理工作上有标准化和规范化可依照进行, 制定统一的管理目标, 对于档案管理工作更好的实行与发挥作用, 切实推动档案的科学化、信息化、规范化和标准化。

2.4 对于安全措施的防护要有完善的管理。

无论在什么事情中, 安全是第一要素, 尤其是在档案信息管理上, 一个人的所有信息都被记录在上, 如果被不法分子得到或者工作人员失误而造成了某些不良影响, 那可能就会影响人的一生。所以档案管理人员要有责任感, 还要有警惕性, 尊重档案管理这份工作。采用安全防护措施, 如数据备份、防火墙、身份认证等, 规避黑客对信息系统的危害。

2.5 提供信息支撑。

要做好档案的信息化管理, 就应该添置性能优良和质量可靠的配套设备和硬件设备, 同时开放和设计通用的信息管理软件, 将办公自动化系统和档案信息化建设有机地融合在一起。同时增加和丰富信息的存储量和档案的储藏量, 多层次、多角度、全方位地对档案信息进行搜集, 提高综合开发功能, 实行一体化管理, 为保证档案的完整性, 形成信息管理网络。

在21世纪信息技术飞速发展, 人才成了国家和企业的核心竞争力。人事管理是国家和社会进步的标志, 对人员进行合理的配置, 可最大化地发挥激励的功能, 避免资金和人才的浪费。所以作为人事档案管理人员, 必须及时转变观念, 认清形势, 勇于实践, 大胆创新, 更好地为人力资源管理服务, 为社会服务。

摘要：档案是人才信息的载体, 记载着人的才能事件, 是非常重要的, 而且根据档案可以判定一个人是否是人才。所以在现在这个时期, 为了找到更好的人才, 应该加强对档案的管理, 做好人才管理工作, 让人才资源更轻易的被发现。

关键词：档案管理,人才,通信技术,信息化

参考文献

[1]周丽霞.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].黑龙江交通科技, 2010, 1.

[2]傅露霞, 路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案, 2010, 3.

教师档案信息化管理 第5篇

医院作为社会稳定发展过程中重要的组成部分，其现代化水平与当地的经济和社会环境有着重要的联系，医院的信息化建设水平受到当地经济条件的影响，同时医院的发展又反过来影响当地的经济建设。医院档案管理过程中采用计算机技术和网络通信技术在建设信息化档案管理，变革原有的挂号、缴费等费时费力的工作流程，有效简化了病人就诊的程序，实现了各部门之间的无缝对接，方便了医患双方，有效提高了医院的工作效率[1]。医院档案管理中档案信息化建设便于医院档案管理部门将从不同部门中收集到的资料进行分析归类，最终形成形式多样、种类齐全的档案。

1.2医院档案管理信息化有助于提高医院管理水平

档案管理信息化建设能够有效提高医院档案管理人员的工作效率和服务质量，为全面改善医疗卫生机构的服务水平和能力提供新的机遇。计算机图像处理技术为医学影响信息系统的建立提供了技术支持，医院的信息化技术能够为临床护理、行政管理等各种工作提供全面的质量管理服务平台，以便更好地为患者服务[2]。医院档案管理信息化为信息在医院不同部门之间的流通提供了便利，信息化环境下不同部门获取信息更为快捷方便，科学完整的档案信息能够准确反映存在的问题和突出特征，为管理者和决策者进行决策提供有效的`信息。

1.3医院档案管理信息化有助于提高工作效率

计算机信息技术在医院管理工作的各个层次、各个方面展开，促进了不同工作部门工作人员的工作理念革新，医院开展的各种培训工作和学习促进员工不断学习新的技术以适应工作岗位的需求。医院档案管理信息化能够方便信息在不同部门之间流通，信息化背景下不同部门之间可以借助内联网共享资源信息，有效避免相同信息的重复录入，并且能够降低信息传递过程中耗费的时间和人力资源，能够有效促进不同部门之间相互协调，促进医院整体管理效率的提高[3]。

1.4医院档案管理信息化有助于提高医院竞争力

谈档案信息化建设与工程档案管理 第6篇

【关键词】档案；信息化；工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1.档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2.促进档案信息化建设的几点建议

2.1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2提高档案信息化水平技术

2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备

系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2档案中心目录及全文的数字化

档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3对上网信息进行密级界定

首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3.推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好狀态之中。

（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4.结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [科]

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.

[3]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.

教师档案信息化管理 第7篇

1 文书档案信息化管理的优点

1.1 提高办公效率。

传统的手工式的档案管理在每一个细节都需要人工的参与, 不仅仅是查询过程需要人工参与, 而且包括档案的收集、整理、保管、分类等等过程都需要人工参与其中, 而且人工参与的过程中极有可能出现失误, 人工的一个小小的失误可能就此把整个档案变成死档, 使之永久地湮灭于历史的陈迹之中。而全面实现了档案信息化以后, 只要确保录入过程的准确性, 在其他的过程中就可以节省下许多的时间, 可以利用这些时间对档案进行充分的研究与挖掘。比如, 将某一题材制作成专辑, 以方便使用者查询。这在手工时代就需要在浩如烟海的档案库中既耗费时间又耗费体力地查找, 而现在则可以在计算机上通过输入几个关键词, 动几下鼠标就可以轻松快捷的实现了。通过上述一个简单实例的简单对比就可以看出档案信息化对于工作效率的提高。

1.2 方便资源共享。

手工式的档案管理根本不可能做到资源的共享, 因此档案只有一份, 而且许多档案是不允许复制的, 所以, 需要查询档案即使你远在天边也必须来到档案馆查询你所需要的档案资料。而应用了计算机、网络、大型数据库等技术以后, 就可以由档案管理构机将一些与民生相关与国家机密无关的档案进行共享, 这样, 全世界的档案需要者们都可以通过互联网方便地获取所需的档案资料。

1.3 保存具有稳定性。

传统的纸质档案具有保存的非稳定性, 即在最初的十年左右的时间里, 纸质的信息在未受到外界环境的严重影响之下可以较为稳定的保存, 但是在经过较长一段时间以后, 纸质的档案必然会出现破损等自然损耗, 然而, 档案的信息化却使得档案上的信息与档案的载体实现了异质分离, 这就使得信息化的档案可以永久存在, 即使是纸质的档案灰飞烟灭, 信息化的档案仍然可供人们继续查询利用。

1.4 提高传递的速度和安全性。

在日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统, 传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理, 可直接通过网络进行传递, 有效提高了文件传递的安全性和及时性。

2 推进档案信息化的策略

2.1 建立规范体系。

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因, 档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个专业, 无法全面实施、推广统一标准。同时, 档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系, 切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。

2.2 完善安全措施。

档案信息化建设最终落实都要靠人来执行, 所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。为此, 要提高档案人员的警惕性, 从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

2.3 健全管理制度。

建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一, 规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以适应单位档案管理的需要。第二, 简明实用。制度必须具有可操作性, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

3 坚持制度约束的双向性, 既约束领导又约束职工

领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行, 而职工是单位的主要构成群体, 是制度的主要约束对象和执行者。第四, 坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门, 又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中, 要做到有功必赏、有过必罚, 充分体现制度的权威性。

4 提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命, 没有过硬的技术支整理撑, 档案信息化形同空话。首先, 要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备, 防止电磁干扰、辐射等影响, 从源头上减少自然毁损概率。其次, 要设计开发出通用性的档案信息管理软件, 使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三, 要采取有效措施保证软、硬件安全运行。同时, 还要建立集成系统, 丰富档案储藏, 增加信息的储存量。增强综合开发功能, 全方位、多角度、多层次地收集档案信息, 实行一体化管理。

结束语:档案是是一种历史记录, 是国家信息资源体系最重要组成体系, 它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用, 是一笔非常宝贵的财富, 是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设, 创新管理理念和方法, 充分利用档案资源的优势, 为领导决策、科研、医疗等事业提供即时信息, 从而实现档案潜在的巨大利用价值。

摘要：当我们身处一个信息时代, 蓦然回首, 却发现我们仍然在使用手工的方法记录着我们这个时代的历史, 仍然在使用手工的方法查询以往的历史, 那将是一件多么滑稽的事情。不幸的是, 这样的情况在我国的许多部门正在发生着。

教师档案信息化管理 第8篇

一、什么是档案管理的信息化

档案是各单位必不可少的信息资源, 档案工作反映的是一个单位的历史面貌, 所谓档案信息化, 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程。换句话说, 档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。也就是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化, 经系统加工和网络传输后, 实现档案信息资源的合理配置和有效利用, 最终实现档案信息资源共享。这是一个长期发展的过程, 在这一过程中, 要不断地利用现代信息技术装备档案部门, 从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

二、档案管理信息化的意义

(一) 档案信息化建设是社会发展的必然趋势。随着人类社会不断向信息社会迈进, 信息资源的战略地位进一步提升, 处于改革开放关键时期的中国, 社会与国民经济信息化进程明显加快, 急需人们真正把信息资源化, 把信息作为经济社会发展的重要资源来进行管理。随着时代的发展, 传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络化的发展, 档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。

档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命, 是档案资料管理向档案信息的一种转化, 是由单一的管理工作向社会服务性工作转化的一个具体过程。档案管理信息化, 有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展, 更符合我国现代社会的发展需求, 也是档案管理工作的最终发展方向。

(二) 档案信息化建设也是我国现阶段工作的重要内容。《全国档案事业发展“十二五”规划》中一项重要任务就是:“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神, 加强以计算机网设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设;实施公共档案信息资源共享服务工程项目, 打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台, 为社会提供全方位的档案信息服务。

档案数字化工作的迅速发展, 使档案数字化的规模不断扩大, 档案数字化对象也不断丰富, 不仅仅局限在纸质档案方面, 已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、微缩胶片等各种不同种类载体档案的数字化。档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。

(三) 社会的发展促进和推动了档案管理业务的变革。随着档案信息化的逐步推进和发展, 以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境, 在归档、馆藏建设、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变。传统档案的载体形态开始向数字化形态过度, 档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。档案领域通过运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作, 如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等, 并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接, 大幅度提高档案工作的效率和质量。

(四) 档案信息化可进一步完善档案标准规范体系的建设。我国目前传统档案管理的标准规范相对健全, 但在数字环境中, 这些标准规范需要重新审视, 相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。文档管理软件的广泛运用是导致文书档案按“件”归档模式的直接推动力之一;文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现, 这都直接导致了档案累积、移交模式的变革创新;同时, 对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容, 有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善, 这是档案信息化工作的重点内容之一。这些都需要大量的标准规范来进行支撑。而“加强档案法律制度建设, 完善以《档案法》为核心、符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系。”也是《全国档案事业发展“十二五”规划》的首要任务。

(五) 档案信息化将为社会提供更多有效的资源和服务。国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。这是新时期给档案信息化提出的任务目标和工作方向。

信息技术对档案管理的作用是提高工作效率。档案管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作, 其中大部分都是基于经验的重复劳动, 但又是不可或缺的基本事务, 需要占据管理人员的大量时间。档案管理信息化可以极大地提高工作效率, 使管理人员从日常的琐碎的事务中解脱出来。实现信息共享。信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。

档案信息化又可促进信息资源利用最大化。传统的档案信息大都是以纸为载体的实物资源, 不仅不便携带, 更不利于传递。实现档案信息化以后, 各种信息资源不再以实物的形式出现, 而是以磁信号和数字信号的形式出现, 这就极大地便利了传输和使用。而且应用各种功能齐全的管理软件, 还可以对现有档案信息资源进行分析整理, 实现真正的资源共享, 为充分实现档案信息资源利用最大化提供可能。

三、档案管理信息化是档案管理的发展趋势

档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势, 也是对传统档案管理工作的有效改革。信息技术及信息产业的飞速发展为档案信息化带来难得的机会同时也提出了严峻挑战。档案信息化是现阶段档案管理工作发展的重要战略阶段, 实现国家信息工程的重要步骤, 其意义深远而任重道远。信息化管理在提高了工作效率的基础上, 促进了档案信息的交流和共享, 促进了我国档案管理工作的有效开展。因此, 档案管理信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。我们必须要不断完善档案管理技术, 把握机遇、开拓创新, 紧跟时代的步伐, 以积极的姿态、有效的措施高效开发利用档案信息资源, 为国家档案管理事业的稳步发展作出贡献。

参考文献

[1]黄昌瑛.电子档案信息安全保障策略研究[D].福建师范大学, 2007.

[2]刘俊玲.档案开放利用的信息安全保障研究[D].安徽大学, 2012.

[3]康旭冉.企业档案安全保障体系建设研究[D].河北大学, 2014.

教师档案信息化管理 第9篇

关键词：人事档案,传统档案,信息化,管理,改革

人事档案是对一个人的主要经历、身份、学历等重要信息进行相关记录的文件材料, 在个人的工作和学习中起着关键性的作用, 近年来随着社会各项管理信息化的实现, 使得传统的人事档案管理逐渐由传统的实体管理开始向信息化管理迈进, 本文主要讨论的就是人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理改革的主要问题。

一、传统人事档案管理的现状

传统的人事档案管理已经逐渐的不能满足当前信息化的要求, 关于传统人事档案管理的现状主要可以从以下几点进行分析。

1. 对档案比较轻视

在档案管理过程中忽视了档案的重要性, 出现了一些问题, 比如有些个人的档案在管理中出现了丢失现象, 导致个人在职称评审、保险福利方面无法顺利进行。同时档案由于私密性, 个人无法接触, 在档案的传递过程中可能会出现弄虚作假, 导致信息的不准确性, 部分单位对于员工的档案不做具体要求, 特别是在一些私企, 在员工入职时对于档案没有要求, 在个人方面也有丢弃档案的现象, 部分人员在步入社会以后, 觉得档案已经没有任何价值了, 就会将档案留在原单位, 久而久之, 档案就逐渐的被丢弃了。

2. 档案管理需要专门的场所

传统的实体档案需要有一个专门的场所进行管理, 而且随着时间的推移, 人事档案的数量在增加, 这就意味档案管理场所也需要增加, 这在一定程度上占据了较多的空间资源。

3. 档案的寻找比较麻烦

档案在整理之后会按照一定的次序进行整理, 但是在寻找具体的某个人档案时, 需要花费较多的时间, 而且这种寻找不具有便捷性和规律性, 在一定程度上增加了档案管理的难度。

4. 档案管理过程中失误较多

传统的纸质档案在进行整理的时候, 由于涉及到政治面貌、教育背景以及工作表现等不同的材料而且人员众多, 在整理过程中, 如果出现错误而又没有及时的发现, 可能就会造成较大的失误, 使得某些人档案中缺少部分材料。

二、人事档案信息化管理的必要性

档案作为一个人成长过程中主要经历的文字记载, 也是国家统计相关信息的一个重要来源, 随着时代的发展, 信息化的发展已经成为一种趋势, 这也是为了适应时代的发展, 传统的人事档案管理已经不能适应当前社会的需要, 同时随着计算机信息网络的充分利用, 这为人事档案信息化的实现提供了一个有利条件, 信息化的档案管理实现了全国联网, 在何时何地, 有档案管理资质的企事业单位都可以调取个人档案进行查看, 避免了传统的档案的流动性, 这也是人事档案在发展过程中自身的需要, 同时国家大力推进改革事业, 各行各业都在不断地改革, 人事档案方面的改革也属于社会大改革下的一个组成部分。通过人事档案的信息化, 可以使档案管理工作的开展更简单明了, 避免了人为因素对档案造成的干扰作用, 从一定意义上来说保证了档案的真实可靠, 强大的数据库系统节约了传统的档案管理所需的空间资源, 这种信息化档案可以使不同的机关单位实现资源共享, 避免了传统的复杂手续办理。

三、人事档案信息化管理改革过程中可能出现的问题

任何一项改革都存在着一定的风险, 如何将这种风险降低到最小, 这就需要我们对改革过程中可能出现的问题都要有一个明确的认识。在人事档案信息化管理改革过程中可能出现的问题可以从以下几个方面去考虑:

1. 信息化系统的不完善

人事档案信息属于国家的一项重要数据资源, 而且具有一定的私密性, 所以在建立人事档案信息化系统的时候必须要足够完善, 近年来由于网络信息系统安全引发了较多的信息泄露事件, 个人信息的泄露可能会影响到正常的生活和工作。比如:在2014年发生的火车票订票系统遭遇到系统安全问题引发的用户信息泄露。所以在建立人事档案信息化系统的时候需要确保系统的安全性, 一旦系统遭到破坏, 可能就会使得整个档案信息发生泄露, 给国家和个人都会带来一些不必要的麻烦, 所以信息化系统的不完善成为人事档案信息化管理改革过程中可能出现的一个问题。

2. 法律法规的不健全

人事档案信息化系统如果要安全的运行下去, 目前的法律法规还是不够健全的, 因为信息化时代下的档案管理与传统意义下的档案管理存在着不同, 而当前的法律法规几乎都是针对传统意义上的人事档案管理工作, 对于信息化条件下的档案管理法律法规还需要进一步加强建设。

3. 管理人员的观念改变

由于档案管理人员长期受到传统的管理制度影响, 对于信息化的档案管理可能在观念上一时还不能接受, 特别是一些年纪较大的档案管理人员, 他们习惯了传统的那种管理方式, 信息化档案管理对于他们而言可能还存在着一定的难度。

四、人事档案信息化管理的相关建议

针对以上出现的问题, 在这里提出几条建设性的意见, 以供参考。

1. 提高信息化管理系统的安全性

档案管理的信息化是建立在互联网的基础上, 在互联网下的系统可能会遭受黑客、病毒的攻击, 所以一定要加强系统的安全性, 进一步完善信息管理系统, 并采用防火墙技术实现对档案信息化管理系统的维护。

2. 建立信息化条件下档案管理的专门法规

档案管理在具体的实施过程中, 需要通过专门的法规规范去保护档案管理信息化系统, 并对档案管理人员的行为进行限制约束, 以防由于某种原因出现的档案被修改事件的发生。

3. 建立一支专业的档案管理人员

在信息化档案管理过程中对于管理人员有了更高的要求, 这种要求涉及到管理水平、文化素质以及工作态度等等。所以我们需要建立一支专业性的信息化档案管理人员, 通过他们实现档案信息化的长远发展。

五、结束语

传统的人事档案管理已经不能满足当前社会的需要, 向信息化管理的改革已经成为了一种必然, 在改革中出现问题是难免的, 但是我们一定要及时有效的去解决, 这样才能保证改革的不断进步。

参考文献

[1]张同芹.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].科技致富向导, 2013, (30) :203.

[2]韩淑华, 王建猛, 刘丽梅, 岳丽君.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].河北科技师范学院学报 (社会科学版) , 2013, (3) :12-16.

教师档案信息化管理 第10篇

关键词：档案管理,信息化,必然性,措施

0 引言

档案是各单位必不可少的信息资源,在人类社会发展史上,档案起着查考利用、科学研究和历史凭证的作用。因此,做好档案管理工作就显得尤为重要。随着时代的发展,传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络信息化的发展,档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。

1 档案管理信息化的含义

档案工作反映的是一个单位的历史面貌,档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命,档案管理信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化,经系统加工和网络传输后,实现档案信息资源的合理配置和有效利用,最终实现档案信息资源共享。

2 档案管理信息化发展的必然性

2.1 档案管理信息化具有软硬件基础

当前,我国各单位档案管理部门基本上都配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪,数码相机等,管理人员也达到了人手一台计算机的配置,这样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础,此外软件建设方面,各单位几乎都配有档案管理软件,为档案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基础上,档案管理向信息化发展就有了充足的、完善的条件。

2.2 完善的法律法规,规范的管理机制,统一的管理标准是档案管理信息化的保证

标准规范化也是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等,它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准,档案数据库中的信息资源就无法建立:如果各单位档案部门不按统一的标准去做,各搞一套,自成体系,那么档案信息网络就无法畅通,资源共享也就难以实现。

2.3 档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求

首先,档案部门正在或者即将面临档案的自然老化和人为损害的难题,档案信息资源的数字化可以保护档案原件,延长档案原件保管寿命,降低档案原件丢失或损坏的风险,受到损伤的档案原件,可通过数字化过程恢复丢失的信息,其数字拷贝也有补偿原件的作用,还可以解决因纸张老化、脆裂等原因造成的查询利用不便的问题。

其次,档案信息资源数字化可以优化馆藏,进一步改变馆藏档案结构,节省存储空间,馆藏档案信息量得以不断增长。随着各单位档案的不断增加,沉重的库房压力使传统的档案管理模式亟需变革,这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统,特别是光盘存储系统,可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量,而且能提高档案工作效率。档案管理也应适应这一趋势,选用规范化、通用化及稳定性和安全性有保证的档案管理系统。以实现档案信息的传输、交换和资源共享。

3 推动档案管理信息化的措施

3.1 增强档案管理人员素质建设和能力建设

这里的素质建设是思想素质和心理素质,档案管理人员要有高度的责任感,严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。以贡献求支持,以效率求发展,努力在默默无闻的平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。能力建设是指档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识,以确保管理活动记录的完整性与信息的安全性。所以,档案管理人员应立足本职工作,强化自我学习意识,积极参与信息化教育培训,不断更新专业知识,提高自身的业务素质和工作水平。档案部门也要积极加强各项业务培训。还可创造条件邀请档案学专家学者来本地讲解新的或重点档案业务知识。安排专职档案干部定期或不定期上门进行业务指导,在具体的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分类指导,同时接受档案员的业务咨询。积极组织与其他单位的档案员相互交流工作方法和经验,取长补短,共同提高。

3.2 配备统一、专业的软硬件设备

各单位各部门各自为政,信息化手段、设备不统一,造成了很多数据不兼容,给档案管理信息化过程设置了障碍,所以,我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统,利用这些设备可实现字符识别,自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载,计算机辅助立卷,档案自动标引,以及文档一体化管理等。因此,只有实现统一型号,统一规格的计算机软硬件设备,才能为档案管理信息化的实现提供保障。

3.3 进一步规范管理机制,统一管理标准

在各大档案管理机构中,各种档案信息资源都存在着一致的逻辑关系,其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间相互依存的逻辑关系,从而共同组成计算机档案管理网络化的依据,其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性,因此,规范的管理机制和统一的管理标准就成为必不可少的要求。这样档案信息化管理为利用服务提供了方便。否则,如果各单位档案部门没有规范的制度,不按统一的标准去处理,各搞一套,自成体系,那么档案信息网络就无法畅通,资源共享也难以实现。

参考文献

[1]于雅萍.浅析新形势如何做好档案管理工作.Intelligence,2011(19).

[2]杨剑,梁娟.刍议高校档案信息化建设中的问题与对策.科技档案,2009(04).

财务档案信息化管理 第11篇

传统的财务档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财务部门在经济活动中直接形成的并按统一规律保存起来的备查的会计凭证、会计帐簿、会计报表等财务核算材料。

财务信息化档案是指以磁性介质形式储存的财务核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它容纳电子凭证、电子帐簿、电子报表、其他电子核算材料等。

2.财务档案信息化的特点

随着财务信息化的进程，财务人员日常工作大多在计算机上完成，使财务信息化档案管理的特点日益明显：载体多元化，利用效率高，信息量大等，同时也有易受电脑病毒的侵害等不足之处，但财务管理信息化是一种必然的趋势。

A.财务档案的信息化

作为各种工程建设项目管理的重要内容，财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中，并达到节约建设投资的目的。财务管理需要进一步提高管理的科学化、精细化水平。随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，财务档案信息化管理是当务之急。

B.财务档案信息化的特点

一方面可以将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。例如：电子财务档案易于修正、复制和重置，便于、提交和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中。另外是随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，可以方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。极大地提高了工作效率和工作质量。

3.财务档案管理信息化的主要内容

A.搞好数据的挖掘和整理，建立数据库，及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案就是财务档案的数据采集基地，是数据存储、处理、查询和管理的数字化信息服务作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立财务档案数据库，并依据财务档案的内容分类建立若干个主要数据库，如标准制度、原始凭证、会计账簿、工作资料等等，数据库一经建立．应立即着手数据的录入，将本单位的财务资料存储于数据库。

电子财务档案是指存储于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料，它具有无可比拟的优越性，能够很好地适应财务档案的发展需求。与传统的财务档案相比，电子财务档案有许多优点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印成纸质材料；电子财务档案便于计算、分析、快捷获得所需信息。

B.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用，财务档案管理信息化的实现将为财务档案信息的充分利用提供广阔空间，建立完善的财务档案信息网络，一方面将上级的文件、本级各单位的棚关文件直接录入或转换录入档案数据库，减少档案人员的重复采入工作，保证档案信息的完整性；另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之，财务档案在线管理和使用功能，可实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。

C.搞好财务档案管理辅助决策系统建设

科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和使用。由于信息量大，仅凭有关人员的经验来处理总是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。

4.财务档案的科学管理

A.规范财务管理

财务管理的规范方面，首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质有待提高。一些单位尤其是机构较小的单位没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序需协调。某些项目在管理中欠缺注重自身规范性，会给项目违规使用资金提供方便之门，也对财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便，直接影响账目的可靠性和有效性，为日后的信息化处理埋下巨大隐患，所以需严格规范管理。

B.加强财务信息化管理的实效

电子化逐步取代纸质化的过程中，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化，信息化程度还有待提高。

C.财务档案的信息化管理

首先，部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求领导团队本着对国家、对集体以及对个人负责的态度，重视单位财务管理工作，严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容，确保财务信息的可靠性。另外，培养财务管理人员的信息化素质，提高财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在财务管理过程中，自身要有信息分辨和处理的素质，需要专业而持续的学习和培训，才能在财务管理信息化的应用中发挥实效。

D.信息网络建设安全

数据是财务档案管理信息化的重点。财务档案信息化下，大量数据资料存储于计算机网络中，定期对财务数据进行硬盘与磁盘的双重备份，仍存在一定的隐患，需从制度源头进行规范与约束。要完善内部控制制度，降低人员因素对会计档案安全性的不利影响。其次，建立符合信息化管理要求的财务档案保管制度。财务档案的保管内容，不仅包括传统的纸质会计档案，还包括各类电子文件的归档，完善制度确保会计档案的全面与完整。电子文件归档时，要注意归档文件的防写保护，磁质载体的包装，以及后续的抽样检查与定期维护工作。特别是对磁性载体上保存的文件进行数据拷贝时，未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。财务档案，要遵守国家或部门的有关保密规定，无论是纸质会计档案还是电子文件都要有稳妥的保密措施。

5.结束语

财务档案信息化管理，代表着未来财务管理规范化、现代化的发展方向，因此必须做好财务档案信息化管理这项工作，才能充分发挥新型财务档案管理的强大功能，更好地全面推进财务档案信息化工作。

浅析档案管理与档案信息管理 第12篇

档案管理的规范与否, 可以说是一个单位管理水平的好坏的衡量标准, 档案管理工作是记忆单位经营业绩或是发展过程中的重要信息, 通过对记录信息的研究分析, 可以掌握单位发展过程中的优势和存在的问题, 在科学合理的分析基础之上, 通过不断的改进制定更加适合单位发展的档案管理方式, 尤其是在新时期经济全面发展的过程中, 只有去顺应社会发展的变化, 更新档案管理观念, 不断的进行改革创新, 才能更加高效、全面、真实的提高档案管理工作, 提升单位整体管理水平。

1. 坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

1.1 立足于法, 搞好建章立制工作

档案管理工作要坚持依法治档。档案管理要发展, 就要建立健全档案管理制度, 强化制度管理, 才能真正发展档案管理工作的作用。《中华人民共和国档案法》的出台, 是规范档案管理工作的重要措施, 将档案的搜集、整理进行规定, 这是经过二十多年的发展应运而生的, 为档案管理的良性发展奠定基础。当然新时期的经济发展形势之下, 对于档案管理工作有了更为严格的要求, 由于每一个地区的发展水平不同, 地区要根据自身的特点建立一套地方特色的立法, 各个部门要建立档案管理规章制度, 使档案管理做到有法可依、灵活有效。

1.2 档案管理的根本目的在于档案利用

要加强档案的开发利用, 实现信息资源的共享。档案的利用的高效准确的基础一定需要做好档案的基础管理。因此, 档案人员要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫, 同时, 做好档案的编目、检索、编研工作, 健全档案文件的资料, 为检索工具提供完整的信息。此外, 在做好信息完善的基础上, 强化档案保管工作, 随时为需要者及时提供需要的信息。对于一些重要的档案, 要要备有微缩或复制件。同时加强档案库房设施建设, 减少外界条件对档案造成的损害。档案管理工作是在做好基础工作的基础上适应社会发展变化进行新途径的改革, 改革意在提高档案管理的水平, 将传统的方式方法不能适应社会的部分摒弃, 充分发挥档案管理的作用。全面做好档案管理工作, 不仅提高单位的管理水平, 还能为社会的进步和经济的发展做些贡献。

2. 档案管理档案信息管理

2.1 管理对象

不是所有的文件都要进行档案管理, 下面几个情况就不能成为档案管理资源:第一, 一些不值得保存的档案, 统一起来没有形成资源;第二, 一份或是多份信息或是馆藏信息同样不能作为档案管理资源;第三, 对于一些没有组织、没有顺序的档案;档案信息包括内延和外延信息内容, 以及和其相关的设备、人员、资金等, 由此可以看出, 档案信息资源的概念要更加综合化, 比起档案的概念来说。因此, 档案资源管理要从长远的眼光和角度去看, 重视所包含信息的揭示与开发, 并且要打破传统的管理模式, 走出单一档案管理部门各自为政的局面。

2.2 管理手段

档案管理的手段呈现着多元化、集成化的发展特点, 管理手段有行政手段、经济手段、法律手段、教育手段、技术手段等。运用信息技术进行档案管理, 并且取得很好的效果, 主要由于:

首先, 由信息技术自身的特点决定。信息技术是先导科学技术中新兴的技术领域, 是高技术中的先导技术。它的发展与信息要素的作用在人类社会中日益突现是分不开的。为了开发信息资源, 人们利用科学技术广泛地采集分析、处理、利用来自自然界及社会的信息, 并积累形成了信息技术。信息技术也就是指运用信息科学的原理和方法研究信息的产生、获取、变换、传输、存储、处理和利用的工程技术, 又称信息工程。闭其中主要包括微电子技术、计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等。这些技术使得人们在处理信息时得心应手, 再加上信息又与人们的生产活动、经济社会生活密不可分, 因而信息技术具有极为广泛的适应性和极强的渗透性。它广泛地应用于生产制造、产品设计、办公业务、家庭生活、教育、科研、金融、气象、军事、大众传播等领域。作为与信息要素有直接联系的档案信息资源管理更会受到信息技术的深刻影响和渗透。

其次, 由档案信息资源管理的内在要求决定。档案管理是可操控性。档案信息是可以加工和利用的, 这也是档案信息资源管理的特征。由于档案信息资源是记录人类生产活动而产生的, 人类也可以利用或是加工它。随着信息化社会的到来, 科学技术在日新月异的发展, 各行业的发展都在借助科技的顺风船进行改革创新, 档案管理也不列外。正因此档案信息资源管理利用信息技术的手段进行加工利用, 才能将大量的、有利用价值的信息动态的为人所用, 丰富了人类资源的财富。建立档案资源信息管理就是为了实现档案信息资源的共享, 对所有的资源信息进行整体、统一、管理, 最大程度的提高信息的利用管理, 因此, 档案信息资源管理改革要围绕这一目标进行。实现这一管理目标就要应用大量的计算机技术、多媒体技术、互联网技术, 新型技术是实现档案资源信息管理的有效途径, 能使信息检索更加的高效, 而且信息的储存量大。档案信息资源管理需要利用信息技术, 再加上信息技术的适应性和渗透性使得档案信息资源管理与现代信息技术紧密地结合在一起。这将会使档案事业发生根本性的转变, 越来越处于无法替代的地位。这是传统档案管理单一化、手工为主的管理手段无法做到的。

3. 结语

档案管理广泛的应用于各种领域, 新时期的发展下, 对于档案信息管理提出了更高的要求, 要顺应社会的发展变化和时代的需求, 应用先进的科学技术, 解决档案管理工作中存在的不足, 提升管理质量和水平。作为领导者或是档案参与人员, 要努力的完善档案管理水平, 不断不断的研究学习进行改革创新, 才能不断促进行业的不断提升。

摘要：档案管理作为企业或单位管理环节中的重要部分, 对于单位未来的发展有着重要影响, 因此, 本文从档案管理工作的必由之路进行分析, 并就如何做好档案管理进行分析。

关键词：档案管理,必要工作,管理内容

参考文献

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[2]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊.2009 (05) .