档案馆信息化范文

档案馆信息化范文（精选12篇）

档案馆信息化 第1篇

一、城建档案信息化建设的现状

1. 管理理念上处于封闭、半封闭状态。

工作重心还停留在档案接收、立卷、存储和查阅几个环节。重档案实体收集管理、轻档案信息开发利用, 与时代发展要求相差甚远。

2. 信息源结构失调。

城建档案资料收集不全, 馆藏档案资源结构不合理。其表现在只重视新建建设工程档案资料收集, 而忽略了相关建设信息的收集。

3. 开发利用方式落后。

普遍采用“坐等上门”利用方式, 即使采用上网查询方式, 但由于可供查询信息量少, 满足不了社会需求。

4. 信息开发人员短缺。

城建档案从业人员科技素质偏低, 却掌握一定计算机技术, 同时又具备一定档案专业知识的人才少, 造成设备闲置现象严重, 制约了城建档案信息资源的开发利用。

5. 建设任务量大, 建设时间长。人工将馆藏繁多纸质档案、音像及照片转换成电子文件需要较长时间。

6. 城建档案信息化建设需要的管理系统软件不够完善, 系统维护, 特别是系统运行中的管理、完善、升级的技术能力还很缺乏。

二、城建档案电子化的必然性

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录, 珍藏着丰富的信息资源, 涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。作为城建档案的存储介质, 目前主要的载体是纸质档案和声像档案, 其存储空间大、维护成本高、查阅不便, 难以适应数字化时代飞速发展。随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展, 产生了越来越多的电子文件, 许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中, 通过管理内容数字化, 新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化, 为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品, 使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

面对数字化环境的挑战, 城建档案信息管理发生了质的跨越。传统城建档案信息管理是对档案文本信息管理, 主要包括手工编制的目录、索引、档案文摘、综述、汇编等二次文献。即便运用计算机技术, 在单机管理中, 所管理的仍然是目录级的二次信息, 只能起到档案检索工具的作用。其目的就是以藏为主, 藏用并重。而数字环境下的城建档案信息呈多元化格局, 既有传统文本信息也有大量多媒体信息, 信息管理形式也呈现多元化。目的是为了最大限度地开发和利用城建档案信息资源, 其管理理念和手段已经转移到一切以利用为主, 以用户为中心的模式上来, 管理范围明显扩大, 深度明显增加。传统城建档案信息管理模式已经无法满足数字环境下信息管理的要求, 直接影响到网络功能的利用功效, 必将被现代化管理模式所取代。

三、建设数字化城建档案馆的思路

建设数字化档案馆是城建档案馆发展的方向。国家档案局为在档案工作中贯彻落实党的十八大精神, 提出与全面建成小康社会相适应的档案工作目标。可概括为“两个翻一番”和“一个翻两番”。其中“一个翻两番”, 即:到2020年, 纸质档案数字化数量比2010年翻两番, 电子档案接收工作全面开展, 数字档案馆建设取得实质性进展。

1. 标准规范建设

(1) 明确统一城建档案管理软件功能和信息化基本要求标准是信息化发展的必然产物, 数字城建档案馆的建设, 也需要多项专业标准。因此, 规范档案管理软件的开发研制和使用, 提高计算机档案管理的标准化水平, 确保档案数据的安全和有效利用, 进一步开发城建档案信息奠定基础, 有必要在城建档案管理软件的总体设计就档案管理软件的研制开发和使用原则, 软件的总体构架提出规范要求。

(2) 制定电子档案归档与管理规定, 促进电子文件归档。为进一步促进城建档案由纸质档案向电子档案发展, 加强电子档案管理, 目前应围绕电子文件归档和电子档案管理, 积极吸收、采纳、转化有关电子文件归档和电子档案管理的各类标准和规定, 并制定城建档案电子化报送指导意见, 以指导和引导归档工作。

2. 加强重点业务建设

(1) 加强信息化基础业务建设

城建档案工作主管部门必须加强城建档案信息化工作的领导和指导, 监督有关城建档案信息化基础工作标准和规范的全面应用和贯彻落实, 如《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》等。城建档案馆应强化基础工作, 使之符合信息化建设的要求, 确保城建档案信息化工作建立在一个统一、扎实基础平台之上。

(2) 强化电子档案接收工作

城建档案馆应将电子档案接收工作作为现阶段工作重点, 加强对电子档案的形成、积累和移交的指导与监督, 逐步改变纸质档案占馆藏绝大部分的现状, 使电子档案在年度档案接收中的比重逐年增加, 促进城建档案信息化工作的全面开展。

(3) 结合实际开展馆藏档案数字化工作

馆藏档案数字化是将传统纸质文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化信息数据, 写入光盘, 保存在镜像服务器大容量硬盘中, 实现网上存取。通过对档案原件扫描, 并与电子目录链接, 可实现档案数据的直接查阅、利用, 既有效地避免了重复利用, 保护了纸质档案, 又实现了档案信息化管理的根本目标——档案数据共享。为此, 在馆藏档案数字化工作中, 应结合实际, 将馆藏全部档案数字化, 重点选择某类档案信息数字化、将珍贵档案数字化, 积极稳妥地开展数字化建设。

3. 数字城建档案馆的安全问题

(1) 采用高安全性能的操作系统和数据库系统, 即按国标《计算机信息安全保护等级划分准则》 (GB17859-1999) , 采用高安全性能的操作系统和数据库系统。

(2) 综合使用多种网络安全技术与产品, 实现网络的安全保护。

(3) 采用信息加密技术与身份认证技术。

(4) 采用最新防病毒产品, 建立病毒检测制度。

(5) 加强各应用系统安全管理, 确保系统稳定、安全运行及高效服务。加强对用户的管理, 同时控制上网信息范围。

(6) 加强计算机网络设备、设施的安全保护。

4. 加快档案数字化人才培养

数字化城建档案馆需要一批既有计算机知识又熟悉档案业务的复合型人才, 而档案部门难以吸收到这样的人才, 因此要建立一套系统进修培训机制, 将档案信息化建设相关计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识和现代管理技术知识等列入指导性教学计划, 对档案业务人员加强应用新技术、新设备和新方法的培训, 提高从业务人员掌握和运用现代化技术技能, 以适应网络技术、通信技术日新月异的变化。

四、结语

档案馆信息化研究综述论文 第2篇

摘要：档案馆信息化是档案信息化的重要内容，在一定程度上决定着档案信息化的成败。对档案馆信息化的概念、内容、与数字档案馆的关系、存在问题及档案馆信息化建设的基本思路进行了阐述。

关键词：档案;档案馆;信息化;档案馆信息化

档案馆信息化是档案信息化的重要内容和关键环节，但我国档案界对档案馆信息化的研究却相对落后。在知网中以篇名为检索项，以“档案信息化”为检索词从1995年至3月共检得2 738篇文献，其中报纸275篇、期刊1 591篇、会议论文74篇、硕士论文10篇、其他文献788篇;而以“档案馆信息化”为检索词从至203月只检得71篇文献，其中报纸7篇、期刊55篇、会议论文5篇、其他文献4篇。

一、档案馆信息化的概念

首次提出“档案馆信息化”的是郑向阳。他的定义是：“城建档案馆信息化是指城建档案馆利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，进而提高城建档案工作的社会效益和经济效益的过程”[1]。

黄禹康在《中国房地产》发表的《关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考》一文中对“档案信息化”给出了与郑向阳几乎相同的定义。其后袁国霞、杜宇静、陈玉珍、王宏霞、鞠伟芳五位作者分别在其论文中采用了郑向阳的概念。石若明在其博士论文《基于GIS的城建档案管理信息系统集成研究》中采用了这一概念，邵力在其硕士论文《数字城建档案馆研究》中同样采用了这个概念。

20童亚芬在《宁波大学学报》上发表了《档案馆信息化内涵探析》，文中第一次对档案馆信息化进行了定义。“档案馆信息化是指档案馆在管理、服务等活动中，运用现代信息处理技术、网络技术以及自动控制技术等手段，对档案馆进行全方位、多角度、高效和安全的改造，以实现通过信息资源的深度开发和信息技术的有效利用来提高档案馆的管理效率和服务水平，进而提高档案馆的竞争力的过程”[2]。

此外，还有人认为：“所谓档案馆信息化，就是应用信息技术，使档案馆自动化水平不断提高，逐步使其服务内容、服务方式和服务手段逐步向适应信息社会的现代化档案馆的转化”[3]。与这种观点近似的有程艳华、惠学峰、宋倩秋、唐丹等人的观点。

归纳起来，可以将档案馆信息化定义为：“是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务”[4]。

二、档案馆信息化的内容

关于档案馆信息化的内容，已有文献中专门进行论述的很少，其中比较有代表性的有：“档案馆信息化具有以下特征:一是依赖于高度社会信息化的基础;二是广泛采用现代信息技术;三是档案馆业务的自动化管理;四是档案信息服务网络化;五是档案信息资源的数字化和电子化”[3]。

“档案馆信息化建设的内容主要有五:其一是，夯实档案馆自动化管理的基础，应用计算机处理档案馆的基本业务，实现档案馆业务自动化管理;其二是，强化档案馆信息资源建设，大力开展新型载体档案的收集和利用，尤其要积极建设与地方社会和经济相关的各类档案信息资源库，重点考虑地方档案数据库、特色馆藏资源数据库以及当前社会与经济建设急需的档案资源数据库的建设;其三是，根据现有的网络基础条件和设施，建设以省级档案馆为网络中心、市级档案馆为关键结点、县级档案馆为基础的档案馆网络;其四是，应以用户需求为牵引，结合本馆实际建立和加入各类档案信息服务系统或网络，真正为用户提供更多的服务;其五是，在信息化建设的基础上，考虑数字档案馆建设的总体规划，深入研究和开发数字档案馆相关技术，积极开展数字档案馆的建设”[3]。

归纳起来档案馆信息化的内容可以概括为：管理自动化、利用网络化、资源数字化。这与档案馆的基本职能是相一致的，不同的只是将信息技术融合到全部工作之中。

三、档案馆信息化与数字档案馆的关系

在档案馆信息化研究中，不能不提及数字档案馆。那么二者是什么关系呢?

一种观点认为：“从单个档案馆概念主体上说是一种实体档案馆,数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化”[5]。该解释以单个档案馆为概念主体，认为数字档案馆是随着档案馆信息化程度的提高而产生的一种新型档案馆，数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。

另一种观点认为“数字档案馆是个跨越空间的档案信息资源的集成，主体是基于网络的共享数据库系统”[6]。它突破了馆与馆之间的物理界限，将分散在小同物理位置、小同载体上的信息连接起来，向用户提供方便快捷的在线信息服务。

还有一种观点认为：“所谓的数字档案馆不是一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的档案馆群体。”[7]数字档案馆中的信息不仅仅是档案，还应包括未归档的各类电子文件和图书、资料，甚至是采集于实物的信息，可以说是上述综合性的数字信息的完整集合。数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分。数字档案馆不是仅仅为档案管理服务，而是面向全社会提供服务。

归纳上述观点，数字档案馆是各级档案馆信息化建设成果的集中体现，是信息时代档案馆为适应国家和社会各项事业发展需要的`必然要求建设数字档案馆，能够从根本上提高档案馆的工作效率和信息化管理水平，能够保证数字档案信息的长久存储和安全保管，能够促进各级国家档案馆公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的广泛共享。

四、档案馆信息化存在的问题

当前档案馆信息化建设尚存在一些问题：“一是档案馆管理制度缺乏变迁，从根木上制约了档案馆信息化建设的进程。二是档案馆建设上的缺陷，是制约档案馆信息化建设的基础瓶颈。三是档案馆软件功能设置存在缺陷，软件系统缺乏规范化测评和鉴定，束缚了档案馆数字化的进程。四是人才缺乏制约了档案馆信息化建设的进程，也影响了档案馆文化品质的建设”[8]。同时“信息化基础设施建设落后;缺乏整体规划和明确目标;观念和科学素质有待提高”[9]。也是档案馆信息化存在的主要问题。而“自身技术和信息化基础设施落后;各档案馆仍未走出封闭状态;档案介质仍囿于传统形式;资源共享观念淡薄”[10]。则是目前影响档案馆信息化建设的主要因素。归纳起来，档案馆信息化存在的主要问题是：观念、传统、技术、资金、人才、标准与规范六个方面的问题。

五、档案馆信息化的基本思路

针对存在的问题，研究者提出了许多好的设想与建设。主要有：

1.深化思想认识，增强信息化建设的紧迫感。档案的信息化建设，是以现代计算机与网络通讯技术为支撑的现代化管理工作，做好这项工作必须要解放思想、深化认识、更新观念，这是信息化建设中首先必须解决的问题，也是档案馆信息化建设的趋势。

2.明确指导思想，制定总体规划。信息化作为时代进步的推动力，早已突破了计算机科学和技术的范畴。它不仅仅是一个技术问题，而是与档案馆工作的发展规划、业务流程、管理制度等密不可分。

3.加快人才培养，注重管理创新和思想创新。档案馆信息化建设是充分利用现代化信息技术的过程，而技术总是在不断地变化、升级和更新，总是需要有人来不断维护。要应对这种变化，档案馆必须拥有自己的技术和管理人才。

4.整合档案信息资源，促进信息化成果应用。档案馆信息化建设的核心在于建立档案信息共享的平台，借助于现代信息技术，把档案信息的开发利用提高到一个更高的水平。

5.档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，它与办公、生产技术系统的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加讲求统一技术语言和标准化、规范化。

6.加强基础设施建设，搭建收集存储和传输平台。综合档案馆要加快计算机存储系统以及互联网技术的应用速度。

7.坚持实用性与先进性相结合。作为档案管理部门应十分注重信息系统建设的实用性与先进性的平衡，无论是在硬件配置还是软件开发上都要本着务实的原则，强调实用为主，适度超前，保持系统的连续性。

8.加强监督管理、确保档案信息的安全。档案计算机网络的安全管理要以顶防为主，把确保档案信息的安全作为一项重要内容。

档案馆信息化建设是一项复杂的系统工程，需要在长期的工作实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划、量力向行、循序渐进、实用有效、安全保密的原则，用信息化建设思想统揽全局，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1]郑向阳.我国城建档案馆信息化建设现状及发展策略[J].城建档案,,(4).

[2]童亚芬.档案馆信息化内涵探析[J].宁波大学学报：教育科学版,,(2).

[3]泊客,沧海一粟,jiage,成长中的小树,春风秋水.社会信息化,我们档案人能做些什么?[J].档案管理,,(3).

[4]王长艳,田巧玲.档案馆信息化建设的思考[J].兰台世界,,(8).

[5]冯毓瑛.数字档案馆专题研讨会综述[J].档案学通讯,,(4).

[6]仇雁.数字档案馆信息化技术处理的策略分析[J].城建档案,,(7).

[7]邱晓威.数字档案馆及其建设模式[J].中国档案,,(10)

[8]许兆来.档案馆信息化建设存在的问题与对策[J].档案与建设,2002,(11).

[9]赵贵章.县级综合档案馆信息化建设存在的问题及对策[J].兰台内外,,(1).

档案馆信息化 第3篇

关键词：数字档案馆 学校档案信息化 重要性 问题 对策

数字档案馆是伴随着互联网的发展而必然产生的一种事物，它与传统档案馆相比优势是显而易见的，它使得信息储存空间大大缩小且不会损坏、信息检索更加方便，达到了信息远程传递、信息共享的目的，因此学校都在积极建设着数字档案馆。数字档案馆是指随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的利用网络远程获取电子档案文件的信息集散地，是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存贮，并以用户界面提供档案信息。

一、 数字档案馆在学校档案信息化建设中的重要性

随着信息时代的到来，现代科学技术在学校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建设，成为档案工作发展的必然趋势。

学校档案信息化与数字档案馆是档案管理更另规范和标准的要求。学校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

学校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与学校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

二、 数字档案馆在学校档案信息化建设中存在的问题

数字档案管理系统的建成，使档案整理、审核、编目、分数等业务环节从传统手工方式向依托计算机管理信息系统的网络化转变，给档案工作人员和档案使用者带来了极大的便利。但是，再好的系统使用中也会出现各种问题。

第一、 学校档案管理观念问题

学校档案管理在部分学校中得不到重视，由于管理者档案意识淡薄，造成档案工作松散和档案流失严重，各种基础材料残缺，统计数据失闪等种种弊端。在实行基层部门文件材料立卷归档过程中，有的部门领导将部门立卷视为额外负担，各部门往往因为归档立卷不及时而造成材料积压，有些文件因保管不善已经残缺不全；一些兼职档案员收集的档案玉石不分，有有有的材料残缺不全，有正件缺附件，有批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，也有个别学校的档案接连几年没有收集整理，更别說按照《档案法》的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了储藏室，致使学校的档案工作发展缓慢，不能很好地适应学校建设的发展。通过数字档案馆的建设，一方面可提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为学校档案管理的自觉行为，从而提高学校档案管理质量。

第二、 技术层面的问题

学校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据为不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。通过网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。标准的制定在数字档案馆的建设过程中到头重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。学校数据档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

第三、 缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才

信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受学校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。

第四、 缺少工作标准、工作制度和工作规范

档案材料的标准化、制度化和规范化是教学档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对教学档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前学校的教务工作更多受制于购买的教学管理软件，加上很多学校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性 化修改之后软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算软件及其有关设备硬件差异，这些不足和差异都影响着电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

三、 完善学校数字档案建设的对策

根据《国家中长期教育改革和发展纲要》的要求，完善学校数字档案馆建设是教育信息化建设的重要组成部分，是信息时代教育发展的必然选择，也是学校可持续发展的基础。因此，高校要把数字档案馆的建设作为学校基本建设的一件大事切实抓紧抓好。

第一、 加强基础设施建设，整合信息资源

基础设施建设是进行数字档案馆建设的前提条件。目前学校应根据数字档案馆的功能需求，基础设施主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、存储设备、数字化设备、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时代发展需要的综合管理系统平台和网络构架。对于网络信息平台应直接采用国际和国家标准。数字档案馆建设涉及到学校的各个部门，可在充分发挥档案馆信息采集框架和信息点全面、系统优势的基础上，按资源建设的需求进一步丰富和完备档案信息。整合学校内各部门的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定哪些信息具有归档价值，这些数据包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等各种数据。在管理上，应采用档案实体与信息分离的管理理念，为传统的各门类的档案实体提供更为广阔、深入的信息源，形成以档案实体为主，延伸到各类信息资源库的信息网络。实体有关的信息的采集在以往的系统中有很大的难度，但将数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设时则可成为可能。

同时，要建立规范的业务流程，有效实现文档一体化、馆藏一体化的规范化运作。如档案数字化操作规程，电子文件归档与管理规范等。统一网络配置标准，统一平台，采用高质量软件系统，如电子档案管理技术标准、档案资料数字化标准等。建立面向各归档部门的网上预立卷和远程归档工作平台，归档部门的文件材料预立卷工作、归档工作和档案馆管理人员对归档材料的审核工作能在网上进行，档案馆管理人员与基层兼职档案馆员通过网络进行对话，运用网络来完成档案的归档和审卷工作。

第二、 完善信息安全管理体制

数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等，应包括权限管理，用户认证，信息加密，數据备份恢复等功能。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵

御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。因此，在确保系统网络环境中单个设备稳定、可靠运行的前提下，需要考虑软硬件系统整体的容错能力、安全性及稳定性，使系统出现的问题和故障能做到迅速修复。还需要对系统关键应用和主干设备考虑有适当的冗余；对数据库中的重要数据提供可靠的备份能力和有效的恢复手段。实行严格的权限管理和操作规程，以保证系统有较高的安全性与可靠性。

第三、 构建信息化的人才队伍

高校档案部门信息建设，关键的因素是人才队伍建设。网络化的实现和档案信息化管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥应有的作用。数字档案馆建设是一项高科技项目，因此，对档案工作人员提出了更高的要求，不仅要有精通传统的档案业务，思想素质过硬，专业能力强的人才，而且必须有掌握自动化、网络化技术的人才，更需要有一批具有计算机系统开发与维护、数据库加工与分析、知识产权使用与保护等方面的专业人才。必须把以人为本，把培养人才、锻炼队伍放在工作的首位。

第四、 提供必要的法律支持与保障

档案馆信息化 第4篇

一、信息化给高校档案信息服务工作带来的机遇与挑战

在信息时代, 以计算机技术、通讯技术、信息存储和缩微技术为代表的现代信息技术得到了迅速的发展和广泛的应用。在高等教育领域也是如此。高校对信息化工作进行了大量的实践和探索, 并随着办公自动化、政务信息化系统日趋完善, 建立了校园网。网络覆盖整个办公区、教学区及学生宿舍, 高校的教学、科研及各种管理部门之间按照各自的管理权限通过网络交换信息, 为高校档案工作的发展奠定了良好的网络基础。

随着计算机及电子信息技术的飞速发展和普及, 传统档案信息的借阅、复印等服务方式已不能适应现阶段的利用需求。作为记载档案信息内容的载体也发生了变化, 电子文件的出现给高校档案的管理、开发和利用服务提出了新的更高的要求, 收集、整理、鉴定、统计、分类、保管以及利用等各个环节都将实现现代化。以纸质档案为主要工作对象的传统手工操作管理时代逐渐向以计算机磁盘、光盘等磁性材料为载体的电子文件时代过渡。因此, 高校档案工作者要抓住机遇, 迎接挑战, 探索档案工作的新领域, 创造性地开展工作。

二、信息化背景下高校档案馆信息服务工作的发展方向

1. 对内提高服务能力。

高校档案馆是为学校的行政、教学、科研提供信息服务的部门。随着信息化的不断发展以及办公自动化的实现, 学校各个行政部门、教学单位、科研机构以及师生个人等要求档案信息公开, 实现档案信息网络化服务的呼声越来越高。因此, 高校档案馆必须改变传统的信息服务模式, 变被动服务为主动服务, 根据用户的需求提高服务能力, 拓展服务空间。提高档案信息的收集和整理能力, 提高馆藏档案的数据库建设能力, 深入挖掘馆藏档案信息资源, 根据用户需求构建特色数据库, 如学籍档案数据库、科研档案数据库、照片档案数据库等, 提供个性化服务, 使高校档案馆成为高校信息资源库中的重要组成部分, 便于高校档案利用主体能够在任何时间、任何地点利用高校档案信息资源。

2. 对外拓展服务功能。

高校档案馆既是所在单位的内部机构, 又有义务承担着公共档案馆的某些职能, 因此, 应加大向社会公众开放的程度, 拓展档案信息的社会服务功能。随着经济科技的发展, 高校与外界联系日益增多, 逐步形成了校外用户群体, 包括历届毕业生、外调人员、兄弟院校和外事部门等。用户范围的扩大打破了以往服务对象单一的局面, 呈现出社会化的服务趋势。特别是在信息化的背景下, 社会对高校档案信息需求呈现出广泛化的特征。这就要求高校档案馆要遵循时代的要求, 主动拓展服务功能。把档案信息服务工作延伸到社会的各个方面, 实现档案信息资源共享。还可根据自身的优势和特点, 对外扩展信息服务内容, 如学历认证服务、出具档案证明、科研成果推广应用服务以及人事档案代存、转递等服务。

三、建立与信息化相适应的现代化服务模式

1. 树立现代化服务理念。

信息化改变的不仅仅是形式, 它更影响到人们头脑中深层次的东西。只有思想观念、工作理念的转变才能为技术上的现代化提供保证。高校档案馆工作人员要改变那种以馆藏数量、馆舍大小来衡量档案馆服务水平的观念, 树立以提供档案信息服务质量、效率和能力作为档案馆服务水平标准的观念, 树立超前意识、参与意识、服务意识, 了解学校当前和今后一段时间的工作规划、年度规划, 根据学校各个阶段工作的进度和重点, 并结合学校教学、科研工作的实际情况开展主动、高效的信息服务。

2. 建立数字档案信息资源库。

信息化不仅改变了档案服务方式, 也改变了档案信息存储方式。现代化技术和手段, 使档案信息可存储在光盘和磁盘上供使用者利用, 也可将档案信息公布在网站上供利用者检索查阅, 这些服务方式的实现都是以数字档案信息资源作为基础。建设各类数字档案信息资源库是进行信息化服务的前提和基础。由于档案资源丰富, 数字化工作量大、任务重, 因此, 高校档案馆可根据利用者的需要, 分阶段、分层次、按照轻重缓急, 逐步实现馆藏档案的数字化建设。在高校档案的利用中, 学生成绩、学历审核、学生人事档案、科研成果等内容都是利用率较高的档案, 如果围绕这些内容构建若干个数字档案信息资源库, 必将推动高校档案馆信息服务工作的发展。同时, 要做好馆藏档案检索工具的编制工作, 将馆藏档案目录、文件目录录入计算机存储, 根据不同的档案信息建立目录数据库、全文数据库和编研成果数据库, 为提供网上信息咨询服务及档案信息资源共享奠定基础。

3. 加强档案信息服务网站建设。

档案信息服务网站是高校档案馆在信息化环境下对外交流信息的门户, 是对外发布信息、为利用者提供信息服务的重要平台。高校档案信息服务网站的建设既要体现信息网络服务的特点, 又要充实网站信息服务的内容, 使利用者有档可查, 查询方便, 充分发挥信息交流门户的作用。

4. 提高档案信息安全管理能力。

高校档案馆在通过网络提供档案信息服务的同时, 要时刻注意信息资源的安全保护问题。建立健全网络安全运行、数据库管理等各项工作制度, 建立档案数据备份和灾难恢复机制, 采取身份认证、口令识别等安全防护措施, 形成安全保障体系, 确保档案信息的安全。要提高档案工作人员的档案信息安全保障能力, 使其能正确处理信息化背景下档案信息公开与信息安全保密之间的关系。

参考文献

[1].吕文花.新时期高校档案信息服务功能的拓展[J].湖南科技学院学报, 2008.8

[2].潘秀明.信息时代高校档案信息服务的思考[J].龙岩学院学报, 2006.6

档案信息化建设与工程档案管理论文 第5篇

摘要：文章探索了档案信息化建设与工程档案管理的涵义，对工程档案信息化管理的重要性进行了分析，并就如何加强工程档案信息化管理提出优化路径。

关键词：档案;信息化;工程建设

档案信息化就是以档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。

2、促进档案信息化建设的几点建议

2、1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、2提高档案信息化水平技术

(1)配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

(2)档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

(3)对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2、3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

(1)随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在，國家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

(2)档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的`整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

(3)“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3、1加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3、2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、结语

档案信息化与档案保护和开发利用 第6篇

【关键词】档案信息化；档案管理；开发利用

档案信息化，就是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，全面应用现代信息技术来推进档案管理工作的顺利开展，对档案信息资源进行科学化的处置和管理，提高档案服务效率，推进档案事业的现代化发展。在社会经济飞速发展的大环境下，应当积极加强档案信息化，实现档案信息资源的安全保管和有效开发利用，从整体上提高档案服务质量。

一、推动档案信息化工作与经济社会发展相融合

社会进步离不开经济的发展，档案信息化建设作为现代社会发展过程中的一项重要内容，应当积极与社会经济发展相互协调，推进档案信息标准规范化建设，强化档案管理人员的业务水平，提高自动化档案管理的工作效率，推进档案信息化建设的顺利开展。一是加快档案信息标准规范化建设的步伐，档案信息标准规范的制定具有一定复杂性，为推进档案信息化建设与经济社会发展的高度融合，应当从档案信息建设、档案信息调用等多个方面对档案信息标准进行完善，提高档案信息资源的实际利用率，推进社会经济的稳定持续发展。二是强化认知，充分认识到档案信息化建设与档案保护和开发利用的重要性，建立健全档案管理制度，提高规范化管理水平，实现电子档案一体化管理，逐步完善档案信息化管理机制，提高档案信息的服务质量，推进档案事业的发展。

二、提升档案信息化的公共服务能力

一是加强全省档案信息化建设指导工作。切实做好对全省各级档案馆（室）数字档案馆（室）建设中的服务工作，推动全省各级各部门数字档案馆（室）建设。二是确保档案信息数据安全。按国家档案局档案信息系统安全等级保护定级工作的要求，从技术上和制度上确保档案目录管理系统、数字档案管理系统、档案数字化加工系统、档案利用服务系统、档案网站系统、档案办公系统的安全。三是切实做好档案资源网站建设。一是按照政府门户网站建设的要求，努力实现“信息公开、网上办事、政民互动”的功能，二是要完善档案利用服务体系建设，实现档案信息检索。四是继续争取发改、财政和经信委等部门对档案信息化建设的重视和支持，努力为全省档案信息化建设提供更多条件。

三、防范和应对档案信息化工作的网络安全风险

在档案信息化建设过程中，为进一步强化档案服务质量，应当积极建立相应的档案服务制度，完善档案管理方式，建立健全档案信息安全保障体系，充分做好档案安全的防御工作，以争取有效防范和应对档案信息化工作中的网络安全风险，提高档案信息的真实性和准确性，推进档案事业的稳定发展。针对此种情况，应当从以下几方面入手：一是积极创建档案信息化发展的技术环境，采用多种电子档案信息安全管理技术手段，做好档案信息资源的收集、整理、存储和利用，强化档案信息管理，通过签署技术、加密技术以及身份验证、防火墙等技术，对档案信息进行管理和保护，提高电子档案信息的原始性和真实性，防止病毒和黑客的供给，将现代化科学技术充分运用到档案信息保护和管理的各个环节中，完善档案信息化进程，真正实现档案信息的资源共享，提高档案信息管理过程中的便捷性和可靠性。二是营造档案信息化发展的政策环境，政府相关部门应当为档案信息化创设一个优良的发展环境，促使档案信息的自身优势能够得到充分发挥，为社会提供更加优势的档案服务。与此同时，档案信息的真实性和准确性也直接关系着档案信息管理的高效性。在现代社会不断发展和进步的大环境下，社会群体逐渐加大了对档案信息检索的重视程度，为真正实现档案信息化，进一步档案保护效果，促进档案信息资源的开发和利用，应当积极加强档案信息化管理，对物理安全问题、软件安全问题以及网络安全问题进行有效的防范和控制，有效应对档案信息化工作中的网络安全风险，保障档案信息资源安全，以免造成信息泄露而影响档案信息化建设的总体效率。三是加强档案信息安全意识，营造良好的电子档案存放环境。在档案信息化建设过程中，应当积极建立电子档案的共享联盟，真正实现电子档案信息的资源共享，为社会群体提供更加安全、优质的档案信息服务。增强档案管理人员的安全意识和保密意识，保障待腻子档案载体的物理安全，创造适合磁、光介质保存的温湿度环境，并提高电子档案内容的逻辑性，尽可能保持电子档案内容、格式及编排上的一致性，最大程度上保证电子档案的原始性。

四、加强档案行政管理体系的建设

在档案信息化建设过程中，家禽阿甘档案行政管理体系建设，有助于明确岗位职责，目标清晰，促使档案管理各部门人员各司其职，确保档案行政管理部门的员工行为规范与档案行政管理价值观念保持高度一致。在档案信息化建设过程中，积极构建高效的档案行政管理体系，有助于实现硬性纪律与制度文化的柔性作用之间的相互协调融合，推进档案行政管理的总体效率提升，实现人性化与规范化的统一，推进档案信息化建设顺利开展。

五、曾三与新中国档案事业体制发展

曾三同时是无产阶级革命家，是无线电通信事业的先驱者，是新中国档案事业体制发展的开拓者，是著名的档案学专家。曾三同志致力于党和国家档案事业的开创和发展，提出我国档案工作管理体制、基本原则的意见，主持制定了与新中国国情相符合的档案工作规章制度，创办了新中国第一个档案干部专修班和档案科研机构，并积极倡导建立各类型档案馆。曾三同志领导中共档案三次大转移，保障了档案材料的安全。在新中国成立初期，曾三同志致力于国家档案局、中央档案馆的筹备，以及制定档案和档案工作同一管理的制度，并指导全国各地开展档案工作，为新中国档案事业的发展做出了突出贡献。

六、结束语

浅论档案信息化及档案信息化建设 第7篇

关键词：档案,信息化,信息化建设

随着信息技术的进一步发展, 全球信息电子化时代已经来临, 网络成为人们活动的重要信息空间。随着Internet和Intranet技术的迅猛发展, 人类真正进入了高速的信息化时代。以往的传统档案管理模式, 也加快了档案管理科学化建设的脚步, 随着信息技术的快速发展必然也面临着更高的要求和新高度的挑战。作为档案管理系统的开发、设计者, 需要转变思想、更新观念, 紧跟着时代发展的脉搏, 站在统筹全局的立场上, 通过对档案的收集、整理、编目、利用等各个环节进行认真的对比、分析, 进一步优化和改良系统模块的功能, 来解决实际工作面临的困难, 提高工作水平和工作效率, 真正做到档案管理工作围绕中心、服务大局的工作要求。

1 正确认识档案信息化建设内在含义

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段, 用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质, 是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送, 以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是, 由于该项技术在我国发展时间较短, 人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足, 在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

2 借助档案资源建设, 实现档案信息化管理

档案信息化的实质是为档案信息资源开放与开发提供一个新的平台和空间, 因此, 根据信息化要求针对性地开展档案信息资源的有序化、规范化和特色化建设就成为档案信息化建设的重要环节。有关行业与领域信息化建设中出现的“重硬轻软”和“有路无车”等现象可以成为档案信息化建设的有益经验。在档案信息资源建设中, 当前应注意的问题是:

2.1 确定纳入档案信息化目标的信息类型

档案信息化建设是以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的过程中, 需要注意加强对若干策略的设计与研究。

在档案信息化建设中, 不仅要加强档案信息资源的建设, 而且要加强一系列与档案社会服务有关的其他信息资源的建设。从资源建设的内容小划分, 它主要应包括档案实体信息、档案检索信息、档案内容信息、档案开发信息、档案开放信息、现行文件开放信息、档案教育信息、档案政策与法规信息、档案新闻、档案科研信息等。

2.2 档案信息数据库的共建

档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库。从资源建设的角度来认识, 档案信息数字化及档案信息数据库的建设实质就是重建档案信息资源体系的过程。这个档案信息资源体系有两个特征:首先, 它是数字化的信息资源体系;其次, 它是全国所有档案机构的数字化档案信息资源共同构建的体系, 是一体化的信息资源体系。因此, 围绕着档案信息资源体系的建设, 应由档案事业主管部门制定统一的档案信息数据库共建规划, 并在协调行动的基础上, 启动档案基础数据库建设项目。

2.3 强化档案建设资源共享与整合信息化过程

档案作为人类社会活动的历史见证, 以其记录信息的原始与真实的属性, 成为信息化社会的主要因素。而档案记录社会活动的广度与宽度, 使现代社会对档案信息的利用需求愈来愈强烈。伴随着网络信息进一步发展, 整合档案信息资源将成为档案信息化建设的基本目标, 这一目标的实现需要全国各地档案部门的有序协调和积极协助, 形成合力。因此, 目前对于档案信息化的一个主要问题就是怎样对有限资源加以利用、通过合理的统筹和资源共享与整合来促进全国的档案信息化建设, 尽量对电子政务建设中产生的重复建设和资源浪费现象做到合理改善, 而这还需要档案主管部门的有效手段与措施。

3 借助新型档案管理系统, 实现档案的信息化管理

在早期单机或局域网环境下的档案管理工作, 信息化程度低, 工作大多集中、局限于档案管理内部, 档案信息录入、编目等工作在归档结束后, 由专职档案人员完成, 工作量繁琐而沉重。另外在归档环节中, 因为目录还没有进入计算机, 案卷封面和卷内目录编制等工作还是由靠工作人员手工完成。档案的使用, 也仅仅局限在了档案部门内部, 无法利用远程网络。而现在, 在“数字办公”的环境下, 产生大量业务管理系统及相关电子数据, 这些数据包含了归档材料所对应的目录信息与全文信息, 又应该共享归档。

建立网络化档案管理系统, 目录及全文信息的著录, 可以分解到各归档单位完成, 解放了专职档案人员前期大量的初级录入工作, 有精力投入到编研、利用等更深层次的环节中去。新型网络化档案管理系统, 必须能集成到机构统一的电子政务环境中, 成为机构网络门户下的一个子模块, 才能很好地实现档案的网络管理需求。统一的平台, 有助于档案系统与各类业务管理系统的接口衔接, 方便电子信息的归档;同时也有利于各类共享数据的同步更新;更有利于充分利用机构对于现代化软硬件设施建设的集中投入, 提高系统性能与安全。档案用户只要利用统一的门户帐户登陆, 档案系统在后台对各类帐户进行权限的两次分配。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作, 信息化的实现不是档案馆 (室) 某一部门的工作, 也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的, 它需要所有档案人员的积极参与与配合, 档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用, 因此, 档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势, 档案馆 (室) 只有克服困难, 迎头赶上, 与其他行业同步发展, 才能适应社会和时代发展的需要, 更好地服务社会。

参考文献

[1]刘省泉等.网络环境下我国图书馆文献信息资源建设与共享[J].中国图书馆学报, 1999 (6) .

档案馆信息化 第8篇

1更新观念, 增强信息化档案人才培养的责任感

我们常说, 知识就是力量, 人才就是战斗力。诚然, 知识, 人才也是档案信息化建设中最重要, 最活跃的因素, 正如邓小平同志指出的“一个人才可以顶很大的事, 没有人才什么事情也搞不好”。近年来, 广大档案工作者的文化科技素质虽有了明显提高, 但不少人拥有的知识结构, 仍然跟不上知识更新的速度, 新知识不能及时补充进来, 已有的知识却在逐渐退化。职级虽然得到了提升, 知识量却未相应递增。一些档案馆虽然硬件设备性能先进, 但因缺乏技术人才, 其应用水平和利用率不高, 没有发挥真正的作用。如果说, 档案管理水平与时代要求不相适应, 是档案工作的主要矛盾, 那么档案人员素质不高, 就是这一主要矛盾的主要方面。因此, 不抓紧抓好人才队伍培养工作, 档案事业面临的主要矛盾非但不能解决, 反而会更加突出。确立“出人才就是出成绩”的观念, 看一个档案馆的实绩, 不仅要看档案管理和“硬件”建设怎么样, 而且要看能不能营造一种好风气, 有一批好人才, 确立“按档案信息化要求培训, 使用人才”的观念, 强化科技意识, 创新意识, 竞争意识, 时间意识等, 每一个档案工作者应有成才意识。我们应形成共识, 形成合力, 迅速掀起学习成才的热潮。

2明确目标, 着力造就信息化档案人才群体, 完成档案信息化建设

档案信息化建设需要一支档案学基础理论深厚, 现代科技含量高, 思想政治素质强, 整体素质好的人才队伍。从当前的实际情况看, 各级档案主管部门应制定一个人才培养总体目标和规划, 重点抓好以下几种信息化档案人才的培养。

2.1决策管理人才档案信息化建设的组织指挥和领导者, 是信息化档案人才队伍的核心, 起着导向和用好其他类型人才的作用。档案部门的领导应掌握所属范围内乃至国内外档案信息化建设的现状和发展趋势, 应有战略眼光, 全局意识和现代科技意识, 做到政治坚定、思想纯洁、作风民主、业务精通、会治档、懂指挥、善管理, 不断提高科学决策能力和领导艺术。

2.2技术攻关人才档案信息化技术专家, 能解决现代信息技术在档案工作中的应用问题, 钻研档案数字化技术, 网络技术, 现代化管理技术, 解决现实工作中的疑难问题。如研究电子文件归档管理办法, 电子档案科学保管方法, 原始凭证作用及远程利用技术方法, 开发经济适用, 兼容的档案管理软件, 制定统一的技术标准, 统一的操作规程等。

2.3研究人才档案院校 (系) 教员应将高新科技知识与档案学基础理论有机地结合起来, 对档案信息化建设的内在规律以及深层次的问题加以系统研究, 积极创建电子文件学电子档案管理学等新学科。从事档案工作的研究人员, 既应研究档案内容, 又应探索档案数字化和数字档案馆的技术途径和管理措施, 以及归纳新概念和新方法, 以深化档案信息服务工作。

2.4监督指导人才主要是指导所属范围内的档案管理业务流程, 管理模式, 使之正规化, 科学化。他们应通过自身过硬的本领, 去组织和帮助广大专兼职档案人员掌握新知识, 提高新技能, 自觉执行技术规范和标准;应以满腔的热忱, 充足的理由, 取得工作对象的共识, 使之乐于为档案信息化建设尽职尽力。

2.5技术操作人才档案信息化建设离不开计算机和网络等新技术, 它要求档案管理人员懂得现代管理的基本知识, 掌握计算机技术, 网络信息资源管理技术和数据库管理技术等现代信息技术。

3拓宽渠道, 在提高信息化档案人才队伍素质上下功夫

在当前和今后相当长的一段时期内, 社会不可能提供较多的上述几种人才的情况下, 档案部门要在“自行培养”中解决信息技术人才的紧缺问题, 就应开阔视野, 调整思路, 改进方法, 拓宽渠道。

3.1努力提高档案人员队伍政治素质坚持用邓小平理论, “三个代表”重要思想和科学发展观武装头脑, 认真贯彻执行党在档案工作方面的路线, 方针, 政策, 热爱档案事业, 牢记服务宗旨, 与时俱进, 勇于开拓创新。

3.2依托高等院校培养高层次的信息化档案人才档案专业高等院校应发挥设施齐全, 师资力量雄厚, 辐射面广的优势, 进一步深化教学改革, 更新教学内容, 提高培训层次和起点。如研究生教育中以档案信息化建设研究为主, 本科生教育中增加现代技术, 信息管理方面的比重;选拔在职中青年档案人才入院校进修深造, 使具有一定管理才能和技术专长的干部, 经过再培训实现信息管理的飞跃, 以便担负起各区域、各专业系统档案信息化建设的组织指导任务。

3.3开展继续教育, 普及信息技术知识继续教育能为档案人员输入新的知识营养, 使其素质与时代要求相适应。教育方式可以专题培训班、专题讲座、电视教育等形式普及信息化管理知识, 也可以根据自己的需求, 有重点、有目的、有选择地学会使用新技术、新设备、新方法。

3.4合理配备人才, 优化群体素质不同的岗位对人才素质的要求不同, 不同的人才适合不同的岗位。按照学以致用的原则, 根据各人的知识结构、学识水平、业务能力工作经验及性格特点等因素, 合理搭配人才, 扬长补短, 恰到好处地安排每一个人的工作, 形成最佳的信息化档案人才队伍结构, 既利于人尽其才, 才尽其用, 杜绝人才浪费, 又利于开展“互帮、互学、互教”活动, 共同进步。

3.5以理论研究促进人才队伍素质的提高开展理论研究, 能促使大家利用业余时间学习新知识, 钻研新理论, 积累有关数据和资料, 把理论知识同实践融为一体, 并逐渐转化成实际工作能力, 探索档案信息化建设规律。所以, 我们应定期或不定期地召开理论研讨会, 对档案信息化建设中出现的新情况, 新问题进行认真研究;在改进理论研究方法, 提高理论研究水平和成果的同时, 提高信息化档案人才队伍素质。

4加强领导, 竞争激励是造就人才的重要手段

档案馆应围绕完成本职工作任务, 提高档案信息化管理水平和人员素质, 制定具体、合理、统一、操作性强的考评细则, 建立公开、公正、科学的档案人才考核评审体系。重点考核履行岗位职责的能力和工作实绩, 对便于评判的项目, 要用同一标准去衡量;坚持量化管理和日常登记统计制度, 防止弄虚作假;严格标准, 一视同仁, 克服嫉贤妒能心理和迁就照顾等不良现象;对德能勤绩突出者, 给予一定的优惠政策, 在送学培养, 职级晋升, 立功受奖等方面予以适当考虑。通过完善制度, 措施, 在职权范围内用好用足政策规定, 创造一种“赛马”的环境, 最大限度地激发大家的成才欲望。

结束语

通过领导的高素质带动群体素质的提高, 培养更多的拔尖人才, 就能使信息化档案人才队伍培养工作建立在牢固的基础之上, 真正推进档案信息化建设, 培养信息化档案人才。

摘要：档案信息化建设的必然选择, 是发展迅速的技术档案, 面对世界科学, 信息量是促进我国资源增加、提高质量、优化结构、促进发展和利用资源在全社会的信息, 需要提高效率的综合性信息技术。

档案馆信息化 第9篇

一、档案馆信息化水平评价的现状

学术界和广大档案工作者对档案馆信息化水平的评价从理论和实践角度进行了积极的研究和探索, 取得了一些成果。在理论层面, 主要研究指标体系的设计原则和内容构成。吴雁平在《综合档案馆信息化水平测评指标体系的原则》一文中提出了我国档案馆信息化水平测评体系的4条构建原则:导向性、科学性、客观性、可操作性[2]。刘艳在《各级综合档案馆信息化水平测评可行性分析》一文中提出了档案馆信息化水平测评的5项指标:档案馆信息化基础设施、档案馆信息资源、档案馆信息技术应用、档案信息技术人才、档案馆信息化外部环境[3]。在实践层面, 我国各地、各级档案部门制定了一些档案馆信息化建设的评估标准。较为典型的评估标准有:《浙江省综合档案馆信息化评估标准》 (2008年) 、《辽宁省市级档案局 (馆) 信息化建设评估标准》 (2008年) 、《常德市区县 (市) 档案局 (馆) 信息化建设评估标准》 (2007年) 、《营口市各市 (县) 、区档案局馆信息化建设评估标准》 (2009年) 。

存在的主要问题有:既有的档案馆信息化水平评价指标在体系性、可操作性方面还有待完善;由于缺少档案馆信息化水平测评工具的支持, 测评的准确性和效率有待提高。本文将在这两个方面展开研究。

二、档案馆信息化水平评价指标体系的构建

建立科学的评价指标体系是对被评价对象做出有价值判断的基础和关键。在借鉴已有社会信息化、企业信息化等方面研究成果的基础上, 结合档案馆信息化自身的特点, 我们构建了档案馆信息化水平的评价指标体系。指标体系的框架如表1所示。

三、档案馆信息化水平评价指标的计算方法

(一) 信息化组织与规划的计算。

该指标根据档案馆信息化工作最高领导者的地位、档案馆信息化规划和档案馆信息化预算的制定情况来计算。信息化工作最高领导者是一把手得100分, 是二把手得70分, 是三把手得50分, 是部门领导得30分。信息化规划的制定情况是单列信息化规划得100分, 分散在总体规划中得50分, 无成文的信息化规划得0分。信息化预算的制定情况是单列信息化预算得100分, 分散在总体预算中得50分, 无成文的信息化预算得0分。

(二) 信息化基础设施的计算。

该指标根据信息化投入总额占固定资产投资比重、每百人计算机拥有量、网络性能水平、计算机联网率来计算。信息化投入总额占固定资产投资比重的得分= (近3年平均的本档案馆信息化投入总额/近3年平均的本档案馆固定资产投入总额) *100, 总分最高为100分。其计算口径包含软件、硬件、网络、信息化培训、聘用专业IT技术人员发生的直接费用、通讯设备、维护费用投入。档案馆成立时间少于3年的, 可以按照实际成立时间计算。每百人计算机拥有量的得分= (本档案馆拥有的能够正常运转的计算机总数/本档案馆员工总数) *100, 总分最高为100分。其计算口径为:能够正常运转的大、中、小型机以及服务器和工作站, 并包括主频在1GHz (含) 以上的PC机。网络性能水平根据档案馆网络的出口带宽计算, 带宽小于128K (含) 得30分, 在128K和512K (含) 之间得50分, 在512K和2M (含) 之间得70分, 在2M和10M (含) 之间得80分, 在10M和100M (含) 之间得90分, 在100M以上得100分。计算机联网率的得分= (本档案馆接入计算机网络的计算机总数/本档案馆能够运转的计算机总数) *100, 总分最高为100分, 其计算机的统计口径与每百人计算机拥有量相同。

(三) 档案数字化采集与处理设备的计算。

本指标根据照片、录音、录像设备, 缩微设备, 数据脱机保管、备份设备, 大型在线存储管理设备来计算。照片、录音、录像设备的计算方法是:照相机2分/台 (最高10分) , 翻拍放大设备1分/台 (最高10分) , 暗房1分/台 (最高10分) , 录音机、录像机、VCD、DVD2分/台 (最高10分) , 摄像机5分/台 (最高50分) , 投影设备1分/台 (最高10分) 。缩微设备的计算方法是:拍摄机、冲洗机、拷贝机, 阅读复印机10分/台 (最高60分) , 缩微阅读器10分/台 (最高20分) , 缩微胶片转换光盘系统20分/套 (最高20分) 。数据脱机保管、备份设备的计算方法是:配备光盘刻录机10分/台 (最高50分) , 配备磁带备份机10分/台 (最高50分) 。大型在线存储管理设备的计算方法是:磁盘阵列设备10分/台 (最高50分) , 光盘塔10分/台 (最高50分) 。

(四) 数据库建设的计算。

该指标根据目录数据库建设、全文数据库建设、照片档案数据库建设、声像数据库建设来计算。目录数据库建设的计算方法是:案卷级目录建设4分/1万条 (最高50分) , 文件级目录建设2分/1万条 (最高50分) 。全文数据库建设由当年数字化馆藏纸质档案的份数计算, 2分/100份, 满分为100分。照片档案数据库建设由当年数字化馆藏照片档案的幅数计算, 6分/100幅, 满分为100分。声像数据库建设由当年数字化馆藏声像档案的时间计算, 1分/1小时, 满分为100分。

(五) 数字档案利用与开发的计算。

该指标根据网站建设、现代化查档阅览室来计算。网站建设的计算方法是:档案馆指南、档案法规、现行文件等信息, 1分/文件, 最高10分;提供开放档案目录的查询, 3分/1万条, 最高30分;提供开放现行文件或电子档案全文阅览, 2分/100份, 最高20分;提供开放档案照片, 6分/100幅, 最高20分;提供开放音、像多媒体档案, 2分/5分钟, 超过10分钟的都以10分钟为限计分, 最高20分。现代化查档阅览室的计算方法是:提供电脑供查档者自行查阅开放的档案目录或档案文件全文, 每套查询与检索设备10分, 最高40分;提供电脑触摸屏供来访者自行操作浏览档案馆查档指南、馆藏介绍等内容, 每套触摸屏设备10分, 最高30分;提供电脑能为来访、查档者播放声、像等多媒体档案信息, 每套多媒体播放设备10分, 最高30分。

四、档案馆信息化水平测评软件的开发

用上述评价指标和计算方法对档案馆信息化水平进行评价, 其操作过程相当繁杂和机械, 手工计算难以胜任。为了解决这个问题, 我们设计了一个测评软件, 以便于档案馆信息化水平评价的实际操作, 推动档案馆信息化水平评价工作的顺利进行。

(一) 开发环境。

采用Access 2003建立数据库, 用于保存评价指标和相应的数据;采用Visual Studio 2008制作界面, 在界面中可以对指标和权重进行动态的调整;评价的结果以图形的方式显示, 便于比较和分析。

(二) 功能结构图。

系统包括图1所示的几个功能模块。

(三) 系统的数据库。

数据库名称为“archive Data.mdb”, 包括如下几张表:

1. big表。

用该用于保存一级指标的编号、名称和权重, 其结构如图2所示。

其中, “bigid”为一级指标的编号, “bigname”为一级指标的名称, “bigscore”为一级指标的得分, “bigweight”为一级指标的权重。

2. small表。

该表用于保存二级指标的名称、权重、得分、所属一级指标等信息, 其结构如图3所示。其中, “smallid”为二级指标的编号, “smallname”为二级指标的名称, “smallscore”为二级指标的得分, “smallweight”为二级指标的权重, “bigid”为二级指标所属的一级指标编号, “choicetype”为二级指标下的评价项目的类别。

3. choice表。

该表用于保存二级指标下评价项目的名称、权重等信息, 其结构如图4所示。

其中, “choiceid”为评价项目的编号, “choicename”为评价项目的名称, “choicevalue”为评价项目的单位值, “choicenum”为评价项目所涉及物品的数量 (台/套/个等) , “choicescore”为评价项目的得分, “choicevaluemax”为评价项目的最高值, “smallid”为评价项目所属二级指标的编号。

4. guan表。

该表用于保存对各个档案馆测评的结果, 包括档案馆的名称、总得分等信息, 其结构如图5所示:

其中, “guanid”为自动编号, “guanname”为档案馆的名称, “guanscore”为档案馆的总得分。

(四) 系统攻克的关键点。

1. 评价指标的环境适应性。

测评系统的运行需要一套科学合理的评价指标的支持。一个好用的测评系统应该做到:一方面为用户提供一套默认的指标体系, 便于其快速地使用系统;另一方面要为保持环境适应性允许用户对指标体系进行调整和修改。本系统采取的方案是:将本文建构的评价指标体系和计算方法内置于该系统中, 并提供便捷灵活的操作方式允许用户对指标的名称、权重等数据进行编辑。具体做法是:将一级指标、二级指标、二级指标下属的评价项目分别保存到“big”、“small”、“choice”三个表中, “small”表通过外键“bigid”与“big”表建立联系, “choice”表通过外键“smallid”与“small”表建立联系。

2. 评价项目的类别多样性。

二级指标下属的评价项目是多种多样的, 有些由用户从多个选项中选择一个, 有些由用户直接输入一个总值, 有些由用户输入套/台/个数系统自动计算总值。例如“每百人计算机拥有量”需要用户根据公式“本档案馆拥有的能够正常运转的计算机总数/本档案馆员工总数*100”计算出结果后直接输入到系统中;再如“大型在线存储管理设备”需要用户输入档案馆所拥有的“磁盘阵列设备”数量和“光盘塔”数量后系统根据单位值*数量计算总值。如何动态地在界面上以不同的人机界面显示不同类别的评价项目以便于用户操作, 是一件较困难的事情。我们的解决方案是:在保存二级指标的“small”表中设置一个“choicetype”字段以记录其下属评价项目的类别, 并根据不同的类别以不同的控件类型和数量呈现在人机界面上。具体的做法是:对于由用户从多个选项中选择一个的评价项目, 在人机界面上生成一个单选按钮组 (Radio Button List) , 并将评价项目从数据库中读取出来绑定到该控件上, 用户只需要选择其中的一个单选按钮即可;对于由用户直接输入一个总值的评价项目, 在人机界面上生成一个文本框 (Text Box) , 用户在文本框中录入数据;对于由用户输入套/台/个数系统自动计算总值的评价项目, 在人机界面上生成若干控件行, 每一行包括一个标签 (Label) 和一个文本框 (Text Box) , 其中将标签的“Text”属性绑定到评价项目的名称, 由用户在文本框中输入套/台/个数。

摘要：档案馆信息化水平评价存在指标体系不完善和测评工具缺失的问题。基于此, 建立一套档案馆信息化水平评价指标体系, 设计其计算方法, 从信息化组织与规划、信息化基础设施、档案数字化采集与处理设备、数据库建设、数字档案利用与开发五个方面进行评价。为了便于测评工作的顺利开展, 采用Visual Studio 2008和Access 2003设计档案馆信息化水平测评系统。

关键词：档案馆,信息化,评价指标,系统开发

参考文献

[1].国家档案局, 中央档案馆.关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知

档案信息化与档案保存价值探讨 第10篇

关键词：档案,信息化,保存价值

档案管理信息化是指在国家档案管理部门的相关规划和组织下, 在档案管理过程中全面的推广和应用现代信息技术, 对所有档案信息进行处理、管理并提供服务。档案的信息化管理对档案的保存价值具有重大的意义。以下通过几个方面进行具体的分析:

一、档案信息化的意义

1.在社会发展和经济建设过程中, 档案作为一种信息资源, 其重要性日益突出。档案的信息化是适应时代发展需求符合“三个代表”重要思想的重要措施, 是顺应潮流、与时俱进的现代化新要求, 也是创新档案服务机制, 满足社会发展需求的关键环节, 是为发展服务, 为经济建设做贡献的具体体现, 也是我国对档案信息化提出的要求。

2.面对档案管理改革问题, 作为档案管理者应该积极地应对和不断地学习新知识, 做到与时俱进, 了解新信息的动向, 真正的把信息化应用与档案的管理工作当中, 为构建档案信息化提供更好的保证。档案事业的发展离不开领导和各级组织的帮助, 在档案信息化的过程中最主要的是经济方面的帮助, 信息化需要网络的支持, 网络设备的投入使用离不开资金的帮扶, 各有关部门和领导应该将档案的信息化纳入政府建设规划中, 为档案管理争取更多的政策福利和资金, 努力将档案信息化和地方的政策相结合, 逐步构建具有中国特色的档案信息化模式。

3.传统的档案管理利用手工操作, 管理人员一般使用纸质档案, 并且利用的是传统的管理思想, 并没有接触过信息化的档案管理, 对档案管理的认识不足。在档案的信息化推广过程中, 档案管理逐渐由手工向计算机方面转变, 利用网络将档案进行归类保存, 在网络社会到来之际, 人们对档案工作的思考也要随之变化, 用发展的眼光看问题, 避免在工作中走弯路, 提高工作效率。

二、档案信息化保存价值

1.档案管理的信息化可以避免这用传统方式的不利因素, 打破在查找档案资料方面的时间和空间的限制, 是人们在查找档案方面变得高效和便捷, 可以随时随地的进行档案资料的查找, 档案的保存方式不再局限于纸张上, 可以提高档案资源的利用率, 重复保存档案的价值也不用定的很高。因此, 档案的信息化是档案管理顺应时代发展的必然要求。

2.档案信息化需要各地方管理部门调整档案管理的重点, 在档案管理信息化的实施过程中, 原来一直沿用的纸张保存档案的方式应该有所转变, 档案的查找更多的应该通过网络进行, 县级和地方只接收永久保存的纸质档案和磁盘。方便有关机关和相关部门利用, 减轻档案管理方面的压力, 把节省下来的时间和精力多投入到档案信息化建设中去, 避免资源的浪费。

3.虽然国家在大力的倡导档案的信息化管理, 但在地方的实施过程中却遇到了许多问题, 使档案信息化速度缓慢, 地区的差距拉大。 (1) 档案的管理人员在档案的现代化信息化管理中的认知不到位。 (2) 在比较落后的地区, 由于经济发展的速度较缓慢, 国家的政策倾斜不到位, 致使在档案信息化的过程中资金严重不足, 无法解决设备的更新问题。 (3) 传统的档案管理并不需要较高的技术水平, 工作人员也不需要接触网络来对档案进行管理, 所以在档案信息化实行的过程中, 档案管理人员的计算机水平成了管理中的重要问题。

三、采取的具体措施

1.在档案信息化过程中, 各地的档案管理没有明确的划分和分类管理, 在录入中没有侧重点, 使档案不能及时录入, 影响了信息化的速度, 造成了人力、物力、财力方面的浪费。因此上级有关部门应制定统一的规章制度, 使档案管理规范化, 根据本地的实际工作来合理有序的进行档案管理, 真正实现档案管理的信息化。

2.统一的管理系统, 在档案管理的信息化过程中, 档案系统软件的开发也随之增多, 大部分地区软件自行开发, 软件的不统一致使存档问题出现走弯路的情况, 严重的影响了档案信息化的进程, 给信息网络造成不利的影响。在这种形式下, 档案的系统软件需要进行统一, 不能杂乱无章, 这样才能使档案信息化朝着又好又快的目标发展, 提高资源的利用率, 方便档案的使用和管理者。

四、总结

档案的保存价值作为档案信息化的其中一部分, 需要进行认真的管理和合理的安排, 使档案信息化快速和真正的落实到各个地区, 在吸取传统档案管理方面经验的同时, 实行和不断的探索档案的信息化, 让档案信息化真正的实现其价值为百姓谋福利为社会做贡献, 更好的推动社会的进步和时代的发展。

参考文献

[1]孟世恩, 王颖, 何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究, 2004 (5) .

档案馆信息化 第11篇

【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，檔案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，档案信息化建设一定会日益完善、规范。档案管理信息化将是一个更新的理念和层次，未来的档案信息资源服务将更加方便、快捷、准确，在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

（作者单位：河北省藁城市人口和计划生育局）

论档案信息化实践与档案工作创新 第12篇

1 充分认识到档案信息化建设的紧迫性

1.1 档案信息化, 可改善档案管理工作

实现档案的信息化就可以对所有的档案实现秒级查询, 只要在查询的机算机上输入想要查询的档案的关键字即可, 不必输入档案的完整名称, 就可以找出与关键字相关的一些档案, 然后, 只要按下鼠标的右键, 在屏幕的上方就会出现一些过滤方式, 有按年份与月份过滤的, 有在查询出来的结果基础之上再次用某关键字过滤等等过滤方式, 直到查询者找到想要找的档案为止。实现了档案信息化就为档案的科学管理划上了一个圆满的句号。

1.2 形势发展的需要

21世纪是一个信息化的时代, 档案的信息化与数字化也是这个时代的一部分, 而且是重要的部分。因为档案为这个时代提供了生产、发展、创新的基础, 为这个时代不断进步提供了必要的理论上的准备。档案中的资料不仅对当代社会拍下了一个缩影, 而且也启迪着这一代人继续前行。浩如烟海的档案资料如果仅仅以原始的管理方式进行管理, 不但查询困难, 人工编目与著录也极为繁琐, 并且如果查询的人员较多的情况一旦出现, 档案管理工作人员就要不停地往返于档案室与接待室其繁重的工作量可想而知。传统的档案管理无论是从其载体上还是从其查询形式上都已经完全不能适应现代社会的新形势的发展, 在查一个查个菜谱都可以上网查询的年代, 如果查一个档案还要手工查找, 那岂不是滑天下之大稽。

1.3 企业现代化管理的强烈需求

档案的信息化也是现代企业管理的强烈需求, 现代企业管理在面对日益激烈的竞争的情况下, 有些决策往往需要决策者在一瞬间就要做出快速反应, 否则就可能因慢人一步而痛失先机, 这就需要对某些档案内容在极快的时间之内查询出来, 但是人工的方式显然无法实现, 一旦档案实现了信息化, 决策者可以足不出户, 只需要通知秘书把1988年1月份的国内各企业形势对比图调到办公室的大屏幕上来就可以在一分种之内在办公桌前的屏幕上看到所需的资料。

2 档案信息化建设实践内容

2.1 建立档案数据库

由于要把全部档案放到数据库所需要的容量极大, 因此, 可以在几种大型的数据库系统之中进行选择。其中Oracle是首选, 因为Oracle是目前最适合录入档案的数据库, 而且其强大的功能也是目前其他几种数据库系统无法达到的。但是缺点是价格较为昂贵。此外也可以选择微软的或者是可扩展性极好的My SQL或者是Sybase等。在建立了档案数据库以后就可以进行数据库的建模工作。所谓建模工作就是在建模软件中模述数据库的各字段及其相关信息。在描述完毕以后系统就可以根据建模信息自动生成数据库结构。不过一般的档案管理都是使用由某一计算机软件公司开放好了的现成的计算机程序, 档案管理工作只需要对计算机的操作较为了解, 对档案工作的流程较为熟悉就可以完成档案的录入、维护、查询、管理工作。第一步, 输入文件级目录。从2001年开始, 我们把室藏档案的案卷目录、文件级目录输入数据库。截止2009年5月, 已输入文件级目录12万多条、案卷级目录1万3千多条, 在建立数据库的过程中, 可边输入边打印, 一方面补齐卷内文件目录, 另一方面检验输入的正确性, 从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步, 采用大型图纸扫描仪和高效文字扫描仪、数码相机等设备, 对原文件和竣工图实行全文和全图扫描、老照片档案及实物档案实行数码照相, 实现原文件信息信息化。

2.2 建立了档案室 (馆) 网站。

并与市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅, 并赋予权限允许实现全文下载, 逐步实现信息沟通, 营造更有利于电力经济发展的良好环境。

2.3 加强电子文件的收集和积累工作。

电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前, 移交档案室的文件只需移交纸质档案和纸质文件目录, 现在我们要求进档案室文件全部实行电子文件和纸质文件的归档双轨制, 纸质文件与电子文件一并移交档案室。

2.4 加强电子档案的整理与保护。

电子档案整理:目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。文书电子档案整理对内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。

2.5 加大档案管理软件推广力度。

电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因, 各进馆 (室) 单位电子文件所依赖的软硬件平台不同, 这给集成到档案数据库造成困难。对此, 我们要高度重视, 采取积极的措施予以解决。

3 档案信息化建设创新

3.1 推进档案信息化, 提高档案标准化、规范化水平。

目前, 档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享, 档案人员的业务水平不一, 这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。

3.2 信息化建设要着眼于提高系统的整体水平。

档案信息化建设的着眼点应是整个系统, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平, 并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势, 提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍, 都可能造成系统的梗阻。

3.3 有重点地抓好数据库建设。

目前, 国家电网档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段, 完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础, 是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务, 要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

结束语

各门类档案实现全部信息化建设是一项长期而又复杂的任务, 不能一步到位。工作中我们将力求分步实施, 讲求实效, 努力创新, 持续发展。

摘要：信息化给人类带来了第四次浪潮的震撼冲击, 信息化已经从曾经的遥不可及的高科技的神坛降到了人间。现在连买张火车票都要信息化了。档案是社会重要事件的记录与反映, 信息化也是档案的必然发展趋势。

关键词：档案管理信息化,档案工作创新,文件中心,档案信息管理系统,电子文件归档

参考文献

[1]梁正银.归档文件整理指南[M].武汉:湖北人民出版社, 2003.[1]梁正银.归档文件整理指南[M].武汉:湖北人民出版社, 2003.