文书档案的科学管理

文书档案的科学管理（精选12篇）

文书档案的科学管理 第1篇

一、气象文书档案管理与文书处理工作中存在的问题

(一) 对文书档案管理和文书处理过分区分

目前气象文书档案和文书处理工作存在着与其他机关部门相似的问题, 就是工作人员将这两项工作区分的十分清楚, 面对庞杂的资料, 先区分哪些是档案部门的, 哪些是文书处理的, 是工作进行下去的前提, 这样细致的区分在浪费时间和精力的同时, 也增大了工作量。

(二) 重视档案管理而忽视文书处理

气象档案对追溯历史气象现象、记录基础性气候变化并寻找气候变化规律具有重要意义, 因此, 档案被借阅和使用的频率也比较高, 而相较之下的文书处理工作就显得琐碎和枯燥。重视对成熟文件的归档, 却忽视了文书处理工作, 这大大影响了档案工作的效率。

二、文书档案管理与文书处理的关系

(一) 概念上的一致性

文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌的工作, 档案管理工作则主要包含三个部分:收集资料作为历史回顾的依据;将收集来的资料进行分门别类的整理和存档, 并在日常工作中对档案进行安全维护和保养;提供档案服务, 即对档案借阅者提供相关的档案。从概念的表面上看, 档案管理工作和文书处理工作是不同的, 但二者仍然在概念的延展意义上显示出一致性:首先, 二者都是对历史资料的总结, 并且所总结的历史资料有着一定的联系性;其次, 二者都需要对历史资料进行整理和归类, 如文书处理要将一个地区的气候变化文件进行卷宗编制, 而档案管理则是将编制好的文件进行归类和保存;最后, 二者能够反映相同的事物, 对同一地区的气象基础资料进行文书处理和档案管理, 实际上都能够显示地区天气变化的历史过程。

(二) 工作过程的相似性

文书处理工作的具体过程是对庞杂的气象基础资料和与气候变化相关的文件如灾情通报和农牧业收入变化等文件进行分类和归纳的过程, 通常情况下, 一个地区一年的气候变化过程被记录后会形成一个单独的卷宗, 这是文件的纵向整理, 或者将某一种气象现象作为内容进行文件归纳, 如记录一年之内的暴雪天气, 这是文件的横向整理;档案管理工作的具体过程则包含了对档案的归类整理和保存两个部分, 其中对档案的归类整理实际上就是对文书处理工作的结果进行的再次整合, 如将某一地区记录的气象现象归为一档, 是对文件的纵向归档, 而对某一气象现象的归档就是对文件的横向归档。因此, 文书处理工作和档案管理工作在过程上是具有一致性的。

(三) 工作结果的互补性

档案和档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是形成档案的基础, 而档案又是文件的升华, 无论档案管理还是文书处理, 它们都以文件材料为对象, 是同属一个有机联系的整体, 是文件材料管理过程中的两个不同阶段的不同管理形式。档案是社会实践活动的历史记录, 是客观事物的真实反映, 也是人民进行社会实践活动中的自然产物。因此, 从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书处理工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。

三、对气象文书档案管理工作与文书处理工作的建议

(一) 用整体的眼光对待文书档案管理与文书处理

前文所述, 文书档案管理工作与文书处理工作在概念上显示出一致性, 二者的工作过程十分相似, 而工作结果又是互补的, 因此, 在气象工作中再把二者进行严格的区分就成为了不必要的行为, 这要求工作人员从整体的角度出发去进行档案管理和文书处理工作, 通过使二者紧密结合而保证文书处理和档案工作的相互支持。

(二) 使用高新技术增强文书档案管理与文书处理工作的效率

文书档案管理与文书处理工作的一致性使系统性的完成“文书处理——建立档案——档案管理”这一系列工作成为可能。因此, 工作者可以使用先进的文件管理软件将文书进行归类, 然后通过系统分类自动对其进行归档, 这样不仅使两项工作能够紧密结合, 也能够提高工作效率。

四、结语

综上所述, 气象档案管理和文书处理工作对气象部门发挥其社会职能的意义十分重大, 然而目前在气象部门中, 这两项工作的有机结合还有许多工作要做。通过对这两项工作的关系分析我们得到了“档案工作与文书处理工作相辅相成”的结论, 在这个结论的指导下, 笔者建议气象部门的管理人员能够改换视角、使用先进工具, 以便能够更妥善的完成这两项工作。

参考文献

[1]杜彦华.浅析文书档案管理与文书处理的关系[J].煤炭科技, 2004 (03) :118-120.

[2]王丽梅.谈文书档案管理与文书处理的关系[J].黑龙江信息科技, 2008 (02) :196-197.

文书档案管理(兼职档案员) 第2篇

一、档案的基本概述

1、档案的定义：

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。

文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案历史时期的划分。

（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。

（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。

（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。

3、档案全宗。

全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。

4、立档单位的概念。

立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。

5、档案工作的业务环节。

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。

6、档案工作的基本原则。

档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

7、档案工作人员的基本要求。

一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。

二、名词解释（文件材料著录时需用）

1、全宗年度代号：同一全宗代号的年度流水号，例2002年的全宗年度代号1，2003年的全宗年度代号为2，以此类推。

2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司

3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。

4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）

5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号+年度+保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。

6、档案号：目录号+案卷流水号

7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。

8、年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

9、立卷部门：指文件的组卷部门。

10、承办部门：指文件的主要办理部门。

三、文书处理与平时立卷。

1、文书处理与档案工作的关系

文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。

2、文书处理及归档程序

（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。

（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。

3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。

4、平时立卷。

（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。

四、文件材料的归档范围及归档时间。

1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。

2、文件材料的归档时间。

（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。

（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。

（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。

五、文件材料归档要求。

1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。

2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。

3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。

4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。

5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。

6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。

8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。

9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。

11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。

六、文件材料的移交。

1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。

2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。

3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。

七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。

归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。

八、文书档案的借阅。

1、借阅本部门形成的档案无须批准。

2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。

3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。

4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。

文书档案科学化管理的路径分析 第3篇

[关键词]文书档案；科学化管理；文档一体化；计算机管理；综合素质

文书档案记载着社会及各行业发展的历史，在当前科学技术快速提高的新形势下，文书档案管理模式发生了较大的变化，管理模式更具新颖性，这对于文书档案管理水平的提高起到了积极的意义，有效的确保了文书档案信息的有效性和准确性，使文书档案在管理上更具有科学性。

一、文档一体化的实现

长期以来在我国各行业发展过程中，文书处理和档案管理都处于分离的状态，录属于不同的部门进行管理。由于文书处理和档案管理工作由不同的部分及不同的工作者负责，这就使其在具体管理工作中不仅易出现错误，而且管理程序也会更加复杂化，从而对文书档案的管理效率带来较大的影响，使档案的信息服务功能受到较大的制约。在这种情况下，文档一体化管理模式成为解决文书档案管理问题的重要途径，在文档一体化管理模式中，其是将文件处理及档案管理统一为一个有机的整体进行管理，有效的确保了文书档案处理的科学性。

在文档一体化实现后，文档一体化管理工作中文书处理工作的质量变得越发重要，其会对文书档案管理的有效性和准确性带来较大的影响，这也使文档一体化的实施有效的提高了文书档案科学化管理水平。在文档一体化实施过程中，需要以公文处理的规范化作为基础，提前对文书档案进行有效控制，从而确保文书档案的价值能够更好的体现出来，使文书档案的效果真正的发挥出来。

二、基于计算机的文书档案管理

近年来，计算机技术和网络技术开始在各行各业中进行广泛应用，这为档案管理工作提供了更多的便利。档案从手工管理模式开始向信息化管理模式转变，同时档案的储存方式也发生了较大的变化，档案的载体也从纸质形式开始向电子形式转变。在当前方书档案管理工作中，其归档及整理工作都是由计算机来完成，这不仅有效的降低了文书档案管理人员的劳动强度，而且对文书档案管理效率的提升也起到了积极的作用。在传统的文书档案管理工作中，当档案归档后再想对文件进行篡改，则需要将装卷的文书档案进行拆装，存在着人力、物力和财务的浪费，而利用计算机来对文书档案进行管理时，对文件的修改变得更容易，只需要通过计算机来将所需要修改的文件调取出来即可完成修改工作。利用计算梵来对文书档案进行管理时，在网络技术的支持下，可以快速实现文书档案的检索，有效的提高了文书档案的查准率，而且有效的解决了文档分离的问题，实现了文书档案管理的科学化。

（一）电子文件的归档与接收

档案的形成是文件有條件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（二）电子档案的存储与备份

电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

三、文档档案管理人员自身综合素质的提升

（一）要有高尚的职业道德修养

近年来在社会快速发展过程中，文书档案数量越来越多，这给文书档案管理人员的工作带来了较大的难度。文书档案工作人员长期与档案打交道，工作枯燥乏味，工作较为沉闷，再加之各行业对档案管理工作重视度不够，这也使文书档案管理人员在工作中缺乏活力，对工作积极性不高，在对信息进行记录过程中存在麻痹大意的思想，影响了信息的准确性，并进而对文书档案信息的质量带来了一定的影响。因此作为一名文书档案工作者，需要树立良好的服务意识，加强自身职业道德素质的培养，工作中认真负责，有效的提高文书档案的准确性。

（二）拥有专业知识，提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

四、结束语

在当前信息化环境下，为了实现文书档案科学化管理，则需要充分的利用计算机技术和网络技术，通过新颖的管理模式来提高文书档案管理的水平，使文书档案管理手段更具先进性，确保文书档案管理效率及准确性的提升，更好的将文书档案的信息功能发挥出来，在社会和经济发展过程中更好的发挥其效能，更好的体现出文书档案的重要价值。文书档案科学化管理势在必行，需要我们加大力度，创造良好的条件，为档案事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]宋晓丽.对文书档案进行科学化管理的策略分析[J].办公室业务，2012-04-05.

[2]许琦.对文书档案科学化管理的思考[J].人力资源管理，2013-06-08.

浅谈文书档案的科学管理 第4篇

1 我国企事业单位文书档案管理现状的分析

在我国企事业单位的文书档案管理工作中, 多数单位存在文书档案管理工作不受重视、文书档案管理方式落后、文书档案管理人员知识结构更新慢等问题。

由于不受单位领导的重视, 造成了文书档案管理工作资金人力投入的问题。加上文书档案管理人员知识结构更新慢、管理方式落后等使得文书档案管理工作存在诸多的问题。虽然, 通过相关制度规范能够保障文书档案的安全。但是文书档案管理工作有效性、准确性、工作效率难以提高。为了实现现代企事业单位文书档案管理工作的开展, 满足新形势下企事业单位文书档案管理需求。企事业单位应从相关管理措施的改进入手, 促进单位文书档案的科学管理。

2 如何实现文书档案的科学管理

2.1 提高单位领导认识, 加快本单位文书档案管理投入

在现代社会快速发展的今天, 企事业单位的文书档案管理也发生着变化。针对新形势下文书档案管理需求的变化, 企事业单位领导应提高对文书档案管理工作的认识。通过企事业单位领导对文书档案管理工作的重视促进本单位文书档案管理工作相关投入、相关管理工作的加强。针对现代企事业单位文书档案的重要性、对企业发展的影响等, 加强文书档案管理硬件设施与人员的投入, 促进企事业单位文书档案管理工作的开展, 进而实现新形势下文书档案的科学管理。

2.2 加快现代文书档案管理方式的运用, 促进文书档案管理目标的实现

针对新时期下企事业单位文档管理工作的需求, 现代企事业单位应加快新型文书档案管理方式、措施的运用。以文档一体化、文档数字化管理方式为基础开展企事业单位文书档案管理, 以此促进文书档案的科学管理, 实现文书档案管理目标。

首先, 企事业单位应针对文书处理与档案管理归属问题进行组织结构与相关体系的完善。通过文书档案一体化管理将文书档案的管理进行统一归口, 以此使文书档案管理工作能够在统一组织下进行开展, 促进文书档案管理效率的提高。在文书档案管理工作的一体化进程中, 能够改变传统文书档案管理过于分散造成的管理问题, 以科学的、文档一体化管理模式促进文档案的科学管理, 促进企事业单位文档管理工作的有效进行。

在注重文书档案一体化管理的同时, 现代企事业单位还要认识到计算机技术在文书档案管理中的运用。以计算机技术的应用促进文书档案的科学管理, 促进文书档案管理工作效率的提高。利用计算机技术与网络技术的运用, 实现数字化文书档案管理目标, 促进无纸化办公的实现, 为我国可持续发展战略的实施、节约型社会的构建奠定基础。而且, 计算机技术的应用还能够有效降低传统文书档案管理劳动量, 促进人员工作效率的提高、促进企事业单位文书档案管理信息化建设。以计算机技术的运用进行文书档案的电子版文献信息转化, 同时以网络技术应用实现文书档案的快速检索。同时以权限分配与设置等方式实现企事业单位内部信息的共享与权限运用, 为现代企事业单位文书档案管理效率的提高、文书档案的有效利用提供技术支持。

在计算机技术运用的同时, 企事业单位应综合考虑数字化文书档案管理的技术需求与技术要求, 聘用专业企业进行文书档案管理系统的设计。以文书档案管理系统为基础, 以文书档案信息备份为重点进行系统设计与实现。利用计算机数字化技术与网络存储技术开展文书档案的异地备份。以此避免火灾、水管爆裂等情况对企事业单位文书档案存储管理的影响, 保障企事业单位文书档案的信息安全。在数字化应用中, 企事业单位还应注重信息安全管理工作的开展。通过严格管理制度、规范文书档案管理人员工作、强化文书档案管理人员信息安全意识等保障企事业单位文书档案信息安全, 促进文书档案的科学管理。

3 新时期文书档案管理工作重点的探讨

新时期下文书档案管理的需求要求企事业单位加强文书档案员工的培训、加强文书档案管理基础工作的强化, 以此实现新时期文书档案管理目标。

3.1 强化文书档案管理人员专业素质与职业道德修养

针对新时期文书档案管理的需求, 企事业单位应注重文书档案管理人员综合素质的提高。通过专业知识培训、职业道德修养的培训使企业文书档案管理工作的改革与创新具有坚实的基础, 促进企事业文书档案的科学管理。针对文书档案管理工作特点以及环境因素造成的人员缺乏活力、工作环境沉闷以造成思想麻痹等问题。企事业单位还应为文书档案管理人员提供良好的工作环境, 并以人员职业道德修养的提高保障文书档案工作质量。

另外, 企事业单位还需要针对现代文书档案管理数字化、信息化需求以及文书档案管理模式及理念的革新进行文书档案管理人员专业素质的培训。针对企事业单位所采用的文书档案管理系统、针对企事业单位所采用的文书档案管理模式等进行文书档案人员的专业知识培训。以人员专业知识的熟练掌握、信息化技术的掌握为文书档案的科学管理奠定基础。

3.2 注重文书档案基础工作的强化, 促进企事业单位文书档案科学管理目标的实现

为了实现企事业单位文书档案的科学管理, 企事业单位在注重上文所述内容与重点的同时还要加强文书档案管理基础工作的开展。通过强化文书档案管理基础工作实现文书档案管理目标。从基础工作入手促进文书档案管理人员文书档案录入、手机、整理、存档等工作的开展, 避免失误、错误等情况的发生, 以此保障文书档案管理质量。通过文书档案管理基础工作的强化为企事业单位文书档案科学管理目标的实现奠定基础, 促进文书档案管理水平的提高。

4 结论

综上所述, 现代文书档案管理需求要求企事业单位加快自身文书档案管理模式的改革。以信息化、数字化文书档案管理为基础、以人员素质强化以及相关管理工作的强化为重点开展文书档案管理, 以此促进文书档案管理工作的科学开展, 促进企事业单位文书档案管理水平的提高。

参考文献

[1]郑巧英.数字化文书档案管理工作探析[J].档案管理资讯, 2009, 12.

文书档案的科学管理 第5篇

一、对教学目标和定位进行调整

培养学生良好的实践能力，把他们培养成为符合社会需要的应用型人才，是高职高专教学区别于本科教学的地方。高职院校开设的文书工作与档案管理课程是具有很强实用性的课程，它的培养目标与就业方向密切联系。基于电子档案管理系统的文书档案课程教学，首先要求我们必须在原有的基础上调整教学目标定位。这意味着对信息档案管理系统的熟练掌握，早已成为学生在日后就业中必备的技能。传统的教学目标定位多是基于原来的纸质档案管理的，与网络时代的信息化档案管理系统难免存在不匹配的地方，这是需要我们及时做出调整的。

二、电子档案管理系统运用于文书档案课程教学的方案

在理论教学中要有意识地与电子档案管理系统相结合理论是实践的基础，完善的理论知识能有效地指导实际工作。理论教学是十分重要的一个环节。在理论教学中，我们要积极地改革教材编排体系，有意识地与电子档案管理系统相结合。整个教材编排都应当遵照电子档案管理系统为中心来展开。这样能让学生真正地学以致用，使学生树立掌握电子档案管理系统的意识。教学时，我们要让学生意识到，如今的档案管理工作早已走过了纸质时代，电子档案管理是当今时代所普遍采用的。所以，一个不能掌握、不善于使用电子档案管理系统的人，即使受到了完整的`专业教育，也是难以适应档案管理岗位的。当学生加强了对这方面的认识，就会了解到今后的就业形势，自觉主动地学习电子档案管理系统。

2.多渠道搜集电子档案管理方面的资料和案例供学生分析在教学过程中，我们要有意识地采用网络搜索等手段，多渠道地搜集电子档案管理资料和案例供学生分析。在课堂上采取小组学习的手段，让学生针对这些资料和案例进行充分讨论，将讨论的结果进行记录，最后交给教师打分。此外，我们要鼓励学生利用课余时间，增进自主学习的意识，积极地搜集资料和案例。教师在计算学生的平时成绩时，要充分结合他们平时在资料、案例的讨论中的表现。

3.进行电子档案管理方面的实践教学为了有效地培养学生在电子档案管理方面的实践能力，我们要积极开展电子档案管理方面的实践教学。具体可以从以下方面入手：

(1)加强对教学硬件设施的建设完善的硬件设施是开展实践教学的先决条件。各级教育行政部门和高职院校要加强对电子档案管理教学的硬件设施建设，确保有足够的资金支持教学，有足够的场地开展教学。

(2)完善教师的知识结构首先，一些教师从大学一毕业就走上教学岗位，他们虽然理论知识完备，但是实践经验不足，在进行实践教学时难免有些着力不从心。针对这种情况，我们一方面可以组织教师利用节假日，深入企业进行考察，为他们补上实践这一课。另一方面可以从企业邀请一些培训师，为教师进行实践能力方面的培训。这样使教师的实践教学能力得到提高。其次，一些教师习惯于按照传统的纸质档案的思路来进行教学。对电子档案管理系统认识不足，影响了他们的教学思路，导致他们不能满足最新形势的教学需求。对这部分教师，我们一方面要帮助他们提高对电子档案管理教学的认识，一方面要帮助他们完善电子档案管理方面的知识，便于他们顺利地开展教学。

(3)组织学生进行见习见习是教学中的一个重要环节。通过见习，我们可以让学生充分熟悉真实的工作环境，熟悉工作岗位对人的要求，熟悉工作节奏。院系一定要充分地重视学生见习环节，与企业建立合作关系，利用大二、大三的时间定期组织学生进入企业见习。在计算学分时，要将学生见习的情况计算在内。

三、结束语

文书档案课程是秘书专业的一门重要的课程。在信息化时代，档案管理早已实现了信息化。这给我们的教学工作提出了新要求。教学中，我们要从理论教学、实践教学两个方面入手，与电子档案管理系统相结合。

参考文献：

[1]何斓.高职高专文书工作与档案管理课程在信息技术时代下的教学实践[J].佳木斯职业学院学报，

浅谈文书档案管理的特点 第6篇

关键词：文书档案；管理

作为服务型及高技术型的工作，文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用，还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量，发挥其服务性能，就需要在安全、操作等方面进行优化，完善其制度和规范，从而确保档案的完整性和安全性，加强信息资源的开发和利用价值。

一、文书档案管理概况

1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作，是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容，在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存，实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责，是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前，文书档案的重要作用不断被人们发现，其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注，在现有基础上完善管理制度和方法，提升其技术水平与保密等级等，已成为企业事业单位发展的一项核心内容，因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法，不仅是时代潮流，也是一种必然的现实需求。

2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂，管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制，因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识，以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久，但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件，使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下，难以满足信息查找和处理工作的要求。其次，一些企业或单位档案意识淡薄，缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程，也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定，无法保证文书档案归档率、完整性和准确性，使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导，降低了档案的利用效率。此外，在很多企业当中，档案与文书分属不同的管理条块，两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范，就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅，造成漏归、错归等现象的产生。

3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性，是企业创新和发展数据来源，同时作为行政管理中的后台基础工作，又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中，一些重要的档案承载着企业的核心价值，因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法，但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制，确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式，将责任落实落实到具体个人，从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性，信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写，对环境和人员有较高的要求，且随着时间的发展，必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及，但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本，并未完全实现档案管理的信息化，文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。

二、新形势下文书档案管理改进方向

1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展，需进一步细化档案收集保管流程，明确档案管理职责，同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规，对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时，应对突发情况做出充分考虑，避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外，相关领导档案管理意识不强，资金和人员投入较少，导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工，造成其管理意识较差、责任心不强，因此，适当加大档案管理支持力度 ，制定文书档案管理的监督考核机制，将促进档案管理人员工作积极性，从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化，完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力，能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度，就要充分考虑其保密性，做到总体设计和具体环节的安全信息管理，以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。

2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员，专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作，而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时，从人才引进的角度，应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量。而在日常培训时，可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念，通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化，例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等，通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外，档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合，加强部门之间的联系，通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解，从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量，多维度的培训不仅有利于个体的自我提升，还有利于充分发挥文书档案的最大价值。

3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此，企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进，在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中，除了科技投入，还可以引进信息收集、保管的技术方法，例如图像、声音与文本的转换方法，以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下，通过相关的保密级别，对信息进行数据化处理，加强数据化档案的安全性。最后，企业在选择合适的管理软件时应慎重，目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择，新技术的发展也使得数据录入等更为简洁，选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量，建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台，充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工，在工作效率、失误频率上都有了显著地提升，但不可避免的存在众多安全隐患，只有管理人员加强日常的软硬件设备维护，完善信息应急措施，才能从根本上发挥信息化平台的优势，确保档案的安全。

三、結语

文书档案是企业发展过程的记录者，也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点，充分意识其价值，是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展，其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作，建立科学的档案管理平台不仅是个体需要，也符合时代和社会发展的需求。

参考文献：

[1] 朱鸣 . 文书工作与文书档案管理系统的设计与实现 [D]. 电子科技大学，2013.

文书档案的科学管理 第7篇

(一) 文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的, 但是人员配置确实不是齐全的。目前, 许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂, 会出现未将档案及时归档, 或者是没有按照相应的管理标准等等, 这样情况下的档案管理, 不利于档案的综合利用, 档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实, 在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准, 也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿, 不利于管理。其次, 很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善, 对目前文书档案管理形成了层层阻碍。

(二) 文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作, 也就是说文书以及档案两者部分组成, 两者有区分也有联系, 在大多数企业当中, 文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了, 我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是, 在企业中的文书工作一般是兼职人员, 对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来, 让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书, 未能在今后的工作中充分发挥档案的作用, 档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。

(三) 缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中, 每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员, 对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱, 对于一般性的文件未能做到及时有效的处理, 特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作, 从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质, 缺少工作责任心, 未能认真记录或者是整理相关的档案文件, 这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说, 我们应该及时采取相应的解决措施, 加强企业文书档案的收集以及归档工作, 从而保证档案管理工作的顺利进行。

二、做好文书档案管理系统实现的措施

(一) 不断完善档案管理制度, 提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用, 所以说, 企业领导应该充分重视文书档案管理工作, 不断与时俱进, 完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行, 不断促进文书档案管理工作规范性和制度化, 从而不断提高文书管理水平。当然了, 要想提高档案管理工作的管理水平, 不仅仅需要稳定办公室人员, 配备专业文书从业人员。同时, 每一名员工要从思想上树立责任意识, 认真做好文件资料的收集以及整理, 有系统、有标准地进行收纳整理, 以便以后的查找和利用。

(二) 建立“自动化”管理系统, 实现档案管理工作的一体化管理。首先, 我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号, 都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟, 现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时, 需要将前期的文书资料进行整合, 将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中, 同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理, 从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并, 在这样自动化的管理模式下, 能够高效地将两者的工作联系起来, 从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。

(三) 加强档案管理人员的培训, 不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员, 不仅仅需要具备专业的档案管理知识, 同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外, 企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作, 不断强化从业人员的专业素质。同时, 也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作, 让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作, 从自身做起, 能够更加了解文书档案管理的有效性, 同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化, 有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程, 有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题, 档案管理的工作人员应及时反馈给各部门, 进行及时地解决, 避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员, 可以定期给予相应的培训, 从而确保档案管理工作的顺利开展, 这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现, 这样的档案管理工作更加的高效化。当然了, 文书档案管理工作的顺利开展, 也离不开各部门的支持与配合。

三、总结

文书档案管理工作是衡量一个企业档案管理水平的重要标准, 管理水平的高低也直接影响着资料的完整性以及今后的利用率。所以说, 档案管理工作应该让每一位工作人员予以重视, 能够从以及思想层面以及实际行动中去践行。加强文书档案的管理工作, 建立健全文书档案管理工作的标准, 从实际中不断建立新的标准和规范, 让企业文书档案管理能够更加适合企业实际的发展。不断提高文书档案利用率, 为企业的发展提供强有力的后盾。

文书档案管理工作的创新 第8篇

关键词：文书档案,管理,创新

文书档案管理是档案管理的主要组成部分,随着单位工作各个方面的完善,对文书档案管理工作也提出了进一步的要求。由于文书档案是单位管理者制定决策和计划的重要参考和依据,为了使单位能够更好地适应社会的发展,针对文书档案管理工作所面临的挑战,有必要对传统的文书档案管理工作的思路和方式进行创新,以期为单位工作的开展提供高效且准确的参考。

一、文书档案管理的意义

(一)文书档案是政治工作和行政管理活动的重要记录。

在政府的工作中,文书档案一般是由上级单位所发的红头文件转化而成,其中也会包括已经完成但具有保存价值的文书资料,它记录了一个政府单位或社会组织从事的管理活动,如党群管理、人事管理、财务管理以及工作过程的管理等。随着社会现代化的发展,在信息时代,文书档案的管理显得越发重要,尤其是在国家的机关和事业单位,文书档案是其工作开展所不可缺少的依据,文书档案管理在当下各个单位的运行中占据着越来越重要的地位。

(二)文书档案管理是档案管理的主要组成部分。

档案具有连续性的特点,许多后续的档案建立都要以初始档案为依据,文书档案管理也是档案管理的源头,因此文书档案管理工作有着很大的现实意义。做好文书档案的管理工作,对后续档案的建立以及单位未来的发展都有着不可替代的价值。

二、文书档案管理中存在的问题

(一)管理人员的专业素质不高。

文书档案的管理是一项专业而且较为复杂的工作,这对管理人员专业素质的要求很高,而在实际中,文书档案管理工作没有引起相关单位的重视,管理人员的队伍建设力度不够,人员专业较低,主要表现在:很多文书档案管理人员不注重与时俱进,没有加强自身的学习,其管理思路和方法还停留在传统方式之上。在信息化的今天,管理人员的专业水平不够、没有熟练掌握电脑操作,文书档案管理工作没有得到深层的改革和创新。

(二)工作效率较低。

一些单位忽视工作方式和设备的更新,文书档案管理的方式还较为落后,已经不能适应社会的高速发展。比如,由于种种原因,一些单位没有配备计算机或是计算机配备的较晚,在信息化的今天,没有计算机的文书档案管理工作其效率低下是必然的;另外,一些单位的管理思路还较为落后,不能明确区分文书档案管理工作的重点,导致做了大量无用的工作,这些因素都是造成文书档案管理工作效率低下的主要原因。

(三)制度不规范、缺乏科学化管理。

任何工作的开展都需要规范的工作制度,否则很难取得明显的成果。当前形势下,一些事业单位和国企的改革力度很大,但大都停留在制度和政策方面的改革,这些制度全是与单位相关的大的制度方面的改革,而关于文书档案管理工作方面的制度很少得到组织管理者的重视。许多单位的文书档案管理工作显得较为盲目和主管,这主要是因为没有建立起统一规范的管理程序,而且许多已有制度缺乏科学化,导致管理工作的开展较为僵硬,没有灵活性,这严重制约着文书档案管理水平的进一步提高。

(四)机制改革没有从大局出发。

国内的文书档案管理机制在很长时间里没有得到有效的改革,许多社会组织的文书档案管理带有浓重的机关工作色彩,机制的改革不及时或是改革的片面性较强,没有大局意识。另一方面,许多管理人员将工作的重点放在了文书档案管理的本质之上,他们将工作的重点放在了文书档案的建立、收集、整理以及保管之上,而忽视了文书档案管理的参考价值,建立起的文书档案管理没有针对性,信息可用度不高,不能很好地为组织单位的工作提供依据,这是工作机制改革的滞后所造成的。

三、文书档案管理工作创新的措施

针对文书档案管理在实际工作中出现的问题,为了真正体现文书档案管理工作的价值和意义,对文书档案管理工作进行创新,通过具体措施提高管理水平,对文书档案管理工作在未来的发展有着重要的意义,下面将对具体措施进行阐述和分析。

(一)提高对文书档案管理重要性的认识。

意识决定行为,文书档案管理要改变传统的管理模式,首先需要从思想上改变组织上下对文书档案管理的认知,提高管理人员对文书档案管理重要性的认识。因为只有从思想和意识上进行改变,只有组织管理者和组织上下认识到了文书档案管理对组织发展的重要性,其才会在实际行动中“有所作为”,组织的文书档案管理工作才能真正实现创新。简而言之,文书档案管理工作的创新,要从提高组织上下尤其是组织管理者的创新意识着手,确保创新方案在思想上的可行性。

(二)强化管理制度,并确保制度的落实。

一是制度的建设需要完善制度体系。在组织内部构建完善的文书档案管理制度体系,组织管理者要重视领导责任制的建立,从而为档案管理制度的建立和落实提供可靠的保障。管理者只有改变自身的意识,做好组织上下的思想工作,让其认识到文书档案管理工作的意义,才能从根本上确保制度的落实;另外,强化制度建设,新制度的确立要充分结合原有制度,做到从实际出发,保留将原有制度中的精华,去除原有制度中的弊端,以工作经验为基础,构建出完善的管理制度体系。二是注重制度的创新。文书档案管理制度的构建不能完全采用以往工作的经验和别的组织取得成功所采用的管理模式,而应结合组织自身的实际情况,比如本单位的管理机制、机构设置等因素。在制度的借鉴和引用中,做到扬长补短,全面考虑,注重制度方面的创新,只有在制度方面取得了创新,文书(下转第55页)(上接第45页)档案管理工作的各方面才会取得创新,制度的创新是文书档案管理水平得以不断提高的保障。三是做到制度的及时修改。部分单位没有意识到管理工作与时俱进的重要性,片面地认为制度建立之初,已经考虑得很全面,组织内部的制度已经很完善,只要照着制度办事就不会出现问题。现代社会是一个信息化的社会,一切事物都在发生着变化,文书档案管理制度也面临着同样的状况。因为外部环境一直在发生着变化,所以,各个单位应定期对现有的制度进行评审,结合外部环境的变化,及时对原有制度进行修改或补充,做到制度的与时俱进,使文书档案管理的制度始终与当下组织内部的情况相适应,只有这样,才会真正发挥出制度对管理工作的规范作用。

(三)注重工作效率的提高。

工作效率的提高在于工作机制的优化,优化工作机制需要从以下三个方面做起:首先,加强文书档案管理的宣传力度,在宣传上实行自我营销。根据组织的总体规划和阶段性目标制定文书档案管理的思路和计划,结合重大活动对文书档案管理的要求,对管理工作提出具体的目标和要求,也为后续档案的建立奠定前期基础,只有目标明确,工作效率才会得以提高;其次,文书档案管理工作需要协调好工作机制,其工作效率的提高离不开相关部门之间的沟通与协调,只有相关部门在思想上达成共识,提高互动性,文书档案管理工作中的互相指导、互相服务以及互相监督效果才会得以体现;最后,工作效率的提高,还应注重工作经验的积累,管理人员只有结合工作经验,才会清楚以往工作中存在的问题和不足,从而在以后的工作中明确方向和重点,最大限度地提高工作效率。

(四)灵活工作,体现档案的本质价值。

为组织工作的开展和人事调动提供客观准确的依据是文书档案管理的基本作用,因此,其管理工作不能过于形式化,应结合组织的实际需求制定管理工作的内容和要求。在符合保密原则的前提下,档案管理部门应定期对档案管理工作的成果进行审核,并可以适当向外界进行公布,这样不仅可以方便用户的查询,发挥档案的本质价值,还可以接受公众的建议,集思广益,改变工作中的不足,完善档案管理工作。

(五)管理工作还应注重技术的创新。

信息化社会里,注重技术的应用对文书档案管理工作效率的提高有着很大的帮助,计算机网络技术的应用以及档案数据的信息化是当下档案管理工作的主要发展趋势。现代化的文书档案管理工作理念的革新首先需要认识到技术应用对管理工作的意义,网络技术和信息化系统有着传统手工方式所无法比拟的优势,档案管理工作的革新需要以技术的革新为依托。

四、结束语

总之,文书档案管理工作是一个组织内部资料管理的主要组成部分,并且对组织各项工作的开展有着重要的现实意义。有从思想上、机制上以及技术上全面创新,并将规范的制度在实际工作中进行落实,文书档案管理工作才会取得进展,其管理水平才得以大幅度提高,并最终实现文书档案管理工作的本质价值—服务价值。

参考文献

[1]张文华.案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(8).

探析高校文书档案的科学化管理 第9篇

高校文书档案具有真实性, 必须是准确、客观和真实的, 必须与其所记述的各项活动相符合, 而不能是虚构、伪造和假冒的。文书档案还具有服务性, 能够直接为学校管理服务, 材料来源于管理之中, 反过来又服务于学校科学管理。

1 高校文书档案科学化管理的重要性

高校要重视文书档案的收集和整理, 充分发挥文书档案在学校管理中的重要作用。

首先, 高校文书档案是开展高校管理、提高管理质量的保证。加强文书档案管理和建设, 对提升高校管理水平具有十分重要的意义。如加强对后勤制度文件的收集整理, 必将客观地促进后勤管理部门对水、电、气的管理, 堵塞漏洞, 避免浪费。

其次, 高校文书档案是总结管理得失、开展科学管理的重要依据。文书档案是在学校发展建设中形成的, 记录了学校管理的得与失、好与坏、利与弊, 这些都为科学管理提供了资料参考, 为科学决策提供了数据依据。

再次, 高校文书档案是进行教学评估、提升管理水平的重要材料。教学水平评估是提高高校教育质量的重大举措, 也是衡量高校办学实力的重要手段。从整个评估过程和查验重点来看, 都是以真实可靠、丰富完整的档案材料作为支撑的。文书档案在评估中起到了重要作用, 成为了评估工作的坚实“后盾”。

最后, 文书档案是督察管理活动、提升管理水平的主要载体。文书档案记载着学校发展过程的每一个环节, 是学校管理水平的真实体现, 具有备查、考核、参考和学习等诸多价值, 直接反映了学校的管理水平及管理能力, 具有一定的保存价值。

2 文书档案科学化管理的几点措施

(1) 坚持文档一体化。长期以来, 高校文书处理和档案管理工作由不同部门负责, 导致档案管理易出现错误, 文书档案管理程序过于复杂, 最终影响了文书档案的管理效率, 弱化了其信息服务功能。鉴于此, 随着社会发展, 文档一体化成为了一种新颖的管理模式。这种管理模式把过去独立分散的文件处理和档案管理工作统一成一个有机整体进行管理, 从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

文档一体化管理模式的实施将文书档案管理带入崭新的发展空间, 进入一个更加科学、有序的管理阶段。而文档一体化的有效实施必须依赖于规范化的公文处理, 即从文书处理工作开始实行规范化管理, 从而形成一个长效的价值体现, 保证文书档案的保存效果。

(2) 坚持基于计算机的文书档案管理。计算机网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现, 使得文书档案管理模式从手工操作转为计算机管理, 从纸质形式转为电子资源形式。基于计算机的文书档案管理既减轻了管理者的劳动量, 又提高了管理效率。同时, 传统文书档案管理中, 在归档整理后若要对文件进行修改处理, 就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做, 这势必会浪费资源和劳动力;而采用计算机进行文书档案管理就不会出现这种问题, 文件修改只需通过键盘操作就可以了, 方便快捷。另外, 基于计算机的文书档案处理, 使纸质文书档案变成电子化信息, 使得文书档案资源随时可供检索, 大大提高了查准率, 也是解决文档分离、实现文档一体化管理的根本办法, 这是传统管理方式难以企及的。

基于计算机的文书档案管理要从以下两项基础工作做起。

①做好电子文件的归档与接收工作。档案的形成是文件有条件的转化, 是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统纸质档案形成的起点, 也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本, 而电子文件具有与传统文件不同的特性, 其收集、整理、鉴定等是一个交叉操作过程。虽然电子签署、数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证, 但形成后的电子文件在相对离开其原载体后仍然可以编辑、修改, 而且电子档案没有文件和档案的明显界定, 完全依靠归档人通过网络上传或复制, 其真实性、有效性及原始性无法确定。因此, 电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录。动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录, 以加强档案原始性的认定, 确保电子文件的有效利用。同时, 电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据, 不符合要求时发回归档人, 数据信息应该以系统自动提取为主, 减少人为干预。

②做好电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技的产物, 其生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各类型文件, 如文本文件、图像文件、音视频文件等, 应采用通用的主流存储格式, 对非通用格式的电子文件应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性, 尤其是不公开的机密电子档案应具有脱机保管能力。电子原件的存储方式也是关键, 应该提供多种方式, 如数据库存储、目录存储、光盘存储等, 用户根据实际需求选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份, 保证档案管理的完整性。

3 文书档案科学化管理的基本要求

(1) 文书档案管理人员有高尚的职业道德修养。文书档案管理工作的性质以及环境因素, 决定了管理人员必须认真负责, 遵守工作纪律, 必须有高尚的职业道德修养, 耐得住寂寞、忍得了繁琐、吃得了辛苦、守得住纪律, 保证文书档案管理的准确性、时效性、应用性。

(2) 文书档案管理人员拥有丰富的专业知识。文书档案工作对服务对象的重要性以及较强的专业性, 决定了管理者必须具备丰富的专业知识, 拥有较强的档案管理技能。同时要求文书档案管理者熟练掌握科学的管理方法并充分运用, 以适应现代化档案管理要求。

(3) 做好文书档案管理的基础性工作。文书档案管理工作失误的影响力不容忽视, 做好文书档案管理工作必须先从档案的基础性工作入手, 保证现有档案准确无误, 同时要对原有档案进行核查, 防止失误, 发现错误时应及时采取补救措施以使损失降到最低。

摘要：文书档案是高校发展的记载器, 随着电子计算机的应用和普及, 高校文书档案管理模式面临着新变化。如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理, 已成为高校档案管理研究的课题。本文论述文档一体化、基于计算机的文书档案管理等方面内容, 提出高校文书档案科学化管理的重大意义。

改进文书档案管理工作的方法 第10篇

一、要高度重视文书档案的管理工作

(一) 积极主动做好文书档案管理工作的宣传汇报, 争取领导及相关人员的重视和支持。

采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规, 不断提高相关领导及其他工作人员对文书档案管理工作的认识, 努力争取其对文书档案管理工作的重视、理解、关心和支持, 力争使文书档案管理工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中, 以便进一步完善档案管理设施, 提升其规范化、信息化、现代化发展水平。

(二) 搞好文书工作与档案工作的衔接, 达到标准化、规范化的要求。

档案的前身是文件, 文件质量与档案质量密切相关, 只有建立在文书部门规范处理文件的基础上, 才能提高文书档案管理水平。文书人员要建立较强的档案意识, 做好文书材料的立卷归档。在文件处理中, 要时刻注意档案整理工作, 实现文书、档案工作一体化。由此则要求文书人员把好文件材料的质量关, 严禁用不符合要求的纸或笔等起草、修改、誉印、批阅文件和材料, 纸张规格、大小、格式、文体等均达到标准化、规范化的要求。

(三) 要求及时、准确地处理文件, 及时登记收发文件, 发现文件缺少要及时查找。

特别是对一些账外材料的处理, 应注意及时收集领导报告、会议材料等, 保证文件材料的完整性和实效性。此外, 要强化“文书部门立卷”工作, 这也是《档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定, 公文办理完毕后, 由文书部门或业务部门负责“及时整理 (立卷) 、归档”。公文立卷归档是档案工作的开始环节, 是文秘工作的最后环节, 是两类工作真正意义上的衔接点。文书人员要树立较强的档案意识, 确保收集文件材料的完整性和系统性, 为立卷归档工作打下坚实的基础。

二、要做好文书档案资料的全面收集

(一) 健全文书档案管理规章制度。

文书档案管理人员要认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规, 不断增强档案管理意识, 进一步完善必要的档案工作制度, 落实责任制, 为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度, 及时收集原始档案, 并理顺归档程序, 防止档案的散失, 为日后提供利用打好基础。

(二) 加强文书档案收集的广度和深度。

无论是专职文书档案管理人员, 还是兼职文书档案管理人员, 都要加强专业知识的积累, 扩大档案收集范围, 完善档案收藏结构, 特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、学院发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中, 要突出单位及各部门特色, 增加收集的门类, 广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道, 提高资料鉴别能力, 注意发现有保存价值的档案资料。

(三) 加强部门之间协作, 做好文书档案的收集工作。

文书档案中许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。为确保文书档案管理工作的顺利进行, 应处理好与各部门的关系, 不断完善档案的结构与质量。文书档案管理人员必须做到“三勤”: (1) 嘴勤, 即经常主动了解业务部门开展的新工作; (2) 脚勤, 即与业务部门加强联系与交流, 以及时获取有关信息; (3) 脑勤, 即根据单位的工作实际, 思考档案如何围绕单位的中心工作, 如何做好收集利用服务工作。

三、要规范文书档案的立卷归档

一是要熟悉文件, 从而了解文件的形成和使用, 明晰文件的种类以及掌握文件的性质、特点和作用。二是将有用和有价值的文件资料进行整理立卷, 因为立卷是规范文书档案管理工作的一种重要方法, 文书档案经过立卷, 有利于对文书档案的保管和利用, 是目前手工操作管理档案的一种好方法。三是将收集的资料整理成案卷。立卷的实质是对单位文件进行分类, 通过文书人员和档案人员根据分类大纲运用文件的特征, 将收集起来的文书材料组成有联系、有规律的案卷, 从而达到规范文书档案管理和在日常工作中提供资料和有力依据的目的。四是重视文书工作。因档案工作是文书工作的延伸和发展, 而文书工作是档案工作的基础, 文件是档案的主要来源, 档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的。因此, 文书工作不仅会直接影响文件材料的质量, 也直接关系到档案工作的质量。五是做好归档工作。这也是文书档案管理工作中的一个重要环节。要确保文件材料的完整和安全, 就要做好归档工作, 把应该保存的文件材料按时移交、归档

四、要加强文书档案的信息化建设

浅谈文书档案的信息化管理 第11篇

【关键词】信息化；档案管理；问题应对

随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。

1.文书档案信息化管理的优点

1.1办公效率大幅提高

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

1.2文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

1.3电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

1.4提高了文件传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

2.文书档案信息化管理存在的问题

2.1电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.2对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。

3.几点应对方法

文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。

3.1信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

3.2提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。

【参考文献】

[1]裴承志，奥多.办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育，2002（2）.

[2]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风，2010（24）.

浅析文书档案管理工作的创新 第12篇

一个单位的文书档案,记录的主要是有关于一个单位在过去的工作时间里所开展活动的一系列资料。有鉴于其为日后工作提供借鉴和帮助的功能,从而使得文书档案不仅仅能够帮助高层领导制定工作生产计划,同时也可以为解决实际工作中出现的问题提供必要的参考。随着经济全球化的不断深入,为了使单位能够在全球化的浪潮中尽快的适应并寻求到更好的发展机会,文书档案工作也开始面临了更大分量的挑战。为此,笔者将就新时期单位文书档案管理工作中可能出现的问题和创新点进行简要分析,以期做出有益的尝试。

1. 新时代背景下文书档案管理工作存在的问题

1.1 人员专业素质低

单位文书档案管理人员的专业素质欠缺主要体现在对于现代化的办公环境不熟悉上,尤其是对于电脑等现代化的管理设备,操作起来难度较大。因此,很难在信息化的社会浪潮中站稳脚跟。

1.2 管理方式不规范

单位文书档案管理的不规范现象之所以如此广泛的存在,究其原因还在于单位没有制定出完善,同时切实可行的管理和奖励制度。以至于在文书档案管理的过程中,时常存在着注入组卷混乱、档案号码编制不正确以及案卷的目录制作不规范等现象,这对于提高文书档案管理的水平来说,是十分不利的。

1.3 管理效率比较低

“过去的文书档案检索形式主要是以手工检索为主,虽然在信息化时代的推动下,检索效率更高的计算机检索方式也不断得以应用,但是总的来说手工检索还是占有最大部分。”[1]在过去的文书档案管理过程中,手工检索一直以来都是检索的主要方式。即是在信息管理早已提倡现代化的今天,检索速度更快,效率更高的软件检索方式依然没有得到广泛而深入的应用。而在时代发展不断加速的今天,手工式的检索方式势必会档案文书管理工作效率的提高,造成更多问题的出现。

2. 针对文书档案管理工作中存在的问题采取的改造和创新措施

2.1 提高认识水平

要想真正走出传统文书档案管理工作效率低下、不合时宜的误区,首先还是要从思想意识上下手。“只有一个单位从高层领导到底层员工都具有了创新意识,一个单位才能踏上可持续发展的路子。尤其是对于文书档案管理工作来说,这一点显得尤为必要。”[2]所以,进行文书档案管理创新第一步是要提高单位所有职工,尤其是领导层人员的创新意识,从思想上任何创新方案。

2.2 建立健全文书档案管理制度

而对于那些文书档案管理制度相对混乱的单位来说,首先要做的即是在相对短的时间内建立起符合单位具体情况的,切实可行的、严格的管理制度,而对那些本身已经具有完善管理制度的单位来说,则要进一步修改,使其符合时宜。除过建立起完善的管理制度之外,需要做的就是严格的按照制定好的制度展开工作,明确责任,提高效率,确保制度的实施由充分可靠的保障。同时,为了配合时代发展的需求,还需要结合现代化的技术手段建立起电子档案管理模式,并将现有的文书档案和电子档案结合起来,以便于统一管理,进而使得整个文书档案管理工作在一个高效、有序以及协调的氛围下展开,从而更好的实现管理目标。

2.3 加大管理力度,提高文书档案管理人员综合素质

为了使得文书档案管理工作能够高效率的开展而最亟需解决的问题是,当前文书档案管理人员专业素质的确实。而解决这一问题的关键则在于:要严格的对文书管理人员的录用进行把关。在聘用文书档案管理人员的过程中,要严格制定考核和录用标准;同时,还要对已聘用的人员进行系统的岗前培训,培训合格方可到岗位工作。对于已经工作了多年的老员工,还要实时的进行二次培训以及外出的交流学习。这样才能确保所有人员都能够胜任文书档案管理工作。

2.4 有计划有安排的进行文书档案管理

“文书档案的管理工作本身就是一项极为复杂和琐碎的工作,在工作中出现这样和那样的问题也是经常会遇到的。”[3]所以为了是一个单位的文书档案管理工作能够在一个规范化的环境下进行,尽可能的避免工作中出现的失误,我们需要制定出一个严格的值班制度,同时要求管理人员严格按照规章制度办事。最后,还要重视不同等级的文书档案的分开管理,做到工作有侧重点。

结束语

综上所述,文书档案管理工作对于一个单位的可持续发展来说,是重中之重的大事,也是衡量一个单位管理水平的重要标尺。文书档案管理工作的好坏不仅关系到高层领导的决策部署,同时也关系到底层员工对于实际问题的妥善处理,由此可见文书档案管理工作的重要性。针对上文中提到的单位文书档案管理工作中存在的诸多问题,笔者认为要想真正的实现单位文书档案管理工作的穿心,其前提还在于管理人员思想意识上的重视。只有对在意识上重视起来创新,才有可能真正的实现文书档案管理的向上发展。

摘要：文书档案作为记录一个单位所有工作的详细资料,在很大程度上能够为单位长期的工作提供指导和借鉴。因此,文书档案的管理工作的水平高低直接代表了一个单位档案管理水平的高低。在本文中,笔者就单位文书档案的管理工作中存在的问题进行了简要的剖析,并在这些问题的基础上提出了几点关于如何提高单位文书管理水平的措施,以便能够在一定程度上提高单位的文书档案管理水平。

关键词：文书,档案,管理,创新

参考文献

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报,2011(04):11-12.

[2]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案,2012(04):23-25.