药检仪器档案范文

药检仪器档案范文（精选4篇）

药检仪器档案 第1篇

关键词：药检仪器档案,利用工作

药品检验是药品监管的技术支撑, 是加强药品监管的关键环节, 在药品监管中起着至关重要的作用, 为老百姓用药安全有效保驾护航。近年来国家、省、市各级政府对药品检验工作日益重视, 购置了大量昂贵的检验设备。建立完善的仪器设备档案, 规范管理, 使设备档案在药品检验工作中发挥最大的作用, 确保各项检测数据的准确性、及时性、规范性。药检仪器设备装备水平, 在一定程度上反应了药品检验水平。药检分析仪器设备越来越向精密化、自动化、智能化方向发展。这些仪器每年承担着繁重的药品检验业务, 仪器使用频次高, 磨损、消耗严重。药品检验是各行业检测检验工作中对检验数据精确值要求最高的, 检验仪器有一点误差, 都会造成检验数据的重大失真, 给药品安全带来重大隐患。因此, 对各种检验设备的日常维护、保养、检修、调试, 及时更换易损配件, 是日常检验工作的重要组成部分。如何利用好仪器档案, 保证药品检验质量, 发挥精密仪器在技术监督工作中的重要作用, 是各级药检机构仪器档案管理工作的重点内容。

一、必须树立明确的服务思想

在档案查阅、利用工作中, 档案管理人员首先要树立为药品检验服务的思想, 吃苦耐劳, 任劳任怨, 才能自觉地将枯燥的工作贯穿于服务药检、服务社会的大目标中。要熟悉业务, 凡是档案库房存放的仪器档案资料均能迅速熟练地查到, 做到利用者随到随查, 并及时给予提供, 充分满足利用者的需要, 将仪器设备档案翻译成中文。检验仪器设备多数为进口, 仪器出现故障时, 依据仪器档案查找仪器设备出现损坏、故障的原因, 翻看以前的维修、保养记录, 自己维修, 节省厂家技术人员上门维修费用;依据仪器档案对已损坏价格昂贵的仪器进行分解修理, 使修理工作细致到元器件, 缩小故障范围, 联系外部使用最低的维修成本修复设备, 避免直接更换新的部件, 降低成本, 节省资金。

二、做好仪器档案的基础工作

要做好档案的利用工作, 必须建立规范的仪器档案管理制度, 结合《药检所实验室质量管理规范》, 确定药检仪器设备档案的内容和范围, 对仪器设备进行分类管理, 做到文件材料齐全。这些材料是药检仪器设备档案中不可分离的部分, 不及时收集归档相隔时间一长, 时过境迁, 人事变动, 也就无法找到了, 这种档案资料的利用价值必然受损, 它会影响到仪器的使用寿命。药品检验中大量用到的高效液相色谱仪、红外分光光度计、紫外分光光度计等仪器设备由于维护保养到位, 使用多年, 通过重复性、流量、精密度、分辨率等检定指标测试, 证明仪器仍然处于完好、正常运转状态, 避免购买新仪器;如果这些仪器设备不正确维护、保养, 许多参数不达标, 一至两年就不能正常运转, 影响药品检验工作。

三、必须做好仪器档案安全工作

药检档案管理工作实践探讨 第2篇

药品检验所是国家药品监督质量保证体系的重要组成部分和技术依托部门, 是《药品管理法实施办法》规定执行国家对药品监督检验的法定专业机构, 其中心工作是承担依法实施药品审批和药品质量监督检查所需的药品检验工作, 主要职责是依法对药品在生产、流通、使用等环节的质量实施技术监督检验。随着药品质量监督检验工作的不断深化, 搞好药检所档案管理工作成为了搞好当前药检所整体管理工作的基础。

药品检验鉴定档案 (以下简称药检档案) , 是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的各种载体的具有备查价值的历史记录, 反映了药检机构的检验实力和检验水平, 属于科技档案范围, 既具有科技档案属性, 又与其他档案一样具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性。药检档案主要有:上级工作指示、通知、决定, 药检管理工作计划、总结, 教学管理有关通知、决定, 检验事故、差错、纠分处理等, 这些材料是带有文书材料性质的档案;检验 (测) 报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等, 这些材料是指导药检工作、发展药检事业、保障和服务民生, 为药监工作提供坚强有力的技术支撑的宝贵资料。笔者结合多年工作经验, 对如何做好药检档案管理工作, 更好地服务于药检事业创新发展问题, 谈几点粗浅认识。

1. 加强领导, 提升档案工作地位。

目前, 一些药检部门领导缺乏对药检档案工作重要性的认识, 没有把药检档案工作摆到应有的位置。为改变药检档案工作的弱势和从属地位, 首先要强化相关领导对档案工作重要性的认识, 本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的工作理念, 切实做好药检档案管理工作;把药检档案管理工作纳入药检工作议事日程, 在人力、物力、财力方面予以保障, 特别是要把档案室基础设施建设、设备配置、档案保管、人员培训等列入本单位发展规划, 并根据财政经费情况适当予以递增。

2. 健全制度, 规范档案管理工作。

加强药检技术档案管理, 应从建立健全相应的管理制度做起。具体说来, 要从以下两方面着手改善:一是建立技术管理岗位责任制。明确各技术岗位管理责任, 重要岗位还应签订技术资料管理责任书, 并将执行情况纳入考核;二是完善借阅制度。明确借阅权限、借阅期限、借出资料名称、借出数量, 以明确使用范围场所, 及时归还登记等。

3. 实行“双套制”, 纸质档案和电子档案共存。

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现有技术条件下, 对一些具有凭证作用的法律效力的文件还需以纸质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性, 我们对此采取了相应措施, 如将报告书归档采取“双套制”保存, 即纸介质和光介质两种报告书一并归档, 既充分发挥了电子档案所具备的信息查询、交流便捷的作用, 又继续保留了纸质档案突出具备的凭证作用。

4. 加强信息化建设, 满足现代社会需要。

随着计算机技术的不断普及和发展, 特别是因特网的迅猛发展, 传统的药检档案管理方法已经和高度信息化的社会不相适应, 而利用计算机技术进行档案管理, 逐步向网上“数字档案馆”迈进, 将大大提高档案的利用效率, 促进药检档案管理工作步入一个崭新的时代。因此, 要正确处理药检档案信息保密与资源共享的关系, 搞好计算机药检档案数据库管理, 变被动服务为主动服务, 为用户提供方便、快捷的档案信息服务。

5. 培养人才, 加强档案队伍建设。

药检档案部门要注重提高档案人员素质, 定期举办培训班, 加强对药检档案人员的思想教育, 提高其业务素质。对于年轻同志, 重点强化他们变书本知识为实际能力的本领, 注重对他们管理能力的提高;对于多年从事档案工作的老同志, 要有的放矢地对其进行知识更新教育, 使他们了解当前药检档案事业发展的新动向, 通过培训, 使专、兼职档案员的专业水平普遍得到提高, 使他们真正掌握现代药检档案管理的知识与技能。作为档案管理人员, 要树立良好的职业道德, 增强事业心和责任感, 以积极的工作热情、严谨的工作态度、精湛的专业技术服务于档案管理事业。

总之, 药检档案管理只有坚持与时俱进、科学管理, 才能适应新形势的需要, 实现药检档案管理工作的自身价值, 开创药检档案管理工作的新局面, 更好地为药检事业的发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

[1].王颖.浅析价值链管理[J].经济管理, 2003.6

[2].李越.企业档案管理现代化的实现之道[J].湖北档案, 2003.9

实验室药检档案工作信息化管理 第3篇

1 需求分析

1.1 以收检品为主要流程的计算机网络管理

内容包括检品从业务科签收到发送检品卡至检验科室, 检验科室完成检验原始数据的起草, 并生成报告书底稿。业务科审核、所长终审、打印报告书、归档, 整个流程均在网络上完成, 包括签发报告书给送检单位, 及所有业务报表传递。网络化的管理, 使收检初始信息一进入网络服务器后, 便可让各网络终端快速地共享这一信息, 各科室可根据各自的需要随时对数据进行登录或查寻, 不仅大大减少了无意义的重复劳动, 且降低了错误的发生率, 提高了工作效率[1]。

1.2 以药检部门行政管理体系为目标的计算机网络化管理

以检品收检为主要流程的网络微机管理仅涉及到药检一线的部分工作, 对于整个药检管理体系的工作来讲只是一小部分而已。还有如对检品的检验标准查找、业务抽检计划的安排、检验一线科室工作的分配及检品周期的控制、药品检验收费的计算、检品留样的管理、检验各种信息的统计、档案归案、后勤管理等, 主要包括后勤工作中财务、仓管、采购、图书、标准品、试药试剂、档案等, 这些工作都是围绕着药品检验工作展开的, 改变了原先各个岗位管理相互脱钩, 无法互通有无的状态。

1.3 具有工作模块化、代码规范化、智能化、人性化的特点

利用计算机系统把各项工作划分成模块, 各项工作互不影响, 如药品检验、行政管理、财务管理、后勤管理等。对输入数据的格式和内容作限制和查错处理, 自动生成有关联的数据, 保证数据的规范和准确。例如, 收检日期小于报告日期时系统将提出警告;同一种药品剂型, 即使同一个人在不同的时候也会用不同的词表达, 可通过使用下拉选项选择代替任意输入, 或者生成代码, 下次只需要调用就可以了。通用模块数据库在网络服务器上的应用, 使药检档案管理更加科学有效。

2 特点及效果

2.1 计算机管理是目前最重要、最基本的现代化管理手段

将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机, 这具有检索快捷、方便、高效等优点, 节约人力资源, 避免人工检索出现的失误, 可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现, 使档案信息的处理、传输获得前所未有的效果。

利用计算机信息化管理能够存储历年文件资料和药品检验报告书等数据信息, 并能将这些信息加工成多种形式的浏览表、统计表, 通过这些表格反映出文件的基本元素和每个科室完成任务的情况、检品检测平均周期、检品质量和全检率等, 为领导决策、业务技术管理提供参考和依据。

2.2 计算机提供的检索方式灵活、实用、渠道多, 查全、查准率较高

可设置多种检索方式, 使利用者可对各类档案的任何项目进行检索提问。 (1) 明确检索:使用者只要提出确切的档案检索条件, 即可快速、准确地满足查询。可设置的检索途径有:文种、文件类名、案卷号、文件作者、时间、药品名称、药品分类、报告书号、仪器名称、仪器生产厂家、载体等。 (2) 模糊检索:在不知道确切的档案检索条件时, 只要提供被检索文件题名或者是药品名称中的任何一部分, 就可满足查询。如:若要查询某年度检验了多少种头孢类药品, 只需从屏幕显示的药品分类表中选择“抗生素类”, 然后输入“头”字, 就可查到所需的档案信息, 既可在屏幕上浏览, 亦可打印出所需的资料[2]。 (3) 组合检索:使用者可根据检索需求, 在屏幕上选择组合内容, 凡满足组合检索条件的档案, 均能毫无遗漏地检出。如:根据责任者特征查找文件, 菜单点入后, 从屏幕显示的文件类名表中选择文件类别, 然后再从当年文件责任者一览表中选择所需的信息, 即可查到某一类别某一机关 (责任者) 发行的所有文件。

2.3 文件归档号编排要合理

为了提高检索速度, 档案按年度建库, 文件归档号的编排应是:文件类号+卷号+文件顺序号, 这种编排方式能一目了然的反映出某份文件的类别和所在的位置。

2.4 档案信息共享

由于计算机技术在档案工作中的应用, 文档管理一体化在基层单位已是大势所趋。实现计算机网络管理, 随时将办理完毕的文件资料整理、归档并输入计算机, 不仅缩短了文件的运行周期, 还减轻了年末立卷的压力, 档案信息也及时得到了共享。

3 加快建设, 加强管理

3.1 加快档案信息基础建设

药检部门应尽量创造条件加快数字化馆库建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专业队伍建设以及档案服务利用工作等等, 加快推进运用计算机管理药检档案, 提高网络技术的应用程度, 逐步提高档案信息化管理水平。

3.2 促进档案信息资源建设

建设“药品检验信息系统”, 首先要运用现代信息处理技术对现存档案包括纸制、照片底片、音频视频等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储, 即进行数字化馆藏建设。

3.3 加强档案目标数据库建设

要充分运用计算机技术, 加快档案目录数据库建设, 提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时, 要尽量做到同时移交机读目录。

3.4 积极推进药检档案全文数据库和多媒体数据库建设

有条件的单位应通过接收电子药检档案, 对各种类型档案进行数字化处理和数字化管理, 积极建设药检档案全文数据库和电子数据库, 尽快实现药检档案信息的电子查询;其他单位也应创造条件加快建设步伐[3]。

3.5 加强药检档案归档管理

档案管理部门要按照档案管理的要求, 加强对本单位电子文件积累、鉴定著录、归档等工作的监督、指导, 保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。要研究电子档案接收、保管、利用的技术手段, 制定切实可行的管理办法, 最后实现药检档案信息处理计算机化、信息储存数字化、信息采集实时化、信息服务网络化。

4 实施战略

4.1 要把药检档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道 档案信息化是一盘棋, 要统筹兼顾, 科学分析, 有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局, 经济条件具备的单位档案信息化可以按照国家相关标准, 规范有序地推进, 确保药检数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

4.2 要通过档案信息化整合, 带动药检部门各项档案基础性业务工作的发展 药检档案信息化建设是一项科学系统工程, 涉及档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展必须有良好的业务工作基础, 需要配备现代化的设备和相关人才, 需要各相关部门的通力合作。各级档案部门要以开展药检档案信息化建设工作为契机, 整合带动各项基础业务的发展, 使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

4.3 要确保药检档案信息化建设的整体效益和质量 药检档案信息化建设是一项长期的工作任务, 工作量非常大, 一定要严格把关, 保证利用档案信息的查全、查准, 力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时, 要增强档案安全意识, 对于信息化条件下涉密档案的开发利用, 一定要把安全防范措施放在首位, 对于那些密级较高的档案, 原则暂不实行数字化, 而采用其他保护和复制措施。

实现药检档案工作的信息化管理的开发和运用, 将有效地促进档案基础业务建设, 推动档案工作标准化、规范化、科学化的进程, 使档案保管安全可靠, 利用管理细致方便、信息处理迅速准确的特点, 提高档案管理工作的质量、效率和工作水平, 为药检工作的开展提供优质、高效的服务。

参考文献

[1]优化馆藏的思考[EB/OL].www.diyifanwen.com.2007-12-20.

药检仪器档案 第4篇

一、研究背景

实验室信息管理系统, 即LIMS (Laboratory Information Managermenet Systems) 是现代信息技术、现代管理科学与现代分析技术结合的产物, 在全世界范围内取得了令人惊叹的技术进展和应用成就, 为规范各类信息的存储、交流和二次加工利用提供了强有力的平台, 从而促进了各个环节能够实现全面量化评价和质量目标管理。LIMS的主要原理是将实验室的分析仪器通过计算机网络连接起来, 采用科学的管理思想和先进的数据库技术, 实现以实验室为核心的整体环境的全方位管理。它集样品管理、资源管理、事务管理、网络管理、数据管理 (采集、传输、处理、输出、发布) 、报表管理等诸多模块为一体, 组成一套完整的实验室综合管理和产品质量监控体系, 既能满足外部的日常管理要求, 又保证实验室分析数据的严格管理和控制。因此, 整个实验过程的数据都是记载在电脑中的, 基本上没有纸质的实验记录。传统的纸质药检报告书转变为电子文件, 由此, 有关药检报告书类档案的整个管理模式也必须随之发生变化。

二、LIMS档案管理系统的模块设计

我所于2007年开始实施LIMS系统, 其中档案管理模块是根据我所的实际情况建立的, 是按照报告书自然生成的过程进行设计的。运行至今, 基本实现了电子化管理。模块主要包含以下四个方面:

1. 报告书归档模块。

模块描述:办结完成的报告书, 在进行装订立卷后, 可进入下一个流程, 即为报告书归档。归档模块, 是对报告书进行分类、编号、著录页码, 确定保管期限, 打印归档条码、案卷标签及案卷目录。基本操作流程:对照业务部门将已办结完成的纸质报告书, 按报告书编号进行查询, 查找出系统中相对应的未归档报告书, 根据事先设定的分类原则、编码原则, 系统自动输出一个归档号, 并生成一个归档条码标签。将归档标签条码贴在报告书右上方处, 即完成了报告书的归档。

2. 已归档模块。

模块描述:对于已归档报告书的状态描述。在这个模块中可以看到每份档案的状态, 是否外借、何时被人查阅利用、是否已归还, 可对已归档报告书进行查询检索。基本操作流程:经借阅流程调阅的报告书, 系统会自动记录借阅人、借阅时间以及在借状态;当归还纸质报告书时, 已归档模块就会将外借标记去除, 系统会自动记录归档时间。

3. 报告书查询借阅流程。

模块描述:对于LIMS系统的报告书, 申请人可以在系统中完成申请查阅、线上审批、实现网上查阅。基本操作流程:申请人进入查阅申请流程, 在已归档报告书中, 可按药品名称、报告书编号等进行查阅, 找到需要借阅的报告书, 即点击申请, 并注明申请查阅的理由, 完成申请流程;此流程再根据预先设置的审批权限, 经技术负责人审批后, 再到档案部门办理。档案员办理完毕, 即通知申请人进行查阅。

4. 报表模块。

模块描述:这个模块的报表是采用水晶报表制成 (Crystal Reports Server) , 能从创建、管理并且通过网络或者嵌入到平台应用来发布报表。它处理了报表流程中的所有步骤———从数据访问和报表设计, 到报表的管理和分发, 乃至门户和应用程序的报表集成。可以对已归档报告书进行各类统计, 并形成报表, 直观可视, 方便统计, 是个全新的解决方案。基本操作流程:报表模块主要包括两种报表, 一是已定制的报表, 二是可自由定制报表。已定制的报表, 是常用的、必需的、规范的报表;自定义的报表, 是可根据实际需要, 自主调取字段, 形成所需的报表。

三、LIMS档案管理系统的主要特点

1. 管理模式自动化。

在LIMS系统之前, 我所使用的是自主开发的检品管理系统, 在当时也有一套相当先进的管理系统, 其中也有一个档案管理模块。但是这个模块的功能比较单一, 在归档时, 著录页码, 自动生成并打印案卷目录, 操作也比较方便。但是它没有借阅功能, 并且不能自动分类。现在新管理模块的功能齐全, 包含了报告书归档、已归档管理、借阅管理、报表等。在归档时, 后台可以自动识别档案类型、自动生成档案号、自动标引档案保管期限, 并生成一个归档标签。

2. 引进条码管理。

条码管理本来是用于仓库管理的, 它可使仓库作业人员实现数据输入的自动化, 并可实现数据的准确传输, 确保仓库作业效率, 有利于充分利用有限的仓库空间。我所的产生的报告书一年约有上万份, 数量大, 而且报告书的调阅量也大, 加上人手不够, 管理难度很大。因此, 我们在设计LIMS档案管理模块时, 引入条码管理的思想。从而大大减少了工作量, 方便追踪。

3. 实现流程一体化。

报告书从发出开始, 即可自动进入未归档模块中, 业务部门在发出报告三天内, 须向档案部门进行移交纸质报告书, 可以实现即时归档。用户在申请查阅时, 可直接进入查阅申请流程。在LIMS中, 由相应的负责人进行审批, 最后到档案管理员办理, 可通知申请人前来调取, 也可直接在内网上向申请人开放此份报告书。

四、存在问题及思考

虽然LIMS药检报告书档案模块功能较之以前有了很大的改进, 管理更加智能化、人性化、现代化, 大大方便了我们的工作。但任何一个管理系统都不是尽善尽美的, 存在漏洞和不完善的方面。在使用中, 我们也发现了这个模块存在一些问题, 提出来让大家思考。

1. 是否全部自动化?

在归档分类时, 过于依赖业务科前台的业务分类。档案分类与前台的业务分类, 有时是不完全一致的。而我们在设计时, 是设计为自动标引前台业务类别, 而缺乏手动分类的补充。因此在模块设计时, 最好要考虑到一些特殊情况, 在自动生成的方式下, 适当补充一些手工可选的方式, 以利于应对一些突发的、特殊的情况。

2. 如何保管电子文件。

电子文件具有信息的非人工识读性、系统依赖性、与特定载体的可分离性、易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及可操作性等。因此, 在LIMS系统下产生的报告书, 即电子文件, 容易进行信息生成、信息处理、信息传递、信息保存以及信息利用。但同时, 对信息的完整性、真实性、安全性及可读性提出了更高的要求。LIMS系统实施后, 报告书的原始记录都记录在系统中, 并未打印成纸质。如果时间长了, LIMS系统承载的数据量过大后, 必然有一部分的数据要从中迁移出来, 能不能将这些原始记录利用信息技术合成一份不可更改的直观数据, 进行保存呢?目前是每月用磁带机备份, 每年用光盘备份。这是我们必须要考虑的问题。

3. 关于系统整合问题。

我所的报告书只是档案类目中的其中一类, 而LIMS系统中的档案管理只是针对LIMS系统中产生的报告书。虽然这个系统管理方便, 但是与其他档案管理系统并没建立接口, 从长远来看, 不利于信息的整合。建议是另外单独做一个档案管理系统, 将各类档案都集成一体, 这里必然是涉及各系统之间的数据转换问题。

好系统都是用出来的。没有一个系统的设计是完美无缺的, 系统的每一个设计理念也未必能够完全实现。只有在使用中发现问题, 才能不断解决问题。

参考文献