电子文件的全过程管理

电子文件的全过程管理（精选12篇）

电子文件的全过程管理 第1篇

关键词：电子文件,全过程管理,文件连续体模式

在现代社会,随着工作环境与工作要求的提高,数字化、电子化产物大量产生。以电子文件作为管理对象,保存人类活动记忆的电子文件管理工作已逐步形成并得到社会广泛重视。电子文件管理是传统文件、档案管理的新时代延展,但由于电子文件本身的特点,需研究并建立一套适合电子文件管理要求的原则、方法、技术、标准和理论,对电子文件管理实践发展和理论建设有着重要意义。

一、理论基础

(一)数字(式、化)文件与电子文件。数字化是信息处理的一场革命,是指使用0和1两位数字编码来表达和传输一切信息的一种综合性技术,在同一种综合业务中进行传输,再通过接受器使其复原,可以无限地复原,而质量不会受到任何损害。数字(式、化)文件即由电子计算机或各种数码设备生成的,其信息以二进数字代码记录和表示,因此也被称为电子文件。

值得注意的是,经过计算机或数码设备直接形成的数字信息,符合文件要求的称电子文件毋庸置疑。加拿大电子文件研究专家露西安娜·杜兰蒂认为,电子文件是指正常的业务活动中,以数字形式利用、保留或存储的文件,而不论其是否以数字形式制作或接收。因此经数字化转换而来的原文件的数字化副本,同样具有电子文件的特征和功能。

美国教授David M·Levy在对电子文件与纸质文件比较时发现,电子文件与传统纸质文件在稳定性、持续性、物理性、交互性、可变性方面都有着质的区别。

电子文件管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象,运用一定的技术方法对其加以组织和控制,形成有序、系统的电子文件信息资源,维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性并向社会提供利用服务。

(二)全过程管理。全过程管理是指根据电子文件的特点和管理要求,建立一个完整的管理体系,对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理与监控,以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。我国《电子文件归档与管理规范》总则规定:“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。”

1994年至1997年,加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全过程管理的框架模式,认为应由以下措施构成电子文件的管理链条:根据预先确定的标准格式和模版编辑文件;根据文件的类型和用途,使用预先确定的方法认证文件;根据个人的资格及其权限,确定其接触电子文件的权力;在系统中嵌入“工作流程”,只向有关人员呈现有关文件;使用磁卡、密码或指纹识别等方式限制对某些技术的接触;在系统内设计审计跟踪功能,记录对系统的任何接触及其结果(如文件被修改、删减和增添等)。

电子文件的全过程管理从根本上说是文档一体化在电子文件管理中的实现模式,只不过其理论基础发生了变化,即从文档一体化的理论基础——文件生命周期理论,转变到了电子文件全过程管理的理论基础——文件连续体模式(the Records Continuum Model)理论。文件生命周期理论和文件连续体理论作为社会科学性质的档案学理论,它们是不同社会历史时期档案实践的产物,其形成受到当时的经济、科学、技术、文件等诸因素的直接影响,反映当时档案工作与发展对理论的要求。它们之间具有基础与应用、宏观与微观、指导与被指导等辩证关系。电子文件的全过程管理与传统文件、档案管理一体化管理是一脉相承的,但在具体的管理与控制方法、手段,与传统相比,电子文件管理显然有了新的发展。

二、实践应用

电子文件管理也涉及到传统文件、档案管理的主要环节,主要内容包括鉴定、积累与归档、整理、著录、检索、保护、利用等,但它并非是传统文件、档案管理环节的简单组合,在内容和形式上都有许多不同。第一,电子文件管理的管理顺序不再是传统文件、档案管理的线性流程,许多环节都存在着前置或循环的运行,如安全性保护贯穿于电子文件管理的全过程,使管理过程更加繁复。第二,电子文件管理在内容与形式上与传统文件、档案管理有较大区别。电子文件的收集,除收集文件本身,还要收集背景信息与元数据;不仅存在物理归档,也存在逻辑归档等多种归档方式。第三,电子文件管理各环节都对信息技术(信息管理系统)极具依赖性,比传统手工环节的科技含量更高,同时需要对计算机软硬件及其网络环境进行管理。

(一)电子文件全过程管理的内容与流程。电子文件全过程管理的内容与流程(见图1)

电子文件管理与传统文件、档案管理相比较,在传统管理环节上新增了一些新环节。这些新增环节具体包括:电子文件(设计、形成);电子文件信息数据库;电子文件长期保存等。

(二)基于元数据的电子文件全过程管理。元数据,国际档案理事会《电子文件管理指南》(1996)中的定义是:“Metadata is defined as data about data”,是指为理解数据库的内容信息而存储的信息。元数据是实施电子文件管理的技术保障,它不同于传统文件、档案管理的著录信息。而值得注意的是在某些性质上,两者之间也是存在共性的。例如反映文件内容的题名、反映责任者、反映文件生成时间的日期等,这些在元数据和著录信息中都有涉及。

介于元数据的还原性、结构性、跟踪性、系统性,元数据贯穿于电子文件的整个生命周期,随着电子文件运行过程动态的发生变化。元数据能真实、完整地详尽描述电子文件内容、背景、结构特征及变化过程,为电子文件可读与检索提供了多角度的入口,使电子文件全程管理得到全程控制与集成优化。

电子文件全过程管理强调从整体上对管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。因此电子文件全过程管理要在电子文件运行系统的各阶段中得以实现,元数据技术必然得到相应地应用。

元数据在电子文件管理系统设计阶段,由档案工作人员与计算机技术人员共同完成,就元数据的内容、属性、功能和工作模式提出要求并实现。元数据元素集(MetadataElement Set)是指需要捕获的所有元数据元素的集合,是如今西方提出的标准化电子文件管理策略。这些元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用条件、相互关系、编码体系等都做出了较为详细的规定,纳入电子文件管理系统、可选择、可扩展、可兼容,值得借鉴。

元数据在电子文件形成阶段(见图2),是指电子文件附带元数据进入运行系统中。

元数据在电子文件运行阶段,通常情况下,用户只能对电子文件的元数据添加和修改,并不能直接改动文件。当电子文件内容在不断补充和完善时,其元数据也在不断的扩充。(见图3)

元数据在电子文件维护阶段旨在保证电子文件的真实性、完整性、有序性、安全性与可读性。在电子文件全过程管理中,元数据管理都贯穿其中。

三、发展趋势

电子文件已经成为人类社会记录信息、传递信息、储存信息的重要方式。电子文件在档案管理中,甚至整个社会生活中都占据了一席之地,随着信息技术的飞速发展和广泛应用,具有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。

目前,档案界有两种极具代表性的电子文件保管模式,加拿大哥伦比亚大学的集中式保管模式和美国匹兹堡大学的分布保管模式。后者以逻辑关系、虚拟方式的特征充分利用内部网络资源,实现电子文件资源共享,即逻辑归档。逻辑归档(logical filing)是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实施的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。这种保管方式更注重控制管理,由实体物理归档保管向资源控制发展的趋势。

直至今日,文件全过程管理仍有继续深入研究的趋势。受到新电子文件管理理论的影响,深入对电子文件及其运行环境研究、加强电子文件管理法制建设、完善电子文件管理标准化建设以及电子文件管理人才的培养,都将是今后电子文件管理事业发展的必然趋势。

参考文献

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社,2003.

[2]徐义全.电子文件归档与电子档案管理概述[J].北京档案.2001(1).

[3]电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)

[4]赵彦昌,魏新.论美国文件管理的几个问题[J].理论探讨.2007(06).

[5]邹吉辉,杨杰.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究[J].档案学研究.2006(01).

论述信息时代电子文件的档案管理 第2篇

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

浅析电子文件的管理 第3篇

关键词：电子文件；证据效力；管理

中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02

一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?

电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。

对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。

电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。

法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。

二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?

我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。

传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。

各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。

“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?

当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。

三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?

非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。

因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。

传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。

四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?

证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一

套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?

从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。

1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。

2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。

电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。

值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。

怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。

电子文件的全过程管理 第4篇

随着计算机技术和现代通信技术的迅猛发展，电子文件大量产生。在这种形势下，电子文件作为社会信息资源系统中的重要组成部分，将会逐步取代传统的纸质文件，电子文件的立卷问题成为档案机构日益关注的问题。

电子文件与传统的纸质档案有诸多不同之处，电子文件对电子环境的依赖性、内容无法直接识别性、电子技术和载体的不稳定性以及载体的多样性和可变性等特征，使电子文件在日常管理中变得更为复杂，现有的纸质档案的立卷方式已经难以适应电子文件的保管要求。同时，电子文件以其载体与信息结合方式的特殊性对传统的档案立卷理论也造成了很大的冲击。因此，电子文件的管理，尤其电子文件的立卷方式都给传统的纸质档案的管理方式带来了一次革命性的挑战。

二、电子文件与传统纸质档案立卷的不同点

1. 电子文件的设备依赖性。

传统的立卷归档对象是以实体的纸质文件材料为主，而随着计算机的发展，电子文件逐渐取代了以往的纸质文字材料。电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，所以电子文件与电子计算机中的各种设备，包括硬件和软件，有着密切的关系。可以说电子计算机是电子文件产生、处理的前提和基础[1]。这就决定了电子文件对设备的依赖性。这个特征，对电子文件的安全保管和长期保存都带来了很多问题。设备的故障、硬件的不兼容、软件的不规范和较快的更新换代等，都会对电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理产生不良影响。

2. 电子文件立卷对原始记录性（真实性）的挑战。

原始记录性是档案的本质特性。也正是档案的这一特性，才使档案能够明显的区别图书、情报、资料、文献等其他的信息，而且具有法律效力。然而在现代办公自动化系统中产生的电子文件，从起草、修改到印发都是在计算机上进行的，它便于修改和复制的特性，使得最能体现档案性质的原始记录性在电子文件时代不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有手稿和印稿之分，也没有正本和副本的差异，甚至难以划定文件和档案之间的界限。因此，电子文件能否成为档案，是否具有法律凭证等便成为档案界有待解决的问题。

3. 电子文件受技术寿命的影响。

传统的纸质文件，其自身的寿命与其制成材料和外部保存环境密切相关，而影响电子文件寿命的因素不仅与其内部诸因素和外部保护环境有关，更为重要的是与存储计算机的技术革新有着密切的关系。由于电子文件的载体依赖性，文件内容必须通过计算机才能识读。计算机的技术更新换代的速度十分迅速，一旦存储技术过时，就会直接导致载体上的信息无法识别。

4. 电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性。

对于纸质文件来说，一般不用特意区分信息的物理结构和逻辑结构，因为纸质文件立卷时，文件存在的排序关系能够直接反映档案之间的客观历史联系。对于电子文件，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件中的信息可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响正常的显示输出。在电子文件的传输和载体转换信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构可以保持不变[2]。电子文件的逻辑结构通常是需要专门的信息予以描述，这些信息可能是隐含的，无特殊需要是不显示的。因此，电子文件的物理结构和逻辑结构的关系是十分复杂的。在电子文件立卷时，要保证电子文件不被破坏就必须充分考虑其物理结构和逻辑结构的复杂关系。

5. 电子文件对元数据的依赖性。

对于纸质文件，元数据往往直接体现在其形态上。在传递和处理过程中，行政部门的实际往来和人工办理的各种手续，则体现的行政背景的所谓元数据也就自然地记录在文件上了。电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。电子文件的元数据是电子档案的技术数据，如描述文件的编排与内部结构的数据、软件平台、字处理程序、字符集等。电子文件的运作主要是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完善、详细。如果不特意提供或补充这种元数据，就可能给电子文件的运作和立卷带来问题。这就体现出电子文件对元数据的依赖性。

三、电子文件虚拟立卷的过程设计

实施电子文件虚拟立卷，我们的最终目标仍是保持事物之间的客观历史联系，反映其原始面貌。首先，对电子文件实行“前端控制”保证它的原始性、真实性、完整性和有效性。其次，档案部门设计功能完善的计算机管理系统，确保立卷文件的有效分类、组卷、检索以及后期的提供利用。

1. 电子文件实施前端控制的过程设计。

在电子文件管理中，由于必须依托电子文件管理系统，电子文件管理过程的前端控制也就顺理成章的延伸到系统功能的设计阶段。由此我们要解决的问题有：前端控制在档案管理部门的介入时机；确定电子文件的归档范围；保存的电子文件必须具备的要素；电子文件在移交过程中如何解决电子文件转换的可识别性。

结合电子文件的前端控制所要解决的问题，笔者对前端控制的基本程序进行了设计，主要内容如下：（1）档案部门请专业计算机系统设计人员设计合理、全面、功能强大的电子文件管理系统。这一过程中，档案人员、系统设计人员和办公室文秘人员要进行相互沟通，以使设计出的管理系统不仅满足实际办公需要，而且便于以后的归档立卷。（2）在办公部门确定一个档案真实性保证的业务承办人。这个业务承办人要了解事件的来龙去脉，并且能够保证事件记录的真实性和完整性。并且这个业务承办人可以根据具体事件进行立卷前的初步分类。（3）档案工作人员指导业务承办人确定电子文件的具体归档范围、时间。目前来讲，下面几类电子文件应列入归档范围： (1) 各职能部门制定的政策性及纲领性文件； (2) 综合性的统计资料、报表等； (3) 人事管理、财务管理、经济信息、生产信息等动态性数据； (4) 具有利用价值的文件，即对实际工作有现实的查考价值、证据价值及历史价值的文件； (5) 纸质文件难以替代的文件； (6) 利用电脑设计的模型、图纸； (7) 多媒体技术编制的各类演示文稿等。可根据实际需要，对归档范围具体调整[3]。在归档时间方面，应在一个项目完成后或者本年度进行，一般不超过2-3个月。同时归档的份数，一般拷贝三套，两套异地保存，一套提供借阅。（4）档案部门要确定完整的电子文件移交时必须包括内容、背景和结构三个要素。国际档案界专家认为，一份完整的电子文件是由文件内容信息与元数据组成，并形象的将文件比作信的内容，而元数据则是文件的信封。因此，元数据和文件内容同时存在才能构成有证据作用的文件。（5）移交电子文件时采用统一的信息记录载体，并且保持与直属档案部门接收的信息载体一致，以避免产生电子文件信息的不可识读性。

2. 电子文件虚拟立卷的过程设计。

在电子文件的整理过程中，我们可以根据文件之间的客观历史联系，通过电子管理系统对文件进行排序，一般采用时间———事件型进行立卷，反映档案之间的历史联系的同时采用自动提醒功能划分保管期限，这就是虚拟立卷技术[4]。在虚拟立卷中必须要注意的问题有：采用何种方式归档立卷；虚拟立卷时所需的电子文件管理系统功能；电子文件立卷后保密性管理问题；电子文件的立卷后的定期审查问题。

为解决以上电子文件在虚拟立卷中所需注意的问题，笔者也对电子文件的虚拟立卷问题进行了初步设计：（1）档案部门请专人设计功能强大的电子文件管理系统，以便电子文件的立卷。管理系统中又分为案卷级和文件级。在具体系统管理中包括存放电子文件内容、保管期限、密级等因素的功能。电子文件的管理系统有定期进行查询的提示以及在保管期限到期时提醒功能，以便及时的删除到期的（没有保存价值的）电子文件。（2）电子文件通过磁盘或者网络直接传输的形式被定期移交到档案馆。网络传输是比较安全的一种做法，但是应注意传输的格式应是通用性较强的软件。如.DBF、.DOC、.TXT、.EXE的文件。（3）接受者对电子文件的真实性和完整性进行核实后才能接收电子文件。同时接收人员还应检查电子文件的载体是否有划痕、是否清洁以及有无病毒。（4）电子文件的分类及保管期限的确定可以根据纸质档案方式确定。如果移交的是磁盘可以根据文件类型、形成单位、保管期限进行装盒立卷，并定期（假如规定1年）对磁盘中的信息进行检查。如果是通过传输的方式进行移交则备份两份，分别通过电子管理系统的形式进行脱机管理，以保障文件信息的安全。（5）电子文件通过各种方式保存好以后，要在电子文件管理系统中附上接收人的姓名，职位，以便责任分明。通过电子管理系统的设置，我们打开相关电子文件夹以后首先自动清晰地出现移交者和接受者的姓名、职位。（6）电子文件要设立专职人员进行定期审查。电子文件由于对保存环境，例如防磁、机械振动以及电脑病毒等因素要求很高，所以必须进行定期检查，以保障立卷后电子文件的长期有效保管。

参考文献

[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].中国人民大学出版社, 2001.

[2]杨小萍.电子文件与纸质档案保护之比较[J].内蒙古科技与经济, 2009 (12) .

[3]东军.谈电子文件归档的前端控制和鉴定工作[J].湖北档案, 2003 (6) .

电子文件管理目标 第5篇

管理目标是确定管理原则、管理方法呵管理行为的基础，对政府电子文件的管理同样如此。

1、保证电子文件的真实性

电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件业务有效性和法律证据性的基础，是实现无纸化业务活动顺利开展、实现信息化的先决条件，是电子文件反映和证实机构历史真实面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。

2、保证电子文件的完整性

完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障，不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性，也不能如实反映机构活动的真实面貌。

3、保证电子文件的长期可读性

电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、解压缩、加密、解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为了“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。

4、促进工作效率的提高

电子文件是为了执行业务和管理活动而产生的，其基本职能是支持机构职能活动的开展。电子文件的管理应该和电子文件的产生、应用一样，继续服务于机构提高业务效率的目标。科学的电子文件管理应该具有发挥电子文件现行作用和保持其历史价值的双重功能，而这不可偏废，管理活动务必在二者间寻找平衡点，保持二者的高度统一。

5、方便查询和利用

电子文件的归档与管理探析 第6篇

关键词：电子文件 归档 管理

电子档案与以往传统的档案记录在意义上相同，都是为了能够对人们的社会活动进行真实的记录。但是电子档案比之传统的纸质文档记录更具优势，由于其在记录时能够保持着文件的原始和可靠性以及完整性，这些是文件管理最为重视的几个特性。现如今，电子文件的归档与管理对于各个行业来说都十分的重要，只有做好这两个方面的工作，才能够科学的进行档案工作。因此，本文主要对电子文件的归档与管理进行探析。

1 对电子文件的归档进行科学的分析

电子文件的归档主要分为两种形式，一是逻辑归档，二是物理归档。这两种归档形式都有其优势。但是电子文件的归档具有系统化的工作性质，因此，需要进行这方面工作的相关人员在工作态度上必须要细心和严谨。

1.1 在电子文件的收集中要将工作做好

电子文件的归档分为前期、中期和后期，在前期的工作中，最为重要的工作就是做好文件的收集，只有将文件收集工作做好，才能够充分的发挥出电子文件的作用及其利用价值，并且有用的信息必须在收集的范围之内。首先，收集时要先将重要的文件保留底案，若是要修改文件，需要将原文保留后再进行修改，这样累积多个版本号后，一起将草稿和定稿进行归档。其次，要充分的利用计算机的辅助设计技术，以及相关的检测和仿真实验技术，这样才能够保证数据文件具有价值性。例如，在进行电子文件的归档时，要结合图形文件和模型文件，以及数据库文件等，利用相关的计算机技术将这些文件进行合理的统一，形成一份科学有效的电子文件。再次，各类数据文件在内容上都有所不同，需要和机关制作各类的命令文件，例如一些难度较高的计算、控制和管理程序。这些命令文件一般都是相关的机关部门，结合自身的实际需要来进行编制的，但是还有一小部分难度较高的程序就需要依靠购进的方式，已具备命令文件的归档室是不需要再进行一次归档操作的。最后，不仅是文件需要进行归档，设备运行操作系统也需要进行归档。若是在档案室中，已经具有了完善的操作系统，那么就不需要再进行一次归档工作。此外，在归档工作中，除开电子文件，还有一些纸质文件也要进行合理的归档，这些文件主要包括相关的计算机硬件说明文件和产生电子文件过程中可能会出现的纸质文件。

1.2 对电子文件的归档要求，要不断的完善

由于电子文件的归档，要求要归档的电子文件具备完整性、真实性和有效性，所以有价值的电子文件和相关的支持软件都要进行统一的保存，在定稿时若是出现图形文件变化，也要将不同版本间同时进行归档保存。并且对电子文件的有效性进行确认需要相关的机关既有相应的技术条件，这样才能够在进行电子文件签署时利用相关技进行最后的确认。其次，要求电子文件的归档在载体形式和质量的要求上具有统一性，这样才能够保证相关的工作人员在进行电子文件归档时，保证文件的载体规格和形式，以及质量进行统一的集中标识，从而形成数据集，在拷贝两套同一形式的电子文件后，运用异地保存的模式来加强电子文件的耐久性。最后，要将归纳后的电子文件进行登记，这样才方便最后的全面检验，检查电子文件中是否有病毒的存在，以及相关的文件载体具体情况完整性等等。

1.3 对电子档案的鉴定工作，要不断的加强

电子档案的鉴定工作包括三个当面，其一是鉴定的对象，其二是鉴定的目的，其三是鉴定的内容。电子档案的鉴定主要要体现电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性，只有将这三个特性充分的体现，才能够发挥出电子档案的真正的价值。因此，电子档案在鉴定时需要三个步骤：①在归档之前要先确定归档文件后，再划分保管的期限；②在归档时，要先对归档的文件进行鉴定后才能接受归档文件到档案室内；③归档文件具有保管期，有些是永久保存，有些是暂时性保存文件，这些短期保存的文件要在失效前再一次进行鉴定，在确定没有保存价值后才能够做出相应的处理措施。

2 如何加强电子文件档案管理的有效性

2.1 保证电子档案保管工作的效率

電子档案在存储时，具有一些特质，这些特质主要是存储介质中具备的，其一是性能稳定，其二是检索方便，其三是显示还原性好。若是存储不在硬盘内，而是在软磁盘内，不能将其作为长期的电子档案保存载体。并且，电子档案在管理时也必须在合适的环境中，具有一定的条件，首先是库房的温度和湿度，只有保持这两个储存库的稳定，才能够实现科学的电子档案管理；其次，电子档案储存的库房必须保持通风，也要保证环境的整洁，确保没有腐蚀性的气体流通，从而保证电子档案的完整性；再次，储存电子档案的地面不能打蜡，也不需要铺地毯，避免滑到损坏电子档案；最后，装电子档案的器具要保持清洁没有灰尘，保证电子档案不受损。同时，在对电子档案进行统一的归档时，要进行分库保管，也要注意不能让电子档案出现划痕或者触摸等情况，在存放时也要注意不能横放，要直立存放，此外，也要杜绝非法软件的使用，避免电子文档交叉病毒感染。

2.2 对电子档案的检测工作和维护工作，要做到不断加强

电子档案的载体介质在稳定性的体现上还不够完备，因此，储存电子档案的硬盘内的磁信息会随着时间的增加而出现衰减情况，可能会出现信息都是或是在读出时，出现错误。因此，相关的工作人员要对电子档案进行定期和不定期的检测和维护，这样才能够在结合电子档案的特点的同时考虑到存放的环境以及设备技术问题，从而制定出更加完善的技术方案，提出相关的维护措施，增加电子档案的检测工作和维护工作的有效性。

2.3 在利用电子档案的过程中，需要注意的问题

工作人员利用电子档案时，要提高意识保护电子档案的信息安全。在电子档案的利用中，对系统的依赖性较强，并且具有重复利用的特性，也便于需要的人员传输，这些特性虽然方便了人们操作，但是却很难做到有效的控制，所以对档案进行管理的工作人员，必须具备良好的心态以及严谨的工作态度，这样才能够在面对突发状况时用最有利的方式来对电子档案的运用进行限制，防止信息的泄露和失真，规避病毒入侵的现象产生。同时也要完善利用制度，严格控制使用的权限和资格审查。

3 结语

本文主要对电子文件的归档与管理进行探析，找出其中可能存在的问题，并提出一些有效的解决措施，从而完善电子档案的相关管理机制，促进我国档案信息化的创新发展。

参考文献：

[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料，2011，04，15.

[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案， 2014，05，20

[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智，2012，12，05.

[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案，2013，03，15.

电子文件的全过程管理 第7篇

档案管理工作未来的管理趋势将使用电子档案管理方式与传统纸质管理相结合的方式。为了迎合现代化的管理形式, 档案文件的管理必须要逐渐的满足时代的要求, 国家档案局在2000年底作为行业准则制定实施了了《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 行业准则的出现, 就是为了让传统的档案管理模式迎合时代的要求, 在《规则》中制定了很多的条条框框, 为电子文件档案的管理工作带来的帮助。通过计算机技术管理就很好的将电子文件输入保存。如果纸质的档案保存如果单从按照《规则》来进行, 所谓的文档管理改革不会很显著, 只是通过计算机输入存档的办法不能保证文档的安全性和正确性, 为此, 档案管理工作必须要双重整理才能将管理工作做到准确无误。

一、将纸质文件和电子文件按《规则》整理、保管

在《规则》中有明确规定传统纸质档案的管理细则, 在此不做详细说明。对于电子档案的分类、编号、排列、编目、装盒、上架等等一系列文件整理模式必须要保证和传统方式的归档过程相同, 这两种的归档的档案信息一定要相对应。由此可见, 整个电子归档的过程都是要以纸质的归档程序为基础。但是, 电子文件的整理工作的时间性、准确性都要比手动归档更为优越。

二、双重管理纸质、电子档案的优点

(一) 加强了工作的效率

根据《规则》进行文件的整理, 是以计算机为核心操作的, 在计算机功能中有一个检索项, 当工作人员在进行档案的调卷的时候可以从速度效率上及时查找。在各个企业、学校等单位运作, 通过及时的查找, 带来了很便捷的服务。速度的提高, 时间的提速, 给企业的生产建设方面赢得了很珍贵的时间。为此, 《规则》中最重要的优点就是加强了工作效率。

(二) 通过网络实现了管理

根据《规则》进行文件的整理, 将计算机管理档案的优势充分的展现了出来。将电子文件与传统文件管理方式有效的结合在一起, 每一个纸质文件背后都会有相同的电子文件, 无论是企业、学校、某个部分或者是个人, 如果一方向档案室提出查阅相关档案信息, 那么档案工作人员就可以直接的通过电子传阅的方式发送给需求一方, 这样的借阅方式可以避免了纸质文件的重复查阅造成的纸质文件的损坏, 确保了原件的完整性, 通过也给各个部门带来的方便, 提高了利用率。虽说档案的管理工作可以通过网络进行查阅, 但是不意味着任何一方可以无所畏惧的从档案室中随意的查阅每个电子档案, 在这个网络的系统中会进行授权, 每个部门都会有不一样的权限, 然而对于档案室来说会有一个特殊的权利, 可以直接的在计算机上查到有哪个部门的档案应该归档而没有归档, 档案的工作人员可以强行的让一些电子文件归档;去报了文件的及时性。计算机网络给予档案工作人员一种特殊性的权限可以让他们及时知晓各部门的档案处理情况, 并且及时督促各个部门。对于每个部门来说不是任何人想看就能查阅的, 如果他们想查阅哪个文件就必须要经由档案室, 向档案室提出查阅申请, 档案室给的权限也仅限于他本人的电脑查阅。档案室给定的权限是单向的, 极大程度上确保了借阅的安全性。

(三) 给档案的统计以及专题带来了便携

档案的统计以及专题工作是档案管理中最重要的环节。干部职务任免、机构设置、职称认定、重大决定事项等都属于档案专题, 会计档案统计台账、文书档案统计台账、档案利用情况统计台账、科技档案统计台账, 这就需要工作人员通过责任心和大量的时间来完成的。在计算机功能中有一个检索项, 当工作人员在进行档案的调卷的时候可以从速度效率上及时查找, 不同类型的档案的存储情况都通过计算机自动的统计, 这样一来, 档案工作者曾经用几年或者是几十年的经历来统计的资料, 通过计算机技术在很短的时间内就可以解决实现了。

(四) 在工作的环节上, 简单化了

按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。, 在传统的档案整理中是是:分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。为此, 电子档案整理方法省去了很多的程序。

(五) 有利于封存

过去的管理是按照“卷”为单位进行管理的, 现如今档案室按照“件”来整理封存的, 便于保存。新型管理办法, 在文件的右上角盖上序列号, 这些号码的内容要根据室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构 (问题) 来编著, 这些都是必须要填写完整 (下转第72页) (上接第70页) 的, 因为这些数据直接体现了档案在档案室中的什么地方, 起着关键的作用, 如果一个文件被借走, 我们便会通过该档案的号章找到之前存放的地方。这种电子管理办法要比传统管理更为保密。如果一方很需要查阅原始的档案资料, 就需要采用“卷”来进行保存, 给对方以“卷”原始材料, 这些文件就含有借用者所需的材料, 只是文件中的一小部分, 大部分资料还是不需要的。这样一来, 导致了将很多的资料被借出, 虽然只查阅其中的一少部分, 但是保密性不强。以“件”为单位的管理办法, 就可以将文件单独进行封存, 如果使用者要借用哪份文件, 档案室的工作人员就可以单独进行所需档案的对调, 从根本上解决了这个问题。如果, 借用者需要的是复印件, 以“件”单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。

三、小结

《规则》的出台, 为档案管理工作带来了一次很重要的变革, 用新的创新模式代替了传统的管理模式, 是以计算机为核心操作, 带来了很便捷的服务, 速度的提高, 时间的提速, 给企业的生产建设方面赢得了很珍贵的时间。

现如今档案室按照“件”来整理封存的, 便于企业单位管理和保存。通过现代化的管理方式, 也增强了管理工作者的管理意识。时代的不断发展, 这些工作者从工作态度上都在尽心尽责, 无私的奉献, 准确认真的将档案事业做戏做好, 工作能力上能大能小, 能大就是指的工作人员可以通过计算机技术熟练的管理档案, 通过网络现代化对各个业务部门提供快捷优质的服务;能小就是虽说没有档案都标注了流水号, 也能从容的对待工作, 做细做好, 完成本职工作!

摘要：现如今办公自动化越来越普及, 为此文档的归档不仅仅需要传统归档方式, 即纸质归档文件, 还需要电子归档方式进行归档。这就需要我们分清两种不同的归档方式的特点, 在重视现代化归档方式的同时还需要重视传统的归档方式。

关键词：电子文件,归档,收集,管理,纸质文件

参考文献

[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界, 2005 (01) .

[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究, 2004 (04) .

[3]陈黎娜.电子文件的归档管理和有效利用[J].情报探索, 2007 (06) .

电子文件的档案化管理分析 第8篇

一、电子文件档案化管理的意义

(一) 有利于保护电子文件。在电子文件管理中, 通过归档管理, 能够更好地维护电子文件的完整性、真实性、安全性及可识别性。电子文件可在文件处理结束后随时归档, 快速、便捷, 能够最大限度地避免文件的漏归, 防止电子文件档案的流失, 从而有利于保证其归档率和完整率。

(二) 有利于更好地发挥资源的功能和作用。优质的信息资源是管理的基础、决策的前提, 电子文件具有存储密集、使用便捷、多元集成等特点, 可方便地进行检索、查询、利用, 有利于信息资源的开发和利用。电子文件归档过程中, 可立即给予其一个唯一的文件号及相应的分类号、档案号, 还可建立主题词进行索引, 用户只需要输入分类号或主题词, 即可进行相关文件的查询, 极大地提高文件检索、查询效率;还可利用计算机技术对其进行整合、加工, 有利于资源的共享, 提高档案利用的时效性, 且其更便于传递, 有利于提高其利用率, 开发其潜能, 从而充分发挥电子文件档案的功能与作用。

二、电子文件档案化管理的方式

(一) 收集方式。为保证电子文件的安全性, 防止因灾难、意外可能带来的数据丢失, 电子文件要求“双套保存”。因此, 在收集电子文件时, 须同时收集与电子文件同样内容的纸质版本, 且与电子文件建立关联;利用文字处理形成的, 收集时应注明文件存储格式和属性;通过扫描等获得的图像电子文件, 若采用非标准压缩算法则应一并收集相关软件;利用音、视频等设备获得的文件, 注意收集其压缩算法、属性标识及相关软件;使用专业软件获得的电子文件, 连同专业文件一并收集。

(二) 归档方式。电子文件归档方式有逻辑归档和物理归档两种, 由于电子文件是利用电子编码技术形成的代码序列, 可以不留痕迹地进行编辑修改, 某些用于鉴别原始凭证的关键数据也可被更改, 因此, 为保证电子文件的原始性、真实性、准确性, 电子文件形成的过程中, 需要随机进行信息认证、数字签名、身份验证及加密保护。

(三) 归档时间。电子文件的归档时间分实时归档和定期归档, 前者指电子文件形成后即刻归档, 后者指按照机构有关规定, 在电子文件形成一段时间之后再移交给档案部门。根据电子文件归档方式的不同, 其归档时间也有所不同, 一般逻辑归档的电子文件应实时归档, 物理归档的则应定期归档。双套归档的电子文件和纸质文件, 应统一归档时间。

(四) 保管方式。电子文件的识读应用一般为磁盘、磁带、光盘等载体, 这些载体对保存的条件要求高, 且处于不断更新发展中, 可影响到电子文件的稳定性, 因此, 为保证电子文件的稳定性, 在保存工作中, 除了传统纸质文件保存中调湿、调温及“七防” (防水、防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防光) 等要求外, 还需要采取防磨损、防病毒等措施, 一般要求其温度为15℃~24℃, 湿度保持在45%~60%。为在电子文件保管过程中保证其有效性, 电子文件的形成单位和档案保管部门应注意定期对电子文件的读取、处理设备的更新情况等进行检查登记;进行抽样机读检验、对于磁性载体上的归档电子文件每4年转存一次。

三、加强电子文件档案化管理的措施

(一) 积极利用先进技术。电子文件归档管理中, 应先做好相应的技术处理工作, 包括将归档文件改为只读性文件, 以使其具有不可更改性;使用防火墙技术、数据加密法、数字水印法等技术手段对其进行处理, 以保护其信息不被篡改、盗窃、删除等, 保证其信息的安全性和完整性;利用隐形条码技术进行真伪区别, 以维护电子文件的权威性。为保证电子文件的真实性, 还应积极利用先进技术, 对于真实性要求高的电子文件资料, 由系统自动进行操作登记, 同时建立加密的操作日记, 同时运用相应的技术不断提高监督系统的自动化水平。

(二) 加强部门间协调合作。各单位部门间应加强协调配合, 根据业务特点, 对具有保存价值的电子文件进行分类, 各类电子文件的格式应有统一的要求, 归档时尽可能地使用统一的格式, 以便于信息的汇聚接收和管理, 并增强其通用性;除加强各单位部门内部间的联系外, 档案管理部门还应加强与办公自动化、信息管理部门的联系, 归档的电子文件尽量使用通用性较强的软件存取;档案部门还应加强与科技部门的联系, 利用科技部门的技术优势, 对电子文件进行鉴定、编目整理及技术处理, 以提高电子档案的完整性。

(三) 提高人员业务素质。电子文件档案化管理要求管理人员应具备较高的知识层次和技术水平, 既要熟知档案管理工作的相关知识, 还应掌握一定的计算机信息技术知识。但现阶段档案部门普遍存在着高科技、复合型人才缺乏的情况, 大多数管理人员技术水平偏低, 影响到电子文件档案化管理的顺利实现。因此, 应着力提高管理人员的专业技能和综合素质, 促使其尽快掌握电子档案信息化管理的基本知识和技能, 以满足信息时代下档案管理工作对人员的要求。同时, 档案管理人员自身也应大胆进行服务创新, 积极运用现代技术开展档案服务工作, 以有效提高档案服务水平。

参考文献

[1] .张凤菊.浅谈电子文件的档案化管理[J].中国科技博览, 2011.10

电子文件管理的前端控制原则 第9篇

电子文件的前端控制就是倡导“文件尚未产生之时采取措施”。从文件的生成开始就提前介入,根据文件生命周期理论,从文件运转的整体过程进行全盘的计划,对有价值的文件采取相应的维护措施,在文件生成时期对其进行价值鉴定和维护监督,对电子文件从生成到收集完毕的全过程进行统一规划、统一要求,是保证电子文件内容和形式可读、安全、齐全的必要前提,也是今后提供服务的基础。前端控制体现在文件的一个生命周期,必须合理、标准、可行,方才有利于这个原则的长远性考虑。

国际档案理事会1997年发出了《电子文件管理指南》,明确指出文件的整个运转周期为设计、形成、维护阶段。修正了以文件自身的价值为凭证的概念,而是基于电子文件生命周期的整个过程。档案学界的先锋人士对于以电子文件内在的特性而激发的档案管理工作的变化提出了前端控制原则,鼓励了档案学研究者开始探索前端控制原则是否能应用于其他各种类型的档案,引领了新信息网络背景下档案学理论和管理实践中的新的发展趋势。于是前端控制理论的研究便开始兴起和壮大,逐渐发展变成档案管理中探索的重点主题。

一、文献综述

1. 前端控制理论的发展历程。

法国档案学工作者诺加雷说过:“档案人员要重新探索他们在文件运动过程中实施介入的阶段,乃至重新研究这种生命周期的自身。”[1]25这便是电子文件前端控制的思想起源。这种思想颠覆了历史传统中公认的档案管理方法,它的最终目的是提高办公自动化和文件管理的效率。这表明了档案学界开始发现并研究相关论点,使档案和文件不再泾渭分明,开始成为档案界研究的重点论题。

在电子文件批量产生的背景下,加拿大的档案工作者在八十年代末期提出了“文件连续体理论”,主要目的是使文件与档案之间的关系联系紧密。文件连续体理论不同于之前的生命周期思想,而是提出了划分文件的生命过程为多个无相互关系的小块的方法,将文件的运动作为连续的分离不开的一体,于是许多档案学者开始意识到在电子文件形成时期进入文件管理以及对于文件运动过程进行关注的重要性,因此,档案人员应当积极推进一体化的开展,在文件的各个阶段中都发挥能动作用。

90年代的时候,该理论有了进一步的发展。日本档案工作者作山宗九指出了怎样设计文件的管理系统:“与其当办公室内文件数量剧增时让人疲惫,不如在文件形成的阶段就对此控制更加有效。”这一思想体现在了他于90年代中期出版的《文件生命周期》一书中。类似的,曾经的美国档案局长詹姆斯·罗兹曾指出:如果进行管理的流程是标准合理的,就必须涵盖文件运动过程中的所有阶段。如此从文件管理源头进行的做法赢得了很多人的赞同。

国际档案理事会于1997年发文,划分并定义了电子文件的运动过程的时期,明确解释了在电子文件生命周期中为何介入、如何介入及何时介入的具体问题。它认为提前介入应该发生在初期设计一个系统的时候,而不是文件收集完毕后,同样地,实施有力措施应当在文件的产生之初而非之后,正式的解释了前端控制的必要性。

在国内,于1930年之后相关的档案管理理论中也提到了一些类似的想法。在我国制定的《档案法实施办法》有明确指出:单位的档案室或档案部门应当协助和引导本单位各部门对于文件产生和进行归档的过程。然而,我国档案研究领域也普遍认同了这样的理论研究对档案管理具有很强的必要性,但是很可惜,在那时并没有把此理论充分落实到我国实际的档案管理工作中去。

在20世纪80年代的档案管理工作中,产生了一些相关术语和文档一体化进程的研究与探索,在我国相关研究领域的先锋人士也呼吁应当摒弃陈旧的存在已久的文档分别管理的方式方法。以上述发展至今并慢慢完善的各种理论作为条件和基石,不久产生了文档一体化思潮并蔓延开来,逐渐成为一种普遍认同的理论。如此便拉开了文档一体化理论发展过程的序幕。

“前端控制”这一说法是中国档案学界在国外学术思想的基础之上产生并发展成型的。事实上,关于“前端控制”思想,国内在80年代已初见端倪。在那个时期已经有了相关术语和文档一体化进程的有关研究,其正式反映在由国家教委和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》文件中:如今档案学界的探索和档案工作的重心都围绕在图情档一体化这个方向而进行。

何嘉荪等相关档案研究者在“文件连续体理论”等相关发表的论文中产生了一个新名词:“前端控制”。这是现代科技下电子文件管理的重要原则之一,对管理和研究工作有着不可忽视的作用,在另一方面也突破了旧的档案管理研究思想,带动了新兴的学术概念的研究方向。

现在,我国的档案工作和档案学研究正在朝着一个新的方向发展,相关的研究和工作已经发展到了一个新的阶段。前端控制是有效防止电子文件损坏或流失的基本手段,这已经普遍为人们所接受,国家标准GB/T18894亦是按此要求制定的。在电子文件的时代背景下,在经过了很多经验教训的基础上,前端控制理论的逐渐完善也是档案学研究者和工作者们多年执着奋斗的成果。

2. 实施前端控制的含义和必要性。

电子文件的前端控制原则是将电子文件生成时期必要的和可要的管理要求力所能及的在此期间进行,将电子文件运动全阶段中的实时监控和矫正与事后得到的反馈进行研究串联起来实施。电子文件前端控制的实质就是解决档案工作者进入文件控制过程的时机问题。

经过文件载体长时间的发展变化和人们的观察,我们总结出电子文件自身具有以下特点:非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性[2]79。以上特点中的一些局限性对电子文件的信息内容、外在形式都有可能产生一定的风险问题,可见进行电子文件的前端控制是十分必要的。电子文件之所以把前端控制作为一个明确的原则提出实施,就是为了防止后期对电子文件的内容及形式的破坏。因为电子文件的整个活动流程都处于电脑这个载体之中进行,电子文件很容易在不知不觉中遭受到内容或载体的破坏,一旦因为忽视安全问题而引起不必要的损失,其后果是人为无法控制和挽回的。

在计算机办公为主的时代背景下,档案管理者接触到电子文件的概率较以往大大增加了,于是新时代的档案工作者应该能够熟练操作以应用软件系统为主要形式的档案管理模式,其中前端控制原则的实施敦促档案工作者在电子文件的生成阶段就进行关注和干预,在设计过程中将前端控制思想落到实处,并且及时开展调查和反馈工作。这样在形成源头上规定电子文件的归档的范围、数量、质量、保存等要求,确保文件从一生成就能够保证其内容和形式的规范,将文件的风险降低到最小范围并且对于错误可以及时纠正。此做法不仅可以起到缓解工作压力、提高办公效率的作用,还可以充分保护文件的凭证性价值,提升档案利用的质量和效率。由此看来,对于电子文件的管理引入前端控制原则就非常能发挥作用了。

总之,在电子文件初生时期,大多数档案工作者都不认可其归档的价值。然而在电子文件普遍盛行的当下,电子文件作为一种文件的普遍载体形式应当受到更加认真严格的对待。在电子文件的整个生命周期之中,文件可能因各种原因随时遭到更改或产生缺失,如果在管理过程中只是消极接受,就会导致文件丢失和损坏,因此需要利用前端控制思想从源头上切实规范文件运转过程,采取一定手段保护文件价值,才能提升档案工作者的职业素养,才能鼓励档案管理工作的积极开展,乃至促进档案学理论的成熟完善。

二、前端控制原则在具体应用中存在的问题

虽然前端控制有着长期的实践基础,而且完全可以作为档案工作的一种管理理念加以推广和使用,但是,在实际工作中,前端控制的实施仍然受到诸多因素的限制,实际上的实行率并不高,有很多问题值得引起我们思考:

1. 旧的体制阻碍前端控制原则的实施。

目前,文书工作和档案工作长期以来的体制分离使得档案部门在推行前端控制时得不到文书部门的支持、配合甚至响应,文档一体化进程发展缓慢。目前我国各机构组织单位档案管理现状不一,有些地方一体化水平很高,而有些地方还保留着原始的纸质管理情况,对于电子文件的管理只局限于进行纸质档案数字化上,这不仅体现了电子文件的前端控制原则还未得到普遍的实施,更体现出了人们还存在着纸质文件最具权威的思维定式心理。再加上电子文件的形成和归档管理工作还是处在相互脱离的状况下展开,档案管理者对于电子文件无法注意或无力挽救而发生的文件质量下降、内容泄密、载体损毁等问题频频出现。

2. 部门人员缺乏前端控制思想。

业务部门的前端控制意识较弱,不愿或抗拒与文件信息系统进行对接。电子文件前端控制的核心就是在电子文件形成的时期对其进行干预,然而一些档案人员缺乏现代档案管理知识和信息技术水平,目光短浅,忽视了信息时代这个大背景,仍把注意力停留在纸质文件的整理上,对电子文件形成的特点或可能给电子档案带来的问题认识不足,觉得电子文件根本不算基本的档案归档形式,缺乏基本的工作素养和责任意识,从而使电子文件处于损坏和不复存在的危险境地。

3. 档案人员难以提前介入文件形成阶段。

档案部门处于单位核心业务工作的外部领域,对于当前发生的事件并不知情和了解,很多时候无法直接接触业务的处理过程,了解生产工作实施步骤的真实状况,缺少和领导部门的沟通协调过程,不能调整好工作和为其他各部门提供规范和指导的关系。所以,档案管理人员就不能将电子文件管理和指导各部门人员的行为结合到日常的任务中去。因此档案部门提前介入难度较大,可能会发生文件要素不全,过程性文件难以集齐等情况,导致单位在活动中产生的现行文件从一开始就不能符合归档要求。

4. 前端控制实施中缺乏考核奖惩机制。

目前,虽然有很多相关的法律法规及规范性文件出台,但是很多单位在具体的档案管理工作中,进行前端控制的很多措施还没有完全上升到标准化、制度化的高度来实施。而且,由于文件的形成者基本上都是单位的中心业务人员,而他们也是文件提供服务的重要对象,因此缺失有效的考核、评价和奖惩机制,缺乏对于档案部门和相关人员行为的约束力,致使前端控制原则在实际应用中发挥的作用有限,所以仍然难以从根本上解决遇到的很多实际困难。

三、前端控制理论在实践中的应用

前端控制理论落到实处,就是从根本上打破旧的档案管理制度中不合理的管理理念和管理方法,用前端控制原则取代电子文件的后期管理,在电子文件的产生阶段便纳入档案管理的任务之中。在电子文件管理工作中前端控制是必不可缺的环节,要想完美的实施电子文件的前端控制原则,在具体的实践过程中应该做到以下几点。

1. 更新前端控制原则的思想理念。

档案工作人员必须化“被动”为“主动”,把前端控制原则作为自己的工作指导思想。前端控制的管理不仅仅是档案工作者自己的职责,也是单位内每个人的工作,电子文件管理工作有效地运作离不开各部门的支持与配合。所以档案工作人员要耐心细致地做好宣传工作,以单位的档案管理与各工作流程的相互融合为目的,提高各部门或个人文件归档概念,不失时机地传播电子文件规范移交行为的必要性,要把宣传指导工作自然而然地发挥到单位日常运行过程中,这样电子文件的前端控制原则就一定会扎根在每个人心里。

2. 建立高效的前端控制管理运行机制。

(1)确立前端控制管理制度。在管理中确立一个制度是十分必要的。档案学术界及档案工作者在长期实践中提炼出了“三纳入、四同步”的具体管理方式,在整体工作蓝图、发展中同步对档案工作进行要求、提出要求,实际上就是前端控制思想的具体体现,同时也是从思想和行动上引起整个机构对档案工作加以重视的具体措施。实践证明,此举对于积极有效地开展档案工作起到了非常重要的作用。

(2)提前接收[3]125。规范电子文件移交首要的就是要强化对电子文件移交重要性与紧迫性的认识,为了确保电子文件信息的准确性,应配备档案专业性强的档案工作人员,参与设计电子文件生成和办理的流程,对电子文件的形成格式、移交流程等程序提出相应的管理标准,慢慢完善发展电子文件的管理标准。让电子文件在形成的阶段就处于档案人员的关注之下,还要赋予其相应的归档编码,来维护文件的齐全和完整,防止删除与流失实现电子文件归档的程序化标准化,相关人员要专门管理部门初期文件归档情况。

(3)设计操作。设计操作是前端控制管理系统中的重中之重,其中设计操作的重点体现在运行电子文件生命周期表制度。就是电子文件从形成开始,使其处于自己的生命周期之中,并且全部记录下文件的运行过程。在系统设计过程中要参考国际及国家标准,如《国际文件管理标准》《电子文件元数据标准》等等。同时系统方面如果单位不具备设计能力,可以购买或定制切合自身情况的软件,实现文档无缝对接的目标。另外在这一设计过程中,还应当注意增加必要的权限管理、密级管理、防篡改删除技术、防拷贝损坏技术等来维护电子文件的真实完整。

(4)加强前端控制理论的学习,形成自身管理体系。首先,应透彻理解相关档案管理学理论技术,真正弄懂电子文件生命周期理论,将前端控制的意义根植于脑海,并熟练把控制的经验运用到实践任务中去。其次,鼓励向前端控制原则实行得很好的单位档案室学习经验,在吸取优秀经验的条件下优化管理系统的功能,深入分析业务活动的各个阶段,才能了解到文件产生机构的机构职能、业务流程,了解文件通常是在哪个阶段生成或接收的[4]25。最后,必须学习好网络计算机技术,了解计算机技术最前沿的背景信息,与多方人员进行沟通和协调工作。在这方面的成功案例有很多,例如秦山核电站的档案管理便是一个学习典范,其中“三个提前介入”制度就很好地体现了前端控制原则的运用,为工程的顺利开展提供了必要保证。

3. 推进前端控制的标准化、制度化建设。

熟悉与前端控制相关的法律法规和标准规范,如《档案法》《国际文件管理标准》《电子文件元数据标准》《电子文件管理细则》等等,在单位内部建立前端控制的机制及人员考核奖惩制度,制定控制规则要考虑本单位目前的状况,量体裁衣,最好定制一个最切合单位实情的实行标准,并使相关标准统一到一个系统里,还必须在实际工作中创造和维持良好的电子文件工作氛围,才能够有利于系统设计的标准化工作的顺利开展。

4. 选择有效的控制方式和手段。

前端控制的方式主要有两种:直接和间接;控制手段主要有三种:现场、前馈和反馈。总体来说,几种方式都存在各自的优点和不足之处,但如果一味地为了实施前端控制而进行控制,削足适履,反而会起到相反的作用,因此档案人员还要考虑本单位现实的状况,管理层应授权文档管理部门建立本机构的电子文件管理制度,并依据公司发展管理的具体情况提供宏观上的要求[5]20。

5. 档案人员要发挥前端控制的指导作用。

最后,要真正实现业务档案的前端管理,新时代的档案管理者要遵循电子文件的前端控制理论,不仅要有较高的职业素养与专业技能,还必须是精通计算机的“通才型”人才。要求档案人员必须提高业务素质与知识水平。除具备档案管理基础知识外,还应逐步了解和熟悉电子计算机应用技术和一些自然科学基础知识[6]18。在自身工作技能过硬的前提下,更要带头引导档案研究理论的发展,掌握电子文件的产生环境。同时档案室的管理人员在管理期间也要发挥协调和推动的作用,指导单位各方面尽善尽美地完成鉴定和归档工作,在电子文件产生初期就能够满足归档的质量要求。

通过以上分析,我们可以对于电子文件前端控制原则的基本内涵、重要意义、存在问题以及解决方法有一个大体的了解了。总结来说,前端控制的关键在于档案管理中施加影响的阶段,而一个完善可行的电子文件管理系统是充分发挥前端控制原则的首要条件。前端控制原则就像是一把有力的工具,在等待着更多人的发现和使用。相信在不久的将来,随着人们逐渐重视前端控制思想,随着前端控制理论的不断完善发展,前端控制思想将会充分应用于每一个单位的档案管理中,档案管理会更加的规范化体系化。

参考文献

[1]金鑫.前端控制:电子文件管理的新思维[J].秘书之友,2007.

[2]李进宅.浅析电子文件时代的前端控制理论[J].科技情报开发与经济,2009.

[3]麻新纯.论电子文件的前端控制管理模式[J].广西民族学院学报(哲学社会科学版),2000.

[4]王玲.电子文件环境下的前端控制[J].档案与建设,2012.

[5]李晨欢.前端控制与全程控制[J].数字与缩微影像,2003.

医院电子文件归档管理的思考 第10篇

关键词：电子文件档案,管理,医院

随着数字化、网络化技术在医院管理中的大量应用, 过去用纸质文件、相片传递的行政公文以及图形、影像、文献资料、医疗信息等, 现在都可用计算机进行管理, 大量电子文件随之产生。如何探索和建立医院电子档案归档管理的新理念、新模式和新方法, 使医院电子信息档案从不规范到规范化管理, 已经成为现代医院档案管理工作者的新课题。

一、医院电子文件归档管理的现状

(一) 归档意识不强, 电子文件流失严重

由于电子文件的特殊性, 医院工作人员对电子文件的了解不如纸质文件那样直观, 还未形成如纸质文件一样的归档观念。电子文件处在自生自灭状态, 一些部门将形成的电子文件随意存放, 有的文件被意外删除, 有的因为感染计算机病毒被破坏, 有的具有很大利用价值的电子文件, 长期由设计人员或部门自行保管, 随着人员的流动、部门的变迁而消失, 造成信息资源的极大浪费。发生上述情况的主要原因是文件形成者归档意识不强, 对电子文件不注意平时的积累和保管。

(二) 归档范围不明确, 存贮载体不安全

由于电子文件档案是新生事物, 经历了一个从无到有的过程, 目前许多单位没有制定明确的电子文件的归档范围, 对处理完毕的有价值的电子文件没有及时进行收集、鉴别、分类, 把它转化成为电子形态的数字化档案, 有些电子文件在存储时未将其相配套的软件同时保存, 如医疗统计、人事管理、工资管理数据库文件, 导致归档的电子文件因缺乏相关软件的支持不能在档案部门的计算机上读取, 从而影响了档案的利用。存贮载体存在安全隐患。许多单位的办公自动化系统的程序设计时考虑不周全, 未顾及电子档案的特殊性, 只是停留在把电子文件简单地保存在计算机硬盘上, 面临着病毒侵害、安全保管和长期保存的问题, 如果不建立系统性的管理规则, 很可能造成不可挽回的损失。

(三) 归档不鉴定, 真伪难辨别

电子文件的鉴定与传统的档案文件鉴定不同, 传统的档案文件载体与信息密不可分, 真伪易辨, 故其鉴定主要指价值鉴定。电子文件的鉴定包含了内容鉴定和技术鉴定两方面。不仅要判断电子文件的历史和现实价值, 还要对电子文件的真实性、完整性、有效性、可读性进行鉴定。但是当前一些部门对归档电子文件的价值与真假, 既不做鉴定, 又不做辨别, 只是将电子文件存储在硬盘了事, 这样即使文件没有丢失, 日积月累, 电子文件也会成灾。这样归档, 会使大量珍贵的文件湮没在价值不大且缺乏整理的文件材料之中, 既达不到去伪存真、去粗存精的目的, 又给档案的管理和利用带来许多困难。电子文件的多用途快速检索, 传递及同时满足多用户等优越性得不到充分体现, 造成很大的资源浪费。

二、医院电子文件归档管理的思考

(一) 明确划定归档范围

明确划定电子文件的归档范围, 根据国家关于电子文件管理的法律法规、相关标准, 结合医院的实际情况, 遵循集中统一的原则, 以完整齐全为宗旨, 明确电子文件的归档管理范围, 凡是在医院日常工作中形成的、能真实反映医院各项工作活动情况并具有考察与利用价值的电子文件都是收集对象, 内容包括医院内部行政公文、医学科研重点项目档案、基建工程图纸、医疗设备购置维修资料、会计帐薄、人事档案等等。

(二) 建立、健全归档管理制度

由于电子文件来源广泛, 医院每个部门都有可能形成产生电子文件, 因此要将繁杂的电子文件收集归档, 必须靠制度来约束, 将电子文件的归档工作纳入到医院的目标管理考核中。为防止重要文件资料的遗漏, 我们在医院各部门设立一名资料管理员, 及时上报本部门形成的电子文件, 逐步建立健全电子文件归档管理制度。由于目前电子文件的管理技术和方法尚未完善, 电子文件本身也存在目前难以克服的缺陷, 在这些问题没有得到有效解决之前, 只能暂时采取两条腿走路的方法, 将电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。这样, 既能发挥纸质文件的凭证、依据作用, 又能实现归档电子文件的资源共享问题, 达到互补的目的。

(三) 统一归档格式, 确定归档时间与数量

由于电子档案具有设备依赖性的特征, 因此我们在形成电子文件时尽可能地选用国内外知名的大型软件作为操作平台, 这类软件具有可持续性的发展空间, 且向下兼容性较好, 在升级应用软件的同时, 对相应旧版本的电子档案进行及时更新, 将其另存为可以被新软件读取的格式, 以延续其档案保存价值, 保证信息资源的提供利用。电子文件的归档采用通用标准的格式进行, 例如:对于文字型文件的保存用TXT格式, 图像型文件的保存用JPG格式, 数据库文件的保存则用DBF格式等。在文件归档的同时, 还要注意将该电子文件运行的支持程序也一并归档保管, 必要时还可以对电子文件的运行环境、使用操作平台、设备要求等进行说明。电子文件的归档时间要根据文件的形成规律来确定。院内行政公文采用年度归档方式, 重点科研课题申报、评审、验收形成的电子文件采取在项目完成后的3个月内归档。归档时一般保存三套同版本的文件, 其中一套由业务部门保管使用。另外两套由档案部门保存 (一套提供利用, 另一套异地封存) 。这样才能既便于保管和利用, 又确保电子文件的真实性。

(四) 实行文档一体化管理

文档一体化即把当前各部门在工作中形成的相对独立和分散的文件和运行结束后归档的文件作为一个有机整体进行管理, 也就是将档案管理的工作提前介入到文件的管理中, 在电子文件的形成阶段就把它纳入到规范化档案管理的行列中, 在文件归档前开展业务指导和协调, 制定有关的制度, 确保电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。在设计文档一体化管理系统程序时将医院档案管理工作的收集、分类、和价值鉴定工作前移。当文件刚创建时, 就对每一份文件进行分类编号, 标注主题词, 对照预先设定的保管期限表划定保管期限, 提前对该份文件的价值进行鉴定, 跟踪管理, 直到办理完结归档为止。实行文档一体化能够使文书处理和档案管理互相结合, 实现电子文件的自动化管理。

(五) 做好电子档案的安全防护

由于电子文件具有易修改性、信息和载体的可分离性以及载体的不稳定性等特征, 保护电子文件的原始信息就显得尤为重要。因此, 为保证档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性, 在电子文件形成过程中要定期进行数字签名、身份验证、信息认证和加密保护, 以确保文件在传输的过程中不会出现误差, 还可通过技术手段, 将已归档的电子文件改为不可更改的“只读型”文件, 以识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性。此外, 应成立专门的鉴定机构, 对各部门已形成的电子文件进行鉴定, 划分保管期限, 然后用杀毒软件检测是否有病毒存在, 确保无病毒感染后, 再将这些电子文件转录到与应用网络相隔离的存储器中。在一段时间后, 写入光盘脱机保存, 光盘每5年转储一次, 转储后的光盘与原载体同样编号保存, 以确保数据的安全。

总之, 医院电子档案的归档是一项极其复杂又艰巨的工作, 只有对电子档案进行科学有效的管理, 才能充分发挥电子档案的作用, 因此, 医院档案工作者要本着认真严谨的工作态度, 发扬实事求是的工作作风, 为医院的发展建设服务。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社, 2001.

[2]张晋川.大型医院电子档案管理探析[J].医学信息, 2009.

[3]刘艳丽.医院电子档案管理存在的问题与改进[J].齐齐哈尔医学院学报, 2010.

[4]胡静.刍议电子病历与医院档案管理数字化[J].办公室业务2012 (3) .

电子文件的全过程管理 第11篇

关键词：电子印章；电子文件；档案管理；管理模式

随着网络数字信息技术的普及，高校行政管理相关文件通过校内OA办公系统（Office Automation）和校园通信网络进行传输和处理，这种无纸化办公的信息化管理模式，在极大地提高工作效率的同时也产生了大量的电子文件。目前，高校档案部门处于档案“后管理模式”，电子文件仍需通过纸质输出，文件的有效性需要通过加盖实体印章和手写签名来证实，纸质档案归档后，通过扫描、上传等手段捕获电子文件，这种滞后的工作模式极大地影响了电子文件归档的工作效率。

《中华人民共和国电子签名法》使电子印章的应用在法律上得到承认，电子印章技术将改变档案信息化断代的现状，使电子文件管理得以接续。因此，如何在纸质文件和电子文件“双轨制管理”的模式下，建立起合理规范的电子文件管理模型不仅在理论层面是一个创新研究课题，在实践层面也给档案管理部门带来了全新的挑战。暨南大学相继在学校OA办公系统中引入电子印章技术，完成档案管理系统与OA系统应用集成。本文以暨南大学电子文件管理实践论证基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成和集成后的电子文件管理模式。

1 电子印章概念及其研究趋势

电子印章分为电子公章和电子签名，是以先进的数字技术模拟传统实物印章，与实物印章加盖的纸质文件具有相同的外观、有效性和相似的使用方式。国务院办公厅印发的《电子公文传输管理办法》中提到电子印章已经在我国政府内部开始使用，并在机关内部一定范围内具有有效性。暨南大学使用的电子印章，由制章单位授权制作并进行有效性的认证，属于内部认证电子印章。内部认证的电子印章同样是数据加密技术加密，能够证明文件是否被修改过，保证文件真实完整性。

笔者使用CNKI中指数查询对比，以“电子文件管理”与“电子印章技术”为关键词调查其学术关注度，发现2004年后对电子印章技术研究的关注增长显著；电子文件管理则为当下学者普遍关注的学术问题。具体而言，西方国家政务工作模式与我国存在国情差异，大多数西方学者的研究集中于数字签名认证系统功能模块方面，一般以限制非法登录和用户权限的非法冒用，确保一个通信过程的合法性和保证合法通信过程中通信内容的可信性为主体，以及用数字签名来保障公文合法安全性和完整性为重点的研究模式。而中国的研究者大多集中于电子印章技术实现和电子印章系统开发实践方面，也有集中于数字技术安全完整保障方面和各行业系统中的应用探索。这些研究以倚重技术为主要特点，倾向于技术层面研究；还有一些研究从理论角度，通过探讨电子文件和电子档案管理现状提出电子文件全程管理实践层面难点和途径；或是基于电子签名法探讨电子文件归档管理的影响和策略。

综而述之，这些研究忽视了关键性管理机制和模式，技术和管理脱钩，不能很好地切合实践，从源头上保障电子文件及时归档，发挥档案部门对电子文件前端控制和全程管理优势，切实提高档案工作效率。

2 电子印章技术下的电子文件管理模式

2.1 电子印章技术使用前的电子文件管理模式及其局限。在暨南大学档案管理系统与学校OA系统集成前，学校电子文件管理通常采用磁盘导入的方式。首先根据档案管理系统著录项导入电子目录；再对OA系统流转打印生成的文件加盖实体印章，并进行扫描；最后通过档号或者文件号上传到档案管理系统所在的服务器，挂接到档案管理系统中。调阅和查询到的电子文件属于纸质文件的数字化副本。这样的档案管理方式繁琐复杂，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系统中存在着大量不被档案管理系统调取的电子文件和元数据信息，同时又通过大量的数字化工作扫描内容相同的纸质信息。

此模式的局限性：①无法确保电子档案的真实性、准确性和完整性。扫描进入档案管理系统的电子文件与OA系统中生成的原生性电子文件在内容和格式上存在不一致和缺页的问题，都会导致电子文件在真实性、准确性和完整性上存在不确定性。②无法确保档案录入条目与数字化电子文件准确对应。纸质文件的扫描工作繁琐容易出现疏漏，难以避免挂接时电子条目与数字化电子文件不对应的情况。③无法控制电子文件及时归档。机关各部门整理归档纸质文件和档案馆人员扫描和上传的及时性没有明确的保障机制，滞后的归档管理模式极大地影响了工作效率。

2.2 电子印章技术下OA系统与档案管理系统应用集成的电子文件管理模式。暨南大学OA系统采用B/S模式，系统由表示层、功能层、数据层组成。电子印章系统通过印章服务器向学校OA系统的用户提供基于web的签名盖章服务，让用户实现对电子文件的电子签章、文档数字签名和签名验证等行为，为OA办公提供技术保证。档案管理系统在与异构的OA系统集成时，采用EAI系统集成方法。这种方法主要是通过“中间件”实现的，结构如同星形结构，如图1所示。EAI系统集成方法起到系统程序间协调点的作用，能帮助系统与系统之间的无缝连接，实现执行集成系统相互间的消息交互、聚离、分散、转换等的复杂操作能力。

2.3 电子印章技术运用后的新电子文件管理模式。按照电子文件的形成、流转和归档流程，暨南大学在电子印章技术应用后的新电子文件管理模式可分为三个阶段，分别是：电子文件生成阶段、电子文件归档阶段和档案馆接收阶段。

①电子文件生成阶段。文件在一个或多个机关单位部门内流转处理完毕之后才能进行归档，OA系统内流转的属于现行文件，在此阶段各单位审批完毕时需要对电子文件进行加盖电子印章处理，跨单位加盖电子印章时，采用网络方式传输，无需打印实体文件到各个部门加盖实体印章，大大提高办公效率。一般电子印章的印章图片、印章证书等存放在一个可靠的介质（通常为带智能的USB KEY）内，当介质连接客户机进行数字签章时，需要输入密码，充分保护信息的安全。盖章人的相关信息与操作事由、操作时间将会一同归入档案管理系统中，电子文件签章后，电子文件在OA系统内的流转基本结束。

②电子文件归档阶段。电子文件流程在OA系统内流转完毕后，将由校打印室统一打印，并由OA系统控制打印份数，控制有法律效力电子文件的出口。各单位主办人根据档案管理规范进行整理和归档工作，同时需要对电子文件进行“组卷”操作，需要注意的是归档的纸质文件与电子文件需要进行内容和顺序的比照，确定两者完整无误和逻辑对应。归档后的电子文件便转化成不可编辑的PDF版式文件，同时生成包含电子文件内容的描述信息与封装信息，保障电子文件的真实完整。

③档案馆接收阶段。档案管理系统通过应口，自动接收由OA系统产生和归档的电子文件，这些由各单位预整理的电子文件将存放在档案管理系统的临时库中。同时，整理好的纸质档案由各单位主办人送到档案馆，档案部门人员进行审核和接收，确认接收档案进馆的档案数量后，对存放在临时库内的电子文件信息进行内容信息、保存描述信息的再组织。档案馆授权相关工作人员对文件信息进行封装，其过程即是系统自动对文件信息进行数字签名固化电子文件信息的过程，保证电子文件的真实和完整并同纸质档案一一对应，最后将这些电子文件归入档案管理系统的永久库中，并标注纸质档案的库房位置方便查找利用。

至此，整个电子文件从生成到归档、移交至档案馆的全过程完毕。在整个过程中，电子文件归档与移交需要与实体文件同步进行。

3 电子文件管理新模式的效益与优势

3.1 确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。在新的电子文件管理模式中，电子文件归档后，系统将可编辑的Word文档转化为内容和格式都不可再更改的版式文件，并加盖具有法律效力和符合单位规章要求的电子印章，带有电子印章的电子文件将自动归档入档案管理系统中；纸质文件在归档后直接打印出来并整理归档。确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。

3.2 扩展档案管理的著录条目。档案管理系统中的著录条目不仅包括检索信息，还包括电子文件形成过程中所涉及的各个要素，保证了电子文件的凭证性。OA系统与档案管理系统著录条目对接，著录条目保存了相关的文件流转信息和元数据项。档案管理系统提供多级多项著录信息，提高检索效率。

3.3 实现电子文件管理前端控制和全程监管。电子印章技术的引入使得OA系统内产生的原生性电子文件可直接流转到档案管理系统中，使得档案管理的触角延伸到电子文件管理全过程。实现档案管理人员对OA系统中生成电子文件的前端控制，只有符合归档要求并进行正确归档操作的电子文件才能顺利流转入档案管理系统中，最终完成纸质文件的打印，从源头上保证归档电子文件的规范性，并且确保电子文件归档的及时性。电子文件管理新模式，在办公自动化系统中直接实现电子文件的直接归档，无需传统流程中手动扫描纸质文件，可以减少人工成本，提高工作效率。

电子文件的全过程管理 第12篇

一、纸质文件与电子文件的概念及来源

纸质文件是指以纸张作为载体的一种文件。纸张是中国古代四大发明之一,纸质文件最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件,魏晋以后纸质文件逐渐增多,但官府公文仍以简为主。到东晋末叶,公元403年底,桓玄代晋自立,下令公文全部用纸书写。他在诏令中说:“古无纸,故用简,非主于敬也。今诸用简者,皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末,中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆,乃至全世界,促进了世界档案事业的发展。纸质文件优点较多,便于管理和利用。

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。

从1946年第一台电子计算机诞生至现在,只有短短的60多年,电子计算机运用广泛,成为电子文件产生的主要工具。电子文件是20世纪90年代初开始使用的一个词汇。国外最早提出这一概念的是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。也就是说,使用电子文件这一概念在发达国家也不过才20多年。

二、电子文件与纸质文件的共存关系

每份电子文件自它诞生之日起,都将会与纸质文件共存一段时间。或是先有纸质文件,之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本(常见于各类合同文件的扫描等情况),这就是纸质文件的转化。纸质文件的转化通常有两种情况:一是单位收到外来文件后立即转化,使文件在流转过程中就具有纸质和电子两种版本。二是对已经归档的纸质档案实施转化,文件流转完成后才有两种版本;或是在业务活动中用计算机直接生成电子文件,但出于对文件的法律效率要求或书面阅读的需要,又将电子文件转换成纸质文件(例如各类会议纪要及公文等)。这种转换也有两种类型:一是在计算机系统中完成文件制作后,通过网络(电子邮件、办公自动化等)发送,传输的电子文件被接收后,以纸质文件形式输出生效,从而使文件在流转过程中即有两种版本。二是在归档时或归档后为电子文件制作备份。在这种情况下,文件在流转完成后才有两种版本。根据上述两种情况,可以把纸质文件与电子文件的共存状态分为“双套制”和“双轨制”两种类型。

所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为“双套归档”。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行电子转化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

所谓双轨制,是指在文件生成、运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的单位在文件进入流转过程时就形成电子和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然在流转结束后,双轨制大多导致双套归档。因此可以说,双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式,双轨制通常包含了双套制。

无论是双套制还是双轨制,都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是双套制是后端共存,电子文件基本上可以看作是纸质文件的电子副本,它的“文件”属性和证据力是不完整的。而双轨制是全程共存,电子文件也是“原始文本”,生成时即具有效力,参与相关的事务处理。

三、电子文件与纸质文件管理的互相影响

由于电子文件的产生,纸质文件管理的方法开始发生变化,主要表现为以下几方面:

(一)电子文件管理简化了纸质文件管理的流程。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用,其他部门可以通过借阅审批后直接在网上调用,无须到办文部门查阅原始文本,因此,文件形成部门可以在文件流程完结后即时进行归档。这就使得业务人员可以将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排,并尽可能提前在文件生成初期所需要完成的工作时间。纸质文件的随时归档不仅减轻了各业务部门保管文件的压力,也减少了个人存放文件保管不善等问题,提高了归档齐全率。

提前归档使档案部门接收归档文件的时间点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留,归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联,单位内部或是外部审计的查阅还比较频繁。因此,业务部门需要更多地与档案部门沟通,档案部门也能够更清楚地了解文件的现行价值以及流转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档,能够在所有文件归档前对单位的整体事务有较为具体的了解,方便之后的整理分类。

由于电子文件能够提供快速度、多途径的全文检索功能,以及随时随处的网上利用,不同人员同时利用的便利让大家更加乐于利用电子文件。同时,通过在检索软件中标明纸质文件的存放位置,可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来,对纸质档案实体上架的要求就降低了,只要排列有序,位置明确,就可以借助检索功能实现纸质档案的快速查询、调阅。同时,对立卷工作的简化带动了相关步骤的简化,如上架排列、档案统计、手工检索工具编制等,档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来,更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。

(二)纸质文件管理促进了电子文件管理的完善。电子文件管理面临的最大挑战是如何保障电子文件管理中的信息安全。电子文件信息安全是指电子文件信息在其生成、保存和利用过程中受到保护,不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露,确保其真实性、完整性、系统性、原始性、可读性和可靠性,并确保电子文件信息网络系统连续正常运行。

仅从技术而言,对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上,人们对纸质文件的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。而电子文件的安全性管理中的一些思路可以从纸质文件管理中获取经验。如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。危机管理思想是风险管理思想的补充,传统档案保护讲究的“预防为主,防治结合”的思想在现代电子文件管理中也是适用的。

可见,电子文件与纸质文件管理间的关系并不是对立、被动的,二者在互相学习、互相借鉴中互为阶梯、互补长短。在这些相互影响和作用中,各自调整自身的定位,并逐渐融合为一套综合性的管理方法和管理系统。文件本身的发展与变化是一种不可抗力,文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对,两种文件的相互影响给我们带来无数的难题、挑战和机遇。

四、电子文件与纸质文件未来的发展方向

可以预见的是电子文件与纸质文件管理共存的格局将会持续相当长一段时间,因为从总体来说,他们所具备的功能并不完全相同,无法相互替代,想全面实行“无纸化”必然需要经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔,就会有以纸介质形成的社会活动记录,这其中不仅有技术问题,还有习惯、文化等诸多因素。

但是,随着计算机和网络的广泛应用,信息化战略的全面实施,电子文件越来越多地作为文件生成的最初形态而存在,并成为办公、设计、商务、交往的必要工具。信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷,使人们更愿意使用电子文件。随着电子政务、电子商务、办公自动化(OA)的普及,越来越多的文件必须通过网络传递。同时,由于数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的不断进步,人们对电子文件的信心日益增强,管理的改善使人们可以方便地检索利用。经上海市第十四届人大常委会第十四次会议通过,于2014年8月1日起施行的《中国(上海)自由贸易试验区条例》第四十四条明确“自贸试验区推进电子政务建设,在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文,实行电子文件归档和电子档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。信息化高速发展的环境给电子文件的增长和功能提高提供了沃土。

不是所有电子文件都能够转化为纸质文件,或是因为其信息海量纸张难以承载,或是因为信息形态无法以纸张载入,或是因为文件的结构复杂。随着信息技术的进步和社会信息化进程,这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多,其复杂程度也日益加深。

综上所述,电子文件将不可避免地逐步占据主导地位。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“隐退”,而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐蓬勃。对于档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要:一方面,稳扎稳打,坚守自己的岗位职责,在没有充分把握保障电子文件长久真实性时,不要轻易忽略纸质文件的价值,另一方面,因势利导,积极地将优秀的文件管理方法融入电子文件管理领域,从管理制度、方法、技术等多方面帮助电子文件建立威信,进一步确立其法律地位。如果能够充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补、融会贯通,将使我们的档案管理工作与时俱进,更上一层楼。

摘要：文件本身的发展与变化是一种历史的不可抗力,随之而来的文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对。如何在电子文件与纸质文件间相互共存、影响的情况下,将这两者的管理方法融会贯通,成为当下档案管理工作者所面临的一项难题、挑战和机遇。

关键词：共存,影响,融会贯通

参考文献

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