企业档案工作的探索

企业档案工作的探索（精选10篇）

企业档案工作的探索 第1篇

新世纪以来, 我国的国有大中型企业都在各方面不断进行改革探索, 从过去计划经济的意识影响逐步转向符合市场经济规律运行的实践中;同时, 对档案管理工作提出了更高的要求。国有大企业完全实施档案管理工作数字化不仅是时代发展的必然趋势, 更是现代管理科学发展与信息技术结合的成功实践。实施企业档案管理工作的数字化运行, 就是以最方便快捷的方式建立全体员工的电子档案, 更好地适应员工档案信息的查找与管理工作。电子档案比传统的纸质档案管理具有高效、快捷、容量大及智能化等多种服务程序, 集中了电子信息技术的很多优点, 为现代人事管理工作提供了极大方便。对于国有大企业来说, 档案管理既是一项复杂的工作, 又是不可或缺的重要环节, 改变传统的思维管理定势, 针对纸质档案不容易保存, 查找困难等多种弊端, 充分发挥现代信息技术优势, 进一步提高档案管理数字化的实效, 已成当务之急。数字化技术在不断发展, 应用于企业档案管理工作的各种软件、程序也在不断更新, 提高操作人员的专业技术水平, 利用数字化运行的准确、高效、便利等优点为现代企业人力资源管理工作服务, 把新型电子档案建立的更加完备, 精确而实用。以创新发展的意识推进实施档案数字化管理工作, 有效提高了工作效率, 强化了保密程度, 节约了传统管理方式的成本, 但在此基础上, 仍需要探索与现代企业管理工作同步发展进行的创新发展模式。

2 国有企业实施档案管理工作的现实需求

随着企业改革和科学技术水平的发展, 国有企业人事档案管理工作也需要提高工作实效, 跟上高效化管理的步伐。当前, 一些企业由于受传统观念的影响, 往往出现人浮于事的现象, 部分边远地区仍然存在档案管理水平落后, 利用率较低的情况。实践证明, 良好的档案工作对提高企业的现代化管理水平, 提高工作效率, 提高员工的工作积极性有促进作用, 是当前企业改革发展不可或缺的一部分, 是国有大企业向国际一流企业迈进的必要工作环节, 是我国经济社会发展的现实需求。运用现代信息技术和互联网优势, 结合企业实际情况, 有效开展企业档案管理工作, 提高档案信息资源的开发利用效果, 发挥档案工作应有的价值, 助推企业的现代化管理理论与人事管理的成功实践在边远地区的发展, 为企业自身发展和适应市场机制运行带来实效。近年来, 由于长期受传统观念的影响, 一些边远地区国有企业的档案管理工作, 虽然采用了数字管理系统, 但不能与企业的实际结合, 未能跟得上时代的发展, 其根本意识仍然停留在传统管理模式上, 只注重档案的保存价值, 没有对人力资源的开发利用提供有效的数据测算和有效参考咨询工作。不注重档案管理科学性、重要性的宣传工作, 没有把市场机制运行下的企业档案工作做有价值的开发, 现代企业发展亟需进一步提高档案管理工作的服务效能, 充分发挥其在企业管理中的重要价值。一些边远地区的国有企业由于种种原因, 缺乏足够的专业技术档案管理人员, 认为企业的档案工作非一线技术工作, 忽视了专业技术的要求, 常常把其它岗位闲置的工作人员安排到档案管理部门充数。已有的档案管理工作人员, 对电子信息技术不太熟练, 又没有安排专门时间进行培训, 在专业素质方面缺乏实践锻炼, 再加上传统管理过程中人际关系的影响, 这些缺乏系统理论知识和专业技术的工作人员继续留在岗位, 工作干得好坏都一个样, 缺乏有效的奖惩制度和管理规制, 积极性难以提高, 几乎不存在竞争上岗的忧患意识和工作紧迫感。一些国有企业因为考虑效益问题, 对在职工作人员的培训虽然一直进行不间断的鼓励和实践, 但往往只关注一线岗位的技术人员, 对档案管理人员的继续教育工作往往重视不够。有的企业由于领导不重视, 没有把档案管理纳入与一些技术工作协调的考核范围, 造成档案管理工作人浮于事、档案管理方面的细节错误频出的现象, 对国有企业发展造成不可避免的影响。边远地区的国有企业, 现有的档案管理制度依然不健全, 与时代发展的步伐不相适应。在现代企业管理中, 尽管各地企业都程度不同地制定了一些档案管理方面的规章制度, 但这些制度对促进工作人员积极性, 提高档案管理工作的实效尚不够完善, 对企业管理者的决策、信息咨询等辅助工作没有起到促进作用。

3 提高企业档案管理工作实效的对策

在现代企业管理工作中实施数字化运行, 首先要强化工作人员的现代档案意识, 与传统的档案管理的思维定势区别开, 不能以为保存好资料就万事大吉, 要为适应市场机制运行过程中的现代人力资源管理提供新的咨询, 促进企业管理实效。提高档案的现代管理意识首先要加强宣传工作, 让现代企业档案管理工作为企业领导决策提供有价值的参考。全体员工的重视和观念的更新是做好档案管理工作的重要保障, 是企业档案工作实施数字化管理的基础。为了强化档案管理意识, 提高档案管理实效, 必须形成协调一致的统一规划, 把档案管理与企业的发展连接在一起, 充分发挥现代信息技术的作用, 与企业业务技术方面的工作一块抓, 使各个岗位工作人员都来配合企业统一的档案管理工作, 使全体员工都能充分认识档案管理的重要价值和存在意义。有效应用现代信息技术形成档案管理的网络化建设, 建立企业档案三级网络管理模式, 形成一个以分管领导全面领导, 办公室主任或副主任负责, 各科室负责人和专、兼职档案员为成员的企业档案三级网络管理模式。企业的档案管理应统一领导、整体协调, 统一操作、专业保管, 有专人负责监督各职能部门的档案工作, 强化企业档案收集和利用工作。进一步改善档案室硬件设施的配置, 尤其边远地区的国有企业要根据企业规模、职工人数和工作中的实际情况, 逐步配备专业的数字化设备, 特别要注重专用软件的更新, 更好地辅助企业大档案管理过程中各项工作的有效开展。

4 围绕企业发展增加档案管理新内容

为提高企业管理水平, 适应高科技发展, 国有企业的档案管理工作需要增添有利于现代企业发展的档案管理新内涵。企业档案管理中, 依靠高科技的发展, 通过对影像及其它数字资料的归档管理, 也使档案载体更加丰富多样, 如电子合同、电子图标及电子档案等, 它以数据库的形式, 以电子文本进行贮存, 方便及时调阅、查找、信息量大, 是比较先进的现代信息档案储存与管理方法, 能够为企业的发展提供详实而有效的原始资料。档案管理数据库的建立要围绕企业发展的需要, 进行科学分类, 不断增设新内容。档案实行数字化集中管理后, 有效保证了案卷质量, 做到了管理规范化, 提高档案管理实效和工作效率, 利用最新档案信息化管理软件, 对文书档案实行文件集录入, 对其他各类档案实行案卷级录入, 对企业员工和技术类实行文件级和案卷级两级录入, 形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制;同时, 建立科学的检索方式, 实现档案工作信息化管理, 强化管理效果, 使档案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。

5 结语

档案管理是现代企业管理工作的一部分重要内容, 借助信息技术优势, 实施科学有效的数字化档案管理, 有利于提高企业管理水平, 服务于企业发展目标。推进边远地区国有企业档案工作的数字化进程, 充分发挥档案管理在促进企业发展和创新实践方面的重要作用, 进一步通过反馈信息的管理, 加强信息横向联系, 实现档案资源共享, 有效促进各项工作的整体发展, 提高档案的利用率和使用价值。

参考文献

[1]伊春市社会保险事业管理局.创新方式强化管理充分发挥档案集中管理优势[J].黑龙江档案, 2007 (6) .

[2]刘美华.如何做好档案管理工作[J].黑龙江科技信息, 2019 (11) .

探索油田企业档案管理的新途径 第2篇

关键词：油田企业档案管理新途径信息技术

档案是一种资料、一种数据，它几乎包含在社会生产发展的所有层面上。档案的形式也是非常丰富，有文字、数据、图像等等所有人们可以清楚了解历史和发展现状的方式。对档案的管理是人类对于社会发展和进步所必须要重視的方面，可以说档案管理不仅仅是一个保存和整理的过程，而是一项相当具有科学性和系统性的工作。档案管理如果到位，那么企业或者国家就会对社会现状和发展前景有一定的规划与掌握，从而更为良好地面对问题作出反应。

一、油田档案管理的意义

石油资源是一种国家战略型资源，它影响着一个国家的经济发展速度与水平，可以说石油资源的强弱与综合国力直接挂钩，并且油田企业也是每个国家都非常重视的对象。那么对于油田企业档案管理的重要性便不言而喻了。油田企业如果想在竞争中获得优势和胜利，那么就必须把档案优势体现出来，使档案管理变成油田企业发展和规划的动力保障。油田企业的档案记录了人们艰苦奋斗的创业精神，反映了石油企业生产、改革、经营、管理的活动历程。是对企业进程的缩影，也是发展过程中的指南针，它影响着企业真正的发展步伐，对于整个社会的发展也有举足轻重的作用。

二、我国现阶段油田企业档案管理的现状与问题

我国的油田企业档案管理在现阶段看来，与其他产业和领域的档案管理没有很大的区别，可以说一直在走着过去简陋、不系统的老路子。在我看来，我国现阶段油田企业档案管理存在着以下三个比较明显的特点和问题。

（一）形式单一

由于过去生产力低下，而且科学技术并不是特别发达，对于档案的管理其实只是对史实的管理，而且档案的形式也是比较单一化，仅仅是对大量的卷宗与书籍的保护，成立单独的档案室。我国现阶段油田企业档案管理并没有过多的改进，而是基本延续了这种套路。档案管理的本身只是一种保护，档案资料对于发展的推动作用没有被发现和利用。而日积月累，越来越多的档案资料在日后的查找和使用中也带来了不小的困难，从而导致整个企业的效率低下，不能发挥档案的积极作用。

（二）效率低下

我国石油企业的工作组成比较单一，所有油田的工作重点都放力放在了勘探开采上，虽然无可厚非但对于效率与质量上来讲并不是最好。企业中领导层面对于档案管理的不重视是一大特点，档案在企业中只是归于后勤工作，在企业工作中档案只是辅助性的参考工具，所以更不会对企业的发展产生什么作用。在企业考核中，档案也没有放在一个好的地位上，档案管理形同虚设。而衡量企业好坏的唯一标准则是储量与开采量，与档案的关系微乎其微，所以也延缓了油田企业档案管理的改良与发展。

（三）认识不足

档案管理本身就不是单纯的保存工作，而在我国现阶段的油田企业中，档案管理者普遍对档案有着错误的认识，认为档案管理只是单纯的保管，这样的观念导致了档案管理工作的效率低下，对于档案资料没有科学的系统的管理，导致档案资料保管容易查询难，宝贵的资料的去处到最后都无人知晓，更不用说拿来借鉴与参考。档案管理者普遍的缺乏责任感也是致使档案管理没有发挥正确作用的主要原因之一。

三、对油田企业档案管理创新的思考和建议

石油产业是知识，技术密集型产业，在石油产业长期发展过程中保留下来的档案资料都是珍贵的不可替代的结晶。而且人们也要认识油田企业的档案资料，对于整个石油产业甚至我国的经济发展都有无法比拟的作用。要探索油田企业档案管理的新途径，我们必须要从观念上入手进行。创新整个档案管理的新方式，也要从思维创新开始。创新档案管理思维模式，就要创新档案管理理念，首先要摆脱旧思维旧方式，把不符合社会发展趋势的部分摒弃掉，彻底改变过去只重保管不重利用的模式，把档案管理中的难点重点热点信息都要有良好的规划。同时建立以石油生产为核心的档案体系，将所有的档案有条理有内容的进行划分，做到随找随到。做到这一点其关键就是要提高档案管理者的综合素质，使档案管理者有良好的企业责任感和历史责任感，把档案管理工作作为一项社会工作而不是企业工作，而对于档案的了解也要做到出色，要为企业和社会负责任，因为石油档案影响着国民经济命脉。

其次，企业自身也要认识到档案管理工作对于企业发展的积极影响，重视档案所带来的历史信息与发展经验，使档案一步一步渗透入油田企业的工作中来，成为企业发展的借鉴。企业领导也要对档案管理重视和负责，保证企业的档案管理做到规范有序，同时进行一系列的行动来保证档案的科学性有效性，如定期检查，定期研究，定期分析，定期规划，定期总结，把以往的工作内容和工作状态通过档案的形式呈现出来，才能对企业的进程有最准确最深刻的了解。同时积极召开各种经营生产会议，掌握生产经营动态，变被动为主动，充分发挥档案对企业发展的积极作用，使企业的理念与生产发展都具有科学性和现实性。

同时由于经济发展和社会进步，科学技术的创新也推动了我国各个产业领域的发展，在探索档案管理的新途径中，我们不得不把目光聚焦在科学技术上。计算机的高速发展提高了工作效率，解放和发展了生产力，所以在档案管理工作中也要通过对计算机的掌握来进行。比如建立新型的档案体系，利用计算机来创建一个高效率高准确率的档案信息系统，将历史档案资料通过计算机保存，而在档案使用过程中也大大加快了其速度。而且在一定情况下，计算机也替代了传统的档案室，提高了管理者的工作效率和工作积极性，同时也间接地提高了管理者的劳动素质，缓解了管理者的工作压力，降低了管理者的工作难度，从而对整个档案管理工作及企业发展带来新的动力。

四、总结

对于油田企业来讲更是如此，要在观念和思维上做文章，要重新树立企业的档案理念，从而带动到实践当中去。档案管理系统是社会信息系统的基础，是对历史史实和生产进程的一种真实的反馈。而档案管理的改良与发展也要跟上现代化建设的步伐。对于档案管理的改进必须具有现代化，信息化，系统化。新时期档案信息化建设是工作的重中之重，也是档案管理工作迈向现代化的必经之路。油田企业工作者也要把握好机遇，迎接挑战，同时提升自己的价值观念和工作能力，为档案管理的现代化建设提供更多机会和更好的平台，推动档案信息化进程，学习新理论新技术来创新油田企业档案管理工作，也为我国石油产业的发展和国家经济实力的提高贡献自己更大的力量。

参考文献：

[1] 苗红芳.加强油田开发企业档案管理 提高档案管理水平[J]. 新西部（理论版），2012（12）.

石油企业保护电子档案的实践与探索 第3篇

关键词：石油企业,保护,电子档案,实践,探索

一、电子档案的概念、特点、存在的意义

(一) 电子档案的概念

电子档案, 顾名思义, 就是以电子文件, 以计算机为载体的方式对文件进行存储, 也可以说是对文件的一种永久性存储备份。可以说电子档案概念的产生是文档管理方面的一大创举。

(二) 电子档案的特点

电子档案就是区别于纸质档案的一种档案存储的方式, 其特点主要如下:

1. 读取必须依赖电子设备。

传统的档案管理, 是一纸质为载体的方式存储文件, 所以想要阅读, 直接拿出文档进行人工阅读即可, 不需要借助媒介, 而电子档案是以计算机二进制语言存储, 它存储的语言是一种机器语言, 想要也读就必须借助媒介——计算机, 这是其不同于传统文件存储的一个方面;

2. 系统依赖性。

我们知道电子档案是通过一种计算机语言存储在磁盘上, 而这个过程中就必然存在对文件信息的解码和编码, 而这个编码和解码过程就必须依赖一定的硬件设备、操作系统和应用软件才能阅读, 它这对系统的依赖性这一特点, 也成为电子档案安全管理的一大难点

3. 载体的无信息性。

以前的文件存储, 直接是通过人工手写的方式来记录文件的内容, 所以存在通过字迹或者是材质方面了解该文件存储的作用, 但电子文件的信息内容却无法和特定的载体相连, 载体仅仅是存储某时刻的文档内容而言, 能够辨别的仅仅只是文件存储时间而已;

4. 灵活性。

它能够多次备份, 携带方便, 且其能够容纳的信息量也相较纸质文档而言更多, 且安全系数更高。

(三) 电子档案存在的意义

在电子档案概念未萌生之前, 我们的企业都是采用纸质材料来存储档案, 众所周知, 这种纸质档案对环境存在十分大的伤害, 在一定程度上会加剧全球变暖的脚步, 而且最关键的一点是么:纸质档案十分的不便捷和安全, 纸存在的生命周期是有限的, 且它存在许多的克星, 如:火, 水等, 任何一项都可以导致档案的销毁, 而档案是用来保存事件最真实面貌的一种记录, 这就要求其需要它被长期的保存, 电子档案的产生, 就解决了纸质档案因客观因素而被破坏, 它可以多次备份, 尽管如此, 在管理电子档案过程中还是会存在问题, 而下面笔者主要分析电子档案管理过程中存在的问题, 兵针对问题提出笔者的相关对策。

二、电子档案在管理过程中存在的问题

(一) 电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏

上面提到档案就是对事件发生的整个过程的真实记录, 就必须保障文档的真实性和完整性。原始的纸质文档一旦被确定其存储内容, 可以就是从一而终, 除非销毁, 否则不可能在出现改变;而电子文件却不是这样, 电子文件是可编辑的, 可以随时对该类文档进行增删, 且其只需要一个软盘就能够被传播的十分广泛, 任何能够得到该文档的人都能够对文档的内容进行修改, 而电子文档没有任何个人信息体现, 一旦被删除或者修改内容都很难被识别。

(二) 电子文件档案信息安全问题日益突出

电子文件, 就不能避免其与网络相联系起来, 现今的网络已经实现全球信息化, 由网络的全球性、开放性、共享性、动态性发展这些特征, 就无可避免在文件传输的过程中存在文件内容被泄露、窃听等出问题的存在。近些年来, 在网络上盛传的“新鬼影病毒”、“AV终结者”等病毒中了这类病毒, 重装系统都不行, 只能修复mbr, 修复mbr失败会造成, 文件的丢失, 危害文档的安全。石油企业不可避免的要进行办公室办公, 为了方便于办公, 提高工作效率, 许多企业都会要采取企业局域网内共享的方式共享企业内部电子文档资源, 而这个方式需要网络为基础, 所以就不可避免存在安全风险。

三、石油企业保护电子档案的对策

(一) 制定统一的基本结构标准

每个企业都会存在许多的电子文件需要被存储, 所以首先企业的经营者要确保归档部门了解文档存储的具体意义, 只有在明确做事情的实际含义时, 才能够重视该事。所以笔者的建议如下:1.归档部门必须要保障需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定;2.制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准。

(二) 要保证电子档案的安全

笔者建议如下:1.要保证电子档案载体物理上的安全;2.要保证电子档案内容逻辑上的准确;3.要对电子档案载体进行有效的检测与维护;4.明确电子档案利用的方法, 主要有三类:拷贝;通信传输;直接利用。

(三) 加强电子文件方面的立法

当具有相关的法律条例对电子文件确保其法律效力时, 电子文档才能发挥其真正的作用:实现文件的存储;便于企业的办公, 才能在国家的发展过程中发挥其作用。现今也存在相关法律条例认可电子档案的法律地位, 《档案法》和其相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则, 保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用, 从而保证电子文件的法律效力。

参考文献

[1]任文清.石油企业保护电子档案的实践与探索[j].石油天然气学报, 2012 (03) .

做好新形势下档案工作的探索 第4篇

[关键词]档案管理 档案法规 档案资源 信息化

一、加强档案资源建设,严把“三关”

加强档案资源建设是做好档案工作的前提和基础,也是重中之重,在工作中,要严把关口,有序推进,确保档案工作的有效开展。

1、严把档案收集关。档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆,实行集中统一管理,为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前,有关部门要下发通知,明确接收档案的范围、内容、标准及要求,及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等,以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时,要扩大档案征集范围,主动向社会征集有价值的档案,对个人所有的、具有保存价值的档案可采取代存、寄存、征购等办法进行监管,对保存在纠偏馆、博物馆和图书馆中具有文物价值的档案资料,可采取复制和建立目录及编制简介等形式,达到丰富馆藏,为利用者服务的目的。

2、严把档案数量关。馆藏数量的多少一直是档案馆馆藏丰富与否的重要标志。从近年来馆藏建设的实践看,各级档案馆应该不断丰富和优化馆藏,正确处理好馆藏数量与质量的关系,使馆藏建设从片面追求数量转变为两者兼顾。

3、严把档案质量关。质量是档案的生命。档案部门要了解需求,贴进经济,走向社会,对散存在社会上的各种门类、各种载体的档案进行广泛征集,同时,也应充实认识到馆藏建设的"特色",在特色上下力气、做文章,分析本地区的历史特色、经济特色、文化特色、民族特色、自然区域特色等,突出抓好支柱产业、重点项目、龙头项目、名优产品、名人、名胜、名产等特色档案以及与人民群众生活息息相关的专门档案的征集,进一步丰富馆藏,优化结构,体现特色,打造精品。

二、加强档案日常管理,抓好“三化”

加强档案管理是做好档案工作的重中之重。要创新管理方式,丰富管理内容,提升管理标准,提高管理实效。

1、档案资源信息化。在信息时代,档案资源信息化是通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,即档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

2、档案保护现代化。传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容,不仅要研究有效保护和保管档案载货的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。

3、档案管理标准化。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。同时,也要追求管理手段现代化,注重档案现代管理方法和理论的应用,注重先进技术手段的应用,不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。

三、加强档案法制建设,突出“三抓”

抓好档案法制建设是做好档案工作的重要内容。一切档案工作都要维护法律的严肃性和权威性,在法律规定的范围内有序开展。

1、抓学习,努力提高档案法律观念。只有加强对档案法律、法规的学习,才能不断提高各级领导、档案工作人员以及社会各界的档案法制观念,真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违反必究。要认真学习《档案法》及有关规定,掌握其内容和具体要求。要加强对档案法律、法规知识的培训,不断提高档案法制建设水平。要依法治档,强化档案法律的权威,维护档案法律的尊严。要加大档案法制宣传教育力度,通过会议宣讲,新闻播报,单位学习等形式,不断增强遵守《档案法》及相关法规的自觉性。

2、抓监督,建立健全档案行政执法程序。要规范档案行政执法行为,履行职责,严格执法,依法管理档案。要建立法制监督队伍,对各机关、团体、企事业单位档案工作进行执法监督检查,真正做到依法治档,实现档案事业管理的程序化、制度化,档案业务管理的规范化、现代化。要严肃查处违法案件,表彰奖励先进。

3、抓统筹,正确处理档案工作与档案法制建设的关系。众所周知,实行统一领导,分级管理,维护档案的完整与案例,便于社会各界利用,是档案工作的基本原则,这一基本原则是在长期的档案工作实践中逐步确定的。而档案执法正是为了坚持档案工作的这一基本原则,防止和个人做出危害档案事业的行为,以巩固有利社会关系和社会秩序。因此,各级档案部门要正确处理档案工作与档案法制建设的关系,依法管理档案事业。

四、提高档案人员素质,做到“三强”

档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素,要搞好档案管理工作,既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作,使之适应改革开放新形势的需要,培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行。

一要有较强的政治素质。良好的政治素质是搞好各项工作的基础。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论,按照江泽民同志提出的“讲政治”去做做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点加强政治纪律提高政治鉴别力和政治敏锐性要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致树立正确的世界观、人生观、价值观恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》严守党和国家的机密热爱档案事业全心全意为人民服务甘当无名英雄更新观念开拓进取。

二要有较强的业务技能。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案人员应具有较高的、相应的专业知识即不仅学习掌握档案学理论知识还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术,特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以"博才"或"通才"取胜。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识利用先进技术解决新问题丰富和发展档案工作的理论与实践。

三要有较强的创新精神。随着档案工作的不断推进和深化,档案工作人员将会面临许多新情况和新问题。这就需要档案工作人员不仅需要做好常规工作的能力,更要有与时俱进的创新精神。首先要有较强的信息意识。档案人员应增强对其信息性的认识程度提高辨别水平和处理能力增强开发档案信息资源的意识,满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。其次要有较强的市场意识。档案人员应开发档案信息并主动与市场经济接轨以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去,使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。再次要有较强的现代意识。实现这一目的的条件就是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识大胆地进行设备更新努力学习现代化设备的实践技术比如电子计算机技术网络技术多媒体技术影视制作技术等促进档案工作的发展跟上时代节拍。

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企业科研项目档案管理的实践与探索 第5篇

当企业的科研活动以项目形式开展时, 围绕着一个独立的科研项目的每一个环节而形成的科研项目档案是一组具有有机联系的文件组合体, 形成了整个项目循序渐进、环环相扣的全部项目档案。科研项目档案对企业科研活动的持续性、继承性十分重要, 因此, 为提高科研项目档案管理水平, 企业必须对科研项目档案实行统一管理, 确保科研项目档案完整、准确、系统、安全, 便于开发利用。尤其在我国强调企业自主创新能力建设的今天, 企业科研项目档案管理工作在科研项目管理中所处的地位愈显重要, 企业应从以下4个方面加强企业科研项目档案管理工作。

一、做好企业科研项目档案的前端制约

企业科研项目档案管理首先要做好前端制约, 主要包括制度制约和对人的制约。首先, 前端制约的重点在于科研项目管理制度的制定及执行。我国科技计划项目管理办法明确要求项目承担单位应建立规范、健全的项目科研信息数据和科技报告档案, 并将此作为验收是否通过的指标之一, 这体现了国家层面对科研项目档案的前端制约机制。作为企业, 在科研项目管理制度中, 应把科研文件的形成和积累任务纳入各项目组工作要求和科研人员的岗位职责, 确保在企业科研项目立项之初即明确对科研项目档案管理的要求。在科研项目启动时, 将科研项目归档要求发送至各项目组, 使项目负责人明确归档范围和归档要求, 增加科研项目档案管理制度的透明度, 从而使科研人员任务清楚, 确保在研发工作过程中自觉地做好科研档案的形成和积累工作, 做到把项目执行过程中形成的每一份档案, 特别是形成的新技术、新结构、新工艺、新材料、新设备等核心技术档案及时归档、妥善保管, 从而保证归档科研项目档案的齐全、完整。其次, 企业的档案管理人员应在科研项目立项时与科研管理部门及项目组积极协调、密切配合, 清晰掌握企业各年度的科研项目、年度计划、进展情况、项目来源、起止时间、项目负责人等情况, 使企业科研项目档案能够按照集中统一管理的原则, 根据科研项目性质, 从计划申报、调查研究、项目招标、立项论证、研究开发、成果验收、奖励申报、推广应用等全过程对科研项目档案进行收集、整理、立卷、归档, 确保收集工作的准确、系统与规范。

二、加强对企业科研项目档案的跟踪管理

企业档案管理人员应加强对科研项目档案的跟踪管理, 编制科研项目档案监控计划, 使科研项目档案工作与科研工作的进度相一致, 通过跟踪项目进展计划, 与项目管理部门紧密配合, 加强对项目组科研档案管理工作的检查和指导, 通过阶段性检查和每个年度项目阶段检查等工作, 及时掌握各阶段项目的完成情况、数据等形成情况、预期形成的文件和项目组下一步的工作安排等;指导、监督和检查项目组档案管理人员开展档案的预立卷工作, 对合格的科研档案进行预验收的工作, 对于不合格的可及时提出合理要求和整改意见, 从而对科研项目档案形成全面的制约与跟踪管理。同时, 组织企业科研管理部门对科研项目档案是否齐全完整进行必要的复查, 最后移交档案管理部门保管, 从而做到归档工作的层层落实, 达到企业科研项目档案归档的及时、准确和完整的目的, 实现科研项目档案规范化和科学化管理。随着我国信息系统不断丰富与完善, 依靠现代化管理手段, 可以建立起对企业科研人员所创造的各种类型有价值的知识产出进行统一收集、集中管理、长期保存和提供检索利用等无形资产管理系统。

三、积极开展企业科研项目档案信息资源的开发工作

档案的提供利用是档案工作的服务性要求。对于企业而言, 科研项目档案提供利用工作应满足不同岗位人员对科研项目档案的多元化需求, 确保项目成果转化为企业经济效益。因此, 要积极开展企业科研项目档案的开发工作, 加强对科研项目档案开发工作的认识, 提高科研项目档案的利用率。企业科研项目档案形成于企业科研项目进行全过程, 其科技信息含量大, 涉及专业领域广。但一般企业科研人员只查阅企业科研项目档案中的部分信息, 这对企业档案信息查全率和查准率提出了较高的要求。企业科研项目档案管理人员应针对不同需求, 对科研项目档案信息进行科学的编目和排序。可以主题内容和载体形式为基础, 确定科研项目档案的有关标识, 并辅助计算机管理系统予以著录、编制检索工具等。这样既存储了企业有价值的科研项目档案信息, 也便于企业科研人员随时查找利用, 对企业的科研项目也是一种梳理和统计。同时, 做好企业科研项目档案的开发工作, 还要做好档案信息深层次、多方式的加工, 开展科研档案编研工作。通过不同层次、不同类型科研项目档案信息的编研工作的开展, 可为企业积累更多、更有价值的科技信息, 促进企业科研创新能力的提升, 使科研项目档案在企业的安全生产、经济建设等方面发挥重要作用。

四、提高企业科研项目档案管理人员的综合素质

企业科研项目档案是企业档案的重要组成部分, 较其他类型的档案来说, 收集、整理、开发利用的难度大, 这就对企业科研项目档案管理人员的素质提出了更高的要求, 只有成为具有创造性的复合型人才, 才能满足企业对科研项目档案管理工作的多方面要求。首先, 档案管理人员要热爱本职工作, 树立科研项目档案管理为科研人员服务的工作理念, 本着“用户第一, 服务至上”的工作态度, 改进服务方式, 拓宽服务领域, 优化服务流程。针对科研项目档案专业性强、内容复杂、载体类型多样等特点, 加强学习, 了解多学科的知识, 熟练掌握档案业务技能和现代管理手段, 使科研项目档案管理工作顺应企业和社会发展要求, 在企业科研项目档案开发工作中要勤于思考、不断总结, 结合企业发展战略和各项目特点, 从中找出具有规律性的管理方法, 准确理解和有效满足档案利用者的利用需求, 为提高企业管理水平、创造管理效益、提升企业竞争力等发挥独特的服务作用。其次, 企业应注重营造良好的人文环境, 注重文化和情感因素, 尊重理解档案工作者, 把人的价值充分运用到工作中, 并加强档案队伍建设, 不断引进高素质人才, 从整体上提高档案管理人员的综合素质, 更好地为企业发展服务。

企业档案工作的探索 第6篇

关键词：供电企业,声像档案数字化管理,探索,实践

档案管理是企业一项重要的基础工作。档案不仅记录着过去、承载着历史, 还指导工作, 指引未来。档案在企业的日常生产经营管理中起到至关重要的作用, 不仅为企业领导重要决策提供参考, 还为公司的发展规划、安全生产、优质服务、人力资源管理、财务监察审计、法律诉讼、信访维稳、企业文化等诸多方面提供了系统、真实的依据。

一、声像档案管理中存在的问题

随着电子信息技术的发展, 在20世纪后期, 供电企业逐步出现了以照相、录影、录像等形式记录珍贵历史时刻的现象。这些宝贵的历史镜头、声音和影集, 生动地承载了企业的发展历程。由于受当时的技术条件限制, 这些声像档案只能以录像带、磁带和照片等载体保存。因岁月的变迁和光化学物质的侵蚀, 这些声像档案在管理过程中, 存在以下一些困难。

一是难以保存。由于化学氧化反应, 照片会出现变黄、褪色和霉变等现象, 录像带和磁带也会出现退磁的情况, 使得声像档案难以长期保存。

二是不便查阅。因时代变迁, 播放录像带、磁带的机器难以寻踪, 造成部分声像档案难以查阅。即便有的声像档案可以播放, 但截取所需部分较难。因档案库房场地限制, 声像档案要进行必要的堆积, 查阅这些资料时, 必须从很多的档案资料中寻找翻找, 即费时间, 又浪费人力。

三是不便管理。对于声像档案借阅, 若直接借阅实物, 每播放、观看一次容易造成档案实体的损坏;若复制借阅, 成本较高。此外, 声像档案对温度、湿度、磁场等存储空间要求较高, 一般企业难以满足。

二、声像档案数字化的主要做法

影音数字化是利用计算机云技术、信息处理技术、光电技术将各种模拟图片及影带转化为数字数据的方法。将所有的影相资料转化为数字格式, 保存于一台大型存储设备上。当需要调阅档案时, 可以直接在计算机上进行查看和播放;当需要利用档案的一部分时, 可以直接剪切复制, 极大地方便了调阅和管理。声像档案数字化采集扫描实施过程如下:

(一) 采集扫描前准备。

加强档案数字化处理各环节的安全保密管理机制, 与从业人员签订安全保密协议, 确保档案原件和数字化档案信息的安全。影视资料及照片、底片等在数字化处理前进行详细的登记, 按照档案管理要求, 做出相应的标识, 分类汇总需要数字化处理的声像档案。准备目录数据, 规范资料的目录内容, 包括确定影视、照片资料的名称, 内容和要求。制作并填写待采集和扫描资料交接登记表单, 详细记录待采集和扫描的资料内容。

(二) 影像采集和照片扫描。

影像采集利用专业的采集卡, 通过连接播放设备, 运用专业的采集软件, 将录像带的影像转化为MPEG格式进行存储。采集时可通过软件调节分辨率, 以达到所需的要求。照片通过专业的照片和底片扫描仪, 将照片及底片以JPG的方式存放于硬盘中, 在扫描时应注意保证原始照片不能受到损伤, 严格确保图像质量。对于软件采集的影像资料, 在后期处理方面可以进行后期的剪接制作及压缩, 达到需要的效果, 如原先2段分开的视频可以合二为一, 调节视频的分辨率及帧数等。照片及底片后期处理方面, 要对照片及底片的偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量的, 应重新进行图像的处理;由于操作不当, 造成扫描的图片不完整或无法清晰识别时, 应重新扫描。

(三) 采集扫描件的存储和管理。

在数字化完成后, 要对照处理前建立的登记表进行核对, 并检查扫描、采集目录, 确保档案不丢失, 确保记录完整规范。视频文件为MPGE-4G格式, 照片及底片文件为JPG格式。根据原始资料结合登记资料, 对采集的视频文件和照片进行合适的命名, 不能出现重复命名的情况, 同一类文件要进行归类处理。

(四) 工作的组织与实施。

根据声像档案数字化建设的特点和要求, 项目成立管理层和实施层, 确保项目能够按期、顺利、高质量地完成。项目管理层的主要职责是组织各专业人员, 明确责任分工与实施方案。编制施工技术规范, 计划进度, 质量标准。负责组织各专业人员优质按时完成工程任务。确定各专业人员验收相关文档资料。项目实施层设项目经理一人, 对项目全权负责。下设四个小组, 需求组在项目实施前期完成项目的详细需求与分析;采集组负责项目实施过程中所有声像档案的采集;文档组负责项目实施过程中所有声像档案的整理、归类等工作;服务组负责项目实施过程中各项事宜的协调及后勤工作。

三、结束语

企业档案工作的探索 第7篇

企业产品档案数据包含研发与生产过程中形成的文件、图像等电子文件, 是企业产品重要资源基础。随着信息化技术及信息管理的发展, 企业产品档案数据从形成、归档、有效控制、提供利用都是摆在企业档案管理人员面前亟待解决的问题, 这需要一个强大的产品档案数据管理系统平台, 对此平台开发关键在于业务管理需求的确定及平台建设方法才能实现目标。

1产品档案数据形成与归档

1.1产品电子文件

企业产品档案的数据是指与产品设计、生产、制造有关, 在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送电子文件。企业产品档案数据必须从产品数据形成之时开始管理, 这样才能确保产品档案数据完整性与准确性。

1.2产品电子文件归档

产品档案电子数据主要来源于设计与生产过程中。随着信息化近几年发展, 三维设计等信息技术在产品研发、生产中应用, 设计或工艺人员产生这些电子文件同时基本就产生了产品档案数据。产品档案数据分类按照产品生命周期分为:产品立项、设计、定型生产等, 在各阶段可按产品零部 (组) 件、产品项目过程、资料类型进行详细数据分类等, 产生数据包含电子文件及相关属性的元数据信息。产品档案数据的归档过程, 是通过系统在线自动采集归档产品电子文件。

2产品档案数据管理

2.1研制阶段管理

2.1.1产品技术状态管理

一个产品从产生开始, 总是伴随着反复研究论证过程, 产品技术状态管理是从产品形成开始对产品反复研制技术阶段状态信息进行管理。产品档案数据是反映整个产品研制技术阶段及组成结构, 每个阶段的产品档案的数据要进行技术状态控制、标识、变更控制。

2.1.2重复利用方面管理

产品数据归档后, 产品档案数据中各类技术及管理信息都会形成企业的成果, 这些成果将形成企业的知识库。企业在面临激烈的市场竞争环境下, 除了不断创新外, 还需反复利用自身已有的成果, 扩充知识储备。对产品成果的反复利用, 就要对原有产品档案数据利用, 通过一定分析工具, 为研制人员提供参考, 这将缩短新产品研制周期, 增加企业的核心竞争力。

2.2生产阶段管理

(一) 生产制造管理

产品档案数据可建立产品结构树, 精确至零组件及产品元件组成, 根据产品结构树的信息, 可统计出产品生产制造等各方面需要信息, 如:产品装配、产品物料采购单、产品结构清单、产品工艺工装加工信息等等。企业根据信息可制订详细的生产制造方案、加工投产计划等。

(二) 批次维护管理

产品交付用户后, 对产品质量状态的跟踪反馈是成功控制产品质量管理一个重要环节, 跟踪产品各批次及变更就需要对产品归档数据进行批次信息管理, 产品变更时产生多少版本数据, 涉及多少现场批次, 需要多少现场更替服务, 都可以追溯到。

3产品档案数据信息化管理需求

3.1产品档案数据需要实现变更及关联性管理

产品档案数据研制、生产过程, 产生变更, 变更通过更改单等方式实现, 变更后数据如何新、旧版本标识, 与更改单等变更依据如何关联, 变更影响产品结果如产生返修、报废等影响, 通过一个产品或一个产品零部件能关联查询出与此产品相关的所有产品文件及产品管理信息, 更改数据及产品信息状态记录, 以便分析统计、监控管理。

3.2产品档案数据需要安全保障机制

产品档案数据所形成的信息是企业重要的管理资源, 由于电子文件的易更改性、易复制性、易破坏性等特性, 对产品档案数据的安全管理就亟待解决。采用访问控制、数据加密等一系列安全手段在网络平台、数据库等进行安全性保障, 此外, 企业还需制订人员、设备管理等一系列措施, 形成产品档案数据安全保障机制, 保障产品档案数据安全可靠性。

4企业产品档案数据管理设计

4.1管理系统平台开发设计

既要满足企业产品档案数据管理需求, 又要结合业务流程, 在开发时需采用最新的信息技术与通用的技术协议标准, 使系统适用于任何异构环境, 还必须有强大的管理维护功能, 使企业档案管理模式逐步向企业信息资源管理、知识管理过渡。

4.2产品档案数据有效性管理流程设计

(一) 归档管理流程

可采用在线归档, 在线归档状态固化不可更改, 将产品数据归档流程包括申请、审批、归档、数据状态冻结。

(二) 发放管理流程

产品档案数据发放管理将采用在线发放。在线发放其实就是下发一定数据的所有权, 它的管理流程包括:提出发放申请、发放数据所有权、通知发放信息。

(三) 更改管理流程

对数据的更改, 其实是新版本数据产生过程。它的具体流程包括:更改数据、提出更改申请、审核及更新数据、归档更改数据、更改数据通知发放。

4.3企业产品档案数据安全管理设计

(一) 管理系统平台中数据安全

管理系统安全管理, 一个是数据库安全, 一个是系统应用安全。应用安全多采用权限管理、重鉴别、数据加密、身份鉴别等方式;数据库多采用加密等方式管理。

(二) 网络应用安全

产品档案数据管理基于网络平台, 网络平台安全管理基本采用机房建设、物理保障、防火墙、网络加密等手段进行安全保障。

5结论

企业产品档案数据管理信息化为实现企业发展目标、满足企业信息资源管理利用具有十分重要的意义。本文针对企业产品档案数据的管理系统平台建设提出了一些思路, 但还有许多方面问题需要解决, 还需要不断进行修正完善, 随着信息化以及知识管理应用, 产品档案数据管理系统平台正不断向此迈进。

参考文献

[1]邓红英.产品电子文件的收集与归档[J].机电兵船档案, 2004, 6.

[2]陈文帅, 从产品档案管理到产品信息管理[J].机电兵船档案, 2004, 3.

[3]周建皎, 制造型企业档案信息管理系统[D].重庆大学硕士学位论文, 2006, 5.

档案信息化工作的实践探索 第8篇

1 电子文件对档案工作的影响

1.1 电子文件的使用标志着档案信息实现

数字化档案技术由传统技术向现代数字技术方面的发展, 标志着现代数字技术已经渗透到档案工作之中。数字技术是一种决定性的力量, 它使得档案信息的形成发生了根本性的变革。无论是馆藏档案数字化还是目前信息技术环境下产生的电子文件, 都属于数字信息, 数字信息的管理方法与手段相对于传统纸质等载体的信息的管理方法与手段必将发生相应的变革。

1.2 电子文件的使用, 使档案管理工作实现网络化

档案网络化是指充分利用现代网络技术, 将各种数字化档案信息融为一体, 进行管理、传输、检索和利用, 真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态, 它是档案信息化的重要标志。实施档案网络化的主要内容包括:档案信息上网、档案网站的建立以及数字档案馆工程的建设。在信息网络环境下, 一方面档案作为一种信息, 必将融入信息社会化的浪潮, 另一方面档案管理也可以突破传统时空的局限, 电子文件的使用, 使档案管理工作实现网络化。

2 对档案工作的实践探索

数字化、网络化和信息化的发展趋势构成了档案工作新的外部环境, 档案工作的内部环境在外部环境的作用下也正在发生着改变。面对新的生存环境, 原有档案工作的管理技术、方法、体制、原则、理念等都将发生全方位的变革。为此, 档案学界正在逐步探索和建立基于数字化、网络化、信息化的管理新理念、新模式和新方法, 为此在这几个方面进行了实践探索:

2.1 加强电子档案数据化建设

当前, 在逐步实现原有档案资源数字化的同时, 要加大电子文件收集的力度和范围, 丰富和完善电子档案资源。同时, 要建立各具特色的数据库, 建立高效的档案检索系统, 提高信息服务质量, 建立档案信息标准化体系, 加强档案信息网站建设, 进一步开发利用档案信息资源。

随着信息化建设的发展, 档案工作所具有的信息管理属性日益增强, 档案信息也不断地由静态向动态转变, 成为信息资源的重要组成部分, 在信息资源系统中起着不可替代的作用。鉴于此, 档案工作应进一步纳入社会信息管理系统, 档案机构要与各类信息服务部门进行合作, 建立一个完整的社会信息系统, 充分发挥整体优势, 通过网络联结和整合各类信息资源, 进一步满足信息时代人们对信息利用的需求。

2.2 优化电子档案的网络服务

在电子档案的利用中, 传统的手工查找仍是重要和有效的方式, 但应逐渐扩大网络利用方式。无论是什么身份的用户, 无论他们身处何地都可以利用网络信息并享受相应的服务。在建立数字化资源过程中, 不应只注重档案的内容, 要把注意力转移到如何设计和加强服务环节上, 以便在网络化环境中使文件得以有效地利用。

同时要提升用户利用技能, 要提高用户的信息意识和信息能力, 提供给用户查询、检索、下载和安全使用信息资源的方法和途径。可通过开展网络用户培训、设立网络信息服务等人性化的手段, 指导和提升档案用户利用档案信息资源的效率和技巧。

2.3 制定电子档案的利用法规

电子档案与生俱来的某些“弱点”使法治化成为档案信息网络的内在要求。要制定严格细致的法律, 严厉打击那些专事信息技术破坏、危害网上档案信息安全的行为, 在网络安全性方面立法, 同时加强电子文件制作、传输规则等方面的立法。要建立和遵守新的利用工作原则, 并建立相应的利用活动规则。为了有效防止利用过程中的资源流失, 并保证利用活动顺利便捷, 制定和推行专门的电子档案利用制度和利用规则是极为必要的。这些规则应有利于确保电子档案的完整与安全, 方便电子档案的利用, 从而最大限度地发挥电子档案的优越性。

总之, 档案利用工作已经迎来信息数字化时代, 尽管这个进程中还面临着电子档案真实性和网络安全等严峻问题, 但是前景却是无限光明的。面对数字化时代的冲击, 必须勇于探索, 积极进取, 努力应用现代化技术, 使档案利用工作主动适应社会发展的需求。只有这样, 才能把握住时代发展的脉搏, 才能够实现档案工作与时代发展的同步, 从而更大范围地为社会提供档案信息, 更好地为公众服务。

摘要：分析说明了电子文件对档案工作的影响, 着重在档案信息数字化、档案管理网络化、档案工作信息化三个方面, 提出了相应的对策。

关键词：电子文件,档案管理,信息化,数字化

参考文献

[1]林迪, 王霞.浅析企业电子文件归档[J].档案天地, 2006 (6) .

[2]成俐历.CAD电子文件归档的问题与对策[J].湖北档案, 2006 (7) .

基础档案编研工作的新探索 第9篇

关键词：基础档案；编研工作；新探索

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2014） 06-0000-01

档案在当今社会中是一种重要的信息来源，档案编研工作是整个档案信息开发以及利用的一种重要形式，因此档案编研工作是整个档案管理工作中最重要的一部分。在如今社会飞速发展的过程中，要想将档案的编研工作做好，就必须要从档案馆中走出来，要了解社会发展的状态，与社会融合起来，改革创新。同时要想让档案的管理工作适应时代的发展，就必须要扩大编研信息的来源，多利用社会的力量。同时档案的编研工作也能够体现出一个单位的档案管理水平，并为单位的发展提供服务，因此对基础档案编研工作进行探索有很重要的意义。

一、固本求源，加强编研力度发掘档案利用价值

档案中的相关信息一直以来都是社会参考资料的重要依据，而档案文献的编研工作也同样是社会的一种重要的手段。档案的编研工作主要是能够主动有效的提供集中的档案资料，可以让人们在工作中很快的找到需要的相关文献，从而节省了材料利用者的大量时间与精力。同时档案编研工作还能够保证材料的可靠性与精确性，档案编研工作还能够将那些年代久远的珍贵资料收集起来，对因为纸质老化的一些资料也起到了保护作用。

传统的档案一般都是记录在一些纸质材料中，像这种档案材料会随着时间的推移而逐渐的开始湮化，导致档案中的许多字迹都看不清楚，因此在档案编研工作中，对现有的一些档案进行抢救也是其中的一项重要工作。在这一方面的档案编研工作可以采取这些措施，将档案中的最有价值的部分集中起来，同时对于那些因为纸质破损，但仍然有很大的保存价值档案有采取最积极有效的保护措施，将这些档案进行积累以及传播对一个单位的历史传承有很重要的作用，将这些年代久远的档案资料进行编研，不仅能够加大材料的利用效果，同时也能够让这些编研过的材料得以长久的流传下去，从而保护好这些珍贵的历史材料。

二、紧跟时代步伐，以创新思维积极开发档案编研产品

随着时代的发展，基础档案的编研工作需要开发出新的产品，在如今的市场经济体制中，基础档案的编研工作必须要注重一个单位的重点以及宣传的侧重点，其主要的目的就是为了保障现代基础档案编研工作的针对性以及时效性。在基础档案的编研工作中，需要根据单位的发展历程以及单位的工作中心，来进行选题而展开编研工作。比如说在编制一个单位的《重要会议文件汇编》的过程中，主要就是针对单位的党代会、工代会以及职代会等相关的重要会议。还有就是在一些建设企业中，在编研一份《基建工程文件汇编》文件的过程中，就应该要注意，整份文件在编研的过程中要包括企业在每一个年代中的大大小小建设以及设备的工程[1]。这些编研出来的成果是一个单位珍贵的财富。将这些编研材料都整理好，对于接下来的基础档案编研工作有很重要的意义，同时这些编研的成果还能够为编志人员提供重要的线索，同时这些基础档案的编研成果还能够为编志人员理清好思路，甚至有些编研成果还能够被直接启用，从而提升了档案编研工作者的价值。

三、信息时代档案编研技术的“多元化”

近年来，世界的电子信息技术以及多媒体技术得到了巨大的发展，整个社会都已经逐渐的进入到了信息化的时代，因此在档案管理工作中最重要的一部分工作，也是档案资源开发的主要方式，即基础档案编研工作。基础档案的编研工作同样也受到了信息化时代的影响，在档案编研工作中应用先进的信息化技术能够让档案的编研手段更加的快捷，同时也能够让档案的编研成果得到更广泛的应用。这种新的档案编研手段让档案编研工作变得新颖多样，同时这种新的档案管理手段也为基础档案编研工作带来了新的活力，因此探索多媒体技术在基础档案编研工作的创新应用对档案编研工作有很重要的意义。

在档案编研工作中应用多媒体技术，主要就是根据档案编研的题目，将档案中相关的信息进行相关的加工，比如说档案中的文字、图形以及影像等信息，通过多媒体技术能够将纸质档案中的各种信息都通过数字化来加以编研，通过对档案编研工作的人员的了解，基础档案的编研人员在编研资料的过程中，需要广泛的收集各种数据，从而将收集到的数据进行鉴别筛选以及进一步的整理，因此基础档案的编研人员在工作的过程中需要与各个部门紧密的配合。将多媒体技术应用到基础档案的编研工作中，能够让档案资料的真实性不会随着时间的改变而变化，因为在档案的编研工作中可以利用多媒体技术将相关的照片以及影像穿插到编研成果中去。比如说在编研《重要会议文件汇编》等相关的文件时，就可以在编研成果中穿插相关的照片以及音像，像每个会议中的关键人物，会议中的重要过程等相关的材料。还有在建设工程的档案编研工作中，比如在编研《基建工程文件汇编》的过程中，可以加入建造过程中的相关图片，这样就能够让整个编研出来的材料有一种让人身临其境的感觉，利用这种方式编研出来的档案相对于传统的纸质档案显然效果会更好[2]。

四、结束语

通过本文对基础档案编研工作的探索，基础档案的在编研的过程中，应该要根据行业特色来挖掘出档案资源职工最有价值的资料，让档案资料能够真正的为单位所用。同时随着现代社会的不断发展，基础档案的编研工作应该要适应适应现代科学技术的发展变化，尤其是现代的科学技术的发展，各种先进的信息技术为档案编研工作提供了一项重要的手段。档案管理工作是一个单位最重要的资料数据管理工作，而基础档案编研工作又是整个档案管理中最重要的一部分，因此档案编研工作必须要适应时代的发展，编研出最有价值档案。

参考文献：

[1]彭坚.论档案编研工作的创新实践[J].北京档案，2009（03）.

[2]曾淑珍.浅谈信息时代档案资源的开发与利用[J].浙江档案，2009（05）.

关于档案工作若干问题的研究与探索 第10篇

关键词：档案,档案工作,问题,研究与思考

一、“档案”概念的科学内涵

“档案”, 就是处理完毕确值得保存以供查考和利用的、经整理后藏入档案机构的文件。档案的本质特征是保护和维持其“原始性”, 防止和避免由于各种原因对档案原始材料的遗失和损坏。档案的基本功能是提供相关的档案信息服务。作为档案工作机构, 不能满足于守好摊, 看护好档案, 保护和维持档案材料的完整无缺, 而是要在保护和维持其原始性的前提下, 向社会各界提供相关的档案信息服务。

同时, 档案又具有一定的机密性, 某些档案材料在一定的时限之内是不能向外界公开的, 这是一条严格的组织纪律;然而随着时间的推移和客观情况的发展变化, 原来规定需要保密的档案材料, 经过相关领导机构的批准, 可以解除保密限制, 向社会公开提供查阅服务。尤其是在社会主义市场经济的条件下和全面建设小康社会的过程中, 应当最大限度地向社会各界提供相关的档案信息服务。

二、档案工作的地位和作用

1) 档案工作是社会主义事业的重要组成部分。当今世界的发达国家都非常重视档案工作, 将其视为衡量一个国家现代化程度的重要标志之一。在我国, 党和政府也都十分重视档案工作, 认为档案工作是近现代社会产生的一种新兴的社会职业, 做好档案工作, 可以使档案信息的需求者随时调阅和采用, 为我国的改革开放和社会主义现代化建设事业服务。2) 档案工作是政治文明建设的重要内容之一。档案工作具有很强的政治性。在阶级社会里, 档案工作总是为一定阶级的政治服务的。“文化大革命”期间, 林彪、“四人帮”反革命集团, 就曾利用档案这一信息手段进行其篡党夺权活动的。他们到处查阅老干部的档案材料, 妄图寻找他们所要获得的“叛徒”、“特务”的证据, 以便对老干部进行迫害。今天, 档案工作的根本任务就是要把档案工作做为政治文明建设的重要内容之一来抓, 以便为党的路线方针政策的正确执行服务。3) 档案工作是确保党和国家机密不受损害的重要手段。档案工作的机密性是由档案本身的特点和国家的利益所决定的。在我们国家的档案中, 记载了党、政、军的领导活动以及政治、经济、军事、科研等各方面的情况, 其中, 有许多是机密的。当前, 国内外敌对分子从来没有停止过对我国的窃密活动, 特别是科学技术的飞速发展, 窃密与反窃密的斗争更加尖锐复杂, 对保密工作提出了更高的要求。因此, 自觉地维护党和国家的机密安全, 是档案工作者义不容辞的光荣任务。

三、搞好管理是档案工作的重中之重

我国档案管理水平是比较落后的, 为了使我国档案工作管理方法更加科学化、现代化, 我们档案工作者应当认真总结档案管理工作的经验教训, 要批判地继承我国传统的档案工作经验。同时, 也要注意学习外国档案管理的先进经验和技术, 不断提高我国档案管理水平。具体地说, 档案管理应当做到“五求”:

(一) 材料收集要“求全”

做好材料收集工作必须坚持经常性收集、阶段性收集和集中性收集相结合。经常性收集主要指上级机关发来的文件、基层单位报来的文件、本单位向上级机关报送的文件和向下属单位发出的文件等, 要经常收集整理归档;阶段性收集主要指会议文件、计划、总结等材料, 要及时整理存查;集中收集主要指在接收、整理时发现缺少的材料, 进行统一登记, 采取必要的补救措施。

(二) 鉴别把关要“求细”

做到仔细鉴别材料的真实性和保存价值;仔细鉴别材料是否完整;仔细鉴别材料是否用标准的黑蓝墨水、墨汁填写;要将新收集的和原始材料进行一一检查核对。

(三) 归档分类要“求准”

在档案分类时, 首先要按大项分好类, 将文书档案、人事档案、科研档案等划分清楚, 分别进行管理。对于模棱两可的材料, 要进行认真的分析、研究, 不能草率分类。对把握不准的, 应及时向有关领导机关请示, 确保分类准确。

(四) 整理装订要“求美”

无论哪类档案都要讲究装帧的美观。要达到无损坏、无卷角、无折皱、无残留金属物, 档案目录要规范, 用微机打印, 从而使目录既工整准确, 又清晰美观, 使档案外观上达到清洁、整齐、规范的要求。

(五) 执行制度要“求严”

严明的管理制度是确保档案资料安全的重要保证。因此, 档案管理部门必须制定严明的管理制度。如档案的保管制度、保密制度、借阅制度、归还制度等。档案管理人员在执行制度上一定要“严”字当头, 坚决按照各项规章制度和相关手续办事, 丝毫不能马虎。

四、提高档案工作人员素质是做好档案工作的关键

(一) 档案专业人员应具备的政治素质

政治素质, 是保障档案专业队伍政治上一致性的前提, 只有政治上的一致, 才能保证档案队伍同心同德地做好档案工作, 具有较强的战斗力。它要求担任档案工作的人员, 必须拥护共产党的领导, 热爱社会主义祖国, 努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论, 以及“三个代表”重要思想。遵守宪法和法律, 恪守工作纪律和职业道德, 严格保守党和国家的机密, 积极为我国的档案事业贡献自己的力量。

(二) 档案专业人员应具备的专业素质

档案专业人员必须系统地学习和掌握档案学知识, 档案学的理论来自于档案工作的实践, 档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。作为一名档案工作者要解决档案事业发展过程中出现的一些新情况、新问题, 不但需要一定的科学知识, 更需要有较高的档案学理论水平和知识。只有这样, 才能把实际工作中出现的某些新现象、新经验提到理论的高度来认识。从而在实践中不断总结、补充、发展和完善档案学的理论体系。因此, 档案专业人员应具备比较扎实的档案学理论知识。

(三) 档案专业人员应具备的科学文化素质