商务文书的规范性

商务文书的规范性（精选11篇）

商务文书的规范性 第1篇

一、商务文书的概念与特点

古往今来, 人们通过书写、制作、传递文书来记录和交流发布信息, 文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的重要工具。如今, 虽然信息存储、传递的形式多种多样, 但书面文字材料仍然是最重要、最正式的一种形式。

通俗地说, 一切书面文字材料, 都可以称之为文书。“文书”一词, 在《辞海》中的第一义项是“各种文件的统称”。《现代汉语词典》的解释是“指公文、书信、契约等”。根据制发者和对象的不同, 文书“有公务文书和私人文书之分”。公务文书简称“公文”, 但现实生活中“公文”常常被理解为“国家党政机关公文”, 这一狭义的理解没有把企事业单位、群众团体等社会组织制发的公文涵盖进去。“商务文书”作为企业之间及企业与其他社会组织之间传递信息的文件, 一般不代表个人, 也理应归为“公务文书”一类。

规范性是公务文书的应有之意和重要特点。主要体现在以下几个方面:

(一) 作者的法定性。公务文书是由法定的作者制成和发布的。党政机关的文秘人员、企业和公司的办公室文员等, 尽管经常负责公文的草拟、印制, 但仅仅是作为特定机构的特定岗位而承担的工作职责, 不能作为公文的作者。其他未经授权许可的个人假托机构和组织名义制作公文均属于伪造公文。公文的作者是法定的, 即公文代表的主体一定是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织, 包括行政机关、群众团体、企事业单位等等。即使是国家领导人或机关首长的名义发布的公文, 也是领导人基于其法定职务而行使职权的一种表现, 他们也是法定的作者, 并不是以个人身份发布公文。

(二) 效用的正式性。国家党政机关公文, 或是传达党的路线、方针和政策, 作为各条战线工作的依据和准绳, 或是代表各级人民政府的职权和意图, 一般都是通过一定的立法程序产生的, 其效用的正式性不言而喻。除国家党政机关之外, 企事业单位、群众团体等社会组织制发的公文, 同样明确代表特定组织的意图, 例如公司印发的规章制度、签订的合同、发出的标书, 其效用的正式性也同样明显。

(三) 体式的程式性。相对于私人文书、文学作品等来说, 公文体式的程式性和规范性十分鲜明。公文因公众性、法定性和正式性的特点, 同时也为提高公文办理效率和公文实际效果, 决定其体式不能过于随意, 在长期使用、约定俗成的基础上, 有些体式已上升到法定的高度。《国家党政机关公文处理条例》就是由权威机关制定的, 对党政机关公文的种类、格式、行文规则、办理流程等进行严格规范。其他公文虽然没有严格和明确的程式要求, 但实际工作中一般均参照《国家党政机关公文处理条例》办理。

(四) 办理的程序性。公文从撰写到制发、流转、管理等一般都有约定俗成的程序。这一点与其体式的程式性类似, 不同类别的公文对程序性的要求严谨度不同, 或法定, 或约定俗成。

二、商务文书规范性的重要意义

企业在社会经济发展中发挥着重要的支柱作用。商务文书作为企业单位日常频繁使用的书面材料, 对企业在商业活动中协调各种关系、处理各类事务有着重要意义。商务文书与党政机关公文一样属于“公务文书”, 在作者的法定性、效用的正式性、体式的程式性、处理的程序性等方面具有相同的特点。因此, 重视商务文书的规范性问题也具有重要意义。

(一) 有利于提高商务文书的处理效率。《国家党政机关公文处理条例》 (以下简称《条例》) 对党政机关公文的种类、格式、行文规则、办理流程等进行了规范。按照条例规定, 公文在制发、流转和管理上都能有章可循, 大大提高了公文处理的效率。例如在公文格式方面, 由国家质检局、国家标准委发布了《党政机关公文格式》 (GB/T 9704-2012) 国家标准, 使得公文制发人员在公文用纸、排版和印制上都可以做到模式化, 提高公文印制效率的同时, 也提升了公文的视觉效果, 利于公文的阅读和传递。就商业企业来说, 发展越是成熟的行业, 其商务文书的规范性也越高, 例如银行、中介等均已形成了程式化合同。

(二) 有利于提升商务沟通的实际效果。规范商务文书的种类、格式、行文规则和办理流程, 既能突出商务文书的正式性, 也能促进企业间商务文书往来有章可循、按照办理。例如:一份是政府机关发出的正式文件, 有鲜明的发文机关标识 (俗成“红头”) , 主送机关标注明确, 排版印制规范严谨;而另一份是某单位发来的传真, 发文机关标识不突出, 主送单位不明确, 字体大小不一 (小字体近乎看不清) 。两者的实际效果高下立现, 前者让接收者油然而生庄重感, 后者给人感觉非常随意 (可能会被误当做广告传单而随手抛弃) 。

(三) 有利于解决商务活动中各类纠纷。随着企业的发展壮大和对规范管理要求的提升, 也都会越来越重视商务文书的规范性, 一般会制定内部的公文处理办法。遵照规范化的公文处理要求, 能保证商务公文在格式上各要素齐全, 在文本上减少歧义, 在处理上流程清晰, 在管理上减少疏漏, 使得公文传达的意图更加明确, 客观地减少商务纠纷。

三、关于商务文书规范性的几点建议

制定商务文书处理的规范对企业发展有重要意义。既要制定规范, 让企业公文办理有章可循、日趋规范, 提升效率和效果;又要考虑企业的种类繁杂、大小不同, 给予足够的自由度。

(一) 关于商务文书的种类, 要借鉴经验, 有取舍和增添。根据2012 年4 月6 日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》) , 党政机关公文种类主要有15 种, 其中除命令 (令) 、议案两种为党政机关所特有之外, 其他13 种在企业的公务活动中均可使用, 应借鉴吸收进商务文书种类。这13 种公文分别是:决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

在《条例》规定的公文种类之外, “合同”“标书”这两种公文为一般企业所常用。从概念上看, 二者属于“契约”, 符合公文的定义。同时二者使用频率高, 正式性突出 (有法律效应) , 纳入商务文书的常用种类并制定规范, 既有必要性, 也具可行性。

(二) 关于商务文书的格式, 要坚持一般标准和行业标准相结合。《条例》中指出, “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”, 这些要素在商务文书中也都十分必要。商务文书应该按照这一规范来执行, 保证要素的完整性。同时, 公文版式参照《党政机关公文格式》 (GB/T 9704-2012) 国家标准, 公文用纸幅面采用国际标准A4 型, 公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等按照有关国家标准执行, 这些《条例》中的规范也应成为商务文书的规范要求。

对于合同、标书等商业性较强的文中, 在制定统一标准的基础上, 发展较为成熟的行业可另行制定行业标准, 例如的银行金融、中介服务、建筑工程行业等。

(三) 关于行文规则和公文管理, 应结合法律规定制定规范。当前, 企业之间的行文较为随意。即有该行文而不行文、该回复不回复的情况, 不利于业务沟通;也有乱行文、滥行文的现象, 严重者甚至构成“骚扰”而影响到收文单位的日常工作。部分企业公文管理也十分粗放, 不利于自身工作的同时, 也有造成相关企业和组织泄漏商业机密等情形。凡此种种, 除极其严重的诉诸法律之外, 其他并无适用的规范制度。为此, 建议政府部门进一步发挥服务市场主体、协调经济发展的职能, 在充分调研和征求意见的基础上, 逐步推进商务公文规范性制度的形成。

摘要：文书往来是社会主体之间的信息沟通、传递的重要形式。作为国家党政机关, 有《党政机关公文处理工作条例》以资遵循。而作为非国家党政机关的企事业单位等社会组织, 在文书往来处理上没有可供遵照的规范和标准, 一定程度上影响了文书处理工作的效率和效果。本文从“商务文书”的概率与特点、规范性的意义入手, 对商务文书的种类、格式、行文规则及管理等问题提出了若干规范性建议。

规范的医疗文书书写 第2篇

自卫生部“医疗质量万里行”活动启动以来，为贯彻活动要求，坚持以病人为中心，提高医疗服务质量，保证医疗质量安全，在活动启动的各个阶段，我院临床内、外科召开多次动员、推进会议，多角度多层次地开展医疗质量安全工作。

全院范围的医疗质量规范活动启动以来，医务部编制了《医疗管理制度汇编》，期中包括医疗核心制度、医疗常规制度、药事管理制度。《汇编》下发到各科室，医院要求临床科室对医疗核心制度认真学习、熟练掌握，并深刻理解制度内涵。

内外科全体医护人员以该活动主题“持续改进医疗质量，保障医疗安全”为目标，多措并举。对病案管理体系进行了完善，进一步明确了各级医生的职责，坚持实行24小时总住院医生负责制、12小时住院医生负责制；坚持每天晚查房、值班医生（研究生）外语交班、每周一次全科疑难病例大讨论，将病历书写监控作为日常工作中的一项基本任务，常抓不懈；各科主任亲自考核医务人员医院核心制度、法律法规、三基知识及急救技能，并将此制度严格贯彻在医疗工作中。

检查组安健教授在院领导陪同下，从医疗管理、医疗质量、患者安全目标、医疗培训等方面对我院胸外科、耳鼻咽喉头颈外科、心内科、神经内科二病房、血液内科、风湿免疫科等进行了检查。现场查看了医生交接班记录、重症抢救记录以及病历记录是否及时全面真实地记录了重症处理情况，并重点检查了死亡病历讨论、疑难病例讨论等资料，考核了医生对医院核心制度的掌握。

浅析文书档案规范化管理 第3篇

关键词：文书档案；管理规范；措施

中图分类号：G275.2文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）09－0115－02

随着社会科学技术的进步，档案工作的管理方式发生了变化，管理手段也日趋先进，但仍离不开人的操作。因此，提高档案工作者素质，是推动档案工作创新的基础，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。作为档案的管理部门，如何对档案进行规范化管理，以使档案得到充分利用，为知识创新、经济发展和社会生活服务，成为档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题。

1文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为，它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁；有的一段时间内有价值然后再销毁；有的具有永久保存价值将来需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生

了。国内外学者对文件中心的实践范围说法不一，但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行、是否确有必要呢？回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

2从公文制发规范化抓起

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，注意检查制发公文是否履行了签发手续、是否符合审批权限、公文标题是否准确、主送单位和抄送单位是否准确、落款是否与公文一致、有无日期等。再次，公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5实现文书档案管理工作的规范统一

5.1强化文档一体化意识

文档一体化的实质是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正结合起来，加强文书档案部门对文件管理的超前控制，使文档工作流程科学合理。文秘人员必须具有较强的文书档案意识；文书档案材料是历史的折射和缩影，可以说没有文书档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，靠的是文书档案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的历史。文秘人员要站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。

5.2强化全过程管理工作

第一，要树立质量管理意识。不论是文秘工作，还是文书档案工作，都要确立质量第一的观念。第二，要严格遵循公文处理的基本原则、格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支优秀的工作队伍。文秘工作和文书档案工作都具有较强的专业性和技术性，要建立一支人员素质高、相对稳定的工作队伍。第四，要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。要执行公文行文规则，严格审核签发制度。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸签”等填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围。第五，要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。

5.3强化文秘部门立卷工作

文秘部门立卷是档案法早已明确的一个基本制度。公文办完后，由文秘部门及时整理、立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，是文书档案工作的开始。办理完毕的文件材料，要由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在文书档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷目录”，使文件的立卷工作日常化。

6结束语

档案管理作为传承人类知识信息资源的一项工作，对社会的发展和进步有着举足轻重的作用，档案管理的规范化是档案事业发展的必然趋势。做好档案的规范化工作，需要有相应的法律法规、完善的管理制度以及规范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素质的档案管理队伍。只有这样，档案管理工作才能向着科学化、规范化的方向快速发展。

参考文献：

［1］荣花.对加强专业档案规范化管理的思考［J］.内蒙古民族大学学报，2010（05）.

［2］王云香.创建档案规范化管理的实践与探索［J］.四川档案，2010（05）.

（编辑：李敏）

如何实现医院文书档案的规范化管理 第4篇

一、充分认识医院文书档案管理工作的重要性

文书档案在医院档案中占有最大比重, 其承载的信息量也最大。医院文书档案管理同其他企事业的文书档案管理内容、模式基本一致, 但因为医院本身的特点也存在着较为明显的特殊性质。医院文书档案中多为医疗业务指导性的文件, 尤其在一些大型综合性医院, 该类文件信息更新迅速, 文件的信息容量较大, 管理工作极为繁复。另外, 医院文书档案中有一类比较重要的档案, 即与医疗纠纷相关的档案材料。随着人们医疗保健意识的不断提高, 医疗纠纷也越来越多, 所以与医疗纠纷相关的档案也随之增多。另外, 随着医院规模的不断扩大, 大型医疗设备的引进增多, 多以政府采购招标的模式进行, 由此产生的招标采购文件越来越多, 且形成的周期长、内容多。医院文书档案管理应坚持规范性、保密性、标准型和服务性几项基本原则, 提高医院档案的整体管理水平, 促进医院管理及医疗服务工作的有序进行, 为医院各项工作的开展提供有力的依据, 从而维护医院自身的建设与发展;转变传统的文书档案管理理念, 增强文书档案管理意识。以往的医院文书档案管理意识相对薄弱, 造成诸多档案管理问题, 主要是因为宣传教育力度不够。只有让医院职能科的管理人员认识到档案管理的重要性才可保证将档案管理行动落实到实际工作中去。

二、完善医院文书档案管理制度

建立并逐渐完善兼职医院文书档案管理人员工作制度。除建立并完善专职医院文书档案管理人员工作制度外, 应建立并逐渐完善兼职档案管理人员工作制度, 在各职能科室设立兼职档案管理人员, 由专、兼职档案管理人员组成文书档案管理网络, 根据医院文书档案的数量和信息量状况制定医院文书档案管理工作计划和具有可行性的管理流程, 将医院文书档案详细地分类。对医院文书档案管理网络内的成员实行分工管理模式, 给予每个成员一定量的任务, 保证优质高效地完成医院应归档文件材料的收集、整理、立卷、归档等基本工作。文书档案管理主要负责人应积极发挥带头作用, 逐渐提高兼职医院档案管理人员的工作热心与责任心;专职、兼职医院档案管理人员之间应加强沟通与合作, 提高工作效率, 工作过程中及时对文书档案整理结果进行检查审核, 严格控制各种纰漏, 保证医院文书档案材料的准确和整理质量。

三、加快医院文书档案信息化建设步伐

在21世纪, 信息网络技术飞速发展, 目前它已渗透到多个行业多个领域的管理工作中, 信息化管理是现代化管理的主要形式, 在管理工作中具有快速、高效、高质量的优点。医院文书档案管理部门应认识到信息化档案管理的必要性与重要性, 加大对信息网络技术的研究, 将信息技术与文书档案管理结合起来, 实现文书档案信息化管理。科学运用各种管理性电脑软件对每一个文书档案管理环节进行信息化流程处理, 建立完整的医院文书档案管理系统, 并加强与医院其他部门的合作联系, 保证管理系统运行的有效性。另外, 还要建立医院文书档案网络安全保障维护系统, 及时规避网络风险, 保证医院文书档案资料的安全性和完整性。建立并实施严格的文书档案信息化建设管理制度, 并建立严格的监督机制, 对医院文书档案管理的每一个环节都进行有效地监督, 及时纠正不当操作, 确保医院文书档案信息化建设顺利进行。

四、提高医院文书档案业务素质

医院文书档案管理人员作为医院文书档案工作的直接实施者, 对其自身的职业素质和知识水平有一定的要求。医院文书档案管理工作人员要热爱本职工作;要积极学习档案专业知识和技能, 包括档案基础知识、文秘写作知识、计算机知识等, 提高自身的分析能力和组织协调能力以及规划能力, 并把专业知识和实际操作相结合, 提高医院文书档案管理工作水平;要善于挖掘医院文书档案信息资源, 以便为本单位的决策提供可靠的参考依据。

参考文献

[1] .杜润强.浅谈医院文书档案的规范化管理措施[J].才智:人资社科, 2014.05

[2] .孙琦.医院文书档案管理存在问题及对策[J].科技创新导报:管理创新, 2013.05

[3] .何跃进.叶君君.加强医院人事档案的规范化管理[J].行政事业资产与财务:人力资源, 2013.1 (下)

[4] .刘春月.谈加强医院档案的规范化管理[J].中国中医药现代远程教育, 2010.8

商务礼仪之商务文书礼仪 第5篇

礼仪文书的概念：礼仪文书:现代社交礼仪中一种基本的应用方式。在社会生活的交往中人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间用来调整、改善和发展相互关系的书面文字就是礼仪文书。

商务社交文书礼仪

第一节 邀请书与请柬

一、邀请书

（一）邀请书的概念与范例

邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的礼仪书信。邀请书又称邀请信或邀请函。范例（ppt）

（二）邀请书的基本知识

1．邀请书的作用

邀请书是机关、企事业单位经常使用的一种文 体。它除有邀请作用外，还有提供信息、联络情感等 作用。

2．邀请书的特点

1）礼仪性

2）明达性

3）书面性

（三）邀请书的结构与写法

邀请书通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。

1．标题

一般有以下几种写法：一是单独由文种名称组 成；二是由事由和文种名称组成；三是由发文机关、事由和文种名称组成。

2．称呼

顶格写明邀请对象。

3．正文

邀请书的正文包括开头、主体和结尾三个部分。1）开头。一般要交待会议或活动的由来、目的或意 义，有的先作简单问候，再交待缘由。

2）主体。要写明会议或活动的内容、时间、地点、方式以及希望邀请对象承担的工作等。事项要写得清 楚、周详，若内容较多，可分条列出。

3）结尾。要写上礼貌性的结语，如“恳请光临”、“恭候光临”、“敬请莅临指导”等礼貌用语。4．落款

署上发文单位名称或发文者姓名和发文日期。邀 请单位还应加盖公章，以求慎重。

（四）邀请书的写作注意事项

1）内容要周详

2）措辞要得体

3）发送要提前

二、请柬

（一）请柬的概念与范例

请柬，又称请帖，是机关、团体或个人邀请有关人员参加会议、庆典、婚宴寿筵或其他重要活动时发出的、制作精美的礼仪文书。范例（ppt）

（二）请柬的基本知识

1．请柬的特点。请柬的特点主要是：礼节的庄重

性、内容的告知性、制作的精美性。

2．请柬的种类。根据内容和性质，请柬可以分为集

会庆典请柬、婚嫁庆贺请柬和日常应酬请柬三种基本类型。

3．请柬与邀请书的区别。请柬与邀请书相比，都具有“邀请”的作用，同样具有庄重性和礼仪性的特点，但存在以下几点区别：

1）邀请书的使用范围比请柬广泛；

2）邀请书的内容比请柬复杂，信息容量更大；

3）邀请书的措辞及制作比请柬更朴实。

（三）请柬的结构与写法

请柬一般分为封面和封里两部分。

1．封面。封面写上“请柬”或“请帖”两字，它相当于请柬的标题，可横写或竖写，要字体美观、醒目，周围有吉祥、喜庆的装饰画面。

2．封里。封里一般由称呼、正文、结语、落款等几部分组成，有的还加上附言。

1）称呼。顶格书写被邀请单位（或个人）的名称，姓名后要加称谓。

2）正文。即请柬的主体，另起行左（或上）空两字写明活动的内容。

3）结语。结尾处写上“敬请光临”、“恭候光临（指导）”、“请拨冗光临”、“顺致崇高的敬意”等礼貌用语。

4）落款。在正文右下角写上邀请单位（或个人）的名称和请柬发出日期。

5）附言。如果是邀请客人观看文艺演出或其他表演，要在落款下一行左空两格后注明“附××券×张”等。

（四）请柬的写作注意事项

1）内容准确无误

2）措辞简洁得体

3）制作精美大方

4）发送适合时机

第二节 聘书

一、聘书的概念与范例

聘书是“聘请书”或“聘任书”的简称。它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。范例（ppt）

二、聘书的基本知识

1．聘书的特点

1）聘任性

2）合约性

2．聘书的种类

聘书按内容分，可分为岗位聘书、职称聘书和荣 誉聘书等。

按形式分，可分为书信式聘书和表格式聘书。

三、聘书的结构与写法

完整的聘书的格式一般由标题、编号、称谓、正文、结尾和落款几部分构成。

（一）标题

聘书的标题往往是在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。

（二）编号

为方便管理，一般在“聘书”字样右下方注明编号，如“××聘字〔200×〕×号”。

（三）称谓

一般另行顶格书写受聘者的姓名，后加称呼，称呼后加冒号。有的没有称谓，直接在正文中写明受聘人的姓名、称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请×ׄ„”。

（四）正文

聘书的正文一般要求包括以下内容：

1．交待聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的职务；

2．写明聘任期限；

3．说明聘任待遇。此外，有的聘书还写上对被聘者的希望。

（五）结尾

聘书的结尾一般在正文下一行空两格书写

“此聘”等字样，后面不加标点符号。也可用表

示敬意和祝颂的结束用语，如“此致”、“敬礼”。

（六）落款

落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。

四、聘书的写作注意事项

1．内容清楚，形式庄重。

2．表达准确，篇幅短小。

第三节 贺信与贺词

一、贺信

（一）贺信的概念与范例

贺信是机关、团体、单位向取得重大成就、有突出成绩或喜庆之事的有关单位或人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。范例（ppt）

（二）贺信的基本知识

1．贺信的特点

1）祝贺性

2）公开性

3）真挚性

2．贺信的种类

根据贺信内容的不同，可分为庆祝性贺信、会议性贺信、庆贺性贺信和对新任职者的贺信。

（三）贺信的结构与写法

贺信的结构一般由标题、称谓、正文和落款组成。

1．标题。贺信的标题多用“贺信”或“祝贺信”标出。也可由

祝贺单位和文种构成，如《××省人民政府贺信》。

2．称谓。另起行顶格书写受贺单位或个人称呼，称呼后加冒号。祝贺个人的贺信，可在姓名前加“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。

3．正文。贺信的正文内容主要包括以下几个方面。

• 开头 • 主体 • 结尾

（四）贺信的写作注意事项 1）内容齐备，评价中肯。2）感情充沛，鼓舞人心。3）简洁明快，篇幅短小。

二、贺词

（一）概念与范例

某一单位、团体要举行重大的会议，发请柬邀请兄弟单位前来参加会议。应邀单位派出的代表在这会议上所说的表示祝贺的话，就称为贺词。范例（ppt）

（二）贺词的基本知识

1．贺词的特点

1）直陈性

2）鼓舞性

2．贺词的种类

贺词的运用极广，按内容可分为节日贺词、会议贺词、开业典礼贺词、生日贺词、事业贺词、毕业贺词、婚礼贺词等。

（三）贺词的结构与写法

 贺词一般包括标题、称呼、正文和落款等几部分。

 贺词的标题、称呼与落款和贺信相同，而其正文一般在1 000字以内把话写完，表示几层意思，每层意思为一个段落。

（四）贺词的写作注意事项

1）用语热情、真挚

2）篇幅精悍、短小

第四节 欢迎词与欢送词

一、欢迎词

（一）欢迎词的概念与范例

欢迎词是国家机关工作单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或宴会上，主人对来宾的来临表示热烈欢迎而使用的演讲稿。在欢迎宴会上使用的欢迎词也称为祝酒词。

范例（ppt）

（二）欢迎词的基本知识

1．欢迎词的特点

1）欢愉性

2）亲切性

3）口语性

2．欢迎词的种类

• 根据场合，可分为现场讲演欢迎词和报刊发表欢迎词；

• 根据社交的公关性质，可分私人交往欢迎词和公事往来欢迎词。

（三）欢迎词的结构与写法

欢迎词一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。1．标题

欢迎词的标题一般由致词人、致词场合和文种三要素构成；也可由致词场合和文种两要素构成，还可以单独由文种构成。在首行正中写标题。

2．称谓

称谓要有敬辞并写全称，如果宾客来自不同的方面，称谓更要周全。3．正文

欢迎词正文的写法根据具体情况而定，一般由开 头、主体和结尾三部分构成。

1）开头。包括“欢迎”和“问候”。

2）主体。包括“回顾”和“介绍”。

3）结尾。包括“展望”和“期待”。

4．落款

在正文右下方署上致词者身份、姓名及成文日 期。这部分也可在标题下注明。

（四）欢迎词的写作注意事项

1）了解对象，有针对性。

2）感情真挚，有感染力。

3）措辞得体，篇幅简短。

二、欢送词

（一）欢送词的概念与范例

欢送词，是在欢送集会或欢送仪式上，对即将离别的团体或个人表示欢送、惜别和祝愿的致词。在欢送宴会上表示欢送之意的致词同样也可称为祝酒词。范例（ppt）

（二）欢送词的基本知识

1．欢送词的种类

欢送的情况很多：或是欢送访问成功即将离去的来访宾客；或欢送学习或工作任务完成后将离去的学者、科研工作者；或欢送即将去另一个地方、另一个单位的同事；或欢送刚毕业将离校跨入社会的学生；或欢送出国留学、工作的亲人、朋友或同事；等等。所以，欢送词也有多种。2．欢送词的特点

1）惜别性

2）即席性

3）口语性

（三）欢送词的结构与写法

欢送词一般包括标题、称谓、正文和落款四个部分。1．标题。欢送词的标题有以下三种形式：

1）全称式标题。即由“致词人+欢送场合+文种”构成，如《总书记在欢送×××主席仪式上的致词》、《×××在新兵入伍仪式上的欢送词》。

2）省略式标题。即由“欢送场合+文种”构成，如《在中师毕业生毕业典礼上的欢送词》。

3）文种式标题。只写文种，如《欢送词》。

2．称谓。另起一行顶格书写。称谓分为两种：一种是写上宾客个人的姓名、职务或尊称；另一种用泛称。

3．正文。欢送词的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。

1）开头。交代致词人以什么身份或代表谁致词，并向离别者表达欢送、感谢、惜别之情。

2）主体。回顾双方交往的经历及产生的积极意义，并且预见今后的发展、表示真诚合作的态度等。

3）结尾。再次向离别者表示惜别之情，提出再度交往的期望，并表达良好祝愿。

4．落款。在正文右下方写上致词者的职务、姓名和日期。这部分也可以在标题下注明。

（四）欢送词的写作注意事项

1）惜别贵“真”

2）用语有“度”

3）篇幅贵“短”

第五节 慰问信与表扬信

一、慰问信

（一）慰问概念与范例

慰问信是以组织或个人的名义，向有关单位或个人表示安慰、问候、关怀、致意的专用书信。它是在他人处于特殊的情况下（如战争、自然灾害、事故等），或在节假日，向对方表示问候、关心。范例（ppt）

（二）慰问信的基本知识

1．慰问信的特点

慰问信具有发文的公开性、情感的沟通性和采用书信体的格式的特点。

2．慰问信的种类

1）对作出贡献的集体或个人的慰问。

2）对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问。

3）节日慰问。

（三）慰问信的结构与写法

慰问信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1．标题。慰问信的标题通常由以下三种方式构成。

1）单独由文种名称组成，如《慰问信》。

2）由慰问对象和文种名共同组成，如《给抗洪部队 的慰问信》。

3）由慰问双方和文种名共同组成，如《朱德致抗美援朝将士的慰问信》。

2．称谓。慰问信的开头要顶格写上受文者的名称或姓名称呼。

3．正文。慰问信的正文要另起一行，空两格写慰问的内容。一般要求写出下列内容：

1）发文目的；

2）慰问缘由或慰问事项。4．结尾。慰问信的结尾表示共同的愿望和决心，接着另起一行空两格写祝愿的话，如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等等，但不得连写在上文末尾。5．落款。慰问信的落款要署上发文单位名称或发文个人姓名，并在署名右下方署上成文日期，如果是单位名称，须加盖公章。

（四）慰问信的写作注意事项

1）感情真挚，深切关怀。

2）明确对象，有的放矢。

3）行文简洁，篇幅短小。

二、表扬信

（一）表扬信的概念与范例

表扬信是正面表彰某单位、组织或个人的先进思想、风格、事迹的专用书信。

范例（ppt）

（二）表扬信的基本知识

1．表扬信的特点

表扬信具有正面性、及时性的特点。

2．表扬信的种类

表扬信有两种类型，一是以单位或团体的名义表彰先进，一是群众之间的互相表扬。前者可在授奖大会上由领导宣读，也可登报和广播；后者可直接将表扬信寄给被表扬人或所属单位，也可寄给报社或广播电台、电视台，或用大红纸抄出张贴。

（三）表扬信的结构与写法

表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1．标题。一般而言，表扬信的标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。

2．称谓。表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。

3．正文。表扬信的正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内。

1）交代表扬的理由。

2）指出行为的意义。

4．结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对×××给予表扬。

5．落款。表扬信的落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。

（四）表扬信的写作注意事项

1）叙事要实事求是。

2）要用事实说理。

3）语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。

第六节 申请书与求职信

一、申请书

（一）申请书的概念与范例

申请书是个人、单位、集体向组织、领导表达愿望、提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。范例（ppt）

（二）申请书的基本知识

1．申请书的特点

它有请求性和单一性的特点。

2．申请书的种类

• 按内容分，申请书分为入党申请书、入团申请书、入会申请书、开业申请书、调动申请书、专利申请书等；

• 按申请者分，申请书可分为个人申请和单位申请等。

（三）申请书的结构与写法

申请书包括标题、称谓、正文、结尾和落款等几部分组成。1．标题。申请书的标题主要有两种写法。1）直接写“申请书”三字，例如《申请书》。

2）“申请书”前加上内容，如《入党申请书》、《开业申请书》。2．称谓。顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。

3．正文。申请书的正文内容主要包括申请事项、申请理由和申请态度三部分。

1）申请事项。申请事项应写得简明扼要，不宜写得太长。

2）申请理由。

3）申请态度。申请书一般需表达自己的申请被批准后的态度和决心。4．结尾。结尾写上“此致”、“敬礼”等祝颂语。5．落款。落款处署上“申请人”三字及姓名，在署名下行署上时间。

（四）申请书的写作注意事项

• 申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误；

• 申请理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到批准；

• 语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。

二、求职信

（一）求职信的概念与范例

求职信是谋职者与用人单位初次联系时反映自己求职意向的专用书信。范例（ppt）

（二）求职信的基本知识

1．求职信的种类

求职信包括自荐信和应聘信。

2．求职信的特点

求职信具有自荐性、真实性和语言礼貌得体 的特点。

（三）求职信的结构与写法

求职信的基本格式包括标题、称谓、正文、祝语、署名和时间、附件等几部分。

1．标题

求职信的标题一般以“求职信”三字为标题，居于首行正中。

2．称谓

按一般书信格式写上收信者单位名称或个人姓名，在求职信第二行顶格书写，要礼貌得体，力求恰当。3．正文

求职信正文内容包括表态求职、自我推介和希望要求等三部分。

4．祝语

求职信的祝语大多使用较为亲切的富人情味的话语。

5．署名和时间

6．附件

求职信一般附带各种附件，如简历、毕业证复印件、专著目录、论文篇目、获奖证书复印件等。

（四）求职信的写作注意事项

• 求职信内容须实事求是，客观评价；

• 不必过于谦恭，也不能狂妄自大； • 语言简洁明了，礼貌得体。

第七节 建议书与倡议书

一、建议书

（一）建议书的概念与范例

建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。

范例（ppt）

（二）建议书的基本知识

1．建议书的特点。建议书具有建设性特点。

2．建议书的种类。

• 按建议者分，建议书可分为个人递交的建议书、单位递交的建议书和集体递交的建议书。

（三）建议书的结构与写法

建议书通常由标题、称谓、正文、结语和落款等几部分组成。

1．标题。建议书的标题一般有两种写法。

1）首行中间写“建议书”三字。

2）写建议内容加“建议”或“建议书”。

2．称谓。写收信人的姓名或单位名称，格式与一般书信相同。

3．正文。建议书的正文内容主要包括建议原因、建议事项及提出希望三部分组成。

4．结语。通常在正文后特意写上结束语，以示谦逊得体，结束语通常用“以上建议恭请考虑”、“呈××审核”等等。

5．落款。落款处署上建议单位或个人姓名及成文时间。

（四）建议书的注意事项

1）建议书要具体明确，有针对性。

2）建议书要把握好分寸，实事求是，不提过高要求，所提的建议经过努力必须是切实可行的。

3）建议书的语言要精练、准确，篇幅一般不宜太长，不宜有过多的分析和论证。

二、倡议书

（一）倡议书的概念与范例

倡议书是公开提倡某种做法，倡导某种活动，鼓动他人响应的一种专用书信。范例（ppt）

（二）倡议书的基本知识

1．倡议书的种类 • 从发文角度分，倡议书分为个人倡议书和集体倡议书；

• 从传播角度分，倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书和广播式倡议书等。

2．倡议书的特点

1）广泛性

2）鼓动性

（三）倡议书的结构与写法

倡议书由标题、称谓、正文、署名和时间等部分构成。

1．标题

倡议书标题通常只写“倡议书”三字，例如《倡议书》，另外还可以由倡议内容和文种名共同组成，如《给电子游戏迷的一封倡议书》。

2．称谓

有明确倡议对象的，写上倡议对象的名称，如“广大青少年朋友们”、“广大的妇女同胞们”，若范围很广，也可省略称谓。3．正文

1）倡议的背景和目的。

2）倡议事项。

3）决心和希望。4．署名和时间

在正文右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，并署上日期。

（四）写作注意事项

1）内容可行。

2）理由充分。

3）措辞得体。

商务危机文书礼仪

商务危机的概念

生产过剩的经济危机在商品流通领域中的集中反映。它主要表现为商品销售极端困难、商品价格下跌、商店纷纷倒闭等等。其实，这也就是资本主义周期性的生产过剩经济危机。马克思和恩格斯在《共产党宣言》中最初把它称为商业危机。

商务危机文书礼仪有哪些 危机信息报告书 危机事件报告书 公告

对外声明 危机事务交涉函

新闻稿

具体文书礼仪

危机信息和危机事件报告书

从理论上说，这类报告只起到一个组织内部及时传递信息的作用，规定的要素虽然不少（如必须写明报告时间、报告人、所属部门、信息或事件概况等等），写作上却并无多大难度，只要用简约的文字，把有关细腻或事件阐述清楚就可以了，比较容易掌握。关键在于，这类报告不像其他文案，其撰写人员可以有较为充裕的事件精雕细琢、慢慢修改，而必须当即拟就，马上呈送，以便组织的危机管理机构及时采取应对措施。所以，在许多情况下，这列报告文字的撰写者不一定是专职的公共关系人员，而往往是其他相关人员，如果这些人员能及时拟出报告文字，或拟出的报告文字要素不全、信息不清，则这一社会组织也许因此而错失了防范和处理危机事件的最佳时机。

有鉴于此，一些在危机管理方面比较规范的社会组织往往实现试机号集中格式化的报告文书本，供有关人员实际操作时应用。

危机事务交涉函

在危机食物的具体处理过程中，一个社会组织有时需要通过函件的形式，与有关方面进行交涉。这类函件，不妨称之为危机事务交涉函。危机事务交涉函，其实就是公函的一种。

XX报社：

本月X日贵报在X版的刊发的投诉文章，存在着严重歪曲事实的倾向，极大的伤寒了本公司的形象和声誉，影响了本公司产品的正常销售，本公司特发此函，提出严正交涉。本公司是地方政府重点扶持的企业，所生产的产品一直畅销时常，有着及其良好的声誉。贵报的不当行为，无意识对地方经秩序的破坏。本公司强烈要求，贵报立即刊登“更正启事”，消除不良影响。否则，本公司将采取有关法律行动，以讨回公道。

……

撰写特点

1.注意公关礼仪，充分尊重对方。

2.首先表明欢迎对方对本组织进行监督的态度。3.简要说明有关情况，让对方了解事实真相。

4.擅作自我批评，用于承担自己一方的责任。

5.如果对方工作有失误，则应把对方某些工作人员的行为与对方整个组织的行为区别开来，以避免双方组织之间的对立，拉近彼此间的关系。

6.不要求对方做什么或不做甚，但可以委婉的提出某种建议。

商务仪式文书礼仪

一、致词——是指表达情感和适应礼节的需要而在特定的仪式上发表的礼仪性讲话，统称为“致词”。

1、致词类别

主要包括以下几种文体：

（1）欢迎词，即在迎接宾客的仪式上或会议开始时，主人对客人的到来表示热烈欢迎的讲话。（2）欢送词，即在送往宾客的仪式上或会议结束时主人对客人的离去表示热烈欢送的讲话。

（3）祝酒词，是在喜庆宴会或外宾招待会上，主人以酒为媒介向宾客表示良好祝愿的讲话。

（4）答谢词，是宾客对主人的热情接待表示感谢的讲话。

（5）告别词，是客人对主人的盛情接待和热情欢迎表示感谢的讲话。

2、致词的格式：

（1）称谓。人名要用全名，一般冠以“尊敬的”、“亲爱的”等礼节性修饰用词，姓名后加上头衔或“先生”、“女士”这类称呼语。（2）开头。表达情意，交代出致词人身份。

（3）主体。这是致词的中心部分。主要是回顾彼此间的友好交流、合作的情况及工作上所取得的成效。

（4）结尾。再次表示欢迎、欢送或感谢，也可写一些祝愿和希望之类的话。

3、致词的写作要求

（1）表达情感要真诚，不过分夸张，不堆砌过多的客套、应酬之语，避免给人以虚伪之感；

（2）注意表达的感情色彩，做到不卑不亢，既热情有礼，又不媚俗轻浮；

（3）文字力求简洁明白，篇幅简短；

（4）语言要雅俗共赏。力求简明生动，有条理性。

二、悼词

1、概念和特点

悼词是缅怀逝者，寄托哀思的礼仪文体。

悼词的情感浓烈、沉重，一般用于逝者的遗体告别仪式上，由具备一定社会职务或德高望重者或与逝者有亲厚关系的人员当众宣读。

2、悼词的格式

标题 通常只在居中写上“悼词”二字，为表正式也可在之前加上具体的人名，如“在××同志追悼会上的悼词”。

正文 标题下一行空两格开始书写。通常以“今天，我们怀着沉痛的心情深切悼念××同志”作为开头，然后，介绍逝者的姓名、身份，去世的时间、地点、原因，终年多少岁，之后要简要回顾逝者的一生，并对其事迹和优秀品质予以充分的肯定，对逝者的逝世表示惋惜并勉励后人。

结尾。通常用“xx同志安息吧”作为结尾。如果逝者生前贡献突出，也可用“××同志永垂不朽”等作为结尾。

写作要点 

1.真实的、可靠的材料。

规范文书处理,实现档案管理现代化 第6篇

摘要：文书处理工作的好坏直接影响着档案管理工作的质量和现代化的水平，因此规范文书处理工作十分必要。本文从程式化、标准化、人性化和管理人员专业化四个方面对文书处理工作的规范化提出了建议。

关键词：文书处理 规范化 档案管理

文书档案是档案的重要组成部分，文书处理工作的好坏直接影响到整个档案管理工作的质量，高水平的档案管理是建立在规范公文处理的基础之上的，没有高质量的公文就不会有高质量的档案。因此，在实际工作中，我们要牢固树立系统思维意识，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，保证文书处理工作与档案现代化管理同步发展，共同提高。

一、文书处理要求程式化

文书处理程序指的是在一个机关事业单位内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。它反映了各个文书处理环节之间的紧密衔接关系，也反映了文件在单位内部运转的全部过程。一个单位核照它所选择的文书工作组织形式科学地组织与安排文书处理程序，这对于各类文件的迅速运转处理，建立正常工作秩序，提高办事效率，是十分必要的。文书处理的全部程式包括对本单位发文、内部文件的撰创，对收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节。

收文处理程序——包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等(需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序)。

发文处理程序——包括拟稿、核稿、签发(会签)、缮印、校对、登记、装封、发出、注发、归卷等。

各个环节之间有密切联系，一环扣一环，相互制约。不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，也不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。

二、公文制发要求标准化

公文是档案的前身，档案由公文转化而来，可以说公文制发怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，因此，公文制发必须标准化。首先，克服“重内容、轻形式”的思想观念。“只要公文内容说清楚，在规范化方面有问题算不了什么”，这种思想在基层单位很普遍。根据实际的工作经验，主要有以下几方面的问题应该注意。

一是公文制发要依据《国家行政机关公文格式》, 严把公文格式关。规范公文文种，公文种类主要有：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。领会每一个文种的性质和适用范围，选择正确的合乎行文目的和要求的文种。公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。

二是公文原稿收集整理是公文处理的一个重要环节，文件底稿既反映文件形成过程，又是文件的原始凭证。对底稿的收集应重视，有些文件从主管部门拟稿到送单位领导签发，常常几易其稿，应注意将经单位领导修改过的文稿全部收集起来，将文件与底稿放在一起保存。

三是公文的发文字号是发文的序号，一般都是按文件的形式统一编序号，不编虚位（即1不编为 001），不加“第”字；发文字号中印有“字”不符合规定，如“×××字[2010]×号”应为“×××[2010]×号”。

四是公文主题词不规范，是指对主题词的定义理解不准确，主题词应根据公文的内容，从《主题词表》中规定的主题词中选注类别词和类属词。未列入《主题词表》的词语不作主题词使用，特殊情况自拟主题词的一定要在自定词目后记以“△”符号标明。

五是公文成文日期以负责人签发的日期为准，印好了文件再找领导签发，就影响了公文的时效性。成文时间中使用年号时，汉字数码与阿拉伯数码甚至英文字母混用，如“二○○九”印成“二00九”或“二OO九”，前者○用阿拉伯数码0替代，后者用英文字母O替代。

六是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横写横排，左侧装订。

七是公文附件, 是公文正文的补充和参考资料。它是公文不可缺少的一部分，不能随意省略。《国家行政机关公文处理办法》指出:“公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。”公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起。附件的顺序，应在附件首页左上方注明，如附件1、附件2等。

八是公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。

三、立卷归档要求人性化

相近公文的重复与立卷归档组合的无序是阻碍档案工作现代化管理的最大问题。实现档案工作现代化管理的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中严格执行国务院办公厅颁布《不归档文件销毁办法》的基础上，注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档工作。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件和资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件和资料。在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

四、管理人员要求专业化

专业化的管理人员是做好工作的基础，而实际情况是很多从业人员不具备专业背景。这就要求大家坚持不懈地学习业务知识, 系统、深入地研究和探讨业务, 掌握《国家行政机关公文格式》、《国家行政机关公文处理办法》等相应规定, 不断提高政策水平和自身业务素质。单位要从健全制度、规范程序，制定相应的公文处理实施细则，严格发文处理的每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。公文处理的规范化是一个过程，不是一蹴而就的事情, 要边实践边总结, 在实践中提高水平, 在总结中积累经验。

浅析电子商务文书的几种形式 第7篇

一、商务电子邮件

电子邮件(electronic mail简称E-mail),它是一种用电子手段提供信息交换的通信方式。是Internet应用最广的服务,它以快速便捷的方式与世界上任何一个角落的网络用户联系,这些电子邮件可以是文字、图像、声音等,形式多种多样。正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉或零收费,易于保存、全球畅通无阻,使得电子邮件被广大商家在商务贸易中使用,商务电子邮件因此而成为商函传递第一选择。商务电子邮件的特点是:

1.发送快速便捷,便于商务信息交互

以往商务信息传递受地域、时间影响很大,而电子邮件通常在数秒内即可送达各类商函至全球任意位置的收信人信箱中,这无疑为商务人士架起了更加便捷的桥梁。

2.商务电子邮件信息形式多样化

一般来说,传统商函形式很多,如:建立商务贸易函、产品推销函、交易磋商函、有关履行合同的往返函、索赔函、理赔函等。电子邮件的发展,使商函在传递过程中更加便捷,也使传统商函升级为电子商函。商务电子邮件中除图表外,报价函一般采用Excel附件、Word附件形式进行传递。

3.使用商务电子邮件,成本低廉

以往的商函往来,受地域限制,商洽所需时间很长,传真、电报的价格又比较高,此时电子邮件呈现出的优点就是低廉的通信价格,用户花费极少的互联网费用和电费即可将重要的信息发送到接收者手中。

4.商务电子邮件更安全可靠

电子邮件有高效可靠的特点,这促使商务从业人员更乐意采用此方式交互信息。商务电子邮件可选择比普通邮箱更加稳定可靠的商务电子邮箱,目前我国263、万网的商务邮箱已经达到比较成熟的水平,是商务人士的首选。

此外,商务从业人员在使用电子邮件对外进行联络时,仍应遵守商函的礼仪规范。

首先,电子邮件应当认真撰写。商务电子邮件,一定要精心构思,不可随想随写,一般需要商务原材料辅佐。在撰写电子邮件时,还要注意以下三点:

一是主题要明确。一个电子邮件,大都只有一个主题,并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当,收件人见到它便对整个电子邮件一目了然,大大提高商务工作的效率。

二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读,就要以语言流畅为要。尽量勿写生僻字、异体字。引用商务数据、资料时,最好标明出处,以便收件人核对。

三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵,所以电子邮件的内容应当简明扼要,愈短愈好。

其次,商务电子邮件应当避免滥用。在信息社会中,任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲,这一点就显得更加重要了。所以有人才会说;“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。”有鉴于此,若无必要,轻易不要向他人乱发商务电子邮件,造成商务工作者的额外负担。

最后,商务电子邮件应当注意编码。编码的问题是每一位电子邮件使用者均应予以注意的大事。由于中国文字自身的特点加上一些其他原因,我国的内地、台湾省、港澳地区,以及世界上其他国家里的华人,目前使用着互不相同的中文编码系统。因此,当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一些国家和地区里的中国人发出电子邮件时,由于双方所采用的中文编码系统有所不同,对方便很有可能只会收到一封由乱码所组成的天书。因此,商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自己的邮件。

二、网络广告文案

网络广告是利用互联网,通过图文或多媒体方式发布的赢利性的商业广告。它具有传播范围广,交互性强、适时、灵活、成本低等优势,受到商家的普遍欢迎。网络广告文案是已定稿的广告作品中用以表达主题和创意的全部语言文字。

网络广告的形式多样,但基本分为两大类,即网页广告和电子邮件广告。而网页广告又分为9种类型:

1.横幅广告。使用语言文字较少,字数控制严格,在横幅广告中一句话广告语使用广泛。如:2009年11月24日新浪网横幅广告则为“新浪游戏期待榜,游戏品质由你定”。

2.按钮广告。因为是某一具体广告的缩影,它一般只留广告名,一为节约空间,二为广告网页开拓新页。

3.全屏广告。浏览者打开新网页时随即产生不可不浏览的网页广告,虽然只逗留数秒(普通网页全屏广告播放时间为3秒),但由于此类广告可占用空间面积较大,能承载广告文字、图片、有声媒体也多,因而被商家所推崇。

4.弹出广告。浏览者打开网页或浏览某网页时弹出的一个包含广告内容的新窗口,它能承载的广告文字较多,是最常见的网页广告形式。

5.浮动广告。浮动广告文字较少,在网页上有轨迹漂浮,最引人注目,也是商家首选的网页广告形式,但因受承载文字数束缚,有不尽其言的特点。

6.游戏广告或互动游戏式广告。广告文字的作用仅仅在于说明、介绍,受商品品种束缚,不具有广泛使用性。

7.视频广告。视频广告的文案产生于平台后方,类似于电视广告文案。

8.编辑式广告即文字式广告。此类广告是指放置在网页上的广告文字。它经常作为网络杂志的中心插入发布。尽管编辑式广告经常与网络出版物的内容分开,但由于二者看起来很相似,因此受众很难加以区分。尤其是近年来,论坛帖子软广告的流行,让一些产品信息夹杂在一般文章中以论坛帖子的形式发表出来,更难使受众得以分辨。

9.竞赛和推广式广告。所采用的文字说明配以产品信息以有奖推广的形式来吸引受众。

虽然9种网页广告都不同程度的吸引受众,但存在着不规范、有欠道德等问题。现在,网页广告文案的写作,除第8种外,均处于止步不前的状态。

电子邮件广告是指通过互联网将广告发到用户电子邮箱的网络广告形式,它针对性强,传播面广,信息量大,其形式类似于直邮广告。电子邮件广告可以直接发送,但有时也有搭载发送的形式。比如,通过用户订阅的电子刊物、新闻邮件和免费软件以及软件升级等其他资料一起附带发送的情况。也有的网站使用注册会员制,收集忠实读者(网上浏览者)群,将客户广告连同网站提供的每日更新的信息一起准确送到该网站注册会员的电子信箱中。这种形式的邮件广告容易被接受,具有直接的宣传效应。实例来说,当你向新浪网站申请一个免费信箱成功时,在你的信箱里,除了一封确认信外,还有一封新浪自己的电子邮件广告。

虽然网络广告文案发展还不成熟,但网络广告文案写作时要注意如下原则:一是标题选用要醒目独特,在网页广告满天飞的网页上,一个醒目、独特、蕴含丰富的标题会更加吸引受众的猎奇心;二是广告内容要简明扼要,直奔主题,否则受众没有耐心看下去;三是文字与画面协调一致,相得益彰;四是联系方式可靠快捷,一般是电子邮件地址,为避免麻烦不要留下自己的全名,留下自己的姓氏或者企业地址就可以了;五是发布频率需要注意,一般公告栏均以发布时间先后排列信息,为了突出你的信息,要多次发布时频率不宜过高,而且每次发布的广告标题、内容最好略有调整。

三、网页文案

网页文案是利用互联网网页的形式承载商务信息和其他各种资料,发布消息、传递文字的交互方式。网页文案受限于企业网站的种类,根据网站宣传、应用、电子商务、网络集成办公等特点选择使用恰当的文字材料和文案形式。网页文案写作时要注意:

一是使用小标题,页面信息文案写作要非常简洁扼要,逻辑结构清晰,列出小标题有助于浏览者大致浏览之后抓住内容重点;

二是忌信息内容空洞,信息是网站的生命,信息文案要做到内容具体、数据准确、语言精练、通俗易懂,向受众提供有用信息;

三是忌网页文字内容过长过杂,在同一页面显示的信息文案一般不会超过3屏;

四是个性化风格,页面信息文案要尽量体现独特的企业文化特色;

五是忌网页文字内容长期不更换,只有更新速度快,网页浏览者人数才会增加。

此外,在进行网页文案写作的时候,通常应该考虑到搜索引擎优化的效果,这还需要注意如下几点:

1.整个网站的文章针对不同却相关的大量关键词的展开,有助于搜索引擎提炼网站主题;

2.每一篇文章的写作以主关键词为目标,但需要其他相关词汇的支持;

3.文章还必须符合读者的逻辑语法习惯,不能为增加关键词而强加关键词。举个例子,用搜索引擎优化培训这个帖子做实验,在写作的时候就进行了一些考虑。通常绝大部分帖子没考虑这么多,特殊需要的时候才考虑,这样就很繁琐。要想优化“搜索引擎优化培训”这个词组,从整个网站的主题来说,“搜索引擎优化”无疑是文案的主题,不用特殊考虑。“培训”这个词基本上和其他帖子无关,也不可能在其他帖子中强加这个词。所以在这一篇帖子里面就要特殊考虑怎样加强“培训”这个词的相关度。这种加强并不是多提几次“培训”,而是提出其他相关词汇,比如:老师,学生,理论,技巧,师父,徒弟,考试,实践,学校,师资,教育等。在搜索引擎眼里,由于语义分析的因素,上述词汇应该是比较相关的。那么在写网页文案的时候,就要把这些词符合逻辑语法的词汇融进去。其实,网页文案的后半部分主要针对和搜索引擎优化沾边的词,而从整个网页文案来看,“搜索引擎优化培训”出现的频率也不算很高,但是有其他支持词汇的帮助,搜索引擎优化的效果颇佳。

作为结尾,笔者还需说明一点,避免误解。文案的网页搜索考虑毕竟还是次要的,最重要的还是言之有物,跟其他任何文书写作一样。

摘要：电子商务文书是伴随信息技术发展而日益活跃在当今社会生活中的一种新的文体,其社会功效日益显现。本文对电子商务文书中的商务电子邮件、网络广告文案、网页文案等进行了系统的梳理,目的是对其本质有个理性的认识,便于发挥其更大的功效。

视觉效果在商务文书编排中的运用 第8篇

当一份完整的商务文书呈递到读者面前时, 在其具有实用性、简明性、真实性、时效性、思维逻辑性、格式稳定性等基本特征的基础上, 我们还需要赋予文书一个很好的视觉框架, 这样才能使得文书的主次更加清晰、整体更加突出, 才足以抓住读者的眼球, 最终达到预期的效果。

如果文书仅仅只满足行文的基本要求, 也许在传播过程中是符合商务文书的基本特征的, 读者也能够阅读并理解其相关内容。但是, 倘若它的内容在视觉效果上没有进行合理的设计编排, 可想而知, 当读者阅读时, 从视觉角度而言就无法快速捕捉内容的关键信息, 特别是对于内容相对冗长的文书来说, 容易使读者花费较多的时间在文书上。而这些无疑告诉我们, 视觉效果在商务文书内容的传达上具有十分重要的作用。运用掌握的好, 你的这份文书足以吸引读者的注意力, 引起读者的重视, 而你的工作也将起到事半功倍的效果。

那么, 商务文书在设计编排方面有哪些基本的手法呢?怎样通过视觉效果的设计编排来吸引读者的眼球, 让文书更容易给读者留下深刻的印象呢?我们可以通过以下几个方面来加强商务文书视觉效果方面的学习:

一、字号大小一般不超过3-5种

商务文书的标题字号一般要求醒目、直观, 因此字号设定应较大但不夸张;正文针对读者在阅读时视觉的普遍接受性, 一般采用常规的小四字号即可;主题句或者段落主旨句是领衔各段之间中心思想的句子, 因此可使用大于正文的字号来突出表现, 一般可采用四号字体, 或将文字加粗来达到强调的效果;备注、附录等, 一般采用小于正文的字号, 但是也要在视觉接受范围内设定, 一般五号或者小五号即可。

二、标题要加粗强调, 突出关键要点

标题的作用要能够突出文章中最重要的几个观点, 引出大多数自然段, 让读者把注意力集中在主要思想上。所以在设定时通常将标题的文字放大、加粗, 来强调关键信息。

再是为了少数人的需求。更不要说工业革命所带来的社会化大生产, 其产品的使用对象甚至是超国界、超地域和超阶级性的, 这更加要求产品必须满足最广泛大众的需要。三则工业革命时期欧洲的民主主义思想传播更为深入和广泛, 具有资产阶级民主思想的中产阶级知识分子更为活跃, 提出“人民的艺术”的口号。并试图把功能主义的理想与设计革命结合起来, 认为设计具有社会功能性, 大众可以通过设计提升素质, 改善生活, 从而促进社会进步。由此设计师背负“救世”的责任和使命, 身体力行地践行知识分子的宏大理想, 改变“穷人没有设计”的状况, 使设计充分为大众服务。

总之, 工业革命爆发之后的生产生活方式渐渐迥异于传统手

三、语句长度尽量不超过20个字, 切忌冗长或表达不全面

商务写作是为解决实际问题或达到某种目的而写, 它并非像文学作品一样以审美为宗旨, 关注精神与灵魂的统一, 多数作品都是超越功能性和实用性的。所以, 在陈述表达时要注重语句的简明性, 做到文字简洁且表达全面、准确。

四、使用短段落和句子群, 最多5—6行

在进行行文和文书编排时, 为了避免让大段文字模糊读者的视觉焦点, 可以使用短段落或句子群来吸引阅读速度较快的读者的注意力。段落在撰写时尽量控制在5—6行之间, 内容要表达全面, 高度概括。

五、空白和缩进

在文书行文过程中, 执笔者对于要表达的中心内容的关键信息, 可预先设计思想框架, 对于设定好的行文框架进行有层次的排列。此时, 可使用段落间空行或段首缩进的方法, 这样有助于增加文字的易读性。

六、粗体和斜体可以更好地突出重要信息

商务文书行文的特点, 是将关键信息放于最醒目的位置, 目的是让读者能够一目了然的理解中心思想。一般情况下, 执笔者会按行文框架的逻辑思维来进行文书的撰写, 通常将关键信息放于每段的段首。此时, 对于关键句我们可以使用粗体和斜体将其进行视觉化强调, 以达到突出重要信息的目的, 那么, 读者在阅读时就能很快的捕捉到文书的关键点。

七、采用编号或项目符号列表

采用编号或项目符合列表, 是对于文书的内容进行有层次的视觉划分, 达到逻辑清晰、直观的效果。

八、用图表、示意图和表格的形式来组织复杂信息

在商务文书的撰写中, 经常会出现数据分析、行业类型调研等对比信息, 如果仅仅使用文字来表述信息, 难免会出现冗长、理解障碍的现象。此时, 若执笔者使用图表、示意图和表格将信息归纳、整理后, 文书在内容的理解上以及视觉的直观效果上能起到很好的效果。

九、色彩的使用

由于商务文书的写作模式是带有规范性、逻辑性的, 所以在色彩的使用上一般限用两种颜色, 目的是为了突出信息, 若文书在颜色的使用上变化较多, 会造成视觉混乱、视觉中心点不明确的现象, 那么, 读者在阅读时就会产生视觉疲劳。所以, 在色彩的使用上, 一定要慎用。色彩是服务于商务文书的, 使用得当最终可以增加视觉吸引力, 提升文书的质量。

摘要：一份完整的商务文书, 在其具有基本特征的基础上, 还需要赋予文书一个很好的视觉框架, 这样才能使得文书的主次更加清晰、整体更加突出, 足以抓住读者的眼球, 最终达到预期的效果。本文通过对视觉效果在商务文书编排中的几点手法的认知, 最终使人们意识到视觉效果在商务文书编排中的影响所在。

关键词：商务文书,视觉效果,编排

参考文献

[1]王春颖.商务写作[M].商务印书馆, 2010.

关于高校文书档案管理规范化的思考 第9篇

社会发展进程的加快, 加大了对于人才的需求, 高素质人才已经成为社会进步的推动性力量。作为人才供输的主要机构, 高校承担着十分重要的社会责任。对于高校而言, 其在办学及管理工作开展过程中往往涉及很多的数据资料, 而将这些资料加以合理的分门别类, 归纳整理等一系列工作后所形成的就是我们常说的高校档案, 可以说档案是一个高校发展最直接的记载。其在高校发展方向的设定, 改革工作的进行, 科研工作的开展、教师资质的评定以及平时一些管理工作工作的开展中都体现出十分关键的参考作用, 是高校管理工作中不可或缺的一个组成部分, 对于高校的发展与进步发挥出至关重要的推动价值。而在高校档案中, 其中一个主要部分就是文书档案, 通过这一类档案的设立, 使学校的发展历程得到详细的记录, 充分体现出每一发展时期学校的具体路线选择, 对于整个教育行业的发展都是不可忽视的一笔重要财富。当前高校的发展对于文书档案管理工作提出了越来越高的要求, 如何实现高校文书档案管理的规范化已经成为今后高校管理工作开展的关键问题, 对于高校未来的发展具有重要指导性作用。

二、高校文书档案管理规范化的具体对策

(一) 科学合理的类别划分是文书档案管理规范化的基础

目前, 文书档案归档整理大致有两种分类方法, 即问题分类法和机构分类法。问题分类法适用于单位较小、部门少、并且产生文件较少的高校。对于单位部门较多、机构复杂、产生并且需要归档的文件较多的高校一般采取机构分类法。问题分类法与传统的手工管理为主的高校档案管理实际和高校当时的职能划分、党政、教学等管理实际相适应的, 曾有效促进了高校档案管理的发展。问题分类法造成“有类无档”或“有档无类”的现象, 留下材料收集不全、归类不统一、查找难度大等问题, 增加了兼职档案员分类组卷难度, 使部门立卷难以落实, 转移到学校档案馆后, 档案馆工作人员需重新整理, 增加了档案工作的工作量, 造成重复劳动, 更使部门整理组卷机制落空。

(二) 成立一支高素质的人才队伍是文书档案管理规范化的关键所在

人才是任何工作开展的关键, 对于高校文书档案管理来说也是如此, 在高校内部成立一支高素质的人才队伍是文书档案管理规范化的关键所在, 可以说文书档案规范化管理与否很大程度上是由管理者的素质水平及知识结构所决定的。现在, 在我国高校中文书档案管理工作的开展所采取的模式一般有下面两种类型:首先是文书档案形成然后放置在指定单位的档案储存室, 并安排专人负责管理工作, 不过这一管理模式下档案管理工作往往难以实现统一, 在规范性问题上存在较为明显的缺陷, 其实际价值与功效不能得到充分体现。其次是在高校内部规划设立专门的档案馆, 指派专门的人员加以管理, 并成立相应的管理体系加以限制, 确保文档形成集应用的规范化, 从而实现其价值作用能够得到充分发挥。不管上面任何一种模式, 增强档案管理人员的综合素质水平都是至关重要的, 是确保档案管理规范化的关键所在。所以, 作为档案管理者, 必须要认清所面临的形势, 了解自身所肩负的职责, 不断的完善自我, 充实自我, 确保自身素质水平的全面提升。第一, 应该培养正确的质量管理观念, 严格遵循相关的质量准则, 充分了解文书档案的形成对于其日后运用价值的重要影响作用。第二, 必须要重视对业务相关知识的学习, 实现自身业务水平的有效提升, 将先进的科学技术充分的运用到文书档案管理工作中。另外还要强化自身的服务意识, 要对文书档案管理投入跟多的热情与经历, 用更加饱满的工作态度去面对高校文书档案管理工作。

高校兼职档案员是文书档案管理队伍重要组成部分, 高校兼职档案员产生于各基层职能部门, 对本部门工作情况掌握较为全面, 对各项资料文件的来源去处掌握较清楚, 是高校档案工作中不可或缺的基层力量。在部门立卷工作和对本单位档案工作起到监督、促进和宣传作用。要充分发挥兼职档案员作用, 最大程度地激发其工作热情, 为使他们能以最佳状态投入到档案工作中, 就要最大程度地唤醒其责任感, 使他们能够倾注热情、花心思做好档案工作。要强化“文档一体化”意识, 应积极主动地亲自到各部门、单位、学院去询问文书档案的收集情况, 加强与兼职档案人员的联系, 多询问、多沟通, 充分发挥他们在档案收集工作中的桥梁和纽带作用。

(三) 创新是文书档案管理规范化的根本保障

回顾我国以往的发展历程, 每一阶段的进步与前行无疑都离不开创新二字, 因此从这一点出发, 如何结合当前的教育发展形势, 实现管理工作的创新将是我国高校文书档案管理规范化的根本保障。在这一形势下, 作为高校领导, 必须要认清这一点, 加大对文书档案管理工作的投入力度, 选择合理的管理对策, 确保管理高效性的最终实现, 为文书档案管理规范化开展提供更多的保障。比如说, 将更多先进的管理观念及科学技术充分运用到文书档案管理当中, 通常而言, 随着时间的累计以及高校的发展, 文书档案数量会越来越多, 从而导致管理工作开展的不便的。而信息技术的应用, 则能够有效解决这一问题, 已经成为今后高校文书档案管理的重要趋势。当前在高校中“文档一体化”系统得到了愈发广泛的应用, 通过这一系统可以将全部的档案就加以归纳涵括, 便于日后管理工作的开展。这样一来, 就有效的降低了管理工作所需人力, 实现了高校文书档案管理的规划化与高效化。

结束语

总而言之, 对于高校而言, 文书档案管理是不可忽略的一个环节, 必须给予充分的重视。从当前的教育形势来看, 高校面临着全新的发展机遇, 同时也承担着极大的压力。作为现代高校, 要认清现有的发展形势, 从实际出发, 采取并实施科学合理的管理措施, 切实实现文书档案管理的规范化, 为高校的发展提供更为坚实的保障。

参考文献

[1]林纪华.浅议高校文书档案管理[J].赤峰学院学报 (自然科学版) , 2011, 06:204-206.

[2]汪小琴.关于高校文书档案管理改革的思考[J].铜陵学院学报, 2010, 01:98+114.

浅谈医院文书档案的规范化管理措施 第10篇

一、问题分析

虽然新时期随着我国经济发展水平的提高, 我国的医疗条件得了极大的改善, 医院的服务和管理水平不断提高, 医院的经济效益也显著提高。但是医院的文书档案管理工作呈现出不规范化的现象, 这在很大程度上对医院的发展造成了一定的影响。现在下面, 主要针对医院文书档案管理中出现的问题来进行详细的分析。

(一) 重视程度不强

医院发展的目的也是为了获得更多的经济效益和利润, 而文书档案管理工作主要负责记录医院的各项活动和业务, 并不能对医院产生直接的经济效益。因此, 在医院的各项管理工作中, 对文书档案管理的重视程度并不强。医院方面对文书档案管理的意识通常比较薄弱, 他们认为文书档案的管理工作没有技术含量, 工作内容比较简单, 没有实际的利用价值, 有时候还出现, 牺牲档案管理, 重视医院业务的情况。正是由于对医院的文书档案管理工作不够重视, 从而造成文书档案信息的浪费。

(二) 管理制度不健全

随着医疗条件的改善, 医院在其他管理制度和服务水平上都有了明显的改善和提高, 但是由于医院的不重视, 对文书档案的管理没有明确的规定, 管理制度也没有进行改革和创新。因此, 这就造成不能统一的收集和整理文书档案, 并且不能实现医院信息管理与文书档案管理的统一, 不能完整的进行文书档案管理工作, 对文书档案的利用率极低, 使得文书档案在医院中失去了固有的作用。

(三) 管理人员素质偏低

由于医院认为文书档案管理工作没有实际的价值和意义, 因而在医院人才的发展过程中, 往往只重视培养医疗技术人员, 而忽视文书档案管理人员的培养。因此, 文书档案管理人员的素质普遍偏低, 不管是在思想观念上, 还是在管理水平和能力上, 都不符合现代医院发展的要求。并且更严重的是, 不少医院的文书档案管理人员并不是专业的, 不具有文书档案管理的专业知识和技能, 这样必然造成文书档案管理的不规范化。

二、规范化管理措施探讨

文书档案管理是医院管理中的一项重要工作, 实际上对医院的发展和前进有着重大的影响。鉴于医院文书档案管理过程中出现的各种问题, 我们为文书档案的规范化管理进行了一系列的措施探讨。下面主要从以下几个方面简单论述一下。

(一) 增强管理规范化意识

增强文书档案管理规范化意识, 要由上到下在医院呈阶梯状的展开。首先要从医院领导做起, 医院领导的重视程度直接影响下属人员的重视程度。医院领导要改变传统的文书档案管理观念, 逐步认识到文书档案管理工作的重要性, 并且树立起重视文书档案管理规范化的观念, 把文书档案管理放在一个重要的位置。其次, 要提高文书档案管理工作人员的重视程度。医院领导要声明文书档案管理规范化的重要性, 并不断的教育具体的管理人员也树立起规范化管理的意识和观念, 树立医院上下都重视文书档案规范化管理的意识。

(二) 创新规范化管理制度

医院文书档案的规范化管理, 要建立和健全完善的管理制度, 鉴于传统文书档案管理的缺陷, 不断的推动文书档案规范化管理的制度创新是十分必要的。首先, 医院要结合自身的的发展情况, 充分利用现代化的电子档案管理手段, 实现文书档案的管理与考核统一, 建立与医院发展相适应的文书档案管理制度。其次, 还要根据《档案法》的有关规定, 认真分析医院的具体情况, 创新医院的文书档案管理制度。其中明确规范文书档案管理人员的职责和权力, 完善文书档案的保管、保密、查阅以及销毁制度, 建立统一、系统的管理机制, 使文书档案的管理工作向着规范化、制度化的方向发展。

(三) 培养一支高素质的管理人员队伍

文书档案管理工作在医院的发展过程中占据着举足轻重的地位, 因此必须培养一支高素质的文书档案专门管理队伍。首先, 要优化医院文书档案管理人员的选拔和录用机制, 要尽量选择那些掌握和具备专业的文书档案管理知识的人, 不要选择那些非档案管理专业的人, 这样能保证医院较高的文书档案管理水平。其次, 对医院当前从事的文书档案管理人员定期组织档案管理专业知识和业务的培训和教育工作, 在培训和教育中增加他们的管理技能知识, 从而不断提高文书档案的管理水平。

结语

综上所述, 医院文书档案记录了医院的各项管理活动和各项业务活动, 具有较高的保存价值和实际的参考价值, 因此促进医院文书档案管理工作向着规范化方向发展势在必行。对此, 我们要不断创新措施和手段, 推动文书档案管理向着规范化方向发展。

参考文献

商务文书的规范性 第11篇

1 相关概念

1.1

护理文书是护士在医疗、护理活动过程中形成的文字、符号、图像等资料的总称, 是根据卫生部相关文件规定, 由护士记录患者住院期间病情变化及各项护理活动等内容的文字资料, 是病历的主要组成部分。

1.2

护理理念即护理哲理, 是在护理过程中护士所具有的思想与行为的信念与价值观, 可以引导护士思考并指导护士的行为, 属于护理文化建设的最高层次, 是护理文化建设的核心。

2 相关文件

2.1《卫生部关于加强医院临床护理工作的通知》 (卫医政发[2010]7号)

2.1.1

强化责任, 努力提高医院临床护理服务质量。

2.1.2 简化护理文件书写, 促进护士贴近患者

医院要取消不必要的护理书写, 简化护理文书。护士需要填写或书写的护理文书包括:体温单、医嘱单, 手术清点记录和病危 (病重) 患者护理记录, 把时间还给护士, 把护士还给患者, 增进护患沟通, 促进医患和谐。

2.2《卫生部办公厅关于印发2010年“优质护理服务示范工程”活动方案》的通知 (卫办医政发 (2010) 13号)

完善临床护理质量管理, 持续改进质量:取消不必要的护理文件书写, 简化护理文书, 鼓励医院结合实际, 采用格式护理文书, 临床护士每天书写护理文书时间原则上不超过30 min。

2.3《卫生部关于印发<病历书写基本规范>的通知》 (卫医政发[2010]11号) 在医疗机构推行表格式护理文书。

2.3.1

住院病历内容包括住院病案首页、入院记录、病程记录、手术同意书、麻醉同意书、输血治疗知情同意书、特殊检查 (特殊治疗) 同意书、病危 (重) 通知书、医嘱单、实验室检查报告单、体温单、医学影像检查资料、病理资料等。

2.3.2

入院记录是指患者入院后, 由经治医师通过问诊、查体、实验室检查获得有关资料, 并对这些资料归纳分析书写而成的记录。可分为入院记录、再次或多次入院记录、24 h内入出院记录、24 h内入院死亡记录。入院记录、再次或多次入院记录应当于患者入院后24 h内完成;24 h内入出院记录应当于患者出院后24 h内完成, 24 h内入院死亡记录应当于患者死亡后24 h内完成。

2.3.3 病程记录的要求及内容

病重 (病危) 患者护理记录是指护士根据医嘱和病情对病重 (病危) 患者住院期间护理过程的客观记录。病重 (病危) 患者护理记录应当根据相应专科的护理特点书写, 内容包括患者姓名、科别、住院病历号 (或病案号) 、床位号、页码、记录日期和时间、出入液量、体温、脉搏、呼吸、血压等病情观察、护理措施和效果、护士签名等。记录时间应当具体到分钟。

2.3.4

医嘱是指医师在医疗活动中下达的医学指令, 医嘱单分为长期医嘱单和临时医嘱单。长期医嘱单内容包括患者姓名、科别、住院病历号 (或病案号) 、页码、起始日期和时间、长期医嘱内容、停止日期和时间、医师签名、执行时间、执行护士签名。临时医嘱单内容包括医嘱时间、临时医嘱内容、医师签名、执行时间、执行护士签名等。

2.3.5 体温单为表格式, 以护士填写为主。

内容包括患者姓名、科室、床号、入院日期、住院病历号 (或病案号) 、日期、手术后天数、体温、脉博、呼吸、血压、大便次数、出入液量、体重、住院周数等。

2.4 卫生部护理病历书写规范

简化表格式护士需要填写或书写的护理文书包括体温单、医嘱单、手术安全核查记录、手术清点记录单、病危 (病重) 患者护理记录。

3 护理文书书写规范修订后的体会

3.1

护理文书新标准不仅简化了护理文书书写的数量, 采取了表格化, 而且护理文书中也减轻了护士的工作量, 如以前护理文书规范中规定一般患者体温每日测量2次, 新标准要求每日测量1次。

3.2 新标准更体现了护理文书的书写要求真实、准确、及时、规范。

3.2.1

体温单中住院日期要求日期或月份1-9前要加0, 例2011-09-03更规范。

3.2.2

留置尿管不足24 h的表示法×1 (拔尿管后小便1次) , 18∶2 000 (表示18 h出量为2 000 m L) 。

3.2.3

药物过敏旧标准要求记录药物皮试阳性者及有过敏史记录, 新标准中还要求记录过敏物质, 如青霉素过敏表示住院以前知晓, 头孢他啶 (+) 表示住院期间皮试得知。为诊治提供更全面、直观的信息。

3.3 更新了护理人员的服务理念

过去护理人员提供的只是护理技术, 只针对患者的病, 而现在注重的是护理服务, 变被动服务为主动服务, 关注的是患者这个“人”, 更注重患者临床实效, 达到身心健康, 让患者满意是我们最终的目的。

4 护理理念的转变

4.1 护理理念是护理人员为患者服务的宗旨和目标, 是护理人员的行为指南。

科学的发展观和社会的进步, 使护理工作模式发生了质的变化, 正由过去单纯的功能制护理向系统化整体护理过渡, 整体护理思想要求护理工作者在护理实践中以人的生命过程为轴心, 充分考虑生理、心理、社会等诸多因素对护理对象健康与疾病的影响, 综合生物医学科学知识和人文社会、科学知识, 认识人、理解人、关怀人, 为人类健康服务。

4.2

现代护理理念是“以病人为中心, 以护理程序为核心”的护理服务信念。

4.3

建立明确的护理理念可以使护理人员在工作中具有统一的价值取向, 并将这种价值取向在护理工作中充分展现出来, 从而使患者在医护人员的日常护理活动中, 明确并感受到医院的价值观、服务观、质量观以及发展观。

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