高校办公自动化

高校办公自动化（精选12篇）

高校办公自动化 第1篇

关键词：高校,低碳,办公室管理

前言高校开展低碳办公、办公自动化的必然性

发展低碳是中国走可持续发展道路的重要途径, 十七大提出“必须把建设资源节约型、环境友好型社会放在工业化、社会化发展战略的突出位置, 落实到每个单位、每个家庭……”。高校作为创造尖端科技的前沿、培养高层次人才的摇篮、传播新兴理念知识的阵地, 积极地推广低碳理念能对全社会带来良好的反响及带动效应。而高校办公室在高校管理过程中扮演着枢纽和窗口的作用, 开展自身的低碳化建设更是责无旁贷。

低碳办公, 是低碳经济的重要环节之一, 指我们在公务活动中尽量减少能量的消耗, 从而减少碳, 特别是二氧化碳的排放。谈到低碳办公, 人们自然会想到最大限度节省纸张, 降低高碳高辐射办公设备的使用等等工作方法。但值得注意的是, 并不是简单地减少用纸、减少使用办公设备就是低碳, 以牺牲综合实力发展速度来实现高校低碳化进程的意识是不科学的, 以顾及节能成效而降低工作效率的做法是不可取的。在日常办公中引入新技术新方法, 才是低碳办公从过程管理向目标管理的关键。

办公自动化作为信息化、网络化新时代高效便捷的办公平台, 优点在于各办公要素的闭环整合, 将人从繁琐、低端、无序的工作中解放出来从事核心事物, 提高校办公务运转效率, 同时还降低了办公成本, 提高监督力和执行力, 使高校管理趋于完善。因此, 将低碳办公与自动化办公两种新生事物结合发展, 是理念与技术的有机融合。低碳环保的共识能推进新技术的接受和理解, 而自动化的现实成效能扩大低碳理念的认知程度, 两者协调发展才能做好高校办公过程中降耗增效的加减法。

一、高校发展低碳办公存在的瓶颈

高校作为教书育人的重要场所, 在日常办公中非低碳的现象仍较突出, 主要表现在: (1) 能源消耗与污染。电脑、打印机、传真机、复印机等是现代办公必需的设备, 这些设备由于自身技术不完善和日常维护不及时, 容易在使用过程中造成臭氧、粉尘、电磁辐射等污染, 不但破坏环境同时也危害人类健康。办公设备更是电能消耗的黑手, 尤其在下班后如果仍处于开机、待机的状态, 必然是电能极大的浪费; (3) 办公用品和经费的使用。纸张是必备的办公用品, 传统文秘工作从文件拟制与修改、报送领导、正式文件下发到文件存档等, 每个环节都需要耗费大量的纸张。而在办公设备的选择上往往追求过高配置而忽视了其实际用途。办公室日常事务还面临着公务接待频繁, 接待标准不宜, 公车使用和管理不规范等问题。

因此, 高校发展低碳办公势在必行, 在认准了发展方向的同时, 我们也必须看清形势, 直面在发展过程中存在的制约因素:

低碳意识不够强。一方面是办公室人员缺乏环境道德意识, 对资源短缺、环境破坏的现状认识不足, 没有养成勤俭节约的良好习惯。另一个方面是缺乏环境责任意识, 没有认识到个人日常小事关乎生态环境整体大局的道理, 公共财物更值得我们去珍惜。

经济条件不具备。大部分高校作为非盈利性的事业单位, 与企业相比无法在环保事业上表现出大投入大改造大革新的魄力与实力。现有办公条件下, 统一更换耗能低、污染小、效率高的办公设施设备并不现实, 只有以硬件逐步调整、软件大幅提升的方式, 从转变工作方法出发, 才能有效整合资源, 实现低碳效益的最大化。

管理措施不完善。有的单位节能减排的观念沦为口号, 缺乏指导性的规章制度建设, 或是教条说理浮于表面, 对实际工作中的规范和约束意义不大, 造成办公室人员遵不遵守一个样, 贯不贯彻无差别的现象, 无法体现机关部门人员带头模范的作用。

监督机制不健全。环保节约的制度不完善, 必然导致监督机制的范围小、效果差, 部分工作人员养成了铺张浪费、假公济私的陋习, 部门之间以高新尖端设备相互攀比, 公车私用屡禁不止, 种种现象造成极坏影响, 势必影响到正常工作效率中。

二、办公自动化是实现高校低碳办公的有效途径

加强技能培训提高人员素质。新观念、新理论的发展离不开新方法、新技术的有效支撑。而人作为管理活动中的决定因素, 办公方式革新的关键在于转变办公室人员的工作理念, 培养他们掌握现代办公技术技能。要在日常办公中实现低碳环保, 应重点培养办公室人员以下几项技能: (1) 信息网络化的技能。办公人员应善于利用互联网上的海量数据, 通过有效的检索和查询功能, 及时准确地将有用信息进行收集、分类、归纳、分析及传递, 提高领导决策的准确性和有效性; (2) 办公无纸化的技能。办公人员应逐步摆脱日常工作中对纸张的依赖, 以电子文档作为信息流的载体, 如学校通知、计划、总结等都通过网上传递, 文件的起草、编辑、校对、定稿及归档都可以在计算机上完成; (3) 操作全面化的技能。办公人员在熟练掌握常用办公软件的同时, 还应根据实际工作的需要加强对专业软件的学习, 如电子表格和调度软件的应用可以使费时耗力的公务车辆调度变得简单而科学。同时办公人员还应了解办公设备简单的硬件知识, 做到正确操作、有效维护, 提高办公设备的使用效率与寿命。

合理配置设备实现节能减排。要以自动化带动低碳化的发展, 除了从办公设备使用过程中电能节约的方式考虑之外, 还应重视对于设备自身的节约问题。以计算机为例, 无论是从使用者的操作技能上还是从设备投入工作的范畴来看, 过高的配置都是资源的浪费。高校办公自动化系统主要包括了基础数据储存及维护、档案管理、信息发布与公文管理、事务管理、网内交流等几个功能模块。因此在开展办公自动化前期, 系统框架刚刚构建, 使用功能相对简单的情况下, 应充分发挥本部门现有资源, 防止重复购置。如需购置计算机及相关设备时, 应从工作岗位的实际需要出发, 由部门提出配置计划, 经相关职能部门技术人员对设备的需求程度进行认定, 本着完备性、适用性、经济性的原则进行核准, 报经审批后实施。购置使用后, 要加强日常维护, 经销商专业服务与本部门技术人员管理相结合, 保障设备的运行效率和使用寿命。对部门由于物理折旧但使用正常的设备, 可以调剂到使用要求不高的部门继续发挥作用。最后严把报废审查关, 避免以“设备陈旧”、“维护成本高”、“已不满足需求”为由简单地淘汰。

优化高校管理提高工作效率。低碳化办公的建设具有系统性和动态性, 建立健全长效的管理制度, 提高可操作性和实用性, 是实现高校办公低碳化的重要保证。高校低碳办公的管理框架可以以办公自动化的管理制度为主导, 这是因为开通办公自动化系统, 能够优化现有管理组织结构, 各部门分工明确、责任清晰, 减少扯皮与推诿, 提高协同办公的能力;还能够调整管理体制和模式, 办公自动化以信息化平台为依托, 程序的设定改善了人为工作中的随意性和失误率, 同时高校中繁杂的财务、人事、教务、学生、基建、后勤等大量的信息处理都通过计算机完成, 加快了管理工作的处理速度, 使办公室人员从繁琐的事务中解放出来, 投入科学决策的工作中。

解决信息孤岛完善督察监管。办公自动化系统对于学校领导而言, 是信息整合系统, 为科学决策提供便捷方式, 并能通过系统的反馈及时调整管理目标, 提高决策与时俱进的适用性;对于中层领导而言, 自动化系统是信息枢纽系统, 上传下达的信息流在此汇总或细化, 提高了沟通的便利程度;对于基层工作者而言, 信息化系统是信息处理系统, 改善了办公环境和条件, 也缩短了业务处理周期;对于普通师生而言, 自动化系统是信息的发布端口和查询端口, 提高了政策的把握速度, 扩大了制度的宣传范围, 也提高了文件的宣传效果。

信息的透明化使得工作进展一览无余, 文件追踪责任明细, 促进了领导与下属, 部门与部门之间办公效率互动的良性循环, 机关工作求真务实的办事作风逐步树立。同时办公自动化系统具备催办功能, 提醒工作人员及时处理未办事情, 从自身开始抓落实;自动化系统还使文件处理与档案管理一体化成为可能, 处理过程实时记录, 为责任追究提供依据。

参考文献

[1]解难.践行绿色办公建设生态文明.

高校办公自动化建设的必要性 第2篇

高校办公自动化建设的必要性

随着计算机和网络技术的迅猛发展,信息量的膨胀,我们已经进人一个全新的.信息社会.我国正在进行的高等教育体制改革以及新的办学模式的出现,对高校办公室工作提出了新的要求.试从必要性、可能性、实施的基本原则和面临的问题四个方面,对高校办公自动化建设及所面临的问题做初步探讨.

作 者：魏利华  作者单位：湖南公安专科学校,湖南,长沙,410138 刊 名：企业导报 英文刊名：GUIDE TO BUSINESS 年，卷(期)：2010 “”(7) 分类号： 关键词：高校   办公自动化   现状   问题   必要性  

如何加强高校秘书工作的办公自动化 第3篇

关键词：办公自动化高校秘书工作

0引言

随着科学技术和社会经济的迅猛发展，特别是计算机软硬件技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用，办公自动化已经越来越成为高等院校日常管理工作不可或缺的条件。高校秘书工作要积极适应办公自动化发展要求，运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化。这也对高校办公室秘书人员提出了新的任务和要求，只有积极主动地学习并熟练掌握运用办公自动化，才能适应自动化环境下的高校秘书工作。

1正确认识办公自动化

办公自动化(OFFICE AUTOMATION。简称OA)是一种含多种技术的新兴科学，它以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为基础。以工作站、计算机网络为支柱，是一种综合性的信息控制系统，它是当前世界新技术革命中一个非常活跃、引起人们广泛关注的领域。办公自动化已成为现代信息社会的重要标志。

办公自动化是将计算机技术、通信技术、信息技术和现代管理技术等先进技术和方法，不断使人们的办公业务借助于各种办公设备，并由这些设备与办公室人员构成服务于某一目标的人机信息处理系统，从而达到最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境的目的。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展，计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的，当然会受到这个浪潮的影响。

但是对办公自动化的应用，在高校秘书工作方面存在着一定的误区。传统的高校秘书工作是一支笔一摞纸，是纯“手工化”的，而现在是“自动化”，是告别纸笔、走向光电的时代。有的人习惯了老传统，认为“自动化”不如“手工化”得心应手；有人认为自动化仅仅是文字处理的自动化，有人认为配上计算机、学会输入法、会用word就是实现了办公自动化：有人担心办公自动化容易出错、容易泄露国家秘密。不利于归档，有些人认为，办公自动化只是引进了一些技术设备，有许多单位在实际工作中并没有运用这些设备的功能，例如：计算机只发挥打字机的功能，传真机充当电话机，其它办公工具也只是作为虚华摆设。有些人认为OA只是一时的潮流时尚，而作为高校秘书工作现代化的长期任务来对待。有些高校秘书人员还不能很快接受和适应新系统所提供的功能。还可能有些人对新系统不够理解并抱着怀疑的态度，这些都不利予办公自动化的正常发展。

2办公自动化对高校秘书工作的影响

2.1办公自动化能够提高工作效率和工作水平高校秘书工作是一项参谋性、辅助性的工作，其工作对象具有复杂性和多变。性的特点，内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究、机要保密、信访工作等。在传统的工作环境中，秘书工作的开展多数借助于纸笔进行纸面工作，通过电话、电报、信函等进行信息传递和交换，工作速度较为缓慢，工作效率难以提高。实现办公自动化后，高校秘书工作的部分业务工作可以借助先进的办公设备进行处理，实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化，极大地提高工作速度和工作效率。网络时代的来临，使得信息的采集渠道更多、更新更快、内容更全，资料收集更加方便，文件处理灵活高效。

2.2办公自动化对高校秘书工作科学化、规范化和标准化的要求秘书工作

在某种程度上来说也可以看作是一种以信息处理为主要特征的办公活动。一方面，现代社会日益要求信息的存储、处理和利用遵循科学、规范、标准的基本原则，才能够迅速从纷繁复杂的信息流中挑选有用信息，为秘书工作提供科学的依据。才能及时地处理和传递，进行正确的计划和决策。另一方面，计算机信息处理本质上是数学计算，这种严格的数学化行为要求文秘办公行为高度科学化。所谓科学化，就是秘书工作要有章可循，有切实可行的工作标准、操作程序和控制措施，建立健全科学的操作规程。

2.3实现办公自动化，运用新的办公手段，要求高校秘书人员必须具备相应的素质与技能办公自动化是现代化的社会结构、现代化办公室工作和较高水准的办公室工作人员的综合效应，它对秘书人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高业务素质，就不能适应办公自动化的要求，将会被淘汰。

3办公自动化对高校秘书人员提出了新的要求

办公自动化的实现从方方面面对传统高校秘书工作提出了挑战，如何正确运用好办公自动化，提高高校秘书工作水平，实现高校秘书工作的现代化，这对每一位从事高校秘书工作的人来说都是一个值得思考的问题。

3.1积极转变思想观念，提高对办公自动化的重视程度，从思想观念上充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效办公自动化是一个全新的概念，是信息社会的重要标志之一。高校秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐。在高校办公自动化大发展的新形势下，过去那种不合时宜的旧观念、旧框框和习惯做法已不能适应办公室秘书工作的需要。在新的历史发展阶段，秘书人员只有更新观念，转变工作方法，高度重视，积极学习先进的办公自动化思想，使办公自动化意识成为一种“自觉”。才能确保不被时代发展、科技发展的大潮抛弃，才能保证秘书工作高效、有序地运作。

3.2强化学习意识，提升自身能力办公自动化是一个高效的人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。作为秘书工作人员，不仅要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用，更要加强办公自动化理论学习，接触尽可能多的新技术，完善自己的知识结构。要积极参加办公自动化方面的培训，掌握一定的计算机软硬件知识。秘书工作千头万绪，错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel、Powerpoint)，有能力、有条件的甚至可以向系统开发等高级应用技巧发展，以适应新环境对高校秘书的新要求，充分发挥高校秘书职能。

3.3增强安全防范意识，做好保密工作保密工作是高校秘书工作的重要组成部分，保守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。在办公自动化的环境中，秘书人员的保密工作呈现出了新的特点，增加了保密的难度。尤其是网络技术飞速发展的今天，文件档案的传播途径急剧增多，泄密渠道也日益增多，各种信息载体如磁盘、磁带、网络等都可能成为“黑客”攻击的对象；另一方面，窃密手段也日益现代化，各种高科技手段如互联网、激光技术、人造卫星、红外遥感等技术均已被利用到现代窃密活动中。因而，如何很好地保守国家机密，就成为高校秘书人员必须要高度重视的一个问题。真正从思想上认识到保密工作的重要性，培养严守机密的职业道德，积极参加有关保密思想和保密手段的教育培训活动，增强安全防范意识。熟练掌握、运用各种办公自动化设备，了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，加强对计算机、传真机、复印机和其他办公设备在处理、传递秘密信息上的管理，严格控制泄密渠道，树立反窃密意识，加强反窃密措施，切实提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平。

3.4认真实践秘书工作的规范化操作科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序。逐渐地在日常工作中，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助；但是，像公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件，由于这类工作有传统的规范程序，例如，公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节，即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。

高校办公自动化系统安全探讨 第4篇

关键词：办公自动化,安全

一、引言

早在上世纪70年代, 随着计算机应用的不断推广, 少数发达国家的研究者们就提出了一种以个人算机为基础, 以局域网 (INTRANET) 为依托的新型电子办公模式 (OA) [1,2]。OA因其高效、低成本以及信息的高度共享等优势, 一经使用便全面取代了传统手工办公模式, 成为各行业办公管理的首选。近年来国内高校办学规模不断扩大, 很多学校陆续出现分校区甚至多校区, 随之而来的是办公压力日益增大, 传统手工纸质办公模式已远不能满足高校管理者的需求, 越来越多的高校把OA作为日常办公首选。相比传统办公模式, OA虽拥有众多优点, 但在应用过程中也更容易受到主观、客观等各方面因素的影响, 因此OA在提高学校办公效率、降低办公成本的同时, 也面临着来自计算机、网络以及人的安全威胁, 如何改善OA系统运行的安全现状, 已成为OA使用者以及开发者日益关心的问题。本文针对高校OA系统使用过程中在物理层、网络接入层、操作系统层、应用软件层以及管理、操作人员五个层次上存在的安全问题进行分析, 并依次提出了相应的解决方法。

二、高校O A系统面临的安全威胁

OA是一种新型的计算机网络办公系统, 无论是最初的Client/Server (客户端/服务器, C/S) 模式还是现今流行的B ro ws er/Se rv er (浏览器/服务器, B/S) 模式, 作为运行的基础都需要一台供用户交换数据的服务器, 此服务器在互联网或局域网上必须是可访问的;然后在该服务器上部署相应的数据库以及OA软件, 并由专门人员来进行OA系统应用及管理。实际应用中OA系统运行所依赖的每一个环节都可能存在潜在的安全威胁。[3]

1、物理层的安全威胁

OA服务器所处的环境安全是构建系统首先需要考虑的。一般情况下高校OA服务器会安放于学校核心机房, 并由此受限于机房的硬件条件, 其中最主要的是供电系统和制冷系统;其次还要面临非人力可控因素的威胁, 如地震、洪水、火灾等。

2、接入网络的安全威胁

高校OA服务器基本都是通过局域网 (以太网) 接入校园网的。由计算机网络通信原理可知, 以太网属于共享型网络, 采用的是CSMA/CD (载波监听多路访问/冲突检测) 机制, 网络上的信息以广播形式存在, 极端情况下连接到网络上的任何计算机都有可能监听其他计算机的通讯情况, 这就给非法用户窃取信息提供了可乘之机。

3、服务器操作系统的安全威胁

来自操作系统的安全威胁包括系统自身的漏洞、系统设置错误以及病毒破坏三方面。微软是全球最主要的服务器操作系统软件提供商, 其旗下的主流服务器操作系统 (Windows 2003, Windows 2008等) 在网络应用中占有巨大的份额, 但由于其设计上的缺陷, 不断有新的系统漏洞被发现, 其中某些漏洞对于用户来说可能是致命的, 最坏的情况下, 黑客甚至可以利用这些漏洞直接或间接取得服务器的控制权;另外当前主流服务器操作系统多是多用户系统, 如果管理员错误配置用户权限及安全策略, 很可能会造成非法用户侵入服务器;同时计算机病毒的泛滥也使服务器操作系统时刻面临着严峻的安全考验。

4、应用软件的安全威胁

服务器端部署的相关软件是整个系统运行的核心, 其中包括数据库软件以及OA软件。数据库软件作为大型的商业软件, 一般不会出现功能上的故障;OA软件如果是购买的商业软件, 通常认为是可以信赖的, 但其中也可能会存在通用的代码漏洞, 如果是自行开发的软件, 在开发过程中开发人员如果不能充分重视系统安全, 不严格遵守代码安全规范, 则可能造成OA软件的逻辑错误, 并最终导致数据错误, 也可能出现程序漏洞, 导致黑客利用程序漏洞攻破系统获取权限。

5、人员安全威胁

人员安全包括系统应用人员安全意识不强, 泄漏或遗落帐户信息;管理人员违反相应的操作规程, 造成系统软硬件损坏。其中管理人员环节如果出现安全问题, 是对整个系统最直接、最高程度的破坏。

OA虽然在诸多方面都较传统纸质办公方式有着明显优势, 但由于整个应用流程由众多环节组成, 一旦某个环节出现问题, 则整个系统运行的安全性和稳定性就会受到影响。

三、提升高校O A系统安全级别的途径

1、解决物理层的安全威胁

如果想确保高校OA系统平稳运行, 首先应确保核心机房的电源及制冷系统达到运行要求。机房供电系统应具备市电和电池组双路供电能力, 市电需经过不间断电源 (UPS) 稳压处理, 且一旦市电中断, 应能保证电池组立即工作, 并具备足够续航能力, 直到电力供应恢复。至于非人力所控原因产生的安全威胁, 则可以通过数据异地备份的方式来降低风险。

2、解决接入网络的安全威胁

对于来自接入网络的安全威胁, 在软件编制过程中可以考虑对通信数据进行加密, 这样可以保证只有合法的用户才能够与服务器通信, 非法用户即使能够截获客户端与服务器的通信, 由于不能解密数据也就无法对整个系统形成威胁。

3、解决操作系统的安全威胁

操作系统作为服务器端的基础软件, 它的稳定、高效、安全运行直接关系到整个OA系统的正常运转。以W i n d o w s Server系列服务器操作系统为例, 管理员首先应该密切关注微软官方发布的系统补丁, 并及时为自己的系统进行安全更新, 以确保在第一时间修补系统的漏洞;明确区分系统内帐户的组别及权限, 并设置好相应的安全级别, 确保用户能够访问并且只能访问管理员为其指定的资源;为系统安装杀毒软件, 并及时更新病毒库, 保证系统时刻能够抵御最新的计算机病毒威胁。

4、解决应用软件的安全威胁

服务器端软件是整个OA系统的核心部分, 它的安全性直接决定整个系统能否安全运行。在部署OA系统时, 如果预算允许, 应尽量选择较大公司编制的成型软件, 如果预算紧张需要自行开发, 那么要求开发人员必须提高安全意识, 严格遵守软件开发流程, 从根本上杜绝软件逻辑错误, 并严格规范代码, 避免网络黑客通过SQL注入非法访问系统。而且不论采用何种OA软件, 管理员都应定期备份数据库及OA源代码, 并积极做好异地备份。

5、解决人员的安全威胁

如果操作、管理人员自身对系统安全重视不够, 那么之前的所有措施都近乎于徒劳。在OA系统投入运行前, 首先要制定管理人员安全操作规范及保密协议, 杜绝违规操作以及有意无意地泄密举动。

伴随着高校办公业务种类的不断扩展以及业务量的不断增加, OA必然会越来越多的出现在高校工作的各个角落, 并且高校作为技术革新的前沿阵地, 有责任探讨新技术, 不断丰富OA系统功能, 提高OA安全性, 积极推动OA在整个社会生产中得到更广泛的应用。

参考文献

[1]陈江东.办公自动化系统的系统分析[J].计算机系统应用.1998, (10) .

[2]姜浩.办公自动化系统及其应用[M].北京:清华大学出版.2004.

办公自动化 第5篇

办公自动化，英文名是Office Automation,简称OA。在科技化、网络化的时代背景下，单位工作管理方式已经发生很大的变化，由传统的管理模式变成了办公自动化管理模式.设计论文的初衷就是方便单位进行办公自动化管理。本论文首先分析了办公自动化系统开发的必要性，简要介绍了本OA系统的开发背景，其次描述了办公自动化系统如何实现通知管理、新闻管理、文件传送管理、交流管理和系统维护管理等功能。本论文还详细介绍了七类数据的E-R图及其对应的数据表，这七类数据有文件信息、新闻管理、系统用户、办公通知管理、公司活动、活动投票记录和意见。为了开发本OA系统，论文设计了六个开发环节，即是了解开发系统的技术、进行系统分析、确定系统开发的目标、设计系统的功能、设计系统的数据库（E-R图和数据表）、实现系统模块的功能。本OA系统顺应时代背景的需求，使用Visual Basic 6.0 和SQL Sever 2008，通过对互联网及先进的管理模式和方法的研究，设计出了方便管理和能提高办公效率的这款软件。

In the era of science & technology and network, management methods in companieshave undergone great changes from a traditional management model to an office automation management.The initialintention of this thesis is to facilitate theoffice automation(referred to as OA)management in all units.This thesis starts by analysing the necessity of the development of office automation system, briefly introduceing the background of the development of OA system, then follows the descriptions of functions like how to implement the notification office automation systems management, information management, file-transfer management, communication management and system maintenance and management functions.The thesis also details the seven categories of data ER diagram and its corresponding data table, which are seven types of data files,namely news management, system users, office notification management, corporate events, voting records of activities and opinions.The development of the OA system is divided into 6 links, namely, get to know the technology,analyze systems, identify goals ofsystems development, design the function of the sustem, and design the database of the system(ER diagram and data tables),and finally to achieve function of the system modules.Adapting to the needs of thepresent time with the usage of Visual Basic 6.0 and SQL Sever 2008 through the study of the methods and mode of the Internet and advanced management,the OA system is to facilitate the management and improve the efficiency in the office.

高校办公自动化 第6篇

关键词 办公自动化；信息服务；信息安全

一、高校办公的现状与特点

1.网络条件日趋成熟

目前我国高校网络建设步伐不断加快，大部分高校内部都已建成校园网，且以不同形式接入了中国教育和科研计算机网。随着计算机技术的和网络技术的迅猛发展，办公自动化的内涵也在不断延伸，传真机、复印机、速印机、电话全面普及；利用计算机单机进行Word、Excel操作，制作文档、电子表格，撰写、打印各类文稿等已基本在各高校普及，利用Internet或Intranet进行文件传输与共享、收发Email(电子邮件)或文档也日益成为各高校提高办公效率的有效、快捷的手段。在此基础上，研究开发新型的网络化的办公自动化系统，以适应工作需要是摆在我们面前的新问题。

2.异地化办公

首先是多校区远程办公。近几年来，随着高校管理体制改革和布局结构调整的进行，现有高校数量减少而规模扩大，合并高校一般都有多个校区，且地理位置各异，传统的办公方式难以做到各类信息迅速上传下达并得到处理或办理，这就要求有校区间的新型办公方式出现。其次是移动办公。学校领导经常出差，但又要随时传回信息、随时了解学校情况、或及时作出重要决定、或对重要文件作出批示，也要求拥有网络化的办公系统且办公系统可与Internet相连，随时随地都可以通过拨号方式连接到Internet并接入学校的办公系统，实现真正的移动办公。

二、高校办公自动化系统的实现

1.用户需求分析

目前有些高校还沿用着传统办公模式，缺少重要的信息传递和工作流程环节，各部门之间难以实现信息共享与集成，难以实现高效率协作，出现了如下问题：一是各部分的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；三是信息和工作流程相分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。

校园网络的快速发展，为系统的实现提供了良好的平台和应用环境，许多工作人员已经养成经常在网络上查看邮件和新闻等信息的习惯。在此基础上，该系统本着充分利用网络资源，为高校工作人员提供一个快捷、迅速、可靠地查看和传递信息的平台。最终，实现真正的网络化办公环境和无纸化办公。

2.系统功能分析

该系统主要分信息发布、公文申请审批、公共查询、事务管理等几个功能模块，以及和教务系统做良好的接口。每一子系统既可独立完成某一单项办公事务，又相互问有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。

3.设计实现

采用Notes技术实现校园网办公自动化系统。在高校的管理部门中，办公信息以两种方式的流动，一个是上下级之间的信息流，如校长办公室给系办公室发通知，系办公室再给教师和学生发通知；另一个是横向信息流，如教务处给人事处信息，人事处给科研处信息等。要提高办公效率，必须改变传统的手工办事方式，应用现代办公技术，建立全校的办公系统。

办公系统是建立在校园网上的面向多类用户的信息系统。它采用LotusNotes作为系统开发平台，Notes具有先进的文档数据库处理功能，不但能够处理结构化数据，还能够处理一般的文档数据、图形、图像、声音等非结构化数据，可以与用户熟悉的软件如Word、Excel进行集成，对办公系统的功能进一步扩展留有充分余地。现在已经开发出文档管理、电子邮件、会议治理、办公讨论区、公文运转和信息发布等通用办公功能。由于Notes具有www方式的信息发布功能，以Notes技术开发的办公系统不但为学校办公人员使用，而且全校师生可使用www浏览器访问办公系统中的内容。

三、高校办公自动化系统的安全策略

校园网络与治理信息系统建成后，任何人都可以通过计算机访问高校的校园网络，其中就可能有“黑客”试图攻击网络，破坏网络、传播计算机病毒，还有的可能窃取保密的技术资料及数据等等，这样安全管理显得尤为重要。Notes使用密锁和其他手段提供了四级安全措施：验证、存取控制、字段级加密和电子签名。

由于高校信息系统支持全校各部门的办公活动，采取集中存放、统一治理数据的方式，因此这些信息的安全至关重要。为了保证共享信息的安全，从数据治理安全和系统治理安全两个方面加以保证。在数据治理安全方面，录入数据要进行有效性检验，建立完善的数据备份和归档制度、系统治理员责任制度、关键程序的治理制度和服务器机房的治理制度；在系统治理安全方面采用多层安全机制，即信息服务器的網络安全，操作系统安全，数据库安全和应用程序安全的4层安全保证。在信息服务器的网络安全方面，为了保护服务器上的信息资源，在信息服务器与校园网的连接处设置防火墙，使用防火墙用以防止非法用户的频繁登录、猜测系统密码，对服务器的开放端口进行限制，设置答应用户访问端口的时间，限制用户访问端VI的IP地址等；在操作系统安全方面，系统治理员对用户权限严格控制，有些用户必须在指定的机器上进行某种操作；在数据库安全方面，对用户设定权限控制表，做好数据库审计记录的检查。

利用Internet／Intranet的优势，实现高校办公的自动化、网络化，使系统的实现更加轻易，管理维护更加方便。在Intranet环境下，网络安全性有很大提高，通过与Internet连接，网络的访问可以不受地域的限制，使网络的扩展更加轻易。因此，在校园网的环境下建立办公自动化系统已经成为一种行之有效的方法。

试论推行高校行政办公自动化 第7篇

一、我国高校行政办公存在的问题

（一）行政机构冗繁，职责矛盾丛生

无论是公办高校还是民办高校，其行政机构和人员编制基本都是效仿政府机关建立的，机构冗繁，科室越设越多，编制人员也越来越多，在这种情况下，难免有些机构的职责重复，造成矛盾和推诿，导致一项工作不能很好地分工完成，行政办公效率低下。

（二）传统管理理念急需转变

要进行高校行政办公的变革，首先要进行的是人的管理理念的变革。随着进入电子时代，我们也需要树立先进的管理理念，利用现代高科技手段进行日常办公，适应高等教育的快速发展。覆盖到全校的校园网打破了时间和空间的限制，使行政办公自动化得以实现。

（三）缺乏团结协作精神

由于高校行政机构各司其职，岗位职责规定明确，使得部门人员只做好分内的工作，与其他部门的配合度不高，办一件事常常需要跑几个部门、找几个领导签字才能完成，如果办事人员或者签字领导出差就只能拖着，而一旦出现问题需要承担责任，有可能会造成部门间的推诿和扯皮。

二、实行高校行政办公自动化的必要性

（一）高校自身发展的内在需求

随着社会的发展，高等教育事业也发生了巨大的变化，办学规模扩大，校区合并。除了在教学规模和师资等方面的增长，高校的办学理念、教学计划、课程标准等都进行了很大的改变，这要求着高校的行政管理也要进行相应的改革，改变传统的行政办公模式，实行办公自动化，提高管理效率，适应新形势的要求。

（二）节约成本，减少开支

研究表明，全世界的办公用纸每年增长速度为4%-7%,10年之后，用纸总量将达到现在的一倍。响应中央的号召，实行无纸化办公，令高校行政管理全面实现办公自动化，可以大大减少办公经费的开支，节约办学成本，节省大量的人力物力，缩减资源和能源的消耗，创建节约型高校。

（三）信息交流便捷，决策更加科学

高校领导层为了作出科学而有前瞻性的决策，必定要通过搜集大量的有效信息来实现。实行高校行政办公自动化，使信息交流更加便捷，行政管理人员的办公手段更为多样化，即使在外地出差也能及时处理本职工作，工作效率得到提高，同时，学校领导层也可以在极短的时间内获取足够的有用信息，更加科学而迅速地进行各种决策并下达指示贯彻执行，使整个高校的工作效率和水平提高。

三、如何提高高校行政办公效率

（一）领导更新理念，调动积极性

高校领导应树立现代化的管理理念，与时俱进，积极推进行政办公自动化建设，调动行政管理人员的工作积极性，让他们主动大胆地开展工作。管理人员必须改变传统的管理理念，科学进行行政办公，将工作流程在校园集团网上实现优化重组，提高工作效率，跨部门全方位地为全校师生提供优质的服务。

（二）提升行政队伍素质，加强办公自动化的学习

虽然行政办公采取自动化系统，但归根结底占主导地位的还是行政管理人员。推行行政办公自动化，对行政队伍的专业素质要求更高，不仅要对本职工作烂熟于心，更要熟练使用办公室各种软件及常用设备。实现行政办公自动化，首先就要提升行政队伍的办公素质，扩展行政队伍的知识结构。提升行政队伍的办公素质，可以通过集中培训，或者部门聘用计算机技术好的人员持证上岗，优化行政管理队伍结构，来满足办公自动化的需求。在对行政队伍进行整合的过程中，要注意奖惩分明，严格按照规章制度进行考核上岗。同时，要及时了解并学习国际上先进的行政管理知识，掌握新技能、新方法，不断提升整个高校行政管理队伍的服务水平和工作效率。

（三）建立科学的管理机制

建立一套科学的管理机制是推行高校行政办公自动化的有力保障，只有行政管理规范化了，办公自动化系统才能得以正常运行。这需要严格规定各行政管理岗位的工作职责、行为规范、行政人员的权利和相应的义务等，定岗编制，绩效考核。同时，利用校园网建立一个多向性的网络管理体系，有助于各职能部门和院系部之间的相互配合与协作，还能与校外各组织各单位进行实时联系。在工作过程中，要注意预防和调解各部门间可能会出现的矛盾，协调好高校内部各部门和校内外之间的关系，注意原则上和情理内的有机结合。

（四）做好防范和保密措施

由于高校行政办公自动化是在网络上进行的，全校所有数据信息都能在网上查到，那么，为了保护高校的数据信息不被人为泄露和破坏，提前做好防范和保密措施是其中的关键。因为数据在一定范围内开放，除了需要设置严密的权限审查和身份验证，通过数据加密等高新技术保证网络信息的安全外，还应增强高校全体行政管理队伍的保密防范意识，确保通信安全。

四、结语

本文对我国高校行政办公存在的问题作了介绍，并对实行高校行政办公自动化的必要性进行了分析，提出了提高高校行政办公效率的具体方案，为全面推行高校行政办公自动化提供了理论基础。实现高校行政办公自动化是一个需要长期努力的工作，按照理论怎样分步实施，如何解决理论观点和具体办公之间的矛盾等，都需要继续讨论和研究。我们应时刻加强信息技术的理论学习，武装头脑，携手共进，不断完善和加强办公自动化管理系统，为进一步推进节约型高校做出贡献。

参考文献

[1]肖晶.关于高校办公自动化实施的几点思考[J].法制与社会.2008(11).

[2]林樟杰.高等管理新认识[M].上海教育出版社.2007.

高校办公自动化 第8篇

一、《办公自动化》课程的教学现状

《办公自动化》课程是高职院校文秘专业重要的一门专业必修课,也是其它各专业的一门实践技能课程,当今学生《办公自动化》实践应用水平的高低从某种意义上讲影响着学生的就业能力。当今《办公自动化》课程教学面临的突出矛盾如下:

1、课时压缩与课程特征的矛盾

以信息技术为基础的办公自动化必将随着信息技术的发展而更新。这就造成《办公自动化》课程必将处于一个随时更新的状态,将有更多的新知识、新技术被引入到课程中去。然而,随着高校课程改革特别是大幅度压缩课时的压力,给《办公自动化》课程的教学带来了巨大的挑战。如何在压缩课时后,既突出《办公自动化》课程的特点,又不影响教学质量,已成为教学中亟待解决的问题。

2、社会需求与学生应用信息技术能力的矛盾

信息时代的到来,要求文秘毕业生不仅要有扎实的理论知识基础,更要具备应用知识的能力即动手能力。通过调查发现,由于我院属于一般市属高校,生源高考入学分数不是很高,同学操作计算机能力水平参差不齐。通过对前几届毕业生的跟踪调查与用人单位的反馈信息的分析发现,本专业的部分毕业生动手能力较弱,不能适应现代办公的发展需求。如何提高大学生的动手能力,帮助就业,是《办公自动化》课程教学改革的重要课题。

二、教学改革策略

1、更新教学观念

在过去的教学中,教师统一规格的教学模式、以教师自我为中心、注重教学的结果的观念转向以学生为主体,引导学生与教师配合,共同完成教学要求。教学必须从教师权威式教授转向师生平等互动,从评价模式的单一化转向评价模式的多元化。在这一前提下,教师要准确地把握教学中的积极因素和学生学习的主动性,通过多种方法和途径,培养学生的学习兴趣,从根本上改变学生被动式的学习方式;同时要让学生意识到办公自动化对企业甚至国家的发展产生的正面影响,并且对学生以后的工作具有的意义和作用。注重培养学生创新能力,将学生学习这门课程的积极性调动起来,才可能更好的进行后面的学习。

2、教学内容与时俱进

《办公自动化》在整个教学体系中占有比较重要的地位。让学生通过该课程的学习,能够完成办公室相关工作,是《办公自动化》课程教学的一个重要目标,也是完成本课程教学工作的一个重点。在Office办公软件中Word、Excel、Power Point的使用占据了整个教学的大部分,另外,在office办公软件中还包含其他工具软件,如Access,在市面上还存在着如WPS Office等其他办公软件,这些一般《办公自动化》教材均没有介绍。因此,在实际的教学中,教师必须根据具体情况,及时对教学内容做出调整,并补充一些新知识。对于软件更新速度相对较快,而教材中内容更新相对滞后的现象,在常用软件和办公设备的教学过程中,教师应紧跟时代发展,及时补充最新教学内容,让学生学到最新的知识。

(1)软件使用和设备操作并重

《办公自动化》课程教学内容往往分为三部分:基本知识和概念;常用办公软件的使用和办公自动化设备的使用和维护。在我院,《办公自动化》是《计算机文化基础》课程的后续课程,是在原有基础知识上对办公软件进行深入学习。在众多《办公自动化》教材中,很大篇幅涉及到工作原理的内容,由于《办公自动化》应用性强的特点,教师应减少这部分内容的讲解,把讲授重点放在应用性强的内容上来。例如在教材中关于打印机的介绍较为全面,包括技术指标、基本原理、分类、使用、选购等。其实,从应用角度来看,值得注意的应该是打印机与电脑如何连接、驱动程序的安装以及打印属性的设置等。在教学中一些高校往往忽视了学生对办公设备的使用和维护,导致了学生走上工作岗位后不会使用打印机、复印机、话筒等最基本的设备。我查询了较多院校的《办公自动化》的教学大纲,办公设备的使用和维护知识在教学中占用较小的比重,个别学校甚至一点都不学。为此,各学校应调整教学大纲,坚持软件使用和设备使用和维护并重的原则,加大设备使用和维护在教学中的比重,重视该部分的教学,使学生在工作中都能使用的得心应手。

(2)教学内容坚持实用和最新原则

各行政机关、企业、事业单位的办公自动化情况各不相同,差别较大。为了让学生能够走上工作岗位后尽快适应工作环境,在教学内容选取上,一定要结合大多数单位的办公实际情况,选择教学内容,组织教学。针对计算机技术和网络技术发展速度相对较快,Internet应用在全球范围内日益普及,信息系统的作用越来越大。各级政府、公司和企业为了提高效率,增强竞争力,纷纷建立了自己的办公自动化信息系统。因此,本课程的教学内容除了主要教授办公软件和办公设备外,还要讲授一些计算机网络(尤其是局域网的应用)和办公自动化系统设计知识。教学内容只有这样,才可以留给学生更多的实践机会,才能促进学生创新能力的培养。

三、改革教学方法

1、课堂应由多媒体教室转为网络机房

在《办公自动化》教学中,较多的学校在多媒体教室里讲理论,老师一人操作机器,学生主要看幻灯片,听老师讲解来学习,可有的学校安排下周某一时为学生上机课,这样有的同学上机时把老师讲的理论知识给忘记了。通过这些年的实践,感觉到把多媒体课堂搬进网络教室,教师讲解演示和学生操作同时进行,学生一边看教师演示,一边自己操作,达到讲练同步,才可达到事半功倍的效果。

2、运用实战演习法,用案例驱动教学

在《办公自动化》教学中,不要为了讲解知识点而进行讲解,而是要让学生利用这些知识,学会处理现实中遇到的问题。为此,在教学中右将知识讲解完后,选择在实际工作中经常用到的公文样文让学生实战演习,发放实际工作中遇到的不同样式的公文给学生,让学生去讨论,去制作。把做得比较好的进行公开展示,以此鼓励激发学生的学习兴趣。针对实践应用,把课堂教学中出现的设备故障当作硬件设施使用和维护的实例,让学生亲自动手解决,达到学以致用的目的。

3、发挥教师的主导和学生主体作用

运用现代的电化教学手段。教师可以从学生所熟知的知识里提出问题,如大多数学生对如何上网很熟悉,但是并不了解其原理,不能上网了,是由什么原因造成,如何检查出错误等等,从这些问题出发,激发学生对网络的兴趣,对后面的原理性内容的教学会起到事半功倍的效果。在教学手段上,主要运用现代的电化教学手段。通过采用投影仪、幻灯机、多媒体等教学手段,减少教师的课堂板书内容,节省时间增加课堂讨论内容;制作CAI课件,在课件中多引入动画、动态视频、声音等多种形式刺激学生的多种感观,使抽象的信息形象化,提高教学质量,培养学生学习兴趣。

4、注重学生自学能力培养

因为,在学生毕业之后,必然会遇到技术与设备的更新,甚至过不了几年,在学校学到的知识就会失去应用价值。“授之以鱼,不如授之以渔”,在教学中应侧重培养学生解决问题的能力。教师可以指定专题,指导学生分组学习,利用课余时间,通过使用图书馆、网络等资源,寻找问题的答案,然后在小组内部与小组之间进行交流学习。这不仅培养了学生的动手能力、自学能力以及团队精神,更重要的是使他们掌握了如何解决问题的方法。

《办公自动化》课程教学改革任重而道远,需要教师长期实践和摸索,根据学生和当前市场应用环境的具体情况来制订实践内容和实践教学方式与方法。因此,《办公自动化》课程教学,将会在未来的发展变化中更加多姿多彩。

摘要：《办公自动化》课程是高职高校文秘专业重要的专业基础课,也是其它专业的一门实践技能课程。本文通过对该课程教学现状的分析,在教学内容、教学方法等方面提出教学改革方法和策略。

关键词：办公自动化,教学改革,方法策略

参考文献

[1]沈美莉.现代办公自动化教程[M].北京:清华大学出版社,2005.

[2]连卫民.办公自动化实用教程[M].北京:高等教育出版社,2003.

高校办公自动化系统的功能扩展研究 第9篇

OA系统的基本特点是以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统, 主要就是办公文件处理[3]。随着系统运用的相对成熟和大量事务处理的需要, 这种传统的OA系统已不能满足高校高效率、高质量管理的发展要求。因此, 对现有成熟的OA系统根据实际需求进行功能扩展的二次开发, 构建一个操作更加简易、功能更加完善的系统, 实现安全、高效、方便的信息交换和流程控制, 已成为当前高校办公信息化管理规范化的当务之急。

1 目前高校办公自动化系统的实施现状

1.1 在系统集成方面

在高校进行办公自动化建设的前期, 一些部门如教务处、财务处、国资处、档案馆等也许已根据本部门的信息化需要自行规划和完成了教学管理系统、财务管理系统、物资管理系统、档案管理系统等一系列应用系统的建设, 同一个用户在进入这些系统时都要提交不同的账号和口令来进行系统认证。在学校整体的办公自动化实施后, 这些数据存在联系、资源难以共享、接口标准不一的系统会给服务器造成很大的负担, 导致整个系统运行速度变慢, 数据安全受到威胁。

1.2 在流程管理方面

在传统系统中, 设计人员根据办公需求, 将日常涉及事务一一对应搭建系统功能, 并将业务流程直接编码固化到系统程序中。在实际运用中, 原本一些简单的事情可能通过系统操作和运转, 反而需要更加繁琐的程序才能完成, 造成人员对系统运用的抵制。另外, OA系统一般局限于局域网或通过专线连接的网络中使用, 一旦系统节点中人员特别是领导因事无法上网时, 就将导致待签批流转公文滞压。高校因自身的特点, 其工作方式具有流动性和移动性, 而这种传统的系统设计和开发方式使得事务流程运转之后就不能对其进行编辑和修改, 难以满足高校事务管理流程灵活性需要, 直接影响了公文处理的速度和效率。

1.3 在信息沟通方面

系统内人员无法实时感知其他用户是否正在电脑旁使用系统, 一般只能通过系统的待办事宜进行提醒处理相关事宜, 而实际运用中, 为确保事务办理及时往往需要借助电话、手机短信、E-mail、QQ群、飞信等即时通讯工具逐一进行会议通知、文件处理提醒等信息传递。负责收发文或会议管理等事务的系统人员需要自己建立和维护各种用户群, 以方便在需要时及时向有关人员发送信息, 确保事务的时效性。这种方式下传递的信息往往无序和紊乱, 且难以确保消息是否传递及时到位。因考虑到服务器和数据资源占用等因素, OA系统中一般不允许传送大容量附件和文件。

1.4 在数据安全方面

传统的纸质文件其字迹、图像、印章等保证文件真实可靠的凭证清晰可见, 而办公自动化系统内的电子文件往往因在网络环境中传播和存储, 极易被复制、修改和删除, 且容易受到黑客、病毒攻击, 造成公文失密、信息删改等严重后果。长久放置保存在磁性载体上的电子文件常因存放介质空间限制、消磁、磨损或计算机升级换代等原因造成无法读出的后果。目前许多OA系统中公文流转过程中修改是用键盘来进行的, 除了对电子文档批注、圈阅麻烦之外, 其对文件删改过程中的真实性也令人质疑。

2 高校办公自动化系统建设需注意的问题

2.1 系统功能需丰富, 满足应用需求

OA系统作为高校众多应用系统中服务面最广, 应用人员最多的系统, 仅限于公文处理的传统自动化系统已不能满足高校信息化进程发展的需要。OA系统应与Internet留有平滑的接口, 能够与多个相关联子系统实现无缝对接, 方便用户对多个应用系统进行一个用户标识登录, 添加其他应用软件的配置信息, 实现多个系统的一站式登录。

2.2 系统使用需便捷, 降低应用难度

高校必须构建应用人员都乐于使用的系统, 保证用户以常用的IE浏览器、office软件等工具软件作为主要操作界面, 方便通过简易操作、快捷流程即可快速实现各种资源的共享, 有效提高系统的适用性, 降低应用的难度。

2.3 系统技术需持续, 便于应用推广

高校所采用的办公自动化系统要具有开放性、模块化的特点, 所选的体系结构、开发工具要符合Internet技术标准, 除了便于在系统实施后的维护需要外, 更要保证在未来运用中便于进行技术升级更新, 以及学校根据自身特点和需求发展进行功能扩展。

2.4 系统设备需可靠, 确保应用安全

办公自动化系统作为一个全校范围内使用的信息系统, 软硬件设备都必须可靠稳定, 且要具有相应的安全措施, 保证系统有效抵御内外部可能的恶意破坏和攻击, 确保系统内文件在任何情况下数据不会丢失, 应用不受影响, 确保系统的安全运行。

3 办公自动化系统的功能扩展探析

3.1 应用系统集成

办公自动化系统应支持多种协议、标准和规范, 具备强大、灵活、可扩展性的体系结构, 预留系统外部接口, 在系统内人员需要发生调整变化时, 简单方便地加入新的设备应用, 并可以及时进行在线升级更新, 保证系统的完整性不受影响。将其作为多个子系统的整合集成平台, 实现与多个管理子系统的无缝互连, 操作人员仅需通过统一的界面登录账号, 输入一次口令, 则可根据权限设置实现多个系统内电子文件的相互传递和共享, 进行文件流转与信息访问、删改等管理维护操作, 促使相关人员能够有效地获取整体的信息, 提高整体的反应速度和决策能力。

3.2 流转过程灵活

解决信息化办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题。由用户自定义管理模式, 实现真正的部门综合业务处理机制[4]。及时掌握环境的变化, 及时了解影响组织内部工作效率的各项因素, 根据需要快速调整流转程序, 促使事务处理顺畅。

3.2.1 协作区管理功能

当某一事务处理因某些特殊原因不需要按照办公自动化系统内固有的繁杂流程, 仅需涉及事务的部门人员进行处理的时候, 可使用该功能。协作区人员可根据事务处理的部门或人员要求灵活设置区域内事务的流程和权限, 对公文流转过程进行合理优化。协作区人员可以创建共享数据, 区内人员都能查看, 从而有效地缩短事务处理的周期, 减少中间环节, 加快公文流转过程。

3.2.2 流程代办功能

设置“流程代办”功能, 当流转节点操作人员或者领导因外出无法按文件规定时限及时处理系统内公文时, 而造成公文处理渠道不畅通的时候, 可使用该功能。该人员可通过流程代办功能授权在校其他人员代其处理签批流转程序。当该人员回来时, 可通过取消该功能重新获得事务处理权限。

3.3 信息交流即时

系统内人员能够即时进行交流互动, 实现事务办理互联互通、信息数据实时共享, 就需要在OA系统中实现一种高效的“沟通协作”功能。

3.3.1 通讯录管理

在OA中建立各部门 (学院) 办公人员的电子通讯录, 通讯录包括办公通讯录和个人通讯录, 用户可查询系统内人员的办公电话和个人联系方式, 方便OA用户查询、修改和维护, 为即时联系相关人员提供便捷。

3.3.2 OA短信功能

在OA系统中嵌入手机收发短信模块, 组建信息发布中心, 向手机用户发送短信, 系统中一旦有新的任务、消息或者流程变化等, 相关信息就会通过手机运营商即时发送到对应人员 (OA用户或非OA用户的均可) 的手机上, 即时进行事务提醒。

3.3.3 即时通讯功能

与系统内人员进行及时交流和沟通, 或数据传送, 对聊天的选择人一定要是系统用户, 被接收人可以在线, 也可以不在线。实现用户之间的实时音视频对话、文本交流、文件传输、资源共享以及视频会议等功能, 加强系统人员之间的交流和沟通。

3.4 移动办公功能

利用移动终端在便捷性、可移动等方面的优势, 为公文处理系统开发同步的手机移动办公平台。借助OA平台, 支持局域网、WIFI、3G等接入方式, 打破时空及地域限制, 有需要处理的公文会进行短信提示或直接推送到该系统人员的手机上, 办公人员可以在任何时间任何地点使用OA, 实现远程办公、异地办公。

3.5 安全机制完善

采取切实可行的信息保护措施。OA系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施。重视数据备份, 通过转移数据存储, 实现异地数据存储, 增强备份数据安全性。必要时, 使用手工恢复数据, 使系统在短时间内恢复正常工作, 保障信息的真实性、完整性、保密性和不可否认性。

3.5.1 电子印章功能

在OA系统中, 公文处理的正文模板中应集成电子印章技术, 当电子文件流转到盖章环节时, 选中需要盖章的正文进行电子盖章操作, 在公文落款处直接加盖以数字技术模拟的电子印章, 并对文件进行安全锁定, 防止电子文件、电子档案被非法攻击、篡改, 确保电子文件的真实、安全、可靠。

3.5.2 手写签字功能

配置手写系统与硬件, 采用手写技术方便系统人员特别是领导直接在原文上进行批注, 符合人员圈阅、签批乃至起草文件的使用习惯。另外手写笔迹更具不可模仿性, 对维护电子文件的原始性和真实性至关重要。

4 结束语

高校信息化建设是一个动态发展完善的过程, 必须根据实际运行状况随时加以维护与更新。立足于高校的实际需求, 进行OA系统功能地不断更新, 不仅是帮助高校建立一套更高效、更便捷、更稳妥的办公管理系统, 更重要的是通过系统内人员便捷地共享信息, 高效地协同工作, 实现管理水平的提升, 促进高校的和谐发展。

摘要：以公文流转管理为核心的现有OA系统已难以满足高校高质量、高效率管理发展的需要, 如何对OA系统进行需求功能的扩展已成为高校信息化长远发展中亟待解决的问题。文章结合高校OA系统运用实际, 总结OA系统在高校信息化建设中的实施现状, 对其需进一步满足的功能进行分析, 为设计一个更高效、更稳定、更完善的办公自动化系统提出了建议。

关键词：高校,OA系统,功能

参考文献

[1]李俊英.提高高校信息化管理的对策[J].合作经济与科技, 2012, (7) :93-94.

[2]马庆.煤炭企业办公自动化系统 (OA) 的应用[J].内蒙古煤炭经济, 2013, (7) :52-53.

[3]杨德友.网络办公自动化系统的设计与实现[J].四川大学学报, 2009, 46 (3) :594-598.

高校办公自动化系统的设计与应用 第10篇

自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来, 随着IT技术的不断创新发展, 以及Internet的广泛普及, 办公自动化 (OA) 已经成为各种大型组织机构不可或缺的核心应用系统。它使得组织内的成员方便快捷地共享信息, 更为高效地协同工作。一改过去复杂、低效的手工办公方式, 实现迅速、全方位的信息采集、信息处理, 为组织的管理和决策提供科学的依据。

高校作为一个特别的机构, 设立的部门机构种类比较多, 并且各部门的办公地点通常分散得比较开。因此以往的办公方式下学校的公文流转速度慢、信息共享不充分、公共信息传达效率低等问题比较突出。因此, 想要加速部门之间的公文流转, 充分地利用信息资源, 提高工作效率和质量, 提高管理水平, 使工作达到信息灵通、管理方便的效果, 实现校园的无纸化办公已成为学校发展的必然要求, 是高校现代化办公发展的必然趋势。本文介绍了OA系统在高校办公中的应用。

1 系统设计

1.1 平台选择

本系统基于B/S模式, 采用PHP+MYSQL技术开发。B/S模式最大的优势是其异地浏览和信息采集的灵活性。任何时间、任何地点、任何操作系统, 只要可以使用浏览器上网, 就可以使用B/S系统的终端。对于B/S而言, 开发、维护等几乎所有工作也都集中在服务器端, 当对网络应用进行升级时, 只需更新服务器端的软件就可以, 这减轻了异地用户系统维护与升级的成本。

PHP是一种HTML内嵌式的语言, 是一种在服务器端执行的嵌入HTML文档的脚本语言。PHP将程序嵌入到HTML文档中去执行, 当访问者浏览到该页面时, 服务端会首先对页面中的PHP命令进行处理, 然后把处理后的结果连同HTML内容一起传送到访问端的浏览器。执行效率比完全生成HTML标记的CGI要高许多;PHP还可以执行编译后代码, 编译可以达到加密和优化代码运行, 使代码运行更快。PHP具有非常强大的功能, 所有的CGI的功能PHP都能实现, 而且支持几乎所有流行的数据库以及操作系统。

MysqL是目前运行速度最快的sql语言数据库, 同时访问mysql数据库的用户数量不受限制, 可以保存50.000.000条记录。最重要的是它具有跨平台性。

1.2 功能结构

整个办公自动化系统由七个模块构成, 分别是:内部办公、文件资料、电子邮件、人事档案、日常查询、电子公告、新闻发布、系统设置。其中内部办公、电子邮件、电子公告是最主要的三个模块, 构成了整个OA系统的核心框架, 同时也是用户使用最频繁的功能。

1.3 权限设计

针对高校组织机构的复杂性, 我们将角色和用户分开管理, 即系统可以有多种角色, 每一种角色赋予特定的权限范围。每一个用户都隶属于其中一种角色, 并被赋予该角色下的所有或其中一部分权限。这样分开设计提高了系统的稳定性和易维护性。

2 系统主要模块实现

2.1 内部办公

内部办公模块是整个oa系统的基础平台, 它包含以下功能:

(1) 拟办工作。这里主要用于新建工作流程, 这里工作流程分为两种, 一种是学校的日常工作流程比如采购申请、请假申请、发文申请等。第二种是部门内部的工作流程, 比如宣传组织部的讲座审批流程等等。用户在这里新建的工作将会根据一设定好的流程一级一级的传递, 直到工作的完成。这个传递的过程就是OA系统里的核心应用公文流转。流程的定义是由部门管理员或者系统管理员来完成的。通过流程定义, 用户可以控制流程步骤数, 设置每步骤的处理人、处理部门及处理时间限制。用户同时可以查看本工作的流程图。

(2) 办结工作。这里可以查看已经办结的工作。

(3) 待办工作。在这里可以查看与自己有关的未处理的工作流。

(4) 工作监控。工作监控控制己经启动的流程流向, 并监控流程各个步骤的使用部门对该步任务完成情况, 返回给用户的监控结果可以使用户明确现在工作流程进行到哪一步, 即文件现在流转到学校的哪一个部门。监控的另一个目的是可以根据流程每一步骤中定义的办理时间限制与当前时间比较, 在办理时间限制到达的前若干天提示用户有任务要完成, 以保证工作的正常进行。

(5) 流程委托。在用户出差或者其他情况下, 可以委托其他用户代为处理与自己有关的工作流。

2.2 电子邮件

这里包含内部邮件、内部短信两个功能。内部邮件发送的信息, 只有用户登录到OA系统时才会看到。内部短信通过电信提供的接口, 将信息发送到相关用户的电信手机上。这两种信息发送方式都可以指定接收用户, 也可以群发信息。可以查看接收者是否打开了邮件, 通过弹窗口的方式提醒用户有新消息。

2.3 电子公告

高校的行政管理部门经常会以部门名义发文或通知, 电子公告的主要就是管理这些信息。这里按信息发布的时间依次列出了所有的公告。包括发布的部门, 公告标题, 发布时间等。用户点击相关公告后, 可下载里面的附件。每当用户发布新公告时, 可以选择是否短信通知。如果选择, 则选定用户的指定手机上将会收到以该标题为内容的短信。这样就极大地加强了信息的传递, 因为老师并不都是在电脑前办公的, 因此很容易错过相关的公告。

图1是系统的功能菜单。

3 结束语

本文讨论了一个在高校中运行的OA系统的设计和应用, PHP+MysQL的组合可以跨平台运行, 这意味着可以在Windows上开发, 然后在Unix平台上运行。通过应用本系统, 为学院提供了一个在网络环境下运行的办公环境, 使各级办公和管理人员方便灵活地处理业务, 从而使学院的各种信息得以充分处理, 有效地提高学院办公效率。

参考文献

[1]杨晋辉.一个基于Web技术的办公自动化软件的开发[J].计算机与现代化, 2001 (2) .

[2]赵宗庆, 汪慧芳.高校人事管理信息系统三层结构设计方案[J].软件导刊, 2006 (23) .

办公自动化发展趋势探析 第11篇

关键词:办公自动化;傻瓜化;智能化

中图分类号:C931.4文献标识码:A文章编号:1000-8136(2010)11-0144-01

1 办公自动化势不可挡

当前,信息化、数字化已经进入各行各业和人民生活的方方面面,行政机关也不知不觉地进入了数字化和信息化时代,我们不仅可以看到电脑、打印机等设备在行政机关的广泛使用,还可以看到从单机到计算机网络的各种应用系统、管理系统和办公公文处理系统等正在普及。所有这一切都说明:机关工作人员正在通过使用信息技术,改造许多传统的做法,并不断地进行创新。在21世纪这个高度信息化的世纪,行政机关也要与时俱进、开拓进取、迎接挑战,把握信息化高速发展的脉搏,紧跟时代发展的步伐,制定好信息化建设的对策,适应自动化发展的潮流,按照科学化、专业化、精细化管理的要求,优化资源配置,整合各类软件,充分利用好各种硬件设备,实现资源利用效率最大化。

2 前台使用界面傻瓜化

傻瓜化是一个来源于企业营销的概念。傻瓜化主要是针对产品的技术层面而言的,即将产品的功能和技术设计尽量简单化,简单到甚至连傻瓜都会操作的地步。针对行政机关来说,我们要做到前台使用界面傻瓜化,就是机关工作人员只需要具有简单的计算机知识和操作水平,就能够使用应用系统,利用友好界面提供的信息、提示,最终做到录入信息的准确、迅速。简单来说,行政机关信息化系统的使用界面傻瓜化就是方便、简单、迅速、准确。

方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。我们把各种所需要的功能都统一到一个系统里面,通过一个引导界面引导,实现统一的输入界面,这样从一个页面就可以到达工作所需要的页面,一打开电脑开始工作,就可以看着屏幕的提示录入信息。简单化使用界面,要求每一个步骤都采用问题性界面,每个界面制作少数的数据录入或者更简单到只是单一的事情,如在行政审批中,某个页面仅仅录入审批信息,只需要了解基本审批程序、懂得输入的人员就可以使用,这样既可以大幅度地简化操作步骤,也可以大大降低对使用人员的要求。一个友好的界面必须能够做到迅速的录入,这就需要从整体上对录入界面进行规划,终极目标是只需要使用键盘就能够完成录入,只是在需要修改的时候才需要动用到鼠标。将复杂的信息录入简单化为键盘的重复操作,在不断录入的过程中间,由于不断的简单重复,从而有效提高信息录入速度。准确录入是对机关工作人员的基本要求,只有准确真实的信息录入,才能避免以后耗费极大精力多部门返工修改,降低信息二次使用成本,也可以将工作人员从繁琐的手工审核修改中解脱出来。

3 后台数据应用智能化

智能化是指由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面的应用智能集合。随着信息技术的不断发展,其技术含量及复杂程度也越来越高,智能化的理念开始逐渐渗透到各行各业以及人民生活的方方面面。就行政机关而言,不应该仅仅把相关的信息从纸上转换到电脑,更重要的是要对这些录入的信息进行归类整理,使死数据变成活信息,為领导决策服务,为社会职能服务,为人民群众生活服务,这才是办公自动化的根本所在。

实现数据应用智能化一般需要以下3个步骤:一是对录入的信息进行整理,确保信息的真实准确。为了应对现代化办公各部门的不同需求,需要设立专门的数据信息部门,统一收集各部门的业务需求,梳理出信息来源渠道,建立数据信息仓库,对常用数据信息和特殊数据信息进行分别归类,形成有效的数据信息收集机制,避免政出多门和重复收集,既保证数据信息的统一性和完整性,又确保数据信息的真实性和准确性;二是数据信息进行二次处理并导出,提高数据信息的利用度。在对数据信息收集整理后,需要针对不同部门的不同需求,建立方便快捷的导出机制,责成专门部门或专业人员,对相关数据信息进行核查校验,然后充分利用电脑技术来进行管理,并根据有关部门的需求,分类整合后传递给相关部门;三是对数据信息进行二次开发,提升服务水平。拓展数据信息应用范围,建立相应的反馈制度,在工作实践中检验那些是有用信息,那些是无用信息,通过反复的过滤筛选,找出内在规律,总结管理经验,通过不断提高数据信息的准确性,促进决策水平的提高,从而提高行政效能,使办公自动化更好地服务于行政管理,以充分发挥好行政职能作用。

The Office Automation Trend of Development Searches Analyzes

Gou Yuxiang

Abstract: Along with information technology’s rapidly expand,the paperless work from possibly turned the reality,this is the time development inevitable product,the article does as to the office automation question searches initially analyzes .

高校办公自动化 第12篇

关键词：高校,自动化办公系统,现状分析

1 引言

当今社会已步入信息时代, 信息技术与网络技术的迅速发展改变了人们的生活方式。2010年7月颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要 (2010—2020) 》明确指出, 信息技术对教育发展具有革命性影响, 必须予以高度重视。到2020年, 基本建成覆盖城乡各级各类学校的教育信息化体系, 促进教育内容、教学手段和方法现代化。

高校是整个社会知识繁衍和人才聚集的重要基地, 担负着教学、科研和服务社会的重要职能。为进一步推动我国高校系统办公自动化建设, 教育部决定用3至5年时间, 不断推进和完善各级教育行政部门、各级各类学校的办公自动化建设, 逐步建立覆盖全国教育系统的办公自动化和信息网络。浙江省和宁波市教育局相继下发相关文件, 要求加强高校办公自动化系统 (简称OA系统) 的建设。因各高校办公自动化的具体情况不同, 建设水平也参差不齐, 有些高校办公自动化建设步伐缓慢, “有路无车”或“有车无货”[1]。针对近年来宁波市高校办公自动化系统运行状况, 对宁波市17所高校进行了问卷调查、走访等方式进行研究。共发放问卷调查150份, 其中回收105份, 有效问卷90份。

2 数据分析

通过问卷和访谈调查, 对高校办公自动化建设现状进行描述分析, 并运用定性与定量相结合的方法, 用数据分析高校办公自动化建设中的问题, 提出高校办公自动化建设实施对策。

2.1 数据来源

从调查对象分析, 显示他们都具有至少本科以上学历在学校已经工作5年及以上者达到81%, 熟悉OA系统, 并在OA系统的使用中担任事务型、管理型和决策型等不同角色, 数据更具较高的代表性和说服力。

2.2 办公系统在建设过程遇到的问题

据调查, 宁波市已有98%的高校使用OA系统。在各高校OA系统建设过程中, 高校遇到了类似的问题, 其中技术水平不够占29%, 依赖传统办公占40%, 资金、硬件设备不够31%。人员技术和传统办公思想的影响是办公系统建设的最大瓶颈, 其中资金、硬件设备是建设的基础, 校领导重视程度也是系统建设的重要影响因素 (如图1) 。

2.3 办公系统运行情况

目前, 较多高校的办公室实行对外两块牌子即党委办公室和校长办公室、对内一套班子即学校办公室的体制。本文中将党委办公室和校长办公室作为一个整体即学校办公室来对待, 简称校办。校办围绕学校的中心工作, 积极发挥参谋助手、决策和监督作用。校办是OA系统的中心, 负责信息的上传下达。OA软件和各种OA子系统的发展, 促成了如电子表格, 文字处理, 文档管理, 文件检索, 电子邮件等多种办公室信息处理的应用。目前OA系统在高校中主要运用见图1, 宁波地区的高校基本上能实现部分或全部上述功能, 主要集中在办公自动化管理。各高校在运用过程中都存在类似问题 (见图2) :信息缺乏共享、应用缺乏有效集成、用户缺乏统一接口等, 无法进行异地办公也是目前的一大难题。

2.4 学校领导对办公系统建设运用的重视情况

经调查, 宁波市高校领导对办公系统的重视程度指数为3.88属中等重视程度。高校领导是公文处理的核心主体, 是实现办公自动化的桥梁, 其对办公自动化改革意识的强弱直接影响高校自动化建设进程的快慢。高校领导和部门领导应加以重视, 自上而下带动OA系统建设。

2.5 办公系统的安全

由于校园办公流程中各种网络工具的使用以及和Internet频繁的链接, OA系统被破坏的概率也大大增加。系统最常受到的威胁主要有:假冒内网的IP地址, 登录内网, 窃取和篡改信息;利用网络传输协议或操作系统的漏洞攻击网络;获得网络的超级管理员权限窃取信息或破坏系统;在传输链路上截取信息;物理破坏等。我们在享受OA系统带来高效便捷的同时, 也深受安全威胁之苦[2]。我们对高校OA系统的防护措施调查情况如下图所示 (图3) 。

系统安全是使用的前提, 办公自动化软件应通过各种安全措施来保证系统和信息的安全保密, 软件通过用户标识、身份验证、数据存取权限、文件密级等手段对文件阅读、传递、审批、归档过程进行严格限制, 保证公文信息安全。目前各高校针对OA系统的安全性采取的主要措施如图4。

3 高校办公自动化没有达到完善趋势的原因

宁波地区办公自动化实践中最大的不足是忽视了技术与管理的结合, 缺乏围绕信息技术的管理新思想和新理论的创新, 没有融入科学的管理理念和方法。主要原因:一是对办公自动化的本质作用理解不深, 办公自动化的本质是以提高决策效能为目的的认识不明确;二是忽视了办公自动化发展的基础, 认为只要有了先进的技术和设备, 就可以实现办公自动化, 其实办公自动化发展必须依赖两个基础, 那就是科学管理和信息积累;三是技术条件的制约, 也使办公自动化建设难以达到预期目的[3]。

4 对策

网络作为信息资源的“高速公路”, 办公自动化迅猛发展势在必然。高校管理要提高办事效率和管理效能, 须借助计算机网络等现代化办公手段, 实施办公自动化管理。

首先, 提高领导重视程度, 加强对系统定期升级、维护。高校领导是决策者, 是公文处理的核心主体, 是实现办公自动化的桥梁, 其对公文处理办公自动化改革意识的强弱直接影响高校自动化建设进程的快慢。高校领导应加以重视, 自上而下带动OA系统建设。

其次, 培养技术与管理复合型人才, 加强人员培训, 提升各类人员使用系统的能力。由于知识和专业差异, 一般高校系统维护由技术中心工作人员负责承担, 这使得操作者和维护者之间存在工作矛盾。通过培训, 操作者在熟练掌握各种现代办公设备的使用的基础上, 对系统维护进行学习和演练, 使其逐步提升使用系统能力。

最后, 考虑开展云计算服务。云计算机访问几乎无限制的储存和容量并根据需要进行扩展的可能性, 它具有的优点是无需购买、升级、维修和维护硬件设施, 不会发生硬盘崩溃情况。

5 结语

高校办公自动化建设与应用, 不仅是学校信息化建设的必经阶段, 更是高校综合实力与管理水平的重要体现之一。需要人们在思维、管理、制度等方面经历一次深层次的变革, 将办公自动化系统广泛应用到高校管理的实际工作中, 进而有效整合学校资源, 提升管理平[4]。

参考文献

[1]肖晶.论高校雍公自动化策统建设的条件及实施成效—以海南大学为例[J].视角, 2008, (10) :102.

[2]陶艳红.我国高校办公自动化现状分析和对策研究[D].华中农业大学硕士论文, 2004.

[3]党春福.基层政府办公自动化发展现状及对策[J].现代办公, 2008, (10) :50-51.