中学人事档案范文

中学人事档案范文（精选7篇）

中学人事档案 第1篇

一、规范“建档、弃档、死档”管理, 开发人才资源

各学校在办学过程中为了吸引人才, 在全国各地招收优秀教师, 如原单位不同意调动, 不肯放档案, 为吸引优秀人才一些学校重建教师档案;同时不少教师从学校流出, 有人出国留学, 有人下海经商, 也有违约跳槽等, 会把档案留在原单位成为“弃档”, 逐步成“死档”。针对存在着的“建档、死档、弃档”现象, 应进行科学有效管理。

学校如何管理“建档、死档、弃档”的人事档案, 要具体分析其产生的原因及应采取的措施。重新建档的要想办法把原单位人事档案重新调出, 已在人才中心的也调入现工作单位, 原来档案和重建档案结合起来, 保持档案管理的完整性。“弃档、死档”的要按照人事档案的统一标准管理, 不要随意遗弃, 同时建立电子化档案系统管理, 能一目了然, 不束之高阁。“弃档、死档”现象影响档案管理, 也妨碍人才流动。要努力让“死档、弃档”“起死回生”, 成为有价值的“活档案”。

档案管理更要走向契约化、电子化、社会化和信用化。契约化就是单位组织与其成员签订的具有法律效力的劳动合同, 明确个人的权利与义务, 并约定离职后的人事档案处理的具体办法;电子化指建立人事档案信息数据库, 由纸质型向电子化档案转变, 进行人事档案的信息化、集约化、动态化管理。在档案中按人员年龄、学历、专业、职称、职务等分类, 编制成不同的检索工具, 把个人基础信息制成电子文件, 加强技术处理 (如每人档案设置个人密码) , 方便人事档案的利用和信息的添加, 实现资源共享;社会化指契约型的人事档案可以交给社会中介如人才市场去管理, 完善人事代理制度。人才中介机构根据国家政策法规接受用人单位或个人委托, 代为管理单位或个人的人事业务;信用化是把现行人事档案所具有的“政治档案”特点逐步转化为“信用档案”, 建立包括个人基本履历、履约能力、履约诚信状况、社会责任意识、不良记录等方面信息的信用档案。

二、夯实档案管理的基础工作, 服务名师工程

教师业务档案是教师在教学、科研、社会服务工作中形成的具有保存价值的历史纪录, 业务档案反映了教师个人的劳动成果和智慧, 也反映了学校的办学水平和师资力量, 是教师考核、评优、职称晋升的重要数据, 更是学校规划师资队伍和建设学科梯队的重要依据。

目前人事档案存在着相当的多头管理现象, 如个人学历、学位、业绩考核、职称、工资等信息掌握在人事部门;科研论文发表、课题研究及成果获奖等在科研处;而反映教师教学任务完成情况、学生对教师的授课效果评价及教学奖惩情况等材料则大多由教务部门管理。加之各部门对信息资源的共享性认识不足, 制定出来的档案管理规定标准不一, 这些情况严重制约了人事档案信息的传递, 妨碍了人事档案信息资源的共享, 导致了人事档案信息的重复采集与滞后性, 造成人力、物力、财力不必要的浪费, 进而影响学校人力资源管理工作的效率。学校每年有很多职称、名师评比、专项课题申报、达标验收等, 竞争激烈, 材料整理时间紧任务重, 个人或部门整理往往有遗漏或不规范, 在竞争中处于劣势, 这对教师人事档案管理提出新的要求。

1.建立教师成长档案

编制每一位教师个人成长的档案资料, 如学历、课堂教学、高考成绩、学生评教、论文获奖、课题研究、指导学生获奖、校本课程研发等内容, 以相关学校或全市教师发展水平为参照, 确立教师成长目标管理。教师哪些方面的是特长, 哪些是“缺角”, 在校园信息平台上经常动态公示, 教师个人凭密码能打开, 及时更新, 温馨提示, 教师对自己的情况一目了然, 并能及早准备, 未雨绸缪。

2.建立优秀人才成长库

重点中学专业技术人员集中, 做好中层以上干部和优秀专业技术人员档案信息的建库工作。我们学校有功勋教师、特级教师、享受国务院特殊津贴的专家、省级名师名校长培养对象、学科带头人、骨干教师、教学名师等各级别人才, 分类建立个人科研课题、成果、论文、教学优秀成果等相关资料库, 定期跟踪收集最新材料, 整理归档, 为人事管理、人才选拔提供准确、可靠的信息。为共享信息, 提高效率, 在校园网建立档案信息管理系统, 通过网络向相关领导和个人提供最新的资料。把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来, 通过人才资源库能更多地发现人才、更好地用好人才。

三、探索人事档案“绩效化”管理, 服务人事制度改革

以往人事档案的管理侧重于“政治化”, 给人事档案蒙上了“政治档案”的神秘面纱, 不利于人事档案“绩”“效”作用的积极发挥。因此要转变观念, 探索人事档案从“政治化”管理走向“绩效化”管理, 更好地服务于人事制度改革。现在义务阶段实行绩效工资改革后, 将逐步在高中阶段推进实施, 这不仅是分配制度改革, 更是用人体制的变革。绩效工资改革是与事业单位人事制度改革、岗位聘任等相配套的系统工程, 岗位绩效考核的内容、指标设计是涉及教师利益的大事, 一定要科学、规范、合法。

一方面, 高中学校各教学岗位具有不同的专业特征, 绩效考核内容要能展现出不同岗位教职工的工作特点, 把教职工的专业能力和全面发展作为重要导向。每个工作岗位的内容是不同的, 具有技术要求、工作时间、劳动难度、工作压力等区分, 让不同的人到最适合的岗位上去发挥最大作用。如何评判工作岗位与个人能力是否匹配, 人事档案纪录成为重要依据, 人事档案收集范围、价值取向更多地趋向“绩效化”的需要。

另一方面, 绩效考核的结果要运用于教师管理的各个环节。学校实施绩效考核的目的不只是为了“绩效”, 更是通过绩效考核提高教育质量, 实现素质教育。要通过绩效考核发现组织和个人在工作中存在的问题和不足, 找出解决问题、弥补不足的思路和方法。因此, 考核结果需要用在教师的招聘、录用、培训、开发、奖励、晋升、降职和辞退等各个环节, 对教师产生引导与规范作用, 实现个人的进步与发展。通过加强人事档案的科学管理, 使人事档案的利用层次更符合教师专业化发展需求, 更体现人事档案利用服务的“人性化”, 服务于绩效工资改革的需求, 服务于人事制度改革的需求。

四、开发人事资源信息, 促进学校发展

人事档案平时如何为师生、学校发展服务?通过人事档案电子化管理推进档案信息化建设步伐, 加强对档案信息资源的开发, 为学校的发展提供服务。人事档案开发包括两个层次:一是对人事档案信息源和信息渠道的开拓发掘, 以获取更多的有用档案信息, 如扩大收集范围等;二是着眼于对已掌握的人事档案信息做深度的思维加工或重组, 不断发现和提高档案信息的利用价值, 开拓档案信息在学校教学、科研、人才发现、培养、选拔和使用等方面的广阔用途。

1.建立学校复查评估档案资源库

学校经常迎接各类督导评估, 涉及人事档案的相关内容, 人事变动导致材料整理成了难题。人事档案管理要服务于学校重点工作, 尝试为评审复查建立人事档案专题库, 及时补充整理, 检查时就不会手忙脚乱, 也不会遗失重要内容。如省一级重点中学、文明单位、教学技术实验学校、健康促进学校等评审都对师资水平有要求, 规范的人事电子档案库成为学校复查评估的重要资料。

2.对人事档案进行深入的开发和编研

学校对于文书类、教学类档案的开发编研较多, 但对于人事档案深入开发和编研比较少。因此应结合学校实际, 积极开发针对人事利用的编研材料, 并向教师提供利用。一是针对教师编研学校教师发表、获奖论文汇编、教师个人获得荣誉称号汇编、专业技术人员信息等;二是收集学生学科、综合素质方面的获奖, 编研反映教师教学效果的材料, 如省级、市级以上学生获奖汇编等等, 为教师利用人事档案提供一手的资料, 也为学校培养、选拔人才提供依据。

3.对档案资源进行网络化的开发和利用

以往人事档案的“政治化”管理对人事档案的利用非常局限, 不利于人事档案作用的积极发挥。必须创新利用途径, 利用网络进行人事档案资源开发, 利用校园网络环境, 开辟“名师风采”“课件天地”“个人荣誉”等栏目。并对各栏目的浏览量进行统计, 根据浏览量的大小有针对性地加强对关注度较强的内容的采编, 丰富网页内容, 为全校教职员工利用学校人事方面的档案资源提供窗口。

学校管理是以“人”为中心, 要把人事档案的管理利用作为基点, 真正实现档案信息开放与融通的时效化、社会化、远程化。培育并开发出一支最佳的教职工队伍, 最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一, 使组织成长与个人能力发展相适应。

摘要：随着学校人事制度改革的深化, 人事档案管理中出现了一些新问题, 如学校档案管理中的“建档、弃档、死档”现象、档案管理的基础工作不扎实、教学岗位成效难以科学评定等问题。加强学校档案管理工作, 应规范“建档、弃档”管理, 开发人才资源;夯实档案管理的基础工作, 服务名师工程;探索人事档案“绩效化”管理, 服务人事制度改革;开发人事资源信息, 促进学校发展。

关键词：中学,人事档案,问题,对策

参考文献

[1]倪丽娟.信息化背景下的档案信息资源的开发[J].档案学通讯, 2003 (4) :22.

[2]陈二祥.加强我国流动人员人事档案管理的必要性分析[J].理论月刊, 2008 (6) :116-118.

[3]开县党建.适应WTO, 做活人事档案管理大文章[N].辽中党建, 2006-11-29.

[4]上海市人力资源和社会保障局.关于加强本市跨地区流动人员人事档案管理的试行意见, 2009-2-10.

中学人事档案 第2篇

一、人事档案管理的作用

(一) 人事档案管理对学校的重要作用

学校可以从人事档案的汇总分析中大体了解学校的发展水平, 同时将人事档案的动态变化与学校的发展方向目标相结合进行分析, 可以判断出哪方面教职工需引进与培养及培养的方向。它是提升学校内部管理水平的依据, 同时通过人事档案考察教职工个人经历和不同时期的德、能、勤、绩、廉的表现, 全面地了解每一个人, 做到人尽其才, 才尽其用。

(二) 对个人的重要作用

人事档案它是个人身份、学历、资历等方面的证据, 它与教职工个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据。对于教职工不论工作调动还是评定职称, 晋升晋级, 工资调整, 还是入党或离职, 都成为了审核其个人情况的重要依据。它为个人求职、学校求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。

因此人事档案即存储了组织人力资源的信息, 也是管理人力资源的重要载体。它为人才的选用、培养、考核中发挥着重要作用。但现在学校人事档案只是做为一种资料保管, 没有充分发挥其利用价值。存在档案不完善, 有的甚至出现“有档无人”或“有人无档”现象。

二、学校人事档案管理存在的问题

(一) 硬件设施不达标

很多中学不重视人事档案管理, 把档案室放在不具备最基本保管档案要求的房间。这些硬件包括档案室和设备, 有些学校虽建立了档案室, 但认为有一间房间及文件柜足矣。对档案室房间的位置采光, 湿度温度通风防护等方面没有足够重视。使档案室成为学校长期闲置的库房。更提不上依规治档。再有档案没有分类, 个人人事档案材料不完善、一是资料内容少。人事档案只是职工的履历、学习学历职称、家族情况等方面的有关材料, 而反映个人人才类型, 管理能力、技术专长, 心理素质方面的内容较少, 人事档案鉴定评述也存在套话、雷同、千篇一律。因此人事档案在利用时满足不了人才的选拨, 培养的实际需求。二是归档不及时。教职工学习、工作、工资等方面的已变更的教职工信息不能及时的修改与补充, 归档的材料也不规范, 有的材料未经相关组织审查核实和盖章。无法保证材料的真实、有效。

(二) 缺乏专业的档案管理员

在有的学校档案管理人员是对特殊群体照顾的岗位。有的是年龄大了, 不能在一线, 就到档案室;有的学校档案室是有些人的曲线救国, 暗渡陈仓的跳板, 可以这么说档案室大多人认为是一个学校的闲职部分。还有大多学校档案管理员是身兼数职, 造成档案工作兼而不顾。由此产生的结果是档案管理人员没有足够的专业技能。缺乏档案管理的理论知识和工作实践及计算机应用能力, 只能起到简单的保管作用。而非做到档案管理的科学化规范化系统化管理。

(三) 管理机制滞后

从目前看, 学校人事档案管理一是没有统一管理。从工作性质上说, 一个人的档案有的在财会部门有的在教学部门, 有的在人事部门, 造成一人档案多部门保管, 分散管理的模式, 还没有形成集中归档的档案管理体制, 因此不能满足学校了解一个人全部信息的要求。二是有的未改变以往的人工记录管理方法, 跟不上现代化社会信息化管理方式。有的虽有电子记录但也只是录入些基本的数据应付临时工作需要与检查。三是由于对人事档案管理没有进行信息化管理, 没有检索链条, 不能对个人信息进行分类筛选, 没有形成纸质与电子共同管理的人事档案管理机制。跟不上时代发展对档案工作管理的要求, 造成人力资源的极大浪费。

三、优化人事档案管理几点建议

(一) 提高档案管理人员的素质

人事档案是政策性、专业性、技术性较强的工作, 它集保密性与服务性于一体。因此学校要求档案管理人员不仅要提高自己的政治品德素质, 具有较高的责任心、事业心、进取心;还有要业务能力素质, 具有档案管理专业知识与服务意识、不断学习信息化应用管理的能力等。使档案管理人员成为既懂档案管理专业知识, 又具有计算机网络技术的复合型人才。同时要加强人事档案管理人员教育培训力度, 以适应新时期电子档案管理的需要。以前的档案管理是手工完成, 泄密的可能性较小, 但现在信息网络化的档案管理给人力资源的应用带来的便捷也给档案保管和安全带来了一定难度。难度一是主观原因档案管理中学校与人员的安全性与保密性不强, 二是客观原因也就是技术原因, 电脑病毒, 黑客的攻击, 给人事档案管理信息安全和保密带来了威胁。这就要求档案管理人员不仅有电子文件的特性与应用, 还要有计算机网络系列的安全防护知识。

(二) 完善人事档案管理制度与设备

制度建设是做好工作的前提与保证。因此一是要加强制度管理。从而使档案管理有章可循, 有步骤落实。规定具体归档范围、时间、要求, 不断充实学校人事档案内容, 还要打破分散归档局面, 使人事档案管理全面具体详实。人事档案不仅体现教职工的工作经历也能体现业务能力和个人特长。只有这样人事档案才能发挥其真正的使用价值。二是不断加强人事档案硬件设施, 做到人事档案设备, 库房、阅档室和办公室三室分开。配备相应的档案管理基础设备, 使档案房间具有最基本的通风、防潮, 防霉, 防盗、防火条件, 添置必备的现代化技术设备, 改变过去以纸笔为主要工具, 且检索性较差的特性。

(三) 提倡人事档案的电子化管理

将人事档案的管理重心从实体管理转移到信息化管理上来。当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式, 不利于人事档案管理效率的提高, 从档案收集、分档、整理到审批等, 档案管理人员不仅工作量较大, 而且工作效率难以提高。而信息化电子人事档案管理的应用, 只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用, 并利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工, 不仅工作效率得以提高, 而且数字档案更易于保存和查询, 有效提升了档案的利用率, 档案管理成本也得以降低。同时学校员工的信息采集, 员工可以自行参与各自信息填报, 信息维护, 实现自助服务, 同时个人调动, 信息变更等也可改变原来靠手工传递的申报审批手续。提高了办事效率, 实现了无纸化阅档。从而实现人事档案信息的动态化管理。确保人事档案接收、传递、存储和利用实现信息一体化。

因此, 在当前社会和经济快速发展的新形势下, 人事档案管理工作只有适应时代需求不断优化完善, 积极拓展服务职能, 才能充分展现每个员工的人生价值, 为学校人力资源开发提供强有力的保障。

摘要：人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用, 它是知人善任、选贤举能, 深挖每个员工潜能, 发挥他们所擅长岗位上最大效能的重要依据。在新时期人事档案管理必须适应时代需求, 拓展服务职能。从而为学校上级人事部门及教职工本人服务。本文从学校人事档案管理重要性及学校在人事档案管理过程中存在的问题提出了针对性的一些建议。

关键词：优化,人事档案管理,之我见

参考文献

[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考, 2005.09.

[2]王莉.浅谈学校人事档案管理工作, 2006.10.

[3]徐光.人事档案管理信息化初探, 2010.08.

中学人事档案 第3篇

关键词：人事档案,知情权,信息化,网络

档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标, 要衡量档案部门的工作实绩, 就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应。人事档案长期实行内向型封闭式管理模式, 形成了人事档案不向个人开放的制度。因而, 当事人无法接触到自己的人事档案, 无法了解本人的人事档案信息。随着社会的发展, 这种制度的问题越来越显现, 当事人无法了解人事档案信息, 这既不利于民主社会公民知情权的实现, 也不利于当事人对人事档案的监督。

一、加强人事档案信息化管理途径

基于网络的全面、实用的人事管理信息系统建设是人事管理信息化的重要目标。人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性, 在提高工作效率的同时, 使人事决策或相关决策更为科学。

1. 加强信息化建设, 实现人事档案管理手段现代化。

信息技术的迅猛发展和广泛应用, 为档案资源的开发利用创造了前所未有的契机, 我们应抓住这一机遇, 努力学习和运用当代先进的科学技术知识与科技手段, 加快组织人事档案的信息化建设, 建立干部人事档案信息管理系统。该系统应至少包含档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统等三大系统功能。其中信息综合开发系统要以符合选用干部工作的要求为标准设置, 而且对干部信息具有统计功能、分析功能、预测功能。同时, 要把突出人事信息质量作为人事管理信息化的主要量化评估要求, 一是基础性信息突出准确性, 严格信息的审查制度。二是动态性信息突出时效性, 对紧急、突发性事件产生的信息处理更要快速。三是经验性信息突出指导性, 而且要尽量具有探索性和超前性, 强化档案编研能力。四是政策性信息突出针对性, 保证信息为决策和执行服务。

2. 加快人事档案全文数据库建设, 满足利用需求。

通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析, 并能快速生成各种名册和表格, 但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容, 这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用, 提高人事档案利用工作的效率, 满足利用者的需求, 保护实体档案, 全文数据库的建设就显得尤为重要。通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中, 建立一个全文数据库, 利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络, 以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。为更好地适应人才流动的需求, 实现干部人事档案自动化管理, 今后逐步实现干部档案原件的网上查阅和共享积累经验, 努力提高新形势下干部档案和信息管理工作水平。

3. 加强人事档案信息动态化管理, 提升使用价值。

不断完善充实有价值的档案材料和信息, 添加反映本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料, 使人事档案不再是千人一面的模式。加快人事档案信息更新的速度, 使之与人员流转的速度相协调。据悉, 上海将开始尝试为所有流动人员建立新型的业绩档案, 并对流动人员的工作变动及其工作业绩等进行及时跟踪。为落实人力资源和社会保障部关于加强人事人才信息化建设的指示精神, 更好地为人事代理单位和存档人员提供方便快捷、及时周到的服务, 全国人才流动中心于2008年8月在中国国家人才网上开通了人事代理网上服务平台, 高校更要及时搭建网络平台。通过档案数据系统的建立, 不仅可以记录固定信息, 而且可以记录动态信息, 还可以随时准确地更新信息, 保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性, 为高校人才资源的动态管理打好基础, 主动为学校领导决策以至教职工本人提供方便、快捷、高效、超前的服务。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理和维护, 探索建立电子人事档案的新途径, 通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统, 不断提升人事档案的使用价值。今后, 人事档案电子化可以尝试IC卡形式, 用IC卡储存个人的基本资料, 可以由个人持有, 但数据库中的修改权限只有人事部门拥有, 转单位的时候立刻就可以输进电脑。而单位想要查询这个人的资料, 只要通过网络便可了解到此人过去的一切记录。

4. 加强网络建设, 构建信息平台, 实现资源共享。

建立干部人事档案网络化管理体系, 按管理权限, 逐层逐级建立干部人事档案局域网, 通过局域网之间的相互联结, 实行干部档案的网络化管理, 确保干部人事档案分级管理的高效性。实施人事档案现代化, 首先是在人事管理机构中设置信息中心, 履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章, 规范人事信息流动渠道, 使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖, 人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大, 建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把人事信息库的建设和人事档案的管理有机地结合起来, 把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要实现这一目标, 必须保证足够的技术人员储备, 既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员是首选。网络技术的应用是全面实现人事管理信息化的技术前提。要想实现人事管理的信息化, 信息共享必须解决。目前, 高校校园网建设速度很快, 网络技术支持基本到位。必须充分发挥网络优势, 以信息中心为枢纽, 对信息需求者实行授权和分等级开放, 实现信息服务的良性循环。

二、遵循安全性原则, 迎接网络环境新挑战

网络环境下, 信息在产生、处理及传输的过程中, 时刻处于一个开放的状态。任何人通过信息高速公路中任一节点、任一终端都可以查阅到相关人事档案信息。

1. 人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。

我们要采取有效措施和技术手段, 建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面, 应做到档案内部局域网通VYN与外网连接, 以保证安全。访问电子文件采取控制技术, 对单位的档案资源, 采用身份认证技术, 防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥, 另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时, 使用收方的公开密钥, 收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者, 在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全, 在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改, 防止档案的失真。

2. 人事档案利用是人事档案工作存在和发展的动力和源泉, 离开了人事档案利用, 人事档案工作就失去了存在的意义。

人事档案工作必须强化公众服务和以人为本的理念, 向社会敞开大门, 为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。让档案以各种形式真正从人事档案库房内“解放”出来, 积极融入老百姓的生活, 这样才能增强民众对人事档案的亲和力, 逐步改变社会对人事档案概念的认识偏差, 进而凸现人事档案的文化属性。

三、人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用

人事档案管理模式需要进行改革, 人事档案提供利用制度应与时俱进, 在遵守国家相关法律法规的同时, 把有利于广大人民群众作为管理工作的出发点和落脚点, 保护公民了解人事档案信息的知情权, 增加透明度, 放宽服务对象。首先, 应允许个人知道自己档案的目录内容, 知道自己的档案袋里究竟放了些什么。其次, 应允许向个人开放人事档案信息中的部分内容。查档人员利用计算机在不接触原始人事档案的条件下查阅档案, 不仅可以提高查阅档案速度, 还有利于保护人事档案实体本身的安全。人事档案管理工作应以人为本, 对人事档案信息数据库中的一些非保密信息, 如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等向个人开放。教职工在提出申请并得到人事档案管理部门批准并授权后, 可以在人事档案信息数据库查看自己所需要的信息。当然, 这些信息教职工只有查阅权, 没有修改权。人事档案信息部分向个人开放, 不仅能大大方便教职工, 而且可增强教职工的档案意识, 有利于对人事档案管理工作的监督, 使人事档案工作更好地为广大教职工服务。

档案是历史的记录, 经验的总结, 它源于实践, 并为实践服务。档案工作的根本目的就是为了充分发挥档案的作用, 满足社会经济发展的需要。干部人事档案管理体制和管理办法应随着干部人事制度改革的逐步深入、干部分类管理体制的建立和完善、干部管理由身份管理转向岗位管理而作出相应调整。只有严格遵守知情权的法律限度, 人事档案知情权才能真正受到法律的保护。

参考文献

[1]张丽娜.人事档案信息适度公开, 确保当事人知情权[J].法制与社会, 2009 (6) .

[2]杜炜.档案利用实效的统计[J].北京档案, 2009 (6) .

文书档案与人事档案之比较 第4篇

关键词：文书档案,人事档案,流动性

文书档案和人事档案是档案管理中两个不同的档案分类, 他们都是国家档案的重要组成部分, 文书档案和人事档案无论从其文件材料来源、工作性质和工作程序来说, 都有很多相同之处。但是, 就其工作内容, 服务对象及工作要求和方法又有较大的差别。将这既有联系又有区别的二者进行比较, 区分二者的关系, 旨在将其二者正确归档, 既不重复归档, 延误工作, 又不遗漏归档, 达到各司其职, 各尽其能的目的。

一、文书档案和人事档案的关系

(一) 文书档案和人事档案的相同之处

文书档案和人事档案都是国家全部档案的组成部分, 都来源于机关、组织、个人在社会实践活动中保存起来供查阅的原始记录, 都是在文件材料基础上形成的, 因此他们都具有档案的共同特点:历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等。同时它们之间还有着一定的联系。如政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批材料等都应将形成的文件归入文书档案, 而另一部分的原件或复印件就应归入干部人事档案。因此, 它们之间是相依相成的关系。

(二) 文书档案和人事档案的不同之处

当然, 文书档案和人事档案因分类不同, 其定义、内容、方法和所起的作用也不同。

1. 定义不同。

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动, 如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成, 文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料, 起着凭证、依据和参考的作用, 个人转正定级、职称申报、办理养老保险及开具考研等相关证明时, 都需要使用人事档案。它是中国人事管理制度的一项特色, 是个人身份、学历、资历等方面的证据, 与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据。同时, 它也是人事部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。

2. 内容、方法和作用不同。

分类方法不同。整理文书档案时一般是以问题、名称、地区、时间、收发文机关等特征以件进行分类:而整理干部人事档案则是将所有文件、材料围绕个人来进行分类。

整理方法不同。在整理档案方面, 文书档案按照年度, 收发文机关、问题等分类方法分成不同类别后, 再按名称、作者等特征组成件, 根据价值划分为永久、三十年、十年三种保管期限, 一般按时间排序进行整理;而人事档案的整理是以个人为单位, 将收集起来的干部人事档案材料, 进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订成卷, 并在此基础上, 不断对档案内容进行补充的工作, 由履历、自传、鉴定、考察和考核、学历、培训和职称材料、政审、党团、奖励、违纪、任免和工资待遇等10类材料组合而成的。

管理方法不同。在管理档案方面, 文书档案在本单位文书档案室进行保管, 并按要求定期向上级档案馆移交, 对于到达保管期限的档案, 可以按照《档案销毁制度》定期进行销毁。而干部人事档案则由各级党委组织、干部人事部门所属干部人事档案管理部门长期保管, 直到死亡后按规定期限移交各级文书档案馆 (室) 进行保管。

保管流动性不同。文书档案的保管较固定, 它不会因为人员的变动而转递, 也不会因为单位的改革而销毁, 它记录的是已经发生的历史, 永远保存在每个单位的文书档案室或上交到上级档案馆;而干部人事档案要随着人员调动或流动而转递到调动或流动的新的单位。

真实性内涵不同。档案都具有真实性特点, 但文书档案的真实性反映的是一个历史事件全过程, 例如十年文化大革命中由于人们当时的认识水平错误和政治环境造就等复杂原因而形成许多不符合客观实际, 甚至是具有诬蔑性质的文件、材料, 也要保存下来, 因为它记载了当事人的意图, 留下了当事人行为的痕迹, 反映了当时的历史情况, 仍然为真实的历史记录, 对清查所涉及的人、事及事情的来龙去脉, 具有重要凭证和参考作用, 以便总结历史经验教训, 供前车之鉴;而干部人事档案的真实性, 则要求客观地、实事求是地反映干部本来的真实面貌, 凡经过组织审查, 确属诬蔑不实的材料, 必须从干部人事档案中清理出去。

作用不同。文书档案的作用面很广, 可作为行政工作的凭证, 生产建设的依据, 科学研究的资料, 法律的信证等, 便于党和国家各项事业所利用, 甚至可为社会个人利用, 但它不能起到考察干部的作用。中央有关文件明确规定, “文革”期间形成的文书档案凡涉及到个人问题材料, 不应作为考察干部的依据。考察干部历史应以干部人事档案中的结论材料为依据。

服务方向和保密性不同。文书档案除个别机密文件, 基本都服务大众, 所以它是面向社会的, 可以公开的内容很多;而干部人事档案则主要为党的组织、干部人事部门和工作服务, 为考察任免干部, 选拔优秀人才服务, 因此它不能向社会公开。

二、区分文书档案和人事档案的方法

掌握文书档案和人事档案的相同与不同之处, 是区分文书档案和人事档案的基础, 但要正确区分开来还要掌握一定的方法。

(一) 形成的材料是集体还是个人

如果以集体、组织为单位形成的材料, 尽管材料里涉及的是个人, 但材料的主要内容叙述的是单位的某件事, 就应归入文书档案;如是以个人为单位形成的材料, 并且涉及的内容专指某个人, 这样的材料大多应存入人事档案。

不是所有的文件材料不是归入文书档案, 就是归入人事档案;有些文件材料既可归入文书档案, 也可归入人事档案。例如前面所提到的政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批等材料都应归入文书档案的同时也应归入干部人事档案。

(二) 存档的内容对单位还是对个人更有意义

并不是所有的个人材料都要归入人事档案, 有些个人材料反映了单位当时的历史情况, 对个人并未起到凭证、依据和参考的作用, 这样的材料归入文书档案, 作为单位的原始资料保存, 更具一定的历史价值。

(三) 看是否保持了文件材料之间了联系

文书档案记录的不仅是文件材料的结果, 更加重视的是文件材料发生、发展的全过程, 因此文书档案清楚的记录了文件材料之间的联系, 可以通过查询材料, 了解到事情的来龙去脉。如单位在干部竞聘的过程中, 需要进行发通知、报名、开会、考察等一系列的工作, 这些工作中形成的文档材料需要归入文书档案, 而最终提拔出干部形成的干部任免审批表才需要归入人事档案中。

(四) 所起到的作用

文书档案就其作用来看主要用于参考作用, 因为只是反映历史过程, 所以正确不正确的结果都有, 而人事档案必须放入准确无误的结果, 并且一般都有文件所形成的时间、依据、签字和组织人事处的签章, 人事档案可以作为凭据使用。

三、结语

综上所述, 文书档案和人事档案之间既有联系, 又有区别。掌握了文书档案和人事档案的关系, 同时掌握区分二者的方法, 为正确归档和档案发挥尽可能大的作用奠定了基础。

参考文献

[1]褚英来.关于正确区分文书和人事档案材料的几点体会[J].档案管理, 1986 (1) .

[2]庞秀云.如何正确区分文书档案和人事档案材料[J].山东档案, 2002 (3) .

[3]张芷芙.浅谈人事档案与文书档案的联系与区别[J].兰台世界, 2012 (2) .

人事制度改革对人事档案管理的影响 第5篇

人事档案由来已久, 是在人事管理过程中逐渐生成的。人事档案是一个社会人人生经历和德行优良的记录和反映, 其中包括个人的兴趣爱好、学习生涯、工作经历、研究成果、获得的荣誉或者证书以及受到的惩罚等等内容。人事档案管理工作就是负责对这些信息进行整理、收集、统计、保管等, 主要由事业单位、组织或者部门招揽人才、进行人员考评、提拔人才之用的, 由此可见这份工作是十分必要的。

(一) 经济全球化的必然发展要求。随着经济发展的不断全球化, 我国各方面也得到了高速发展, 并取得了举世瞩目的成就, 也由此社会对于人才综合素质的要求也越来越高, 这就促使个人不断提高自身的“价值”, 即学历、工作经历、荣誉证书等, 不断充实个人档案的内容和分量。同时, 当今是信息主导的大数据时代, 社会和个人也不断要求信息的公开化、透明化, 这在一定程度上增加了人事档案的“含金量”, 使造假证、假学历、冒名顶替的现象无处遁形。人事档案信息的公开, 也使得行业趋于良性竞争, 就业更加公开、公平、公正。

(二) 为事业单位招揽人才提供依据。一家企业或者事业单位要想取得长足的发展和不断地进步, 就需要不断招聘有识之士、真正有才华的人, 不断给自身注入新鲜的血液。而如何在众多的应聘者中筛选出比较合适的人员就需要人事档案充分发挥作用了, 通过档案可以对应聘者个人经历、职业道德和工作能力有一个初步的认识和了解, 做出初步的筛选, 为更多真正有能力的人提供更多的就业机会, 使社会人力资源得到优化配置, 真正发挥出个人的价值。

二、现行人事档案管理存在的问题

现在施行的人事档案管理制度并未充分做到与时俱进, 不断适应人事制度改革的要求, 很多措施仍然是沿袭传统的档案管理制度和工作方法, 存在如下不足之处:

(一) 人事档案管理制度不健全。现行的人事档案管理制度还不够健全, 甚至与人事制度相关的法律法规相互冲突, 已不能适应经济社会的高速发展。这种沿袭了传统工作方法的档案管理对档案的保存和管理造成了很深的影响, 使得部分人员的档案流失或者损毁, 甚至被不法分子利用, 给人们的生活和工作带来损失。且部分档案管理工作人员素质不高, 未能充分认识到自身工作的重要性, 对于档案管理工作没有系统和专业的认识。

(二) 人事档案自身有效信息的局限性。随着科技的不断进步, 也带动了一些不法行业的产生和发展, 例如造假证、假学历、假证明等等, 这就使得人事档案信息不真实, 掺杂了水分, 相对于有真才实学的人来说这是不公平的, 使得行业竞争进入恶性循环, 最终影响着社会的健康有序发展。

(三) 在一定程度上限制了人员自由流动。部分单位为了留住人才, 限制人员的自由流动, 将人员的档案封存在事业单位, 不准个人随意转出。这就限制了人力资源的自由流动, 同时也限制了个人的自由择业, 影响社会人力资源的优化配置, 使有能力的人不能真正发挥自身的价值, 由此导致很多人对档案弃之不顾, 在新单位重新建设档案, 使得人事档案管理工作出现混乱。

三、人事制度改革带来的影响

人事制度与时俱进和不断改革给人事档案管理工作带来了新的发展和改革契机, 带来了深刻的影响, 如下所述:

(一) 弱化了人事档案的社会地位。人事制度的改革弱化了人事档案的社会地位和在求职过程中所占的比重, 使企业或者事业单位在招聘过程中, 不再过多地关注应聘者的档案或者简历, 而是更加注重其个人实际工作能力、处事风格和道德操守。传统的招聘原则片面地只看应聘者的人事档案, 或者学历、工作经验限制等, 无形中将就业门槛抬高, 为虚假信息打开了方便之门, 将真正有能力的人拒之门外。

(二) 促进人事档案管理制度与时俱进。一方面人事制度的改革推进了人事档案管理制度的除旧革新, 迫使档案管理制度突破传统思想的框架和束缚, 不断与时俱进, 完善制度本身以适应经济发展的需要。另一方面也促使从事档案管理工作的机构和人员不断改变工作方法, 创新管理模式, 不断提高自身的综合素质和工作能力来适应社会的发展和人事制度改革所带来的变化。

(三) 增强了人员的流动性和自由择业。人事制度改革使企业或者事业单位录用人才时不再过多地关注人事档案, 从而增强了人员的流动性, 使求职者能够更加自主地找到称心如意的工作, 不再受人事档案的约束和捆绑, 也不用再依附于档案存储的原单位, 充分尊重了个人自由选择行业和职业的权利。同时也使得行业竞争趋于良性, 更加公平合理, 更富有人性化和人情味。

四、人事档案管理的改进措施

针对人事档案管理自身存在的问题和弊端, 以及人事制度改革对其带来的影响, 提出如下几点改进档案管理工作的措施:

(一) 建立健全人事档案管理制度。国家有关部门需要不断建立健全现行的人事档案管理制度, 破除传统人事档案管理制度的影响, 完善各项相关的规章制度和法律法规, 避免互相冲突的状况或者无法可依的现象发生。“无规矩不成方圆”, 只有制度健全, 有法可依, 人事档案管理工作实施起来才能真正有效, 切实发挥应有的作用。同时, 还要成立专门的人事档案管理机构, 放权于管理机构, 才能使管理制度真正落到实处。例如现有的省人才市场, 就是刚毕业的大学生存放档案、办理毕业和组织关系相关手续的重要机构, 为大学生提供了极大的便利。

(二) 深化国家各项人事制度改革。不断深化国家各项人事制度的改革, 使人事制度能够与时俱进, 跟上经济的发展潮流和时代步伐, 从而带动人事档案管理制度的改革和不断向前发展。只有这样才能使社会人力资源得到真正的优化配置, 使各行各业的人真正发挥自身的作用, 为我国的社会主义现代化建设作出贡献, 构建一个真正自由平等、公平公正的和谐社会。

(三) 提高人事档案管理人员的素质。人事档案管理人员是档案管理工作的主要从事者, 同时也是人事档案管理制度的重要落实者。因此, 就需要着重提高工作人员的综合素质, 并进行相关的培训和考核, 包括档案管理的重要性认识、理论基础、实际操作方法等, 以及其他方面的能力, 例如计算机、档案管理相关的软件操作等。在认识上提高人事档案管理工作的高度, 在实际上将各种措施和方法落于实处, 理论与实践充分结合才能使档案管理工作不再是“纸上谈兵”。

(四) 准确地充实人事档案的信息内容。假证件、假学历、假证明等的出现, 需要引起社会的高度关注, 这不仅是人才的滥竽充数, 同时也是对真正有能力人的埋没。这就需要档案管理工作人员在收录档案时, 确保各项信息的准确性和真实性, 使每一点信息都有充分的证明, 而非个人的片面之词。同时, 还要充实人事档案的内容, 不能仅仅只是信息的罗列, 这不利于信息的流通和实际应用, 应该让人事档案更加现代化、更有说服力, 能够使人一目了然。例如建立电子人事档案库, 可以插入个人真实的照片或者从业经历的照片, 当然要充分保证这些图片的来源、真实性和有效性。

五、结语

人事档案管理工作不是一个人的事, 也不是某一家机构的事, 更不是国家的事, 它与我们每一个人的生活、学习和工作息息相关, 需要全社会对其引起重视。只有全社会的共同努力, 才能使人事档案管理工作更加完善。人事制度改革对其带来的影响非三言两语可以言明, 需要相关的机构根据统计数据和实际情况做出全面系统地分析, 只有这样, 才能使人事档案管理制度适应人事制度的改革和不断进步。优胜劣汰, 公平合理的社会发展和就业环境非一蹴而就, 只有举全国上下之力方能实现, 这是我们每一个社会人义不容辞的责任和义务。只有这样, 才能构建一个真正自由平等、公平公正的共产主义社会。

摘要：人事档案是一个人身份的凭证和经历的证明, 也是一个人步入社会的敲门砖和引路石, 是企业或者事业单位用人的有效依据。本文从人事档案管理的必要性出发, 分析了档案管理的现存问题, 以及人事制度改革带来的影响, 并提出了几点改进的措施。

关键词：人事档案,人事制度,人事档案管理

参考文献

[1]夏丽帕·努尔坚.对新时期事业单位人事档案管理的理性认识与创新思考[J].文艺生活·文艺理论, 2014 (12) :15-16.

中学人事档案 第6篇

人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述, 是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

它是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录, 真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性, 决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。

二、人事档案管理工作的现状和存在问题

虽然人事档案与每个人的工作、生活密切相关, 但因为它不是时刻都在发挥作用, 往往人们是“用的时候觉得它十分重要, 不用的时候不闻不问”, 由此, 造成人事档案管理工作中常常出现如下问题:

(一) 领导不够重视。

这种情况由来已久, 部分单位领导将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作, 对人事档案管理的重要性认识不够, 在他们看来, 人事档案管理工作只要做到不丢失, 不泄密, 同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下, 相当一部分单位忽视人事档案管理工作, 具体表现在实际工作中, 就会出现档案工作没计划, 档案工作没安排, 与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。

(二) 设施投入较低。

档案室本应是管理规范、环境良好的地方, 然而在实际工作中, 部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施, 也不愿在档案室添置新设备, 导致档案室设备简陋, 甚至个别单位还没有专用档案室。人事档案管理不规范、不标准, 档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生, 从而对档案利用产生了不利影响。

(三) 管理人员业务不精。

在实际工作中, 由于对档案管理这项工作没有引起足够重视, 在档案管理人员配备上不配备专职人员, 而是采取人员兼职这种办法来应付。兼职管档人员工作变动频繁, 业务不熟, 对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 这样的管理水平难以适应干部档案管理工作, 严重影响了档案管理水平。

(四) 收集力度不足。

要想管理好人事档案, 就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格, 收集归档工作被动、不及时的现象出现。在材料收集归档方面, 要么材料不全面, 要么有些材料在内容和形式上是雷同的, 不能准确反映每个人的真实情况, 人事档案管理形同虚设。

(五) 信息化程度不高。

科学技术飞速发展的今天, 计算机得到了普遍应用, 在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上, 我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥, 计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用, 这样不但不利于人事管理效率的提高, 更是造成一定的资源浪费。

三、加强人事档案管理工作的措施

要保持人事档案工作的高质量, 跟上档案服务信息化、网络化的要求, 就必须要有科学的管理方法, 紧跟干部工作需求, 使其与时俱进, 更好地为党、为人民服务:

(一) 强化档案意识。

首先从领导到工作人员都要充分认识人事档案在人事工作中的基础作用, 清楚人事档案的社会价值。本着对组织和个人负责的态度, 重视和加强人事档案工作。

(二) 健全工作制度。

人事档案管理是一个动态过程, 在人事档案材料管理的每一个环节中都要建立相关的规章制度, 并在实际工作中不断完善, 以保证人事工作的政策性、纪律性, 人事档案内容的连续性、完整性, 归档材料的真实和精炼。避免有人无档, 有档无人的现象发生。要以提供完美的服务为目标, 处理好保密与公共服务的关系, 尽量减少因管理不善造成的漏洞, 为社会提供快捷、高速、准确的服务。

(三) 提高管理人员素质。

要以发展的目光, 根据长远的需要选用合适的人员负责人事档案工作。从事人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作、熟悉档案工作、能应用计算机及网络技术等能力。同时, 人事档案工作是一项保密性很强的工作, 工作人员必须坚持原则, 树立牢固的保密观念。档案员要通过学习、业务培训, 不断丰富专业知识, 提高业务技能, 优化知识结构, 以满足新时期档案工作的需要。

(四) 材料收集规范化。

干部人事档案管理质量的提升, 重要的一点就是要及时收集和补充档案材料, 而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量, 对收集到的档案材料, 从手续是否完备, 表述是否准确、精炼, 观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别, 对于不符合要求的及时退回, 限期纠正再归档, 对于不属归档范围的材料, 及时退给有关单位, 做到不散失、不积压。

参考文献

[1]王苗庆.《人事档案管理》青岛:中国人民出版社2003年

[2]傅国安.《人事档案学》——《档案中国》2008年第7期

谈人事档案管理 第7篇

目前,人事档案管理存在着交接程序不完善、管理手段落后、硬件设施有限、职称评审无纸化与传统人事档案管理方式的冲突、档案材料范围狭窄等问题。随着我国人事制度改革力度的不断加大,应解决人事档案管理存在的诸多问题,从而提高人事档案的利用水平。

1 人事档案管理现状

人事档案在发挥其优势的同时,也存在一些不可避免的问题。

1.1 工作交接程序不完善,信息更新及利用难

目前,由于人事档案管理权限的问题,造成人事档案管理部门较多,以事业单位为例,在编人员的档案有的由上级主管部门管理,有的在本单位管理;聘用的专业技术人员的档案主要由区级、市级人才交流中心人事代理管理,还有的多年存放在原单位,聘用制工人的档案有的放在劳动力市场,更有极少的“自揣档”搞不清楚档案在何处,造成了管理难的局面。一些人事档案信息的提取、传输和交流环节较难。有些员工跳槽频繁,在离职时没有办好手续,新接收单位也对档案没有要求或由于原单位不能及时整理、补充、移交人事档案,工作交接程序不完善,导致人事档案信息老化,难以保证人员档案信息的及时更新和即时利用,档案专员要查档、归档、利用档案更是困难。例如聘用的专业技术人员要申请入党和职称,都需要查阅人事档案以及借阅历年年度考核表,但有些单位聘用人员的档案在广西人才交流中心托管,借阅和利用档案十分不便。

1.2 管理手段落后,硬件设施受限

目前,各个单位的人事档案大部分由人事部门负责管理,但由于人力资源配置不足,大多数单位的人事档案无专职人员管理,档案员身兼数职,对档案管理精力投入有限,造成人事档案材料无法及时搜集补充。加上管理手段落后,难以达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。另外,近年来聘用人员不断增长,办公环境有限,档案库房往往给新进员工“让步”,越搬越小,防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上,没有实现提高档案管理硬件设备,增加档案库房,设置防火、防盗的自动监控系统等现代化库房建设。

1.3 职称评审的无纸化难以满足传统人事档案管理要求

2009年广西率先在高级职称申报评审工作中实现全程无纸化,将20多年来积累的高级职称评审纸质材料转变为数字信息,这产生了一个客观问题:按照传统人事管理的相关制度规定,专业技术人员获得职称后,必须按管理权限,将广西职改办批复并加盖印章的职称申报表存入个人档案。但截至目前,某些单位还没有妥善地解决这个问题,自2009年至今的评审材料均无纸质版存档,这对于档案的完整性及今后晋升专业技术职务造成一定的影响。

1.4 收集归档材料不能适应新形势的需要

目前,人事档案收集的范围仍为履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料等10类。就现在而言,远不能适应当前对人才全方位、深度考核的要求,个人实际业绩、个人信用情况等材料未能纳入收集范围,竞争上岗、民主测评、推荐提名、辞职辞退等方面形成的材料以及离任审计、任前公示等材料应如何收集,收集时应注意哪些问题,尚不明确。

2 人事档案管理的建议

2.1 尽可能将档案集中管理

由于目前管理档案的机构很多,造成流动人员的档案所在地较为分散,既有在区级人才交流中心、市级人才交流中心,又有留存在原单位甚至是“自揣档”等情况。面对实施聘用制的大环境,针对聘用人员流动特点,首先要将聘用人员的档案统一委托专业的人事档案社会化管理机构,通过单位对员工进行人事档案重要性的教育宣传、由人事代理机构发放商调函、将人事档案托管在本单位指定的人才交流中心并给予托管费用报销等措施,将多年来难以集中的人事档案统一起来,以便于档案的查阅、利用和传递。

2.2 提高档案管理人员素质

人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,首先要提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。在单位职工离职后,应按照《劳动合同法》的规定在15天内办理档案转移手续。其次,注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。再次,某些单位如果目前还没有设置专职档案管理员,部门领导在安排工作时,应侧重于给兼职人员相对固定和充裕的时间进行档案收集、整理、利用,不能再“见纸打纸”“见缝插针”,要保证档案人员每周用于档案工作的时间。

2.3 加强档案工作的基础建设

干部档案管理部门要积极争取领导的支持,做好档案管理设施的更新。根据需要更新或添置有关设备,如空调设备、温湿度检测控制系统、火灾自动报警装置、空气净化装置等。坚持“八防”措施,预防自然和人为因素损害档案。

2.4 改革档案的装订制度

(1)首先是纸张大小。

当前A4纸张占据了办公行文的主导地位,2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》要求行政机关公文用纸一般采用A4纸,与国际接轨,但这给人事档案装订工作造成很多问题。现在的材料都是使用A4纸,可是为何档案材料都要做成16开呢?这个“16开”成了人事档案的象征,其意义又何在呢?笔者建议再次修订《干部档案工作条例》,以适应时代发展的趋势。让更多的档案工作者不再每天忙于裁剪、贴边,而是将工作重点转移到档案的信息收集、整理、开发利用、计算机管理上。

(2)其次是装订与否。

每年每人都会产生人事档案材料。如干部轮岗、交流及提拔所产生的考核、考查材料、干部学习培训材料、年度考核表、工资晋升材料、职务职称变动等,这些材料都是个人档案的重要组成部分,每年都必须装入个人档案,这样就得把原已装订好的案卷重新拆卷,重新装订,拆了又装,装了又拆,使得干部档案在每年的拆装过程中都会受到不同程度的损害,增加档案管理人员的工作量,增大工作强度。建议对现行装订制度进行改革,可采用不装订,直接装入档案盒的方法,可专门订做一种干部档案盒,将每一类各装入透明活页袋中,并贴上分类角,然后按分类顺序放入档案盒中。

3 结语

总之,为提高人事档案管理质量,使人事档案管理逐步走上科学化、规范化、现代化的轨道,发挥人事档案的信息功能。作为人事档案工作者,应本着科学、规范、有序的原则,确保干部人事档案完整、真实、精炼、实用,为人力资源基础管理工作打下坚实基础。

参考文献

[1]中共广西壮族自治区委员会组织部.干部人事档案工作业务培训讲义[Z].2009.

[2]宁芳芳,闫萍.人事档案管理的现状及发展[J].活力,2009 (9).