文书工作范文

文书工作范文（精选12篇）

文书工作 第1篇

(一) 文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的, 但是人员配置确实不是齐全的。目前, 许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂, 会出现未将档案及时归档, 或者是没有按照相应的管理标准等等, 这样情况下的档案管理, 不利于档案的综合利用, 档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实, 在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准, 也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿, 不利于管理。其次, 很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善, 对目前文书档案管理形成了层层阻碍。

(二) 文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作, 也就是说文书以及档案两者部分组成, 两者有区分也有联系, 在大多数企业当中, 文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了, 我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是, 在企业中的文书工作一般是兼职人员, 对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来, 让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书, 未能在今后的工作中充分发挥档案的作用, 档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。

(三) 缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中, 每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员, 对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱, 对于一般性的文件未能做到及时有效的处理, 特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作, 从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质, 缺少工作责任心, 未能认真记录或者是整理相关的档案文件, 这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说, 我们应该及时采取相应的解决措施, 加强企业文书档案的收集以及归档工作, 从而保证档案管理工作的顺利进行。

二、做好文书档案管理系统实现的措施

(一) 不断完善档案管理制度, 提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用, 所以说, 企业领导应该充分重视文书档案管理工作, 不断与时俱进, 完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行, 不断促进文书档案管理工作规范性和制度化, 从而不断提高文书管理水平。当然了, 要想提高档案管理工作的管理水平, 不仅仅需要稳定办公室人员, 配备专业文书从业人员。同时, 每一名员工要从思想上树立责任意识, 认真做好文件资料的收集以及整理, 有系统、有标准地进行收纳整理, 以便以后的查找和利用。

(二) 建立“自动化”管理系统, 实现档案管理工作的一体化管理。首先, 我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号, 都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟, 现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时, 需要将前期的文书资料进行整合, 将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中, 同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理, 从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并, 在这样自动化的管理模式下, 能够高效地将两者的工作联系起来, 从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。

(三) 加强档案管理人员的培训, 不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员, 不仅仅需要具备专业的档案管理知识, 同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外, 企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作, 不断强化从业人员的专业素质。同时, 也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作, 让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作, 从自身做起, 能够更加了解文书档案管理的有效性, 同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化, 有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程, 有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题, 档案管理的工作人员应及时反馈给各部门, 进行及时地解决, 避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员, 可以定期给予相应的培训, 从而确保档案管理工作的顺利开展, 这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现, 这样的档案管理工作更加的高效化。当然了, 文书档案管理工作的顺利开展, 也离不开各部门的支持与配合。

三、总结

文书档案管理工作是衡量一个企业档案管理水平的重要标准, 管理水平的高低也直接影响着资料的完整性以及今后的利用率。所以说, 档案管理工作应该让每一位工作人员予以重视, 能够从以及思想层面以及实际行动中去践行。加强文书档案的管理工作, 建立健全文书档案管理工作的标准, 从实际中不断建立新的标准和规范, 让企业文书档案管理能够更加适合企业实际的发展。不断提高文书档案利用率, 为企业的发展提供强有力的后盾。

工作文书 第2篇

发布时间：2009-5-2 作者：团委 来源：团委 点击：

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团支部工作中经常用到的文体主要有下面几种：

1.工作计划

工作计划是在一定时期内的工作打算。一般包括下列三部分：

⑴计划的名称。包括订立计划单位、组织的名称和计划期限两个要素，如“某某团支部2009年工作计划”。

⑵正文。即计划的具体要求。一般包括工作的目的和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

① 情况分析（制定计划的根据）。要写明计划的制定依据。

② 工作任务和要求（做什么）。要写明计划的主要工作任务和目标。

③ 工作的方法、步骤和措施（怎么做）。要根据主客观条件，写明工作的方法、实施的步骤、时间、采取的措施一级工作分工落实等。

⑶结尾。写明订立计划的组织名称和订立时间。

2.工作总结

工作总结就是把某一时期做过的工作，进行一次全面系统的总检查、年终总结、专题总结等。

总的要求是实事求是，一分为二，找出工作规律，使今后的工作有所创新。大体分以下四个部分：

⑴概况（简写）。对某一时期或某一项工作情况总的概述。

⑵体会和经验（详写）。重点是对所要总结的工作在完成过程中的客观条件、有利与不利因素的分析提炼，总结经验，肯定成绩。

⑶存在的问题（简写）。重点是找出工作中的不足与差距，明确今后工作努力的方向。⑷今后的意见（简写）。在总结分析的基础上，明确对今后工作的态度，提出改进的措施等。

3.工作汇报

工作汇报是下级向上级汇报前一段工作的情况，一般以“一事一报”为好。

一份汇报主要有下列三部分：

⑴题目。如《关于处理X X问题的汇报》。

⑵正文。这是主要部分，这一部分应写明前一段工作的情况，事情或问题产生的原委，讲明当事人完成任务、解决问题的背景，有的还要讲明处理过程及结果。个别问题不好解决，应提出切步意见，请求上级帮助解决。

⑶结尾。写清汇报单位或个人姓名，注明时间。

4.调查报告

把调查研究的结果形成文章，就叫调查报告。一般有新生事物的调查、先进典型和反面典型的调查、专题调查等，主要包括下列四部分：

⑴概况。言简意赅的介绍清楚事情的概貌及事物发生发展的情况。

⑵调查过程。实事求是地将事情的起因经过作具体叙述和说明。

⑶经验或教训。这是调查的主旨，文章的主体部分，要注意重点，注意条理。

⑷结论。明确提出报告人的看法及建议、意见。

5.通知

上级团组织对下属团组织（或组织对个人）布置工作，传达事情，或召开有关会议时使用的一种文体。

它是书画形式，可以张贴、打印和传阅，也可写在黑板上。一般分下列三部分： ⑴称谓。写被通知单位或个人的名称。

⑵内容。即通知的事项（时间、地点、内容、要求），要明确如通知内容较多，可分条开列。

⑶结尾。可写“特此通知”等字样。最后要写上发通知者的名称和日期。

6.表扬

是对先进人物进行褒奖的一种文体。

表扬的方式很多，墙报、黑板报、书信、广播等都可利用。一般分下列三部分：

⑴被表扬人的基本情况。

⑵被表扬人的事迹。要实事求是，准确无误，恰如其分，突出主要优秀品质及本质特征。

⑶号召大家向被表扬人学习。

7.海报

海报是一种介绍、宣传活动的张贴式通知，号绍性强，没有约束性。一般可分为三部分：

⑴标题。可用“海报”两个字，也可写明“活动海报”，字体要稍大些，色彩要醒目。

⑵内容。要写明是什么活动，举行活动的时间、地点、参加方式、表演单位、主要活动特点以及买票或领票的时间、地点。还可以配一些与活动内容有关的宣传画、漫画等。

⑶落款。要注明主办单位、书写时间。

8.典型材料

典型材料指的是具有代表性的人及单位的事迹介绍。它分为个人典型材料和集体典型材料。一般分以下三部分： ⑴概况。主要概括典型单位或个人的基本情况。

⑵主要事迹。主要是典型单位或个人的发展过程，主要事迹和经验，要着重发掘有代表性典型事迹，用数据说话。事例要实事求是，客观真实。

⑶结束语。典型事迹的价值和意义，编写者的批评、表扬、建议等。

9.倡议书

倡议书是倡导者开展某项有意义的活动，推广或发展某一行之有效的做法的文体。

一般应写明：

⑴对发出倡议对象的称呼。如青年朋友们、同学们等。

⑵正文。

写清发出倡议的根据、原因和目的。只有交代清楚倡议活动的目的、意义，对方才能理解，才能变成自觉的行动，否则，就很难响应。

重点写倡议的具体内容和要求做到的具体事项。一般分条开列，以求清晰、明确。

⑶结尾。要表示倡议者的决心和希望。

⑷落款。写明发倡议者的姓名或名称和发倡议的日期。

10.鉴定

鉴定是组织对个人的思想、学习、工作等方面所做出的客观评价。

鉴定工作是在组织统一领导之下进行，先有被鉴定者本人做出自我鉴定，在此基础上，再有所在单位的组织进行评议，作出书面鉴定。

鉴定一般包括政治思想情况、工作情况、与群众关系等方面，在表述上应当简明、准确。

11.发展团员的决定 发展团员的决定分两种：

⑴支部大会讨论的决定

此种决议应有团支部组织委员根据到会全体团员的决定执笔草拟，主要内容有：具备团员条件的根据、主要优点、努力方向和希望要求等；通过决议的情况，参加支部大会的团员数；多少人同意，多少人不同意，多少人弃权；发展与否，注明时间。

⑵上级团委审批决定

此种决定应由上级团委组织委员，根据团委讨论的结果，写清是否批准某某同志为共青团。

12.处分团员的决定

处分团员，是为了严肃团的纪律，纯洁团的队伍，使有错误的团员吸取教训，提高觉悟，使其他青年团员受到教育。

团组织对犯有错误的共青团员进行纪律处分时，必须实事求是，符合团章规定。

文书工作 第3篇

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

如何做好文书档案工作 第4篇

一、准确全面是文书档案工作的质量性原则

首先，要有明确的“立档意识”。在工作中，无论是领导、具体工作人员，头脑中都要有“档案”二字，按“文档一体化”的要求，规范文书管理的每一个环境。要形成这种意识，不但要加强平时的学习和宣传教育，还要及时掌握工作的进展情况，确保材料的完整收集。

其次，立卷工作关键在于“及时”二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压，这既方便平时查阅，又利于年终立卷工作的完整性。并且在日常工作中，对个别一时收集不齐的文件材料，要标注清楚，并及时催收，从而保证文件材料的齐全完整。

文书档案人员要确立质量观念，严把文件材料的质量关。对收集的材料在归档之前要进行严格的审核，如：原稿是否齐全，文件是否盖公章，在将档案资料与科技人员交接时，要清点核对，看档案是否残缺或损坏，程度如何，案卷标题与内容是否一政等。特别是档案中有照片、信封等小物件极易脱落，造成物件丢失，所以要互相交待清楚，以保证档案资料的完整与齐全。正是从这些细微之处着手，从点滴做起，进行“全过程管理”，才能加强对文档管理的超前控制，保证档案的质量，使文档工作流程科学化、合理化。

二、精简是文书档案工作的数量性原则

在正式立卷归档时应按照活动发生、发展，终结的时序进行，从全局的高度考虑归档材料的取舍、主次和详略。在对文件材料进行清理时，应把现存的各种材料囊括在内，范围尽可能广泛，内容尽可能全面，以便从整体把握情况，然后围绕材料所反映的工作内容进行筛选、归类，防止该保存的未保存，该剔除的未剔除的现象发生。对那些无利用价值、内容重复的材料，应尽可能筛出去，使归档材料更精简、更实用，既要保证信息的完整性，又要优化归档材料。

三、保密是文书档案工作的安全性原则

不能对涉密文件材料无视其保密性，超范围提供利用;也不能一成不变地看待档案的秘密性，无视其保密性的时效，影响和限制正常工作利用。

要做好档案密级审查和解密工作。在文书立卷时应科学而准确地区分、制定所收集的材料的密级，经过初审、中审、终审三个环节的综合分析与审查，最终决定文书档案的保密范围，以利于档案利用中不至于泄密。对划密的档案根据形势的变化与发展，及时做好解密工作，及时开放提供利用。

四、档案借阅工作是文书档案工作的基本原则

档案工作人员将档案资料交给查档利用者时，要先交待清楚档案的现状，要求利用者在阅档前，要先核对卷单与案卷是否一致。还要求分别查看档案资料的各卷、各册、件等是否完整一致，有问题要及时声明，待双方无异议时，方可阅档。对利用的档案资料，无论利用者当天是否阅完，都要在当日下午四时归还，并收回到档案室内。工作人员在利用者归还档案资料时，要与查立、阅开始的手续相同，对待工作要严肃认真，一丝不苟，对归还的档案资料认真清点，如发现有损坏或有遗失等问题，要立刻督促档案利用者及时清理补好，或依据《档案法》的规定，追究利用者的相关责任。待档案工作人员与利用者交换档案无异议后，方可收入室内，如发现问题，要及时弄清责任，及时解决问题，以保证档案资料的完整与齐全。对利用者阅档没有阅完的档案资料，需暂时进行封存，不得将档案停留在利用者手里保存，如要继续阅档，再履行手续借阅。

五、为单位提供信息资料保障是文书档案室工作的目的性原则

要正确处理“管”和“用”的关系。管好是基础，利用是主题。不管好，就无以用活;不用活，就会影响单位工作效率。所以做好档案工作，为单位提供信息资料至关重要。

文书工作年终总结 第5篇

文书工作年终总结一、上届青协文书工作总结

看过上届青协文书方案等资料，那是受益匪浅。大一，我一直疏于对活动方案的整理，认为是敷衍与应付，现在看来这总结还是必不可少。

看过各活动方案的资料后，我对方案的整理现在有了重新的认识。

总结前人也是对自己的完善，再说下自己对活动的感想吧：

1. 上届活动充实，不能说新颖非凡，但是都挺有意义的，可以看得出效果也不错，特别是上次东莞理工义诊之行和东坑义诊。

2. 安排详密，包括事前准备，安排，活动过程和活动结束后的总结分析等等，这也都是个志愿者努力的结果。

3. 众所周知，志愿者是青协的活力所在，是青协的中坚力量，他们是辛苦的，但是这其中提及到这群可爱的人的字眼很少，属于他们的活动更少，有的也是“不断提高我校志愿者的综合素质”。

4. 青协的服务精神是“奉献，友爱，互助，共进”，但是我看到的主要是奉献，我们作为青协的干部，是不是也要适当提高“共进”的理解。

看得出上届的青协成员努力，活动有效果，工作成绩评价不低，这也给我们新一届的新成员以动力。不过我们有信心，大家携手共进，一定能全力打造一届让社区，学校和同学满意的新青协!

本人接触青协时间不多,以下几点纯属个人理解

最大的是志愿者热情问题，说是我们活动新颖与否的问题，说是辛苦强度问题，说是志愿者个人境界问题，说是其他干部问题，当然，这不可否认。但是，我觉得根本上是我们没能给他们一种归属感，一个家的概念。当然，这不是一两天，一两个活动的事情，这需要我们大家长期的努力，不断发现问题，不断完善问题，不断总结经验。

都说志愿者是青协的活力所在，不管志愿者加入青协的理念是什么，但是我觉得，既然大家相信青协，选择青协，我们作为干部，就应该创造更多的机会，让他们学习更多知识，虽然这很大程度上要靠个人去发掘，但是我们还是应该为他们创造舞台。

或许更多的时候，我们应该多听听志愿者的心声，更好的了解青协，而非间接。

二、新学期工作计划

(一)服务部惯例任务

1. 准确明了传达协会相关通知，不断完善信息的传达，更好更快地让志愿者了解有关活动等相关情况;

2. 加强各队长间的联系与交流，最好是能更多地接触志愿者;

3. 不断完善方案的整理;

4. 认真完善志愿者的服务时间;

5. 不断提高志愿者对社区服务的了解和实践，特别是大朗医院基地的服务;

6. 加强与各部门间的联系;

多关注校园内的不便之处，为有需要指出提供方便，同时也能更好的完善校园。

(二)服务部新活动计划

1. 为加强新一届志愿者的`交流，归属，计划组织10届新生参加银屏嘴登山活动;

2. 为提高的志愿者文化服务理念，可以面向志愿者开展二院青协口号征集有奖活动，或者是征文比赛(可是是校园节能，可以是志愿者感悟等等，主题另商)，或者是书画比赛;

3. 协会联合，由我们主办，联合学校各个协会进行知识宣传，像摄影，像地贫等等协会。不过这有点抢了社联的工作;

4. 寻求赞助，设计，订购属于我们自己二院分会的志愿者工作服，这也能提高志愿者的归属感，能提高二院分会的影响力或者说品牌，总之，个人觉得这个还是有必要;

5. 若有必要，可以制定星级志愿者评定方式，以此提高志愿者的服务热情，也是增加奖项，让更多的志愿者得到理应的回报;

6. 成立特色小分队，主要是服务东莞单亲或孤儿，主要是有空陪陪小朋友。这方面主要是服务红十字会的起航队;

7. 在国际助残日(12.3)给予东莞某些残疾人表演手语等等表演;

8. 在国际志愿者日(12.5)晚上放映相关的纪录片;

9. 联合护理和基础学院举办环保服装设计大赛，环保服装主要以塑料袋、桌布、废纸、旧横幅、蚊帐、雨伞等废旧物品为材料，为提倡低碳生活，环保生活给予了一个很好的诠释;

10. 慈善募捐会(帮助东莞市孤儿募捐书籍等)，开幕可以是全体志愿者环校跑;

11. 开展“志愿风采，微笑广医”的志愿者文化海报展。

浅谈如何做好企业文书工作 第6篇

关键词：企业；文书工作；重要性；工作要求；提高水平

文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作是具体的、繁琐的，事务多、事务急，随机性大、接触面广，是不可预料的事情很多的一项工作。在这种既要有原则性的具体性，又要有灵活性的繁杂性的文书工作中，工作的好坏，直接影响着办公室工作的正常开展。

一、文书工作的重要性

第一，文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一。企业为了履行自己的职责，除对自己职责范围内的工作进行决策之外，更重要的是实施有效管理。企业无论是了解情况，还是履行职责，都要借助于文书工作这一手段。企业管理是在不断总结经验教训中，逐步得以强化的。文书是企业回顾历史，总结经验教训，不断充实和完善管理的重要手段。

第二，文书工作是联结、协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。一个基层单位取得了经验，形成书面材料加以推广，进行横向交流、互相促进、协调发展；对兄弟单位要协调关系，搞好合作。在企业生产中遇到了困难，向兄弟企业救援；向上级反映情况，请示工作；上级通过文书往来，下发指示，部署工作；企业向地方党组织和政府汇报工作、请求解决某些问题，在所有这些方面文书工作都会起到桥梁和纽带作用。

第三，文书工作直接影响到企业档案管理的质量。企业文书档案主要来源于文书。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，是企业持续发展必不可少的信息财富。文书是档案的基础，直接关系到案卷质量，是关系档案管理质量的重要

环节。

二、做好文书工作的要求。

一是要具备较高的政治素质和道德修养。文书工作反映企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作。要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，做好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务。

二是要具备较高的文化素质。文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。作为一名文书人员，不仅要有文学文字上的功夫，还要具备诸如历史、地理、政治、经济、法律、企业管理等各方面的知识。

三是要具备较高的业务素质。文书工作人员应具备专业知识和熟练的业务技能。专业知识包括：基础理论知识，如文书学、公文写作、信息管理、档案管理、文书、信访等相关学科；实际操作知识，熟练和掌握文书工作各个环节的操作程序、操作方法。业务技能包括综合处理能力、文字书写能力、速记能力、校对能力、运用现代化办公设备的能力，特别是在电脑打字机、电子计算机、复印机、传真机等办公自动化设备广泛应用的情况下，熟练地掌握它们的使用方法，不仅可以提高工作效率，而且可以大大提高文书工作的质量。

三、如何提高文书工作人员的水平

一是加强政治素质和道德修养的建设。对文书工作人员的思想政治工作不可放松，要有效利用各种形式。如开办培训班，组织政治学习。政治素质方面的教育培训一是要有针对性，针对文书人员中所普遍存在的问题、思想模糊认识等；二是及时性，发现思想上、价值观上出现不正常苗头，要及时帮助和引导。对工作中的积极表现给予精神上的鼓励与支持，对消极现象要批评

指正。

二是加强系统培训。当前办公自动化的要求，必须掌握新的技能，如电子计算机的开发利用，各种先进设备的使用、保养方法等等。因此，加强对现有的文书工作人员进行系统培训显得尤为重要。一方面要鼓励文书工作人员参加函授、业大、电大文书专业的系统学习，接受正规教育。另一方面，要把对文书工作人员的培训，纳入企业干部、职工培训总体规划之中，有计划、有组织地进行培训。

三是加强业务指导。可采取会议指导，贯彻上级有关要求，使文书工作人员及时把握工作重点；办班指导，主管部门针对共性问题，通过举办培训班、研讨班等加以解决；重点指导，对问题较多的单位和素质较低的个人派专人进行指导、帮教，使其尽快整改；交流指导，通过举办经验交流会，现场观摩会等形式，推广好的单位及做出突出成绩的个人的经验，使文书工作人员学有目标，赶有方向，增强提高素质的紧迫感。

四是加强实践锻炼。经过系统教育、培训的同志，也需要有一个再实践、再认识的过程，真正做到把理论同实践有机地结合起来。可以说，在实践锻炼是提高文书工作人员素质的重要途径。每一位从事文书工作的同志，都要在实践中，刻苦钻研本职业务，不断提高工作本领，成为过硬的文书工作人员。各单位还应该通过举办文书专业的各种竞赛，调动学习的积极性。

如何做好文书档案工作 第7篇

1 文书与档案工作的关系

文书工作是档案工作的基础, 档案工作是文书工作的延伸和发展。文件是档案的主要来源, 档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的, 文书工作不仅直接影响着文件材料的质量, 也直接关系到档案工作的质量。任何事件, 通过一定的条件可以互相促进、相互转化。文书与档案两者关系理顺了, 可以收到事半功倍的效果, 档案工作做好了, 会对文书工作产生积极的作用, 促进文书工作的进一步完善和提高。通过档案工作, 可以发现文书处理工作中存在的不足。如文件材料的质量, 立卷归档案是否齐全完整, 分类组卷是否科学、规范等, 从而完善和改进文书处理各项制度和办法。只有文书和档案两项工作有机结合起来, 才能为办公室各项工作正常运转提供必要的保证。

2 文书档案的归档管理

公文办理完毕后, 应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定, 及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理 (立卷) 、归档。

2.1 文件材料的归档制度

⑴归档范围:根据国家相关文件规定, 凡是反映本单位工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

⑵归档时间:归档时间指文书处理部门和业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间, 办理完毕的文件一般应在第二年6月底之前向本单位档案室移交。

⑶归档案卷质量总的要求:遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件之间的有机联系, 区别不同价值, 便于保管和利用。

2.2 文书档案的整理与鉴定

文书档案的整理工作, 就是将零乱的和需要进一步条理化的档案, 进行分类、组织、排列和编目, 使之达到系统有序。

2.2.1 分类方法

文书档案的分类方法传统上采用四种联合分类的形式, 即:年度—组织机构分类法;组织机构—年度分类法;年度—问题分类法;问题—年度分类法。根据各立档单位的实际情况, 许多单位基本上采用年度—组织机构和年度—问题两种分类方法。

⑴年度—组织机构分类法。就是先将立档单位内的文书档案按年度分开, 然后在每个年度内部组织机构进行分类。

⑵年度—问题分类法。首先将立档单位的文书档案按年度分开, 在年度内再按问题分类。

文件经过分类之后, 就要在每一类文件内, 将文件进行系统化的整理, 即进行立卷工作。

2.2.2 案卷排列和案卷目录的编制

⑴文件经过立卷以后, 还必须进行系统的排列。案卷排列就是根据一定的方法, 确定类内案卷的前后次序和存放的位置, 保持案卷之间的联系。文书档案排列的主要方法是:分保管期限—年度—组织机构和保管期限—年度—问题。

⑵案卷目录的编制。案卷目录是固定案卷位置, 统计案卷数量, 监督、保护档案的基本工具, 也是档案室最基本的检索工具。根据国家有关规定的要求, 文书档案案卷目录一般应区别不同的保管期限, 分年度或混年编制。

2.2.3 档号的编制

档号的作用在于有次序地固定档案的位置, 便于档案的保管、检索、统计和利用的需要。在档案的整理和保管中, 常用的档号有四种:全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页号 (件号) 。

2.2.4 档案的鉴定

档案的鉴定工作主要是考查档案的价值, 确定档案不同的保管期限。按照国家的规定, 文书档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。

3 文书档案人员综合素质对文档工作的影响

爱岗敬业, 开拓创新, 以一流的素质争创文档一流的成绩, 文档工作质量的好坏, 关键取决于文档工作人员的素质。因此作为一名合格的文档工作者应具备:

3.1 窗口意识

文书档案是办公室工作的一部分, 文书工作人员除了担负文件收发、登记、传阅、批办文件归档等工作, 还兼任着接待来信查询等事务性工作, 工作性质和特点决定了我们既要甘于默默无闻、埋头苦干, 又要谦虚热情、诚恳待人, 以自己良好的修养气度, 热情周到服务态度体现工作的一个侧面。

3.2 专业意识

文档工作是一项专业性很强的工作, 做一名合格的文档工作者应具备多方面知识和才能, 不但应具备文书、档案管理及写作、计算机等方面的知识, 还应根据工作需要, 不断学习各类知识。

4 总结

总之, 文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源, 是各方面管理的重要组成部分, 是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作, 在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用, 只有充分重视此项工作, 采用科学管理的工作方法, 才能顺应新时期文书档案管理发展的需要, 继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值, 指导和服务于管理工作, 实现其工作的特有职能。

摘要：文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据, 也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现, 是一项繁琐、严密的工作, 档案材料为今后开展工作奠定了坚实的基础, 是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下, 如何做好文书档案的管理工作, 使之规范化、程序化、数字化、网络化, 不断适应办公室工作变化的需要, 也是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。

关键词：文书档案,管理,制度

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011, (01) .

[2]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者, 2010, (19) .

文书档案管理工作浅析 第8篇

一、文书档案管理工作存在的问题

(一) 领导对文书档案管理工作不够重视。

有些单位的领导对文书档案工作的认识不够不够, 没有充分重视文书档案工作。调查显示, 不少单位的领导认为文书档案管理工作是极为简单, 可有可无的工作, 尽管投入了大量人力物力, 但是难以见到效果, 档案管理中只需要相关工作人员保存好文件, 以备不时之需即可。由此可见, 文书档案管理工作没有落实到位, 没有纳入单位的正规管理日程中, 从而影响到文书档案管理人员的工作积极性, 降低了文书档案工作的质量。

(二) 文书工作和档案工作衔接的不够好。

文书工作与档案工作既有联系又有区别。在实际工作中, 文书工作和档案工作应该是相辅相成, 相互配合, 从而形成一个分体式的档案管理体系, 虽然这种管理体系是有效的、科学的, 但是由于这种体制, 在一定程度上拉大了文书工作与档案工作的距离。由于从事文书工作的人员档案意识比较薄弱, 而档案人员也未考虑到文秘工作, 导致两者之间衔接过程中出现了很多问题。不仅如此, 还有一些公文的格式和处理办法也存在很多不规范的现象, 如装订、附件、办理程序、编号不规范;文书用纸达不到标准;文种使用不恰当等。

(三) 检索效率不够高。

当前文书档案检索手段有手工检索和计算机检索两种形式, 但是手工检索依旧占据很大的比重。虽然有些单位的文书档案管理人员在进行手工检索方面做了很多努力, 也制定了多样化的检索工具, 但在检索形式不断增加的情况下, 检索效率却得不到提高。主要因为文书档案管理人员在进行档案管理时, 过分看重检索工具结合检索内容的数量, 却忽略了检索的质量方面的要求。

(四) 管理人员专业素质不够高。

目前有些单位的文书档案管理人员文化程度和专业素质与时代发展要求不相吻合。信息时代, 虽然计算机技术在档案行业行业得到广泛应用, 但文书档案管理人员不懂计算机技术、不懂相关知识的现象依旧存在, 在档案信息的利用和开发方面能深入研究的专业人才也不多, 严重影响了文书档案管理的工作质量。

二、做好文书档案管理工作的对策

(一) 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持。

领导的重视对于文书档案工作的发展至关重要, 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。因此, 要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持, 以切实提高文书档案管理工作水平。此外, 还要赢得各个相关部门的支持和协助。加强文书档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通, 主动了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证文书档案收集的及时、完整。

(二) 做好文书工作和档案工作的规范衔接。

在文书档案管理过程中, 文件是其基础, 一般情况下, 文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏, 没有高质量的文件作为基础, 档案质量就难以提升。因此, 文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的, 这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范性衔接, 切实做好文书材料的立卷归档工作。此外, 做好文书、档案工作一体化工作, 使整个文书档案管理工作处于规范、有序的状态中。

(三) 提高检索效率。

首先, 要对文书档案进行数字化管理。文书档案数字化管理的意义就是将传统的纸质记载的文书档案形式转变为信息数据库的形式储存, 对文书档案信息通过编号进行有效地管理, 既有利于文书档案的安全管理, 又方便文书档案信息资源的利用。其次, 传统文书档案管理工作人员负责管理文书档案工作的不同方面, 在文书档案检索时比较麻烦, 要针对这个情况, 可以对文书档案管理工作人员信息进行录入编号, 并与其工作内容相关联, 这样直接输入文书档案管理工作人员编号就可以调取相应档案内容。或者可以通过二维码、条形码等形式加快信息录入和检索速度, 进而提高文书档案管理工作效率。

(四) 提高档案管理人员的综合素质。

档案管理人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此必须提高文书档案管理人员的素质, 制定相应的培训计划。定期对文书档案管理人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取相应的教育、培训措施, 以不断提高文书档案管理人员的管理水平及工作能力, 增加文书档案管理人员业务知识的储备。同时, 积极引进复合型的文书档案管理人才, 为文书档案管理部门增加活力, 提高文书档案工作效率。

参考文献

[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.03

文书工作是档案管理工作的基础 第9篇

首先, 文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传递、督办、整理、保管等, 而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。它们的工作对象, 一个是现在时的, 一个是过去时的, 属于不同阶段的两个环节。文件办理完毕, 其中有保存价值的部分立卷归档后, 就成为档案。从这个意义上讲, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿, 文书处理工作是档案工作的基础, 档案管理工作是文书处理工作的延伸。

其次, 文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。文书工作质量直接影响着档案质量, 没有完整齐全的文件, 也不可能有完整齐全的档案, 文书处理工作做好了, 就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说, 档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全, 组卷工作是否合理, 保管期限是否准确, 实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等, 对做好文书处理工作是一种促进。

从文书处理工作和档案管理工作的关系来看, 两者既有相对的独立性, 又是密切联系的一个整体, 文书处理工作是档案管理工作的前提和基础, 做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。那么, 文书处理工作如何才能为档案工作打下良好的基础呢?

一是要提高文书人员的综合素质。文书处理工作虽然表面上看是事务性工作, 实际上也是一项专业性很强的工作, 文书工作人员的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量。不熟悉本单位的业务流程, 不了解文件材料的相互关连, 不理解一个事件的来龙去脉, 就难以做好立卷归档工作。因此, 文书人员要在认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关政策法规的同时, 要按照本单位的职能和工作, 学习相关业务知识, 努力提升工作水平, 为档案管理工作奠定良好的基础。文书人员还要不断增强责任感, 认真履行文书处理条例, 严格检查文件质量。诸如禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等撰写、修改、批阅文件材料, 纸张、文体、格式要做到规范化、标准化, 不能五花八门, 每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等等, 保证文件符合立卷归档要求。

二是文书人员要树立档案意识。文书人员在文书处理中, 要时刻想到档案工作, 自觉主动地为归档做准备, 规范办理好每一份公文, 为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中, 要及时收集文件材料, 收发文要逐件登记建账, 做到有据可查, 发现缺少要及时查找。对办理完毕、属于归档范围的文件材料, 做到办完一件收集一件, 并做好相关的文件材料的分类整理。对于系统性、系列性的事件, 不仅要收集正常渠道传送的文件, 还有一些账外材料, 如会议纪要、领导讲话、领导批示等, 更应注意及时收集, 保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识, 文件材料收集才能齐全、完整、系统, 为立卷归档工作打下坚实的基础。

三是要重视定期搞好立卷归档工作。立卷归档工作是文书处理一项重要任务。它既是公文处理工作的最后一个环节, 也是档案管理工作的开始, 直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累, 从公文的撰写、收发到归档、管理, 做到全过程监督管理, 不遗漏每一个环节。既要采取经常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相结合的方法, 做到及时、准确、全面归档, 又要特别重视和坚持定期收集整理。文件材料办理完毕, 收集事件相关材料, 把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作, 定期按文件形成的规律及文件的性质, 依据事先拟好的分类方案, 及时对号入座, 分门别类, 合理排列, 有序存放。这样, 既有利于归档文件的齐全完整, 又能减轻年终的归档工作量。

四是向“文档一体化”的方向努力。从文书和档案工作的全过程管理出发, 公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。“文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上, 充分利用文书处理取得的成果, 简化文件整理归档工作, 可以大大提高工作效率。利用计算机辅助管理的有利条件, 调整归档文件整理工作流程, 改变原有的每年集中整理归档的习惯做法, 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节, 随办随归, 从而使归档文件整理变成一项日常工作。

总之, 文书人员要增强档案意识, 掌握丰富的文书知识和本行业知识, 再加上平时认真负责的工作态度, 就一定会做好文书与档案工作, 在默默无闻的岗位上作出贡献。

摘要：本文从文书处理与档案管理工作的关系, 阐述了如何加强文书处理工作, 为档案管理工作奠定良好的基础, 使之更好地有机结合, 规范衔接, 相互促进。

关键词：文书工作,档案管理

参考文献

[1]于鸿模.《文件管理基础》, 河海大学出版社

[2]郭树银.《归档文件整理工作指南》, 中国大百科全书出版社

浅谈文书档案管理工作 第10篇

一、文书档案管理工作的重要性

档案是记录单位日常工作信息的重要载体, 是单位发展的见证, 对问题处理、决策制定以及生产管理等方面都具有很强的指导作用, 是单位实现持续健康发展的重要前提。而文书档案管理工作又是档案管理工作中的重要组成部分, 可以有效提升单位日常工作质量和效率。就文书档案管理工作性质来看是一项服务性、技术性以及政治性比较强的工作, 对研究本单位发展历史以及制定发展策略可以起到重要指导性作用, 保证单位发展在大方向上不会偏离前进道路。随着社会快速发展, 无论是在工作内容、手段还是在相应制度的建立上, 对文书档案管理工作提出了更高的要求。因此, 单位在开展文书档案管理工作时必须要认清时代发展的需求, 不断进行创新, 做到与时俱进, 以求能更好地提升管理工作水平, 做到更及时、准确、完整以及实用。实现文书档案管理工作创新对促进社会经济发展, 以及实现企业持续健康发展都具有重要意义。

二、文书档案管理工作存在的问题

(一) 文书档案管理体制不完善。

就我国文书档案管理工作现状来看, 存在比较明显的问题就是工作体制落后, 不能适应新时代发展脚步。现在大部分单位文书档案管理工作体制依然受传统党政机关大难管理影响, 不能明确“藏”和“用”之间关系, 往往重藏轻用, 使档案失去了其具有的功效。同时, 单位在进行文书档案管理工作时一般都是上级指示下级执行, 但是往往是领导抓大头, 各小头更细化的部分没人重视, 例如档案规章制度的建立完善工作就很少有人关注, 很大程度上影响了文书档案管理工作的规范性、时效性。

(二) 文书档案管理工作手段落后。

随着信息时代的来临, 对文书档案传统手工管理带来了很大的冲击, 文书档案管理工作需要运用高新技术, 以进一步提高文书档案的时效性、实用性以及共享性。但就目前文书档案管理工作现状来看, 很多单位虽然配备计算机, 但在使用频率上比较低。如有的单位使用计算机只是将档案转换为电子文件进行保存, 然后脱网单机来编目或提供检索, 不能实现真正意义上的共享。这种工作手段虽然可以提高一定的工作效率, 但是却将信息孤岛化, 丧失了其具有的分享功能。

(三) 管理人员专业水平低。

很多单位文书档案管理工作不具备专业人员, 工作人员通常是身兼数职, 在工作上分身乏术。同时, 工作人员对文书档案的认识不够, 认为档案管理就是收集、整理、保存, 本身不具备任何技术含量, 对其重视程度比较低, 这都在很大程度上影响了管理工作的顺利进行。

三、做好文书档案管理工作的策略

(一) 创新管理制度。

文本档案管理制度的创新需要结合单位实际发展需要, 针对单位机制不合理的地方加以改进, 根据时代发展要求进行创新, 以新制度弥补旧制度的漏洞和不足。一是机构内部制度的确立, 以领导责任为基础建立相应制度, 主要为实现电子档案管理提供支持。二是为适应社会发展对档案管理工作的需要, 不断对现行的制度及时进行评审, 针对漏洞和不足来进行改善, 保证制度的完整性和效用性。

(二) 创新工作手段。

以往的手工工作方式已不能满足时代发展对档案的需求, 必须要对文书档案管理工作手段进行创新。一方面是对文书档案进行数字化管理, 将以往纸质记载的形式转变为信息数据库的形式, 对档案信息进行编号管理, 提高档案信息的安全性, 使数据信息调取时更加方便。另一方面, 传统文书档案管理工作人员负责不同方面, 在查取时比较麻烦, 针对这一点可以对每个工作人员信息进行录入, 并与其工作内容相关联, 这样只要输入工作人员信息就可以调取相应档案内容。或者是可以通过扫描二维码和条形码等方式加快信息录入和检索速度, 文书档案管理程序得到缩减, 进而提高工作效率。

(三) 创新工作人员管理制度。

工作人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此单位在加强文书档案管理工作时必须要加强对工作人员的管理, 制定相应的管理制度。一方面, 单位可以对工作人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取培训等形式不断提升工作人员的管理理念以及工作水准, 增强工作人员业务知识的储备, 以此来选取高素质的管理人员。另一方面, 要制定相应的激励机制, 重视文书档案管理部门人员的晋升问题, 建立公平、公正的职称评价系统。同时, 要积极引进年轻专业人才, 为文书档案管理部门带入一股新风, 保证工作的鲜活性, 不断提升工作效率。

参考文献

[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.3

如何做好企业的文书档案管理工作 第11篇

关键词：文书档案；管理；探索

文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一。国有企业尤其是中央企业，规范的文书档案管理是单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，文书档案是一项繁琐、严密的工作，档案材料记录了各项工作制度和相关工作要求，为今后有序开展工作奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下，如何做好文书档案的管理工作，使之规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，也是摆在矿区物业服务企业面前的一个值得研究和探讨的热门话题。总结以往的工作实践，本文就如何进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。

一、规范管理是做好文书档案管理工作的基本条件

我们严格以档案管理制度为依据，规范管理，加强文书档案材料的收集签别和归档整理工作，具体把好“三关”。一是把好材料“入口关”。根据文书材料分类，及时完善档案收集网络，做好档案材料收集归档工作，提高收集网络人员的业务知识，将《档案材料收集归档的要求和范围》印发给有关科室和相关部门，确保了材料能够及时归档，严格按照《档案材料收集归档规定》确定的收集范围，认真遵循“取之有据，舍之有理”的原则，进行材料收集，做到集中收集、主动收集、避免错收和漏收，对符合归档要求的材料方可分类归档，不符合归档要求的材料不予归档，以高度负责和严肃认真的态度，把好材料入口关。二是把好档案“整理关”。为了使档案整理工作做到全面系统，条理清晰，标准统一，做到了分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐、标准统一。 三是把好材料“登记关”。使档案的提供利用符合程序。先后建立健全各类登记簿，真实、及时地登记了档案材料的直借阅等基本信息。做到档案无特殊情况不出档案室。对因工作需要查（借）阅的档案，必须持有本单位的审批单，同时填写查（借）阅登记册，经部门领导批准后，方可查（借）阅，做到在制度面前人人平等，秉公办事，坚决维护了制度的严肃性。

二、创新思维是做好文书档案管理工作的关键环节

我们在实际工作中抓住关键环节，加强和提升了档案基础业务建设。1、是在收集上下功夫。认真研究和制定归档范围，建立健全文件材料收集工作体系，按照谁产生、谁录入、谁负责的原则，将档案的形成、积累、整理、归档、移交等责任落实到人，使应归档的文件材料处于受控状态。2、是在整理上变思路。随着档案管理系统的上线及推广应用，本着简化整理、提高效率的原则，实现了由繁琐为简化的转变。对文书类档案实行按“件”管理，并采取纸质文件与电子文件同时归档的方法，大大减轻了整理工作量、提高了整理效率。3、是在保管上谋安全。以满足“八防”要求为主要内容，积极采取有效的防范措施，加强内部治安管理，关键部位都安装了视频防盗监控系统，添置了专用设备，档案人员定期做好安全检查和库房内外温湿度检查，不断改善保管条件；同时积极创造条件，压缩办公用房，使档案库房、档案员办公室分开，定期检查保密制度落实情况，多年来无失泄密事件的发生。

三、制度完善是做好文书档案管理工作的重要保证

我们以《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、油田公司《档案工作实施办法》为指南，结合服务处档案工作实际，制定了《兴庆路综合服务处文书档案管理实施细则》，对档案工作的管理职责、管理内容、工作流程、工作要求及考核标准都做了详细的规定。同时，我们始终坚持以规范化、科学化和有效利用为目的，从完善和落实档案管理制度入手，建立了相关制度和两项职责，即：保密制度、档案收集制度、档案整理制度、档案保管制度、档案销毁制度、查（借）阅制度等，档案管理部门工作职责及档案工作人员职责，并在工作中严格执行，杜绝失密、泄密事件的发生。

四、平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径

档案材料的收集是文书档案管理工作中最重要的一个环节，也是整个文档整理的第一步，收集要及时、全面，并注意做到以下三点：1、是健全规章制度，2、是加强催收，对领导忙于其他事务而容易忘记返还的文件进行催收，必要时给领导提个醒；3、是年终归档，根据文档登记表，检查是否有缺漏归档资料，如有缺漏务必想法补齐。所以，平时就注意收集，并根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按时间顺序或文件内容归档，这样对归档工作具有事半功倍的作用。坚持把服务作为档案工作永恒的主题，积极改进服务手段，促进档案利用高效便捷。

论明代内阁的文书档案工作 第12篇

一、内阁中的文书机构和官员

1. 内阁中的文书机构。

内阁中设置的具体办事机构有:中书科、诰敕房、制敕房。

(1) 中书科。洪武初年, 中书省内设有承敕监、司文监、考功监, 负责起草诏诰等文书事务, 内设中书省直省舍人。废中书省后, 这些部门多数随之被撤销, 但保留中书省直省舍人的官称, 后将其改名为中书舍人, 人员为二十八人, 另设中书科隶于内阁。“中书科舍人掌书写诰敕、制诏、银册、铁券等事。”[1]该官称虽与唐宋中书舍人相同, 但职权和地位有所降低, 两者不能等同视之。

(2) 诰敕房。宣德年初, 在内阁学士办公之处东阁设立了诰敕房, 又称东诰敕房, 从进士、监生、儒生等人中选拔善书写者, 为中书舍人、序班、译字等官。《明史·职官》中记载:诰敕房舍人“掌书办文官诰敕, 翻译敕书, 并外国文书、揭帖、兵部记功、勘合底簿。”也就是说负责缮写、誊抄诰敕, 翻译敕书、外国文书和誊录揭帖、兵部记功簿及勘合底簿等。

(3) 制敕房。宣德年初, 同样从进士、监生、儒生及平民中挑选善于书写者, 集中于内阁的西小房, 称制敕房, 也称西制敕房。《明史·职官》中记载:制敕房舍人“掌书办制敕、诏书、诰命、册表、宝文、玉牒、讲章、碑额、题奏、揭帖一应机密文书, 各王府敕符底簿。”[1]也就是说负责缮写和誊抄制诰、敕书、诰命、册、表、宝文、玉蝶、讲章、碑额、题、奏、揭帖等重要或机密文书, 以及王府的敕符底簿。

2. 内阁中的官员。

“洪武十五年, 明太祖仿宋制, 设华盖殿 (即中极殿) 、武英殿、文华殿、文渊阁、东阁诸大学士。”[1]仁宗时又置建极殿 (后改谨身殿大学士) 。世宗 (万历) 时, 定四殿 (中极殿、建极殿、文华殿、武英殿) 大学士、二阁 (文渊阁、东阁) 大学士之制, 常侍天子殿阁之下, 故称内阁大学士。内阁大学士的出身多为进士、状元、榜眼、探花等, 他们的初始官称多为中书舍人、修撰、编修、给事中、检讨等, 入阁前职务有翰林侍读、礼部左侍郎、户部左侍郎、兵部右侍郎侍讲学士、工部右侍郎侍讲学士等, 入阁后官称为谨身殿大学士、华盖殿大学士、文华殿大学士、武英殿大学士、文渊阁大学士、东阁大学士。

二、内阁相关文书工作

1. 起草诏令。

诏令是皇帝下达诸司的文件, 是指导国家政务活动的重要方式。内阁负责撰拟诏令, 经皇帝审核同意后, 下达诸司。内阁起草诏令分为主动与被动两种方式。如遇皇帝登基或驾崩等事, 例由大学士主动会商草拟诏旨, 颁行天下。例如, 天顺八年 (公元1464年) 英宗驾崩, 首辅李贤依例起草诏旨。又如, “仁宗皇帝即位, 杨士奇草诏, 如下西洋宝船、云南取宝石、交趾采金珠、撒马儿等处取马, 并采办烧铸进供诸务, 悉皆停罢。”[2]明代有几个关键的历史时期, 如武宗与世宗之交替、世宗与穆宗之交替、穆宗与神宗之交替等, 内阁所起草的遗诏或即位诏书发挥了挽局面于既倒的重要历史作用。

内阁奉命起草诏旨, 是内阁起草诏书的主要方式, 也是内阁的一项职责, 阁臣草拟诏旨之前, 先要接受皇帝的旨意, 这种旨意有时是皇帝亲授, 有时是宦官代传。阁臣根据皇帝的旨意及具体事务的具体要求及安排写好初稿后, 交给皇帝审阅修改, 然后按程序制作颁发。正德年间, 武宗任意妄为, 以杨廷和为首辅的内阁群臣并没有一意阿顺武宗。正德十三年六月, 武宗以宁夏塞有警, 复议北征, 自称“威武大将军太师镇国公朱寿”巡边, 以江彬为威武副将军雇行, 令内阁草制, “大学士杨廷和、梁储、蒋冕、毛纪上疏力谏, 且云:‘万一宗藩中援祖训, 指此为言, 陛下何以应之?又或以朝无正臣, 内有奸邪为名, 陛下之左右与臣等何以自解?’不听。廷和遂称疾不出。上御左顺门, 召梁储, 面趋令草制。储对曰:‘他可将顺, 此制断不可草。’上大怒, 挺剑起曰:‘不草制, 齿此剑!’储免冠伏地泣谏曰:‘臣逆命有罪, 愿就死。草制则以臣名君, 臣死不敢奉命。’良久, 上掷剑去, 乃自称之, 不复草制, 彬亦罢副将军。”[2]正德间, 内阁阁臣拒绝为皇帝草诏的记载并不稀见, 虽然不草诏并不能阻止武宗的非为, 但阁臣敢于坚持传统的君道观, 守正不移, 至少让朝廷上下感到朝中存有凛然正气, 这对那些正直之臣也是一种鼓励。

阁臣草拟诏敕之先, 一定要有皇帝的谕旨, 这种谕旨有时是皇帝亲笔或亲口所授, 有时则为内臣所传。在接到皇帝的谕旨 (特别是对于代撰的) 后, 有些办事认真负责的阁臣如果认为谕旨有不妥之处或有假传圣旨的可能, 便会封还谕旨。这种情况在明代并不少见。弘治中, 阁臣徐溥等曾有“奉中旨处分未当者封还, 执奏至再至三。”阁臣封还皇帝的谕旨或不按皇帝的意思拟票在明代虽然只是少数, 但它所表现的是阁臣敢于坚持原则和持正守道。明代的阁臣这样做需要极大的勇气, 能有人敢于这样做、坚持这样做十分难得, 而且对皇帝的正面影响也很明显。

2. 票拟。

所谓的票拟, 是指内外诸司上达皇帝的章奏, 经御览后, 先发交内阁, 由大学士检阅内容, 附以意见, 并拟具办法, 用小纸条墨书贴于疏面, 再进呈皇帝, 供其批答时参考。票拟所涉及的公文种类繁多, 据《明史·职官志》记载:“下之达上曰题、曰奏、曰表、曰讲章、曰书状、曰文册、曰揭帖、曰制对、曰露布、曰译, 皆审署申覆而修画焉, 平允行之。”[1]

票拟之所以产生, 是因为宣德时“阁职渐崇”, 由内阁首辅先提出处理意见, 便于皇帝考虑裁决。但宣德时的票拟并不是内阁大学士的职责。到了英宗票拟制度形成。“英宗以九岁登基, 凡事启太后, 太后避专, 令阁臣议行。此内阁票旨之所由始也。”[3]明代内阁首辅之权最重, 在弘治、正德以后, “内阁票拟居首者始秉笔, 地望与次相悬绝矣。”[4]在首辅执笔的时候, 其余的人员只有旁观, 没有斟酌的余地。至天启中, 票拟由内阁同官“协恭”演变为“分票”, 即章疏到阁后由内阁中书分发给直阁诸大学士分别票拟的制度。“时魏广微欲专政, 遂于告病之际, 求逆贤传特谕分票商量。”[5]崇祯十年, 开始用分票, 并票拟署名。“崇祯中, 始用分票。首辅之权略分。”[6]时御史倪元璐请分票, 自后本下, 即令中书分之。

提到票拟, 不得不提批红。所谓“批红”, 就是对内阁票拟的谕旨, 代皇帝用朱笔予以判定。这原来是皇帝之事, 由于皇帝腐败, 批红便由司礼监的秉笔太监承担。洪武时, 批红是皇帝之事。朱元璋树立铁牌“内臣不得干预政事, 预者斩。”永乐时, 宦官地位提升, 秉笔太监阅览奏章。宣德时, 命大学士教宦官识字。宦官替皇帝传布政令, 批阅奏章能力增强。正统时, 宦官专权局面开始形成。正统以后, 许多皇帝不问朝政, 皇帝与朝臣之间诏令颁布, 章奏批答, 全由宦官操纵。批红之权逐步落入司礼监秉笔太监之手。

票拟和批红在明代的有效实施, 使文书的处理成为内阁大臣和司礼监的日常工作, 有效保证了决策性文书形成渠道的畅通。内阁在外廷, 主票拟;司礼监在内廷, 主批红。这在一定程度上减轻了君主理政的压力, 也使得章奏文书处理不再完全取决于皇帝的个人行为。无论皇帝是否勤政、是否上朝, 以皇帝名义颁发的文书都不会间断。这种文书制度上的保障, 使得明代皇权具有相对的长期性和稳定性。

3. 揭帖密奏。

“揭帖”作为一般文书名, 自宋代就已经出现。宋代揭帖指的是张贴公布财务账目。元代也是作为公布财政收支账目的文书。

以“揭帖”作为正式文书名, 则始于明朝, 是由内阁直达皇帝的一种机密文书。明阁中有密奏及奉谕对答者, 都称为揭帖, 其制比奏、题本之式狭而短, 文字如指大, 以文渊阁印封缄后方可进呈皇帝, 称“御览揭帖”。明朝内阁中凡有密奏及奉谕对答者, 皆称揭帖。此处的“揭帖”也就可以看做“机密文件”了。

然而, “揭帖”作为一般上行文书使用, 在明代是很普遍的。明朝内阁中凡有密奏及奉谕对答者, 皆称揭帖。《万历获野编》卷七说:“中外大小臣工上封事, 外有通政司, 内则会极门, 俱有号簿。惟内阁独得进揭帖, 盖心近臣, 非百司得比。……外庭千言, 不如禁密片语。……阁中密揭, 虽祖宗朝皆然, 然惟在事则行之尔。”[7]

揭帖的处理也不需内阁的票拟和司礼监的代为批红, 因而揭帖的整个处理过程基本上是达到了直达御前、由皇帝亲批的要求。此外, 在揭帖的处理过程中, 从揭帖呈达御前到皇帝批答后直接原路发回上揭帖人, 只有一个往返, 不像普通章奏那样需要复杂的过程。因此, 揭帖密奏是内阁专有的文书处理职能。

三、内阁的文书处理程序

1. 上行公文处理程序。

内阁处理上行文时遵循的流程是:内阁奉旨票拟——呈皇帝——皇帝或司礼监批答。通政使司收到呈文后, 交内阁转呈或直接呈送宫廷文书房, 文书房开拆奏本, 列出要点, 并作书面记录, 然后连本送到司礼监秉笔太监, 由秉笔太监转呈皇帝或简要汇报后发回给内阁票拟, 内阁票旨后, 交回司礼监, 由司礼监交给皇帝批阅, 若同意内阁票旨, 则由皇帝书“照票拟”字样, 交六科誊抄后发交相关官员或部门, 照旨办理。若内阁密疏言事, 可以直达御前, 不受任何部门审阅。

2. 下行公文处理程序。

皇帝的下行公文遵循的程序是:皇帝授意, 由司礼监的秉笔太监笔录, 后送内阁草拟诏谕, 中书舍人等缮写, 交尚书司用印, 交付六科抄发。内阁在此环节中是草拟皇帝旨意的, 与上行文处理程序中的作用是不同的。其流程是:皇帝授意——司礼监笔录——送内阁, 由学士起草诏谕——中书舍人等缮写、誊清——尚宝司用印。

综上所述, 明代的内阁由建立到完善经历了一个嬗变的过程。它是明朝统治者实现专制独裁的产物, 标志着君主专制中央集权发展到一个更高的历史阶段, 而内阁的文书档案工作则成为明王朝驾驭天下的有利筹码。

参考文献

[1]张廷玉.明史[M].北京:中华书局, 1974.

[2]谷应泰.明史纪事本末[M].北京:中华书局, 1977.

[3]孙承泽.春明梦余录[M].台北商务印书馆, 1986.

[4]王世贞, 魏连科.弇山堂别集[M].中华书局, 1985.

[5]文秉.先拨志始:卷上.中国历史研究资料丛书[M].上海书店, 1982.

[6]龙文彬.明会要[M].北京:中华书局, 1956.