档案管理办法范文

档案管理办法范文（精选12篇）

档案管理办法 第1篇

档案管理的规范与否, 可以说是一个单位管理水平的好坏的衡量标准, 档案管理工作是记忆单位经营业绩或是发展过程中的重要信息, 通过对记录信息的研究分析, 可以掌握单位发展过程中的优势和存在的问题, 在科学合理的分析基础之上, 通过不断的改进制定更加适合单位发展的档案管理方式, 尤其是在新时期经济全面发展的过程中, 只有去顺应社会发展的变化, 更新档案管理观念, 不断的进行改革创新, 才能更加高效、全面、真实的提高档案管理工作, 提升单位整体管理水平。

1. 坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

1.1 立足于法, 搞好建章立制工作

档案管理工作要坚持依法治档。档案管理要发展, 就要建立健全档案管理制度, 强化制度管理, 才能真正发展档案管理工作的作用。《中华人民共和国档案法》的出台, 是规范档案管理工作的重要措施, 将档案的搜集、整理进行规定, 这是经过二十多年的发展应运而生的, 为档案管理的良性发展奠定基础。当然新时期的经济发展形势之下, 对于档案管理工作有了更为严格的要求, 由于每一个地区的发展水平不同, 地区要根据自身的特点建立一套地方特色的立法, 各个部门要建立档案管理规章制度, 使档案管理做到有法可依、灵活有效。

1.2 档案管理的根本目的在于档案利用

要加强档案的开发利用, 实现信息资源的共享。档案的利用的高效准确的基础一定需要做好档案的基础管理。因此, 档案人员要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫, 同时, 做好档案的编目、检索、编研工作, 健全档案文件的资料, 为检索工具提供完整的信息。此外, 在做好信息完善的基础上, 强化档案保管工作, 随时为需要者及时提供需要的信息。对于一些重要的档案, 要要备有微缩或复制件。同时加强档案库房设施建设, 减少外界条件对档案造成的损害。档案管理工作是在做好基础工作的基础上适应社会发展变化进行新途径的改革, 改革意在提高档案管理的水平, 将传统的方式方法不能适应社会的部分摒弃, 充分发挥档案管理的作用。全面做好档案管理工作, 不仅提高单位的管理水平, 还能为社会的进步和经济的发展做些贡献。

2. 档案管理档案信息管理

2.1 管理对象

不是所有的文件都要进行档案管理, 下面几个情况就不能成为档案管理资源:第一, 一些不值得保存的档案, 统一起来没有形成资源;第二, 一份或是多份信息或是馆藏信息同样不能作为档案管理资源;第三, 对于一些没有组织、没有顺序的档案;档案信息包括内延和外延信息内容, 以及和其相关的设备、人员、资金等, 由此可以看出, 档案信息资源的概念要更加综合化, 比起档案的概念来说。因此, 档案资源管理要从长远的眼光和角度去看, 重视所包含信息的揭示与开发, 并且要打破传统的管理模式, 走出单一档案管理部门各自为政的局面。

2.2 管理手段

档案管理的手段呈现着多元化、集成化的发展特点, 管理手段有行政手段、经济手段、法律手段、教育手段、技术手段等。运用信息技术进行档案管理, 并且取得很好的效果, 主要由于:

首先, 由信息技术自身的特点决定。信息技术是先导科学技术中新兴的技术领域, 是高技术中的先导技术。它的发展与信息要素的作用在人类社会中日益突现是分不开的。为了开发信息资源, 人们利用科学技术广泛地采集分析、处理、利用来自自然界及社会的信息, 并积累形成了信息技术。信息技术也就是指运用信息科学的原理和方法研究信息的产生、获取、变换、传输、存储、处理和利用的工程技术, 又称信息工程。闭其中主要包括微电子技术、计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等。这些技术使得人们在处理信息时得心应手, 再加上信息又与人们的生产活动、经济社会生活密不可分, 因而信息技术具有极为广泛的适应性和极强的渗透性。它广泛地应用于生产制造、产品设计、办公业务、家庭生活、教育、科研、金融、气象、军事、大众传播等领域。作为与信息要素有直接联系的档案信息资源管理更会受到信息技术的深刻影响和渗透。

其次, 由档案信息资源管理的内在要求决定。档案管理是可操控性。档案信息是可以加工和利用的, 这也是档案信息资源管理的特征。由于档案信息资源是记录人类生产活动而产生的, 人类也可以利用或是加工它。随着信息化社会的到来, 科学技术在日新月异的发展, 各行业的发展都在借助科技的顺风船进行改革创新, 档案管理也不列外。正因此档案信息资源管理利用信息技术的手段进行加工利用, 才能将大量的、有利用价值的信息动态的为人所用, 丰富了人类资源的财富。建立档案资源信息管理就是为了实现档案信息资源的共享, 对所有的资源信息进行整体、统一、管理, 最大程度的提高信息的利用管理, 因此, 档案信息资源管理改革要围绕这一目标进行。实现这一管理目标就要应用大量的计算机技术、多媒体技术、互联网技术, 新型技术是实现档案资源信息管理的有效途径, 能使信息检索更加的高效, 而且信息的储存量大。档案信息资源管理需要利用信息技术, 再加上信息技术的适应性和渗透性使得档案信息资源管理与现代信息技术紧密地结合在一起。这将会使档案事业发生根本性的转变, 越来越处于无法替代的地位。这是传统档案管理单一化、手工为主的管理手段无法做到的。

3. 结语

档案管理广泛的应用于各种领域, 新时期的发展下, 对于档案信息管理提出了更高的要求, 要顺应社会的发展变化和时代的需求, 应用先进的科学技术, 解决档案管理工作中存在的不足, 提升管理质量和水平。作为领导者或是档案参与人员, 要努力的完善档案管理水平, 不断不断的研究学习进行改革创新, 才能不断促进行业的不断提升。

摘要：档案管理作为企业或单位管理环节中的重要部分, 对于单位未来的发展有着重要影响, 因此, 本文从档案管理工作的必由之路进行分析, 并就如何做好档案管理进行分析。

关键词：档案管理,必要工作,管理内容

参考文献

[1]林祝娥.我国档案管理现代化建设的现状及对策研究[J].兰台内外.2010 (04) .

[2]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊.2009 (05) .

档案管理办法 第2篇

第一条 为了规范我市区档案馆档案利用工作，更好地为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的有关规定及相关法律、法规，制定本办法。

第二条 档案利用工作应遵循依法、便捷和规范的原则。第三条 各区档案馆对所有到开放期限的档案，应组织鉴定小组及时进行鉴定，凡按国家有关规定无需继续保密或控制使用的，均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放，必要者报本级政府审批。按国家有关规定需继续保密或控制使用的，需报北京市档案局进行审批。

第四条

各区档案馆馆藏档案必须经过系统整理，开放的档案应编有供利用者自行检索的案卷或文件级开放目录。破损或字迹褪变、扩散的档案，均应经过修复保护。

第五条 利用区档案馆馆藏档案，应优先提供档案数字化副本；古老、珍贵和重要档案应以复制件代替原件提供利用。

第六条 各区档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式，配备必要的阅览和复制设备，向社会提供已开放档案、文件查询服务。

第七条 各区档案馆应当向社会提供档案利用服务，并将档案利用服务的内容、时间、手续、方式等基本服务信息向社会公开。

第八条 除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他因涉及国家安全和利益按规定不予公开的档案外，各区档案馆应当向社会开放下列馆藏档案：

（一）中华人民共和国成立以前形成的档案；

（二）中华人民共和国成立以后形成的、时间已满30年的档案；

（三）经济、科学、技术、文化等类档案；

（四）属于已作为政府信息主动公开的档案；

各区档案馆开放个人捐赠、寄存的档案，应当征得捐赠人、寄存人同意。

第九条 公民和社会组织可以持身份证、工作证等合法证件，在区档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案、文件及其他相关信息资料。

第十条 各区档案馆开放档案的利用手续是：

（一）大陆公民持有身份证或工作证、介绍信，可直接到区档案馆利用。

（二）台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到区档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前三十天向区档案局（馆）提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

（三）外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

第十一条 各区档案馆未开放档案的利用手续是：

（一）婚姻登记类档案。1.当事人为内地居民的，持有本人居民身份证，可以查阅本人婚姻登记档案。

当事人为香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨、外国人的，持有《北京市婚姻登记工作规范》第三十四条至第三十八条规定的身份证件，可以查阅本人婚姻登记档案。

2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人身份证件及委托书，委托书应当经公证机关公证。委托书应当写明当事人目前及办理婚姻登记时的身份信息，登记日期和登记机关。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅婚姻登记档案。

4.律师在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料、本人律师执业证书及律师事务所证明，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

其他诉讼代理人在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料及本人身份证件，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

5.监护人持本人身份证件、被监护人身份证件及监护关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅被监护人的婚姻登记档案。

6.继承人持本人身份证件、被查询人身份证明、死亡证明及继承关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅死亡当事人的婚姻登记档案。7.其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案，利用目的合理的，经区档案馆馆长批准，持相关材料可以查阅婚姻登记档案。？？？？？

（二）土地登记资料类档案（农村宅基地、宅基地上建房档案）

1.土地权利人应当提交本人的身份证明、其权利凭证查询其土地权利范围内的原始登记资料。

2.取得土地权利人同意的单位和个人应当提交土地权利人同意查询的证明文件、土地权利人的权利凭证和土地权利人的身份证明及单位的证明文件、本人的身份证明查询土地权利人土地权利范围内的原始登记资料。

3.国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询土地原始登记资料。

4.土地登记代理机构应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询与其代理业务直接相关的原始登记资料。

（三）房产类档案

1.（农村宅基地上的房产）

（1）权利人提供身份证明材料可以查询、复制其全部的农村宅基地上的房产登记资料；委托查询的，应当提交授权委托书和代理人的身份证明材料，境外委托人的授权委托书还需经公证或者认证。（2）因不动产交易、继承、诉讼等涉及的利害关系人提供身份证明材料、存在利害关系的材料可以查询、复制农村宅基地上的房产的自然状况、权利人及其不动产查封、抵押、预告登记、异议登记等状况。

（3）人民法院、人民检察院、国家安全机关、监察机关以及其他因执行公务需要的国家机关应当提供本单位出具的协助查询材料和工作人员的工作证和执行公务的证明文件可以依法查询、复制与调查和处理事项有关的农村宅基地上的房产登记资料。

2.区档案馆只对房屋管理部门办理经租房及文革产、代管产、献产等档案的查阅业务。房屋管理部门查阅区档案馆馆藏经租房及文革产、代管产、献产等档案，须出具单位介绍信及本人工作证。

（四）公证档案

1.公证业务办理机构应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件可以查询本公证处办理过的原始公证资料。

2.司法行政机关的公证管理部门因工作需要查阅公证档案的，应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

3.人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经区档案馆馆长批准后办理查阅手续。

4.律师因诉讼代理的需要，向区档案馆提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经区档案馆馆长批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。

5.凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，报区司法行政机关批准。

（五）死亡干部档案

死亡干部档案不对个人提供利用。单位因工作需要查阅，利用单位应派中共党员干部持本单位党委或党组出具的介绍信及本人工作证，并经区委组织部门批准（出具介绍信），可查阅上述档案。

（六）知青、招工、干部派遣、学籍、调转、学生派遣等种类档案。

1.当事人持有本人居民身份证，可以查阅本人的上述档案。2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人和当事人双方的身份证件可以查阅上述档案。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的人事、劳动关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

4.相涉单位为确认当事人的人事关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

第十二条 各区档案馆保存的档案，其公布权属于档案馆以及国家授权的有关单位。利用者摘抄、复制的档案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中节引档案内容，均应注明档案的收藏单位和档号。档案馆鼓励利用者向其赠送利用档案撰写的著述或其它学术成果。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。

公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时，还须经有关的档案行政管理部门审查同意。未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。

第十四条 区档案馆馆藏档案原件原则上不得外借，确需外借的，必须经馆长批准，并严格办理出库和归还入库的相关手续。

第十五条 区档案馆提供档案利用服务不得收费。利用者如需复制，必须填写复制申请单，经馆长批准，并由档案馆负责办理。可复制档案的内容、数量，由各档案馆酌情决定。

第十六条 国家档案馆应当根据社会需要，加强档案信息资源开发利用，举办档案陈列展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案信息服务。

第十七条 区档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。

第十八条 利用者到区档案馆利用档案，须服从档案馆的安排，遵守有关的各项规定，违反者档案馆可视情况给予劝告或进行其它处置。利用中如损坏档案，档案馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿，或给予其它处理。

第十九条 公民、法人或者其他组织认为区档案馆不依法履行职责的，可以向国家档案馆提出质询，也可以向上一级档案行政管理部门或者本级监察、法制等部门投诉。

档案管理办法 第3篇

【关键词】 档案管理；理念；科学化；规范化

随着各项制度改革的不断深入，人事制度改革也正在如火如荼地展开，人事档案如何顺应时代发展的需求，满足社会的要求，必须不断地调整人事档案管理的方式，范围等，确定人事档案服务的对象，本文就来分析我国人事档案的现状以及存在的问题，提出具有针对性的措施。

1.转型期的医院人事档案现状存在的问题

1.1 交接手续不严，重视程度不足：从目前的医院人事档案管理现状中我们可以发现，我国的医院人事档案人员往往身兼数职，造成在调动或离岗时交接手续不全，常常出现混乱，从根本上说是对其重视不够，部分人员认为其就是一份钥匙的交接，对自身的职责认识不清，导致工作脱节。医院管理的重点是如何实现医疗水平、医疗管理水平的改善，为病人提供优质的服务，其中人事档案发挥了重要的作用，但是从目前的现状来看，却存在硬件设施不齐全，人员管理不到位等现象。

1.2 对档案的处理速度不及时：从我国目前医院的档案管理现状来看，存在着信息更新速度不及时，无法及时归档，及时补充，对部分材料的归档不够准确，导致档案资料无法真实的反应工作情况，无法保证档案的完整。

1.3 宣传措施不到位：医院档案管理人员对人事档案管理工作的重要性宣传不及时，对相关的档案材料没有及时地进行补充、更新、宣传；在很多医院中还存在着档案管理者存在着身兼多职，没有专业的知识技能。受到多种因素的限制，档案管理人员无法及时地掌握最新的知识与技术。

1.4 对重要性的认识不足：很多人对档案的重要性认识不足，认为其属于可有可无的工作，对个人档案的重要性认识不清，很多人对档案的认识存在着一定的误区，很多材料无法及时归档，这些错误的思想观念导致档案信息不全，工作无法开展。

1.5 管理手段落后：在大部分医院的档案都是由人事部门管理，导致工作中出现了很多的问题，缺乏专业的管理技巧，管理手段，主要仍采用手工查找的方式进行档案管理，管理手段的落后大大阻碍了档案工作的开展。

2.提升管理手段的对策及思考

档案是对个人信息的详细记载和真实反映，因此，加强医院的人事档案管理对整个工作的开展具有重要的意义，充分利用档案的信息加强管理，针对以上的问题，主要可以从以下几个方面进行思考，采取有针对性的对策：

2.1 按照程序进行交接：人事档案的交接是一项非常细致认真的工作，其有严格的程序，必须按照程序进行，尤其是在进行档案交接过程中，首先要对所负责的档案进行一次彻底且全面的清查，保证相符性；对出借的档案要及时的收回，对无法收回的档案要标明原因以及催还情况；对一些零散的材料要进行细致的整理，及时存档；最后进行移交，标明移交的时间，地点等详细信息，完成交接工作。

2.2 档案管理意识的提高：档案管理是管理的重要组成部分，必须严格按照档案的管理程序进行管理，加强医院相关管理人员的档案意识，增加档案管理的软硬件设施，引进先进的管理技术，采取最新的管理手段，医院档案是医院管理的重要组成部分，其与医院的各项工作直接相关，这就需要不断地提高医院档案管理人员的综合素质，激发工作的热情，从根本上保障档案资料的准确，确保及时归档。不断地完善档案管理制度，确保档案资料齐全，内容真实可靠。

2.3 建立健全规章制度：我国医院的档案管理制度仍存在着一定的不足，必须不断地完善规章，维持工作的良好秩序，指导工作人员按照制度进行操作。建立完善的管理秩序，档案的任何改动都要明确入档，都要做好登记工作。由于不可抗因素造成的档案资料无法完成收集或者记录的情况，一定要进行明确的解释，便于后期查找。除了技术到位，还要身体力行，为人事管理提供有效的依据。

2.4 积极宣传，提高管理人员的责任感：宣传是工作开展的基础，必须加大宣传，加强管理人员的事业心，责任感，对收集的资料要进行认真的核实，确保入档的资料完整、真实、确保质量。在进行档案鉴定的过程中，档案负责人员必须要认真负责，确保档案的真实完整，认识到人事档案管理工作的重要性，改进工作方式，创新工作模式，提高工作效率，增强工作人员的业务素质。在鉴别的过程中，一定要确保资料的真实，确保档案的可靠、真实、完整，便于后期工作的开展。

2.5 增强职工对档案资料的重要性认识：针对目前我国医院档案管理人员对其重要性认识不足的现状，主要可以采取加大宣传力度，增强对其重要性的认识，使其充分认识到人事档案的中啊哟性；加强对人事档案的规范化管理，保证每个环节工作科学规范；加强档案的收集和完善，及时的补充材料，增强其利用价值。

2.6 加快信息化进程，提高工作效率：随着科技的发展，现代技术在档案管理中发挥了重要的作用，必须加大现代技术的投入，实现网络化管理，这就需要尽快的建立人事档案数据库，实现管理的现代化，科学化，在一定的范围内实行信息公开化，透明化。这在一定程度上加强了档案管理一时的提升，增加了档案管理的透明性，同时也为人才的培养奠定了基础。从目前的管理现状来看，我国的医院人事档案管理现代化水平较高，档案信息化、数据化的水平有了较大的提高。

综上所述，我们可以发现，加强医院人事档案管理对医院的人事管理具有重要的意义，在医院的人力资源配置上具有不可替代的重要意义。总之，要想实现档案管理水平的提升，必须加大管理人员的素质，加大改革的力度和体制的创新，突破传统的管理模式，建立新型的管理理念，适应时代的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献

[1] 闫华,吴桂宏,张美莲. 要重视和加强社保档案的管理[J]. 中国水电医学, 2007, (03) .

[2] 李华. 试论档案价值鉴定的标准和原则[J]. 档案管理, 1990, (01) [3] 贾丽丽, 阴宏光. 浅谈档案价值鉴定存在的问题和对策[J]. 黑龙江档案, 2007, (03)

[4] 卢艳. 浅议档案价值鉴定与馆藏结构[J]. 档案天地, 1997, (05)

[5] 李学广 , 邢惠芹 , 任立新. 档案价值鉴定的实践[J]. 中国档案, 2004, (06)

（作者单位：宾县人民医院）

档案管理办法 第4篇

随着国家经济的发展和科技时代的变迁, 各单位财务信息化水平日益提升, 越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输, 由此形成了大量的电子档案。1998年修订的《会计档案管理办法》已无法适应经济社会发展的需要, 为更快更好地适应经济社会的快速发展, 财政部、国家档案局于2010年起对原管理办法进行调研, 经过研讨和试点, 于2015年12月正式修订, 并于2016年1月1日起施行。随着新《会计档案管理办法》的修订施行, 高校档案管理部门如何以新管理办法为准绳, 制定新的顺应社会发展的财务档案管理体系, 是高校财务档案管理中所面临的一个重要问题。

一、新旧《会计档案管理办法》变化对照

1998年32号《会计档案管理办法》中, 共有21条款, 201年79号令施行的新《会计档案管理办法》分为31条款。对照新旧管理办法, 分别在会计档案的定义和范围、电子会计档案管理要求、会计档案销毁程序、会计档案出境管理要求、会计档案定期保管期限等五方面对档案管理进行了调整, 调整后的管理办法更有利于契合大数据时代的发展, 推动互联网创新经济, 形成绿色低碳的发展方式, 进而推进国家治理能力现代化。

(一) 完善了会计档案的定义和范围。新《会计档案管理办法》中, 对于会计档案定义阐述的更加明晰和全面, “指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。”定义中将电子会计档案纳入会计档案范畴。在档案归档范围中, 删除了会计凭证类中的汇总凭证和其他会计凭证;删除了财务报告类中的会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告;增加了其他类中的纳税申报表、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

(二) 增加并明确了电子会计档案的管理要求。新《管理办法》中第三条会计档案定义中, 首先明确了“包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”, 将电子会计档案纳入会计档案管理范畴。对于电子会计档案管理要求, 原《管理办法》中规定, “采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案”“并报财政部、国家档案局备案”。新的《管理办法》中, 则规定“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。”即不用报备即可使用计算机等技术手段管理会计档案。对于不需要打印成纸质会计档案的具体情况, 新的《管理办法》也有明确阐述, 即从形成的电子会计资料的来源、使用的会计核算系统、电子档案管理系统、安全防范措施、备份制度、保存价值界定、电子签名等七方面进行了具体要求。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存的必须同时满足新《管理办法》第八条中的第一至六项规定;单位外部接收的电子资料仅以电子形式保存的, 必须同时满足新《管理办法》第八条和第九条规定。

(三) 完善了会计档案销毁程序。首先, 档案销毁鉴定工作由原来的档案机构与会计机构提出销毁意见, 改为“由单位档案管理机构牵头, 组织单位会计、审计、纪检监察等机构共同进行”。第二, 编制会计档案销毁清册由原来的档案机构和会计机构共同完成, 变更为档案机构负责。第三, 签署销毁意见由原来的单位负责人改为由“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见”。第四, 组织销毁工作由原来的档案机构和会计机构共同监销, 改为档案机构负责, 并与会计管理机构共同监销。第五, 对于未结清的债权债务凭证, 不得销毁需单独抽出的纸质凭证, 增加了需要在“会计档案鉴定意见书”中列明、电子会计档案单独转存。

(四) 明确了会计档案出境的管理要求。会计档案出境管理由原来的“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”, 改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或传输至境外的, 应当按照国家有关规定执行。”

(五) 调整了会计档案的定期保管期限, 并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。原《管理办法》第八条, 会计档案保管期限定期分为3年、5年、10年、15年、25年, 新的《管理办法》第十四条中, 将定期保管期限划分为10年和3年, 即会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限延长至30年, 其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

二、新《会计档案管理办法》施行下, 高校财务档案管理建议

(一) 把握新《会计档案管理办法》方向, 加强宣传, 做好新旧管理衔接。首先要从思想上加强重视, 在财务档案管理工作中, 对单位负责人及财务、审计、档案相关人员进行新《管理办法》的解读和培训, 强化管理人员的责任意识, 以新《管理办法》施行为契机, 加强业务培训。对外进行财务档案重要意义的宣传, 强化全民意识。按照财务部、国家档案局发布的《关于新旧会计档案管理办法有关衔接规定的通知》精神, 做好新《管理办法》出台后高校财务档案管理的平稳过渡。

(二) 修订单位会计档案管理办法, 加快财务档案管理步伐。以新的《管理办法》为准绳, 调整单位会计档案管理办法, 做好电子财务档案管理工作。

摘要：本文通过对新旧《会计档案管理办法》的解读, 明晰新《会计档案管理办法》内容, 探讨在新《管理办法》施行下, 如何加强高校财务档案管理。

关键词：新会计档案管理办法,解读,建议措施

参考文献

[1] (98) 财会字第32号.会计档案管理办法[M].财政部国家档案局, 1998.

档案管理办法 第5篇

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

档案管理办法 第6篇

关键词：档案管理；创新理念；管理信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）03-0000-01

引言

随着科技的发展和时代的进步，传统的档案管理方式一般依靠手工记录，速度慢并且查阅不方便，这显然已经满足不了数字化时代对档案管理的新的要求，因此实现档案管理的创新刻不容缓。新的档案管理方式具有高效、持久、安全等的优势，在当今世界越来越多地采用。创新档案管理方式首先要创新管理理念，其次要提高技术创新，最后将这些运用于实践。同时，还要档案管理创新引起社会的广泛关注，从建立制度、利用新型技术到实际管理的理念和运用，为我国档案管理事业的发展提供经验。

一、档案管理信息化的优点

（一）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机在输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。

（二）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。

（三）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（四）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

二、档案管理信息化带来的挑战

（一）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理认为的信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，以及黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大的挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（二）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（三）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使我们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。

三、实现档案管理理念创新的方式

（一）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。

（二）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现的了许多档案管理的问题。因此档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（三）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（四）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。

结语

综上所述，档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

参考文献

[1]王焱. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息，2013，01：115.

[2]张莹. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息，2013，08：107.

[3]马俊英，沙洁. 现代企业档案管理信息化创新研究[J]. 邯郸职业技术学院学报，2014，01：94-96.

[4]蔡杜娟. 现阶段档案管理条件及实现档案信息化建设与管理[J]. 办公室业务，2012，13：110-111+114.

[5]刁晓方. 创新档案管理理念 实现档案管理信息化[J]. 人力资源管理，2012，11：194.

档案管理办法 第7篇

一、档案管理工作创新的重要意义

创新是事物发展的根本动力, 没有创新就没有进步, 因此无论在任何领域, 创新都是保持事物与时俱进, 兴旺发达的根本方法。在档案管理的工作中, 创新的重要意义更是不言而喻。在当前, 社会迅速发展, 信息资源更加丰富, 这些外在的条件都为档案管理工作带来了新的挑战, 因此, 档案管理工作者应当认识到当前创新档案管理工作的重要意义, 在管理工作中不断寻求创新的工作方式, 只有这样才能够保持档案管理工作的高效性, 体现档案管理工作的服务性, 并且与时俱进, 保持档案管理工作的活力, 更好地为社会服务。体现档案管理工作的价值和意义所在。

二、档案管理创新的方式

(一) 在管理方式上进行创新

当前档案的管理方式已经不能很好地满足社会的需要, 产生了一定的问题, 需要及时进行创新并加以改进, 就目前的档案管理状况来说, 大部分的档案馆虽然能够对各种方面的资料进行收藏, 但当前社会的需求和查阅者的需求越来越多样化, 在这样的情况下我们还是能够看到档案馆收藏资料的丰富程度, 以及管理方式方面还存在一些不足。因此, 针对这一问题, 档案管理者不仅需要对档案馆的收藏内容进行不断的丰富和扩充, 提升档案馆资源的持有量, 同时还应当针对不同群体的不同需要, 有重点, 有针对性的收集一些使用的资料。除此之外, 档案管理的工作上还应当不断进行管理方式的创新, 不断优化档案管理的组织性以及规范化, 从而方便用户的查阅, 也方便档案管理工作的进行。

除此之外, 在当前, 随着经济的发展, 电子信息技术也得到了巨大的进步, 电子信息技术应用在档案管理方面能够十分有效的提升档案管理的工作效率, 也能够方便用户的查阅, 在传统的档案管理工作中, 档案管理工作主要是依托纸质档案以及人力管理来进行的, 而电子信息管理系统能够顺应社会信息化的发展趋势, 可以储存电子档案以及声像档案, 为用户带来方便的同时也大大减轻了档案管理工作人员的工作量, 提高了工作效率, 保证了服务的质量。因此, 在档案管理工作的创新方面, 应当积极引进先进的电子信息管理技术, 建立档案的电子信息管理系统, 并且要对档案管理人员加强这种新技术的使用方法的培训, 让相关的管理人员都能够熟练地掌握和使用电子信息管理系统, 从而保证服务质量的提升。

(二) 管理观念上的创新

思想意识对人的行为有着指导的作用, 因此在思想意识和观念方面进行改进, 就能够帮助和促成行为的转变。而在档案馆管理的创新方面, 首先应当做好的就是创新思想认识的建立。在进行档案管理创新的过程中, 创新观念始终能够起到指导作用, 并且能够在不断的创新实践过程中产生新的创新思想, 从而进一步促进档案管理工作与创新工作的发展。在当前, 档案管理工作者应当顺应社会的发展趋势以及用户的个性化需求来进行管理方式上的创新和改进, 将档案管理的信息化, 知识化, 服务化作为当前档案管理工作创新的重点所在。要不断对过去传统的管理观念进行改进, 将重收藏轻使用, 轻服务的管理理念进行改变。

在当前的档案管理工作中, 应当时刻注重提升管理的效率, 改变传统的档案管理思想, 提升对于用户的服务质量, 从而更好地将档案管理工作做好, 帮助档案管理工作更好的适应社会的发展要求, 更好地发挥档案管理的价值, 让档案馆能够更好的为用户提供服务。

(三) 不断提高档案管理人员的素质

档案管理工作的创新从某种程度上来说也是一种围绕着管理人员进行的创新, 管理人员在档案管理创新工作中扮演着极为重要的角色, 与此同时, 档案管理工作的创新也能够帮助管理人员自身得到更好的发展。作为档案管理工作人员, 首先应当对档案管理工作有着正确的认识, 应当明确档案管理工作的重要意义以及工作的性质和目标。档案管理工作人员应当认识到档案管理工作是一项为社会服务的重要工作, 也是为社会提供服务的一种方式, 因此在工作的过程中应当做到爱岗敬业, 尽职尽责, 树立良好的服务意识。除此之外, 为了更好地进行档案管理工作, 应当对档案管理工作人员进行专业的培训, 提高管理人员的专业素质, 帮助档案管理工作人员熟练地掌握电子信息管理技术, 并且掌握各种创新的工作方式。作为档案管理工作人员, 较好的专业素质和职业素养是当前档案管理工作发展对档案管理工作人员提出的新要求, 在过去的档案管理工作中, 往往由于管理者的不够重视, 而导致档案管理人员的专业技能以及文化素养较低, 不能够很好的为用户服务, 并且也在工作中无法提高工作效率, 因此, 想要对这样的管理状况进行创新, 就需要从工作人员的专业知识以及职业道德培训做起。

(四) 实行标准化管理, 帮助档案管理工作的效率提升

在档案的管理工作中进行标准化管理, 是帮助档案管理实现现代化的前提之一, 在档案管理的工作中, 各个环节之间, 各种业务工作之间都是有着密切联系的, 因此在档案管理的工作中应当把各个环节联系在一起进行标准化的统一管理, 这样才能够保证各个环节的工作都能够高效有序的完成。而标准化的管理也是实现档案科学管理的重要前提, 而科学的档案管理方式就是指根据档案管理工作发展的规律, 以及档案资料产生的规律, 运用科学的管理方式来进行创新的档案工作管理, 为了达到这一目的就需要我们在档案管理的工作中建立合理的档案管理制度和管理标准, 这样一来就能够使各项档案管理工作都能够有所依据的有条不紊的进行, 标准化的档案管理能够帮助档案管理工作者提高工作的效率, 并且能够很好的将人力物力有效的结合起来, 也能够对档案管理人员的工作行为进行统一的规范, 减少在工作中出现错误的可能性。

三、结语

综上所述, 随着社会经济的共同进步, 我们应当主动在档案管理工作的各个方面进行创新, 只有这样才能够保障档案管理工作的效率, 帮助档案管理工作更好的发展。

参考文献

[1]王丽勇.高校档案管理质量保障体系建设探析[J].赤峰学院学报:自然科学版, 2013, (21) :280-281.

[2]史宇.创新档案管理方法提高档案管理质量[J].兰台内外, 2013, (5) :70.

[3]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界:中旬, 2013, (4) :73-74.

[4]杨海英.新形势下加强档案管理工作的思考[J].档案天地, 2013, (1) :50-51.

档案管理办法 第8篇

一、企业管理中存在的不足之处

(一) 企业领导层对档案管理忽视, 重视度不高

企业在档案管理中, 离不开企业领导层的重视和关注。但是现实中, 企业的领导层对此大多不是特别关心, 更多关注的是企业的运营和由此带来的多少利润。档案管理其实和企业的生产经营一样重要, 如果是企业现实的硬件产品, 那么有效的档案管理就是企业的软件产品。

(二) 档案管理人员水平参差不齐, 管理方式落后

企业档案管理人员, 由于学历、工作能力、工作态度等不同, 在档案管理中出现管理中水平方面的差异性很常见。同时, 在档案管理方式中, 档案管理人员的管理方式还是以传统的手工操作方式为主, 还没有建立自动化的信息档案的处理方式。总体上看, 档案管理人员的素质较低, 管理方式的落后陈旧, 已经满足不了建立现代企业生产经营信息档案的需要。

(三) 现代完备的电子信息档案还没有真正建立

企业的档案管理工作目前还是用手工建立纸质档案的方式进行管理。这种做法在今天存在很多弊端, 一是增加了档案管理人员的工作量;二是纸质档案本身的保管很难做到不会产生档案文件损毁甚至丢失的现象;三是增加了档案管理的成本, 如纸质档案需要专门的场所, 专门的文件柜进行储存, 而这势必会带来相关经营成本的增加;四是传统纸质档案在查询档案信息的时候十分不方便, 这点引发很多企业的档案管理人员的反感。虽然目前, 很多企业也在建立相关的电子档案信息数据库, 但由于人手的不足, 大多不完备, 还是离不开传统纸质档案的帮助。

二、提高企业档案管理水平的有效措施

(一) 提高企业从上之下对档案管理的重视程度

档案管理水平的提高, 首要的是企业经营者的关注度提高, 让他们充分认识到合理高效的档案管理对提高企业效益, 实现企业的长远发展十分必要。同时, 也要让普通的职工也提高对加强企业档案管理的重视, 帮助企业建立恰当的企业信息档案。只有上下齐心, 都关注档案管理, 才会为这个问题的解决创造有利的外部环境。

(二) 加强对企业档案管理人员业务素质的培养

可以采用定期或者不定期的方式开展多种形式的档案管理人员的培养工作, 创新培训内容, 提高培训效果。尤其是对将来要建立的以电子信息档案为主体的现代档案管理内容要重点对他们进行培训, 以适应未来企业档案管理的需要。把企业外的在档案管理中做的到位的优秀人士请到企业, 对企业档案管理人员进行现场的操作和模拟演示。

(三) 建立现代企业数字化档案管理模式

传统的档案管理模式, 手工操作, 纸质化, 效率低, 出错率高。总体上看, 不适应现代企业快速发展的需要。因此, 要进行根本性的变革。具体做法:可以采用现代信息网络技术, 尤其是功能强大的“云端”网络技术, 建立现代企业电子档案。电子档案的优势显而易见, 可以实现信息数据更快的录入, 同时也便于信息的保存和相关数据的统计, 也可以实现档案信息的共享, 让相关档案信息查询人员能够及时便利的获得自己想要的档案信息。

(四) 资金投入要及时有力

要实现以上的企业档案管理的改变, 必须要有资金的保障。如果没有资金的及时投入, 对档案管理人员的培训和建立现代电子信息数据化档案模式, 只不过是句空话。企业要设立专项资金, 并保证资金专款专用, 这样才会为企业档案管理水平的真正提高提供保障。

三、结语

通过对档案的管理, 企业可以及时总结归纳企业运行中出现的问题和不足, 为制定正确的经营策略提供最佳的档案数据的帮助。建立现代电子档案管理模式, 让人们从繁忙的手工操作中解放出来, 也能够增强他们工作的幸福感。总之, 企业要十分注意这个问题, 尽快出台相关企业计划, 提高企业档案管理水平。

参考文献

[1]王春艳.提高档案管理现代化水平强化档案管理工作能力[J].兰台内外, 2009 (3) 9—12.

档案管理办法 第9篇

1 领导班子高度重视, 健全档案管理网络

在信息时代, 搞好档案管理既是对企业历史负责, 也是对企业的现在和将来负责。为使档案工作得到全面发展, 该公司领导班子高度重视, 专门成立了档案管理领导小组, 将档案工作列入了公司的发展规划、年度工作计划, 明确了档案工作目标。建立健全档案工作管理体系, 由公司分管副经理负总责、经理工作部主任具体负责, 综合档案室负责档案工作的组织、协调和监督、指导工作;完善了档案管理网络, 由14个职能部室和2个多经公司各抽出1名兼职档案员负责本单位现行文件材料的管理和归档工作。多年来, 该公司开展了经常性档案教育活动, 通报工作, 交流经验, 使公司的档案资料收集、归档齐全完整。特别是在这次档案达标升级工作中, 该公司又专门成立了档案达标领导小组, 多次召开专题会议研究有关事项, 及时解决档案管理存在的问题, 并积极筹措资金购置档案设备, 推动了档案工作不断向更高的层次迈进。

2 加大教育培训力度, 提升档案人员素质

该公司始终坚持贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《河南省档案管理条例》等相关法律法规, 每年将档案法律法规学习列入法治教育计划中, 举办专题档案法制教育培训班, 并通过公司网站、版面宣传、知识考试等多种形式, 教育广大职工既要重视, 又要积极参与和支持档案工作, 起到了良好的效果。同时, 该公司不断加大对档案人员业务培训力度, 除经常组织档案人员参加上级部门组织的培训班外, 还积极组织人员到档案管理先进单位学习、取经。通过学习培训, 该公司专兼职档案员具备了较高的档案专业知识和熟练的业务操作技能, 能够圆满完成各自承担的工作任务。

3 健全各项规章制度, 及时准确提供服务

该公司把档案管理的各种制度纳入了企业的管理标准, 建立健全了《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等18项规章制度, 制定了岗位责任制、档案管理标准、档案工作标准, 并认真做到了“三纳入”、“四参加”, 档案人员参加了设备开箱、工程竣工验收、生产会议、科研项目鉴定, 保证了档案工作的严肃性, 为档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用提供了可靠的保障。同时, 档案人员还通过分发目录、电话借阅、开架阅览、电子阅览等多种服务形式, 及时准确地为企业发展、领导决策提供了重要依据。

4 全面推进数字化建设, 提升档案信息化水平

近几年, 该公司不断加大对档案工作的投入, 大力推进档案数字化管理, 增加了扫描仪、数码照相机、计算机、复印机等现代化办公设备, 并在升级后的办公自动化系统中更新了档案管理模块, 对归档后的电子档案实行了移动硬盘、光碟双备份。该公司还投资开展了档案数字化建设, 对公司室藏文书档案、科技档案进行扫描录入, 实现了档案资料网上检索和全文阅览, 开辟了网络服务的新天地, 使“足不出户查阅档案”成为现实。在档案扫描工作中, 严格按照档案数字化加工方案操作, 扫描工作完成后, 由公司分管副经理对档案进行严格检查, 做到档案的实际数量与录入的数据条目数一致, 录入的内容规范、准确无误。同时, 为更加方便地服务企业, 该公司还在阅览室设立了电子档案查阅区, 使员工更为便捷、快速地查找到需要的档案内容。

5 建立多种专题档案, 提高查阅利用效率

档案管理办法 第10篇

一、电子档案使用的主要途径

电子档案方便快捷, 和纸质档案比较起来, 在查全率和查准率上要优秀很多, 可是店子档案的建立是以信息技术为基础, 要能够做好管理软件功能, 才能将其优越性发挥出来。

1. 提供拷贝

拷贝是电子档案使用最直接的途径, 让用户能够获得档案的原始状态, 具有权威性。档案部门在提供拷贝的时候, 需要将其转换, 变成通用的格式, 使用者自己将其恢复。如果没有相关的软硬件平台, 可以提供打印件共使用者使用。

2. 通信传输

通信传输可以解决档案使用地域问题, 为使用者节约时间和支出, 电子档案的功劳不小。通信传输使用网络来进行电子档案传递, 不同的档案馆都能够实践资源交流, 还能够提供点对点的通信, 查询固定档案资料。

3. 直接利用

档案部门通过电脑检索可以检索本档案馆或者其他档案馆的档案, 使用网络来进行查询, 方便快捷, 为利用者提供技术支持, 可以同时使用多份档案, 该方法和档案馆的可直接利用资源具有直接联系。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对许多单位和部门都算是新鲜的内容, 所以做好电子档案管理非常重要。档案工作人员应该要将传统的管理模式进行改变, 引入现代管理, 现在对电子档案管理进行相关的探讨。

1. 加强电子档案管理, 有利于节省人力物力

传统档案管理耗时耗力, 跟不上当前对档案的利用需求速度, 对一些零散破碎的档案资料进行管理的时候, 需要较多的资源投入, 保管也比较麻烦, 还有很高的损坏风险。可是, 计算机和网络技术出现后, 这些工作被大量的简化, 使用电子档案管理, 人力物力都投入的比较少, 而且速度快, 最主要的就是对现代人的档案需求速度能够给予满足, 只有满足了档案利用者的需求, 档案才能够发挥最大价值。而且保存的安全性也比较高, 工作人员的工作强度得到了缓解, 能够有更多的精力用于档案的利用和开发。档案管理电子化能够极大的提升档案管理的效率, 节约档案部门的支持和消耗。

2. 做好电子档案管理工作, 提升服务质量

档案管理也是为了能够给档案使用人员提供便利性, 做好电子档案管理, 实现档案资源电子化, 有助于档案服务质量提升。电子档案是通过电子技术来将普通档案进行电子转化, 将这些档案储存在电子介质中, 通过互联网来进行利用, 传递, 让使用者能够进行方便的使用和查阅。电子档案管理工作完善后, 档案使用人员能够获得他们需求的服务, 为了满足他们的需求, 档案人员要不断学习, 提升自己的水平, 掌握新技术, 对现代档案管理技术有深入了解, 熟练的操作, 这样才能够真正的提供可靠的服务, 促进社会和经济效益增长。

三、完善电子档案管理措施

1. 建立制度, 整合档案资源

档案的审批、利用、查阅都需要通过档案主管的审批, 在完善健全的档案利用制度管理下, 档案管理才能有序, 从网络上收集档案的时候, 应该要注意档案的时效性, 让档案处于最新状态, 这样档案人员对档案的需求和利用价值也比较高, 电子档案和纸质档案实现互相弥补, 对档案资源进行整合。

2. 规范档案利用方式, 避免不可挽回损失

电子档案利用要有原则, 根据档案利用人员的需求来进行调整, 以电子档案内容秘密层级来进行管理。通常, 非完全开放电子档案不能够提供拷贝的使用方式, 且浏览这类档案, 也必须要有监控。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

小结

当今社会是信息化的社会, 电子技术和计算机技术、网络技术在各行各业都有非常大的应用, 其潜力无限, 在档案事业中, 使用电子档案是大势所趋, 也是必然的结果, 电子档案依托于网络技术来进行传播, 其保存、归档、利用过程比纸质档案复杂多样。这些工作的实现需要提升档案事业的科技水平, 引入电子档案管理, 实现电子档案改革, 遵循本单位的实际情况, 科学进行管理, 保障电子档案满足档案利用者的需求, 让电子档案能够发挥出更大的价值。

摘要：目前档案领域的电子档案数量不断增加, 电子档案是传统档案数字化的档案资源, 在利用上具有便捷性和时效性, 但是对各种新技术有较高的要求, 在管理的时候比较复杂。所以, 档案管理者应该要加强档案人员的管理, 增加他们对该工作重要性的认识, 保障工作的安全性, 让电子档案能够被最大限度的使用, 确保档案资源的安全性。

关键词：档案管理,电子档案管理,利用

参考文献

[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报·社会科学, 2009, 30 (7) .

[2]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化, 2010, (6) .

档案管理办法 第11篇

关键词：基层国土资源；档案管理；现状；策略

一、基层国土资源档案管理工作中存在的不足

（一）基层国土资源档案管理缺乏规范

基层国土资源局在档案管理工作中，往往更重视土地交易档案和地籍档案的管理工作，却没有将文书档案归档提升到档案管理的关键环节，这种档案意识淡薄的状况下，没有给予档案工作足够的重视，加上管理缺乏统一性，造成资料散落到各部门，不注重资料的收集和整理，最终出现资料丢失和损毁的事情，影响了档案的完整性和系统性，大大降低了档案的利用效率。

（二）基层档案管理硬件设施不全，管理质量有待提升

当前基层国土所在档案管理工作上还存在硬件设施不完善的状况，大大影响到了档案管理工作的规范化，加上档案室的环境条件价差，档案资料发霉现象时有发生。此外，网络信息手段的发展和在办公过程中的广泛运用，而国土局硬件设施的缺乏却大大影响了计算机档案管理工作的效率，也给档案信息资料的查询上带来了不便，一般是采用传统测绘方式形成纸质材料，更没有完善数字化归档处理工作，大大降低了国土资源档案管理的质量。

（三）基层档案管理人员的服务意识和综合素质都有待提升

档案管理工作本身就是一件较为复杂和繁琐的事情，更是一项对专业技能要求较高的技术工作，需要档案管理工作人员本身具备良好的专业素质才能胜任和担当起档案管理工作。基层国土资源的现有档案管理工作人员对档案管理专业知识的了解还不够全面，也没有做到对国土资源档案的深入细致分析，最终影响到了国土资源档案资料的整理、收集和利用。此外加上国土资源内部的档案管理工作人员没有提起对档案工作的重视，往往报着应付了事的心态，大大影响了他们的服务意识，让他们将档案管理工作等同于资料收集保管，也同时降低了他们的思想观念和管理质量，不利于档案管理工作的创新和完善，传统的思想意识更是难以满足档案社会经济发展和国土资源档案管理工作的创新需求。

二、完善和强化基层国土资源档案管理工作的策略

（一）完善基层国土资源管理所的硬件设施

强化设施建设工作，对于推动基层国土档案管理工作朝着现代化方向发展具有重要的意义。但从目前状况来看，多数基层国土管理所在硬件设施建设上都还不够完善，国家也没有给予足够的资金投入，针对于这种情况，需要基层国土所也能够结合自身的实际状况，想方设法的进行资金的筹集，然后国土档案管理部门的有关单位更是要鼓励和支持档案管理部门进行硬件设施的建设工作，在硬件设施完善的过程中，更是要将现代化设施投入进去，真正的实现基层国土档案管理工作现代化。

（二）做好基层国土资源档案数字化建设

数字化建设既是形式发展的必然，更是实现国土资源档案管理工作规范化的有效措施。伴随着社会经济的发展，档案管理信息化和数字化已经成为档案管理的主要发展方向，基层国土资源所更是要顺应时代发展的步伐，强化数字化建设，做好投资工作，充分利用计算机和网络等有效手段，进行档案管理工作的开发，同时建立电子影像档案数据库，构建一个完善的国土资源档案信息系统和管理网络，同时对于档案管理必须的扫描仪和计算机等有关硬件设施进行不定期的更新和完善，大大提升档案管理工作的效率和水平，便于有关人员对于档案的查询，真正从源头上把握档案信息，降低档案信息丢失的可能。

（三）大大提高基层国土档案管理人员素质

基层国土档案管理人员在整个档案管理工作中发挥着重要的意义，提升管理人员的职业素养，让他们能够更好的认识档案管理工作，让国土档案能够发挥其最大价值。同时要让档案管理工作人员了解和掌握《档案法》等法律法规，并有效的邀请有关档案管理专业人员来给为基层国土档案人员进行档案业务和管理知识的讲解，让基层国土档案管理人员在接受培训和学习后能够大大提升自身的专业知识水平，了解和掌握档案管理各环节，更好的完成档案管理工作。

（四）强化国土资源档案的开发利用

做好国土资源的开发工作，资源共享意识非常重要，这一意识的存在对于调动国土资源管理者工作效率，滿足社会各界的档案服务需求以及提升档案服务方式和质量上都具有重要的意义。还有就是要开展标准化的管理方式，在数字化管理章程的指导下，构建统一的标准体系，确保国土资源档案能够开发的更为合理有序。此外，还需要做好各国土资源档案管理部分的联络，避免出现“信息孤岛”的状况，为国土资源档案提供一个统一的数据平台，确保国土资源档案能够得到有效的利用。

三、结束语

国土资源档案是国土资源管理部门在进行土地规划、开发利用以及土地测绘等工作过程中获得的有效的重要信息，需要做好档案管理工作的完善，同时更是需要国土资源所能够采取更为有利的措施使其资源得到有效的开展，更好的为社会和人民提升服务，让国土也能够得到合理有效的利用，带动我国整体社会经济的发展。

档案管理办法 第12篇

一、电子信息档案的优越性

1. 使用电子信息档案有利于档案管理工作人员提高工作效率

计算机管理系统可以使档案管理工作人员从繁重的档案立卷、归档、检索等劳动中解放出来, 提高了档案管理的工作效率, 是现代化档案管理中不可缺少的管理进程, 也是档案管理的发展趋势。

2. 使用电子信息档案有利于档案文件的补漏增缺

使用电子信息档案, 在对档案文件的补漏增缺工作中, 摒弃了传统档案管理的手工拆卷、装卷工作, 直接在计算机管理系统中插入增加或修改的内容, 一步到位, 大大提高了档案管理的工作效率。

3. 使用电子信息档案有利于档案文件的保密

使用电子信息档案, 查阅档案文件时, 不需要像传统档案管理查阅时需要提供整卷档案, 而是查阅者需要什么文件直接通过计算机管理系统智能检索提供, 既提高了查阅的速度, 又避免了查阅者翻阅整卷档案时接触到不应接触的档案资料, 有利于档案文件的保密。

4. 使用电子信息档案有利于提高档案管理工作的质量

由于立卷人文化程度、理解能力和业务技能的差别, 传统立卷时, 或多或少会出现立卷标准不一的现象, 给档案的归档、检索和查阅带来一定的弊端。使用电子信息档案, 由计算机系统按照统一的设定标准进行智能化档案管理, 对档案管理的所有工作环节进行了规范化、标准化管理, 从而提高了档案管理工作的质量, 减轻了档案管理工作人员的劳动强度。

二、电子信息档案管理的弊端

1. 电子信息档案的安全性有待进一步提高

电子信息档案由于它的特性, 有档案文件与载体分离的可能性, 从而造成档案文件可能遭到外部的拷贝、修改和删除等现象。特别是互联网的开放性, “黑客”可以通过互联网络直接控制档案管理系统, 甚至植入电脑病毒, 造成档案资料的泄密、丢失, 甚至整个管理系统的瘫痪。

2. 电子信息档案保存格式的多样化造成系统的不兼容

由于各行各业有各自的电子文件存储格式, 国家目前没有统一的电子文件保存格式行业规范, 从而造成各种档案资料归档时容易出现存储格式不统一的现象, 即使将其他格式文件统一转换为电子档案兼容的存储格式, 也容易影响被转换文件的准确性和完整性, 甚至出现整个文件的丢失。

3. 电子档案的原始性、真实性和完整性有待进一步完善

对于传统档案, 原始性、真实性是其最大的特点, 甚至其修改的过程也能体现在文件资料中, 保证了档案资料形成的过程和痕迹, 特别对于签字、图像、印章等, 更具有真实性。但电子信息档案, 虽然比传统档案更有优势, 但其在原始性、真实性上不如传统档案更有证明力度, 缺乏真实感和历史感。

4. 电子档案的存储载体极易受外界环境影响而损坏

电子档案依赖于一定的存储载体, 这种载体在存储、运输、使用和维护等环节上极易受到外界环境的干扰, 如光、温度、湿度、空气、灰尘、生物和磁场等等, 这些外在环境直接影响到电子信息档案的保存和安全。

三、加强电子信息档案管理的对策

1. 建立健全电子信息档案管理的制度

档案管理部门应该从发展和创新的角度出发和考虑, 建立健全一整套电子信息档案管理的规章制度, 利用计算机管理系统, 发挥其优势, 同时考虑到传统档案的特点, 从立卷、归档、检索、查阅等环节建立起行业规范, 从而使档案管理工作实现统一化、规范化、制度化。在此基础上, 对实际管理工作中发现的问题和困难要及时进行调查研究, 及时从制度和程序上进行规范, 更好地发挥电子档案管理工作的优势特点。

2. 采用“双轨制”的方式进行归档

在现在的法律背景下, 文件生效的主要标志就是印章和签署, 因此在现有的技术条件之下, 那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。就目前来讲, 一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案, 使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档, 最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3. 实现电子档案的安全可靠管理

充分运用电子信息系统的应用支撑环境, 开发利用符合档案管理的数字证书、电子印章等信息化验证软件技术, 保证电子信息档案的真实性和法律性。同时加强对信息系统安全性的建设, 通过防火墙、病毒查杀、系统补丁等防御技术, 实现电子信息档案的安全使用和保管;另外按照工作岗位和级别权限, 对登录系统人员实行权限设置, 对其访问范围进行系统控制, 提高电子信息档案的安全级别管理。

4. 努力增强档案管理人员的专业素养

档案管理部门应加强对档案管理人员专业技术的培训, 从根本上提升电子档案管理的水平。由于电子档案是建立在高科技平台上的, 因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以, 在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中, 除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外, 还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。

参考文献

[1]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考[J].大陆桥视野, 2013, (22) :57.

[2]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报, 2009, (7) :167-169.

[3]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化, 2010, (12) :19.