档案信息资源建设研究

档案信息资源建设研究（精选11篇）

档案信息资源建设研究 第1篇

1 数字档案信息资源与传统档案信息资源开发利用的差异性分析

数字档案信息资源与传统档案信息资源开发利用的相异之处, 主要体现在检索方式, 编研服务方式和信息服务方式等方面。

1.1 检索方式不同

到目前为止, 传统的档案检索方式主要有手工方式比孔卡、比号卡检索边缘穿孔卡检索缩微胶片检索计算机检索。传统档案的计算机检索主要是通过向计算机系统输人能够标识档案的信息, 用户再通过计算机的检索程序来提取符合利用要求的档案有关信息, 然后根据此信息去获得档案实体, 最终达到利用的目的。

1.2 编研服务方式不同

档案编研是一项主动提供的服务, 它标志着档案部门对社会需求预测水平, 表现了档案服务水平的高低。传统方式下, 编研选题缺乏主动性;相关素材的获取困难;编研成果传输渠道窄。而且, 由于受纸质出版周期长的限制, 编研成果常错过最佳公布时间, 失去利用价值。而数字化档案的编研工作无上述限制, 更多地转化为诸如选题策划等创造性劳动, 需要我们更多地去思考如何为地方建设、企业发展等提供有用的档案信息。而且编研成果通过网络传播, 可以不受传统媒体“出版”、“发行”周期的限制, 编研成果一旦上网, 便可以快速传递到网络的每个角落, 在第一时间向全社会公开, 从而使其价值得以尽早、更广的发挥。另外, 传统的档案编研工作一般只着眼于纸张文字材料, 最终形成的编研成果也只能是纸质材料汇编, 工作范围比较窄, 编研成果的表现方式也比较单一。而借助计算机多媒体技术, 则可以通过对声、像、字、图等各种信息全方位编研, 将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者, 极大地拓展编研工作的领域。

1.3 信息服务方式不同

在传统环境下, 档案信息提供方式的特点是:以被动为主的提供方式, 提供内容单一, 所提供的档案信息层次较低, 没能做到“请进来、走出去”, 主动向利用者介绍馆藏内容和检索方法, 引导利用者正确地利用档案等。而在数字环境下, 变被动服务为主动服务, 最大限度地满足利用者的需求, 用户往往会通过网络方式寻求所需要的信息, 并且用户可能还不会意识到应该从档案信息中寻求;用户对综合性信息需求增多;用户可能会从更高层次来要求所需信息, 而不仅仅是停留在简单地查找一份相关档案。在这种情况下, 档案信息开发方式应该适应新形势, 这对档案信息资源开发是一大挑战。

2 数字档案信息资源与传统档案信息资源开发利用的类同性分析

数字档案信息资源与传统档案信息资源开发利用的类同之处很多, 例如开发利用的对象都是档案, 主体是档案员, 途径部分相同等, 下面主要论述两种档案信息资源的开发利用的一般程序过程和宗旨的类同。

2.1 一般程序过程类同

2.1.1 在数据准备阶段, 两者都需要制定相关的标准和办法, 确定数字化信息存储的范围, 进而对相关信息进行收集, 加工和数字化处理。

2.1.2在数字文件存储阶段, 二者都需要建立相应的目录数据库和全文信息数据库, 而且这种数据库不仅要求具有存储数据和处理数据的功能, 从长远来看还具有和各类数据库联网共享的功能。

2.1.3在数字文件检索利用和输出阶段, 两者都可以根据用户的需要进行多途径查找并进行全文检索, 还能够根据用户需要, 对下载的数字信息进行编辑, 修改加工和文字处理, 最终输出有关信息。

2.2 活动宗旨相同

二者的活动宗旨相同, 都是为了发挥档案的作用, 实现档案的使用价值, 开发有效信息, 提高档案利用效率, 为社会创造财富。

3 数字档案信息资源与传统档案信息资源开发利用的相互借鉴性

随着网络技术的迅速发展, 以及多媒体、办公自动化等信息技术与通讯手段的快速电子化, 传统的档案馆和传统的文本型信息正受到虚拟档案馆和电子型档案信息的挑战。文本型的档案信息是否必然被电子型信息所替代呢?回答是否定的, 这两者绝不是替代关系, 而恰恰应是相辅相成, 相互依赖, 共同发展的关系。

根据两者的特点, 我们不难看出传统文本型档案信息资源开发利用与现代电子型档案信息资源开发利用存在着互补性。

4 文本型档案信息的保密性、权威性与电子型档案信息的开放性相互补

电子型档案信息由于借助网络技术和电子技术, 虽然可以使档案信息广泛地、快捷地传递到用户, 但是它一般是开放信息或目录信息, 价值不大, 保密性、权威性较差。而文本档案信息由于其表现为信息的原始性, 因此它具有法律上的可靠性和高效的保密功能, 具有信息的权威性。一般地说, 涉及到国家安全利益、与社会秩序相关的或与集体、个人秘密有关的档案, 因其合法权益受到法律的保护, 均属于限制利用的范围。特别是关于国家安全和知识产权等法律保护的权威档案信息一般不会上网服务, 当然也为避免电脑黑客的攻击, 这类档案信息往往都采取文本型服务方式或至多提供网上目录服务。档案信息的权威也是通过这种保守的文本方式来维护的。例如人们要考证某一事情或某一事物, 只有找到原始的文本档案或者是文本档案的原始记录才是最有权威的, 哪怕电子网络所提供的信息是准确的, 也不能作为凭证, 在法律上也不具有可靠的法律效力。

传统的文本型档案信息和现代电子型档案信息都各具有优缺点, 它们的互补性展示出档案事业发展的趋势。文本型档案信息是电子型档案信息发展的基础, 电子型档案信息的发展又为文本型档案信息的发展提出了更高的要求, 两者互相支持, 互相促进, 共同发展。

结束语

档案数字化管理是未来档案管理的方向, 档案数字化处理需要对计算机技术的广泛应用。为了对档案数字化进行优化, 就需要提高计算机技术在档案管理中的水平, 本文主要通过对档案的数字化处理的现状分析, 提出目前我国档案数字化的出现的问题, 通过对计算机的批量处理技术、对档案查询系统设计技术、检索条件的自定义功能的技术的使用, 提高档案数字化处理的水平, 推动我国档案管理的健康发展。

参考文献

[1]张艳春.浅谈高新技术对传统档案理论的影响[J].兰台内外, 2003, 6:10-12.

[2]谭远宏, 赵云.论数字环境下的档案信息资源开发[J].数字兰台, 2005, 11:20.

教学档案信息化建设研究 第2篇

关键词:教学档案;信息化;建设

随着信息时代的到来,网络数字技术已融入到社会的各个领域。档案,作为一种重要的信息资源,其传统的收集、整理、管理、检索方式正面临着严峻的考验。高校作为科学发展的前沿领域,在接触新知识、获取新信息方面享有得天独厚的优越条件。如今,计算机已经在高校教学档案管理工作中逐渐得到广泛应用,日益与校园网、教育科研网、国际互联网结合。

教学档案的管理则是高校档案管理的重中之重,它是反映和评估教学质量及管理水平的重要依据,对促进和提高高校的教学管理、教学交流、教学质量有重要的作用。如何更好的科学管理和使用教学档案,发挥其应有的作用,并以此推进教育现代化建设,是高校教学档案管理工作中的重要课题。

一、高校教学档案管理的主要内容及特点

高校教学档案是教学管理的真实记录,客观反映了学校的教学情况。其内容是在教学实践、教学研究、教学管理、教学安排等一系列的教学过程中自然形成的原始记录材料的统称。基于高校教学档案形成的基本规律,教学档案自然有区别于其他类型档案的特点,除具有一般类型档案的共性外,教学档案还有其自身的特点,主要表现在以下几个方面。

1.信息资源的分散性。高校教学档案具有内容丰富、信息量庞大、涉及面广的特点。表现在教学活动中形成的各种教学资料记载、教师教学与科研以及学生学习与实践活动中形成的具有保存价值的资料等。

2.独具各异的周期性。高校教学管理、教学活动、教学安排在实施过程中,其产生的教学档案具有明显的周期层次。在收集、整理、归档、保管时,一般按学年、学期等几种周期形式归档,如教学计划、招生计划、学生成绩统计报表等。由于办学形式的不同,以及按学制设置归档,这种周期性的教学档案管理具有区别于其他一般档案管理的独特之处。

3.档案载体的多样性。高校教学档案的载体是多种多样的,除以传统的纸质档案为载体外,还有形式各异的档案纪录材料。如电子版的文档材料、图表、音像、视频等。

4.专业性强。除一般性文件外,教学内容材料是由不同专业和学科组成的,如文、法、理、工、农医等,各专业的教学内容、教学方法差异较大,显示出不同专业学科的差异性、系统性、科学性。

二、高校教学档案管理信息化的意义

教学档案是教学过程中形成的重要信息资源,是高校发展过程中真实的历史记录。教学档案管理最重要的目的就是为学校和社会提供档案信息服务。传统的教学档案管理手段,已远不能适应高校教育事业发展的需要。架构高校教学档案管理信息系统,对提高各高校教育教学管理水平有着积极和重要的意义。

1.有利于教学档案的规范管理。计算机信息技术强大的数据储存功能和完善的数据库系统,为教学档案管理工作提供了可靠保证。其优越性是高效、规范、准确、安全,这是传统教学档案管理手段无法比拟的。

2.充分提高教学档案资源的利用率。完善的教学档案管理信息系统,能够充分满足学校和社会不同群体对档案的需求。只要权限许可,就可解决档案的信息检索、查找,实现高校教学档案资源的共享。

3.适应时代和科技发展的需要。时代进步与科技的快速发展,促使高等学校教育教学改革不断深化。目前,各高校利用计算机信息技术实现了教学管理科学化、规范化。作为服务于高校和社会的高校档案管理工作,其信息化建设工作刻不容缓,只有加快实现教学档案信息化、数字化的步伐,才能为各高校的健康发展提供应有的保障,才能适应科技时代发展的需要。

三、加强高校教学档案信息化的对策

目前,将信息技术应用于高校教学档案管理的各个环节,采用计算机技术处理和保存档案信息,利用计算机网络技术为用户提供更好的服务,已经成为教学档案管理必然的发展趋势。伴随着信息量的不断递增,如何利用信息技术提高教学档案管理工作效率,创新高校档案管理模式,是高校档案管理工作者应当关注的问题。

1.统一、规范、系统的管理制度,是档案管理科学化的前提和保障。教学电子文件管理与传统的纸质档案管理在管理流程、保管方法、技术手段等方面都有明显的不同之处。现行的档案管理规定和标准有很多并不适用于电子文件档案管理,因此,必须建立并执行一整套科学、合理、严密的电子管理制度,以此来保证电子档案归档的质量。

(1)基于电子档案管理与传统的纸质文件的不可取代性,应建立纸质文件与电子文件同步归档的制度,这样既满足了教学档案管理的现实需要,也有利于两者的优势互补。

(2)教学电子文件归档制度必须制定档案全宗目录并明确归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量。电子文件的安全制度必须明确规定档案数据的安全保密、职责要求、系统权限、档案使用范围。

(3)档案信息及时更新。教学档案信息是静态与动态相结合的数据源,利用计算机信息技术这一优势可以保证教学档案数据更新的可靠、便捷,能够及时、快捷处理教学档案信息。通过计算机处理技术,将教学档案信息数字化,为利用计算机技术更好地管理维护和开发利用教学档案奠定基础。

(4)拓宽档案利用的局限性。保存教学档案的价值在于利用,只要是合法用户就可以随时检索利用,实现真正意义上的教学档案资源共享。

2.加强教学档案的材料整理,规范管理。进行教学档案信息化建设,不仅要提高全员的档案意识、加强基础设施的建设,还必须要遵循标准化、规范化的管理。

(1)教学档案应有固定的保存地点,学院应按照集中统一管理的原则,把分散在教学部门和个人手里的教学文件材料集中起来,进行统一管理,做到档案边形成边收集。

(2)要充分利用现代信息技术,通过使用教务管理系统软件开发一些小型的应用程序,如:毕业论文选题、教师教学计划、教学大纲、课表及学生的学籍档案信息等日常教学中形成的教学档案材料,由老师整理完成后,通过网上提交,以教研室为单位汇总,最后由教学管理人员下载收集、分类、存档。这样既提高了工作效率,又能做到准确、详细、全面,促进了高校教学档案收集工作规范化、科学化、现代化。

3.运用现代化管理手段,加强教学档案信息化建设。教学档案信息化是适应信息化时代发展的需要,它是以数字化和网络化建设为基础的。

(1)档案数字化建设。档案全文数字化是实现档案全文信息管理的基础和前提,是档案数字化建设的最终目标,是实现档案信息化、网络化、社会化管理的关键所在。

(2)档案网络化建设。网络是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。高校教学档案的信息化建设,必须充分利用校园网,将档案管理系统同办公自动化管理融为一体,以实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化,使档案信息资源配置更加合理,提高信息采集、传输和服务的效率。

4.提高高校教学档案管理队伍的素质。提高高校教学档案管理队伍的素质,是新世纪档案管理信息化、现代化的关键部分。

(1)要努力提高高校档案管理人员的政治意识、大局意识和责任意识。

(2)要为档案工作人员的培训创造良好的条件,特别是要积极让档案管理人员参加计算机网络应用等档案管理现代化的新技术、新技能的培训,提高档案管理人员的知识结构和整体水平。

(3)要加强档案管理人员之间的理论研讨。通过增加档案管理人员之间的交流,提供其外出进修学习的机会,可以使其拓宽专业知识面,借鉴好的经验,掌握和运用现代技术的方法,更新知识储备。而档案管理者作为个人而言,如果不及时更新知识、提高技能,就会跟不上时代的步伐,落后于社会的发展。因此档案管理者必须有忧患意识,认识到提高自身素质的重要性。

在信息化作为时代发展主流的今天,我们必须更好地将信息化运用于我们高校的档案管理工作中,以便实现档案信息资源利用的最大化,使其更好地服务于公众,服务于社会。

参考文献:

[1]张金来.浅谈高校教学档案管理的信息化[J].中国电力教育,2008,(12).

[2]杨文.论高校教学档案的收集与信息化管理[J].科技信息,2009,(15).

[3]何淑娟.高校教学档案信息化初探[J].经济师,2009,(8).

[4]韩成春.当前高校教学档案信息化建设中存在的问题及对策[J].网络财富,2009,(12).

档案信息化建设研究 第3篇

1 档案信息化建设的必要性

(1) 提高工作效率。当今信息时代, 计算机网络的广泛应用让我们的生活变得更加丰富和便捷。计算机系统的信息处理技术可以顺利地完成对于不同信息的收集、储存和处理工作。对于档案管理工作也是一样的, 不管是建立档案的人还是查阅档案的人, 都因为有信息化档案的存在而方便快捷。档案管理部门要能及时地将本部门的档案整理、归类, 还要做好外来档案的接收以及归档工作, 作为档案管理人员, 如果面对的是一堆厚厚的纸质档案做规整, 任务相当繁重, 而且出错的几率很大, 但是如果使用计算机系统通过扫描或者是手动录入, 将这些档案信息化, 则可轻松地实现对于档案资料的处理, 不但提高了工作效率还节省了存储空间。

(2) 改善档案管理工作。档案管理信息化的实现可使档案管理部门从封闭性管理走向开放性管理, 使档案的管理方式从档案保管和档案利用向档案信息化采集、管理和服务转变, 实现档案资源的合理配置和科学管理, 为经济建设与发展提供高效、优质的服务。

输入相应的排考结果数据表。同时整个学校的自动排考流程在20秒时间范围内即可完成, 大大提高了传统人工排考的效率和质量, 在高校考试安排工作中具有重要意义。

参考文献:

[1]欧阳勇, 李涛.高校自动排考系统设计与实现[J].湖北工业

大学学报, 2009, 8 (4) :89-90

[2]李渤, 杨舒晴.高校排考系统的设计与实现[J].科技创新导

(3) 检索查询方便。利用传统的检索方式, 档案管理人员从档案目录中找出所需的档案, 然后根据记录到库房中查找, 费时费力。档案管理信息化后, 可以实现即时查询, 管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式中选择最佳方式, 迅速在档案库中检索出需要的档案信息。

(4) 进行科研活动的支撑。新技术开发和科研活动需要科技档案提供可靠的参考依据。作为档案的重要组成部分, 科技档案能否被充分利用是科研活动成败的关键, 只有充分利用科技档案, 才能做好相关的科研工作。

(5) 支持决策和管理。档案管理的信息化建设能提供完整、可靠的信息, 不但可以使企业员工可以在自己的计算机上查阅档案资料, 提高工作效率, 而且, 通过对档案信息的综合分析, 为领导提供决策支持。

2 档案信息化建设存在的问题

(1) 档案信息化管理意识淡薄。档案信息化管理主要是以数字形式来对档案信息进行存储和处理, 并以计算机网络的方式进行集中管理。目前, 档案管理已经普遍运用多媒体技术和网络技术, 开始向数字化方向进行发展, 但是, 陈旧的档案管理观念、不统一的档案标准、缺乏高素质档案管理人员等问题严重制约了档案信息化建设的发展。

(2) 信息资源开发表层化。档案的信息资源开发还停留在目录录入以及数字化扫描上。如果档案的信息资源开发只是

[3]王德林.高校排考信息系统研究[J].辽宁经济管理干部学

院学报, 2009, 12 (3) :65-66

计算机辅助教学。将传统的档案保管方式变成网络数字化的保管方式, 而不寻求对信息利用方式的改变, 对静态档案信息的多角度和多层次开发和深入挖掘, 那么, 档案信息化建设就失去了它的真正意义而成为一种摆设。

(3) 缺乏统一的开发标准。统一的开发标准是档案信息化建设能否推广的前提。没有统一的开发标准信息资源就无法实现互连互通、数据就无法共享。目前, 信息资源开发各自为政、缺乏统一的开发标准造成系统无法连通的现象。档案信息的秘密性也是造成此现象的原因之一。

(4) 缺乏安全保密意识。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一设备上的电子档案。一个终端上的电子档案也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间内需保密或限制使用的安全问题, 带来了极大威胁。所以, 采取保密措施显得尤为重要。但是, 一些档案管理部门对档案的安全性保护力度不够, 主要表现是缺乏完善的档案安全管理制, 缺少对档案信息秘密性认定的范围及对档案管理人员安全意识的教育。因此, 一些档案管理部门在档案信息资源的开发工作中缺乏安全保密意识。

3 档案信息化建设方案

针对目前档案信息化建设存在的问题, 根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求, 档案信息化建设主要从提高档案信息化管理意识、基础设施建设、标准规范建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面进行, 实现档案信息化。

(1) 提高档案信息化管理意识。针对档案信息化管理意识薄弱的问题, 通过各种方式, 提高组织管理者、科研管理部门、档案管理部门等对档案信息化管理重要性的认识, 加大对档案法律与法规的宣传力度, 增强他们的档案管理意识, 使他们明白档案文件的积累和归档也是他们工作的一项重要内容和应尽义务, 实现档案信息化能冲破档案利用的种种局限更好地为社会服务。

(2) 标准规范建设。完善的法律法规、规范的管理机制与统一的管理标准是档案管理信息化的保证。档案管理标准规范化也是档案信息化建设的重要基础之一。标准化管理成为档案管理现代化的一项重要工作。通过制定和贯彻各种标准、规范, 使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据, 保证了档案各项工作能够有机地联系起来, 并且在档案的管理中获得最佳的效益。标准规范建设包括:档案整理标准、统计标准、各项技术标准 (如各种档案数据的交换、档案资源的共享、档案信息的传递、网络平台的链接等) 、服务标准等标准的建设。如果没有这些标准, 档案数据库中的信息资源就无法建立, 如果各单位档案部门不按统一的标准去做, 各搞一套, 自成体系, 那么档案信息网络就无法畅通, 资源共享也就难以实现。

(3) 基础设施建设。基础设施建设主要是指网络系统建设和档案数字化设备建设。网络系统是档案信息传输、交换和资源共享的基础, 通过对传统纸质档案使用计算机设备进行数字化, 构建相应档案信息数据库, 实现档案的信息共享。档案数字化设备包括各式各样的打印机、复印机、扫描仪、数码相机和个人计算机等, 利用这些设备可实现字符识别、自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载、计算机辅助立卷、档案自动标引以及文档一体化管理等。基础设施建设为档案管理信息化的实现提供了保障。

(4) 档案信息资源建设。档案信息资源建设是利用计算机网络和数据库等信息技术手段实现各类档案的数字化, 文档管理网络一体化。通过办公网络, 逐步完成各种档案资源的数字化, 档案管理部门和档案信息管理人员应有权监督归档部门对文件的鉴定和归档, 以杜绝有档不归、归档不全以及归档不及时和不规范的现象。档案信息资源建设是一项长期的工作, 是档案信息化建设的核心和基础。档案信息资源是国民经济和社会发展的战略资源之一。档案信息资源的开发和利用是衡量档案信息化水平的一个重要标志, 也是档案信息化建设取得成败的关键之一。必须打破档案部门各自为政的局面, 建立统一的标准, 实现资源共享, 使利用者方便地获得更多的、更广泛的档案信息资源, 以便充分、有效利用信息资源更好地满足社会多方面需要。

(5) 应用系统建设。应用系统建设主要包括档案信息收集、档案信息管理、档案信息利用、档案信息安全等方面。档案信息收集和档案信息管理涉及到数据输入、查询、事务处理和报表处理等应用程序的设计。它们是利用档案信息的应用平台。档案信息安全是档案信息化建设首要的前提条件。它涉及到存储安全、利用安全和身份安全等方面内容: (1) 存储安全。档案信息的存储应该使用具有自动备份功能的专用服务器, 同时应使用光盘库定期地刻录备份。 (2) 利用安全。必须采用物理隔断与防火墙等措施。 (3) 身份安全。通过身份认证、动态口令等方式加强档案利用的安全保密。

(6) 人才队伍建设。档案信息化建设的质量关键是人才队伍。要有针对性地对他们进行政治思想教育, 培育其事业心和奉献精神, 要将思想品质好、纪律观念强、业务水平高、工作能力强、懂计算机技术和信息技术的同志放到档案工作岗位上。针对档案工作的性质、特点, 注意保持档案人员的相对稳定, 以保证工作的连续性;有计划组织进修, 掌握信息技术的新知识;我们应当根据档案现代化管理对硬、软件的要求, 注重引进和培养复合型人才。

4 结语

档案信息化是新时期档案管理工作的要求。做好档案信息化建设既要注重硬件建设, 充分利用计算机技术和网络技术构建信息平台, 适应档案信息化建设的需要, 更要注重软件建设, 建立健全档案信息管理制度、电子文件归档制度, 统一信息化标准, 抓好档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设。档案信息化是信息时代赋予我们的使命, 档案信息化的建设使我们能充分地利用档案信息为社会服务。

参考文献

[1]王平, 宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京:清华大学出版社, 2006, 2

[2]曹万芳.浅论档案信息化和队伍建设的关系[J].中国电子商务, 2009 (10)

港口企业档案信息化建设研究的论文 第4篇

一、港口企业的档案信息化建设的重要性

1.符合企业发展要求

港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，没有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。

2.符合档案事业发展

将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。

3.是城市发展的要求

如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的`建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。

二、港口企业的档案信息化建设的方法

1.规划档案的信息化建设

档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。

2.协调推进信息化

在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。

3.将信息化与管理结合

进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。

4.注重人才的培养

企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。

三、结语

档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。

参考文献：

[1]韩燕萍.基于港口企业的档案信息化建设研究[J].中国港口,(6):50-51.

对人力资源档案信息管理的研究 第5篇

关键词：信息管理；档案；人力资源

在企业信息化不断发展的今天，作为企业事业单位经营管理重要组成部分的人事档案管理工作，也必须紧随企事业经营机制的变化，为企事业发展提供更加准确、高效、全面的人力资源信息，满足企事业生存发展需要。人力资源档案管理正由传统的纸质档案向无纸化方向发展，在给企事业查询、统计、修改、存储带来方便的同时，人力资源档案管理信息化升级过程中的问题也不断凸显，有必要展开对相关困境和对策的探讨。

一、人力资源档案信息管理的内涵功能

人事管理部门加强对员工人事档案的信息管理，通过了解掌握相关人员的历史工作表现、目前的工作态势以及未来的发展潜力，实现各类人才的合理配置，尽量让每个人都能扬长避短，实现个人效用的最大化。鉴于掌握并合理利用人力资源档案信息对企事业和个人的积极作用，也有必要加强对人力资源档案管理的信息化建设，不断提升对人力资源档案信息的管理和利用。结合目前人力资源信息化管理实践看，使用管理信息软件后，人事档案的管理效率也得到大幅度提升，主要表现在：提升对人力资源档案信息的查询效率，对人事档案信息的查询速度得到了显著提升；提升了人力资源档案信息查询的准确率，大大降低人为因素导致信息的偏差或疏漏；降低了人事档案管理的工作难度，信息化使得相关工作落实起来更加便捷易行，大大降低了工作量，提升了工作效率。

二、人力资源档案信息管理的问题分析

档案管理总体水平低。企事业人力资源档案信息管理的水平较低，是由多方面的因素造成的，主要表现为：加强人力资源档案信息化管理的意识不强，管理效率不高，重视程度不足，忽视对员工最近动态信息的整理和收集，导致现存人事档案资料的内容单一；个别档案资料存在弄虚作假现象，档案信息的原始性与真实性有待进一步确认，导致现存人事档案资料的意义和利用价值较低，不同程度的弄虛作假也在一定程度上影响了档案资料的真实、权威和严肃性；人事档案资料的利用水平较低，对员工绩效的考核和激励作用不足，这方面的效能作用有待进一步提升。

档案管理体制不合理。在企事业经营管理实践中，人事档案管理制度一直以来都存在很大的随意性，很多企事业大量的人力资源档案资料一直以来都处于疏于管理或者管理混乱的境况，造成人力资源档案资料的查找困难、利用困难，造成严重的资源浪费。因此，对于企事业人力资源档案管理信息化升级迫在眉睫，应将企业人力资源档案信息化标准的制定作为企业人力资源管理的一项重要内容，将档案管理信息化工作狠抓落实，形成标准，以便更好档案管理信息化的升级。

专业化人才培训不到位。介于档案管理人员大都比较适应传统的纸质文档管理，由于认知缺失或者实践操作不熟练，会不愿意或者排斥使用电子文档和进行档案资料的信息化管理，使得人力资源档案资料的信息化升级不能得到顺利进行。

三、完善人力资源档案信息管理的建议

提升档案管理的信息化进程。为了全面提升企事业档案管理的信息化进程，首先必须强化全体员工的档案意识，全面认识企事业推进档案信息化管理的积极意义，从内心深处积极支持配合人力资源档案信息化管理。在人力资源档案管理由纸质向信息化管理升级的过程中，一定要切实保持好档案信息的真实性和原始性，从细节之处加强对档案信息的核实，并做好交叉检验工作，减少信息输入输出过程中的潜在错误，确保数据的可靠性与信任性。与此同时，还应建立有效的激励机制，提升大家的责任心和工作热情，积极推进档案管理信息化进程。

创新档案信息管理体系制度。实施档案信息化管理亦需要不断完善档案资源制度，明确各员工的权利和义务，通过有效的约束机制来整合档案信息化管理各环节的工作，改善档案管理混乱和疏于管理的现状。要建立一个完善的档案管理信息体系，也需要紧随信息化、电子化和科学化步伐，沿着电子文件里的方向不断向前发展，不断完善电子文件管理工作，同时还应从法律的角度加以规范，确保档案管理工作有法可依。

四、结语

人事档案信息是各企事业单位考察和选拔人才的一个重要参考依据，加强和推进企事业档案信息化管理，也是为了进一步促进企业员工的考核和选拔，方便更好的进行人事管理，也有利于进行人事档案信息的共享和利用。随着企业信息化进程的不断深入，档案管理信息化也在不断升级，必将为企业和社会发展做出积极贡献

参考文献

[1] 李争维.关于对人力资源档案信息管理的研究[J].东方企业文化，2013，（10）.

[2] 龚蕾.基于核心信息资源管理理念的企业人力资源档案升级管理的困境与完善[J].知识经济，2012，（01）.

民生档案信息资源管理体系建设研究 第6篇

一、“三级一体”民生档案信息资源管理体系框架的构建原则

“三级一体”民生档案信息资源管理体系是指对社会组织或公民个人在民生建设过程中所形成的反映民生状况的档案信息资源体系、利用体系以及配套的信息组织体系、法规体系的综合, 大体上又可分为社会组织中的民生档案信息资源管理体系和公民个人的民生档案信息资源管理体系[1]。民生档案资源种类多, 布局散, 目前又处于“两个体系”建设初期。因此构建“三级一体”民生档案信息资源管理体系, 需坚持以下原则:

1. 协同原则。

由于目前综合档案馆只存有部分类别的民生档案, 其他一部分民生档案资源则散布于民政、教育、公安等二十多个行政事业单位中, 且各单位在移交档案时存在周期不一、数量庞大及电子文件的归档格式多样等问题, 因此各单位与综合档案馆之间, 上下级档案部门之间应就民生档案工作加强协调沟通。

2. 便民原则。

民生档案的内容与公民利益密切相关, 这就要求在民生档案资源管理体系建设中应充分考虑到公民利用的方便。因此, 在构建“三级一体”的民生档案信息资源管理体系中应在法律规定、工作流程、服务方式等方面充分体现出为民所用的理念。

3. 法治原则。

建立民生档案信息资源管理体系的前提之一就是要逐步建立一整套关系民生档案工作的法律法规。目前“统一领导、分级管理”的体制下民生档案工作多借助各项政策, 政策在一定程度上可以发挥“准法规”、标准、指南的作用, 且制定程序相对较简单。因此, 在当前配套的法律法规还不健全的情况下充分利用政策的优势确实能起到很好的效果[2]。但长远看来, 由于政策易于以政府意志为转移, 使得政策的“柔性”不利于民生档案信息资源管理体系的长久稳定发展, 因此现阶段应在利用政策进行工作指导的同时, 将各项法规建设稳步跟进。

4. 灵活、效益原则。

灵活性主要针对目前在民生档案资源的整合中各级档案馆多通过工作意见等形式将馆藏档案资源中涉民性较强的档案单独成类的情况。这种方式虽然体现了为民服务的宗旨, 但却曲解了民生档案的真正内涵, 即民生档案并非一种专门档案, 其内容是不断变化的, 因此在构建民生档案资源体系时不能僵化理解、运用概念, 而应灵活构建[3]。

效益性则针对民生档案的分散性现状使其在短期内完成资源整合的难度较大。由于配套法律还不完善, 且各地多在尝试性建设阶段, 缺乏普适、优良的管理方法, 再加上档案部门尤其是县级档案馆经费一般较为紧张, 贸然的电子化或“大动干戈”的归档整合都可能达到事倍功半的效果。因此民生档案信息资源管理体系的实践中应贯彻效益原则, 做到既要能满足公民利用需要, 又尽量减少消耗。

二、“三级一体”的民生档案信息资源管理体系的构建

1. 民生档案资源体系。

民生档案资源体系是通过在利用体系内对档案资源进行需求分析、信息组织及法规导向而形成的, 其成果最终又流向用户利用体系, 满足不同的用户需求, 它分为三个层次:第一层次上各级综合档案馆和行政事业单位所收集的民生档案主要是从社会意义上划分的, 这部分档案是以国家和社会为首要利用对象, 同时又与公民日常生活密切相关, 公民利用频度也很高, 内容主要涉及人事、就业、社保、劳保、户籍、住房等方面。如何转变重藏轻用的观念, 满足大众的利用需求以及如何处理好档案数字化问题将是这一层级档案馆的工作重点。

第二层级是乡村、街道层级民生档案信息资源, 它介于社会意义与个人意义之间, 主要由政府主导, 收藏对象以反映民生状况为主并以公民为首要利用对象, 大致包括农民档案、农民工档案、居民医疗档案等。这类档案是在国家对“三农”问题、民生问题的关注度日益加大的背景下才逐渐凸显出其重要性。由于经济发展导致人口流动加剧, 外加此类档案的形成主体中多数人的档案意识淡薄, 因此在乡村、街道一级对此类档案资源的收集、整理难度很大, 截至目前还缺乏成熟的经验、方法。对这一层级民生档案的收集应根据现实情况将有益于农民、居民切身利益及社会文化传承的档案资源一律收集归档。

第三层级的家庭档案资源是从个人意义上划分的, 由于民生档案的内涵涉及个人自身的民生状况, 因此在民生语境下提出家庭档案建设实属必然。家庭档案资源主要以反映公民个人兴趣为主, 具有隐私性较强的特性。因此在家庭档案建设中相关部门应多加强宣传引导, 以提高家庭成员建档的积极性与自觉性。

2. 与信息资源体系对应的是用户利用体系, 内含信息组织体系。

用户利用体系与信息组织体系在满足用户需求这一目的上是一致的, 但利用体系更侧重于制度导向。因为以公民的需求为出发点, 实现档案为民所用, 关键在于建立相应的规章制度。而信息资源组织体系建设中除注重法规建设外, 还要兼顾技术建设。因此在民生档案利用体系中要构建独立的资源组织体系。

(1) 民生信息组织体系。

对第一层级进行信息组织时, 不仅要注重传统的信息组织方式, 还要大力发展网络环境下的民生档案信息组织。一方面, 注重传统的档案信息组织主要是因为对电子文件的管理, 目前尚未解决它的保真、保密、保存、保读取等难题[4]。另一方面, 建立民生档案信息资源体系不可狭隘地理解为将涉及民生的档案抽调出来重新组卷, 现行的档案实体分类是建立在职能分类基础上的, 只有职能相对独立的档案才可以构成一个相对独立的大类。民生问题涉及社会实践领域的广泛性意味着我们不可能将民生档案作为一个单独的类来进行管理, 而只能是将各门类档案中反映社会民生建设的档案定为民生档案, 以便为民生社会建设提供利用[5]。在数字环境下, 由于信息组织方式的灵活性, 可单独构建民生档案信息资源的目录数据库, 这样既不破坏原有实体整理体系, 又能更加便捷、高效的满足用户需求。

以前对第二层级的民生档案资源的收集数量较少, 较之县级以上档案馆所保存的档案, 这一层级的档案是直接在民生主题下生成的, 针对性很强。但这一层级的档案来源分散、种类多样, 不能完全按照传统的方式进行信息组织, 且档案保管条件、技术、数字化水平也低于县以上档案馆。因此在信息组织体系和利用体系建设中较可行的方法是县、乡领导将其纳入自身行政目标管理体系, 以对居民较为熟悉的行政村村委会、街道居委会为基点, 充分发挥人的作用, 及时对本地村民、居民进行档案关涉程度调查, 通过需求分析建立档案资源库, 并根据档案特性灵活进行分类[6]。对第三层级的家庭档案进行信息组织主要靠档案工作人员依建档家庭实际情况提供技术指导及一定程度的物质支持。

(2) 民生档案信息资源利用体系建设。

在第一层级中, 由于长期以来档案馆依规章制度所收集的档案多由政府职能部门的档案形成, 且主要供官方使用, 对公民的个人利用较为保守, 这就造成目前反映民生的档案多数不在档案馆, 从而对公民利用造成不便, 第二、三层级的民生档案建设处于初期, 当前也无法较好的满足用户的需求。因此建立民生档案利用体系, 对国家而言, 要从公民的利益出发, 建立健全便于公民利用的法律、法规。各级档案馆则要在法律、法规的制约引导下改变传统思想, 制定出满足公民合法利用需求的规定规章制度。只有在法规先行、技术跟进的思路下, 才能真正做到档案利用体系“方便所有想利用档案的人”。

3. 在构建三个层级档案信息资源体系时, 要同步构建档案的法规、政策体系。

在民生档案资源体系不同层级的构建中注意法律规章在不同层级中运用侧重点的差异。一般第一层级注重依靠法规的导向性, 第二层级则要多依靠规章制度的灵活性来弥补法律法规的滞后性。第三层级中主要以宣传指导为主, 可突出政策宣传, 从公民的个人意愿出发引导性开展工作, 让公民意识到自身建立家庭档案的重要性及科学的建档方法, 使之既发挥家庭档案的教育、文化建设功能, 又能发挥家庭档案的社会功能。信息组织体系的建设中要注重与档案信息安全、归档内容变更等相关法规的制定实施情况。在利用体系中则要注重涉及公民隐私、公民档案利用的权限和权利保障的相关法规的制定实施情况, 并及时进行反馈调整。

总之, 通过这样一种体系框架来提供民生档案建设的视角, 为今后民生档案工作更好地服务民生、服务和谐社会提供有力帮助。

摘要：本文从国家角度出发, 提出了一个涵盖民生档案资源体系和利用体系的“三级一体”的民生档案信息资源管理体系。

关键词：民生档案,民生档案信息资源管理体系

参考文献

[1]此处参考了倪丽娟在《民生档案及其管理辨析》中民生档案内涵的表述.

[2]冯惠玲.我国电子文件管理国家战略的特点[J].档案学通讯, 2009 (5) .

[3]张卫东.档案服务民生:理念与模式[J].档案学通讯, 2009 (5) .

[4]杨冬权.在电子文件国家战略国际研讨会上讲话[J].中国档案, 2009 (8) .

[5]倪丽娟.民生档案及其管理辨析[J].档案学研究, 2009 (4) .

黄河档案信息数字资源系统建设研究 第7篇

1黄河档案信息数字资源系统建设的意义

1.1有利于对治黄档案资源进行深度开发和再利用

在长期的治河实践中,黄河系统积累形成了大量治黄档案、图书、资料等宝贵的文献资源,数量庞大,种类繁多。这些档案资源是黄河治理开发的历史缩影,也是人民治黄的宝贵财富。数字化为档案文献资料的利用提供了有效的途径,利用数字化技术对黄河档案资源进行数字化处理,构建数字资源体系,是开发利用黄河档案信息资源的必由之路。

1.2有利于实现黄河系统内部档案资源的共享

一方面,黄委办公自动化系统的开发为数字化建设奠定了技术基础,提供了必备的网络条件。另一方面,数字形态的档案信息也为黄委现有办公系统提供可利用的海量信息资源,越来越多的馆藏档案资源可借由网络的发展给档案利用者们提供更便捷、更智能的数字信息档案服务,数字化档案资源的建立将极大地丰富他们对治黄档案信息的查询和利用。

1.3有利于构建黄河水利文献信息服务体系,提高科技创新服务水平

知识经济时代,科研人员对科技信息资源的占有量和利用率已成为竞争的重要资本。建立黄河数字资源中心则可以尽可能全面、快捷地收集水利相关行业的信息资源,提高文献信息保障率,最大限度满足科研人员对科技创新信息的需求。在科研立项、成果鉴定及开展国内外有关学科的现状、发展趋势的研究中发挥重大作用[1]。

2黄河档案信息数字资源系统建设内容

黄河档案信息数字化资源主要由自建资源与引进资源两部分构成,自建资源包括馆藏档案数据库、黄河水利文献数据库、馆藏书刊目录数据库,引进资源包括期刊全文数据库、数字报刊多媒体库、北大法宝数据库。

2.1馆藏档案数据库建设

黄河档案馆保存着黄河系统长期积累形成的25万卷档案、15万余册资料和30多万张工程图纸,这些档案资料是黄委等各项工作的真实记录,也是开发治理黄河的重要依据,具有很高的参考和再利用的价值。黄河档案馆选用清华紫光飞扬档案管理系统,作为档案数字化管理系统的软件平台。现已建成馆藏档案目录数据库,输入档案目录数据30余万条,其中包括建国前后产生的碑刻、印信、革命历史档案、民国档案、明清资料等珍贵的自有资源。当前,黄河档案馆将继续开展馆藏档案的全文数字化工作,建成完备的黄河档案信息数据库,实现档案全文(可公开)的网上查询[2]。

2.2黄河水利文献数据库建设

黄河水利文献数据库包括:科技报告题录(全文)库、水利古籍图书、黄河水利碑刻、会议论文全文库等7个数据库。其采用清华同方数据库建库工具TPI为建库平台,各库具体内容如下:

第一,科技报告题录(全文)数据库,汇总黄委及所属单位各阶段水利报告的题录、全文信息。根据黄委信息资源共享管理办法,黄河档案馆定期从委属各个单位中广泛征集科技报告,并根据内容的公开程度将其题录、全文数据加工后对科技报告数据库进行扩充。目前已完成科技报告题录、全文数据60 000余条。第二,水利古籍全文数据库,黄河档案馆中大量珍贵的水利古籍资料被视为镇馆之宝,包含清代水利奏折、民国前水利文献、民国时期水利期刊等,水利古籍全文库约110万页,全部为馆藏古籍图书经过数字化扫描加工建设而成,对黄河乃至中国水利史的研究具有重要的学术参考价值。第三,水利碑刻拓片影像库,全部为黄河档案馆历年来收集的沿黄地区有关黄河的碑刻拓片影像,是黄河水利史和治黄史研究的重要参考素材。第四,会议论文全文数据库,包含黄委重要的会议论文全文信息4 000余篇。

2.3图书、报刊信息资源建设

黄河档案馆图书、报刊信息资源建设包括馆藏书目查询系统的建设、数字图书浏览系统建设和数字报刊资源的引进。其中,馆藏书目查询系统是对馆藏图书、期刊等出版物按照中图分类法加工建库,实现书目信息的在线查询、借阅、登记、催还等流程管理;数字报刊引进资源以“博看网”为核心,目前已有数字图书2万余册,数字报刊5 000多种,可满足黄委广域网用户享用图书报刊资源的网上服务需求[3]。

2.4期刊全文数据库、北大法宝数据库的引进

黄河档案馆引进了CNKI期刊全文数据库检索平台,并选择引进了与水利行业相关的17个专题期刊全文数据,总量达26 00万篇,更好地满足了科技治黄的需要。同时还引进了“北大法宝”数据库,其中包含的水利行业的相关法律法规,为治黄工程的建设管理工作提供了重要依据。

3建设黄河系统数字资源中心,为科技治黄事业服务

3.1建设特色档案数据库

建立特色档案数据库,需要与立档单位的实际情况结合起来。治黄实践贯穿了中华民族的历代王朝,也因此积累形成了众多珍贵的治河档案史料。黄河档案馆应依托这些特色档案史料,充分发挥地域和资源优势,构建黄河特色档案数据库,不仅使黄河档案馆的信息资源得以充分地利用,拓宽了档案馆的服务空间,还有助于弘扬黄河水文化,加强对黄河的关注、认识、研究和治理开发,让黄河更具有生命力。

3.2开展档案专题服务

传统的编研工作是档案信息的整合方式之一,但降低了档案信息的时效性。许多档案利用者需要的是系统的、专题的、完善的档案材料,这就要求我们不但要提供数字化的一次文献,还应根据利用者的需求、治黄工作热点和建设重点等来选题,充分挖掘治黄档案文献资源中的知识内涵,按照专题进行二次和三次加工,对重要的档案材料开展专题汇编,使档案文献资源得到黄河系统的充分认知和利用,为治黄事业提供优质的信息服务。

3.3加强档案信息数字资源共享

自2005年起,黄河档案馆逐步加强了全河系统档案信息资源的共建共享工作。在黄河科技信息网网员单位中,开展治黄档案信息数字资源的推广应用,为近40个网员单位制定了访问权限。由于治黄档案信息数字资源日益丰富和共建共享规模不断扩大,黄河档案馆已建立黄河档案网,将档案利用与网络服务紧密结合起来,使黄委职工能够通过档案网站简便、快捷地查询档案信息资源。现阶段,应充分发挥各委属单位,兄弟单位档案室的资源优势,加强馆际协调,互相取长补短,从而促进黄河系统档案资源共享共建良性体系的形成[4]。

馆藏档案资源数字化建设是大势所趋,也是深化档案利用的必然选择。我们必须根据黄河档案馆的实际情况,制定本馆档案信息数字资源系统建设方案,选择适合本馆实际的建设途径,才能稳步推进档案数字资源建设步伐,最终建成资源内容完善、结构合理的黄河系统文献数字资源中心。

摘要：本文阐述了黄河档案馆档案信息数字资源系统建设的意义及内容,并结合现实情况提出了档案信息资源建设的几点建议。

关键词：黄河档案,数字资源系统,馆藏档案,档案建设

参考文献

[1]牛红生.谈治黄档案信息资源数字化建设的重要性[J].治黄科技信息,2001(4):32-33.

[2]张琦.国内外数字档案资源建设研究综述[J].北京档案,2015(9):21-24.

[3]高国华.馆藏数字化档案信息资源建设的思考[J].山西档案,2014(3):65-67.

农村档案信息资源网络共享研究 第8篇

农村档案信息不但真实记录了社会主义新农村建设的全过程, 也是“建设民主管理的新农村、村容整洁的新农村、乡风淳朴的新农村、富裕生活的新农村、生产力发展水平较高的新农村” (建设社会主义新农村的总体要求) 的重要载体, 更对维护农民合法权益、巩固和提高村民自治水平、提升农业生产整体水平、构建社会主义和谐社会、增加广大农民收入、繁荣农村文化等有着深广的意义。随着社会主义农村档案工作步伐的迈进, 它的分散性特点逐渐暴露出来, 除了集中在乡镇和村级档案室保管的档案外, 社保、农业、林业、牧业、农机等涉农部门也保管着大量的“三农”和农村档案。农村档案信息共享可以加强各涉农单位档案资源的整合, 通过相互合作, 建立协调机制, 实现农村档案资源更广泛地利用。

然而, 农村档案信息共享的建设是一个全新的领域, 没有现成的经验和模式套用, 面对这种前无古人的形势, 迫切需要档案部门抓住机遇, 开拓创新。研究、开发、架设农村档案信息共享网络平台工作不乏是工作“一条龙”的发展之路。通过农村档案信息共享网络平台, 可以把“三农” (“农业”、“农村”、“农民”) 已开放档案目录、可公开信息、已公开现行文件、村务公开信息、家庭档案知识等通过互联网共享, 让广大农民群众足不出村就可以方便快捷地利用档案信息资源, 并且方便档案管理人员管理和维护。同时, 利用该平台为群众提供发布农村特色产品、绿色食品等信息和种植技术的阵地。

一、黑龙江省农村档案信息共享的现状

农村档案信息资源共享的档案信息类型:第一是涉及农民切身利益的证据型材料。它是与农民生活相关的乡镇政府工作中形成的红头文件或帐外文件, 比如财务公开、村务公开、最低生活保障、新型农村合作医疗、土地征用等活动中产生的凭证性文件。第二是是涉及三农 (“农业”、“农村”、“农民”) 的政策性文件。其中包括:户口管理文件, 草场、土地、山林、水面承包合同等;房屋建设, 社会保险、农民工就业、合作医疗文件、计划生育文件等;已公开现行文件等。

目前, 农村档案信息共享工作在黑龙江省乡镇主管领导与档案员的意识里未得到足够的重视, 他们认为农村档案共享工作并不能带来即刻经济效益, 反而要去购买档案共享所需的档案信息化设备, 同时还需要档案专职人员去进行档案的接收、整理、档案数字化等费时工作。乡镇主观上更愿意将人力和财力集中投放到能够给乡村带来实际经济效益的工作中。比如说黑龙江省黑河市的各个乡镇基本没有专职的档案人员, 未经过系统的档案业务培训, 同时繁忙的其他事务性工作导致他们没有更多的时间去自学档案业务知识, 更无从了解农村档案信息共享工作的相关内容。如果仅仅在乡镇和农村开展档案资源共享工作会面对诸多问题, 又比如说乡镇的档案人员年龄大而学历低, 传统的农村档案管理模式对档案人员的办公软件方面的要求并不高, 甚至使用盗版程序。农村档案信息共享工作却对档案人员熟练掌握计算机、扫描仪、复印机识别等数字化设备的能力有了更高的要求。

二、建设黑龙江省农村档案信息共享平台的必要性

随着信息技术、网络技术、数字技术的迅猛发展, 黑龙江省农村档案工作面临着新的压力和新的挑战, 同时也为各级档案部门带来了新机遇。全国各层次档案部门只要抓住这一机遇, 学习掌握和运用当代先进的信息化手段和方法, 加快农村档案共享工作融入信息社会的步伐, 就一定能够推动农村档案信息化建设, 就可以使全省乃至全国档案事业实现跨越式发展。

农村档案工作的信息化成为了农村档案事业快速发展的必然选择, 是适应社会主义新农村建设的需要, 是档案工作适应国家和社会发展的需要, 是传统方式的档案工作向信息化档案趋势转变的必由之路。在新农村档案工作的进程中, 农村档案信息资源共享平台作为一种有力的为农服务手段, 有很大的建设必要性。

(一) “三农”档案信息资源管理的需要。

档案网站建设的快速发展是档案信息化建设的一个重要特征。我国档案网站自上世纪90年代末逐步问世。有关报道显示, 1999年底国内在互联网上 (1995年中国互联网成为规模产业) 可以查询到的档案网站只有12家, 截止目前, 全国上下涉及各级档案馆的信息资讯网网站千余家。随着信息化步伐的加快, 省级以上综合档案馆的信息化建设投入逐步加大, 省级档案馆与政府办公网络系统联通已成为政府信息化工作的基准, 几乎所有的市级以上综合档案馆和专业档案馆都开通了面向社会的档案信息网站。但是农村档案工作却很少纳入到档案网站的序列中来。在当今的大多数档案信息网站中, 涉及到农村档案信息资源的很少, 专题类的“三农”档案网站更是少之又少, 而且农村档案信息在互联网中是一个个信息孤岛, 不能自发地整合和开发。并且在农村档案信息化建设中只重视软硬件的投资, 无法有效地利用好已建设的或者将要组建的档案互联网平台, 必须将各级和各地所建设的档案互联网平台整合共享才能发挥其最大的效能, 而农村档案信息资源共享平台能将各地的档案信息资源整合成一个方便管理的巨大有序的农村档案信息资源类别仓库, 这也正是迎合了档案信息资源管理与共享的需求。

(二) 提高档案服务能力的需要。

随着互联网和信息技术的不断发展以及计算机的日益普及和应用, 档案信息化进程也不断加快。利用好新科技、新观念、新方式提升档案业务水平和服务水平, 成为了值得档案界关注的新课题。优良的档案业务管理能力是良好的档案服务水平的基础条件, 档案信息资源共享工作必须是有序有效的, 档案信息资源共享平台必须能在最大限度上满足农民群体利用者的需求。而农村档案信息资源共享平台正满足了这两点要求, 农村档案信息共享平台的建设正是应提高“三农”档案服务质量所需。

(三) 提高档案信息价值的需要。

档案信息资源是国家的重要资源之一, 但是档案信息的公益性 (档案馆、室) 开发却无法满足社会各层次档案信息需求。因此, 利用好当前飞速发展的现代化手段, 使得档案信息的价值最大限度地体现, 充分挖掘档案信息的价值, 服务好社会多元化的群体、组织或个人, 就成为当前我们档案从业人员必须思考的问题。“档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的客观条件” (档案价值的规律性) , 其中档案管理者的业务水平直接影响到了档案管理部门 (档案馆、室) 提供服务、利用者获取档案信息的可能性, 而利用农村档案信息资源共享平台, 不但能使农村档案得到有效的管理, 也能让农民朋友方便获取所需档案信息, 还可能扩大农村的档案需求, 实现农村档案价值的增值。

三、建设农村档案信息共享平台的可行性研究

(一) 现代信息技术提供平台支撑。

计算机技术和网络技术的快速发展, 为农村档案信息资源共享平台提供了技术保障。计算机与互联网技术为农村档案信息资源共享平台的建设提供了坚实基础。存储设备的出现和日异月新的发展为农村档案电子信息的共享提供了广阔前景。数据库技术、互联网技术的广阔发展为农村档案电子文件在不同平台的传递提供了条件, 互联网的蓬勃发展为农村档案信息资源的共享提供了建设平台。总之, 利用网络资源建设农村档案信息共享平台已具有良好的技术基础, 既可以缩短建设周期, 又可以很好地为档案工作服务。数字化、网络化等现代信息技术的成熟, 为建设农村档案信息共享平台注入了强有力的技术力量。

(二) 档案法规健全。

我国逐渐建立了有关信息技术、信息网络方面的法律法规。如《中华人民共和国信息网络国际联网管理暂行规定》、《计算机病毒防治管理办法》、《互联网信息服务管理办法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、《中国互联网络域名注册暂行管理办法》、《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《互联网著作权行政保护办法》、《档案法》等。在档案信息化建设方面, 《全国档案信息化建设实施纲要》、《数字档案馆建设指南》也提出了一定的纲领性指导方案。

这些法律法规等在一定程度上解决了档案信息公开与档案保护的矛盾, 深化和丰富了农村档案信息资源;为农村档案信息的安全提供了保障, 进一步防范了信息共享的篡改和侵害;保护了农村档案信息知识产权, 使农村档案信息资源得到了合理的利用。档案信息立法为农村档案信息资源的共享提供了强有力的法律保障。

(三) 社会主义新农村建设强力助推。

档案工作作为建设社会主义新农村的一项基础性工作, 是推进社会主义新农村建设中必不可少的一个重要环节。扎实做好档案工作, 是社会主义新农村建设的必然要求。在发展农业生产、增加农民收入、维护农民权益、维护农村社会稳定、繁荣农村文化、提高农村基层政权和村民自治组织管理水平等方面具有十分重要的作用。各级社会主义新农村建设工作部门、档案部门、民政部门、农业部门等涉农部门已经充分认识在社会主义新农村建设中做好档案工作的重要性和紧迫性, 把档案工作的重点落实到为全面推进社会主义新农村建设服务上来, 将档案工作纳入社会主义新农村建设整体规划。比如, 将社会主义新农村建设档案工作列入全省档案行政执法责任制专项目标, 作为对市地档案工作的考核内容。

四、建设农村档案信息共享平台建设要求研究

(一) 加强软硬件建设, 全面落实设施和人才保障。

一是省级档案部门主动争取政府支持, 创造农村档案信息共享平台建设所需要的优良软硬件环境。投入一定资金, 建设较为完备的网络设备、服务器等硬件设备和配套设施等, 创造了较好的网络环境, 为农村档案信息共享平台提供较好的硬件保障。二是加强监督指导, 确保该信息平台得到广泛应用。省、市级档案部门要把农村档案信息共享平台使用情况作为对下级档案部门目标考核的重要内容。加强平台的内容建设, 正所谓“内容为王”, 要求各级档案管理部门和涉农部门及时共享可以公开的农村档案信息资源, 扮演好为“三农”服务的角色。三是加强培训, 全面提升各级档案部门尤其是基层档案部门干部队伍信息化素质。农村档案信息共享工作需要相对稳定的高素质人员队伍, 每年有计划、有步骤地组织各类农村档案信息化整理和共享业务培训。

(二) 加强组织领导, 组建可共享的网络化农村档案信息平台。

高校档案信息资源管理研究 第9篇

一、档案信息资源管理的概念

谈到档案信息资源管理, 首先要解释几个相关的概念:档案信息资源管理是信息资源管理的一种。指出档案信息也是一种重要的信息资源, 它具有准确性、可靠性、系统性等优势。[1]档案信息资源实际上来源于档案的信息化建设, 档案信息化建设是指:在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程。[2]正是由于档案信息化所以才形成了档案信息资源, 而狭义的档案信息资源管理主要指档案部门从事档案信息内容的输入、加工处理、输出等环节的管理工作[3]。

二、我国档案管理的发展阶段

档案信息资源管理不是凭空产生的阶段, 纵观我国档案管理发展演变和未来的趋势, 我们可以大致将其划分为三个阶段:即实物管理阶段、技术管理阶段和资源管理阶段。

三、高校档案信息资源管理存在的问题

高校档案信息资源管理中存在的问题主要包括:第一, 高校档案信息资源管理中关于档案信息本身存在的特殊困难;[4]第二, 高校档案信息资源管理中管理方式方法体系存在着许多问题。[5]

(一) 高校档案信息资源管理中档案信息的特殊困难

未来档案工作的发展趋势就是把档案中的信息作为一种信息资源来管理, 高校档案信息资源管理也遵循此趋势。

1. 高校档案信息及其价值的丢失

由于收集范围、收集时间、收集方式和其他人为因素的限制, 高校许多有价值的档案信息本身就难以收集齐全, 而且随着时间的不断流逝, 有些高校档案信息的价值也存在着渐渐减弱抑或消失的危险。

2. 高校档案信息的相对不足与相对过剩

高校档案信息的价值本身存在着绝对性和相对性。一般来讲高校档案信息都是有用的, 这就是高校档案信息价值的绝对性, 但高校档案的信息价值也会因时、因地、因人而异。所以这种价值又是相对的。不足与相对过剩指:档案是现实的历史记录, 一般难以满足现实需求;需求有时是随机和多样的, 不能完全满足所有人的需求;档案价值还是隐性的, 需要人们去挖掘。

3. 高校档案信息共享与信息保密的双向要求

高校档案信息资源的价值所在就是能够共享。对那些属于国家机密、商业机密、学校机密的信息就需要采取适当的保密控制。这是高校档案信息资源管理中的一个双向要求。既满足利用者对高校档案信息资源的利用要求又确保机密不被泄露出去。

4. 高校档案信息技术带来的信息安全问题

信息社会中我们能方便的得到各种信息的同时, 也存在一些信息安全问题。那就是如何在网络中确保保存的高校档案信息的真实性和完整性, 有效防范人为刻意的干扰破坏和突破信息技术自身的局限性, 这就需要大量的技术支持确保高校档案信息的安全完整。

(二) 高校档案信息资源管理中管理方式方法体系存在的问题

高校档案信息资源管理方式还停留于静态方式。而随着计算机技术的广泛应用, 客观上改变了其存在方式, 即从静态趋向动态。而现实档案管理工作中, 高校档案信息资源主体上仍以传统的静态方式存在着, 客观上违背了信息化社会对高校档案信息存在方式的内在要求。高校的基础设施还不能满足高校档案信息化建设的要求。

四、高校档案信息资源管理问题的解决途径

(一) 加大高校档案信息资源管理工作投入

高校档案信息资源是高校宝贵的财富, 它记录了学校的历史, 反映了学校各项工作开展情况。但由于种种原因, 高校档案部门还未得到应有的重视。而高校档案信息资源管理工作还需要大量的设备设施, 这就要求不仅仅从观念上要重视这项工作, 还应在资金上加大对其投入的力度。

(二) 加强高校档案信息资源管理制度建设

高校档案信息资源管理还处于比较不成熟的阶段, 在推进高校档案信息资源管理中, 应当重视相应的信息政策、信息法律和信息伦理的建立, 高校档案信息资源建设解决了技术支持问题后, 就应制定适当的相关制度来指导具体的实践工作。

(三) 高校档案信息储备

针对高校档案信息及其价值的丢失的问题, 必须进一步明确高校各部门的归档范围, 使其更加完整, 加强高校档案信息储备, 确保高校档案信息的完整, 这就要求我们在平时的工作中就进行档案信息储备。

(四) 高校档案信息资源的技术管理

随着信息技术的飞速发展, 每天产生大量的信息, 面对数量巨大的档案信息资源, 仅凭手工进行加工、整理与管理是远远不够的, 还应该采取技术手段对高校档案信息资源进行管理, 包括档案管理软件的应用, 办公自动化平台的应用等等。要求高校应充分利用现代信息技术, 加强高校档案信息资源的技术管理, 加强设备设施与网络环境建设, 加大资金投入力度, 实现高校档案信息资源的价值。

结语

高校档案信息资源管理, 通过运用管理科学的一般原理与方法, 从技术、经济等多种角度, 对高校档案信息资源进行科学的规划、控制与管理, 确保高校档案信息资源有效满足高校各部门工作人员对档案信息资源的需求。[6]这需要高校档案部门不断探索, 在实践当中积累经验, 实现高校档案信息资源的价值。

摘要：档案信息资源管理是信息资源管理的一种, 而高校档案信息资源又具有其自身特点, 本文先简要介绍档案信息资源管理的概念及其目标和内容, 接下来概述了我国档案管理的发展阶段, 然后阐述了高校档案信息资源管理中存在的问题, 最后给出了相关的解决途径。

关键词：高校档案,信息资源,档案管理

参考文献

[1][3]韦迪.比较研究:档案信息资源管理与传统档案管理[J].陕西档案, 1998, (03) .

[2]包培军.档案信息资源管理的研究与实践[J].城建档案, 2011, (06) .

[4][6]宗培岭.对档案信息资源管理的再认识[J].上海档案, 2001.

档案信息资源建设研究 第10篇

摘 要：分析用户体验对档案信息资源价值实现的影响，针对用户关怀、用户参与、用户需求、重用户评价四个方面的问题，在档案信息资源建设规划、推进、内容建设和成果检验等方面提出了价值实现的路径。

关键词：用户体验；档案信息资源；价值实现

Abstract：This paper analyzes influence of user experience on archival information resources value realization， for user care， participation， needs， focus on evaluation four aspects， on archival information resources construction planning， progress， content development， consequent testing etc proposed value realization path.

Keywords：User experience； Archives information resources； Value realization

在全面深化改革发展和社会转型的进程中，档案信息资源面向全社会开放和提供利用，其价值实现推动档案公共服务的升级。随着用户需求结构的不断提升，档案信息资源价值实现主要体现为用户获取档案信息资源过程中的体验满意度。

1 用户体验对档案信息资源价值实现的影响

用户体验是用户在使用一个产品或服务的过程中建立起来的一种主观心理感受，是用户的本能、行为与心理的综合反映。用户体验是用户在与产品交互的过程中形成的各种感觉、知觉、情绪、情感状态的动态记忆累积过程[1]。档案信息资源建设作为面向社会公众的资源开发利用的过程，最终目的是档案信息资源价值的实现。档案信息资源建设也是档案信息产品的开发过程，在这一过程中，档案信息资源作为信息产品提供给用户使用，用户利用档案信息资源的过程实质是用户对档案信息资源的体验过程。当用户体验与用户期望相符时，用户便会产生积极的体验，并通过用户体验与档案信息资源间的契合以实现档案信息资源的价值，具体来说其影响主要体现在：

1.1 以用户体验认知体现档案信息资源社会体验价值。用户体验认知是档案用户在获取和利用档案信息资源的一系列行为中的所思所想等直观感受，档案用户在档案信息资源利用中是否能获得良好的体验认知决定了档案信息资源价值实现的成功与否。在体验过程中，用户对档案信息资源的利用价值包含了档案信息资源的内容、服务及社会影响等，并通过档案用户体验得到确定和体现。

1.2 以用户体验理论充实档案信息资源价值体系。用户体验理论重视用户对信息资源的感知和需求，要求档案信息资源建设不仅仅是从档案自身角度出发，要注重用户的自我价值实现。将用户体验纳入档案信息资源建设的理论视角，是对档案用户需求的满足，表现为档案信息资源建设应尊重社会个体的信息体验需求，形成以用户需求为中心的档案信息资源建设的价值体系。

1.3 以用户体验实践实现档案信息资源价值构建。用户体验是一个以用户及体验需求为主导的实践模式，强调对信息资源价值建构中用户作用影响的探寻。在当前档案信息资源建设实践基础上，必须充分关注社会各阶层用户的档案需求，深入分析社会各阶层档案用户及其需求的特征和影响等要素，从满足用户体验的价值实践出发，以成功实现用户体验作为档案资源价值的重要构建。

2 用户体验视角下档案信息资源价值实现阻碍

2.1 缺少用户关怀，对用户研究不足。档案信息资源价值的实现需满足用户体验的广泛性特征，即面向广大社会群体中的档案用户。我国现有的档案行政管理体制是一种“自上而下”的集中式管理模式，在层级管理体制中，其服务理念还停留在服务上级的思想阶段。对于用户的关注与研究缺乏相应的积极性行动，档案信息资源难以满足用户的体验需求，表现为在档案资源建设中对档案用户群体和类型并没有给予过多的关注，缺少必要的用户关怀，档案信息资源在实际规划建设上没有普及广泛意义上的档案用户群体。

2.2 忽视用户参与，对过程开放不足。用户体验体现了用户期望通过自身的参与获得最终满意的体验，这表明档案信息资源的价值实现是需要用户能持续参与的过程。因此档案信息资源建设应具有面向社会的公共服务思维，不仅是档案资源内容向社会用户开放，而是档案信息资源建设过程的开放。但在当前档案信息资源建设思维框架之下，忽视档案用户群体的参与，在档案信息资源建设过程中甚少依靠民间渠道，大量散落于社会的档案资源难以通过广泛的档案用户参与形式进行集中保存与开发利用，档案用户难以真正体验档案信息资源建设过程、共享资源建设成果。

2.3 难以满足用户需求，对资源开发不足。用户体验体现了各阶层档案用户对档案信息资源的多样化体验需求，要求档案信息资源在内容建设上从用户需求出发开发多种档案信息产品，使用户获得最佳的信息资源体验。但是面对不同阶层的档案用户，尽管社会发展为档案信息资源的开发利用提供了多种有利工具，大部分的档案信息资源的开发仍旧以相对传统的档案文献编研出版为主。这些档案信息资源产品的选题多从国政出发，相关的档案信息多来源或刊载于专门的档案报刊及网站，社会性不强，社会覆盖力度较小，大部分档案用户很难据此获取自己需求的档案信息。

2.4 没有注重用户评价，对结果认识不足。档案信息资源建设应使档案用户在对资源内容及服务形式等体验过程中得到需求上的满足，以此获得多数用户的认可。因此，档案用户体验评价是衡量档案信息资源建设结果是否实现档案信息资源体验价值的重要标准。然而，当前对档案信息资源建设的评价指标体系，没有注重档案用户评价，数据局限于整个档案信息资源建设投入的规模程度，以及最终产出的产品数量等反映社会档案资源建设成果及数量的表象，无法深入反映档案用户对档案信息资源的价值体现，实质是缺乏对档案信息资源社会体验价值的认识。

3 用户体验视角下档案信息资源价值实现路径

3.1 档案信息资源建设规划阶段——开展广泛的用户研究。要实现档案信息资源良好的用户体验，构建符合用户预期的档案信息资源，档案部门在档案信息资源建设初期的规划阶段，应开展深入广泛的用户研究。首先，明确社会档案信息资源用户群体的不同构成。具体到社会个体档案用户，这些用户分属于不同社会阶层、社会地域、社会文化背景，对档案信息资源产品的体验需求不尽相同。其次，对数量庞大的档案用户个体进行细致的群体划分建立档案用户数据库，以地区、年龄、学历层次等多个层面对用户进行划分；或可通过调研的形式掌握不同用户群体的档案资源利用情况。

3.2 档案信息资源建设推进阶段——提供多样的用户参与体验形式。在档案信息资源建设推进实施过程中，在档案部门主导之下，档案用户参与档案信息资源建设的体验形式可以是多种多样的：如建立与普通民众息息相关的家庭档案，通过档案部门的专业指导，作为档案用户的社会公众将自身珍贵的档案资料系统地收集保管；如建立民间档案馆，让社会的档案信息资源交由社会档案用户管理。档案部门在这一过程中，要打造新型信息共享平台向全社会宣传与公布，提供必要指导帮助，培养和提升广大档案用户的档案信息能力，使之能有效处理自身档案事务，以更专业的精神参与到档案信息资源建设当中。

3.3 档案信息资源内容建设阶段——明确用户个性体验需求的资源开发。为了尽可能使档案用户获得满意的信息体验，在档案信息资源内容建设过程中，针对不同档案用户群体的个性需求，进行多样化的档案信息资源产品开发。如档案编研工作应在大力挖掘馆藏档案信息的同时，将触角伸向社会各层次用户，应挖掘出更多特色的档案资源，形成专题以满足其他档案用户群体的需求。档案信息资源产品的载体形式也应由传统的纸质载体发展为数字新载体，以迎合更多档案用户需求。此外，档案部门可定期举办走入社区、走入学校等针对不同档案用户群体的个性化内容的档案展览及宣讲等。

3.4 档案信息资源建设成果检验阶段——重视用户体验反馈的价值评判体系。构建一个以全面用户反馈为依托的档案信息资源价值评判体系，该评判体系可包括定量标和定性两方面指标，一方面进行相关数据统计，分析统计结果并以百分比或图表直观显示用户满意度，构建绩效评价指标体系[2]；另一方面积极获取来自社会公众的意见反馈，对公众评议做出回应，再由公众做出再评议。通过设立网站问卷调查、记录、访谈、跟踪进馆或统计用户资源利用情况等方式进行定量的数据统计及定性的公众评议，获得档案用户针对档案信息资源建设深度、广度、亲民度、可利用性及利用效果等方面的体验评价。

*本文系江西省社会科学“十二五”规划项目“用户体验环境下档案公共服务体系构建研究”（项目编号：14TQ03）、江西省教育厅科学技术研究项目“用户体验环境下数字档案馆信息服务研究”（项目编号：14117）的阶段性研究成果。

参考文献：

[1]沈军威，倪峰，郑德俊.移动图书馆平台的用户体验测评[J].图书情报工作，2014（23）：54～60.

[2]王灿荣，王协舟.档案信息服务社会化绩效评价指标体系构建策略[J].档案学研究，2015（2）：66～70.

数字档案信息资源集成服务研究 第11篇

信息资源集成服务是信息技术发展与应用的重要方面,我国信息资源集成服务研究始于20世纪90年代初期。廖纲煊1993年在《图书情报工作》第1期上发表的《.加快科技情报业体制改革的若干思路》一文,是目前可以查到的最早的有关信息资源集成服务研究的期刊文献。到2012年底,在知网期刊文献数据库中,以“信息资源”+“集成服务”为检索词,以篇名为检索项检得8篇,以关键词为检索项检得19篇,以主题为检索项检得115篇,以全文为检索项检得4725篇,取得了一定数量的成果。在以主题为检索项检得的115篇文献中,主要涉及到的学科有:图书情报与数字图书馆(67篇)、计算机软件及计算机应用(42篇)、新闻与传媒(12篇)、档案及博物馆(10篇)等17个。其中,7篇论文研究得到了国家自然科学基金资助、5篇论文研究得到了国家社会科学基金资助、7篇文献等到了其他国家或省级基金的资助。研究内容主要集中在集成服务(25)、信息服务(17)、信息集成(16)、信息集成服务(15)、图书馆(14)、数字图书馆(11)等15个方面。

我国档案信息资源集成服务研究始于本世纪初。安小米2003年在《城建档案》第1期上发表的《城市建设电子文件和档案管理的未来发展方向———档案管理、电子文件管理和城建档案管理的国际学术研究现状分析》一文,是目前可以查到的最早的有关档案信息资源集成服务研究的期刊文献。到2012年底,在知网期刊文献数据库中,以“档案”为主题,并且以“信息资源”+“集成服务”为检索词,以篇名为检索项检得1篇,以关键词为检索项检得0篇,以主题为检索项检得10篇,以全文为检索项检得195篇,取得了一些成果。在以主题为检索项得到的10篇文献中,研究层次只有社科类的基础研究(10篇),但其中4篇研究得到了国家自然科学基金的资助。研究内容主要集中在集成服务(3)、档案信息(3)、集成管理(3)等15个方面。

但有关数字档案信息资源集成服务,只有5篇文献在文中提及,尚无专门论及这一问题的文献。有关这方面的研究成果尚未得见。

二、数字档案信息资源集成服务研究的主要内容

数字档案信息资源集成服务是新时期档案信息服务的重要方式与发展方向,其研究涉及的内容比较多,涉及的领域也比较宽,从现文献看研究主要涉及4个方面:

1、我国信息资源集成服务的现状及信息资源集成服务的发展趋势。

主要涉及我国信息资源集成服务的历史脉络、相关成果、政策框架;国外信息资源集成服务的现状及趋势;信息资源集成服务研究文献综述等。

2、我国数字档案信息资源集成服务研究的现状,特别是对数字档案信息资源集成服务的研究。

主要涉及我国数字档案信息资源集成服务的历史进程;数字档案信息资源集成服务的现状;现有数字档案信息资源服务机制的分析等。

3、数字档案信息资源集成服务实现的核心原则。

主要涉及数字档案信息资源集成服务原则的提出、数字档案信息资源集成服务的实现机制与保障措施等。

4、数字档案信息资源集成服务法规、规章、政策、体制、机制的配套建设。

主要涉及信息资源集成服务趋势对数字档案信息资源集成服务的影响,数字档案信息资源集成服务对象、范围、目标、内容与程序的构建等。

在上述内容中,研究的重点集中在数字档案的特点;现有档案信息服务模式与数字档案信息资源集成服务需求的差异;数字档案信息资源集成服务实现机制的理论依据与现实可行性;数字档案信息资源集成服务的具体内容;数字档案信息资源集成服务成果应用等几个方面。而研究的难点,则是国外数字档案信息资源集成服务的状况与趋势。这主要是由于研究资料的相对缺乏,加之多数档案研究工作者外语水平偏低,所造成的。

三、数字档案信息资源集成服务的基本观点

1、数字档案信息的标准化是数字档案信息资源集成服务的基础。

标准是科学、技术和实践经验的总结。为在一定的范围内获得最佳秩序,对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动,称为标准化。“随着中共中央办公厅、国务院办公厅《2006-2020年国家信息化发展战略》的颁布,信息标准化已被放到了战略地位。同样,在档案信息化建设过程中,档案信息标准化也具有其战略地位。从国际范围来看,各国在档案信息化进程中,都十分重视档案信息自身的标准化建设,相关的国际标准和国家标准都迅速发展。”[1]之所以数字档案信息的标准化是数字档案信息资源集成服务的基础是因为:档案信息标准的制定已成为档案信息化建设的基本战略;档案信息标准体系构建已被纳入档案信息化建设的顶层设计之中;档案信息需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引与推动力。

2、网站平台建设与查询授权的控制是数字档案信息资源集成服务的关键。

随着IT技术特别是互联网技术的广泛应用,电子化档案信息在档案领域迅速发展,利用方和提供方改变了原来传统的信息往来方式,可以跨越时间和空间的界限完成档案利用业务。如提供方可在网上发布档案信息和公开文件,在网上接受利用者的申请,在网上与利用者通过网上进行档案信息与文件信息的交流等。

但某一档案机构建设各自的电子档案系统网站在一定程度上是信息孤岛,其不足之处主要表现在:一是某一档案机构吸引的利用者、专家学者、研究机构等档案资源的数量不足。各自建设的电子化档案平台造成了档案信息割据,分割了馆藏档案信息资源;二是相互独立的电子化档案网站系统对各自获得的档案信息资源都只是一种存储和调用的处理,无法进行档案信息加工与对比,档案信息的使用价值不高;三是对于同一行业的档案机构而言,从事的档案业务和面对的利用者群体都很相似,各自重复建设电子化档案网站,造成整体效率不高,不但网站平台建设和维护成本很高,同时各自的网站面对有限的信息资源,难以实现电子化档案平台的规模效益和信息聚合效益。另一方面,对于某个档案利用者而言,同时要面对各个档案机构的网站平台,响应效率较低而成本提高。解决数字化档案中容易出现的信息割据和信息孤岛问题,根本方法是建设区域性或同行业内统一共享的电子化档案网站平台,促进同区域内或同行业内的档案人和数字档案信息集中汇聚,形成网上的全区域或行业性数字档案信息,实现数字档案信息资源共享,提高网站平台所有参与者的效率和效益,降低整体运行成本。

在方便利用的同时,还必须考虑查询授权的控制问题。在信息系统中访问控制是一个基本的安全机制。在互联网网站上访问档案信息系统,授权访问控制更是一个基本的安全机制。数字档案资源是数字档案馆最终和最重要的信息资源,数字档案馆的安全问题,最终会归纳到不同信息的公开化程度问题,也就是如何保证信息不被非法传播的问题。“网格就是要通过开放的网络环境向用户提供服务,这就不可避免地要涉及到网络安全问题,并且网格的目标就是要实现更大范围和更深层次的资源共享,所以它存在更重要的安全问题,并提出了更高的安全需求。随着网格安全技术不断解决上述问题以及相关的经济和法律上的配套的完善,一定能够确保数据资源等的安全性,从而使得网格的大规模开展成为可能。”[2]

3、馆际间数字档案信息数据的跨库查询是数字档案信息资源集成服务的核心。

在档案信息的馆际异地跨库查询利用时,需要注重以下三点。“其一,建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下,把重点放在数据采集、加工与移交上。其二,与相关档案管理软件开发企业合作,开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统,放弃是浪费,整合又费时费钱。可行的方案:在统一标准的前提下,能用的就用,能改的则改,并进行异构数据库数据转换与共享研究,建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终,通过统一的升级平稳过渡。其三,提供标准通用接口方案,使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库,实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。”[3]

4、数字档案信息资源集成服务的原则:

以低端格式统一可供查询的数据,以的公众视角提供查询检索,将数字档案信息备份、数字档案数据中心建设与省级数字档案信息资源集成服务一并整合。

总体而言,我国有关档案信息资源集成的研究取得了一些成果,但对数字档案信息资源集成服务的研究还相当浅。开展该领域的研究,对于我们全面认识和了解国内外信息资源集成服务的现状与趋势有积极意义;借鉴国内外信息资源集成服务的相关经验,对于档案信息化及档案数字化进程中制定有关数字档案信息资源集成服务的法规、规章和政策有帮助;对我们制定合理的数字档案信息集成服务的实现机制,并且通过这个机制实现数字档案信息资源集成服务,为国家经济与社会发展提供准确高效地档案信息服务有着重要的现实意义。

摘要：数字档案信息资源集成服务是新时期档案信息服务的重要方式与发展方向,而数字档案信息的标准化是数字档案信息资源集成服务的基础,网站平台建设与查询授权的控制是数字档案信息资源集成服务的关键;馆际间数字档案信息数据的跨库查询是数字档案信息资源集成服务的核心。

关键词：数字档案,信息资源,数字档案信息资源,集成服务

参考文献

[1]段荣婷.论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对策[J].档案学研究,2008,No.10001:38-46.

[2]容海萍,莫岚,蒋坤燕.数字图书馆中多级授权访问控制模型部署探讨[J].现代情报,2009,v.29;No.21303:90-92+96.