合同采购范文

合同采购范文（精选12篇）

合同采购 第1篇

一、合同管理

(一) 合同管理的重要性

1. 合同管理关系到企业效益。

实行市场经济体制后, 整个社会生产靠市场调节, 但单个企业的生产则是有计划进行的, 要随时根据市场供求变化做出调节。为此, 企业必须科学制定阶段性生产计划、合理组织调度流动资金、适量竞标采购原燃料等。如果不对此实行严格的合同管理, 最终会影响企业的经济效益。

2. 合同管理关系到企业的信誉。

良好的信誉是企业的无形资产, 是企业竞争力的重要体现, 它会给企业带来商机与财富。由此可以看出合同管理在企业的生产经营中具有不可替代的重要地位, 加强合同管理是加强企业各项管理, 提高企业效益水平的一个有效手段和突破口。市场经济越发展, 现代企业制度越成熟, 对企业经济活动的契约化水平要求就越高。

3. 合同关系到产品质量。

企业产品质量好坏, 很大程度上取决于生产设备的质量和原燃料的质量, 如果签约把关不严或履约验收不严, 甚至根本没有合同约定, 就会严重影响产品质量, 使企业蒙受经济损失和信誉危害。

合同管理的好坏直接影响着企业的经济效益乃至生存, 因此实施有效的合同管理, 是现代企业管理的重要内容。只有认真从合同洽谈、草拟、签订、生效开始, 直至合同失效为止, 对合同进行全过程、系统性、动态性的管理, 才能维护企业自身权益, 防止由于合同管理不善给企业带来的经济损失。

(二) 企业合同管理中存在的问题

1. 合同前期调查工作不细致。企业在签约前不注重依法调查合同订立当事人的资信和资质情况。

2. 合同审验不严格。

合同审验环节是开展合同管理工作的重点, 是关系到合同签订成败的关键。主要体现在以下几点: (1) 条款审验不严格; (2) 缺少合同后续管理。

(三) 解决合同管理中相关问题采取的有效途径

1. 建立健全合同管理制度。

企业应当根据实际情况, 制定切实可行的合同管理制度, 使合同管理工作有章可循, 更加规范化、科学化。其主要内容包括:合同管理机构及其职责, 合同前期调查和谈判、合同签订和审查、法人授权委托办法、合同专用章管理、合同履行与纠纷处理、合同档案管理、合同管理人员培训、合同管理奖惩考核等。

2. 加强对合同管理人员的培训和考核。

企业可通过定期为合同管理人员提供外出培训和进修的机会, 提高合同管理人员的法律意识, 使其掌握相应的合同法律知识和签约技巧, 提高业务素质和工作能力。

3. 加强对合同履行的监督管理。

签订合同的目的是为了保障合同的履行, 防止纠纷发生, 实现合同权益, 并及时分析合同履行中的不利因素, 适时运用法律手段制定应对措施, 指导和帮助业务部门, 防止违约行为的发生。具体体现在以下几个方面:加强调查管理、预审、重视洽谈环节、建立信息反馈制度、收集整理统计合同资料。

4. 加强合同管理, 把好合同结算关。

对合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段进行严格履行监督, 采购部门结算人员同财务部门密切配合;把好合同的结算关至关重要, 这既是对合同签订的审查, 也是对合同履行的监督。

二、原燃料采购结算

(一) 合同与采购结算的关系

原燃料结算是采购合同执行中的一个重要环节, 也是供需双方履行合同规定的要约和承诺的最终体现。采购结算价格是构成企业采购成本的重要因素, 采购结算对于合同的履行起着审查和监督的作用, 企业的利润最终在结算中完成。在钢铁企业, 原燃料的采购结算一般都是采取优质优价结算, 结算标准和结算条款是合同中不可缺少的部分。

(二) 合同条款与采购结算

钢铁企业原燃料合同条款一般分为:发货人、收货人名称、发站、到站、具体品种、规格、数量、质量标准、价款及交货时间, 验收标准、质量考核标准、运输方式、结算方式及违约责任等内容。其中数、质量验收标准、合同价格、质量考核标准是结算的重要依据。

1. 数、质量验收标准。

(1) 数量、质量均以出卖人为准结算。 (2) 数量以出卖人为准, 质量以买受人为准结算。 (3) 数量以买受人为准, 质量以出卖人为准结算。 (4) 数量、质量均以买受人为准, 但数量参考出卖人, 超出合理途耗, 双方各承担百分比。

2. 合同价格。

即合同的的基价, 其他有效成份的加减价都在此基础上进行。通常合同的基价有三种:车板不含税价、车板含税价、含税包干到厂价。

3. 质量考核标准。

通常在结算当中按合同加减价方式的不同, 我们把结算类型分为 (1) 简单计算类型, 只计算水份; (2) 有效成分加减类型, 既计算水份, 又考核其它标准。这一部分条款是优质优价结算的核心内容。

4. 运输方式。火车运输 (主要运输工具) 或汽车运输。

5. 结算方式。分为一票、两票或三票结算。

6. 违约责任及合同争议解决方式。

当合同双方发生争议时, 双方协商解决, 协商不成时, 在需 (供) 方所在地人民法院诉讼解决。

7. 其它约定事项。

(1) 合同履行有效期限。 (2) 其他未尽事宜, 双方协商解决。

(三) 采购结算员的工作程序

1. 合同审核。

结算员必须认真审核采购合同手续是否齐全, 是否有相关领导签字并仔细推敲合同条款是否规范、完整、严密、公正, 如有毗漏应及时反馈、尽早纠正。随时了解掌握原燃料调价及合同条款变更信息以及异议处理情况。

2. 审查原始票据。

审查交库员转交的交库单、化验单、磅单等原始票据是否齐全, 物料品种是否一致, 数据计算是否正确, 票据是否有涂改, 如有涂改应退回重新办理, 或加盖印章。票据、手续齐全方可结算。

3. 结算。

按照ERP系统结算的流程, 根据合同条款维护物料结算模板, 导入合同条款, 将合同条款与采购订单相匹配, 在系统内计算结果, 出具结算单。

三、完善合同条款, 有效降低采购成本

(一) 发挥河钢集团整合优势, 统一合同文本, 规范合同流程

在借鉴原有合同的基础上, 根据各子公司的具体情况, 按照国家法律规定, 规范了地方合同文本:统一合同条款、统一价格、统一指标要求, 统一考核条款;规范了票据传递和结算管理办法, 合同传递管理办法。

(二) 合理磅差, 严谨供货合同, 有效降低成本

2009年, 钢铁企业发展势头强劲, 原燃料价格一直上扬, 在大宗原燃料采购过程中, 采购双方对检斤化验结果存在异议。例如:在煤的采购中矿务局煤炭结算以对方为准是全国惯例, 但我公司承担着较大的途耗及化验结果不符带来的经济损失。为此, 我们对各大矿务局所进的每一车煤作统计, 对比双方进厂量, 各项化验指标, 经过大量的数据统计分析研究, 对双方差距较大的, 提出异议并及时与供方沟通协商决定, 我们在合同中增加“磅差超过1.2%的合理途耗部分, 双方各承担一半损失”的条款。合同生效后, 呈现双方量差逐渐下降趋势, 为公司挽回部分经济损失。

以此为基础, 我们认真分析市场变化, 把握市场价格走向, 掌握各钢铁企业的采购信息, 从2010年5月开始, 部分大矿焦煤的检斤、化验结算方式已改成以买受方为准, 降低因供方检斤、化验为准可能在途耗、化验误差方面带来的“潜在”经济损失, 把握了市场采购的主动权。

四、结论

合同采购 第2篇

这篇《商品采购协议：商品采购合同范文》是由整理提供的，请大家参考！

商品采购协议：商品采购合同范文

商品采购协议 编号：

甲方：宁波鑫宝有限公司（采购方）

（附营业执照加章复印件）

乙方：

供货方)（附组织机构代码或营业执照加章复印件）

经双方协商，就甲方向乙方采购 项目商品达成如下协议：

一、采购标的 附：甲方签章商品清单（格式）

商品名数量单价金额说明

（以甲方采购清单为准）

二、采 购 1．方案目录确认：由乙方按甲方提供采购目录方案进行采购配货，甲方同意在实际采购过程中，乙方保留 的随机调配余地。

2．技术标准确认：乙方按技术要求做出样品，由甲方确认。

3．采 购：在甲方目录确认和技术确认后，由甲方预付 订金，乙方在确认甲方预付定金 个工作日内完成本项采购，并将本项货物送发至甲方指定地点。

4．乙方保证所提供的商品全部为真品商品，并承担相关完全法律责任。

发货验收与调退 1．发 货：

（1）包装：按标准件规格。外帖包单。

其它包装要求：

（2）托运要求：

收货单位：

详细地址：

联 系 人：

电 话：

手 机：

邮 编：

发货时间：

发货或承运人：

电 话：

发货清单：随货□特快□传真□电子邮件□ E-mail: 托运/提货单：随货□特快□传真□证明□门对门□ 运费付款：预付□对付□代付□（填√）

2．验 收：货到 天内，由甲方为主，乙方协助，凭发货清单验货，过期视为验收无误。

3．调 退：若发现质量问题，应在约定验收最后时间后三天内通知乙方，乙方保证在 天内及时调换。所有厨卫商品，只要是甲方目录确认，又没有质量问题，不得以任何理由调退。

五、付 款：

1．由乙方出具正式财务。

5．全货按 折优惠付款。实际付款为 元（依发货清单验收为准）。甲方承诺在货到验收无误后 天内，将减除预定金后的全部货款付到乙方财务书面指定以下帐户，其它付款视为无效。

户 名：宁波鑫宝有限责任公司 开户行：

帐 号：

六、协议终止和违约责任 1．合同履行，自然终止。

2．协商中止，依协商办法解决。

3．单方中止协议，负完全赔偿实际损失责任。

4．供货时间每晚一天，赔付 1‰。

5．付款每晚一天，赔付 1‰。

6．本协议共 份。甲方 份，乙方 份，签字生效，未尽事宜，协商解决。

7．本协议签署和执行地为浙江省宁波市。

甲方：

（章）

乙方：

（章）

代表人：

（签字）

代表人：

（签字）

（身 份 证 号 ：）

（身 份 证 号 ：）

浅析船用设备采购合同风险防控 第3篇

摘 要：本文首先指出在当前船舶市场背景下提高船用设备采购合同风险防控能力的必要性，其次根据船用设备采购合同的特点和国内船厂普遍存在的问题，提出中国船企提高船用设备采购合同风险防控能力的举措。

关键词：船用设备；采购合同；风险防控

中图分类号： U664.21 文献标识码：A

Abstract： This paper expounds the necessity of improving the ability to prevent and control risks in marine equipments purchasing contracts under current ship market condition， the measures to be taken by Chinas shipbuilding companies to improve this ability according to the characteristics of marine equipment purchasing contracts and common problems existing in Chinas shipbuilding companies.

Key words： Marine Equipment； Purchasing Contracts； Risks Prevention and Control

1 前言

近几年来，受世界经济低迷及船舶行业严重产能过剩的影响，我国造船业一直在寒冬中艰难前行，船厂在接单难、交船难的处境下，还面临来自供应商的巨大压力。为应对供应商的压力，最佳策略是降低采购合同的风险，提高采购合同风险的防控能力。

提高采购合同风险的防控能力并非易事，它首先要求船厂在思想上足够重视，其次是提供制度保障、人力资源保障和格式版本保障，再次是在签订合同时争取最有利于船厂的内容，最后是跟踪合同履行情况适时进行合同变更。

2 思想上必须引起足够重视

思想先行，思想上不重视就不可能做好这方面的工作。国内船厂大多将采购看成是一个不创造或者创造价值很少的环节，因而船厂在繁忙的工作中对设备采购方面就显得没那么重视。其实，提高船用设备采购风险的防控能力，不仅可以为生产提供物资支持，而且可以减少或转嫁运营风险，降低生产成本，是企业必须充分重视的一个方面。

3 应当具有制度保障、人力资源保障和格式版本保障

3.1 制度保障

国内部分船企签订采购合同没有评审制度或者评审制度得不到执行。鉴于此，船厂可以从以下几个方面加强采购合同评审制度的建设：

（1）必须以制度的形式确定采购合同评审流程；

（2）采购合同评审制度应能保证评审质量。首先，评审参与人员应当包含采购人员、财务人员、法律人员以及公司主管领导，并引入参与人员责任制度；第二应当要求经办人员及时答复评审意见的采纳情况，对于不予采纳的意见应予说明。

（3）采购合同评审制度应当注重评审效率。在保证必要的评审人员参与的情况下，不宜将太多人员纳入评审程序中，以免降低评审效率。

（4）应当限制评审期限，避免因评审人员拖延评审而影响合同签订效率。

（5）采购合同评审制度不能流于形式，不能出现现实操作与制度脱离的现象，尤其应当避免出现领导一句话代替评审的现象。

3.2 人力资源保障

很多船厂为所谓的二线部门配备的人手不足，且人员专业水平不高，这种现象在法律事务工作岗位上表现的尤为突出。

只有改变这种法务人员配备不足或素质不高的情况，才能真正提高船厂设备采购风险的防控能力。

3.3 格式版本保障

国内一些船舶设备供应商往往对船企的格式版本修改较少，部分进口船用设备供应商对格式版本的修改也不多，所以格式版本中的条款应充分反映船企最关心的条款内容，这些条款可以作为谈判的参考，船企应严格制定格式版本，并随着市场的变化适时修订格式版本。

4 在签订合同时争取最有利于船厂的内容

船用设备采购合同与一般设备采购合同有些共性条款，同时也有其特殊条款，船厂在签订采购合同时，应特别重视以下条款，争取有利于自身的条款内容。

4.1 质量保证条款

船舶建造合同一般都有质量保证条款，要求交船后的一定期间为质量保证期，在此期间内出现的船舶及其设备的质量问题船厂应当负责。因此，船厂在签订船用设备采购合同时，需要加入同样的条款，要求供应商为质量保证期内的质量问题负责。

船厂需要在以下三个方面改善船用设备采购合同的质量保证条款，以提升其与建造合同质量保证条款的一致性：

（1）质量保证期

建造合同中约定的质量保证期间一般为交船后一年，一些国外船东却在这个期间上设置陷阱，虽然将条款的文字表述为“质量保证期间为交船后一年”，但却在缺陷通知条款中加入“对于质量保证期间后的质量问题，船厂不负责任，除非船厂在质量保证期间届满后的一个月内收到该缺陷通知”。这样的缺陷通知条款，变相将一年的质量保证期间延长，故在签订采购合同时，应特别注意建造合同是不是存在变相延长质量保证期间的问题，以减少采购合同与建造合同约定的质量保证期间不一致的现象。

为避免船厂迟迟不能交船导致质量保证期间的不确定性，某些实力雄厚的进口设备供应商不会同意将质量保证期间表述为“船厂向船东交船后一年”，而是要求质量保证期间为供应商向船厂交货后的N个月，避免延迟交船带来的时间不确定性，因而船厂应争取尽可能大的“N”值。

（2）质量保证服务范围

最理想的状态是供应商同意在质量保证期间内提供全球免费服务，但有些设备供应商会提出如下例外情况：将在一定危险区域作业船舶的质量问题排除在质量保证服务范围之外；将到达一定区域的交通费及在该区域的食宿费排除在自费范围之外；将由于自身设备引起的其他设备和器具的检查费、租用费排除在自身负担范围之外。建造合同中一般不存在这些例外情况，因而船厂在洽谈采购合同中的这些条款时，应充分考虑建造合同的内容以及该船舶的预计作业地点。endprint

（3）质量保证服务速度

有些建造合同明确写明船厂在收到质量问题通知后的一个很短时间内作出有效响应或解决质量问题，故在签订对应的采购合同时，就应该同样规定供应商在相同的或更短的时间内作出有效响应或解决质量问题。

4.2 货款支付条款

（1） 首期款

某些大设备供应商要求签订合同后支付一笔首期款，船厂在支付首期款时，应当注意将首期款写成“定金”，这样才能根据定金罚则，在供应商违约时要求供应商双倍返还定金。

需要指出的是，虽然法律规定定金与违约金只能选择其一适用，但是选择权在守约一方，所以在合同中有定金条款时，违约金条款仍应保留，只有这样船厂才能在供应商违约时选择适用。

（2）货款的主要部分

对于货款的主要部分，采购人员都知道到货后银行承兑付款比货到付款对船厂更为有利，但是很多采购人员存在这样一个认识误区：电汇付款比信用证付款更有利于船厂。其实不然，这两种付款方式各有利弊，需要根据船厂的信用额度和现金流情况来决定采用哪种付款方式。

（3）尾款

船厂最好要求留一笔尾款，待到质量保证期结束时支付作为质量保证金。

如果不能争取到质量保证金条款，还有两种替补方案：其一，争取一笔尾款在设备调试完成时支付；其二，争取质量保证保函条款，要求供应商提供银行开立的保函。

关于保函条款，应当注意三个方面的内容：首先，最好是国际性的银行为开立行，尤其是国外设备供应商提供的保函必须是国际性银行开立；其次，保函应当是独立性保函，其内容规定银行不需要审查合同实际履行情况，只需根据船厂的索赔资料支付款项，还应特别注意保函中要求的索赔资料必须是船厂容易提供的资料；最后应当将保函的格式内容作为采购合同的附件正式签署确认。

4.3 交货条件条款

采购进口设备时，一般直接采用贸易术语来代替交货条件，在选择适用贸易术语时，应当注意以下几个问题：

（1）提前确定贸易术语的解释规则

国际贸易中解释贸易术语的规则主要有《国际贸易术语解释通则》、《1932年华沙-牛津规则》和《1941年美国对外贸易定义修订本》。其中，《国际贸易术语解释通则》具有普遍和特别重要的意义，目前该通则的最新版本是《国际贸易术语解释通则2010》。无论采用哪种规则，都应当在合同中确定下来，以免执行合同中出现不同理解。

（2）深入理解贸易术语的内容

进出中国保税区的货物一般采用DAP条款，在很多供应商与船厂的实际操作中，该类货物的海关备案工作是船厂负责，船厂再将海关备案信息及授权书等进口清关所需资料发给供应商，由供应商负责具体的进口清关工作，并由供应商支付相关的费用。这样的操作实践比较多，因而部分船厂的采购人员错误的认为DAP术语下，进口清关应当由供应商负责。这一错误理解导致了含DAP术语的采购合同的执行争议，尤其是在艰难的市场环境中，某些原来在DAP术语下主动承担进口清关工作及费用的供应商，要求不再承担进口清关责任，而是严格按照DAP术语来执行合同。有些船厂与未合作过的供应商签署含DAP术语的采购合同后，在执行中与供应商就进口清关问题发生争执。为了避免类似情况的发生，船厂采购人员务必熟悉各贸易术语的准确含义。

（3）正确认识与贸易术语的冲突约定

在有些采购合同中，虽然约定了采用的贸易术语，但是在风险、责任和费用中又出现了一些与贸易术语内涵不同的约定，这种有冲突的特别约定是允许的，船厂可以充分利用特别约定来实现自身的特殊需要，但为了避免不必要的麻烦，应当同时明确约定，该贸易术语其他方面的内容仍然按照所选用的解释规则来确定。

4.4 附条件生效条款以及通知变更交货期条款

船厂有系列船订单时，往往将后续几艘船的该项设备一起采购，以提高效率和争取更有利的价格等条款。但在船东不能按时接船或取消订单时，这势必造成船厂需要延期履行后续船的采购合同或者取消采购合同，对于已经履行付款和收货义务的采购合同，如果对应的船舶被取消或中止建造，船厂面临更加麻烦的问题。

为了避免出现上述问题，船厂在签订采购合同时，应充分运用附条件生效条款以及通知变更交货期条款。

（1）附条件生效条款

在采购系列船的某项设备时，船厂可以将系列船一起纳入到谈判中，这个系列船的该项设备采购合同统一适用同一个采购合同版本和价格，但除了交船期较早的船外，在每艘后续船的设备采购合同里加入附条件生效条款。该条款约定，该合同是否生效取决于船厂在规定的日期内是否采取某种行为，如是否开工或是否通知供应商赋予该合同效力。为减少供应商的顾虑，必要时可以同时在采购合同里约定，一旦船厂为该船采购该设备，必须选择该供应商作为卖方，不得再与其他供应商签订该设备的采购合同。

（2） 通知变更交货期条款

船厂在签订采购合同时，应尽量争取在合同中约定，如果船厂提前几个月通知供应商变更交货期，供应商应当变更交货期，这样能够避免船厂建造计划一再延后造成的麻烦。

4.5 相关国际组织的通则或规定

发达国家的供应商倾向于在合同中引用一些国际组织的通则或规定，如Orgalime S 2000。这些通则或规定往往对船厂不利，船厂应拒绝在采购合同中加入“本合同适用Orgalime S 2000相关规定”的类似条款。如果供应商坚持加入这些通则或规定的内容，可以逐条谈判讨论，谈判取得一致意见的部分可以在采购合同中列出，切忌直接整体引用。

4.6 保密条款、知识产权条款和安全条款

国内船厂在签订设备采购合同时往往容易忽略不直接影响船舶建造的条款，如保密条款、知识产权条款和安全条款。随着中国各个方面的市场参与者法律意识的提高，这些条款越来越体现出其重要性，船厂应当在采购合同中加入这些条款，保护自己的商业秘密，使自己免受供应商知识产权侵权的影响，转移安全事件引发的供应商方面的人身伤害风险，防患于未然。

5 跟踪合同履行情况，适时进行合同变更

船厂还应在合同履行方面做好风险防控工作，及时跟进合同履行情况，及时与供应商协商变更合同内容，以免造成不必要的麻烦。

6 结束语

物资采购合同管理问题探讨 第4篇

1.1 对物资采购合同进行分类对重要的合同要做重点审核和管理

根据工作中的实际情况, 物资采购金额在50万元以上的合同可视为重大合同。由于这些合同涉及企业的重要经济利益, 对企业的发展有着至关重要的影响。因此, 在审核和管理合同过程中, 应把这些合同作为重点审核和管理对象。要对合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同示范文本使用、合同条款内容, 严格合同审核和管理, 预防合同纠纷的发生。

1.2 物资采购合同审核的主要内容

(1) 对合同当事人主体资格的审核。

这是首要确认的问题, 也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证, 还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品, 对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品, 对方须有煤安标志证书。

(2) 对合同标的物、数量、质量条款的审核。

审查标的条款时, 不仅要有货物名称, 还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点, 有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的, 要写明标准名称、代号或编号。

(3) 合同标的物交 (提) 货方式条款的审核。

我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义, 即交付之前由出卖人承担, 交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式, 那么货物在途中的风险由出卖人承担;如果采用自提方式, 那么货物回途的风险由买受人承担。所以, 交 (提) 货方式条款中, 作为产品买受方来说, 尽量约定由对方送货的方式。

(4) 价款的支付审核。

对价款的如何有效地约定, 会直接关系到合同是否会顺利履行。对于产品买受方来说, 应要求价款的支付应与产品的供应量和供应时间相应, 尽可能避免出现“预付款”之类的条款。

(5) 违约责任的审核。

合同对违约条款的约定简单, 则会对守约方追究违约方的违约责任造成很大的障碍。比如合同中这么约定关于违约责任:如一方违约, 则另一方根据法律规定追究其违约责任。这样的约定, 对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。违约方承担违约责任, 这是法定义务, 无须当事人在合同中约定。如果守约方想对违约方索赔, 首先要证明自己受到了经济损失;其次还应证明自己的经济损失是因为对方的违约而导致的;再次还应计算出自己受到经济损害的具体数额, 并且必须用货币价值来反映。

(6) 合同争议解决方式条款的审核。

解决争议方式主要是仲裁或诉讼。选择仲裁, 必须写明仲裁地点和仲裁机构全称。选择诉讼, 约定由己方所在地法院管辖更为有利。但这两种方式只能选择其中之一。与诉讼相比仲裁的优势在于, 仲裁的程序简便、方式灵活、一裁终局, 而且有些合同纠纷的事实判别强于法律判断, 需要相当丰富的专业知识, 而这正是仲裁机构专家仲裁人员的优势。所以, 合同专业性比较强、涉及商业秘密、希望尽快解决争议的合同纠纷可以选择仲裁。

2 物资采购合同管理的第二阶段——履约管理

2.1 建造企业内部物资采购合同履行流程

履行流程中有两个重要环节。①货物验收环节:验收环节可以检验标的物是否存在瑕疵;标的物质量是否符合约定的质量标准;标的物的实际交付数量是多少, 都要经过使用单位的实际验收后方可得之。②价款支付复核程序:财务部门多付价款则我方遭受损失, 少付价款则会引起纠纷, 所以财务部门应当依据经办部门提供的合同和使用单位出具的入库验收单, 复核付款文件资料, 办理物资采购资金的付款手续。

2.2 合同纠纷法律救济制度

如果发生纠纷或者出现不能正常履行的情况, 面临着如何进行合同救济的问题。若出卖人未按期交货或货物不符合约定, 使用单位将违约情况反映给合同经办部门, 经办部门及时将情况反馈给合同管理部门并负责提供证据材料, 积极配合合同管理部门与对方协商解决, 行使履行中的抗辩权、合同解除权等权利。

2.3 利用信息网络技术进行管理

企业合同的风险由管理层控制, 合同的日常管理主要由合同经办部门进行, 可能造成资源分割, 管理层无法掌握具体的业务情况。因此, 将合同管理和信息网络技术整合, 让管理层可以通过合同管理模块, 迅速掌握本企业与合同有关的工作进展, 这将是企业继财务信息化系统建立后的又一个管理上的里程碑。

3 物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理

3.1 合同文本档案管理

合同的原件保管是非常重要的, 它是合同履行的必要条件, 更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢, 则会给企业索赔造成非常被动的局面。再者, 一些合同的内容是企业不愿意公开的, 合同内容会涉及商业秘密。因此, 合同管理人员必须对生效的合同按照类别进行分类整理、归档, 并在保管期限内妥善保管合同档案。

3.2 合同登记台账统计

合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计, 准确掌握合同业务量的基本信息, 分析相关统计数据。从而, 针对性地开展履行监督和检查工作, 及时总结合同管理中的经验, 提高合同管理水平。

4 合同管理的具体步骤

4.1 制订合同管理计划

合同管理计划中必须要有相应的资料, 如供应商的详细资料 (如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石化电子商务网络供应商会员证等) , 以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。

制定合同进度表, 此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定, 当要求交货期非常重要时, 还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作, 例如, 设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行, 而且需要使用资源。

合同预算, 在支出较高的时候, 你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内, 即使没有这样一个目标存在, 采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本, 这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算, 这几项是必须的财务支出。

合同质量计划, 它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时, 如当采用新技术或使用新供应商时, 购买方希望能够对质量管理施加影响。这样, 大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中, 成为合同项下的完成目标。

4.2 制定风险登记表

风险评估工作是合同管理的重中之重, 只有意识到风险的存在, 才能更好地去预防。风险主要包括供应商所处的特定市场相关的风险, 以及与供应商本身相关的风险, 还有就是已经写进了合同的条款和条件中的风险。

进度风险, 评估进度风险的基础是合同进度表。造成进度延迟的重要原因有以下几方面:需求描述不完整或不正确;任何一方的必要投入的延迟;采购方与供应商缺乏有效沟通;供应商没有充足的资源;供应商的生产问题;供应商的失误;质量问题;装运问题。

成本风险, 评估成本风险的基础是合同预算。常见的成本风险如下:需求描述不完整或不正确;供应商的成本增加;汇率不利的波动;通货膨胀。

质量风险, 评估质量风险的基础是质量计划。常见的质量风险如下:需求描述不完整或不正确;采取不充分的或不正确的测试和检查;运输过程的损坏。

商业及其他方面的风险, 常见的如下:缺乏商业上的警觉;供应商发生财务问题;采购方发生财务问题;供应商的所有权的改变或其关键人事变动;在采购方的工厂里安装或调试设备发生问题时, 供应商方面缺乏响应;不可抗力。

4.3 监督和管理绩效

合同绩效考核要花费时间和精力, 因此, 应该对那些真正重要的进行考核, 应该把精力放在那些风险最大的地方。评估每个合同实施关键三要素 (时间、成本、质量) 的重要也就是应该着重于投入、过程和结果这三个方面。

在大多数情况下, 把考核的重点单单集中在结果上是远远不够的, 你必须在考核结果的同时考核过程。例如, 仅仅在合同后期考核某一设备的零部件实际上是否准时交付 (结果) , 对于确保交付的准时性是没有什么用处的, 因为当结果出现了你再想去改变它已经太晚了。所以除了考核预期的结果外, 对于交付这种结果的过程也需要进行考核。考核这些“过程”中的事务, 可以帮助你尽早地发现任何在计划上出现的偏差, 以便于你采取措施来加以恢复与计划保持一致。

5 结 论

合同管理工作是与业务工作既平行又交叉的一项综合管理工作, 涉及因素很多。合同管理人员和业务人员应紧密配合。合同管理人员要关注合同业务运作的变化, 业务人员应及时将各种非正常业务现象提交合同管理人员论证。这样, 才能使物资采购合同对企业的各项生产经营活动发挥积极有效的作用。

摘要：本文从课题研究的相关背景入手, 首先详细的阐述了合同管理的必要性, 然后重点论述了物资采购合同管理的第一阶段——签约管理, 接着探讨了物资采购合同管理的第二阶段——履约管理, 最后分析了物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理。

空调定点采购协议及采购合同 第5篇

甲方：舟山市招投标中心

乙方：舟山市祥盛空调电器有限责任公司

根据舟山市空调政府采购招标文件（编号: ZSZTB2010-KTZB-121），乙方的投标文件和中标通知书的要求，甲、乙双方经协商，就协议供货有效期内供货商向采购人提供奥克斯品牌空调产品以及相关产品的伴随服务事宜达成以下条款：

第一条 中标商品清单及协议价格（见附表）

1、对于超过原配联机管长度以外的管材价格，由供货商与采购人在签订合同时商定，但商定的最高价格不能超过投标时的承诺。

2、采购人若单次采购空调合同金额大于人民币10万元或单次采购空调数量大于60台时，可重新组织采购。（单次采购合同指一个采购人单次成批量向一家定点供货商采购所形成的合同，单次采购数量指一个采购人单次向一家定点供货商采购所形成的数量）。

3、乙方项目负责人 陈祥年，联系方式 ***、2609816

第二条 供货期限

签订供货协议之日起到加入全省空调联动采购截止（约2011年6月底，具体以全省联动采购结果公布为准）

第三条供货方式

采购人采购定点产品时直接与供货商联系,供货商在采购人手续完备的情况下须在12个小时内与采购人签订合同，并在合同规定的时间内安装调试完毕。

第四条验收

供货商将空调送货至指定地点后，由采购单位根据货物的技术规格要求、质量标准和整体调试结果，对货物进行检查验收。验收合格后，采购单位收取发票并在《舟山市政府采购验收单》上签字并加盖单位印章。

在验收过程中发现有质量、技术等问题，供货商应负责按照采购单位的要求采取补足、更换或退货等处理措施，并承担由此发生的一切费用和损失。

采购人在供货商按合同规定交货和安装、调试后，无正当理由而拖延接收、验收或拒绝接收、验收的，应承担由此而造成的供货商直接损失。

第五条质量及服务保证

满足招标文件要求和乙方在投标中的承诺。

第六条货款结算

供货商完成合同供货并验收合格后，采购人将已落实的采购资金，按《市级政府采购工作规程》的要求付款给供货商。

第七条质量保证金

乙方在投标活动中交纳的投标保证自动转为本协议的质量保证金，如无质量、服务问题索赔及本协议终止等事项，定点采购期满后一个月后由甲方无息退还给乙方。该质量保证金同时作为各区县采购人履行合同时的质量保证金。

第八条统计报送

乙方应根据采购人提货情况，按季编制《政府采购统计表》，送市招投标中心及市政府采购办公室各一份，《政府采购每季度统计表》必须产品的具体品牌、型号、单价及总额。

第九条定点供货有效期内价格及货物变动处理

在90天后发生以下问题的处理办法：

（1）如遇定点供货产品的市场进价调低的，生产厂商应在不降低质量和配置的前提下，同时对中标产品的价格进行不低于原优惠率的调整；若市场进价且未高于10%的，原中标价（即供货价）不予变动，若市场进价调高且高于10%的，我中心协商后视情况调整价格或重新招标。上述调整须在3个工作日内以书面形式报市招投标中心。

（2）如果中标机型更新换代，须出示原厂商相关说明，并经舟山市招投标中心及舟山市政府采购管理办公室同意，投标人可将原投标机型一对一替换为新机型。新机型的配置规格和技术要求不得低于原投标机型的配置规格和技术要求，供货价格不得高于原中标机型的中标价，每款原投标机型只能由一款新机型替换。

（3）如中标机型出现断货现象，须出示原厂商相关说明，并经舟山市招投标中心及舟山市政府采购管理办公室同意，投标人可将另一款同性能或比中标机型性能更好的机型代替原机型，供应价与原机型价格相同，而且不得用旧款替代现款，直至中标机型恢复供货为止。

第十条违约责任

甲方有权在下列情况下向乙方发出书面通知书，提出终止部分或全部协议：

（1）乙方提供的产品质量、配置不符合国家规定和承诺的标准。

（2）乙方没有按协议承诺的时间供货、维修或提供其他服务。；

（3）乙方没有按协议承诺的价格或优惠率签订合同并供货。

（4）乙方无故不提供协议供货范围内的产品。

（5）乙方供货产品价格未能按规定进行调整，同型号协议供货价格高于实际零售成交价格或浙江省协议供货价的。

（6）乙方提供的产品为非正规渠道的产品。

（7）乙方提供虚假材料的。

（8）乙方在定点供货期间被采购单位有效投诉2次以上（含2次）的。

（9）乙方违反本协议规定或承诺的其他情形。

若违反上述规定甲方将取消该乙方所代理品牌的政府采购协议供货资格，该代理品牌的履约保证金不予退还；乙方第二次违反的，所有履约保证及不予退还，同时上报舟山市政府采购管理办公室，并列入不良供应商名单中。

1、如果乙方在履行协议过程中有不正当竞争行为，甲方有权解除协议，并按《中华人民共

和国反不正当竞争法》之规定由有关部门追究其法律责任。

第十一条争议的解决

甲、乙双方方在协议履行过程中发生纠纷，应协商解决。如协商不成的，由舟山市经济合同仲裁委员会仲裁。

第十二条协议生效

1、本协议经双方加盖单位公章后生效。

2、本协议一式五份，甲方、乙方各执一份，舟山市政府采购管理办公室和定海区公共资源交易中心（定海区采购中心），定海区政府采购管理办公室各执一份。

甲方 ：舟山市招投标中心（盖章）乙方（盖章）法定代表人或委托人：

浅析核电工程中设备采购的合同管理 第6篇

【关键词】合同管理；核电工程；设备采购；分析

引言

高效率、高质量的采购工作是保证项目顺利进行的重要的基础，工程建设必须搞好采购管理工作尤其是采购的合同管理，但是很多工程在设备采购过程中并没有重视这个问题，也没有聘请专业的合同管理人员，合同签订时比较鲁莽，这样就无法保证企业工程的经济效益甚至出现违法条例和纠纷的情况。

1.核电工程采购合同管理

核电工程中的采购合同总体上包括四部分签订合同、履行合同、解除或转让合同、关闭或终止合同，这四个部分是一脉相承，环环相扣的整体，从设备采购的前期谈判到签约执行，采购的合同管理是处于核心地位的。尤其在合同签订和履行阶段，合同签订前需要专门的合同管理人员对采购合同进行全面严谨的分析，在采购过程中防止追求利益最大化的商业经营者占空子；由于核电工程的设备物项繁杂、供货周期长等原因，合同在履行阶段最易出现问题和风险。要通过过程控制严格抓好合同管理，保证供货范围、技术规范和设备品牌、设备编码、标牌、铭牌、设备配件、技术资料的提交的完整性，备品配件、设备润滑油、设备等方面来仔細检查执行合同。

2.核电工程合同管理的内容

2.1保证供货内容全面、详细、完整

当前核电工程中的设备采购大多采用系统打包采购的方式，这样的方式在充分发挥优势的同时对采购合同的拟定也提出了更为严格的要求。打包采购的中全面系统性强，对所有设备、支架、相关附件、整个工艺工程中的所需要的仪表、硬件软件整体打包。进行采购合同拟定时需要对细节问题进行明确规定，如安装的配套附件、专用工具、预埋件以及各系统之间接口的约定，全面规定供货的边界，采购合同内容要求全面、详细、严谨、完整。

2.2全面规范技术设备和选择品牌

要控制设备的质量，保证设备性能，对技术设备进行全面规范很重要。当前采用的采购打包系统可能在对核心设备进行规定的同时对一些安装配件重视不足，材料采购上规定不够明晰，如球阀、排污阀、电池阀、隔离阀等配件没有明确要求，螺栓类的材料有不锈钢材料、碳钢材料之分，这个不同材料用起来差别都很大。品牌选择上也有很大讲究，不同厂家由于制造水平差异设计制造的不同品牌的设备性能差异明显，产地不同的同一品牌设备，质量也因地域差异而有所区别，国产品牌设备与进口品牌设备一定要清楚地做出描述。当前全球化的发展设备制造业也日益国际化，我国核电工程的发展对这方面的设备需求也越来越多，一些进口产品制造商借机打入国内市场，在国内设置了工厂和制造基地，利用国内的人力、场地节省了费用获得更多的盈利，但这些国产化后的相关设备价格出现差异时其质量也会不同或是质量下降。有的进口设备性能在使用上明显优于国产的，但出于盈利考虑一些供货方就会在未明确规定的情况下选择价格相对低廉的国产设备。在品牌选择上，要根据实际情况选择3、4家实力均衡的厂家对比，不要急于签订合同，这样做可以有效避免某些厂家因设备故障无法正常提供品牌设备的供货，或者因订单饱和无法及时排产的情况而耽搁工程的进展对项目带来不利影响的情况，厂家之间的竞争也会带来同一品牌不同厂家的价格不同，在合同最后签订时一定要保证产品性能，采购合同中一定要做出明确规定，避免供货发趁机牟利而使设备质量无法保证后期影响工程的进度。

2.3有序编码

采购的设备进行编码并在出厂前进行核实，保证设备有序也是采购合同的技术文件中需要体现出来的。因编码要求笼统、管理不严、程序缺乏等状况导致的编码混乱而影响工程的情况也时有发生，合同中要规定要求供货方根据合同要求进行编码、标牌和铭牌。为保证标牌统一有序，对标牌的形式、规格做出明确规定，在名牌填写上要求规范，设备编码位号一致。

2.4备品配件进行清单管理

采购合同中要将备品配件的型号、规格、图样详细信息进行描述，便于采购同时也有效弥补打包采购的缺陷。打包采购时供货商一般主要考虑提供主设备未统筹考虑系统配置内的备件和材料。需要在采购合同中以清单的形式尽量全面的列出备件，包括备件数量、比例、类型。

2.5提交具体设备的资料

在打包采购中要注重单个设备的技术规格和技术描述，目前一些完工资料中只能查询到机械部分的备件，对轴承的型号、尺寸图的信息都不明确，为避免对后续管理、设备造成不利影响尤其在完工资料中要对一些设备如泵的构造图、配备图进行资料完善，提供具体设备的资料。

2.6变更规范

减少后续扩建、异常情况的风险系数，不宜太早签订采购合同，因为设备采购阶段还是初步设计阶段，设计方案可能需要变更，变更严格按照规范来，供货厂家可能为了追求最大利益以优化设计为由节省材料、设备，这些对后续扩建异常情况的处理都是非常不利的。材料设备变更要严格控制，之前就有商家为了获得差价利润，会提出各种理由来更改一些部件或配件的数量、规格，比如设备批次不同原设备部件停产、或订单饱和的说辞；交货时间变更需进行提前约束，尤其是一些重要核心设备的供货一定要严格规定供货时间拒绝变更，尤其在临近交货期不得因工程的需求迫切就降低标准。

2.7规范设备保养

在工程开始以前设备还需经过调试，调试阶段设备会处于一种停备用状态，这个时候的保养不到位就会导致生锈腐蚀等问题的出现，尤其是在核电工程中，设备大多会存放在工程附近，这些工程大多位于海边或是一些开阔的地方，位于海边的设备极其容易受到湿润而盐度高的海风的侵蚀，保养不周等工程开始以后设备系统就无法正常运行。工程开始后对于一些不常用的设备的养护也很重要。养护需要一定的润滑油及其他养护设备，设备规格不同养护设备就不同，这些设备都需要供货商配套配备，以免后期工程开始后购买不便。

2.8设备采购验收

采购设备包装出厂前，合同中需申明要进行专门的验收减少后期麻烦。

3.结语

从以上的论述中可以看出采购合同的管理是一个复杂的问题，它涉及到采购设备的内容、品牌、配件、编码等方方面面，本文结合核电工程的采购合同管理的经验，为做好工程的采购合同管理提供全面详细的分析，希望为后续项目的采购起到一定借鉴作用。

参考文献

[1]张波.基于设备催交的电力建设工程设备采购合同管理的探究.城市建筑，2014-05-12.

规范合同管理提升物资采购质量 第7篇

1 完善企业物资采购管理制度

物资管理在企业内部管理工作中占有重要的地位, 它是企业生产经营的后续保障, 物资采购是其重要的组成部分, 基于此, 也就涉及到合同方面的管理内容, 因此, 对于企业来说就必须要加强物资采购方面的相关制度。企业要结合自身实际状况, 对物资采购的各个流程进行全面系统的梳理和分析, 制定一个健全合理的管理制度, 管理制度的内容也要涉及到方方面面, 包括采购申请制度、供应商评估制度、合同管理制度、采购定价制度以及采购验收制度等, 提供一套高效的监控体系, 并采取时效性强的管理办法, 确保企业的整个物资采购工作是严谨合理的, 可以为企业的长远健康发展提供必要的支持。

2 强化对采购人员的管理

物资采购涉及到企业的经营状况, 采购的主体是企业采购部门, 而具体的采购活动则需要由采购人员来负责, 因此, 采购人员的业务水平高低就直接影响着采购工作能否顺利进行, 也关系着企业的经营运行效果, 因此, 从企业的长远发展角度来看, 就必须要重视对采购人员的管理, 同时随着社会主义市场经济的繁荣发展, 客观上对于采购人员的业务素质也就有了新的标准和要求, 企业要根据自身实际, 对采购人员进行培训和教育[1], 定期的组织教育活动, 及时向采购人员补充新的市场动态信息, 对于合同管理的具体要求和事项也要明确, 保证采购符合企业实际所需, 同时采购人员也要加强自我学习, 不断地完善自身素质, 提高职责意识, 对合同管理具备专业的分析能力, 牢固职业道德防线, 适应企业在新形势下的发展, 确保采购工作环节不会出现较大的风险波动。

3 构建物资采购的综合评价指标体系

建立物资采购综合评价指标体系, 不仅仅是综合评价物资采购工作的主要依据和标准, 更是综合反映各种质量属性的指标集。从当前大多数企业的物资采购合同管理现状来看, 物资采购综合评价指标体系可以依据采购要素和控制要点划分为3个方面。

3.1 产品质量指标方面

对物资采购的供应商资质进行综合审查可以得到这类指标的相关数据, 主要涉及到物资的技术性能、价格水平、质量保证以及社会效用4个部分。第一, 技术性能, 这一指标是产品质量指标的基础, 是与用户的满意度直接相关的;第二, 价格水平, 这是企业物资采购部门在进行市场调查工作时的重要内容, 它可以为物资采购计划的制定提供重要的参考价值[2];第三, 质量保证, 物资采购部门在物资采购过程中, 对于物资供应商的审查主要包括供应商的生产许可证、产品质量合格证以及相关质量认证材料进行审核;第四, 社会效用, 这一指标可以使部门实现稳定发展和提高部门核心竞争力的重要内容。

3.2 采购质量指标方面

第一, 企业的采购行为对于物资流动产生的时间效应属于适时性, 基于此, 为了有效地提高采购适时性的核心内容, 对于企业来说, 就需要根据发展形势适时把握采购时机;第二, 集约性指的是企业在对物资进行集中采购时所获得的批量经济效益;第三, 在物资采购工作过程中, 对于组织计划、协调计划以及控制等的职能运行的整体效率就属于是统筹性, 从当前企业的采购现状来看, 对物资采购的工作流程进行合理整合是提高采购统筹性的关键所在;第四, 采购所具有的创新性主要集中表现在采购工作经验的进一步升华以及采购各个流程的再造, 对于现代企业的发展经营来说, 已经成为了促进企业采购工作稳定运行的重要动力, 对于企业的长远发展来说也是十分有利的。

3.3 项目管理指标方面

这方面的指标评价主要是以项目管理为基础进行的, 通过对采购工作的各个阶段考察来对采购项目管理中所包含有的采购文件的编制、采购物资的抽检以及对供应商的履约情况进行考察等进行的评价, 具体的相关数据信息获取可以从采购行为的实施过程中和对供应商的管理工作中得到[3]。

4 加强对合同的审查

企业采购物资管理工作中, 合同管理的一项重要内容就是加强对合同的审查, 保证合同的签订以及内容是符合企业发展所需的, 并且它的执行也是符合相关发展规定的, 这对于企业的一些重大型物资采购合同来说尤为重要, 因为这类一般涉及到的金额都比较大, 对于企业的发展影响也很大, 因此, 对于企业来说就必须重视它的合同管理工作, 对合同中的各项内容设定都有严格的审查, 必要时还可以由专业化的法律顾问介入其中, 减少因为合同所产生的纠纷现象发生, 从而维护企业的自身合法利益[4]。

5 结语

综上所述, 随着社会主义市场经济不断地完善, 企业作为市场主体的地位得到了进一步的强化。从当前企业在市场经济环境下所起到的作用来看, 它的自身管理是否高效合理就直接关系着企业的市场竞争力, 那么对于现代企业来说, 在企业内部管理中, 合同管理是重要的组成部分, 它是企业生产经营活动顺利进行的保证, 加强合同管理, 强化合同的履行, 提高企业物资采购的质量, 对于企业的长远健康发展来说是有重要意义的, 需要企业结合自身实际状况, 不断地完善优化这方面工作。

摘要：随着我国社会主义市场经济不断地完善和发展, 作为市场主体的企业所面临的发展机遇越来越多, 对于市场的影响也越来越明显, 企业之间的相互交流和合作程度进一步加深, 从当前企业与企业之间的交流合作形式来看, 大都是以物资买卖合同为主的, 而这也是当前企业实现创新发展的一种有效途径, 对于企业来说就需要在这一过程中就需要加强合同管理, 完善相关制度和措施, 促进物资采购质量的提高, 从而为企业的长远稳定发展奠定良好基础。

关键词：合同管理,企业,发展,物资采购,质量

参考文献

[1]王振华.浅谈规范合同管理, 提升物资采购质量[J].企业研究, 2013 (16) :30.

[2]史玮.浅议物资采购质量管理对策[J].价值工程, 2014 (19) :19-21.

[3]朱国华.加强物资采购管理降低企业采购成本[J].太原城市职业技术学院学报, 2011 (5) :74-75.

集中采购合同管理系统的成功应用 第8篇

所谓集中采购是相对于分散采购而言的, 集中采购主要是把采购业务归口到一个部门来管理, 消除多头指挥, 避免重复采购和重复库存, 从而可以强化企业的整体购买力。

1 集中采购合同管理系统介绍

集中采购合同管理系统是一个庞大而复杂的管理信息系统, 不但包含的功能繁多而且业务逻辑复杂、高度流程化。对于这样一个复杂的应用系统在应用系统方案设计上必须综合采用多种技术手段才能满足应用系统的业务需求, 同时必须采用合理的体系结构和优秀的中间件产品作为整个应用系统的基础设施。

根据软件工程技术发展趋势, 结合行业技术规范, 并考虑未来业务的需要, 采用适宜的技术路线, 先进的技术手段作为系统软件支撑平台。系统主体采用B/S三层结构 (在某些应用点可采用C/S结构作为补充) , 并能与现有系统能无缝连接, 提供良好的伸缩性和集群的特性, 能够满足未来五年业务增长要求。选择业界主流大型数据库作为数据存储和信息集成的系统软件, 并实现信息集成 (EII) 。同时, 提供查询、搜索、高速缓存、数据转换和数据复制等功能, 以全面实现信息集成。实现企业级应用架构及应用整合 (EAI) , 实现SSO (单点登录) 。采用支持高并发事务处理的中间件以均衡集中式高并发的事务处理。解决由于集中业务等高并发应用而带来的高并发、高压力下的快速响应带来的问题, 实现动态配置, 并实现从单服务器到多数据源的有效连接。

集中采购合同管理系统由系统基础设置、采购合同签订、中标差异调整、合同变更、进项发票登记、采购付款结算申请、销售通知单编制、集中结算清单编制、导出税控开票文件、税控发票反写导入文件、备品备件管理、重点项目管理等模块组成。

下面是各个部门的业务流程:

1) 采购部部门主管将省公司归口部门下发的中标通知签报原版导入系统。按“中标单位、资产属性、工程性质、项目包等”标识分配采购合同任务。按采购合同编号建立合同签订与变更台帐, 其中合同变更金额实时反馈于结算部、财务部;

2) 结算部:部门主管将采购部有“完成”标识的采购合同分配结算任务。按业务人员建立与付款结算申请单关联关系, 便于追踪业务人员的任务状态 (已结算、未结算、提交财务、驳回) 。只要合同有“有中止、作废标识”的不允许编制付款结算业务。其中:“驳回”是指财务部驳回结算部的结算业务单;

3) 配送部:浏览与查询采购合同、配送单、验收单、结算单、采购发票、销售发票等业务状态。重点查询配送单与验收回执的对应关系, 对应到而未到货物资事项进行管理;

4) 财务部: (1) 根据采购部的采购合同编制销售通知单, 提交开票人员导入税控系统完成开票; (2) 根据结算部提交的结算付款申请单, 办理采购付款业务;

5) 办公室:定期召集有关部门逐项审核合同的完成状态, 对符合最终执行完成的合同作“终止”标识, 凡是有“终止”标识的采购合同不允许再发生付款结算及变更业务。

该系统为集中采购搭建一个可靠、实时、稳定的信息处理平台, 实现应用和数据的完全集中, 涵盖物流、资金流、信息流以及其他应用, 保证数据的准确性、一致性和完整性, 实现集中采购合同签订、审批流转、执行、变更调整、完成工作, 以及进项发票管理与验审结算、销售结算管理、税控自动开票、配送、资金结算等各环节的数据实时共享和工作协同, 具备很强的数据分析和展示能力, 能够实时监测经济运行的变化情况, 满足执行层、管理层和决策层的不同需求, 发挥信息技术在网络运行过程中的支撑和辅助决策作用。

2 集中采购合同管理系统在我公司的成功应用

集中采购合同管理系统在辅助决策层面上提供了合同综合查询、合同履行情况统计、合同付款结算情况统计、销售结算情况统计、合同签订会议情况查询等功能, 较全面地反映了合同管理所需的决策信息, 为合同的全过程、精细化管理提供了有力的工具。

该系统在应用中具有以下特点:

1) 采用B/S结构、内外网互通、应用方便;

2) 支持离线应用、无固定工作场所限制;

3) 智能数据匹配、源数据溯及与责任明确;

4) 极限大数据量导入导出处理、数据准确可靠;

5) 预留系统多接口设计、拓展空间较大。

3 系统成功应用的成效

集中采购合同管理系统在江苏省电力物资公司的成功应用, 不仅给江苏省电力物资有限公司带来了显著的经济效益, 同时也产生了明显的社会效益:

1) 业务能力的提升:在信息系统的海量数据处理能力支持下, 采购部能及时、可靠、准确地完成上级下达的集中采购合同签订任务。配送部能根据采购合同及时完成省公司出入库业务工作, 并对重点工程的配送任务进行全程监控。结算部能及时完成处理执行状态下的进项发票管理与合同付款结算任务。财务部能及时完成销售开票与收款结算任务;

2) 管理能力的提升:全面反映合同的付款结算执行率、合同销售结算执行率、供应商合同执行率、当前时点到货、超期到货、提前到货情况。为项目单位工程决算提供物资公司销售发票逆向追溯功能, 充分发挥信息为上级及各供电公司的增值效应。各部门之间责任界面清晰, 便于分析责任和绩效考核。保证合同及时签订, 验审付款及时准确, 财务结算资金及时到位;

3) 最终用户满意服务度的提升:系统最终定位于为项目单位提供集中采购的采购合同、需求计划、项目名称等要素与销售发票关联业务数据库, 项目单位可在省电力公司强大局域网内共享交易数据。需求量、合同量、发票量、到货量、超期量、未到量、结算量、未结算量、未开票量一目了然, 业务累计与追溯功能强大。

4 结论

江苏省电力物资有限公司坚持管理创新, 通过业务流程重组, 自主研发并成功应用了集中采购合同管理系统, 提高了采购效率, 保证了省公司电力生产建设物资的供应和物资“四个集中”战略决策在电力物资公司的贯彻落实, 也取得了显著的经济效益和较好的社会效益。

摘要：江苏省电力物资公司自主研发了集中采购合同管理系统, 通过该系统的成功应用, 提高了物资采购供应的效率。

警用装备采购合同管理的特殊性分析 第9篇

一、警用装备采购制度内容的殊性要求

1.警用装备采购合同管理的基本内容和基本原则。目前, 警用装备采购合同管理内容涵盖了装备采购合同管理工作的各个方面和环节, 充分体现了社会主义市场经济条件下装备采购合同管理工作的新情况和新特点。现行的法律, 条例和规定明确了装备采购合同管理的基本原则, 管理体制和各部门职责。规定了合同订立的条件, 合同的谈判与起草, 合同的审查和签约以及产品的质量监督, 检验验收, 交接发运, 经费支付和服务保障等工作准则。还对合同变更, 解除与终止, 合同信息管理, 监督检查, 奖励与处分等方面做出了规范, 为装备采购合同的规范化管理提供了必要的依据。装备采购合同管理应当遵循依法管理, 统一领导, 分级实施, 竞争择优, 注重公平公正的基本原则。

2警用装备采购合同管理的基本特点。

(1) 过程性。警用装备生产的“全过程”往往需要几年, 其周期长且风险大。警用装备采购合同管理要始终贯穿于警用装备使用的全过程。警用装备采购合同根据警用装备采购的全寿命分为生产合同和维修合同。这2类合同分别对应着警用装备的生产和维修。针对维修合同, 以前管理人员只是把它当作武器采购军方自己的行为。而没有从整体上考虑, 因而忽略了他与采购合同的联系, 维修合同所涉及的问题不仅要在警用装备使用时考虑, 而且应在整个警用装备的生产中有所体现, 这样才能保持警用装备的使用稳定性并降低整个警用装备系统的消费比, 维修合同是警用装备采购合同有机组成部分。维修合同除了明确规定生产厂家平时的维修责任外, 还应明确规定生产单位在战时是保障武装力量的一部分, 因此, 警用装备采购合同必须要全程考虑, 分段实施。

(2) 全程性。警用装备采购合同管理不仅具有时间的连续性, 而且所涉及内容也是十分广泛的, 警用装备采购合同的条款主要考虑交易双方的权责关系和合同的可行性。交易双方的权责关系是对待合同主体的行为规范, 而合同的可行性是指合同主体在客观条件约束下交易行为所能达到的程度。就合同的不可行性而言, 它包括警用装备的技术不可行性, 计划不可行性, 保障不可行性, 费用和进度不可行性和技术不可行性。许多技术不可行往往都是由对新系统提出较高的性能要求所造成的。计划不可行性是指获取和更正一些可能不受到警用装备计划控制但又可能影响计划的活动。它包括:高层权力决策造成的中断, 不可预见且与生产有关的问题造成的计划中断和研制, 生产能力不足造成的中断等。保障不可行性与技术不可行性和计划不可行性具有紧密的关系。如警用装备的使用, 这时产生的保障一般属于计划不可行性, 然而一旦维修使用保障成为主要内容时, 警用装备的使用也变成了一种不可行性保障。费用和进度不可行性是指, 在警用装备预算一定的情况下, 警用装备的费用增加, 就要消减其他方面的预算。在这种情况下, 费用和进度不可行性降成为主要内容。在上面提到的合同不可行性中, 技术, 计划和保证不可行性具有决定性的作用, 他们决定着费用和进度不可行性。总之, 警用装备采购合同的不可行性来自多个方面, 需要综合考虑并分清主次关系。

(3) 系统性。警用装备采购合同管理的系统性是由于警用装备本身就是1个复杂的系统而导致的, 因而警方要进行警用装备采购时就需要整体规划, 正确处理好警用装备采购合同和维修合同之间的时序和资金分配关系。就卖方而言, 企业在生产警用装备时需要系统考虑警用装备的采购合同。就警用装备采购合同管理者而言, 国家需要兼顾警方和企业双方利益, 对警用装备采购合同的管理要做到统一政策和系统考虑。

二、警用装备采购体制机制的特殊要求

1.公安部装备局负责装备采购合同的管理工作。警用装备采购合同法规建设是1978年以后, 随着中国市场经济体制改革的发展逐步建设起来的。1998年公安部装备局成立后为适应市场经济和装备发展的要求, 加大了装备采购合同法规制度建设的力度。各地公安厅局装备处各省级公安厅局装备处组织驻厂警用装备采购代表机构, 按照装备采购合同要求, 督促装备承制单位制定装备服务保障计划。

2.各地公安厅局装备处负责本系统装备采购合同的管理工作。为了适应中国经济体制改革的要求和规范装备采购合同管理的需要, 各地公安厅局装备处负责本系统装备采购合同的管理工作。

对医疗设备采购合同的风险管理 第10篇

1 采购项目风险

1.1 采购项目风险定义

医疗设备采购项目是具有明确的开始和结束时间,必须在规定的成本、质量和范围等限制条件下完成的一次性采购工作。采购项目的一次性特点就决定其不确定性导致的风险发生概率较高,因此对采购项目的风险识别和管理是必要的。采购项目风险就是为实现项目采购目标的活动或事件的不确定性和可能发生的危险。

任何一个风险都涉及到原因、后果、概率、事件。风险管理就是围绕:(1)它是一个什么事件;(2)是由什么原因引起的;(3)发生后导致什么样的后果;(4)它发生的概率有多大。风险管理就是围绕四个要素而做的识别和评价潜在风险,并选择、制定和实施风险减缓策略和应急计划,以减少风险影响的过程。

采购项目风险主要有两种类型:可识别的风险和不可识别的风险。可识别的风险是指在签订采购合同(即项目发起阶段)或采购项目计划期间识别的风险。在大多数情况下,这些风险都是显而易见的,而且对于每个项目人员(或者至少某个人)而言都是可立即发现的。比如在医疗设备采购合同中,在评标之前对潜在供货商的资信、供货能力、履约能力以及售后服务保障的了解,可以有效地避免采购项目风险的发生。不可识别的风险是指有可能发生,但发生的可能性即使是最有经验的人也不能预见的风险。比如地震、战争或政策的变化等。

1.2 项目风险管理应对策略

项目风险管理是根据项目识别风险、估计风险发生的可能性和评价风险发生的后果,在对项目风险综合权衡的基础上,提出项目风险的管理措施和处理办法,以有效地消除或控制项目风险。项目风险管理有以下几种常用应对策略:

(1)风险减轻通过缓和或预知等措施来减轻风险发生的概率或控制风险发生的后果。对于可识别的风险,可通过一定措施有效地减轻或避免风险的发生。

(2)风险分散如果一个公司本身没有能力承担项目风险可能导致的损失,则可以通过与其他公司组成联营体,增加承受风险的单位的办法来分散风险。

(3)风险转移借用合同或协议,在风险事故一旦发生时将损失的一部分转移到有能力承受或控制项目风险的个人或组织。

(4)风险回避项目风险发生的可能性太大,一旦发生后果太严重又无其他策略可用时,主动放弃项目或改变项目目标。

(5)风险接受发生可能性较小或发生后影响较轻的风险,可以是主动的或是被动的接受。主动接受:为风险准备相应的不可预见费,用来补偿风险发生所导致的损失;被动接受:不采取任何措施,一旦发生承担风险的后果。

风险评价和管理是有效的采购和合同管理的中心环节,一些风险因素与采购过程独立联系,只有它们被有效管理,从合同管理的角度来讲是可以被消除或减轻的。风险因素与合同管理的影响相联系,首先是在合同准备阶段,当订立合同管理方案时,其次是在合同订立后,当执行合同时。把识别出来的每个风险和策略合编在一起,再加上关于风险追踪的安排,可以编制一份项目风险登记表作为采购项目风险管理的基础性文件。

2 对合同风险管理的问卷调查

笔者于2008年4月分别对省内33家医院从事医疗设备管理人员和107家医疗设备供货商进行问卷调查。医院(甲方)调查对象主要是医院设备采购、管理人员;供货商(乙方)调查对象主要是医疗设备或消耗品销售、医疗设备售后保障人员。调查表内容采用李克斯五点量表设计,内容主要有签订采购合同的主要风险、合同履约期的风险和导致合同风险的原因等。本次共发调查表200份,实际回收有效调查表共177份,其中甲方调查表有59份(包含省内33家医院),乙方调查表有118份(包含107家医疗设备或器械的供货商)。

调查表中甲乙双方共有167人(占总调查数的94%)认为双方在签订合同时都要考虑到今后纠纷的出现。调查对象143人(占总调查数的81%)认为合同条款不清楚是导致厂商在签订合同时最容易出错的原因。调查对象137人(占总调查数的77%)认为在医院与厂商签订医疗设备采购合同应使用院方的标准格式化合同样本。但乙方调查对象100人(占乙方调查数的85%)都认为在签订院方的格式化合同时,院方有必要解释其具体条款的含义。

对于单个医疗设备采购合同来说,风险等级取决于成本、质量、履行期限、售后服务等许多方面的因素,在医疗设备合同管理中,对合同风险的管理是最被忽视的。经过对调查结果的统计表明,甲方有40人(占甲方总调查数的68%)认为医疗设备采购合同中最重要的风险是售后服务难以保证,其次为医疗设备的质量保证、设备的技术参数指标难以核实。而调查表中乙方有62人(占乙方总调查数的53%)认为最重要的风险是合同价款的支付,其次为出现纠纷难以界定责任、出现违约难以索赔。甲乙双方都各自从自己的利益出发,所关注的风险也各不相同。

在177份问卷调查表中,有157人(占调查总数的88.7%)都非常同意在验收环节出现问题时采取具体问题具体解决是最好的办法。其实很多验收环节的问题在合同签订前都是可以识别并避免的,正是由于对合同风险的忽视,很多医院设备采购或管理人员、供货商大都仍然认为在问题出现后再采取解决措施是最好的办法。

3 合同风险管理登记表

项目在实施过程中会因为项目外部环境、政治、经济、社会和内部管理,存在着各种各样的风险。将项目实施过程的风险识别出来,采取必要措施有利于项目的顺利完成。

在对问卷调查表进行统计分析后,针对医疗设备采购合同管理过程的风险,对云南省的几所大型医院的设备管理专家进行访谈。依据访谈结果分别对合同前期管理、签订过程、履约过程做风险登记表。根据风险的特征、发生可能性、发生后果等选择一种风险应对策略或一组风险应对策略组合,制定具体的应对措施。合同前期管理风险登记表见附表表1;合同签订过程风险登记表见附表表2;合同履约过程风险登记表见附表表3。

4 小结

随着新技术、新材料的广泛运用,医疗器械的新品种不断增多,医院对医疗器械采购的种类和范围逐步扩大,这给医院的医疗器械采购工作带来了巨大的挑战。为了主动应对这种挑战,就需要进行医疗器械采购合同的风险管理,把有利事件的积极结果尽量扩大,而把不利事件的后果降低到最低程度,保证采购工作的顺利完成。

在合同执行的不同时期建立起上面介绍的三种风险登记表,对采购合同生命周期的已识别风险进行详细的描述,在罗列出已识别风险之后,这些风险的根本原因可能变得更加明显。针对不同的风险制定应对策略和具体措施,并记录在案,可用于支持本项目和其他项目的风险识别工作。识别风险过程的主要目的就是完善风险登记表中的内容,这些信息有助于医疗器械采购人员提前对未来采购项目的风险进行规划。

把风险管理工作当成日常管理工作的重要组成部分,通过对医疗设备采购合同的风险进行系统的管理,我们可以不断地识别、分析、追踪、控制风险,特别注意那些可能影响到采购项目进度、成本和质量的潜在风险,采取必要的风险预防和控制措施,以主动的方式对待将来可能出现的问题,避免“救火”式的被动应付。

附表:

摘要：本文通过对省内33家医院和107家供货商进行合同风险问卷调查结果的分析,并根据医疗设备采购合同风险的特征、发生可能性、发生后果等选择应对策略,建立风险登记表,以有效地规避合同风险。

关键词：医疗设备采购,采购合同,采购项目风险,合同风险管理

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合同采购 第11篇

【关键词】驻厂催交；验收；确保；合同履约

1、前言

日前，我单位为煤化工技改项目采购的十台WLW-4800B型真空泵出现严重推迟交货的现象，已经拖期30%。受公司安排，我赶到制造厂家察看发现：本应在装配阶段，但机身、气缸大型部件还在铸造阶段！初步了解得知：由于本设备是开发的新机型，新技术难题多，且交货期横跨春节，所以工期有所延误。在察看其制造车间及外协厂家的加工设备后，我与厂家经营、技术、生产及装配车间充分沟通，明确质控点，制作网络计划，赶抢工期。即使这样，本来四个月的交货期也得延长到至少六个月，严重影响了大系统技改项目设备安装的工程进度，由此引发了我对设备采购合同管理的一些思考，与大家分享。

设备的生产过程，就是合同的履行过程。工程项目有设备采购同、工程施工与设计咨询三种类型的合同。与后两者不同，设备采购合同签订后要实行催交和现场监造与检验，这是设备采购合同履行的重要保证，是设备招投标工作的延续。

2、催交

设备是在生产厂家制造的，能否按时交付，要依靠供货人的努力，还要靠购货人派选驻厂代表催交，督促供货人按照合同约定的时间及时提交设备和技术文件，以满足现场施工安装的需要。从合同签订后直至制造、装配、试机、检验合格、装车发运、交付完毕的全过程保证设备生产制造的进度，发现问题，及时纠偏，防止拖期。

本案例中，供货方是国内知名的真空泵生产厂家，具有很强的技术研发及加工成套能力，但由于本批真空泵是国内首次全新开发投用的大机型，需要从研发、样机试车到定型生产等内部因素的控制，更需要大机身铸造、球墨铸铁大曲拐半径曲轴机加工和大直径气缸铸造等外协因素的控制及科学组织，加之大功率机械运转试车对试车台的大负荷供电要求，各项专业工作稍有松泄，便会耽误整个设备的交货工期。为此，我们采购方为了保证整个项目如期完成，必须督促设备按时交货，这是施工前设备采购合同管理的一项重要工作。

催交工作是设备采购必不可少的重要环节。为确保设备、材料按时到货，保证工程顺利进行，要不惜投入一定的人力做好催交工作，这对保证工程项目的总进度具有重要作用。催交工作的主要内容有：督促供货人按照合同规定提交一份详细的制造进度表，明确关键制造节点及交货日期，以便催交工作的开展；检查供货人主要原材料的采购和准备进展情况，检查其外配件和辅机的采购进展情况；检查设备、材料的制造、装配检验、试车、装车发运的准备情况；检查各个关键工序是否按生产计划正常进行。驻厂代表要不断评估供货人的进度状态，确保全部关键控制点按计划进度进行。

本案例中，交货期横跨春节，对外协部件物流進厂、生产组织均造成一定的影响，且厂家为优化设计，根据样机试车情况又进行了必要的结构改进，如：对曲轴加设了动平衡的校验和平衡盘结构、优化了气缸孔的位置及形状、加大了气缸的高度（由520mm增加到550mm）、改善了机身填料箱及视窗结构、调整了汽缸盖装拆起吊位置等，都对交货期造成一定的延迟。为此，我同其相关部门召开协调会，重新调整工作计划，选定关键工作节点：1.督促南京铸件协作单位6天内即在本月5日前把现缺的一台机身发到泰兴机加工现场；2.督促佳兴铸造厂在6天内即在本月5日前把尚缺的16只气缸铸件制作完毕、发到机加工现场，确保本月10日具备装配条件；3.督促南阳防爆集团在本月10日前把所有十台配套的355KW防爆电机送抵驻马店顺达化工现场；4.把一部分机身与气缸的机加工工作委托给附近的机械厂加工，从而加快部件制作进度、把气缸交付装配车间的节点时间提前；5.延长所机加工和装配工序的岗位劳动时间，确保两天可以装配一台真空泵；6.加快新厂区专用试车台的建设进度，加快试车台电气装置、冷却水系统等的配套设施的安装调试，确保本月2日具备试车条件；7.合理安排设备制作及装车发货计划，保证6日内即在本月5日前把所有的地脚螺栓及现有的7台钢结构公共底座制作完毕、喷漆防腐处理后装车发出，本月8日把剩余3台底座全部发出，以便我公司委托的设备安装施工单位在现场先进行公共底座的就位、灌浆；本月5日装车发出机械运转合格、防腐涂装完毕、符合合同要求的两台真空泵，在本月15日16只气缸机加工完毕后，每两天发出两台泵，截止到本月28日，全部十台套真空泵交齐。

3、现场监造与验收

与工程采购不同，为确保设备的质量符合采购合同规定的要求，避免质量问题影响工程建设，或给以后的生产经营带来困难，货物采购尤其是设备采购，采购方要安排专门的技术人员进驻供货厂家进行现场监造与检验，包括对其原材料进货的检验、部件加工、组装监造及中间产品的加工监造，包括对整机设备性能的试运转检验、运输条件的核查的等。现场监造与检验的要求应在合同中预先约定好。本案例中，为确保新型真空泵的质量达标，我们作为驻厂代表应当重点做好以下工作：

①了解制造厂家质保体系的制订和有效实施的情况，督促厂家确保设备质量通过建立和实施质保体系有效受控，并对其提出建议。比如：外协铸造的机身、气缸关键铸造件的检查，防止缩孔、气孔的铸造缺陷，降低大型铸件废品率，加强十字头巴氏合金浇铸的强度及刮研贴合度，提高运行可靠性与平稳性等。

②掌握设备招标采购合同的全部内容，特别是要掌握合同中的技术标准、规范要求、设备的质量要求和时间要求及检验标准要求，并据此编制监造计划，列出重点监造检验项目。比如：本批真空泵应列出极限真空度、曲轴振动烈度、曲轴主轴承的品牌、十字头与滑道的间隙，电机工作电流等。

③询问供货人，明确设备的技术要求、检验内容、检验方式、时间及各自的义务。在设备制造及机械运转试验过程中，适时进驻生产现场进行监造与检验，采取目检、实测、记录、照相的方式，必要时要求制造厂家提供专业技术检验。如：本批真空泵的极限真空度合同要求达到2000pa，振动烈度小于等于27.8mm/s，那么，我们在试车台上必须观察其测量其进口真空度的水银压力计汞柱差不小于760-2*760/101=610毫米，曲轴轴承座震动值示值不大于18.7mm/s，电机工况点电流小于等于额定电流的80%等，对设备进行全面的质量验收，认真做好出厂前的检验测试，并督促其详实填写检验报告，依据合同的技术要求，明确注明合格、不合格及整改措施等，把问题消除在制造厂家内。

④设备运抵施工现场后，仓储主管要会同制造方、施工方进行三方交接，共同开箱检验，办理入库手续，实现设备从供货方到购货方到施工方的无缝交接。至此，设备采购合同圆满履行结束。

4、结语

合同采购 第12篇

关键词：合同管理,财务管理,实施策略,发挥途径

合同是平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。任何一个企业,作为一个行为主体,发生经济业务,都避免不了要对外签署经济合同。建筑工程合同涉及金额大、付款周期长、分批次、经济责任重大,采购合同使用频繁、一次性支付、类别多、环节繁琐、涉及部门多。在财务管理中认真抓好这两类经济合同,加强对它们的审核、监督,其余类型的合同也会触类旁通,相应逐步规范化,使企业的合同管理走上正规化轨道。

合同管理是企业在对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等行为过程中进行审查、监督控制的管理过程,管理行为应该贯穿合同从订立到终止的全过程,覆盖企业的所有部门。实际上,财务管理与合同管理是紧密联系在一起的,财务管理工作应该渗透到合同管理过程中的每一个环节。财务人员应该积极了解企业经营状况,熟悉业务流程,甚至还要参与到工程的招投标、物资的采购过程中。从财务管理角度实现对经济业务的事前防范、严格审查资质;事中控制、按规范流程执行;事后补救,有法可依。

一、合同管理全过程财务管理的实施策略

(一)财务部门在付款前的审核注意点

1、参与合同条款的拟定工作

合同的主要条款包括:法人的名称、经营地址、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法,这基本的九项内容,如有补充条款可再签署补充合同。财务人员在接触到草拟的合同文本时,可对以上九项内容逐一进行审查。

法人的全称、经营地址是否与营业执照和税务登记证上的法人名称、地址一致。采购合同要对标的的规定清楚明白,对型号、规格、品种、等级等约定清楚,以免引起不避要的纠纷。数量是必备条款,没有数量的合同是无效合同,验收人员需要根据合同约定的数量进行验货签收,财务人员需要根据数量和单价核算总价后进行付款。建筑施工合同条款可以对质量的检验方法、质量责任的期限和条件予以约定。质量保证期一般为一年,质保期满后再支付尾款。有些采购合同涉及到货款、运杂费、保管费、装卸费等可能支出的费用,要约定好由哪方付款。履行期限是当事人履行义务,完成工作的时间界限。采购合同中卖方的履行期限是指交货日期、买方的付款日期;建筑工程合同履行期限是从开工到竣工的时间。财务人员要对付款日期重点审查一下,有的业务经办部门办事拖拉,不留足财务人员审核的时间,签署工程类合同的时间就是付款的时间,或是距离付款时间只有几天时间。纠其原因是因为经办部门没有按照合同管理的流程所致,财务部门发现此情况要大胆向经办部门和有关上级部门提出审核意见,更改付款时间。履约地点有时是确定采购合同中运费由谁负担,风险由谁承担的依据,履行地点也是在发生纠纷时确定由哪一地法院管辖的依据,所以地点在合同中应当规定明确具体。履约方式是指付款方式,是一次性支付还是分批次支付,以及结算方式。建筑工程合同多为分批次支付,甚至跨年。小额采购合同为一次性支付,大额采购合同会留有质保金,财务人员要根据合同标的重点审核。违约责任是指当事人不履行合同或不适当履行,依照法律的规定或合同约定应当承担的法律责任。可以在合同中约定违约责任,如约定定金、违约金、赔偿金额,保护双方的经济利益,如合同中出现如对方违约没有经济惩罚或赔偿,明显损害企业经济利益的现象,财务部门要指出来修改条款。解决争议的途径有双方通过协商和解,或由第三人进行调解,或通过仲裁解决,或通过诉讼解决。解决争议方法的选择对于纠纷发生后当事人利益的保护是很重要的,应该慎重选择。

2、合同签署环节的审查

合同对方需提供法人身份证复印件、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、银行开户许可证复印件作为财务审核资料留存备查。法人不能签署合同的,需提供授权委托书证明原件。从事建筑施工工程的企业需提供相关行业资质证明。提供企业年检资料,调查企业的经营情况,评估其财务风险和信用状况。

对外正式订立的合同应当由单位法人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章;企业应当要求部门经办人员按规定的权限与当事人签署合同,超越权限的属无效合同。合同由法人或委托授权人签署后,方可加盖单位合同专用章。不得加盖企业部门章,不具备没有法律效应。为了防止已签署的合同被更换页码,财务部门可要求各页码之间加盖骑缝章。

(二)在付款中财务部门要做的工作

1、按批次付款的合同需进行专项及后续管理

会计在付款凭证摘要上写清楚“合同总价为XX,此次第X次付款,比例为X%”。将所有分批次付款合同复印件统一编号,作好集中登记目录存档见表(一),为以后付款作依据。对单个的合同再进行跟踪记录,与合同复印件一起留存见表(二)。财务人员在轮岗调离工作岗位时,与下一任会计要交接合同付款登记本,以保证财务付款的连贯性,有据可察,心里有数。

2、按照合同的具体要求加强财务结算

凡未按合同条款履约的,可暂停付款。建筑工程合同未提供竣工报告,建筑技术验收人员未验收确认的,财务部门不得付款。采购合同应该签署采购合同而未签合同直接购买,财务人员可要求重新补签合同。采购厂家需提供加盖公章的验收单或送货单,企业收货人员在验收单据上签字表示确认签收,相应承担所收货物的质量及数量等经济责任。对结算价格进行认真核算,并与发票进行核对。遇到一次将全款发票开出,分批次付款的,要作好登记工作,将全款发票复印件留存作为下一次付款的原始资料粘帖,并在付款凭证上注明全款发票所在的凭证号,以便审计查找。

(三)合同履行完后的财务工作

1、加强合同的变更控制与管理

建筑工程类项目具有复杂性、长期性、不可预测性等特点。财务人员要认识到合同在执行过程中变更是正常现象,强化变更意识,健全合同变更管理制度、报告制度。合同变更要有审批手续,变更价格要有据可依,说明情况,逐级审批,避免随意更改合同。对登记在册的合同,要把相关变更资料准备齐全,备查存档,留给财务人员方便查询。

2、财务人员要作好合同资料的交接工作

一个建筑工程可能涉及几任会计,付几次款,跨年度支付是正常现象。还可能会变更合同,或再签署补充合同或协议。未经手的会计不知情,只有依靠记录详实,表达准确明细的合同资料,记录了项目的来龙去脉。注明合同应付款情况,已付款情况,发票情况,经办部门,项目的相关负责人和经办人,才能保证财务工作的万无一失。

二、财务人员在合同管理中职能发挥的途径

(一)加强财务人员对责任心和职业道德的培养

有些企业的财务人员只会算帐,不参与企业的内控管理,提到合同管理更是觉得是经办部门的事情,与财务工作无关。更别说建立合同资料备查机制,复印合同,逐笔登记,在付款凭证详细说明更觉得多此一举,甚至只管眼前,不考虑以后,没有想到合同管理的延续性,财务人员一旦有这种懈怠情绪是很可怕的。因此要对财务人员的责任心和职业道德教育作为一个长抓不懈的工作来做。建立考核、奖励、监督的长效机制,与财务人员的升职、评优、工资挂勾,鼓励财务人员提升自己的业务修养,敢于对不符合管理规定的现象说不,营造一个良好的、积极向上的财务氛围。

(二)加强对财务人员合同知识的学习和培训

在整个财务部门普及合同的基本知识、项目管理知识、企业内控制度的学习以及实用法律的学习。外请法律专家或律师讲授合同法,或精典案例,引以为戒,引起共鸣。请有经验的会计,根据财务平时的业务类型,结合工作经验,将合同管理知识与财务实际工作结合起来传授经验,更容易让大家接受。让有经验的会计带领年轻会计学习怎么看合同,学会怎么对财务资料进行审核,怎么处理付款中遇到的情况。

在如今市场经济高速发展的大环境之下,企业要在国内外竞争环境中生存和持续发展,还是要依靠财务管理的职能发挥,强化合同管理。财务人员对合同管理的各个环节进行管理,严格按照合同流程进行审核,为企业规避经济风险,减少纠纷,才能保障企业长期立于不败之地。

参考文献

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