人事档案的规范性

人事档案的规范性（精选12篇）

人事档案的规范性 第1篇

一、确保人事档案规范性的必要性

1. 规范性是人事档案制度的要求。

人事档案的查 (借) 阅、收集整理、鉴别核对、转递、保管保密、联系等各项制度无不体现出规范性的要求。规范性体现在制度上, 包括日常管理的规范和档案材料内容的规范。严格按制度要求进行管理是档案管理工作必须首要做到的, 而规范性体现在每项制度的要求之中, 所以必须不折不扣地落到实处。

2. 人事档案工作的重要作用要求档案的规范性。

人事档案工作有着重要的作用:人事档案是考察和了解干部的重要依据, 是干部个人历史的见证材料, 内容真实可靠, 是各级组织人事部门观察了解干部和选人用人的依据;人事档案为组织人事部门进行人才挖掘、预测、培养、锻炼、使用提供了真实依据, 充分显示出人事档案工作在人才培养工作中尤为重要和突出的地位和作用;人事档案是考证个人历史和澄清问题的凭证;是关系到民生及社会保险工作的重要保障。正是有了如此重要的作用, 人事档案的规范性显得尤为重要。规范的档案内容能够完整、真实地反应一个人的过去, 规范的档案管理工作能够保证材料的真实、完整性, 提高档案的利用效率, 这些都能促进以上作用更好地发挥。如果档案内容和管理不规范, 材料不完整、随意涂改、有缺失, 以上作用的发挥会大打折扣。

3. 人事档案管理责任要求档案的规范性。

人事档案记载了个人经历、政治立场、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容, 是个人最重要的记录, 对个人培养、深造、提拔等各个方面起着重要的参考作用。人事档案管理者应有高度的责任感, 这种责任感要求档案管理工作必须规范。规范的档案管理能够很好地保存、保护档案材料, 如实、全面地反映个人情况, 做到对每个人高度负责。

二、人事档案规范性方面存在的问题

1. 档案材料亟待规范。

与制度要求相对照, 个别档案内容存在许多不规范的情况, 如形成的材料日期填写不准确、缺少个别印章、要素填写不完整等等。不规范处还体现在材料的完整性上, 由于人事档案材料来自多个部门, 收集渠道不畅通的问题会影响材料的完整性。内容和材料的规范性问题在外单位收集的材料上表现比较突出。这些不规范处会影响领导及组织人事部门对个人的了解、评价。

2. 管理操作存在不规范之处。

个别情况下, 档案管理未严格按制度流程操作, 审核把关不严, 如查 (借) 阅登记不及时、收集归档不及时、登记不完整、转递通知及回执未及时整理等现象。这些问题都是管理方面的漏洞, 可能造成档案材料的缺失, 带来一定的不良后果。

三、加强人事档案规范性的建议

1. 提高认识, 加强领导。

要认识到把人事档案管好、用好是一项很重要的工作, 档案的规范性能够保证其真实性及重要作用的发挥, 确保规范性意义重大。要切实加强在这方面的思想认识, 真正从思想上引起对人事档案工作的重视和支持, 加强对档案规范性的监督、管理。一方面, 分管领导要关心、了解、研究档案工作;另一方面, 从事人事档案工作的人员也应加强宣传人事档案的价值、作用, 增强大家的规范性意识。

2. 完善制度, 严格执行, 强化监督管理。

要加强档案管理的规范性, 避免日常管理、收集、转移中出现的问题, 必须建立健全各项档案管理规章制度和责任追究制度, 严格按程序操作, 做到各个环节有登记, 严格审核把关。如建立健全档案收集归档、鉴别审核制度并严格落实, 可以有效解决材料不规范的问题;健全档案联系制度可以促进收集渠道的畅通, 保证材料的完整性。上级管理部门要加强对档案管理工作的指导和检查, 明确责任, 发现问题实行责任追究制。档案管理的规范性要与其他组织人事工作的规范性互相结合、互相促进。

3. 加强档案人员队伍建设。

要促进人事档案的规范性, 就必须提高档案人员的素质。抓好队伍建设, 坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训, 不断提高业务水平和工作能力。一是增强责任意识。要热爱档案事业, 具有强烈的事业心、责任感和使命感, 这是做好人事档案管理工作最基本的政治素质要求。档案工作者要忠于职守, 一丝不苟, 在工作中敢于坚持原则, 严守制度。二是增强法律意识。档案工作者必须学习《档案法》, 具备“依法治档”、“依法用档”意识, 有效维护档案的完整与安全。三是增强奉献意识。人事档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其他工作那样可以张扬自我、引人注目, 它是一项默默无闻的工作, 只有不计名利, 耐得住寂寞, 默默奉献, 才能做好这项工作。

4. 用现代化的信息系统促进人事档案的规范性。

人事档案管理制度及规范 第2篇

1.员工人事档案

新进人员人事档案资料包括六项：

（1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）

（2）身份证复印件

（3）两张1寸彩照

（4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司）

（5）劳动关系说明书

2.员工人事档案管理

2.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。

2.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。

2.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“ 终止/解除劳动关系手续清单” 上签字，确认无遗留问题；

2.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

3.员工管理档案的管理

3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理；

3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。

（1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；

（2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；

（3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案；

（4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。

4.档案的保密

4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。

4.2对重要的文件要设专柜存放。

员工应积极提供材料 统一装订 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 程序

每月 1 次 入职时 1 个工作日

材料 收集

C2

1、《个人简历》

2、《相关材料》

B4 A4 档案 编号 标识

编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 报上级审核 将档案编号，并做出标识 重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 程序 行财部应定期或不定期收集员工资料 审核、分类、整理后查看是否符合要求

1 个工作日 1 个工作日 1 个工作日

每月 1 次 即时 1 个工作日 1 个工作日

档案 归档 入库

B7 B8

按资料内容进行归档 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密

附：人事档案相关表格

招工录用登记表
姓 名 学历 有何职业技能 政治面貌 身份证号码 联系地址 性别 婚否 健康状况 户籍所在 地 联系电话 出生年月 民 族 照 片

个 人 简 历

姓名 家庭情 况

关系

年龄

文化程度

工作单位

用人单位意见

县（区）劳动部门意见

录用意见：

（盖章）

（盖章）

年

月

日

备注

1、此表一式一份：由单位存入本人档案

2、需持： 《失业（保险手册）证》或《农民工服务手册》，方可办理录用登记手续

3、“户口所在地一栏” ：本区户口的人员填写街道办事处或乡镇名称；本省、地州及其他区县的务工人员填至原籍地州、县； 其他省份来昆的人员填至原籍省（市）即可。

规范干部人事档案管理模式之我见 第3篇

1 干部人事档案的定义

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的文字载体。

2 管理干部人事档案的意义

2.1 干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案是组织、人事等部门在干部人事工作中形成的，记载和反映了干部的自然情况、成长经历、工作表现、德能勤绩等方面的情况，是准确记忆干部情况的有效工具。借助干部人事档案，可以全面了解干部的工作经历，有何特长、成绩和贡献，个性特点、道德品质等方面的情况，把档案记载与现实考察进行综合分析，就能得出全面、准确的评价。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，坚持公道正派地选人用人，查阅干部人事档案始终是一条重要途径。

2.2 干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案是关于干部成长经历和个人情况的原始记录，其中，大多数材料是各主管部门依法履行部门职能形成的，或者是当事人自己手书、签字认可并且按照规定程序经过组织确认的原始材料，因此，干部人事档案是历史的记录，它具有无可辩驳的证据作用，是澄清相关问题、维护个人权益的法律信证。

2.3 干部人事档案是人才资源的信息库。干部人事档案本质上是干部信息的物质体现，它集中、系统、全面地记载了干部、人才的各种有价值信息。对档案中记载的性别、年龄、学历学位、专业特长、工作业绩等进行深入的开发利用，有助于进行有针对性的培养教育和合理使用人才；可以掌握人才队伍现状，分析人才队伍。

2.4 干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。干部人事档案是组织人事部门形成的，客观反映了干部任免、调配、考察、考核、审查、奖惩等干部工作的质量。通过查阅干部人事档案，既能够历史地系统地了解干部情况，看到干部人事工作的成就，也能够发现干部人事工作是否全面执行了党的路线方针政策，是否符合上级主管部门规定的程序。正是因为干部人事档案客观记录了干部人事工作的真实情况，干部人事档案成了检查干部工作质量、开展巡视工作、进行廉政教育的重要依据。

2.5 干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。干部人事档案数量巨大，内容丰富，从不同侧面反映了组织工作、干部工作固有的内部联系及其发展规律。通过深入研究干部的成长经历，能够发现某些地区某些部门培养干部的做法，总结归纳不同类型、不同地区和部门干部成长的特点和规律。通过对比分析、深入研究不同时期的干部人事档案材料，能够梳理出干部工作的演变轨迹，揭示出干部工作背后的深层次原因，研究提出改进工作的建议。

2.6 干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。历史主要是靠档案记载的，档案工作是一项记载历史、传承文明的重要工作，古人说档案是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。确实，从历史的角度来看，今天的档案就是明天的历史，做好档案工作就是在为组织工作积累史料，为党和国家积累财富。中国历代都有利用档案编史修志的传统，利用档案教育后人的传统。认真做好手中文件资料的收集、归档，其实就是在保存历史、保护历史。

3 新形势下创新干部人事档案管理工作的意义

新形势下创新干部人事档案管理工作是适应知识经济时代的需要。当前，在干部人事档案管理中，存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性，并且在很多方面都存在着明显不足。作为档案管理工作者，我们要深刻挖掘知识经济时代干部人事档案管理工作新的内涵和特点，要具有广阔的视野和开放的思维，更要适时把握当今社会不断发展和变化的局势，及时调整工作思路，完善工作手段，以适应时代改革的新潮流、新思想。

4 当前干部人事档案管理工作存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理手段对推动我国的各项工作作出了不可磨灭的贡献。但随着“改革开放”进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度已无法跟随时代的潮流。而“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等不良现象逐日剧增，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能已愈演愈烈，在相当一部分人才的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，可见目前干部人事档案管理工作之尴尬。由此可见，传统的干部人事档案管理手段必将走向尽头，取而代之的则是新的、科学的、跟随时代潮流的管理手段。

根据全国人事人才工作会议之精神，要想促进人才的合理流动，就必须及时消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等规定的束缚，大力发展干部人事档案管理代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。我认为，干部人事档案及其制度的公共政策创新必将沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说，契约化、社会化、电子化、法制化是新形势下干部人事档案制度创新的必然路径。

5 关于创新干部人事档案管理工作的几点建议

保持人事档案工作的高质量，就必须有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

5.1 实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。对已经收集好的资料要进行严格的分类，还要进行逐次的筛选和核对，做到细致的分类、排序和编目，直到装订成卷。整理档案时要做到仔细对照，认真研究，并根据人事档案的内容和特征进行必要的分类。还要对一些档案材料不够规范和出现破损，清晰度不够以及次序不够的档案资料进行技术的加工和修剪。还要做到装订的四边整齐，保证文字不被遮住，材料的内容不会被损坏，最终要达到的目标就是实现档案的完整、真实、条理分明、精简、实用性强。

5.2 改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。21世纪是一个知识经济时代，如何适应经济时代发展的需求、实现干部人事档案管理工作全方位的创新仍是重要课题。当前，人事档案信息化管理基础薄弱，尚处在建设时期，因此，更需要制定信息发展战略，分阶段、有计划地加以实施，进而奠定档案现代化管理的基础。首先遵循“科学、实用、适用”的原则，要确定档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务，以“收集、管理、利用”三大环节为主线，以信息集聚、整合、发布为原则，构筑干部信息化管理平台，逐步消除各自为政、系统缺乏通用性、科学性的现状，促进档案管理社会化，发挥人文管理在信息化管理中的作用，建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。

5.3 分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

5.4 人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

总之，完善干部人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，需要宏观上的调控指导，也需要微观上的具体实践，但无论怎样，都必须以干部人事档案的改革创新为核心。通过一系列改革创新，深化认识，开拓创新，不断提高人事档案工作质量和服务水平是我们的当务之急。

供电企业人事档案的规范化管理 第4篇

人事档案对于历史来说是最原始的记录, 是一个企业最珍贵的信息来源, 不单单具有非常重要的现实作用, 而且对于国家的利益和健康的发展具有极其重要的关系。

1.企业人事档案工作在供电企业发展中的作用

当前在市场经济的基础下, 供电企业若想获得稳定的发展步伐和高速的进步, 就不能离开各类科学技术, 但是科学技术的进步主要是取决于企业储备的人才素质。因此, 建立起一支具备专业技术的人才队伍, 可以决定供电企业的兴衰与成败, 是企业在市场竞争中获取成功的关键因素。通过观察当前世界各大企业的发展战略和发展计划, 都会找到一个相似点, 就是将人才资源作为发展的依据的支撑点。目前, 国际国内的经济竞争已日趋激烈, 从根本上来讲就是人才间的竞争, 特别是在高层次复合型人才方面的竞争。通过实践, 说明了企业竞争发展的关键因素是人才资源, 拥有数量较大的高层次复合型人才, 就可以在竞争中获得胜利, 而人事档案是管理人才的重要措施, 因此, 随着市场经济不断发展, 供电企业对于人事档案的管理就愈发重要。

2.当前我国企业人事档案管理研究的现状

当前, 供电企业使用的传统人事档案管理方法是根据老三类进行划分的, 主要分为干部档案、工人档案以及学生档案。但是, 不论是何种类型的档案, 其共有的性质都是人事档案, 一些观点觉得人事档案包含了政治性、机密性以及真实性, 还有一些观点觉得人事档案包含了现实性、动态性、机密性以及集中性。其中, 真实性是各类人事档案都包含的基本的特性。如果没有真实性, 属于人事档案的其他各类特性就都没有意义, 从而也就不具有人事档案的利用价值, 由于人事档案必须能够给予人事管理部门提供出系统和正确的信息, 这才能够使其具有真正的生命力。而且这从一定程度上能够有效地克服供电企业用人的盲目性以及随意性, 从根本上纠正任人唯亲等各种不正之风, 具有无法替代的效果。因此, 供电企业的人事档案包含的特性就决定了企业的人事档案管理必须具有与之相应的特征, 即政治性、服务性、机密性以及科学性。随着现代社会的发展和进步, 以上各类特性已经产生了一些争议, 尤其是与人事档案政治性以及机密性相关的问题, 需要更进一步的研究。

二、供电企业人事档案管理存在的问题及成因分析

1.存在的问题

(1) 供电企业人事档案材料内容质量不高

当前, 供电企业许多人的人事档案缺乏质量, 不具备足够的利用价值, 这就导致其人事档案材料内容空洞、形式复杂, 但实际可用的非常少。通常情况下, 只能够反映出个人的经历、学历、工资以及政治面貌等各类情况, 但是对于一个人的道德品质、业务能力以及技术专长的反映情况非常少。此外, 对于过去情况反映较多, 而当前的情况反映较少。特别是在描述一些材料时, 定性的结论多, 定量的描述少;或者是只描述优点, 避免描述缺点;材料的内容过于空洞, 编写的个人总结以及组织意见也都是空话和套话, 对于一个人的实际情况不能够全面、公正的评价和反映。另外, 因为鉴定和审查的情况不严谨, 档案管理人员也缺乏足够的责任心, 就产生了人事档案的造假问题日益严重, 工龄越来越早, 年龄却越来越小, 学历越来越高, 资格越来越老。这类问题对于人事档案的真实性和严肃性具有非常严重的影响作用, 同时也大大降低了人事档案所包含的职业信誉。

(2) 传统的人事档案管理体制不适应新的形势

目前, 供电公司的管理体系仍然根据传统的三大类管理。在管理方法上实行档随人走, 在管理模式上实行封闭式管理。造成了人力、物力以及资金的缺乏, 重复浪费现象比较严重。

除此之外, 供电公司的档案管理工作还具有诸多问题:如管理观念非常落后;管理理论研究比较滞后;管理制度存在较大的缺陷, 缺少人文性的关怀;也缺乏必要的监管机制等诸多问题。

2.形成的原因分析

(1) 收集的对象范围太窄

一部分供电企业的人事部门, 只重点关注单位主要负责人和高层干部的档案材料, 对于普通职工的档案资料没有引起足够的重视。这就导致了领导干部的材料数量过于庞大, 而普通职工的材料比较少。

(2) 鉴定审查把关不严

人事档案最重要的特性是真实。但是, 当前一部分供电企业的人事部门在审查档案材料的过程中, 未能进行严格的把关, 有时甚至不仔细检查, 这就导致一些虚假材料能够顺利地进入个人档案。

三、供电企业人事档案管理工作的创新管理

1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法

事实证明, 市场经济条件下简历区域性人事档案管理中心是势在必行。“档随人走”的管理方式一直沿用至今, 但是随着经济、市场、科学技术的不断发展, 再加上供电企业本身的特殊性, 不仅涉及国家的秘密政策, 还涉及供用电大企业的信息, 因此, 更应该重视对人员的管理。人才的流动性更加频繁, 人力资源管理对人事档案的依赖性, 逐渐让人事档案成为了企业中公共信息的一个组成部分, 那么就要求各个部门能够统一在一个管理系统当中, 对人事档案进行统一开发利用与管理。除此之外, 由于人事档案会较为稳定地保存于用人单位, 但随着经济市场的稳定发展, 供电企业之间也会相互交换资源, 这时, 区域性人事档案管理中心就是市场的需求, 这样才能推动人事档案工作的进一步发展。

2.建立适应时代要求的人事档案管理体制

在档案管理的工作中, 最突出的问题就是档案材料很难收集, 收集来的案卷材料往往存在不齐全、不完整的现象, 收集的案卷质量很差。主要是因为供电局各科室的人员档案意识薄弱, 在提交档案资料时嫌浪费时间、又怕麻烦, 所以敷衍了事。那么要让供电局的广大职工干部认识到档案管理工作的重要性, 进一步提高档案管理水平。供电局为抓好档案工作, 可专门成立一个领导机构, 在供电局的总体工作规划中体现出来, 将档案工作结合其他的工作。就档案工作定期召开会议, 各部门之间交流工作经验, 总结教训, 及时发现和解决工作中的问题。档案工作要作为各单位负责人的职责, 年终进行档案工作情况通报, 设立奖励和批评制度。在信息化迅猛发展的今天, 供电局的档案管理也应该进入信息化、网络化。档案管理现代化要求投入多媒体设备和网络技术, 供电局档案部门可以根据自身的实际情况逐步建立, 同时开展各项计算机网络开发业务, 也为供电局的日常工作、管理、科研等工作提供有力的帮助。另外, 供电局要根据自身的实际情况, 严格依据档案管理的相关法规制定切实可行的档案工作细则, 制定责任制, 使档案工作更加规范化。

四、结论

人事档案作为供电企业管理职工干部的专门档案, 是组织人事等部门在培养、选拔人才时的重要依据, 再加上其具有政治性、专业性与机密性的特点虽然与企业经济效益没有直接联系, 但是能够有效推动人力资源管理与人才流动的发展, 确保人才队伍素质的提高, 全面考察、了解、正确评价与实用人才, 从而达到科学化管理的目的。

摘要：我国不断完善着市场经济制度, 使得企业的人事档案管理工作越来越关键。当前, 供电企业使用的传统人事档案管理方法已经不能适应其发展要求, 因此改善人事档案管理工作规范化程度十分迫切。本文在这个基础下, 首先叙述了供电企业人事档案管理的含义, 描述了供电企业人事档案工作在企业发展中的地位与作用以及当前我国供电企业人事档案管理研究的现状。并分析了当前我国供电企业人事档案管理存在的问题及成因, 结合企业人事档案管理工作的几个创新点, 对供电企业人事档案的管理的规范化管理提出了几点思考。

关键词：供电企业,人事档案,规范化

参考文献

[1]武海燕.浅谈新形势下供电企业人事档案的动态管理方法[J].科技与企业, 2012, (21) :37.

[2]武海燕.探讨供电企业人事档案的规范化管理[J].科技创新导报, 2012, (30) :214.

[3]喻丹.供电企业人事档案管理存在的问题及解决方法[J].东方企业文化, 2014, (17) :108-109.

[4]李竹娥.浅谈供电企业人事档案的规范化管理[J].宁夏电力, 2009, (S1) :280-281.

人事档案的规范性 第5篇

摘 要：目前，我国在编工作人员的数量非常巨大，其中有一大部分在编工作人员是在基层的一线工作。这种情况，导致了我国人力资源和社会保障局的人事档案管理工作的很大比例都集中在对基层在编人员的人事档案管理上。如何提高基层在编工作人员的人事档案管理工作的效率和作用，规范基层在编人员的人事档案管理工作便成为了人力资源和社会保障局人事档案管理工作中的一个重点。文章主要针对目前人力资源和社会保障局关于基层在编人员的人事档案的常见管理模式中存在的一些的问题进行简单分析，并提出相应的改进与规范的建议，供有关部门及人员决策参考。

人事档案的规范性 第6篇

1  高校人事档案的作用与功能

1.1  个人信息的记录与保存。高校人事档案是高校的人才信息库，为高校的人事管理工作提供了高校内部各级员工信息的详细记录并将其进行保存，包括内部员工的家庭背景、升学经历、职称及工资待遇、个人惩奖经历等，不仅为高校职称的评定和行政职务的任命提供依据，也在人事工资管理中起到重要作用，其各级员工的工资历史数据为工资调整提供了依据。

1.2  个人身份和能力的证明。人事档案为高校招聘工作提供了应聘人员的个人身份和能力证明。高校招聘员工通过笔试和面试之后，再通过人事档案对应聘人员作进一步了解，并确认其之前提供的信息的准确性，使招聘的选择经得起历史的检验。

另外，各高校在干部选拔和工资调整方面，为了保证干部选拔和工资调整的公平公正和准确性，工作人员需查阅相关员工的人事档案进行核对和确认，避免记忆误差或个别教职工为自身利益上报虚假信息的情况，同时使工作人员能够及时发现并纠正错误的信息。

1.3  高校内部各级工作人员工作期间基础材料的生成。高校内部各级工作人员在校工作时期的个人年度考核状况、工作岗位变化、科研成果的统计、工资调整等相关信息的记录，最终由人事部门工作人员统计归入员工的人事档案。因此，人事档案中包括了高校内部各级工作人员工作期间基础材料的生成，它与每个员工的自身利益密切相关。一旦记录出现差错，就会损害员工的利益，引起员工的不满，严重影响员工的工作积极性。高校是否认真准确地整理和保存员工的基础材料并归入人事档案，体现了高校是否充分尊重了内部各级工作人员的劳动成果，虽然看似简单，却十分重要和关键。

1.4  高校人事关系调动的依据。当高校内部工作人员要调动到其他单位时，接收单位就要依据其人事档案中反映的工作经历和工作表现来进一步评估员工的职位和工资待遇。如果没有人事档案提供的个人历史记录材料，就无法给接收单位一个客观准确的表现证明。

2  高校人事工资管理中人事档案管理应用存在的问题

2.1  制度不完善，管理不规范。当前我国高校人事档案管理制度仍然不太完善。许多高校对于人事档案材料收集制度、人事档案查阅制度、人事档案归档制度、人事档案保管与保密制度等方面缺乏系统全面的规定。导致人事档案材料的收集、归档、转档等环节，缺乏可遵守的制度。同时，许多高校并未明确人事档案管理人员的岗位职责和惩奖方案。以上因素使得人事档案管理人员容易出现做事粗糙、不规范，最终导致档案材料缺漏丢失、被更改的情况。这些会导致工资套改的准确性，显失公平。

2.2  人事档案管理人员配备不足，专业素质普遍偏低。人事工资管理中应用人事档案的环节是一项重要且繁琐的工作，需要具备一定的专业能力和充分的时间精力才能保质保量地完成，然而，目前许多高校都面临着档案管理人员配备不足，这一环节的工作岗位往往由其他岗位的工作人员兼任，由于是兼任，管理人员的相关专业的素质往往偏低，工作效率低下，从而降低了高校人事工资管理的效率，阻碍了高校人事制度改革的进程。

2.3  相关工作人员缺乏对工作重要性的认识。由于许多高校从上至下都没有充分认识到人事档案管理工作的重要性和专业性，往往认为人事工资管理中的人事档案应用是一项基础重复甚至形式化的工作，与高校的发展关联度低。因此，相关工作人员往往只在人事工资管理出现工资调整等工作，需要用到人事档案时再临时去查阅和整理档案材料，没有形成定期的有计划的档案管理程序。然而，随着高校规模的扩大，高校内部工作人员的数量也不断增长，人事关系流动性增强，人事工资管理中档案管理应用的工作量也越来越多，越来越繁复，这种缺乏计划和责任的管理方式，往往容易导致档案材料缺失、信息错误失真等问题。高校人事工资管理中的人事档案应用管理的相关工作人员的工作专业性、责任心滞后于高校整体规模的发展，对于高校的行政管理效率的提升、管理制度化的发展带来了阻碍。

2.4  人事档案管理信息化程度低。随着信息管理系统的开发、应用与升级，高校普遍开展了信息化建设，通过建立数据库来提升行政管理的效率。然而，目前有半数以上的高校没有建立高校人事档案信息数据库，大量的人事档案仍以纸质档案的形式进行保管，没有扫描成电子档案，查阅、核对等过程也是手工操作。这种传统的档案保存方式使人事工资管理中人事档案的应用效率仍停留在信息化时代之前的阶段，落后于现代化的信息管理水平，阻碍了档案信息在人事工资管理中的开发和利用。

此外，由于软件不同的版本和技术的差异，各信息系统具有独立性，各部门的信息管理仍处于各自为政的状态，没有建立相同的网络，进行信息整合，所以虽然单个部门的工作效率提高了，但各部门之间的信息沟通仍有很大障碍。在高校的行政管理中，工资管理和档案管理往往是两个不同的系统，这也大大制约了高校人事工资管理中人事档案的利用。

3  在高校人事工资管理中更好地应用人事档案的对策建议

3.1  完善高校人事档案的制度与规范，并严格遵守。高校人事档案既是高校人事工资管理的历史依据，又是高校人事工资管理的成果记录，它记载了高校内部各级工作人员的工资调整状况。高校需不断加强高校人事档案管理的制度与规范建设，完善人事档案管理各个方面的制度，使高校人事工资管理中高校人事档案的管理与应用规范化。

3.2  提高人事档案管理人员的工作管理意识。狠抓思想建设，重视和加强高校人事档案管理工作意义的宣传，通过讲座、召开会议等各种形式和网络、校内媒体等各种渠道，让相关工作人员充分认识到高校人事档案的重要性，提高人事档案管理人员的工作管理意识，提升相关工作人员的工作主动性。与此同时，高校应制定有效的惩奖机制，增强人事档案管理人员的服务意识，通过激励机制提升其工作积极性，为工作效率提供保证。

3.3  重视人事档案数据的记录，及时更新人事工资档案。人事工资管理与人事档案管理是相互作用、相辅相成的关系。高校加强人事档案管理，只有档案记载真实，才能保证人事工资套改的准确无误，如职务晋升、职称晋升等变动材料要及时归档，这是调整工资的基本保障。

因此，相关工作人员应积极建立人事档案，将数据装订成册，不断检查和补充历史人事数据，规范操作流程，并对其进行有效的管理，从而做到保质和高效，保证数据足够准确和新鲜，并甄别真假，为人事工资管理提供便利。

3.4  加强人事档案管理人员的业务培训。人事档案工作是一项专业性很强的工作，应加强人事档案管理人员的业务培训。一方面，通过培训提升相关工作人员的专业能力和素养，拓宽其知识面，提高其工作效率，推进人事档案管理工作的现代化和规范化。另一方面，提升相关工作人员的职业道德和责任心，保证相关工作人员恪守职业道德，严于律己，认真准确完成工作任务的同时，注意保护个人信息的隐私。

3.5  完善高校人事档案管理的基础建设。随着人事档案材料的不断增多，按照现实需求，完善高校人事档案管理的基础建设，设立、扩建专门的人事档案室，并配置必要的防护设备，为人事档案提供安全的保管环境。

3.6  建立现代化高校人事工资管理和人事档案管理系统，并建立系统连接。充分利用现代化管理手段，选用合适的工作管理软件，建立现代化高校人事工资管理系统和人事档案管理系统，并就系统应用对相关工作人员进行培训，使相关工作人员能够熟练操作系统软件。将人事档案扫描存档，利用Excel 电子表格等工具形成电子数据库，实现利用电子数据库进行信息的统计和汇总，提高工作效率，减少手工操作和重复操作。

在建立现代化高校人事工资管理和人事档案管理系统的基础上，将两系统建立连接，提高人事工作管理中人事档案的应用程度。如建立高校人事档案信息查询系统，使高校人事工资管理人员能够利用网络平台进行人事档案电子数据库的查询，保证了信息的质量和获取的便捷性，全面提升了高校人事工资管理的工作效率。

4  结语

浅谈高校人事档案的规范化管理 第7篇

1. 加大宣传力度, 强化人事档案管理意识。

第一, 要使学校领导提高对人事档案的认识, 把人事档案管理工作提到议事日程, 充分重视和支持人事档案管理工作。第二, 要使管理人员顺应新形势, 与时俱进, 更新观念, 强化责任心, 进一步提高业务知识和管理水平, 使人事档案管理为教职员工服务, 为高校的人才资源储备和学校发展服务。第三, 要使教职员工充分认识到人事档案的重要性。随着人事关系的变化, 人们对人事档案的作用逐渐淡化, 档案意识较为淡薄。各级单位人事档案管理部门要加强对人事档案工作的宣传, 使人们认识到人事档案管理和开发利用是社会发展的必然需要, 与个人的切身利益有密切联系。

2. 完善人事档案管理制度, 依法治档。

高校人事档案工作繁琐复杂, 要保证高校人事档案工作的高质量, 必须健全管理制度, 严格遵守《档案法》, 围绕中组部、国家人事部颁布的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等对人事档案工作的要求, 结合本校工作实际, 在人事档案材料的收集、接收、审核、整理、传递、保管、查借阅等环节做出明确而严格的规定, 做到依法治档、依法管档, 真正实现人事档案管理的规范化、制度化。

3. 加强干部人事档案的收集、审核工作, 确保归档材料齐全、规范。

第一, 收集人事档案材料要做到及时、真实、完整、规范。充分拓宽收集渠道, 采取重点收集和普遍收集相结合和定向、定时、定内容等多种收集方法, 将个人德、能、勤、绩和社会活动等各方面形成的材料及时地收集齐全。第二, 依据相关法律法规, 结合形成材料的历史条件和材料的主要内容、用途及其保存价值, 严格审核, 材料数量要精选, 填写文字要清楚, 内容要真实, 没有涂改造假现象和模棱两可的语言, 材料手续要规范完备, 载体和记录材料符合档案保护要求, 力求做到随办、随收、随审、随归, 取之有据, 舍之有理。第三, 建立及时检查制度。要强化人事档案队伍力量, 不仅对新形成的档案规范整理归档, 对原有的档案也要经常检查, 发现问题及时解决, 使人事档案进一步规范化、科学化。

4. 进一步规范整理工作, 保持人事档案的原始性和完整性。

案卷整理规范与否, 直接影响人事档案的质量。整理时要做到严格审核, 准确分类, 排列有序, 目录清楚, 标题简练准确, 装订整齐。对重复多余的不归档材料, 要填写《剔除档案材料登记表》, 不得擅自归档或销毁。凡不符合归档要求、手续不完备的材料, 必须返案需长久保存, 档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水和复写纸书写, 不得使用复印件。在档案材料的分类、排序、裱糊、页码、装钉等环节, 要严格按照《干部档案整理工作细则》要求, 保持高校人事档案材料的原始性和完整性。

5. 树立现代管理新理念, 落实人事档案知情权。

高校人事档案管理应树立现代管理理念, 破除人事档案的神秘感, 给予本人对人事档案的知情权。本人了解档案内容, 一方面可及时发现档案中存在的问题, 及时补充完善;另一方面个人在填写档案材料时就会认真细致, 力求规范, 为人事档案的真实性、规范性打好基础。为了维护人事档案的真实性和权威性, 高校人事档案管理部门要加强和完善人事档案查阅监督机制, 个人查阅本人档案时必须持“本人人事档案审批表”, 审批手续完备方可查阅, 除管理人员外还必须派两名相关人员参与监督, 并签字, 杜绝涂改伪造现象。另外, 还可划分好本人查阅人事档案的范围, 做好保密工作, 对一些暂时不宜本人查阅的内容禁止查阅。

6. 改善软硬件条件, 加快人事档案信息化进程。

第一, 为了延长档案寿命, 应把人事档案管理经费列入财务预算, 逐步改善人事档案工作条件。可为人事档案管理部门提供办公室、库房和阅档室, 配置档案柜、空调、温湿器、防盗设施、消防设备、防虫药、白炽灯等, 严格按照库房管理的“八防”要求, 对档案实行科学规范的管理。第二, 为适应信息化的要求, 深层次开发利用档案信息资源, 高校人事档案管理要加快信息化建设。要冲破传统陈旧的管理模式, 改进陈旧的人事档案管理手段, 利用先进的技术设备, 如计算机、打印机、缩微复印设备、扫描仪等, 对人事档案的内容进行输入和输出, 建立人事档案全文数据库, 实施动态管理, 使人事档案信息的检索、查询、统计、分析更加快速便捷。为确保电子档案的安全可靠, 还要建立级别相应的安全机制, 从而快速准确地为人才开发和学校建设服务, 尽快实现高校人事档案管理信息化。

7. 增强管理者的责任心, 保障人事档案的完整性和规范性。

人事档案管理虽有一套完整的制度, 但在现实执行中缺少监督机制, 因此, 必须提高人事档案管理人员的责任心, 树立良好的职业道德, 从教职员工切身利益出发, 熟练掌握人事档案管理知识, 收集、整理、保管好人事档案。同时, 人事档案管理部门要建立人事档案定期审核机制, 管理人员要对所管档案进行定期审核检查, 做到及时发现问题及时解决, 维护人事档案的完整性和规范性。

参考文献

[1].钱慧君.关于人事档案管理工作的几点思考[J].中国档案, 2009.5

刍议加强医院人事档案规范管理 第8篇

关键词：医院干部,档案,规范

人才是社会发展根基, 是企事业单位管理中人事档案管理至关重要的根基。而档案管理是记录人才履历的重要载体。人事档案真实的记录了一个人的求学, 就业及德育方面的经历, 是单位选拔和培养人才的重要依据, 能真实的反应个人的工作和人生经历, 思想政治水平和道德品德的文字材料。

一、目前医院人事档案管理中存在的问题

(一) 档案管理人员素质低

大多数的医院人事档案都由其他的工作人才兼管, 没有专业的管理人员, 对档案的信息管理存在诸多的问题, 具体表现有档案里面内容格式雷同, 对人的评价格式化, 简单化, 不能有效的体现人的个性特点, 档案更新慢, 内容陈旧, 许多的鉴定材料都是虚假做作, 不能体现个人的成长, 进步。而且在医院的人事管理中, 最致命的问题是, 体现医生专业技能和业绩考核的资料都存放在各自的科室, 这就给人事档案的管理造成了很大的漏洞, 影响到人事档案的利用和使用价值。

(二) 履历类档案信息失真

因为档案管理工作的不系统和不严谨性, 通常会出现很多的履历材料。一个人的部分人事档案中, 信息不一致, 如出生日期, 地点, 工作经历和工作时间, 包括工作期间的个人表现和职称评定。致使一个人的履历不尽一致, 真假难辩, 从而使人事档案的真实性和准确性大大降低。

(三) 人事档案开放利用不够

在我国现有的形势下, 档案具有保密性, 只有人才市场或者具有独立人事管理资格的单位才能查阅个人的档案信息, 极大的缩小了其的档案使用范围, 利用服务工作处于很消极的被动等待的状态。不能很好的有效的利用开放档案信息资源, 不能及时的发现、提拔和纠错。弱化了其的咨询和参考功能。仅仅成为了供组织、人事等少数部门查阅的文献资料, 很难实现人才资源信息共享。极大地制约了人事档案作用的充分发挥。

二、提高和改进人事档案管理工作的措施

为提高医院人事档案管理工作水平, 更好的为卫生人事改革、社会保障体系改革干部人事工作和现代化医院建设服务, 医院应该采取以下的管理措施来提高。

(一) 制定和强化人事档案管理的检查和规范制度

将档案管理工作纳入工作规划, 制定中, 长短计划。在日常的工作中, 成立专门的管理机构, 加强档案管理干部队伍自身建设和培养, 分工明确, 责任到人, 以制度来规范工作。定期对工作人员的思想道德问题, 工作技能和专业水平进行考核, 发现问题, 及时处理更新纠正, 推动人事管理工作的科学化, 标准化和规划化, 这样不会因为管理人员的变更而引起档案管理的不稳定, 为干部的升迁提供公正的参考资料。

(二) 加强人事档案收集与创新档案内容

新时期, 档案管理工作与以前相比, 有很大的不同。具体表现是:人事的继续教育增加, 电子的个人信息增多。人事的考核不再像以前那种以技术或凭证姿态出现的过场。现在的档案工作更能反映人的整体水平。如现在新增加的学历认证, 信用评估等。作为档案管理人员, 要多方注意各个部门的协调, 要求各个科室、部门定期送交档案材料, 实时更新考核标准和细则, 尽量量化, 不要带个人主观感情。对资料不全的档案要化被动为主动, 主动去调节, 去补充, 勤于联系沟通。认识到档案管理也是一个需要多方联系协调的重要部门。全国范围内都在进行人事体制改革, 打破金饭碗, 铁饭碗的制度改为聘用制或者合同制, 在管理岗位上实行人才优先, 公开竞争, 民主选拔, 择优聘任。这些的变化都需要及时归档, 要求档案实现实时动态的有效管理。

(三) 增强责任意识, 切实维护人事档案的真实性和准确性

定期或不定期的对档案管理人员进行继续教育或者培训, 提高档案管理人员的工作技能, 强化职业道德规范, 提高工作热情和责任感, 细致认真的工作。工作人员应该对已有的档案资料进行辨别真假的详细工作, 核对审查每个人员的每一份资料真实性, 实现其的保存价值。对重复的, 应该和不应该归档的进行摘除, 整理, 登记或者撤销。合格真实完整的档案建立形成后, 还需要严格依照制度进行管理, 确保档案管理材料的完整, 真实, 实用, 齐全。为医院干部管理, 人才储备提供真实、可靠的依据, 充分发挥档案的作用。

(四) 提高服务意识, 努力开发人事档案信息资源

随着科技的发展, 档案管理也越来越多的应用各种电子信息系统。如何有效的保存, 剔除虚假信息, 与时俱进应该是档案工作的核心。要充分应用各种信息系统, 有效的快速的真实的满足人才培养、提拔、进修等功能。坚持“以人为本”的人力资源管理理念, 充分体现与改革创新的精神和要求。努力开发人事档案信息资源。

参考文献

[1]崔美兰.做好医院档案管理工作, 促进医院发展[J].兰台内外, 2011, 01.

[2]曾雪兰.基层医院档案管理工作的存在问题及对策[J].现代医院, 2006, 05.

高职院校人事档案管理的规范化探究 第9篇

人事档案管理工作的规范化是实现档案管理信息数字化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时, 做好文书处理工作则是实现人事档案工作规范化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明, 虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务, 具有相对的独立性, 但由于文书是档案的来源, 档案是文书的归宿, 所以, 两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此, 我们要强化系统思维意识, 树立文书处理工作规范化与档案工作规范化同行的工作指导思想。

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍人事档案工作实现规范化的最大问题。实现人事档案工作规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则, 即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。这要求我们在实际工作中要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 完成现行文件阶段任务时, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的, 则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工, 以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。三要注意有效地维护全宗的完整性。这样在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案既完整, 又不庞杂, 为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。

人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术随着时代的发展更新较快。人事档案信息数字化管理得以正常运行来源于所依赖的与之相匹配的相关设备、应用软件、操作系统等, 这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。可是, 现代科学技术的更新换代速度日新月异, 计算机升级速度不断更新, 从而致使计算机软件和硬件系统之间不断的出现不匹配的问题, 可能会让存储在u盘和光盘上的信息无法读出, 有时新的操作软件和原来的操作软件没法有效转换等等问题, 使得人事档案信息数字化管理面临着较为严峻的问题和挑战。

针对这样的问题和状况, 在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候, 一定要注意该系统在技术方面是否符合时代的要求以及是否具有前瞻性。因此, 在选择的时候, 要注意以下几点。

首先是安全性。即选择操作管理系统时注意该系统相关信息和数据在进行转移的过程中, 安全性是否可靠。由于现代人事档案信息在运行的过程中, 不同的存储载体的特性有很大程度上的不同, 这将会对原有信息的完整性和真实性产生很大的影响, 所以该系统的操作技术必须要能够考虑安全方面的因素, 避免产生数据丢失或者数据失真的问题。

其次是可靠性。即选择操作管理系统时注意在进行更新的时候, 必须是安全的和可靠的。操作系统会因其他原因而进行更新, 在进行技术更新换代的同时也会因为新的操作系统不稳定和不成熟而存在不同程度的安全隐患, 从而造成数据被窃取的问题。所以, 人事档案信息数字化管理系统要有一个十分完善的操作技术才可靠, 避免人事档案信息外泄带来不必要的麻烦和损失。

最后, 管理系统必须具有系统的仿真安全性。人事档案信息在进行数字化编辑过程中、剪贴、复制或者是保存的时候, 要求具有较高的软件基础, 避免使人事档案信息被轻易复制, 从而确保该系统具有系统仿真性。

规范的人事档案管理只有坚持与时俱进, 才能适应新形势的需要, 开创人事档案管理工作的新局面。规范的人事档案管理可以不断地提升一个学校的管理水平, 做好档案的管理工作, 不但可以实现档案管理工作的自身价值, 而且可以为学校的建设和发展做出应有的贡献。人事档案信息数字化管理的有效开展, 综合运用网络技术、计算机技术、信息技术、人事档案管理知识, 更好为学校人事档案信息数字化管理提供便捷有效的渠道。高职院校要秉承实事求是, 一切从实际出发的原则, 采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作, 发挥档案工作在高校中的作用。

摘要：人事档案管理工作是学校管理工作的一项重要内容, 其管理工作的规范化与数字化是相辅相成的。人事档案作为组织人才信息的重要载体, 它不仅仅只是记载一个人的成长和工作经历的准确和完整的信息, 同时也是组织部门对一个人进行全面了解和考察的重要参考依据。

规范非固定人员人事档案管理 第10篇

一、存在的问题

1. 我国非固定人员的档案现状。

由于历史的原因, 以前我国的用工模式大体上可分为两种, 一种是国家正式职工, 也就是那个时代的铁饭碗, 即国家统一分配的大中专毕业生或劳动人事部门统一招用的正式职工。这些人员的特点是工资、劳保福利等各种待遇都按照国家规定的标准发放, 人事档案也由本单位或上级主管部门统一管理。另一种是非固定人员 (临时工) , 过去一部分非固定人员 (临时工) 都是从农村来的, 他们的学历低, 没有固定的单位和劳动场所, 更没有建立起个人档案。单位对他们的管理只限于你干活我发工资, 也不签劳动合同, 有的连工资表都没有。个别人即使已签劳动合同或协议也起不到应有的作用, 因为本人根本就没有保存好合同或协议。他们没有相应的劳动保护措施, 致使个别人在劳动中受伤或致残也得不到应有的赔偿。他们的特点是工资低、工作连续性差、没有固定的单位、没有建立人事档案, 对他们的使用仅限于一定时期, 造成了人才资源的浪费。如果档案管理规范, 把他们的档案统一管理, 通过查档了解他们的过去、观察他们的现在, 就可以合理使用人才, 充分发挥他们的作用。假如出现劳动纠纷, 他们就可以以档案中的原始材料为依据, 保护自己的合法权益。

2. 档案意识虽有所加强, 但形成的档案材料却难以及时、完整地归档。

随着档案法规的宣传和档案利用价值的不断显现, 一部分非固定人员的档案意识逐渐加强。这部分非固定人员接受过高技能培训或受过高等教育, 专业技能强, 学历及综合素质高。他们大多把档案放在人才交流中心代理, 但代理的档案得不到开发和充分利用, 而后来形成的档案但违背了档案现实性、真实性、动态性、权威性等特点, 而且这些档案放在人才交流中心根本无法利用, 它的价值也就无法体现。

3. 档案管理部门对非固定人员人事档案的重视程度不够。

在《劳动合同法》已经施行的今天, 人们的思想还停留在正式工和临时工这两种用工管理模式上, 思想认识陈旧、片面, 对档案的重视程度不够, 错误地认为临时工没有固定单位, 今天在这个单位干, 明天又到那个单位干, 有没有档案无所谓。另外, 受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响, 存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。

在实际工作中, 一些领导对人事档案工作不予重视, 特别是在人事工作不断改革深入的今天, 只重视人事的其他工作忽视人事档案工作, 只抓人事工作改革, 放松人事档案基础工作, 这与劳动合同法的施行是格格不入的, 因为从2008年1月1日起就没有正式工和临时工之说。因此, 要尽快为这部分人建立起人事档案以适应新的用工制度和劳动合同法的施行。

二、改进措施

1. 提高认识, 转变观念。

非固定人员都是新形势下的劳动者, 他们在新的《劳动合同法》施行后, 和正式职工享有同等的劳动权利, 他们在工作内容、工作条件、工作地点、休息休假、社会保险、劳动保护、职业危害防护、安全生产状况、劳动报酬等方面与国家正式职工享有同等的权利。这些劳动者不但有较高的劳动技能还有较高的文化素养, 他们是我国市场经济条件下的一支生力军, 充分利用他们的才能和发挥他们在各条战线的作用具有十分重要的意义。因此, 各单位及档案管理部门应该提高认识、转变观念, 积极稳妥地把这部分人的档案建好、管好、用好, 充分开发档案信息资源, 利用现代高科技技术实现资源共享, 达到更好地管理人才、使用人才的目的。

2. 加强档案工作的宣传力度, 不断创新特色宣传。

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度, 直接影响到下一步工作能否收到预于相关法规条例的宣传, 多强调重要意义、工作要求。这些说教式的宣传, 既不直观形象, 也缺少艺术性, 很难引起人们重视, 也达不到预期的宣传效果。可采取多种渠道、多种途径进行宣传。例如, 可利用宣传栏、广播室、发放宣传材料、举办短期培训班等, 要用具体事例说明档案在关键时期发挥的作用, 教育和引导人们重视和关心这项工作。要系统地宣传档案法律、法规和标准、规范, 使人们充分认识到建立个人档案的重要性和必要性。如果能利用多媒体技术制作成动画、幻灯片、视频等在网上宣传档案工作, 其效果会更形象、更直观、更易于接受。因此, 我们在进行人事档案的宣传工作时, 要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点, 使档案的宣传由“死”变“活”, 体现个性。

3. 增强创新意识, 积极探索新形势下的档案工作新模式。

《劳动合同法》施行初期, 人们的观念还没有完全转变, 不可操之过急。具体操作可分三步走:第一步, 宣传引导。针对非固定人员档案意识差、档案法制观念淡薄等现象, 要循循善诱, 积极引导。第二步, 建章立制。随着人们档案意识的提高, 把握时机、因势利导。第三步, 收集材料、鉴别、审核、整理、建档。对重要的档案信息资源要进行数字化, 即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化为“1”、“0”代码, 实现数字化。随着社会信息化进程的加快, 信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展给档案管理部门和档案工作者带来了新的挑战, 即如何在新形势下增强创新意识, 积极探索档案管理工作新模式的问题。笔者认为《劳动合同法》施行后, 有许多人才资源等待开发, 为了避免大量的人才闲置造成浪费, 应尽快建立人才开发中心, 实现资源共享, 避免人才浪费。

4. 加强横向联合, 实现信息资源共享。

人事档案功能减弱的成因分析 第11篇

【关键词】人事档案；功能弱化；成因

计划经济时代管理模式与市场经济时代社会环境之间的冲突，不可避免会出现一些管理问题。一方面是人事档案管理的社会基础发生了改变；另一方面，档案管理没有及时顺应时代变化进行变革，仍停留在计划经济时期的管理模式，在功能定位上强调单位控制和身份依附。我国的人事档案制度立基于计划经济时期的“单位社会”，单位垄断人们“从摇篮到坟墓”的一切资源，人们必须依赖单位而生存。在那个时代，可以想象一个没有档案的人在一个单位里是何其艰难。社会主义市场经济的建立改变了我国以单位作为基本单元的社会结构，逐步由“单位社会”过渡到“后单位制社会”。单位的社会职能逐步剥离，由“单位办社会”回归到“社会办单位”，人们可以在单位外寻求满足自身资源需求的空间与机制。

一、人事档案功能弱化

在过去，档案是组织部门考察了解干部的工具；人才流动环境下，传统人事档案的功能正在大大减弱和退化，更多的作用转变为提供相关的人事服务，如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等。而这些人事服务如今也与人事档案逐渐分离了，前些年婚姻登记中的单位证明取消了；这两年报考研究生的单位证明也取消了；在广州因私出境已经开始不用政审了，持户口本和身份证就能办理；再如职称，目前社会化的资格考试越来越多，职称已不成为证明人才能力的唯一标准，据报道，在北京人才服务机构存档的6万多专业技术人才中，申报职称评审的人数逐年在减少，每年只有不到1%要求评职称。邹云是四川大学九四届毕业生，毕业后把档案放在了四川省人才交流中心，在四川华联酒店呆了半年，然后去了深圳，成了自由职业者，在深圳一家酒店做部门经理，邹云对自己的档案交了一年的代理费后就一直没有理会过。他向记者讲述了弃档的经过，“毕业那会儿，大中专毕业生在学校所在城市只要找到接收单位，不论事业单位、国营还是私营企业，便可落下户口，那时候户口在人们心目中还看得很重。于是先落下户口，放好档案。”邹云说，“但后来逐渐觉得档案对自己没什么用，商业社会谁看你的档案，考察档案不如考察现实的人，只要你有完成某项工作的能力，谁管你档案里得多少分，是优是良。”在深圳，像邹云这样认为档案没什么用而遗弃档案者还不是少数。“深圳是世界上暂住人口最多的城市，”一位不愿暴露姓名的深圳市公安局警官向记者透露：“深圳的暂住人口已经超过千万，这还是警方可以掌握的数字。”据调查，深圳市的户籍人口，只有200万左右，流动人口与户籍人口处于“严重倒挂”状态。这些流动人口是被深圳社会经济迅速发展的巨大张力吸引过来的，他们并没有发生户口迁移，记录着他们从中学开始的不同时期工作轨迹的档案也被尘封在内地的某个角落，并不被人记起。因此，被遗弃档案的增加与档案的功能越来越弱化密切相关。

二、人事档案获取较困难

其实，如果人事档案如果能方便调取的话，用人单位还是会有一定需求的，比如：至少可以通过人事档案来鉴证人才的来历与历史背景，做到“用人不疑，疑人不用”。但现在人才全国性的异地流动已非常频繁，而不仅仅局限于本地范围内，只要不发生人事关系调动，“档”无需再随“人”走而是留在了原地，给异地的用人单位调阅档案造成了极大的不便。而且现行的人事档案管理体制下，大多数非国有企业想要获得人才的人事档案是比较困难的。根据目前有关规定，只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门或人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。毕竟档案是原生的，纸质人事档案有其唯一性，如果丢失或损坏，将无可替代。然而现实情况是，即使这些没有人事档案保管权的用人单位通过人事代理招调将员工的人事档案保管在人才服务机构，也因查阅手续烦琐而懒得理会了；况且用人单位对这种政治意义较强的“死档案”兴趣亦不大，久而久之，对人事档案也就置若罔闻了。

三、人事档案内容陈旧

传统的人事档案重历史轻现实，使得人事档案不能全面、及时地记录和反映一个人的近况，而是笼统记载着大量陈旧、静态的经历资料。由于用人单位特别是非国有企业没有法定的责任和义务提供员工在单位工作期间形成的归档材料，所以人才服务机构现在的档案材料收集处于被动状态，只能靠单位和个人的自觉行为。随着多种经济成分迅速发展，用人主体多元化，人才流动速度加快、规模加大，人才流动与人事档案的脱节，导致进入档案材料的内容越来越少，不能满足掌握一个人全部信息的要求，特别是缺少反映当事人综合能力、业务水平、个性特点的信息，缺乏有权威部门认定的业绩考核材料，从档案中难以得出对当事人全面、完整、客观的评价。内容简单、条目单一，由档案记录反映的个人有效信息极为有限，无法为用人单位提供更多的可用信息，与现代人力资源管理要求相差甚远。用人单位人事部门从人力资源开发和产出的角度，最想从个人档案中了解到的是员工在以往工作中的培训情况、绩效考核情况、个人的能力水平、性格特征及工作特长，但目前我国人事档案的主要内容是从中学到每个工作单位的各种大同小异、形式单调重复的情况表格，不能真实客观地提供一个人最新的素质能力信息；千篇一律的评语及调进、调出证明等，很难从这种档案记录中反映本人的性格、能力、工作特长或具体成绩。因此档案的内容不足以成为用人单位选拔和使用人才的依据，以致有些单位和个人认为档案已无用处，对档案置之不理。

浅析广播电视人事档案规范化管理 第12篇

关键词：广播电视,人事档案,管理,规范化

广播电视人事档案是反映广电人生活经历、德才水平和工作表现的材料,是以个人为单位集中保存起来,供备查的文字、表格及其它各种形式的原始记录,具有很高的保存价值和使用价值。胡锦涛同志曾指出:“借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。”做好广播电视人事档案工作是尊重知识、尊重人才的基本要求,也是广电行业培养人才、选拔人才和积累史料的重要手段。

1 广播电视人事档案管理现状

改革开放以来,我国广播电视人事档案管理工作取得了相应发展,如人事档案管理系统初具规模,制度体系基本建立,业务工作逐步改进等。但现阶段我国广播电视人事档案管理工作还存在以下问题:

1.1 重要性被忽视,操作程序不规范

很多人认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管,忽视其重要性,对档案的管理不规范。当事人对自己的档案没有知情权,无法了解档案的内容;档案资料在收集、整理、保管和传递的过程中还是有失秘或丢失情况。以四川省音像资料馆为例,目前单位人事档案收集质量不够高,存在单一现象,缺乏改革创新意识,个性化特征不够突出,很少有反映职工的人才类型,管理才能,技术专长、个性特点等方面的详实资料,没有突出人事档案的个性特征。

1.2 管理方式滞后,材料内容单一

国内广播电视台承担着宣传的责任,具有政治属性和文化属性,所以在人力资源档案管理中主要以行政干部的管理模式为主导。人事档案只注重呈现个人履历、政治面貌、学历、职务、工资等方面的材料,对个人的工作经历、能力、发明创新等很少及时更新或体现,使人力资源的区分度降低,不能为选人、用人提供参考,这从另一个侧面反映了人事档案管理方式已经滞后于社会进步。

1.3 管理人员综合素质不高,专业化人才缺乏

档案管理人员业务技能单一,专业职称和档案专业毕业的人员寥寥无几。档案管理人员没有经过专业培训,档案信息资料收集意识比较薄弱,对档案的整理、归档、装订等处理不够恰当。频繁的人员变动也让档案管理人员缺乏对档案全面、系统、连续性的合理规划,使得人事档案管理难以得到更大的突破。

1.4 管理制度不健全,实施细则缺乏

广播电视人事档案管理制度与人事制度脱节,抑制了档案功能的发挥。《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《流动人员人事档案管理暂行规定》都是上世纪九十年代颁布施行的,最新的法规是2009年修订的《干部人事档案材料收集归档规定》,不能有效跟上信息社会和现代化管理的步伐,广电系统也没有制定切合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度。

2 规范广播电视人事档案管理的措施

针对广播电视人事档案管理中存在的问题,我们可以采取以下措施促进其完善:

2.1 加强重视程度,规范管理程序

广播电视相关领导和档案工作人员应当把人事档案管理的规范化放到广播电视人才队伍建设的高度去认识和思考,对人事档案的立卷、存档、调档等工作制定统一的工作流程并在实际工作中严格遵守,将每一个细节明确落实到责任人,并在保证管理质量和效率的基础上重视简化档案管理程序。做好各个环节的登记统计工作,对每份档案的出入库、每份材料的归档或利用都要进行详细登记和录入,以方便日后查询和利用。[1]

2.2 优化管理方式,丰富档案内容

促使档案管理方式从人工管理向信息化管理转变。档案信息数字化作为一种新型的档案信息形态,它能对广电行业人事档案资源进行数字化贮存,网络化联接,从而提高档案利用率。将每个工作人员的档案材料录入计算机,及时维护和更新,保证人事档案材料的真实性、完整性、有效性。收集整理有关专家、记者、编辑、主持人、导演、制片人等的相关材料,把其档案里的人才基本情况、获奖情况、著作发表情况、个性特点、业绩考核材料等内容,除建立纸质档案外,同步建立电子档案,以防档案损坏或丢失。

2.3 提升员工素质,建设管理队伍

档案管理人员素质的提高能够有效促进档案管理工作的规范化。目前,各单位实施岗位聘用制管理,聘任、专业技术晋升等需要人事档案的材料不断增多,给人事档案材料的收集和档案管理人员带来了新要求。这就要定期对档案管理人员进行业务培训,培养其多层次、多形式的业务技能;招收专业化档案管理人才,形成对档案管理的系统化认识,提高管理质量;减少档案管理人员的流动,专兼职管理人员合理配备,深化档案意识。进而保障人事档案的权威性、准确性和真实性。在此基础上,广电行业还要打造高素质的档案管理队伍,丰富档案管理人力资源。

2.4 完善管理制度,制定工作细则

《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据。根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准,广播电视行业应制订更为详细、完善、科学合理的制度细则,建立立卷归档制度、保管制度和利用制度,规范各环节业务流程,从收集归档、鉴别整理、保管、利用及传输等环节都制定明确的原则、基本流程和注意事项。宁夏广播电视总台按照国家和自治区人事档案管理的相关规定,制定《宁夏广电传媒集团人事档案管理规定》和《宁夏广电传媒集团人事档案整理归档流程》,为人事档案管理工作的规范化建设奠定了制度基础。

广播电视行业人事档案是广播电视发现人才、培养人才和使用人才的必要途径,也是搞好新闻工作的重要手段。通过规范化管理,才能借助人事档案了解过去、把握现在、预见未来,更好地发挥人事档案对广播电视人力资源开发、配置和利用的作用,从而实现广播电视经济效益和社会效益的双丰收。

参考文献