机关档案的建设

机关档案的建设（精选9篇）

机关档案的建设 第1篇

一、数字档案室的内涵

数字档案室, 是指机关在履行职能过程中, 运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理, 并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”, 是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。相对于传统的档案管理而言, 数字档案室的建设是以系统论等现代管理科学为指导, 应用现代管理方法和手段, 采用先进的管理技术与设备, 对档案管理的传统方式和做法进行改革, 使档案管理实现系统化、定量化、信息化、智力化, 迅速、准确地提供档案信息。

二、机关数字档案室建设的必要性

数字档案室是数字时代或者说大数据时代档案室的发展方向, 是现代的新型档案室, 是对传统档案室的升级, 是“第二代”或“升级版”的档案室。档案工作是否实现现代化, 机关档案工作能否提档升级, 其显著标志就是看是否建成数字档案室。可以说建设数字档案室, 是实现档案工作现代化, 适应信息化社会发展需要的迫切任务和必然选择。

大数据时代在不断改造传统产业的同时, 也对传统档案管理模式提出了挑战。在数字信息技术环境下, 电子载体和数字传播方式的异军突起, 信息处理方式的变革, 电子文件的爆炸式增长, 使得档案的传统载体形态开始向数字形态过渡, 档案管理和利用的主要环境逐渐向电子环境迁移。传统档案室必须向数字档案室转变, 才能适应档案环境的新变化, 开拓档案工作的新局面。

三、做好机关数字档案室建设的策略

(一) 提高认识, 加大对数字化档案室建设的重视程度。数字档案室建设是一项关系到机关档案信息化全局的重要工作, 涉及部门多、投资经费大、建设周期长、工作难度大。要做好这项工作离不开领导的支持, 而领导的支持是建立在认识的基础上。要做好数字化档案室建设, 就必须结合工作的重要性, 对领导进行宣传, 使其真正了解该项工作, 明晰数字档案室建设的必要性、可行性, 将数字档案室建设工作纳入机关信息化总体工作中, 从而能够在人员的培训、设备的配备、经费的批给等方面给予支持, 将各门类电子 (文件) 档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统的运维、升级费用等纳入本单位预算, 给予长期的经费支持和保障。

(二) 健全法规, 使数字档案室建设走上法制轨道。要结合本单位的具体情况, 制定数字档案室建设的法规性意见, 指导机关建立和完善本部门数字档案室建设的规章制度, 如各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、机关档案管理部门和电子文件形成部门、信息化部门职责分工及奖惩制度等, 扫除全面应用的法规障碍, 并切实贯彻实施, 以进一步规范数字档案室建设, 使之真正实现制度化、规范化。

(三) 创造条件, 完善数字档案室基础设施建设。为保证数字档案室建设的顺利进行, 需建设相对独立且稳定、兼容的, 能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施, 主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。基础设施应尽量采用国产产品, 尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。用于支撑涉密数字档案资源管理的基础设施建设, 应符合国家有关保密工作的规定。特别是要采用统一的档案管理软件。要选择能够涵盖文书处理过程、档案管理过程功能完备的软件进行使用。保证机关档案室在电子文件归档时, 把电子文件转换成各种平台上都能适应的文本文件格式, 以便消除由于技术演变而带来的影响。

(四) 加大力度, 对原室藏的各类档案进行数字化处理。机关档案室藏是由文书、基建、财务、人事等多门类档案组成, 这部分档案大部分是装订成卷的, 而且各门类档案又有各自不同的特点。因而数字化的技术复杂, 难以掌握。对纸质档案数字化是数字档案室建设的重要任务, 一定要给予充分的重视, 本着存量数字化的原则, 统一调配人员, 集中力量, 加大对原室藏的各类档案进行数字化处理的力度, 以使原室藏档案早日实现数字化。对于按规定需要装订归档的材料, 必须在装订前进行数字化处理、利用扫描仪转化成数字化信息后, 再归档。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工, 实现档案实体“虚拟化”, 使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

加强机关建设推进档案事业长足发展 第2篇

一、加强机关建设，努力构建和谐档案系统

加强思想作风建设、构建和谐,是做好工作的基础。近年来，**市档案局把学习教育活动贯穿到工作的始终，通过形式多样、内容丰富的教育活动，提高了机关干部职工的思想觉悟和综合素质，在全局形成了团结实干的新局面。一是认真组织开展政治理论、档案业务学习，坚持每周四集中学习制度。市档案局每月制定一次学习方案，建立学习档案，灵活多样组织学习。几年来，持之以恒地坚持学习制度,进一步提高了机关干部的政策理论水平和业务能力。二是2004年以来，结合实际，先后组织开展了讲团结大讨论、“增进团结，树好形象”、构建和谐机关、保持共产党员先进性教育和“讲正气，树新风”主题教育为主要内容的活动，增强了全局干部搞好团结、构建和谐的自觉性和责任感。三是认真落实各项规章制度，建立健全了工作职责、学习制度、会议制度和工作制度等近50项，汇编成册，人手一份，进一步规范了机关工作，提高了机关工作效率，实现机关工作有序运行。四是开展创建文明单位活动，成立了创建领导小组，制定了方案，明确了工作任务和职责，对照标准，分步实施，有效地提高了机关的整体工作水平。2005年，市档案局被市委、市政府命名为市级文明单位。通过形式多样的思想教育活动，全局出现了团结、和谐、争先的全新工作局面。

二、加强宏观管理，促进档案事业健康快速发展

**市档案局认真履行对档案事业的管理职责，一是经积极争取，档案工作列入了**市八届人大三次会议通过的《**市经济和社会发展 “十一五”规划纲要》，使档案事业和本地经济、社会事业同步发展有了保障。制定并与市发改委联合印发了《**市档案事业“十一五”发展规划》。二是加强业务指导，开展目标管理工作，促进了全市档案工作上水平。2004年以来，有1个企业达国家一级、4个企业事业单位达国家二级、17个企业事业单位达省级目标管理先进单位标准，14个机关达市县一级先进标准。三是加强对重点工程档案的监督指导，认真做好循环经济、重点项目、重大活动等文件材料归档和新农村建设、城乡一体化、社区档案工作的指导。四是认真贯彻落实《河南省各级国家综合档案馆等级标准》，市委、市政府办公室下发的《关于加强**市各级国家综合档案馆建设意见》，进一步推动了我市各级档案馆建设。五是贯彻《电子公文归档管理办法》，制定并经由市委办公室、市政府办公室转发《关于加强电子公文归档、电子档案管理的意见》，推进了全市档案信息化、现代化建设。六是按照省档案局关于“开展如何做好新时期档案工作调研活动”的部署，2006年4月，在全市档案系统深入开展调研活动。在调研活动中，局领导带头撰写调研报告，各级档案部门结合实际，总结经验，查找问题，分析原因，用超前的眼光去总结探索新时期档案工作的新思路、新方法和新模式。全市共撰写有价值的调研报告16篇，全部参加全省的论文评奖活动，有数篇获奖，调研活动取得可喜成果。

三、加强基础建设，提高市档案馆管理水平

**市档案局切实加强市档案馆基础工作和办公设施建设，改善了市档案馆档案的保管利用条件和局馆的办公条件，档案管理现代化和办公自动化水平大幅度提高。在市委、市政府的关心重视下，市财政加大对市档案局馆基础设施的投入力度，2004年7月以来，共投入130

多万元，用于市档案局馆基础设施建设，购置安装了库房自动气体灭火系统、安全监控系统、智能档案密集架、声像档案柜、目录柜、消毒柜、面包车、电脑、照相机、摄像机、打印机和空调等设备，更换了库房大门，更新了办公桌椅，建立了局域网，开通了互联网，建立了**档案信息网站，使市档案局、馆的保管利用和办公条件有了较大改善。这是市档案局、馆成立以来基础设施投入最多的时期。2004年，市档案局将市档案馆达省一级档案馆列入工作目标，成立了领导小组，明确了工作职责，积极争创省一级档案馆。三年来，共收集、征集各门类档案资料33700多卷(件)，整理档案资料8000多卷、册。开展了开放档案鉴定、编目等项业务工作，按标准和规范完善了各项基础工作，档案管理水平全面提高，基本达到省一级档案馆标准。

四、实施依法管理，进一步推进档案法制建设

浅谈机关档案信息化建设的发展思路 第3篇

一、巩固和完善统一的机关档案信息化工作体系

机关档案信息化工作体系是机关档案信息化建设的组织保障,发挥着高位统筹、协调推动、高效运用、平衡进度、监督考核等作用。在现行体制机制下,结合目前机关档案信息化建设的工作重点,巩固和完善统一的机关档案信息化工作体系应分为两个层面进行。一是理顺管理体制,完善运行机制。要建立由办公部门牵头、相关部门联动的电子文件管理机制,实现电子文件的全程管理。加大机关档案部门在机关档案信息化建设中的统筹协调力度,形成上下联动、协同统一的档案信息化工作体系。要提升机关档案信息化工作在信息化建设及电子政务建设工作中的比重,使机关档案信息化建设工程与电子政务应用系统项目同步规划、同步建设、同步推进实施。具体到单位,要将机关档案信息化建设确定为“一把手”工程,形成领导层、技术层、数据加工层、资源利用层协调运转的组织体系。二是健全法规制度,规范工作行为。要将机关档案信息化建设纳入统一的信息化建设规划和电子政务建设工作规划的基础上,制定机关档案信息化建设专项规划,并按年度制定推进计划,制定工作任务分解表,明确目标任务、责任单位和完成时限。要建立、健全和完善机关档案信息化建设绩效评估体系,采取“以评促建”的方式推进工作开展,评估应用效果。要完善和严格执行已有的法律、法规和制度,加强机关档案信息化方面的监督检查和执法,增强机关档案信息化工作的刚性要求,使机关档案信息化工作步入新常态。

二、规划建设统一的机关档案信息资源共享体系

机关档案信息资源建设是机关档案信息化建设的中心内容,机关档案相关的业务工作在信息化条件下均需围绕机关档案信息资源展开。机关档案信息资源建设一方面在于机关档案的数字化等基础性工作,另一方面则在于机关档案信息资源的整合开发。因此,机关档案信息资源建设在当前要重点推进机关档案数字化和资源共享。一是加快推进机关档案数字化进程。要逐年制定机关档案数字化工作计划,加强监督检查,使机关档案数字化工作有序开展。要以满足用户需求为导向,以追求利用效益为目标,立足当前,着眼长远,实现机关档案鉴定和数字化同步推进,建立机关档案数字化目录。要加大人力、物力和财力投入,形成机关档案部门和各有关部门协同努力,集中力量开展机关档案数字化攻坚工程的工作格局。要强化机关档案信息产生部门的主体责任,特别是对增量档案要按照谁产生、谁负责的原则,加快机关档案信息全文数字化进度。坚持实行增量机关档案纸质与电子双套归档制度,采取网上传输与光盘刻录报送两种方式,实现除会议记录等手书形式档案外全部文件的电子化归档。要对规定范围的机关档案信息实行文本文件和图形文件关联并存制度,实现机关档案全文检索,提高机关档案查准率和查全率。二是推动机关档案信息资源共享。要按照新出台的国家标准,打破技术壁垒,建设统一的机关档案信息管理系统,促进机关档案管理系统与网上办公应用系统的融合,实现信息生成、整理、归档全流程网上进行,畅通电子档案信息入口。要以服务民生为重点,探索形成机关档案信息资源共享工程,按照先易后难、先重点后一般的原则,以需求为导向制定机关档案信息资源共享目录,促进其加强机关档案信息资源共享工作。

三、整合完善统一的技术支撑和资金保障体系

一是要加大机关档案信息化建设基础设施投入度。要将机关档案信息化资金列入各级财政预算,采取逐年投入的办法解决基础建设和运维经费。要采取服务外包、合作开发等形式,创新机关档案信息化投入机制。二是要建设必要的机关档案信息化软件、硬件和相关基础设施。要配置必要的计算机及扫描、摄影、摄像、打印等设施、设备并及时更新换代,为保证机关档案信息化工作顺利开展及相关设施设备安全平稳运行提供良好环境。要及时开发和升级机关档案信息化管理软件,使其更加便捷顺畅。要促进机关档案信息化应用系统与其他业务系统的融合,探索自动归档管档模式。

四、推动建立统一的机关档案信息远程查阅利用体系

机关档案的建设 第4篇

开展机关效能建设活动实施方案

为深入贯彻落实石家庄市第八次党代会及新乐市第二次党代会精神，结合档案工作实际，为进一步加强机关效能建设，提高机关工作效率和工作水平，建立健全机关效能建设长效运行机制，更好地服务中心、服务群众、服务基层，继续在局内深入开展“提速工作过程、提高工作质量，务求效能、效率、效果”和“治懒增效、治散正气、治庸提能”为主题的机关效能建设活动，具体实施方案如下：

一、范围和方法步骤

范围：全体工作人员。

方法步骤：共分为学习动员、自查自纠、建章立制、总结提高四个阶段。

第一阶段：学习动员阶段。本阶段主要任务是：召开档案局开展“机关效能三治”活动动员大会，对开展“机关效能三治”活动进行总体安排部署。重点通过学习《新发

[2007]1号文件》等有关文件进一步统一思想、提高认识、形成合力，为开展“机关效能”活动打下坚实的思想基础。

第二阶段：自查自纠阶段。本阶段的主要任务是：结合档案工作实际，通过自身找、群众提、认真查找问题。要坚持存在什么问题就查找什么问题，什么问题突出就解决什么 1

问题，重点解决以下几个方面的问题：一是解决“办事难”问题。严格执行《行政许可法》，严格依照法定程序实施行政许可；推进电子政务建设，提高以公众的服务能力；优化服务质量，进一步完善便民利民服务措施。二是解决“行为不规范”问题，进一步明确岗位职责范围，做到岗位职责明确、过程控制严密；完善监督管理机制，从而使公务人员的从政行为得到有效约束；加强诚信建设，使诚信成为公务人员共同价值取向和得为规范。三是解决“素质不高”问题。深入开展科学发展观、正确政绩观教育，打牢求真务实思想基础；积极创建学习型机关，着力解决目前干部队伍中存在的知识储备不足，创新意识欠缺、执行能力不强等问题；鼓励干部通过多种途径自学，提高知识层次，增强工作能力。四是解决“作风不实”的问题。制定严格的机关干部日常行为规范，严肃工作纪律，并强化检查落实；制定可操作性强的绩效考核标准，定期对机关干部进行全面考核；结果公开。五是解决“效率低下”问题。六是解决“执法不严”问题。进一步加强对行政执法人员的学法、懂法、用法培训力度，善于用法律手段管理经济、文化和社会事务，能够依法妥善处理各种活动。七是解决“迎来送往”问题。严格遵守领导干部下基层的有关规定，做到轻车简从。

第三阶段：建章立制阶段。本阶段主要任务是：按照查、纠、建相结合的要求，针对自查发现的问题，重点建立和完

善岗位责任制、AB岗工作制等内部管理方面的制度和规定，首问责任制、服务承诺制等服务方面的制度和规定，建立绩效考核制度、失职追究制等制度和规定。同时进一步完善学习、会议、纪律等基础性工作制度。

第四阶段：总结提高阶段。本阶段的主要任务是：对活动开展情况进行认真总结，找出好的经验和做法，找出差距和不足，为下一开展机关效能建设活动积累经验。

二、组织领导和要求

（一）加强组织领导。成立机关效能建设联系会议办公室。主要职责是：组织本局“机关效能三治”活动的开展，安排部署各阶段的工作任务；研究解决全市“机关效能”活动中遇到的问题；总结推广开展“机关效能三治”活动的好经验和好做法。

（二）强化督导检查。通过组织问卷调查、开展听证质询等形式，广泛征求群众意见，接受社会监督，注意发现和解决活动中存在的共性和个性问题，并加以整改落实

（三）严肃工作纪律。要认真受理群众投诉，切实做到“事事有回音，件件有着落”；对违反有关法律法规、政策规章和工作以及不作为、乱作为等行为，要依据《河北省影响机关效能行为责任追究办法（试行）》进行责任追究；对影响“机关效能”的案件，要严格按照“一次查实下岗”的要求严肃处理，决不姑息迁就，对于典型案件要公开曝光，用让基层和群众看得见、感觉得到的实际成果取信于民，树立档案新形象。

新乐档案局

机关档案的建设 第5篇

1 对机关档案信息化建设的认识问题

什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?我相信很多人对此并不是很了解, 大家对于机关档案的理解一般都是停留在以前的基础上, 所以大多数人对档案的信息化究竟是什么并不是很清楚, 心中并没有一个准确的定义。但是这早已经是一个信息化的时代, 所以人们对于机关档案信息化的认识是很关键的。

我认为机关档案信息化就是是指运用信息技术提高机关档案工作现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中机关档案管理与档案服务的基本框架与基本方法, 实现档案信息的社会化服务。所以只有认识了, 才能更好的理解, 进而才能在理解的基础上更快更好的完成机关档案信息化的建设。

2 档案信息化应遵循的原则问题

当前迅猛发展的信息社会下, 档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。机关档案信息化建设是机关档案工作在网络时代的必由之路, 是深化机关档案社会化服务的必然要求。然而机关档案的信息化建设是一个巨大的“工程”, 所以我们不能盲目的去做, 而是要有条理的, 有依据, 有参考的去做。所以原则在这个时候就显得尤为重要。

第一点是文档一体化, 这是机关档案信息化建设的前提。这就要求机关档案建设的工作人员要有足够的信心和精力把信息化纳入到办公自动化的总格局之中。不仅如此, 也要求档案人员积极介入此项工作中, 提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。第二点是归档双轨制, 是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用, 但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计, 在较长的时期内, 纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求, 电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。所以在建设电子档案的过程中, 一定不能喜新厌旧, 而是必须把纸质文件一同归档, 这样才能有备无患, 真正做到为民服务。第三点是坚持协作原则。机关档案信息化建设包含基础设施、数据库以及管理规范等方面的建设, 在资金、设备、技术和人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案室来说, 独立完成这些项目存在相当大的难度, 这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此, 只有坚持协作的原则, 加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合, 主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。在这个过程中, 各部门之间的人员必须加强合作, 每个人都应该有协作的意识, 这样才能更快更好更准确的把机关档案信息化的建设完成。

3 加强机关档案信息化建设的组织的问题

任何一项繁重的工作都离不开组织的领导与指导, 所以在机关档案信息化建设的过程中一定不能忽略了相关部门和机构的组织和领导。

有一个系统的组织和指导, 可以加强档案制度建设工作, 健全机关档案制度体系, 确保机关档案管理工作所涉及的各方面都有法可依。加强档案制度的编写工作, 提高企业档案制度的可操作性, 是推进机关业档案信息化建设的有力保障。随着社会的发展和人类的进步, 电子文件的管理越来也负责、信息的存储也越来也繁重, 所以这些都需要制度建设走在前面, 才能系统的搞好建设工作。

4 建设中的保密问题

机关档案工作是整个档案工作的基础, 而做好机关档案的保密工作更是工作的重中之重。特别是在办公自动化迅速发展和普及的今天, 如何做好机关档案信息化的保密工作的确是一个重要课题。

机关档案包含着各种执行代议机关制定的法律和决定, 管理国家内政、外交、军事等方面的行政事务文件等, 所以它显然有很大的重要性, 所以保密工作一定要做好。然而, 怎样才能做好信息化机关档案的保密工作呢, 尤其是在机关档案信息化建设的过程中, 工作人员应该怎样做好这个问题, 才能确保机关档案的绝对安全?这的确值得探讨。

与传统型涉密类档案保密工作相比, 电子信息档案保密工作有其特殊之处, 一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。虽然电子信息档案保存管理相对方便, 但是在保密工作上却比传统档案要困难的多, 由于电子信息技术自身特点, 涉密类档案一旦泄密, 其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后, 其损失难以在短时间内弥补。所以在保密工作上一定要做到以下几点:对于机关档案信息化建设过程中的参与人员, 一定要自觉遵守党和国家的保密规定, 杜绝发生失泄密事故。建立完善的电子档案查询使用制度, 用制度化的方式确保涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行。要在传统管理制度的基础上, 结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。

要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面, 要采取相应的防火防水措施, 保证硬件安全, 另一方面, 要及时做好相应备份, 防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作, 其根本出发点都是为经济社会发展提供资料性服务。利用电子信息技术进行涉密性档案管理, 其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说, 服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。

5 结论

机关档案信息化建设的过程是漫长而又艰辛的, 当然这也是现代信息时代发展的必然要求, 所以参与机关档案信息化建设的人员一定要注意这些问题, 首先要加强对机关档案信息化建设的认识问题, 其次要档案信息化应遵循的诸多原则, 然后还要加强协作意识, 听从组织的领导与指挥, 在信息化建设的过程中做好保密工作, 把机关档案信息化的建设真正的放在心上, 用自己的热情与真心, 仔细的把这项工作完成。

摘要：传统的机关档案都是以纸张的形式存在的, 然而由于纸张的耐久性原因, 所以纸质档案越来越被简洁方便系统的电子档案所取代, 所以现在对于机关档案信息化建设的问题就越来越引起人们的注意。

关键词：机关,档案,信息化

参考文献

[1]杨公之.档案信息化建设导论[J].中国档案出版社, 2001 (8) .

加强机关档案信息化建设之策略 第6篇

一、实现机关档案信息化与机关信息化同步推进

各级机关要充分认识机关档案信息化工作的重要意义, 加强领导、统一规划, 加大对机关档案信息化工作的资金投入力度, 切实保障机关档案信息化工作所需要的人力、物力和财力, 切实负起责任, 及时协调解决机关档案信息化建设中遇到的困难和问题, 稳步推进机关档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设协调发展, 围绕机关信息化工作中心抓机关档案信息化工作, 实现机关档案信息化与机关信息化同步。机关信息化的迫切要求及快速发展, 对机关档案管理提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前, 在机关信息化建设过程中, 机关档案管理人员要知难而上, 积极参与机关信息化建设, 使机关档案信息化成为机关信息化的一个重要组成部分, 使机关档案信息化与机关信息化有机结合, 同步发展。

二、建立健全机关档案信息化管理的规章制度

档案信息化建设要坚持规范性原则, 统一制度、统一标准、统一规范, 使电子文件的归档, 传统载体档案的数字化, 数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现规范化、制度化。通过建立科学的、合理的、符合单位实际和特点的制度, 制定可操作性强、便于更新的操作规程, 形成约束力强、人性化的执行体系, 进一步明晰各种责任关系, 这对加快机关档案信息化建设至关重要。机关档案部门应根据相关法规制定适应机关档案信息化建设的档案管理制度, 一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范, 细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施, 特别对电子文件和电子档案, 确保电子档案的安全性与完整性;三是统一档案管理标准。档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等, 它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准, 档案数据库中的信息资源就无法建立;如果各档案部门不按统一的标准去做, 各搞一套, 自成体系, 那么信息网络就无法畅通, 资源共享也就难以实现。

三、完善机关档案信息化建设的基础设施

完备的硬件设备和软件系统的支持是改善机关档案信息化建设所需要的物质保证。要提高机关档案现代化管理水平, 必须要有完备的硬件设备和软件系统的支持, 必须要配备相适应的高性能服务器、电脑、通信网络等设备, 才能运用先进的管理系统提高机关档案工作现代化水平。应用系统管理软件是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。机关应根据机关档案信息化建设的需要, 配备必要的设施设备。机关集中管理电子文件的机构或部门, 应当具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。实现档案信息网络化服务, 从开发的效率、成本、速度、时间和今后的使用维护来讲, 都应采用统一的开发平台, 用统一标准开发系统管理软件, 这样才有利于信息交流和资源共享。因此, 应依靠上级档案行政管理部门有关科研院所的技术力量和社会力量, 采用先进、适用、可靠的档案管理软件, 来建立具有实用、简捷、安全、高效的系统, 使其符合纸质档案和电子文件管理标准、规范要求, 与机关业务系统有机衔接, 为档案信息采集、交换、资源共享创造条件, 以实现档案信息的传输、交换和资源共享。

四、做好机关室藏档案的数字化加工

机关要积极开展传统载体档案信息资源的数字化工作, 扩大数字档案信息资源总量, 充分发挥机关档案部门综合管理的优势, 整合各类机关档案信息资源, 并逐步实现各部门档案信息的数字化。各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作, 尊重机关档案管理工作的科学规律, 扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作, 夯实机关档案数字化基础。具备条件的机关要加强纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》和缩微、录音、录像、照片等档案数字化规范对纸质档案、录音、录像、照片档案进行数字化, 逐步建立机关档案全文数据库和机关档案多媒体数据库。在向档案馆移交纸质及其他载体档案时, 应同时移交符合规范标准的数字化档案。

五、构建科学的机关档案信息安全保障体系

浅议机关兼职档案工作人员队伍建设 第7篇

一、机关档案管理工作及兼职档案员的现状及问题

(一) 机关单位之间档案管理水平良莠不齐。1.基础水平不同。目前, 我市市级机关之间档案工作基础有差异, 有的单位建立健全了一整套档案管理规章制度和具体细则要求, 档案管理工作基础扎实, 实体档案、数字档案和档案室建设已具备一定的水准;有的单位档案工作有一定基础, 但实体档案收集、利用等方面还不够完善, 数字化档案缺失等等, 档案室建设不够规范, 处于这类中等状态的单位占绝大对数;有的单位则是实体档案建设和管理都不规范, 档案工作基础相对以上两种较为薄弱, 没有人、物和档案整理的充分必要保证, 与规范要求差距甚大。2.重视程度不够。由于我市市级机关对兼职档案员的编制、配备、工作职责等没有明确的规定, 编制、体制不完善, 使得兼职档案员的建设及其个人权益没有政策依据。很多单位的领导对档案工作的重要性认识不足、重视不够, 日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持, 把档案工作作为一项辅助性工作, 没有纳入日常工作来统筹安排, 简单地认为只要把零散材料收集起来, 能查询到就可以了, 对兼职档案员在人事安排上没有全面、长远的统筹规划, 对其政治和业务素质没有很高的要求。3.管理要求不高。档案管理工作是一项政策与专业、技术要求都很高的工作, 但有的单位档案工作制度不健全、管理不规范, 软硬件设施条件不到位, 即便有的单位有制度, 档案业务工作归口于机关办公室, 专兼职档案人员落实不到位, 工作职责不明确, 档案管理基本处于瘫痪、半瘫痪状态。有的单位档案平时疏于管理, 应对检查敷衍了事, 有的临时花钱雇人上门整理档案, 而本单位又无人参与, 档案进入柜后不会查阅和利用, 保存和保管也产生了一系列问题。

(二) 兼职档案工作人员之间业务素质参差不齐。1.兼职不定。部分党政机关中由于人员编制限制, 管理档案工作的人员一般是兼职的, 而兼职的档案工作人员兼职过多, 有的是文书、有的是会计、有的是打字员, 有的甚至身兼数职, 例如我个人就是文件资料收发、档案管理、文员打字等几个岗位兼职在做。工作的繁忙使得处理文件时间较少, 参加档案局 (馆) 组织的档案业务培训时间也有限, 在5月份的全市进馆单位档案业务培训班中, 很多去参加学习的档案员因为是兼职的, 学习时间得不到保证, 有的报个到就被领导叫回去做其他工作了。由于兼职任务过多、日常工作繁忙, 难以专心搞好档案工作, 大部分是以做好本职工作为主, 无法面面顾及, 导致一些重要文件、资料被流失、被简化。2.意识不强。档案工作是一项重要且耐得住寂寞的工作, 需要兼职档案员有强烈的敬业精神, 现实情况是市级机关中大部分兼职档案员非本专业出身, 队伍素质总体偏低, 缺乏专业知识和实际技能, 长期以来未在思想上形成足够的认识和重视, 档案意识不强, 加上兼职岗位流动性大, 好不容易培训上岗不久就换岗了。平时开展档案工作较为被动, 积极性不高, 在业务上没有知识更新的主动性与自觉性, 存在问题无法查证, 有时对档案工作还要搞突击, 严重影响档案工作的顺利开展, 工作无成效, 档案作用显现不出, 更加得不到领导的认可和重视。长此以往, 档案工作一直处于边缘化, 更谈不上档案的使用和利用。3.业务不精。兼职档案员在文化知识机构、年龄结构层次上有差别, 我市市级机关兼职档案员中, 大专以上学历占绝大多数, 虽有参加上岗教育、继续教育的培训, 但取得档案专业职称的人员屈指可数。他们对档案管理的政策、原则和方法欠系统学习, 只是简单了解资料收集、整理、保存的基本知识, 在对编研的技能、专项资料、文件和数据进行编辑处理的信息化技术等方面业务不精, 无法正确鉴定档案价值, 让有价值的资料遗漏, 使得这支队伍在数量上虽能充其数, 但在质量上还不能适应当前档案工作的开展, 影响档案工作的质量, 造成档案资源的损失。

二、加强机关兼职档案员队伍建设的措施及方法

(一) 加强制度建设, 营造良好的工作环境。1.积极宣传, 增强全员档案意识。通过开展形式多样的档案宣传教育活动, 扩大档案工作的影响力, 把兼职档案员和立卷单位分管领导作为档案法普法宣传的重点对象, 增强全员的档案意识和档案法制观念, 使《档案法》《工作条例》等更加深入人心。要积极争取领导重视和支持, 切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围, 摆上议事日程, 定期听取档案工作的汇报, 及时分析、研究、解决档案工作中遇到的问题, 并把档案工作列入本部门年度考核范围。同时, 做好兼职档案员的思想稳定工作, 解决他们的实际问题, 为其提供良好的发展平台, 使他们能安心本职工作, 营造一个良好的档案工作法制环境。2. 分类指导, 改进机关档案工作现状。根据各个市级机关单位的档案工作和兼职档案员水平进行分类指导与督促, 把档案意识不强、不重视档案工作的单位作为难点, 把兼职档案员工作中存在的急需解决的问题作为热点, 切实解决档案工作面临的具体问题。采取以点带面进行分期、分批指导, 制订适合各单位档案管理的分类方案以及归档和不归档范围, 改变兼职档案员在实际操作中无据可依、缺乏统一标准的状况。加强档案室基础设施投入, 改善档案保管条件, 使水平较高的市级机关单位能巩固发展档案目标管理成果, 水平一般的继续提高档案室和实体档案的建设水平, 基础水平较为薄弱的争取迎头赶上, 真正使这些单位的档案工作在原有基础上都能更上新台阶。3.以人为本, 保障兼职档案员工作时效性。档案管理部门要理解兼职档案员的工作特点, 在工作安排上给予一定的提前量和预先安排。例如档案局先发检查档案工作的书面预备通知, 对兼职档案员的工作任务和工作目标提出明确要求, 并争取相关部门领导的支持配合, 确定具体检查时间、档案工作范围和相关单位后再发出正式通知。这样一来, 在工作和检查时间上有了一定的提前量和明确任务, 兼职档案员可以根据自己的时间来安排自己的本职和兼职工作, 从而对兼职档案工作的任务和完成时间上也做到了心中有数, 真正从制度改革上发挥兼职档案人员的作用, 使档案工作进一步标准化。

(二) 建立健全机制, 提升兼职档案员队伍素质。1.增强理念, 加强档案员自身素质培养。档案工作是一项服务性工作, 需要兼职档案员有强烈的敬业精神和良好的工作作风, 勤勤恳恳, 默默无闻, 还必须严格遵守档案法律法规, 只有热爱档案工作才能全身心投入工作中。兼职档案员所在单位及档案部门应通过各种形式对他们进行思想政治、职业道德教育, 让他们认识到自身工作的重要性、价值和意义, 培养他们对档案工作的责任心、事业心, 调动其工作积极性, 由被动工作转变为主动服务。鼓励兼职档案员参加专业技术职称的申报, 组织他们参加继续教育、计算机职称和外语职称的考试, 为他们的专业论文、课题研究提供发表和交流的机会, 对符合档案专业技术资格申报条件的予以职称晋升。2.集中培训, 提高兼职档案员知识水平。档案业务部门应把兼职档案员培训工作纳入全年计划, 制定切实可行的培训方式和方法, 除每年全市各级部门单位的继续教育培训外, 也要对兼职党员进行分期、分行、有针对、有目的性的业务培训。根据不同层次不同需求按需施教, 注重实效, 适当减少纯理论知识的介绍, 进行档案管理的基本技能、实际操作方法、文书、会计、实物等不同门类的档案培训、讲解, 改变过去上课灌输、照本宣科的讲课方法, 采用“先教学后实验”的方式, 即通过大量的实例让兼职档案员有概念性的认识, 再通过现场进行模拟立卷的练习, 使兼职档案员尽快掌握档案整理归档工作流程, 熟悉档案业务, 做好档案收集及管理工作, 完善归档档案的内容, 让他们的专业基础知识和业务技能都能满足新时期档案工作的发展趋势。3.开展交流, 共同提高档案管理水平。由档案管理部门牵头, 定期组织档案员进行经验交流活动, 适时举办专兼职档案员联谊, 到兄弟城市、单位档案馆 (室) 参观学习, 让档案员“交流学习走出去、先进经验带进来”, 加强专兼职人员的沟通和联系, 取长补短, 增进彼此的交流和合作, 相互促进, 使他们在工作交流中共同提高档案管理水平。在经验交流的基础上, 树立先进典型, 推广先进经验, 使兼职档案员有榜样可学习、有经验可借鉴。根据实际工作的情况, 设立工作绩效奖励机制, 表彰奖励先进, 给予重视档案工作的部门和优秀兼职档案员适当物质和精神奖励, 从而调动兼职档案员的积极性, 增强他们对档案工作的责任心和使命感, 更好地为档案事业而勤奋刻苦工作。

摘要：机关兼职档案工作人员的队伍建设亟待提升, 如何加强队伍素质建设, 发挥他们的作用是档案工作要研究和探讨的一个问题。

关键词：机关档案,兼职档案员,队伍建设

参考文献

[1]常州市档案局 (馆) .关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见.常用档案工作手册[S], 2015 (5) 41.

[2]常州市档案局 (馆) .机关档案工作条例, 常用档案工作手册[S], 2015 (5) :94.

[3]何屹.档案管理实务[M].北京大学出版社, 2010 (9) .

[4]金波, 于英香.新趋势新思维新途径——数字时代的档案工作[C].世界图书出版公司, 2013 (10) .

[5]张立军.全面提升兼职档案员队伍素质迫在眉睫[J].黑龙江史志, 2012 (08) .

浅议机关事业单位档案管理队伍建设 第8篇

关键词：机关事业单位,档案管理队伍,建设

1 档案管理

1.1 工作特点

机关事业单位人事档案管理工作强度很大, 档案后续保管严密, 需要进行层层审批, 服务于国家与党的建设, 应该受到高度重视, 在实际工作和调研过程中逐步发现问题并予以有效解决, 实现机关事业单位档案管理工作的现代化, 提高档案管理工作有效性。

1.2 存在的不足

1.2.1 缺乏认识。

档案管理工作自身性质决定了工作内容的零碎松散, 是一项需要长期开展的维护性工作, 没有明显的业绩体现, 因此很多机关事业单位领导、职工都对档案管理工作缺乏认识, 将档案管理工作理解为简单的记录、整理和归档, 没有在正常机关议事日程中纳入档案管理工作, 对档案管理工作不够重视, 存在态度上的松懈, 机关单位对档案管理工作的重要性缺乏认识, 打击了档案管理工作人员工作积极性, 档案管理制度形同虚设, 人事档案管理效率低下, 档案服务水平不高。

1.2.2 档案管理手段落后。

长期以来, 机关事业单位都推行无纸化办公, 但是落实程度不高, 纸质材料信息化难度比较大, 而且一些工作人员思维僵化, 将档案管理工作的信息化理解为转变档案为电子版, 对信息化的概念理解不够深入, 同时机关事业单位档案有保密性要求, 对档案信息化管理管理平台安全性能要求比较严格, 现有档案管理信息化平台难以满足需求。

2 机关事业单位档案管理队伍建设策略

2.1 提高重视

机关事业单位领导和职工全员都应该充分认识到档案管理工作对机关事业单位建设发展的重要作用, 从领导层开始加强重视, 将档案管理工作纳入日常议事日程, 并积极组建监督小组, 定期审察档案管理工作和岗位人员, 积极推动建设绩效考核体制, 充分调动档案管理工作人员的积极性和责任心。还要适当增加档案管理资金投入力度, 这是高质量档案管理工作开展的前提条件, 机关事业单位需要根据单位档案管理工作实际和需求情况设置必要的设备设施, 包括档案柜、档案馆、电脑软件和空调等, 从而有效促进档案资源的开发利用, 同时还要加强档案管理相关设备的维护工作, 创造稳定安全的档案管理保管条件。

2.2 加强员工培训

机关事业单位档案管理工作专业性和政治性很强, 因此选拔人才需要重点考虑个人综合素质与政治素养, 挑选优秀的党员或者优秀干部组织开展人事档案工作, 同时积极开展针对档案工作人员的业务培训, 积极组织自学、走访、集中授课和业务培训班, 通过多种学习交流方式来全面提升档案管理工作人员业务水平和综合素养。

机关事业单位档案普遍存在知识老化、缺乏新技术的情况, 对档案工作人员进行再教育是十分必要的, 要结合工作需求与档案管理工作的发展趋势, 根据员工的层次、需求开展继续教育, 保证培训教育的有效性, 为员工提供学习技能, 开拓视野、转变观念的机会。

2.3 积极宣传

为了创造更好的机关事业单位档案管理工作环境, 需要加强宣传, 树立全员档案意识, 组织开展各种形式的宣传活动, 使档案管理工作深入人心, 尤其是兼职档案员与立卷单位分管领导, 是档案普法宣传的重要工作对象, 通过积极宣传, 让工作人员更加深刻理解《档案法》和《工作条例》。机关单位领导要对档案管理工作高度重视, 听取档案工作汇报, 对档案工作中遇到的问题进行积极分析、研究, 并将档案管理工作列入年度考核范围中。与此同时, 对于兼职档案员, 需要设身处地为其着想, 解决他们关注的核心问题, 让他们能够保持思想稳定健康, 从而做好本职工作。除此之外, 还要结合各级机关和事业单位工作现状, 进行分类监督指导, 分期分批指导, 解决实际问题, 明确档案员实际操作标准, 而在具体工作中, 档案管理部门要遵循档案员工作特点, 安排工作给予一定提前量, 让员工能够根据自身工作计划来安排工作, 对任务完成做到心中有数, 有条不紊。

结束语

机关事业单位档案管理工作是机关事业单位办公室工作的关键组成部分, 档案管理人员综合素质、专业技能对档案管理工作质量有直接的影响, 加强机关事业单位档案管理队伍建设十分必要。

参考文献

[1]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案, 2015 (12) .

机关档案应加强对照片档案的管理 第9篇

一、重视照片档案的收集工作

只有重视并认真做好照片档案的收集工作, 把应当归档的照片、底片、数码照片以及文字说明材料齐全完整地收集起来, 并进行必要的科学加工整理和安全的技术保护。照片档案的收集工作大体包括:

(一) 开展业务培训。

根据目前机关档案室对照片档案的管理情况重点加强对照片档案的管理情况, 重点应加强三个方面的培训工作。一是熟练掌握《照片档案管理规范》的培训, 使档案管理人员首先精通照片档案的管理业务。二是进行照片档案保护技术的培训, 以便使所管照片档案能得到安全、长期、保质的开发利用。

(二) 搞好收集与接收工作。

档案人员应改变以往那种坐等思想, 在主动及时了解本单位动态和信息, 加强与本单位各部门特别是信息灵通部门的沟通与联系的同时, 与时俱进, 努力提高自身综合素质和和现代化管理水平, 主动提前介入指导。一是档案室向本机关各部门的有关领导即工作人员接收反映本机关主要的职能活动, 反映机关历史面貌, 有保存利用价值的照片。二是档案室向下属基层单位接收的有关照片档案。三是本机关档案室向与本机关关系密切, 交往频繁的有关单位的有关部门或有关人员收集有关的照片。同时要向拍摄者主动提出照片档案的具体拍摄要求, 及时进行照片的收集归档整理工作。

二、认真整理收集到的照片档案

照片档案的整理应以有利于保持照片之间的有机联系、有利于保管、便于向利用者提供服务的原则。

(一) 要及时编写好照片及文字说明。对收集到的照片档案必须认真仔细地检查其归档要求的每个项目是否齐全完整, 对于没有文字说明或不太齐全完整的照片, 必须及时进行调查、询问或考证, 然后便写出较为详细的说明文字。

(二) 编制内容准确、主题突出、文字简练的照片档案目录卡片, 主要包括以下几个方面:事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者、照片来源、类别、保管期限、照片号等。

(三) 准确编制照片档案目录。为了查找利用时的方便, 应当对按要求整理并分装好的照片档案进行“造册登记”。目录的编写, 应以单张照片或一组密切联系的照片为单位进行, 其内容主要包括顺序号、拍摄者、事由、拍摄时间、照片号、保管期限、备注等。卷内目录的每一张照片的填写格式要正确统一, 项目齐全, 并能准确揭示照片内容, 反映整理情况, 方便查阅使用;在备考表中将不能在卷内目录中揭示清楚的部分内容加以详细说明, 以方便照片档案的保管和利用。

三、科学地保管好照片档案

由于照片档案制成材料具有较大的特殊性, 必须使档案管理具有一定的科学性。

(一) 尽量创造保管照片档案的有利条件。

由于机关档案室不是专业档案管理部门, 照片档案的数量不一定很大, 再加上大多数机关的照片档案和文书、会计或其他专业档案一起存放, 这就给照片档案的保管和保护带来了不便, 因此, 为确保照片档案的安全完整, 我们可以按照照片入册、相册装盒、照片档案盒入柜的办法保存, 使档案库室内的日温差幅度不超过4℃, 日温差幅度不大于10%。并对彩色照片进行色彩加固保养的特殊处理, 以保持其彩色的真实性和长久性。

(二) 对利用频繁和比较珍贵的照片档案应采用二套制的管理办法。

为确保重要照片档案的安全、耐用及其效果, 防止因经常查用造成的污染、磨损毁坏和丢失, 可将这部分照片及底片的原件重点保护, 而用复制件作为平常提供利用的样片。

四、大力开发照片档案的信息资源, 搞好提供利用的服务工作。

照片档案的提供服务方式, 必须根据它的主要服务对象和收藏档案的具体情况来确定, 但就一个机关档案室来说, 提供服务的方式和要求就相对地简单了, 其主要有:

(一) 直接提供。

机关档案室可根据用户需要和本身保管的照片档案情况, 直接向服务对象提供照片或 (数码) 底片, 这样既提高了服务效率, 又减少了服务环节中的投资, 也容易收到较好的利用效果。

(二) 专题服务。

把所保管的照片档案按照一定的主题 (专业、内容) 组织编排成一定的专题性内容, 以便在工作中为一些特殊用户提供全方位、多层次、集中性的照片档案信息服务, 以满足某一领域的服务需求, 收到良好的服务与利用效果。

(三) 严格办理查借阅登记手续。