办公文档范文

办公文档范文（精选10篇）

办公文档 第1篇

如果WORD文件受到损坏, 用户可能无法正常打开, 或是即使能够打开, 也无法正常编辑阅读。遇到这种情况, 该如何进行WORD文档快速的修复呢。本文就针对这一问题, 针对几种具体情况谈一谈自己的见解与思路。

1 寻找丢失的Word文档

1.1 使用Word自带的自动恢复功能修复Word文档

当Word文档受损时, 利用Word自身的自动恢复功能, 通常可将损坏文档修复到最后一次保存的状态。不过这个功能是利用Word自动保存的方式实现的, 因此如果要减少损失, 就要在Word中将“自动保存时间间隔”由10分钟修改为5分种或更短时间。

1.2 手动打开恢复文件修复Word文档

如果在打开受损文档时, 没有看到Word的自动恢复功能, 那么也可尝试进行手工恢复。在windows2000或windows XP中, 恢复文件保存在C:Documents and Settings当前系统用户帐户Application DataMicrosoftWord文件夹中, 每个自动恢复文件都以“‘自动恢复’保存XX.asd”命名, 在未出故障前, 其扩展名为.asd, 它是一个自动恢复文件;出故障后, 其扩展名变为为.wbk, 此时只要找到对应目录下并以“打开并修复”的方式打开该.asd, 然后另存修复完成的Word文件即可。不过事先需要在“文件夹选项”中设置“显示所有文件和文件夹”项, 才能看到以上的相关路径。

2 修复不能打开的Word文档

2.1 使用“打开并修复”命令修复Word文档。

Word文档不能打开时, 有可能是Word文档出错了, 所以, 我们可以改变打开的方式, 并使用Word自带的修复功有进行修复。其操作步骤如下:

步骤1:启动Word程序, 单击工具栏上的【打开】按钮, 会出现“打开”对话框。

步骤2:在“打开”对话框中, 选中要修复的Word文档→单击【打开】按钮右侧的三角箭头, 并单击“打开并修复”命令, 此时, Word会对错误进行修复, 若修复成功会提示用户保存修复结果。

2.2 禁止自动宏的运行来修复

有些Word文档在打开时会自动运行宏代码, 如果宏中有错误的话, 文档就不能被打开, 所以, 要打开这类文档必须禁止宏的运行。其操作步骤如下:

步骤1:选中损坏的文档。

步骤2:按住Shift键的同时双击该文档, 在打开的情况下将该文件另存一份即可。

2.3 创建新的Normal模板

Word默认信息存储在Normal.dot模板文件中, 如果该模板文件损坏可能会引起文档无法打开等问题, 所以, 可以通过新建一个Normal.dot模板文件来解决该问题。其步骤如下:

步骤1:关闭Word程序。

步骤2:通过Windows中的“搜索”功能找到所有的Normal.dot文件, 删除它们。

步骤3:重新启动Word程序, 由于找不到共用模板, Word程序就会自动创建一个新的Normal.dotm模板文件, 损坏的Word文档也就可以正常打开。

如果受损文档根本不能打开, 那么可试着将受损文档插入到新文档中进行开启。方法很简单, 新建一个空白文档, 然后点击“插入→文件”, 接着在弹出的窗口中找到受损文档, 最后点击“插入”即可。

2.4 通过链接打开受损的文档

步骤1:新建一个空白文档, 然后输入“abcdefg”并保存。复制刚键入的文本内容, 再新建一个空白文档, 然后在空白文档中点击“编辑→选择性粘贴”, 接着在窗口中选中“带格式文本 (RTF) ”项, 并同时选中“粘贴链接”项后, 点击“确定”。

步骤2:在“编辑”菜单中点击“链接”, 然后在“链接”窗口中点击“更改源”, 接着在弹出的窗口中, 选中不能打开的文档并点击“打开”, 返回后点击“确定”;

步骤3:进行到此, 不能打开的文档中的内容将显示在新文档中, 现在打开“链接”窗口, 最后点击“断开链接”并确认即可。

2.5 通过写字板打开

Word不能打开主要是因为文件损坏, 可以利用写字板去除文件头, 然后再用Word打开。

步骤1:打开“开始→附件→写字板”, 然后点击“文件→打开”命令, 在“打开”窗口中设置“文件类型”为“Word for Windows (*.doc) ”, 接着选择不能打开的Word文档并确定。

步骤2:此时, 如果在写字板中出现了不能识别的二进制数据, 那么只要删除这些字符, 然后再将当前写字板文件另存为doc格式文件。最后, 使用Word打开经写字板保存的doc文件, 并在Word中另存该文件为Word文档即可。

3 Word文档中的乱码“起死回生”

3.1 使用文档格式法来修复损坏文档

这种方法的原理是将损坏的Word文档先转换为另外一种格式, 然后再将其转换成Word文档, 这对于打开后是乱码的Word文档恢复非常有效。

步骤1:在Word中打开受损文档, 然后依次点击“文件→另存为”, 并以“RTF格式 (*.rtf) ”格式保存受损文件。

步骤2:关闭受损文档, 然后打开刚才保存的RTF格式文件, 并以“Word文档 (*.doc) ”格式保存该RTF文件。

步骤3:关闭RTF文档, 打开转换后DOC文档即可修复。Word与RTF的相互转换将保留其原格式, 如果没有纠正文件损坏, 那么可以尝试与其它字处理格式进行相互转换, 例如先转换为纯文本格式 (*.txt) , 最后再转换回Word格式。

3.2 重设格式法

这种方法是将除最后一个段落标记以外的所有内容, 通过复制到一个新的Word文档中来实现的。因为Word的格式设置与最后一个段落标记有关, 这样在新文档中将重新应用所有丢失的节或样式的格式设置。

步骤1:打开受损Word文档, 然后按“Ctrl+End”, 这样将定位到最后一个段落标识, 接着再按“Ctrl+Shift+Home”, 这时将选中除最后一个段落标志以外的所有内容。

步骤2:复制选中的内容, 最后将其粘贴到一个新建的Word文档中即可。

如果文档中包含分节符, 那么只能复制分节符之间的文字, 不要复制和粘贴分节符, 因为这样可能会将损坏内容带入新文档中。为了避免在文档之间进行复制和粘贴操作时含有节符, 可在“视图”菜单上选择“普通”样式。

4 使用专门的修复软件 (AWR) 进行修复

Advanced Word Repair (AWR) 是一个功能强大的Word文档修复工具, 它使用先进的技术扫描被破坏的Word文档, 能最大可能地修复其中的数据, 将损失减到最小。利用AWR不仅修复一个文档还可以同时修复多个文档, 从而提高效率。

大部分文件损坏打不开的原因都与这些情况有关, 或者是进行了杀毒, 或者是安装了某个软件, 或者是运行了某个程序, 或者是遭遇黑客攻击等, 所以, 可以使用功能强大的Advanced Word Repair修复工具进行修复。其操作步骤如下:

步骤1:启动“Advanced Word Repair”程序, 选择好要修复的Word文档并设定修复后的文件修复后要保存的位置 (默认时与受损文档保存在相同位置, 且自动在文件名后加上“_fixed”) →单击【开始修复】按钮即开始修复。

步骤2:在修复时, AWR先读取文档中的“文本”数据, 然后再读取文档中的图片, 并且将图片放在文本后面。当修复完成后, 会出现“XX文件修复成功”的对话框, 并单击【确定】即可。

步骤3:打开修复后的文件, 可以看到原来文档的“格式”已经丢失。

步骤4:在修复后的文档中, 图片是以文件名的方式插入在文档的最后。

步骤5:双击其中一个文件, 即可在某个图片编辑软件中 (本机使用的是ACDSee程序) 打开该图片。

步骤6:在该编辑器中, 将图片另存为文件, 然后再插入到修复后的文档中并进行重新排版即可。

结束语

综上所述, 通过对日常使用中word文档可能出现的故障类别与现象, 采用相应的数据修复方法与步骤来快速地完成数据恢复。

参考文献

[1]段莉文.数据备份与灾难恢复, 自编教材, 2008.

办公文员面试文档 第2篇

或许在很多人眼中办公室文员就是份闲差事，其实不然，把办公室文员比喻成人的心脏在恰当不过了，一个企业一个项目的运作离不开办公室这颗心脏源源不断地换血输液。后勤管理、日常事务运作与维持、公司制度的监管执行为生产线提供坚实的基础保障。所以作为一名办公室文员应明确自己的岗位职责并且怀着热情积极的工作心态去投入到工作中才能事半功倍有所收获。

作为一名合格的办公室文员首先应明确其岗位职责与内容，其内容包括：

1.负责办公室的日常电话、访客、信访的接待工作。

2.完成会务安排、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要，以及拟写通用文章和一般工作报告。

3.文书档案收集、整理、归档和管理工作。

4.管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备，提倡节俭。

5.公司日用品的采购。

6.报销公司相关开支费用及公司邮寄费用。

7.负责公司公文、信件、邮件、报刊、杂志的分送。

8.做好办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

9.做好公司宣传专栏的组稿。

10.做好公司食堂费用支出、流水账目登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意见。

11.接受其它临时性工作，等等。办公室文员工作也许不如技术类般精细，但是繁琐的兴许不胜枚举，需要在岗人员的耐心和细心、持之以恒的本着服务心态做好本职工作。

其次，怀揣着勤奋肯吃苦的心并且能够急领导之心，眼中能够有集体荣誉的意识，才能真正的融入到自己所扮演的角色当中去。办公室兴许不需要过硬的技术支持，但这个岗位是一个熔炉，是一个展示自己做人做事的大舞台，是一个核心的领引方向者，作为公司制度政策的监督执行部门，桥接着生产中心、后勤保障，外宾接待展示公司形象的关键部门，所以文职更是引领的核心所在。

办公文档 第3篇

通常情况下，我们在Word中移动内容要么是用菜单命令，要么用键盘快捷方式，也可以用鼠标拖拽的方式。其中，鼠标拖拽的方法倒是挺方便，但是如果移动的距离比较远，尤其是当跨页的时候，很容易出问题。下面给大家介绍一个比较稳妥而方便的方法。

先选定文字，在你想把文字移动到的目标处，按住Ctrl键的同时，单击鼠标右键即可。

温馨提示：复制或移动操作说起来太简单了，但是，世界上许多简单而平凡的事情中往往蕴含着伟大。不要瞧不起简单和平凡，如果你能把简单而平凡的事情做得出人头地，你照样会令人刮目相看。本例的移动技巧恐怕普通电脑用户用得不多吧，但确实很好。你说呢？

用快捷键定义新快捷键

想不想快速给某个菜单命令或工具按钮指定一个你自己定义的快捷键？请看下面的技法：

同时按下Ctrl+Alt+“+”（数字小键盘上的加号键），这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮，便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。

温馨提示：如果你习惯于使用键盘进行工作，对于你经常要用到的菜单命令或工具按钮，给它们定义一个快捷键来方便操作是很有必要的。用上面介绍的这个方法来定义快捷键，会大大提高你的工作效率。

在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

选定段落用好三击鼠标

如果你要选定一个跨页排版的大段落，用鼠标拖动是不是感觉很不方便？其实，不用拖拽，只用点击就可选中。方法是：用鼠标左键连击三下要选定的段落，即可快速选定该段落。

温馨提示：虽然是简短的一个技巧，但对选定较长的段落十分有效，尤其当段落跨页的时候。不过用这个方法需要手快，如果手不够快，可以到控制面板里适当调整一下鼠标属性，把鼠标的灵敏度降低一些。

前呼后应请用窗口拆分

有时我们需要在一个长文档的不同部位进行复制等操作，需要前后对照处理，很不方便，如果我们将其分屏显示就好了：执行“窗口→拆分”命令，此时鼠标成上、下箭状的拆分状态，在页面上单击，即可将屏幕拆分成两部分，每一部分都有各自的滚动条，操作起来非常方便。如果不需要分屏显示，只要执行“窗口→取消拆分”命令即可。

温馨提示：还有一个分屏的妙法，那就是如果将鼠标移至竖起滚动条的顶部成拆分状态时双击，也可快速将屏幕拆分成两部分。

拼写检查只用单击右键

在编辑文档时，如果Word发现拼写错误，我们无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。

要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下Alt+F7组合键即可定位到下一个拼写错误的地方。

快速找到上次修改位置

处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或校对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。其实有一个快捷的方式可以帮助你找到迷失的自我，那就是Shift+F5快捷键，即在刚打开上次修改过的文档后，按下Shift键的同时，按下F5键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

温馨提示：存盘的Word文档中记录有键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。

标记目录域轻松建目录

在Word中通过设置样式、大纲级别和目录域的方法都可为你的文档创建目录。这里再为大家介绍一种用标记目录域的方法创建目录的方法。具体创建步骤介绍如下：

选中需要创建目录的文字，按下Alt+Shift+O组合键，弹出“标记目录项”对话框，其中有三个选项：目录项、目录项标识符和级别，为目录项选择相应的级别，然后点击“标记”按钮即可，此时在文字旁边会出现带隐藏符号的标记符（不会打印出来），用同样的方法再依次标记其他文字，完成后关闭“标记目录项”对话框。然后就可以通过“插入→引用→索引和目录”命令来创建目录了。

温馨提示：利用标记目录项来插入目录的好处在于，一篇文档可设置多个目录（只需将目录项标识符设置为不同），同时不用为文字设置样式。

尽管不用为文字设置样式在这里可以算作一个好处，但由于样式的作用不仅用来创建目录，还可以用于编号、一致性控制和引用等，故并不能因为有了目录项域的方法就放弃样式设置，更何况标题样式创建的目录是无需自定义的默认设置。

同样的双击 不同的效果

在使用Word进行文本编辑时，许多人都忽视了双击这一快捷的操作方式。下面向大家介绍在Word使用当中可以使用的一些双击技巧。

双击“工具栏”空白处，可弹出“自定义”对话框。

双击“垂直标尺”或“水平标尺”空白处，可弹出“页面设置”对话框。

双击水平标尺上的标记，可弹出“段落”对话框。

双击“滚动条”上方的拆分框，可将窗口拆分成两个窗口。

选中被复制的文本后，双击“格式刷”按钮，可进行连续的格式复制。

双击“状态条”空白处，可弹出“查找和替换”对话框。

双击“状态栏”工具栏的某个按钮和模式，可将其打开或关闭。

温馨提示：这么多的双击技巧你一次肯定用不完。那就请留意一下，别忘了在工作中及时应用。

快捷组合实现跨页复制

跨页复制用鼠标拖拽是不方便的，但跨页复制和移动内容的方法很多，除了大家都熟悉的Ctrl+C和Ctrl+V组合键复制的方法外，下面我们再介绍一个用快捷键复制或移动内容的方法。具体步骤为：

选择复制的文字内容，按下Shift+F2键，系统在状态栏中询问“复制到何处？”把插入点定位在需要插入副本的位置，按回车即可。

安全的办公文档管理模型探究 第4篇

自从计算机数据存储的产生之时起, 一直有一个重要的问题被诸多学者所关注, 那就是数据的安全;随着计算机应用的发展, 数据安全的具体体现方式也变的多样化;作为计算机对现代办公最为重要的一个方面, 文档办公过程中的数据安全也变成了计算机应用领域急需须解决的问题之一, 自从办公自动化的概念提出以来, 这一问题更在计算机数据安全问题中显得尤为重要, 无数的学者提出了多种办公文档安全管理解决方案;其中不乏优秀者, 但由于办公环境的多样化, 以及为了经济利益而进行的各自为政式的开发, 使得多系统间协同办公的安全性问题变得越来越难以处理。

虽然这一课题的研究存在着多种障碍, 但是如果这一问题不解决, 则计算机辅助办公的前景堪忧。

2 系统可行性分析

技术上的可行, 若要实现文档数据安全, 其最主要要解决的问题在于如何可以使如Word或Excel等商业性办公软件放弃磁盘文件而在数据库中存储数据;而Word或Exce是支持OLE自动化的, 而其本身即是OLE管理端也是OLE用户端, 也就是说他本身是一个纯粹的OLE对象, 针对于以上事实我们可以将其通过OLE自动化嵌入的方式植入我们自己的系统, 实现对Word及Excel的 (内存-数据库) 操作将可能成为现实。根据以上分析认为该系统在技术上完全可以通过以上技术和软件来实现的, 故技术上是可行的。

经济上的可行, ODS是一款超轻型的系统, 其整个解决方案的部署仅需要不超过1MB的磁盘空间;其采用的数据库管理系统db4o不但是完全免费的第4代数据库管理系统, 其在性能上更是优越, 它就像一个开源系统一样, 可以实现零成本运营, 所以在经济上更具有完好的可行性。

3 系统的总体设计

3.1 总体设计的任务和设计原则

从系统开发的角度出发要完成两个首要设计任务;其一、针对系统分析中所制定的系统模型按部署和功能设计用户操作接口 (图形化用户界面) ;其二、将系统分割成层次结构, 使每一部分完成简单的功能并且各个部分之间又保持一定的关系, 使系统详细设计与开发阶段可以基于这个功能的层次结构把各个部分组合起来成为系统。

3.2 用户图形化操作接口设计

根据系统分析中得出的部署模型, 解决方案中一共包含4个项目, 分别为数据交换协议、文档管理器、数据服务器和分发控制器。其中数据交换协议为动态链接库项目, 内部不包含用户接口;服务器是后台程序对外只有任务栏通知菜单没有用户接口;分发控制器中有一个外置的查看器与编辑器合一的用户接口 (Editer) 。

4 系统开发的相关技术

4.1 db4o介绍

db4o是一个开源的纯面向对象数据库引擎, 对于Java与.NET开发者来说都是一个简单易用的对象持久化工具, 使用简单。

4.2 开发语言C#

C#是微软公司发布的一种面向对象的、运行于.NET Framework之上的高级程序设计语言。C#看起来与JAVA有着惊人的相似;它包括了诸如单一继承、接口、与JAVA几乎同样的语法和编译成中间代码再运行的过程。但是C#与JAVA有着明显的不同, 它借鉴了DELPHI的一个特点, 与COM (组件对象模型) 是直接集成的, 而且它是微软公司.NET Windows网络框架的主角。

4.3 Linq

语言集成查询 (LINQ) 是Visual Studio2008中的一组功能, 可为C#和Visual Basic语言语法提供强大的查询功能。LINQ引入了标准的、易于学习的查询和更新数据模式, 可以对其技术进行扩展以支持几乎任何类型的数据存储。

5 结论

从系统的研究和实践工程的实现效果来看, 系统不但已经满足预期设计的研究和实践任务, 还在现实意义的指导下对原始方案进行了系统性的完善和性能优化。本次研究工作实践的产品 (办公文档安全管理系统:ODS) 不但具有最先进的办公文档安全管理机制, 而且更具有其它现行同类系统无法提供的诸多优秀特点, 如:采用适配器模型实现了文档在内存与数据库之间的直线传输避免了由于病毒或黑客攻击对文档安全的威胁;采用OLE自动化技术实现文档办公系统嵌入, 并配合权限控制机制内容级安全策略;使用分布式数据存储方式使得数据在理论上具有足够强度的物理抗性;使用流对象式强过程逻辑加密算法, 使得数据在网络间传输过程的安全性同样得到了有利保障;使用自定义文件格式的强密文存储进行数据分发, 并附带有分发权限, 使得数据分发的安全性得到有效控制;使用Windows资源管理器和Offi ce内嵌式用户接口界面使用户感到系统原生的存在于办公作业中;采用第4代数据库db4o实现可以应用于任何办公人群的超轻量级系统。

摘要：本课题的主旨在于探讨并研究如何在通用操作系统的不安全环境下找出一种相对安全的办公文档管理机制, 以保证在其内部管理的数据不被窃取、篡改以或损毁, 并将其用于办公文档管理实践;来获得一个“可用的办公文档管理系统”。采用适配器模型实现了文档在内存与数据库之间、明文与密文之间完美的迁移和译码;采用C#DoNet作为开发语言并配以轻型但强大的第4代对象型数据库——“db4o”作为数据存储和缓冲支持;使用自定义的可交换文件格式进行对外数据分发;仿资源管理器式的文档管理用户接口配合OLE容器式的文档编辑视图, 使用户的所有操作如同在 (Windows+Office) 环境下操作文档一样便捷。

关键词：db4o.NET,Framework,C#,Windows Form,适配器模型

参考文献

[1]孟庆树, 王丽娜, 傅建明, 等 (译) .密码编码学与网络安全原理与实践[M].西安:电子工业出版社, 2006.

[2]1Object-oriented database programming with db4o[J].In:Public Key Cryptography-PKC, LNCS2248.Berlin:Springer-Verlag, 2008, 52-61.

[3]刘刀桂, 孟繁晶.Visual C#实践与提高[M].北京:中国铁道出版社, 2001.

[4]卿斯汉, 刘文清, 温红予.操作系统安全[M].北京:清华大学出版社, 2004.

办公室期末总结文档 第5篇

.随着期末考试的到来,学生会办公室本学期的工作也接近尾声.在这一个匆忙的学期中,我们学生会办公室继续做好本职工作，并加强与团委办公室的合作,细化职能,完善制度,明确分工,充分调动各成员的主观能动性,有条不紊的完成了琐屑而繁杂的工作.同时各个成员的能力得到了较大的提高,大家的大学生活也变得充实而有意义.现将工作情况总结如下： 1.会议通知和会议记录方面

会前的通知、会场的布置工作均做到了提前、比较到位,并对各项会议进行了严格的考勤.会议记录比较详细、比较完整.各项会议结束后,大家积极的对会议资料进行了整理.虽仍有许多不足之处，但还是在摸索中不断前进。

2.晨跑考勤和例会主持方面

为了保证学生会干部有严明的组织纪律.良好的身体素质和较强的工作组织汇报能力，办公室一直都积极做好晨跑考勤、例会主持，并统计各方面的资料上交主席团，以便于定期对学干进行考核，提高其办事效率与积极性。我部门还较好的与各部门进行工作配合与协商，力求将学生会这个组织管理的更好。3.综合素质测评方面.办公室本学期做好数据录入中心综测工作，及时收集各部门及班级的综测资料，并进行有序的录入工作。4.健全各项规章制度，规范工作程序，加强后勤工作方面.办公室在本学期制定了部门管理规章制度，严格要求部门人员办事效率，并对优秀学干进行表彰奖励。做好学生会值班工作，并配合各部门活动，做好后勤工作。

办公室的工作直接影响到学生会的工作效率和质量问题，办公室的成员应注意自己的工作方法，及时有效把该做的事情做好，在这一学期的工作中，部内成员的关系融洽，配合其他部门的工作安排，及时传达主席团及老师的通知。本着全心全意为老师同学服务的宗旨，积极努力工作。

但在工作中也存在一些问题，办公室值班人员安排不够妥当，值班情况不够好；平时的资料收集存放不够完整；办事积极性与力度不够；还有办公室的物品存放不够整齐。

在下学期的工作中，办公室将继续协助主席团的工作，做好主席团和各个部门、部门与部门之间的联系，一如既往的协助各部门办好各种各样的活动，本部的工作重点除了要在后勤上继续发扬做好保障外，学生会内部的组织建设、思想建设方面也是重点，积极主动为大家服务。回顾本学期的工作,我们有得也有失.但自始至终我们都深深感到,每一项工作的顺利完成,都离不开学生会整体成员的努力与老师的鼓励和指导,离不开给予我们真诚理解与大力支持的同学,同时也离不开各部门对我们工作的关怀及帮助.在此,我谨代表学生会办公室向大家表示最诚挚的谢意！并祝各位老师和同学工作顺利,幸福安康！祝同学们在期末考试中取得优异的成绩！

高效编辑办公事务中的长篇文档 第6篇

办公事务中, 不可避免会涉及长篇文档的编辑问题, 如:新年计划、年终总结、设计方案、规划报告, 等等。对于长篇文档, 需要总体把握逻辑结构、统一规范文档的排版格式, 利用大纲视图确定总体框架、自定义样式规范文本格式、使用导航窗格横纵浏览全文、自动提取生成文档目录, 能够高效编辑长篇文档, 达到事半功倍的效果。

二、设置文档大纲各级标题

公务文档需要叙述具体情况, 分析客观实际, 提出解决问题的办法, 行文要求结构严谨, 起承转合适当, 具有系统性和逻辑性。大纲是作者动笔行文前的必要准备, 也是作者构思谋篇的具体体现。一个好的大纲, 能够提纲挈领, 把握文档脉络, 展示文档的框架结构, 也便于作者调整思路, 重新布局, 合理有机地组织材料, 最终使读者清晰领会文档的主体思想。

以Word 2013为例, 使用“开始”/“样式”组, 打开“样式”窗格, 在“选项”中设置“选择要显示的样式”为“所有样式”, 即可显示所有样式, 如图1所示。

分别使用标题1至标题9对文档标题的级别进行设置, 如图2所示。如若使用“编号”功能在标题之前添加自动编号, 将使以后段落结构的调整变得更加高效便捷, 如图3所示。

使用相同方式将各级标题设置为“标题2”、“标题3”…… 等样式, 并设置自动编号, 如图4所示。各级标题设置完成, 即可输入文本内容。

三、大纲视图确定总体框架

大纲视图是浏览、调整文档总体框架的非常好的视图模式, 使用“视图/ 大纲视图”命令即可打开。

“大纲”视图中, 段落前的符号标记有着不同含义, 表示该段是标题, 且含有下级标题或正文, 双击可以展开或折叠下级内容;表示该段是标题, 但不含有下级标题和正文;○则表示该段是正文。编辑文档过程中, 可以灵活运用这些符号浏览文档不同级别的内容。

设置了不同“标题”样式后, 在大纲视图中, “大纲工具”栏优势凸显, 可以非常方便地使用“显示级别”按钮将当前文档显示到指定标题级别, 使文档展示出层次结构, 其逻辑关系也一目了然, 便于作者把握文档整体布局;“大纲级别”按钮有助于调整或重新设置大纲级别;使用按钮调整文档段落排列的顺序关系, 使用+- 按钮展开或折叠所选标题及内容。

四、自定义样式规范文本格式

Word中内置的标题和正文样式不一定完全符合文档要求, 可以对其进行修改, 包括字体、段落、边框、编号等, 如图5所示。修改的样式, 系统将自动应用到所有已使用该样式的段落中, 无需再逐项修改, 编辑效率显著增加。

用户也可以通过“新建样式”按钮重新设置新的样式。新样式可以基于系统的内置样式, 以提高设置效率, 也可以建立全新的样式, 以符合文档排版的特殊需求。

五、导航窗格横纵浏览全文

“导航窗格”能够清晰地显示文档的整体结构, 如图6所示, 使用“视图/ 显示/ 导航窗格”命令即可将其打开。单击标题左侧的三角按钮, 可以展开或折叠下级标题;单击标题, 可以在右窗格显示对应文本内容。使作者既能够纵观全局, 把握文档的脉络思路, 同时也能够浏览细节并进行构思, 使之更好地表达主题思想。

六、自动高效提取目录

目录是揭示文档内容, 指导阅读的重要工具。目录向读者展示了文档的主体纲目, 使读者能够有目的地选择阅读相应内容。

在电子文档中, 若是已经设置了标题样式, 目录的生成只需使用“引用/ 目录”命令, 即可自动生成目录, 包含指定级别的标题及对应的页号, 如图7所示。每一目录标题均是链接点, 单击可以直接定位到相应内容进行阅读。

编辑过程中, 由于文档内容可能发生变化, 也就使得原来生成的目录需要进行相应调整。电子文档的目录调整方便快捷, 只需右击目录, 选择“更新域”, 选择相应参数即可。

七、结语

长篇文档的编辑从大纲着手, 灵活运用大纲视图和导航窗格调整大纲与正文的逻辑结构及详细内容, 使用样式高效统一标题及正文格式, 最终自动生成文档目录, 能够极大提高公务文档的编辑效率。

参考文献

[1]吴新元.公文正文写作格式规范新论[J].应用写作.2011 (9) .

[2]许贻斌.调查报告写作技巧谈[J].哈尔滨职业技术学院学报, 2011 (5) .

办公文档集中管理系统研究与设计 第7篇

当前,绝大多数单位都面临着文档管理呈现个人化与无序化的现状。例如,分散在职员PC与移动设备中的文档资料缺少规范化的集中管理,管理随意,并且极有可能因为职员离职、设备故障等因素而损失;职员之间,无知识与信息的传递,或只存在小范围低频率的共享,难以真正发挥知识与信息共享的效用……这说明重要的工作文档急需集中管理以提供更加专业的安全保障。

针对文档管理个人化、零散化,不利于集体协作并且存在安全隐患的现状而言,进行集中管理是必然之选。

1 系统设计与实现

1.1 系统主要功能

系统主要包括收文管理、发文管理、文档应用、系统管理四大功能模块。

收文管理:包括收文登记、收文拟办、收文跟踪查询、批阅流转以及办毕文件归档处理等功能,并提供方便、灵活、直观的文件批示处理。

发文管理:包括文件起草人拟稿、发文版本管理、部门领导审稿、单位领导会签、签发文件、生成发文号并进行归档等功能。在发文的整个形成过程中任何人对文件的修改均记录在案,每个人修改的部分都以不同的颜色显示,可以打印出修改人和修改时间。

文档应用:包括浏览文档目录、查阅文档内容、文档组合搜索、文档打印、文档共享等功能。根据登陆用户的权限决定用户可以进行的操作和使用的功能。

系统管理:包括用户管理、权限管理、部门管理、基础数据维护、数据库备份与恢复等功能。系统管理大部分功能只有管理员才有权限使用。

1.2 处理流程

系统用户按角色总体分为两类:即普通用户和系统管理员。普通用户通过登录到系统可以进行收文、发文及部分文档管理操作;管理员通过登录到系统可以进行各种系统管理操作,如添加用户、维护数据、备份数据库等等。

收文和发文流程同一般公文处理流程,见图1。

1.3 系统体系结构

本系统的总体目标是实现一套基于网络的电子文档管理系统,对单位办公文档进行统一管理,通过加密传输、集中存储、集中备份以及完善的分级权限机制保证文档的数据安全。系统采用ASP.NET及功能强大的后台SQL Server数据库开发,基于B/S(浏览器/服务器)模式。系统软件和数据集中存放于服务器中,用户只通过浏览器就能完成所有管理功能。

系统结构采用三层架构体系,由上而下依次为表示层、功能层和数据层,如图2。

用户通过浏览器向网络上的Web服务器发出请求,Web服务器对浏览器的请求进行处理,将用户所需信息返回到浏览器。B/S结构简化了客户机的工作,一般来说前端采用基于瘦客户端的浏览器(IE或Chrome等等),通过Web服务器(Microsoft的IIS)及中间件访问数据。浏览器发出请求,而其余如数据请求、加工、结果返回以及动态网页生成等工作全部由Web服务器及中间件来完成,数据库服务器则负责管理数据库中的数据。

2 系统特色

2.1 集中存储

大多数单位的文件都存放在职员各自的电脑里面,或者由各部门各自存放,没有将文件进行集中管理。由此既无法通过统一的平台来访问文件,也无法对单位文档进行统一备份。职员之间通过U盘、Email、MSN、QQ、共享文件夹等方式来传递文件,文件安全性差,文件版本混乱,文件查找不方便。万一出现操作失误将出现文件删除、电脑硬盘损坏等事故,可能对单位正常运作造成重大影响。

文档的集中存储使文档不再分散存储在职员或者部门的电脑中,而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中,防止了文档的丢失。

文档的统一访问使职员需要调用单位文档时,要通过统一的系统访问平台进行操作,有效避免因职员出差等情况导致某些文档无法调用的情况发生。

文档集中管理后,文档总数量较单台电脑中的文档要多。除了根据文件夹目录来查找文档外,系统还支持通过文档名称、作者、修改时间、大小、版本等属性来快速搜索文件。

2.2 安全管理

系统采用了完善的权限管理机制,细化了文档操作权限。用户对一份文档由低到高的操作权限依次为只能查看标题和作者、可以阅读文档内容、可以修改文档内容、可以批示文档等,根据用户的身份职位(一般职员、部门领导、单位领导等等)由管理员授予不同的权限。同时还可以分别基于用户、用户组、部门和职务进行权限设置,可以通过模板权限来集中化管理权限设置,支持反授权和权限回收机制。

系统对用户密码采用高强度加密保护,并以密文形式存储于数据库中,能一定程度上防止用户密码泄露。对文档的上传和下载,系统支持基于SSL的数据传输加密,能有效防止文档在传输过程中的失泄密。

系统支持数据库自动备份任务策略。管理员可以设置数据库定期进行完全备份和差异备份,以防止因硬件故障带来的文档销毁损失。

2.3 版本管理

在文档版本管理方面通常存在以下问题:文档版本繁多,难以整合和统一管理;文档版本无法恢复,造成知识流失;经常出现使用错误的文档版本的现象。

为解决以上问题,系统提供了版本管理功能。系统提供新版本上传功能,用户在上传文档时,可以选择将该文档作为已有文档的新版本,并将当前版本切换为历史版本。系统提供获取历史版本功能,帮助用户在文档多版本中查找到历史版本,以免造成知识流失。找到需要获取历史版本的文档,可以进行下载。系统支持非二进制文件版本差异比较功能,用户可在文档的多个版本中选择两个版本进行比较,版本比较的结果会自动显示,包括两个版本中有增加的文字和删除的文字都会采取颜色对比形式进行显示。

3 结语

本文介绍了B/S结构办公文档集中管理系统的原理以及软件设计。文档集中管理系统利用三层架构技术体系,实现了机关办公文档的基本公文流转过程,达到了单位文档集中存储、集中管理、集中备份的目标,确保了文档在拟制、传输、使用、存储等各个环节上的数据安全。本系统已实际在某单位运行,其结果满足了单位办公文档管理的实用性与安全性要求,具有良好的推广应用前景。

参考文献

[1]陈锐.文档管理系统的设计与实现[J].现代电子技术,2006(15).

浅析办公自动化下的文档管理 第8篇

1 办公自动化的概况

1.1 办公自动化的概念及发展

办公自动化 (Office Automation) 缩写为“OA”, 于20世纪60年代初由欧美专家提出。在第一次全国办公自动化规划讨论会上, 我国专家将其定义为:利用先进的科学技术, 使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中, 由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。

20世纪80年代开始, 我国的办公自动化的发展经由最早的以个人电脑为工具, 文档和数据的电子化逐步取代纸质介质;借助网路技术和协同工作技术, 实现文档收发由工作流自动化方式取代人工方式;WEB环境下的以知识管理为核心的办公自动化;网路应用至平台的全新办公自动化网路平台的应用等阶段。

1.2 办公自动化的功能

办公自动化的功能主要是借助计算机、网路、数据库、服务器等实现办公的无纸化、网络化以及自动化。基本功能包括个人办公的管理, 公告、材料的生成, 文档的归档、管理, 会议的协调、安排的管理, 人事管理, 公共信息的管理、查询等等。

2 办公自动化下的文档管理的基础

2.1 加强宣传和学习

虽然办公自动化推行在我国已经有20多年, 但由于人们观念改变的迟缓, 尤其是一些老同志仍依赖纸质介质的使用;相关部门对办公自动化优势认识的不到位;办公自动化设备首次投入资金过大;现有文档管理人员在熟练掌握和使用现有工作方法下, 对全新的工作方式学习不热心等原因, 造成办公自动化下的文档管理工作推行迟缓。

因此, 加强对文档管理人员、相关部门及领导等的宣传尤为重要。只有在改变认识后, 人们才能够积极、主动的学习新知识, 从而提高办公自动化的使用, 提高文档管理水平,

2.2 制定和完善规章制度

完善的规章制度是推动、完成和检验工作的保障, 办公自动化下的文档管理带来的不仅是工作方式的改变, 还影响到相应的办公模等式和体制的改变。所以, 针对管理人员、信息安全、相关部门间的协调配合等制定并完善相应的规章制度是十分必要的。

2.3 提高相关人员的素质水平

使用办公自动化进行文档管理的目的是为了提高工作效率, 提高工作质量, 而高水平的文档管理人员是其目的实现的保障。因此, 在加强宣传和教育的同时, 对于不同职责的人员, 针对其工作特点、要求和自身素质能力, 分阶段、有针对性的进行定期培训使其能够胜任自身工作, 并对与自己工作相关的岗位的工作有一定了解认识。从而能够依据工作的实际, 具备计算机基本维护, 选择合适工作软件、平台和工作方法的能力, 科学、合理、高效地完成工作。

3 办公自动化下的文档管理要求

3.1 纸质文档与电子文档并存

文件档案是一个部门、一个单位……一个国家发展历程的记录和见证。传统的文档管理以纸质文件材料为工作对象, 其管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则。基于办公自动化下的文档管理工作, 不仅仅是对电子文档进行归档、管理, 还要利用办公自动化平台对纸质 (传统) 文档进行科学化管理。因此在文档管理工作中纸质文档与电子文档并存是十分重要和必要的。

3.2 电子档案修改痕迹的可追溯性

由于电子文档的内容容易被修改甚至被删除, 为了确保电子文档的原始性和真实性, 应该尽可能多的记录电子文档的元数据:如文件创建者、文件主题、格式、创建日期、修改日期、收件者、归档日期、重要程度等。设定电子档案修改痕迹的可追溯性是保证电子文档真实有效的重要保障。

3.3 电子文档的备份和反病毒保护

办公自动化下的文档管理工作主要由计算机、网路和服务器等完成, 这就需要我们必须做好电子文档的备份和反病毒保护工作:

(1) 有条件的部门、单位, 可以为文件档案管理设置专用计算机。

(2) 对所管理文件档案定期备份。

(3) 加强计算机的反病毒防护工作。如安装必要的杀毒软件、设置访问权限、提高计算机安全设置等级、设定用户密码等。

总之, 加强办公自动化理论和技术的学习和掌握, 在文档管理中正确使用办公自动化设备和技术, 能够更好、更有效地适应和完成现代化的文档管理工作。

参考文献

[1]张建国.办公自动化设备与常用软件[M].清华大学出版社, 2004.

[2]李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力, 2010, 34 (2) :72-73.

[3]郑源.OA办公自动化系统在企业中的应用[J].科技与企业, 2012, 3:92-94.

[4]王振.办公自动化研究综述[J].办公自动化杂志, 2010, 11 (193) :6-7.

浅谈办公室文档管理人员的素养 第9篇

1 政治素养

1.1 政治品德素养

文档管理人员的政治态度、政治品质和思想作风。文档管理人员需在政治上与党中央保持高度一致热爱文档事业。

1.2 职业道德素养

职业道德是在一定职业活动中应该遵守的具有一定职业特征的思想原则和行为准则。具体而言包括五个方面的内容,一是忠于职守,它是阶级性与职业性的统一,是不同时期,不同国家对文档工作者的一条共同要求;二是埋头奉献。文档工作的性质决定文档工作者不能站在时候活动的前沿,没有很多抛头露面的机会。他们的工作很繁忙、很琐碎、很需要耐心,投入了很多却又常常无法得到人们的理解,只能是默默的奉献着;三是尊重领导。这是一条非常通用的准则,同样适合文档管理工作;四是严守机密。这是一条非常重要的观念。国家机关、企事业单位和个人都会有很多不想让公众知悉的秘密,如商业机密,这些信息影响重大。由于工作的需要文档工作者有很多机会与这些内容接触,考虑到泄密的严重程度,文档工作者必须严守机密。五是求实细致。文档管理中,前期工作对后期工作影响很大,做起来必须一步一个脚印,要严谨有序、有始有终,绝不可应付差事。

2 知识结构

知识结构指一个人所掌握的知识广度、深度及其比例和融合状况。无论从事任何工作,都需要有其相应的知识结构。就文档工作而言,信息化的时代背景增加了人们对文档管理人员知识结构的关注程度。适应网络时代文档管理的变革,最重要的是文档管理人员的知识结构。合理的知识结构是每一个文档管理人员所必须的条件。

2.1 文档管理知识

做好档案管理工作,为本部门、本单位的中心工作服务,是档案工作人员的根本任务。做好档案管理工作,是为了保证档案在中心工作中发挥作用,成为宣传教育的素材,成为历史的凭证,成为科学研究的原始资料,其重要性是不言而喻的。文档管理者必须掌握一定的文档管理技能,熟悉工作的各个环节,这样在工作中才能驾轻就熟,得心应手。

2.2 文档工作意识

这种工作意识是做好本职工作的专业思想基础。工作者本身要深刻认识文档工作的的重要性,文档信息蕴含着巨大的价值。用真正的热情去做好自己的工作。同时也要保持严肃性有强烈的责任感。

2.3 熟悉文档方面的法律法规和章则制度

如《中华人民共和国档案法》《档案分类法》《档案主题词表》等等。

2.4 档案理论知识

《档案管理学》《科技档案管理学》《学》《档案学概论》《档案保护学》《档案文献编篡学》。

2.5 业务知识

这方面主要与从事的行业有关,需依具体情况而定,如科技档案管理需要掌握与文档相关的科技知识,基建档案管理需要一些建筑方面的知识等等。

2.6 计算机知识

网络时代文档管理人员掌握电脑操作是文档信息现代化管理的最基本要求,除掌握现代信息处理技术和计算机操作技能、办公自动化文档处理以及互联网络基本技术以外,还应了解网络功能,熟悉各种网络检索工具,懂得专题联机和光盘数据库的检索等计算机和网络知识。尤其是网络环境下文档损毁因素的增加及文档新载体不断丰富和涌现,文档保护技术在文档管理过程中的地位更加突出,如何保护文档的原始和真实性的功能是今后也是未来,我们的文档管理人员必须攻克的课题。

2.7 英语知识

网络时代,导致全球信息交流范围扩大,档案管理国际化,由于网上信息资源9 0%都是英文资源,要在网上了解国际最新信息,下载学科最前沿资料,没有扎实的外语知识是不可能做到的。掌握英语已成为当前档案人员必备的一种业务素质,在筛选、挖掘、过滤、开发和组织网上信息时才能得心应手,进一步为档案用户提供优质高效的深层服务。还可以在未来网络资源十分丰富、网络信息服务相对完备的情况下,更好地利用国外先进的管理技术和管理方法,这无疑是实现在网络环境下档案管理的一大捷径,使自己立于不败之地,使我们的档案事业得以发扬光大。

3 其它素养

3.1 表达能力

可以从两个层面去理解,即语言表达能力和书面表达能力。语言表达主要是满足交流和业务活动的需要,书面表达能力,就以档案编研工作为例吧!虽说档案材料无需改动,但是有时写序言时对编者的文字功底是个不小的考验。

3.2 交流、沟通、协调能力

(1)服从领导安排,贯彻领导意图,听从领导调度。(2)要主动和相关主管部门沟通、联系,勤问、勤走,及时、准确、大量地获取信息。(3)在单位内部,与其他部门之间要积极配合工作,协调关系,互帮互助,团结协作。(4)内部工作合理布局安排,既有明确分工又有共同合作,精诚团结,要完善工作责任制,不断加强业务学习和培训,进一步提高办公室全体人员的政治、业务素质和工作能力,搞好团结,增强凝聚力,调动一切积极因素,充分发挥的整体功能,营造众人拾柴火焰高的工作氛围。(5)与其他单位要积极沟通配合,通力协作。(6)多渠道地、全方位地面向社会企事业单位进行项目推广,寻求经费资助、共同研发,技术转化、转让等横向合作,赢得更高的经济效益和社会声誉。(7)与同类部门要经常交流,互相学习,善于借鉴他人的长处弥补自己的短处,争取有所提高。

3.3 服务意识

办公文档 第10篇

关键词：办公自动化,学生,电子文档管理,融合

电子文档是重要的智力资产或信息资产, 如商务合同、产品手册、会议记录、推广文案、政府文件、项目文档、学校文件、学生档案等等。文档的多样性、复杂性、延续性等特点催生了电子文档管理系统 (DMS) , 而文档管理本身又是OA (办公自动化) 的一项重要功能, 因此从平台一体化的角度看两者未来有融合的趋势, 学生文档管理也是如此。

一、学生电子文档管理系统及其与OA融合的现实需求

学生文档管理系统主要是用来管理常用的一些文档、图纸、视频和音频等信息, 其一般基于B/S架构, 通过将文档上传到服务器进行集中存储、管理, 客户端通过浏览器进行访问实现。在具体功能上文档管理系统包括: (1) 文档上传支持批量压缩包导入或批量上传, 支持常用的Office文档、图纸、PDF文档和图像、音视频等各种类型文件文, 并支持树状目录结构。另外为方便文件查询, 文档管理系统还支持对各类文档、图像生成摘要及缩略图。 (2) 文档审计。审计信息记录文档生命周期中的各个动作, 如下载人、下载时间、修改人等。文档审计对于跟踪文档的操作情况, 保证文档的安全性有重要意义。 (3) 版本管理。同一名称的电子文档在历史发展时期会产生多个版本, 为避免错误版本的使用, 文档管理系统支持版本关联以及历史版本的查看、回退与下载。 (4) 文档提醒。即让系统在设定的时间点发送即时或邮件信息, 保证信息传递的有效性。文档管理系统还包括审批流程确定、权限控制、在线编辑、锁定保护、链接和关联文档等。

由此可见, 学生电子文档管理系统在功能上的齐全远远超过OA系统中类似的文档传阅功能。不过较OA系统, 纯粹的文档管理系统当前应用并不广泛, 这主要是因为客户对其需求并不强烈, 同时OA系统本身较为简单的文档上传、分发、传阅、批注等功能在一定程度上满足了文档管理的最常用、最低级的需求。但OA系统毕竟重在“办公”与提高管理效率, 增加协调办公能力, 其文档的上传、分发、传阅等本身是为了办公, 一旦办公完毕, 这些文档对OA而言就成为了有历史作用的“垃圾”文件。另外OA无法完成一般意义上的文档管理, 如版本管理、文档关联、文档审计, 换言之OA重在对文件的管理, 但无法将其当做“档案”。再者在实践中, 文件管理和文档管理本身就侧重点不同, 前者在一般的工作中, 办公室或发文部门一般通过半人工方式进行收发登记, 然后分发、传阅、催办, 在年底将各类文件移交到档案部门, 并按照档案管理标准进行信息著录, 如文号、标题、档案号、文件形成时间, 但档案管理部门总体上遵循“交什么、管什么, 收多少、存多少”的方式。这种方式费时又费力, 信息共享难以达成。从以上几个因素讲, 未来的学生电子文档管理系统和OA系统一定会存在融合的趋势, 且前者应该成为后者的核心和基础。

二、学生电子文档管理系统与OA的融合方式

1.在OA流程中强化电子文档管理功能。学生文档管理的主要内容为文档, 是对大量散落的非结构化数据的管理, 其管理的对象又是OA流程中重要的信息载体。因此为了让两者更加有机地结合, 需要重视在OA流程中就强化电子文档的协同功能。 (1) 文件的标准化管理。标准化的文件是文档管理系统的要求, 如文件名称、文件格式、编码规则等, 但OA中文档多来源于用户的文件上传, 文件命名上五花八门, 形式也是多样化, 在对这些文件进行归档时需要重新整理。但OA流程中直接强化文档的管理功能, 就需要运用到电子文档管理系统中的类似模板管理的功能。模板管理用于为用户提供一套装置, 让用户在新建文档时直接调用已存模板, 且在命名时必须严格遵守系统规范, 文件编号、版本号系统也会自动生成。这样, 在电子文件的生命周期内或在OA流程中, 其本身就是一个标准化的文档。 (2) 实现文档的借阅功能。OA中文档的发布人可以决定发布的范围和权限, 但一般无法实现借阅者要求的借阅功能。因此在OA中可以运用文档管理系统的理念, 文档借阅请求被发给文档所有人之后, 所有人会收到即时消息通知, 并确定是否借阅给请求人以及借阅期限, 另外在借阅期间可以控制请求人有否复制文档的权利。借阅期限过, 请求人无法再查阅所借阅的文档。

2.强化OA中电子文档的及时归档功能。在OA中, 电子文件容易成为“过客”, 定期被处理或删掉, 而文档管理系统则类似于档案管理系统对历史电子文档进行搜录、管理。但从OA中的电子文件转入到文档管理系统中的文档, 这一衔接过程在很多学校做得并不及时, 一般都是年底对需要入档的各类文件进行审计、确认, 再按照标准的学生文档管理方式录入到系统中, 这既不及时又是重复劳动。OA中可以强化电子文档的归档功能, 让电子文件和文档可以相互快速转换。 (1) 归档的选择性。从OA中的电子文件转入文档管理进行管理, 首先必须遵循的就是文档管理制度, 在已经规范化文件类型和文件名称之后, 转入档案之前要求工作人员填写归档年度、顺序号、页数、保管期限、案卷号、属性等一系列信息。在归档方式上, 有以下几种方式: (1) 定期强制归档。对于重要的电子文件在获得领导审批之后, 如学校红头文件、特殊学生信息等, 可以对其进行分类设定归档日期, 一旦审批确定之后就在一定期限之后自动归档, 归档之后这些文件被标记为归档状态, 不能随意查看, 如需查看要按照文档管理的要求进行借阅。 (2) 选择性归档。各个教师员工电脑上存储了大量的有价值的文件、视频、图像等信息, 这些信息随着职工的调动或离职可能被丢失, 这对学校来说是很大的损失。在OA中可以利用文档管理系统的功能, 让教师登录到OA, 选择性的将一些文件进行归档, 这一方面有利于学校未来的工作, 也是教育工作有效交接的一部分。 (3) 归档的排斥。有些电子文件属于重复性或不规范的文件, 或不重要的文件, 文档管理系统可以设定一些排斥规则, 如文件名和版本都相同、文件内容不宜归档 (如涉及比较机密的学生心理档案) 、文件内容不需归档 (如班级会议记录) 等。一旦文件被标注排斥规则之后, 学校办公室或相关责任人可以将这些文件排斥在文档管理系统之外。 (2) 有效利用文档。两者融合之后实现了公文与档案之间的联系与相互衔接。OA中处于动态的公文在流程结束之后, 依据归档原则进入到文档管理中, 让档案的搜集更加准确、快捷和方便。学校管理人员可以通过文档管理系统完成学生档案的编研工作, 促进学生档案工作的发展。

三、办公自动化与学生电子文档管理融合的效用

传统上电子文档管理系统重在“管”, 将各类电子文档当做档案一样, 本质上其开放性不足, 是一个较为封闭的管理系统。而OA则不一样, 它本身强调以流程管理为基础和核心, 并在这个过程中强调各类文件的“用”, 它是一个开放的系统, 也符合当前网络经济时代的要求。显然OA和电子文档管理融合其实就是将“管”和“用”结合。通过强化OA流程中的文档管理功能以及及时归档功能, 将产生很多经济和社会效用。 (1) 适应现代办公的需求。凡是进入OA中的电子文档就符合文档管理的标准, 这使得其具备了进入文档管理的基本要素。一旦办公流程结束, 电子文档又按照归档原则 (强制归档、选择性归档、归档排斥等) 决定是否进入文档管理中。这首先保证了学生工作办公文件上传、分发工作的严谨性, 更重要的是它将文件立卷和学校公文的收发登记合二为一, 将过去年底集中归档的工作分散在平时, 分期工作还减少了重复环节, 实现了对文档的提前控制, 防止因教职工离职、调岗造成的文档丢失, 大大提高了学生文档的管理能力和效率。 (2) 减少信息门户平台, 促进企业信息化能力的提高。很多学校因为信息化, 有档案管理系统、人事管理系统、OA、文档管理系统等等, 信息门户多, 用户在多个系统中切换既浪费时间, 又不利于信息的快速、真实流转, 且这种多点登录的方式必然影响单位的信息化建设。OA和文档管理系统的融合, 使得学校学生信息管理形成了一个合理的网络结果, 让信息流通渠道扩大了。由于信息的入口多在OA中, 这有利于对学生档案信息的筛选、提炼和归纳, 也有利于教职工能在权限范围之内, 及时从网上平台中获得文件或学生档案信息, 提高了单位办事效率。 (3) 有利于合理组合资源, 减少浪费。首先文书与档案人员的工作可以由专职变成兼职, 文件上传、规范以及审核工作在OA流程中已经完成, 兼职人员只需按利益档案排斥规则将不符合进入文档管理中的文件排除掉, 同时对各类文档的附属信息进行核实。其次, 由于融合成一套系统, 在系统建设资金、后台服务器和数据库上都使用一套, 减少了经费投入和浪费。 (4) 扩大了文档搜集面, 容易形成知识培训体系。对一个学校而言, 有价值的学生材料、文案、文件等分散在各位教职工的电脑上, 如果将这些学生文件分门别类地搜集起来, 就可以为学校的工作、学生的学习和生活带来巨大的方便。OA和电子文档管理融合之后, 教职工可以上传其他教职工需要的学生文档, 并作为临时档案储存在公共网络平台上供其他用户查看、下载 (上传时确定权限) 。这样相当于集中了所有教职工拥有的学生信息, 成为有效的工作和学习平台, 为学校所有的教职工提供便利。

参考文献

[1]徐锐.浅谈办公自动化与电子文档管理[J].黑龙江史志, 2012 (13) .

[2]李玉娥.电子文档管理系统与办公自动化系统的应用与分析[J].山东煤炭科技, 2002 (2) .

[3]李鹏.电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林大学, 2008 (6) .