档案后保管范文

档案后保管范文（精选10篇）

档案后保管 第1篇

在接下来的档案保管模式的阐述过程中, 笔者所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的, 即:泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前, 我们先来了解一下“模式”的定义, 所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式” (出自:《现代汉语词典》) 。根据“模式”的定义, 笔者认为, 档案保管模式是可以这样理解的, 即:“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定, 根据“统一领导, 分级管理”的原则, 对国家全部档案, 必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同, 所以出现了不同的档案机构, 其中包括公共档案馆 (国家档案馆、专业档案馆) ;内部档案机构 (企业档案馆、档案室) ;档案行政管理机构 (各级档案局、处等) ;新型档案机构 (文件中心、档案寄存中心、档案事务所) 。不同的档案保管机构, 虽然形成了档案保管模式的多元化, 但保管对象都是一致的, 在电子文件出现之前主要保管的是档案实体, 档案实体是指各种档案材料本身, 它是由档案内容和载体两部分构成的[1]。

二、档案保管模式的基本特征

1.文件和档案管理的分阶段性。文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行, 文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录, 首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用, 是机关工作的工具、凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束, 文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段。但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后, 绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用, 只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值, 成为非现行文件, 具有保存价值的非现行文件就转化为档案被永久保存起来。因此, 文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程, 它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素, 从而导致了文件的阶段划分。

2.文件来源的唯一性。在档案保管时期, 保管的档案都是以实体档案为主, 因此是一个实体机关与文件群体唯一对应的关系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践活动中直接形成的产物, 在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系, 诸如来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系, 也是最根本的联系, 因为只有在明确档案形成者的前提下, 揭示档案的内容、时间和形式联系才有意义, 才能全面深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联系, 其他联系的科学性就无法保证。

三、档案后保管模式的内涵

1.对后现代主义的解读。后现代主义是西方盛行的哲学思潮, 在人们思想领域产生了变革的作用, 它不像以往的思想流派有具体的理论基础, 各种冠以“后”名的理论是各具特征的。后现代主义产生于上个世纪60年代, 起源于建筑领域, 经过法国后萨特哲学和文学批评的发展, 影响到人类所有的学科。从语义学角度理解, 后现代主义实际上是针对现代主义之后出现的在某种意义上超越了现代精神的文化现象而作出的一种非限定性的概括。但这其中的“后”并非时间概念, 而是一个与现代主义在观念上不同的概念, 用来指从现代主义时期就开始出现的一切非现代主义性质甚或反现代主义精神的思潮, 是众多的经常处于冲突之中的思潮、态度、倾向的混合体。总之, 后现代主义的基调是讽刺, 立场是怀疑, 不相信任何表面的东西, 而是透过现象抓住事物的本质, 打破任何传统观念的束缚。这一哲学思潮对于西方档案界冲破过去的思维定势, 吸纳其他领域思想成果的启蒙作用是不可低估的, 它开启了档案学研究以多维的视角和整体观思考问题的先河。后保管主义正是后现代主义的具体体现, 它是电子文件管理出现的必然产物。特里·库克在1996年的第十三届国际档案大会上系统阐述了后保管模式。他认为:纸质文件的观念是现代的, 电子文件的观念是后现代的。他所提倡的后保管鉴定法 (以职能活动为依据的宏观鉴定) 和后保管著录法 (描述多个立档单位间职能关系) 体现了后现代主义的倾向[2]。

2.档案后保管模式的内涵。所谓“后保管模式”就是针对档案工作长期以来以实体档案管理为中心的“保管模式”而发展变革来的, 从理论解释来看, 如果说电子文件只是一种在本质上与传统纸质文件相同的载体, 它与传统档案文件的差异只不过在于记录形式上, 那么档案工作势必会沿着原有的轨迹和思路继续下去。但事实上, 面对电子文件及其管理, 原有档案学基础理论很快暴露出其理论逻辑起点局限性, 对文件运动过程中的阶段性划分并不适应电子文件的管理特点。由此, 以文件生命周期理论为基本框架形成的原有档案学基础理论受到了全面的冲击, 进入了档案学“后保管时代”研究时期。它是将传统理论中对实体对象实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注, 它是一种以来源为中心, 以知识为中心的管理。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管, 因此称为“后保管模式”。

笔者在此文中所指的“后”并不是通常意义上所说的那种落后于某事物的“后”, 而是以“后”来达到超越某事物。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态, 换句话说, 永远之“后”的后现代主义, 就是永远在一切现有事物之“前”。这样, 后现代主义以其“后”的优越地位, 永远居“前”。从这个意义上说, “后保管”概念是对“保管”概念的超越。“过程代替结果, 动态代替静止, 结构代替内容, 时空的回溯性代替孤立性”———这正是分析、理解科学、社会组织和经济活动时, 以特里·库克为代表的后现代档案学者所高喊的口号。总的来说, 后现代主义思潮的基调是讽刺, 立场是怀疑, 精神实质在于“解构”, 对传统理论的否定、颠覆和再认识, 这一点也切合了面对电子文件对档案界的挑战、档案学自身的变革。它提醒档案学者要经常对体现优势的思想进行思考, 根据环境的变化发展新思维。

后保管模式的基本信条就是:作为档案专业人员, 如果要在电子文件管理领域中扮演合适的角色, 从根本上不能再把自己看做物理实体的看守者。后保管模式将传统理论对实体保管对象的关注, 转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。正如澳大利亚档案馆堪培拉分部档案员格雷戈·欧塞尔在《电子文件的保管》一书引言中写道:“这种策略是由档案成分变更带来的对传统方式的一种偏离, 同时也该认识到, 在电子时代, 实体保管不再是保管策略的核心要素。对电子文件而言, 所必须要做的是, 被识别、被控制及易捕获, 使其尽可能长期地对政府和社会发挥价值。”后保管模式的基本内容由三部分构成:第一, 新来源观, 特里·库克认为在“电子环境中, 如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程, 文件将可能不存在或至少不能被鉴定、保存、编目、提供利用。”第二, 宏观鉴定, 档案鉴定既需要反映档案价值, 同时也要有实践意义、实用性, 并体现效益原则。因此对电子文件要求进行宏观鉴定。第三, 知识服务是“后保管模式”的目的, 档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡, 最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。

四、档案后保管模式的特征

1.文件与档案的不可分离性。电子文件的产生, 使文档一体化管理真正成为可能。文件与档案是同一事物的不同存在阶段, 它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的, 两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案保管把文件的归档作为文件与档案的分界线, 对其进行分别管理, 这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生, 使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输到归档、鉴定、整理、保管以及再利用, 均可以通过电脑网络进行, 即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样, 前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。如果仍沿用过去的文件与档案两段管理方式, 不仅割断另外两项工作的内在联系, 而且有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷, 进化论在理论上还是在实践中都是难以成立的。

2.电子文件来源的不唯一性。计算机与远程通讯手段的结合, 关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现, 使得不同机构使用共同的数据和共同参与形成一批数据不仅成为可能, 而且成为日益增多的事实。突破了一个实体机关与文件群体唯一对应的传统档案保管模式。这样一来, 档案数据往往源于各种不同结构组织体, 单一来源的概念发生了改变。运用传统的机构来源概念来解释电子时代的档案实践很可能就会有力不从心之感[3]。

摘要：本文在国内外档案学界关于后保管理论研究成果的基础上, 提出档案保管在概念理解上的广义和狭义之间的区别之处, 以及在分析档案保管与档案后保管内涵的基础上, 创新性地总结了档案保管模式和档案后保管模式的特征。

关键词：档案保管,档案后保管,模式,特征

参考文献

[1]朱玉媛.档案学基础[M].武汉大学出版社.

[2]傅荣校.重新审视档案学基础理论与后保管时代的来临[J].档案管理, 2008. (1) .

档案保管保护技术与方法 第2篇

档案保管工作是新时期档案工作者的一项重要工作,其目的是最大限度地延长档案的寿命,解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾,尽力把更多有价值的信息留给未来。

档案库房

档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。

1.基地要求。库房应远离易燃易爆物品的场所,处于污染腐蚀源的上风向,避免架空高压电线穿过,应选择地势较高、场地干燥、排水畅通、空气流通、环境安静的地段。

2.建设布局与设计要求。档案库需独立建造,与生活区分开,符合运送装卸和消防疏散的要求。库的结构、空间、屋顶隔热、保温、门窗、各类装具布置等的设计和建造,根据不同等级、规模符合有关规范、规程的要求。

3.珍贵档案应设置珍藏库房。

4.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盜、防虫、防鼠、防尘、防霉和隔热。

档案库房温湿度的控制与调节

档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关,不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案,而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度符合档案管理的要求,需采取措施对档案库房的温湿度进行控制与调节。一般档案库(含胶片库)的温度标准为14~24℃(昼夜允许波动±2℃),相对湿度45%~65%(昼夜允许波动±5%)之间。控制与调节档案库房温湿度的主要措施包括密闭、通风和采用空气调节设备。

密闭是防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响,保持库内温湿度稳定的一种简单易行的方法。

通风是指根据空气流动的规律,有计划地使库内外的空气交换,从而达到调节库内温湿度的目的。通风的原则是:库外的温度与相对湿度都低于库内时,可以通风,反之则不行;当库外的温度低于库内,而库内外相对湿度相同时,可以通风,反之则不行;库外的相对湿度小于库内,而库内外温度相同时,可以通风,反之则不行。当库外温度低于库内,而库外相对湿度大于库内或库外温度高于库内,而库外相对湿度小于库内,此时需利用公式进行计算,将库内外的绝对湿度进行比较,若库外绝对湿度小于库内,则可以通风,反之则不能通风。

另外,在通风时还应当注意以下问题:一是通风时,应对库内外温湿度进行监测,注意其变化的情况,随时采取相应措施。二是通风时应防止库内结露。三是通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。四是通风后应立即密闭,使库内适宜的温湿度状况得以保持较长时间的稳定。

使用空调主要是使温度变化尽量趋于平缓。在档案库房内,要保持温度绝对恒定显然是不可能的,但可以采取措施使库房温度变化尽量趋于平缓:一是库房内外温差应尽量小,在许可的范围内,空调库房中的温度并非调得越低越好,与人们的一般想象相反,应根据所处环境季节的温湿特点,采用逐渐变化制冷量。二是空调库房要求进一步加强密闭隔热措施,但这里的密闭隔热措施已具有了新的含义,即减小库内外的热量交换速率,从而减小温度变化速率。三是在空调机功率允许情况下,库房宜大不宜小,这有利于增大库房的热容量,减缓库内温度变化速率。四是第二次启动空调机时,以分步下调为宜,这样可以使温度下降幅度趋于平缓。

降湿的方法一般有二:一是使用吸湿剂去湿。常用吸湿剂有:生石灰(CaO)、氯化钙(CaCl2)、硅胶(SiO2)等,其中硅胶是一种无色半透明的颗粒,吸湿率可达70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果较好。二是使用去湿机。

档案装具和档案包装的选择

档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具种类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。档案的包装也非常重要,应既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸。

我们在选用档案装具时,要遵循防火、防潮、防尘、耐久、方便、密集的原则。

档案柜:主要有五节铁皮柜、旋转柜和普通木柜。铁皮柜的优点是防尘、防光、防火、防盗,易搬迁。

档案架:一是活动密集架,分手摇和电动式两种,优点是容量大、占地小、可自由组合、防尘防火;缺点是体积大、负重大、库房须按其负载能力设计和建造,地面还要铺设小铁轨,费用较高。这里需要提醒的是大多电动密集架装有电线、开关等设备,要格外小心检查,预防火灾发生。二是双面栏架,有单柱式和复柱式两种,安装固定,装载量大;但不易搬迁,安装时必须充分考虑库房布局和技术要求,一次定位。

标准档案盒:档案盒一般用国家规定使用的无酸纸和纸板制作,并不得使用浆糊。其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放或平放。

档案卷皮:有软质和硬质两种,软质卷皮不易站立,一般需专制卷盒盛放,再存于柜架内;硬质卷皮类似卷匣,其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放。它既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,同时也可以减少机械磨损。

建立良好的库藏秩序

档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地,创造适于保护档案的条件和环境,建立良好的档案库藏秩序非常重要。

库房内档案箱柜排放要整齐,编号要科学。编号的总体原则是:整齐一致、空间利用、统一编号。档案装具应该排列有序,不同规格不同样式的柜架分别排列。其排列顺序是从左到右、从上到下,柜架排放一致,横竖成行;与窗垂直,通风防光;距墙10厘米,行距80厘米。柜架号、栏格号应按入门处自左到右的顺序编制,栏格号按柜架从上到下依次编制,以便存取档案。

字迹和纸张的耐久性

字迹和纸张的耐久性关系到档案的寿命。档案字迹材料按其耐久程度大致可分为三类:一是耐久字迹材料:墨和墨汁、黑色油墨。二是比较耐久的字迹材料:蓝色和红色油墨、蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。三是不耐久的字迹材料:纯蓝墨水和红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。因此,为了延长档案寿命,在形成档案的过程中,文字尽可能要用耐久性材料书写,其他方式尽可能不用。

纸张质地不同决定了纸张的寿命不同,决定纸张耐久性的因素主要是:造纸原料质量、原料纤维化学成分的理化性质以及造纸过程。

档案流动中的保护

档案在搬运过程中会出现不同程度的机械磨损或污染、摩擦、揉折、撕裂等情况,容易对档案造成破坏。因此,要注意档案在使用和流动过程中的保护措施,同时加强使用过程中的信息安全维护。

首先要建立健全档案流动过程的维护和保护制度、檔案使用的登记和交接制度,限制出入库,严格履行签收手续。其次要加强档案使用的行为管理与限制。

1.数量与顺序的控制

无论是内部使用还是外部利用,当所需使用的档案数量较大时,可按制度规定分批、定量提供,且要求使用者在使用过程中和交还档案时,保持档案实体的排列顺序,以免发生错乱。

2.对利用行为的现场监督与检查

外部利用档案时,在利用现场应配备档案工作人员进行监督,并随时检查利用者的利用行为,发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案馆(室)可配置闭路电视监控系统。

3.利用方式及利用场所的限制

档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍照或复印工作原则上由档案工作人员承担。档案利用的场所应为集中式的大阅览室,一般不为利用者单独安排利用房间(单间),以免发生问题。

4.对重要档案的保护性措施

对重要及珍贵的档案应实施以下重点保护措施:严格限制利用;即便提供利用,一般也不提供原件,只提供缩微品或复印件;利用中要格外加强监护问题,必要时可责成专人具体负责。对重要档案的复制也要比一般档案有更严格的限制和保护性措施。

保护档案的专门措施

档案的修复与修裱。在档案的管理过程中,由于社会原因或自然原因,或者说是人为因素和自然因素,都难以避免地会造成档案的老化、磨损和毁坏。因此,必须及时对损毁的档案进行修复和修裱。在修复过程中要坚持以下原则:一是修复中采用的材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。二是要保持档案原貌。三是使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。另外,对于有些档案还要进行修裱。修裱是使用黏合剂和纸张对档案进行修补和托裱,以恢复档案原貌,增加其强度,延长其寿命。

档案保管工作质量的优劣,决定了档案管理水平的高低。因此,我们要时刻关注档案保管工作,熟练掌握相应技术与方法。只有这样,才能在档案保管工作中做到游刃有余,才能确保企事业单位的“记忆”长存。

教学档案后保管时代的探析 第3篇

1 客观理解新来源观、宏观鉴定论和知识服务

1.1 新来源观

电子时代档案中大量的电子文件产生, 它们之间的相互关联虽然可以通过计算机程序的逻辑链接显示于电脑屏幕, 但这种联系概念上的, 虚拟的, 按照文件形成机关 (即来源) 来整理档案的来源原则很难保证电子文件的真实性, 档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义, 来源不能仅指文件的形成机关, 应该还包括其形成的目的, 形成活动, 过程, 处理程序和职能范围等。

1.2 宏观鉴定论

宏观鉴定论认为档案鉴定要体现社会价值。鉴定方式和方法要从具体变为宏观、由复杂变为简洁。鉴定的执行时间从文件形成之后转向形成之时甚至形成之前, 使鉴定方式和方法从滞后变为超前、由固定变为灵活机动。使鉴定不再依赖文件的实体, 不再局限于内容标准, 并且实现鉴定时间的前移, 从而有利于满足信息流动、易变的电子文件的鉴定需要。

1.3 知识服务

知识服务是一种认识, 是组织服务的观念。知识服务以用户目标为驱动, 重视用户需求分析, 通过信息的析取和重组来形成符合需要的知识产品, 并能够对知识产品的质量进行评价, 致力于帮助档案利用者找到或形成解决方案固有过程或固有内容的动态地和连续地组织服务。知识服务同时又是一种增值服务的服务, 通过知识和专业能力为用户创造价值, 通过显著提高用户知识应用和知识创新效率来实现价值。

2 主动出击, 挖掘教学档案信息资源

2.1 信息征集的关注点

以往被动、固定的教学档案住处收集模式, 已经不能满足多元化、多层次、多变量的需求, 教学档案征集工作不能坐等移交, 要主动融入、深入服务学校教学中心工作, 关注形成文件的职能活动, 在提高接收范围和征集门类的同时, 注重信息与信息之间各种链接和组合。根据文件形成者的职能、计划, 所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性, 采用现场跟踪收集、介入式服务、培养兼职档案员、制度强制措施等不同手段充分挖掘有价值的档案, 丰富教学档案内容。通过上下协调, 保证收集渠道的畅通, 要在建档初期有目的、有准备、规范性的利用现代化的手段全面、及时、准确地采集档案信息, 着眼于教学档案的形成者及档案社会价值, 紧紧围绕教学档案利用这个目的, 抓好源头控制、顶端设计。

2.2 信息征集的风向标

教学档案知识服务的提升, 取决于如何同步适应教学改革发展对档案信息资源的取向要求, 国家对高等院校的评估指标体系体现国家对高等院校人才培养的具体要求和职能范围, 教学档案资源建设要以各种教学评估的指标体系体、专项检查等作为教学档案建设的风向标, 在组织和参与学院的各项教学评估和教学专项检查材料收集、整理和汇总工作的同时, 对教学档案收集的内容做出相应的调整和充实, 优化教学档案结构。除了接收高校现行行政机关、科研机构、教学管理等各职能部门需要保存的档案以外, 重点扩大教学改革、学科建设、科学研究档案及其过程材料、效果分析材料及评价材料的收集。注重形成文件的职能活动, 注意收集反映学校教学面貌重大变迁的多种载体档案, 把有具有典型意义的事件、人物的档案作为收集对象。

3 全程管理, 保障教学档案信息安全可靠

3.1 从管理层面考虑

教学档案信息在形成、处理、传输、存储、维护和利用等各个阶段都有可能受到安全威胁, 而档案作为记录历史的凭证, 保证其安全性和真实性是对档案管理最基本的要求。鉴于电子文件的易变性, 电子文件管理要实行前端控制和全程管理, 通过对每一项具体管理活动的实施过程进行监控, 把有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都统一地、全过程地记录下来, 保证文件的内容、结构和背景信息三个要素的齐全、可靠、完整。全程管理和前端控制要充分依靠电脑技术和网络技术同时, 利用元数据对自然状态分散复杂的内容、结构和背景信息进行全程集成管理和前端控制。

3.2 从技术层面考虑

在教学档案管理系统的运行环境中需要从技术方面建立完善的防病毒体系。用防火墙、入侵检测技术和虚拟专用网络来保障基础设施和网络设备等硬件的无故障运行, 及用户身份的合法性和操作的合理性;用身份认证技术、访问控制、数字水印技术等保障操作系统、应用软件和数据库系统的安全;对于保密的数据应采用物理隔离, 不提供网上操作;建立灾难备份系统, 利用异地备份避免地震、火灾等自然灾害对档案信息的破坏;对于网络环境中的档案信息采用数据加密、硬盘加密、文件加密等措施, 包括建立网络化的病毒防范体系, 及时更新升级病毒库, 在工作站采用无盘工作站、防毒卡或防病毒软件, 在服务器和工作站实行查毒扫描、检测、隔离、报警等。

4 改变理念, 提供知识服务

4.1 显性知识和隐性知识的结合

我们不能简单地认为知识就是经过整理的信息, 知识是一种有效的行动能力, 是一种能增强组织应变和创新的能力, 它的价值在于能引导正确的决策行动, 这是人类特有的领域, 是唯一属于人类的属性。教学档案知识管理、知识服务是档案后保管范式的核心和目的, 教学档案要以为教学中心工作提知识服务为直接目标, 通过对用户知识需求和问题所处环境的分析, 向利用者提供经过智能化处理的符合用户需求的知识, 是一种以利用者满意为目标的主动服务。教学档案管理者应将显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合, 实现显性知识和隐性知识之问的循环转化, 满足用户个性化的需求, 为其解决问题提供有效的服务。

4.2 提供全方位的知识服务

教学档案管理要建立起积极的多层次的服务理念, 面向教学、科研, 面向教师、学生, 面向社会。深层次上开发教学档案信息资源, 将档案所载的零散的、不成系统的档案信息进行筛选、加工和提炼, 生产出二次、三次文献的编研成品, 向利用者提供准确、系统、密集、优质的档案信息, 以节省利用者查找材料的时间和精力, 使他们有更多的精力和时间投入到教学、科研和学习之中。要立起体现学院特色和学科优势的教学档案信息资源库, 教学档案信息网上服务要突出功能性类目设置, 全面规划教学档案的检索体系。便捷提供多种途径的检索:主题, 类别、时间, 标号等;提供不同服务层次的要求:专题、倾向、专业等;增设邮件、在线、格式、原件复印等各项服务。

5 提高职业素质, 建设知识服务团队

5.1 团队成员素质保证

信息时代, 教学档案管理不是被边缘化了, 而是赋予了更为重要的历史使命。教学档案管理者作为知识服务的主导 (下转第328页) (上接第242页) 与核心, 自身的素质直接影响知识服务的质量, 档案工作者的服务能力、创新能力, 要从他们的知识结构、工作能力、分析能力、思想观念等方面进行培养, 教学档案工作者要具备熟练运用知识管理与开发的系统知识与实践技能, 真正从档案用户需求出发, 对馆藏档案资源进行知识挖掘与整合, 探索档案馆知识服务的多种方式, 提供智能、便捷的档案知识服务;必须具有先进的信息技术知识与操作技能, 以适应信息时代教学档案工作信息化和知识化的需要。

5.2 明确目标及个体特长, 发挥团队优势

后保管时代的教学档案管理要以知识服务来赢得关注和尊重, 必须加强对人力资源有效开发、合理配置、充分利用和科学管理是提升教学档案知识服务的有效保障。必须加强现有教学档案管理人员的知识培训与开发, 制定新的人才需求和引进计划, 吸纳优秀的知识型人才, 调整人员结构以适应知识服务对档案工作者素质技能的需要。必须改革教学档案管理现有的人事制度, 在职位安排中将工作需要和个人意愿有机地结合起来, 建立完善的竞争机制和发展机制, 留住人才的同时使得优秀的知识型创新人才在教学档案管理工作中得以充分的发展和提高。必须建立起一支具有大局意识、协作精神和服务精神的高素质团队, 利用每一个成员的知识和技能协同工作, 解决问题, 共同完成教学档案知识管理、知识服务的战备目标。

参考文献

[1]特里·库克.电子文件与纸质文件观念:后保管时代及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].刘越男, 译.山西档案, 1997 (2) .

[2]童云.关于电子档案风险防范与控制的思考[J].金陵科技学院学报:社会科学版, 2008, 22 (3) .

档案后保管 第4篇

摘要：档案安全保管基地建设是国家综合档案馆建设的重要内容，本文在其调查现状的基础上，分析了目前档案安全保管基地建设中存在的主要问题，提出了库房宜独立、配备齐全档案安全保管设备设施等建议。

关键词：国家综合档案馆档案安全保管基地档案安全

档案安全保管历来是档案部门关注的重点，国家档案局所提国家综合档案馆功能定位从“三位一体”到“四位一体”，再到“五位一体”，档案安全保管始终是其中不变的主题。尤其是2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，指出要扎实推进各级国家综合档案馆建设，建立健全确保档案安全保密的案安全体系。可见，建设档案安全保管基地是国家综合档案馆建设的重要内容，需要开展这方面的研究。

一、国家综合档案馆档案安全保管基地建设现状

（一）遵循的标准规范状况

国家综合档案馆档案安全保管基地建设目前主要遵循《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），《档案馆建设标准》（建标103-2008）。另外，2010年国家档案局发布的《档案馆防治灾害工作指南》也对如何将国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地提出了指导性意见。从现有标准规范和指导性意见来看，国家综合档案馆在建设档案安全保管基地时，需要重点考虑防潮（水）、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防盗、防火、防震等“九防”要求，合理布置档案库区，配备有效的档案安全保管设备设施。

（二）档案库房类型状况

档案库房类型多种多样。以地平面为标准，档案库房可以划分为地上库房和地下库房。多数国家综合档案馆库房为地上库房，只有极少数国家综合档案馆建有地下库房；按照库房保存的档案载体类型，档案库房可以划分为纸质档案库房、磁性载体档案库房、胶片档案库房、光盘库房等。目前国家综合档案馆库房以纸质档案库房为主，其他类型的库房较少，有的库房甚至将多种载体类型的档案混合保管；根据库房所在区域，档案库房可以划分为独立型库房和混合型库房，独立型库房是指库房自成一体，与其他用房不交叉，目前这种库房较少，代表性的有山东省档案馆库房。混合型库房是指库房不独立，与其他功能用房混合在一栋楼内，是目前最为普遍的库房类型。

（三）档案库房“九防”状况

档案库房“九防”是维护档案安全的重要措施，各级国家综合档案馆都在按照现有标准规范和指导性意见开展具体工作。防潮（水）方面，主要采用防潮（水）结构和材料，并配备除湿机、空调设备、温湿度控制设备等；防高温方面，主要措施有设置环廊、采用隔热材料、加厚墙体、空调等；防光方面，不设窗户，或设小窗户并对窗户采取防光处理，同时控制库房人工光源；防尘和防有害气体方面，主要考虑馆址选择、馆区绿化、过滤空气、定期清洁等措施；防有害生物方面，主要措施有控制温湿度、消毒、通风等；防盗方面，主要采用监控报警系统；防火方面，主要采用防火结构和材料，并配备火灾报警系统、灭火系统等；防震方面，主要按照规范要求的抗震级别设防，大多采用钢筋混凝土框架结构提高建筑的抗震度。

二、国家综合档案馆档案安全保管基地建设主要问题

各级国家综合档案馆都非常重视档案安全保管问题，在建设中也基本遵循相关规定要求，但仍存在如下一些主要问题。

（一）混合型库房存在安全隐患

混合型库房现象普遍，安全隐患较大。有的国家综合档案馆，办公用房、对外服务用房和档案库房同在一栋楼，电梯共用，人员混杂，易导致档案失窃、受损；有的国家综合档案馆设备用房和库房相连，同样存在安全隐患，因为设备用房如发生事故易波及档案库房，造成档案受损。混合型库房还存在建筑重心不稳的问题，如有的国家综合档案馆将库房设在中间楼层，使建筑物重心不稳，受到震动时易坍塌，影响档案安全。

（二）库房温湿度控制不够妥当

库房温湿度直接影响档案寿命。国家综合档案馆都很重视档案库房温湿度的控制，并取得了一定效果，但仍存在问题。例如，有的国家综合档案馆上班时间开空调，下班时间关空调，从而导致库房温湿度昼夜间波动剧烈，严重影响档案寿命；有的档案馆库房只配备1套恒温恒湿设备，一旦设备发生故障，便会导致温湿度控制失效。

（三）库房维护结构、材料和施工技艺选择不够合理

库房维护结构、材料和施工技艺的选择往往影响国家综合档案馆库房建筑质量，如选择不当，则会加大后期维护成本，甚至需要重新改造。例如，有的档案馆无环廊结构，墙体材料不能有效隔热，利用空调进行温湿度控制时，耗能较大；有的档案馆因为施工的问题，墙体易受潮发霉，需要整修；有的库房墙体薄，不能有效防潮，需要长期使用去湿机去湿；有的库房密闭不到位，灰尘易进入库房，加大了库房的清洁难度。

（四）安全防范缺少全方位视角

各级国家综合档案馆的安全防范工作主要集中在档案库房的安全防盗方面。很多国家综合档案馆都没有做到对整个档案馆的全方位监控，只是对重要区域进行监控，导致某些方位无法通过监视探头看到正在发生的情况。另外，有的国家综合档案馆尽管配备了监视设备，但未能24小时不间断值班监控。这些情况都不利于档案的安全保管。

三、国家综合档案馆档案安全保管基地建设对策

国家综合档案馆要建成档案安全保管基地，必须符合相关标准规范要求、设施配备齐全、监控管理到位。尽管目前国家综合档案馆在档案安全保管基地建设方面取得了显著成效，但也有不足之处，建议采取以下措施：

（一）库房宜独立

库房是档案的重要保管场所，应是一个独立区域，与办公区、对外服务区、生活设施区等不交叉，避免无关人员出入，并减少档案出库频率。也就是说，档案库房区与其他功能区最好实施物理隔断，从地下到地上是一个独立的单体结构，地下对应位置不设设备间、车库等用房，有专用交通通道，不和其他功能区混用，档案入库前进行必要的消毒、整理工作，入库后尽量不提供档案原件，以数字化副本提供利用，避免档案频繁出入库房影响其安全。另外，库房区应设置相对独立的设备检修通道，减少设备检修人员直接接触到档案。库房应设门禁系统，只允许相关工作人员出入。endprint

（二）档案安全保管设备设施应配备齐全，有效应用

档案安全保管设备设施主要包括火灾报警系统、灭火系统、监控系统、温湿度控制系统、给排水系统、消毒灭菌系统、通风换气系统等，这些设备设施都应配备齐全，有效应用，构建完善的档案安全防线。例如，恒温恒湿设备可以配备2套，1套全天24小时开机使用，另1套备用；监控系统应面向全馆，包括库房区、利用查阅区、办公区等所有区域，做到360度全方位监控，无死角、无漏洞，同时安排人员24小时值班巡视，保障档案安全。

（三）合理选择库房维护结构、材料和施工技艺

库房维护结构、材料和施工技艺选择合理有助于提高库房质量，降低维护成本，保障档案安全。在选择库房维护结构、材料和施工技艺时，应遵循相关标准规范，满足档案安全保管功能需求，并考虑节能环保问题。建议在库房外部设置环廊，一是可以利用环廊内空气的热阻作用，阻隔来自库外和外墙体的温湿度直接进入库房，同时防光、防尘；二是环廊可以设置成设备检修人员的交通通道，避免设备检修人员直接穿越库房；三是一些取暖和电器设备可以置于环廊内，减少库内设备设施；四是机械通风渠道可置于环廊楼板和内墙体内，避免空调管道占用库内空间。

*本文为北京市档案局项目（编号：2013-01）“国家综合档案馆建设研究”的阶段性研究成果之一，该项目为以北京市档案局（馆）为依托单位的北京市校外人才培养基地建设项目（2012）。

参考文献：

[1]中华人民共和国住房与城乡建设部，中华人民共和国国家档案局.档案馆建筑设计规范JGJ25-2010[M].北京：中国标准出版社，2010.

[2]中华人民共和国建设部，中华人民共和国发展和改革委员会.档案馆建筑建设标准103-2008[M].北京：光明日报出版社，2008.

[3]中华人民共和国国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[M].北京：中国档案出版社，2010.

[4]张美芳，唐跃进.档案保护概论[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

[5]姜莉.档案馆建筑风格趋势[J].中国档案，2012（11）：23-24.

档案后保管 第5篇

一、《规定》带来的主要变化

《规定》中体现的文件材料归档与不归档范围及档案保管期限划分方法和要求的变化有以下几方面:

(一) 档案保管期限划分不同。

《规定》将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。“定期中再实行标时制, 一般分为“30年”、“10年”。期满后进行鉴定或销毁, 或延期, 缩短了除永久之外的归档文件的保管期限, 将以往的长期 (50年) 年限改为30年, 将短期 (15年) 年限改为10年, 这就便于档案工作人员可以把更多的人力、物力、财力用于那些具有永久保存价值的档案的保管及利用。

(二) 档案工作内容发生变化。

《规定》突出了立档单位的主体地位, 妥善解决了文件材料重复归档和档案重复进馆的问题。《规定》要求, 档案分类要根据与本单位的关联度和重要性进行, 这体现了“以我为主”的原则;从内容上看, 《规定》相对缩小了文件材料的应归档范围, 主要针对上级机关、同级机关、下级机关的文件材料归档范围;至于本级的文件材料归档范围不仅没有缩小, 反而有所扩大, 进一步突出了“以我为主”的原则。

(三) 文件材料归档体现新特征。

《规定》加大了行政管理力度, 将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”, 建立了文件材料归档范围和保管期限的审批制度。同时充实了一些如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。这里可以从三方面来归纳《规定》的新特征:一是紧跟依法治国、依法行政新要求, 进一步提高了其法律效力和法律地位;二是紧跟社会全面发展的新要求, 把过去不太重视的“人事考核”、“职称评审”、“纪检、监察”等纳入应归档范围, 而且有些还要永久保存, 如“人事考核、职称评审”材料等;三是体现以人为本的理念和对个人利益的关注:凡是涉及“人”的切身利益的资料全部列入永久保管范畴, 比如对个人荣誉更加重视, 将以往关于“省级以上的表彰存永久, 地、县级以下表彰的存长期”的要求, 放宽到受县级以上 (含县级) 的表彰、奖励存永久。

二、针对《规定》开展的初步实践

《规定》出台后, 笔者所在单位的档案归档范围、保管期限必将调整。作为档案工作人员, 首先必须转变观念, 适应变革。尽管2009年局 (公司) 已重新制订了新的文书档案归档范围和保管期限表, 但长期形成的归档范围模式、工作方法已根深蒂固, 按照永久、长期、短期开展文书档案归档思维方式, 在一段时间内还难以完全改变。因此, 必须明确内涵, 理清思路, 转变观念, 改变习惯, 努力适应《规定》的新要求、新方法, 这是当前行业档案管理工作必须解决的首要问题。当前, 笔者结合新形势、新要求, 进行了初步实践。

(一) 加强基础工作, 明晰保管期限。

档案基础工作的好坏将直接影响到本单位乃至全系统档案工作质量的高低。从发展趋势看, 对档案基础工作的要求, 会随着行业规范化、标准化、现代化管理的提高而越来越高。一是对照《规定》与《范围》的不同之处, 结合本单位实际做好归档工作。2009年, 我们对原来的文件材料归档范围与保管期限进行了修改, 并向本级各处室及四个县级直属单位下发了文件。二是在内容上进行较大调整。近年来, 根据行业机构变化, 局 (公司) 新设立了法规处、审计处, 合并了投资管理处。笔者以处室为单位, 根据实际情况完善了归档范围, 明确了保管期限:如在新成立的企业管理处增加了客户投诉中心管理制度、工作标准作永久归档内容;人劳处室中的市级以上包括本单位对职工奖励全部放在永久归档;经济运行处取消了业务合同归档等。三是在归档形式上有所改变。修改后的保管期限表取消了综合类, 保留了党组这一块。因为, 党组与内设机构的关系不是并列关系或平等关系, 而是领导与被领导关系。党群工作方面的文件 (任免职务) 归到了党组类;行政任免职务放入人事劳资部门归档;纪检监察、廉政建设方面文件材料归到监察部门。

(二) 保持行业联络, 加强地方沟通。

烟草行业属于垂直管理, 在保持与行业上下部门之间顺畅交流的同时, 局 (公司) 没有忽视加强与地方档案行政管理部门的联络沟通。局 (公司) 把新修改后的归档范围、保管期限及时报送到了当地档案管理职能部门, 并自觉接受其业务指导。2010年5月, 当地档案管理职能部门组织了《规定》的学习培训活动。通过培训学习和交流探讨, 我局档案工作人员对《规定》有了进一步深入的认识与理解。2010年, 局 (公司) 的归档工作计划按照修改后的保管期限分永久、30年、10年三类开展归档。

三、对做好下阶段档案归档工作的思考

(一) 全面修改文件材料归档范围与保管期限。

在按照《规定》开展归档前, 档案工作人员一定要本着求真务实的态度, 结合本单位实际修改文件材料归档范围与保管期限, 并严格按照修改后的归档范围、保管期限做好下阶段的归档工作, 确保文件材料归档范围科学、保管期限划分合理, 使今后的档案管理工作更加规范、严密、有效, 便于顺利实现更替与有序衔接。

(二) 重视文书档案保管期限的划分工作。

档案管理工作人员必须全面了解《规定》对文书档案保管期限划分的要求, 这不仅关系到今后归档的质量, 还直接影响到档案信息资源的开发利用。因此, 档案室所存的档案一定要完整准确地记录历史, 为将来档案移交进馆和查找、开发利用打下更加扎实的基础。

(三) 开展对达到保管期限档案的鉴定、销毁工作。

关于这项工作, 当前许多单位都存在一定的欠缺, 许多到了保管期限需要销毁的档案仍然累积在档案室的现象。下一步, 要对档案室那些到期但仍有价值的档案如会计传票等进行科学鉴定, 并适时进行销毁。这也是摆在档案工作人员面前的一个新课题, 需要进一步取得上级和地方档案管理部门的有力指导, 以提高档案鉴定、销毁工作质量。

(四) 进一步加强档案工作培训研讨。

根据笔者了解, 《规定》出台后, 有部分单位档案归档划分还在探索阶段, 原档案工作人员或多或少存在知识老化、力量不足、方法陈旧等问题。因此, 搭建宽广的经验交流平台, 开展多样化的业务培训与研讨活动, 充分激活档案工作人员的主观能动性, 这是下阶段档案归档工作必须关注的又一重要任务。

档案后保管 第6篇

一、高校档案后管理模式的构建思路

(一) 物的模式构建。

档案后保管模式与传统的档案管理模式相比较, 前者是以文体连续体思想为主导, 在整个管理机制中, 以知识作为核心。主张从以当前工作实际入手, 推行电子档案管理。构建登记制度与职能分析制度, 切实做好电子文件处理工作, 以最大程度上实现电子档案最初结构的保护工作。

(二) 人的模式构建。

由于社会不断快速的发展, 公文材料的数量也就越来多, 让人目不瑕接, 人类所产生的档案量就呈几何级倍增。鉴于以上原因, 用户从大量信息资源中获取他们所需要的信息就显得相当困难, 基于这种困境问题, 则需要导入数据挖掘技术, 以档案数据为对象执行深度挖掘与分析, 从而发现档案信息中隐藏的有价值的信息, 使档案发挥其最大价值。这就是高校档案工作者应该考虑的, 是他们的职责。

(三) 环境的模式构建。

对环境进行较为合理的构建, 才能使得高校档案后保管的模式的整体得到进一步完善。进行环境模式构建, 需要关注几个核心节点。如, 大学情图档一体化、基于档案存储向知识挖掘过渡问题、知识库创建、发展知识导向型校园文化与实现高校间知识共享等。

二、高校档案后保管模式建立手段

(一) 高校档案后保管模式的经费制的建立。

高校档案后保管模式的建设不是口头说说那么简单, 一定要投入较充足的财力, 才可以实现。此外, 对于资金投入需求是一个持续的过程, 其原因在于档案管理相关设备与系统需要依据时代发展与现实需要, 不断进行升级与完善。基于此, 要求档案馆自身可以具备一定的资金筹集能力, 或者是通过申请国家或地方政府拨款得以支持。

(二) 高校档案后管理模式的考核激励机制的建立。

在实现管理模式构建的基础上, 运行一定时间后, 需要综合高校实际需要, 对所构建的模式运行效果进行评估, 面向模式构建考核机制, 考核的内容应从适应与实用的程度等方面做分析。

(三) 高校档案管理人员档案后保管模式的培训。

要使高校档案工作能够顺利展开, 就要让档案馆工作人员与各部门档案兼职人员对档案后管理模式的有关理论知识有一定了解、对专业技能够熟练掌握, 务必要加强对档案队伍人员的管理与培训, 还要把高校档案后保管模式的相关业务内容作为重点培训与考评内容, 并且列入高校档案馆的项目规划与工作计划中。

三、高校档案管理后保管模式运行分析

(一) 高校档案后保管模式的实现措施与目标设定。

目前, 我国还有相当部分档案管理落后的高等院校, 在其档案室馆内, 纸质档案仍占主体地位, 部分档案仍采取的是单机数字化与局域网数字化, 没有真正意义上推行现代档案信息化管理模式。基于此, 分析现代档案发展趋势, 结合我国部分高等院校的现状, 并遵循档案现代化发展的具体规则, 如滚动发展、业务驱动等, 通过几年发展, 一步一步地达到“文档一体化”“利用网络化”与“开发知识化”等目标。实现措施, 其内容丰富多彩, 主要包含:构建网络平台与档案管理信息化系统、配置相关信息化设备、开通文档一体化与校内共享信息系统等。

(二) 电子文件管理规章制度构建与完善。

综合高校自动化办公与信息化体系发展需求, 要求学校生成的电子文件规范统一, 这也是档案归档管理工作高效率实现的基础条件。结合相关档案法律法规, 分析电子文件归档管理具体要求, 由项目主持人负责起草, 再通过有关工作组进行讨论, 最后产生高校电子文件归档管理有关规定。在规章制度层面, 需要切实界定与说明档案管理人员的职责范围, 说明归档电子文件档案管理流程, 给出电子文件备份操作方法, 对于档案应用与统计等工作, 也需要具体说明。依托完善的制度, 以保障档案信息化管理安全、质量与效益。

(三) 档案后保管模式与文档一体化实际运转状况。

目前, 在一些高校中已经开始应用办公自动化系统, 经办公自动化系统进行处理的电子文件每年都要进行存档处理。各单位、各部门办公室人员通过档案管理信息化系统提交电子文件后, 由高校档案管理人员负责电子文件归档管理工作。相关的档案管理人员或兼职人员, 在登陆档案管理系统后, 可以获取由用户发过来需要鉴定的文件, 并对这些文件是不是需要归档进行分辨。如, 文件缺乏存档价值, 则可以不执行归档处理, 但这些文件仍可以在自动化服务器中经常存储, 为相关部门文件查阅与调取提供依据。通过这种方式, 提高了系统硬盘空间利用率, 且能够有效避免因病毒或网络攻击所引起的文件丢失与损坏问题, 使得文件存储安全性在很大程度上得到提高;倘若判断出是有价值的文档应做移交处理, 再参照档案管理相关要求进行归档。

参考文献

[1].吕长生.高校合并后档案管理工作研究[J].扬州职业大学学报, 2014.04

[2].栾立娟.数据挖掘技术在高校档案信息服务中的应用研究[D].吉林农业大学, 2015

基层单位档案安全保管 第7篇

由于历史的原因, 我国基层单位管理工作起步比较晚, 其制度体系还相对比较薄弱。但随着我国经济的发展, 档案管理工作的重要性也在日益凸显, 受到了广大群众的高度重视, 许多基层单位都把档案管理工作纳入正常的工作流程中去, 并设立部门专项负责。加上网络技术的发展, 基层单位档案管理正在走向办公自动化。

二、基层档案安全保管存在的问题及原因

(一) 基层单位档案管理意识薄弱。管理意识薄弱, 也不利于档案安全管理工作的开展, 为了拓展公司的业绩, 绝大多数基层单位把工作精力都投入到创业绩上, 而对档案保管工作缺乏全面有效的认识, 忽略了其在经济业务中的重要地位, 没有把档案管理工作纳入到正常业务中去, 就造成没有计划、没有检查、没有落实的局面, 时间一长, 档案就不知去向, 造成档案管理工作杂乱无章, 只有等到用到的那一天, 才发现档案的重要性。

(二) 档案管理人员。影响基层档案安全保管的首要因素就是档案管理人员, 在档案管理过程中存在档案管理人员不稳定, 并且没有较高的管理素质, 大多数的基层单位觉得没有必要选拔专项人员负责档案管理, 他们往往让别的部门负责人兼职管理, 例如让办公室人员负责档案管理, 或者谁的工作相对不饱和, 就管理档案, 这样容易造成管理人员不但没有管理档案意识, 而且加上其工作频繁变动, 容易造成档案管理部门的人员流动性很大, 档案管理工作的业务培训跟不上步伐, 导致档案管理混乱, 影响档案管理基层工作的开展。

(三) 档案保管环境。档案保管环境的优劣, 也会影响到档案保管的安全。从近几年来, 我单位公路管理局对档案管理工作的投入来看, 虽然有所改善, 但仍然存在硬件不足的问题, 大多数的基层单位对档案管理的投入还处于被动状态。档案管理室拥挤不堪, 环境设备差, 虽然现在网络环境这么发达, 但绝大多数的基层单位档案室都没有安装计算机, 仍然保留传统的档案柜, 这些设施由于长期没有采取防潮、防虫等的措施, 导致部分档案已经霉烂、虫蛀, 造成了档案的缺失。而且基层单位档案管理, 在声像档案管理方面存在严重的不足, 他们没有投入良好的设备, 并且保管条件差, 导致一些声像文件不能归档。

三、提高基层档案保管安全性的措施及建议

(一) 增强基层单位档案安全保管意识。增强档案意识, 加强对档案管理工作的引导。让全体成员意识到档案管理工作虽然不直接参与经济活动, 却是经济活动中的一项重要任务, 档案管理工作的混乱, 会间接地影响单位的经济效益。因此我们可以加大档案管理工作法律、规章制度的培训, 单位领导起带头作用, 档案管理人员以身作则、积极主动的参与进来, 具体如实的向领导反映汇报工作情况, 在得到领导的重视和支持下, 档案管理人员积极的解决工作中的问题, 使得档案管理工作有序地进行。

(二) 提高档案管理人员的业务素质及专业水平。档案管理人员素质高低, 决定着档案管理水平的高低。在档案管理工作中要提高管理人员的实践操作性, 首先要调动起他们的积极性, 其次要加强对其技术知识的培养, 随着办公自动化的普及, 档案管理已经呈现多元化, 这就要求档案管理必须专业化, 所以, 基层单位就得培养一些综合素质较高, 责任心较强的人员, 担任档案管理工作, 加强对档案管理人员的培养和锻炼, 实现档案管理办公自动一体化, 积极地为档案管理工作创造有利条件。

(三) 改善档案管理工作条件, 加大对基础设施的投入。加大对档案室的建设, 缓解库存紧张的现状, 改善档案管理设备, 合理整合管理资源。例如对于还使用传统档案柜的基层单位, 要及时地定期检查档案柜的温度, 可以购买温度计, 定时检查, 及时防潮, 并要及时防蛀虫。对于不合格的档案室, 要及时改善修理。对于条件较好的基层单位, 要积极努力的开展电子档案建设, 促进电子文件的发展, 对于声像文件可以使用拷贝、刻录的方式进行存储, 这也解决了当时声像文件不能归档的问题, 此外, 基层单位还可以建立大型数据库, 设置好各个岗位的权限, 这样利于人员的查阅及调动。

四、总结

档案安全保管是一项长期而艰巨的任务, 需要有责任心, 综合素质高的人员, 兢兢业业, 坚持不懈地努力下去, 使其在基层单位的经济活动中发挥其价值, 为基层单位更好的发展做出贡献。希望本文能给大家在以后的档案管理工作中提供帮助。

摘要：基层单位档案安全保管是各基层单位开展业务及资产的重要组成部分, 随着人类社会的不断发展, 基层单位档案管理在逐渐地走向信息化、制度化、规范化, 因此, 基层单位档案管理工作的重要性逐渐显现出来。结合自己在公路管理局的工作, 发现档案管理安全意识在实际工作中还有待加强, 本文将从档案管理的现状及存在的安全保管问题出发, 结合实际工作, 对如何加强基层单位档案安全保管提出相关的建议。

关键词：基层单位,档案,安全保管

参考文献

[1]陈铁汉.社会转型期怀远县档案工作问题与对策研究[J].安徽大学, 2013 (05) .

[2]杨钒.浅谈中学档案管理工作的现状及对策[J].成才之路, 2013 (08) .

浅议血站电子档案的保管 第8篇

关键词：血站,电子档案,保管,措施

随着全国血站行业采血量的增加、先进进口设备的普及、采供血软件适合两个《规范》的深入开发及广泛普及, 在血站采供血工作中形成的电子档案越来越多。血站使用MODERN 2000V5.唐山现代血站标准化管理电脑软件以来, 根据工作需要在不同的环节增加了电子模块进行管理, 在采供血工作中的关键工作环节形成了大量电子档案信息, 其中包括献血者个人信息、采血及血液检测信息、用血及报销用血信息。《血站质量管理规范》要求血站应建立、实施记录管理程序和档案管理程序, 记录并保存采供血过程所产生的结果和数据, 使其具有可追溯性, 以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准;应执行国家相应的法律法规, 建立和实施电子签名和数据电文管理程序, 确保数据电文和电子签名在生成、维护、保存、传输和使用过程中的可靠性、完整性、有效性以及机密性1。但由于献血者档案的信息量大、内容多, 涉及的人多和时间长, 且具有巨大的社会价值;更重要的是献血者档案在稀有血型、特殊血型以及应急输血等方面的作用不可替代, 其科学价值不可估量2, 电子档案的妥善保管的问题也就随之显得越来越突出。

电子档案是以代码形式记录于载体, 诸如磁盘、光盘类的档案文件, 它通过计算机或专用机器设备才能阅读提供利用, 因此它有很强的依赖性。相对于单位过去形成的纸质档案, 电子档案具有如下较突出的特点:电子文件的载体记录密度较高、存储量大、存取方便。但所具有的特殊物理性质决定了它易损坏、磁化或消磁等特性, 再加上电子文件和电子档案的使用需要有一定的软件支持, 电子类档案文件保管和使用就受到一定的限制。

长期以来, 血站对电子档案资料管理重视不够, 在档案资料形式多样, 信息化的今天, 非纸质档案如计算机软磁盘、光盘、软件、照片、底片、声像档案等比例不断增多, 这些档案承载着重要的信息, 同纸质档案一样重要。但对其保管与利用还存在认识上的盲区, 造成一些重要资料的丢失, 影响档案的完整性和对档案的开发利用。

一、血站重要电子业务档案实行两套制管理

在我国现阶段的档案管理中, 长期存在着电子文件与纸质文件并存的档案管理机制。这种两套制并存的档案管理模式既满足了信息时代发展的需求, 又符合了档案管理的标准——在实现了档案信息存储、传输、处理的优势的同时, 又保证了档案信息的原始性。它们相互依存, 互得益彰, 对于现代档案工作的管理来说缺一不可。并且在在相当长的一个阶段内, 电子文件和纸质文件将长期并存, 在文件材料的归档上相互制约、相互影响, 共同促进档案工作的完备性和完整性4。两种类型的档案并存的客观性随着信息时代步伐的加快, 档案管理也逐步走向现代化。实现档案信息资源的合理开发利用、提高档案工作效率, 大力发展电子档案、推行计算机信息技术在档案管理中的应用是十分重要的。但是, 任何事物又都不是十全十美的。电子档案在信息传输、处理上的优势是纸质档案所无法比拟的。而靠手工管理的纸质档案本身固有的原始性却优于电子档案, 易于长期保存, 且更真实。要使血站重要的电子业务信息数据的载体及信息本身能够适应时间的考验, 就需要将电子文件转换成为纸质文件形式进行保存。同时又因《血站管理办法》规定献血、检测和供血的原始记录应当至少保存10年3。为此, 血站将献血、检测和供血等重要的原始电子业务档案记录作为采血工作中的一个必要环节进行纸质、磁盘保留, 实现档案信息的两套制管理。

二、在血站采供血工作中使用电子档案与纸质档案的两套制

档案管理模式的同时, 采取科学有效的措施完善血站电子档案的管理, 确保电子签名和数据电文可靠性、完整性对于血站电子档案的保管也具有重要作用

1. 加强人员的教育和培训:

对开发、维护和使用电子签名及数据电文的人员进行相关法律及知识的教育、培训, 使他们充分理解和认识到签名的法律意义及其所承担的责任, 并熟练掌握电子签名及数据电文的生成、维护、保存、传输和使用的知识。

2. 建立管理程序:

各血站要根据本单位的工作特点、人员能力建立切实可行的计算机管理系统的应用程序, 明确规定其使用范围, 管理方案及人员职责, 确保实施过程中的可靠性、完整性、有效性及机密性1。

3. 电子签名的控制:

采供血机构必须确定自己的签名形式, 采用识别码和密码时必须加以控制, 以确保其安全性及完整性。确定电子签名的使用范围并加以规定, 防止滥用。

4. 数据电文的控制:

(1) 对系统进行验证以确保其精确性、真实性、一致性以及能够识别无效或被改变的记录; (2) 保护记录, 使其在保存期内可随时查阅; (3) 只能被有权限的人使用, 系统授权需严格控制, 区分录入、查询、修改、维护权限, 一般录入人员只需取得录入和相关查询权限, 数字档案的修改和维护要有详细记录; (4) 采用计算机系统追踪功能, 用户登录和对相关环节的使用修改都以日志形式记录, 使数字档案的管理有可追溯性; (5) 数字档案的拆分和合并在操作前必须核对确认, 特别是姓名和证件号码, 对有疑问的档案应及时处理; (6) 对硬件设施功能进行检查, 确认功能运行及源数据输入的有效性; (7) 建立一定的管理规程, 要求操作人员有责任保证记录的原始性, 防止记录被仿造; (8) 对电子档案要定期备份, 防止数据信息损失, 同时对涉及个人隐私部分的资料做数据加密。

档案管理工作不是简单的信息处理, 它的目的是保存以备查考, 要求“安全、真实和完整”。为不同的目的和需要建立起两个各有特点的管理系统, 对电子档案数据进行两套制管理, 各自担负不同的任务, 在相当一个时期内具有实际意义。在大量使用电子文件的今天, 采用更为科学的管理措施来确保电子签名和数据电文可靠性、完整性、有效性及机密性, 对于血站电子档案的保管也具有现实意义。对于满足血站业务工作的正常开展, 与进口设备数据接轨, 规范作业流程, 便于核准、监督, 为因输血纠纷产生的司法诉讼等基本要求提供了有力的保证。

注释

11.中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范.2006-04-25.

22.朱政明.无偿献血者档案管理规范化探讨[J].中国输血杂志.2012, 25 (9) :901.

33.史娜.试论电子档案与纸质档案的两套制档案管理[J].中国水运 (理论版) , 2007, 10.

企业科技档案保管期限界定探讨 第9篇

1  文书档案保管期限改革后，科技档案继续保留老的期限划分法

国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会于2000年12月11日批准、2001年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5条规定“保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限”、第5.3条规定“保管期限可用色标区分;红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期”。从以上规定可以看出，2000版的科技档案整理规范要求科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

此后，根据国家档案局2006年9月19日批准、12月18日公布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）要求，文书档案的保管期限率先改革为永久、30年、10年三种，由于保管期限的标时制更利于到期档案的鉴定处置，多数企业文书档案保管期限也参照8号令执行了。

国家质检总局、国家标准化管理委员会于2008年11月13日联合发布、2009年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5条规定“保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限”，由此看来，2008年版的科技档案整理规范没有对科技档案保管期限提出新的要求，按照常规，还应按以往（同一规范的上一版本）的要求来整理，即科技档案的保管期限仍按照永久、长期、短期来划分。

2   企业档案工作规范首次提出科技档案新的期限划分法

国家档案局于2009年11月2日发布、2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）第7.7.3条规定“档案保管期限一般分为永久和定期两种”、第7.7.5条规定“定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年”。从以上规定可以看出，该规范非常明确地把企业档案的保管期限确定为永久、30年、10年三种。规范附录A中，除规定有经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类这些管理性文件（文书档案）的保管期限外，还规定有产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类这些科技性文件（科技档案）的保管期限，不管是文书档案，还是科技档案，保管期限都是按永久、30年、10年来划分的。笔者认为，这个规定首次明确提出了科技档案保管期限划分为永久、30年、10年的观点，是对科技档案保管期限的重大改革。

3  从国家档案局第10号令条文推断出科技档案应按新的期限划分法

国家档案局于2012年12月17日发布、2013年2月1日起施行的第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第二条规定“本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录”，根据条文所指，本规定应该包含企业科技档案保管期限的范畴，第七条规定“企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年”，第十二条规定“企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行”。从以上条款内容来看，似乎对科技档案保管期限规定又有点模棱两可，让人们刚刚建立起来的科技档案期限划分的概念又有点模糊不清了，结尾也只是附了个《企业管理类档案保管期限表》。

但在所附的表中规定“建设项目管理、设备管理、产品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三种”，虽然明确说是指管理类文件材料的保管期限，但笔者认为，现在企业档案的分类是按问题分类的，上述几类的管理性文件按分类也应属基本建设类、设备仪器类、产品类等科技档案的范畴，因此，一个大类内既然管理性文件（一般分类到各个大类的综合类二级类目里）的保管期限按永久、30年、10年划分，那么这些大类里的其他技术类档案，如图纸、说明书等科技档案也应按这三种来划分保管期限，由此可以推断科技档案的保管期限应按新的划分法。

如果按国家档案局10号令贯彻实施问题解答中所解释的“管理类外的几个大类有现成归档范围和保管期限表的可直接参照编制，如基本建设类可参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）”，那么在同一个大类里（如基本建设类）的保管期限就会出现永久、30年、10年和永久、长期、短期共存的情况，这样会引起科技档案保管期限编制的混乱和人为的复杂化。而且，从同为国家档案局行业推荐标准的DA/T42—2009和DA/T28—2002的执行效力来看，颁布时间较晚的DA/T42—2009即《企业档案工作规范》似乎更应优先执行。况且永久、30年、10年这种标时制的期限划分法更容易操作，更利于档案整理工作的简单化、规范化和档案人员对规定的准确把握。

4   结语

如何有效保管好石油地质档案 第10篇

1 丰富的石油地质资料是实施地质档案保管的基础

地质勘查以及钻井取芯等方面的科研活动需要投入一定资金的同时, 也需要地质工作者付出较多的劳动, 只有这样才能变成文字进行记录, 这些记录是地矿信息中不能用其它资源进行替代的, 是作为知识储备存在的信息资源。从新的矿产资源的发现层面来说, 地质工作者只有在对以往的地质档案作深入的研究的基础上, 才能挖掘出矿产资源潜在的价值, , 进而实现继承与借鉴原有的他人劳动成果的目的。从延长油田的角度来看, 在进行了四十多年开采工作的实践中, 打探井以及生产井数约千口, 其岩芯库保存的岩芯就近3万米, 保存的岩屑达到约25000多箱。作为地质科研工作者在进行研究中需要丰富的参考资料, 这些工作要想确定石油天然气在地下深处所处得环境与勘探开采中的实际动向存在着一定的难度, 同时又因为科研资金有限的限制, 打井取芯的数量不能太多, 所以通常情况下只能通过从地下深处获得大量测试数据, 同时参考岩芯以及岩屑等多方面的资料作为依据, 根据他们所具有的岩性以及含油气的实际情况进行分析的基础上作出判断, 得出是否具有相应的开采价值、有无油气的存在, 油气的储量, 以及所产生的经济效益如何。正是从这些层面来看, 石油地质档案的有效保管有着极其重要的作用。

2 有序分类是搞好石油地质档案保管前提

从分类的出发点来看, 其是将此一事物和彼一事物进行区别的有效方式。分类的基础是事物存在的区别, 将事物集合成类。而档案的分类便是以档案来源的时间、档案内容、档案形式以及档案不同属性所具有的异同点而进行的分类。延长油田地质档案是对地质调查研究实践所作的记录, 这些记录数以万计, 要进行妥善的保管, 就需要应用档案分类的方法把这些记录进行有序的组织。具体的做法如下:

1) 以时间、入库年限为基础进行入库清单的登记。这种方式利于通过时间进行查找。

2) 以不同的油区为基础建立帐本。

3) 以地区来源入库编排作为索引, 举例来说:在某库存放哪几个地区的岩屑以及那几架存放这些地区的岩芯等等。

4) 以堆放与架放形式的组织目录为基础, 依据井号与箱号进行顺序排列分堆编目, 将一口井的资料进行集中存放。一堆通常不超过十二箱, 有利于查找搬抬。

5) 以岩芯岩屑的内容为基础分开归类进行卡片编写, 每米一箱装箱插过的塑目录卡片;岩屑每堆钉过的塑卡片来标明排数与堆数。

6) 容易出现风化潮解的盐岩应进行单放, 重点的盐石样品应进行装具封塑的更换, 应另外设置帐目来进行保管。同时应作确定具体存在方位的批示牌。

7) 应做到帐、目、卡以及实物之间能够相符, 每箱在井深以及井段数据上应和=实物符合, 库房实物的具体摆放应方面用平面图的方式输入进计算机。

简而言之, 应在科学分类的基础上建立合理的检索体系, 只有这样才能方便地质研究人员与地质档案保管管理者对地质资料进行有效的利用。

3 具体的保管措施是提高石油地质档案保管效果的手段

档案保管工作作为一项细致且经常性的工作, 其本身也有着较强的知识性和技术性, 因而一切接触地质档案的工作人员都应随时随地的对档案有着保管的责任与义务。这就要求地质档案的管理人员不但要具有一定的专业知识和实践技能, 同时还要求其能够严格按照《档案法》的要求进行地质档案的管理与保管。

一是日常保管。地质档案的管理人员应定期对岩芯库房进行检查, 应做好八防, 坚持每天测定与登记库房的温湿度, 及时进行防潮杀虫剂的安放。在借阅是应有严格的审批手续, 对利用者进行必要的档案保管宣传同时对利用过程进行检查与监督, 在用后应监督利用者在指定地点及时进行归还。

二是管理理念。岩芯岩屑作为钻采生产记录产物存在着的特征, 决定了其比其他类型的档案具有更高的保存价值, 其不但记录与反映地下诸多物质所具有的运动规律, 同时还是对这一运动进行直观描述的资料, 有着昂贵的获取代价。

三是特别保管。地质档案作为特殊档案应进行特别保管。岩芯与岩屑的重量及交接等都有别于其他档案管理。仅从装具来看, 其是木质的, 在利用时应由人搬抬, 在管理过程及利用过程中不能把井深次序与顺序进行颠倒, 确保实物和装具井号以及箱号不能出现混淆;若保管不善就会导致装具出现朽烂, 实物因此出现风化潮解的现象。在对实物档案进行验收时, 应确定箱号、井号以及包数等等和清单相符, 应及时进行塑料装具与过塑标签的更换, 对岩芯进行及时扫描, 在光盘刻录基础上上架定位, 方便进行查找。

简而言之, 只有建立严格的石油地质的管理制度, 才能让地质档案的使用者用最小的投入获得最大的有用信息。

4 真实的地质档案是确保信息共享的关键

对于地质档案来说, 真实性是其存在的基础, 如果档案的内容失去了真实性, 档案也就没有了利用的价值。而档案保管工作如果针对的是没有利用价值的档案, 其工作也就没有了存在的意义。从目前石油地质档案的管理实践来看, 档案失真主要存在于以下两个方面:

一是油田中的一些老井由于利用的次数多, 导致井段标号出现模糊、装具朽乱、风化潮解等问题, 致使档案没有了真实性。

二是石油地质档案的管理人员在进行岩样交接入库时没有对库存岩样和台帐清单进行相符合的确定, 从而导致在日后的使用中出现了查非所需的情况, 进而使得资料失去应有的利用价值。

5 结束语

伴随着信息时代的不断发展, 石油地质档案管理工作面临着更多的挑战与机遇。石油地质信息资源共享的实现与加强石油地质档案的管理有着密切的联系。科学、合理的应用石油地质档案, 将库藏档案所具有的价值广泛的应用在油田的科研与生产中, 为油田提供优质的石油地质档案管理工作, 是地质档案工作者的不二追求。

参考文献

[1]王德宝, 于红.石油地质档案管理策略分析[J].档案学通讯.2010, (4) .[1]王德宝, 于红.石油地质档案管理策略分析[J].档案学通讯.2010, (4) .